You are on page 1of 28

FORMAT

JAARVERSLAG
BIBLIOTHEKEN
HOGESCHOOL ZUYD

Bibliotheek Nieuw Eyckholt Bibliotheek Academie Beeldende Kunsten


Teamcoördinator: Jof Krahmer Teamcoördinator: Henri Houben
~ Nieuw Eyckholt 300, 6419 DJ Heerlen ~ Herdenkingsplein 12, 6211 PW Maastricht
045/4006031 043/3466368
| bibliotheek.nieuweyckholt@hszuyd.nl | bibliotheek.abk@hszuyd.nl
Bibliotheek Brusselseweg Bibliotheek Conservatorium
Teamcoördinator: Pascal Nypels Teamcoördinator: Márta Bartos
~ Brusselseweg 150, 6217 HB Maastricht ~ Bonnefantenstraat 15, 6211 KL Maastricht
043/3466620 043/3466342
| bibliotheek.brusselseweg@hszuyd.nl | bibliotheek.conservatorium@hszuyd.nl
Bibliotheek Hoge Hotelschool Bibliotheek Toneelacademie
Teamcoördinatoren: Teamcoördinator: Henri Houben
Annerie Claus en Judith van Hooijdonk ~ Lenculenstraat 33, 6211 KP Maastricht
~ Bethlehemweg 2 043/3466303
043/3528270 | h.m.p.j.houben@hszuyd.nl
| bibliotheek.hhm@hszuyd.nl
Bibliotheek Gedrag en Maatschappij Bibliotheek HEAO
Teamcoördinator: Philip Willems Teamcoördinator: Monique Triepels
~ Sportcentrumlaan, 6136 KX Sittard ~ Havikstraat 5, 6135 ED Sittard
046/4207258 046/4207075
| bibliotheekgm@hszuyd.nl | bibliotheekHEAO@hszuyd.nl

Þ bibliotheek.hszuyd.nl
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inhoudsopgave
Inhoudsopgave .............................................................................................. 2
Afkortingen ................................................................................................... 3
1. Inleiding .................................................................................................. 4
2. Een jaarverslag schrijven............................................................................ 6
3. Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd .................................................... 8
3.1. Inleiding ........................................................................................... 8
3.2. Structuur .......................................................................................... 9
3.3. Inhoud ........................................................................................... 11
4. Statistieken ............................................................................................ 18
4.1. Algemene statistieken bibliotheeksysteem ........................................... 18
4.1.1. OUS/OWC/OPC ...................................................................... 18
4.1.2. GGC ..................................................................................... 19
4.1.3. NCC/IBL ............................................................................... 19
4.1.4. Eindgebruik ........................................................................... 20
4.2. De gebruikers.................................................................................. 20
4.2.1. Studentenaantallen ................................................................ 20
4.2.2. Medewerkersaantallen ............................................................ 20
4.3. Collectie en ontsluiting...................................................................... 21
4.3.1. Fysieke collectie ..................................................................... 21
4.3.2. Databanken........................................................................... 23
4.3.3. Website ................................................................................ 24
4.4. Uitleen ........................................................................................... 24
4.5. Interbibliothecair leenverkeer ............................................................ 26
4.6. Bibliotheekbudget ............................................................................ 26
Literatuurlijst ............................................................................................... 27
Bijlagen ...................................................................................................... 28
Bijlage I: Statistieken 1............................................................................ 28
Bijlage II: Statistieken 2........................................................................... 28
Bijlage III: Statistieken 3 ......................................................................... 28
Bijlage IV: Statistieken 4 .......................................................................... 28
Bijlage V: Statistieken 5 ........................................................................... 28
Bijlage VI: Vragenlijst .............................................................................. 28
Bijlage VII: Jaarverslag 2005 HS Zuyd Bibliotheek HEAO Sittard .................... 28

2
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Afkortingen
EPN Exemplaarnummer
GGC Gezamenlijk Geautomatiseerde Catalogiseersysteem
HEAO Hoger Economisch en Administratief Onderwijs
HS Zuyd Hogeschool Zuyd
IBL Interbibliothecair Leenverkeer
ICTOS ICT Onderwijs & Support
IHOL Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg
NCC Nederlandse Centrale Catalogus
OCLC PICA Online Computer Library Center Project Integrated Catalogue Automation
OC Online Contents
OPC Online PublieksCatalogus
OSIRIS Onderwijs en Studenten Informatie, Registratie en Inschrijf Systeem
OUS Online Uitleen Systeem
OWC Online WerkCatalogus
RCL Regionale Catalogus Limburg
SHB Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken
URL Uniform Resource Locator

3
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

1. Inleiding
In 2004 en 2005 heeft een projectgroep bestaande uit vier teamcoördinatoren in opdracht
van de Manager Ondersteunende Diensten een onderzoek verricht naar de positie van de
bibliotheek binnen Hogeschool Zuyd. Eén van de aanbevelingen opgenomen in het
eindrapport van dit project “Positionering Bibliotheken Hogeschool Zuyd” luidde, dat de
bibliotheken jaarlijks een beleidsplan en een jaarverslag moeten presenteren. Om deze
aanbeveling wat betreft het schrijven van een jaarverslag uit te voeren, heeft Leen Liefsoens
haar casestudie aan dit onderwerp gewijd. Deze casestudie situeert zich binnen de vierjarige
deeltijdopleiding ‘Graduaat Bibliotheek-wezen’ die zij volgt aan het Centrum voor
Volwassenenonderwijs Vrije Leergangen Limburg in Genk (België). Dit format vormt het
eindresultaat van de casestudie en is gebaseerd op het jaarverslag 2005 van de bibliotheek
Hoger Economische en Administratief Onderwijs (HEAO) Sittard dat in een eerdere fase
binnen deze casestudie is gerealiseerd.

Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken
Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor
zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge
vergelijkingen te komen.

Vooraf gaande aan het maken van het format, zijn er een aantal vragen voorgelegd aan de
teamcoördinatoren van de bibliotheken Hogeschool Zuyd. De vragen hadden betrekking op
de doelen en de doelgroepen van het jaarverslag, de inhoud en vorm van het jaarverslag en
de verwachtingen ten opzichte van het format. Hieronder zijn zowel de vragen als de
uitkomsten weergegeven.

Vraag 1: Wat is volgens jou het doel van het jaarverslag van jouw bibliotheek?
1. Verantwoording afleggen van het bibliotheekwerk.
2. Laten zien wat de bibliotheek heeft gedaan.
3. Public relations voor de bibliotheek: de bibliotheek een meer eigen gezicht, eigen plek
geven.
4. Contact met het onderwijs.
5. Aan iedereen duidelijk maken waar de bibliotheek voor staat, of wat de taak van de
bibliotheek is.
6. Een jaarverslag hoort bij een professionele organisatie.

Vraag 2: Voor wie schrijf je het jaarverslag?


1. Locatiemanager (eigen locatie).
2. Onderwijsdirectie (eigen locatie).
3. Contactpersonen bibliotheek binnen het onderwijs (eigen locatie).
4. Bibliotheekmedewerkers van de andere HS Zuyd locaties.
5. Eigen bibliotheekmedewerkers (eigen locatie).
6. Locatiemanagemers, onderwijsdirectie, docenten, medewerkers en studenten van de
andere HS Zuyd locaties.
7. Andere docenten en medewerkers (eigen locatie).
8. Studenten (eigen locatie).
9. Externe contacten zoals andere hogeschoolbibliotheken, vakorganisaties.

Deze twee vragen hadden als doel richting te geven aan het jaarverslag. Er kan
geconcludeerd worden dat de bibliotheken met het jaarverslag op de eerste plaats
verantwoording willen afleggen van hun werk aan hun direct leidinggevende, de
locatiemanager. Daarnaast willen de bibliotheken aan de directie en contactpersonen op
locatie laten zien wat de bibliotheek het afgelopen jaar heeft gedaan.

4
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

In de derde vraag moesten de teamcoördinatoren het jaarverslag 2005 van de bibliotheek


HEAO Sittard beoordelen. Iedereen was tevreden over de inhoud en er werden geen
suggesties voor aanvullingen gegeven.

In de vierde vraag moesten de teamcoördinatoren hun voorkeur geven voor één van de
volgende jaarverslagvormen:
ƒ Eén jaarverslag voor alle HS Zuyd bibliotheken; alles wat locatieoverschrijdend is bij
elkaar plaatsen en de locaties als afzonderlijke hoofdstukken opnemen.
ƒ Een jaarverslag per HS Zuyd bibliotheek; locatieoverschrijdende zaken als inleiding
opnemen bij iedere locatie.
Er is geen overtuigende keuze gemaakt. Het netwerk van teamcoördinatoren zal hierover
een beslissing moeten nemen. Bij beiden opties is het mogelijk om met dit format te
werken.

De voorlaatste vraag had betrekking op het format zelf en de inhoud ervan. Volgende
elementen zullen worden opgenomen in dit format:
ƒ Tips over het schrijven van een jaarverslag.
ƒ Tips over het verzamelen van de statistieken.
ƒ Waar de statistieken te vinden zijn of kunnen worden opgevraagd.
ƒ Bestanden waarin de statistieken doorheen het jaar kunnen worden verzameld.
ƒ Een opzet van de inhoud van het jaarverslag (een inhoudsopgave met titels en subtitels).
ƒ Een planning voor het maken van het jaarverslag.
ƒ Naar het jaarverslag van de bibliotheek HEAO Sittard, waarop dit format is gebaseerd,
wordt in bijlage VII verwezen.

Bij de laatste vraag kregen de teamcoördinatoren de ruimte aanvullende opmerkingen te


plaatsen. De twee volgende punten werden vermeld:
ƒ Het jaarverslag van de bibliotheek HEAO Sittard bevat veel informatie. Het is niet
mogelijk om al deze informatie op te nemen in het overkoepelende jaarverslag van
Hogeschool Zuyd.
ƒ De statistieken in het jaarverslag moeten worden afgestemd op de benchmark van het
Samenwerkingsverband Hogeschoolbibliotheken (SHB).
Door een samenvatting op te nemen in het jaarverslag kan er worden voldaan aan de eerste
opmerking. Daarnaast is een samenvatting handig voor lezers van het jaarverslag die alleen
de hoofdlijnen willen kennen.
De statistieken kunnen niet worden afgestemd op de benchmark van het SHB omdat deze
benchmark zich nog in de ontwikkelende fase bevindt. Pas wanneer deze benchmark af is,
kan er een afstemming van cijfergegevens plaats vinden.

De ingevulde vragenlijsten zijn opgenomen in het bestand waar in bijlage VI naar wordt
verwezen.

5
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

2. Een jaarverslag schrijven


Het maken van een jaarverslag is een effectief hulpmiddel. In de eerste plaats om op een
gestructureerde manier de locatiemanager, directie en contactpersonen binnen het
onderwijs te informeren over de activiteiten en resultaten van de bibliotheek. Tegelijkertijd
biedt het maken van een jaarverslag de gelegenheid om eens terug te kijken en een
overzicht te maken van de behaalde en niet behaalde resultaten. In de laatste plaats kan
het jaarverslag een instrument zijn om kwaliteitsbewaking en -verbetering te realiseren.

Doelstellingen en doelgroep van het jaarverslag

Om een effectief jaarverslag te schrijven, is het een goed idee om eerst te onderzoeken
waarom en voor wie het jaarverslag zal worden geschreven. De inhoud van het jaarverslag
moet hier worden op afgestemd.

Basisregels en tips voor het schrijven van het jaarverslag

Om tot een goed leesbaar jaarverslag te komen, kunnen volgende tips in acht worden
genomen:
ƒ Het jaarverslag moet informatief zijn. Er moet in kunnen worden gelezen wat de
bibliotheek gedaan heeft en waar de bibliotheek voor staat. Het jaarverslag moet niet
alleen een opsomming van onderwerpen geven, maar ook ingaan op de inhoud ervan.
ƒ Het jaarverslag moet open en helder zijn. Zowel positieve als minder positieve dingen
van de bibliotheek moeten erin staan. In plaats van negatieve cijfers weg te laten, kan
weergaven ervan leiden tot conclusies die kwaliteitsverbetering tot gevolg kunnen
hebben.
ƒ Korte, overzichtelijke en concreet informatieve onderdelen van het jaarverslag krijgen de
meeste aandacht: kerncijfers en markante feiten, organogram, foto’s en illustraties,
namen en functies, tabellen en grafieken.
ƒ Hoewel langere tekstgedeelten opvallend minder gelezen worden, hebben deze toch een
communicatieve functie: ze bewijzen dat de bibliotheek bereid is informatie te
verstrekken en dat er geschreven wordt met kennis van zaken.
ƒ Het jaarverslag moet opgebouwd worden als een gebruiksklaar, helder, toegankelijk en
overzichtelijk werkinstrument.
ƒ Afwisseling en levendigheid zorgen ervoor dat het jaarverslag vlot leesbaar is. Het
gebruik van korte, goed lopende zinnen is aan te raden.
ƒ Het jaarverslag dient er goed verzorgd uit te zien. Er moet aandacht worden besteed aan
een mooie titelpagina, goede grafieken en illustraties. Daarnaast moet er zorg besteed
worden aan de opmaak en er moet gebruik gemaakt worden van een goede kwaliteit
papier. De layout moet aansluiten bij de huisstijl van de school.
ƒ Het jaarverslag wordt geconcipieerd in functie van het gebruik: het moet handig en snel
consulteerbaar zijn. Een gebruiksvriendelijke, logische opbouw dwingt de lezer niet tot
een lineaire lezing van a tot z.
ƒ Een aantal suggesties dat ook kan bijdragen tot het aantrekkelijk maken van het
jaarverslag:
– reacties opnemen van bibliotheekmedewerkers, mensen uit het onderwijs of externen
op de bibliotheek of op stukken tekst uit het jaarverslag;
– kleine anekdotes uit het afgelopen jaar;
– voorbeelden in een apart kadertje geplaatst.
ƒ Het jaarverslag kan ter evaluatie onderworpen worden aan de commentaren van externe
lezers.

6
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inhoud van het jaarverslag

Volgende punten komen aan bod in het jaarverslag:


ƒ Terugblik op het afgelopen jaar:
– Algehele indruk van het bibliotheekwerk van het afgelopen jaar. Wat wilde de
bibliotheek bereiken, wat heeft ze bereikt?
– Indrukken over het functioneren van de bibliotheek en het overleg met het onderwijs
en andere contacten.
ƒ Formele gegevens zoals statistieken en gegevens over de collectie.
ƒ Belangrijke ontwikkelingen in de school en de visie van de bibliotheek daarop.
ƒ Interne en externe contacten van de bibliotheek.
ƒ De personeelsformatie samen met de inhoud en het doel van de scholing dat het
bibliotheekpersoneel heeft gevolgd.
ƒ Plannen van de bibliotheek voor het komende jaar. Belangrijke ontwikkelingen waar de
bibliotheek vermoedelijk mee geconfronteerd wordt. Eigen doelen en voornemens van de
bibliotheek en de te ontplooien activiteiten naar het onderwijs toe.

Organisatie van het werk rond het maken van het jaarverslag

Veel gegevens en cijfers voor het jaarverslag kunnen in de loop van het jaar verzameld en
verwerkt worden en kunnen geput worden uit bestaande documentatiebronnen. Daarom is
het handig een schema op te stellen van de informatiebehoeften in het kader van het
jaarverslag. Het jaarverslag van een bibliotheek wordt meestal geschreven door het hoofd
van de bibliotheek. Toch kunnen taken worden verdeeld, want het verzorgen van een
jaarverslag geeft de mogelijkheid capaciteiten van bibliotheekmedewerkers aan te spreken.
De één is goed in de opmaak en de ander in het samenbrengen van statistieken.

7
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3. Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd


3.1. Inleiding
De bibliotheken Hogeschool Zuyd willen met hun jaarverslag ten eerste verantwoording
afleggen aan hun direct leidinggevende, de locatiemanager. Daarnaast willen de bibliotheken
aan de directie en de contactpersonen op locatie laten zien wat de bibliotheek het afgelopen
jaar heeft gedaan. De inhoud van het jaarverslag moet op deze doelstellingen en
doelgroepen worden afgestemd.

Dit format is gebaseerd op de keuze om één jaarverslag te presenteren voor alle


bibliotheken Hogeschool Zuyd. Dit omdat we via de bibliotheekwebsite al naar buiten komen
als één bibliotheek met acht locaties en we in de toekomst ook als één bibliotheekteam
willen worden beschouwd. Bij deze vorm kan het bibliotheeknetwerk het overkoepelend
hoofdstuk schrijven en wordt het locatiegebonden hoofdstuk geschreven door de
teamcoördinator op locatie. De biblotheken Hogeschool Zuyd zitten nu nog in een
overgangsfase, daardoor kan het gewenst zijn om toch een apart jaarverslag voor de locatie
zelf te presenteren. Dit kan door alleen het overkoepelende hoofdstuk en het
locatiegebonden hoofdstuk samen te brengen en een titelpagina te maken die alleen de
gegevens bevat van de locatie zelf.

Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken
Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor
zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge
vergelijkingen te komen.

Het jaarverslag is een instrument om kwaliteitsbewaking en –verbetering te realiseren.


Daarom moeten de bibliotheken niet alleen informeren over hun activiteiten en de resultaten
die ze geboekt hebben, maar ook aan de hand van deze informatie conclusies trekken voor
de toekomst. Een jaarverslag is geen eenmalig initiatief. Het is belangrijk aandacht te
hebben voor continuïteit in het basisconcept van opeenvolgende jaarverslagen. Door kritisch
naar de eigen werking en dienstverlening te kijken en naar de evolutie die de opeenvolgende
jaarverslagen laten zien, kan de bibliotheek kwaliteitsbewaking en –verbetering realiseren.
De conclusies die worden getrokken moeten ook in elk hoofdstuk van het jaarverslag worden
opgenomen. Bij de actieplannen worden de doelen opgenomen voor het volgend werkjaar
die aan de hand van de conclusies zijn opgesteld.

Het jaarverslag bevat de cijfergegevens van het vorig werkjaar. Deze cijfers worden bij
sommige punten vergeleken met het jaar ervoor om een beeld te geven van de evolutie. Het
overgrote deel van de gegevens voor het jaarverslag kan in de loop van het jaar verzameld
en verwerkt worden. Systematiek en nauwkeurigheid zijn hierbij belangrijk. In de agenda
kunnen de belangrijkste gebeurtenissen, scholing en afwijkende openingsuren worden
bijgehouden. De notulen van de overleggen waaraan de bibliotheek heeft deelgenomen, zijn
een effectief hulpmiddel voor het schrijven van het jaarverslag. De statistieken moeten door
het jaar worden bijgehouden. Bij dit format horen vijf excel-bestanden waarin de
statistieken kunnen worden verzameld. In de bijlagen wordt naar deze bestanden verwezen.

8
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3.2. Structuur
Titelpagina

Contactpagina

Inhoudsopgave

Samenvatting

Afkortingen

1. Inleiding

2. Bibliotheken Hogeschool Zuyd


2.1. Bibliotheeknetwerk
2.2. Bibliotheekwebredactie
2.3. Samenwerkingsverbanden en public relations
2.3.1. Binnen Hogeschool Zuyd
2.3.2. Buiten Hogeschool Zuyd
2.4. Kwaliteitszorg
2.4.1. Projecten
2.4.2. Actieplannen
2.5. Bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws

3. Bibliotheek Nieuw Eyckholt Heerlen


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

4. Bibliotheek Academie Beeldende Kunsten Maastricht


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

5. Bibliotheek Brusselseweg Maastricht


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

6. Bibliotheek Conservatorium Maastricht


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

7. Bibliotheek Hoge Hotelschool Maastricht


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

8. Bibliotheek Toneelacademie Maastricht


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

9. Bibliotheek Gedrag en Maatschappij Sittard


Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij
om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

9
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

10. Bibliotheek HEAO Sittard


10.1. Inleiding
10.2. De gebruikers
10.3. Openingsuren
10.4. Faciliteiten en infrastructuur
10.5. Collectie en ontsluiting
10.5.1. Fysieke collectie
10.5.2. Databanken
10.5.3. Website
10.6. Uitleen
10.7. Interbibliothecair leenverkeer
10.8. Bibliotheekintroducties en –instructies
10.8.1. Studenten voltijd
10.8.2. Studenten deeltijd en duaal
10.8.3. Docenten/medewerkers
10.9. Bibliotheekbudget
10.10. Personeelsbeleid
10.10.1. Bibliotheekmedewerkers
10.10.2. Professionalisering
10.11. Samenwerkingsverbanden en public relations
10.11.1. Binnen Hogeschool Zuyd
10.11.2. Buiten Hogeschool Zuyd
10.12. Kwaliteitszorg
10.12.1. Projecten
10.12.2. Actieplannen
10.13. Bijlagen

Bijlagen

Literatuurlijst

10
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3.3. Inhoud
Titelpagina

De titelpagina bevat volgende elementen:


ƒ logo Hogeschool Zuyd (te downloaden van het infonet, pagina ‘Logo’s downloaden’, URL:
http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=14094);
ƒ titel + jaartal jaarverslag;
De titelpagina kan verfraaid worden met een foto.

Koptekst en paginanummers

De koptekst op alle pagina’s behalve de titelpagina bevat links de titel en het jaartal van het
jaarverslag en rechts het logo van Hogeschool Zuyd. Rechts onderaan iedere pagina behalve
de titelpagina komt het paginanummer.

Auteurs

Aan het begin van ieder hoofdstuk worden de auteurs die dat hoofdstuk hebben geschreven
vermeld. Op de laatste bladzijde komt de datum te staan waarop het jaarverslag is voltooid
en worden nogmaals de auteurs vermeld samen met hun e-mailadressen.

Contactpagina

Op de contactpagina worden alle bibliotheken vermeld met de teamcoördinator, adres,


telefoonnummer (eventueel aangevuld met faxnummer), e-mailadres en de URL van de
website.

Inhoudsopgave

Wanneer de titels in het jaarverslag aan de hand van de opmaak van Word (kop 1, kop 2,
kop 3, …) zijn gemaakt, kan de inhoudsopgave automatisch worden gegenereerd via
‘Verwijzing’ in het menu ‘Invoegen’. Doe dit pas als de tekst zelf in zijn geheel is getypt. Pas
dan liggen de paginanummers vast.

Samenvatting

De samenvatting hoort een beknopte en begrijpelijke weergave te zijn van wat in het
jaarverslag behandeld is. Verstrek op deze plaats absoluut geen aanvullende informatie.
Beschrijf de kernen van de verschillende hoofdstukken. Houd het kort. Deze samenvatting
kan eventueel in zijn geheel of in een verkorte versie worden opgenomen in het
overkoepelend jaarverslag van Hogeschool Zuyd.

Afkortingen

Op deze pagina komen de afkortingen die gebruikt zijn in het jaarverslag samen met de
uitgeschreven namen of begrippen.

11
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inleiding

Situeer in de inleiding de bibliotheken binnen de Hogeschool Zuyd. Beschrijf in het kort wat
de bibliotheken doen. Refereer naar de missie van Hogeschool Zuyd1 en geef aan hoe de
bibliotheken een rol speelt in het uitvoeren van deze misie. Tot slot wordt in de inleiding in
het kort verteld wat de lezer kan verwachten van het jaarverslag.

Bibliotheken Hogeschool Zuyd (overkoepelend hoofdstuk)

Bibliotheeknetwerk

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat het bibliotheeknetwerk inhoudt en wat het netwerk
doet. Vermeld welke doelen het netwerk heeft bereikt. Ook de actieplannen van het netwerk
voor het komende werkjaar kunnen worden opgenomen.

Bibliotheekwebredactie

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat de bibliotheekwebredactie inhoudt en wat de


webredactie doet. Vermeld welke doelen de webredactie heeft bereikt. Ook de actieplannen
van de webredactie voor het komende werkjaar kunnen worden opgenomen.

Samenwerkingsverbanden en public relations

Binnen Hogeschool Zuyd

Vermeld hier welke samenwerkingsverbanden de bibliotheken hadden binnen Hogeschool


Zuyd. Hieronder verstaan we:
ƒ samenwerking met dienst ICT Onderwijs & Support (ICTOS) en andere ondersteunende
diensten;
ƒ samenwerking binnen het onderwijs;
ƒ andere samenwerkingsverbanden binnen Hogeschool Zuyd.
Geef telkens in het kort aan wat de samenwerkingsverbanden inhouden, welke
bibliotheekmedewerkers er bij betrokken waren en wanneer er overleg heeft plaats
gevonden.

Buiten Hogeschool Zuyd

Vermeld hier welke samenwerkingsverbanden de bibliotheken hadden buiten Hogeschool


Zuyd. Hieronder verstaan we:
ƒ Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL);
ƒ Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken (SHB);
ƒ Surf;
ƒ andere samenwerkingsverbanden buiten Hogeschool Zuyd.
Geef telkens in het kort aan wat de samenwerkingsverbanden inhouden, welke
bibliotheekmedewerkers er bij betrokken waren en wanneer er overleg heeft plaats
gevonden.

1
De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de
kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.
12
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Kwaliteitszorg

Projecten

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de projecten waaraan alle bibliotheken (locatie-


overschrijdend) hebben deelgenomen. Leg uit wat de projecten in hielden en welke rol de
bibliotheken hierin hebben gespeeld. Beschrijf telkens de doelen van de projecten en de
aanbevelingen die er zijn gegeven. Vertel wat de gevolgen zijn voor de bibliotheken. Geef
aan of het om afgesloten projecten gaat of om nog lopend projecten en of er
vervolgprojecten komen.

Actieplannen

Dit is een belangrijk hoofdstuk in het jaarverslag. Onder actieplannen kunnen praktische
zaken worden verstaan zoals implementaties of projecten. Aan de andere kant kan hier ook
worden aangegeven waaraan de bibliotheken (locatieoverschrijdend) in het komend
werkjaar extra aandacht willen besteden.

Bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws

In dit hoofdstuk wordt vermeld wanneer de bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws zijn
geweest. De datum of editie, de titel van het artikel, en de bron worden vermeld. De
nieuwsbronnen zijn:
ƒ Editie Zuyd;
ƒ de nieuwspagina van de HS Zuyd Portal;
ƒ de knipselkrant van HS Zuyd.

Bibliotheek (locatiegebonden hoofdstukken)

Inleiding

Situeer in de inleiding de bibliotheek binnen de betreffende locatie van Hogeschool Zuyd.


Beschrijf in het kort wat de bibliotheek doet en welke opleidingen de bibliotheek
ondersteunt. Refereer naar de missie van Hogeschool Zuyd2 en geef aan hoe de bibliotheek
een rol speelt in het uitvoeren van deze misie. Tot slot wordt in de inleiding in het kort
verteld wat de lezer kan verwachten van het jaarverslag.

De gebruikers

In dit hoofdstuk worden volgende elementen opgenomen:


ƒ aantal studenten en medewerkers eigen locatie;
ƒ grafiek studentenaantallen per soort onderwijs;
ƒ faculteiten en opleidingen eigen locatie;
ƒ externe leners:
o studenten en medewerkers ander locaties;
o IHOL-leners;
o anderen.
Geef aan welke leners gratis gebruik kunnen maken van de uitleenfaciliteiten van de
bibliotheek en wat de kosten zijn van het lidmaatschap voor externe leners.
Tot slot wordt er in dit hoofdstuk vermeld wat er verstaan wordt onder ‘de gebruikers’ als in
het jaarverslag hierover wordt gesproken.

2
De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de
kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.
13
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Openingsuren

Het hoofdstuk dienstverlening bevat volgende elementen:


ƒ reguliere openingsuren bibliotheek;
ƒ de aangepaste openingsuren tijdens de vakanties;
ƒ de sluitingsdagen;
ƒ als er sprake is van een beperkte dienstverlening tijdens de aangepaste openingsuren,
vermeld dan wat deze dienstverlening precies inhoudt.

Faciliteiten en infrastructuur

Onder faciliteiten en infrastructuur wordt verstaan:


ƒ aantal werkplekken en het eventuele reserveringssysteem voor deze werkplekken;
ƒ aantal groepsruimten en het eventuele reserveringssysteem voor deze groepsruimten;
ƒ kopieeer- en printfaciliteiten;
ƒ andere faciliteiten zoals audio- en videoapparatuur, koptelefoons, opnameapparatuur, … .

Collectie en ontsluiting

Fysieke collectie

Volgende elementen worden opgenomen bij de fysieke collectie:


ƒ aantal nieuwe verworven materialen;
ƒ aantal afgeschreven materialen en waarom ze zijn afgeschreven;
ƒ aantal periodieken, aantal nieuwe periodieken, aantal geannuleerde periodieken, aantal
periodieken die circuleerden, aantal periodieken waarbij de inhoudsopgave werd gescand
en aantal periodieken waarop docenten/medewerkers een persoonlijk abonnement
hadden;
ƒ aantal titels in de catalogus;
ƒ percentage anderstalige titels;
ƒ grafiek aantal titels in de catalogus per soort;
ƒ statistieken eigen catalogus en andere aangeboden catalogi.
Beschrijf in dit hoofdstuk welke aanpassingen er zijn gedaan wat betreft de collectie of
onderdelen van de collectie. Ook speciale onderdelen van de collectie kunnen hier vermeld
worden.

Databanken

Dit hoofdstuk bevat volgende elementen:


ƒ databanken die zijn geannuleerd;
ƒ databanken die zijn aangeschaft;
ƒ statistieken databanken.
Op de databanken die op IP-range toegankelijk zijn hebben de bibliotheken een
hogeschoolbrede licentie. Alhoewel deze databanken dus op alle locaties toegankelijk zijn,
zijn ze soms zo specifiek dat niet alle locaties er gebruik van maken. Daarom worden de
databanken toch in het locatiegebonden hoofdstuk opgenomen. Dit kan als gevolg hebben
dat dit hoofdstuk geheel of gedeeltelijk identiek is voor meerdere locaties.

14
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Website

Beschrijf in dit hoofdstuk de website van de bibliotheek. Geef aan welke informatie te vinden
is op de website en het belang van deze informatie voor de gebruikers. Vertel op welke wijze
de website is aangepast. Tot slot worden ook de statistieken van de website behandeld. Dit
hoofdstuk is locatiegebonden omdat de opleidingen nu nog de indeling vormen van de
website. Wanneer de structuur wordt aangepast naar domeinen, zal dit hoofdstuk verplaatst
worden naar het overkoepelende hoofdstuk.

Uitleen

In het hoofdstuk uitleen worden volgende elementen opgenomen:


ƒ aantal leners in het uitleensysteem en een vergelijking met het jaar ervoor;
ƒ grafiek aantal leners bibliotheek per soort;
ƒ aantal uitleningen en een vergelijking met het jaar ervoor;
ƒ grafiek aantal uitleningen per maand in vergelijking met het jaar ervoor;
ƒ grafiek aantal uitleningen per maand;
ƒ grafiek aantal uitleningen per maand, opgesplitst in soort lener;
ƒ grafiek aantal uiteningen per soort lener;
ƒ grafiek totaal uitgeleende materialen per soort materiaal;
ƒ totaal aantal reserveringen, aantal reserveringen aan de balie en aantal reserveringen
via de online catalogus;
ƒ totaal aantal verlengingen, aantal verlengingen per soort materiaal, aantal verlengingen
aan de balie en aantal verlengingen via de online catalogus;
ƒ aantal verstuurde rappels en een vergelijking met het jaar ervoor;
ƒ grafiek evolutie aantal rappels in vergelijking met het jaar ervoor;
ƒ grafiek aantal rappels per maand;
ƒ de termijnen en kosten per rappel en eventuele aanpassingen die hierin zijn
doorgevoerd.

Interbibliothecair leenverkeer

Het hoofdstuk interbibliothecair leenverkeer bevat volgende elementen:


ƒ wat wordt er verstaan onder uitgaande en inkomende aanvragen;
ƒ kosten van de aanvragen;
ƒ regels interbibliothecair leenverkeer;
ƒ aantal uitgaande en inkomende aanvragen, aantal gehonoreerde uitgaande en
inkomende aanvragen en telkens het honoreringspercentage, waarbij alle aantallen
worden vergeleken met het jaar ervoor.

Bibliotheekintroducties en –instructies

Beschrijf in dit hoofdstuk alle introducties en instructies die zijn gegeven. Vertel wat de
inhoud was, de organisatie, hoe ze zijn verlopen en wanneer ze hebben plaats gevonden.

Bibliotheekbudget

Volgende elementen worden in dit hoofdstuk opgenomen:


ƒ over welke budgetten de bibliotheek beschikking heeft;
ƒ van wie de bibliotheek deze budgetten ontvangt;
ƒ wat er van deze budgetten moet worden betaald;
ƒ of de budgetten veranderd zijn ten opzichte van het jaar ervoor;
ƒ grafiek(en) bibliotheekbudget per faculteit, hierop is te zien voor wat het budget wordt
gebruikt, hoe hoog het budget is, wat er uitgegeven is en wat het overgebleven saldo is.

15
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Personeelsbeleid

Bibliotheekmedewerkers

Dit hoofdstuk bevat volgende elementen:


ƒ uit wie het bibliotheekteam bestond: naam, functie en de deeltijdfactor, vermeld of
iemand in dienst of uit dienst is getreden en contractverleningen.

Professionalisering

Vermeld in dit hoofdstuk per medewerker welke opleidingen, cursussen, workshops,


symposia, trainingen, … hij/zij heeft gevolgd en wanneer deze hebben plaats gevonden.

Samenwerkingsverbanden en public relations

Binnen Hogeschool Zuyd

Vermeld hier aan welke overleggen de bibliotheek deelnam en welke


samenwerkingsverbanden de bibliotheek had binnen Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan
we:
ƒ werkoverleg;
ƒ overleg met contactpersonen binnen het onderwijs;
ƒ contacten met andere docenten en medewerkers;
ƒ structurele overleggen binnen de locatie zoals teamcoördinatorenoverleg,
ondersteunende-diensten-overleg, klandbordgroepen, commissies, …;
ƒ structurele overleggen hogeschoolbreed zoals het bibliotheeknetwerk en de
bibliotheekwebredactie;
ƒ andere overleggen en samenwerkingsverbanden binnen Hogeschool Zuyd.
Geef telkens in het kort aan wat de overleggen en samenwerkingsverbanden inhouden,
welke bibliotheekmedewerker(s) er aan deelnamen en hoeveel keer de overleggen hebben
plaats gevonden.

Buiten Hogeschool Zuyd

Vermeld hier aan welke overleggen de bibliotheek deelnam en welke samenwerkings-


verbanden de bibliotheek had buiten Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan we:
ƒ Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL);
ƒ Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken (SHB);
ƒ Surf;
ƒ samenwerkingsverbanden met uitgeverijen en boekhandels (bijvoorbeeld in de vorm van
boekententoonstellingen);
ƒ andere overleggen en samenwerkingsverbanden buiten Hogeschool Zuyd.
Geef telkens in het kort aan wat de overleggen en samenwerkingsverbanden inhouden,
welke bibliotheekmedewerker(s) er aan deelnamen en hoeveel keer de overleggen hebben
plaats gevonden.

Kwaliteitszorg

Projecten

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de projecten waaraan de bibliotheek heeft deelgenomen.


Leg uit wat de projecten in hielden en welke rol de bibliotheek er heeft ingespeeld. Beschrijf
telkens de doelen van de projecten en de aanbevelingen die er zijn gegeven. Vertel wat de
gevolgen zijn voor de bibliotheek. Geef aan of het om afgesloten projecten gaat of om nog
lopend projecten en of er vervolgprojecten komen.
16
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Actieplannen

Dit is een belangrijk hoofdstuk in het jaarverslag. Onder locatiegebonden actieplannen


kunnen praktische zaken worden verstaan zoals implementaties, projecten of
collectievorming. Aan de andere kant kan hier ook worden aangegeven waaraan de
bibliotheek in het komend werkjaar extra aandacht wil besteden. Dit naar aanleiding van de
conclusies die getrokken zijn in de verschillende hoofdstukken van het jaarverslag.

Bijlagen (per locatie)

Indien er bijlagen moeten worden opgenomen behorende bij de locatie, kunnen deze hier
worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst zonder gebruikmaking van de bijlagen
een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit gedwongen worden heen en weer te
bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te worden in het verslag. Geef bijlagen
een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld de bijlagen op die manier in de
inhoudsopgave.

Bijlagen (overkoepelend)

Overkoepelende bijlagen kunnen hier worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst
zonder gebruikmaking van de bijlagen een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit
gedwongen worden heen en weer te bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te
worden in het verslag. Geef bijlagen een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld
de bijlagen op die manier in de inhoudsopgave.

Literatuurlijst

Een literatuurlijst bevat in alfabetische volgorde de beschrijvingen van gebruikte werken. Die
beschrijvingen dienen te voldoen aan de regels voor literatuurverwijzingen.

17
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4. Statistieken
Het jaarverslag levert niet alleen commentaar bij cijfers die pas op het einde van het jaar
bekend zijn. Het overgrote deel van de gegevens kan in de loop van het jaar verzameld en
verwerkt worden.

Er zijn twee elementen die het verzamelen van het cijfermateriaal bemoeilijken. Ten eerste
moeten de cijfers op verschillende plaatsen worden opgevraagd. Het is nodig om te weten te
komen op welke plaats of bij wie je de gegevens kunt opvragen. Daarnaast kan het zijn dat
er maar cijfers van een half jaar terug kunnen worden opgevraagd. Als er tussendoor geen
cijfers worden opgevraagd, gaat zo informatie voor het jaarverslag verloren. Dit format
brengt al deze gegevens rond het cijfermateriaal in kaart.

Om tot een onderlinge vergelijking te kunnen komen, is het nodig dat alle bibliotheeklocaties
van Hogeschool Zuyd hun cijfers op dezelfde wijze verzamelen en presenteren. Naast dit
format zijn ook de bijgeleverde excel-bestanden, waarin de cijfers doorheen het jaar kunnen
worden verzameld, hierbij een hulpmiddel.

4.1. Algemene statistieken bibliotheeksysteem


In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke statistieken er beschikbaar zijn binnen het
bibliotheeksysteem en hoe ze kunnen worden opgevraagd. Verder in dit format wordt er
aangegeven welke van deze statistieken gebruikt worden in het jaarverslag.

4.1.1. OUS/OWC/OPC
De maandstatistieken OUS/OWC/OPC (o_mstat) moeten maandelijks worden uitgedraaid via
het rappelsysteem. Vergeet deze maandstatistieken niet uit te draaien want de volgende
maand lukt dit niet meer. Op het einde van het jaar kunnen via deze weg ook de
jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (o_jstat) worden uitgedraaid. Het is aan te raden om deze
statistieken op te slaan én uit te printen. Deze statistieken zijn locatiegebonden.

Wanneer er op het einde van het jaar toch statistieken ontbreken, kunnen deze nog
opgevraagd worden bij Lilian Vergeldt (Bibliotheek Universiteit Maastricht, ICT Balie). Ook
vragen over deze statistieken kunnen aan haar worden gesteld.
Lilian Vergeldt
Universiteitsbibliotheek Maastricht, ICT Balie
Grote Looiersstraat 17
Gebouw GLS17
043-3885043
L.Vergeldt@UB.unimaas.nl

De statistieken OUS/OWC/OPC bevatten volgende gegevens:


ƒ vorderingen;
ƒ aanvragen;
ƒ afgifte;
ƒ leningen;
ƒ verlengingen;
ƒ terugontvangst;
ƒ reserveringen;
ƒ ingevoerde banden;
ƒ ingevoerde leners;
ƒ rappels;
ƒ OPC-verrichtingen.
18
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.1.2. GGC
De statistieken GGC zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl:
Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl).
Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen
OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met
het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en
de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan
op GGC. Deze statistieken zijn locatiegebonden.

Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.

De statistieken GGC bevatten volgende gegevens:


ƒ GGC zoekacties;
ƒ GGC databasebewerkingen;
ƒ GGC ontleningen per bron (alle exemplaren);
ƒ GGC materiaal ontleningen (1e exemplaar).

Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.1.3. NCC/IBL
De statistieken NCC/IBL zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl:
Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl).
Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen
OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met
het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en
de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan
op NCC/IBL. Deze statistieken zijn locatiegebonden.

Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.

De statistieken NCC/IBL bevatten volgende gegevens:


ƒ IBL zoekacties door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW);
ƒ IBL aanvragen door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW);
ƒ ingediende aanvragen: totaaloverzicht per soort gebruiken en per aanvraagtype;
ƒ ingediende aanvragen die gehonoreerd zijn: ontvangen antwoorden, doorlooptijd en
honorering;
ƒ ingediende aanvragen die geleverd zijn door interne leveranciers;
ƒ ingediende aanvragen: basis classificatie clusters, jaar van uitgave range, materiaal;
ƒ top 25 van door de bibliotheek ingediende aanvragen, op jaarbasis (year to date);
ƒ ontvangen aanvragen: antwoorden, responsetijd en honorering;
ƒ ontvangen aanvragen: basis classificatie clusters, jaar van uitgave range, materiaal.

Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

19
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.1.4. Eindgebruik
De statistieken “Eindgebruik” zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA:
www.oclcpica.nl: Support > Management Information Statistics (URL:
http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl). Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden
statistische gegevens van de afgenomen OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden
maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord.
De statistieken van het huidige werkjaar en de twee vorige werkjaren kunnen er worden
teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan op Eindgebruik. Deze statistieken zijn
locatiegebonden.

Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA:
servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600.

De statistieken Eindgebruik bevatten volgende gegevens:


ƒ zoekacties door eindgebruikers (via Webinterface): NCC, OC, RCL en PiCarta.
Van de zoekacties in de eigen catalogus zijn er geen statistieken. De helpdesk van OCLC
PICA heeft aangegeven dat ze wel bezig zijn met het onderzoeken of ze in de toekomst wel
statistieken per bibliotheek kunnen aanbieden.

Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn
verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.2. De gebruikers
4.2.1. Studentenaantallen
Het aantal studenten per faculteit/locatie kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd
> Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Studenten kengetallen >
Draaitabel Ingeschreven studenten OSIRIS
(URL: http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203).

Op de eerste pagina van het werkblad Data zijn de totalen te zien per faculteit/locatie.
Wanneer een onderscheidt tussen het soort onderwijs gewenst is, kan dit bovenaan
aangeven worden bij opleidingsvorm. In het keuzemenu kan er gekozen worden tussen
voltijd, deeltijd en duaal.

Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.2.2. Medewerkersaantallen
Het aantal medewerkers per faculteit kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd >
Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Personeel kengetallen >
Kengetallen Personeel Faculteiten (kies het jaartal relevant voor het jaarverslag) (URL:
http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203).

Per werkblad zijn de medewerkers per faculteit terug te vinden. Het laatste werkblad geeft
de cijfers voor de ondersteunende diensten. Er kunnen hier geen cijfers per locatie worden
weergegeven. Deze kunnen wel worden opgevraagd bij Wesley Schepers (dienst P&O).

20
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Wesley Schepers
Hogeschool Zuyd, Dienst P&O
Nieuw Eyckholt Heerlen
E.0.109
045-4006186
w.schepers@hszuyd.nl

Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.3. Collectie en ontsluiting


4.3.1. Fysieke collectie
Nieuwe materialen

Het aantal verworven materialen is opgesplitst in materialen ingevoerd in de GGC en lokaal


ingevoerde materialen. De materialen ingevoerd in de GGC zijn terug te vinden in de GGC-
statistieken (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, GGC). Kijk bij het rapport ‘GGC
Databasebewerkingen. Het gaat om het cijfer in de kolom ‘Som’ bij ‘Invoeren (exemplaar).
De materialen die lokaal zijn ingevoerd, zijn terug te vinden in de jaarstatistieken
OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat
om het cijfer bij ‘Ingevoerde banden’. Deze beide cijfers moeten bij elkaar opgeteld worden
om tot het totaal aantal verworven materialen te komen. Deze cijfers zijn verwerkt in het
excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

Afgeschreven materialen

De afgeschreven materialen worden door de bibliotheek HEAO apart geregistreerd. Dit


omdat er geen statistieken zijn van afgeschreven materialen in de OWC en bij de GGC wordt
niet vermeld waarom de materialen worden afgeschreven. In bijlage II wordt verwezen naar
het excel-bestand waarin deze statistieken worden verzameld. Bij elk afgeschreven
materiaal wordt het identificatienummer (vroeger stamboeknummer, nu het
exemplaarnummer [EPN]) vermeld en waarom het materiaal is afgeschreven (verouderd,
zoek, niet-retour of stuk). De totalen kunnen dan eenvoudig worden overgenomen in het
jaarverslag.

Periodieken

De tijdschriften en kranten worden geregisteerd in een apart tijdschriftenbeheerprogramma.


Uit dit programma worden ook de statistieken gehaald die betrekking hebben op de
periodieken. Niet alle bibliotheeklocaties binnen Hogeschool Zuyd werken met hezelfde
programma. Hier is dan ook enkel de procedure opgenomen die gehanteerd wordt in de
bibliotheek HEAO.
Lopende abonnementen worden aangeduidt met TTT (het veld einddatum is leeg). De
aanvangdatum geeft weer wanneer het abonnement is gestart. Aan de hand van deze datum
kan worden geteld hoeveel abonnementen er liepen in het jaar relevant voor het jaarverslag
en welke er gestart zijn in het jaar relevant voor het jaarverslag. Afgesloten abonnementen
worden aangeduidt met TTT# (het veld einddatum is ingevuld). De einddatum geeft weer
wanneer het abonnement is beëindigd. Aan de hand van deze datum kan geteld worden
hoeveel abonnementen er zijn beëindigd in het jaar relevant voor het jaarverslag. Wanneer
er lezers opgenomen zijn in de lezerslijst, circuleert dit tijdschrift. Tel de tijdschriften waarbij
één of meer lezers in deze lijst zijn opgenomen om het aantal tijdschriften dat circuleert te
bekomen.

21
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Wanneer de inhoudsopgave wordt gescand, wordt dit aangegeven in het veld opmerking.
Met behulp van het veld opmerking kan er worden geteld van hoeveel tijdschriften de
inhoudsopgave wordt gescand en doorgestuurd naar de docenten/medewerkers. Wanneer
een docent/medewerker een persoonlijk abonnement heeft op een tijdschrift wordt zijn/haar
naam genoteerd in het veld vindplaats. Met behulp van het veld vindplaats kan worden
geteld op hoeveel tijdschriften docenten/medewerkers een persoonlijk abonnement hadden.
Er wordt in het tijdschrifenbeheerprogramma geen gebruik gemaakt van de
zoekmogelijkheden in het programma zelf, maar handmatig geteld, omdat bij het zoeken
met het programma maar één zoeksleutel tegelijk kan worden gehanteerd. Er kan dus wel
worden gezocht welke tijdschriften circuleren, maar er kan niet worden achterhaald of dit
een lopend of al een afgesloten abonnement is en of dit abonnement gestart is na het jaar
relevant voor het jaarverslag.

Aantal titels in de catalogus

Het is niet mogelijk om het aantal exemplaren te achterhalen. Wel kan je in de catalogus
zoekopdrachten uitvoeren om het aantal titels te verkrijgen. Dit komt niet overeen met het
aantal exemplaren omdat er meerdere banden aan één titel kunnen hangen. De
zoekopdrachten in de catalogus voer je uit per materiaalsoort aan de hand van de
selectiesleutel opgenomen in de kenmerkcode 7001.

Volgende zoekacties moeten per materiaalsoort worden uitgevoerd:


1. De zoekactie ‘key zoeksleutel’ levert cijfer 1 op.
2. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 2 op.
3. Verminder cijfer 1 met cijfer 2 om te komen tot het aantal titels in de catalogus relevant
voor het jaarverslag (cijfer 3).
4. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘taa eng’, dit levert cijfer 4 op.
5. Verklein de zoekactie bij punt 4 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 5 op.
6. Verminder cijfer 4 met cijfer 5 om te komen tot het aantal Engelstalige titels in de
catalogus relevant voor het jaarverslag (cijfer 6).
7. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘taal dui’, dit levert cijfer 7 op.
8. Verklein de zoekactie bij punt 7 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 8 op.
9. Verminder cijfer 7 met cijfer 8 om te komen tot het aantal Duitstalige titels in de
catalogus relevant voor het jaarverslag (cijfer 9).
10. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer
3 op om het toaal aantal titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 10).
11. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer
6 op om het totaal aantal Engelstalige titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 11).
12. Deel cijfer 11 door cijfer 3 en vermenigvuldig de uitkomst met 100 om het percentage
Engelstalige titels te verkrijgen (cijfer 12).
13. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer
9 op om het totaal aantal Duitstalige titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 13).
14. Deel cijfer 13 door cijfer 3 en vermenigvuldig de uitkomst met 100 om het percentage
Duitstalige titels te verkrijgen (cijfer 14).
Deze zoekacties leveren resultaten op voor het jaarverslag van 2005. Voor de volgende
jaarverslagen moeten de jaartallen natuurlijk worden aangepast.

Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage III naar wordt verwezen.

22
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.3.2. Databanken
De databanken waar de bibliotheken een licentie op hebben, zijn toegankelijk via de IP-
range van de Hogeschool Zuyd. Dit wil zeggen dat voor deze databanken hogeschoolbrede
statistieken beschikbaar zijn. In dit format zijn de databanken opgenomen die vóór 2006
toegankelijk waren binnen de bibliotheek HEAO. De statistieken van deze databanken zijn
opgenomen in het excel-bestand waar in bijlage IV naar wordt verwezen. Het is aan te raden
dat er voor iedere databank een verantwoordelijke wordt aangesteld die zich bezig houdt
met het verzamelen van de statistieken van deze databank. Dit kan de bibliothecaris zijn die
ook verantwoordelijk is voor de licentie van de databank. Ook voor de nieuwe databanken
die in 2006 zijn aangeschaft en de databanken die in de toekomst nog zullen worden
aangeschaft, zal er een verantwoordelijke moeten worden aangesteld.

LexisNexis NewsPortal

De statistieken van de LexisNexis Newsportal zijn toegankelijk via de tool PowerInvoice:


www.lexisnexis.com/powerinvoice (user ID: HZUYD, password: ZUYD). Het gebruik van de
LexisNexis Newsportal is tot een half jaar terug in te zien. De verantwoordelijke binnen de
bibliotheek zal dus door het jaar heen deze statistieken moeten bijhouden om zo tot een
totaal beeld te komen in het jaarverslag. Vragen over deze databank en de statistieken
kunnen worden gesteld aan Marije Overmars (LexisNexis Benelux).
Marije Overmars
Servicedesk LexisNexis Benelux
020 515 94 44
servicedesk@lexisnexis.nl
www.lexisnexis.nl

Global Market Information Database (GMID)

De statistieken van de GMID kunnen worden opgevraagd bij Marianne Vang Kreim
(Euromonitor International). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar worden
gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Annerie Claus
contactpersoon voor deze databank.
Marianne Vang Kreim
Euromonitor International
60-61 Britton Street,
London, EC1M 5UX
United Kingdom
+44 (0) 20 7251 8024
MARIANNE.KREIM@Euromonitor.com
www.euromonitor.com

Kluwer Knowledge Portal Rechten

Er zijn geen statistieken voorhanden voor de Kluwer Knowledge Portal Rechten. De


uitgeverij Kluwer gaat in 2006 bekijken of het mogelijk is om statistieken bij te houden. De
licentie op deze databank loopt via het Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken
(SHB). Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is Jof Krahmer de contactpersoon voor de
SHB.

23
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Informatie

De statistieken van de website van het vakblad Informatie kunnen worden opgevraagd bij
Marcel Mulder (webbeheerder informatie.nl). Ook vragen over de website kunnen aan hem
worden gesteld. Bij deze website is het mogelijk om het klikpad dat de bezoekers volgen op
te vragen.
Marcel Mulder
Webbeheerder informatie.nl
070-3780384
M.Mulder@sdu.nl

Marketline Business Information Centre

De statistieken van de Marketline kunnen worden opgevraagd bij Julia Dean (European
Account Manager Research for Libraries). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar
worden gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Monique
Triepels contactpersoon voor deze databank.
Julia Dean
European Account Manager Research for Libraries
Charles House
108-110 Finchley Road
London
NW3 5JJ
United Kingdom
+44 (0) 20 7675 7788
jdean@researchforlibraries.com
www.researchforlibraries.com

4.3.3. Website
De statistieken van onze bibliotheekwebsite (bibliotheek.hszuyd.nl) kunnen worden bekeken
op http://bibliotheek.hszuyd.nl/stats (inlog naam: hszuyd, wachtwoord: h52u1d). Uitleg
over deze statistieken kun je vinden op:
http://www.mrunix.net/webalizer/webalizer_help.html. Hogeschool Zuyd gaat in 2006 een
nieuw statistiekprogramma aanschaffen: Nedstat Sitestat 5.

4.4. Uitleen
Aantal leners

Het aantal leners per locatie wordt aangeleverd door IHOL en de teamcoördinatoren krijgen
deze cijfers op de IHOL-gebruikersraad. Vragen over deze cijfers kunnen gesteld worden aan
Jules Coenegracht (IHOL).
Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL)
Mergelweg 69 - Maastricht
043 - 325 83 83
info@ihol.nl
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

24
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Uitleningen

Het aantal uitleningen zijn terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene
statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om de cijfers bij ‘leningen per
lenertype’, ’leningen per type lening’ en ‘leningen per materiaalsoort’. Het totaal bij deze
drie rubrieken geeft telkens hetzelfde cijfer, namelijk het totaal aantal uitleningen.
Deze rubrieken zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Uit
deze rubrieken kunnen volgende grafieken worden gegenereerd:
ƒ aantal leners (per soort);
ƒ evolutie aantal uitleningen;
ƒ aantal uitleningen (per maand);
ƒ aantal uitleningen (per maand, opgesplitst in student, docent/medewerker, bibliotheek
en externe lener);
ƒ aantal uitleningen (per soort lener);
ƒ totaal uitgeleende materialen (per soort materiaal).

Reserveringen

Het aantal reserveringen is terug te vinden in de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (zie


algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het aantal reserveringen is
opgesplitst in de reserveringen aan de balie (afdeling 1) en de reserveringen in de OPC
(afdeling 2). Om het totaal aantal reserveringen te verkrijgen, moeten deze twee cijfers
worden opgeteld. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt
verwezen.

Verleningen

Het aantal verlengingen is terug te vinden in de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (zie


algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het aantal verlengingen is
opgesplitst in de verlengingen aan de balie (afdeling 1) en de verleningen in de OPC
(afdeling 2). Om het totaal aantal verleningen te verkrijgen, moeten deze twee cijfers
worden opgeteld. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt
verwezen.

Rappels

Het aantal rappels is terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene


statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om de cijfers bij ‘rappels per
afdeling’. De cijfers per rappel moeten worden opgeteld om het totaal aantal rappels te
verkrijgen. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt
verwezen. Uit deze rubriek kan volgende grafieken worden gegenereerd:
ƒ evolutie aantal rappels;
ƒ aantal rappels (per maand).
Ook de geïnde vorderingen zijn terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie
algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC) en zijn verwerkt in het excel-
bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

25
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.5. Interbibliothecair leenverkeer


De cijfers van het interbibliothecair leenverkeer zijn terug te vinden in de statistieken
NCC/IBL (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, NCC/IBL). Volgende rapporten
bevatten cijfermateriaal relevant voor het jaarverslag:
ƒ IBL aanvragen door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW);
ƒ ingediende aanvragen die gehonoreerd zijn: ontvangen antwoorden op geleverde
aanvragen;
ƒ ontvangen aanvragen: honorering : percentage gehonoreerde aanvragen (t.o.v. de
ontvangen aanvragen) per aanvraagtype.
Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.6. Bibliotheekbudget
Per faculteit krijgt de bibliotheek een budget voor de collectievorming. Waarvoor dit budget
precies wordt ingezet, verschilt per locatie. De budgetten moeten door het jaar heen worden
beheerd en inkomsten en uitgaven moeten zorgvuldig worden bijgehouden. In bijlage V
wordt er verwezen naar een excel-bestand waarin de bibliotheek HEAO het budget van de
Faculteit Financiaal Management bijhoudt. Dit bestand kan als voorbeeld dienen voor de
andere locaties. In de grafiek die uit deze cijfers wordt gegenereerd, moet de opsplitsing van
het budget worden verwerkt, samen met het totaal budget, de uitgaven en het saldo op het
einde van het jaar.

26
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Literatuurlijst
Een aansprekend jaarverslag. Communicatiebureau Hendrikx Van der Spek.
http://www.hvds.nl/index.html?http://www.hvds.nl/cgi-bin/artikel.cgi?ID=993

W. Hoogland en R. Dirk, Rapport over rapporteren : rapporteren en webpubliceren.


Vierde druk, Groningen/Houten: Wolters-Noordhoff, 2002. ISBN 90-01-41184-3

Astrid Panis en Bart Verduyn, Stappenplan voor het jaarverslag. Serie Communicatie Memo.
Deventer: Uitgeverij Kluwer, 1997. ISBN 90-267-2652-X

Frederik Smit, “Zeven vragen bij het maken van een jaarverslag : jaarverslag van de
(g)mr”. School & medezeggenschap, jrg. 19 (2003), afl. 3, 3-5.

Marleen Wijnen, Het jaarverslag van de mediatheek. April 2000.


http://schoolbieb.nl/content/default.asp?ContextID=8&ContentID=5016

27
Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Bijlagen
Bijlage I: Statistieken 1
Excelbestand met volgende statistieken 1: studentenaantallen, medewerkersaantallen,
aantal leners, OUS, GGC, IBL en OPC.

Bijlage II: Statistieken 2


Excelbestand met de materialen die zijn afgeschreven.

Bijlage III: Statistieken 3


Excelbestand met aantal titels in de catalogus.

Bijlage IV: Statistieken 4


Excelbestand met de statistieken van de databanken en de bibliotheekwebsite.

Bijlage V: Statistieken 5
Excelbestand met het bibliotheekbudget.

Bijlage VI: Vragenlijst


Bestand met alle ingevulde vragenlijsten die de teamcoördinatoren gekregen hebben naar
aanleiding van het Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd.

Bijlage VII: Jaarverslag 2005 HS Zuyd Bibliotheek HEAO Sittard

Deze bijlagen zijn te vinden op de Blackboard Bibliotheekcommunity.

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd, 15 mei 2006


Auteur: Leen Liefsoens
Bibliothecaris Bibliotheek HEAO Sittard
l.liefsoens@hszuyd.nl

28