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Procédure d’audit interne

1. Objet
Cette procédure définit les dispositions à prendre pour planifier les audits internes, gérer les auditeurs et maîtriser la méthode d’audit. Elle s’applique essentiellement pour les auditeurs.

2. Définitions
Audit : Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits. (norme ISO 9000) Audité : Organisme qui est audité. (norme ISO 9000) Auditeur : Personne ayant la compétence pour réaliser un audit. (norme ISO 9000) NB : Lorsqu’il y a plusieurs audit, un responsable d’audit est nommé, sinon dans le cas d’un seul auditeur, il est de fait responsable d’audit. Les observateurs sont des personnes qui peuvent suivre l’audit mais ils ne sont ni auditeurs, ni audités. Programme d’audit : Ensemble d’un ou de plusieurs audits planifié pour une durée spécifique et dirigé dans un but spécifique. (norme ISO 9000) Preuves d’audit : Enregistrements, énoncés de faits ou autres informations pertinents pour les critères d’audits et vérifiables. (norme ISO 9000) Critères d’audit : Ensemble de politiques, procédures ou exigences utilisées comme référence. (norme ISO 9000) Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité. (norme ISO 9000) Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus. (norme ISO 9000)

Rédaction Jean HEUTTE

Approbation Thérèse CHRAYE Adjointe au Sous-directeur Visa

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Procédure d’audit interne

3. Logigramme
Qui ? Quoi ?

Décision d'audit interne

Représentant de la direction et responsable d'audit

Rédiger la notification d'audit

Responsable d'audit

Transmettre la notification d'audit

Responsable d'audit et auditeurs

Réaliser l'audit

Responsable d'audit

Rédiger le rapport d'audit

Représentant de la direction

Diffuser le rapport d'audit

Représentant de la direction

Clôturer l'audit

Audit terminé

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Procédure d’audit interne

4. Descriptif
Choix et qualification des auditeurs internes Les auditeurs potentiels doivent être objectifs et impartiaux. Ils doivent être formés (formation externe ou interne). Ils sont ensuite qualifiés après validation par la direction. Ils doivent, pour rester qualifiés, respecter les techniques d’audit y compris les aspects comportementaux et de communication; ils doivent également effectuer au minimum un audit par an. C’est le représentant de la direction qui suit et met à jour la liste des auditeurs. Le responsable d’audit a en charge :  La préparation de la notification d’audit,  La gestion de l’équipe d’audit,  La rédaction du rapport d’audit. Les audits internes peuvent être réalisés par une personne d’une société extérieure sous réserve d’avoir la qualification d’auditeur et l’accord de la direction. Programme des audits internes Le représentant de la direction est chargé d’établir un programme d’audit couvrant l’ensemble du Système de Management Qualité, une fois par an. Il définit sur ce planning, la période de l’audit et le processus à auditer. Il choisit le responsable d’audit et les auditeurs en veillant, à ce qu’ils n’auditent pas leur propre travail. Le représentant de la direction réunit les auditeurs internes une fois par an afin de finaliser le programme d’audit et de faire le point sur les pratiques d’audit. Lors de l’élaboration du programme d’audit, le représentant de la direction définit les priorités d’audit en prenant en compte :
   

Les résultats des audits précédents, Les non-conformités, les réclamations des bénéficiaires, Les priorités d’audits fixées par la direction, L’état et l’importance des processus à auditer.

Le programme d’audit est approuvé par la direction.

Notification d’audit Le représentant de la direction remplit les parties « Equipe d’auditeurs » et « Caractéristiques de l’audit » de la notification d’audit. Le responsable d’audit complète la notification d’audit en remplissant le plan d’audit et la transmet aux audités concernés, aux auditeurs et au représentant de la direction. Ce dernier conserve un exemplaire selon les modalités définies dans la liste des enregistrements.

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Procédure d’audit interne

Les auditeurs préparent l’audit à partir des documents existants, il y a lieu qu’ils se concertent pour bien définir les modalités d’exécution de l’audit. Réalisation de l’audit Les différentes étapes de l’audit sont :

La réunion d’ouverture : Elle a pour objet de rappeler les conditions générales de l’audit. Elle est menée par le responsable d’audit qui s’appuie pour cela sur la notification d’audit. Il confirme les heures et les durées des entretiens et il clarifie, si nécessaire, certains points de la notification. Les entretiens : Le responsable d’audit et les auditeurs s’entretiennent avec les audités afin de vérifier la conformité et l’efficacité du système de management qualité, en prenant soin de recueillir les preuves nécessaires. La synthèse : Les auditeurs vont confronter leurs résultats puis vont faire le point sur les preuves recueillies pour étayer leurs écarts. La réunion de clôture : Le responsable d’audit présente les conclusions de l’audit aux audités :  Il remercie les audités pour leur collaboration puis rappelle l’objet de l’audit  Il énonce les points forts et les points à améliorer puis présente les écarts relevés.  Il s’assure qu’il n’y a pas de conclusions erronées, que les personnes ont bien compris et qu’elles sont d’accord sur les conclusions présentées.  Il s’engage à fournir un rapport d’audit dans un délai défini en commun accord avec les audités.

Rapport d’audit Le responsable d’audit rédige le rapport d’audit, il rappelle les caractéristiques de l’audit, notamment le numéro (identique à la notification) et la date réelle de l’audit. Les points forts et les points à améliorer discutés lors de la réunion de clôture sont inscrits au rapport. Le responsable d’audit précise ensuite le nombre de fiches de signalement et complète la partie constat de chacune d’elles. Il y a autant de fiches de signalement que d’écarts constatés et mentionnés lors de la réunion de clôture. Ce rapport et les fiches de signalement sont remis au représentant de la direction. Diffusion du rapport d’audit Le représentant de la direction diffuse le rapport d’audit et les fiches de signalement à tous les audités concernés. Il conserve un exemplaire selon les modalités définies dans la liste des enregistrements. Clôture de l’audit Dès que le rapport d’audit et les fiches de signalement ont été diffusés, le représentant de la direction clôture l’audit et renseigne le programme d’audit.

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5. Annexes
Liste des auditeurs Programme d’audits Notification d’audit Rapport d’audit Exemple de questionnaire d’audit

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