You are on page 1of 7

2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

BENTON MIDDLE SCHOOL MUSIC BOOSTERS 
 
BY­LAWS 
 
ARTICLE I: NAME AND CORPORATE STATUS 
 
The organization shall be known and will conduct business as the Benton Middle School Music 
Boosters Inc., hereinafter referred to as the “Boosters.” Boosters is sanctioned as a non­profit 
corporation. The organization operates from  15709 Olive Branch Dr, La Mirada, CA 90638. The 
organization’s fiscal year is July 1 through June 30. The Federal Tax Identification number is on 
file with the Treasurer. 
 
ARTICLE II: PURPOSE 
 
The purpose of the Boosters shall be: 
 
To encourage and support members of the Benton Middle School Music Department, hereinafter 
referred to as the “Music Department,” as a group or individually through instrumental music 
activities, equipment, financial aid, and scholarships in accordance with district, school, and 
music department philosophies and policies. 
 
To encourage closer involvement and cooperation between the home, the Music Department, 
and the Music Director. 
 
ARTICLE III: DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE BOOSTER ORGANIZATION 
 
Section 1. The Boosters may cooperate with, or request from, other organizations financial aid 
or publicity for the improvement of the Music Department, provided no commitment is made that 
binds the Music Department, its director, or the school. 
 
Section 2. The Boosters shall be non­commercial, non­sectarian, and non­partisan. The 
Boosters shall not approve or disapprove any political candidate, issue or commercial 
enterprise. 
 
Section 3. All monies raised and not used at the end of the year shall remain in the treasury. 
 
ARTICLE IV: MANAGEMENT OF THE BOOSTERS 
 
Section 1. The Board of Directors: 
 
The Board of Directors shall conduct the business affairs of the Boosters. The Board shall 
consist of the Elected Officers of the Boosters, Appointed Chairpersons, and the Music Director. 
 
The Elected Officers shall: 
 
a) have authority to approve expenditures within the limits of the budget adopted by the 
members; 
 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 1/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

b) may authorize the payment of the other unbudgeted expenditures, not to exceed a cumulative 
total of $250.00 per month without approval from the members. The Board must obtain approval 
from the members for other unbudgeted expenditures that exceed $250.00 per month; 
 
c) shall create committees as are deemed necessary to conduct the business of the Boosters; 
 
Section 2. Voting Procedures: 
 
All decisions of the Elected Officers shall be made by a majority decision of attending Board 
members on any such matter, provided that such decisions do not violate any rules of guidelines 
established by the Norwalk­La Mirada Unified School District nor any local, state, or federal 
laws. 
 
Section 3. Scheduled Board Meetings: 
 
The Elected Officers shall establish at its July meeting each year the time, date, and location of 
each regular meeting of the entire Board of Directors. In addition, special meetings of the 
Elected Officers may be called by the President (at any time or when a valid request has been 
submitted by the Music Director or any two elected officers). Adequate notice must be given to 
all Elected Officers regarding a proposed meeting. A quorum shall consist of four (4) elected 
officers. 
 
Section 4. Election of Officers: 
 
The five (5) elected officers of the Boosters shall be “President,” “Vice President,” “Secretary,” 
“Treasurer,” and “Auditor.” The officers shall be elected annually by ballot at the Boosters 
meeting in May. If there is but one candidate for any office, the election may be held by voice. 
All elected officers shall serve a term of one year. Officers shall be installed in June, and 
assume their duties on that date. All record books shall be turned in at that time; however, no 
later than July 15, in the case of the Treasurer. 
 
The Elected Officers shall constitute a Nominating Committee at least three (3) months before 
the election. The Nominating Committee shall consist of the Vice President and two other 
members of the Boosters appointed by the President prior to the March meeting. No member of 
the nominating committee shall serve more than two consecutive years. The primary duty of the 
Nominating Committee shall be to recruit and recommend nominees for all elected officer 
positions. Each nominee shall be contacted and their approval received prior to submitting their 
name to the Boosters at the April meeting. Additional nominees may be submitted from the floor 
at the time of the election. 
 
Section 5. Compensation: 
 
No Elected Officer, or any other participant in the Boosters, shall receive compensation for 
service in connection with the Boosters, nor use the position to benefit directly or indirectly in 
any other way. 
 
Section 6. Board Vacancy: 
 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 2/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

Any vacancy on the Board my be filled by a majority vote of the remaining Elected Officers. The 
person filling such vacancy shall serve until the next July meeting and/or until a successor has 
been duly appointed. Each officer and chairperson, upon expiration of term of office, or in the 
case of resignation, shall turn over to the President without delay all record books, funds, and 
other material belonging to the Boosters. 
 
Section 7. Board Removal Procedures: 
 
When an Elected Officer fails to attend three (3) consecutive Board meetings without an 
adequate excuse (as determined by the Board), their office may declared vacant by the 
remaining Elected Officers. Any Elected Officer may be removed during their term by a vote of 
two­thirds of the remaining Elected Officers, if judged to be in the best interest of the Boosters. 
The President may appoint the person with the next highest number of votes in the most recent 
election and be elected in by a vote of three­fourths of the Board members when it is judged to 
be in the best interest of the Boosters. 
 
Section 8. Liability of School Owned Equipment: 
 
Benton Middle School Music Department School Instrument Use Contracts require students and 
parents to agree to the following conditions: 
 
a) The cost of repairs due to carelessness will be the responsibility of the parents or guardians 
of the student; (the District or Boosters will be responsible for the cost of normal maintenance.) 
 
b) The privilege of using a school­owned instrument may be revoked if the student is not making 
reasonable progress or if the student mistreats the instrument; 
 
c) The student or parents are responsible for purchasing “consumable” supplies such as proper 
reeds, oil, sticks, mallets, strings, etc. for school­owned instruments; 
 
d) Replacement of lost or damaged instruments or accessories (i.e. neck straps, mouthpieces, 
bridges, endpins, anchors, jaw rests, shoulder rests, etc.) or other instrument parts will be the 
responsibility of the instrument user. 
 
ARTICLE V: ELECTED OFFICERS 
 
Section 1. President: 
 
Shall preside at all meetings of the Boosters and the Board of Directors. Shall provide general 
direction and supervision of the organization. Shall be a member ex officio of all committees 
except the Nominating Committee. Shall appoint the Committee Chairperson positions, filling 
any vacancies as they occur with the ratification of the Elected Officers. Shall countersign, with 
the Treasurer or Vice President, checks authorized by the Elected Officers or members of the 
Boosters. In conjunction with the Elected Officers, shall prepare a budget in September for the 
school year. Shall be in contact with the Music Director and act as liaison between they and the 
Elected Officers when the Music Director is unable to attend Board meetings. 
 
Section 2. Vice President: 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 3/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

 
Shall act in the capacity of the President during their absence. Shall work closely with the 
President to coordinate all non­fundraising events. Shall plan the programs, when required, for 
the Boosters meetings. Shall aid and assist the President and, whenever a vacancy occurs in 
the office of the President, shall assume the office of the President until a new President is 
elected. Shall preside over the Nominating Committee. Shall oversee all Ways and Means 
activities and proved advisement to fundraising chairpersons. Shall chair any fundraising project 
when a chairperson is not found. Shall seek possible future fundraising projects and present 
them to the Elected Officers and the Boosters membership for approval. Shall perform the 
duties of the President in the absence of the President. Shall assume the role of ASB liaison. 
 
Section 3. Secretary: 
 
Shall keep a written record of the proceedings of all Booster meetings. Shall handle all required 
correspondence and file an up­to­date set of By­Laws and Standing Rules in the Secretary’s 
book. Shall preside and/or provide advisement to the Historian and the Newsletter Chairperson. 
Shall be in charge of membership and keep a roster of members. Shall make a special effort to 
encourage their attendance at meetings and events. Shall welcome all incoming members and 
introduce them to the membership. Shall maintain a master file to include by not limited to all 
Music Department student member names, addresses, grade level, instrument, parent names, 
telephone numbers, etc. 
 
Section 4. Treasurer: 
 
Shall receive and keep account of all Boosters monies and deposit all monies in the bank, 
approved by the Elected Officers. Shall countersign authorized bank checks with the President, 
and Vice President. Shall disburse funds only on the order of the Elected Officers or Boosters, 
but shall have authority to advance to the Music Director an amount not to exceed $100 per 
month for emergency funds. Shall provide a written report for the Boosters meetings detailing all 
income and expenses during that past month. Such reports will become a part of the Secretary’s 
minutes. Shall provide no later than July 15 a final­end financial statement ending and dated 
June 30. Shall preside and/or provide advisement to the Student Account Chairperson. 
 
Section 5. Auditor: 
 
Shall audit the books of Treasurer every other month and at other times as requested by the 
Elected Officers. Shall submit a written report of the condition of the books to the Boosters upon 
the transfer of the books to a new Treasurer. 
 
ARTICLE VI: APPOINTMENT AND DUTIES OF CHAIRPERSONS 
 
Section 1. Subject to the approval of the Elected Officers, the President shall appoint the 
following named Committee Chairpersons, who shall become part of the Board of Directors: 
Publicity, Hospitality, Telephone, Historian, Newsletter, Parliamentarian, Uniform, Corporate 
Sponsor, and Student Account. 
 
Publicity – Shall be in charge of publicizing all Music Department events, subject to the 
approved of the Music Director and/or the Elected Officers; shall keep a publicity record book. 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 4/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

Shall preside and/or provide advisement to the Webmaster. This position shall report directly to 
the Vice President. 
 
Hospitality – Shall welcome all incoming members and acquaint them with existing members 
and the purpose of the Boosters; shall provide refreshments when feasible. This position shall 
report directly to the Vice President. 
 
Telephone – Shall contact all members by phone or email when deemed advisable by the 
President or the Elected Officers. This position shall report directly to the Vice President. 
 
Historian – Shall keep the historical record of the Music Department activities and the Boosters 
activities. This position shall report directly to the Secretary. 
 
Newsletter ­ Shall be in charge of the Boosters newsletter and report directly to the Secretary. 
 
Parliamentarian – Shall be responsible for maintaining parliamentary procedures, know the 
Bylaws of the Boosters, and keep an up­to­date copy of the By­Laws; shall assist the President, 
Board, or any member’s in proper parliamentary procedures when requested to do so. This 
position shall report directly to the President. 
 
Corporate Sponsor Chairperson – Responsible for establishing a relationship with local 
businesses and obtaining contributions to support the Music Department. Contributions can be 
either tangible items or of financial nature. Possible methods to recognize sponsors are: in the 
Boosters newsletter, on the Music Department website and at Music Department events. This 
position shall report directly to the Vice President. 
 
Student Account Chairperson – Responsible for tracking funds earned/owned by students from 
fundraising events. This position shall report directly to the Treasurer. 
 
Section 2. The President shall create such additional Chairperson positions as necessary to 
meet the goals of the Boosters, upon approval of the Elected Officers. 
 
Section 3. The Chairperson shall serve for a term of one year. 
 
ARTICLE VII: BOOSTERS MEMBERSHIP 
 
Section 1. Membership in the Boosters shall open to all individuals interested in supporting the 
Benton Middle School Music Department, excluding student members of the Music Department. 
 
Section 2. The annual membership dues for the Boosters shall be determined by the Elected 
Officers each September. The membership dues includes membership in the Boosters 
organization, and voting rights at the Booster meetings. 
 
Section 3. An annual enrollment of members shall be conducted in September. Additional 
members shall be accepted at any time 
 
ARTICLE VIII: DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE BOOSTER MEMBERS 
 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 5/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

Section 1. Meetings of the Boosters shall be held at the discretion of the President in Room 91 
at Benton Middle School, unless otherwise indicated. Meetings shall be open to Guests (any 
and all parents/guardians of Music Department student members and any other interested 
persons, excluding student members of the Music Department). Special meetings may be called 
by the President. 
 
Section 2. The privilege of holding office, making motions, debating, and voting shall be limited 
to members of the Boosters and the Music Director. 
 
Section 3. A quorum shall consist of seven (7) members, of which four (4) will be elected 
officers. 
 
Section 4. Members shall volunteer services to support the Music Department at its various 
events, competitions, and performances held throughout the year. 
 
Section 5. Members of the Boosters shall not seek to direct the Music Director, any student 
member of the Music Department, any school personnel, or to control/interfere with the Music 
Department’s musical selections and activities. 
 
ARTICLE IX: THE MUSIC DIRECTOR 
 
The Music Director shall see that the Boosters meetings are conducted in accordance with the 
Norwalk­La Mirada Unified School District policies. Shall aid and advise in the organizing of 
functions concerning the Boosters. Shall encourage all Music Department parents/guardians 
and alumni to support the Boosters by their attendance at meetings and Music Department 
functions. Shall prepare a proposed budget of Music Department expenditures. Shall receive 
approval of the Boosters for expensed in excess of $100. Shall be authorized to expend up to 
$100 per month for emergency funds without approval of the Boosters, will be advanced this 
amount upon request to the Treasurer, and will submit a receipt for same. 
 
ARTICLE X: STUDENT OFFICERS 
 
Upon enrollment in any course in the Music Department at Benton Middle School students are 
considered to be members of the Music Department. At the discretion of the Music Director, 
student officers of the Benton Middle School Music Department may be elected and may serve 
as liaisons between the Boosters and the Music Department student members. Duties shall 
include all directives of the Music Director and communication with the Elected Officers. 
 
ARTICLE XI: AMENDMENTS AND REVISIONS 
 
Any proposed additions or revisions to the Bylaws must be presented, in writing, to the Boosters 
one month prior to being voted upon. To become effective, any proposed change must have the 
approval of two­thirds of the Boosters in attendance. 
 
ARTICLE XII: DISSOLUTION 
 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 6/7
2/2/2019 Benton Middle School Music Boosters By-Laws - Google Docs

Section 1. The Principal of the school shall have the authority to declare the Boosters to cease 
functioning in its connection with the Benton Middle School Music Department if deemed 
necessary. 
 
Section 2. In the event of the dissolution of the Boosters, the assets of the organization shall be 
distributed at the discretion of the Elected Officers. 
 
ARTICLE XIII: PARLIAMENTARY AUTHORITY 
 
Section 1. The rules contained in the current edition of Robert’s Rules of Order Newly Revised 
shall govern the proceedings of the Boosters in all cases to which they are applicable and in 
which they are not inconsistent with these By­Laws and any Standing Rules that may be 
adopted. 
 
These By­Laws became effective upon the formation of the Boosters in 2019 and officially 
recognized by the federal government as the incorporation of the Boosters organization. These 
By­Laws have been amended as of the following dates: 
 
Created: February 2, 2019. 

https://docs.google.com/document/d/18d_ZCPihSyQwZWSXQgl4eB-UDiVWmBP9Vbx0ApviuXA/edit 7/7