Planificación y Optimización de la Plantilla.

Caso 1

Funciones del Departamento de Recursos humanos

La empresa DOCUTET va a acometer el proceso de expansión y crecimiento

más relevante abordado hasta ahora. El director de Recursos Humanos ase-
sora a la Dirección General en materias de desarrollo organizacional.

La historia de la organización empresarial ha estado muy marcada por la figura del

fundador-presidente, que ha configurado una tipología de estructura organizacio-
nal funcional, típicamente piramidal respecto a la toma de decisiones y donde el
flujo de la comunicación es lento y articulado de forma estrictamente descendente.

La nueva situación caracterizada por el crecimiento derivado de una expansión

territorial (se van a abrir 15 nuevos centros territoriales) requiere desde su punto
de vista abordar reformas en la estructura organizacional en su conjunto, que fle-
xibilicen las tomas de decisiones e incidan básicamente en agilizar todo el proceso
de comunicación, eliminando barreras y abriendo nuevos canales de comunicación
ascendente. De esa forma se facilita que el personal en contacto directo con el mer-
cado y los clientes comunique toda la información de la que dispone a las distintas
direcciones generales, enriqueciendo con ello su toma de decisiones.

El objetivo es conocer el grado de satisfacción del cliente casi en tiempo real para
dar respuestas eficaces y al mismo tiempo detectar nuevos requerimientos por
parte del mercado y conocer detalladamente las actuaciones de la fuerza de ventas
de la competencia, factor que se ha revelado como un elemento crítico del negocio.

Considera imprescindible dotar de una tipología de estructura organizacional que

posibilite a los centros territoriales un margen de maniobra relevante en la propia
gestión, absolutamente dependiente de la central, lo que les impide tomar decisio-
nes para dar respuesta a sus mercados concretos.

El director quiere plantear las reformas de manera gradual, pues considera que si
afectan a la autoridad que los directores de línea de la central tienen sobre los cen-
tros territoriales pueden ser conflictivas.

Quiere empezar por introducir reformas en la estructura organizacional central, que

es la originaria y supone la referencia estructural que genera la cultura corporativa
que se proyecta en los centros territoriales.

1
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 1

El primer paso será reconfigurar los procesos implícitos en el flujo comunicativo

que afectan a la sede central para establecer una nueva cultura corporativa que
posibilite una relación más dinámica y flexible con los centros territoriales.

El director de RR. HH. ha convocado una reunión con el presidente y el director

general para sensibilizarlos con el problema y conseguir su involucración en el pro-
ceso de reforma, proponiendo soluciones que no afecten al posicionamiento de las
direcciones funcionales.

Para ello quiere presentar de una forma sencilla el problema de comunicación

detectado mostrándolo gráficamente junto a la solución que quiere proponer.

Se pide:

Diseñar gráficamente de una forma sencilla el soporte documental, pre-

sentando el problema de comunicación detectado, considerando la inte-
gración de los siguientes factores:

A. Identificación de barreras en la estructura organizativa.

B. Solución inicialmente propuesta de articulación de nexos de flujo
comunicativo de características staff que no afecten a las relaciones
jerárquicas de Línea.

2
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 1

Solución

A.

Presidencia

Dirección General

Barreras Barreras Barreras Barreras

Producción Finanzas Comercial RR. HH. I+D

Barreras Barreras Barreras Barreras Barreras

Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto.

– Quedan identificadas barreras de comunicación que dificultan el flujo entre las distintas
direcciones de áreas, no hay mecanismos que articulen una comunicación directa entre ellas
sin tener que pasar por Dirección General.
– Del mismo modo se observan barreras en el flujo de la comunicación interdepartamental
en la misma estructura organizativa de área.
– La comunicación de tipo “ascendente” desde los distintos departamentos a sus respectivas
direcciones de área es inexistente. De igual modo las distintas áreas no tienen mecanismos
de comunicación de tipo “ascendente” hacia Dirección General y Presidencia.

3
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 1

B.

Presidencia

staff
Dirección General

Barreras Barreras Barreras Barreras

Producción Finanzas Comercial RR. HH. I+D

Barreras Barreras Barreras Barreras Barreras

Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto. Dpto.

– Se introduce un órgano staff en la estructura organizativa para asesorar en materia de

comunicación y coordinar la articulac ión de acciones a través de la estructura organizativa,
fundamentalmente de tipo ascendente.
– El órgano staff creado al no tener poder ejecutivo sobre las distintas direcciones funcionales
define su labor como meramente consultiva y coordinadora, facilitando la canalización de la
comunicación entre:
• La diferentes direcciones de áreas.
• Los distintos departamentos que integran las áreas funcionales.
• La comunicación ascendente desde las direcciones de área a la Dirección General y
Presidencia.

4
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 2

Funciones del Departamento de Recursos humanos

La dirección de la empresa AUTOCOM, con una plantilla de 450 empleados,

encarga a su director de Recursos Humanos que le facilite un proyecto de orga-
nigrama y guía de personal esquemático.

La Empresa tiene de seis departamentos staff, entre los que se encuentra el

Departamento de RR.HH., y dos divisiones: fabricación y comercial.

Cada división tiene un funcionamiento autónomo con su propia organización en

secciones departamentales. La división comercial se subdivide, asimismo, en distri-
tos de ventas. La división de fabricación se subdivide en 2 fábricas.

Se pide:

1. Presentar un modelo de organigrama, desde el criterio departamental,

que refleje la estructura y características de la empresa.

2. Definir las funciones que debería realizar el Jefe del Departamento de

Recursos Humanos dentro de la Organización de esta empresa.

5
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 2

Solución
1. Organigrama

Director General

Departamento Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de Secretaría,

Aprovisionamiento
de RR.HH. RR.HH, Organización y Transporte Intervención Tesorería
Jefe* Jefe* Jefe* Jefe* Interventor* Secretario
Tesorero*

División Comercial División de Fabricación

Director* Director*

Sección de Sección de Sección de Sección de Sección de Sección de

Personal Contabilidad Publicidad Ingeniería Contabilidad Personal
Jefe* Jefe Jefe* Ingeniero Jefe* Interventor* Jefe

Distrito Norte Distrito Centro Distrito Sur Fábrica N.º 1 Fábrica N.º 2
de Ventas de Ventas de Ventas
Jefe* Jefe Jefe Director* Director

Modelo de la Standard Oil Company

2. Funciones del Jefe del Departamento de Recursos Humanos

a) Función

Facilita asistencia funcional a los Jefes encuadrados en la orga-

nización de la Sociedad, desarrollando y aplicando planes y
prácticas adecuados para la administración del personal y las
Relaciones Laborales. Desempeña tales actividades para los
Departamentos staff.

b) Responsabilidades y autoridad
Las responsabilidades y autoridad que se enumeran a continuación están
supeditadas a las directrices establecidas.

6
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 2

• Actividades
– Formula, o bien recibe y recomienda para su aprobación, propuestas
para directrices de Administración de Personal y Relaciones Laborales.
Administra tales directrices una vez aprobadas, y desempeña tales acti-
vidades para los Departamentos staff.
– Establece procedimientos para la Administración del Personal y las
Relaciones Laborales y establece y administra procedimientos para la
iniciación y mantenimiento del fichero del personal.
– Negocia con grupos de empleados y Sindicatos y con sus represen-
tantes, convenios colectivos que afecten a los empleados de los
Departamentos staff o a los de ambas divisiones, Comercial y de
Fabricación, aseso-sorando y ayudando en la negociación de los conve-
nios que incluyan a los empleados de una sola división, como unidad de
contratación o de centro.
– Establece y dirige una oficina para la Administración del Personal y
asun-tos de Relaciones Laborales manteniendo un fichero personal de
los di-rectivos y empleados de la central.
– Participa en la selección de personal para cargos directivos y realiza la
entrevista inicial de los aspirantes a dichos cargos y a colocaciones en
la oficina central.
– Prepara, dirige y coordina los programas de calificación y formación del
personal, formulando (o recibiendo y recomendando para su aproba-
ción) propuestas basadas en dichos programas.
– Dirige y coordina el programa, normas y prácticas de seguridad, difun-
diendo las Leyes y Órdenes sobre Seguridad en el Trabajo.
– Dirige y coordina los planes y programas de participación de los emplea-
dos en los beneficios, desempeñando las actividades correspondientes
para el personal de los Departamentos staff.

• Organización del Departamento

– Recomienda cambios en la estructura básica.
– Recomienda la ocupación de puestos en la estructura de salarios.
– Se ocupa de la preparación de descripciones de tareas.

• Personal del Departamento

– Una vez asegurada la disponibilidad de personal calificado dentro de la
compañía, contrata o designa empleados para puestos no directivos ac-
tuando siempre dentro de los límites de la organización básica aprobada.
– Autoriza cambios de salarios para el personal.
– Recomienda el ascenso y despido del personal.
– Aprueba las vacaciones y permisos personales.

7
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 2

– Prepara las descripciones necesarias de puestos y tareas.

• Financiación del Departamento

– Prepara el presupuesto anual.
– Administra los fondos consignados en el presupuesto anual aprobado
en programas autorizados de gastos o inversiones extraordinarios o en
cualquier otra consignación.
– Aprueba el pago de los gastos de explotación y de inmovilización no
superiores, que no estén cubiertos por el presupuesto aprobado, por
un programa de gastos autorizados o por otra consignación.
– Recomienda gastos extraordinarios e inversiones.
– Administra procedimientos fiscales.
– Recibe para su revisión y recomendación las partidas de los presupues-
tos anuales de otros Departamentos staff y de las secciones bajo su
juris-dicción.

3. Relaciones

a) Director-General
Depende del Director-General.

b) Otros Jefes de Departamentos y Directores de División

Aconseja y asiste a otros Jefes de Departamento y a los directores de
división en el desempeño de sus respectivas funciones, en asuntos de
su incumbencia, coordinando sus actividades y cooperando con ellos en
cuestiones de mutuo interés.

c) Otros
Establece y mantiene los contactos necesarios para el desempeño de su
función.

8
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 3

Planificación de plantillas

La empresa “Interplanif” tiene el cuadro histórico de evolución de la plantilla

siguiente:

Año Plantilla total a 31 de diciembre

1 25
2 35
3 48
4 63
5 57
6 61
7 65
8 68
9 79
10 85
11 90

Se pide:

Calcular la plantilla prevista para los años 14, 16 y 19, utilizando una
metodología de extrapolación de tendencias como modelo de previsión
a medio y largo plazo.

9
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 3

Solución

La utilización de un método de extrapolación de tendencias presenta los siguientes

pasos:

1.º Representación de las variables en los ejes cartesianos.

Plantilla

125

100
•
•
•
75
• •
• •
•
50 •
•
25 •

Años
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

2.º Determinación de la función de ajuste a través de la representación gráfica.

En este caso se trata de una función lineal del tipo

y = a + bx

siendo:

y = plantilla a 31 de diciembre para un año determinado

x = variable temporal el año concreto de cálculo

a y b = coeficientes de ajuste

10
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 3

n = nº de años

3.º Cálculo de los coeficientes de la función de ajuste según las ecuaciones

     Σy = an + bΣx

     Σxy = aΣx + bΣx 2

Año x y x·y x 2

 1 1 25 25 1
 2 2 35 70 4
 3 3 48 144 9
 4 4 63 252 16
 5 5 57 285 25
 6 6 61 366 36
 7 7 65 455 49
 8 8 68 544 64
 9 9 79 711 81
10 10 85 850 100
11 11 90 990 121
Total 66 676 4.692 506

     Σy = an + bΣx

     Σxy = aΣx + bΣx 2

     676 = 11a + 66b

     4.692 = 66a + 506b

Resolviendo el sistema de las ecuaciones con dos incógnitas

     a = 26,76

     b = 5,78

La recta de ajuste según la función lineal será, por tanto:

y = 26,76 + 5,78x

11
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 3

4.º Previsión de la plantilla para los años considerados

• Año 14
x = 14
y = 26,76 + 5,78 · 14 –˜ 108 personas

• Año 16
x = 16
y = 26,76 + 5,78 · 16 –˜ 119 personas

• Año 19
x = 19
y = 26,76 + 5,78 · 19 –˜ 137 personas

12
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 4

Dimensionamiento de un proceso de trabajo

La dirección de “O’Quinn Associates” se encuentra reformulando el plan

estratégico de su Compañía, estimando que uno de los procesos críticos de
su negocio es la continua solicitud de anticipos extraordinarios. Tras docu-
mentar el proceso, a través de un “flujograma” de trabajo que realizan los
departamentos de Recursos Humanos y el de Informática se advierte que
intervienen dos personas a tiempo completo. A resultas de los datos ante-
riores, la dirección desea conocer si el sistema que se detalla se encuentra
optimizado y en qué medida.

Datos:

Las funciones (acciones), volúmenes de actividad y tiempos unitarios necesarios

son los siguientes:
– Acción 1: recepción del documento de solicitud de anticipo extraordinario cumplimentado
inicialmente por el empleado. Volumen de actividad: 5.000 solicitudes anuales. Tiempo
unitario de dedicación estimado: 5 minutos por solicitud.
– Acción 2: verificación en la base de datos del departamento de informática, de la existen-
cia de anticipos extraordinarios anteriores. Volumen de actividad: 5.000 verificaciones
anuales. Tiempo unitario de dedicación estimado: 2,5 minutos por verificación.
– Acción 3: actualización del anticipo en la base de datos, una vez verificada la posibilidad
del anticipo. Volumen de actividad: 5.000 actualizaciones anuales. Tiempo unitario de
dedicación estimado: 2,5 minutos por actualización.
– Acción 4: cumplimentación del documento de solicitud una vez aprobado el mismo.
Volumen de actividad: 5.000 cumplimentaciones anuales. Tiempo unitario de dedicación
estimado: 5 minutos por cumplimentación.
– Acción 5: envío de la copia del documento al interesado como justificante de la operación
realizada. Volumen de actividad: 5.000 envíos anuales. Tiempo unitario de dedicación
estimado: 5 minutos por envío.
– Acción 6: archivo del original del documento en el departamento para posible resolución
de incidencias en el futuro. Volumen de actividad: 5.000 labores de archivo anuales.
Tiempo unitario de dedicación estimado: 10 minutos por labor.

En este proceso intervienen dos personas con 1.400 horas anuales, marcadas
por Convenio, siendo competencias del departamento de Recursos Humanos las
acciones 1, 4, 5 y 6 y del departamento de Informática las acciones 2 y 3.

13
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 4

Se pide:

Tomando como referencia la descripción del proceso de trabajo:

1. Determinar la carga de trabajo anual del proceso en términos anua-

les.

2. Determinar, basándose en la carga de trabajo anual y a las horas des-

tinadas para la realización del proceso, su nivel de optimización.

14
 ESCUELA DIMENSIONAMIENTO DIRECCION
INTERNACIONAL DE DE RECURSOS
NEGOCIOS DE PLANTILLAS
HUMANOS

C.E.R.E.M. ANEXO I REALIZACION: OLAZ

FECHA: 13/04 VERSION: 1.0 FICHERO: CEREM1 PAGINA: 1/3

HORA: 16:00:00

NOMBRE DEL PROCESO: SOLICITUD DE ANTICIPO EXTRAORDINARIO

DESCRIPCION DEL MISMO: SISTEMA POR EL CUAL SE TRAMITA UN ANTICIPO NOMBRE DEL ENTREVISTADO: SR. XX FECHA Y HORA DE ENTREVISTA: 13/04
EXTRAORDINARIO PARA USO DEL EMPLEADO. UNIDAD A LA QUE PERTENECE: DIR. YY LUGAR ENTREVISTA: DPTO. RECURSOS HUMANOS

DPTO. DE RR.HH. DPTO. DE INFORMATICA DPTO. DE RR.HH.

ACCION 2
NO

C
RECEPCION VERIFICAR
O
SOLICITUD ANTICIPOS
Solución

EMPLEADO DOCUMENTO DE ANTICIPOS

SOLICIT. DE ANTICIPO ANTERIORES EN ANTERIORES?
SOLICITUD DE
EXTRAORDINARIO BASE DE DATOS
ANTICIPO

SI

ACCION 1
ACTUALIZAR C
LOS DIAS
ENVIAR COPIA O
CONCEDIDOS EN
APROBADA DOCUMENTO DE EMPLEADO
BASE DE BASE DE DATOS
AL EMPLEADO SOLICITUD DE SOLICIT.
DATOS
SOLICITANTE ANTICIPO
ACCION 5

C
CUMPLIMENTAR
ACCION 3 DOCUMENTO DE O DISTRIBUIR
SOLICITUD DOCUMENTO DE DOCUMENTACION
DE ANTICIPOS SOLICITUD DE EMPLEADA
EXTRAORD. ANTICIPO
ARCHIVO RR.HH.

ACCION 6 C
O
ARCHIVAR ORIGINAL DOCUMENTO DE
ACCION 4
SOLICITUD DE
ANTICIPO
Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 4

15
 ESCUELA DIMENSIONAMIENTO DIRECCION
INTERNACIONAL DE DE RECURSOS
NEGOCIOS DE PLANTILLAS
HUMANOS

C.E.R.E.M. ANEXO I REALIZACION: OLAZ

FECHA: 13/04 VERSION: 1.0 FICHERO: CEREM2 PAGINA: 2/3

HORA: 16:15:00

NOMBRE DEL PROCESO: SOLICITUD DE ANTICIPO EXTRAORDINARIO PERSONAS EN PROCESO: 2 PERSONAS

DESCRIPCION DEL MISMO: SISTEMA POR EL CUAL SE TRAMITA UN NOMBRE DEL ENTREVISTADO: SR. XX FECHA Y HORA DE ENTREVISTA: 13/04 HORAS ANUALES PERSONA/CONVENIO: 1.400
UNIDAD A LA QUE PERTENECE: DIR. YY LUGAR ENTREVISTA: DPTO. RECURSOS HUMANOS
ANTICIPO EXTRAORDINARIO PARA USO DEL HORAS
EMPLEADO. HORAS DESTINADAS PROCESO: 2.800 HORAS

ACC. DESCRIPCION SIMBOLO SIMBOLO VOLUMEN TIME CARGA DE

ACC. DESCRIPCION SIMBOLO SIMBOLO VOLUMEN TIME CARGA DE
OPERACION SOPORTE ANUAL UNIT
OPERACION SOPORTE ANUAL UNIT
RECEPCION DEL DOCUMENTO C
RECEPCION C
DE SOLICITUD DE ANTICIPO SOLICITUD O CUMPLIMENTAR
A1 DE ANTICIPO DOCUMENTO DE
5.000 25.000 CUMPLIMENTACION DEL DOCUMENTO O
EXTRAORDINARIO A4 DOCUMENTO DE
5.000 25.000
EXTRAORDINARIO SOLICITUD DE SOLICITUDES 5' MINUTOS DOCUMENTO DE SOLICITUD UNA DE SOLICITUD
CUMPLIMENTADO INICIALMENTE ANTICIPO DE ANTICIPO SOLICITUD DE CUMPLIMENT. 5' MINUTOS
VEZ APROBADO EL MISMO EXTRAORDINARIO ANTICIPO
POR EL EMPLEADO

VERIFICACION EN LA BASE DE
DATOS DEL DEPARTAMENTO
ENVIO DE LA COPIA DEL ENVIAR COPIA
DE INFORMATICA DE LA APROBADA O 5.000 25.000
A2 VERIFICAR 5.000 12.500 DOCUMENTO AL INTERESADO
ANTICIPOS AL EMPLEADO DOCUMENTO DE 5'
EXISTENCIA DE ANTICIPOS ANTICIPOS A5 ENVIOS MINUTOS
ANTERIORES EN
2,5' MINUTOS COMO JUSTIFICANTE DE LA SOLICITANTE SOLICITUD DE
ANTERIORES? VERIFICAC.
EXTRAORDINARIOS BASE DE DATOS ANTICIPO
OPERACION REALIZADA
ANTERIORES. (EN CASO
DE EXISTIR ALGUNO NO SE
CONCEDERA)
ARCHIVO DEL ORIGINAL DEL 5.000 50.000
DOCUMENTO EN EL ARCHIVO ARCHIVAR ORIGINAL 10'
O LABORES MINUTOS
ACTUALIZACION DEL ANTICIPO VERIFICAR DOCUMENTO DE
A3 ANTICIPOS
5.000 12.500 DEL DEPARTAMENTO PARA
EN BASE DE DATOS, UNA VEZ 2,5' A6 SOLICITUD DE ARCHIVO
ANTERIORES EN ACTUALIZAC. MINUTOS RESOLUCION DE POSIBLES ANTICIPO
VERIFICADA LA EXISTENCIA BASE DE DATOS BASE DE
DATOS INCIDENCIAS

CARGA 150.000
(A)
DE MINUTOS
TRABAJO
Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 4

16
 ESCUELA DIMENSIONAMIENTO DIRECCION
INTERNACIONAL DE DE RECURSOS
NEGOCIOS DE PLANTILLAS
HUMANOS

C.E.R.E.M. ANEXO I REALIZACION: OLAZ

FECHA: 13/04 VERSION: 1.0 FICHERO: CEREM3 PAGINA: 3/3

HORA: 16:45:00

NOMBRE DEL PROCESO: SOLICITUD DE ANTICIPO EXTRAORDINARIO

DESCRIPCION DEL MISMO: SISTEMA POR EL CUAL SE TRAMITA UN ANTICIPO NOMBRE DEL ENTREVISTADO: SR. XX FECHA Y HORA DE ENTREVISTA: 13/04
EXTRAORDINARIO PARA USO DEL EMPLEADO. UNIDAD A LA QUE PERTENECE: DIR. YY LUGAR ENTREVISTA: DPTO. RECURSOS HUMANOS

COMENTARIOS

CARGA DE TRABAJO CARGA DE TRABAJO

EN MINUTOS EN HORAS 1.- EL NIVEL DE OPTIMIZACION DEL PROCESO ES
DE UN 89%
150.000 2.500
(A) MINUTOS HORAS/AÑO 2.- LA INTERPRETACION DE ESTE DATO
SUPONE QUE DE LAS 2.500 HORAS QUE LOS
TRABAJADORES DEDICAN A LA REALIZACION
PERSONAS HORAS ANUALES HORAS DESTINADAS DEL PROYECTO RESTAN 300 HORAS HASTA
EN PROCESO PERSONA/CONVENIO AL PROCESO COMPLETAR LAS 2.800 HORAS QUE SUPONE
LA DISPONIBILIDAD TOTAL DE ESTOS, POR LO
2 1.400 2.800 QUE ELLO SUPONE UNA CAPACIDAD OCIOSA
(B)
EMPLEADOS HORAS/EMPL. HORAS/EMPL. DEL 11%

3.- LA EXISTENCIA DE UN 11% DE TIEMPO

CARGA DE TRABAJO HORAS DESTINADAS NIVEL DE NIVEL DE
EN HORAS
OCIOSO PERMITIRA MEJORAR LA CALIDAD
AL PROCESO OPTIMIZACION OPTIMIZACION (%)
EN LA TRAMITACION DE LAS TAREAS Y/O LA
POSIBILIDAD DE TRANSFERIR ESTE TIEMPO
2.500 2.800
(A/B) 0,89 89% IMPRODUCTIVO A OTROS PROCESOS
HORAS/AÑO HORAS/EMPL.
DEFICITARIOS EN RR.HH. DISPONIBLES.
Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 4

17
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 5

Dimensionamiento de un proceso de trabajo

Tras la absorción de ESTUMER por Sander la nueva Junta Directiva quiere

evaluar la situación de los Almacenes, por lo que encarga una estimación de
las funciones que se realizan y el tiempo dedicado a cada una de ellas para
evaluar el nivel de optimización del departamento.

Datos:

Las funciones (acciones), volúmenes de actividad y tiempos unitarios necesarios

son los siguientes:
– Acción 1: cumplimentar las notas de pedido dando entrada a los mismos de forma meca-
nizada. Volumen de actividad: 1.500 pedidos al mes. Tiempo unitario de dedicación esti-
mado: 5 minutos por pedido.
– Acción 2: cotejar vales de pedido con el albarán una vez recibida la mercancía. Volumen de
actividad: 1.500 operaciones al mes. Tiempo unitario de dedicación estimado: 10 minutos
por operación.
– Acción 3: registro mecanizado de las salidas en almacén. Volumen de actividad: 1.200 sali-
das al mes. Tiempo unitario de dedicación estimado: 5 minutos por salida.
– Acción 4: tramitación de la devolución de pedidos por caducidad o por duplicidad en el
envío. Volumen de actividad: 10 devoluciones al mes. Tiempo unitario de dedicación esti-
mado: 30 minutos por devolución.
– Acción 5: realización del inventario físico de “stocks” de existencias en almacén. Volumen
de actividad: 1 inventario al mes. Tiempo unitario de dedicación estimado: 1.440 minutos
por inventario.
– Acción 6: realización de planes de necesidad de aquellos productos perecederos necesa-
rios para la actividad de la organización. Volumen de actividad: 2 planes al mes. Tiempo
unitario de dedicación estimado: 480 minutos por plan.
– Acción 7: Realización de informes sobre cualquier materia relacionada con la situación del
departamento. Volumen de actividad: 4 informes al mes. Tiempo unitario de dedicación
estimado: 160 minutos por informe.
– Acción 8: actividades relacionadas con llamadas telefónicas, fotocopiado y archivo de
documentación. Volumen de actividad: 20 actividades al mes. Tiempo unitario de dedi-
cación estimado: 15 minutos por actividad.En este proceso intervienen dos personas con
1.400 horas anuales, marcadas por Convenio, siendo competencias del departamento de
Recursos Humanos las acciones 1, 4, 5 y 6 y del departamento de Informática las acciones
2 y 3.

18
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 5

Dicho departamento se encuentra compuesto por 4 personas a tiempo completo,

con una dedicación anual en horas de trabajo, marcadas por Convenio, de 1.600
horas cada uno.

Se pide:
1. Determinar la carga de trabajo anual de la unidad basándose en los
datos mensuales.
2. Determinar el nivel de optimización de la unidad de acuerdo con la
carga de trabajo anual y las horas destinadas para la realización del
trabajo.

Solución

Siguiendo el sistema cuantitativo basado en procesos por unidades,

procederemos, tomando como ejemplo la Acción 3, de la siguiente manera:

Fase I. Estimación de tiempos unitarios asociados a la realización de la tarea.

En este caso ya conocemos el tiempo unitario asociado, que es de 5
minutos.

Fase II. Determinación del volumen de actividad generado.

Conocemos el volumen mensual de la acción, por lo que para hallar su
volumen global o anual sólo deberemos multiplicar éste por los doce
meses del año:

Volumen mensual x 12 meses

1.200 x 12 = 14.400 salidas.

Fase III. Obtención de la carga de trabajo.

Esta fase nos permitirá saber las horas anuales que consume la acción,
que primero obtendremos en minutos:

19
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 5

Volumen anual x tiempo unitario estimado

14.400 x 5 minutos = 72.000 minutos anuales

que cuantificaremos en horas:

Carga trabajo en minutos 72.000

= = 1.200 horas
60 minutos 60

Con los datos anteriores, podremos conocer el porcentaje que dicha acción
ocupa sobre el total de las acciones realizadas:

Carga de trabajo en horas 1.200

= = 0,1866
Suma total de carga de trabajo 6.428

que, expresado en tanto por ciento, será:

18,7%  Tiempo que consumirá esta acción en relación a las demás actividades.

Fase IV. Estimación de horas de trabajo destinadas al proceso.

Nos servirá para obtener el tiempo en horas dedicadas por cada

hombre a la realización de la acción.

En este caso, la disponibilidad de los empleados es total, por lo que

deberán tomarse como referencia las horas establecidas en Convenio y
multiplicarlas por el número de trabajadores:

Horas Convenio x trabajadores

1.600 x 4 = 6.400 horas

que son las horas dedicadas a la realización de todas las acciones.

Fase V. Determinación de la optimización del proceso.

Para calcular cómo es la asignación de recursos humanos, procederemos a

dividir la carga de trabajo anual en horas (que resulta de la suma de
cada una de las cargas de trabajo anuales, en este caso 6.428) entre las
horas destinadas al proceso:

20
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 5

Carga trabajo anual 6.428

= = 1,004
horas destinadas 6.400

que expresaremos en %:

100,4%

21
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 6

Definición de áreas claves

La Dirección de RR. HH. ha tenido que preparar un “libro de Recepción” para

orientar a los nuevos incorporados a la empresa y para ello ha preparado
una definición de las áreas claves en la que es competente el propio depar-
tamento de RR.HH.

A continuación exponemos esas áreas claves:

Definición de áreas clave

Adecuacion plantillas
Asistencia a Dirección
Relaciones Asuntos Sociales
Relación Directa Individuos
Desarrollo del Equipo
Gestión Dpto./Gestión Económico Administrativa
Mejora calidad
Negociación colectiva
Relación Comités
Retribución/Nóminas/Mecanización
Responsabilidad Legal
Desarrollo del Personal/Formación
Disciplina
Selección
Plan de Personal
Valoración/Promoción
Autodesarrollo
Clima laboral
Condiciones de Trabajo
Política de Condiciones
Estudios Ad Hoc

Se pide:
Definir el contenido de cada área clave.

22
 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 6

Solución

Adecuación de plantillas.

Hace referencia al ajuste de la oferta de puestos de trabajo de la empresa con la

demanda de puestos por los empleados, según sus conocimientos y categorías.
El Dpto. de RR.HH. ha de realizar el ajuste, ya sea de excedentes, ya incorporan-
do nuevas personas.

Asistencia a dirección.

En todo lo relativo a consultas y propuestas, especialmente en el área de RR.HH.

Relaciones asuntos sociales.

Se refiere a lo relativo a la S.S., planes de pensiones, jubilaciones, incapacidades,

ayudas sociales, etc.

Relaciones directas con individuos.

El Dpto. de RR.HH. es de “puertas abiertas” y ha de escuchar las reclamaciones,

propuestas y aspiraciones de los empleados, en un proceso de “escucha activa”
continua.

Desarrollo del equipo.

Se refiere a que el Dpto. debe actuar como un equipo conjuntado, trabajando

por procesos y eliminando al máximo los compartimentos estancos.

Gestión dpto./gestión económico-administrativa

Gestión de toda la carga administrativa de permisos, licencias, bajas, vacacio-

nes, horarios de trabajo, turnos, además de llevar el presupuesto específico
del Dpto.

Mejora calidad

El Dpto. de RR. HH. ha de ser un promotor, si no el gestor, del Total Quality

Management de la empresa, si es que está implantado este movimiento.

Negociación colectiva

Todo lo relativo a la negociación colectiva, al cumplimiento del convenio, a las

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 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 6

nuevas propuestas de negociación.

Relaciones con el comité de empresa

Todas las relaciones con los representantes de los trabajadores y sindicatos, en

cuanto al cumplimiento de la normativa legal y la búsqueda de la colaboración
sindical para el cambio.

Retribución/nominas /mecanización

Elaboración y aplicación de la política de retribuciones, la gestión de la nómina

y la mecanización informática del área de RR.HH.

Responsabilidad legal

Contactos con la inspección de trabajo y defensa de la empresa en los conten-

ciosos laborales.

Desarrollo del personal/formación

Planes de formación individuales o colectivos, carreras individuales, etc.

Disciplina

Lo relativo al aspecto disciplinario y al reglamento de Régimen Interior.

Selección

Selección directa o a través de empresa especializada.

Plan de personal

Plantillas y ajuste de personal.

Valoración/promoción

Descripción de puestos de trabajo, su valoración, propuestas de promoción de

personal, planes de sucesión.

Autodesarrollo

Relativo a la formación y desarrollo del personal del propio Dpto.

Clima laboral

Seguimiento de los parámetros de clima laboral y “paz social”.

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 Planificación y Optimización de la Plantilla. Caso 6

Condiciones de trabajo

Relativo a las condiciones de trabajo y la prevención de higiene y salud laboral,

incluido el servicio médico de empresa

Política de condiciones laborales

La determinación de las condiciones de contratación, ajustes internos de los

puestos, incluidas las remuneraciones complementarias.

Estudios ad hoc

Todos aquellos estudios que se requieran en la organización para la adecuada

racionalidad en el uso de los recursos humanos.

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