FORMAT JAARVERSLAG BIBLIOTHEKEN HOGESCHOOL ZUYD

Bibliotheek Nieuw Eyckholt Teamcoördinator: Jof Krahmer Nieuw Eyckholt 300, 6419 DJ Heerlen 045/4006031 bibliotheek.nieuweyckholt@hszuyd.nl Bibliotheek Brusselseweg Teamcoördinator: Pascal Nypels Brusselseweg 150, 6217 HB Maastricht 043/3466620 bibliotheek.brusselseweg@hszuyd.nl Bibliotheek Hoge Hotelschool Teamcoördinatoren: Annerie Claus en Judith van Hooijdonk Bethlehemweg 2 043/3528270 bibliotheek.hhm@hszuyd.nl Bibliotheek Gedrag en Maatschappij Teamcoördinator: Philip Willems Sportcentrumlaan, 6136 KX Sittard 046/4207258 bibliotheekgm@hszuyd.nl bibliotheek.hszuyd.nl Bibliotheek Academie Beeldende Kunsten Teamcoördinator: Henri Houben Herdenkingsplein 12, 6211 PW Maastricht 043/3466368 bibliotheek.abk@hszuyd.nl Bibliotheek Conservatorium Teamcoördinator: Márta Bartos Bonnefantenstraat 15, 6211 KL Maastricht 043/3466342 bibliotheek.conservatorium@hszuyd.nl Bibliotheek Toneelacademie Teamcoördinator: Henri Houben Lenculenstraat 33, 6211 KP Maastricht 043/3466303 h.m.p.j.houben@hszuyd.nl Bibliotheek HEAO Teamcoördinator: Monique Triepels Havikstraat 5, 6135 ED Sittard 046/4207075 bibliotheekHEAO@hszuyd.nl

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inhoudsopgave
Inhoudsopgave .............................................................................................. 2 Afkortingen ................................................................................................... 3 1. Inleiding .................................................................................................. 4 2. Een jaarverslag schrijven............................................................................ 6 3. Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd .................................................... 8 3.1. Inleiding ........................................................................................... 8 3.2. Structuur .......................................................................................... 9 3.3. Inhoud ........................................................................................... 11 4. Statistieken ............................................................................................ 18 4.1. Algemene statistieken bibliotheeksysteem ........................................... 18 4.1.1. OUS/OWC/OPC ...................................................................... 18 4.1.2. GGC ..................................................................................... 19 4.1.3. NCC/IBL ............................................................................... 19 4.1.4. Eindgebruik ........................................................................... 20 4.2. De gebruikers.................................................................................. 20 4.2.1. Studentenaantallen ................................................................ 20 4.2.2. Medewerkersaantallen ............................................................ 20 4.3. Collectie en ontsluiting...................................................................... 21 4.3.1. Fysieke collectie ..................................................................... 21 4.3.2. Databanken........................................................................... 23 4.3.3. Website ................................................................................ 24 4.4. Uitleen ........................................................................................... 24 4.5. Interbibliothecair leenverkeer ............................................................ 26 4.6. Bibliotheekbudget ............................................................................ 26 Literatuurlijst ............................................................................................... 27 Bijlagen ...................................................................................................... 28 Bijlage I: Statistieken 1............................................................................ 28 Bijlage II: Statistieken 2........................................................................... 28 Bijlage III: Statistieken 3 ......................................................................... 28 Bijlage IV: Statistieken 4 .......................................................................... 28 Bijlage V: Statistieken 5 ........................................................................... 28 Bijlage VI: Vragenlijst .............................................................................. 28 Bijlage VII: Jaarverslag 2005 HS Zuyd Bibliotheek HEAO Sittard .................... 28

2

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Afkortingen
EPN GGC HEAO HS Zuyd IBL ICTOS IHOL NCC OCLC PICA OC OPC OSIRIS OUS OWC RCL SHB URL Exemplaarnummer Gezamenlijk Geautomatiseerde Catalogiseersysteem Hoger Economisch en Administratief Onderwijs Hogeschool Zuyd Interbibliothecair Leenverkeer ICT Onderwijs & Support Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg Nederlandse Centrale Catalogus Online Computer Library Center Project Integrated Catalogue Automation Online Contents Online PublieksCatalogus Onderwijs en Studenten Informatie, Registratie en Inschrijf Systeem Online Uitleen Systeem Online WerkCatalogus Regionale Catalogus Limburg Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken Uniform Resource Locator

3

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

1. Inleiding
In 2004 en 2005 heeft een projectgroep bestaande uit vier teamcoördinatoren in opdracht van de Manager Ondersteunende Diensten een onderzoek verricht naar de positie van de bibliotheek binnen Hogeschool Zuyd. Eén van de aanbevelingen opgenomen in het eindrapport van dit project “Positionering Bibliotheken Hogeschool Zuyd” luidde, dat de bibliotheken jaarlijks een beleidsplan en een jaarverslag moeten presenteren. Om deze aanbeveling wat betreft het schrijven van een jaarverslag uit te voeren, heeft Leen Liefsoens haar casestudie aan dit onderwerp gewijd. Deze casestudie situeert zich binnen de vierjarige deeltijdopleiding ‘Graduaat Bibliotheek-wezen’ die zij volgt aan het Centrum voor Volwassenenonderwijs Vrije Leergangen Limburg in Genk (België). Dit format vormt het eindresultaat van de casestudie en is gebaseerd op het jaarverslag 2005 van de bibliotheek Hoger Economische en Administratief Onderwijs (HEAO) Sittard dat in een eerdere fase binnen deze casestudie is gerealiseerd. Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge vergelijkingen te komen. Vooraf gaande aan het maken van het format, zijn er een aantal vragen voorgelegd aan teamcoördinatoren van de bibliotheken Hogeschool Zuyd. De vragen hadden betrekking de doelen en de doelgroepen van het jaarverslag, de inhoud en vorm van het jaarverslag de verwachtingen ten opzichte van het format. Hieronder zijn zowel de vragen als uitkomsten weergegeven. de op en de

Vraag 1: Wat is volgens jou het doel van het jaarverslag van jouw bibliotheek? 1. Verantwoording afleggen van het bibliotheekwerk. 2. Laten zien wat de bibliotheek heeft gedaan. 3. Public relations voor de bibliotheek: de bibliotheek een meer eigen gezicht, eigen plek geven. 4. Contact met het onderwijs. 5. Aan iedereen duidelijk maken waar de bibliotheek voor staat, of wat de taak van de bibliotheek is. 6. Een jaarverslag hoort bij een professionele organisatie. Vraag 2: Voor wie schrijf je het jaarverslag? 1. Locatiemanager (eigen locatie). 2. Onderwijsdirectie (eigen locatie). 3. Contactpersonen bibliotheek binnen het onderwijs (eigen locatie). 4. Bibliotheekmedewerkers van de andere HS Zuyd locaties. 5. Eigen bibliotheekmedewerkers (eigen locatie). 6. Locatiemanagemers, onderwijsdirectie, docenten, medewerkers en studenten van de andere HS Zuyd locaties. 7. Andere docenten en medewerkers (eigen locatie). 8. Studenten (eigen locatie). 9. Externe contacten zoals andere hogeschoolbibliotheken, vakorganisaties. Deze twee vragen hadden als doel richting te geven aan het jaarverslag. Er kan geconcludeerd worden dat de bibliotheken met het jaarverslag op de eerste plaats verantwoording willen afleggen van hun werk aan hun direct leidinggevende, de locatiemanager. Daarnaast willen de bibliotheken aan de directie en contactpersonen op locatie laten zien wat de bibliotheek het afgelopen jaar heeft gedaan. 4

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

In de derde vraag moesten de teamcoördinatoren het jaarverslag 2005 van de bibliotheek HEAO Sittard beoordelen. Iedereen was tevreden over de inhoud en er werden geen suggesties voor aanvullingen gegeven. In de vierde vraag moesten de teamcoördinatoren hun voorkeur geven voor één van de volgende jaarverslagvormen: Eén jaarverslag voor alle HS Zuyd bibliotheken; alles wat locatieoverschrijdend is bij elkaar plaatsen en de locaties als afzonderlijke hoofdstukken opnemen. Een jaarverslag per HS Zuyd bibliotheek; locatieoverschrijdende zaken als inleiding opnemen bij iedere locatie. Er is geen overtuigende keuze gemaakt. Het netwerk van teamcoördinatoren zal hierover een beslissing moeten nemen. Bij beiden opties is het mogelijk om met dit format te werken. De voorlaatste vraag had betrekking op het format zelf en de inhoud ervan. Volgende elementen zullen worden opgenomen in dit format: Tips over het schrijven van een jaarverslag. Tips over het verzamelen van de statistieken. Waar de statistieken te vinden zijn of kunnen worden opgevraagd. Bestanden waarin de statistieken doorheen het jaar kunnen worden verzameld. Een opzet van de inhoud van het jaarverslag (een inhoudsopgave met titels en subtitels). Een planning voor het maken van het jaarverslag. Naar het jaarverslag van de bibliotheek HEAO Sittard, waarop dit format is gebaseerd, wordt in bijlage VII verwezen. Bij de laatste vraag kregen de teamcoördinatoren de ruimte aanvullende opmerkingen te plaatsen. De twee volgende punten werden vermeld: Het jaarverslag van de bibliotheek HEAO Sittard bevat veel informatie. Het is niet mogelijk om al deze informatie op te nemen in het overkoepelende jaarverslag van Hogeschool Zuyd. De statistieken in het jaarverslag moeten worden afgestemd op de benchmark van het Samenwerkingsverband Hogeschoolbibliotheken (SHB). Door een samenvatting op te nemen in het jaarverslag kan er worden voldaan aan de eerste opmerking. Daarnaast is een samenvatting handig voor lezers van het jaarverslag die alleen de hoofdlijnen willen kennen. De statistieken kunnen niet worden afgestemd op de benchmark van het SHB omdat deze benchmark zich nog in de ontwikkelende fase bevindt. Pas wanneer deze benchmark af is, kan er een afstemming van cijfergegevens plaats vinden. De ingevulde vragenlijsten zijn opgenomen in het bestand waar in bijlage VI naar wordt verwezen.

5

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

2. Een jaarverslag schrijven
Het maken van een jaarverslag is een effectief hulpmiddel. In de eerste plaats om op een gestructureerde manier de locatiemanager, directie en contactpersonen binnen het onderwijs te informeren over de activiteiten en resultaten van de bibliotheek. Tegelijkertijd biedt het maken van een jaarverslag de gelegenheid om eens terug te kijken en een overzicht te maken van de behaalde en niet behaalde resultaten. In de laatste plaats kan het jaarverslag een instrument zijn om kwaliteitsbewaking en -verbetering te realiseren. Doelstellingen en doelgroep van het jaarverslag Om een effectief jaarverslag te schrijven, is het een goed idee om eerst te onderzoeken waarom en voor wie het jaarverslag zal worden geschreven. De inhoud van het jaarverslag moet hier worden op afgestemd. Basisregels en tips voor het schrijven van het jaarverslag Om tot een goed leesbaar jaarverslag te komen, kunnen volgende tips in acht worden genomen: Het jaarverslag moet informatief zijn. Er moet in kunnen worden gelezen wat de bibliotheek gedaan heeft en waar de bibliotheek voor staat. Het jaarverslag moet niet alleen een opsomming van onderwerpen geven, maar ook ingaan op de inhoud ervan. Het jaarverslag moet open en helder zijn. Zowel positieve als minder positieve dingen van de bibliotheek moeten erin staan. In plaats van negatieve cijfers weg te laten, kan weergaven ervan leiden tot conclusies die kwaliteitsverbetering tot gevolg kunnen hebben. Korte, overzichtelijke en concreet informatieve onderdelen van het jaarverslag krijgen de meeste aandacht: kerncijfers en markante feiten, organogram, foto’s en illustraties, namen en functies, tabellen en grafieken. Hoewel langere tekstgedeelten opvallend minder gelezen worden, hebben deze toch een communicatieve functie: ze bewijzen dat de bibliotheek bereid is informatie te verstrekken en dat er geschreven wordt met kennis van zaken. Het jaarverslag moet opgebouwd worden als een gebruiksklaar, helder, toegankelijk en overzichtelijk werkinstrument. Afwisseling en levendigheid zorgen ervoor dat het jaarverslag vlot leesbaar is. Het gebruik van korte, goed lopende zinnen is aan te raden. Het jaarverslag dient er goed verzorgd uit te zien. Er moet aandacht worden besteed aan een mooie titelpagina, goede grafieken en illustraties. Daarnaast moet er zorg besteed worden aan de opmaak en er moet gebruik gemaakt worden van een goede kwaliteit papier. De layout moet aansluiten bij de huisstijl van de school. Het jaarverslag wordt geconcipieerd in functie van het gebruik: het moet handig en snel consulteerbaar zijn. Een gebruiksvriendelijke, logische opbouw dwingt de lezer niet tot een lineaire lezing van a tot z. Een aantal suggesties dat ook kan bijdragen tot het aantrekkelijk maken van het jaarverslag: – reacties opnemen van bibliotheekmedewerkers, mensen uit het onderwijs of externen op de bibliotheek of op stukken tekst uit het jaarverslag; – kleine anekdotes uit het afgelopen jaar; – voorbeelden in een apart kadertje geplaatst. Het jaarverslag kan ter evaluatie onderworpen worden aan de commentaren van externe lezers.

6

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inhoud van het jaarverslag Volgende punten komen aan bod in het jaarverslag: Terugblik op het afgelopen jaar: – Algehele indruk van het bibliotheekwerk van het afgelopen jaar. Wat wilde de bibliotheek bereiken, wat heeft ze bereikt? – Indrukken over het functioneren van de bibliotheek en het overleg met het onderwijs en andere contacten. Formele gegevens zoals statistieken en gegevens over de collectie. Belangrijke ontwikkelingen in de school en de visie van de bibliotheek daarop. Interne en externe contacten van de bibliotheek. De personeelsformatie samen met de inhoud en het doel van de scholing dat het bibliotheekpersoneel heeft gevolgd. Plannen van de bibliotheek voor het komende jaar. Belangrijke ontwikkelingen waar de bibliotheek vermoedelijk mee geconfronteerd wordt. Eigen doelen en voornemens van de bibliotheek en de te ontplooien activiteiten naar het onderwijs toe. Organisatie van het werk rond het maken van het jaarverslag Veel gegevens en cijfers voor het jaarverslag kunnen in de loop van het jaar verzameld en verwerkt worden en kunnen geput worden uit bestaande documentatiebronnen. Daarom is het handig een schema op te stellen van de informatiebehoeften in het kader van het jaarverslag. Het jaarverslag van een bibliotheek wordt meestal geschreven door het hoofd van de bibliotheek. Toch kunnen taken worden verdeeld, want het verzorgen van een jaarverslag geeft de mogelijkheid capaciteiten van bibliotheekmedewerkers aan te spreken. De één is goed in de opmaak en de ander in het samenbrengen van statistieken.

7

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3. Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd
3.1. Inleiding
De bibliotheken Hogeschool Zuyd willen met hun jaarverslag ten eerste verantwoording afleggen aan hun direct leidinggevende, de locatiemanager. Daarnaast willen de bibliotheken aan de directie en de contactpersonen op locatie laten zien wat de bibliotheek het afgelopen jaar heeft gedaan. De inhoud van het jaarverslag moet op deze doelstellingen en doelgroepen worden afgestemd. Dit format is gebaseerd op de keuze om één jaarverslag te presenteren voor alle bibliotheken Hogeschool Zuyd. Dit omdat we via de bibliotheekwebsite al naar buiten komen als één bibliotheek met acht locaties en we in de toekomst ook als één bibliotheekteam willen worden beschouwd. Bij deze vorm kan het bibliotheeknetwerk het overkoepelend hoofdstuk schrijven en wordt het locatiegebonden hoofdstuk geschreven door de teamcoördinator op locatie. De biblotheken Hogeschool Zuyd zitten nu nog in een overgangsfase, daardoor kan het gewenst zijn om toch een apart jaarverslag voor de locatie zelf te presenteren. Dit kan door alleen het overkoepelende hoofdstuk en het locatiegebonden hoofdstuk samen te brengen en een titelpagina te maken die alleen de gegevens bevat van de locatie zelf. Het gebruik van dit format moet het schrijven van het jaarverslag van de bibliotheken Hogeschool Zuyd vereenvoudigen en tijdbesparend werken. Dit format moet er tevens voor zorgen dat elke bibliotheek op dezelfde wijze zijn cijfers verzameld om zo tot onderlinge vergelijkingen te komen. Het jaarverslag is een instrument om kwaliteitsbewaking en –verbetering te realiseren. Daarom moeten de bibliotheken niet alleen informeren over hun activiteiten en de resultaten die ze geboekt hebben, maar ook aan de hand van deze informatie conclusies trekken voor de toekomst. Een jaarverslag is geen eenmalig initiatief. Het is belangrijk aandacht te hebben voor continuïteit in het basisconcept van opeenvolgende jaarverslagen. Door kritisch naar de eigen werking en dienstverlening te kijken en naar de evolutie die de opeenvolgende jaarverslagen laten zien, kan de bibliotheek kwaliteitsbewaking en –verbetering realiseren. De conclusies die worden getrokken moeten ook in elk hoofdstuk van het jaarverslag worden opgenomen. Bij de actieplannen worden de doelen opgenomen voor het volgend werkjaar die aan de hand van de conclusies zijn opgesteld. Het jaarverslag bevat de cijfergegevens van het vorig werkjaar. Deze cijfers worden bij sommige punten vergeleken met het jaar ervoor om een beeld te geven van de evolutie. Het overgrote deel van de gegevens voor het jaarverslag kan in de loop van het jaar verzameld en verwerkt worden. Systematiek en nauwkeurigheid zijn hierbij belangrijk. In de agenda kunnen de belangrijkste gebeurtenissen, scholing en afwijkende openingsuren worden bijgehouden. De notulen van de overleggen waaraan de bibliotheek heeft deelgenomen, zijn een effectief hulpmiddel voor het schrijven van het jaarverslag. De statistieken moeten door het jaar worden bijgehouden. Bij dit format horen vijf excel-bestanden waarin de statistieken kunnen worden verzameld. In de bijlagen wordt naar deze bestanden verwezen.

8

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3.2. Structuur
Titelpagina Contactpagina Inhoudsopgave Samenvatting Afkortingen 1. Inleiding 2. Bibliotheken Hogeschool Zuyd 2.1. Bibliotheeknetwerk 2.2. Bibliotheekwebredactie 2.3. Samenwerkingsverbanden en public relations 2.3.1. Binnen Hogeschool Zuyd 2.3.2. Buiten Hogeschool Zuyd 2.4. Kwaliteitszorg 2.4.1. Projecten 2.4.2. Actieplannen 2.5. Bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws 3. Bibliotheek Nieuw Eyckholt Heerlen Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 4. Bibliotheek Academie Beeldende Kunsten Maastricht Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 5. Bibliotheek Brusselseweg Maastricht Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 6. Bibliotheek Conservatorium Maastricht Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 7. Bibliotheek Hoge Hotelschool Maastricht Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 8. Bibliotheek Toneelacademie Maastricht Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen. 9. Bibliotheek Gedrag en Maatschappij Sittard Verdere indeling zie punt 10 ‘Bibliotheek HEAO Sittard’. Iedere locatie is natuurlijk vrij om deze indeling aan te passen aan de eigen situatie en wensen.

9

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

10. Bibliotheek HEAO Sittard 10.1. Inleiding 10.2. De gebruikers 10.3. Openingsuren 10.4. Faciliteiten en infrastructuur 10.5. Collectie en ontsluiting 10.5.1. Fysieke collectie 10.5.2. Databanken 10.5.3. Website 10.6. Uitleen 10.7. Interbibliothecair leenverkeer 10.8. Bibliotheekintroducties en –instructies 10.8.1. Studenten voltijd 10.8.2. Studenten deeltijd en duaal 10.8.3. Docenten/medewerkers 10.9. Bibliotheekbudget 10.10. Personeelsbeleid 10.10.1. Bibliotheekmedewerkers 10.10.2. Professionalisering 10.11. Samenwerkingsverbanden en public relations 10.11.1. Binnen Hogeschool Zuyd 10.11.2. Buiten Hogeschool Zuyd 10.12. Kwaliteitszorg 10.12.1. Projecten 10.12.2. Actieplannen 10.13. Bijlagen Bijlagen Literatuurlijst

10

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

3.3. Inhoud
Titelpagina
De titelpagina bevat volgende elementen: logo Hogeschool Zuyd (te downloaden van het infonet, pagina ‘Logo’s downloaden’, URL: http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=14094); titel + jaartal jaarverslag; De titelpagina kan verfraaid worden met een foto.

Koptekst en paginanummers
De koptekst op alle pagina’s behalve de titelpagina bevat links de titel en het jaartal van het jaarverslag en rechts het logo van Hogeschool Zuyd. Rechts onderaan iedere pagina behalve de titelpagina komt het paginanummer.

Auteurs
Aan het begin van ieder hoofdstuk worden de auteurs die dat hoofdstuk hebben geschreven vermeld. Op de laatste bladzijde komt de datum te staan waarop het jaarverslag is voltooid en worden nogmaals de auteurs vermeld samen met hun e-mailadressen.

Contactpagina
Op de contactpagina worden alle bibliotheken vermeld met de teamcoördinator, adres, telefoonnummer (eventueel aangevuld met faxnummer), e-mailadres en de URL van de website.

Inhoudsopgave
Wanneer de titels in het jaarverslag aan de hand van de opmaak van Word (kop 1, kop 2, kop 3, …) zijn gemaakt, kan de inhoudsopgave automatisch worden gegenereerd via ‘Verwijzing’ in het menu ‘Invoegen’. Doe dit pas als de tekst zelf in zijn geheel is getypt. Pas dan liggen de paginanummers vast.

Samenvatting
De samenvatting hoort een beknopte en begrijpelijke weergave te zijn van wat in het jaarverslag behandeld is. Verstrek op deze plaats absoluut geen aanvullende informatie. Beschrijf de kernen van de verschillende hoofdstukken. Houd het kort. Deze samenvatting kan eventueel in zijn geheel of in een verkorte versie worden opgenomen in het overkoepelend jaarverslag van Hogeschool Zuyd.

Afkortingen
Op deze pagina komen de afkortingen die gebruikt zijn in het jaarverslag samen met de uitgeschreven namen of begrippen.

11

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Inleiding
Situeer in de inleiding de bibliotheken binnen de Hogeschool Zuyd. Beschrijf in het kort wat de bibliotheken doen. Refereer naar de missie van Hogeschool Zuyd1 en geef aan hoe de bibliotheken een rol speelt in het uitvoeren van deze misie. Tot slot wordt in de inleiding in het kort verteld wat de lezer kan verwachten van het jaarverslag.

Bibliotheken Hogeschool Zuyd (overkoepelend hoofdstuk)
Bibliotheeknetwerk In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat het bibliotheeknetwerk inhoudt en wat het netwerk doet. Vermeld welke doelen het netwerk heeft bereikt. Ook de actieplannen van het netwerk voor het komende werkjaar kunnen worden opgenomen. Bibliotheekwebredactie In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat de bibliotheekwebredactie inhoudt en wat de webredactie doet. Vermeld welke doelen de webredactie heeft bereikt. Ook de actieplannen van de webredactie voor het komende werkjaar kunnen worden opgenomen. Samenwerkingsverbanden en public relations Binnen Hogeschool Zuyd Vermeld hier welke samenwerkingsverbanden de bibliotheken hadden binnen Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan we: samenwerking met dienst ICT Onderwijs & Support (ICTOS) en andere ondersteunende diensten; samenwerking binnen het onderwijs; andere samenwerkingsverbanden binnen Hogeschool Zuyd. Geef telkens in het kort aan wat de samenwerkingsverbanden inhouden, welke bibliotheekmedewerkers er bij betrokken waren en wanneer er overleg heeft plaats gevonden. Buiten Hogeschool Zuyd Vermeld hier welke samenwerkingsverbanden de bibliotheken hadden buiten Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan we: Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL); Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken (SHB); Surf; andere samenwerkingsverbanden buiten Hogeschool Zuyd. Geef telkens in het kort aan wat de samenwerkingsverbanden inhouden, welke bibliotheekmedewerkers er bij betrokken waren en wanneer er overleg heeft plaats gevonden.

1

De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.

12

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Kwaliteitszorg Projecten In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de projecten waaraan alle bibliotheken (locatieoverschrijdend) hebben deelgenomen. Leg uit wat de projecten in hielden en welke rol de bibliotheken hierin hebben gespeeld. Beschrijf telkens de doelen van de projecten en de aanbevelingen die er zijn gegeven. Vertel wat de gevolgen zijn voor de bibliotheken. Geef aan of het om afgesloten projecten gaat of om nog lopend projecten en of er vervolgprojecten komen. Actieplannen Dit is een belangrijk hoofdstuk in het jaarverslag. Onder actieplannen kunnen praktische zaken worden verstaan zoals implementaties of projecten. Aan de andere kant kan hier ook worden aangegeven waaraan de bibliotheken (locatieoverschrijdend) in het komend werkjaar extra aandacht willen besteden. Bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws In dit hoofdstuk wordt vermeld wanneer de bibliotheken Hogeschool Zuyd in het nieuws zijn geweest. De datum of editie, de titel van het artikel, en de bron worden vermeld. De nieuwsbronnen zijn: Editie Zuyd; de nieuwspagina van de HS Zuyd Portal; de knipselkrant van HS Zuyd.

Bibliotheek (locatiegebonden hoofdstukken)
Inleiding Situeer in de inleiding de bibliotheek binnen de betreffende locatie van Hogeschool Zuyd. Beschrijf in het kort wat de bibliotheek doet en welke opleidingen de bibliotheek ondersteunt. Refereer naar de missie van Hogeschool Zuyd2 en geef aan hoe de bibliotheek een rol speelt in het uitvoeren van deze misie. Tot slot wordt in de inleiding in het kort verteld wat de lezer kan verwachten van het jaarverslag. De gebruikers In dit hoofdstuk worden volgende elementen opgenomen: aantal studenten en medewerkers eigen locatie; grafiek studentenaantallen per soort onderwijs; faculteiten en opleidingen eigen locatie; externe leners: o studenten en medewerkers ander locaties; o IHOL-leners; o anderen. Geef aan welke leners gratis gebruik kunnen maken van de uitleenfaciliteiten van de bibliotheek en wat de kosten zijn van het lidmaatschap voor externe leners. Tot slot wordt er in dit hoofdstuk vermeld wat er verstaan wordt onder ‘de gebruikers’ als in het jaarverslag hierover wordt gesproken.

2

De missie van Hogeschool Zuyd is opgenomen in I.P. Hogeschool Zuyd in de kennissamenleving : Innovatieplan Hogeschool Zuyd 2005-2008.

13

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Openingsuren Het hoofdstuk dienstverlening bevat volgende elementen: reguliere openingsuren bibliotheek; de aangepaste openingsuren tijdens de vakanties; de sluitingsdagen; als er sprake is van een beperkte dienstverlening tijdens de aangepaste openingsuren, vermeld dan wat deze dienstverlening precies inhoudt. Faciliteiten en infrastructuur Onder faciliteiten en infrastructuur wordt verstaan: aantal werkplekken en het eventuele reserveringssysteem voor deze werkplekken; aantal groepsruimten en het eventuele reserveringssysteem voor deze groepsruimten; kopieeer- en printfaciliteiten; andere faciliteiten zoals audio- en videoapparatuur, koptelefoons, opnameapparatuur, … . Collectie en ontsluiting Fysieke collectie Volgende elementen worden opgenomen bij de fysieke collectie: aantal nieuwe verworven materialen; aantal afgeschreven materialen en waarom ze zijn afgeschreven; aantal periodieken, aantal nieuwe periodieken, aantal geannuleerde periodieken, aantal periodieken die circuleerden, aantal periodieken waarbij de inhoudsopgave werd gescand en aantal periodieken waarop docenten/medewerkers een persoonlijk abonnement hadden; aantal titels in de catalogus; percentage anderstalige titels; grafiek aantal titels in de catalogus per soort; statistieken eigen catalogus en andere aangeboden catalogi. Beschrijf in dit hoofdstuk welke aanpassingen er zijn gedaan wat betreft de collectie of onderdelen van de collectie. Ook speciale onderdelen van de collectie kunnen hier vermeld worden. Databanken Dit hoofdstuk bevat volgende elementen: databanken die zijn geannuleerd; databanken die zijn aangeschaft; statistieken databanken. Op de databanken die op IP-range toegankelijk zijn hebben de bibliotheken een hogeschoolbrede licentie. Alhoewel deze databanken dus op alle locaties toegankelijk zijn, zijn ze soms zo specifiek dat niet alle locaties er gebruik van maken. Daarom worden de databanken toch in het locatiegebonden hoofdstuk opgenomen. Dit kan als gevolg hebben dat dit hoofdstuk geheel of gedeeltelijk identiek is voor meerdere locaties.

14

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Website Beschrijf in dit hoofdstuk de website van de bibliotheek. Geef aan welke informatie te vinden is op de website en het belang van deze informatie voor de gebruikers. Vertel op welke wijze de website is aangepast. Tot slot worden ook de statistieken van de website behandeld. Dit hoofdstuk is locatiegebonden omdat de opleidingen nu nog de indeling vormen van de website. Wanneer de structuur wordt aangepast naar domeinen, zal dit hoofdstuk verplaatst worden naar het overkoepelende hoofdstuk. Uitleen In het hoofdstuk uitleen worden volgende elementen opgenomen: aantal leners in het uitleensysteem en een vergelijking met het jaar ervoor; grafiek aantal leners bibliotheek per soort; aantal uitleningen en een vergelijking met het jaar ervoor; grafiek aantal uitleningen per maand in vergelijking met het jaar ervoor; grafiek aantal uitleningen per maand; grafiek aantal uitleningen per maand, opgesplitst in soort lener; grafiek aantal uiteningen per soort lener; grafiek totaal uitgeleende materialen per soort materiaal; totaal aantal reserveringen, aantal reserveringen aan de balie en aantal reserveringen via de online catalogus; totaal aantal verlengingen, aantal verlengingen per soort materiaal, aantal verlengingen aan de balie en aantal verlengingen via de online catalogus; aantal verstuurde rappels en een vergelijking met het jaar ervoor; grafiek evolutie aantal rappels in vergelijking met het jaar ervoor; grafiek aantal rappels per maand; de termijnen en kosten per rappel en eventuele aanpassingen die hierin zijn doorgevoerd. Interbibliothecair leenverkeer Het hoofdstuk interbibliothecair leenverkeer bevat volgende elementen: wat wordt er verstaan onder uitgaande en inkomende aanvragen; kosten van de aanvragen; regels interbibliothecair leenverkeer; aantal uitgaande en inkomende aanvragen, aantal gehonoreerde uitgaande en inkomende aanvragen en telkens het honoreringspercentage, waarbij alle aantallen worden vergeleken met het jaar ervoor. Bibliotheekintroducties en –instructies Beschrijf in dit hoofdstuk alle introducties en instructies die zijn gegeven. Vertel wat de inhoud was, de organisatie, hoe ze zijn verlopen en wanneer ze hebben plaats gevonden. Bibliotheekbudget Volgende elementen worden in dit hoofdstuk opgenomen: over welke budgetten de bibliotheek beschikking heeft; van wie de bibliotheek deze budgetten ontvangt; wat er van deze budgetten moet worden betaald; of de budgetten veranderd zijn ten opzichte van het jaar ervoor; grafiek(en) bibliotheekbudget per faculteit, hierop is te zien voor wat het budget wordt gebruikt, hoe hoog het budget is, wat er uitgegeven is en wat het overgebleven saldo is. 15

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Personeelsbeleid Bibliotheekmedewerkers Dit hoofdstuk bevat volgende elementen: uit wie het bibliotheekteam bestond: naam, functie en de deeltijdfactor, vermeld of iemand in dienst of uit dienst is getreden en contractverleningen. Professionalisering Vermeld in dit hoofdstuk per medewerker welke opleidingen, cursussen, workshops, symposia, trainingen, … hij/zij heeft gevolgd en wanneer deze hebben plaats gevonden. Samenwerkingsverbanden en public relations Binnen Hogeschool Zuyd Vermeld hier aan welke overleggen de bibliotheek deelnam en welke samenwerkingsverbanden de bibliotheek had binnen Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan we: werkoverleg; overleg met contactpersonen binnen het onderwijs; contacten met andere docenten en medewerkers; structurele overleggen binnen de locatie zoals teamcoördinatorenoverleg, ondersteunende-diensten-overleg, klandbordgroepen, commissies, …; structurele overleggen hogeschoolbreed zoals het bibliotheeknetwerk en de bibliotheekwebredactie; andere overleggen en samenwerkingsverbanden binnen Hogeschool Zuyd. Geef telkens in het kort aan wat de overleggen en samenwerkingsverbanden inhouden, welke bibliotheekmedewerker(s) er aan deelnamen en hoeveel keer de overleggen hebben plaats gevonden. Buiten Hogeschool Zuyd Vermeld hier aan welke overleggen de bibliotheek deelnam en welke samenwerkingsverbanden de bibliotheek had buiten Hogeschool Zuyd. Hieronder verstaan we: Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL); Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken (SHB); Surf; samenwerkingsverbanden met uitgeverijen en boekhandels (bijvoorbeeld in de vorm van boekententoonstellingen); andere overleggen en samenwerkingsverbanden buiten Hogeschool Zuyd. Geef telkens in het kort aan wat de overleggen en samenwerkingsverbanden inhouden, welke bibliotheekmedewerker(s) er aan deelnamen en hoeveel keer de overleggen hebben plaats gevonden. Kwaliteitszorg Projecten In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de projecten waaraan de bibliotheek heeft deelgenomen. Leg uit wat de projecten in hielden en welke rol de bibliotheek er heeft ingespeeld. Beschrijf telkens de doelen van de projecten en de aanbevelingen die er zijn gegeven. Vertel wat de gevolgen zijn voor de bibliotheek. Geef aan of het om afgesloten projecten gaat of om nog lopend projecten en of er vervolgprojecten komen. 16

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Actieplannen Dit is een belangrijk hoofdstuk in het jaarverslag. Onder locatiegebonden actieplannen kunnen praktische zaken worden verstaan zoals implementaties, projecten of collectievorming. Aan de andere kant kan hier ook worden aangegeven waaraan de bibliotheek in het komend werkjaar extra aandacht wil besteden. Dit naar aanleiding van de conclusies die getrokken zijn in de verschillende hoofdstukken van het jaarverslag. Bijlagen (per locatie) Indien er bijlagen moeten worden opgenomen behorende bij de locatie, kunnen deze hier worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst zonder gebruikmaking van de bijlagen een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit gedwongen worden heen en weer te bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te worden in het verslag. Geef bijlagen een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld de bijlagen op die manier in de inhoudsopgave.

Bijlagen (overkoepelend)
Overkoepelende bijlagen kunnen hier worden ingevoegd. Een voorwaarde is dat de tekst zonder gebruikmaking van de bijlagen een begrijpelijk geheel vormt. De lezer mag nooit gedwongen worden heen en weer te bladeren. Naar elke bijlage dient een keer verwezen te worden in het verslag. Geef bijlagen een nummer (Romeins cijfer) en een titel, en vermeld de bijlagen op die manier in de inhoudsopgave.

Literatuurlijst
Een literatuurlijst bevat in alfabetische volgorde de beschrijvingen van gebruikte werken. Die beschrijvingen dienen te voldoen aan de regels voor literatuurverwijzingen.

17

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4. Statistieken
Het jaarverslag levert niet alleen commentaar bij cijfers die pas op het einde van het jaar bekend zijn. Het overgrote deel van de gegevens kan in de loop van het jaar verzameld en verwerkt worden. Er zijn twee elementen die het verzamelen van het cijfermateriaal bemoeilijken. Ten eerste moeten de cijfers op verschillende plaatsen worden opgevraagd. Het is nodig om te weten te komen op welke plaats of bij wie je de gegevens kunt opvragen. Daarnaast kan het zijn dat er maar cijfers van een half jaar terug kunnen worden opgevraagd. Als er tussendoor geen cijfers worden opgevraagd, gaat zo informatie voor het jaarverslag verloren. Dit format brengt al deze gegevens rond het cijfermateriaal in kaart. Om tot een onderlinge vergelijking te kunnen komen, is het nodig dat alle bibliotheeklocaties van Hogeschool Zuyd hun cijfers op dezelfde wijze verzamelen en presenteren. Naast dit format zijn ook de bijgeleverde excel-bestanden, waarin de cijfers doorheen het jaar kunnen worden verzameld, hierbij een hulpmiddel.

4.1. Algemene statistieken bibliotheeksysteem
In dit hoofdstuk wordt uitgelegd welke statistieken er beschikbaar zijn binnen het bibliotheeksysteem en hoe ze kunnen worden opgevraagd. Verder in dit format wordt er aangegeven welke van deze statistieken gebruikt worden in het jaarverslag.

4.1.1.

OUS/OWC/OPC

De maandstatistieken OUS/OWC/OPC (o_mstat) moeten maandelijks worden uitgedraaid via het rappelsysteem. Vergeet deze maandstatistieken niet uit te draaien want de volgende maand lukt dit niet meer. Op het einde van het jaar kunnen via deze weg ook de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (o_jstat) worden uitgedraaid. Het is aan te raden om deze statistieken op te slaan én uit te printen. Deze statistieken zijn locatiegebonden. Wanneer er op het einde van het jaar toch statistieken ontbreken, kunnen deze nog opgevraagd worden bij Lilian Vergeldt (Bibliotheek Universiteit Maastricht, ICT Balie). Ook vragen over deze statistieken kunnen aan haar worden gesteld. Lilian Vergeldt Universiteitsbibliotheek Maastricht, ICT Balie Grote Looiersstraat 17 Gebouw GLS17 043-3885043 L.Vergeldt@UB.unimaas.nl De statistieken OUS/OWC/OPC bevatten volgende gegevens: vorderingen; aanvragen; afgifte; leningen; verlengingen; terugontvangst; reserveringen; ingevoerde banden; ingevoerde leners; rappels; OPC-verrichtingen. 18

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.1.2.

GGC

De statistieken GGC zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl: Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl). Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan op GGC. Deze statistieken zijn locatiegebonden. Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA: servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600. De statistieken GGC bevatten volgende gegevens: GGC zoekacties; GGC databasebewerkingen; GGC ontleningen per bron (alle exemplaren); GGC materiaal ontleningen (1e exemplaar). Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.1.3.

NCC/IBL

De statistieken NCC/IBL zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl: Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl). Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan op NCC/IBL. Deze statistieken zijn locatiegebonden. Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA: servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600. De statistieken NCC/IBL bevatten volgende gegevens: IBL zoekacties door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW); IBL aanvragen door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW); ingediende aanvragen: totaaloverzicht per soort gebruiken en per aanvraagtype; ingediende aanvragen die gehonoreerd zijn: ontvangen antwoorden, doorlooptijd en honorering; ingediende aanvragen die geleverd zijn door interne leveranciers; ingediende aanvragen: basis classificatie clusters, jaar van uitgave range, materiaal; top 25 van door de bibliotheek ingediende aanvragen, op jaarbasis (year to date); ontvangen aanvragen: antwoorden, responsetijd en honorering; ontvangen aanvragen: basis classificatie clusters, jaar van uitgave range, materiaal. Uit deze statistieken zijn de relevante cijfers voor het jaarverslag gehaald en deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

19

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.1.4.

Eindgebruik

De statistieken “Eindgebruik” zijn terug te vinden op de site van OCLC PICA: www.oclcpica.nl: Support > Management Information Statistics (URL: http://oclcpica.org/?id=6&ln=nl). Dit scherm geeft toegang tot de locatiegebonden statistische gegevens van de afgenomen OCLC PICA diensten. Deze gegevens worden maandelijks ververst. Inloggen gebeurt met het OCLC PICA gebruikersnaam en wachtwoord. De statistieken van het huidige werkjaar en de twee vorige werkjaren kunnen er worden teruggevonden. Klik na het inloggen onderaan op Eindgebruik. Deze statistieken zijn locatiegebonden. Vragen over deze statistieken kunnen worden gesteld aan de helpdesk van OCLC PICA: servicedesk@oclcpica.org of 071-5246600. De statistieken Eindgebruik bevatten volgende gegevens: zoekacties door eindgebruikers (via Webinterface): NCC, OC, RCL en PiCarta. Van de zoekacties in de eigen catalogus zijn er geen statistieken. De helpdesk van OCLC PICA heeft aangegeven dat ze wel bezig zijn met het onderzoeken of ze in de toekomst wel statistieken per bibliotheek kunnen aanbieden. Uit deze statistieken zijn de cijfers gehaald relevant voor het jaarverslag en deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.2. De gebruikers
4.2.1. Studentenaantallen
Het aantal studenten per faculteit/locatie kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd > Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Studenten kengetallen > Draaitabel Ingeschreven studenten OSIRIS (URL: http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203). Op de eerste pagina van het werkblad Data zijn de totalen te zien per faculteit/locatie. Wanneer een onderscheidt tussen het soort onderwijs gewenst is, kan dit bovenaan aangeven worden bij opleidingsvorm. In het keuzemenu kan er gekozen worden tussen voltijd, deeltijd en duaal. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.2.2. Medewerkersaantallen
Het aantal medewerkers per faculteit kan gevonden worden op het infonet: Mijn HSZuyd > Bestuur & Beleid > Managementinformatie > Interne Cijfers > Personeel kengetallen > Kengetallen Personeel Faculteiten (kies het jaartal relevant voor het jaarverslag) (URL: http://infonet.hszuyd.nl/view_folder.jsp?content=42203). Per werkblad zijn de medewerkers per faculteit terug te vinden. Het laatste werkblad geeft de cijfers voor de ondersteunende diensten. Er kunnen hier geen cijfers per locatie worden weergegeven. Deze kunnen wel worden opgevraagd bij Wesley Schepers (dienst P&O).

20

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Wesley Schepers Hogeschool Zuyd, Dienst P&O Nieuw Eyckholt Heerlen E.0.109 045-4006186 w.schepers@hszuyd.nl Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.3. Collectie en ontsluiting
4.3.1. Fysieke collectie
Nieuwe materialen Het aantal verworven materialen is opgesplitst in materialen ingevoerd in de GGC en lokaal ingevoerde materialen. De materialen ingevoerd in de GGC zijn terug te vinden in de GGCstatistieken (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, GGC). Kijk bij het rapport ‘GGC Databasebewerkingen. Het gaat om het cijfer in de kolom ‘Som’ bij ‘Invoeren (exemplaar). De materialen die lokaal zijn ingevoerd, zijn terug te vinden in de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om het cijfer bij ‘Ingevoerde banden’. Deze beide cijfers moeten bij elkaar opgeteld worden om tot het totaal aantal verworven materialen te komen. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Afgeschreven materialen De afgeschreven materialen worden door de bibliotheek HEAO apart geregistreerd. Dit omdat er geen statistieken zijn van afgeschreven materialen in de OWC en bij de GGC wordt niet vermeld waarom de materialen worden afgeschreven. In bijlage II wordt verwezen naar het excel-bestand waarin deze statistieken worden verzameld. Bij elk afgeschreven materiaal wordt het identificatienummer (vroeger stamboeknummer, nu het exemplaarnummer [EPN]) vermeld en waarom het materiaal is afgeschreven (verouderd, zoek, niet-retour of stuk). De totalen kunnen dan eenvoudig worden overgenomen in het jaarverslag. Periodieken De tijdschriften en kranten worden geregisteerd in een apart tijdschriftenbeheerprogramma. Uit dit programma worden ook de statistieken gehaald die betrekking hebben op de periodieken. Niet alle bibliotheeklocaties binnen Hogeschool Zuyd werken met hezelfde programma. Hier is dan ook enkel de procedure opgenomen die gehanteerd wordt in de bibliotheek HEAO. Lopende abonnementen worden aangeduidt met TTT (het veld einddatum is leeg). De aanvangdatum geeft weer wanneer het abonnement is gestart. Aan de hand van deze datum kan worden geteld hoeveel abonnementen er liepen in het jaar relevant voor het jaarverslag en welke er gestart zijn in het jaar relevant voor het jaarverslag. Afgesloten abonnementen worden aangeduidt met TTT# (het veld einddatum is ingevuld). De einddatum geeft weer wanneer het abonnement is beëindigd. Aan de hand van deze datum kan geteld worden hoeveel abonnementen er zijn beëindigd in het jaar relevant voor het jaarverslag. Wanneer er lezers opgenomen zijn in de lezerslijst, circuleert dit tijdschrift. Tel de tijdschriften waarbij één of meer lezers in deze lijst zijn opgenomen om het aantal tijdschriften dat circuleert te bekomen.

21

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Wanneer de inhoudsopgave wordt gescand, wordt dit aangegeven in het veld opmerking. Met behulp van het veld opmerking kan er worden geteld van hoeveel tijdschriften de inhoudsopgave wordt gescand en doorgestuurd naar de docenten/medewerkers. Wanneer een docent/medewerker een persoonlijk abonnement heeft op een tijdschrift wordt zijn/haar naam genoteerd in het veld vindplaats. Met behulp van het veld vindplaats kan worden geteld op hoeveel tijdschriften docenten/medewerkers een persoonlijk abonnement hadden. Er wordt in het tijdschrifenbeheerprogramma geen gebruik gemaakt van de zoekmogelijkheden in het programma zelf, maar handmatig geteld, omdat bij het zoeken met het programma maar één zoeksleutel tegelijk kan worden gehanteerd. Er kan dus wel worden gezocht welke tijdschriften circuleren, maar er kan niet worden achterhaald of dit een lopend of al een afgesloten abonnement is en of dit abonnement gestart is na het jaar relevant voor het jaarverslag. Aantal titels in de catalogus Het is niet mogelijk om het aantal exemplaren te achterhalen. Wel kan je in de catalogus zoekopdrachten uitvoeren om het aantal titels te verkrijgen. Dit komt niet overeen met het aantal exemplaren omdat er meerdere banden aan één titel kunnen hangen. De zoekopdrachten in de catalogus voer je uit per materiaalsoort aan de hand van de selectiesleutel opgenomen in de kenmerkcode 7001. Volgende zoekacties moeten per materiaalsoort worden uitgevoerd: 1. De zoekactie ‘key zoeksleutel’ levert cijfer 1 op. 2. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 2 op. 3. Verminder cijfer 1 met cijfer 2 om te komen tot het aantal titels in de catalogus relevant voor het jaarverslag (cijfer 3). 4. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘taa eng’, dit levert cijfer 4 op. 5. Verklein de zoekactie bij punt 4 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 5 op. 6. Verminder cijfer 4 met cijfer 5 om te komen tot het aantal Engelstalige titels in de catalogus relevant voor het jaarverslag (cijfer 6). 7. Verklein de zoekactie bij punt 1 met ‘taal dui’, dit levert cijfer 7 op. 8. Verklein de zoekactie bij punt 7 met ‘dtm 2006’, dit levert cijfer 8 op. 9. Verminder cijfer 7 met cijfer 8 om te komen tot het aantal Duitstalige titels in de catalogus relevant voor het jaarverslag (cijfer 9). 10. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer 3 op om het toaal aantal titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 10). 11. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer 6 op om het totaal aantal Engelstalige titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 11). 12. Deel cijfer 11 door cijfer 3 en vermenigvuldig de uitkomst met 100 om het percentage Engelstalige titels te verkrijgen (cijfer 12). 13. Tel nadat de zoekacties voor alle materiaalsoorten zijn uitgevoerd, alle getallen bij cijfer 9 op om het totaal aantal Duitstalige titels in de catalogus te verkrijgen (cijfer 13). 14. Deel cijfer 13 door cijfer 3 en vermenigvuldig de uitkomst met 100 om het percentage Duitstalige titels te verkrijgen (cijfer 14). Deze zoekacties leveren resultaten op voor het jaarverslag van 2005. Voor de volgende jaarverslagen moeten de jaartallen natuurlijk worden aangepast. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage III naar wordt verwezen.

22

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.3.2. Databanken
De databanken waar de bibliotheken een licentie op hebben, zijn toegankelijk via de IPrange van de Hogeschool Zuyd. Dit wil zeggen dat voor deze databanken hogeschoolbrede statistieken beschikbaar zijn. In dit format zijn de databanken opgenomen die vóór 2006 toegankelijk waren binnen de bibliotheek HEAO. De statistieken van deze databanken zijn opgenomen in het excel-bestand waar in bijlage IV naar wordt verwezen. Het is aan te raden dat er voor iedere databank een verantwoordelijke wordt aangesteld die zich bezig houdt met het verzamelen van de statistieken van deze databank. Dit kan de bibliothecaris zijn die ook verantwoordelijk is voor de licentie van de databank. Ook voor de nieuwe databanken die in 2006 zijn aangeschaft en de databanken die in de toekomst nog zullen worden aangeschaft, zal er een verantwoordelijke moeten worden aangesteld. LexisNexis NewsPortal De statistieken van de LexisNexis Newsportal zijn toegankelijk via de tool PowerInvoice: www.lexisnexis.com/powerinvoice (user ID: HZUYD, password: ZUYD). Het gebruik van de LexisNexis Newsportal is tot een half jaar terug in te zien. De verantwoordelijke binnen de bibliotheek zal dus door het jaar heen deze statistieken moeten bijhouden om zo tot een totaal beeld te komen in het jaarverslag. Vragen over deze databank en de statistieken kunnen worden gesteld aan Marije Overmars (LexisNexis Benelux). Marije Overmars Servicedesk LexisNexis Benelux 020 515 94 44 servicedesk@lexisnexis.nl www.lexisnexis.nl Global Market Information Database (GMID) De statistieken van de GMID kunnen worden opgevraagd bij Marianne Vang Kreim (Euromonitor International). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar worden gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Annerie Claus contactpersoon voor deze databank. Marianne Vang Kreim Euromonitor International 60-61 Britton Street, London, EC1M 5UX United Kingdom +44 (0) 20 7251 8024 MARIANNE.KREIM@Euromonitor.com www.euromonitor.com Kluwer Knowledge Portal Rechten Er zijn geen statistieken voorhanden voor de Kluwer Knowledge Portal Rechten. De uitgeverij Kluwer gaat in 2006 bekijken of het mogelijk is om statistieken bij te houden. De licentie op deze databank loopt via het Samenwerkingsverband HogeschoolBibliotheken (SHB). Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is Jof Krahmer de contactpersoon voor de SHB.

23

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Informatie De statistieken van de website van het vakblad Informatie kunnen worden opgevraagd bij Marcel Mulder (webbeheerder informatie.nl). Ook vragen over de website kunnen aan hem worden gesteld. Bij deze website is het mogelijk om het klikpad dat de bezoekers volgen op te vragen. Marcel Mulder Webbeheerder informatie.nl 070-3780384 M.Mulder@sdu.nl Marketline Business Information Centre De statistieken van de Marketline kunnen worden opgevraagd bij Julia Dean (European Account Manager Research for Libraries). Ook vragen over deze databank kunnen aan haar worden gesteld. Binnen de bibliotheken Hogeschool Zuyd is teamcoördinator Monique Triepels contactpersoon voor deze databank. Julia Dean European Account Manager Research for Libraries Charles House 108-110 Finchley Road London NW3 5JJ United Kingdom +44 (0) 20 7675 7788 jdean@researchforlibraries.com www.researchforlibraries.com

4.3.3. Website
De statistieken van onze bibliotheekwebsite (bibliotheek.hszuyd.nl) kunnen worden bekeken op http://bibliotheek.hszuyd.nl/stats (inlog naam: hszuyd, wachtwoord: h52u1d). Uitleg over deze statistieken kun je vinden op: http://www.mrunix.net/webalizer/webalizer_help.html. Hogeschool Zuyd gaat in 2006 een nieuw statistiekprogramma aanschaffen: Nedstat Sitestat 5.

4.4. Uitleen
Aantal leners Het aantal leners per locatie wordt aangeleverd door IHOL en de teamcoördinatoren krijgen deze cijfers op de IHOL-gebruikersraad. Vragen over deze cijfers kunnen gesteld worden aan Jules Coenegracht (IHOL). Infostructuur Hoger Onderwijs Limburg (IHOL) Mergelweg 69 - Maastricht 043 - 325 83 83 info@ihol.nl Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

24

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Uitleningen Het aantal uitleningen zijn terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om de cijfers bij ‘leningen per lenertype’, ’leningen per type lening’ en ‘leningen per materiaalsoort’. Het totaal bij deze drie rubrieken geeft telkens hetzelfde cijfer, namelijk het totaal aantal uitleningen. Deze rubrieken zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Uit deze rubrieken kunnen volgende grafieken worden gegenereerd: aantal leners (per soort); evolutie aantal uitleningen; aantal uitleningen (per maand); aantal uitleningen (per maand, opgesplitst in student, docent/medewerker, bibliotheek en externe lener); aantal uitleningen (per soort lener); totaal uitgeleende materialen (per soort materiaal). Reserveringen Het aantal reserveringen is terug te vinden in de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het aantal reserveringen is opgesplitst in de reserveringen aan de balie (afdeling 1) en de reserveringen in de OPC (afdeling 2). Om het totaal aantal reserveringen te verkrijgen, moeten deze twee cijfers worden opgeteld. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Verleningen Het aantal verlengingen is terug te vinden in de jaarstatistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het aantal verlengingen is opgesplitst in de verlengingen aan de balie (afdeling 1) en de verleningen in de OPC (afdeling 2). Om het totaal aantal verleningen te verkrijgen, moeten deze twee cijfers worden opgeteld. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Rappels Het aantal rappels is terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC). Het gaat om de cijfers bij ‘rappels per afdeling’. De cijfers per rappel moeten worden opgeteld om het totaal aantal rappels te verkrijgen. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen. Uit deze rubriek kan volgende grafieken worden gegenereerd: evolutie aantal rappels; aantal rappels (per maand). Ook de geïnde vorderingen zijn terug te vinden in de statistieken OUS/OWC/OPC (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, OUS/OWC/OPC) en zijn verwerkt in het excelbestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

25

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

4.5. Interbibliothecair leenverkeer
De cijfers van het interbibliothecair leenverkeer zijn terug te vinden in de statistieken NCC/IBL (zie algemene statistieken bibliotheeksysteem, NCC/IBL). Volgende rapporten bevatten cijfermateriaal relevant voor het jaarverslag: IBL aanvragen door bibliotheekmedewerkers (via WinIBW); ingediende aanvragen die gehonoreerd zijn: ontvangen antwoorden op geleverde aanvragen; ontvangen aanvragen: honorering : percentage gehonoreerde aanvragen (t.o.v. de ontvangen aanvragen) per aanvraagtype. Deze cijfers zijn verwerkt in het excel-bestand waar in bijlage I naar wordt verwezen.

4.6. Bibliotheekbudget
Per faculteit krijgt de bibliotheek een budget voor de collectievorming. Waarvoor dit budget precies wordt ingezet, verschilt per locatie. De budgetten moeten door het jaar heen worden beheerd en inkomsten en uitgaven moeten zorgvuldig worden bijgehouden. In bijlage V wordt er verwezen naar een excel-bestand waarin de bibliotheek HEAO het budget van de Faculteit Financiaal Management bijhoudt. Dit bestand kan als voorbeeld dienen voor de andere locaties. In de grafiek die uit deze cijfers wordt gegenereerd, moet de opsplitsing van het budget worden verwerkt, samen met het totaal budget, de uitgaven en het saldo op het einde van het jaar.

26

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Literatuurlijst
Een aansprekend jaarverslag. Communicatiebureau Hendrikx Van der Spek. http://www.hvds.nl/index.html?http://www.hvds.nl/cgi-bin/artikel.cgi?ID=993 W. Hoogland en R. Dirk, Rapport over rapporteren : rapporteren en webpubliceren. Vierde druk, Groningen/Houten: Wolters-Noordhoff, 2002. ISBN 90-01-41184-3 Astrid Panis en Bart Verduyn, Stappenplan voor het jaarverslag. Serie Communicatie Memo. Deventer: Uitgeverij Kluwer, 1997. ISBN 90-267-2652-X Frederik Smit, “Zeven vragen bij het maken van een jaarverslag : jaarverslag van de (g)mr”. School & medezeggenschap, jrg. 19 (2003), afl. 3, 3-5. Marleen Wijnen, Het jaarverslag van de mediatheek. April 2000. http://schoolbieb.nl/content/default.asp?ContextID=8&ContentID=5016

27

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd

Bijlagen
Bijlage I: Statistieken 1 Excelbestand met volgende statistieken 1: studentenaantallen, medewerkersaantallen, aantal leners, OUS, GGC, IBL en OPC. Bijlage II: Statistieken 2 Excelbestand met de materialen die zijn afgeschreven. Bijlage III: Statistieken 3 Excelbestand met aantal titels in de catalogus. Bijlage IV: Statistieken 4 Excelbestand met de statistieken van de databanken en de bibliotheekwebsite. Bijlage V: Statistieken 5 Excelbestand met het bibliotheekbudget. Bijlage VI: Vragenlijst Bestand met alle ingevulde vragenlijsten die de teamcoördinatoren gekregen hebben naar aanleiding van het Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd. Bijlage VII: Jaarverslag 2005 HS Zuyd Bibliotheek HEAO Sittard Deze bijlagen zijn te vinden op de Blackboard Bibliotheekcommunity.

Format Jaarverslag Bibliotheken Hogeschool Zuyd, 15 mei 2006 Auteur: Leen Liefsoens Bibliothecaris Bibliotheek HEAO Sittard l.liefsoens@hszuyd.nl

28