Professional Documents
Culture Documents
COMPUTACIÓN E INGLES
Conceptos básicos.................................................................................................................1
ØCompra......................................................................................................................1
ØVenta .........................................................................................................................1
ØUtilidad .....................................................................................................................1
ØInventarios ................................................................................................................1
Ø¿Qué es un vendedor? ...............................................................................................2
Ø¿Qué es un cliente? ...................................................................................................2
Ø¿Qué es un proveedor?..............................................................................................2
Ø¿Qué es un producto?................................................................................................2
Ø¿Qué es un Kit?.........................................................................................................2
Ø¿Qué es un servicio? .................................................................................................2
Introducción a SAE...............................................................................................................3
Ø¿Qué es SAE? ...........................................................................................................3
ØCaracterísticas de SAE..............................................................................................3
ØAcceso al sistema......................................................................................................4
ØLa instalación de los archivos de datos.....................................................................5
Configuración del sistema ....................................................................................................7
ØParámetros del sistema..............................................................................................7
ØPerfiles de usuario...................................................................................................19
ØAplicaciones asociadas ...........................................................................................22
ØGráficas y copiado especial ....................................................................................23
Manejo y control del catálogo de vendedores.....................................................................24
ØAgregar vendedores ................................................................................................24
ØModificar un vendedor............................................................................................25
ØEliminar un vendedor..............................................................................................26
Catálogo de proveedores.....................................................................................................27
ØAlta de proveedores ................................................................................................27
ØModificar proveedores............................................................................................29
ØEliminar proveedores..............................................................................................29
ØSuspensión y reactivación de proveedores .............................................................30
ØBuscar proveedores.................................................................................................30
ØExportación del catálogo de proveedores ...............................................................31
Catálogo de clientes ............................................................................................................32
ØAlta de clientes........................................................................................................32
ØModificar clientes ...................................................................................................35
ØEliminar clientes .....................................................................................................35
ØSuspensión y reactivación del cliente .....................................................................35
ØExportación del catálogo de clientes ......................................................................35
Control de inventarios y servicios ......................................................................................36
ØAgregar productos en el inventario.........................................................................36
ØModificar inventario ...............................................................................................42
ØEliminar inventario .................................................................................................42
CONCEPTOS BÁSICOS
En este módulo analizarás las afectaciones y los movimientos que pueden tener las
mercancías de un almacén, en cuanto a las compras y ventas de los mismos de una manera
sistematizada.
Compra
Venta
Utilidad
Se refiere a la diferencia que resulta del precio público de un producto y el costo al cual fue
adquirido el producto antes de ser vendido. Por ejemplo: si se compra una mercancía con un
valor de 350 pesos y se vende con un valor de 420 pesos, esto significa que existe una utilidad
de 70 pesos, que es la diferencia de 420-350.
Inventarios
¿Qué es un vendedor?
¿Qué es un cliente?
¿Qué es un proveedor?
Son las personas a las cuales se les compran productos para tener existencias en el
almacén y no sufrir desabasto, cuidando de no rebasar el stock mínimo. Estos proveedores
pueden proporcionar un crédito y liquidarlo en un tiempo especificado.
¿Qué es un producto?
Un producto es un bien tangible que una persona puede adquirir ya sea para cubrir una
necesidad o una satisfacción a un determinado precio.
¿Qué es un Kit?
¿Qué es un servicio?
INTRODUCCIÓN A SAE
¿Qué es SAE?
Características de SAE
< El sistema permite generar reportes y gráficas de alto nivel, envía y recibe
información a los sistemas de la línea de ASPEL, y proporciona todo tipo de
facilidades para el comportamiento y aprovechamiento de la información
generada en él, ya que cuenta con base de datos abierta, exportación a diversos
formatos y copiado especial, entre otras interesantes funciones.
< SAE dentro del catálogo de moneda, permite definir hasta 99 monedas
diferentes.
< Las principales operaciones de compra-venta se pueden realizar en cualquiera de
las monedas definidas en el catálogo.
< Las Cuentas por pagar con proveedores y las Cuentas por Cobrar con clientes se
controlan tanto en la moneda base como en la de los movimientos.
< Es posible grabar información de pedimentos aduanales para cada producto; No.
de pedimento, fecha y aduana por la que ingresará la mercancía, a fin de controlar
los productos importados.
< Puedes manejar información de lotes de productos, a saber No. de lote y fecha
de caducidad.
< Las políticas de descuento ahora incluyen la aplicación de la política hasta cierto
número de unidades, es decir, puedes definir hasta qué número de artículos
vendidos se aplicará la política de descuento.
< Se cuenta con la opción de armado de kits que te permite agrupar varios
productos y/o servicios para conformar una sola entidad de venta.
< Después de elaborar la factura puedes guardar la información de envío, con
datos como número de guía y fecha de envío lo que te ayudará a la impresión de
la guía de mensajería.
Acceso al sistema
Abrir Empresa.- Podrás ingresar a tu programa con sólo dar doble clic en el icono de
acceso directo del sistema si es que se tiene; otra forma de acceso es: clic en botón inicio,
seleccionar la opción de programas, elige ASPEL, y después ASPEL SAE. Al hacerlo verás la
siguiente ventana:
En esta ventana debes seleccionar la empresa con la que vas a trabajar. Si es la primera
vez que ingresas al sistema, elige la Empresa Inválida S.A. DE C.V. y después modifica sus
datos.
Cuando entras al sistema de SAE, debes proporcionar una clave de acceso, pero si no la
tienes puedes accesar presionando la tecla de función F8 de lo contrario puedes escribir la
clave de acceso temporal ASPEL.
Si elegiste la opción para accesar introduciendo la clave de acceso, sólo restaría dar un
clic en el botón de Aceptar.
Una vez introducida la clave de acceso, aparecerá la siguiente ventana que es la de cambio
de directorio y fecha.
Esta ventana tiene dos funciones principales: una es indicar el directorio de datos y
la otra es indicar la fecha de trabajo.
En la primera opción podrás indicar la ruta en la que se encuentran los datos de tu empresa
en la que vas a trabajar, es importante que la ruta sea siempre igual para la misma empresa ya
que si no fuera así, habrá riesgo de duplicidad de información y por consecuencia se podrán
perder los datos.
Fecha de trabajo.- Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomará en cuenta
para realizar los movimientos. Considera que la fecha debe anotarse en forma ordenada: día,
mes y año.
! Menú Utilerías.
! Control de Archivos.
Esta misma ventana presenta diversas opciones que permiten realizar operaciones sobre
los archivos correspondientes a la empresa que estés trabajando, por ejemplo, el botón de
recuperación, te da la opción de recuperar los registros de algún archivo que tengas dañado de
la empresa.
Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja tu
programa las cuales puedes modificar para una operación más adecuada a tus necesidades; el
sistema viene configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuales se
adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas.
Parámetros generales
Son las condiciones generales que definirán el funcionamiento del sistema, sin importar el
módulo en que se este trabajando.
El acceso es el siguiente:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Parámetros generales.
Redondeo de montos.- Al
marcar esta casilla el sistema no
permitirá capturar decimales en
los campos donde se indican
montos, de manera que todos los
cálculos se realizarán en
cantidades enteras. Si no
redondeas cantidades, al
capturar contarás con 5
decimales, mismos que se
tomarán en cuenta para los
cálculos; aunque por razones de
espacio en pantalla y reportes se
presenten sólo dos decimales,
haciendo el redondeo
correspondiente.
Redondeo a costos.- Al marcar esta casilla indicas que sólo se manejarán cantidades
enteras en los costos de los productos. Las cantidades que se refieran a existencias no se ven
afectadas por este parámetro.
Caracteres compatibles con SAE DOS.- Al activar esta casilla, el sistema te permitirá
observar aquellos caracteres provenientes de SAE-DOS, (letras acentuadas), sin que
desvirtúe tu información.
Cuentas por Cobrar Cliente mostrador.-Si seleccionas esta casilla, tendrás una cuenta
para el cliente MOSTRADOR en el módulo de cuentas por cobrar, donde se almacenan todas
las ventas hechas a clientes ocasionales, atendidos en mostrador, que no forman parte del
catálogo de clientes regulares de tu compañía.
Multi moneda.- Al activar esta casilla el sistema activará todos los campos y procesos que
permiten registrar movimientos en diferentes monedas, además de la moneda base.
Descuento comercial.- Este porcentaje de descuento se sugerirá en el campo de
porcentaje de descuento al momento de dar de alta clientes, facilitando el proceso de captura.
Impuesto.- Esta cifra será sugerida en los siguientes documentos: cotización, pedido,
remisión, factura (módulo de facturas y vendedores), orden de compra y recepción de
mercancía (módulo de compras); siendo el porcentaje máximo de impuesto 99.999%.
Valor ASCII apertura.- Si tu cajón de dinero necesita una tecla especial para abrirlo,
es necesario definir aquí el código ASCII que tiene dicha tecla.
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Clientes, proveedores y vendedores.
Días comerciales de Crédito.- Esta opción es sólo para clientes. Si acostumbrabas los
mismos días de crédito a cada comprador puedes definirlo aquí y ahorrarte trabajo al capturar
la fecha de pago cuando se genere una cuenta de cliente. Puedes modificarlo al momento de
hacer el movimiento de alta.
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Cuentas por cobrar integrado.- Si activas este campo, cuando se genere una factura o una
recepción se creará automáticamente una cuenta por cobrar o por pagar respectivamente según
sea el caso. Para que tenga afectación debes correr el proceso de actualización de archivos.
Configuración de Inventarios
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Inventarios.
Aquí podrás definir todos los parámetros que afectarán el funcionamiento de los procesos
relacionados al control de inventarios.
Carpeta Inventarios
Cambio a existencias.- Esta opción sirve para proteger la información y lograr que cada
modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de entrada o salida
del inventario. Si no marcas esta opción, el cambio a las existencias tendrá que realizarse a
través de los documentos de los Módulos de Facturación, Compras o Movimientos al
Inventario.
Multialmacén.- Si tu empresa cuenta con más de una bodega y se centralizan en una sola
los procesos de compra y distribución a cada uno de los almacenes, te conviene marcar esta
opción. Se recomienda esta opción porque puedes tener los mismos productos en almacenes
diferentes, ya que por ejemplo, se usan los datos del primer almacén para el segundo. Si no
tienes activada esta casilla sólo trabajarás con tu Catálogo de Inventarios sin poder accesar a
los campos propios de multialmacén.
Números de serie repetidos.- Selecciona esta casilla si deseas capturar números de serie
repetidos para un artículo, dentro del mismo almacén.
Configuración de facturación
Esta opción se refiere a que podrás definir todos aquellos elementos que intervengan en el
proceso de facturación y adecuarlos a tus requerimientos.
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Opción facturación.
Tipo de documento.- Como su nombre lo dice, en esta opción podrás seleccionar el tipo de
documento como puede ser cotizaciones, pedidos, devoluciones, etc.
Folio secuencial.- Esta opción al activarla indica que la foliación secuencial para el
documento de venta será automática, por lo tanto no podrás capturar ningún valor en el campo
de número de documento.
Formato de impresión.- Cabe mencionar que el formato de impresión que indiques será
sugerido por el sistema y si deseas lo puedes cambiar en el momento de la emisión del
documento.
Número máximo de partidas por documento.- Anota el número máximo de partidas que
podrán capturarse en el documento de venta con el fin de que en la impresión el número de
partidas no exceda el tamaño de la forma.
Facturar sin existencias.- Al marcar esta casilla podrás elaborar una factura o remisión
aún cuando no se tenga la cantidad suficiente de artículos en el módulo de Inventarios o en
Multialmacén para cubrir la demanda. De lo contrario, el sistema revisará las existencias e
impedirá continuar con la captura del documento si no existe la cantidad suficiente.
Acumulados de ventas en línea.- Si este parámetro esta seleccionado, cada vez que
elabores una factura, se actualizará los acumulados de facturación: su total, impuestos y
montos de descuento. De esta forma se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y
gráficas con información completa de ventas de tu empresa. Si no esta seleccionado, estos
totales no se actualizarán al momento de generar la venta; para que puedas visualizarlos,
deberás realizar una actualización de acumulados.
Mostrar desglose de kits.- Con esta opción al consultar cualquier documento de venta en
el que el o los artículos a vender sean un kit, podrás ver los productos o componentes que lo
integran.
Ver en consulta.- Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas
a la consulta de facturas, elige entre: tipo de producto, números de serie, lotes, pedimentos,
observaciones y apartados.
Configuración de compras
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Parámetros del sistema.
! Opción Compras.
Carpeta Generales
Tipo de documento.- Aquí debes marcar el tipo de documento del cual vas a definir los
parámetros: ya sea Recepciones, Órdenes o Devoluciones.
Acumulado en línea.- Si este parámetro está seleccionado, cada vez que se elabore una
recepción, se actualizarán los acumulados de compras: subtotal, impuestos y montos de
descuentos. De esta forma, se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas de
la información completa de las compras de tu empresa. Si no está seleccionado, estos totales no
se actualizarán al momento de generar la compra; para que puedas visualizarlos deberás
realizar una actualización de acumulados de compras (módulo de compras, menú
Herramientas, opción Acumulados / Actualización).
Alta de productos en captura.- Al activar este campo te será posible incluir un nuevo
producto en el catálogo de productos en el momento de elaborar un documento en Compras,
sin necesidad de cambiar de módulo.
Cierre de documentos hasta la fecha.- Al anotar este dato, el sistema no permitirá realizar
operación alguna sobre los documentos de Compras (recepciones, órdenes, devolución, etc.)
con una fecha anterior a la aquí indicada.
Acumular indirectos.- A través de este campo se indica la forma en la que los gastos
indirectos afectarán a la CxP originada por las compras, si defines: Automático, los gastos
indirectos siempre se registrarán en CXP; Manual, al elaborar la recepción de mercancía, el
sistema preguntará si acumula los indirectos a CXP; Nunca, el sistema solicitará el monto de
los indirectos pero no se acumularán en el adeudo al proveedor.
Captura: observaciones por partida.- Al marcar esta casilla, se indica al sistema que
podrás capturar observaciones por cada partida que realices.
Ver en consulta.- Selecciona aquellos campos que deseas poder consultar cuando accedas
a la consulta de compras, elige entre: Números de serie, Lotes/ Pedimentos y Observaciones.
Perfiles de usuario
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Perfiles del usuario.
En esta opción podrás especificar el Número y Nombre de los usuarios que podrán
emplear el sistema y sus Claves de acceso. Asimismo, establecerás a qué partes del sistema
podrán ingresar los usuarios y las operaciones que podrán llevar a cabo dentro de ellas, a
continuación se analizarán las 3 opciones que se presentan en este comando.
1. Creación de archivo
Esta opción permite crear los perfiles de usuario, si existiera el archivo el sistema
preguntará si deseas crearlo de nuevo, en este caso da clic en SI para ver las opciones que se
manejan por default y manipular las mismas.
2. Usuarios
Altas
Clave de acceso.- Registra la clave que permitirá al usuario ingresar al sistema. Ésta será
única y personal. A ella se asociarán las especificaciones de acceso para trabajar en los
diferentes módulos, es decir, en qué partes del sistema pueden operar.
Botón Graba.- Al terminar debes grabar la información con el botón Graba para que el
nuevo usuario quede registrado. Si eliges Cancelar, se suspende el proceso y la información no
será almacenada.
El sistema no te permitirá eliminar los números de los usuarios que des de alta, sólo te
permitirá realizar modificaciones.
Cambios
Con este proceso puedes modificar la información de algún usuario, posicionándote en el
número que desees cambiar y ejecutando la opción de Cambios.
NOTA: El único campo que no se puede cambiar es el Número de usuario, pero en caso de
que algún usuario deje de pertenecer a la empresa, será posible ocupar ese registro cambiando
la clave y/o nombre. Para guardar los cambios realizados a algún usuario, debes dar clic en el
botón Graba.
Perfil
Con esta opción podrás indicarle al sistema a qué operaciones tendrán acceso cada uno de
los usuarios que tienes permitidos en tu licencia de uso.
Te permite tener un control responsable sobre la operación del sistema, ya que de otro
modo todos los usuarios podrán accesar a todo el programa sin ninguna restricción y esto
puede ocasionar problemas generados por errores de los usuarios.
Procedimiento:
La ventana que se despliega contiene una lista de las distintas operaciones generales que se
realizan en el sistema, seguida de una columna donde se marca el estado de cada una. Si dice
"Activa", quiere decir que el usuario puede ingresar a dicha opción. Pero si cambias el estado
de acceso por el de "Inactiva", el usuario no podrá ingresar a la función del menú.
Una vez realizados los cambios, debes dar clic en el botón grabar para que sean
permanentes.
NOTA: Cuando un usuario ingrese al sistema, no podrá accesar a las funciones atenuadas,
por lo que dentro de la barra de herramientas no se presentará el icono que le corresponde a la
función.
3. Mensaje de usuarios
Con esta opción puedes enviar un mensaje breve a los usuarios. Éste aparecerá cuando
cualquiera de ellos ingresen al sistema, después de indicar la Clave de acceso personal que
tienen asignada.
La ventana para enviar un mensaje a un usuario es la siguiente:
Aplicaciones Asociadas
Con esta opción puedes indicar las aplicaciones que tendrás asociadas al programa, así
como los parámetros que se darán para un copiado especial.
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Aplicaciones Asociadas.
Ruta de acceso:
! Menú Configuración.
! Opción Gráficas y Copiado especial.
Máximo de valores visibles.- Puedes solicitar que el sistema presente los valores deseados;
el número mínimo de valores es 1 y el máximo es 15.
Tipo de formato a usar.- Selecciona el tipo de formato en el cual quieres realizar el copiado
especial.
NOTA: El sistema enviará la información que selecciones a otra aplicación (por ejemplo
excel), y tendrás la posibilidad de seleccionar en esa aplicación el pegado especial con vínculo
para que al momento de realizar alguna modificación en SAE, la información de la otra
aplicación se actualice en forma automática.
Ruta de acceso:
! Menú Módulos.
! Opción Facturas y vendedores, posterior a esto, da clic en
! Menú Archivos.
! Opción Vendedores.
En esta ventana que es la de catálogo de vendedores tendrás una lista de los vendedores
que hayas dado de alta, mismos que aparecerán ordenados en forma de lista de acuerdo a su
clave con los siguientes datos: clave, nombre, status, comisión y zona.
Agregar Vendedores
Para dar de alta vendedores sólo hay que dar un clic en el botón agregar que se
encuentra en la ventana, parte superior izquierda, por lo que aparecerá una ventana con los
siguientes datos:
Clave del Vendedor.- Cuentas con cinco caracteres que pueden ser alfabéticos, numéricos
o ambos. Esta clave será asignada de manera numérica, automática y secuencial, si así lo
definiste en los parámetros de clientes, proveedores y vendedores, o podrás asignarla
alfanumérica y manualmente si desactivaste el parámetro de clave de vendedor secuencial.
Nombre.- Aquí debes anotar el nombre del vendedor que vayas a dar de alta; por lo que
cuentas con 30 caracteres para ello.
Zona.- Este campo funciona como una clasificación de los vendedores. Aquellos que
guardan ciertas características entre sí pueden ser agrupados. Cada uno de los cinco caracteres
con que cuenta el campo puede funcionar como rubro para clasificar.
Modificar un vendedor
Eliminar un vendedor
CATÁLOGO DE PROVEEDORES
Es un proceso que te sirve para dar de alta a nuevos proveedores dentro del respectivo
catálogo.
Ruta de acceso:
! Menú Módulos.
! Opción Proveedores y Cuentas por Pagar.
Alta proveedores
Para agregar nuevos proveedores puedes dar un clic en el menú edición, y seleccionar la
opción agregar; o dando un clic en el botón que se encuentra en la ventana correspondiente a
agregar.
Clave.- Si tienes definida la clave como secuencial en los parámetros, el sistema la genera
automáticamente, por lo que no podrás teclear en este campo, ni podrás usar la ayuda de
campo. En el catálogo se presentan ordenadas las claves de la siguiente forma: numérica, con
letras mayúsculas y por último las minúsculas.
Datos del proveedor.- Debes anotar toda la información referente al proveedor que vas
a dar de alta. Los datos del proveedor son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por
correo.
Días de crédito.- Cuentas con tres caracteres para definir este campo, siendo el número
máximo que acepta el sistema el 732. El número de días de crédito lo utilizará el módulo de
compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando
realices un movimiento en cuentas por pagar de tipo compra (no. 1) el sistema considerará los
días de crédito para la fecha de vencimiento.
Saldo.- Indica el monto total del saldo de los documentos emitídos en favor de un
proveedor; si el sistema está configurado para trabajar con cuentas por cobrar integrado, el
saldo se actualizará automáticamente por los movimientos realizados desde el módulo de
compras. Si ya tienes un saldo por pagar, es recomendable anotar el monto desde el catálogo de
Cuentas por Pagar generando un movimiento bajo el concepto “saldo anterior” y si tienes un
saldo a favor, registralo como “Anticipo”, de tal forma que el campo de saldo se actualiza
correctamente.
Atención compras / atención pagos.- Nombre de las personas responsables con las que la
empresa mantiene comunicación directa y constante, tanto para compras como para pagos.
Modificar proveedores
Este proceso te sirve para cambiar la información de proveedores que estén dados de alta.
Ruta de acceso:
! Da clic en el botón .
Eliminar proveedores
Es una opción que elimina proveedores de tu catálogo, con lo que ya no tendrás relaciones
comerciales. Para poder borrarlos no deben tener saldo a favor o en contra.
Ruta de acceso:
! Da clic en el botón .
Al darle clic aparecerá la ventana en donde se encuentran los datos del mismo, acepta esa
ventana y aparecerá otra de confirmación, por lo que tienes que aceptar o cancelar.
Es una opción que sirve para indicar cuándo se suspenden o reactivan las compras a un
proveedor cambiando su status de activo a suspendido, de tal forma que al generar algún
documento en el módulo de compras lo notificará el sistema. Este proceso se comportará igual
para el control de cuentas por pagar contra documento y contra saldo.
Ruta de acceso:
! Da clic en el botón .
NOTA: Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene ese proveedor.
Dependiendo del status del proveedor, el sistema te preguntará si deseas suspender o reactivar
las compras del mismo.
Buscar proveedores
Esta función sirve para localizar a un determinado proveedor de acuerdo a su clave y/o
clasificación.
Ruta de acceso:
! Ingresa al Módulo de
Proveedores y Cuentas por
Pagar.
! Da clic en el botón .
La exportación es una opción útil cuando deseas utilizar en otras aplicaciones de Windows
los datos de las consultas que genera el sistema, tales como: Clientes, Proveedores, Facturas,
Compras, Inventarios, Multialmacén, Movimientos al Inventario, pero también puedes
exportar los datos de las estadísticas.
Para realizar la exportación sólo debes dar clic en el botón de exportación que se encuentra
en la ventana principal.
Como puedes observar en esta ventana de exportación se encuentran las opciones de las
aplicaciones a las cuales se puede exportar como lo son lotus, internet, excel, etc. Además
están las opciones de: con encabezado, totales, delimitador, separador, la ruta y el nombre del
archivo, para poder llevar a cabo la exportación.
Nombre del archivo a generar / Ruta de localización.- Es importante que anotes el nombre
que llevará el archivo generado, así como la ruta donde éste se encontrará; si no lo indicaste, el
sistema no te dejará continuar con el procedimiento.
Una vez que se seleccionen e introduzcan los datos correspondientes en esta ventana, da
clic en el botón aceptar y aparecerá una ventana indicando el porcentaje de progreso de la
exportación, cuando marque el 100% indica que la exportación a concluido.
CATÁLOGO DE CLIENTES
En esta ventana encontrarás una lista de los clientes que se han dado de alta, en forma
ordenada en el catálogo de clientes.
Ruta de acceso:
! Menú Módulos.
! Opción clientes y cuentas por cobrar.
Alta de clientes
El acceso a esa ventana se puede realizar con el botón agregar que se encuentra en la
ventana del catálogo o desde menú edición, agregar.
Clave.- Aquí debes indicar la clave del cliente que estás dando de alta. Si definiste en la
configuración del sistema que la clave del cliente sería secuencial entonces el sistema la anota
en forma automática y no podrás definirla.
Datos del cliente.- Estos datos son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo
y en la emisión de facturas, anota los datos como: nombre, dirección, colonia, población,
teléfono, fax, R.F.C., código postal.
Clasificación del cliente.- Sirve para agrupar a los clientes de acuerdo a ciertas
características de venta de la empresa (por ejemplo: zona geográfica, días de crédito, etc.
pudiendo especificar los cinco caracteres disponibles, uno para cada característica). Esto te
ayudará posteriormente a realizar consultas y reportes del catálogo de manera más selectiva.
Fecha de la última venta.- Indica la última fecha en que vendiste un producto o servicio
al cliente, la cual se autoriza al elaborar una nueva factura, el formato es día/mes/año
(dd/mm/aa) al pulsar el signo ? podrás seleccionar la fecha de un calendario.
Revisión y pago.- Registra el día en que el cliente acepta facturas para su autorización
y/o revisión, el día en que planea pagarlas. Con ese dato, en la emisión de reportes de
cobranzas tendrás la fecha de entrega de documentación y cobro. Si no anotas en este campo, el
sistema considerará la remisión y pago para el mismo día de vencimiento del documento.
Tienes 4 espacios alfanuméricos: los dos primeros para el día que se revisó el documento y los
dos últimos para el día en que se paga.
Saldo.- Indica el monto total de saldo de los documentos del cliente; si el sistema está
configurado para trabajar con cuentas por cobrar integrado, el saldo se actualizará
automáticamente cuando el cliente realice una compra o un pago desde el módulo de facturas.
Si el cliente ya tiene un saldo por cobrar, es recomendable anotar el monto desde la opción:
alta de movimientos de cuentas por cobrar, generando un movimiento bajo el concepto saldo
anterior y, si el cliente tiene un saldo a favor registrado como un anticipo.
% de descuento.- Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada
cliente y se sugerirá al hacer una factura, pedido o cotización.
Atención ventas.- Nombre de las personas responsables con las que la empresa mantiene
comunicación directa y constante, para ventas o pedidos.
Atención cobranza.- Nombre de las personas responsables con las que la empresa
mantiene comunicación directa y constante, para pagos o cobros.
Y por último tienes la ficha observaciones. En ella cuentas con varias líneas para incluir
comentarios importantes con respecto al cliente.
Modificar clientes
Con esta opción modificas la información de un cliente. El único campo que no podrás
modificar será el de la clave del proveedor. Pero puedes modificar o cambiar todos los demás
datos, como viste en agregar a clientes.
Para entrar a modificar antes que nada debes estar en la ventana del catálogo de clientes,
menú edición, seleccionar la opción modificar, o desde el botón modificar que se encuentra en
la ventana.
Eliminar clientes
Con esta opción eliminas clientes de tu catálogo, por ser empresas con las que ya no
tendrás relaciones comerciales. Para poder borrarlos no deben tener saldo a favor o en contra.
Los registros que borres no los podrás recuperar.
Los pasos para poder eliminar es, entrar al catálogo de clientes, menú edición, la opción
eliminar, o desde el botón eliminar. El proceso es el mismo al de eliminar proveedores.
Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente específico sin importar el saldo que
tenga, de tal forma que al momento de generar algún documento en el módulo de facturas y
vendedores lo notificará al sistema. Una vez que se suspende un cliente, cambia su status en el
catálogo. Este proceso se comportará igual para control de cuentas por cobrar contra
documento y contra saldo.
Ruta de acceso:
! Menú Módulo.
! Opción Inventarios y Servicios.
Ruta de acceso:
! Dentro del catálogo de productos y servicios
! Da clic en el botón .
Antes de capturar los productos del inventario es importante que cuentes con una
clasificación de claves de los productos debidamente estructurada para facilitar la
identificación de los mismos.
Los datos que encuentras en la ficha datos generales son los siguientes:
Producto / servicio / kit.- Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio o un kit,
ya que cada uno recibe un manejo distinto.
Clave del producto.- Admite hasta 16 caracteres para que puedas armar tus claves. De esta
manera el sistema es bastante flexible para admitir claves donde puedas mencionar en una
sola: marcas, modelos, colores, medidas, tallas, etc.
Factor entre unidades.- El factor expresa la relación que existe entre el factor de entrada y
la unidad de salida.
Factor = Unidad de entrada, en términos de la unidad de salida / unidad de salida.
Por ejemplo: si compras un producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la
manejas por piezas, entonces el factor entre unidades será 20. En este ejemplo factor = 20/1 =
20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor será igual a:
factor = (1/20) / 1 = 0.05 / 1 = 0.05.
Tiempo de surtido. -En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en días)
que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te será útil para estimar la fecha en que
debe pedirse el reabastecimiento de un artículo, dicha estimación será desplegada en el reporte
de “punto de reorden” dentro del catálogo de movimientos al inventario.
Los datos que encontrarás en la ficha precios y control son los siguientes:
Precio al público.- Este precio siempre será sugerido como precio unitario del artículo,
al momento de elaborar una cotización, pedido, remisión o factura.
Otros precios.- Cuando das un clic al botón otros precios aparece una ventana donde
puedes capturar hasta cuatro diferentes precios aplicables al producto que estes dando de alta.
Dentro de estos precios se incluye el precio mínimo, el cual a la hora de elaborar un documento
en facturas y vendedores con un precio inferior a este(precio mínimo) no se podrá.
Impuesto IEPS / IVA.- Aquí podrás definir las tasas de impuesto con las que se afectará al
producto. NOTA: El porcentaje más elevado que se acepta en cada campo es de 99.999%.
Apartados.- En este campo podrás ver la cantidad de productos que no pueden ser
vendidos debido a que ya están apartados desde el alta de pedidos. Esta cantidad se resta del
total en existencias para definir la cantidad de la cual se puede disponer en los documentos de
venta.
Costeo.- Se refiere al método con el cual va a ser determinado el costo del producto al
salir del inventario. Este dato será utilizado en movimientos al inventario y en el módulo de
facturas y vendedores, al momento de realizar una operación de salida de mercancía. Como
puedes observar el sistema maneja 4 métodos que se describirán en la siguiente página:
< U.E.P.S.- Últimas Entradas, Primeras Salidas. El costo al que se realizan las
salidas del producto corresponde al costo de las últimas entradas realizadas.
< P.E.P.S.- Primeras Entradas, Primeras Salidas. El costo al que se realizan las
salidas del producto corresponde al de las primeras entradas.
< PROMEDIO.- Costeo promedio. Se obtiene por un promedio de los costos
dependiendo de la existencia de los productos.
< ESTÁNDAR.- Costo invariable. Este método es definido por el usuario.
Almacenes.- Cuando modifiques la información de algún producto, con este botón podrás
revisar las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa (sólo si manejas
Multialmacén) y poder conocer el stock mínimo y máximo permitido y la cantidad pendiente
por recibir del artículo.
Los datos que encuentras en la ficha o pestaña registro y acumulados son los siguientes:
Proveedor 1 y Proveedor 2- Esta opción es para anotar las claves de identificación de
aquellos proveedores que surten el producto que estas dando de alta. Con lo que tendrás una
referencia cuando sea necesario reabastecer el almacén.
Fecha última compra.- Aquí debes anotar la fecha en que realizaste la última compra del
artículo, con el formato día, mes, año. Debido a que el módulo de inventarios trabaja de
manera integrada con el de compras, esta fecha será actualizada automáticamente cuando
elabores un documento de recepción de mercancía, por lo que el campo puedes dejarlo en
blanco.
Fecha última venta.- En este caso, aquí es donde se anota la fecha de la última vez que se
vendió el producto (día, mes, año). De igual forma existe la actualización como en la fecha de
última compra.
Costo promedio.- Es un campo informativo el cual refleja el historial de los costos del
producto, actualizándose automáticamente con base en los movimientos de entrada y salida
del producto. La actualización dependerá del tipo de costeo que se haya definido para el
producto, por ello no es recomendable que lo modifiques manualmente, pues originaría datos
incorrectos.
NOTA: El costo promedio siempre estará referido a las compras, ventas u operaciones de
entrada y salida; por lo tanto, será modificado en el catálogo de movimientos al inventario o
por los módulos de facturas y vendedores y compras, excepto cuando se ha definido un tipo de
costeo Estándar. Por ejemplo: hay en existencias 30 artículos X a un costo de $10,000 el costo
promedio sería 30* $10,000/30 = $10,000, se realiza una nueva compra de 65 artículos a un
costo de $12,000, el costo promedio se verá afectado de la siguiente manera:
(30 * $10,000) + (65 * $12,000) / 95 = 11.36.
Ultimo costo.- Este campo muestra el último costo unitario al que se compró o entró al
almacén el producto. Se recomienda no capturar información en este campo si das de alta las
operaciones de compra por medio del módulo de compras o por el catálogo de movimientos al
inventario, ya que de estas formas se actualiza automáticamente. Si estos no son los casos,
debes anotar manualmente el costo unitario de entrada del producto.
Pendientes por surtir.- Esta opción sirve para anotar la cantidad de existencias de un
producto que deben ser surtidos al o los clientes.
Acumulados de ventas anuales en cantidad y monto.- Se refiere a las ventas anuales del
producto, los cuales sólo pueden ser actualizados por el módulo de facturas y vendedores
cuando está integrado con inventarios. Los documentos que se vayan dando de alta a través de
este módulo se acumularán hasta que efectúes el corte anual.
Te indica el monto acumulado de las ventas anuales del producto en cantidad y monto.
Por último está la ficha observaciones en donde puedes anotar algún comentario de la
alta que te encuentres realizando en ese momento.
Modificar inventario
Esta opción permite hacer algún cambio referente al producto que anteriormente habías
dado de alta. El único campo que no puedes modificar es el de la clave. Para realizar la
modificación tienes que dar un clic en el botón modificar o desde el menú edición, la opción
modificar, la ventana que aparecerá es la misma a la de alta.
Eliminar inventario
Esta opción te permite dar de baja el producto que se encuentra en el inventario; para ello
debes dar clic en el botón que se encuentra en la ventana o desde menú edición, al realizar esto
aparecerá una ventana de confirmación, da clic en Aceptar para terminar el proceso.
Para dar de alta los productos en el catálogo de líneas de productos hay que realizar los
siguientes pasos: primeramente abrir el catálogo de líneas de productos; menú módulos,
opción inventarios; después menú archivos, opción catálogo de líneas de productos, con esto
obtendrás la ventana que se muestra de lado izquierdo en la parte inferior.
Para dar de alta las líneas sólo hay que dar un clic en el botón de agregar y obtendrás
la ventana que se muestra a lado derecho.
En la ventana de alta debes llenar los campos como son: clave de la línea, descripción y
cuenta contable, al finalizar el llenado de los campos sólo debes dar un clic en el botón
Aceptar.
Multialmacén
Por medio de esta opción podrás agregar productos en los almacenes que se tengan en la
empresa, también puedes agregarle existencias a un producto dentro de cada almacén (si se
trata de un servicio, deberás indicar un almacén, de igual forma para un Kit, pero no podrás
asignarle existencias).
Ruta de acceso:
! Menú Módulos.
! Opción inventarios, por lo que aparecerá el catálogo.
! En esa ventana da un clic sobre el botón de multialmacén y aparecerá la
siguiente ventana:
Para dar de alta los productos en el multialmacén debes realizar los siguientes pasos : menú
edición, opción agregar; o desde el botón agregar que se encuentra en la ventana, por lo que
aparecerá la siguiente ventana con los campos:
Control de almacén.- En este campo puedes establecer la ubicación física del producto
dentro del almacén, con la finalidad de facilitar su localización. Por ejemplo: con la clave de
control de almacén "P11M5" representa que el “producto se encuentra localizado en el pasillo
11, módulo 5”.
Stock mínimo.- Este campo sirve para indicar la cantidad mínima que debe existir de un
producto en el almacén, para satisfacer sin problemas la demanda. Esta cifra puede ser
diferente para cada almacén. La cantidad que definas no afectará las indicaciones hechas en el
catálogo de Inventarios y Servicios.
Compras por recibir.- Este campo se actualiza automáticamente a partir de las cantidades
registradas en las órdenes de compra, es decir, indica la cantidad de existencias del producto
que se van a recibir en ese almacén.
Movimientos al inventario
Este catálogo permite obtener el control de las existencias de los productos mediante el
registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectúan.
Para agregar los productos al catálogo de movimientos al inventario debes dar un clic en
el botón agregar .
Documento.- En este
campo cuentas con un espacio
de 9 caracteres para anotar una
referencia o número de
documento, que te permitirá
identificar el movimiento de
acuerdo con la documentación
interna de la empresa.
Concepto.- El concepto que aquí indiques será con el que se registre el movimiento al
inventario. El sistema te permite elegir entre los conceptos que tienes definidos en tu catálogo
de Conceptos de Movimientos al Inventario.
Cliente / Proveedor.- Cuando selecciones algún concepto que esté asociado a algún
proveedor, aparecerá un campo adicional donde deberás anotar el proveedor de que se trata. En
caso de que esté relacionado con un cliente, podrás elegir igualmente de cuál de ellos se trata.
Producto.- Debes indicar la clave del producto al que se aplicará el movimiento. Cuentas
con la tecla F2 para localizar la clave rápidamente.
NOTA: En caso de no haber registrado la clave del producto dentro del catálogo de
Inventarios y Servicios, aparecerá el mensaje: "La clave del producto o servicio no existe". En
un movimiento de salida, cuando la cantidad exceda a la existencia en el almacén, se
desplegará lo siguiente: "Cantidad mayor a las existencias", e impedirá continuar con la
captura del movimiento a menos que se modifique la cantidad.
Costo Unitario.- Cuando el movimiento que estés registrando sea de Entrada, el sistema
te permite capturar el precio al que se adquirió la mercancía (costo). El sistema sugerirá como
costo unitario la cifra anotada en el campo correspondiente al costo promedio del producto del
catálogo de Inventarios y servicios.
Armado de kits
El proceso de alta de un Kit es similar a dar de alta un producto en Inventario, pero con las
siguientes variantes: Al dar de alta el kit, en la Carpeta de Datos generales, deberás marcar la
casilla Kit como se muestra en la siguiente figura:
Una vez anotados los anteriores campos, puedes armar el Kit pulsando el siguiente botón:
! Módulo Inventarios.
! Desde la consulta de Inventarios y servicios da clic sobre el registro del producto
dado de alta como Kit.
! Oprime el botón .
! Aparecerá la siguiente ventana:
Costo.- Éste es un campo informativo que te mostrará el costo del Kit (suma de los costos
individuales de cada producto que conforma el Kit).
Precio Real.- Este campo informativo mostrará el precio real del Kit (suma de los precios
público de cada producto que conforma el Kit).
Precio Mínimo Real.- Este campo informativo te muestra la suma de los precios mínimos
de cada producto que conforma el Kit.
Cantidad.- Escribe aquí la cantidad de cada producto que estará presente en el Kit.
Porcentaje.- Muestra el porcentaje que representa el precio del producto en el total del
precio del Kit. Este porcentaje es importante para el sistema, ya que con base en él se realiza el
cálculo del precio real al que se vende el producto, para así registrarlo para su posterior uso en
los reportes de Venta y Utilidad.
Una vez que hayas escrito estos datos en la partida, deberás pulsar la tecla Enter para pasar
a la siguiente. Repite el llenado de datos para las siguientes partidas hasta completar el armado
del Kit.
Cambio de precios
Esta opción permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos,
sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en
la actualización de precios.
Clave de producto.- Anota el rango de artículos a los que alterarás el precio. En "Desde"
establece a partir de qué producto vas a llevar a cabo el cambio y en "Hasta" anota el último
producto que deseas que quede incluido.
Precios a cambiar.- Aquí puedes incluir todos los productos cuyo precio esté en moneda
nacional o aquellos cuyos precios se encuentren definidos en término de alguna divisa.
Línea de producto.- Sirve para indicar si la modificación se realizará sólo para un tipo de
producto en particular. En caso de que no recuerdes la línea de producto completa, puedes
ayudarte con los signos de interrogación, anotando exclusivamente aquellos caracteres que
conozcas. Por ejemplo: cambia precios sólo para los productos cuya línea de producto
comience con AE, quedaría así: AE???.
Precios.- Aquí debes indicar los precios que se van a modificar de manera general. Si
tienes una lista de 5 precios, desde esta opción se pueden modificar todos ellos: Precio Público,
Precios de lista 2, 3, 4 y Precio mínimo; el sistema sugerirá el monto o porcentaje a cambiar de
acuerdo a lo indicado en los campos anteriores. Al dar de alta el producto, es recomendable que
el precio mínimo sea el menor de cualquiera de los precios de la lista, ya que al aplicar políticas
de descuento en Facturas y Vendedores, se tomará a este precio como el límite al cual no debe
rebajarse el precio.
Precios a partir del costo.- Al activar esta casilla se cambia el precio del producto a partir
del costo del mismo, podrás definir sobre qué tipo de costo quieres hacer el cambio, con sólo
dar clic en la opción Último costo o Costo promedio.
Una vez terminado de establecer los cambios debes dar clic en el botón de Actualiza que se
encuentra en la ventana.
Una vez hecho esto, si no hay que realizar algún cambio más, debes dar clic en el botón
cancelar de la ventana principal para finalizar.
Actualización de existencias
Esta opción permite realizar un ajuste de existencias a varios productos. Para poder
utilizar esta forma de actualización es necesario que los productos tengan claves contiguas o
pertenezcan a una misma línea de producto, además de que no podrás comparar las existencias
registradas en los almacenes con las del catálogo de productos.
En esta ventana debes definir los campos como son “Desde” y “Hasta” y la línea de
producto. Una vez hecho esto debes dar un clic en el botón aceptar por lo que aparecerá la
siguiente ventana de proceso de
actualización, una vez terminado este
proceso debes dar un clic en el botón aceptar.
Congela existencias
Este proceso almacena las existencias que se tienen registradas en el sistema en ese
momento, para tener un punto de comparación con las existencias resultado del conteo físico
del inventario.
Descripción de campos:
Clave de producto Desde / Hasta.- Indica el rango de productos al que se dará lectura de
existencias (se muestra el rango de todos los productos como opción predeterminada).
Línea.- También podrás seleccionar los productos por línea, para este caso deberás
indicarla en este campo.
Control de almacén.- Podrás hacer uso de esta clave para seleccionar los productos.
NOTA: Una vez capturados los datos, presiona el botón Aceptar e inmediatamente
observarás que se ejecuta el congelamiento de existencias, solo haz clic otra vez en aceptar
para terminar.
Captura existencias
Ruta de acceso: Módulo de Inventarios, menú Edición, opción Inventario físico / Captura
existencias.
Esta opción te permite capturar manualmente las existencias físicas de tus productos. Al
hacer clic en la opción, se mostrará el mismo filtro que aparece al congelar existencias. Elige
los productos a los que les capturarás su existencia física y, enseguida, oprime el botón Aceptar
para que el sistema te muestre la tabla correspondiente.
Esta tabla muestra todos los productos que hayas elegido en el filtro. Para capturar la
existencia física de un producto, basta con hacer doble clic en el renglón del producto,
enseguida se abrirá una pequeña ventana en la que debes escribir la cantidad que realmente se
tiene del producto en el inventario y da clic en el botón aceptar.
Reportes
Productos
Clave del producto.- Sirve para indicar los productos cuya información deseas incluir en
el reporte. Cuentas con los delimitadores “Desde” y “Hasta” para elegir la clave de los
productos incluidos en el archivo de datos. Si no indicas una clave de producto específica para
estos rubros, el sistema asumirá que el reporte debe contener la información de todos los
artículos almacenados en el catálogo.
Ordenado por.- El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin
embargo, puedes definir bajo qué campo (Descripción, Línea, Control de Almacén,
Existencia, Última Compra, Última Venta, etc.) deseas ordenar la información en los mismos.
Si ordenas por Descripción, el sistema acomodará los registros en tu reporte colocando en
primer término aquellos cuya descripción inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc.
(en orden alfabético).Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opción que
se elija será temporal para el reporte actual.
Título del reporte.- SAE para Windows siempre sugerirá un encabezado para el listado a
emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de información
que contiene.
Control de almacén.- De igual forma el reporte puede ser con la especificación de control
de almacén.
Todos, Productos, Servicios o Kits.- Debes seleccionar cómo deseas el reporte, para ello
cuentas con 4 opciones que son: todos, productos, servicios o kits.
Una vez definidos todos los campos en la ventana debes dar clic en el botón aceptar, por lo
que aparecerá la siguiente ventana que es el reporte.
Movimientos al inventario
Este reporte te proporciona los movimientos al inventario que se han realizado, ordenados
por producto. El listado contiene: la clave del producto, fecha del movimiento, número de
documento, tipo de movimiento, clave del cliente o proveedor, cantidad de productos, costo
unitario, costo total, los precios unitarios y el total de los productos. El acceso a la ventana es el
siguiente: menú módulos, opción inventarios; menú reportes opción movimientos al
inventario / opción movimientos. La ventana que aparece es la siguiente:
Clave del producto.- Permite delimitar los productos que aparecerán en el reporte con base
en sus claves “Desde” , “Hasta”.
Documento.- Indica desde qué producto hasta cuál tienes que realizar el reporte a través
de documento.
Cliente Proveedor.- Si el reporte a realizar quieres que sea por un cliente o proveedor
específico, debes seleccionarlo.
Una vez llenado todos los campos debes dar un clic en el botón aceptar y mostrará la
siguiente ventana que es el reporte que elegiste.
Número de serie
El reporte ordena los números de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. El
acceso a la ventana es el siguiente: menú módulos, opción inventario; menú reportes, y opción
números de serie, opción números de serie. La ventana que aparece es la siguiente:
Productos Desde/Hasta.- Debes elegir el rango de productos para los cuales quieres
obtener el reporte.
Status.- Aquí podrás especificar si quieres el reporte para productos que cumplan con un
status en particular (Disponible, Vendido, No disponible, Defectuoso, Baja o Todos).
Título del reporte.- SAE siempre sugerirá un encabezado para el listado a emitir. Sin
embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de información que
contiene.
Una vez definido los cambios para el reporte debes dar clic en el botón aceptar y aparecerá
la siguiente ventana del reporte:
Kits
La finalidad de este reporte es conocer los Kits registrados en el sistema, los productos y
servicios de los que está compuesto cada uno. Este reporte contiene la Clave y Descripción del
producto, Tipo de Costeo, Proveedor 1, Proveedor 2, Línea, IVA, Unidad de salida, fecha de
Última compra, fecha de Última venta, Control de almacén, Último costo, Stock mínimo,
Stock máximo, Precio público, Precio mínimo, Moneda, Costo Promedio y Existencias de
productos componentes. El acceso a la ventana es el siguiente: menú módulos, opción
inventarios; menú reportes, opción kits, la ventana que debe aparecer es la siguiente:
Clave del producto.- Permite delimitar los productos que aparecerán en el reporte con
base en sus claves “Desde” , “Hasta”.
Control de almacén.- De igual forma el reporte puede ser con la especificación de control
de almacén.
Ordenado por .- El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin
embargo, puedes definir bajo qué campo (Descripción, Línea, Control de Almacén,
Existencia, Última Compra, Última Venta, etc.) deseas ordenar la información en los mismos.
Si ordenas por Descripción, el sistema acomodará los registros en el reporte colocando en
primer término aquellos cuya descripción inicia con "A", luego los que empiezan por "B", etc.
(en orden alfabético).Cada uno de los reportes cuenta con diferentes opciones. La opción que
se elija será temporal para el reporte actual.
Título del reporte.- SAE para Windows siempre sugerirá un encabezado para el listado a
emitir. Sin embargo, puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de información
que contiene.
Una vez definido los cambios para el reporte debes dar clic en el botón aceptar y
aparecerá la siguiente ventana del reporte:
Exportación
Para realizar la exportación de inventarios y servicios sólo debes dar clic en el botón de
Como puedes observar en esta ventana de exportación se encuentran las opciones de las
aplicaciones a las cuales se puede exportar como son lotus, internet, excel, etc. Además están
las opciones de: con encabezado, totales, delimitador, separador, la ruta y el nombre del
archivo, para poder llevar a cabo la exportación.
En esta ventana debes poner el nombre del archivo con la extensión .TXT, dado que ya
aparece la ruta donde será guardado y el tipo de archivo, de ahí, da un clic en el botón aceptar.
Esta es la ventana del explorador y aquí puedes observar el archivo que se generó al realizar
la exportación. Una vez visualizado el archivo hay que dar doble clic sobre el mismo para
abrirlo. La ventana es la siguiente:
COMPRAS
Recepción de compras
La recepción de mercancías se elabora cuando el proveedor entrega parcial o totalmente
los productos solicitados. Cuando se realiza una recepción de mercancía se incrementan las
existencias de los productos en el almacén y en caso que provenga de una orden la recepción,
disminuyen los pendientes por recibir e incrementa las existencias de los productos en el
almacén.
El acceso a la ventana es el siguiente:
! Menú Módulos y clic en la Opción Compras.
Agregar un documento
Ruta de acceso:
! Dentro del Catálogo de Recepciones,
! Da clic en el .
Recepción. Activa la opción de agregar para poder realizar una recepción de mercancía,
una vez ahí al oprimir la lista desplegable se indicará si el documento a realizar es directo o
bien si se va a enlazar a un documento anterior como puede ser una orden de compra. De no
haber elegido la elaboración del documento directo, al oprimir la tecla de tabulador para pasar
al siguiente campo, el sistema presentará una ventana de enlace de documento, con la cual
podrás elegir el documento antecedente.
Referencia del proveedor.- En este campo se puede anotar el número de documento que el
proveedor presenta al momento de entregar la mercancía.
Descuento financiero.- El descuento financiero se otorga por pronto pago o por adquirir
mercancías en grandes volúmenes, éste es calculado después del descuento comercial.
Producto.- En este campo se busca o se captura la clave del producto a comprar, se puede
utilizar la tecla F2 para localizar el producto rápidamente.
Costo unitario o por unidad.- Anota el costo en el que ingresa la mercancía, sin
descuentos. El sistema sugiere la cantidad anotada como último costo.
Una vez llenado todos los campos de la ventana debes grabar los datos, puedes realizarlo
Orden de compra
Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir
cierto producto. Las órdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los
productos del catálogo de Inventarios y servicios y del almacén correspondiente.
Ruta de acceso:
! Da un clic al botón .
El proceso para dar de alta una orden es el mismo que dar de alta una remisión que ya se
explicó anteriormente, con la diferencia de que la orden será directa.
Una vez terminado de dar de alta las órdenes tendrás el catálogo, la ventana es la que se
muestra a continuación:
Consultas de compras
En las consultas se pueden realizar las siguientes funciones: Buscar, Filtrar, Siguiente y
Restaurar.
! Menú Módulos.
! Opción Compras.
Una vez hecho esto, automáticamente aparece la ventana de recepciones que viene
siendo la consulta.
A continuación se explica a qué se refieren cada uno de los campos que aparecen en la
ventana de consultas.
< Devuelta parcialmente.- Es cuando se devuelve sólo una parte de los productos
amparados por una recepción de mercancía.
Anterior.- Muestra el número de recepción con la que fue enlazada en caso de que
existiera, para una recepción muestra el número de orden con la que fue enlazada en caso de
que exista. Para una devolución muestra el número de recepción con la que fue enlazada.
Importe total.- Señala el importe total del documento expresado en moneda base.
Devolución de compra
Mediante este documento será posible registrar la cantidad de mercancía que por diversas
razones se devuelve al proveedor. Este movimiento decrementa las existencias de los
productos tanto en el catálogo de inventarios y servicios como en el almacén definido, además
de actualizar el Costo promedio. Dentro del catálogo de Movimientos al inventario se registra
un movimiento de "Devolución de compra". Al mismo tiempo, genera un movimiento en el
módulo de Cuentas por pagar por concepto de "Nota de devolución", que provoca una
disminución en el saldo y las compras anuales del proveedor.
Devolución
Para efectos de devolución este campo sólo mostrará la opción de recepción. Después de
seleccionar debes pulsar tecla de TABULADOR, aparecerá la siguiente ventana:
realizado todo esto debes dar clic en el botón de enlazar que aparece en la ventana, por lo
que regresarías a la ventana de devolución.
Ahora observarás que aparecen todos los campos con los datos respectivos, sólo restaría
poner la fecha de elaboración de la devolución, posteriormente debes dar un clic en el botón de
Reporte de pendientes
El acceso es:
! Módulo de Compras.
! Opción Recepciones u Órdenes.
! Abrir el Menú Reportes.
! Opción Pendientes.
Fecha.- En estos campos se podrá seleccionar los rangos de fechas en que se elaboraron
los documentos que se desean visualizar, “Desde” y “Hasta”.
Proveedor.- En este campo se anotará la clave del proveedor del documento que se desea
visualizar.
Producto.- En este campo se anotará la clave del producto que se desea visualizar, así
como la línea a la que pertenece dicho producto.
Una vez capturados cada uno de los campos correspondientes el sistema muestra la
siguiente ventana que es la del reporte.
Te permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores
en un período determinado. Por tratarse de compras ya realizadas, el sistema tomará en cuenta
únicamente los documentos de recepción de mercancía. Asimismo, ofrece un total de cada uno
de los conceptos incluidos.
El acceso es:
Período a reportar.- Selecciona un rango de fechas para delimitar el período que necesitas
reportar. Cuentas con las opciones “Desde” y “Hasta”.
Clasificación del proveedor / Producto / Línea de producto.- En este campo puedes pedir
que se muestren en el reporte sólo aquellos movimientos que pertenecen a una clasificación de
proveedor / a un producto / o a una línea de producto que indiques.
Devoluciones.- Al activar esta casilla, el sistema asumirá que el monto de las compras por
proveedor debe considerar el total de los productos que fueron devueltos.
Orden.- Puedes ver el listado de proveedores ordenado en forma Ascendente (por el total
máximo de compras hechas a cada uno); en forma Descendente (a la inversa) u ordenado por
clave del proveedor.
Una vez capturados cada uno de los campos correspondientes el sistema muestra la
siguiente ventana que es la del reporte.
FACTURAS
Emisión de facturas
! Menú de Módulo.
! Opción Facturas y vendedores.
Remisiones Cotizaciones
Número de documento.- Cuenta con siete espacios para anotar el número o letras del
documento a elaborar. Si se encuentra inactivo el parámetro de folio secuencial, se podrá
modificar el número sugerido por el sistema, en caso de encontrarse activado el número
sugerido no podrá ser modificado por el usuario.
Fecha.- El sistema sugiere la fecha de trabajo que se ingresó al iniciar la empresa, pero
puede ser modificada.
Cliente.- Aquí se deberá anotar la clave del cliente al que se elaborará el documento. Si
el documento va a ser elaborado a un cliente ocasional, se debe presionar el botón en el cual
aparecerá una ventana donde se deberá anotar el nombre, la dirección y población de ese
cliente.
Condición.- Se cuenta con 25 caracteres donde podrás anotar la condición de pago del
cliente, las cuales pueden ser en: Efectivo, Crédito, Cóbrese o Devuélvase, etc.
Enviar a.- Cuenta con dos renglones donde podrás anotar la dirección del lugar a donde se
va a entregar la mercancía o el nombre de la persona que la recibirá.
Consignar a.- En este campo se anotará o seleccionará el nombre del cliente al que se le
enviará la mercancía, que puede ser diferente al cliente al cual se le efectuará la factura.
Fecha de entrega.- En este campo se anotará la fecha en la que el cliente deberá recibir la
mercancía, la tecla F2 permite visualizar el calendario.
Almacén.- Este campo se presenta cuando se trabaja con multialmacén. Aquí deberás
anotar el número del que se tomará la mercancía.
Su Pedido.- Se puede rotar el número de orden que esta utilizando el cliente como
identificación de su documento.
Impuesto.- En este se sugiere la tasa de impuesto a ser aplicada para la venta, la cual fue
declarada previamente en los parámetros generales, pero puede ser modificada.
Descuento Financiero.- Se utiliza como un descuento otorgado por pronto pago o por
comprar grandes volúmenes de mercancía. Este no afecta al precio neto de la venta. El
descuento final es calculado después del descuento comercial.
Vendedor.- Se despliega automáticamente la clave del vendedor que atiende al cliente pero
puede ser modificada por cualquiera de los que se encuentran registrados en el catálogo de
vendedores.
Comisión.- Sugiere el porcentaje de comisión que se otorgará al vendedor, pero esta puede
ser modificada.
A) Se refiere a que en esa partida se realizó un apartado y está representado con una mano.
Cantidad.- Sirve para indicar el número de unidades que se venderán del producto,
servicio o kit.
Producto.- En esta opción se captura la clave del producto a vender, se puede pulsar la
tecla F2 para encontrarlo rápidamente.
En caso de estar permitida la opción de vender aunque no haya productos sólo mandará un
mensaje de advertencia “la cantidad es mayor a los productos disponibles”.
Total por partida.- En este renglón se indica el monto al que asciende la venta del artículo
que se esta registrando, éste corresponde al precio neto de los productos sin incluir impuestos y
descuentos.
Consulta de documentos
Para accesar a las consultas ejecuta, dentro del Módulo Facturas y Vendedores:
Dentro del módulo de Cuentas por Cobrar el sistema lleva un seguimiento de los cargos y
abonos que se generan con relación a las facturas emitidas a clientes y otros cargos diversos,
como letras por cobrar, intereses moratorios, etc. El sistema cuenta con una serie de funciones
relevantes con información sobre la cartera de clientes, la antigüedad de saldos y el pronóstico
de cobranza, entre otros, permitiendo realizar operaciones de cobro. Contiene la opción de
recepción de pagos, que te permite registrar diferentes formas de pago referidas a una misma
factura. El sistema está configurado para controlar las Cuentas por Cobrar contra Documento.
Para llevar el control Contra Saldo debes definirlo en los parámetros específicos y regenerar el
índice de Cuentas por Cobrar.
Para poder accesar al módulo de Cuentas por Cobrar deberás llevar la siguiente ruta:
! Menú Módulo.
! Da clic en la opción de Clientes y Cuentas por Cobrar.
Una vez realizados los pasos anteriores se presentará una ventana como la siguiente,
correspondiente al catálogo de clientes:
Para poder agregar movimientos en las cuentas por cobrar se debe ir al menú edición en la
opción de alta de movimiento de cuentas por cobrar como lo muestra la siguiente pantalla:
Concepto.- Indica el concepto bajo el cual se está dando de alta el movimiento. Al oprimir
la tecla F2 o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos de cuentas por
cobrar que tenga definido el sistema.
No. de factura.- Puedes teclear el número de factura del que se deriva un movimiento.
Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, sólo es informativo. Puedes anotar
la primera factura de la que se derivaron nuevos movimientos (Cargos y Abonos) y
documentos originados por ellos. Usa la tecla F2 para seleccionar algún cargo que afecte al
cliente.
No. Documento.- Señala el número de identificación del cargo o abono que estás dando
de alta.
No. Referencia.- Puedes hacer clic en el signo ? para seleccionar el número de referencia.
Con este número se identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o abono. Este dato es
el que permite relacionar abonos y cargos al utilizar un control contra documento.
Fecha de aplicación.- Se refiere al día en que el movimiento afectará el saldo del cliente.
Debes respetar el formato día/mes/año.
Fecha de vencimiento.- Es el último día de plazo para liquidar la cuenta. Debes respetar el
formato día/mes/año.
Monto.- Indica la cantidad que ampara el cargo o abono, el monto aquí indicado deberá
estar en términos de la moneda antes indicada. Puedes oprimir la tecla F2 para seleccionar la
cantidad de adeudo. En el caso de manejo contra Saldo, el cargo (abono) del cliente va
aumentando (disminuyendo) al saldo, sin importar el documento. El sistema calculará de
manera automática el monto en moneda base a partir del tipo de cambio que se haya anotado.
Esta opción muestra los clientes que tienen adeudos en un día determinado, para así poder
hacer los cobros correspondientes.
! Menú Archivos
! Opción de Cobros del día.
Cliente mostrador.- Si se activa este campo sólo presentará a los clientes que fueron
atendidos en el mostrador.
Fecha de corte.- Este dato es importante para conocer los cobros del día. Ya que los
documentos que se tomarán en cuenta serán aquellos cuya fecha de vencimiento sea igual o
menor a la fecha que se está indicando y que todavía no han sido saldados.
Pronósticos de cobranza
! Menú de Archivos.
! Opción de Pronósticos de cobranza.
Este proceso se elabora con base a las fechas de vencimiento de los documentos y sólo
mostrará aquellos que no han sido saldados.
Para poder consultar los datos de un cliente se puede hacer un filtro, con sólo dar clic en el
Antigüedad de saldos
Para poder accesar a esta opción debes de ir al menú archivos en la opción antigüedad de
saldos.
En esta ventana podrás observar los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de
tiempo que se definan.
También te permite filtrar la información para que puedas conocer el total de adeudos a la
fecha del corte. Para esto tendrás que dar clic en el botón de filtrar .
Recepción de pagos
Esta opción te permite registrar los abonos que se efectúen a un mismo documento.
Para poder accesar a esta opción debes de ir al menú edición en la opción de recepción de
pagos.
Clave del cliente.- Indica la clave del cliente del cual vas a recibir el pago, puedes utilizar
las teclas F2 y F7 para auxiliarte en la búsqueda.
Total de pagos.- Al capturar cada pago se acumula en forma automática el total de los
abonos realizados.
Restante.- Al finalizar la captura de los pagos, el sistema indica la cantidad que se adeuda
del documento o el saldo restante del cliente. Este importe se calcula de la diferencia entre el
monto del documento menos el total de los pagos asociados a éste.
Al final de la captura deberás guardar los pagos para que queden registrados.
Aplicación de anticipos
Esta opción se utiliza para que queden registrados los anticipos que los clientes realizan.
Para poder accesar a esta opción debes de ir al menú edición, en la opción aplicación de
anticipos.
Para poder realizar los anticipos, te deberás colocar en el documento al cual vas a aplicar
el abono.
Con la tecla F7 definirás el documento que deseas aplicar a la factura. Después da clic en
el botón seleccionar abono, el cual te permitirá elegir el documento desplegándose los datos
del abono señalado.
Datos del cargo a saldar.- Estos valores indican a qué factura o documento se va a aplicar
el abono y su saldo.
Datos del abono a aplicar.- Se describen los datos del abono y su saldo.
División de cargos
En esta opción se puede dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta
fecha de vencimiento, lo cual permite el pago a plazos.
Para poder accesar a esta opción se debe ir al menú edición en la opción de división de
cargos.
Dicha ventana muestra los documentos pendientes por pagar del cliente con los siguientes
datos: concepto, número de documento, fecha de vencimiento, Monto y Saldo.
Para poder realizar la división de cargos coloca el cursor sobre el documento a dividir y da
doble clic, con lo cual se mostrará la siguiente ventana:
Número de folio.- Anota la cifra a partir de la cual se numerarán todos los documentos.
Consta de dos partes la primera son 5 caracteres alfanuméricos y para la otra, tres caracteres
numéricos.
Número de concepto.- Escribe el número de concepto por la cual quedarán registrados los
documentos.
Fecha de último documento.- Indica la fecha en que vencerá el último documento creado.
1. Número de días: Indica el número de días que deben transcurrir entre cada documento.
2. Día de la semana: En caso de pagos periódicos se registra el día que se desee.
3. Día del mes: Registra un día o días del mes en que deben vencer los documentos.
Reporte de cobranza
Para poder accesar a este reporte se debe ir al menú reportes en la opción control de
cobranza.
Fechas de vencimiento.- Se elegirá las fechas de los documentos de los cuales se necesita
observar la información.
Una vez realizado todo lo anterior el reporte se encarga de mostrar todos los cargos y
abonos que afectan a un documento específico sin referencia, el saldo del documento y el saldo
de cada cliente, lista a los clientes por clave, nombre, indicando el tipo y número de
documento, fecha de aplicación y vencimiento, total de cargos y abonos, saldo del período
indicado, emite documentos que no requieren referencia; los que tengan referencia estarán
aplicados en las columnas de cargos y abonos, si el manejo es contra Saldo, no se escribe tipo y
número de documento, sólo cargos y abonos totalizados por fecha de aplicación. Por ser un
reporte que señala adeudos, no incluye documentos saldados con abonos aplicados hasta la
fecha de corte. En el reporte aparecen los montos de los documentos tal y como fueron
grabados. Como se puede observar en la siguiente pantalla:
Reporte de caja
Este reporte permite emitir los movimientos que se dieron de alta desde la opción de
recepción de pagos y delimita la operación por período de corte y por la persona que llevó a
cabo la operación. Para poder accesar a este reporte se debe ir al menú reportes en la opción
Reporte de caja.
Datos del usuario.- Es necesario el número y clave de usuario para acceder al reporte.
Actualización de saldos
Utiliza este proceso cuando por fallas en la energía eléctrica o por haber modificado
manualmente el campo de Saldo en el catálogo de Clientes, existan diferencias en el saldo del
cliente en ambas áreas (Cuentas por cobrar vs. Clientes). En esta actualización el sistema
calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados los clientes.
Rango de clientes.- Selecciona el rango de claves que vas a actualizar (si son todos los
clientes sólo oprime Enter, pero si es sólo uno, teclea la misma clave en ambos campos).
Puedes oprimir el signo ? para elegirlas.
Intereses moratorios
Los intereses moratorios son los que se aplican a los clientes cuando se han atrasado en la
fecha de pago. Estos intereses se aplican de forma individual.
Para poder accesar a esta opción debes ir al menú herramientas en la opción intereses
moratorios, al hacerlo te aparecerá la siguiente pantalla:
% de interés a aplicar.- Define el porcentaje de interés que se desea aplicar a ese cliente
moroso.
Una vez realizado lo anterior se presenta una ventana con todos los movimientos que
cumplan con las características definidas. Como se puede observar en la siguiente pantalla:
Es un catálogo que ofrece 20 conceptos estándar para consultar y registrar la cuentas por
pagar, este catálogo muestra el número de concepto, su descripción, el tipo (cargo o abono), si
posee referencia a otros documentos y, por último según el caso, la columna general presenta el
número de concepto que se deriva.
A continuación se describen los dos casos que pueden presentarse al dar de alta
movimientos en las cuentas por pagar.
Si el sistema se ha configurado para trabajar con cuentas por pagar integrado, al elaborar
una recepción de mercancía se creará automáticamente el cargo correspondiente y en esta
parte del sistema debes registrar los cargos y abonos que afecten a dicha recepción o al saldo
total.
No. de factura.- Se anota el número de factura que ha sido generado por el movimiento,
este número no es utilizado por el sistema para relacionarlo con otros documentos, su carácter
sólo es informativo.
No. Documento.- Aquí se indica el número de identificación del cargo o abono que se esta
dando de alta (por ejemplo el número de un cheque).
Esta opción muestra los clientes que tienen adeudos a un día determinado, con base a esta
información pueden realizar los cobros correspondientes así como programar los ingresos del
día.
Cuando se manejan Cuentas por pagar contra Saldos, se presentan los deudores con los
que se tiene adeudos.
Cuando el manejo se hace contra Documentos, se despliegan los documentos que al día
señalado se encuentran vencidos.
Rango de claves.- Aquí se escribe un rango de los proveedores que se desea aparezcan en
la consulta.
Fecha de corte.- Aquí se anota la fecha de corte que se compara contra la fecha de
vencimiento del documento, es decir, que pasan aquellos documentos cuya fecha sea menor o
igual a la fecha de corte.
Una vez desplegada la ventana de pagos del día, si se da de alta algún movimiento de
cuentas por pagar no se podrá visualizar de inmediato en la consulta que se ha elaborado ya,
sino que se tendrá que cerrar la ventana y volver a ejecutar esta opción.
Pronósticos de pagos
Esta opción presenta una proyección de cómo serán los pagos en un período determinado.
Para acceder da clic en menú archivos posteriormente en la opción pronósticos de pagos.
Este proceso es elaborado con base en las fechas de vencimiento de los documentos y, sólo
muestra aquellos que no han sido saldados, presenta los saldos de los movimientos que se
vencerán en los intervalos de tiempo que se definan. Muestra además de la clave y el nombre
del proveedor, el saldo total vencido y el desglose de saldos por pagar en períodos señalados.
Se puede consultar los datos del proveedor y hacer una selección a través del filtro.
Se refiere a la suma total de los montos de los movimientos agrupados por conceptos;
muestra además el estado de cuenta de un proveedor con el monto parcial y total de
movimientos a conceptos realizados (compras, pagos de cheques).
Aplicación de anticipos
Permite registrar un pago parcial que se le hará al proveedor en forma anticipada. Para
utilizar esta función, se debe dar de alta un movimiento de Cuentas por Pagar con el concepto
de anticipos con el respectivo monto que se desee aplicar posteriormente.
Esta opción sólo se presenta si el manejo de Cuentas por Pagar es Contra Documento. Se
puede utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un proveedor
específico, sin importar la fecha de aplicación.
División de cargos
Con esta opción podrás dividir el monto de un cargo en varios documentos con distintas
fechas de vencimiento, permitiendo el pago a plazos. Sólo se presenta esta opción cuando
llevas el manejo Contra Documento.
Reportes
Para visualizar los reportes, debes dar clic en menú reportes y posteriormente en el
comando correspondiente al reporte deseado, a continuación se analizan algunos de ellos:
Reporte de pagos generales.- Este reporte muestra todos los cargos y abonos que afectan
a un documento de cargo en particular y el saldo tanto del cargo como de cada proveedor, así
como los totales de cargo, abonos y saldos a la fecha de corte que se determine.
Reporte de estado de cuenta general.- Es un reporte que muestra los movimientos que no
requieren referencia como anticipos y compras, realizados para cada proveedor y su relación
de cargos y abonos.
Reporte de pronósticos de pago.- Este reporte permite proyectar cómo serán los pagos en
un período determinado. Se basa en las fechas de vencimiento o aplicación de documentos. El
reporte mostrará un listado de proveedores que contiene el monto por los documentos
vencidos, desglose de saldos por pagar en los intervalos establecidos en días por período,
saldos del proveedor y totales por período.
Actualización de saldos
Este proceso se utiliza cuando por diversos factores o por modificaciones manuales del
saldo en el catálogo de proveedores, o que existan diferencias en el saldo del cliente en cuentas
por pagar y proveedores.
Para acceder a este proceso debes dar clic en menú herramientas y luego en el comando
Actualización de saldos.
En esta actualización el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tenga
registrado en los proveedores.