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DELANACióN
COWMBIA
@) MINCULTURA TODOS POR UN
NUEVO PAÍS
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Guía de Implementación
de un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de
Archivo
SGDEA
Bogotá - enero 2017
ARCIIlVO
GENERAL
DELANACIÓN
COWMBIA
@) MINCULTURA TODOS POR UN
NUEVO PAÍS
• PA 7 FQU l ílAíl í Jil O í l(lt..
Autora
Erika Lucia Rangel Palencia
ARClilVO
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• N 7 FQU l nAn r Jil r1or1ot.
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ARCIIlVO
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La gestión de documentos está ligada a Este documento pretende que, más allá de la incorporación
la actividad administrativa del Estado, al de una herramienta tecnológica como soporte a la gestión
cumplimiento de las funciones y al desarrollo documental electrónica, las organizaciones tengan una visión
de los procesos y procedimientos de todas clara de las necesidades, implicaciones y retos que conllevan
las entidades. Como aporte a esta gestión, a adquirir e implementar una solución informática que apoye
las organizaciones pueden apropiar prácticas los procesos de la gestión documental, basada en la adopción
de gestión documental, apoyándose para ello de mejores prácticas y metodologías aplicables durante el ciclo
de vida del proyecto.
en el uso de tecnologías de la información
y las comunicaciones, teniendo en cuenta Por lo anteriormente señalado, las entidades no se pueden
recomendaciones, conceptos y normativas limitar a formular y desarrollar proyectos con enfoque
expedidas por el Archivo General de la Nación netamente tecnológico o archivístico, sino debe tener una
y los referentes internacionales competentes e visión integradora que involucre el trabajo articulado de
idóneos en la materia, que permitan promover archivistas, ingenieros, además de la participación activa de
la eficiente prestación de trámites, servicios, cada uno de los dueños y ejecutores de los procesos como
contenidos y aplicaciones para una correcta productores de la información en sus diferentes niveles:
gestión de la información institucional. estratégicos, misionales y de apoyo.
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Sin embargo, más allá de las implicaciones técnicas, se debe tener en cuenta
que, sumado al enfoque tecnológico, las herramientas implementadas deben
estar acorde con las exigencias de la normatividad vigente, las políticas
institucionales, alineadas con los sistemas de gestión y deben obedecer a una
adecuada planificación, coordinación y control de la información con el fin de
garantizar su integridad, autenticidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
Por tal motivo, los retos asociados a la gestión documental en un ambiente digital
son cada vez mayores. Algunos de estos están asociados a la preservación de los
documentos, la seguridad, el almacenamiento y su disponibilidad, exigiendo por tanto
la adopción de estándares internaciones y nacionales, instrumentos archivísticos y
buenas prácticas de gestión documental que permitan entender finalmente que un
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA se orienta a
conformar y custodiar un archivo electrónico institucional en sus diferentes fases y por
ende, a constituir el patrimonio documental digital de una entidad, región o nación.
Tabla de contenido
PRESENTACIÓN 3
INTRODUCCIÓN 5
1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO - SGDEA? 10
1.1 Integración del gestor de documentos 15
1.2 Componentes funcionales del ECM 18
2. IMPORTANCIA, BENEFICIOS Y RETOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA 23
2.1 Importancia 24
2.2 Beneficios 25
2.3 Retos para la implementación de un SGDEA 27
3. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGDEA 28
3.1 Fase de planeación 30
3.2 Fase de análisis 41
3.3 Fase de diseño 58
3.4 Fase de implementación 62
3.5 Fase de evaluación, monitoreo y control 64
4. ANEXOS 68
GLOSARIO 69
BIBLIOGRAFÍA 76
Lista de figuras
Ilustración 1. Definiciones. Fuente: Elaboración propia 11
Ilustración 2. Sistemas Gestión de Documentos. Fuente: Elaboración propia 13
Ilustración 3. Integración del Gestor de Documentos. Fuente: Elaboración propia 15
Tabla 4. Características de un SGDE vs SGDEA. Fuente: Elaboración propia 16
Ilustración 5. Componentes funcionales del ECM. Fuente: Elaboración propia 18
Ilustración 6. Componentes del ECM – Captura. Fuente: Elaboración propia 19
Ilustración 7. Componentes del ECM – Gestión. Fuente: Elaboración propia 20
Ilustración 8. Componentes del ECM – Almacenamiento. Fuente: Elaboración propia 21
Ilustración 9. Componentes del ECM – Distribución. Fuente: Elaboración propia 22
Ilustración 10. Beneficios SGDEA. Fuente: Elaboración propia 26
Ilustración 11. Retos administrativos y técnicos. Fuente: Elaboración propia 27
Ilustración 12. Fases SGDEA. Fuente: Elaboración propia 29
Ilustración 13. Definición del alcance. Fuente: Elaboración propia 30
Ilustración 14. Definición de objetivos. Fuente: Elaboración propia 31
Ilustración 15. Roles y responsabilidades. Fuente: Elaboración propia 33
Ilustración 16. Ejemplo desglose de las fases del proyecto. Fuente: Elaboración propia 34
Ilustración 17. Planificar la gestión de riesgos. Fuente: Elaboración propia 35
Ilustración 18. Identificar los riesgos. Fuente: Elaboración propia 36
Ilustración 19. Análisis cualitativo de riesgos. Fuente: Elaboración propia 36
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Las tecnologías de la información La razón de que estos términos cambien constantemente obedece a que muchos
y las telecomunicaciones, están proveedores, firmas de marketing, la industria en general, analistas y consultores
introduciendo nuevas prácticas y consideran que es más fácil incorporar un nuevo concepto para describir una nueva
formas de gestionar los documentos variante de las tecnologías básicas que se producen, es decir una moda.
y se han vuelto una herramienta
fundamental para el acceso, consulta, Dentro de los términos referentes a sistemas de información asociados al control
transparencia, optimización y y gestión de documentos se han identificado:
disponibilidad de la información. Sin
embargo, es necesario establecer
políticas claras acerca de la
producción, distribución, consulta,
retención, almacenamiento,
preservación y disposición final, pues
cada decisión asociada al tratamiento
de dichos documentos tendrá efectos
sobre el patrimonio documental.
Según Noonan1, un Sistema Electrónico de Gestión parte de archivos de gestión que pueden cambiar como
de Documentos (EDMS, por sus siglas en inglés), es resultado del trabajo diario.
un sistema de software que controla y organiza los
documentos en toda la organización, independientemente El ERMS, a diferencia de un EDMS, no permite
de que se hayan declarado como documentos electrónicos modificar los documentos una vez que se declaran como
de archivo o no. documentos de archivo. El documento podrá consultarse
pero no editarse ni borrarse. Se deberán establecer
Un EDMS normalmente incluye: los requisitos puntuales de los ERMS para asegurar la
accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad
• Creación y captura de contenido y documentos. de los documentos electrónicos que en él se gestionan,
independientemente del medio físico de almacenamiento y
• Indexación, acceso, almacenamiento, y recuperación del formato del documento.
de contenidos y documentos.
Posteriormente se unificaron los ERMS y los EDMS y
• Edición y revisión de contenidos y documentos. evolucionaron a los EDRMS, a los que se les han ido
añadiendo funcionalidades e integrando otras tecnologías
• Procesamiento de imágenes.
informáticas con el objetivo de dar solución y adaptarse
a las múltiples necesidades informativas y documentales
• Flujo de trabajo de documentos / gestión de procesos
de las entidades u organizaciones. Este tipo de sistemas
empresariales (BPM).
permiten gestionar ambos tipos de documentos, tanto los
• Distribución de documentos. que constituyen evidencias de las actividades de negocio
(records) o documentos de archivo, como los documentos
• Repositorios de documentos. con un único valor informativo.
Los EDMS son herramientas que facilitan la creación, Hacia el año 2000 la Asociación Internacional para la
edición, modificación y la distribución de documentos Información y Gestión de imágenes (AIIM), introdujo el
electrónicos generados como resultado de la gestión
operativa de una unidad organizativa en una entidad, en
donde pueden conservarse distintas versiones de un mismo 1. NOONAN, Daniel. EDMS/ERMS/ECM Explained - Ohio State
University Libraries. 2011 [en línea] Library.osu.edu. Disponible en:
documento y almacenar documentación de apoyo que se <https://library.osu.edu/projects-initiatives/osu-records-management/
considere pertinente para la tramitación. Se puede concluir electronic-records/edms-erms-ecm-explained> [consultado el 14 de
entonces que los EDMS manejan documentos que hacen septiembre de 2016].
2. ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT. What is Enterprise Content Management (ECM)? [en línea] Disponible en:
<http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content
li aiim Tapies Educ:ation Events Re~rces Community About El propósito principal de esta guía es ofrecer un marco
de referencia, establecer una estructura conceptual y
una ruta de implementación del Sistema de Gestión
de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA
en una organización, a través de la incorporación
de lineamientos y tomando como referencia mejores
prácticas y estándares nacionales e internacionales
como Moreq para ayudar a establecer los requisitos
funcionales y no funcionales del SGDEA, las Normas
Técnicas Colombianas NTC 15489-1 y NTC 15489-
2, como metodologías que sustentan las políticas,
procedimientos y prácticas de gestión documental que
definirán el modelo de gestión contemplado en las NTC
30301, NTC 30302 y por supuesto los requerimientos
funcionales del sistema, así como las NTC 16175-1, NTC
16175-2, NTC 16175-3, que contienen las directrices a
tener en cuenta por la organización para la gestión de
sus documentos electrónicos así como los requisitos que
debe cumplir el software para lograrlo.
• ISO 15489 - 1: información y documentación – gestión de documentos
• ISO 15489 - 2: información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Guía Ahora bien, partiendo de la premisa que para
• NTC 16175 - 1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los implementar la gestión de documentos electrónicos se
registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración
de principios
requiere de tecnología con funcionalidades particulares
• NTC 16175 - 2: información y documentación: principios y requisitos funcionales para los que cubran las actividades necesarias para la gestión
registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para durante su ciclo de vida, se hace necesario que cada
sistemas de gestión de registros digitales/ ICONTEC
organización antes de adquirir herramientas tecnológicas
• NTC-ISO 30301: información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos
• NTC-ISO 30302: información y documentación. Sistemas de gestión para los realice un análisis de necesidades y definición de
documentos. Guía de implantación. requerimientos previos.
A continuación, se presenta un
esquema de cómo a través de
servicios de interoperabilidad los
documentos podrían almacenarse
Documentos electrónicos de archivo
en un Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de
Archivo (SGDEA), conformando
expedientes electrónicos
para facilitar su tratamiento, Ilustración 3. Integración del Gestor de Documentos. Fuente: Elaboración propia.
conservación y acceso.
Tabla 4.
--------- SGDE SGDEA
Proporcfonar un reposilorio
En esta tabla 4 se indican algunas de las características de
cada uno de las definiciones de SGDE y SGDEA.
Características Facil~ar la geslión de documentos seguro para la conservación de
OBJETIVO en el trabajo diario (Documentos los documentos (Documentos en
de un SGDE vs en producción, gestión y trámite) producción, gestión y trámite Conceptualmente se encuentran diferencias entre
SGDEA. más los Documentos de archivo)
las características de un Sistema de Gestión de
Fuente: Documentos Electrónicos - SGDE y un Sistema de
Permitido pudiendo definir
Elaboración GESTIÓN DE y aphcar conlfoles de Permitido. Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –
, DOCUMENTOS acceso a los documentos.
propia. - -::::..~·_ 1_~
SGDEA, correspondiendo a la primera definición, a un
sistema de información que integra todas las actividades
Prohibido, una vez declarado el
MODIFICACIÓN Permitido, pudiendo exi•tlr
va ñas v-ersíones de
documento como documento centradas en la gestión de documentos electrónicos que
DE DOCUMENTOS de a rchlvo no permitirá
un mismo documento
modificaciones_ no necesariamente son documentos de archivo, ni están
armonizados con los procesos de la gestión documental
Pueden conservarse
Sólo 11e conserva la versión final,
(documentos en producción, revisión, gestión o tramite)
vañas versiones
de un mlsmo documento,
que no podrá ser modificada aunque pueden llegar a serlo, la segunda definición
si contiene los pasos expuestos, se centra en los
Prohibido documentos cuando son declarados como documentos
Excepto en:
ELIMINACIÓN Opcional • Transferencias de un archivo a otro electrónicos de archivo y adicionalmente, ha sido
DE DOCUMENTOS •Sise han cumplido con el llempo
establecido en la TRO pensado para integrar el archivo total independiente del
• Sí la Dispos1c16n final es elimmadón
ciclo de vida en los cuales se hallen los documentos.
documentos electrónicos de archivo y las funcionalidades respuesta unificada a las necesidades empresariales
de clasificación son opcionales, a estos sistemas se les actuales. Dichas soluciones generalmente
denomina SGDE. contemplan 4(cuatro) componentes (captura,
gestión,almacenamiento y distribución). Este tipo de
Otros sistemas de información reúnen características de productos se enmarcan dentro de la categoría de ECMs.
ambos conceptos (usualmente todo SGDEA reúne todas
las capacidades y funcionalidades de un SGDE), en Estos componentes se encuentran relacionados entre sí
donde los documentos cambian de estado cuando son y pueden ser usados en combinación o como módulos
declarados como documentos electrónicos de archivo, y independientes. Este tipo de tecnologías permite la
no se permiten adiciones o modificaciones conformando gestión de cualquier tipo de activo digital en todas las
expedientes electrónicos a través de la incorporación de etapas de su ciclo de vida desde su creación hasta su
funcionalidades que permiten la parametrización de la disposición final, a través de automatización de flujos
estructura de clasificación documental de la entidad y la de trabajo, gestión de reglas, revisión compartida,
gestión de los tiempos de retención. generación de comentarios, clasificación de la
información y gestión de etiquetas entre otros.
En la Tabla 4. Características de un SGDE vs SGDEA, se
desglosan algunas operaciones soportadas por cada uno Este proceso requiere de una etapa de planeación y
de los sistemas: alistamiento de información en la que se comtemplan
los principios archivísticos y se puede abarcar el uso de
A nivel tecnologico los proveedores de sistemas tecnologías para el reconocimiento y clasificación de los
informáticos para gestionar el ciclo de vida del documentos, herramientas de extracción de datos de
documento y contenidos, ofrecen productos que dan forma automática y almacenamiento de metadatos.
A continuación se describen y se enlistan a manera de ejemplo algunas de las actividades y tecnologías aplicables para
cada uno de ellos:
Almacenamiento
• .•.•
Ad ministración e * Difusión y
- * Producción • • •O
• • .e - (_) Consulta
'
*
*
*
Creación
Ingreso
Recepción ••• Gestión
••
• ·e
::::J
...en
* Acceso
* Entrega ó
• publicación
Trámite y Mantenimiento o
' Organización
Captura
Software para la
formatos como XML, CSV ó producción
de documentos generados a través de
•
'
* Recepción ERP-Planificación de
recursos empresariales
1 extracción de
información
Software para
1 procesadores de texto o formularios.
Creación o edición de
documentos
Gestión
Administración
Este componente comprende las
• •
• • herramientas que permiten de forma
••
• Búsqueda y
navegación ••• integral soportar la administración
de documentos, indexación
de contenidos y metadatos,
Trámite y Visualización de versionado de documentos, ciclos
Mantenimiento
Organiz;ición información de vida del documento a partir de la
Indexación de la
parametrización de tablas de retención
información documental, workflows (flujos de
trabajo), entre otras funcionalidades.
Configuración de
tablas de retención
Almacenamiento
• preservación, independiente de su
••
• Foliación electrónica
Emulación
Conversión
RAID: sistema de a
lmacenarniento
de datos que
soporte y medio de creación.
••
• en los que se
puede encontrar
la información: texto,
hojas de cálculo,
Formularios web
Otros medios
Esquema de Publicación
de Información
y acceso a la información pública.
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BENEFICIOS
........•..........
o/
• 1 Estrotéglcos
,I
Generación de condiciones que faciliten el
2
.. desarrollo e implementación de soluciones
estratégicas que aporten al proceso de la gestión
documental como soportes para la toma de
..•
Financieros
\ decisiones, rendición de cuentas, transparencfa y
Disminución de costos asociados al almaoenamiento \
\ acceso a la información,
fisico, a la impresión de copias y a los insumos que de
ellas se derivan, Control sobre la produccí6n documental y los
¡¡ccesos sobre los mismos,
Reducción de tiempo asoolado a las búsquedas y
recuperación de información, a través de la indexación
de metadatos propios del documento y a los resultantes I 3 Admlnlstfatlvos
de las acciones sobre los mismos.
..• I
I
I
1
Facilitar la administración de los procesos de
negocio, a través de la automatización .
-<! Mejora en los tiempos de gestión y tramite delos
4 Operativos documentos enviados y recibidos. Pues se tiene
un control completo del proceso y de los
• Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
documentos que a partir de ellos se generan.
-'e:
• Facilitar el acceso a la información (agilidad en
procesos de localización, control total sobre la
documentación e información). •
• Facilitar la distribución de documentos y la ejecución de ldtrnf1fü+i
acciones compartidas como (proyectar, revisar, firmar) a • Ahorro de espacio físico.
través de flujo de trabajo que permite medir tiempos de • Garantía de seguridad para documentos según
respuesta y responsables. su cl¡¡sificación (confidenciales, restringidos,
• Reducción en impresión de documentos pues las tareas
de revisión, aprobación, fim,a son desplazadas a un
entorno electrónico.
.•. entre otros) a través de la parametrización de
roles y permisos.
, Auditoria y trazabilldad sobre las diferentes
• Normalizarán y estandarización de formas y formatos actividades concernientes a la gestión de la
que contribuyan a la creación, gestión y control, información y la documentación.
conservación y acceso de los documentos. • Control de la documentación, evltando duplicidad.
• Permite monitorizar y controlar el flujo de los
procei.os para detectar problemas presentados
durante su gestión,
• Acceso y centralización de datos y documentos
desde un solo punto, desde diferentes lugares
y dependencias .
• Definición y aplicacíón de permlsos de acceso
sobre los datos y documentos según las políti cas
definidas en cada entidad
Una de las estrategias para lograr minimizar los objetivo, presupuesto, tiempo), entre otras variables.
riesgos, es la formulación y definición de un conjunto de Por consiguiente con la implementación del SGDEA las
actividades relacionadas, enfocadas a la obtención de entidades tendrán los siguientes retos:
un resultado concreto y específico dentro de unos límites
establecidos con unos insumos específicos (alcance, 2.3. Retos para la implementación de un SGDEA
••••• ••••
Lograr que la alta dirección manifieste su compromiso Uno de los grandes retos para alcanzar los objetivos en el desarrollo e
y apoyo con el desarrollo e implementación del SGDEA, implementación del SGDEA. es la descomposición jerárquica de sus fases
al igual que para la mejora continua, esto se puede orientándolas a la generación de productos, servicios y enlregables que
alcanzar a través de: permitan satisfacer las expectativas de los responsables y usuarios internos y
externos, así como los supuestos y restricciones que se van a manejar en el
Qesarrollo cjel proyecto, esto se puede alcanzar a través de:
• Definir el alcance y la ruta de implementación.
• Involucrar a la alta direcclón en el proceso.
• Dar a conocer la importancia y beneficios del SGDEA. Medir el nivel de apropjación tecnológica por parte de los usuarios.
• Asegurar la disponibilidad de reco rsos -físicos, • Identificar las aptitudes necesarlas que deben adquirir cada uno de
ellos para el manejo de las nuevas tecnologías.
financieros, tecnológicos y de personal para su Generar estrategia de gestión del cambio.
ímplementación. Dar a conocer la importancia y beneficios a los usuarios e
• Comunicar a la direcdón el avance de la involucrarlos en el proceso de implementación.
implementación. ldentiliicación de la infraestructura necesaria para su implementación.
• Establecer compromiso en el cambio de la cultura • Identificar los riesgos técnicos y de seguridad asociados al manejo
de información.
organizacional.
Generar ambiente de pruebas antes de salir a un ambiente
• Generar estrategia de gestión ele! cambio. de producción.
• Realización de prospectiva de implementación de nuevas fases .
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• PA 7 FQU l ílAíl í Jil O í l(lt..
• Fase de planeación
IJ
actividades a desarrollar en un proyecto SGDEA, a
Fase de Evaluación,
nivel estratégico y gerencial, y que involucra actores, Monitoreo y Control
responsables y actividades.
1 Fase de planeación
El desarrollo, implementación y el
mantenimiento de sistemas de
información usualmen te eng loban
periodos o etapas de elaboración
En esta fase se debe definir la estructura de por lo tanto se deben proyectar
los recursos que se necesitan
desglose de trabajo a alto nivel, el alcance ¿Que se va asignar para iniciar y culminar con ¿Cuando se
de la implementación del SGDEA, establecer a hacer? éxito de la implementación de un
terminara?
tiempo finito, conforme al
sus objetivos, productos o entregables
esperados, los riesgos y cuantificar el tiempo y
·.•.. prosupuesto de la entidad.
·.•..
los recursos que abarcara a partir del análisis
de las necesidades de una entidad, hasta la ..•..
finalización de los procesos implementados.
Para realizar una estimación del
¿Que recursos tiempo que se deberá invertir
A continuación se describen una serie de se necesitaran? (tiempo de ejecución) para el
actividades que permitirán guiar y controlar el análisis, diseño e implementación
del SGDEA y su desglose en
proyecto de implementación de un SGDEA: fases a corto, mediano y
largo plazo.
B. Establecimiento de objetivos
del SGDEA
Comprende la formulación de
los objetivos a corto, mediano y
largo plazo que la entidad y/o la
organización pretendan lograr con la
implementación del SGDEA, por lo
que deben ser específicos, medibles,
alcanzables y con tiempos definidos.
C. Entorno normativo
Roles y responsabilidades
•
•••
Responsabilidades
de la Dirección Responsabilidades operacionales y técnicas
D. Definición de roles y
responsabilidades
Fase de planeación
E. Elaboración plan de trabajo Definición del alcance
Establecimiento de Diseño
objetivos del SGDEA Diseño de la estrategia
Realizar un desglose del proyecto en Referencias normativas de Implementación
donde se definan fases o etapas de Definición de roles y Análisis de alternativas
responsabilidades
implementación entregables, tiempos Elaboración plan
Análisis de las soluciones
Ilustración 16. Ejemplo desglose de las fases del proyecto. Fuente: Elaboración propia.
F. Gestión de riesgos
Ilustración 18. Identificar los riesgos. Fuente: Elaboración propia. Ilustración 19. Análisis cualitativo de riesgos. Fuente: Elaboración propia.
.• •..
cuantitativo de riesgos a los riesgos
•
••• •
•
Se enfoca en analizar numéricamente el Este procedimiento permite generar opciones y
efecto de los riesgos identificados y que han acciones para aumentar las oportunidades y
sido anteriormente priorizados por tener un reducir las amenazas a los objetivos del
posible impacto significativo sobre los proyecto. El proceso de planificar la respuesta
objetivos del proyecto. El análisis cuantitativo reúne los riesgos en función de su prioridad,
puede emplearse pa~a establecer una asignando recursos e incorporando actividades
calificación numérica individual a cada riesgo en el presupuesto, el ,cronograma y el plan para
o para evaluar las consecuencias generales la ejecución del proyecto.
de todos los riesgos que afectan el proyecto.
De igual forma facilitan la toma de decisiones
en caso de incertidumbre.
Ilustración 20. Análisis cuantitativo de riesgos. Ilustración 21. Planificar la respuesta a los riesgos.
Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia.
Monitorear y controlar
los riesgos
•
••• •
Es el proceso por el cual se ejecutan
planes de respuesta, se hace seguimiento
a los riesgos identificados, se monitorean
los existentes, se detectan los nuevos, se
documentan los que cambian o que se
vuelven obsoletos y se evalúa la
efectividad del proceso contra los riesgos
a través del proyecto.
•
•
•••• ••••
No hacer una adecuada planeación y análisis de los No hacer un correcto análisis de las necesidades propias de cada
recursos necesarios para la ejecución, monitoreo y organización, puede llevar a la compra de software innecesario o que
seguimiento del proyecto. simplemente no se adapta a los requerimientos de la organización.
•
•••• •
••••
Los cambios drásticos por factores externos como por El desconocimiento y falta de experiencia de los integrantes
ejemplo el entorno económico, legal o normativo sobre del proyecto sobre las actividades a desarrollar, puede
las políticas de gestión afectan metas y objetivos del generar demoras, incapacidad para resolver problemas
proyecto que pueden generar retrasos en la ejecución de relacionados con la implementación y afectación en la
actividades programadas. ejecución del proyecto.
Riesgos de comunicación:
••••
•
Dificultad de comunicación entre los miembros del equipo, la
alta dirección y el usuario final sobre el avance o los problemas
relacionados con la ejecución del proyecto.
Como resultado de lo indicado anteriormente, cada organización debe determinar los riesgos y las oportunidades a fin de
garantizar que:
El SGDEAse Se dispone de
e
Se identifican los Valora el proyecto
planea, diseña e manera eficiente de riesgos que se en sus aspectos
implementa y puede la infraestructura puedan presentar en administrativos,
alcanzar sus física y tecnológica, el desarrollo del financieros,
objetivos planteados orientando los proyecto, se técnicos y
a través de un recursos y haciendo analizan, y se calcula determina
conjunto de políticas uso razonable del la probabilidad de oportunidades de
y estrategias capital humano. ocurrencia para mejora, con el
permanentes que cuantificar su fin de planificar
permitan la impacto, con el fin de acciones
materialización de prevenir efectos no para asumir
las metas deseadas. deseados. los riesgos.
2 Fase de análisis
_,
....-...
(B)--
A. Análisis organizacional Conocer el detalle de los
•
procesos y procedimientos que
•.•.•
El proceso de búsqueda, puede con la identificación y análisis de
abarcar una extensa diversidad de los procesos y procedimientos, se
fuentes de información y debe establecer una estrategia,
conocimientos; hallado en distintas que permita medir el grado o nivel
formas y soportes (impreso, de complejidad de cada uno de
audiovisual, electrónico, entre otros). ellos ya sea por número de
Sin embargo, no toda la información Análisis de procesos actividades, número de unidades
Nota: El resultado de esta
tendrá el mismo valor para el y procedimientos administrativas con las que
desarrollo del proyecto. por tal motivo interactúa, número de tec nologías
©
priorización servirá como un se hace necesario determinar los o he rramientas incorporadas en
cuadro de control de mando criterios respecto a su relevancia, la su gestión, número de formatos o
actualización de sus contenidos, demás indicadores involucrados
para la toma de decisiones, origen, accesibilidad y su naturaleza
'
en el desarrollo de su flujo
en donde se deberán (estadísticos. bibliográficos. de info rmación.
identificar los riesgos y biográficos, etc.)
ventajas asociadas a la
implementación electrónica
relacionados a cada uno de
estos flujos.
Ilustración 24. Fuentes de información. Fuente: Elaboración propia.
------
demás sistemas
»» Diagnóstico de la infraestructura
tecnológica (software):
Contempla la revisión de la
situación actual de la infraestructura
tecnológica y de comunicaciones,
con el fin de identificar las
necesidades, optimizar la
administración y uso de los recursos,
disminuyendo el riesgo de inversión. Ilustración 26. Inventario de software. Fuente: Elaboración propia.
Ilustración 27. Evaluación de sistemas. Fuente: Elaboración propia. Ilustración 28. Análisis de seguridad lógica. Fuente: Elaboración propia.
»» Diagnóstico
infraestructura física:
-.
organización (Plan de ajuste tecnológico):
Para cada
implementación que El resultado de la ejecución de los diagnósticos y análisis
involucre la captura, anteriormente mencionados constituyen la base donde
•-1 gestión y custodia de se sustentan y derivan las estrategias para optimizar
información se debe y ampliar la infraestructura tecnológica necesaria con
realizar un diagnóstico de el fin de dar cumplimiento a las necesidades para la
seguridad que permita implementación del SGDEA. Del resultado anterior se
proteger instalaciones y deriva el ¿qué?, el ¿cómo?, el ¿cuándo? y el ¿cuánto?
evitar el acceso físico no
invertir en nueva tecnología.
autorizado, prevenir
perdida, daño o robo de
Cada proceso que involucre aspectos asociados a la
información a través de
definición de controles de gestión de información requiere de una definición de
acceso, servicios de formatos, soportes, metadatos, roles y responsabilidades
seguridad del cableado, para garantizar su recuperación a lo largo del tiempo.
mantenimiento de
equipos y perímetros de »» Análisis DOFA:
seguridad fuertes.
Al finalizar el diagnóstico tecnológico se deberá construir
la matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas que posee la infraestructura tecnológica y la
información gestionada en la organización.
C. Análisis documental
»» Diagnóstico de la gestión
0 Diagnóstico de la
gestión documental
documental
»» Identificación de documentos
1111
vitales y/o esenciales
-~,, -, . , . , , .
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J,•I. I
y reservada (Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional) que se aplican
~.,._.. . ,.,. ,.,-,. .......,..,~,.
-M:', ,,,~_,..,, a todos los documentos, alineado al manual de estilo e
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»» El Plan Institucional de Archivos de la para la gobernanza de la información, por lo cual el SGDEA debe estar inmerso
entidad – PINAR igualmente dentro del Programa de Gestión Documental, y como se mencionó
en párrafos anteriores, ser el resultado del diagnóstico de la gestión documental
El PINAR es el instrumento de planeación estratégica de la como una de las estrategias y/o acciones que se materialicen para garantizar
función archivística, donde se deben incluir los proyectos el desarrollo y gestión de los documentos electrónicos dentro de los programas
estratégicos previstos por la entidad, entre ellos el específicos del PGD a mediano plazo. Concretamente, el SGDEA debe estar
proyecto para la formulación, desarrollo e implementación contemplado e inmerso dentro del Programa de Gestión de Documentos
del SGDEA. Electrónicos del PGD como una solución tecnológica que garantizará a mediano
y largo plazo:
Es así como toda la metodología expuesta en esta guía
servirá para la formulación e implantación del SGDEA • Las características de de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad
respondiendo siempre al o los objetivos planteados en de los documentos electrónicos de archivo de toda la organización.
el PINAR, su mapa de ruta y cumplimiento mediante
herramientas de seguimiento y control por medio de • El cumplimiento de requisitos funcionales y no funcionales para la gestión
indicadores que permitan medir el nivel de apropiación de los documentos electrónicos de archivo durante todo su ciclo de vida.
del sistema en la organización y las acciones de mejora
continua para fortalecer su uso y aprovechamiento como • La administración, diseño, creación, mantenimiento, difusión y
herramienta tecnológica para soportar los procesos de administración de los documentos electrónicos de archivo.
gestión documental.
• La inclusión y gestión de metadatos tanto de los documentos como de los
»» El Programa de Gestión Documental – PGD expedientes electrónicos de archivo.
cuales se parametrizara el sistema, a saber: fondo(s) CCD de acuerdo con su nivel de agrupación, convirtiéndose en metadatos
sección(es), subsección(es), series, subseries y tipologías mínimos heredables que se generarán en las fases de creación y/o captura.
documentales categorizadas y acordes con niveles
jerárquicos existentes en la organización, funciones, D. Asegurar la identificación y clasificación de los documentos electrónicos para
procesos y procedimientos, ayudando a soportar los su posterior almacenamiento, control, búsqueda, recuperación, consulta y
metadatos tanto de los expedientes como de cada uno conservación dentro del SGDEA.
de los documentos electrónicos para su captura, registro, E. El CCD al igual que las TRD, reflejarán en el sistema el contexto y el vínculo
búsqueda, recuperación y preservación. archivístico de todos y cada uno de los documentos electrónicos de archivo.
El Cuadro de Clasificación Documental reviste de gran »» Las Tablas de Retención Documental – TRD
importancia dentro del SGDEA por cuanto a partir del
mismo se parametrizan: Así como las TRD regulan el ciclo de vida de los documentos físicos, cumplen
el mismo propósito con los documentos electrónicos y por lo tanto permiten
A. Las agrupaciones documentales para definir la forma la parametrización de las reglas de disposición final y las transacciones
en que los documentos se organizarán dentro del archivísticas de los documentos electrónicos.
SGDEA de una manera estructurada, clasificada y
jerárquica de acuerdo con su nivel de agrupación el Las TRD alineadas con los CCD, permiten la clasificación documental de la
cual responde al contexto mismo de la organización, organización, acorde con su estructura orgánico-funcional y administran el ciclo
así como la definición de las relaciones existentes de vida de los documentos para una correcta gestión de las transferencias
entre cada uno de ellos. documentales electrónicas (primarias y secundarias) de los expedientes
electrónicos permitiendo asignar tiempos de retención para las series y/o
B. La codificación y denominación de cada nivel de subseries documentales en cada fase de archivo (gestión y central) y su
agrupación, siendo coherente con la estructura orgánico- disposición final: conservación total, eliminación, selección documental y
funcional, las funciones, procesos, procedimientos y reprografía ya sea para la transferencia, exportación o destrucción de los
actividades existentes en la organización. documentos de archivo.
C. Todas las unidades documentales (simples y complejas) En consecuencia, las TRD son el instrumento archivístico útil dentro del SGDEA,
heredarán de forma automática los atributos propios del por cuanto:
Constituyen en un componente
importante del SGDEA toda vez que
permiten administrar la información
que se crea, captura y conserva y es el
Permiten asoaar al
Administran el ddo de vida expediente eleclrónico los vehículo a través del cual los usuarios
lento de los expedientes metadalos complemenlarios
electrónicos como de sus o necesarios que
pueden acceder a la información
meta datos, asi como su aseguren su retención y
transferencia a partir de conservación
la definición de los a lo largo de su Dentro de los requisitos funcionales de
tiempos de gestión.
retención referenciación del SGDEA, se deben
Definen los periodos de
Geshonan la ubicación y crear y mantener automáticamente
movimiento (transferencias
re1encí6n mínimos y
máximos P0f cada serie
documentales electrónicas) los inventarios de los expedientes
de los exped,enles y
y/o subserie
asegurar la preservación y documentos electrónicos que se
documental para los
expedientes eleclr6n,cos
a largo plazo. administren en el mismo, teniendo
en cuenta que hacen referencia a los
Definen las acciones de instrumentos de recuperación de la
disposición final
Facililan el conlrol (conservación. información de manera precisa y exacta.
y acceso a los eliminación
documentos a través migraciór,) de Por lo tanto, el SGDEA debe considerar:
de los liempos de los expedientes
retención en ella eleclrónico.s de
estipulados acuerdo • Crear y mantener de manera
con las normas
Facilita y establece vigentes. automática el inventario de los
Facilitan el
la linea para la control, expedientes electrónicos.
organización manejo de la
y conlrol de la información
documentación
producida y recibida
y acceso a los • Permitir a los usuarios autorizados a
documentos
por una entidad través de los inventarios automatizados,
realizar búsquedas que permitan
la identificación, localización y
recuperación de los documentos
almacenados en el SGDEA en
concordancia con los niveles de
agrupación y descripción documental.
1 1 1 1 1 1 1 1
electrónicos generando reportes determinado documento electrónico de
que midan el uso de los mismos. archivo, para que de la misma manera
sea parametrizado en el SGDEA.
0 0 0 0 0 0 0 0
• Realizar las transferencias
electrónicas documentales
De acuerdo con lo anterior, las
por medio de los inventarios
Tablas de Control de Acceso son el
documentales.
1 1 1 1 1 1 1 1
instrumento archivístico que permite
»» Las Tablas de Control de Acceso identificar condiciones de acceso,
a los Documentos uso y restricciones que aplican a
los documentos de archivo, ya sean
0 0 0 0 0 0 0 0
SGDEA es conocer la información y acceso a los documentos, como por
los documentos que dentro de él se ejemplo las excepciones contempladas
gestionarán, su clasificación (pública, en el Artículo 18 y 19 de la Ley 1712
de 2014, y definidas en el Índice de
1 1 1 1 1 1 1 1
clasificada, reservada, entre otros.) y el
nivel de acceso, para lo cual se deben Información Clasificada y Reservada.
identificar los elementos normativos,
jurídicos y de seguridad aplicable, de »» El modelo de requisitos para
0 0 0 0 0 0 0 0
igual forma se debe valorar y gestionar la gestión de documentos
los riesgos asociados a su control y electrónicos
acceso, definir los niveles de restricción
0 0 0 0 0 0 0 0
o confidencialidad y establecer los La entidad deberá definir un modelo de
privilegios o acciones que los usuarios requisitos tanto funcionales como no
tendrán habilitados sobre los mismos funcionales para la gestión sistemática
1
y eficiente de los documentos
1 1 1 1 1 1 1
(consulta, edición, eliminación, etc.),
actividades que se contemplan en electrónicos de archivo durante su
las Tablas de Control de Acceso, las producción (creación y recepción),
cuales permiten identificar los derechos mantenimiento, uso y disposición final.
En este sentido, para la definición de los requisitos En efecto, los bancos terminológicos deben vincularse
funcionales y/o técnicos se recomienda tener en cuenta con el CCD dentro del SGDEA para una correcta
los estándares y normas nacionales e internaciones denominación de cada agrupación documental. En las
vigentes para establecer el modelo del SGDEA, así utilidades de la vinculación de los bancos terminológicos al
como los lineamientos dados por el AGN, relacionados sistema se encuentran:
con la conformación y gestión de documentos
y expedientes electrónicos, las transferencias • Son vocabularios que controlan los términos
documentales electrónicas, la migración, la seguridad de descriptivos y normalizados a ser admisibles en
la información, la interoperabilidad, los mecanismos de el SGDEA.
búsqueda y recuperación de información, la generación
de reportes y arquitectura tecnológica (almacenamiento, • Respaldan la recuperación de documentos a partir de
soporte, formato, módulos de administración, trazas de su búsqueda por series, subseries o palabras claves
auditoria), entre otros, que deberán ser contemplados definidas y normalizadas en el banco termológico
como por ejemplo la identificación de los requisitos integrado al sistema.
necesarios para asegurar su disponibilidad y
»» Los mapas de procesos, flujos documentales y
preservación a largo plazo.
la descripción de las funciones de las unidades
Finalmente, el modelo de requisitos deberá identificar administrativas de la entidad.
las directrices, buenas prácticas y normatividad aplicable
Instrumentos esenciales provenientes del Sistema de Gestión
con el fin de desarrollar soluciones integradoras para
de la Calidad que permiten la descripción de las relaciones
que las diferentes aplicaciones tecnológicas puedan
entre las funciones, los procesos y procedimientos, así como
comunicarse entre sí.
el flujograma o diagrama que detalla el paso a paso de una
»» Los bancos terminológicos de series, subseries y actividad para saber dónde se crea, tramita, gestiona o usa
tipos documentales un documento para que del mismo modo sea configurado
en el SGDEA. Claramente los expedientes electrónicos son
Los bancos terminológicos permiten conocer el significado el resultado de la aplicación de procesos, procedimientos
y contexto de cada una de las series, subseries y tipologías y por ende flujos documentales que pueden estar en otras
documentales definidas en los CCD y TRD, constituyendo un aplicaciones para la gestión y el flujo de tareas pero que
instrumento indispensable en la identificación y las relaciones en todo caso confluyen en el SGDEA mediante los mismos
de cada agrupación documental dentro del SGDEA. documentos conformados dentro del expediente.
3.3. Fase de diseño Dentro de los beneficios de generar una estrategia de implementación se encuentran:
3 Fase de diseño
Planificación de las
actividades mediante
B. Análisis de alternativas
• Cumplimiento normativo: se requiere verificar el cambios o nuevos desarrollos, los tiempos y los costos
cumplimiento normativo y el nivel de adaptación asociados, la sostenibilidad a largo plazo del sistema en
de la herramienta tecnológica a los requerimientos cuanto a soporte - mantenimiento e implementación de
archivísticos. nuevos requerimientos.
Esta actividad permite definir y planear el detalle de las actividades que se van a realizar para la adquisición o adaptación de
una herramienta tecnológica. A continuación se mencionan algunas de ellas:
Ilustración 37. Ejemplo de las etapas para la adquisición o adaptación de una herramienta tecnológica.
Fuente: Elaboración propia.
Definición de estrategias
para cumplir los requisitos
I
Actualización y articulación
con pollticas y/o directrices
organizacionales
Articulación instrumentos Seguimiento
archivísticos
Articulación con proceso o
procedimientos electrónicos
5 Registro y seguimiento a
existentes la solución de problemas
Actualización proceso o Registro, seguimiento a
procedimiento en el SIGC incidencias detectadas
Cada nuevo proceso o procedimiento Definición del alcance Diseño de flujo electrórnoo Registro de las mejoras
·· 7
Integración, accesibilidad
de proyecto
Riesgos asociados a la
Diseño 3 y usabllidad
continuación se presenta un ejemplo disminución inicial de Plan de capacitación y/o
la productividad entrenamiento
de algunas de las estas actividades
que pueden contemplarse en la fase
de implementación de un proyecto.
..•.. 2
Planeación
Análisis ·•
.• tdentifícaciOn de
requisitos del piloto
(Moreq, 15489, 303001,
16175,18492)
5
Fase de evaluación
monitoreo y control
l
En esta fase se definen las acciones que contribuyen a
realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de
cada una de las fases del proyecto, y su avance según
su planificación. Esta fase es de vital importancia porque
permite identificar y gestionar los riesgos, enumerar y
evaluar los hitos importantes del proyecto SGDEA y
documentar los cambios o ajustes que hayan surtido
durante su implementación.
A • GESTIÓN DE CALIDAD
La gestión de la calidad involucra tanto la calidad del SGDEA como proyecto, la calidad del
SGDEA como herramienta tecnológica, es decir, se deben identificar los requisitos de calidad
tanto del proyecto como del producto tecnológico, estableciendo indicadores que permitan
demostrar el cumplimiento del avance del proyecto con los mismos.
!) en las actividades y las responsabilidades asignadas. Por tal motivo es preciso disponer de
estrategias para prepararlas, entrenarlas y capacitarlas en el uso de herramientas digitales y
Dentro de las actividades a desarrollar Dentro de los beneficios que trae consigo la gestión
para apoyar esta fase se encuentran: del cambio se encuentran:
C • ESTRATEGIAS DE MEJORA
Definir actividades, responsables y objetivos con el fin de verificar que el SGDEA satisface
las necesidades por la cuales fue iniciado y definir actividades que contribuyen a controlar
los cambios posteriores a los procesos de implementación del SGDEA. Permite identificar,
organizar y controlar las modificaciones, ajustes y cambios a lo largo del proceso del proyecto.
ARClilVO
GENERAL
DBLANACIÓN
COWMBIA
@) MINCULTURA TODOS POR UN
NUEVO PAÍS
• N 7 FQU l nAn r Jil r1or1ot.
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ARCIIlVO
GENERAL
DELANACIÓN
COWMBIA
@) MINCULTURA TODOS POR UN
NUEVO PAÍS
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B T Glosario
A • ACCESO: derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información.
A
• AUTENTICIDAD: característica técnica para preservar la seguridad de la
información que busca asegurar su validez en el tiempo, forma y distribución.
Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para evitar
suplantación de identidades.
W E
al SGDEA. Incluye el registro, clasificación, asignación de metadatos y su
almacenamiento. Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la
actividad se convierten en documentos de archivo cuando se guardan, esto
es, <<se capturan>> en el SGDEA. En esta captura se clasifican, es decir, se
le asignan códigos que hacen referencia a la clase a la que pertenecen, lo que
permite que el sistema los gestione.
U • CLASE: Parte de una jerarquía representada por una línea que va desde
cualquier punto del cuadro jerárquico de clasificación a todos los expedientes
que quedan por debajo.
B T
• CONTENIDO ESTABLE: el contenido del documento no cambia en el tiempo:
los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas
A
y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser
consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción
genere siempre el mismo resultado.
W E
Todo proceso de conversión debe ser reversible, es decir, que se conserve el
documento original hasta el final del proceso de forma que en caso de que ocurra
algún error pueda revertirse el proceso. Como respaldo, podrían utilizarse archivos
temporales que minimicen el riesgo de pérdida de información.
U
jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que
se registran las secciones y subsecciones, y las series y subseries documentales.
U
Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué
posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de
su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier
modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los documentos.
B T
• INTEROPERABILIDAD: la capacidad que tienen programas y/o sistemas para
comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajustes o cambios especiales.
/ Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los
otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de
A
neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o
internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. /
U
o software a otra sin cambiar el formato. / Acción de trasladar documentos de
archivo de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la
fiabilidad y la disponibilidad de los mismos.
U
que rigen el almacenamiento, uso, permanencia y disposición do documentos de
archivo y/o información acerca de ellos, así como las herramientas y mecanismos
usados para implementar dichas reglas. Véase también: “sistema de gestión de
documentos de archivo confiables”, “sistema de gestión documental”.
W E
y de valoración documental vigentes.
B T Bibliografía
Bib iografía
ASSOCIATION FOR INFORMATION AND IMAGE MANAGEMENT. What
is Enterprise Content Management (ECM)? (en línea) (consultado 2015-05-
A
26). Disponible en: http://www.aiim.org/What-is-ECM-Enterprise-Content-
Management.
W E
_____________. Manual: Formulación del Plan Institucional de Archivos –
PINAR. Bogotá D. C. 2014.
U
de metadatos parala gestión de documentos. 2015. (en línea) (consultado 2016-
05-12). Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co
B T Bibliografía
Bib iografía
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Ley de Transparencia: Guía
de instrumentos de gestión de información pública. 2015. (en línea) (consultado
A
2016-05-12). Disponible en: http://www.procuraduria.gov.co/
ARCIIlVO
GENERAL
DELA.NACIÓN
COLOMBIA
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NUEVO PAÍS
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