You are on page 1of 119

UNIVERSITAS INDONESIA

GAMBARAN SISTEM PENYIMPANAN OBAT

DI GUDANG FARMASI RS ASRI TAHUN 2011

SKRIPSI

DINA PRIHATININGSIH
NPM : 0906618274

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT


MANAJEMEN RUMAH SAKIT

DEPOK
JULI 2012

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


i

UNIVERSITAS INDONESIA

GAMBARAN SISTEM PENYIMPANAN OBAT

DI GUDANG FARMASI RS ASRI TAHUN 2011

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana

DINA PRIHATININGSIH
NPM: 0906618274

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

MANAJEMEN RUMAH SAKIT

DEPOK

JULI 2012

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


ii

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


iii

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


iv

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


v

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Dina Prihatiningsih

Alamat : Jl. Dahlia RT 04/07 no 22, Cisalak pasar Cimanggis-

Depok 16953

Tempat Tanggal Lahir : Bogor, 28-02-1986

Agama : Islam

Jenis Kelamin : Perempuan

Pendidikan

1. TK Iskak 1991-1992

2. SD Negeri Cisalak pasar II 1992-1998

3. SMP Negeri 7 Depok 1998-2001

4. SMA Negeri 3 Depok 2001-2004

5. DIII Farmasi Univ.Pancasila 2004-2007

6. FKM UI Peminatan MRS 2009-2012

Riwayat Pekerjaan

Asisten apoteker di RSUPN Ciptomangunkusumo 2011

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb.

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan

rahmat dan karunia-Nya sehingga laporan Skripsi ini dapat diselesaikan.

Laporan Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan dan untuk

mendapatkan gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat peminatan Manajemen Rumah

Sakit FKM UI. Laporan Skripsi ini merupakan salah satu bukti bahwa penulis telah

melaksanakan kegiatan penelitian di Gudang Farmasi RS ASRI.

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada pihak-

pihak yang telah membimbing dan membantu penulis dalam menyelesaikan laporan

ini, yaitu kepada :

1. Keluarga tercinta atas dukungan moril, materil dan perhatiaannya kepada

penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

2. Budi Hidayat S.KM., MPPM., Ph.D selaku Pembimbing Akademik yang telah

bersedia meluangkan waktu, memberikan arahan, bimbingan dan masukan

kepada penulis.

3. Seluruh staf Departemen AKK Fakultas Kesehatan Masyarakat yang telah

membantu terselesaikannya laporan ini.

4. Dra.Hartiningsih,APT selaku pembimbing lapangan yang telah banyak

memberikan pengarahan, bimbingan, pengalaman kepada penulis

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


vii

5. Petugas gudang farmasi RS Asri (Ibu Welinda, Bpk Saiful), Ibu Erna (rekam

medik) dan Ibu Ratih (HRD). Rekan-rekan Mahasiswa Program S1 Ekstensi

Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, khususnya bagi teman-

teman peminatan Manajemen Rumah Sakit angkatan ekstensi 2009, terima

kasih atas kerja samanya, saran, dukungan serta doa yang diberikan.

6. Untuk semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih

untuk dukungan dalam bentuk apapun.

Penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna bagi RS

ASRI, bagi Universitas, bagi penulis dan bagi para pembaca di kemudian hari.

Pembuatan laporan ini tidak terlepas dari kekurangan, untuk itu penulis

mengharapkan kritik dan saran yang membangun untuk perbaikan di waktu yang

akan datang. Mohon maaf atas segala kekurangannya. Terima kasih

Wassalamu’alaikum wr. Wb

Depok, Juli 2012

Penulis

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


viii

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


ix

ABSTRAK

Nama : Dina Prihatiningsih

Program : Manajemen Rumah Sakit

Judul : Gambaran manajemen penyimpanan obat di Gudang Farmasi RS

RS ASRI tahun 2011

Studi ini bertujuan untuk mengetahui gambaran penyimpanan obat di gudang


farmasi RS ASRI tahun 2011. Hasil penelitian menemukan sistem penyimpanan obat
tidak memenuhi indikator penyimpanan obat yang efisien, ini tercermin dari (i)
ketidakcocokan antara obat dengan kartu stok, (ii) terdapat beberapa obat kadaluarsa, (iii)
sistem penataan gudang belum sesuai standar. Studi ini menyarankan agar gudang dibuat
sesuai persyaratan dan dilengkapi dengan saran adan prasarana yang dibutuhkan.

Kata kunci : penyimpanan,indikator, gudang, efisien.

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


x

ABSTRACT

Name : Dina Prihatiningsih

Study Program : Hospital Management

Title : Drug storage management overview in the pharmacy

warehouse of Asri Hospital in 2011

This study aims to know the description of the drug storage in The
Pharmacy warehouse of Asri Hospital in 2011. The results found that storage
systems of medicine did not meet the indicators of drug store efficiency, it
appeared from (i) incompatibility between some drugs with card stock (ii) there
were some expired drugs (iii) storage system did not meet the standard setup. This
study suggested that the warehouse was made according to the requirements and
equipping facilities and infrastructure as required.

Keywords : Storage, Indicator, warehouse, efficient

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................... i

HALAMAN ORISINALITAS......................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN........................................................................... iii

SURAT PERNYATAAN.................................................................................. iv

DAFTAR RIWAYAT HIDUP......................................................................... v

KATA PENGANTAR....................................................................................... vi

LEMBARAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH............... viii

ABSTRAK.......................................................................................................... ix

ABSTRACT........................................................................................................ x

DAFTAR ISI...................................................................................................... xi

DAFTAR TABEL.............................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR......................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................... xvi

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang........................................................................................ 1

1.2 Rumusan masalah.................................................................................... 4

1.3 Pertanyaan penelitian............................................................................... 5

1.4 Tujuan penelitian...................................................................................... 5

1.5 Manfaat penelitian.................................................................................... 6

1.6 Ruang lingkup penelitian.......................................................................... 7

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xii

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen................................................................................................ 8

2.1.1 Pengertian manajemen.................................................................... 8

2.1.2 Unsur dan fungsi manajemen......................................................... 9

2.2 Pengelolaan obat....................................................................................... 10

2.3 Penyimpanan obat..................................................................................... 20

2.3.1 Pengertian penyimpanan obat............................................................ 20

2.3.2 Tujuan penyimpanan obat.................................................................. 20

2.3.3 Kegiatan penyimpanan obat............................................................... 21

2.3.3.1 Pengaturan gudang obat...................................................... 21

2.3.3.2 Penyusunan stok obat.......................................................... 23

2.3.4 Prosedur penyimpanan........................................................................ 24

2.3.5 Pencatatan stok obat........................................................................... 29

BAB 3 GAMBARAN UMUM RS

3.1 Profil RS ASRI…….............................................................................. 31

3.2 Visi dan Misi RS ASRI………………………………………….......... 32

3.3 Layanan unggulan …………….……………………………………… 33

3.4 Pelayanan penunjang medik…………………………………………... 36

3.5 Struktur organisasi RS ASRI……………………………………......... 37

3.6 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi…………………………………. 38

BAB 4 KERANGKA KONSEP & DEFENISI OPERASIONAL

4.1 Kerangka konsep………………………................................................ 39

4.2 Defenisi operasional……………............................................................ 41

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xiii

BAB 5 METODE PENELITIAN

5.1 Jenis penelitian........................................................................................ 45

5.2 Waktu dan tempat penelitian.................................................................. 45

5.3 Informan penelitian................................................................................. 45

5.4 Instrumen penelitian................................................................................ 46

5.5 Pengumpulan data..................................................................................... 46

5.6 Analisis data.............................................................................................. 46

5.7 Pengolahan data & analisa data................................................................ 47

5.8 Penyajian data........................................................................................... 47

BAB 6 HASIL PENELITIAN

6.1 Pelaksanaan penelitian............................................................................... 48

6.2 Hasil penelitian.......................................................................................... 48

6.2.1 Input........................................................................................... 49

6.2.2 Proses........................................................................................... 59

BAB 7 PEMBAHASAN

7.1 Keterbatasan penelitian............................................................................. 68

7.2 Pembahasan hasil penelitian...................................................................... 69

7.2.1 Input................................................................................................ 69

7.2.2 Proses............................................................................................... 70

BAB 8 KESIMPULAN DAN SARAN

8.1 Kesimpulan...................................................................................................... 82

8.2 Saran................................................................................................................ 84

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 85

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Definisi operasional manajemen penyimpanan obat di RS ASRI......... 41

Tabel 6.1 Sumber informan penelitian…...……………………………………… 49

Tabel 6.2 Aspek tenaga dalam proses penyimpanan…….……………………..... 50

Tabel 6.3 Aspek kedisiplinan SDM yang berperan dalam penyimpanan……….. 52

Tabel 6.4 Ketersediaan dokumen, pencatatan dan pelaporan…………………..... 54

Tabel 6.5 Kondisi ruangan dan fasilitas pada gudang farmasi…………………... 57

Tabel 6.6 Hasil observasi pengaturan dan penyusunan obat…………………….. 61

Tabel 7.1 Gambaran tenaga kerja di gudang farmasi……………………………. 69

Tabel 7.2 Perbandingan tenaga gudang farmasi…………………………………. 70

Tabel 7.3 Jumlah perbekalan farmasi di gudang RS Asri………………...……… 71

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus logistik................................................................................... 10

Gambar 3.1 Struktur organisasi RS ASRI…………………………………..…. 37

Gambar 3.2 Struktur organisasi Instalasi Farmasi……………………………... 38

Gambar 4.1 Kerangka konsep sistem penyimpanan obat di RS ASRI……….. 40

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Observasi……………………………………………… 87

Lampiran 2 Pedoman Wawancara……………………………………………. 88

Lampiran 3 Matriks hasil wawancara………………………………………… 91

Lampiran 4 Contoh kartu stok………………………………………………... 97

Lampiran 5 Contoh formulir pengiriman barang ke unit…………………….. 98

Lampiran 6 Formulir Stock Opname………………………………………… 99

Lampiran 7 Bukti Serah Terima barang……………………………………... 100

Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan UU No 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, definisi rumah sakit

yaitu suatu institusi pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.

Pelayanan rumah sakit pada saat ini merupakan bentuk upaya pelayanan

kesehatan yang bersifat sosio ekonomi, artinya suatu usaha yang walau bersifat sosial

namun diusahakan agar bisa mendapat surplus keuangan, serta mengelola rumah

sakit secara bisnis dan ekonomis tanpa melupakan fungsi sosialnya. Hal ini dapat

dilakukan dengan cara pengelolaan yang profesional dengan memperhatikan prinsip-

prinsip ekonomi.

Perkembangan pembangunan perumahsakitan di Indonesia, terlihat dari

banyak bermunculannya rumah sakit baru, yang menimbulkan persaingan ketat antar

rumah sakit, baik rumah sakit pemerintah, swasta dan asing. Oleh karena itu rumah

sakit sebagai penyedia jasa pelayanan kesehatan harus tetap meningkatkan mutu

pelayanan dan mampu memenuhi pelayanan kesehatan yang terbaik. Dalam rangka

memenuhi tuntutan tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efsiensi dan

efektifitas di semua bidang pelayanannya, dan salah satu sistem yang mampu

mengelola hal tersebut adalah dengan sistem managemen logistik.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
2

Pelayanan di rumah sakit adalah kegiatan yang berupa pelayanan rawat jalan,

pelayanan rawat inap, dan pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik

dan penunjang medik, yang salah satu unit pelayanan yang mempunyai peranan yang

sangat penting adalah unit farmasi.

Farmasi Rumah Sakit merupakan bagian integral pelayanan kesehatan di

rumah sakit yang memberikan pelayanan kefarmasian yang efektif dan efisien, serta

penyediaan obat yang bermutu dengan harga terjangkau bagi semua lapisan

masyarakat. Obat merupakan barang yang penting di rumah sakit karena obat dapat

meningkatkan derajat kesehatan, meninggikan kepercayaan dan keterlibatan penuh

dengan pelayanan kesehatan serta merupakan komoditas khusus yang mahal. (Dwi

Pudjaningsih, 2006)

Hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan

farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat

kedokteran dan gas medis). Dan 50 % dari pemasukan rumah sakit berasal dari

pengelolaan perbekalan farmasi. Maka perbekalan farmasi membutuhkan suatu

pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. (Suciati, suci dkk , 2006).

Mengingat besarnya kontribusi Instalasi Farmasi dalam kelancaran pelayanan dan

juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di rumah

sakit, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat

dan penuh tanggung jawab.

Logistik merupakan salah satu penunjang mutu pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Salah satu bahan logistik yang dikelola oleh rumah sakit adalah persediaan

farmasi yang mencakup obat-obatan dan alat kesehatan. Dengan banyaknya jumlah

obat dan barang-barang farmasi yang dikelola, modal yang digunakan dan biaya yang

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
3

ditimbulkan dengan adanya persediaan meningkat. Oleh karena itu penting bagi

rumah sakit untuk mengendalikan persediaannya agar tercapai tingkat efisiensi

penggunaan uang dalam persediaan.

Dalam lingkup rumah sakit, logistik adalah subsistem yang berfungsi

menyediakan barang dan bahan yang diperlukan untuk kegiatan operasional rumah

sakit. Manajemen logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap

pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari pemasok,

diantara fasilitas-fasilitas dan kepada para langganan (Bowersox,1986).

Tujuan managemen logistik adalah tersedianya obat dan bahan-bahan yang

sesuai macamnya, jumlahnya, menguntungkan harganya, serta baik mutunya.

Manajemen logistik juga bertanggung jawab atas keamanan penyimpanan obat dan

bahan (Djojodibroto, 1997).

Menurut Hartono ( 2004) manajemen logistik sebagai suatu fungsi yang

mempunyai kegiatan-kegiatan yakni perencanaan kebutuhan, penganggaran,

pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan.

Salah satu alur dalam manajemen logistik adalah fungsi penyimpanan.

Fungsi penyimpanan ini disebut jantung dari manajemen logistik karena dari sini

dapat diketahui apakah tujuan manajemen logistik tercapai atau tidak dan sangat

menentukan kelancaran pendistribusian. Sehingga salah satu indikator keberhasilan

manajemen logistik adalah pengelolaan gudang tempat penyimpanan.

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan termasuk memelihara yang

mencakup aspek tempat penyimpanan (Instalasi Farmasi atau gudang), barang dan

administrasinya. Dengan dilaksanakannya penyimpanan yang baik dan benar, maka

akan terpelihara mutu barang, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
4

jawab, menjaga kelangsungan persediaan serta memudahkan pencarian dan

pengawasan.

Berdasarkan hasil observasi di lapangan pada bulan Desember 2011

ditemukan ada obat yang tidak sesuai jumlahnya dengan kartu stok, ada obat yang

sudah jarang digunakan lagi (slow moving) , untuk sistem penataan gudangnya

ditemukan bahwa di rak obat belum dicantumkan nama obat serta obat dalam dan

obat luar terdapat pada satu etalase dan rak yang sama serta ditemukannya obat

kadaluarsa.

Berdasarkan hal tersebut penulis ingin mengetahui bagaimana gambaran

penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI tahun 2011.

1.2 Rumusan masalah

Berdasarkan hasil observasi di Gudang Farmasi RS ASRI tahun 2011 ada

obat yang tidak sesuai jumlahnya dengan kartu kendali, ada obat yang sudah jarang

digunakan lagi (slow moving) , untuk sistem penataan gudangnya ditemukan bahwa

di rak obat belum dicantumkan nama obat serta obat dalam dan obat luar terdapat

pada satu etalase dan rak yang sama. Hal ini menunjukan bahwa penyimpanan obat di

gudang belum sesuai dan masih terdapat masalah. Maka berdasarkan hal tersebut

penulis ingin mengetahui bagaimana gambaran penyimpanan obat di gudang farmasi

RS ASRI tahun 2011.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
5

1.3 Pertanyaan penelitian

1. Bagaimana ketersediaan faktor-faktor input (masukan) yang meliputi sumber

daya manusia, anggaran, dokumen, prosedur, serta sarana dan prasarana dalam

manajemen penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011.

2. Bagaimana proses penyimpanan yang meliputi penerimaan obat, penyusunan

obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pencatatan dan pelaporan

dalam manajemen penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011.

3. Bagaimana output penyimpanan di gudang farmasi RS ASRI tahhun 2011.

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan umum

Mengetahui gambaran manajemen penyimpanan obat di Gudang

Farmasi RS ASRI pada tahun 2011

1.4.2 Tujuan khusus

1. Mengetahui ketersediaan faktor-faktor input (masukan ) yang meliputi

sumber daya manusia, anggaran, formulir, prosedur, serta sarana dan

prasarana dalam manajemen penyimpanan obat di Gudang Farmasi RS

ASRI pada tahun 2011.

2. Mengetahui proses yang meliputi penerimaan obat, penyusunan obat,

pengeluaran obat, stock opname obat, serta pencatatan dan pelaporan

dalam manajemen penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011.

3. Mengetahui output penyimpanan di gudang farmasi RS ASRI tahhun

2011.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
6

1.5 Manfaat penelitian

1.Bagi peneliti

Dapat memperoleh pengetahuan, wawasan, pengalaman, serta keterampilan

dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terjadi pada

penyimpanan obat.

2.Bagi Rumah sakit Asri

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan yang positif bagi

RS Asri dan dapat memberikan motivasi kepada semua pihak yang terlibat

untuk melakukan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan manajemen

penyimpanan obat.

3.Bagi peneliti lain

Hasil penelitian ini dapat dijadikan tambahan referensi bagi peneliti lain yang

ingin melakukan penelitian berikutnya mengenai penyimpanan obat di Instasi

kesehatan lainnya.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
7

1.6 Ruang lingkup Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui manajemen penyimpanan obat di

RS ASRI pada tahun 2011 dengan melihat faktor input (masukan) dan proses dari

manajemen penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011.

Penelitian ini dilaksanakan di Gudang Farmasi RS ASRI pada bulan

Desember 2011 dengan melakukan observasi langsung, penelusuran data sekunder

dan wawancara mendalam. Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Instalasi

farmasi, Koordinator gudang¸ Koordinator obat rawat jalan dan Petugas gudang.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen

2.1.1 Pengertian manajemen

Beberapa pengertian manajemen yang didefinisikan oleh beberapa ahli antara lain :

1. Anief (1995), Manajemen adalah seni dan ilmu tentang perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan/penggerakan, koordinasi dan pengawasan usaha

manusia dan sumber-sumber untuk perbaikan umum dalam rangka kerja

organisasi dan lingkungan ekonomi dari perusahaan.

2. George R. Terry, Manajemen adalah suatu proses yang membedakan atas

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan,

dengan memanfaatkan ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajemen adalah suatu proses atau

kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok

orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang

nyata.

3. James A.F Stoner, Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,

kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan

semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
9

2.1.2 Unsur dan fungsi manajemen

Lubis (1984) dikutip dari Anggraini (2004) menyatakan bahwa terdapat enam

unsur dalam manajemen yang perlu diketahui yaitu antara lain :

a. Man : sumber daya manusia

b. Money : dana yang diperlukan untuk mencapai tujuan

c. Materials : bahan- bahan atau peralatan yang digunakan

d. Machines : mesin- mesin yang digunakan

e. Methods : sistem atau cara yang digunakan untuk mencapai tujuan

f. Market : pasaran atau tempat menjual hasil produksi atau hasil karya

Fungsi – fungsi manajemen sebagai berikut :

1. Perencanaan

Pada hakekatnya perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan

yang merupakan dasar bagi kegiatan-kegiatan ekonomis dan efektif pada waktu yang

akan datang. Proses ini memerlukan pemikiran tentang apa yang perlu dikerjakan,

bagaimana dan dimana suatu kegiatan perlu dilakukan serta siapa yang

bertanggungjawab terhadap pelaksanaannya.

2. Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses menciptakan

hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, personalia dan faktor fisik agar kegiatan-

kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan

bersama.

3. Koordinasi

Suatu usaha yang terkoordinir adalah dimana kegiatan karyawan itu harmonis,

terarah dan diintegrasikan menuju tujuan-tujuan bersama. Koordinasi dengan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
10

demikian sangat diperlukan dalam organisasi agar diperoleh kesatuan bertindak dalam

rangka pencapaian tujuan organisasi.

4. Pengawasan

Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah kegiatan sesuai

dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan dalam rencana .

2.2 Pengelolaan obat

Ruang lingkup manajemen (pengelolaan obat)

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik

sebagai berikut (Mustiksari , 2007)

Siklus Logistik

PERENCANAAN

PENGHAPUSAN PENGANGGARAN

PENGENDALIAN
PEMANFAATAN

PENGADAAN
PENDISTRIBUSIAN

PENYIMPANAN

Gambar 2.1

Siklus logistik

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
11

Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain.

1. Fungsi Perencanaan

Pengertian secara umum perencanaan adalah proses untuk merumuskan

sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah

merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon

pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing

organisasi ( Mustikasari, 2007).

Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

1. Rencana jangka panjang (Long range)

2. Rencana jangka menengah (Mid range)

3. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan

skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang

terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan

menghasilkan antara lain:

 Rencana Pembelian

 Rencana Rehabilitasi

 Rencana Dislokasi

 Rencana Sewa

 Rencana Pembuatan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
12

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan

menyimpulkan pertanyaan sebagai berikut:

 Apakah yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat.

 Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang

tepat.

 Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat.

 Dimana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat.

 Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan

orang atau unit yang tepat.

 Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat.

 Mengapa dibutuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang diambil

benar-benar tepat.

2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk

merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar

yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari, 2007).

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan

dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya

dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan

keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran

yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali

dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan,

maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
13

terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat

membantu kegiatan.

Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan

antara lain :

 Peraturan–peraturan terkait

 Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan teknologi

 Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

 Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan

logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada

Institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada rumah sakit swasta

sumber anggaran berasal dari dana subsidi (yayasan dan donatur), penerimaan rumah

sakit dan dana dari pihak ketiga (Mustikasar2007i).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-

obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan

makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

3.Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan untuk menambah dan memenuhi kebutuhan

barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku, dengan menciptakan sesuatu

yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap

mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya, 1994).

Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk

merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui

sebelumnya.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
14

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi

didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk

kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi

pengadaan adalah:

 Pembelian

 Penyewaan

 Peminjaman

 Pemberian (hibah)

 Penukaran

 Pembuatan

 Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan

dengan tahapan sebagai berikut:

1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2. Penyusunan dokumen tender

3. Pengiklanan/penyampaian undangan lelang

4. Pemasukan dan pembukuan penawaran

5. Evaluasi penawaran

6. Pengusulan dan penentuan pemenang

7. Masa sanggah

8. Penunjukan pemenang

9. Pengaturan kontrak

10. Pelaksanaan kontrak

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
15

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar

maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian

dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah

yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.

4.Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan

pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan (Mustikasari: 2007).

Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam

fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-

rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan

dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain yaitu kualitas barang dapat

dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah

dan aman dari pencuri.

Penyimpanan sebagai jantung manajemen logistik, karena sangat menentukan

kelancaran pendistribusian. Beberapa keuntungan melakukan penyimpanan ini adalah:

 Untuk mengantisipasi keadaan yang fluktuatif, karena sering terjadinya kesulitan

memperkirakan kebutuhan secara tepat dan akurat.

 Untuk menghindari kekosongan obat (out of stock)

 Untuk menghemat biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga bahan

 Untuk menjaga agar kualitas bahan tetap dalam keadaan siap pakai

 Untuk mempercepat pendistribusian

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
16

Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

1. Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang

yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:

 Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar,

kursi roda dll.

 Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.

2. Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan

ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

3. Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara

pengambilan barang, pengawetan dll.

4. Penggunaan alat bantu

Alat bantu ini digunakan untuk memudahkan dalam transportasi barang

farmasi dari pemasok/supplier ke gudang dan pendistribusian suatu barang

farmasi dari gudang ke unit pelayanan. Adapun yang biasa digunakan adalah

kereta dorong/troley, ban berjalan, lift barang otomatis.

5. Pengamanan dan keselamatan

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan,

gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
17

5.Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola

pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya,1994). Faktor yang

mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

 Proses Administrasi

 Proses penyampaian berita (data-data informasi)

 Proses pengeluaran fisik barang

 Proses angkutan

 Proses pembongkaran dan pemuatan

 Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan

unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

6.Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

(Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:

a) Barang hilang akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,

administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan

b) Teknis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.

Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: kerusakaan yang tidak dapat

diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu

suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang

ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
18

menguap atau hadling, busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga

barang tidak dapat dipergunakan lagi.

c) Surplus dan ekses

d) Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

e) Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:


 Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup hal-hal: Pembentukan panitia penilai, identifikasi

dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan

terhadap barang yang dihapus dan penyelesaian kewajiban sebelum barang

dihapus.

 Aspek rencana pelaksana tehnis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut.

Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:

o Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-

komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai

barang persediaan baru.

o Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang

dihapus menjadi barang lain

o Pemindahan: Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka

pemanfaatan langsung

o Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau

pihak di luar instansi (Pemerintah)

o Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
19

o Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

7.Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,

pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang

sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian

antara lain:

a) Merumuskan tata laksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,

instruksi dan prosedur lain

b) Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna

mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpanan dan jalannya

pelaksanaan dari rencana

c) Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam

rangka pencapaian tujuan

d) Melakukan supervisi

e) Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-

sarana pengendalian sebagai berikut:

 Struktur organisasi yang baik

 Sistem informasi yang memadai

 Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi

 Pendidikan dan pelatihan

 Anggaran yang cukup memadai

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
20

2.3 Penyimpanan obat

Penyimpanan obat merupakan salah satu bagian dari manajemen/pengelolaan

obat, yang menjadi topik utama dalam penulisan ini. Oleh karena itu dalam subbab

ini penulis menguraikan informasi mengenai penyimpanan obat secara khusus agar

dapat memahami mengenai penyimpanan obat.

2.3.1 Pengertian penyimpanan obat

Depkes RI (2003), dikutip dari Septi Nurohmah (2008) menyatakan bahwa

penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang

diterima agar aman ( tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan

mutunya tetap terjamin.

Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang

sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari

manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya (Rima Melati,2011)

2.3.2 Tujuan penyimpanan obat

1 Mempermudah pencarian obat di gudang, mudah untuk menemukannya

kembali, mengambilnya, mengetahui jumlah persediaan dan dapat

dilakukan dengan cepat

2 Mencegah kehilangan obat, menghindari dari kehilangan karena

pencurian (oleh orang luar maupun pegawai sendiri), dimakan serangga,

hilang sendiri (susut,menguap) serta menghindari kerusakan akibat barang

itu sendiri rusak, barang tersebut merusak barang lain dan barang tersebut

merusak lingkungan (polusi).

3 Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang

tidak baik.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
21

4 Tercapainya 5 tepat tujuan perbekalan:

1. Ketepatan barang yang disampaikan (jumlah dan jenis)

2. Ketepatan tempat penyampainnya

3. Ketepatan waktu penyampainnya

4. Ketepatan kondisi barang yang disampaikan

5. Ketepatan nilai barang yang disampaiksan (harga)

2.3.3 Kegiatan penyimpanan obat meliputi:

2.3.3.1 Pengaturan Gudang Obat

Dalam pengaturan gudang yang akan dipakai untuk penyimpanan haruslah

dapat menjaga agar obat:

 Tidak rusak secara fisik dan kimia, oleh karena itu harus diperhatikan

ruangnya tetap kering, adanya ventilasi untuk aliran udara agar tidak panas,

cahaya yang cukup, gudang harus ditata berdasarkan sistem arus lurus, arus U,

agar memudahkan dalam bergerak, dan penempatan rak yang tepat serta

penggunaan Pallet akan dapat meningkatkan sirkukasi udara dan gerakan stok

obat.

 Aman, agar obat tidak hilang maka perlu adanya ruangan khusus untuk

gudang dan pelayanan, dan sebaiknya ada lemari/rak yang terkunci, serta ada

lemari laci khusus untuk narkotika yang selalu terkunci.

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian

dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan

baik.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
22

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai

berikut:

1. Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut :

o Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat

karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan

posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

o Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat

ditata berdasarkan sistem, arus garis lurus, arus U dan arus L.

3 Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi

udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan

memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang

dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya

akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah

menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi

melalui atap.

4 Kondisi penyimpanan khusus.

 Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari

kemungkinan putusnya aliran listrik.

 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan

selalu terkunci.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
23

 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan

dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah

dari gudang induk.

5 Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar

seperti dus, kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada

tempat yang mudah dijangkau.

2.3.3.2 Penyusunan Stok Obat.

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak

memungkinkan obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai

berikut (Ferysamin, 2011) :

1. Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat, yaitu obat yang pertama

diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya obat yang datang

pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluarsa lebih awal

pula.

2. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu

secara rapi dan teratur.

3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang

berjumlah sedikit tetapi mahal harganya.

4. Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan

kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
24

5. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan

obat-obatan untuk pemakaian luar.

6. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi

7. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan

sebagai tempat penyimpanan.

8. Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus

besar, sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan

dalam kaleng atau botol.

9. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box

masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-

obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan

dalam dus tersebut.

10. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan

rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat

menyebabkan kadaluarsa obat.

2.3.4 Prosedur penyimpanan

Umumnya prosedur penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan syarat

penyimpanan dari suatu barang farmasi yang dikeluarkan oleh produsen barang

tersebut, seperti barang yang harus disimpan pada suhu kamar, suhu dingin dan tahan

panas. Selain itu khusus dalam penyimpanan obat-obatan narkotik dan barang

farmasi yang mempunyai nilai investasi tinggi (mahal) harus menggunakan lemari

khusus dan terkunci. Prosedur penyimpanan obat antara lain mencakup sarana

penyimpanan, pengaturan persediaan berdasarkan bentuk/ jenis obat yang disimpan,

serta sistem penyimpanan.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
25

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat

rusak, mutu obat menurun dan memberi pengaruh buruk bagi penderita.

Beberapa ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat antara lain (Dirjen

Kefarmasian dan Alat kesehatan RI, 2010) :

1. Persyaratan gudang

Persyaratan gudang

- cukup luas minimal 3 x 4 m2

- ruangan kering tidak lembab

- ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas

- perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai pelindung

untuk menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis

- lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan ber-

tumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu diberi alas papan (palet)

- dinding dibuat licin

- hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

- gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat

- mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda

- tersedia lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang

selalu terkunci

- sebaiknya ada pengukur suhu ruangan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
26

2. Kondisi penyimpanan.

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut :

a. Kelembaban :

Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup

sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab

tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya berikut :

- ventilasi harus baik, jendela dibuka

- simpan obat ditempat yang kering

- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka

- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas

udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul

- kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

b. Sinar matahari :

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar

matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar

matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal

kadaluwarsa.

Cara mencegah kerusakan karena sinar matahari :

- gunakan wadah botol atau vial yang berwarna gelap (coklat)

- jangan letakkan botol atau vial di udara terbuka

- obat yang penting dapat disimpan di dalam lemari

- jendela-jendela diberi gorden

- kaca jendela dicat putih.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
27

c. Temperatur / panas :

Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap

pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara

panas. Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu

penyimpanan tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut.

Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam

lemari pendingin pada suhu 4 – 8 derajat celcius, seperti :

- Vaksin

- Sera dan produk darah

- Antitoksin

- Insulin

- Injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa)

- Injeksi oksitosin

3. Ruang Penyimpanan

Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi temperatur

sinar/cahaya, kelembaban, fentilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan

keamanan petugas yang terdiri dari :

a. Kondisi umum untuk ruang penyimpanan

 Obat jadi

 Obat produksi

 Bahan baku obat

 Alat kesehatan dan lain-lain.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
28

b. Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan

 Obat termolabil

 Alat kesehatan dengan suhu rendah

 Obat mudah terbakar

 Obat/bahan obat berbahaya

 Barang karantina

Peralatan penyimpanan kondisi umum

 Lemari/rak yang rapi dan terlindung dari debu,

 kelembaban dan cahaya yang berlebihan

 Lantai dilengkapi dengan palet

Peralatan penyimpanan kondisi khusus :

 Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil

 Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus divalidasi secara berkala

 Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan obat psikotropika

 Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan pembuangan limbah

sitotoksik dan obat berbahaya harus dibuat secara khusus untuk menjamin

keamanan petugas, pasien dan pengunjung.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
29

2.3.5 Pencatatan Stok Obat

Kartu stok berfungsi:

a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan,

pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa)

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)

jenis obat

c. Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi

obat

d. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan

pengadaan dan distribusi serta sebagai pembanding terhadap keadaan fisik

obat dalam tempat penyimpanannya.

Adapun Kegiatan yang harus dilakukan :

1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ kadaluarsa

) langsung dicatat di dalam kartu stok

4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

Adapun Informasi yang didapat yaitu:

a. Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

b. Jumlah obat yang diterima

c. Jumlah obat yang keluar

d. Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa

e. Jangka waktu kekosongan obat

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
30

Adapun manfaat informasi yang didapat :

1. Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.

2. Perencanaan pengadaan dan penggunaan pengendalian persediaan.

Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat

pada lokasi penyimpanan. Bagian judul pada kartu stok diisi dengan dengan nama

obat, kemasan, isi kemasan.

Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut (Ferysamin, 2011):

 Tanggal penerimaan atau pengeluaran.

 Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.

 Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.

 No. Batch/No. Lot.

 Tanggal kadaluarsa

 Jumlah penerimaan

 Jumlah pengeluaran

 Sisa stok

 Paraf petugas yang mengerjakan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
31

BAB III

GAMBARAN UMUM

3.1 Profil Rumah sakit ASRI

Sejarah RS ASRI

Nama Rumah Sakit Asri diambil dari nama penggagas berdirinya rumah sakit

ini, yaitu Almarhumah Ibu Hj. Asri Damayanti, istri dari pimpinan majlis talim

Raudhotus Sholihin (MTRS). Semasa hidupnya beliau memiliki niat untuk

mendirikan rumah sakit dengan mutu pelayanan bermutu tinggi, Rumah Sakit yang

dapat memberikan pelayanan yang menjunjung kode etika tinggi dengan

mengedepankan kualitas pelayanan, didukung oleh dokter-dokter ahli yang

berpengalaman luas di bidangnya.

Berawal dari gagasan beliau tersebut maka dibentuklah PT. Rashal Siar Cakra

Medika yang melaksanakan pembangunan rumah sakit ini di atas tanah seluas 3.550

m2 dari November 2006 – November 2007, dengan bangunan 4 lantai yang memiliki

semi basemant dan kemudian mengelolanya secara professional. Atas prakarsa dan

ide dari Almarhumah Ibu Hj. Asri Damayanti ini, maka Rumah Sakit Asri akhirnya

diresmikan pada tanggal 8 Januari 2008 oleh Menteri Koordinator Kesejahteraan

Rakyat pada saat itu, Bpk. Ir. Aburizal Bakrie.

Rumah Sakit Asri merupakan jenis rumah sakit” khusus” obstetri &

ginekologi (kebidanan) dan urologi. Rumah Sakit Asri merupakan rumah sakit yang

dimiliki dan dikelola sepenuhnya oleh swasta, yaitu oleh PT Rashal Siar Cakra

Medika dengan Akta Notaris Isyana Wisnuwardhani Sadjarwo, SH Nomor 1dan telah

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
32

disahkan oldeh Surat Keputusan Menteri Kehakiman & Hak Azasi Manusia Nomor

C-20969 HT.01.01. TH2005 tanggal 28 juli 2005.

Rumah Sakit Asri memiliki harapan mampu memberikan layanan kesehatan

bagi pria dan wanita dengan efektif, aman dan efisien, dengan layanan-layanan

unggulan yang terus berkembang, dimulai dengan diresmikannya Pusat Urologi Asri,

salah satu pusat urologi terlengkap di Indonesia.

Berawal dari visi dan misi awal untuk membangun sebuah layanan reproduksi

beretika dengan mengedepankan kualitas pelayanan serta dukungan dokter-dokter ahli

yang berpengalaman luas di bidangnya, Rumah Sakit Asri mempunyai filosofi yang

mengedepankan Care, Empathy & Competence.

3.2 Visi dan Misi

1. Visi :

Menjadi RS yang memusatkan perhatian pada pelayanan reproduksi

terkemuka dan beretika di Indonesia tahun 2015.

2. Misi :

 Memberikan pelayanan kesehatan yang berorientasi pada kepentingan

pasien dengan mengutamakan keunggulan dalam bidang reproduksi,

urologi dan bidang-bidang pelayanan terkait.

 Melakukan penapisan teknologi kedokteran yang efektif,aman dan efisien

 Memberikan pendapatan yang mampu menunjang peningkatann pelayanan

dan pengembangan RS.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
33

3.3 Layanan unggulan :

1.Pelayanan khusus :

a.Urology center :

 Klinik pria (Infertilitas Pria, Gangguan Ereksi dan Andropause)

 Penanganan Gangguan Prostat

 Penanganan Batu Ginjal dan Saluran Kemih (ESWL, PCNL, URS)

 Layanan Bedah Urologi Anak dan Rekonstruksi

b.Fertility center :

Rumah Sakit ASRI hadir sebagai pusat fertilitas bagi pasangan suami

istri yang mengalami gangguan kesuburan atau infertilitas dengan

menggabungkan layanan obstetri-ginekologi (kebidanan-kandungan) bagi

wanita dengan layanan urologi bagi pria. Layanan fertilitas meliputi :

 Induksi ovulasi

 Inseminasi intrauterine

 In vitro fertilization (IVF/ bayi tabung)

 Analisa hormon

 Laboratorium sperma

1 Pelayanan Spesialis

a.Kebidanan dan kandungan

Layanan Obstetri Ginekologi meliputi : Induksi Ovulasi, Inseminasi Intrauterin,

Analisa Hormon, Kelainan menstruasi, Terapi Endometriosis, Mioma Uteri,

Terapi Hormon Menopause, Kehamilan Berisiko Tinggi, Kehamilan Berisiko

Rendah, Histerektomi, Bedah Invasif Minimal, Histeroskopi-Laparoskopi, Tubal

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
34

Microsurgery, USG (2D/ 3D/ 4D), ILA (Intra Labor Anesthesia), Water birth,

Famili Planning dan Konsultasi Pra Marital dan Pra Kehamilan.

a. THT

o THT Umum dan anak

o Klinik sinus

o Masalah Mendengkur

b. Paru (pulmonologi)

o Asma

o Penyakit dan gangguan pernafasan lainnya.

c. Penyakit dalam

d. Jantung

e. Kesehatan anak

f. Bedah umum dan bedah anak

g. Penyakit dalam

h. Kulit

i. Gigi

j. orthopedi

k. Rehabilitasi medik

3. Unit rawat inap

• Super VIP

• VIP

• Kelas utama

• Kelas 1

• Kelas II

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
35

• Kelas III A

• Kelas III B

4.Unit kamar bayi

Agar mendapatkan ASI Eksklusif sedini mungkin, bayi-bayi yang lahir di

Rumah Sakit Asri mendapatkan kesempatan Rawat Gabung (Rooming In) dimana

mereka ditempatkan dalam satu kamar bersama ibunya.

5.UGD

Unit Gawat Darurat Rumah Sakit Asri siap sedia menangani berbagai kasus

yang memerlukan penanganan darurat selama 24 jam, ditangani tenaga medis

profesional dan berpengalaman serta dilengkapi dengan peralatan berstandar

internasional.yang selalu siap melakukan pertolongan pertama

6.Unit kamar bersalin

Kamar Bersalin berlokasi menjadi satu dengan Kamar Operasi,

memungkinkan tindakan gawat darurat yang membutuhkan pembedahan saat

persalinan dapat segera ditangani. RS Asri merupakan rumah sakit khusus untuk

pelayanan kesehatan reproduksi pria dan wanita, maka instalasi ini dirancang dengan

kapasitas yang relatif besar yang mampu menampung 10- 12 persalinan perhari.

7. Instalasi kamar operasi

Terdiri dari 3 kamar operasi yang lengkap untuk operasi Spesialis

Kebidanan/Kandungan, Bedah Ginjal/Saluran Kemih (Urologi), Bedah Umum, Bedah

Anak, Bedah Tumor, Bedah Saluran Cerna (Digestif) dan THT. Berbagai jenis operasi

dapat dilakukan mulai dari operasi terbuka, endoskopik bahkan sampai operasi

laparoskopik dengan dukungan peralatan modern seperti mesin anestesi terbaru

lengkap dengan defibrilator, endoscopic camera system, USG, C-Arm dan meja

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
36

operasi otomatis untuk berbagai posisi operasi. Kamar Operasi Rumah Sakit ASRI

juga memiliki Ruang Pemulihan (Recovery Room) yang dilengkapi peralatan

monitoring berteknologi tinggi.

3.4 Pelayanan penunjang medik

• Farmasi

• Rekam medis

• Lab infertilitas

• Lab patologi klinik

• Lab bayi tabung

• Radiologi : Digital X-Ray dan USG Dopler, Biopsy Gun

• ESWL

• Laparoscopy set

• Endoscopy set

• Anesthesi dan Pain Clininc

• Uroflowmetri

• Sperma analisis

• C-ARM ,PCNL set

• URS & litoclast

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
37

3.5 Struktur organisai Rumah Sakit ASRI

Struktur organisasi Rumah Sakit ASRI

Gambar 3.1(Sumber HRD RS ASRI)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
38

3.6 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RS ASRI

Struktur organisasi yang dimiliki oleh Instalasi Farmasi RS ASRI yaitu

dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi 3 koordinator, yaitu

koordinator farmasi rawat jalan, koordinator farmasi rawat inap dan koordinator

logistik farmasi. Dalam menjalankan tugasnya Koordinator farmasi rawat jalan

dibantu oleh beberapa asisten apoteker dan petugas administrasi, koordinator farmasi

rawat inap dibantu oleh beberapa asisten apoteker dan koordinator logistik farmasi

dibantu oleh seorang staf gudang. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi di

Instalasi Farmasi RS ASRI

Struktur organisasi Instalasi Farmasi RS ASRI

Ka.unit Farmasi

Koord farmasi Rajal Koord farmasi Koord logistik farmasi


ranap

Asisten apoteker Staf gudang

Asisten apoteker Administrasi

Gambar 3.2

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
39

BAB IV

KERANGKA KONSEP DAN DEFENISI OPERASIONAL

4.1 Kerangka konsep

Dalam penelitian ini penulis ingin mengetahui manajemen pengelolaan obat di

RS ASRI pada tahun 2011 melalui salah satu fungsinya yaitu penyimpanan.

Gambaran mengenai manajemen penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011

diperoleh melalui pendekatan sistem dengan memperhatikan input (masukan) ,process

(proses) dan output (hasil) dari kegiatan penyimpanan obat yang disesuaikan dengan

kondisi yang ada di gudang RS ASRI.

Sistem adalah sesuatu yang sedang diamati yang menjadi objek dan subjek

pengamatan. Pendekatan sistem adalah cara berpikir sistematis dan logis dalam

membahas dan mencari pemecahan dari suatu masalah yang dihadapi. Penggunaan

pendekatan sistem diharapkan menghasilkan pemecahan masalah secara lebih

kompleks. Pada suatu sistem terdapat beberapa unsur yang terdiri dari : (Azwar,1996).

1. Masukan (input)

Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan

diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut.

2. Proses (process)

Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem yang

berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan

3. Keluaran (output)

Keluaran adalah bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya

proses dalam sistem tersebut.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
40

Kerangka konsep yang peneliti buat mengacu pada Pedoman Pengelolaan

Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Depkes RI tahun 2005. Maka kerangka

konsep melalui pendekatan sistem yang dipakai penulis dalam penelitian ini adalah :

INPUT PROSES OUTPUT

SDM Penerimaan obat Penyimpanan obat


yang efisien
Anggaran Penyusunan obat

Dokumen Pengeluaran obat

Prosedur Stock opname

Sarana dan prasarana Pencatatan dan pelaporan

Gambar 4.1

Kerangka konsep sistem penyimpanan obat di RS ASRI

Penelitian ini menggunakan perbandingan antara pelaksanaan penyimpanan

perbekalan farmasi di gudang farmasi dengan suatu Standar Pedoman Pengelolaan

Obat publik dan Perbekalan Kesehatan serta pedoman pelaksanaan Gudang yang

ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
41

3.2 Defenisi operasional

Tabel 4.1

1.Variabel Input

Variabel Definisi operasional Cara Alat Hasil ukur

input

SDM Tenaga RS ASRI 1. Observasi 1. Pedoman Informasi tentang


dalam kegiatan 2. Wawancara observasi kecukupan jumlah
penyimpanan obat mendalam 2. Pedoman SDM dan
yang meliputi : wawancara kemampuan serta
1. Kecukupan dan kedisiplinan
kesesuaian : meliputi
kecukupan dalam
jumlah, pengetahuan
dan keterampilan,
serta kesesuaian
tugas yang diberikan
dengan pendidikan
dan kemampuan

2.kedisiplinan :
meliputi ketaatan
menjalankan
tugasnya sesuai
waktu dan aturan
yang ada

Anggaran Ketersediaan dana Wawancara Pedoman Informasi tentang


dan alokasi dana mendalam wawancara ketersediaan dana
dalam menunjang untuk
kegiatan penyimpanan
penyimpanan obat di
RS ASRI

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
42

Variabel Definisi operasional Cara Alat Hasil ukur

input

Dokumen Berkas- berkas yang 1.Wawancara 1.Pedoman Informasi tentang


dgunakan untuk mendalam wawancara ketersediaan
membantu proses 2.Telaah 2.Daftar tilik dokumen
penyimpanan yang dokumen
dijadikan sebagai
dokumenhpencatatan
dan pelaporan
Prosedur Pedoman yang 1.Wawancara 1.Pedoman Informasi tentang
digunakan dalam mendalam wawancara ketersediaan
pelaksanaan 2.Telaah 2.Daftar tilik prosedur /SOP
kegiatan dokumen
penyimpanan obat
pada tahun 2011
Sarana Ketersediaan serta 1.Observasi 1.Pedoman Informasi tentang
dan kondisi sarana dan 2.Wawancara observasi kecukupan dan
prasarana prasarana berupa mendalam 2.Pedoman ketersediaan
ruangan dan alat Wawancara jumlah sarana dan
bantu lain yang prasarana
menunjang kegiatan
penyimpanan obat di
gudang RS ASRI
pada tahun 2011

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
43

2. Variable proses

Variabel proses Definisi Cara Alat Hasil ukur

operasional

Penerimaan obatKegiatan 1.Observasi 1.Pedoman Informasi


penerimaan obat 2.Wawancara mendalam observasi tentang
dari distributor 3. Telaah dokumen 2.Pedoman proses
wawancara penerimaan
3.Daftar
tilik
Penyusunan Kegiatan 1.Observasi 1.Pedoman Informasi
obat penyusunan dan 2.Wawancara mendalam observasi tentang
pengaturan stok 2.Pedoman proses
obat di ruang wawancara penyusunan
penyimpanan obat
Pengeluaran Pengeluarann 1.Observasi 1.Pedoman Informasi
obat obat dari gudang 2.Wawancara mendalam observasi tentang
farmasi RS ASRI 2.Pedoman proses
ke unit yang ada wawancara pengeluaran
di RS ASRI pada
tahun 2011
Stock opname Kegiatan RS 1.Observasi 1.Pedoman Informasi
obat ASRI dalam 2.Wawancara mendalam observasi tentang
melakukan stock 2.Pedoman proses stok
opname untuk wawancara opname
mengetahui
kuantitas dan
kualitas
persediaan obat
Pencatatan dan Kegiataan RS 1.Observasi 1.Pedoman Informasi
pelaporan ASRI dalam 2.Wawancara mendalam observasi tentang
melakukan 3. Telaah dokumen 2.Pedoman proses
pencatatan dan wawancara pencatatan
pelaporan 3.Daftar dan
tilik pelaporan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
44

3.Variable output

Variabel Definisi Cara Alat Hasil ukur

output operasional

Penyimpanan Penyimpanan 1.Observasi 1.Pedoman Hasil


obat yang obat yang 2.Wawancara observasi penyimpanan
efisien memenuhi mendalam 2.Pedoman sesuai
indikator wawancara indikator
efisiensi, yaitu efisiensi
kecocokan obat
dengan kartu
stok, banyaknya
obat kadaluarsa.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
45

BAB V

METODE PENELITIAN

5.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan desain deskriptif melalui

pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai wawancara

mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan manajemen

penyimpanan logistik farmasi di gudang farmasi RS ASRI.

5.2 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian dilaksanakan bulan Desember 2011 di Rumah Sakit ASRI Jl. Duren

tiga raya No 20, Jakarta Selatan.

5.3 Informan Penelitian

Informan penelitian ditetapkan secara langsung sesuai kriteria pemilihan

informan yaitu :

• Kesesuaian (appropriatness)

Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki yang berkaitan

dengan topik penelitian yaitu mengenai manajemen penyimpanan obat.

• Kecukupan (adequacy)

Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan persediaan farmasi di

gudang farmasi diperoleh melalui :

1. Kepala Instalasi Farmasi

2. Koordinator gudang

3. Petugas gudang

4. Koordinator obat rawat jalan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
46

5.4 Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini sebagai instrumen digunakan pedoman wawancara

mendalam untuk setiap tahap dan melakukan observasi dengan panduan formulir

observasi untuk pengamatan proses pelaksanaan manajemen penyimpanan logistik

farmasi.

5.5 Pengumpulan Data

1.Data Primer

Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan penyimpanan

logistik farmasi di Rumah Sakit ASRI, serta wawancara mendalam dengan para

pelaksana kegiatan yang terkait pada setiap tahapan dengan menggunakan pedoman

wawancara mendalam.

2.Data Sekunder

Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari telaah dokumen yang

berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan dan penyimpanan barang,

SOP, daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder lainnya yang

berhubungan dengan pelaksanaan manajemen penyimpanan logistik farmasi di RS

ASRI.

5.6 Analisis Data

Uji validitas yang dilakukan pada penelitian ini adalah dengan metode

triangulasi, dimana triangulasi yang digunakan adalah :

1. Triangulasi sumber

Membandingkan data dengan fakta dari informan yang satu dengan sumber

informan lain yang berkaitan dengan topik penelitian yaitu manajemen

penyimpanan obat.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
47

2. Triangulasi metode

Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara mendalam, juga

dilakukan dengan metode observasi.

5.7 Pengolahan Data dan Analisa data

Data yang diperoleh dari hasil wawancara mendalam, telaah dokumen

dikumpulkan dan dilakukan perbandingan dengan kepustakaan melalui pendekatan

kualitatif.

5.8 Penyajian Data

Hasil penyajian disajikan dalam bentuk tabel, hasil observasi, matriks hasil

wawancara dan dalam bentuk narasi tentang manajemen penyimpanan obat di RS

ASRI pada tahun 2011 mulai dari input yaitu SDM, anggaran, prosedur, dokumen,

sarana & prasarana ; sampai pada proses yaitu penerimaan, penyusunan, pengeluaran,

stock opname dan pancatatan/ pelaporan . Digabungkan untuk memperjelas gambaran

pengelolaan penyimpanan logistik di RS ASRI.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
48

BAB VI

HASIL PENELITIAN

6.1 Pelaksanaan penelitian

Penelitian dilakukan di gudang Farmasi RS ASRI pada bulan Desember 2011


dengan mengumpulkan data melalui observasi, penelusuran dokumen dan wawancara
mendalam.

Observasi terhadap seluruh input meliputi pengamatan terhadap kecukupan


dan kesesuaian serta kedisiplinan petugas, ketersediaan anggaran, dokumen / formulir,
prosedur dan sarana prasarana. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu
berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan obat,
pengeluaran obat, stock opname, serta pencatatan dan pelaporan. Observasi terhadap
output dilihat berdasarkan indikator efesiensi penyimpanan (kecocokan obat dengan
kartu stok, jumlah obat rusak dan kadaluarsa serta sistem penataan gudang).

Wawancara mendalam dilakukan terhadap tenaga yang terkait proses


penyimpanan obat, yaitu Kepala Instalasi Farmasi, Koordinator gudang, Koordinator
obat rawat jalan dan Petugas gudang.

Sesuai kerangka konsep pada bab sebelumnya, data yang diperoleh kemudian
diolah dan dianalisa mulai dari input (masukan) sampai pada proses dalam
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI.

6.2 Hasil penelitian

Hasil penelitian yang akan diuraikan berikut ini yaitu mengenai faktor-faktor
input/masukan (SDM, anggaran, dokumen/ formulir, prosedur, sarana & prasarana )
dan proses (penerimaan obat, penyusunan/pengaturan obat, pengeluaran obat, stock
opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait dengan manajemen
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI pada tahun 2011.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
49

Sumber informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ;

Tabel 6.1 Sumber informan penelitian

Pelaksana Umur Pendidikan Lama bekerja


(Tahun) (Tahun)
Kepala Instalasi farmasi 42 S2 3 tahun
Koordinator gudang 25 D3 2 tahun
Petugas gudang 41 SMK 4 tahun
Koordinator obat rawat jalan 26 Apoteker 2 tahun
(sumber : wawancara dengan informan)

6.2.1 Input

Input (masukan) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk dapat


melaksanakan suatu pekerjaan (Azwar, 1996). Input dalam penelitian ini terdiri dari
(SDM, anggaran, dokumen/formulir, prosedur dan sarana & prasarana).

6.2.1.1 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu input yang sangat penting
dalam suatu sistem manajemen pada sebuah organisasi. Pelaksanaan penyimpanan
obat dapat berjalan lancar bila didukung oleh kapasitas dan kualitas SDM yang
memadai.

1 Kecukupan dan Kesesuaian

Penilaian kecukupan dan kesesuaian meliputi kecukupan dalam jumlah,


pengetahuan dan keterampilan.

a. Hasil observasi mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM


SDM yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri
dari Kepala Instalasi Farmasi, Koordinator gudang dan Petugas gudang. Aspek
tenaga dalam proses penyimpanan obat di gudang farmasi tertuang dalam tabel
berikut :

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
50

Tabel 6.2 Aspek tenaga dalam proses penyimpanan obat di gudang farmasi RS
Asri tahun 2011
No Kegiatan Pelaksana
1 Penerimaan obat Petugas gudang

2 Penyusunan stok obat Petugas gudang

3 Pengeluaran obat Petugas gudang

4 Stock Opname obat Kepala Instalasi Farmasi, koordinator


gudang, petugas gudang, koordinator obat
rawat jalan
5 Pencatatan & pelaporan Kepala Instalasi Farmasi, koordinator
gudang, petugas gudang, koordinator obat
rawat jalan 4

(Sumber : Observasi dan wawancara peneliti)

Dari hasil observasi didapatkan bahwa SDM yang banyak bertugas melakukan
proses penyimpanan adalah petugas gudang dimana tugasnya juga bisa dibantu dan
dilakukan oleh koordinator gudang,
b.Hasil wawancara mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM
Hasil wawancara terhadap 3 (tiga) informan menunjukan bahwa dari aspek
jumlah SDM yang berperan dalam penyimpanan obat belum mencukupi. Penjelasan
di atas sesuai pernyataan di bawah ini :

“SDM di gudang untuk saat ini ya masih kurang, kita masih membutuhkan
tambahan SDM” (I1)

” Untuk jumlahnya masih kurang, ya minimal ada tiga orang disini jadi
tambah satu lagi yang bisa bantu saya untuk administrasi dan juga memback-
up pekerjaan petugas gudang”(I2)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
51

”Masih kurang, untuk saat ini butuh ditambah satu orang lagi, tugasnya
adalah dapat mengbackup pekerjaan saya”(I3)

“ Per maret ini kan sudah ada tambahan satu orang lagi, yang ngurus-
ngurusin administrasi, jadi Pak Ipul (petugas gudang) sekarang lebih fokus ke
ngurusin barang saja…”(I4)

Sementara untuk keterampilan dan pengetahuan dua informan menyatakan


masih perlu adanya pelatihan dan dua informan lainnya menyatakan bahwa untuk
pekerjaan di gudang latar belakang pendidikan tidak berpengaruh besar melainkan
pengalaman kerjalah yang berpengaruh. Hal tersebut sesuai pernyataan berikut :

“Masih butuh pelatihan, misalnya tentang cara pengelompokan obatnya,


untuk secara umum sudah bisa tapi untuk produk baru masih harus diberi
tahu dan diajari terlebih dulu..”(I1)

“ Pendidikan terakhir tidak begitu berpengaruh, tergantung orangnya, mau


belajar dan telaten apa tidak tetapi beda dengan pelayanan di apotik ya,kalau
itu pendidikan sangat berpengaruh. Jadi ya kalau untuk gudang tergantung
dari pribadi orangnya”(I2)

“Berpengaruh ya, kalau sudah berpengalaman sih enak, tapi kalau belum ya
susah juga”(I3)

“Pelatihan untuk meningkatkan keterampilan sepertinya memang penting


diadakan supaya kita bisa lebih terampil lagi…”(I4)

2. Kedisiplinan
Penilaian kedisiplinan meliputi ketaatan petugas dalam melaksanakan
tugasnya sesuai waktu dan aturan yang ada. Hasil observasi dan hasil wawancara
mengenai aspek kedisiplinan petugas adalah sebagai berikut :

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
52

a.Hasil observasi mengenai kedisiplinan SDM


Hasil observasi menyatakan bahwa petugas datang dan pulang tepat waktu.
Bahkan terkadang petugas gudang pulang malam dan masuk di hari sabtu untuk
menyelesaikan pekerjaan yang belum sempat dibereskan seperti merapihkan dan
menyusun obat .

Tabel 6.3 Aspek Kedisiplinan SDM yang berperan dalam proses


penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI Tahun 2011

Kegiatan Observasi Hasil Keterangan


Ya Tidak
Petugas datang dan memulai V
pekerjaan sesuai jadwal yang
ditentukan
Petugas pulang atau berhenti V
bekerja sesuai jadwal yang
ditetapkan
Petugas tidak menunda V Ada pekerjaan yang
menyelesaikan pekerjaannya tertunda seperti masih
ada obat-obat tertentu
pada hari-hari tertentu
lebih dari satu hari
belum disimpan ke rak
obat dikarenakan obat
dari distributor datang
pada hari yang
bersamaan dan pada
sore hari,terutama pada
pengiriman hari jumat
Hasil pekerjaan petugas rapi V
dan dilaporkan secara teratur

( Sumber : Observasi dan wawancara Peneliti)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
53

b.Hasil wawancara mengenai kedisiplinan SDM

Semua informan menyatakan bahwa tidak ada masalah dengan tingkat


kedisiplinan petugas, semua sudah mematuhi jam kerja yang berlaku. Hal ini sesuai
dengan penytaan berikut ini :

Hasil wawancara menyatakan bahwa :


“Sudah mematuhi jam kerja, datang sudah tepat waktu, pekerjaan
diusahakan langsung cepat selesai”(I1)

“Kalau saya inginnya pekerjaan cepat selesai dan rapih, dan semuanya
beres..”(I2)

“Yang penting bagi saya adalah loyalitas, pekerjaan yang penting beres
walaupun tidak dibayar lembur.(I3)

6.2.1.2 Anggaran
Hasil penelitian mengenai ketersediaan anggaran dan alokasinya secara lebih
mendalam sulit didapat karena minimnya hal yang dapat diobservasi dan
keterbatasan informan dalam memberi informasi mengenai anggaran untuk
penyimpanan obat. Informasi yang didapat mengenai anggaran yaitu bahwa anggaran
untuk penyimpanan dimasukan ke dalam RKAP sebagai anggaran kebutuhan gudang
farmasi setiap satu tahun yang diajukan oleh Kepala Instalasi Farmasi ke pihak
manajemen.
Hasil wawancara tentang anggaran adalah sebagai berikut :

“Dari RKAP yang pengajuannya tiap tahun, kendalanya untuk tahun 2011 ini
belum terealisasi masih tertunda karena masih mendahulukan prioritas lain”
(I1)

“Dari RKAP,bagian gudang mengajukan jumlah dan untuk pemenuhan


kebutuhan apa saja, lalu disampaikan ke bagian keuangan” (I2)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
54

”Anggarannya dari RKAP, keluarnya tuh lama bisa sampai satu tahun
tergantung dari bagian keuangannya lah”(I3)

“Anggarannya dari RKAP, disusun apa yang mau kita minta lalu diajukan ke
manajemen, jika sudah disetujui manajemen, lalu minta ke bagian pengadaan
yang akan berkoordinasi dengan bagian keuangan. Ya tapi ada kendalanya
juga, waktu pengadaannya itu tidak bisa cepat, mungkin terkendala di bagian
keuangan yang lebih memprioritaskan hal yang lain dulu” (I4)

6.2.1.3 Dokumen
a. Hasil observasi mengenai dokumen/ formulir
Berdasarkan hasil observasi formulir atau dokumen yang tersedia
untuk pencatatan dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di gudang farmasi
RS ASRI adalah sebagai berikut:

Tabel 6.4 Ketersediaan dokumen pencatatan dan pelaporan, untuk tahap


penyimpanan obat di gudang farmasi RS Asri tahun 2011

No Dokumen Ketersediaan Keterangan


Ya Tidak
1 Kartu Stok Obat V
2 Buku Penerimaan Obat V
3 Formulir pereturan obat V
4 Bukti serah terima obat V
5 Formulir permintaan obat V
6 Formulir khusus pencatatan V Ditulis pada kartu
obat rusak/kadaluarsa stock obat

(Sumber : observasi peneliti )

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
55

b. Hasil wawancara mengenai dokumen

Berdasarkan hasil wawancara dokumen yang ada sudah cukup memadai dan
cukup membantu dalam penyimpanan. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini:

“Dokumen untuk penyimpanan sudah cukup, sudah ada kartu stok…”(I1)

“Dokumen sih sudah cukup lengkap ya, ada kartu stock, formulir retur unit,
sudah ada semuanya.” (I2)

”Dari kartu stock kita bisa memantau expire date barang, bisa telusuri jika
ada kesalahan atau selisih, sudah terbantu dengan sistem IT juga, jadi ya
sudah cukup lah” (I3)

“Menurut saya untuk dokumen dan formulir yang berhubungan dengan


penyimpanan sudah ada dan sudah cukup ya …”(I4)

6.2.1.4 Prosedur
a. Hasil observasi mengenai prosedur
Prosedur penerimaan barang adalah sebagai berikut :
1. Petugas gudang menerima salinan Surat Pesanan dari bagian Pengadaan.
2. Petugas gudang menerima barang yang dibawa oleh petugas expedisi dari
supplier yang dilengkapi dengan surat jalan/faktur dengan tahap :
a. Mencocokkan Faktur/surat jalan dengan Surat Pesanan
b. Mencocokkan barang dengan Faktur/Surat jalan
c. Memeriksa keadaan fisik barang, jumlah dan tanggal kadaluarsa
d. Bila spesifikasi barang tidak sesuai dengan SP dan atau mendekati
tanggal kadaluarsa, barang harus ditolak/retur
e. Bila sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan, barang diterima,
faktur/surat jalan dibubuhi tandatangan, nama jelas dan tanggal
penerimaan, serta stempel RS.
f. Ambil 2 lembar copy faktur untuk arsip.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
56

3. Setelah barang diterima, petugas mencatat faktur/surat jalan ke dalam buku


penerimaan barang dengan mencantumkan: tanggal terima barang,tanggal
faktur/DO, nomor faktur/DO,nama supplier, nama barang, jumlah , harga
satuan, diskon, PPN, total harga, nama penerima.
4. Faktur/DO yang sudah dicatat, diserahkan kepada Koordinator Gudang untuk
konfirmasi harga.
5. Koordinator Gudang memeriksa harga di faktur apakah sudah sesuai dengan
harga yang tertera pada SP.
6. Bila sudah sesuai faktur, diinput kedalam SIRS melalui transaksi penerimaan
barang.
7. Bila tidak sesuai , faktur/DO beserta SP dikembalikan ke bagian pengadaan
untuk dilakukan pengecekan dan revisi SP.
8. Faktur dan SP yang sudah direvisi diserahkan ke Koordinator Gudang.
9. Koordinator Gudang memasukan data faktur dan SP yang sudah di revisi ke
dalam SIRS.
10. Barang yang sudah diterima secara IT, diserahkan ke petugas gudang .
11. Petugas gudang mencatat jumlah yang diterima, nama supplier, tgl kadaluarsa
ke dalam kartu stok.
12. Barang siap untuk disimpan.

b. Hasil wawancara mengenai prosedur:


Semua informan menyatakan bahwa di gudang sudah memiliki SOP
penyimpanan namun belum tersosialisasi dengan baik. Hal ini sesuai dengan
pernyataan berikut ini :

“ SOP sudah ada, dan lagi mau saya revisi khusunya untuk hal yang
berkaitan dengan proses penerimaan obat” (I1)

“ Prosedur atau SOP penyimpanan ada, tetapi saya gak inget detail isinya,
yang penting kan prakteknya sudah sesuai dan dijalankan” (12)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
57

”Ada, didalamnya dijelaskan misalnya tentang barang mana yang harus


disimpan dalam kulkas seperti vaksin, suppositoria, obat narkotik taruhnya di
lemari khusus” (13)

“ Kalau saya sendiri kurang tahu juga ya mengenai SOP penyimpanan “ (14)

6.2.1.5 Sarana dan prasarana

a. Hasil observasi mengenai sarana dan prasarana

Tabel 6. 5 Kondisi ruangan dan fasilitas pada gudang farmasi RS ASRI tahun
2011

No Variable penelitian Hasil Keterangan

ya tidak
1 Gudang penyimpanan obat V
terpisah dari ruang pelayanan
atau apotek
2 Luas gudang cukup memadai V
dan aman untuk pergerakan
petugas
3 Atap dan dinding gudang V
dalam keadaan baik dan tidak
bocor
4 Lantai dalam keadaan bersih V Lantai dibersihkan setiap hari
dan bukan tanah
5 Gudang dikunci bila tidak ada V
aktivitas dan mempunyai
kunci pengaman
6 Gudang memiliki jendela V Gudang tidak mempunyai
yang berteralis jendela

7 Gudang memilki ventilasi, V Memiliki 2 buah AC


sirkulasi udara dan
penerangan yang cukup

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
58

No Variable penelitian Hasil Keterangan

ya tidak
8 Gudang bebas dari tikus,kecoa V
dan hama lainnya serta tidak
memiliki tanda-tanda hama
hidup di dalamnya
9 Tersedia rak/lemari V Ada etalase kaca untuk
penyimpanan yang bersih dan menyimpan obat sirup, rak
tidak diletakkan langsung di kayu untuk menyimpan injeksi
atas lantai dan salep. Ada 3 rak beVsi
untuk obat.
10 Tersedia lemari khusus yang V Sudah memiliki lemari khusus
terkunci untuk penyimpanan namun kuncinya belum
Narkotik dan Psikotropik disimpan tersendiri
11 Tersedia lemari pendingin V
untuk menyimpan jenis obat
tertentu yang memerlukan
suhu dingin
12 Tersedia rak atau lemari V Tidak memiliki lemari khusus
khusus untuk obat rusak dan namun obat yang kadaluarsa
kadaluarsa ditempatkan pada ruangan
tersendiri terpisah dengan obat
yang lain .
13 Tersedia alat bantu V Alat bantu berupa troley
pemindahan obat dalam
gudang
14 Tersedia label penanda nama V Belum ada nama obat pada rak
dan jenis obat serta untuk tetapi menggunakan penamaan
memberi keterangan di berdasarkan pada nama box
rak/lemari penyimpanan obat

15 Tersedia ketentuan dilarang V


masuk ke tempat
penyimpanan obat selain
petugas
16 Tersedia alat pemadam V APAR terletak di luar gudang
kebakaran di sekitar gudang dan berada di sekitar gudang

(Sumber : Observasi peneliti)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
59

b. Hasil wawancara mengenai sarana dan prasarana :

Sarana dan prasarana yang ada masih belum mencukupi, semua informan
menyatakan bahwa di gudang farmasi masih membutuhkan tambahan sarana seperti
rak,kulkas, trolley dan perluasan gudang. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini:

“Sarana masih kurang karena overload, luas area ditambah lagi. Mau
nambah rak tapi luas area juga harus ditambah. Menambah ambalan (sekat)
yang tadinya ukuran raknya 50 cm menjadi 30 cm, kulkas untuk khusus vaksin
juga perlu” (I1)

“ Butuh kulkas, yang ada sekarang sudah tidak muat, butuh trolley untuk unit
lain karena trolley sering dipinjem apotik, rak gak akan pernah cukup dengan
area yang kecil seperti saat ini “ (I2)

“Kebutuhan jumlahnya sudah semakin banyak di gudang kami butuh kulkas


yang gede, ruang gerak pun kurang apalagi sekarang cairan banyak jadi
diluasin lagi area gudangnya dan trolley juga perlu ditambah”(I3)

“Untuk sarana sepertinya perlu ditambah trolley (kan saat ini gudang hanya
punya 2) dan itu sering dipinjam oleh apotik,, lalu perlu menambah ambalan
pada rak obat supaya lebih banyak tempat untuk menyimpan obatnya”(I4)

6.2.2 Proses

Proses yang diamati adalah mulai dari penerimaan obat, penyusunan obat,
pengeluaran obat, stock opname dan pencatatan atau pelaporan semua akitivitas
penyimpanan.

6.2.2.1 Penerimaan obat

a. Hasil observasi mengenai penerimaan obat

Penerimaan obat dilakukan oleh petugas gudang dan juga bisa dilakukan oleh
koordinator gudang maupun Kepala Instalasi Farmasi.

Yang dilakukan petugas pada saat penerimaaan adalah sebagai berikut :

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
60

1. Mencocokkan Faktur/surat jalan dengan Surat Pesanan dari sistem IT

2. Mencocokkan barang dengan Faktur/Surat jalan

3. Memeriksa keadaan fisik barang, jumlah dan tanggal kadaluarsanya

4. Menerima barang tersebut dan membubuhi nama jelas dan tanggal


penerimaan, serta stempel rumah sakit pada faktur/surat jalan tersebut

5. Mengambil 2 lembar copy faktur sebagai arsip.

6. Koordinator gudang mencatat faktur / surat jalan ke dalam buku penerimaan


barang dengan mencantumkan : tanggal terima barang ,tanggal faktur, nomor
faktur, nama suplier, nama barang, jumlah, harga satuan, diskon, PPN, total
harga dan nama penerima.

b.Hasil wawancara mengenai penerimaan obat :

Penerimaan obat dapat dilakukan oleh petugas gudang , koordinator gudang


maupun Kepala Instalasi Farmasi. Penerimaan dilakukan berdasarkan kecocokan
jumlah yang dipesan dan masa kadaluarsanya. Kendala yang dihadapi saat
penerimaan adalah petugas tidak memegang surat pesanan sehingga harus melihat
terlebih dahulu ke sistem IT. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini :

“Penerimaan adalah bisa oleh koordinator gudang dan juga petugas gudang.
Kendalanya kita gak pegang PO jadi tidak bisa serta merta terima barang,
jadi harus langsung buka antrian penerimaan barang di sistem IT” (I1)

“ Terima barang sebenarnya adalah kewajiban petugas gudang, tapi saya


ataupun ke Ibu juga bisa dan boleh terima.Yang diperiksa yaitu jumlahnya,
kesesuaian barang yang dipesan sesuai PO (surat pesanan) apa tidak dan
juga masa expire datenya”(I2)

”Penerimaan itu tugas saya, yang diperiksa adalah jumlahnya, expire date,
kendalanya kalau gak sesuai PO, pengennya sesuai dengan no batch pada
faktur , tapi itu bukan jadi masalah,yang terpenting adalah masa expire date
nya”(I3)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
61

“Di Apotik sih penerimaan barang dari distributor kan dilakukan kalau di
gudang tutup saja misalnya seperti hari sabtu, pada saat penerimaan yang
dilakukan adalah hanya mencocokan barang dengan faktur saja, kalau di
gudang kan bisa liat sistem IT (mencocokan dengan surat pesanan)”(14)

6.2.2.2 Pengaturan dan penyusunan obat

a. Hasil observasi pengaturan dan penyusunan obat :

Tabel 6.6 Pengaturan dan penyusunan obat

No Variabel penelitian Hasil Keterangan

Ya Tidak
1 Obat disimpan dalam V
gudang/ruangan khusus
untuk obat, tidak dicampur
dengan peralatan lain
2 Obat diletakkan di atas V
rak/lemari penyimpanan,
tidak langsung di atas lantai
3 Tablet,kapsul dan obat V
kering lainnya disimpan
dalam wadah kedap udara di
rak atas
4 Obat cair, salep dan obat V Obat cair seperti sirup
suntik disimpan di rak disimpan terpisah dalam
tengah etalase kaca, obat salep
disimpan di rak bawah
dan obat suntik disimpan
di rak tengah sampai rak
atas
5 Obat yang rusak / V Obat kadaluarsa masih
kadaluarsa disimpan dalam tersimpan di gudang
lemari khusus dan tidak karena menunggu proses
diletakkan di dalam gudang penghapusan namun
sudah dipisahkan
tersendiri dengan obat
yang masih terpakai.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
62

No Variabel penelitian Hasil Keterangan

Ya Tidak
6 Obat disusun secara V Belum ada label tanda
alfabetis dan sesuai jenis obat, label nama obat
dan bentuk sediaan serta masih menggunakan
diberi label tanda nama di kardus obat. Obat
sudah disusun secara
alfabetis dan berdasarkan
bentuk sediaan.
7 Obat yang membutuhkan V Obat-obat yang harus
suhu dingin disimpan dalam disimpan di kulkas seperti
kulkas vaksin, supositoria,
insulin dll
8 Narkotik dan psikotropik V Sudah ditempatkan pada
disimpan dalam lemari lemari khusus obat
khusus dan dikunci narkotik dan psikotropik
namun kuncinya tidak
dipegang atau disimpan
oleh petugas melainkan
menggantung di lemari
tersebut.
9 Penyimpanan obat memakai V
prinsip FIFO(first In First
Out) dan FEFO (First
Expire First Out)
10 Obat padatan dipisahkan V
dari cairan
11 Pencatatan secara teratur V Pengisian kartu stok
terhadap obat yang masuk sudah baik, setiap obat
dan keluar yang masuk dan keluar
dicatat ke dalam kartu
stok. Kartu stok diletakan
di dekat obat.
12 Obat disimpan dalam V
gudang/ruangan khusus
untuk obat, tidak dicampur
dengan peralatan lain
(Sumber : observasi peneliti)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
63

b. Hasil wawancara mengenai pengaturan atau penyusunan obat


Penyusunan obat dilakukan secara alfabetis, berdasarkan bentuk sediaan dan
menerapkan sistem FIFO dan FEFO. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut ini :

“Penyusunan berdasarkan pengelompokan jenis obat dan kategori dan juga


alfabetis, sistem FIFO dan FEFO nya juga sudah dilaksanakan” (I1)

“Obat sudah disusun secara alfabetis, tetapi masalahnya misalnya tempat


barang b kosong, barang c datang dan tempat di c penuh, jadinya barang c
ditaruh di tempat b, memang sih masih berdekatan dengan c tapi kan bête
juga nyari-nyarinya kalau begitu dan sempet sudah disusun alfabetis
berurutan misalnya ab lalu ac tapi mulai kesini yang sudah gak berurutan
lagi walaupun masih alfabetis”(I2)

“ Alfabetis, fifo, dan sesuai bentuk sediaan yang tablet di tablet, yang cream
di cream, obat kulkas di kulkas dan narkotik taruh di lemari khusus narkotik”
(I3)

“ Tentang penyusunan obat di gudang kalau untuk aku yang jarang berada di
gudang tapi sekali waktu suka ngambil obat di gudang si sudah lumayan
mudah mencarinya karena kan peletakkannya sesuai dengan bentuk sediaan
sama abjad…”(I4)

6.2.2.3 Pengeluaran obat

a. Hasil observasi mengenai pengeluaran Obat


Pengeluaran obat dilakukan ketika petugas gudang menyiapkan permintaan
unit. Petugas gudang mencatat ke dalam kartu stok setiap barang yang dikeluarkan,
mencatat jumlah barang yang keluar, sisa stok akhir, unit yang meminta serta
mencantumkan inisial nama. Proses pengeluaran barang juga dapat sekaligus
melakukan penghitungan jumlah fisik dan mencocokan dengan kartu stok (stock
opname harian).

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
64

b. hasil wawancara mengenai pengeluaran obat :


Menurut informan , setiap pengeluaran obat dicatat di kartu stok dan dalam
mengambil atau memindahkan barang dilakukan secara hati-hati. Hal ini sesuai
dengan pernyataan berikut ini :

“ Pengeluaran obat sih tinggal dicatat di kartu stok tanggal berapa ,


jumlahnya berapa, unit mana yang meminta. Kalau sudah siap lalu telepon
unit untuk mengambilnya ke gudang”(I2)

“Pengeluaran barang harus hati-hati, pernah saya memecahkan obat


harganya hampir 200.000 ya saya harus ganti sendiri. Tuk administrasinya
ya biasalah dicatat di kartu stock jumlah dan unit yang meminta, sekaligus
dilihat ED nya.”(I3)

6.2.2.4 Stock opname


a. Hasil observasi mengenai stock opname
Stock opname dilakukan tiga kali dalam setahun yaitu setiap 4 bulan sekali.
Yang dilakukan saat stock opname adalah sebagai berikut :
 Membuat daftar jumlah semua persediaan farmasi yang ada di gudang farmasi.
 Menghitung jumlah persediaan farmasi yang ada dan memeriksa tanggal
kadaluarsanya.
 Memisahkan obat yang sudah kadaluarsa.
 Mencatat tanggal dilakukannya stok opname, jumlah sisa barang yang ada dan
tanggal kadaluarsanya serta keterangan stok opname pada kartu stok.
 Merekapitulasi semua kartu stock yang sudah selesai dilakukan penghitungan
ke dalam daftar semua persediaan gudang yang sudah disusun sebelumnya
 Memasukan data tersebut ke dalam sistem SIRS.
 Membuat laporan stok opname dari data SIRS.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
65

Dari laporan stok opname ini bisa didapatkan data mengenai jumlah
perbekalan farmasi yang dimiliki, baik secara fisik barang maupun secara sistem IT.
Dan dari laporan stok opname ini dapat diperoleh data perbekalan mana saja yang
sudah kadaluarsa dan mendekati masa kadaluarsa, sehingga dapat dijadikan bahan
acuan perencanaan dan pengadaan periode selanjutnya.

b. Hasil wawancara mengenai stock opname :


Semua informan menyatakan bahwa stok opname sudah dilakukan secara rutin setiap
4 bulan sekali. Kendala yang dihadapi saat stok opname adalah kurangnya tenaga dan
sistem IT yang belum bisa menampilkan data waktu berjalan. Hal ini sesuai dengan
pernyataan berikut ini :
” Stock opname dilakukan 3 kali tiap tahun, saya yang bertanggungjawab
untuk itu, kendalanya ketika SO adalah kurang tenaga, sistem entry data
masih ada kendala juga yaitu kurang akurat karena sistem data di IT belum
bisa menampilkan data waktu berjalan, tapi untuk gudang hal itu tidak
begitu bermasalah..”(I1)

” Satu tahun dilaksanakan 3 kali jadi SO dilakukan setiap 4 bulan,


kendalanya ketika entry data, masih saja ada data yang salah, aku harus cek
satu-satu lagi di sistem IT “(I2)

“Stock opname besar dilakukan 3 kali dalam setahun,setiap hari pun ada
stock opname rutin. Ketika ngambilin barang untuk unit kan juga dilihat
jumlah fisik dan dicocokan dengan kartu stock dan dilihat juga ED”(I3)

“ Dalam setahun ini sudah dilakukan 3 kali, kendala pada saat stock opname
terutama untuk di apotik adalah transaksi waktu berjalan jadi petugas harus
mencatat dengan tepat dan benar waktu transaksi, tapi untuk di gudang hal
itu ya bukan menjadi kendala …”(I4)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
66

6.2.2.5 Pencatatan dan pelaporan


a. Hasil observasi mengenai pencatatan dan pelaporan
Pencatatan obat masuk dan keluar dilakukan di kartu stok. Pencatatan kartu
stock sudah dilakukan dengan baik. Setiap ada obat yang masuk dan keluar dicatat ke
dalam kartu stock, namun pernah juga ditemukan terdapat obat yang sudah masuk ke
dalam rak penyimpanan tetapi belum dicatat di dalam kartu stok. Hal tersebut
teridentifikasi ketika ingin mencatat pengeluaran barang namun terjadi perbedaan
antara jumlah fisik obat yang ada dengan jumlah di kartu stok, setelah ditelusuri
ternyata petugas gudang belum mencatat obat yang masuk ke kartu stok, ataupun
petugas gudang belum mencatat pengeluaran obat pada hari sebelumnya.
Laporan dibuat oleh Koordinator Gudang dan Koordinator Obat Rawat jalan
yang selanjutnya diserahkan ke Kepala Instalasi Farmasi. Laporan yang dibuat oleh
Koordinator gudang menggunakan data- data yang diinput oleh petugas gudang.

b. Hasil wawancara mengenai pencatatan dan pelaporan


Pencatatan dan pelaporan sudah rutin dilakukan secara periodic setipa bulannya.
Pelaporan dibuat oleh koordinator gudang dan coordinator obat rawat jaln kepada
Kepala Instalasi Farmasii.

“Laporan dibuat secara periodik, biasanya setelah SO kita buat rekapan


untuk obat-obatan yang slow moving dan mulai Expire, laporan bulanan juga
ada seperti berapa barang yg diterima, berapa yg keluar dan stok akhirnya.
Ini kaitannya juga dengan laporan kinerja gudang farmasi. Kendalanya data
yang ada masih semi manual artinya ada beberapa data yang harus minta
dulu ke IT”(I1)

”Laporan tiap bulan dibuat, saya buat dulu lalu diserahkan ke Kepala
Instalasi Farmasi biar direvisi dan dirapihkan ..”(I2)

”Kalau laporan saya sih tidak buat, saya hanya input transaksi pengiriman
barang ke unit, kalau urusan laporan yang buat koordinator gudang…”(I3)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
67

“Laporan yang berkaitan dengan penyimpanan biasanya laporan setelah


stock opname, itu juga kan bagian dari laporan kinerja farmasi. Dari laporan
stok opname kan terlihat tuh obat-obat yang akan mendekati ED, maka
barang-barang tersebut saya pantau pergerakannya dan saya catat lalu
dibuat laporannya tiap bulan “(14)

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
68

BAB VII

PEMBAHASAN

Pembahasan yang akan diuraikan berikut ini diharapkan dapat menjawab


tujuan khusus penelitian yaitu mengetahui gambaran faktor-faktor input/masukan
(Sumber daya manusia, dokumen, sarana dan prasarana serta prosedur) dan proses
(penerimaan obat, penyusunan stok obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta
pencatatan dan pelaporan) dalam manajemen penyimpanan obat di gudang farmasi RS
ASRI pada tahun 2011. Namun sebelumnya akan diuraikan terlebih dahulu mengenai
keterbatasan dalam penelitian ini :

7.1 keterbatasan penelitian

Dalam melakukan penelitian ini terdapat beberapa keterbatasan antara lain :

1. Penelitian ini hanya dilakukan di gudang farmasi saja. Penelitian terhadap


proses penyimpanan obat tidak dilakukan pada apotek dan unit lain yang
kebutuhan obatnya dipasok dari gudang farmasi, sehingga tidak dapat
mewakili bagaimana manajemen penyimpanan obat di RS ASRI.
2. Penelitian ini hanya memberi gambaran secara umum mengenai manajemen
penyimpanan obat melalui variable yang tersedia di gudang farmasi, sehingga
tidak dapat mewakili bagaimana penyimpanan obat RS ASRI secara
keseluruhan.
3. Penelitian ini hanya menggunakan data yang diperoleh melalui wawancara
mendalam dan observasi dari pihak gudang farmasi dan kurang menggali
informasi dari pihak manajemen puncak RS ASRI.

7.2 Pembahasan Hasil penelitian

Pembahasan diuraikan sesuai hasil penelitian pada bab sebelumnya, yaitu


mengenai faktor-faktor input / masukan (SDM, formulir, prosedur serta sarana dan
prasarana), proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
69

opname serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait dengan manajemen


penyimpanan obat di RS ASRI pada tahun 2011.

7.2.1 INPUT

Input merupakan bagian dari sistem yang menjadi awal dapat berjalannya
suatu sistem. Idealnya input yang baik dapat menunjang terlaksananya proses secara
baik dan menghasilkan output yang optimal.

7.2.1.1 Sumber Daya manusia (SDM)

1. Kecukupan dan kesesuaian SDM

Pelaksanaan penyimpanan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi RS ASRI


dilakukan oleh tenaga kerja di Gudang farmasi RS ASRI. Berikut ini gambaran
jumlah tenaga kerja di Gudang Farmasi RS ASRI tahun 2011

Tabel 7.1

Gambaran tenaga kerja di Gudang Farmasi RS ASRI tahun 2011

Jabatan Jumlah Umur Pendidikan

(Tahun)
Kepala Instalasi Farmasi 1 orang 42 S2

Koordinator gudang 1 orang 25 D3

Petugas gudang 1 orang 41 SMK

Dalam pelaksanaan penyimpanan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi RS


ASRI, sumber daya manusia yang terlibat yaitu seorang Kepala Instalasi Farmasi
yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan Instalasi Farmasi, seorang
Koordinator Gudang sebagai kepala dan penanggung jawab gudang dan seorang
petugas gudang yang bertanggung jawab mengurusi barang.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
70

Menurut Pedoman Pengelolaan Gudang (Depkes,1996 dalam Irene 2010),


personil atau tenaga kerja yang harus tersedia dalam pengelolaan gudang yakni terdiri
dari Atasan kepala gudang, Kepala Gudang, Pengurus Barang dan Staf Pelaksana.
Adapun perbandingan tenaga di gudang farmasi dapat dilihat pada tabel berikut :
Berdasarkan buku petunjuk/pedoman pengelolaan gudang penyimpanan (Depkes,
1996)

Tabel 7.2

Perbandingan Tenaga Gudang Farmasi

Buku pedoman pengelolaan gudang SUB GUDANG FARMASI


penyimpanan (Depkes,1996)

Atasan kepala gudang 1 orang Kepala Instalasi farmasi

Kepala gudang 1 orang Koordinator gudang

Pengurus barang Petugas gudang dan koordinator gudang

Pelaksana 1 orang petugas gudang

Berdasarkan observasi dan wawancara dibandingkan dengan pedoman


tersebut didapatkan hasil bahwa tenaga kerja di gudang Farmasi RS ASRI masih
kurang karena untuk tugas pengurusan barang dilakukan oleh Koordinator gudang dan
Petugas gudang yang harus bersamaan juga melaksanakan tugas lainnya.

Menurut Handoko Karjantoro (2004), indikator kinerja terdiri dari empat


unsur utama yaitu hasil kerja, perilaku, kompetensi dan potensi. Dalam penelitian ini
hasil kerja diukur berdasarkan ketepatan waktu pelaporan. Dari hasil observasi dan
wawancara, pekerjaan koordinator gudang seperti tugas pencatatan penerimaan obat
di buku penerimaan obat sering tertunda dan menumpuk sampai beberapa bulan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
71

dikarenakan lebih mengutamakan dulu pekerjaan lainnya seperti membuat


perencanaan kebutuhan, mengurusi persediaan, memasukan data-data ke sistem
informasi dan membuat laporan-laporan terkait pengelolaan perbekalan farmasi di
gudang.

Petugas gudang memliki tanggung jawab seperti melakukan penerimaan


barang, menyiapkan defecta/permintaan unit, mendistribusikan barang ke unit serta
tugas administrasi lainnya seperti memasukan data pengiriman dan distribusi obat.
Dengan banyaknya tanggung jawab ini petugas gudang sering mengalami kesulitan
dalam penyusunan barang. Sering terjadi penumpukan beberapa obat-obatan pada
hari-hari tertentu dan ini dapat terjadi lebih dari satu hari terutama di hari jumat
sampai hari senin. Petugas gudang belum sempat membereskan barang-barang
tersebut dikarenakan banyaknya obat yang datang bersamaan pada siang sampai sore
hari . Jam kerja petugas adalah dari hari Senin sampai Jumat, dari jam 8.00-17.00.
Banyaknya tugas ini juga menyebabkan pendistribusian ke unit menjadi tidak tepat
waktu. Hal ini dikarenakan petugas gudang juga harus menyiapkan permintaan
seluruh unit yang ada di rumah sakit bersamaan dengan tugas yang lainnya. Barang
yang harus diurus pun jumlahnya banyak yaitu mencapai 2444. (Sumber :
Formularium RS ASRI tahun 2011)

Berdasarkan formularium RS ASRI tahun 2011, perbekalan farmasi yang


dimiliki oleh gudang farmasi RS ASRI adalah sebagai berikut :

Tabel 7.3

Jumlah perbekalan farmasi di Gudang Farmasi RS ASRI tahun 2011

Jenis perbekalan farmais Jumlah jenis/macam Jumlah (berdasarkan


merek)

Obat 92 jenis 1493 obat

Alat kesehatan 56 jenis 951 alkes

Total 148 jenis 2444

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
72

Dengan jumlah persediaan farmasi yang cukup banyak dan beban tugas yang
banyak maka perlu adanya penambahan SDM di gudang farmasi untuk membantu
pelaksanaan tugas penyimpanan di gudang dan membantu tugas dari Koordinator
gudang. Dan pada bulan Maret 2012 terdapat penambahan satu orang SDM yang
bertugas membantu pekerjaan koordinator gudang seperti, tugas administrasi dan
pengelolaan barang di gudang serta membantu pekerjaan petugas gudang dengan jam
kerja dari Senin-Sabtu. Sehingga pada hari Sabtu dapat menyelesaikan penyusunan
obat yang tertunda di hari Jumat. Dengan adanya penambahan SDM ini diharapkan
dapat mengatasi masalah yang ada di gudang farmasi sehingga tidak ada lagi
penumpukan barang lebih dari satu hari, distribusi ke unit menjadi tepat waktu dan
pekerjaan administrasi beserta laporannya dapat dilaksanakan tepat waktu.

Hanya petugas gudang yang tidak memiliki latar pendidikan sesuai dengan
tugas dan tanggungjawabnya, latar belakang pendidikanya adalah SMK. Namun latar
belakang pendidikan ini tidak menjadi penghambat pelaksanaan proses penyimpanan
obat, karena pengalaman dan keterampilan yang dimilikinya dinilai telah mencukupi.
Untuk menambah pengetahuan dan keterampilannya diperlukan adanya pelatihan-
pelatihan seperti tata cara pengelompokan jenis obat dan pelatihan yang berkaitan
dengan penyimpanan obat di gudang. Pelatihan yang ada saat ini belum mencukupi
sehingga perlu dibuatkan program-program pelatihan. Dengan adanya program
pelatihan diharapkan dapat meningkatkan keterampilan dan pengetahuan petugas
dalam pengelolaan barang di gudang.

2. Kedisiplinan SDM

Dari segi kedisiplinan, berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa petugas


sudah datang dan pulang tepat waktu. Hasil pekerjaan petugas rapih dan dilaporkan
secara teratur. Berdasarkan hasil wawancara, setiap petugas saling mengerti dan
memahami tugasnya masing-masing, serta cukup menyadari bahwa mereka
mempunyai tanggungjawab yang harus diselesaikan seperti, pada petugas gudang
yang menyadari bahwa ketika pekerjaannya belum selesai dia akan melaksanakan
tugasnya sampai selesai walaupun harus dikerjakan sampai malam hari ataupun hari
libur. Jadi kedisiplinan petugas tidak ada masalah bagi gudang farmasi RS ASRI.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
73

7.2.1.2 Anggaran

Pembahasan mengenai anggaran tidak dapat dibahas secara mendalam karena


hasil penelitian hanya sebatas pada asal atau sumber dana untuk penyimpanan obat.
Masalah-masalah yang terkait dengan penganggaran hanya secara garis besarnya
saja dan tidak dapat dibahas secara mendalam.

Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa anggaran untuk penyimpanan


obat merupakan bagian dari anggaran yang diajukan oleh gudang farmasi RS ASRI ke
Manajemen setiap tahunnya melalui RKAP. Setelah disetujui oleh pihak manajemen
maka gudang farmasi dapat meminta kebutuhannya kepada bagian pengadaan, lalu
bagian pengadaan akan berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk dapat
merealisasikan permintaan dari gudang. Namun kendala yang sering dihadapi adalah
anggaran yang sudah disetujui tersebut tertunda, tidak sesuai jadwal yang ditentukan
dikarenakan mendahulukan prioritas yang lainnya.

7.2.1.2 Dokumen

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diketahui bahwa ketersediaan


formulir untuk pencatatan dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di gudang
farmasi RS ASRI sudah mencukupi. Terdapat kartu stok obat, buku penerimaan obat,
formulir pereturan obat, bukti serah terima obat dan formulir permintaan obat.
Dokumen dan formulir ini sudah diisi secara baik dan teratur. Dokumen dan formulir
ini dijadikan sebagai bahan laporan gudang farmasi.

Tidak tersedianya formulir pencatatan khusus untuk obat rusak atau


kadaluarsa tidak begitu menghambat proses penyimpanan obat ,karena pencatatan
obat rusak/kadaluarsa dapat dilakukan di kartu stock obat saat stock opname.
Sehingga jika ingin mengetahui informasi mengenai obat rusak/kadaluarsa cukup
dilihat di kartu stok dan sistem IT.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
74

7.2.1.4 Prosedur

Hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa prosedur penyimpanan


obat sudah tersedia dan pernah disampaikan kepada petugas di gudang walaupun
petugas tidak mengetahui secara detail semua isi prosedur tersebut. Untuk saat ini
prosedur penyimpanan sedang direvisi kembali oleh Kepala Instalasi Farmasi.
Khususnya pada bagian proses penerimaan yang sering menjadi kendala pada saat
penerimaan yaitu yang terkait dengan pemeriksaan antara jumlah fisik barang yang
datang dengan yang tertera di faktur. Padahal faktur tidak selalu cocok dengan apa
yang dipesan. Untuk menghindari kesalahan itu maka sebaiknya dicocokan dengan
surat pesanan yang telah dibuat. Namun selama ini surat pesanan hanya dipegang oleh
bagian pengadaan yang letaknya terpisah dari gudang. Gudang hanya mempunyai
data surat pesanan di sistem IT saja. Hal ini dapat menghambat proses penerimaan
barang ketika terjadi gangguan pada sistem IT.

Dengan adanya revisi ini diharapkan dapat membantu petugas dalam proses
penerimaan barang. Prosedur yang dibuat ini dapat membantu petugas dalam
melakukan proses penyimpanan obat. Oleh sebab itu penting bagi petugas di gudang
untuk mengetahui dan melaksanakannya.

7.2.1.5 Sarana dan prasarana

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa ada beberapa


sarana yang masih dibutuhkan yaitu kulkas, trolley, rak yang lebih banyak dan
perluasan area gudang .

Pada bulan Januari 2011 gudang memiliki 2 kulkas, namun dengan makin
banyaknya jumlah dan item obat yang ada maka semua petugas di gudang
menyarankan untuk menyediakan tambahan kulkas.

Untuk trolley jumlahnya masih kurang karena saat ini hanya punya 2 trolley,
itupun sering dipakai dan dipinjam oleh unit farmasi sehingga petugas sering
kesulitan ketika menyiapkan permintaan dari unit lain. Maka gudang juga
membutuhkan tambahan trolley untuk memudahkan pendistribusian ke unit.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
75

Rak yang ada saat ini masih kurang, terdapat banyak sisa obat-obatan yang
tidak muat diletakkan di raknya sehingga harus diletakan terpisah bukan pada
tempatnya. Obat-obatan tersebut dikumpulkan pada rak tersendiri dan hal ini
menyulitkan petugas dalam penyusunan obat. Dengan makin beragamnya item dan
meningkatnya jumlah obat maka gudang membutuhkan rak yang lebih banyak untuk
tempat penyimpanan. Pallet yang dimiliki pun masih terbatas jumlahnya.

Untuk area gudang, semua petugas menyatakan bahwa perlu adanya perluasan
gudang karena saat ini area yang ada terlalu sempit untuk obat-obat yang tersedia dan
perluasan ini dimaksudkan untuk memudahkan pergerakan petugas dalam bekerja.

Jadi sarana yang masih perlu ditambahkan adalah trolley, rak untuk lebih
banyak memiliki tempat untuk penyimpanan obat, palet dan juga diadakan perluasan
gudang. (Pada bulan Maret 2012 sudah ada tambahan kulkas).

7.2.2 PROSES

7.2.2.1 Penerimaan Obat

Penerimaan obat dapat dilakukan oleh petugas gudang dan koordinator


gudang. Pelaksanaan pemeriksaan obat yang datang sebelum obat diterima dan
disimpan adalah hal yang sudah sesuai dengan prosedur. Petugas memeriksa dan
mencocokan jumlah dan kesesuaian barang yang datang dengan faktur yang ada,
memeriksa waktu kadaluarsanya dan juga melihat kondisi fisiknya.

Kendala pada saat penerimaan adalah petugas tidak memegang salinan surat
pesanan sehingga harus dilihat di sistem komputer terlebih dahulu. Proses penerimaan
dapat terhambat ketika terjadi gangguan pada sistem IT. Sistem IT yang baik dan
canggih akan mempengaruhi kelancaran proses penerimaan barang.

Penerimaan barang banyak terjadi di hari Jumat terutama dari siang sampai
sore hari. Hal ini dikarenakan pembelian dan pengadaan yang dilakukan satu minggu
sekali. Alur perencanaan pembelian adalah koordinator gudang menyerahkan daftar
perencanaan ke Kepala Instalasi Farmasi. Setelah disetujui oleh Kepala Instalasi
Farmasi daftar tersebut diserahkan ke Manager Penunjang Medik untuk mendapatkan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
76

persetujuan. Alur yang cukup panjang ini membutuhkan waktu 3- 4 hari sehingga
pengadaannya pun baru bisa dilakukan pada hari Kamis ataupun Jumat. Hal inilah
yang menyebabkan penerimaan barang banyak terjadi di hari Jumat dan Sabtu. Pada
hari Sabtu gudang tutup sehingga penerimaan barang dilakukan di apotik. Petugas di
apotik memeriksa barang yang diterima berdasarkan faktur saja karena mereka juga
tidak memegang surat pesanan. Hal ini dapat menyebabkan barang yang diterima
tidak sesuai dengan surat pesanan yang telah dibuat.

Dengan adanya penambahan satu orang petugas yang masuk di hari Sabtu
maka penerimaan barang di hari Sabtu bisa dilakukan di gudang. Hal ini diharapkan
dapat membantu memperlancar proses penerimaan barang.

7.2.2.2 Pengaturan atau penyusunan Stok obat

Pengaturan atau penyusunan obat yang sesuai prosedur dapat memudahkan


petugas dalam pencarian, menghitung dan mengetahui jumlah persediaan dengan
lebih akurat, mudah diawasi, serta mudah dalam pengendaliannya. ( Depkes RI (1990)
dikutip dari Suryadana (2001) dan Septi muharomah (2008)).

Hasil observasi menunjukan bahwa tata cara pengaturan atau penyusunan stok
obat sudah cukup baik namun masih ada beberapa ketentuan penyimpanan obat dari
Depkes (2003) yang belum terpenuhi. Hal-hal yang belum sesuai prosedur yaitu
belum ada nama label obat pada rak obatnya, obat yang rusak atau kadaluarsa tidak
disimpan di ruangan khusus, namun masih disimpan di dalam gudang. Hal ini tidak
sesuai dengan ketentuan penyimpanan yang menyatakan bahwa obat yang rusak atau
kadaluarsa harus diletakkan di luar gudang agar diketahui dengan jelas bahwa obat
tidak dapat dipakai lagi. Namun menurut informan untuk penghapusan diperlukan
bukti fisik obat-obat tersebut. Oleh karena itu obat tetap disimpan di dalam gudang
dan dipisahkan dengan menyimpannya di ruangan khusus

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara didapatkan obat sudah disusun


secara alfabetis, berdasarkan bentuk sediaan dan juga sudah memperhatikan sistem
FIFO dan FEFO. Namun ditemukan adanya obat pemakaian dalam dan obat
pemakaian luar disimpan pada satu etalase dan rak yang sama. Hal ini dikarenakan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
77

jumlah rak yang tersedia belum mencukupi sehingga saat ini masih disusun berdasar
bentuk sediaan, belum memisahkan antara obat dalam dan obat luar. Belum adanya
label obat pada rak menyebabkan peletakkan obat berdasarkan tempat yang kosong
namun tetap disusun secara alfabetis.

Penyusunan obat di gudang farmasi RS ASRI sudah cukup baik namun masih
perlu ditingkatkan lagi dan perlu didukung sarana dan prasarana yang memadai.
Kecukupan sarana terutama jumlah rak akan sangat membantu proses penyusunan
obat.

7.2.2.3 Pengeluaran obat

Pengeluaran obat dilakukan ketika ada permintaan dari unit. Petugas mencetak
formulir permintaan unit dan mengeluarkan barang sesuai dengan jumlah yang
diminta. Pengeluaran barang dilakukan secara hati-hati dan sudah memperhatikan
sistem FIFO & FEFO.

Proses pengeluaran obat yaitu petugas mencatat di kartu stok, unit mana yang
meminta, jumlahnya, dan menghitung sisa stok akhir yang ada. Apabila sisa stok
akhir sudah sedikit dan kosong maka petugas mencatatnya ke dalam buku permintaan.
Untuk selanjutnya diserahkan ke koordinator gudang agar disediakan pada daftar
perencanaan selanjutnya. Petugas meletakkan barang yang sudah dikeluarkan ke
dalam trolley ataupun kardus. Jumlah trolley yang ada masih kurang sehingga
menghambat petugas dalam meletakkan dan menyiapkan permintaan unit.

Kecukupan sarana berupa trolley dan pelaksanaan yang sesuai akan


memudahkan petugas dalam proses pengeluaran barang, sehingga dapat terjaga
kuantitas, kualitas barang dan mempengaruhi kelancaran distribusi ke unit.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
78

7.2.2.4 Stock opname

Stock opname obat dilakukan untuk mengetahui jumlah dan kualitas


persediaan dalam kurun waktu tertentu sesuai yang diinginkan. Dalam prosesnya
stock opname obat juga dapat digunakan untuk mengatur ulang persediaan obat agar
sesuai dengan prosedur yang ditentukan.

Stock opname sudah rutin dilakukan 3 kali dalam setahun yaitu tiap 4 bulan
sekali. Yang bertanggung jawab atas stock opname di gudang adalah Kepala Instalasi
Farmasi. Kendala yang dihadapi pada saat stock opname adalah kurangnya tenaga
untuk menghitung jumlah persediaan obat yang ada dan sistem IT yang belum dapat
menampilkan data secara akurat. Sistem IT yang ada belum bisa menampilkan waktu
berjalan pada saat dilakukan stock opname. Tentunya hal ini akan menyulitkan untuk
bagian pelayanan seperti farmasi (apotik) yang banyak melakukan transaksi, namun
untuk gudang sendiri hal itu tidak berpengaruh besar.

Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname yaitu dengan menghitung
jumlah fisik barang yang ada, dilihat kondisi fisiknya dan juga dicatat masa
kadaluarsanya. Jumlah barang yang dihitung dicocokan dengan jumlah yang ada di
kartu stok,lalu dari kartu stok dicocokan dengan sistem di computer.

Dari hasil stock opname tersebut dapat diperoleh data jumlah dan kualitas
persediaan yang ada di gudang. Obat-obatan yang rusak, mendekati masa kadaluarsa
dan sudah kadaluarsa dapat terlihat pada saat stock opname. Obat-obatan yang rusak
dan sudah kadaluarsa dipisahkan dari obat yang lain.

Hasil stock opname dapat dijadikan acuan untuk pemantauan selanjutnya


terhadap obat-obatan yang masa kadaluarsanya dalam kurun waktu dekat. Hasil stok
opname ini selanjutnya dibuatkan laporan oleh Kepala Instalasi Farmasi dan
dijadikan sebagai salah satu tolak ukur kinerja farmasi.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
79

7.2.2.5 Pencatatan dan pelaporan

Sarana pencatatan yang berhubungan dengan penyimpanan di gudang farmasi


yaitu berupa kartu stok obat sudah tersedia dan cukup memadai. Pencatatan ke dalam
kartu stok sudah dilakukan dengan cukup baik. Namun peneliti pernah menemukan
bahwa stok fisik berbeda dengan jumlah di kartu stok. Setelah ditelusuri ternyata
petugas belum melakukan pencatatan ke dalam kartu stok dikarenakan pada saat itu
ada permintaan unit yang cito/segera sedangkan barang tersebut belum selesai
dibereskan dan dimasukan ke dalam rak penyimpanan. Hal seperti inilah yang
menyebabkan data yang ada di kartu stok menjadi tidak sesuai. Maka petugas perlu
meningkatkan lagi kedisiplinan dan keteraturannya dalam pencatatan di kartu stok.

Pencatatan yang dilakukan di kartu stok adalah stok awal, jumlah obat yang
diterima, jumlah obat yang dikeluarkan serta sisa persediaan yang ada di gudang.
Laporan dibuat secara rutin tiap bulan oleh koordinator gudang dan coordinator obat
rawat jalan. Bahan laporan berasal dari dokumen dan formulir yang ada di gudang
farmasi RS ASRI. Petugas gudang juga berperan penting untuk memberikan laporan
yang baik. Karena setiap data dan laporannya akan disampaikan ke koordinator
gudang untuk diolah dan selanjutnya dijadikan laporan ke Kepala Instalasi Farmasi.

Alur pelaporannya adalah dari Koordinator gudang dan Koordinator obat


rawat jalan menyerahkan laporannya ke Kepala Instalasi Farmasi untuk dilihat dan
direvisi, lalu selanjutnya dibuat sebagai laporan kinerja farmasi yang akan rutin
dilaporkan ke pihak manajemen RS ASRI.

Pencatatan yang baik dan didukung oleh kelengkapan dokumen/formulir akan


sangat membantu proses pembuatan laporan, sehingga diharapkan laporan tersebut
dapat dijadikan bahan evaluasi dan pengendaliaan oleh pihak manajemen dan gudang
farmasi RS ASRI.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
80

3.OUTPUT

Output yang diteliti adalah penyimpanan di Gudang Farmasi RS ASRI yang


efisien berdasarkan indikator mutu penyimpanan obat yaitu (1) kecocokan antara obat
dengan kartu stok (2) obat yang kadaluarsa.

Indikator Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi.

1. Kecocokan antara Obat dan Kartu Stok.

Pengukuran ini dilakukan untuk memastikan tingkat ketepatan sistem


pencatatan stok yang mencerminkan keadaan nyata sistem obat, karena sistem
pencatatan stok yang tidak akurat, akan menyebabkan kerancuan untuk melihat obat
kurang atau obat berlebih. Cara yang dilakukan adalah dengan mencocokkan jumlah
barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera
dalam komputer.

Terjadinya ketidakcocokan antara jumlah obat pada kartu stok dengan yang
sebenarnya disebabkan karena pengisian kartu stok oleh petugas obat tidak dilakukan
pada saat transaksi (menerima dan mengeluarkan) obat. Dari hasil pengamatan masih
ada beberapa obat dan alat kesehatan yang jumlah fisiknya tidak cocok dengan kartu
stok. Setelah ditanya dan ditelusuri hal ini terjadi karena petugas tidak mencatat ke
kartu stok untuk pengeluaran barang tersebut. Hal ini terjadi ketika ada permintaan
cito/segera dari unit dan barang tersebut belum ada di rak penyimpanan karena belum
dibereskan.

2. Obat Kadaluarsa

Pengukuran ini dimaksudkan untuk memastikan tidak adanya obat kadaluarsa


di gudang karena adanya obat kadaluarsa dan obat rusak mencerminkan ketidak
tepatan permintaan dan atau kurang baiknya pengamatan mutu dalam penyimpananan
obat .Pemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan
teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan
kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah
berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
81

Berikut ini adalah obat-obat yang sudah kadaluarsa di bulan agustus 2011

Nama obat Jumlah satuan

Aminofusin hepar infus 1 botol

Catapress 150 mg 10 tablet

Ciproxin infus 200mg/100 ml 1 vial

Januvia 100mg 22 tablet

Kalbamin 1 botol

Lovenox 20 mg 6 ampul

Retin A 0.025 1 tube

Dari hasil wawancara dengan petugas mengatakan bahwa terdapatnya obat


kadaluarsa di gudang karena sudah tidak ada dokter yang menggunakan lagi dan juga
obat-obat yang kadaluarsa tersebut merupakan barang retur dari unit. Unit meretur
barang ke gudang ketika sudah kadaluarsa. Barang-barang kadaluarsa tersebut masih
ada di gudang karena menunggu pemusnahan.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
82

BAB VIII

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil penelitian di gudang farmasi RS ASRI pada bulan


Desember 2011 mengenai manajemen penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI
dengan menggunakan pendekatan sistem yaitu input, proses dan output maka
didapatkan hasil :

1. Kesimpulan dari faktor – faktor input (masukan) yang berperan dalam proses
penyimpanan obat di gudang Farmasi RS ASRI yaitu :
a) Ketidakseimbangan jumlah SDM dengan beban kerjanya menghambat
proses penyimpanan dan menimbulkan masalah seperti penumpukan
barang tertentu lebih dari satu hari dan distribusi obat yang belum tepat
waktu
b) Dokumen/formulir yang dimiliki gudang farmasi sudah cukup memadai
yaitu terdiri dari kartu stok obat, buku penerimaan obat, formulir pereturan
obat, bukti serah terima obat dan formulir permintaan obat. Tidak
tersedianya formulir pencatatan khusus untuk obat rusak atau kadaluarsa
tidak begitu menghambat proses penyimpanan.
c) SOP sudah ada namun belum semua petugas mengetahui tentang SOP
penyimpanan dan saat ini sedang ada revisi dalam hal penerimaan obat.
d) Sarana dan prasarana secara umum sudah memadai namun masih perlu
menambah ambalan pada rak, trolley dan perluasan area. Gudang belum
memiliki lemari khusus untuk menyimpan obat rusak dan kadaluarsa. Saat
ini obat kadaluarsa ditempatkan pada ruangan tersendiri terpisah dengan
obat yang lain namun masih ada di dalam gudang

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
83

2. Kesimpulan dari pelaksanaan proses penyimpanan obat yang dilakukan di


Gudang Farmasi RS ASRI yaitu :
a) Penerimaan sudah sesuai prosedur/SOP namun masih terdapat kekurangan
yaitu petugas gudang tidak memegang surat pesanan sehingga harus
melihat di sistem IT terlebih dahulu.
b) Penyusunan sudah disusun secara alfabetis dan berdasarkan jenis obatnya
serta sudah menerapkan sistem FIFO & FEFO.
c) Setiap pengeluaran barang dilakukan hati- hati dan dicatat di kartu stock
Kecukupan sarana berupa trolley dan pelaksanaan prosedur yang sesuai
memudahkan proses pengeluaran barang sehingga dapat terjaga kuantitas,
kualitas dan distribusi barang yang tepat waktu.
d) Stock Opname dilakukan 3 kali dalam setahun dengan mencocokan jumlah
fisik dengan jumlah yang ada di Sistem IT. Kendalanya adalah kurangnya
tenaga saat stock opname dan sistem IT yang belum dapat menampilkan
data secara akurat karena belum bisa menampilkan waktu berjalan pada
saat dilakukan stock opname.
e) Pencatatan dan pelaporan sudah dibuat secara rutin , laporan dibuat oleh
koordinator gudang, koordinator rawat jalan (apotik) yang diserahkan
secara rutin tiap bulan ke Kepala Instalasi Farmasi yang akan dijadikan
sebagai laporan kinerja farmasi ke pihak manajemen.
3. Penyimpanan obat di gudang farmasi RS ASRI belum efisien hal ini
berdasarakan belum terpenuhinya indikator mutu penyimpanan obat, yaitu
masih ada obat tidak sesuai jumlahnya dengan kartu stok serta masih ada
beberapa obat dan alat kesehatan yang kadaluarsa

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
84

SARAN

Saran yang dapat peneliti berikan adalah sebagai berikut :

1. Bagi petugas di gudang

 Tidak menunda penyimpanan barang yang sudah diterima jadi setiap


setelah menerima barang supaya segera menyimpannya dan
menyusunnya ke dalam rak penyimpanan.
 Kunci lemari narkotik disimpan di tempat yang aman.
 Meningkatkan kedisiplinan petugas dalam menulis di kartu stok setiap
ada transaksi

2. Bagi pihak manajemen :


 Diadakan program pelatihan dan seminar seperti tata cara penyimpanan
obat yang baik dan pengelolaan barang di gudang.
 Untuk mengatasi masalah penyimpanan yang tertunda maka dibuat Jam
kerja Middle yaitu jam 10-19.00 terutama di hari - hari penerimaan barang
seperti pada hari Jumat.
 SOP penyimpanan lebih disosialisasikan ke semua petugas farmasi dan
petugas di gudang dengan memampangnya di area kerja petugas.
 Sarana dan prasarana yang perlu ditambah adalah trolley, menambah lebih
banyak ambalan pada rak, pallet, label obat pada rak dan lemari khusus
untuk penyimpanan obat rusak dan kadaluarsa,serta pemasangan jendela
untuk memperbaiki sistem ventilasi udara
 Stock opname dilakukan pada jam yang tidak banyak melakukan transaksi
misalnya pada malam hari sampai pagi hari.
 Membuat sistem resep online dari setiap poli ke apotik obat agar
pelayanan obat ke pasien dapat cepat diberikan. Dengan resep online ini
apotik dapat cepat mengetahui ketersediaan obat yang dibutuhkan
sehingga apabila stok sedang kosong dapat langsung meminta ke gudang
untuk pengadaannya.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
85

DAFTAR PUSTAKA

Aditama, Tjandra Yoga. 2004. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI-

Press.

Anief, Moh. 1995. Manajemen farmasi. Cetakan ke-1. Yogyakarta : Gadjah Mada

University press.

Azwar, Azrul. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : PT. Binarupa

Aksara.

Depkes RI. 2002. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan farmasi. Jakarta:

Sub Dinas Pelayanan.

Depkes RI. 2005. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan.

Jakarta: Departemen Kesehatan RI.

Dirjen pelayanan kefarmasian dan alat kesehatan Departemen Kesehatan RI.2004.

Stándar pelayanan farmasi RS. Jakarta.

Irene, Maria. 2010. Analisis pelaksanaan penyimpanan perbekalan farmasi di gudang

farmasi RSUD Kota Bekasi. Depok : FKM UI.

Linarni Jamil, Mubasysyir Hasanbasri . 2006. Mutu Pelayanan Farmasi di Puskesmas

Kota Padang. Magister Kebijakan dan Manajemen Pelayanan Kesehatan.

Jogjakarta : Universitas Gajah Mada

Melati, Rima. 2011. Modul perkuliahan manajemen logistik dan farmasi. Depok :

FKM UI

Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia, Tidak di

Publikasikan.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
86

Muharomah, Septi. 2008. Manajemen penyimpanan obat di puskesmas jagakarsa

jaksel thn 2008 . Program SKM peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan FKM

UI.

Pancaningrum, Dyah Ayu. 2008.Gambaran perencanaan pengadaan perbekalan

farmasi. Depok : FKM UI

Pudjaningsih, Dwi. 2006. LOGIKA, Jurnal manajemen pelayanan kesehatan,Vol 9

No 01 Maret 2006 Vol. 3, No. 1

RS ASRI. 2011. Profil Rumah Sakit ASRI. Jakarta : RS ASRI.

RS ASRI. 2011. Standar Operasional Prosedur Unit gudang farmasi RS ASRI.

Jakarta : RS ASRI.

Sriana. 2005. Majalah ilmu kefarmasian vol II no 2.

Stoner, James A.F. 1986. Manajemen. Jilid 1 edisi ke-2: Erlangga

Subagya M S .( 1994 ). Manajemen Logistik. Cetakan keempat Jakarta : PT

Gunung Agung.

Suciati, susi dkk .2006. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol. 09, No. 1:

Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi.

Jakarta : Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan FKM UI.

Universitas Indonesia. Fakultas Kesehatan Masyarakat. 2011. Buku Pedoman

Pelaksanaan Praktikum Kesehatan Masyarakat. Depok : FKM UI.

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
87

PEDOMAN OBSERVASI

INSTRUMEN PENELITIAN MANAJEMEN PENYIMPANAN OBAT

DI GUDANG FARMASI RS.ASRI TAHUN 2011

SARANA DAN PRASARANA

NO Variabel observasi hasil keterangan


ya tidak

1 Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang


pelayanan atau apotek
2 Luas gudang cukup memadai dan aman untuk
pergerakan petugas
3 Atap dan dinding gudang dalam keadaan baik
dan tidak bocor
4 Lantai dalam keadaan bersih dan bukan tanah
5 Gudang dikunci bila tidak ada aktivitas dan
mempunyai kunci pengaman
6 Gudang memiliki jendela yang berteralis
7 Gudang memilki ventilasi, sirkulasi udara dan
penerangan yang cukup
8 Gudang bebas daritikus,kecoa dan hama lainnya
serta tidak memiliki tanda-tanda hama hidup di
dalamnya
9 Tersedia rak/lemari penyimpanan yang bersih
dan tidak diletakkan langsung di atas lantai
10 Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk
penyimpanan Narkotik dan Psikotropik
11 Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan
jenis obat tertentu yang memerlukan suhu
dingin
12 Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat
rusak dan kadaluarsa
13 Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam
gudang
14 Tersedia label penanda nama dan jenis obat
serta untuk memberi keterangan di rak/lemari
penyimpanan

15 Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat


penyimpanan obat selain petugas
16 Tersedia alat pemadam kebakaran di sekitar
gudang

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
88

PEDOMAN WAWANCARA

INSTRUMEN PENELITIAN MANAJEMEN PENYIMPANAN OBAT

DI GUDANG FARMASI RS ASRI TAHUN 2011

Nama informan :

Umur :

Pendidikan :

Jabatan :

Masa kerja :

1 .INPUT

A. VARIABEL SDM
1. Bagaimana pendapat Ibu/ Bapak mengenai sumber daya manusia (SDM)
pelaksana penyimpanan obat di gudang farmasi RS tahun 2011?
2. Apakah jumlah SDM sudah mencukupi ?
3. Apakah pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki SDM sudah
mencukupi dan sesuai dengan pekerjaannya ?
4. Bagaimana kedisiplinan SDM dalam melaksanakan tugasnya?
5. Menurut Ibu/ Bapak apakah perlu diadakan pelatihan mengenai
penyimpanan obat untuk SD yang ada saat ini? Materi apa yang menurut
Ibu/Bapak perlu diberikan dalam pelatihan?
6. Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa yang paling penting untuk segera
ditangani ?

B. VARIABEL ANGGARAN
1. Apakah ada dana yang disiapkan untuk penyimpanan ?
2. Darimana sumber dana untuk melaksanakan penyimpanan tersebut?
Apakah telah mencukupi ?
3. Masalah apa yang dihadapi terkait soal anggaran?

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
89

C. VARIABEL FORMULIR
1. Formulir apa saja yang sudah tersedia untuk menunjang proses
penyimpanan obat di gudang farmasi RS ?
2. Apakah formulir tersebut sudah cukup membantu pelaksanaan proses
penyimpanan ?

D. VARIABEL PROSEDUR
1. Apakah terdapat prosedur kerja untuk proses penyimpanan obat ?
2. Menurut Ibu/ Bapak apakah prosedur tersebut sudah dilaksanakan dengan
baik?

E. VARIABEL SARANA DAN PRASARANA


1. Sarana dan prasarana apa saja yang tersedia untuk pelaksanaan
penyimpanan obat ?
2. Apakah telah mencukupi untuk menunjang pelaksanaan penyimpanan
obat ?
3. Apakah ada permasalahan berkaitan dengan sarana dan prasarana yang
ada sekarang?

PROSES

A. PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN OBAT


1. Siapa yang bertugas dan bertanggung jawab dalam proses penerimaan dan
pemeriksaaan obat di gudang farmasi RS Asri tahun 2011?
2. Bagaimana proses pemeriksaan dan penerimaan obat yang dilaksanakan
di gudang farmasi RS Asri tahun 2011?
3. Apakah ada hambatan selama proses pemeriksaan dan penerimaan obat ?

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
90

B. PENGATURAN / PENYUSUNAN STOK OBAT DI GUDANG


1. Siapa yang bertanggungjawab mengatur tata ruang dan menyusun stok
obat di gudang obat?
2. Bagaiman proses pengaturan stok obat yang dilakukan selama ini ?
3. Apakah ada hambatan selama proses penyusunan stok obat ? Bagaimana
upaya penanganan yang telah dilakukan ?

C. PENGELUARAN OBAT
1. Siapa yang bertanggungjawab dalam proses stock opname obat di gudang
farmasi RS Asri tahun 2011 ?
2. Bagaimana proses stock opname obat yang dilakukan di gudang farmasi
RS Asri?

D. PENCATATAN DAN PELAPORAN


1. Siapa yang bertanggungjawab untuk melakukan pencatatan dan pelaporan
terkait proses penyimpanan obat? Kepada Siapa Ibu/Bapak bertanggung
jawab ?
2. Bagaiman proses pencatatan dan pelaporan yang dilakukan terkait
penyimpanan oba?
3. Apakah ada hambatan selama proses pencatatan dan pelaporan?
4. Bagaimana upaya penanganannya ?

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
91

MATRIKS HASIL WAWANCARA

Variabel Hasil wawancara Kesimpula


n umum
Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4

SDM SDM di Untuk Masih Per maret Saat


gudang jumlahnya kurang, ini kan dilakukan
untuk saat masih kurang, untuk saat sudah ada penelitian
ini masih tambah satu ini butuh tambahan pada bulan
kurang, kita lagi yang bisa ditambah satu orang Desember-
masih bantu saya satu orang lagi, yang Januari di
membutuhka untuk lagi, ngurus- gudang
n tambahan administrasi tugasnya ngurusin kekuranga
SDM, dan dan juga adalah dapat administrasi n
untuk memback-up mengbackup , jadi Pak SDM,ketig
keterampilan pekerjaan pekerjaan Ipul a Informan
nya masih petugas saya, (petugas menyataka
butuh gudang. Untuk sedangkan gudang) n
pelatihan, keterampilan untuk sekarang membutuh
misalnya pendidikan keterampila lebih fokus kan
tentang cara terakhir tidak n ke ngurusin tambahan
pengelompo begitu berpengaruh barang saja, SDM dan
kan obatnya, berpengaruh, ya, kalau Pelatihan mulai
untuk secara tergantung sudah untuk Maret
umum sudah orangnya, mau berpengala meningkatk sudah ada
bisa tapi belajar dan man sih an tambahan
untuk telaten apa enak, tapi keterampila SDM
produk baru tidak tetapi kalau belum n sepertinya untuk
masih harus beda dengan ya susah memang membantu
diberi tahu pelayanan di juga.Kedisip penting menyelesai
dan diajari apotik linan yang diadakan kan tugas
terlebih dulu. pendidikan penting bagi supaya kita administras
Kedisiplinan sangat saya adalah bisa lebih i sehingga
petugas berpengaruh. loyalitas, terampil petugas
sudah Jadi ya kalau pekerjaan lagi gudang
mematuhi untuk gudang yang bisa lebih
jam kerja, tergantung dari penting fokus
datang pribadi beres dalam
sudah tepat orangnya mengelola
waktu, penyimpan
kalau saya an obat.
pekerjaan (sebelum
inginnya

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
92

diusahakan pekerjaan cepat ada


langsung selesai dan penambahan
cepat selesai rapih, dan ).
semuanya
beres,
(sebelum ada
penambahan
) (sebelum ada
penambahan)

Anggara Dari RKAP, Dari Anggaranny Anggarann Semua


n pengajuanny RKAP,bagian a dari ya dari informan
a tiap tahun, gudang RKAP, RKAP, menyataka
kendalanya mengajukan keluarnya disusun apa n bahwa
untuk tahun jumlah dan lama bisa yang mau anggaran
2011 ini untuk sampai satu kita minta berasal
belum pemenuhan tahun lalu dari RKAP
terealisasi kebutuhan apa tergantung diajukan ke yang
masih saja, lalu dari bagian manajemen, diajukan
tertunda disampaikan ke keuanganny jika sudah tiap tahun
karena masih bagian a lah disetujui ke pihak
mendahuluk keuangan manajemen, manajemen
an yang lalu minta ,lalu
prioritas lain ke bagian meminta
pengadaan ke bagian
yang akan pengadaan
berkoordina yang akan
si dengan berkoordin
bagian asi dengan
keuangan. bagian
Ya tapi ada keuangan,
kendalanya namun
juga, waktu kendalanya
pengadaann adalah
ya itu tidak tidak bisa
bisa cepat
cepat,mung setiap
kin tahun
terkendala terealisasi
di bagian karena
keuangan mendahulu

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
93

yang lebih kan


mempriorit prioritas
askan hal lain.
yang lain
dulu

Formulir Dokumen Dokumen sih Dari kartu Menurut Semua


untuk sudah cukup stock kita saya untuk informan
penyimpana lengkap ya, ada bisa dokumen menyataka
n sudah kartu stok, memantau dan n bahwa
cukup, sudah formulir retur expire date formulir dokumen
ada kartu unit, sudah ada barang,bisa yang yang ada
stok semuanya telusuri jika berhubunga sudah
ada n dengan cukup dan
kesalahan penyimpana lengkap.
atau selisih, n sudah ada
sudah dan sudah
terbantu cukup ya
dengan
sistem IT
juga, jadi ya
sudah cukup

Prosedur SOP sudah Prosedur atau Ada, Kurang SOP sudah


ada, dan lagi SOP didalamnya tahu juga ya ada dan
mau saya penyimpanan dijelaskan kalau sekarang
revisi ada, tetapi saya misalnya tentang sedang ada
khusunya gak inget detail tentang adanya SOP revisi
untuk hal isinya, yang barang penyimpana isinya ,
yang penting kan mana yang n namun
nerkaitan prakteknya harus belum
dengan sudah sesuai disimpan semua
proses dan dijalankan dalam petugas
penerimaan kulkas mengetahu
obat seperti i tentang
vaksin, SOP
suppositoria penyimpan
,obat an
narkotik
taruhnya di
lemari

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
94

khusus

Sarana Sarana Butuh kulkas , Kebutuhan Untuk 2 informan


dan masih yang ada jumlahnya sarana menyataka
prasaran kurang sekarang sudah sudah sepertinya n butuh
a karena tidak muat, semakin perlu tambahan
overload, butuh trolley banyak, di ditambah ambalan
luas area untuk unit lain gudang trolley (kan pada rak,3
ditambah karena trolley kami butuh saat ini informan
lagi ,mau sering dipinjem kulkas yang gudang menyataka
menambah apotik ,rak gak gede , hanya n butuh
rak tapi luas akan pernah ruang gerak punya 2) tambahan
area juga cukup dengan pun kurang dan itu trolley dan
harus area yang kecil apalagi sering tambahan
ditambah, seperti saat ini sekarang dipinjam perluasan
menambah cairan oleh apotik, area.
ambalan banyak jadi lalu perlu
(per Maret
(sekat) yang diluasin lagi menambah
sudah
tadinya 50 area ambalan
cm menjadi gudangnya, pada rak ditambahk
30 cm, dan trolley obat supaya an 1 buah
kulkas)
kulkas untuk juga perlu lebih
khusus ditambah banyak
vaksin juga tempat
perlu untuk
menyimpan
obatnya

Pemerik penerimaan Terima barang Penerimaan Di Apotik Penerimaa


saan dan tugas dari sebenarnya itu tugas sih n barang
penerim petugas adalah saya,yang penerimaan dilakukan
aan obat penerimaan kewajiban diperiksa barang dari oleh
bisa petugas adalah distributor petugas
Koordinator gudang, tapi jumlahnya,e kan gudang
gudang saya ataupun xpire date, dilakukan namun
secara IT Ibu juga bisa kendalanya kalau di kendalanya
dan petugas dan boleh kalau gak gudang adalah
gudang, terima, yang sesuai PO, tutup saja petugas
kendalanya diperiksa yaitu pengennya misalnya gudang
kita gak jumlahnya,kese sesuai seperti hari tidak
pegang PO suaian barang dengan no sabtu, pada menyimpa
jadi tidak yang dipesan batch pada saat n surat

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
95

bisa serta sesuai PO apa faktur,tapi penerimaan pesanan,


merta terima tidak dan juga itu bukan yang jadi harus
barang, jadi masa expire jadi dilakukan dilihat di
langsung datenya masalah,yan adalah sistem IT
buka antrian g terpenting hanya terlebih
penerimaan adalah masa mencocoka dulu. Pada
barang di expire date n barang saat
sistem IT nya dengan penerimaa
faktur saja, n
kalau di dilakukan
gudang kan pengeceka
bisa liat n terhadap
sistem IT kesesuaian
(mencocoka jumlah,
n dengan barang dan
surat masa
pesanan) expire
date.

Penyusu Penyusunan Obat sudah Alfabetis, Tentang Semua


nan obat menggunaka disusun secara FIFO,FEFO penyusunan informan
n alfabetis, tetapi dan sesuai obat di menyataka
berdasarkan masalahnya bentuk gudang n
pengelompo misalnya sediaan kalau untuk penyusuna
kan jenis tempat barang yang tablet aku yang n sudah
obat dan b kosong, di jarang disusun
kategori dan barang c datang tablet,yang berada di secara
juga dan tempat di c cream di gudang tapi alfabetis,
alfabetis, penuh, jadinya cream,obat sekali dan
sistem FIFO barang c kulkas di waktu suka berdasarka
juga sudah ditaruh di kulkas dan ngambil n jenis
dilaksanakan tempat b, narkotik obat di obatnya
memang sih taruh di gudang si dan sudah
masih lemari sudah menerapka
berdekatan khusus lumayan n sistem
dengan c tapi narkotik mudah FIFO dan
kan bête juga mencarinya FEFO.
nyari-nyarinya karena kan
kalau begitu . peletakkann
dan sempet ya sesuai
sudah disusun dengan

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
96

alfabetis bentuk
berurutan sediaan
misalnya ab sama abjad”
lalu ac tapi
mulai kesini
yang sudah gak
berurutan lagi
walaupun
masih alfabetis

Pengelua Tidak Pengeluaran Pengeluaran Tidak Setiap


ran obat ditanyakan obat sih tinggal barang ditanyakan pengeluara
dicatat di kartu harus hati- n barang
stok tanggal hati, pernah dilakukan
(-) berapa saya (-) hati- hati
,jumlahnya memecahka dan dicatat
berapa, unit n obat di kartu
mana yang harganya stock
meminta, kalau hampir
sudah siap lalu 200.000 ya
telepon unit saya harus
untuk ganti
mengambilnya sendiri. Tuk
ke gudang administrasi
nya ya
biasalah
dicatat di
kartu stock
jumlah dan
unit yang
meminta,
sekaligus
diliat ED
nya.

Stock Stock Satu tahun Stock Dalam Semua


opname opname dilaksanakan 3 opname setahun ini informan
dilakukan 3 kali jadi SO besar sudah menyataka
kali tiap dilakukan dilakukan 3 dilakukan 3 n Stock
tahun, saya setiap 4 bulan, kali dalam kali, Opname
yang kendalanya setahun,seti kendalan dilakukan
bertanggungj ketika entry ap hari pun pada saat 3 kali

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
97

awab untuk data, masih aja ada stock stock dalam


itu, ada data yang opname opname setahun
kendalanya salah,aku harus rutin,ketika terutama dengan
ketika SO cek satu- satu ngambilin untuk di mencocoka
adalah lagi di sistem barang apotik n jumlah
kurang IT untuk unit adalah fisik
tenaga, kan juga transaksi dengan
sistem entry diliat jumlah waktu jumlah
data masih fisik dan berjalan yang ada di
ada kendala dicocokan jadi petugas Sistem IT
juga yaitu dengan harus
kurang kartu stock mencatat
akurat dan diliat dengan
karena juga ED tepat dan
sistem data benar waktu
di IT belum transaksi,
bisa tapi untuk
menampilka di gudang
n data hal itu ya
waktu bukan
berjalan ,tapi menjadi
untuk kendala
gudang hal
itu tidak
begitu
bermasalah

Pencatat Laporan Laporan tiap Kalau Laporan Laporan


an dan dibuat secara bulan dibuat, laporan saya yang dibuat oleh
pelapora periodik, saya buat dulu sih tidak berkaitan koordinato
n biasanya lalu diserahkan buat, saya dengan r gudang,
setelah SO ke ibu hanya input penyimpana koordinato
kita buat Ning(kepala transaksi n biasanya r rawat
rekapan Instalasi pengiriman laporan jalan
untuk obat- Farmasi)biar barang ke setelah (apotik)
obatan yang direvisi dan unit,kalau stock yang
slow moving dirapihkan urusan opname, itu diserahkan
dan mulai laporan juga kan secar rutin
Expire, yang buat bagian dari tiap bulan
laporan koordinator laporan ke Kepala
bulanan juga gudang. kinerja Instalasi

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
98

ada berapa farmasi,dari Farmasi


barang yg laporan stok yang akan
diterima, opname kan dijadikan
berapa yg terlihat tuh sebagi
keluar dan obat- obat laporan
stok yang akan kinerja
akhirnya. Ini mendekati gudang
kaitannya ED, maka dan
juga dengan barang- farmasi.
laporan barang
kinerja tersebut
gudang saya pantau
farmasi, pergerakan
kendalanya nya dan
masih semi saya catat
manual lalu dibuat
artinya ada laporannya
beberapa tiap bulan
data yang
harus minta
dulu ke IT

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
99

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
100

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
101

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012
102

Universitas Indonesia
Gambaran sistem..., Dina Prihatiningsih, FKM UI, 2012