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AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

Nº 02-2017
201703011454693214313364
comunicaciones internas o memorandos
Marzo 01,Espacio paraEvaluación
2017 14:54 del Sistema
la etiqueta de Control Interno
del RADICADO
Radicado 2017-003364 Contable
201703011454693214313364

Bello, 28 de Febrero de 2017

Doctora
GLORIA ELENA MONTOYA CASTAÑO
Alcaldesa Municipal (E).

Asunto: Informe Auditoría de Evaluación al Sistema de Control Interno contable de la


Vigencia 2016.

Respetada Doctora Montoya Castaño:

La Secretaría de Control Interno con fundamento en la ley 87 de 1993, artículo 9, practicó


Auditoria de seguimiento y cumplimiento al Sistema de Control Interno Contable de la
Administración del Municipio de Bello.

La Auditoría se llevó a cabo de acuerdo las normas de auditoría generalmente aceptadas y


según el artículo 2.2.21.5.3 del decreto 1083 de 2015 que enmarca el rol de evaluación y
seguimiento de Control Interno y requirió del procedimiento documentado en el Sistema
Integrado de Gestión que involucra planeación, ejecución e informe de la Auditoría.

La auditoría incluyó el análisis de las evidencias frente a los criterios establecidos, el cual brinda
un nivel de confianza de los controles a los riesgos y a la evaluación y seguimiento de los
procesos que operan en la Administración Central del Municipio de Bello, determinando las
debilidades que repercuten en la prestación de servicios y cumplimiento de la normatividad
vigente, en especial de la resolución 357 de 2008 de la C.G.N.

Como resultado del proceso auditor de seguimiento y cumplimiento al


Sistema de Control Interno Contable por parte de la Dirección Administrativa de Contabilidad y
Presupuesto, sus procesos, procedimientos, informes y estados financieros de la Administración
Central del Municipio de Bello se identificaron DOS (2) observaciones.

En Conclusión del proceso auditor, el Sistema de Control Interno Contable


de la Administración Central del Municipio de Bello, producto de la evaluación de seguimiento y

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cumplimiento realizado mediante la Auditoría N°02 de 2017, obtuvo un puntaje de 4.77 que lo
ubica en un rango de gestión Adecuado, valorado el sistema en un Alto Grado y
Plenamente.

Con el fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan actividades de
mejoramiento de la gestión pública, la Secretaría de Hacienda del Municipio de Bello deberá
revisar las observaciones y recomendaciones planteadas, para emprender las acciones de
mejora que correspondan para optimizar el sistema de control interno contable a la normatividad
relacionada.

___________________________ ________________________
JORGE IVÁN GIRALDO FLÓREZ HENRY CASTRO ARANGO
Secretario de Control Interno Subsecretario de Evaluación

Copia a: Doctor Clímaco Lopera Arboleda, Secretario de Hacienda (E).


Doctora Eliana Restrepo Herrera., Directora Administrativa de Contabilidad.
Doctor Alberto Zuluaga Perez, Secretario de Recaudos y Pagos
Doctor Gustavo Alberto Acuña Oyola, Secretario de Servicios Administrativos (E)
Doctor Jorge Ivan Mejia, Asesor Alcaldía.

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SECRETARIA DE CONTROL INTERNO

JORGE IVÁN GIRALDO FLÓREZ


Secretario de Control Interno

HENRY CASTRO ARANGO


Subsecretario de Evaluación

JOHN JAIRO ARBOLEDA PINTO


Auditor Líder
Profesional Universitario

HUGO ALBERTO LONDOÑO OSSA


Auditor
Profesional Universitario

Bello
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1 OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Medir y valorar la implementación y efectividad del sistema de control interno contable por medio
de las fases: identificación, clasificación, registros y ajustes, elaboración de los estados
contables, el análisis e interpretación de la información de la Administración Central del
Municipio de Bello, de la Vigencia 2016.

2 CRITERIOS

La Secretaría de Control Interno en su proceso de auditoría verificará el cumplimiento de las


políticas, procedimientos y requisitos de acuerdo a lo establecido en:

 Artículo 354 de la Constitución Política.


 Artículo 3 de la Ley 87 de 1993.
 Artículo 27 de la Ley 489 de 1998
 Numeral 31 del Art 34 de la Ley 734 de 2002.
 Resolución 248 del 06 de Junio de 2007.
 Resolución 375 del 17 del Septiembre de 2007.
 Resolución 354 de 2007.
 Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, de la Contaduría General de Nación.
 Resolución 743 del 17 de Diciembre de 2013.
 Decreto 943 de 2015.
 Decreto 2615 de 2015.
 Resolución 414 del 08 de Septiembre de 2015.
 Resolución 635 19 de diciembre de 2015 Pensiones.
 Resolución 634 19 de diciembre de 2015 Reservas Pensiones.
 Resolución 633 19 de diciembre de 2015 Pasivo Pensional.
 Instructivo 002 21 de Diciembre de 2016 Cierre 2016.

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3 ALCANCE

La Auditoría de Evaluación al Sistema de Control Interno contable de la vigencia 2016


perteneciente al Proceso : Planeación administrativa y financiera y al procedimiento: Para la
gestión contable del Sistema Integrado de Gestión S.I.G de la Administración Central del
Municipio de Bello y perteneciente a la Línea 4 del Plan Desarrollo 2016-2019: Seguridad
Administrativa, en su Programa: Fortalecimiento Financiero, con el Proyecto: Sostenibilidad
Contable y Fortalecimiento de la Gestión Administrativa y Financiera, tiene como alcance las
siguientes etapas:

 Control de la etapa de reconocimiento de la evaluación del control interno contable


vigencia 2016, incluye la identificación de los productos del proceso, la clasificación de
los hechos financieros, los registros y ajustes de los registros contables.

 Control de la etapa de revelación de la evaluación del control interno contable vigencia


2016, comprende la evaluación y revisión de los controles a la elaboración de los estados
contables y demás informes, análisis, interpretación y comunicación de la información,
análisis de otros elementos de control.

 Control de la etapa de otros elementos de control de la evaluación del control interno


contable vigencia 2016, comprende la evaluación y revisión de los controles y análisis de
otros elementos de control.

4 GENERALIDADES

4.1 Metodología

Para la realización de la auditoria se realizará la solicitud de información, el análisis documental,


elaboración de lista de verificación, plan de auditoría, y reuniones con los líderes o
responsables de las actividades del Sistema de Control Interno contable de la Vigencia 2016
perteneciente al Proceso : Planeación administrativa y financiera y al procedimiento: Para la
gestión contable del Sistema Integrado de Gestión S.I.G de la Administración Central del
Municipio de Bello y perteneciente a la Línea 4 del Plan Desarrollo 2016-2019: Seguridad
Administrativa, en su Programa: Fortalecimiento Financiero, con el Proyecto: Sostenibilidad
Contable y Fortalecimiento de la Gestión Administrativa y Financiera, con el fin de indagarles por
la lista de verificación (F-EI-03), por medio de entrevista, encuesta u otros instrumentos para
obtener la evidencia física por cada una de las mismas en la medida de ser posible para
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construir el informe final de auditoría.

4.2 Hechos Relevantes De Las Últimas Auditorías De Control Interno:

Del informe de Auditoría No 01 de Marzo 03 de 2016:

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE


EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PUNTAJE
# INTERPRETACION
CONTABLE OBTENIDO
1Control Interno Contable 4.88 Adecuado

1.1Etapa de reconocimiento 4.94 Adecuado

1.1.1 Identificación 5.00 Adecuado

1.1.2 Clasificación 5.00 Adecuado

1.1.3 Registro y ajustes 4.83 Adecuado

1.2Etapa de revelación 5.00 Adecuado

1.2.1 Elaboración de estados contables y demás informes 5.00 Adecuado

1.2.2 Análisis e interpretación y comunicación de la información 5.00 Adecuado

1.3Otros elementos de control 4.69 Adecuado

1.3.1 Acciones implementadas 4.69 Adecuado

DEBILIDADES:

1. El proceso contable no opera en un 100% en un ambiente de sistema integrado de


información; dado que faltan integrar en el sistema contable SICOF los módulos de
Inventarios y Procesos de ejecuciones fiscales.

2. El mapa de riesgos (de índole contable) y los controles del proceso de Planeación
Administrativa y Financiera que contiene el procedimiento contable, se encuentra
desactualizados, sin tratamiento y sin documentar e impiden la confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad de la información contable.

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5 RESULTADO DE LA AUDITORIA

5.1 CUANTITATIVA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE


VIGENCIA 2016
LISTA DE VERIFICACION
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.77  
1.1.1 IDENTIFICACIÓN 4.85 OBSERVACIONES CHIP - Febrero 2017

El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Central del


Municipio de Bello, permite identificar PLENAMENTE los insumos
y productos del proceso contable, los requisitos de los mismos y
los tiempos de interacción de los diferentes procesos y usuarios
internos y externos.

Se tienen debidamente identificados los productos del *Se evidencia actualización de procedimiento de gestión contable
1 proceso contable que deben suministrarse a las 5 (P-PA-03 actualizado el 6 de septiembre de 2016); en el cual se
demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? identifican los productos y áreas responsables de suministrar
información contable.
*Se evidencia calendario de obligaciones y reportes presupuestales
que debe reportar el Municipio de Bello a los diferentes órganos de
control.
*Se Evidencia Informe de Boletín de Deudores Morosos de la
vigencia 2016.

El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Central del


Municipio de Bello, permite identificar PLENAMENTE los insumos
y productos del proceso contable, los requisitos de los mismos y
los tiempos de interacción de los diferentes procesos y usuarios
internos y externos.

*Se evidencia actualización de procedimiento de gestión contable


Se tienen debidamente identificados los productos de
(P-PA-03 actualizado el 6 de septiembre de 2016); en el cual se
2 los demás procesos que se constituyen en insumos 5
identifican los productos y áreas responsables de suministrar
del proceso contable?
información contable.
1. Se evidencia reporte detallado de las Cuentas por pagar de la
vigencia 2016 19 de enero #201704000012
2. Se evidencia Informe detallado de las Reservas Presupuestales
de la vigencia 2016 por valor de ($7.526 millones).
*Se evidencia reporte de Pasivos contingentes (litigios y
demandas) por parte de la Asesoría Jurídica.

El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Central del


Se tienen identificados en la entidad los procesos que
Municipio de Bello, permite identificar PLENAMENTE los procesos
generan transacciones, hechos y operaciones y que
3 5 que generan insumos o productos para el procedimiento de gestión
por lo tanto se constituyen en proveedores de
contable contenido en el proceso de Planeación Administrativa y
información del proceso contable?
financiera.

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El área contable realiza monitoreo aleatorio de la información


reportada por las diferentes áreas a la Contabilidad del Municipio,
como mecanismo previo a los cierres mensuales y a la
presentación de informes. - Los ajustes que se requieren en esta
materia corresponden a reclasificación de cuentas.

*Se evidencia actualización de procedimiento de gestión contable


(P-PA-03 actualizado el 6 de septiembre de 2016); en el cual se
identifican los productos y áreas responsables de suministrar
información contable.
*Se evidencia caracterización del proceso de Planeación
Administrativa y Financiera del SIG.
*Entre los procesos que proveen información mediante
INTERFASE al área contable, se encuentran:
+Administración de Rentas: - Reporte de facturación de rentas. -
Relación de contribuyentes morosos.
+Gestión de los Recursos Físicos: - Inventarios de bienes muebles
e inmuebles.
+Gestión Jurídica: - Pasivos contingentes.

La Administración Central del Municipio de Bello, tiene establecidas


como políticas de operación en el numeral 4.2 del procedimiento de
gestión contable y en la actividad 1 del numeral 5 del procedimiento
de gestión contable.
Existe una política mediante la cual las transacciones,
hechos y operaciones realizados en cualquier
*Se evidencia manual de políticas contables (M-PA-05) aprobado el
4 dependencia del ente público, son debidamente 5
17 de marzo de 2016.
informados al área contable a través de los
*Políticas de Operación en el procedimiento de Gestión Contable
documentos fuente o soporte?
*Circular de cuentas por pagar.
*Circular de pago a contratistas.
**Se evidencia circular 241 de 2016 en materia de presentación de
órdenes de pago y cierre contable.

La política y directrices establecidas por el procedimiento de


Gestión Contable de la Administración Central del Municipio de
Bello, sobre la obligación de reportar los compromisos que adquiere
la entidad al área de contabilidad, y las actividades de solicitar
información a las diferentes áreas, verificación y registro de las
Se cumple la política mediante la cual las
operaciones por el área de contabilidad, se cumplen en un alto
transacciones, hechos y operaciones realizados en
grado, ya que las dependencias direccionan y reportan a
5 cualquier dependencia del ente público, son 5
contabilidad la información de las operaciones realizadas.
debidamente informados al área contable a través de
los documentos fuente o soporte?
*Se evidencia reporte oportuno de los pasivos contingentes de la
Entidad.
*Se evidencia reporte permanente de órdenes de pago de las
diferentes Secretarías o dependencias.
*Se evidencia Circular 206 de 2016 en materia de Recepción de
órdenes de pago.

Los hechos financieros, económicos, sociales y La cuantificación en términos monetarios se realiza utilizando como
6 5
ambientales realizados por la entidad contable pública unidad de medida el peso colombiano, de acuerdo a las

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son de fácil y confiable medición monetaria? disposiciones legales. Para el caso de los hechos sociales y
ambientales, no se observa en el contexto nacional desarrollos
teóricos ni conceptuales que permitan su incorporación en los
estados contables de las entidades públicas.

*Quebrada La Señorita (Niquia), derivado de la construcción de


intercambio vial La Madera.

Las cifras que se presentan en los diferentes estados, informes y


reportes contables cuentan con los soportes idóneos para
respaldarlas.

*Registro global en cifras de los bienes de la Entidad, los cuales


cuentan con soportes adecuados.
Las cifras existentes en los estados, informes y
*Aún falta soportar las conciliaciones bancarias con la totalidad de
7 reportes contables se encuentran soportadas con el 4
documentos soportes.
documento idóneo correspondiente?
*Las conciliaciones de la vigencia 2016, se encuentran al día.
*Se encuentra en proceso de depuración contable.
*Se evidencia conciliación contable de la cuenta 890 de nómina del
personal administrativo al mes de Noviembre de 2016.
*La cuenta de Adulto Mayor 145-6 se encuentra a Diciembre de
2016, con saldos pendientes de vigencias 2015 y anteriores.

El detalle o descripción que se hacen en los documentos o soporte


Son adecuadas y completas las descripciones que se contables son adecuados.
8 hacen de las transacciones hechos u operaciones en 4
el documento fuente o soporte? *Se evidencia descripción de transacciones de la cuenta 141315
SGP para Salud.

Los responsables de ejecutar las actividades relacionadas con el


los procedimientos contables de la Administración Central del
Municipio de Bello, conocen PLENAMENTE las normas que rigen
la administración pública;

*Los profesionales universitarias Angela Quiroz y Janeth Ruiz,


*Congreso Nacional de Contabilidad Públicas.
Las personas que ejecutan las actividades *Certificados de estudio (Titulo profesional, seminarios, cursos).
relacionadas con el proceso contable conocen 1. Evidencia de los conocimientos en:
9 5
suficientemente las normas que rigen la ü Art. 209 de la Constitución Política.
administración pública? Ley 87 de 1993(Normas para el ejercicio del control interno).
Ü Ley 190 de 1995(Estatuto anticorrupción).
Ü Ley 489 de 1998. (Normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional).
Decreto 2913 de 2007. (Modelo Estándar de Control Interno y el
Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios).
Decreto 1083 de 2016(Decreto Único Reglamentario del Sector
Administrativo de Planeación Nacional).

Los responsables de ejecutar las actividades relacionadas con el


los procedimientos contables de la Administración Central del
Las personas que ejecutan las actividades
Municipio de Bello, conocen PLENAMENTE las normas que rigen
relacionadas con el proceso contable conocen
10 5 la Contabilidad Pública.
suficientemente el régimen de contabilidad pública
aplicable para la entidad?
Certificados de estudio (Titulo profesional, seminarios, cursos)
1. Evidencia de los conocimientos en:

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ü Régimen de Contabilidad Pública:


• Plan General de Contabilidad Pública
• Manuales de Procedimientos:
- Catalogo de Cuentas.
- Procedimientos Contables.
- Instructivos Contables.
• Doctrina Contable Pública.

Se tienen PLENAMENTE identificados y establecidos mediante el


manual de procedimientos contables, de acuerdo a la naturaleza
Los hechos financieros, económicos, sociales y
de los hechos, entre ellos (Comprobantes de egresos e ingresos,
ambientales que han sido objeto de identificación
11 5 Soporte de las conciliaciones bancarias y Liquidaciones de
están soportados en documentos idóneos y de
retención en la fuente e IVA, Hojas control de rotatorios, Balance
conformidad con la naturaleza de los mismos?
de prueba y auxiliares de cuenta) de acuerdo a la normatividad
contable para entidades públicas territoriales. (Ver 7).

El detalle o descripción que se hacen en los documentos o soporte


Los documentos fuente que respaldan los hechos
contables adecuados y generalmente aceptado por la contabilidad
financieros, económicos, sociales y ambientales
12 5 pública, contiene la información necesaria (concepto o razón
contienen la información necesaria para realizar la
general que dio origen a la transacción) para la identificación de la
adecuada identificación?
transacción. (Ver 8).
La gestión financiera de la Administración Central del Municipio de
Bello, ha realizado la identificación y el registro de los hechos y
Los hechos financieros, económicos, sociales y operaciones de su actividad, los cuales se interpretan
ambientales que han sido objeto de identificación PLENAMENTE de conformidad con lo establecido en el régimen de
13 5
fueron interpretados de conformidad con lo Administración y Contabilidad pública.
establecido en el régimen de contabilidad pública?
Además, las cifras existentes en los informes, estados y reportes
contables se encuentran debidamente soportadas.
 
1.1.2 CLASIFICACION 4.88
El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Central del
Municipio de Bello, permite identificar PLENAMENTE los procesos
Los hechos financieros, económicos, sociales y que generan insumos o productos para el procedimiento de gestión
ambientales llevados a cabo en los procesos contable contenido en el proceso de Planeación Administrativa y
14 5
proveedores de la entidad han sido incluidos en el financiera.
proceso contable?
Gestión de la contratación
Gestión de los recursos físicos

La cuantificación monetaria de los hechos financieros es fácil y


brinda confiablidad al proceso contable PLENAMENTE, dada la
Los hechos financieros, económicos, sociales y existencia de soportes para respaldar las cifras que están
ambientales realizados por la entidad contable pública plasmadas en los libros sistemas contables de la entidad, así como
15 5
son de fácil y confiable clasificación en el catalogo en los informes financieros de la entidad.
general de cuentas?
Catalogo General de Cuentas de la Entidad.: Resolución 620 del 20
de Nov. de 2015.

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Las cuentas utilizadas son las adecuadas y apoyados en el


Catalogo de Cuentas puesto a disposición para consulta y
utilización por la Contaduría General de la Nación. Se manifiesta
dentro los auditados no tener cuentas creadas para realizar ajustes
que son sugeridos por la CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION.
Son adecuadas las cuentas utilizadas para la
clasificación de las transacciones, hechos u El Catalogo de Cuentas se reclasificación de cuentas contables de
16 5
operaciones realizadas por la entidad contable la entidad, acorde a las circulares y directrices de la Contaduría
pública? General de la Nación.

La validación del CHIP, es un mecanismo de control de las cuentas


utilizadas por la Entidad.

Catalogo General de Cuentas de la Entidad.: Resolución 620 del 20


de Nov. de 2015.
La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones
La clasificación de las transacciones, hechos y derivadas de la actividad administrativa del Municipio de Bello,
operaciones corresponde a una correcta corresponde PLENAMENTE al manual de procedimientos del
17 interpretación tanto del marco conceptual como del 5 régimen de contabilidad pública en la interpretación del marco
manual de procedimientos del régimen de conceptual; lo cual se encuentra soportado en documentos y
contabilidad pública? validación de los informes brindados a la Contaduría General de la
Nación a través del CHIP.
La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones
derivadas de la actividad administrativa del Municipio de Bello,
corresponde PLENAMENTE al manual de procedimientos del
El catalogo general de cuentas utilizado para la
régimen de contabilidad pública en la interpretación del marco
clasificación de los hechos financieros, económicos,
conceptual; lo cual se encuentra soportado en documentos y
18 sociales y ambientales, corresponde a la última 5
validación de los informes brindados a la Contaduría General de la
versión publicada en la página web de la contaduría
Nación a través del CHIP.
general de la Nación?
Catalogo General de Cuentas de la Entidad.: Resolución 620 del 20
de Nov. de 2015.

Se evidencia que son adecuadas las cuentas y subcuentas


utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u
Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas
operaciones realizadas. (Ver 24)
19 para la clasificación de las transacciones, hechos u 5
operaciones realizadas?
Catalogo General de Cuentas de la Entidad.: Resolución 620 del 20
de Nov. de 2015.

Los valores objeto de clasificación registro y control del efectivo, se


elaboran y revisan oportunamente EN UN ALTO GRADO; las
conciliaciones bancarias del año 2016 se encuentran registradas en
Se elaboran y revisan oportunamente las los sistemas de información financiera de la entidad.
20 conciliaciones bancarias para establecer los valores 4
objeto de clasificación registro y control del efectivo? *Durante el mes de Febrero de 2016, se evidencian conciliaciones
bancarias al 98% de las entidades bancarias.

*Se evidencia conciliación contable de la cuenta 890 de nómina del


personal administrativo al mes de Noviembre de 2016.

La entidad realiza gestiones de Conciliación de saldos recíprocos


con otras entidades públicas, y se reporta mediante al CHIP a la
Contaduría General de la Nación periódicamente.
Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos
21 5
recíprocos con otras entidades públicas?
*Se parametrizaron las cuentas de las fiducias como bancos para
que se registren desde Recaudos y pagos.
*Cuenta de Alumbrado Público , documentación de la interventoría
financiera a noviembre 30 de 2016.

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*Cuenta de agua potable y saneamiento básico (medida cautelar);


se realizó gestión el ministerio para evidenciar el cumplimiento del
plan de desempeño y los soportes de cumplimiento.
*1424020512 ALIANZA FIDUCIARIA, se encuentra a 30 de
diciembre de 2016.
*Fiduciaria Central 100300119-5 a diciembre de 2016.

1.1.3REGISTRO Y AJUSTES 4.83  

Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre


las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y demás áreas y/o
procesos de la entidad, en referencia a las cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, ingresos, egresos, entre otros.

Se debe mejorar la actualización de los bienes inmuebles de la


Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces
entidad, proceso que se encuentra en desarrollo para lograr
de saldos entre las áreas de presupuesto,
22 5 plenamente el registro total de este inventario.
contabilidad, tesorería y demás áreas y/o procesos
de la entidad?
Se evidencia conciliación de cuentas contables con corte a
Diciembre de 2016, para el proceso de cierre de la vigencia.

*Se evidencia conciliación contable de la cuenta 890 de nómina del


personal administrativo al mes de Noviembre de 2016.. Ver cuadro
de control de conciliaciones de Técnico Operativo.

Se encuentra en desarrollo el levantamiento del inventario de


bienes inmuebles de propiedad del Municipio de Bello, acompañado
del registro contable de los bienes identificados y legalizados.
Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes,
derechos y obligaciones y se confronta con los
23 4 Se evidencia registro en Almacén y Contabilidad de los bienes que
registros contables para hacer los ajustes
ingresan a la Entidad.
pertinentes?
No se evidencia toma física de bienes, en las Instituciones
Educativas y Administración Central.

Se utilizan las cuentas y subcuentas utilizadas para revelar


Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan PLENAMENTE los hechos, transacciones u operaciones
24 adecuadamente los hechos, transacciones u 5 registradas, porque están apoyados en el Catalogo de Cuentas
operaciones registradas? puesto a disposición para la consulta y utilización por la Contaduría
General de la Nación.

El procedimiento de Gestión Contable documentado en el Sistema


integrado de Gestión, contiene actividades de verificación y
comprobación de los registros contables de las operaciones que
Se hacen verificaciones periódicas para comprobar
realiza la entidad, a través de las conciliaciones bancarias, libros
25 que los registros contables se han efectuado en 5
auxiliares y como medida previa a la aprobación de cuentas e
forma adecuada y por los valores correctos?
informes.

Se evidencia verificación y comprobación de cuentas contables


durante la vigencia 2016; realizando depuración y ajuste de

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vigencias anteriores.

Se cuenta con revisión del personal del área contable, la firma


Yupana realiza depuración y presenta al área contable para su
validación.

Por ejemplo:
*12 a 14 de diciembre (Deudores).
*Del 22 al 28 de noviembre (cuentas por pagar).
*Ajuste 7208 del 30 de mayo de 2016.
*Ajuste 8034 de Depreciación y Amortización, del 30 de diciembre
de 2016.
*Se toma muestra mensual de cuentas y se asigna la revisión y
ajuste de las cuentas.

SI, se efectúan los registros contables en forma cronológica y


guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u
Se efectúan los registros contables en forma operaciones realizadas, estos se verifican en los auxiliares por
cronológica y guardando el consecutivo de los cuentas arrojados por el sistema de información financiero de la
26 5
hechos, transacciones u operaciones realizadas, entidad.
cuando a este ultimo hay lugar?
Se evidencia consecutivos de:
*Ajustes de contabilidad del 6827 al 8065.

De la gestión contable de la entidad, se derivan listados


consecutivos de documentos que permiten hacer verificaciones de
la completitud de los registros, entre los listados que se evidencian
Se generan listados de consecutivos de documentos se encuentran: comprobantes de egresos, ajustes, recibos, entre
27 para hacer verificaciones de los completitud de 5 otros. Los cuales se pueden verificar mediante los libros auxiliares
registros? y demás aplicativos del software financiero de la entidad. (Ver 26).

Se evidencia consecutivos de:


*Ajustes de contabilidad del 6827 al 8065.

Se conoce y aplica los tratamientos contables Se evidencia catalogo de cuentas de régimen de contabilidad
28 diferenciales existentes ente entidades de gobierno 5 pública, implementado por la Entidad y la validación de los informes
general y empresas públicas? correspondientes por parte de la CGN.

El proceso contable opera adecuadamente en un ambiente de


Sistema Integrado de Información,; dado que la información
contable se encuentra integrada a través del SICOF. Para
aquellos procesos no incluidos dentro del SICOF, ejemplo el
módulo de inventarios, la unidad se encuentra adelantando la
implementación de un software que permita integrar el módulo de
El proceso contable opera en un ambiente de sistema manejo de bienes.
29 de integrado de información y este funciona 4
adecuadamente? *Se presentan deficiencias con la interface de los Bienes Inmuebles
y Muebles.

*Se realiza control manual de los registros de bienes inmuebles y


Muebles.

*Se tiene interface con Tesorería, rentas, Otros.

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Los cálculos que realiza la entidad en los procesos de


Depreciación, provisión, amortización, valorización y agotamiento,
se realizan bajo criterios dispuestos por la Contaduría General de la
Son adecuadamente calculados los valores
Nación, entre los cuales se encuentran: Método de línea recta,
correspondientes a los procesos de depreciación,
30 5 incremento del IPC, entre otros.
provisión, amortización, valorización y agotamiento,
según aplique?
Depreciación, provisión, amortización, valorización y agotamiento
establecido en el procedimiento de gestión contable del proceso
PA.

Se evidencia los documentos soporte idóneos tales como:


comprobantes de egresos y de ingresos, facturas de predial e
Los registros contables que se realizan tienen los industria y comercio, conciliaciones bancarias, declaraciones de
31 5
respectivos documentos soportes idóneos? rentas y retención en la fuente, disponibilidades y registros
presupuestales, además, cuentas de cobro, facturas de venta,
documentos equivalentes (facturas , cuentas de cobro).

Las cuentas de cobro, deben tener los soportes de factura, informe


Para el registro de las transacciones , hechos u de actividades y de supervisión, entre otros.
32 operaciones se elaboran los respectivos 5
comprobantes de contabilidad? Cada área evidencia los soportes correspondientes a las
transacciones y operaciones que realizan.

La Administración Central del Municipio de Bello, tiene debidamente


soportados los libros de contabilidad en comprobantes de
Los libros de contabilidad se encuentran debidamente
33 5 contabilidad normalmente aceptados por la normatividad y
soportados en comprobantes de contabilidad?
entidades reguladoras de la gestión contable de las entidades
estatales.

1.2ETAPADE REVELACIÓN 4.76  


ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES
1.2.1
Y DEMÁS INFORMES 4.86  
La entidad elabora y diligencian los libros (electrónicos) de
contabilidad, que evidencia las operaciones de su gestión, bajo
Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de parámetros establecidos en el régimen de contabilidad pública. Los
34 conformidad con los parámetros establecidos en el 5 cuales son validados por el CHIP en la rendición de cuentas a la
régimen de contabilidad pública? Contaduría General de la Nación y sirve como insumo para los
procesos de análisis y evaluación de los entes de vigilancia y
control.
Las cifras contenidas en los estados, informes y Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables
35 reportes contables coinciden con los saldos de los 5 son fiel reflejo de la información contenida en los libros contables de
libros de contabilidad? la entidad.
Se efectúa el mantenimiento, actualización y Durante la vigencia 2016, se evidencia mantenimiento,
parametrización necesarios para un adecuado actualización y parametrización continuamente del aplicativo
36 4
funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar SICOF.
la información?

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*No se evidencia el Modulo de inventarios, ni la interface de la


información de los bienes Muebles e inmuebles de la entidad.

Se elaboran oportunamente los estados, informes, y


reportes contables al representante legal, a la Se evidencia presentación de informes del CHIP a la Contaduría
37 contaduría general de la nación, a los organismos de 5 General a 5 de febrero de 2017 oportunamente, la cual fue
inspección, vigilancia y control y a los demás aceptada por el ente de Control.
usuarios de la información?
Las notas explicativas a los estados contables Se evidencia estados contables a diciembre de 2016, con las notas
38 cumplen con las formalidades establecidas en el 5 generales y especificas, las cuales cumplen con las formalidades
régimen de contabilidad pública? establecidas en el Régimen de contabilidad pública.

El contenido de las notas a los estados contables si revelan en


El contenido de las notas a los estados contables
forma satisfactorio la suficiencia de la información de tipo cualitativo
39 revela en forma suficiente la información de tipo 5
y cuantitativo físico que corresponde a las cuentas de activo,
cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?
pasivo, ingresos patrimonio, ingresos y egresos.

Se verifica la consistencia entre las notas a los


Se evidencia consistencia de los Estados Contables y Notas; las
40 estados contables y los saldos revelados en los 5
cuentas de litigios, deudores, entre otras.
estados contables?

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y
1.2.2
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4.67  
Se presentan oportunamente los estados, informes, y
Se evidencia presentación de informes del CHIP a la Contaduría
reportes contables al representante legal, a la
41 5 General a 5 de febrero de 2017 oportunamente, la cual fue
contaduría general de la nación y a los organismos de
aceptada por el ente de Control.
inspección, vigilancia y control?

Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil Se evidencia publicación de los Estados Contables en la página
acceso a la comunidad el balance general y el estado web www.bello.gov.co, link: , con corte a septiembre de 2016.
42 5
de actividad financiera, económica social y Los estados se general trimestralmente, no es posible publicarlos
ambiental? mensualmente.

La Entidad Publica utiliza un sistema de indicadores en el sistema


integrado de calidad para analizar e interpretar la realidad
Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e financiera, los cuales se cargan y analizan anualmente en el
43 interpretar la realidad financiera, económica, social y 4 ALPHASIG.
ambiental de la entidad?
No se evidencia el análisis de los indicadores financieros aplicados
por la dirección administrativa de contabilidad y presupuesto.

Los informes contables de la entidad, están acompañados notas a


La información contable se acompaña de los los estados contables.
44 respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su 4
adecuada comprensión por parte de los usuarios ? *No se evidencia en los informes contables de la entidad, los
respectivos análisis de indicadores .

La información financiera es utilizada para la gestión de


La información contable es utilizada para cumplir
45 5 operaciones de crédito, informes de gestión, seguimiento a la
propósitos de gestión?
gestión, ejecución de proyectos, entre otras.

Se asegura la entidad de presentar cifras La entidad garantiza la presentación de cifras homogéneas para
46 homogéneas a los distintos usuarios de la 5 todos los usuarios internos y externos de la entidad, entre ellos:
información? entidades financieras, entes de control, informes de gestión de las

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diferentes Secretarías de Despacho y la comunidad en general.

1.3OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.69  

1.3.1ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.69  


Se identifican, analizan y se le da tratamiento
Se evidencia la identificación de riesgos de índole contable de la
47 adecuado a los riesgos de índole contable de la 4
Entidad; no se cuenta con análisis y tratamiento.
entidad en forma permanente?
Se evidencia la asesoría de Yupana para la vigencia 2016, para el
Existe y funciona una instancia asesora que permita
48 4 seguimiento de la información contable.
gestionar los riesgos de índole contable?
Se cuenta con capacitación de la Secretaría de Control Interno.
La entidad realiza autoevaluación y correcciones permanentes a
las actividades del proceso contable de la entidad, a través del
Se realizan autoevaluaciones periódicas para Comité Técnico y Comité del SIG; en el cual se identifican y
determinar la efectividad de los controles socializan las deficiencias del proceso y las acciones de mejora
49 5
implementados en cada una de las actividades del que se deben implementar.
proceso contable?
Se evidencian actas de comité del SIG, y autoevaluación
permanente de los controles del proceso contable.

Los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las


actividades del proceso contable, se encuentran definidas en el
Se han establecido claramente niveles de autoridad y Decreto 790 de 2015.
50 responsabilidad para la ejecución de las diferentes 5
actividades del proceso contable? Se evidencia:
Manual de funciones
Procedimientos.

Las políticas contables, procedimientos y demás


Se evidencia políticas, procedimientos, y manuales contables
51 prácticas que se aplican internamente se encuentran 5
debidamente documentados.
debidamente documentadas?

La entidad dispone de manuales de procedimientos y demás guías


Los manuales de políticas, procedimientos y demás para el proceso contable de las entidades territoriales, actualizados;
prácticas contables se encuentran debidamente los cuales se encuentran en archivos físicos y digitales, además de
52 5
actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva los reportes y actualizaciones que recibe la entidad por parte de la
del proceso contable? Contaduría General de la Nación y demás entidades relacionadas
con la gestión contable.

El proceso de gestión contable, tiene documentados a través de la


Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra
caracterización del proceso de planeación administrativa y
técnica o mecanismo, la forma como circula la
53 5 financiera, procedimiento, hojas de vida de los trámites y servicios,
información a través de la entidad y su respectivo
la forma como circula información relacionada con el proceso
efecto en el proceso contable de la entidad?
contable de la entidad.

La entidad realiza permanentemente verificaciones de los registros


Se ha implementado y ejecuta una política de
contables de la entidad, cruzando dicha información con las
54 depuración contable permanente y de sostenibilidad 5
actividades que se interrelacionan en el proceso contable, como
de la calidad de la información?
son: Tesorería, Rentas,  Nomina.

La entidad cuenta con información relacionada con los bienes


Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran
muebles, derechos y obligaciones debidamente individualizadas en
debidamente individualizados en la contabilidad, bien
55 4 la Cuenta 16 de bienes, derechos y obligaciones.
sea por el área contable o en bases de datos
administradas por otras dependencias?
Se debe agilizar el proceso de individualización y registro contable

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de todos los bienes inmuebles de la entidad, y la realización de


tomas físicas de bienes muebles para ajustar el registro contable
de los mismos.

Los costos históricos registrados en la contabilidad


Los costos históricos, se realizan manualmente, se requiere mayor
56 son actualizados permanentemente de conformidad 4
esfuerzo en la interface con bienes.
con lo dispuesto en el régimen de contabilidad publica
Se cuenta con un área contable debidamente
estructurada de conformidad con la complejidad, El área contable requiere mejorar los equipos tecnológicos para el
57 4
desarrollo tecnológico y estructura organizacional de proceso contable de la Entidad y mantenimiento del área locativa.
la entidad?
Los funcionarios involucrados en proceso contable cumplen en un
Los funcionarios involucrados en el proceso contable
alto grado, con los requerimientos técnicos y responsabilidades
cumplen con los requerimientos técnicos señalados
señaladas por la entidad (Decreto 790 de 2015) para el ejercicio de
58 por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que 5
la profesión contable en el sector público, dado que cumplen con
demanda el ejercicio de la profesión contable en el
los perfiles establecidos, presentación de informes, cumplimiento
sector público?
de las funciones.

La entidad tiene como mecanismo de actualización de los


Se ha implementado una política o mecanismo de funcionarios involucrados en el proceso contable, brindarles acceso
actualización permanente para los funcionarios a diplomados, cursos y seminarios que brinden los entes públicos y
59 5 privados en relación a la normatividad y actualización de los
involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo
en forma satisfactoria? procedimientos contables de los entes territoriales.

Al terminar la vigencia 2015, se realizó empalme de Alcalde, para el


periodo 2016 - 2019; para el cual se dispuso la información
Se producen en la entidad informes de empalme
correspondiente oportunamente.
60 cuando se presentan cambios de representante legal 5
o cambios de contador?
Se evidencia informe de empalme entre la contadora general
saliente a entrante a marzo de 2016

Existe una política para llevar a cabo en forma


adecuada el cierre integral de la información
Se evidencia política de cierre contable de la CGN, Circulares
61 producida en todas las áreas o dependencias que 5
internas para el cierre contable y financiero de la Entidad.
generan hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales.
Los soportes documentales de los registros contables
se encuentran debidamente organizados y Se evidencia archivo de gestión de libros auxiliares, estados
62 5
archivados de conformidad con las normas que financieros, conciliaciones bancarias debidamente archivadas
regulan la materia?

RANGOS E INTERPRETACIONES DE LAS CALIFICACIONES OBTENIDAS


CALIFICACION VALORACION
1 No Se Cumple
2 Se Cumple Insatisfactoriamente
3 Se Cumple Aceptablemente
4 Se Cumple En Un Alto Grado
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5 Se Cumple Plenamente

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE


EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PUNTAJE
# INTERPRETACION
CONTABLE OBTENIDO
1Control Interno Contable 4.77 Adecuado
1.1Etapa de reconocimiento 485 Adecuado
1.1.1 Identificación 4.85 Adecuado
1.1.2 Clasificación 4.88 Adecuado
1.1.3 Registro y ajustes 4.83 Adecuado
1.2Etapa de revelación 4.76 Adecuado
1.2.1 Elaboración de estados contables y demás informes 4.86 Adecuado
1.2.2 Análisis e interpretación y comunicación de la información 4.67 Adecuado
1.3Otros elementos de control 4.69 Adecuado
1.3.1 Acciones implementadas 4.69 Adecuado

RANGOS DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO
1.0 - 2.0 Inadecuado
2.0 - 3.0 (NO INCLUYE 2.0) Deficiente
3.0 - 4.0 ( NO INCLUYE 3.0) Satisfactorio
4.0 - 5.0 ( NO INCLUYE 4.0) Adecuado

5.2 CUALIFICATIVA

5.3 FORTALEZAS

1. Se cuenta con procesos permanentes de conciliación y depuración contable, por parte del
personal del área contable y la asesoría de la empresa Yupana, para la mejora continua de
los registros contables de la Entidad.

2. Se validan los estados financieros e informes en el CHIP como medida previa para la firma
del Contador y Alcalde.

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3. Se delegaron funciones específicas los profesionales del área de contabilidad y ´presupuesto


de acuerdo al ciclo contable y su complejidad.

4. Todo el personal que labora en contabilidad y presupuesto sabe y conoce de los


procedimientos contables realizados al interior de la dependencia.

5.4 AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES


REALIZADAS.

1. Actualizaron la documentación y la implementaron en los procesos y procedimientos acorde


a la normatividad que expida en materia contable y financiera.

2. Se realizaron verificaciones y comprobaciones de cuentas contables, objeto de auditoría de


la Contraloría Municipal y producto de la autoevaluación del proceso durante la vigencia
2016.

3. Se logra adecuar la interface del SICOF entre los módulos contables, presupuestales, de
tesorería, rentas y otros.

4. Se realizo mantenimiento, actualización y parametrización continuo del aplicativo SICOF.

5.5 OBSERVACIONES

1. No se evidencia toma física de los bienes muebles de las Instituciones Educativas del
Municipio de Bello y de la Administración Central; incumpliendo con lo establecido en las
políticas contables de los procedimientos contables de la Contaduría general de la
Nación.

2. El Sistema de Información Contable y Financiero –SICOF- que emplea la entidad, no


tiene interface entre el módulo de bienes con los demás módulos, para la automatización
de la totalidad de los procesos de la Entidad.

6 RECOMENDACIONES

La Secretaría de Control Interno, en atención observaciones derivadas de la Auditoría al Sistema


de Control Interno Contable, presenta las siguientes recomendaciones y sugerencias a la

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entidad, procurando el mejoramiento continuo de sus procesos y procedimientos:

1. Se debe documentar en el procedimiento de gestión contable las políticas de cierre de


vigencia, establecidas por la dirección de contabilidad y presupuesto; en atención a las
directrices que imparte mediante las circulares de cierre de vigencia la Contaduría
General de la Nación.

2. Entre las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad, se deben realizar cruces y


cierres mensuales, que permitan hacer en menor tiempo el cierre anual.

3. Mejorar la descripción de los documentos fuente o soporte de las transacciones hechos u


operaciones de la Entidad, para darle más claridad al hecho u operación que se registra
en el documento contable.

4. Se debe actualizar y conciliar los saldos de la cuenta de Alumbrado público con la


Interventoría; y así tener la cuenta al día, además de la documentación requerida.

5. Se deben ajustar los tiempos en el proceso de cierre de tesorería en cada vigencia fiscal,
para adelantar la presentación de informes a los entes externos, y optimizar los procesos
presupuestales, contables y de tesorería de la vigencia subsiguiente.

6. Se debe agilizar el proceso de individualización y registro contable de todos los bienes


inmuebles de la entidad, y la realización de tomas físicas de bienes muebles para ajustar
el registro contable de los mismos.

7. La entidad debe continuar con las actividades de actualizar el inventario de bienes


muebles e inmuebles, para apoyar la depuración y el registro contable.

8. Se debe hacer seguimiento a los indicadores que interpretan la realidad financiera,


económica, social y ambiental de la entidad; con propósito de gestión de la información
contable y comprensión por parte de los usuarios internos y externos.

9. Se debe actualizar en el mapa de riesgos, analizar y dar tratamiento a los riesgos de


índole contable, además de implementar los respectivos controles.

10. Se debe implementar una política de actualización de los costos históricos registrados en
la contabilidad; para que se realicen los cálculos en el sistema contable y se actualicen
permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública.

11. La entidad debe continuar con las actividades de actualizar el inventario de bienes
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muebles e inmuebles, para apoyar la depuración y el registro contable.

12. Se debe gestionar los recursos para estructurar el área contable, de conformidad con la
complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad.

13. Es importante que la Dirección Administrativa De Presupuesto y Contabilidad diseñe


todas las acciones necesarias para adecuar las políticas y mecanismos del control interno
contable en concordancia con la resolución 193 de 2016 expedida por la Contaduría
General de la Nación, de tal suerte que la secretaria de control interno pueda ejercer un
seguimiento permanente, en procura de la existencia y efectividad de los controles, para
lo cual es importante definir al menos tres seguimientos al año.

7 CONCLUSION

El Sistema de Control Interno Contable para la vigencia 2016, obtuvo una calificación de 4.77
puntos en promedio de las diferentes etapas del ciclo contable, que lo ubica EN EL NIVEL
ADECUADO, porque el Sistema de Control Interno Contable cumple con su objetivo primordial
de garantizar a la Alcaldía de Bello, que se aplican las normas vigentes en materia contable,
administrativa y fiscal, que cumple satisfactoriamente con las etapas del proceso contable,
poseen una adecuada práctica de planeación y se hace difusión permanente de las principales
políticas, plazos y requisitos que deben cumplir a los proveedores y clientes del proceso
contable, avanzan en el trabajo en equipo con delegación especifica de funciones, con
conocimiento de todas las actividades y procedimientos y se toman los correctivos
indispensables para mejorar los procesos y procedimientos, la Alcaldía de Bello cuenta con un
Sistema de Control Interno Contable que garantiza una información Económica, Financiera,
Social y Ambiental.

8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, de la Contaduría General de Nación.

 Instructivo 002 21 de Diciembre de 2016 Cierre vigencia 2016.

9 ANEXOS

No Aplica.

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EQUIPO AUDITOR

__________________________ _____________________________
JOHN JAIRO ARBOLEDA PINTO HUGO ALBERTO LONDOÑO OSSA
Auditor Líder Auditor

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