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Revista del Departamento Académico

de Ciencias Administrativas
año 2, número 3
julio 2007
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Cierre contable y presentación de rendiciones de cuentas para la
elaboración de la Cuenta General de la República del ejercicio 2006
Yorllelina R. Márquez Farfán
Ministerio de Economía y Finanzas
Dirección Nacional de Contabilidad Pública

Introducción proceso se detectan y corrigen los errores, efec-


tuando los asientos de rectificación que correspon-
Al cierre del ejercicio económico de 2006, se debe dan —asientos de anulación o asientos complemen-
determinar el resultado obtenido a lo largo de los tarios, entre otros—.
últimos doce meses de gestión del patrimonio de
la entidad. En los registros contables —libro diario 2. Período. Evidentemente, la vida del ente se ex-
y libro mayor— se han ido recogiendo, mediante la tiende desde su puesta en marcha hasta el momen-
aplicación de diversas normas, todos los aconteci- to de su desaparición de manera continua. El re-
mientos con incidencia económica —hechos econó- sultado verdadero se obtendría valorando al ente
micos— que han modificado cuantitativa o cualita- en el momento de su cierre —valor final— y com-
tivamente al patrimonio de la entidad. parando dicho valor con el que correspondiera al
momento de su puesta en marcha —valor inicial—.
Para tal efecto, debemos seguir un conjunto de Para obtener ambos valores se sumarían los activos,
procesos agrupados bajo la denominación común es decir, los bienes y derechos, y se restarían las
de cierre de cuentas. El cierre de cuentas se com- deudas con terceros correspondientes al momento
pone de los siguientes procesos: inicial y final, respectivamente. La diferencia en-
tre ambos valores, el inicial y el final, constituiría
1. Revisión de los registros contables el beneficio —si el valor final fuera mayor que el
2. Período valor inicial— o la pérdida —en caso de ser el valor
3. Determinación y registro de las amortizaciones final menor que el valor inicial— obtenida por la
4. Determinación y registro de las provisiones empresa en el desarrollo de su actividad.
5. Conciliación de los saldos contables y de los va-
lores de inventario 3. Determinación y registro de las amortizacio-
nes. Dentro de los procesos que conforman el cie-
1. Revisión de los registros contables. A lo largo rre contable del ejercicio económico, se incluye
del ejercicio económico, los responsables de reco- el cálculo y el registro de las cuotas periódicas de
ger y registrar los hechos económicos —administra- amortización correspondientes al ejercicio que se
tivos y contables— que se hayan producido, pueden cierra. En cuanto al cálculo, actuará según lo pre-
cometer errores involuntarios. Estos errores pue- visto en las normas contables. De igual manera,
den ser cuantitativos —anotaciones contables con las cuotas periódicas de amortización se registra-
valores equivocados— o cualitativos —anotaciones rán en las cuentas previstas por el Plan Contable
contables en cuentas equivocadas—. Mediante este Gubernamental.

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4. Determinación y registro de las provisiones. que servirán para la elaboración de la Cuenta Ge-
Mediante las provisiones se registra por adelantado neral de la República.
aquellos gastos o pérdidas de las que se conoce
el importe, pero se desconoce el momento exacto Esta directiva trata de uniformizar los procedi-
en que tendrán lugar. El hecho de que el registro mientos de cierre y presentación de la información
se produzca por adelantado obedece al principio contable, presupuestaria y financiera entre los
de prudencia, según el cual los gastos y las pérdi- entes gubernamentales. Las entidades obligadas a
das deben contabilizarse en el momento en que se aplicar la directiva son las entidades captadoras de
conoce su existencia, mientras que los ingresos y recursos financieros y los entes de gastos e inver-
beneficios solo pueden contabilizarse cuando efec- sión, como son los ministerios, organismos públicos
tivamente se han producido. descentralizados, universidades públicas y entes
constitucionales autónomos, fondos especiales con
5. Conciliación de los saldos contables y de los personería jurídica, sociedades de beneficencia
valores de inventario. Se establece la concilia- pública, gobiernos regionales y gobiernos locales,
ción de los saldos de clientes, proveedores, ban- entre otros.
cos y existencias. La conciliación consiste en com-
parar los saldos contables —que provienen de los Deben presentar los cuatro estados financieros, la
registros contables llevados por la empresa— con programación y ejecución del presupuesto de in-
los saldos reales; de haber diferencias, estas se gresos a cargo de la SUNAT; la Dirección Nacional
explicarán. del Tesoro Público presenta el Estado de Tesorería;
la Dirección Nacional del Endeudamiento Público
6. Cierre de cuentas. Una vez completados los presenta el Estado de la Deuda Pública; se reali-
procesos anteriormente descritos y habiendo de- zan conciliaciones y se elabora la estadística de la
terminado y registrado el resultado contable, po- recaudación tributaria del último quinquenio, por
demos considerar definitivamente cerrado el ejer- clase de tributo y departamentos —regiones—. Tam-
cicio económico; quedaría pendiente el registro bién se elabora la estadística del personal en las en-
contable del cierre de cuentas del balance gene- tidades del sector público, el reporte de trabajado-
ral, es decir, abonar el saldo de todas las cuentas res y pensionistas de la entidad comprendidos en los
de activo y cargar, asimismo, por su saldo todas las decretos leyes 20530 y 19990, datos para el registro
cuentas de pasivo. De esta forma, a grandes ras- de contadores generales al servicio de las entidades
gos, hemos procedido al cierre de la contabilidad del sector público, y se adjunta la información de
en la fecha de cierre del ejercicio económico. programación y ejecución presupuestaria.

Continuaremos ahora, propiamente, con los comen- Son las oficinas de contabilidad de las entidades
tarios al cierre contable y presentación de rendi- públicas las que preparan la información financiera
ciones de cuentas para la elaboración de la Cuenta y la de ejecución presupuestaria. La Dirección de
General de la República del ejercicio 2006. Planificación y Presupuesto elabora la información
presupuestaria y los proyectos de inversión y gasto
El 4 de enero de 2007 se publicó en el diario ofi- social, entre otros. Además, a las entidades públi-
cial El Peruano la resolución directoral 002-2006- cas se les pide que remitan los informes corto y
EF/93.01, emitida por el órgano rector del Sistema largo de la auditoría a los estados financieros y el
Nacional de Contabilidad, que aprobó la norma examen especial a la información presupuestaria,
respecto al cierre contable y presentación de las en el plazo establecido por la Contraloría General
rendiciones de cuentas de las entidades públicas de la República.

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El plazo de presentación de la información pre- Para ilustrar la información que se les solicita a
supuestaria, financiera y complementaria para la las entidades públicas, veamos la elaboración del
Cuenta General de la República, no excede del 31 Estado de Flujos de Efectivo (EFE), junto con sus
de marzo siguiente al ejercicio fiscal materia de anexos y la respectiva hoja de trabajo.
rendición de cuentas, en cumplimiento del nume-
ral 28.2 del artículo 28 de la ley 28708. Es decir, en Los anexos que se presentan numerados, del uno al
el año 2007 se ha de elaborar la Cuenta General de dieciséis, resumen cada uno el movimiento conta-
la República del 2006. ble que se ha registrado en cada rubro del balance
general y estado de gestión durante un ejercicio
Los estados financieros se preparan y presentan de fiscal. El contador de la entidad extraerá muy or-
conformidad con las normas emitidas por el órgano denadamente esta información de los libros con-
rector del Sistema Nacional de Contabilidad y con tables. La unidad ejecutora que vamos a analizar
las Normas Internacionales de Contabilidad para para así elaborar el Estado de Flujos de Efectivo,
el Sector Público (NIC-SP). Los estados financieros financia su presupuesto mayormente de las trans-
se presentan en moneda nacional. La nota referi- ferencias corrientes (anexo 11) que ascendieron
da a principios y prácticas contables debe revelar a S/. 1.098.572 y de las transferencias de capital
los saldos inicial y final mostrados en el Estado de que recibió del Tesoro Público (anexo 8) por S/.
Flujos de Efectivo, que incluye el efectivo y equi- 189.722; otras entradas de efectivo que obtuvo
valente de efectivo, para cuyo efecto se tendrá en durante el año 2006 fueron las operaciones que
consideración el párrafo 9 de la NIC-SP 2 Estado de corresponden al giro de sus funciones, como venta
Flujos de Efectivo. de bienes o productos industriales (anexo 1) as-
cendiendo a S/. 343.500, transferencias recibidas
Asimismo, se elaboran y presentan los estados pre- de otras entidades (anexo 8) por S/. 999.500, do-
supuestarios según el marco legal del presupuesto. naciones en efectivo del sector privado (anexo 8)
Los estados presupuestarios deben ser elaborados por S/. 50 mil y en forma extraordinaria obtuvo
y presentados a nivel de fuente de financiamiento, también ingresos por venta de bases de licitación
basados en los clasificadores de ingresos y gastos (anexo 16) por S/. 21 mil. Todos los importes has-
emitidos por la Dirección Nacional del Presupuesto ta ahora descritos desde que ingresan a la entidad
Público. pública tienen un destino, ya sea hacia el gasto
corriente o hacia el gasto de capital. ¿Qué signi-
Aquellas entidades que no cumplan con presentar fica esto? El gasto corriente está orientado para
la información antes requerida en el plazo esta- el pago de remuneraciones, compra de bienes o
blecido, son consideradas omisas a la presentación suministros de funcionamiento para uso de la ofici-
de información para la elaboración de la Cuenta na; pago de servicios, como trabajos de gasfitería,
General de la República. La Dirección Nacional de mantenimiento de bienes, servicios no personales,
Contabilidad Pública cumple con notificar al titu- mensajería; pago de obligaciones previsionales. El
lar de la entidad, la condición de omisa a la pre- gasto de capital corresponde a la adquisición de
sentación de las rendiciones de cuentas, mediante computadoras, o sea aquellos bienes cuyo valor sea
la publicación en el diario oficial El Peruano, de igual o mayor a un octavo de la unidad impositiva
acuerdo con lo dispuesto por el artículo 28 de la tributaria vigente al momento de su compra, obras
ley 28708, Presentación y Recepción de las Rendi- o construcciones de puentes, edificios, pabellones
de aulas, escuelas, etcétera.
ciones de Cuentas.

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En la información de los anexos explicativos para el anexo 1 Cuentas por cobrar, anexo 12 Costo de
elaborar el Estado de Flujos de Efectivo, obser- ventas, anexo 13 Gastos administrativos y anexo 15
vamos en el anexo 3 de Inmuebles, Maquinaria y Provisiones del Ejercicio.
Equipo la compra de muebles y enseres por S/.
170.400, se hizo compras de bienes corrientes por La elaboración de la hoja de trabajo para con-
S/. 40.877 (anexo 5), y se hizo pagos de remunera- feccionar el EFE respectivo, corresponde a lis-
ciones al personal por S/. 844.800 (anexo 14). tar los rubros del Balance General y Estado de
Gestión. En esta hoja de trabajo se traslada de
En los rubros que no significan entradas ni salidas los anexos, los importes que corresponden a las
de efectivo están los anexos siguientes: anexo 2 entradas y salidas de efectivo; entonces, hacien-
Existencias, anexo 4 Depreciación acumulada, do sumas verticales de las columnas de las va-
anexo 6 Provisión beneficios sociales, anexo 7 Ha- riaciones de entradas y salidas, el resultado re-
cienda Nacional, anexo 9 Resultados acumulados, presentará el incremento del rubro del efectivo
anexo 10 Ingresos no tributarios, porque el dato del ejercicio 2006, tal como podemos observar a
de entrada de efectivo lo estamos considerando en continuación:

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Anexos explicativos para elaborar el Estado de Flujos de Efectivo
Conceptos del Balance General
(En nuevos soles)

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Las entidades del sector público elaboran el EFE una de las actividades de operación, de inversión
por el método directo, de acuerdo a la Norma In- y de financiamiento, las actividades más comunes
ternacional de Contabilidad para el Sector Público que cumplen de acuerdo con los objetivos y me-
02, oficializada por resolución 029-2002-EF/93.01 tas por las que han sido creadas. Asimismo, los in-
del Consejo Normativo de Contabilidad. El forma- crementos patrimoniales se compatibilizan con la
to del EFE ha sido adaptado a las transacciones ejecución presupuestaria, porque las aprobaciones
contables que realizan los entes públicos durante presupuestarias están orientadas mayormente al
un ejercicio fiscal, observándose dentro de cada gasto corriente que al gasto de inversión.

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Por los años terminados al 31 de diciembre de 2006 y 2005
(En nuevos soles)

Después de haber revisado el presente artículo, el contiene información y análisis de los resultados
lector podría preguntarse dónde radica la importan- presupuestarios, financieros, económicos, patrimo-
cia de hacer un cierre contable para la Cuenta Ge- niales y de cumplimiento de metas e indicadores
neral de la República. Según las normas, la cuenta de gestión financiera, provenientes de las entidades
constituye un instrumento de gestión pública que del sector público durante un ejercicio fiscal.
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Pero en este tema también se encuentran inmer- La información hecha conocimiento es la más efi-
sos los ciudadanos que se vinculan al manejo de caz herramienta anticorrupción y la presentación
la cosa pública, como los funcionarios o servidores de los resultados de la captación y utilización de
públicos que administran los recursos del Estado. recursos es el mejor mecanismo de transparencia
Un aspecto relacionado es la corrupción, que se en la gestión pública, debido a la posibilidad de
presenta cuando por acción u omisión se falta a los verificación ciudadana de la información contable
deberes de función o cargo para obtener beneficios y presupuestaria rendida respecto de los logros fí-
económicos, políticos, de posición social, personal sicos de cada gestión; sin embargo, para ser idónea
o política mediante ejercicio de influencias o el requiere oportunidad y calidad, pues será poco útil
logro de mejores oportunidades. Si se falta a la si se presenta a destiempo.
responsabilidad inherente al cargo se debe respon-
der por ello; de allí surge la acepción misma de Si no conocemos bien los ingresos, la necesidad y
responsabilidad. el destino de las adquisiciones, los gastos, la si-
tuación patrimonial, las finanzas, en fin, todos los
El esfuerzo de la Dirección Nacional de Contabilidad aspectos de la gestión, podríamos preguntarnos
Pública se orienta a la calidad y oportunidad de las ¿De qué gestión hablamos? La difusión de la Cuenta
rendiciones de cuenta de las autoridades encargadas General de la República, con todo nivel de deta-
de la administración de los recursos obtenidos o uti- lle, significa lograr que esta sea el instrumento de
lizados en el cumplimiento de los objetivos naciona- fiscalización y control que establece la ley gene-
les. No se centra solo en los mecanismos de captura ral 28708 y la Constitución Política, porque reúne
y proceso de información del sector público, sino en toda la información contable y presupuestaria de
su difusión inmediata, para que la Cuenta General la Nación para el conocimiento ciudadano, permi-
de la República se constituya en el primer nivel o tiéndole al accionista del Estado ejercer a plenitud
elemento de control ciudadano. el derecho de fiscalizar la gestión pública y parti-
cipar del primer nivel de control, que es el control
Una frase relativa al control dice: «no se puede ciudadano.
medir lo que no se conoce» y otra muy parecida
afirma: «no se puede controlar lo que no se co-
noce, ni controlar lo que no se registra». Edgardo Bibliografía consultada
Nieto, ex Contador General de Colombia, concep-
tuaba al ciudadano como accionista del Estado,
con derecho a estar informado del acontecer de Pajuelo Ramírez, Óscar
la cosa pública. Es decir, hay que hacer público lo 2000 «Cuenta General de la República y el Control
público para recuperar la confianza ciudadana en Ciudadano». Gestión, Lima.
la administración del Estado, porque el más grave
de los delitos es no poner la información y el cono- Legislación peruana
cimiento al alcance de los interesados en la admi-
nistración de los recursos públicos, ya sea del más «Ley Nº 28708. Ley General del Sistema Nacional de
complejo de los organismos o bien de los modestos Contabilidad». El Peruano, 12 de abril de 2006.
municipios distritales, con presupuestos muy pe- «Directiva Nº 02-2006-EF/93.01. Cierre Contable
queños, pero que por ello mismo requieren del me- y Presentación para la Elaboración de la Cuenta
jor aprovechamiento. Nuestra tarea es la entrega General de la República». El Peruano, 4 de enero
del uso de los recursos públicos a la sociedad de la de 2007.
información y el conocimiento.

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