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MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

5.3 CLASES DE COSTO

CLASES DE COSTO PRIMARIO

5.3.1 Código de Transacción Crear (KA01), Modificar (KA02) y Visualizar (KA03)


clases de costo primario Clases de Costo (CO-OM-CEL)

En un sistema de costes integrado como el sistema SAP, no es necesario llevar a


cabo una entrada complicada de datos de costes. Esto se debe a que cada operación
relevante para la contabilidad de costes lo proporciona el componente (CO) en una
información detallada relativa a la clase de coste y al objeto de imputación en sí.
Todas las transacciones de consumo de la Gestión de materiales (MM), todas las
facturaciones de Comercial (SD) (= ingresos) y todas las operaciones empresariales
externas para la verificación de facturas van directamente desde la cuenta G/L (=
clase de coste) hasta el objeto de imputación correspondiente. Las clases de costo
identifican el origen de los costos. Se definen como primarias o secundarias.

Las clases de costo primarias son elementos relevantes para ingresos o costos para los que
existe una cuenta de mayor en la Gestión Financiera (FI). La clase de ingreso o costo puede
crearse sólo si primero se ha definido como cuenta de mayor en el plan de cuentas y se crea
como una cuenta en la Gestión Financiera.

Convenciones para fijar nombres y cifras: Se utilizará la misma convención definida en el PUC,
entre otros los siguientes:

Ingresos Operacionales Rango 41000000 al 41999999


Ingresos No Operacionales Rango 42000000 al 42999999
Gastos Rango 51000000 al 53999999
Costos Rango 61600506 al 61609598

Resumen del modelo de proceso empresarial


Este proceso permite mediante las diferentes transacciones, así: crear (KA01), modificar
(KA02) y visualizar (KA03) clases de costo primario, de acuerdo a la transacción que
necesite trabajar.

Acceso a la transacción

Acceso mediante menús Finanzas>>Controlling>>Contabilidad Centros de


Costo>>Datos Maestros>>Clase de
costo>>Tratamiento individual>>KA01 Crear primario
Acceso vía código de transacción KA01
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Presione el icono o la transacción donde lo conducirá a la


siguiente pantalla
Cuando acceda a la transacción de crear primario si la sociedad CO no ha sido fijada
aún, se abrirá una ventana emergente preguntándole por su sociedad CO la cual

puede quedar fija presionando el icono de guardar una vez haya digitado la
sociedad 2000 – Uniminuto.

Seleccione del despliegue de códigos válidos y oprima el siguiente icono

En la imagen "Crear clase de Coste: Pantalla Inicial" complete los campos con la
información que se especifica en la tabla siguiente:
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(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/S: "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "S" =
Suprimir)

(Nombre Descripción R/O/S Acción de usuario y Comentarios


campo) valores
Clase de Código numérico que R Si conoce el número
Coste corresponde a las del código que
(KSTAR) cuentas de Ingresos, identifica la clase de
Gastos y Costos del coste a crear digítelo
Plan Único de de lo contrario elíjalo
Cuentas definido para dando clic en el icono
la Sociedad 2000 – match code que le
Uniminuto. Las clases ayuda a buscar el
de coste son código) luego oprima el
posiciones de plan de
cuentas relevantes botón .
para el cálculo de
costos.
Válido de Fecha que indica a R Digite la fecha
(DATAB_ partir de cuándo es DD.MM.AAAA o elíjala
ANFO) válida la clase de del calendario dando
costo. clic en el icono match
code el cual
muestra el calendario
luego presione el botón
.
A Fecha que indica R Digite la fecha
(DATBI_A hasta que período es DD.MM.AAAA o elija
NFO) válida la clase de en el calendario dando
costo. clic en el icono match
code despliega los
códigos válidos y luego
presione el botón .
Modelo Es una alternativa O Digite el número del Cuando haya
que presenta el código que identifica la digitado la
sistema para usar los clase de coste o elíjalo información
datos de una clase de de la lista despliegue en los
costo existente como de códigos válidos campos
datos por defecto presionando el icono Obligatorios
para la nueva clase match code y luego oprima
de coste.
presione el icono

o
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A través del match code aparecerá

Oprima y luego elija del listado de cuentas, la correspondiente a Ingresos, Costos


o Gastos, para crear la clase de costo correspondiente

Seleccionando en indicando nuevamente

Cuando haya digitado la información en los campos Obligatorios oprima

Existen dos opciones de respuesta en el sistema:

i. Al momento de digitar la clase de costo correspondiente puede generar


el siguiente aviso “cree primero la cuenta de mayor”
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Lo que indica que todas las clases de costo para el modulo CO se heredan de la
Gestión Financiera FI. Una vez han sido creadas las cuentas, automáticamente son
reflejadas internamente en el modulo de CO del sistema SAP R/3 como clases de
costo primarias.

ii. Que la clase de costo a crear ya exista en el sistema dada la


explicación del punto anterior. “la clase de costo existe”
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 En la imagen "Crear clase de Coste: Pantalla básica", complete los campos con la
información que se especifica en la tabla siguiente:

(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/S": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "S" = Suprimir)

(Nombre Descripción R/O/S Acción de usuario y Comentarios


campo) valores
Dat.básic.
Denominació Texto breve que R El sistema R/3 toma el Si el usuario de CO
n (KTEXT) define la texto breve de la desea puede entrar
descripción de correspondiente cuenta a modificar la
la clase de de mayor como valor denominación de la
costo a crear propuesto para la clase de costo
(Máximo 20 denominación de la clase
Caracteres) de costo (20 Caracteres)
Descripción Texto O El sistema R/3 transfiere
(LTEXT) explicativo de la el texto explicativo de la
denominación cuenta de mayor
de la clase de respectiva como valor
costo que por propuesto para la
no disponer de descripción de la clase de
suficiente costo.
espacio se pudo Si en el registro inicial no
haber omitido. se indico la descripción
(Máximo 50 de la clase de costo, se
caracteres) visualiza a cambio la
denominación de la clase
de costo (50 Caracteres).
Tipo clase de Número que R Si conoce el número del
Coste identifica un tipo código que identifica el
(KATYP) de clase de tipo de clase de costo
costo. Este digítelo o elíjalo dando
número es clic en el icono match
válido sólo
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dentro del
code despliegue de
módulo de CO.
códigos válidos y luego
La identificación
es: presione el icono .
41 Ingresos
Operacionales,
42 Ingresos No
Operacionales,
51 Gastos de
Administración,
52 Gastos de
Ventas, 53
Gastos No
Operacionales y
Financieros, 61
Costos directos
e indirectos y 74
Costos de
Proyectos.

Combinación Este campo O El Ministerio de Defensa


propied. permite no utilizará este campo
(EIGEN) relacionar (N/A)
características o
propiedades de
una clase de
costo. Es
utilizado para
generación de
reportes
combinando las
diferentes
propiedades de
la clase de
costo.
Área El área 2000 Para la sociedad
funcional funcional se Uniminuto
(FUNC_ARE precisa para
A) crear en la
Contabilidad
Financiera una
cuenta de
Pérdidas y
Ganancias
según el método
de costes de
ventas

 En la imagen "Crear clase de Coste: Indicador" complete los campos con la información que
se especifica en la tabla siguiente:
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(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/S": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "S" = Suprimir)

(Nombre Descripción R/O/S Acción de usuario y Comentario


campo) valores
Indicador
Gest.ctd. Indicador que O De un clic en el
(MGEfL) determina si los cuadrado que aparece
volúmenes de al lado izquierdo de la
consumo se han de opción Gest.ctd. lo
gestionar en el objeto cual activa la opción
(clase de coste, centro presentándose el
de coste). recuadro de la
En la imputación de
siguiente manera
valores reales, el
indicador controla si se
ha de dar salida a un
mensaje de
advertencia si el
volumen de consumo
no está indicado.
Unidad Indicador que O Seleccione la unidad
medida determina la unidad de de medida dando clic
(MSEHI_ medida (pulgada, en el icono match
CHAR) porcentaje, amperio,
code despliegue
etc.)
de códigos válidos y
luego oprima el icono

 En la imagen "Crear clase de Coste: Imputación propuesta" complete los campos con
la información que se especifica en la tabla siguiente:
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(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/S": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "S" = Suprimir)

(Nombre Descripción R/O/S Acción de usuario y Comentario


campo) valores
Imputación propuesta.
Centro Es la unidad O Si conoce el número del
de organizativa, dentro de código que identifica el
coste una sociedad CO, que Centro de costo digítelo o
(KOSTL representa un grupo elíjalo dando clic en el
) de recursos
icono match code
claramente delimitado
despliegue de códigos
donde se generan
válidos y luego oprima el
costos.
botón
Orden Código que identifica O Si conoce el número del
(AUFN una Orden código que identifica la
R) Orden digítelo o elíjalo
dando clic en el icono
match code
despliegue de códigos
válidos y luego oprima el

botón

 En la imagen "Crear clase de Coste: Hist." Se pueden visualizar los datos de usuario y fecha
de creación en el sistema SAP R/6.
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(Nota: En la tabla anterior, en la columna "R/O/S": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "S" = Suprimir)

(Nombre Descripción R/O/S Acción de usuario y valores Comentarios


campo)
Hist.
Creado Nombre de la persona El sistema R/3 trae el nombre Este campo no
por que ha creado la clase del usuario que ha ingresado a es susceptible
(ERFN de costo la creación de la clase de costo de ser
M) modificado
el Fecha en la que se ha El sistema R/3 trae la fecha en
creado la clase de que ha ingresado el usuario a
costo formato crear la clase de costo
DD.MM.AAAA
Presenta una lista de Al haga clic en el icono
Docum campos modificados y Documentos mod.
ento sus respectivas
modificaciones presenta
mod. una pantalla donde muestra los
indicando (la fecha, el
nombre del campo campos que han sido
modificado, el usuario modificados, para observar las
que realizo la modificaciones realizadas puede
modificación, la hora dar doble clic sobre el campo
en que se realizo la modificado, lo que presenta una
modificación y el valor nueva pantalla donde se
nuevo modificado). visualiza la modificación
Permite rastrear las realizada y si desea tener un
diferentes mayor detalle lo podrá visualizar
modificaciones sobre dando clic en el icono
un registro maestro. seleccionar detalle o
ubicándose en una la línea de la
lista y oprimiendo
simultáneamente Ctrl+Shift+F3.
Para devolverse a la pantalla
anterior de clic en el siguiente

icono
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CLASES DE COSTO SECUNDARIO

5.3.2 Código de la Transacción KA06 – CREAR CLASES DE COSTO SECUNDARIAS

Objetivo

Este documento describe el procedimiento para crear las clases de costos


secundarios, utilizados para la contabilidad interna de la Sociedad CO 2000.

Condiciones previas

Para iniciar la creación de grupos de clases de costos, es necesario que se haya


creado: La Sociedad CO

La Contabilidad de clases de costo secundario colabora con los procesos de


distribución y subreparto, y solo se lleva a cabo en la sociedad CO y por lo tanto no
involucra cuentas de mayor en FI. Estas clases sirven para ilustrar los flujos de costos
internos, como los producidos en la facturación interna de actividad, en los subrepartos y en las
operaciones de liquidación de órdenes internas

Procedimiento

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Clases de Costo /Datos Maestros/ Clases de
Costo/Tratamiento individual/ KA06 Crear Secundario
Vía código de transacción KA06

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción


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Haga doble clic “KA06- Crear secundario”.

Los Tipos de Clase de Costo Secundario están divididos en:

Para Uniminuto, las clases de costo secundarias se ha denominado que inician con la
letra S y 9 posiciones más XXXXXXXXX. Luego oprima

Luego haga Clic en “Datos maestros”

Las clases de costo secundarias definidas al momento han sido:


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Describa los datos como la gráfica anterior de acuerdo con la Clase de Costo
Secundaria a crear, luego puede hacer el recorrido por las pestañas

Al finalizar no olvide grabar y luego para retornar al menú inicial, presione las

opciones ó

5.3.3 Código de la Transacción KA02 - MODIFICAR CLASE DE COSTOS


SECUNDARIAS

Objetivo

El objetivo de la modificación de clase de costo es realizar algunos cambios a la clase de


costo.

Condiciones previas

Para iniciar la creación de clases de costos, es necesario que se haya creado:


Creación de las Sociedades CO
Haber creado clase de costo Secundario
Centro de costo

Procedimiento

Acceda a la transacción “KA02: Modificar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de Clases


de Costo /Datos Maestros /Clases de Costo /Tratamiento
Individual / KA02 Modificar
Vía código de transacción KA02
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Presione sobre la opción .

Seleccione el código de clase de costo a modificar mediante el match code

Para seleccionar la clase de costos que desea modificar, presione

También puede digitar la clase de costo a modificar

Luego presione intro o haga clic en Datos Maestros

Aparecerá la siguiente pantalla:


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Es posible modificar tanto la <<denominación>> como la <<descripción>> de la clase


de costo secundario, el tipo de clase de costo

Para la <<combinación de propiedad>> se adjudica un indicador por cada propiedad.


Una clase de coste puede tener, por ejemplo, los siguientes indicadores: “D” para los
costes de servicios o “W” para los costes sujetos al pago.

Recuerde que solo puede modificar aquellos campos que aparecen con fondo blanco

Luego seleccione

Y se define indicador para gestionar volúmenes de consumo, determina


si el sistema da salida a un mensaje cuando no se indica ninguna cantidad o unidad de
medida al efectuar la contabilización del comprometido o la contabilización real.
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Para establecer la unidad de medida


con la cual será valorado la actividad desarrollada por la clase de costo. Si no se ha
indicado ninguna unidad de medida de consumo en el maestro de clases de coste y se
han definido diferentes unidades de medida por centro de coste/clase de coste, no se
pueden gestionar cantidades con las funciones de distribución real y plan.

Continúe con

Por último observe

Para finalizar, ejecute la opción de grabación , a fin de que las modificaciones


queden guardadas en la base de datos.

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones: ó .

5.3.4 Código de la Transacción KA03 - VISUALIZAR CLASE DE COSTOS


SECUNDARIAS

Objetivo

El objetivo de este manual es comprender como se pueden visualizar Clases de Costo


Secundarios.

Condiciones previas

Para Visualizar clases de costos, es necesario que se haya creado:


Creación de las Sociedades CO
Haber creado la Clase de Costo Secundario

Procedimiento
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Acceda a la transacción “KA03: Visualizar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de Clases


de Costo /Datos maestros /Clases de Costo /Tratamiento
Individual / KA03- Visualizar
Vía código de transacción KA03

Presione sobre la opción .

Seleccione el código de Clase de Costo a Visualizar mediante el match code


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Para seleccionar la clase de costos que desea visualizar, presione

También puede digitar la clase de costo a visualizar

Luego presione Intro o haga clic en Datos maestros

Recuerde que solo puede Visualizar, más no realizar modificaciones

Y continúe por las demás pestañas que desea visualizar

Para salir puede hacer clic en o en

5.3.5 Código de la Transacción KAH1 - CREAR GRUPOS DE CLASES DE COSTOS

Objetivo

Este documento describe el procedimiento para crear los grupos de clases de costos,
utilizados para la contabilidad interna CO - 2000. Es como su nombre lo indica agrupar las
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clases de costo en nodos principales para un mejor desempeño en la clasificación y en la


información.

Condiciones previas

Para iniciar la creación de grupos de clases de costos, es necesario que se haya


creado:
Es necesario crear el Plan único de cuentas.
Clases de Costo.
Sociedad CO.

Procedimiento

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de Clases


de Costo /Datos Maestros/Grupo de Clases de Costo/
KAH1 Crear
Vía código de transacción KAH1

Siga la ruta y ejecute la transacción


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R=Requerido O=Opcional C=Condicional


Nombre del Descripción
Campo R/O/C
Grupo de Clases de R Campo que corresponde al grupo de clases de costo
Costo que desea crear.
Grupo de Clases de O Grupo de Clases de Costo que puede escogerse como
costo modelo.
Plan de Cuentas R Plan de cuentas que corresponde al grupo de clases de
cuenta modelo.

Puede seleccionar a través del match code de la siguiente manera:

y oprima
Luego
Cree la jerarquía de acuerdo con las necesidades de agrupación de las clases de
costo para efectos estadísticos y de planificación.

Luego oprima
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A continuación presione con el fin de que el nuevo grupo de clases de costo


haya sido creado satisfactoriamente. Verifique el aviso en el ayudante de la parte
inferior de la pantalla .
Para regresar al menú del usuario presione .

5.3.6 Código de la Transacción KAH2 - MODIFICAR GRUPO DE CLASE DE


COSTOS

Objetivo

Este documento describe el procedimiento para Modificación de grupos de clases de


costos, utilizados para la contabilidad interna de la Sociedad 2000 - Uniminuto.

Condiciones previas

Para iniciar la creación de grupos de clases de costos, es necesario que se haya


creado el grupo.
Es necesario crear el Plan único de cuentas.
Clases de Costo.
Sociedad CO.

Procedimiento

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Clases de Costo /Datos Maestros/Grupo de Clases
de Costo/ KAH2 Modificar
Vía código de transacción KAH2
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Presione la opción y coloque un nombre al grupo que desea


modificar.

Elija la sociedad correspondiente

Indique el nombre del grupo si lo conoce o a través del proceso de búsqueda por el

match code

Presione la jerarquía para visualizar el grupo seleccionado y realice las


modificaciones correspondientes, a través

Colocando el cursor como se muestra en la figura siguiente para seleccionar el objeto

Una vez haya realizado las modificaciones usando el botón verifique el aviso de
grabado en la parte inferior de la pantalla.

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.3.7 Código de la transacción KAH3 - VISUALIZAR GRUPO DE CLASE DE


COSTOS
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Objetivo

El objetivo principal es Visualizar el Grupo de clase de costos, sin que el usuario


tenga la opción de hacer modificaciones, solo podrá visualizar.

Condiciones previas

Para iniciar la visualización de grupos de clases de costos, es necesario que se hayan


creado:

Es necesario crear el Plan único de cuentas.


Clases de Costo.
Sociedad CO.

Procedimiento

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Clases de Costo /Datos Maestros/Grupo de Clases
de Costo/KAH3 Visualizar
Vía código de transacción KAH3

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción


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Presione la opción y coloque un nombre al grupo que desea

Visualizar o a través de la ayuda del match code . Recuerde: Solo nodos finales y

Seleccione de la lista el objeto que desea visualizar y

Luego presione Jerarquía


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Marcando la clase de costo dentro del grupo seleccionado así,

Luego presione , podrá visualizar los datos maestros


correspondientes a esa clase de costo y navegar por las pestañas correspondientes
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Para la Clase de costo que corresponde a

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .


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5.4 ORDENES

5.4.1 Código de la transacción KO01 - CREACION DE ÓRDENES INTERNAS

Objetivo

Las órdenes CO pueden crearse para una medida temporal operativa o para la
supervisión de costos a largo plazo. Las Ordenes Internas O.Co son un colector de
costos que permiten organizar, agrupar y hacer seguimiento a eventos, proyectos y
actividades que por sus características deban ser manejados de una manera
independiente y detallada.

Condiciones previas

Se debe tener previa la parametrización de las clases de órdenes y las definiciones si


las ordenes a crear son estadísticas o reales.

Procedimiento
Acceda a la transacción “KO01: Crear”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Ordenes Co


/Datos Maestros/Funciones
especiales/Orden/KO01 - Crear
Vía código de transacción KO01

Haga doble clic sobre la transacción


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R=Requerido O=Opcional C=Condicional


Nombre Descripción R/O/ Acción del usuario y Comentarios
de campo C valores
Clase de A través de la clase de R Ingrese la clase de Puede
Orden orden se determinan los orden de (4 oprimir F4
parámetros que tienen caracteres para ver la
influencia sobre la alfanuméricos) que lista de
ejecución de la orden. diferencia a las opciones y
Ud. puede determinar, órdenes en cuanto a selecciona
entre otras cosas, su utilización. r.
mediante la clase de
orden: qué rango de
números se ha previsto
los criterios según los que
se ha de seleccionar una
hoja de ruta como se han
de calcular los costes de
la orden.
Modelo Clave de una orden de la O Al crear la nueva
(Orden) que el sistema copia los orden, el sistema
contenidos de campos al sobrescribe todos los
crear una orden nueva. campos listos para
entradas con los
contenidos de campo
de la orden tipo
especificada como
modelo.

Las Clases de Orden definidas al momento son


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Seleccione Luego presione

Las Ordenes Internas se deberán asociar a Centros de Beneficio 1 a 1 con Centros de Costo

O a Elementos PEP, que indica que son objetos de Proyectos controlados a través del Modulo
de PS (Proyect System).
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Construcción de Sede Educativa en el Segmento 520 – Bello

Continúe con los demás datos teniendo en cuenta la tabla siguiente:


(Nota: R = Requerido; O = Opcional; C = Condicional
Nombre de Descripción R/O/C Acción del usuario y Comentarios
campo valores
Orden Clave que R Automáticamente la
identifica una orden traerá un rango
orden de números de acuerdo
unívocamente a la clase.
dentro del
mandante.
Texto Este campo R Ingrese el nombre de la
Breve contiene la orden a crear (40
descripción breve caracteres
(independiente del alfanuméricos)
idioma) de la
orden.

Sociedad Cada orden debe R Ingrese la sociedad FI Puede


estar asignada a la que estará oprimir F4
organizativamente asignada la orden (4 para ver la
a una sociedad. caracteres lista de
Diversas alfanuméricos) opciones y
parametrizaciones seleccionar.
de la sociedad son
también válidas
para la orden.
Área A la que está O Ingrese el área de 4 Se ha
Funcional asignada la orden caracteres numéricos definido
por motivos Área
organizativos. Funcional
Uniminuto
2000
Centro de Puede asignar la O Ingrese el centro de Puede
Beneficio orden a un centro beneficio al cual debe ir oprimir F4
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de beneficio de asignada la orden para ver la


forma organizativa. interna. lista de
De esta forma, el opciones y
centro de beneficio seleccionar.
introducido se
contabiliza de
forma automática
cuando se
contabilice la
orden.
Elemento Si se asigna la O Tener en cuenta si la Puede
PEP orden a un Orden debe estar oprimir F4
elemento PEP no asociada a un proyecto para ver la
se puede controlado desde el lista de
presupuestar, pues modulo de PS opciones y
ya se ha seleccionar.
presupuestado en
el marco de la
presupuestación
de proyectos.

Presione para diligenciar la pestaña de .

Diligencie los campos de acuerdo con la tabla siguiente.

Nombre de Descripción
campo
Status del A partir de la línea de status del sistema se puede ver qué status
Sistema se han fijado para la orden sujeta a tratamiento.
Los status del sistema se fijan de forma interna dentro del
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sistema y determinan si se permiten o no ciertas operaciones


empresariales.
Status de Esta línea indica, en qué status de usuarios se encuentra la
Usuario orden.
No. Clasific. El número de clasificación de status sirve, para determinar la
secuencia de los status de usuarios en un esquema de status.
Status con número de clasificación inferior se activan en general
antes que status con números de clasificación superiores.
Para un objeto (orden, proyecto,...) pueden encontrarse
paralelamente varios status, de los cuales sólo uno puede tener
un número de clasificación. Si se activa otro status con un
número de clasificación, se desactiva el status antiguo con el
número de clasificación. Pero lo último se permite sólo en ciertos
casos.
Tipo de Orden El tipo de orden determina las propiedades técnicas de una
orden.
Una clase de orden tiene que estar asignada a un tipo de orden.
Para cada tipo de orden pueden existir varias clases de orden.
Orden Este indicador determina, si una orden sirve sólo para motivos
Estadística estadísticos o si se puede cargar con costes reales.
A una orden estadística no se le pueden aplicar recargos ni se
puede liquidar.
Cuando fije el indicador en una orden tipo, éste se utilizará como
valor propuesto al crear nuevas órdenes de la clase de orden
afectada. Puede modificar el indicador de la orden, mientras ésta
no se haya contabilizado o no se le haya registrado ninguna
norma de liquidación.
Orden Este indicador determina si una orden/un proyecto participa en la
Integrada en el integración plan o no. Esto se define en el Customizing para los
plan proyectos por perfil de proyecto.
Para órdenes, puede almacenar en la clase de orden un valor
propuesto que podrá modificar en los datos maestros de orden
en caso de necesidad.
El consumo de actividad planificado en una orden/un proyecto
integrada/o en el plan se actualiza directamente en el centro de
coste emisor si la “Integración plan con contabilidad de centros
de costo también está activa en la versión. Las
órdenes/proyectos integradas/os en el plan se pueden liquidar
en centros de costo y en procesos empresariales.
CeCO Contab Este campo sólo se utiliza en órdenes estadísticas.
realmente. Cuando introduce un centro de coste, pueden contabilizarse
adicionalmente de forma real en el centro de coste introducido
contabilizaciones de la orden.

Presione para diligenciar la pestaña de .


VERSIÓN: 1.0
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Nombre de campo Descripción


Cierre de Periodo
Clave de Periodificación La utilización de la clave de periodificación
depende del carácter de la orden.

Para órdenes que gestionan ingresos (órdenes


internas, órdenes de clientes, proyectos) la clave
de periodificación determina como se ejecuta la
determinación de resultados.
Una determinación de resultados es útil cuando se
trabaja con el stock para pedido de cliente no
valorado o con el stock para proyecto no valorado,
con el fin de valorar los stocks al final del período;
cuando se trabaja con el stock para pedido de
cliente valorado o con el stock para proyecto
valorado con el fin de valorar mercancías ya
entregadas pero no facturadas, así como para la
creación automática de provisiones.
Para órdenes sin referencia a la posición de
documento comercial o al elemento PEP, la clave
de periodificación especifica cómo se determina el
trabajo en curso.
Se puede tratar de una fabricación contra stock
anónima o de una fabricación en masa por pedido
de cliente. La determinación del trabajo en curso
se produce a nivel de la orden de fabricación, de
la orden de proceso o de un colector de costes del
producto.
Para las medidas de inversión, la clave de
periodificación determina cómo se calcularán los
valores a activar.
Esquema CC Se debe almacenar un esquema de cálculo del
coste para cada objeto para el cual el sistema
tiene que determinar el recargo de gastos
generales.
Clave de recargo La clave de recargo puede utilizarse para la
determinación individual de la orden o bien
relacionada al material de un porcentaje de
recargo
VERSIÓN: 1.0
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Esquema de Intereses En el esquema de intereses se especificarán las


normas para el cálculo de intereses de proyectos
y órdenes: mediante la asignación de indicadores
de intereses al esquema de intereses se definirán
el registro de intereses y el control de
actualización.
Para la combinación de esquema de intereses e
indicador de intereses se definirá la relevancia que
tienen los costes / ingresos o los pagos para los
intereses.

Liquidación a un Receptor
Clase costo liquidación La clase de coste de liquidación determina bajo
qué clase de coste se abona una orden en la
liquidación de órdenes.

Centro de costo Este campo contiene el centro de coste en el que


se liquida la orden en un 100 %.

Cuenta de Mayor Este campo contiene la cuenta de mayor en la


que se liquida la orden en un 100 %.

Presione para diligenciar la pestaña de .

Presione para diligenciar la pestaña de .


VERSIÓN: 1.0
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Nombre de Descripción R/O/C Acción del usuario y Comentarios


campo valores
Solicitud Clasifica medidas, O Indicar si es
de Medida solicitudes de medida pequeña, mediana
y posiciones de o gran inversión.
programa de
inversiones según su
alcance
Clases de Indica la clase de O Presione F4 y
activos activos. seleccione la clase
fijos de activos fijos.
Fecha A partir de esta fecha O Presione F4 y
activación se fija, según el seleccione.
control de períodos
para altas, la fecha de
comienzo de la
amortización para la
previsión de
amortización en los
ámbitos de
valoración.

Presione el icono de salvar y finalice la transacción .


5.4.2 Código de la transacción KO02 - MODIFICAR ORDENES INTERNAS

Objetivo

Proceso que se ejecuta al querer modificar los datos maestros de Órdenes internas.

Condiciones previas

Debe estar creada la orden interna a modificar.


OJO: El código de la orden no es un dato modificable

Procedimiento

Acceda a la transacción “KO02: Modificar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Ordenes CO


/Datos Maestros /Funciones especiales/Orden/
KO02 - Modificar
Vía código de transacción KO02
VERSIÓN: 1.0
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Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Digite la orden interna a modificar y presione :

Recuerde que las celdas susceptibles de modificación son las de fondo blanco.
Realice el recorrido por las pestañas visibles y realice las modificaciones requeridas
. Una vez

haya culminado, recuerde y verifique en la parte inferior


.

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.4.3 Código de la Transacción KO03 - VISUALIZAR ORDENES INTERNAS


VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

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Objetivo

Proceso que permite visualizar una orden interna creada en el sistema SAP asociada
a cualquier clase de orden.

Condiciones previas

Debe estar creada la orden interna a modificar.

Procedimiento

Acceda a la transacción “KO03: Visualizar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Ordenes CO


/Datos maestros /Funciones especiales/Orden/
KO03 Visualizar
Vía código de transacción KO03

Haga doble clic en la transacción y digite


VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

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Si observa con detenimiento todos los campos están sombreados en azul, lo que
indica que con esta transacción solo se puede visualizar más no modificar datos,
recuérdelo.

Se puede visualizar la orden interna de acuerdo al perfil creado.

Realice el recorrido por las pestañas requeridas

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.5 VALORES ESTADÍSTICOS

5.5.1 Código de la Transacción KK01 - CREAR VALORES ESTADISTICOS

Objetivo

Los valores estadísticos representan las actividades y las magnitudes de un centro


de costo, un centro de beneficio, una orden o un proceso empresarial y se miden en
unidades de tiempo o de medida, se utilizan los valores estadísticos para el
subreparto y la distribución de costos, constituyendo, de este modo, la base para
determinar el cargo en el objeto receptor.
Los Valores estadísticos se crean con el fin de poder hacer las distribuciones
basados en unos datos no monetarios que estarán asignados a los Procesos
Empresariales. Describen el valor que tiene una actividad concreta ofrecida por un
centro de costo.

Condiciones previas

Creación de las Sociedades CO


Creación de Centro de Costos
Creación de Clases de Costos
VERSIÓN: 1.0
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Procedimiento

Acceda a la transacción “KK01: Crear Valor Estadístico”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Centros de Costo/Datos Maestros/Valores
Estadísticos/Tratamiento Individual/ KK01 Crear
Vía código de transacción KK01

Para la creación de valores estadísticos siga la ruta anterior y presione

Para la sociedad 2000 se ha definido la siguiente nomenclatura: “V” y un consecutivo


de tres (3) dígito a partir del 100 indicando la clase de valor estadístico a crear como
se muestra en la imagen siguiente:
VERSIÓN: 1.0
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Inserte el código del valor estadístico a crear y presione

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)
Nombre de Descripción R/O/C Acción del
campo usuario y
VERSIÓN: 1.0
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valores
Denominació Nombre que identifican los valores R Definir de
n estadísticos acuerdo con
la estructura
sugerida
Unidad de Unidad de medida o de tiempo en la que R Presiona F4
Valores se han contabilizado las cantidades de para
Estadísticos referencia entradas de valor estadístico. desplegar de
La unidad en la que se gestionan los la lista
valores estadísticos en las bases de datos
se ha almacenado en el maestro de ratios
y no se puede modificar.
Tipo de ratio A partir del mes de entrada para todos los
Valores Fijos siguientes meses del ejercicio en curso
(Tipo 1 = valor fijo)
Valor Totales (VARIABES) si se activan en el campo de
mes respectivo y no se traspasan a los
siguientes meses (tipo 2 = valor total)

Estos valores estadísticos deben actualizarse mensualmente.

Al finalizar es importante que usted seleccione la opción de grabar , de lo contrario,


no será creado el valor estadístico en el sistema.

Finalmente para regresar al menú principal presione una de estas opciones.

5.5.2 Código de la Transacción – KK02 – MODIFICAR VALOR ESTADÍSTICO

Objetivo

De acuerdo con las necesidades de los procesos empresariales y del modelo de


negocio planteado, a través de la transacción es posible modificar valores estadísticos
que por algún motivo se requiera.

Condiciones previas

Tener creados Valores estadísticos

Procedimiento

Acceda a la transacción “KK02: Modificar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Centros de Costo/Datos Maestros/Valores
Estadísticos/Tratamiento Individual/ KK02 Modificar
Vía código de transacción KK02
VERSIÓN: 1.0
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Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Para la creación de valores estadísticos siga la ruta anterior y presione

Recuerde que puede obtener el dato requerido a través de tres formas diferentes:

a. Digitando el valor estadístico a modificar

b. A través del match code


c. Presionando F4 para obtener la lista de detalle y confirmando con

Y presione
VERSIÓN: 1.0
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Los campos que se pueden modificar son denominación, Unidad de valor estadístico y
tipo de ratio.

Seleccione la opción de grabar . Verifique en la parte inferior de su pantalla


y finalmente para regresar al menú principal presione

una de estas opciones. .

5.5.3 Código de la Transacción – KK03 – VISUALIZAR VALOR ESTADÍSTICO

Objetivo

El objetivo es que sirva de base para visualizar valores estadísticos ya que en este
proceso no es posible modificar valores estadísticos.

Condiciones previas

Tener creados Valores estadísticos

Procedimiento
Acceda a la transacción “KK03: Visualizar”, mediante la siguiente ruta:

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de


Centros de Costo/Datos Maestros/Valores
Estadísticos/Tratamiento Individual/ KK03 Visualizar
Vía código de transacción KK03
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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Para visualizar valores estadísticos siga la ruta anterior y presione

Identifique el valor estadístico a visualizar y presione

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.5.4 Código de la Transacción – KK03DEL – BORRAR VALOR ESTADÍSTICO

Para ejecutar esta transacción se requiere previa autorización de la Oficina de


planeación y desarrollo.
VERSIÓN: 1.0
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5.5.5 Código de la Transacción – KBH1 - CREAR GRUPO DE VALORES


ESTADISTICOS

Objetivo

Se utiliza para visualizar como se puede crear grupos de valores estadísticos que
se necesiten con fines y necesidades de la sociedad CO.

Condiciones previas

Tener creados Valores estadísticos


Creada la Sociedad CO

Procedimiento
Siga la ruta y seleccione la transacción

Acceso a la Transacción
Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de
Centros de Costo/Datos Maestros/Grupo de
Valores Estadísticos/ KBH1 Crear
Vía código de transacción KBH1
VERSIÓN: 1.0
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Se ha definido para la sociedad CO 2000 identificar el código del grupo de valores


estadísticos mediante las iniciales “GR.” más un consecutivo de tres (3) dígitos,
iniciando en 100.

Asigne el nombre al grupo de valores estadístico que va a crear en

Presione en Jerarquía

Aparece la siguiente pantalla


VERSIÓN: 1.0
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Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

En el espacio amarillo asigne una descripción al grupo a crear.

A través de la flecha siguiente seleccione el valor estadístico, como se muestra a


continuación.

Una vez ha seleccionado los correspondientes al grupo a crear se visualizará

Se graba y debe visualizar en la parte inferior de su pantalla

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.5.6 Código de la Transacción – KBH2 – MODIFICAR GRUPO DE VALORES


ESTADISTICOS

Objetivo

Permite realizar modificaciones de grupos de valores estadísticos de acuerdo con las


necesidades de la sociedad CO.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Condiciones previas

Tener creados Valores estadísticos


Creada la Sociedad CO

Procedimiento
Siga la ruta y seleccione la transacción

Acceso a la Transacción
Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de
Centros de Costo/Datos Maestros/Grupo de
Valores Estadísticos/ KBH2 Modificar
Vía código de transacción KBH2
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Seleccione el grupo a modificar y visualice

Presione Jerarquía y visualice

Indique el cursor en donde quiere hacer la modificación y presione marcar

Y obtendrá la pantalla siguiente


VERSIÓN: 1.0
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CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Realice las modificaciones requeridas y visualice

Luego, presione guardar y verifique

Luego para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

5.5.7 Código de la Transacción – KBH3 – VISUALIZAR GRUPO DE VALORES


ESTADISTICOS

Objetivo
VERSIÓN: 1.0
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CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Permite visualización de grupos de valores estadísticos, en esta transacción no son


posibles las modificaciones en ningún momento.

Condiciones previas

Tener creados Valores estadísticos


Creada la Sociedad CO

Procedimiento
Siga la ruta y seleccione la transacción

Acceso a la Transacción
Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling /Contabilidad de
Centros de Costo/Datos Maestros/Grupo de
Valores Estadísticos/ KBH3 Visualizar
Vía código de transacción KBH3

Puede hacerlo a través del match code o digitando directamente en


si cono ce el código asignado al
grupo a visualizar, luego presione jerarquía.
VERSIÓN: 1.0
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Y podrá visualizar las modificaciones realizadas anteriormente.


Podrá visualizar los datos maestros de cada valor estadístico de la siguiente manera:

Ubique el valor estadístico como se muestra a continuación

Y presione , obtendrá la siguiente pantalla


VERSIÓN: 1.0
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Para retornar presione


VERSIÓN: 1.0
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6. DISTRIBUCIÓN Y SUBREPARTOS
6.1 DISTRIBUCIONES

6.1.1 Código de la Transacción – KSV1 – CREAR CICLOS DE DISTRIBUCIÓN

Objetivo

En Uniminuto se utilizarán distribuciones o subrepartos para transferir costos


primarios o gastos generales de un centro de costo emisor o centros colectores a
objetos de controlling receptores (centros de costo, elementos PEP, órdenes), que
en este momento son asumidos por áreas y que al final de cada mes se distribuyen
a las áreas responsables de los mismos, entre otros, Agua, Luz, Aseo y Cafetería,
Vigilancia, Telefonía Móvil.
Estos Gastos Generales se agrupan en un centro de costo colector y se imputan al
cierre del período mediante claves definidas por el responsable del proceso de
controlling. Únicamente se pueden distribuir costos primarios, la clase de costo
original es la misma. Las distribuciones se pueden anular cuando se requiera
previa validación y justificación. En el proceso de cierre de periodo se ejecuta el
proceso de distribución previamente definido por el Controller (funcionario
responsable de los procesos empresariales del modulo de CONTROLLING.

En el subreparto las contabilizaciones de referencia y las contabilizaciones


secundarias se imputan al cierre del período mediante una clave definida por el
usuario responsable. Durante este proceso las clases de costo originales se
resumen en clases de costo de subreparto (tipo de clase de costo secundaria: 42).
El sistema detalla menor número de registros de totales y por lo tanto el
rendimiento del proceso de subreparto es mayor que el de la distribución. El
sistema no muestra las clases de costo originales en los receptores, por esta razón,
el subreparto es útil si el desglose de costos del receptor no es importante.

Tanto para la distribución como para el subreparto se utiliza el método de


segmentos de ciclo para definir las relaciones entre los emisores y los receptores.
Uniminuto podrá definir los ciclos para la distribución de: Vigilancia, Servicios
públicos (energía, agua, aseo), biblioteca, entre otros, en función del número de
alumnos, número de empleados, número de docentes o de otro parámetro que se
defina. La asignación de gastos generales a través de la distribución y el
subreparto se refleja en los datos de la contabilidad de centros de beneficio.

Condiciones previas

Tener definido el Ciclo de distribución previamente

Procedimiento
VERSIÓN: 1.0
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Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción

Acceso a la Transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Administración flexible de


bienes inmuebles/Controlling/Cierre de
período/Opciones actuales/Distribución/KSV1
Crear Distribución
Vía código de transacción KSV1
VERSIÓN: 1.0
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Luego acceda a la transacción para iniciar el procedimiento


indicado.

Para Uniminuto, se ha definido la codificación de ciclos de distribución como se


muestra en la figura siguiente:

A continuación cree el nombre del ciclo correspondiente de acuerdo con los datos de
la tabla siguiente:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)
Nombre de Descripción R/O/C Acción del
campo usuario y
valores
Ciclo Nombre que identifican los ciclos de R Definir de
distribución, nombre unívoco acuerdo con la
estructura
sugerida
Fecha de Será la fecha de creación del ciclo R
Inicio

A Continuación confirme
VERSIÓN: 1.0
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Posteriormente visualizará

En donde marcará de acuerdo con la tabla siguiente:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)
Nombre de Descripción R/O/C Acción del
campo usuario y valores
Texto Texto explicativo del ciclo de R Definir de acuerdo
distribución a crear con la estructura
sugerida
Iterativo Controla si en el tratamiento de C Este campo no
este ciclo se tendrán en cuenta será marcado para
relaciones emisor/receptor el modelo
iterativas. La iteración se repite Uniminuto
hasta que se han abonado todos
los emisores (en algunas
circunstancias puede dejarse un
pequeño resto).

Acumulado Si se ejecuta un ciclo con el C Este campo no


indicador de acumulación activado, será marcado para
se imputarán los importes el modelo
emisores contabilizados hasta el Uniminuto
período actual mediante bases de
referencia que se acumulan desde
el período 1. En el período actual
se contabilizan los importes de
imputación determinados menos
VERSIÓN: 1.0
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los importes imputados en los


períodos anteriores.
Indica que el ciclo requerirá para R Será marcado en
su ejecución del área funcional y todos los ciclos.
deriva fondo Con lo cual
activará los
siguientes

Consumo De forma estándar, en el traspaso No No requerido


(Moneda de periódico, el subreparto y la
la distribución sólo se tienen en
Sociedad) cuenta los importes expresados en
la moneda de sociedad CO. Así
mismo, también pueden
seleccionarse otros grupos de
campos que se requieran para el
tratamiento. En función del grupo
de campos, se obtienen diferentes
resultados.

Una vez diligenciados los datos maestros de cabecera del ciclo de distribución a crear,
de clic en
VERSIÓN: 1.0
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Los datos a diligenciar en la pestaña son:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)

Nombre Descripción R/O/C Acción del


de usuario y
campo valores
Norma Se podrá elegir entre R Definir de
Distrib. acuerdo con la
estructura
sugerida
Forma de captura de la información
desde la Contabilidad General.
Importes contabilizados
Como valores emisores se utilizan
los importes contabilizados en el
emisor.
Importes fijos
En la pantalla "valores emisores" se
indican los importes fijos para el
emisor que a su vez se ha definido
en los criterios de selección. Con
estos importes se abonan los
emisores directamente. La
distribución en los receptores se
realiza según las normas que se han
indicado para la determinación de
bases de referencia receptoras.
Tarifas fijas
Se indican las tarifas fijas para los
emisores que se han definido en los
criterios de selección.
Porcenta Parte porcentual del valor emisor por R Se evaluará
je el que se abona el emisor. previamente en
Si Ud. indica un porcentaje inferior a que eventos se
un 100%, participa entonces sólo la distribuirá
parte correspondiente del valor menos del
emisor en el subreparto/la 100%
distribución. El importe restante
permanece en el emisor.
La indicación de un porcentaje
superior a un 100% no se admite. Si
un emisor figura en varios grupos, el
sistema de SAP controla entonces
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

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que el total de las partes no


sobrepase un 100%.
Val. Indicador que controla la utilización R
reales de los valores reales como valores
emisores en la ejecución de la
imputación con la norma emisora
"importes contabilizados" o bien
"cantidades contabilizadas".
R En esta variable
Norma se debe definir
Receptor “Porcentajes
a fijos”, ya que la
forma de
establecer los
En la pantalla "Bases de referencia"
segmentos de
se definen porcentajes fijos para los
ciclo estarán
receptores. El valor emisor se
basados en
distribuye a los receptores en función
partes iguales
de estos porcentajes. Debe tenerse
por centros de
en cuenta que el total de las bases
costo.
de referencia receptoras no deben
sobrepasar el 100%. El sistema parte
de una base emisora del 100%. Si el
total de las bases de referencia de
receptor es inferior al 100%, una
parte del valor emisor permanecerá
en el emisor.
Cl.Cuota Mediante la entrada en este campo, R Se Trabajará
s Var. el sistema controla cómo se siempre con
determina la base de referencia del Costos Reales.
receptor de la compensación
correspondiente.

Normaliz Controla que normalización se aplica R Se trabajará


. Bases cuando se producen bases de “Sin
ref.negati referencia negativas para los normalización”
vas receptores.

En la pestaña siguiente tenemos:


VERSIÓN: 1.0
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Que será diligenciada como se muestra en el ejemplo y tabla siguientes:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

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Nombre de Descripción R/O/C Acción del


campo usuario y valores
EMISOR
Centro de En este campo se deben definir los R Los centros de
Costo centros de costo emisores para el costo colectores
segmento correspondiente definidos son:
9140CAgua
9140CAsyCa
9140CLuz
9140CTelef
9140CVigil
Área Para Uniminuto se ha definido área R
Funcional funcional “2000”
Fondo Indica la fuente de los recursos R Para el caso de
utilizados recursos propios el
fondo a definir es
“1001”
Clase de Las Clases de costo son posiciones R Estas pueden ser
Costo del Plan Único de Cuentas relevantes 51
para el cálculo de los costos. Las 52
Clases de Costo en CONTROLLING, 53
identifican el origen de los costos. 61
RECEPTOR

Orden Se indica si el receptor del o los O


costos es una orden interna ya creada
en el sistema SAP R/3
De Identifica la primera posición dentro R
Centro de del grupo de centros de costo
Costo existentes, o el primer centro de costo
receptor.
A Identifica la última posición o centro R
Centro de de costo receptor de los costos
Costo reales.
Área Para Uniminuto se ha definido área R
Funcional funcional “2000”
Fondo Indica la fuente de los recursos R Para el caso de
utilizados recursos propios el
fondo a definir es
“1001”
Objeto de Concepto que define el número de O Siempre y cuando
Coste identificación del objeto de costo. Los el objeto de costo
objetos de costo son las unidades de de imputación real
actividad de la empresa a las cuales no esté definido
se les imputan costos en base a su como Orden
causa. Interna o Centro de
Costo
Elemento Código unívoco que identifica un O Siempre y cuando
PEP Elemento PEP, o código de proyecto el objeto de costo
VERSIÓN: 1.0
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generado a través del módulo de de imputación sea


proyectos PS-Proyect System. un proyecto
generado a través
de PS.

A continuación en la pestaña diligencie de acuerdo con la tabla:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)

Nombre de Descripción R/O/C Acción del


campo usuario y valores
Porcentaje Parte porcentual del valor emisor R
por el que se abona el emisor.
Si se indica un porcentaje inferior
a un 100%, participa entonces
sólo la parte correspondiente del
valor emisor en el subreparto/la
distribución. El importe restante
permanece en el emisor.
La indicación de un porcentaje
superior a un 100% no se admite.
Si un emisor figura en varios
grupos, el sistema de SAP
controla entonces que el total de
las partes no sobrepase un 100%.
Origen de los Indicador que controla la R Los datos o valores
VERSIÓN: 1.0
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valores utilización de los valores reales a distribuir, en todo


emisores: como valores emisores en la caso serán valores
Valores realesejecución de la imputación con la reales.
norma emisora "importes
contabilizados" o bien "cantidades
contabilizadas".
Origen de los Indicador que controla la Campo No
valores utilización de los valores plan Requerido
emisores: como valores emisores al ejecutar
Valores plan la imputación con la norma
emisora "importes contabilizados"
o bien "cantidades contabilizadas".
R Se debe indicar
Versión versión “0”

En la pestaña siguiente se deben definir los receptores validos


de los valores emisores:

Una vez ha finalizado la revisión de los datos en cada una de las pestañas sugeridas
para la creación del ciclo de distribución

grabe el ciclo y
a continuación para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó

.
VERSIÓN: 1.0
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6.2 Código de la Transacción – KSV2 – MODIFICAR CICLOS DE DISTRIBUCIÓN

Objetivo

Permite acceder a los datos maestros del ciclo de distribución correspondiente para
realizar los cambios requeridos a excepción del intervalo de periodos del mismo.

Condiciones previas

Tener definido el Ciclo de distribución previamente

Procedimiento

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción

Acceso a la Transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Administración flexible de


bienes inmuebles/Controlling/Cierre de
período/Opciones actuales/Distribución/KSV2
Modificar Distribución
Vía código de transacción KSV2
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Inicie con doble clic sobre la transacción

Seleccione el ciclo de distribución a modificar a través del match code o con la


tecla F4 en donde indica el cursor.
VERSIÓN: 1.0
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Luego confirme

Los campos sombreados en fondo azul ;


; ;
; de 006Cos datos de cabecera

, no
podrán ser modificados. A continuación inicie el recorrido por las pestañas iniciando
con y visualizará:

Del mismo modo que en los datos de cabecera, solo se podrán modificar campos
diferentes al sombreado azul.

Una vez realizado el recorrido por las pestañas


y realizadas las
modificaciones solicitadas y aprobadas por la Oficina de Planeación y Desarrollo,

guarde los cambios para que visualice en la parte inferior de la pantalla


VERSIÓN: 1.0
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. A continuación para retornar

al menú inicial, presione las siguientes opciones ó o a través de la función

“/n” insertada en el campo retornará


inmediatamente a la pantalla principal Menú SAP.

6.3 Código de la Transacción – KSV3 – VISUALIZAR CICLOS DE DISTRIBUCIÓN

Objetivo

Esta función permite visualizar el ciclo de distribución elegido sin permisos de


modificación.

Condiciones previas

Tener definido el Ciclo de distribución previamente

Procedimiento

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción

Acceso a la Transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Administración flexible de


bienes inmuebles/Controlling/Cierre de
período/Opciones actuales/Distribución/KSV3
Visualizar Distribución
Vía código de transacción KSV3
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
CÓDIGO:FI-CTC

Controlling Contabilidad de Costos FECHA:15 diciembre de 2008

Inicie con doble clic sobre la transacción

Seleccione el ciclo de distribución a visualizar a través del match code o con la


tecla F4 en donde indica el cursor.
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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A continuación confirme

Nótese que todos los campos tanto en los datos de cabecera como en el recorrido de
cada una de las pestañas se presentan sombreados en azul, lo que indica que no son
campos modificables.

A modo de ejemplo:
VERSIÓN: 1.0
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Podrá visualizar y hacer el recorrido por todas y cada una de las pestañas
, sin acceso de
modificación. Para finalizar la visualización y retornar al menú inicial, presione back

ó finalizar .

6.4 Código de la Transacción – KSV5 – EJECUTAR CICLO DE DISTRIBUCIÓN

Objetivo

Transferir valores reales de un centro de costo emisor y uno o varios centros de


costo receptores en un periodo de tiempo determinado, periódicamente o al final
de un período.

Condiciones previas

Tener definido el Ciclo de distribución previamente

Procedimiento

Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción


Acceso a la Transacción

Vía menú Menú SAP /Finanzas / Controlling/Contabilidad


de centros de costo/Cierre de período/Funciones
individuales/Imputaciones/Distribución/KSV5
Ejecutar Distribución
Vía código de transacción KSV5
VERSIÓN: 1.0
MANUAL DE USUARIO
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Para acceder a la transacción inicie con doble clic sobre , a


continuación encontrará la pantalla siguiente:
VERSIÓN: 1.0
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En un ciclo se definen las relaciones emisoras/receptoras y las normas de distribución


correspondientes. En el traslado, la distribución y el subreparto periódicos se tratan
colectivamente todas las relaciones emisoras/receptoras definidas en un ciclo de
forma iterativa. En la ejecución del ciclo de distribución, se realizan traspaso de costos
primarios, abono de centros de costo emisores con la clase de costo primarios, cargo
de centros de costo receptores con la clase de costo primario, el documento contiene
la información emisora y receptora pero no se procede la información contable
detallada en el documento CO.

Para la ejecución, tenga en cuenta el diligenciamiento de los campos siguientes:

(Nota= Para diligenciar los campos tener en cuenta: R=Requerido; O=Opcional;


C=Condicional)
VERSIÓN: 1.0
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Nombre de Descripción R/O/C Acción del


campo usuario y
valores
Período Período o mes que indica el R Enero 01
inicio del período de Diciembre 12
observación o del período de
tratamiento.
A Período que determina el fin R Enero 01
del período de observación o Diciembre 12
de tratamiento
Nota: Los ciclos de distribución se
deben ejecutar periódicamente
Ejercicio Período, generalmente de 12 R 2009
meses, para el que la
empresa deberá crear su
propio inventario y balance.
Para no sobrecargar el O No se utilizarás
Ejecución sistema puede lanzar el la función en
proceso fondo tratamiento en proceso de razón al
fondo. siguiente paso
Ejecución de Si está marcado Ejecución de R Esta función se
test test, el sistema SAP sólo cumple para
genera un log. No se actualiza realizar un
ni modifica ningún dato de la ejercicio en
base de datos. borrador para ver
Si no está marcado Ejecución los resultados de
de test, el sistema SAP la ejecución del
actualiza los datos de la base ciclo
de datos.
Listas detalladas Tanto para emisores como R Siempre se debe
para receptores marcar

Una vez diligenciados los campos y seleccionado el ciclo a ejecutar “en modo de test”,
presione el ícono de ejecutar transacción
VERSIÓN: 1.0
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La pantalla que se debe visualizar es la siguiente:

Nótese que los datos de cabecera del mensaje son los mismos parámetros definidos
por en la pantalla anterior. Adicionalmente debe indicarse que el proceso ha finalizado
sin errores.

Los datos de la tabla deben indicar:

i. Ciclo: El sistema SAP R/3, le indicará el ciclo de distribución seleccionado


ii. Valido de: Período de creación del ciclo de distribución
iii. Texto: Denominación del ciclo de distribución
iv. P: Indicador de proceso de imputación. Describe si el ciclo se ha ejecutado
de forma iterativa o no. I = iterativo; U = independiente.
VERSIÓN: 1.0
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v. Emisor: Indica la cantidad de emisores del ciclo correspondiente


vi. Ctd. Receptores: Indica la cantidad de receptores del ciclo
correspondiente
vii. Visual. Mensaje: Cantidad de mensajes aparecidos durante el
procesamiento. Puede visualizar los mensajes en un log.

Usted podrá visualizar el detalle de cada uno de los encabezados, dando doble clic
sobre el valor del campo. A modo de ejemplo:

Es importante resaltar la validación de los datos del encabezado del reporte y que al
tratarse de contabilidad de costos, igual se maneja contabilidad de partida doble, lo
que indica que todo documento CO generado en el sistema debe resultar balanceado.

Una vez terminado el proceso, retorne con y desmarque el icono


.
VERSIÓN: 1.0
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Y proceda a ejecutar la transacción . Una vez finalizado el proceso y la validación

de los datos retorne al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .

6.5 Las Transacciones para definir los subrepartos son:

Acceda a las transacciones a través de Menú

Vía menú Menú SAP /Finanzas /Administración flexible de


bienes inmueb/Controlling/Cierre de
periodo/Opciones actuales/Prorrata/Crear
Prorrata/KSU1 Crear Prorrata/KSU2 Modificar
Prorrata/KSU3 Visualizar Prorrata/KSU4 Borrar
Subreparto
Vía código de transacción KSU1 – KSU2 – KSU3 – KSU4

6.5.1 Código de la Transacción - KSU1 Definir Subreparto


VERSIÓN: 1.0
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6.5.2 Código de la transacción - KSU2 - Modificar subreparto

6.5.3 Código de la transacción - KSU3 - Visualizar subreparto

6.5.4 Código e la transacción - KSU4 - Borrar subreparto

6.5.5 Código de la transacción - KSU5 - Ejecutar Ciclo de subreparto

Acceda a la transacción
Vía menú Menú SAP /Finanzas /Administración flexible de
bienes inmueb/Controlling/Cierre de
periodo/Ejecutar Prorrata/KSU5 Ejecutar Prorrata
Vía código de transacción KSU5

ó
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Vía menú Menú SAP /Finanzas /Controlling/Contabilidad de


centros de costo/Cierre de periodo/Funciones
individuales/Imputaciones/Subreparto/KSU5
Subreparto
Vía código de transacción KSU5

Esta doble entrada facilita la búsqueda dentro del menú principal.

Transaccionalidad interna en el sistema SAP R/3, que funciona del mismo modo que
para las distribuciones explicadas en el capítulo anterior.

Para retornar al menú inicial, presione las siguientes opciones ó .