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Introducción

Este tema es parte fundamental de EXCEL ya que sin ella no podríamos


trabajar podrás conocer donde se encuentra cada uno de las herramientas de
EXCEL aquí viene bien especificado donde y para qué sirve cada una de
ellas entre las cuales tenemos barra de menú, barra de título, barra de fórmulas,
barra herramientas estándar entre otras más y espero que les sirva para conocer
más de EXCEL. Aplicación de Microsoft Office, el cual funciona como una hoja de
cálculo que facilita a los usuarios a realizar trabajos contables y financieros, ya
que sus funciones matemáticas permiten desarrollar dichas tareas. Por otro lado,
se pueden elaborar gráficos, hacer y conocer lenguaje de programación, debido a
que al insertan una fórmula, la barra de fórmulas presenta la combinación que
dará como el resultado final.
Que es una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite


manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz
bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se


insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar diferentes
tipos de gráficas.

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales


que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el
propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de
este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos
complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años '60,
cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al
concepto de "hoja de cálculo electrónica". La primera hoja de cálculo fue creada
por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para


hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y
representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son
muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que también son
fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de
negocios a públicos y clientes.

Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software,


este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y
resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores y
especialistas de cálculos y economía).

Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La
más común y popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que
se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas
familiares. También puede recurrirse a Calc, de OpenOffice.org, Gnumeric de
Gnome Office, Numbers de Apple y varias otras de acuerdo con el sistema
operativo que se use.

Orígenes de las hojas de cálculo


En 1972 se creó el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo
Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau
merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron
patentar (patente en EE.UU. número 4.398.2491) algunos de los algoritmos en
1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención
puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte
estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la
novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de
software.

Dan Bricklin es el inventor aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la


historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una
pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran
cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que
podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de
cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación
fundamental" que hizo que la PC (computadora personal) dejase de ser sólo un
hobby de entusiastas de las computadoras, para convertirse también en una
herramienta en los negocios y en las empresas.

Celdas

Dirección de una celda

La celda de una hoja de cálculo visualmente es el lugar donde se pueden


introducir datos o realizar cálculos. Generalmente son de forma rectangular y se
forman en la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un
nombre, como por ejemplo C4; C es el nombre de la columna y 4 el de la fila.

Las filas son horizontales y están identificadas por los números en secuencia
ascendente. Las columnas en cambio están identificadas con las letras del
alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de Cálculo.

En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y


también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

Operaciones aritméticas básicas en hojas de


cálculo
Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por
ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras
que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de la
celda de forma automática.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más
cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.
Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el producto y
el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones
predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo
igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese
dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de
datos.

Las cuatro operaciones básicas en plantillas:


suma, resta, multiplicación y división
Las operaciones básicas en una hoja de cálculo son las aritméticas conocidas:
suma, resta, multiplicación y división.

Es importante mencionar que para la ejecución de la tarea es necesario iniciar la


escritura con un signo de igual (=) o bien un signo de más (+) según sea la versión
de la hoja de cálculo.

La multiplicación se realiza por medio del operador * (que se visualiza como un


asterisco). Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y
c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.

La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor
que hay en la celda b1 por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo


circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se
escribe la fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo


mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.

Símbolos de agrupación de operaciones


Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una
multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en matemática para
separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en
matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural” de operación.
Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y productos. Y
finalmente adiciones y sustracciones. Orden de prioridad de las operaciones
Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las
subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los
extremos.

Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:

 Se analiza la expresión de izquierda a derecha respetando el Orden de Prioridad


“natural” de operación.

 Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se


evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

 Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se


realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la
expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de
la expresión.

Nociones de constantes y variables


Un par de conceptos de vital interés en matemática, y en toda aplicación de esta
ciencia a un área específica de conocimiento, es el de constante y variable. Para
emplear una terminología simple, entenderemos por constante todo número (o
más genéricamente todo valor) conciso.

Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una representación de


un dato que puede no tener el mismo valor siempre.

Así, cuando decimos que la temperatura de ebullición del agua es de 100º C,


estamos haciendo referencia a un valor constante para ese fenómeno en
particular. Sin embargo, si hacemos referencia a la experiencia de calentar el
agua, observaremos que a medida que transcurre el tiempo, los valores que toma
la temperatura van variando hasta alcanzar la ebullición. En este segundo caso, a
la temperatura se la considera variable.

Operaciones con constantes


La plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma directa
valores específicos (constantes), de modo similar a una calculadora.

Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas a1,
a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la
celda a5 y escribir =12+13+12+14.
Como se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos o no), no
es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir el
número erróneo, y además la fórmula en sí misma.

Operaciones con variables. Ventajas


Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que en Ciencias de la
Computación, la interpretación de constante y de variable es similar a la de
matemática, pero tiene además un enfoque particular en lo referente a la idea de
variable.

Se considera que toda variable, en informática, almacena un valor. De este modo


será mucho más ventajoso manipular una variable, y no su contenido específico.
En la Planilla de Cálculo Excel, manipular variables equivale a manipular celdas.

De este modo, en el ejemplo anterior, será más eficiente escribir en la celda a5 la


fórmula “con variables” =a1+a2+a3+a4, que la fórmula “con constantes”
=12+13+12+14. En la primera, si se comete un error al cargar los valores de a1 a
a4, solamente se corregirá/n dicho/s error/es. Como la fórmula está escrita “en
celdas” – o sea manipulando variables – la fórmula en sí misma recalculará el
resultado correcto sin necesidad de ser corregida.

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para
el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden
mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el
signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
Operadores aritméticos se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:
+ - * / % ^ Operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan
texto. Ejemplo: & Operadores relacionales se emplean para comparar valores y
proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la
comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores de referencia indican que el
valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel
pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para
indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una
coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma
se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como
prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden
de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que
otras.

Las operaciones entre paréntesis siguen una jerarquía básica: son siempre
ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de
los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay
expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen
operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son
resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son: Comparación
Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que
(<=) Mayor o igual que (>=)

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de


prioridad (de mayor a menor): Aritméticos Lógicos Exponenciación (^) Not
Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&) Cuando hay multiplicación y división en la misma
expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a
derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una
misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de
izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&)
no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los
operadores de comparación.

Funciones Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos
utilizando valores específicos en un orden particular. Todas las funciones tienen
que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de
error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden
ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los argumentos
deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función
equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Referencias relativas
Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla
muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda
seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la
fórmula, y acercamos el ratón a ese punto hasta que el puntero se transforma en
una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la
fórmula al resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el
número de la fila de la celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la
columna queda fija. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era
c2, el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la
última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al
revés. El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra de la columna.
O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado
celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).

Referencias absolutas
Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que
se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un
precio que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas;
o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes
que están en otro rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por
ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar la fórmula de
multiplicación para todas las celdas. ¿Por qué?, porque como el número de la fila
aumenta (es relativa), ya la celda del precio no multiplicaría a todos los números.
Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número en una celda por varios
números que están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que
contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos
maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas
de dirección) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4.
Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos
multiplicar por una primera cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando
escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que
tiene el precio por artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir
entre el signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula
quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada y al autollenar, no
se modificará ni la letra "b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto,
todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay en b1.
La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de la b y el
mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior,
la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas.

Ordenamiento de datos
Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo
(inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente sobre la base de la primera
columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se
quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar
todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el
cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo
de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el
ordenamiento sea ascendente o descendente.

Tipos de hoja de cálculo

CALC:

OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculo Open Source y software libre


compatible con Microsoft Excel. Es parte de la suite ofimática OpenOffice.org.
Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a
través de una variedad de plataformas, incluyendo Mac OS X, Windows,
GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL.
EXCEL:

Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa
es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables.

GNUMERIC:

Gnumeric es una hoja de cálculo libre que forma parte del entorno de escritorio
GNOME. Su intención es convertirse en una alternativa a otras hojas de cálculo
como Microsoft Excel. Gnumeric es capaz de importar y exportar datos en distintos
formatos, lo que lo hace compatible con otros programas como Excel, Applix,
Quattro Pro, PlanPerfect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, OpenOffice.org, y Lotus
1-2-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip. También importa y exporta
varios formatos de texto, como tablas HTML o texto separado por comas.
Gnumeric se distribuye según las condiciones de la Licencia Pública General de
GNU. Ha sido portado a MS Windows (Versiones 2000 y superiores). Para
noviembre de 2010 la versión disponible para windows es: 1.10.12. El programa
Gnumeric en compañía de Abiword y otros programas es a veces llamado Gnome
Office y se presenta como una alternativa ligera a suites de oficina como
OpenOffice.org o KOffice.
KSPREAD:

Es un editor libre de hoja de cálculo, soporta múltiples hojas por documento,


plantillas, series y más de 100 fórmulas matemáticas. Entre las funciones de
KSpread están las de hojas múltiples por documento, formateo clasificado, ayuda
para las más de 100 funciones incorporadas, plantillas, gráficos, corrector
ortográfico, hiperenlaces, soporte para series, coloreamiento condicional de series,
scripting y la clasificación de datos. KSpread es capaz de importar diferentes
formatos de hojas de cálculo mediante filtros, incluyendo Microsoft Excel, Applix
Spreadsheet, Quattro Pro, CSV y OpenOffice.org Calc.

NUMBERS:

Numbers es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc. como
parte del set de productividad iWork (que también incluye Keynote y Pages).
Numbers 1.0 fue anunciado el 7 de agosto de 2007 y funciona solo en Mac OS X
v10.4 "Tiger" y Mac OS X v10.5 "Leopard". Numbers 2.0 fue anunciado el 6 de
enero de 2009 con las nuevas características MathType y EndNote. El principal
competidor de Numbers es Microsoft Excel. Como una demostración de
introducción, Steve Jobs lanzó una interface más fácil de usar, accesible para
legos y que ofrece un mejor control sobre la apariencia y la presentación de tablas
de datos.

LOTUS 1-2-3:

Lotus 1-2-3 es un clásico programa de planilla u hoja de cálculo creado o


desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation (que sería adquirida
por IBM en 1996). Fue la primera killer application (“aplicación matadora o
asesina”) para la plataforma IBM PC. La inmensa popularidad que logró alcanzar a
mediados de la década de 1980 contribuyó significativamente a afianzar el éxito
de las PC dentro del ambiente corporativo y de oficina.
Que es Excel

Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite
de oficina Microsoft Office. Es una aplicación utilizada en tareas financieras y
contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.

Historia

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado


Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los
sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la
primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows
(numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de
entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para
Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales
desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también
muy popular1 Quattro Pro de Borland. Por esta razón Microsoft se solidificó como
un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de
software GUI(interfaz gráfica de usuario). Microsoft impulsó su ventaja competitiva
lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La
versión actual tanto para la plataforma Windows y Mac OS X es el reciente Excel
2017.

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra


empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el
sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el mercado. Como
resultado de la controversia, Microsoft2 estaba obligada a hacer referencia al
programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y
documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada,
y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro
programa.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el


icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación
de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser
.xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de
Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para
libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel
2007 (12.0)3 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o
iguales a Excel 2007 (12.0).
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de
las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden
encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las
celdas organizadas en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y
cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas, absolutas o
mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia
(las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación
inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido
modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior
recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un
comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y
permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados
en combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft


PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUI de las aplicaciones para
mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje
de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para
automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario
para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación
que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado
(IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede
producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. VBA permite la creación de formularios y
controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del
lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores
añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de
programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA originó que Excel se


convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el
mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos
virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la
adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir
un archivo excel.
Aplicaciones
Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos
matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores
matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^
(potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones”
(especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma, Promedio,
Buscar, etc.

Un poco de historia de Excel


En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo
electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya
existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado:
SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no
era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que
tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo
más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se
posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y
comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año
1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma


Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya
consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la
aplicación de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de
cálculo más utilizada de todos los tiempos.

La pantalla principal de Excel


La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la
pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada
por filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que
conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que
estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección
será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior
izquierda de la matriz tiene la dirección A1.
En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos.
Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un
texto, es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la
celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato
alfanumérico en cada celda.

Operaciones aritméticas en Excel


Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos
como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única
condición es que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de
manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente
debemos respetar el máximo de caracteres que es de 8,192 para la versión de
Excel 2010.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que


podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los
cálculos. A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia.
Por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores en las celdas A1 y
A2:

=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en
Excel.

Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de
nuestros cálculos, Excel tiene sus propias funciones las cuales son procedimientos
que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las
funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos
numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y entregarnos el resultado
correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de valores


numéricos y me regresará el promedio de todos ellos.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas


categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las
funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes


hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los
nombres de las categorías. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las
funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen
muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el
menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de
funciones de Excel.

Datos tabulares en Excel


Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas
disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad de celdas, que
forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar los
datos de manera tabular.

Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar
formato a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de
Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún
estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares
ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.

Gráficos en Excel
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares
alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El
hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e
interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación
generan sus propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea
de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de
inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde
podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.

Nombres y versiones de Excel


Frecuentemente encontrarás literatura que se refiere a la hoja de cálculo de
Microsoft con el nombre de “Excel”. Algunos otros lo llaman por el nombre
“Microsoft Excel” y también como “Office Excel” por ser parte de la suite Office.

También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su


versión, por ejemplo: “Excel 2003”, “Excel 2007”, “Excel 2010”, etc. Si quieres
saber más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes consultar el artículo:
Versiones de Excel.

Porqué aprender a utilizar Excel


La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de Excel podría
intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la
realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el
ámbito laboral. Y no, Excel no es solamente una aplicación para contadores y
financieros. Excel se ha convertido en una herramienta de tratamiento de datos
que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la manipulación y
tratamiento de datos.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te
dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de
utilizar Excel. Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo
online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.

Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a
utilizar esta fabulosa herramienta. Si eres un usuario nuevo de Excel, te invito a
consultar el tutorial de Excel 2010 que te ayudará a iniciarte en el uso de la hoja
de cálculo más utilizada en el mundo.
Partes de la pantalla de Excel

ELEMENTOS:
BARRA DE TITULO:
¿PARA QUE SIRVE?

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está


trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.

BARRA DE MENUS

¿ PARA QUE SIRVE?

Es el sistema central de EXCEL ya que ahi se encuientran casi todas


la funciones de EXCEL
contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los
diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan
más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a
continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro
actual.

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

¿ PARA QUE SIRVE?


La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados
para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se
usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.

BARRA DE FORMATO

¿PARA QUE SIRVE?

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus


números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene
una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los
mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También
puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda
(fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de
números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los
alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de
toda la página u hoja de cálculo.

BARRA DE FORMULAS
¿PARA QUE SIRVE?

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada.


Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará
el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en
las celdas o en la barra de fórmulas.

CUADRO DE NOMBRES

¿PARA QUE SIRVE?

cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda


seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila
15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la
A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la
derecha del cuadro Nombre.

CELDA ACTIVA

¿PARA QUE SIRVE?

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en


este caso la B3.

BARRA DE ESTADO

¿PARA QUE SIRVE?


Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en
la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no
lo este, se siguen los siguientes pasos
 Seleccione ver de la barra de menúes
 Hacer clic para abrir el menú desplegable.
 En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar
la casilla de verificación
 La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.
 Se vera la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado
derecho. Esto lnos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el
siguiente comando.

ETIQUETAS DE HOJAS

¿PARA QUE SIRVE?


Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para
ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.

PANEL DE TAREAS
10 funciones de Excel definiciones

1.-Función Texto:
=TEXTO(valor,formato)
Convierte un valor en texto, con un formato de número específico.

2.-Función Caracter:
=CARACTER(número)
Devuelve el carácter especificado por el número de código a partir del
conjunto de caracteres establecido en su PC.

3.-Función Promedio:
=PROMEDIO(número1,número2...)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales
pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengas
números.

4.-Función Suma:
=SUMA(numero1,numero2...)
Suma todos los números en un rango de celdas.

5.-Función Si
=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve una valor si se evalúa
como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO

6.-Función Hipervinculo
=HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo,nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el
dusco duro, en un servidor de red o en Internet.

7.-Función Contar
=CONTAR(valor1,valor2...)
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.

8.-Función Max:
=MAX(número1,número2...)
Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores
lógicos y el texto.

9.-Función Seno:
=SENO(número)
Devuelve el seno de un ángulo determinado.

10.-Función Ahora:
=AHORA( )
Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

11.-Función Año:
=AÑO(núm_de_serie)
Devuelve el año, un entero en el rango 1900-9999

12.-Función Dia:
=DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes (un numero de 1 a 31)

13.-Función Entero:
=ENTERO(número)
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

14.-Función Grados:
=GRADOS(ángulo)
Convierte radianes en grados.

15.-Función Producto:
=PRODUCTO(número1,número2...)
Multiplica todos los números especificados como argumentos.

16.-Función Encontrar:
=ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_texto,núm_inicial)
Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra
cadena de texto. BUSCAR diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
17.-Función Largo:
=LARGO(texto)
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

18.-Función Moneda:
=MONEDA(Número,núm_de_decimales)
Conviertete un número de texto usando formato de moneda

19.-Función Valor:
=VALOR(texto)
Convierte un argumento de texto que representa un número en un
número.

20.-Función Contar:
=CONTAR(valor1,valor2,...)
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.
Conclusión

 La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el


entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos
introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de
forma gráfica.
 A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de
datos.
 Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo.
 Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos
como gráficos, hojas de macros, etc.
 Su estructura esta organizada en filas y columnas, cuando se juntan estas
dos, se forma una celda.
 Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que
tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno
y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con
combinaciones de letras a continuación.
 La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica
de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su
encabezamiento de columna y su número de fila. La hoja de cálculo se
completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas
E-Grafia

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