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Software GBS 2019: Innovando el Software Contable Internacional

Bucaramanga, Enero de 2.019 1

Señores
Entidad
E. S. M.

Matriz de Innovaciones disponibles en la nueva versión:
Software GBS: Primer Software Contable con Normas
Internacionales y Factura Electrónica para todos: Empresas
Privadas, Entidades del Estado y Contadores.

La Firma “GBS, La Casa Colombiana de Software con proyección internacional”, se
enorgullece en presentar la más reciente versión del Software Contable y Gerencial:
Software GBS 2019 que incluye un paquete de mejoras en el producto, en el servicio y en
todos los módulos, como se detalla en el índice siguiente:

Beneficio Aplica a PG
Mejor Inversión, gracias a la Innovación en Todos los clientes que usan Software 3
Servicio de clase Internacional para GBS en entidades públicas, privadas y
nuestros clientes Contadores
Implementación de Factura Electrónica Todos los clientes que usan Software 7
más conveniente, en forma directa con la GBS que implementen Factura
DIAN, con menor inversión y sin costos de Electrónica en entidades públicas,
proveedores tecnológicos privadas y Contadores que facturen
electrónicamente a sus clientes
Mejoras Adicionales: Módulo de Todos los clientes que usan Software 8
Contabilidad General GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Mejoras Adicionales: Normas Todos los clientes que usan Software 9
Internacionales NIIF/NICSP GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Mejoras Adicionales: Módulo de Rendición Todos los clientes que usan Software 10
de Cuentas Actualizado GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Mejoras Adicionales: Módulo de Todos los clientes que usan Software 12
Causación de Cuentas y Tesorería GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores

GBS: Calle 64 No. 45 - 16 Interior 102 #1 en Innovación,
Bucaramanga, Colombia. certificado por
(7) 6475596 - Wapp (317) 426-9429 Microsoft y
Ministerio TIC
Web: https://SoftwareGBS.co/
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Mejoras Adicionales: Módulo de Todos los clientes que usan Software 13
Presupuestos de Ingresos, Gastos e GBS en entidades públicas
Inversiones
Mejoras Adicionales: Activos Fijos Todos los clientes que usan Software 14
GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Mejoras Adicionales: Nómina Todos los clientes que usan Software 15
GBS en entidades públicas, privadas y
Contadores
Mejoras Adicionales: Gestión Comercial e Todos los clientes que usan Software 16
Inventarios GBS en entidades públicas, privadas

Únase a GBS: Tenga la mejor tecnología, el mejor servicio de acompañamiento y
asegure el éxito de su gestión.

¡Gracias!

Con un agradecimiento por recibir este mensaje, aprecio que no dude en contactarnos al
(317) 426-9429 para ampliar la información, sin costo ni compromiso de su parte.

Luz Dary Arévalo Galván.

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Gerente Software GBS, La Casa Colombiana de Software con proyección internacional 1

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Mejor Inversión, gracias a la Innovación en Servicio de clase 1
Internacional para nuestros clientes

Software GBS continúa cumpliendo la promesa de ser #1 en Innovación según

reconocimiento del Ministerio TIC con el distintivo “Marca País TI” .

Estamos innovando no solo el producto de software, sino los servicios de valor agregado,
es decir: innovando en toda la experiencia del cliente bajo la premisa: Software GBS
2019: Innovando el Software Contable Internacional.

En 2019, innovamos en el servicio de soporte al cliente, haciendo de nuestro servicio un
servicio de clase internacional, mediante los siguientes componentes disponibles para
nuestros clientes:

 Un nuevo Portal de Servicio al cliente: Web: https://SoftwareGBS.co/

https://SoftwareGBS.co/ se integra con el Software GBS ofreciendo los siguientes
beneficios:

 Disponga de una plataforma segura y confiable (https), habilitada para móviles,
tabletas y computadores, disponible 24 horas del día, 7 días a la semana: acceda a
cursos de capacitación en video, seminario en gerencia (autoestudio), zona de
descargas, preguntas frecuentes y herramientas para sacar el mejor provecho del
Software GBS.

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 Acceso exclusivo al nuevo Sistema CRM de Servicio al cliente: Además de solicitar su
servicio enviando un correo electrónico a soporte@softwaregbs.com, o vía WhatsApp,
ahora le presentamos la forma más efectiva para enviar sus solicitudes de soporte en
línea, los cuales se atienden con alta prioridad. Use el nuevo “Sistema de Tickets” que
se integra con todos los módulos del Software GBS, de manera que el usuario puede
enviar su solicitud a nuestro Equipo de Ingenieros de Soporte de manera fácil, rápida y
segura. Recuerde que es un portal seguro para clientes, con capacidad de realizar
transacciones y manejo de su información con toda confianza.

Enviando Mi Primer ticket al Servicio de Soporte GBS en 3 pasitos:

1) Acceda al Portal https://SoftwareGBS.co/ y escoja el menú “Tickets” opción
“Enviar solicitud de soporte a Software GBS”

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2) Responda 4 sencillas preguntas la primera vez que acceda. En adelante, el sistema
CRM las recordará. Pulse clic en botón “Enviar”

3) ¡Felicitaciones!. Su solicitud de soporte ya está en manos de nuestro Equipo de
Soporte y será atendida con alta prioridad.

Y, lo mejor de todo: automáticamente se alimenta el Historial de Servicio al cliente: nos
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permite conocer a usted y a nosotros, qué servicios ha solicitado, qué problemas ha 1
tenido, cómo se han resuelto, gracias a lo cual, podemos ofrecerle un mejor servicio de
clase internacional y anticiparnos a sus futuras necesidades, a la vez que descubrimos
juntos, las nuevas oportunidades para MEJORAR EL SERVICIO Y MEJORAR EL
PRODUCTO OFRECIDO. ¡Juntos, innovamos mejor!

Ejemplo de Innovación conjunta

Supongamos que en Enero se reciben 1000 Tickets de soporte y el 20% se refiere a
“Problemas en copias de seguridad”. Entonces, en febrero, nuestros Ingenieros de
Desarrollo diseñan, desarrollan y entregan a nuestros clientes un nuevo Sistema de
Copias de Seguridad. ¡Eso es innovación colaborativa cliente – proveedor!

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Implementación de Factura Electrónica más conveniente, en forma 1
directa con la DIAN, con menor inversión y sin costos de proveedores
tecnológicos

Software GBS incluye un nuevo módulo de factura electrónica DIAN integrado con todos
los módulos actuales de gestión comercial, ventas, cartera, inventario y contabilidad bajo
normas internacionales.

Software GBS funciona directo con la plataforma de la DIAN, gracia a lo cual, la
implementación es más conveniente, pues no se requiere acudir a proveedores
tecnológicos externos: con Software GBS usted es su propio proveedor tecnológico.

Software GBS ha preparado un completo mini sitio Web y un conjunto de vides para que
Aprendamos Juntos paso a paso cómo implementar la Factura Electrónica DIAN en su
empresa púbica o privada, viendo un caso real, en vivo, de una PYME que envía su
Primera Factura Electrónica en solo minutos.
Vea en el video:
 Evolución: de la factura en papel a la factura electrónica
 Caso de Éxito: Enviando Mi Primera Factura Electrónica a la DIAN
 Invitación ¡Hágalo Usted Mismo!

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Mejoras Adicionales: Módulo de Contabilidad General 1

 El Sistema de Normas Internacionales bajo Normas NIIF, permite el manejo simultáneo de dos
carpetas que se sincronizan automáticamente: una carpeta para la contabilidad local y la
segunda carpeta para la contabilidad internacional. A partir de 2019, el sistema permite
ajustarse a la norma, manejando una única carpeta: la internacional, pues se requiere que toda
la información contable se gestione bajo NIIF, sin llevar un paralelo con la contabilidad local.
 Nuevos y mejorados Informes Contables Estados Financieros bajo Normas Internacionales
NICSP/NIIF, gracias a la opción de escoger a qué niveles de cuenta se desea el informe: con
mayor o menor detalle.
 Nueva opción de Contabilizar al imprimir: ahora es posible manejar la contabilidad en línea o
en lotes. En línea, entonces se digita el comprobante, se imprime y el sistema lo contabiliza
automáticamente. En lotes, los comprobantes se contabilizan al finalizar el día, el turno de
trabajo o una vez se realicen las auditorías correspondientes. El sistema incluye una nueva
regla de negocios para seleccionar el modelo en Línea o en Lotes.
 Mejoras en los procesos de auditoría contable de comprobantes, gracias a que es posible
revisar los documentos grabados de un mes en orden cronológico de fechas o por orden de
tipos de comprobantes.
 Mejoras en los procesos de auditoría contable de documentos, gracias a que en los
documentos fuentes se puede imprimir el tipo del documento, número de documento, pero
también el nombre del documento fuente.
 Mejoras en los Asistentes de Generación de Comprobantes Automáticos.
 Nuevos formatos de retención en la fuente permiten parametrizar en el Plan de CUENTAS DE
RETENCIÓN TIPO “C”, para aquellas cuentas que aunque no exigen base de retención, deben
aparecer en el certificado.
 Mejoras en las plantillas de impresión de documentos fuentes predeterminados en el Sistema.
 Optimización en procesos de Contabilización, cierres de periodo y generación automática de
comprobantes NIIF a partir de comprobantes locales.
 El Asistente para copias de Seguridad ahora es más rápido, más fácil y más seguro. En un solo
paso, genera las copias de la empresa local y de la contabilidad bajo NIIF.
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Normas Internacionales NIIF/NICSP

 El Sistema de Normas Internacionales bajo Normas NIIF, permite el manejo simultáneo de dos
carpetas que se sincronizan automáticamente: una carpeta para la contabilidad local y la
segunda carpeta para la contabilidad internacional. A partir de 2019, el sistema permite
ajustarse a la norma, manejando una única carpeta: la internacional, pues se requiere que toda
la información contable se gestione bajo NIIF, sin llevar un paralelo con la contabilidad local.
 Nuevos y mejorados Informes Contables Estados Financieros bajo Normas Internacionales
NICSP/NIIF, gracias a la opción de escoger a qué niveles de cuenta se desea el informe: con
mayor o menor detalle.

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Módulo de Rendición de Cuentas Actualizado

 "Los Medios Magnéticos están COMPLETOS". Disponible la nueva versión con Rendición de
Cuentas 2018 DIAN, CGN, CGR, SCHIP, FUT, SIA ¡Todo en uno! ¡Bajo Local/NIIF/NICSP!
 La nueva Rendición de Cuentas incluye la opción de reportar los CGN1 y CGN2 en pesos o en
miles de pesos.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 1001 ahora en su versión 10, que ya no incluye el
dígito de verificación del NIT para los terceros y excluye más de 3 columnas correspondientes
a la versión anterior del mismo formato.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 1007 ahora en su versión 9, que ya no incluye el
dígito de verificación del NIT para los terceros y excluye más de 7 columnas correspondientes
a la versión anterior del mismo formato.
 Exógena DIAN actualizada para el formato 2276: totalmente nuevo. Versión 2 del formato que
incluye las siguientes columnas:
o Tipo de documento del beneficiario
o Número de Identificación del beneficiario
o Primer apellido del informado
o Segundo apellido del informado
o Primer nombre del informado
o Otros nombres del informado
o Dirección del beneficiario
o Departamento del beneficiario
o Municipio del beneficiario
o País de Residencia o domicilio
o Pagos por Salarios
o Pagos por emolumentos eclesiásticos
o Pagos por honorarios

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o Pagos por servicios
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o Pagos por comisiones
o Pagos por prestaciones sociales
o Pagos por viáticos
o Pagos por gastos de representación
o Pagos por compensaciones trabajo asociado cooperativo
o Otros pagos
o Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas,
vales, etc.
o Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas
en el periodo
o Pensiones de Jubilación, vejez o invalidez
o Aportes Obligatorios por Salud
o Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional y Aportes
voluntarios al - RAIS
o Aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias
o Aportes a cuentas AFC. l
o Valor de las retenciones en la fuente por pagos de rentas de trabajo o pensiones

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Módulo de Causación de Cuentas y Tesorería

 Nuevos y mejorados extractos de Cuentas por Cobrar y Cuenta por Pagar de Tesorería
detallados por NIT
 Se incluyen más de 4 presentaciones de los nuevos informes de Egresos y Deducciones (del
mes, del año, de una cuenta, de un periodo): Le facilitan a la Entidad el proceso de hacer los
egresos, recaudar dineros para terceros en forma de deducciones y girar los fondos a los
terceros. Ejemplo: estampillas que se descuentan para terceros al pagar proveedores y que
luego se deben girar a los terceros.
 Reglas de Negocios mejoradas: en especial, las reglas relacionadas con control de
documentos ya impresos, que no se puedan modificar o eliminar por ningún método
 Proceso de Contabilización y Reversión mejorada en todos los módulos de Causación de
Cuentas y Tesorería: proceso de descontabilizar en todos los módulos de Causación de
Cuentas y Tesorería
 Se automatiza el proceso de contabilizar mientras se imprime el documento, permitiendo tener
la información de recaudos, pagos, bancos, efectivo en línea. Documento elaborado,
documento impreso y contabilizado automático en línea o en lotes, según reglas del negocio.
 EGRESO se puede contabilizar y/o reversar uno por uno, con un CLIC
 Ahora el Módulo de Tesorería, en Gestión de Recaudos, permite recaudar automáticamente
varias facturas con un CLIC. Ya no requiere hacer un recaudo por cada factura que desea
cancelar, sino que puede seleccionar de la lista de facturas, selecciona una o múltiples (como
se selecciona en una hoja de Excel y listo…) y el Sistema las cancela por usted.
 El Sistema Incluye un nuevo Panel de Control para Causar, Pagar, Recaudar, Gestionar
Cuentas y Tesorería más fácil, más automático. ¡Ahorre tiempo y mejore el Control!

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Módulo de Presupuestos de Ingresos, Gastos e Inversiones

 Se incluyen más de 20 presentaciones de los nuevos y mejorados Informes de Ejecución
Presupuestal de Gastos F20B gastos (por orden estricto por rubro presupuestal y opción de
descontar de los totales un grupo de rubros parametrizado como "totales excepto este grupo
de rubros")
 Mejore el análisis de la ejecución de gastos con el completo y totalmente nuevo Informe de
Ejecución Presupuestal de Gastos F20B que totaliza los gastos por GRUPOS, exportable a
Excel para su análisis. El informe genera totales hasta 12 niveles, permitiendo un análisis
completo y total de la ejecución de gastos y facilitando la auditoría de la ejecución rubro por
rubros, grupo por grupo y totales globales.
 Nuevos y mejorados Informes Libro de Presupuestos de Gastos F20B gastos, auxiliar por
rubros, con opción de descontar de los totales un grupo de rubros parametrizado como "totales
excepto este grupo de rubros"
 Nuevos y mejorados Informes para Sistema Integrado de Auditoría SIA (9 nuevos informes)
 Se incluyen más de 12 presentaciones de los nuevos y mejorados Informes de Ejecución
Presupuestal de Ingresos F20A
 Se simplifica el proceso de contabilizar y reversar documentos CDP/RP/OBG/OBP al permitir
hacerlo documento por documento o por grupos, o la totalidad de documentos de un periodo
 Se automatiza el proceso de contabilizar mientras se imprime el documento, permitiendo tener
la ejecución presupuestal en línea. Documento elaborado, documento impreso y contabilizado
automático en línea o en lotes, según reglas del negocio.
 Nuevos y mejorados informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos

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Activos Fijos 1

 Nuevos y mejorados informes para el Control de Activos Fijos: Activos Fijos valorizados por
dependencias: facilita el proceso de análisis de información para una o múltiples o todas las
dependencias de la Entidad.
 Mejor gestión de los Activos Fijos, mediante el nuevo informe "Activos Fijos totalmente
depreciado en el periodo", con opción de seleccionar un año fiscal o rango de fechas.
 Mejor gestión de los Activos Fijos, mediante el nuevo informe "Activos Fijos dados de baja".
 Nuevas opciones para Depreciar los Activos Fijos: a diferente tiempo y diferentes tipos de
depreciaciones además de línea recta.
 Nueva formato para imprimir la ficha del Activo Fijo en el Menú Maestro de Activos Fijos (usado
para hacer entrega formal de un activo al responsable del mismo)
 Mejoras en el Asistente para dar de baja activos
 Mejoras en el Asistente par depreciar: se revisa depreciación del 100% en el último mes para
que el costo de adquisición sea exactamente igual a la suma de las depreciaciones efectuadas.
 Totalmente actualizado para manejar los costos y depreciaciones bajo Contabilidad LOCAL,
NIIF/NICSP, FISCAL
 Nuevos y Mejores Informes para el Control de Activos Fijos

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Nómina
 Revisión del proceso de expedición de certificados de ingresos y retenciones a empleados. La
nueva versión incluye el formato exigido por la DIAN "CERTIFICADO DE INGRESOS Y
RETENCIONES 2017", de acuerdo con la normatividad actualizada.
 Mejoras en el proceso de liquidación de vacaciones para empleados: El Sistema genera
nóminas para liquidar vacaciones, ilimitadas vacaciones en cualquier momento del año, con la
opción de personalizar los valores liquidados a través de la fórmula "NOVEDADMONTO"
 Mejoras en los principales informes al permitir la exportación a WORD, EXCEL, PDF, con un
CLIC.
 Informes de Fondos y Parafiscales se redondean para que los valores se ajusten al 100 más
cercano, facilitando la auditoría con el Sistema de Planilla PILA
 Revisión de fórmulas para liquidación de PRIMAS, VACACIONES, PROVISIONES
 Manejo de cesantías para cada uno de los grupos: Régimen Antiguo, LEY 50 y FNA
 Informe de Empleados y Novedades para la Planilla PILA
 Opción de liquidar las vacaciones de los empleados en un periodo separado del pago de
nómina, o junto con el pago de nómina
 Opción de liquidar pagos de nómina para periodos diferentes de quincena o mes: el usuario
define los días del periodo, por ejemplo 10 para pagar por decenas, 7-8 para pagos
semanales.

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Gestión Comercial e Inventarios

 Totalmente integrado con la nueva Factura Electrónica DIAN: Directo con la DIAN, sin
requerir proveedores tecnológicos externos: se integra con Gestión Comercial de Compras,
Ventas, Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar
 Auto contabilización mejorada de Ventas, para todos los formatos de factura,
personalizados o estándar: contabiliza mientras imprime la factura
 Proceso de Contabilización y Reversión mejorada en todos los módulos: proceso de
descontabilizar en todos los módulos de FIC
 Auditoria de contabilización de facturas: previene que no se contabilicen facturas si el
cliente no tiene contable o si tiene errores de interface contable
 Auditoria de generación de consecutivos de facturas: mediante regla de negocio es posible
controlar que no se digiten facturas de fechas anteriores a la última, o se controle que no se
hagan saltos en los consecutivos en más de uno hacia adelante.
 Reglas de Negocios mejoradas: en especial, las reglas relacionadas con control de
documentos ya impresos, que no se puedan modificar o eliminar por ningún método
 Informe de Auditoría de Ventas mejorado: realiza auditoría previa de consecutivos, totales,
impuestos, para un mejor control del negocio
 Se automatiza el proceso de contabilizar mientras se imprime el documento, permitiendo
tener la información de ventas, inventarios y cartera de clientes y proveedores en línea.
Documento elaborado, documento impreso y contabilizado automático en línea o en lotes,
según reglas del negocio.
 El Sistema incluye nuevos formatos de facturas para el Punto de Ventas (PREIMPRIMIR)
para empresas comerciales y de servicios, facturas de administración de copropiedades,
modelo de factura para colegios (pensiones, matrículas)
 El Sistema incluye un nuevo modelo de factura tipo “tirilla de pago” para empresas
comerciales y de servicios que usan Puntos de Ventas
 Nuevo Informe de Ventas “Comprobante de diario” ajustado a las normas, con zona de
resumen en la que se incluye el total de transacciones, hora de cierre del informe, nombre
del computado en el que se imprime el informe y totales facturados.

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