You are on page 1of 71

1

MANUAL DE CALIDAD
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO...................................................................................................................................................3
2. ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD....................................................................................................4
3. RESPONSABILIDAD DEL MANUAL .........................................................................................................4
4. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL ..............................................................................................................4
4.1. RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................................................................4
4.2. LOCALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COMUNICACIÓN .........................................................................5
4.3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .....................................................................................................6
4.3.1. Misión .........................................................................................................................................................6
4.3.2. Visión ..........................................................................................................................................................6
4.3.3. Funciones generales .................................................................................................................................6
4.3.4. Objetivos estratégicos ..............................................................................................................................6
5. ORGANIGRAMA.........................................................................................................................................8
6. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.......................................................................................................8
6.1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................................................................8
6.2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.....................................................................9
7. CICLO DEL SISTEMA DE CALIDAD .......................................................................................................13
8. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI .......................................................................13
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MECI....................15
9.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ..................................................................................................15
9.2. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. .............................................................................................................15
9.3. COMITÉ DE CALIDAD y MECI.................................................................................................................16
9.4. SUBCOMITÉS DE CALIDAD y MECI.......................................................................................................16
9.5. COMITÉ DE LÍDERES DE CALIDAD y EQUIPO TÉCNICO MECI ..........................................................16
10. POLÍTICA DE CALIDAD ...........................................................................................................................17
11. OBJETIVOS DE CALIDAD .......................................................................................................................17
12. COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ...............................................................17
12.1. MAPA DE PROCESOS.............................................................................................................................17
12.1.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS .................................................................................................................19
12.1.2. PROCESOS MISIONALES .......................................................................................................................25
12.1.3. PROCESOS DE APOYO...........................................................................................................................31
12.1.4. PROCESO DE EVALUACIÓN ..................................................................................................................37

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 2 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

12.2. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS PARA TODO EL SISTEMA.........................................................37


12.2.1. Auditorías internas de calidad................................................................................................................37
12.2.2. Control del producto no conforme.........................................................................................................38
12.2.3. Acciones correctivas...............................................................................................................................38
12.2.4. Acciones preventivas..............................................................................................................................38
13. COMPLEMENTARIEDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL MODELO
ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ...................................................................................................................39
14. RELACIÓN ENTRE LOS PROCESOS Y LOS OBJETIVOS DE CALIDAD .............................................40
15. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ...........................................................43
15.1. ELABORACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA ...............................46
15.2. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA .....................................47
15.2.1. Control de documentos...........................................................................................................................47
15.2.2. Control de los registros ..........................................................................................................................47
15.3. NORMALIZACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA................................48
16. RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON LA NORMA
NTCGP-1000:2004 ..................................................................................................................................................54
16.1. EXCLUSIONES .........................................................................................................................................55
17. GLOSARIO................................................................................................................................................59
CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................................................63
ANEXO 1. FUNCIONES DEL MINISTERIO………………………………………………………………………………65
ANEXO 2. LISTADO DE IDENTIFICADORES DE PROCESOS Y SUBPROCESO…………………………………71

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 3 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

OBJETIVO

Este manual tiene como objetivo establecer y comunicar la estructura y composición del Sistema de
Gestión de Calidad del Ministerio, con el cual se adopta el enfoque de organización por procesos, que
facilita el cumplimiento de los objetivos misionales, la satisfacción de los usuarios y la búsqueda de la
eficiencia, eficacia y efectividad organizacional.

1. ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD

El manual describe los elementos y la estructura del sistema de gestión de calidad, los procesos
identificados, sus productos e interrelaciones.

El Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio se ha desarrollado de conformidad con los requisitos
establecidos por la Norma de Gestión de Calidad Pública NTCGP 1000:2004 y los lineamientos y
estándares del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.

Incluye y aplica a todas las dependencias y sus procesos o subprocesos.

2. RESPONSABILIDAD DEL MANUAL

La responsabilidad por el mantenimiento, divulgación y actualización de este manual está a cargo de la


Dirección de Planeación, Información y Coordinación Regional.

3. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

3.1. RESEÑA HISTÓRICA

El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial es una entidad pública cuyo objetivo
primordial es contribuir y promover el desarrollo sostenible a través de la formulación y adopción de las
políticas, planes, programas, proyectos y regulación en materia ambiental, recursos naturales
renovables, uso del suelo, ordenamiento territorial, agua potable y saneamiento básico y ambiental,
desarrollo territorial y urbano, así como en materia habitacional integral.

El ministerio nace en el marco de la preocupación a nivel mundial sobre el creciente deterioro de la


tierra, sus ecosistemas y sus recursos y el impacto potencialmente irreversible de dicho deterioro sobre
la especie humana, reconocido a través de la Conferencia de la Naciones Unidas sobre el Medio
Ambiente y el Desarrollo (CNUMAD o Cumbre de la Tierra) donde se proclamó la Declaración de Río –
1992, la cual consagra el concepto de desarrollo sostenible y la importancia de garantizar la
supervivencia del planeta.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 4 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

En 1993 con la ley 99 se crea el Ministerio del Medio Ambiente como organismo rector de la gestión del
medio ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado de impulsar una relación de respeto
y armonía del hombre con la naturaleza y de definir, las políticas y regulaciones necesarias para la
recuperación, conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y aprovechamiento de los recursos
naturales renovables y el medio ambiente de la Nación, con el fin de asegurar el desarrollo sostenible.

De esta manera, se buscó dotar a Colombia de una entidad gubernamental de la mayor jerarquía que
estuviera en capacidad de liderar la formulación de la política, los planes, programas y proyectos
dirigidos a detener y reversar los graves procesos de deterioro que enfrentan los recursos naturales
renovables y el medio ambiente.

Fue así como, la ley recogió en el ministerio funciones dispersas que estaban en cabeza del Instituto
Nacional de los Recursos Naturales Renovables y del Medio Ambiente - INDERENA, el Ministerio de
Salud, el Ministerio de Minas y Energía, el Instituto Colombiano de Hidrología, Meteorología y
Adecuación de Tierras -HIMAT, Instituto Colombiano de Minería y Geología -INGEOMINAS, el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi -IGAC, la Dirección General Marítima y Portuaria -DIMAR, el Departamento
Nacional de Planeación -DNP y las corporaciones autónomas regionales.

Para el 2002 se realizó la Cumbre de Johannesburgo donde se resaltó que el manejo del medio
ambiente se establecía con base en los principios del comercio, bajo prioridades en las que la
dimensión territorial está supeditada a las exigencias de la globalización. Este entorno internacional
marcó y ayudó a justificar los criterios que sirvieron para recoger en el Ministerio del Medio Ambiente,
las funciones relacionadas con la vivienda, el desarrollo territorial, el agua potable y el saneamiento
básico que estaban a cargo del Ministerio de Desarrollo Económico, en una nueva estructura
establecida en el Decreto 216 de 2003 y que se denomina desde entonces Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial.

El Decreto 216 de 2003 ha sido modificado desde entonces por el Decreto 3266 de 2004, que crea la
Oficina de Asuntos Internacionales y la Dirección de Licencias, Permisos y Trámites Ambientales y el
Decreto 3137 de 2006, que crea el Viceministerio de Agua y Saneamiento.

3.2. LOCALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Las instalaciones del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, se encuentran ubicadas
en Colombia, en la ciudad de Bogotá D.C., Calle 37 No 8 - 40.
El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial dispone del número, PBX: (901) 3323400,
conmutador para todas las dependencias del Ministerio y la página WEB: www.minambiente.gov.co y el
número gratuito nacional 018000915060.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 5 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

3.3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

3.3.1. Misión

El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial es la entidad pública del orden nacional
rectora en materia ambiental, de vivienda, desarrollo territorial, agua potable y saneamiento básico
que contribuye y promueve acciones orientadas al desarrollo sostenible, a través de la formulación,
adopción e instrumentación técnica y normativa de políticas, bajo los principios de participación e
integridad de la gestión pública.

3.3.2. Visión

Ejercer un liderazgo en la toma de decisiones relacionadas con la construcción de equidad social


desde la gestión ambiental, la vivienda, el agua potable, el saneamiento básico y el desarrollo
territorial, mediante la consolidación de una política de desarrollo sostenible y alianzas estratégicas con
actores sociales e institucionales en diferentes escenarios de gestión intersectorial y territorial.

3.3.3. Funciones generales

Organismo rector de la gestión del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, encargado
de impulsar una relación de respeto y armonía del hombre con la naturaleza y de definir y adoptar las
políticas, planes, programas, proyectos y regulaciones a las que se sujetarán la recuperación,
conservación, protección, ordenamiento, manejo, uso y aprovechamiento de los recursos naturales
renovables y el medio ambiente de la Nación, uso del suelo, ordenamiento territorial, agua potable y
saneamiento básico, saneamiento ambiental, desarrollo territorial y urbano, así como en materia
habitacional integral a fin de asegurar el desarrollo sostenible garantizando la participación de la
comunidad, de manera que se garantice el derecho de todas las personas a gozar de un medio
ambiente sano y se proteja el patrimonio natural y la soberanía de la Nación. (Anexo 1. Funciones del
Ministerio)

Corresponde al Ministerio coordinar el Sistema Nacional Ambiental -SINA-, y como superior inmediato
de las entidades adscritas y vinculadas, para asegurar la adopción y ejecución de las políticas y de los
planes, programas y proyectos respectivos, en orden a garantizar el cumplimiento de los deberes y
derechos del Estado y de los particulares en relación con el medio ambiente y con el patrimonio natural
de la Nación.

3.3.4. Objetivos estratégicos

- Formular políticas y regulaciones de conservación y restauración de ecosistemas para el uso


sostenible, manejo y protección de la diversidad biológica y demás recursos naturales, garantizando la

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 6 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

oferta de bienes y servicios ambientales con miras a lograr una distribución justa y equitativa de los
beneficios derivados de su uso y aprovechamiento.

- Orientar la adopción de criterios de sostenibilidad en la gestión de los sectores productivos e


institucionales, procurando la incorporación de sistemas de gestión ambiental, reconversión
tecnológica y el cambio en los patrones de consumo.

- Orientar y articular procesos de formulación de política y de planeación del Sistema Nacional


Ambiental mediante el desarrollo de instrumentos y mecanismos de coordinación, información y
financieros, con el fin de fortalecer la gestión del sector.

- Promover y facilitar el desarrollo sostenible y la gestión descentralizada, equitativa, participativa,


eficiente, productiva y gerencial de las empresas prestadoras de los servicios públicos de agua
potable y saneamiento básico, a través de la formulación de políticas, regulaciones, financiación e
incentivos.

- Promover el desarrollo sostenible del territorio considerando las relaciones de la población con la base
natural, el espacio construido y el entorno regional mediante la formulación de políticas y
regulaciones, referentes a la planificación, el ordenamiento y la gestión territorial.

- Disminuir el déficit habitacional del país tanto en sus aspectos cuantitativos como cualitativos, en
alianza con actores del sector público, privado y social, mediante la formulación de políticas y
regulaciones.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 7 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

4. ORGANIGRAMA

MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL


Ley 99/93, Dec. 216/03, Dec. 3266/04, Dec. 3137/06, Res. 340/05, Res. 1210/05, Res. 0123/06,
Res. 0537/06, Res. 997/07, Res. 2160/07, Res. 2385/07, Res. 1625/08, Res 1146/09, Res 1611/09,
Res. 1985/09
Despacho del Ministro

Oficina de
Oficina de Control Oficina de Asuntos Oficina Asesora
Educación y
Comunicaciones Interno Internacionales Jurídica
Comunicaciones Participación

Entidades Adscritas: CRA, Asesor


AsesorLegislativo
Legislativo Educación
Educación Conceptos
FONVIVIENDA, IDEAM, FONAM Conceptos

Entidades Vinculadas: INVEMAR, Participación Procesos


Participación Banca ProcesosJudiciales
Judiciales
SINCHI, IIAP, IAVH, FNA. BancaMultilateral
Multilateral
Secretaría General
Regulaciones
Regulaciones
Dirección de Planeación, Fortalecimiento
FortalecimientoSectorial
Sectorial
Información y Coordinación
Talento
TalentoHumano
Humano Finanzas
FinanzasyyPresupuesto
Presupuesto Regional Evaluación
EvaluaciónyySeguimiento
Seguimiento

Administrativo
Administrativo Control
ControlDisciplinario
Disciplinario
Centro
CentrodedeDocumentación
Documentación
Atención
AtenciónalalUsuario
Usuario Sistemas
Sistemas
Subdirección Técnica de Parques
Contratos
Contratos Pasivo
Pasivolaboral
laboral Unidad Administrativa del
Subdirección Administrativa y
Sistema de Parques
Financiera
Nacionales Naturales
Pacífico
Pacífico
Direcciones Territoriales

Cambio
CambioClimático
Climático
Despacho del Viceministro de Agua y Despacho del Viceministro de Vivienda y
Despacho del Viceministro de Ambiente
Saneamiento Desarrollo
SINA
SINA

Dirección de Dirección de Licencias Dirección de


Dirección de Dirección de Gestión Inversiones Dirección del Sistema Dirección de
Desarrollo Sectorial Permisos y Trámites
Ecosistemas Empresarial Estratégicas Habitacional Desarrollo Territorial
Sostenible Ambientales

Gestión
GestiónForestal
Forestal Grupo
GrupodedePolítica,
Política,Normativa Relación
Normativa Relacióncon
conUsuarios
Usuarios
yyCalidad
CalidadAmbiental
Ambiental Formulación
FormulacióndedePolíticas
Políticasyy
Conservación Sistema
SistemaNacional
NacionalSFVISU
SFVISU
ConservaciónyyUso
Usode
delala Grupo
Lineamiento
LineamientodedeOrdenamiento
Ordenamiento
Biodiversidad
Biodiversidad Grupode
deGestión
GestiónAmbiental
Ambiental Evaluación.
Evaluación.
Sectorial
Sectorial
Ordenación, Instrumentos
InstrumentosFinancieros
Financieros Asistencia
AsistenciaTécnica
Técnica aaMunicipios
Municipiosyy
Ordenación,Manejo
Manejoyy Grupo
GrupodedeMedidas
MedidasSanitarias
Sanitarias Seguimiento Regiones
Regiones
Restauración
Restauracióndede yyFitosanitarias Seguimiento
Ecosistemas Fitosanitarias
Ecosistemas
Desarrollo
DesarrolloTécnico
TécnicoyySaneamiento
Saneamiento Proyectos
ProyectosEspeciales
EspecialesdedeDesarrollo
Desarrollo
Grupo
GrupoUnidad
UnidadTécnica
Técnicadede Logística
Ozono Logística Territorial
Territorial
Análisis
AnálisisEconómico
Económico Ozono

Recurso
RecursoHídrico
Hídrico

5. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

5.1. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
comprende las actividades de formulación de políticas, elaboración de instrumentos normativos y
promoción e instrumentación técnica en el ámbito del sector de ambiente, vivienda, desarrollo territorial,
agua potable y saneamiento básico las cuales ejecuta en cumplimiento de las funciones que por mandato
legal le han sido asignadas.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 8 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

5.2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El Sistema de Gestión de Calidad -SGC comprende la definición, implementación y mantenimiento de


mecanismos para el cumplimiento y la mejora continua de las acciones misionales encomendadas al
Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y para su desarrollo institucional, con base en los
elementos que conforman el ciclo de la calidad y en herramientas de documentación, gestión, seguimiento
y evaluación para la formulación de políticas, la elaboración de instrumentos normativos y la promoción e
instrumentación técnica en el ámbito del sector de ambiente, vivienda, desarrollo territorial.

Es una herramienta de gestión institucional dirigida a facilitar la comunicación intra-institucional y la


coordinación de acciones para la obtención de productos y servicios que satisfagan y superen las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de las funciones asignadas al Ministerio y, por
tanto permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social y está
enmarcada en los planes estratégicos del Ministerio.

El Ministerio, en cumplimiento de la Ley 872 de diciembre de 2003, el Decreto 4110 de 2004 y la


Resolución 1324 de septiembre de 2005 ha diseñado e implementado el Sistema de Gestión de Calidad,
acorde con lo establecido en la Norma de Calidad del Sector Público NTCGP-1000:2004.

El sistema está compuesto por los siguientes conceptos y elementos:

- Direccionamiento estratégico: Conjunto de políticas definidas por la alta dirección para satisfacer
las necesidades y expectativas del cliente, incorporadas a la planeación estratégica de la Entidad
(misión, visión y directrices organizacionales) en busca de adaptar ésta a las condiciones cambiantes
del entorno para que siempre esté en condiciones para que la prestación de servicios satisfaga las
necesidades y expectativas de sus clientes.

Responsabilidad y compromiso de la Dirección: La Dirección del Ministerio tiene el


compromiso de desarrollar su propia gestión y direccionar la de los funcionarios y agentes
delegados de la entidad hacia el objetivo de la mejora continua para la satisfacción de los
requisitos de sus clientes y, por tanto, la responsabilidad de dar el direccionamiento
estratégico para la gestión de calidad a través de la formulación e instrumentación de la
política de calidad y sus objetivos, y de proporcionar el aseguramiento y la disponibilidad
de los recursos para su implementación, desarrollo y mantenimiento.

- Planificación de la calidad: Los procesos y subprocesos que conforman el sistema de gestión de


calidad deben contemplar su desarrollo enfocados al logro de los objetivos de calidad y al
cumplimiento de los requisitos de los clientes internos y externos. Sus responsables deben planificar
la realización del producto o prestación del servicio garantizando su coherencia con los requisitos de
los otros procesos del sistema y deben prever las acciones y recursos requeridos para su desarrollo.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 9 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Talento Humano: Los servidores públicos y particulares que ejercen funciones públicas que realicen
trabajos que afecten la calidad del producto o servicio, deben ser competentes con base en la
educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.

Es responsabilidad de la Dirección, bajo el principio de selección objetiva y con acciones


de capacitación y formación en aptitudes, habilidades y competencias, y en función de su
capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo con los requisitos definidos
previamente por la entidad, garantizar la competencia necesaria de los servidores públicos
y particulares que ejercen funciones públicas o que realizan trabajos que afectan la calidad
del producto o servicio, y la provisión y gestión de la infraestructura y del ambiente de
trabajo requeridos para lograr la conformidad con los requisitos del producto o servicio que
les encomienda desarrollar.

Es responsabilidad de los servidores públicos y particulares que ejercen funciones


públicas o que realizan trabajos que afectan la calidad del producto o servicio, desarrollar
las funciones asignadas cumpliendo los objetivos del Ministerio, bajo los criterios y
requisitos determinados en el sistema de gestión de calidad, y los principios de
autoevaluación y mejora continua.

- Procesos: Constituyen la base operativa del sistema de gestión de calidad. Son el conjunto de
actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar los productos y servicios que
representan el cumplimiento de la misión encomendada al Ministerio. Se clasifican en estratégicos,
misionales, de apoyo, y de evaluación (v. numeral 3.39 de la NTCGP – 1000:2004) y determinan la
secuencia e interacción entre estos y los criterios y métodos para su operación y control.

Es responsabilidad de la Dirección del Ministerio, por sí misma y a través de sus


funcionarios, la ejecución de los procesos que afecten la conformidad de los productos y
servicios. En los casos en que la entidad opte por entregar a terceros cualquiera de estos
procesos, debe asegurarse de controlarlos y dicha responsabilidad debe estar identificada
dentro del sistema de gestión de calidad. Cuando existan disposiciones regulatorias,
expedidas por una autoridad competente, relativas al control de procesos entregados a
terceros, la entidad deberá ceñirse a dichas disposiciones.

- Productos y servicios: Son los resultados que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso.
Obtener esos resultados con las características requeridas es el propósito fundamental del respectivo
proceso. Los resultados del proceso pueden ser:

- Productos tangibles, como por ejemplo, las políticas formuladas, una cartilla, un acto
administrativo, un manual, un documento preliminar, entre otros.
- Productos intangibles o servicios, como por ejemplo, la asistencia técnica, la atención y
servicio al usuario, la divulgación del conocimiento desarrollado por la entidad.

- Control del producto o servicio no conforme: En el sistema de gestión de calidad se determinan


los requisitos de cada producto o servicio junto con los mecanismos de seguimiento y medición
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 10 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto o servicio con los requisitos
de sus clientes y partes interesadas.

Es función del responsable del proceso, de la elaboración del producto o de la


prestación del servicio efectuar el seguimiento y medición y proporcionar la evidencia de
la conformidad de éstos. La aceptación del producto y la prestación del servicio no deben
llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones
planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y,
cuando corresponda, por el cliente.

- Control de la producción y de la prestación del servicio: El Ministerio debe planificar y llevar a


cabo su misión instrumentándola con la elaboración y prestación de productos y servicios bajo
condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable:

a) la disponibilidad de información que describa las características del producto o servicio,


b) la disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario,
c) el uso del equipo apropiado,
d) la disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición,
e) la implementación del seguimiento y de la medición,
f) la implementación de actividades de aceptación, entrega y posteriores a la entrega, y
g) los riesgos de mayor probabilidad

- Usuarios o clientes: El cliente es el centro de atención de la calidad. Se identifican dos clases de


usuarios.
- Usuarios internos: Son los procesos del SGC, que reciben las salidas (productos) de
un proceso en particular.
- Usuarios externos: Son los usuarios de la prestación del servicio o usuarios receptores
del producto de la entidad. Pueden ser ciudadanos, entidades comunitarias, otras
entidades del Estado o entidades privadas.

- Comunicación con el cliente: Dada la importancia de la satisfacción de los clientes internos y


externos, en el sistema de gestión de calidad se determinan e implementan disposiciones eficaces
para la comunicación con ellos, relativas a la información sobre productos y servicios, consultas y
divulgación de información y conocimiento, la retroalimentación del cliente, incluidas sus quejas,
reclamos, percepciones y sugerencias, y mecanismos de participación ciudadana, según sea
aplicable.

Las partes interesadas: corresponden a las organizaciones, personas o grupos que


tengan algún interés en el desempeño de una entidad; por ejemplo: sociedad,
proveedores, organismos de control, medios de comunicación, autoridades, rama judicial,
entre otros.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 11 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Seguimiento, medición y análisis: El ministerio debe planificar e implementar los procesos de


seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) demostrar la conformidad del producto o
servicio, b) asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de calidad, y c) mejorar
continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de calidad. Esto debe
comprende la determinación de los métodos aplicables, incluidas las técnicas estadísticas y el
alcance de su utilización para analizar tendencias; planear acciones correctivas y preventivas; evaluar
el desempeño de proveedores; planear acciones de entrenamiento hacia las mejoras potenciales;
determinar mediciones de fiabilidad; renegociar componentes o formas de mejoramiento.

- Registros de calidad: Los registros de calidad proveen las evidencias necesarias para demostrar el
cumplimiento de los requisitos del sistema y las mejoras de los procesos, productos o servicios. Los
registros son necesarios para evidenciar la trazabilidad de los productos, los procesos y los servicios.

- Indicadores de calidad: Un indicador es una función, en el sentido matemático, que toma distintos
valores señalando diferencias en el aspecto a medir de un objeto o fenómeno, en este caso de un
proceso, producto o servicio. Los indicadores de calidad, por tanto, miden el cumplimiento de las
características y requisitos que se han definido para el proceso, producto o servicio. Los indicadores
pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o
situaciones específicas.

- Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que,
al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios
definidos para el sistema de gestión de calidad: a) el proceso, producto o servicio es conforme con las
disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma técnica y con los requisitos del sistema de
gestión de calidad establecidos por el Ministerio, y b) si se ha implementado y se mantiene de manera
eficaz, eficiente y efectiva.

- Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño. El Ministerio debe mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del sistema de gestión de calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos
de la calidad, los resultados de las auditorías internas, el análisis de datos, el sistema de evaluación
para seguimiento y medición, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

- Administración de riesgos en la gestión de la calidad: El objetivo general de la administración del


riesgo es dar el tratamiento adecuado a toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones, para garantizar el cumplimiento de la misión y
objetivos institucionales, mejorando así el desempeño de la organización.

Es responsabilidad de la alta Dirección estimular la cultura de la identificación y


prevención de los riesgos y definir la política de gestión del riesgo mediante la definición y
análisis de las necesidades de las partes interesadas y de los riesgos de incumplir con
esas necesidades y de la implementación de las acciones de prevención y control
requeridas.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 12 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

6. CICLO DEL SISTEMA DE CALIDAD

MEDICIÓN DE
PROCESOS

PLANIFICACIÓN DE GESTIÓN REVISIÓN POR LA MEJORAMIENTO


LA CALIDAD DOCUMENTAL DIRECCIÓN CONTINUO

AUDITORÍAS
INTERNAS

CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN

7. MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI

El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005 proporciona la
estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso
administrativo. Su propósito es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la
contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.

Se compone de tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de


control:

- Subsistema de Control Estratégico: Agrupa y correlaciona los parámetros de control que


orientan la entidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y
políticas. Su objetivo es la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control a
los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad.

- Subsistema de Control de Gestión: Reúne e interrelaciona los parámetros de control de los


aspectos que permiten el desarrollo de la gestión: planes, programas, procesos, actividades,
procedimientos, recursos, información y medios de comunicación, que al interrelacionarse bajo la
acción de los niveles de autoridad y responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la
ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y
productos necesarios para el cumplimiento de su misión. Permite a la entidad construir los
elementos o estándares de control necesarios para autocontrolar el desarrollo de las operaciones.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 13 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Subsistema de Control de Evaluación: Agrupa los parámetros que garantizan la valoración


permanente de los resultados de la entidad, a través de sus diferentes mecanismos de
verificación y evaluación. Permite valorar en forma permanente la efectividad del control interno
de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los
planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y
generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento.

Tanto el Sistema de Gestión de Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno tienen como objetivo
final velar por el cumplimiento de la misión institucional y la mejora continua en la elaboración y prestación
de sus productos y servicios a la ciudadanía, y por tanto se complementan tanto en sus propios objetivos
como en los elementos que los conforman de forma tal que se encuentran inmersos en la gestión
institucional.

PLANEAR Subsistema de Control


Estratégico
Procesos Estratégicos

ACTUAR HACER

Subsistema de Control
de Evaluación Subsistema de Control
de Gestión
Procesos de Evaluación
Procesos Misionales
VERIFICAR Procesos de Apoyo

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 14 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MECI

Mediante las resoluciones 1324 de 2005 y 1586 de 2006 se estableció la estructura de trabajo del Sistema
de Gestión de Calidad – SGC y del Modelo Estándar de Control Interno – MECI del Ministerio, definiendo la
composición del Comité y Subcomités de Calidad – MECI, el representante del Ministro para el SGC y el
MECI, y demás equipos de trabajo.

Ministro o su delegado
Despacho
Despachodel
delMinistro
Ministro
Representante del Ministro para el SGC y
Viceministro de Ambiente o su delegado MECI - Responsable de Proyecto
Director de Planeación, Información y
Viceministro de Vivienda y Desarrollo Coordinación Regional
Territorial o su delegado Comité
Comitéde deCalidad
Calidad
Viceministro de Agua y Saneamiento o
Comité
Comitéde de
su delegado
Coordinación
Coordinacióndel del
Director de Planeación, Información y Sistema
Coordinación Regional Sistemade deControl
Control
Interno
Interno Secretaría
Secretaría Comité de
Técnica Comitédede Equipo Técnico
Líderes
Jefe Oficina Control Interno Técnica
Dirección de Líderes de
Calidad
Equipo
MECITécnico
Dirección de
Planeación MECI
Calidad
Planeación

Secretario General

Subcomités del SGC y MECI

Dirección
Direccióndede
Viceministerio
Viceministeriodede Viceministerio
Despacho del Viceministerio de Vivienda Viceministeriodede Planeación,
Planeación,
Despacho del Viceministerio de Vivienday y Agua
Aguay y Secretaría
Ministro
Ministro Ambiente
Ambiente Desarrollo SecretaríaGeneral
General Información
Informacióny y
Desarrollo Saneamiento
Saneamiento Coordinación
Territorial Coordinación
Territorial Regional
Regional

8.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN: El Despacho del Ministro como órgano máximo de


dirección ha nombrado como su representante para el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo
Estándar de Control Interno al Director de Planeación, Información y Coordinación Regional quien
deberá:

- Efectúa la gerencia integral y las acciones necesarias para el adecuado desarrollo,


implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de Gestión de Calidad,
y

- Formular, orientar, dirigir y coordinar el desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno.

8.2. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN: En el Ministerio, la revisión por la dirección se encuentra


bajo la responsabilidad del Consejo de gabinete quienes deben revisar la información de entrada y
generan resultados que van a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 15 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

calidad y sus procesos, la mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del usuario y
determinan necesidades de recursos. Se establece como política que el sistema deberá ser revisado
en su totalidad, como mínimo una vez al año.

8.3. COMITÉ DE CALIDAD y MECI. El Comité de Calidad y MECI es el máximo órgano de


coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno. En cuanto
al SGC: apoya y asesora al Ministerio en la formulación de la política y los objetivos de calidad;
establece las estrategias necesarias para la implementación, mantenimiento y mejora del sistema;
fomenta la adopción del enfoque de gestión basado en procesos y procura su implementación en el
Ministerio; propicia un clima de compromiso hacia la calidad, en toda la organización, y propone
acciones preventivas, correctivas y de mejora del Sistema de Gestión de Calidad. En cuanto al MECI:
establece las estrategias para la implementación, apoya y da lineamientos en todo el proceso de
diseño, implementación, evaluación y mejora continua del proceso, apoya la gestión relacionada con
la obtención de los recursos necesarios para la implementación, define las estrategias y mecanismos
que favorezcan la interiorización, apropiación, comunicación y divulgación de la filosofía del modelo
en el Ministerio y propicia un clima de compromiso hacia el control interno en el Ministerio.

8.4. SUBCOMITÉS DE CALIDAD y MECI. Los Viceministerios, la Secretaría General, las


Oficinas Asesoras del Despacho del Ministro y la Dirección de Planeación ó el Comité de Calidad
crean los Subcomités de Calidad, quienes están encargados de impulsar y adelantar las acciones
para el desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de
Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, en sus respectivas áreas. Los
Subcomités funcionan como una extensión de Comité de Calidad del Ministerio y se constituyen en
un órgano consultor y de apoyo que desarrollará las mismas funciones y aspectos generales del
Comité de Calidad en sus respectivos niveles para las áreas que lo integran.

8.5. COMITÉ DE LÍDERES DE CALIDAD y EQUIPO TÉCNICO MECI. Es un equipo


multidisciplinario, integrado por delegados de todas las áreas organizacionales del Ministerio,
coordinado por la Dirección de Planeación, Información y Coordinación Regional. Dentro de sus
principales responsabilidades se encuentra la de divulgar y socializar el Sistema de Gestión de
Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno al interior de sus dependencias y administrar la
documentación de los procesos en los cuales su dependencia tiene responsabilidad.

Revisión y divulgación de la política y los objetivos de calidad: La política y los


objetivos de calidad serán revisados y actualizados por el Comité de Calidad del Ministerio
en coordinación con la Dirección de Planeación, Información y Coordinación Regional, y el
alcance de su cumplimiento se circunscribe a todos los funcionarios y contratistas del
Ministerio. Es responsabilidad conjunta de los órganos directivos y de coordinación del
sistema de gestión de calidad a través de los líderes de calidad, la divulgación de la política
y objetivos de calidad, y de los procesos, los mecanismos de seguimiento y evaluación y
demás elementos que componen el SGC y el MECI.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 16 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

9. POLÍTICA DE CALIDAD

Orientar el desarrollo sostenible con el propósito de mejorar la calidad de vida de los colombianos y la
integridad del ambiente a través de la formulación, instrumentación e implementación de políticas en
materia de ambiente, vivienda, desarrollo territorial, agua potable y saneamiento básico, rigiéndose por los
principios de la gestión pública, el uso eficiente de los recursos humanos, físicos y financieros, la
satisfacción de los derechos y necesidades de las partes interesadas y el mejoramiento continuo del
sistema de gestión de la calidad.

10. OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Desarrollar, instrumentar e implementar las políticas en materia de ambiente, vivienda,


desarrollo territorial, agua potable y saneamiento básico, para orientar el desarrollo sostenible
y el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos y la integridad del ambiente.

2. Ejecutar las funciones asignadas al ministerio de acuerdo con lo programado en los planes
estratégicos, para el cumplimiento de la misión y los derechos y necesidades de las partes
interesadas, bajo los principios de integridad de la gestión pública

3. Apoyar la implementación de políticas a través de la divulgación de los instrumentos técnicos,


la promoción, el acompañamiento y la asistencia técnica.

4. Mejorar el desempeño de los funcionarios del Ministerio mediante los planes de bienestar,
capacitación y salud ocupacional para el desarrollo, instrumentación e implementación de las
políticas.

11. COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

11.1. MAPA DE PROCESOS: Este documento muestra los diferentes tipos de procesos, su
participación como estratégicos, misionales, de apoyo, o de evaluación y cómo interactúan en el ciclo
de la gestión de calidad a partir de los requerimientos de sus clientes y para su satisfacción al recibir
los productos y servicios.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 17 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

P
A
Mapa de procesos P
A
R  R  R 
E  T  Direccionamiento Estratégico S  T 
Q  E  Gestión de Recursos A  E 
U  S  T   S 
Gestión de Comunicaciones
E  I  
R   I  S  I 
N Promoción e  N
I  Formulación Instrumentación 
Instrumentación  F 
T  de Políticas Normativa T 
M  Técnica A 
I   E  C  E 
E  R  C   R 
Gestión Jurídica
N  E  I  E 
Gestión Administrativa
T  S Tecnológica y Financiera Ó S
O  A N A
Atención y Servicio al Usuario
S D D
A Atención Legislativa Especializada A
S S

Apoyo, acompañamiento y evaluación del


control interno
Versión 4.0
Gestión de
Direccionamiento Estratégico Gestión de Recursos Comunicaciones
GESTIÓN DE FONDOS
Estratégicos

GESTIÓN Y
PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DE AMBIENTALES
GESTIÓN GESTIÓN DE
ORIENTACIÓN RECURSOS CON LA
DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL COMUNICACIONES
ESTRATÉGICA BANCA MULTILATERAL
FONDO DE VIVIENDA
GESTIÓN DE RECURSOS GESTIÓN DE DIVULGACIÓN DE
GESTIÓN EN
GESTION DE DEL PRESUPUESTO RECURSOS CON CONOCIMIENTO
NEGOCIACIONES
INFORMACION GENERAL DE LA ORGANISMOS TÉCNICO
INTERNACIONALES NACIÓN INTERNACIONALES

PARTES INTERESADAS
Promoción e Instrumentación Técnica
PARTES INTERESADAS

INSTRUMENTACIÓN
FORMULACIÓN
DE POLÍTICAS

FORMULACIÓN DE
NORMATIVA
REQUERIMIENTOS

Misionales

GESTIÓN DE TRÁMITES
INSTRUMENTOS
SATISFACCIÓN

PROMOCIÓN Y
ACOMPAÑAMIENTO EN LA
GESTIÓN DE PROYECTOS
IMPLEMENTACIÓN
DE POLÍTICAS

Gestión Jurídica Gestión Administrativa, Tecnológica y Financiera

GESTIÓN DELTALENTO GESTIÓN DE


ATENCIÓN LEGISLATIVA
Apoyo

HUMANO TECNOLOGÍAS DE
CONCEPTOS INFORMACIÓN
ESPECIALIZADA
ATENCIÓN AL

JURÍDICOS
USUARIO

PROCESOS GESTIÓN DE RECURSOS


FÍSICOS GESTIÓN DOCUMENTAL
DISCIPLINARIOS

PROCESOS
JUDICIALES GESTIÓN, SEGUIMIENTO
GESTIÓN DE
Y CONTROL DEL
CONTRATACIÓN
RECURSO FINANCIERO

Evaluación APOYO, ACOMPAÑAMIENTO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 18 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

11.1.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de


comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Estos procesos son:

- Direccionamiento estratégico:
Incluye los subprocesos que direccionan el accionar del Ministerio de acuerdo con las políticas
estratégicas nacionales, los compromisos internacionales adoptados, la misión y funciones del
Ministerio y la calidad de sus productos y servicios, así como el direccionamiento de los recursos
de información. Está compuesto por los siguientes subprocesos:

ƒ Planeación y Orientación Estratégica: Su objeto es planear y orientar la gestión


sectorial en el corto, mediano y largo plazo, mediante la identificación y definición
concertada de las prioridades del sector ambiente, vivienda y desarrollo territorial,
teniendo en cuenta las políticas nacionales, compromisos internacionales y prioridades
del Gobierno, posteriormente efectuar seguimiento y evaluar los resultados.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Misión
*Visión
*Objetivos Misionales *Presidencia de la
*Componente sectorial del Plan Nacional de Desarrollo República
*DNP *Plan Indicativo Sectorial *DNP
*Congreso *Plan Indicativo Institucional *Congreso
Todos los procesos del Todos los procesos del
*Ministerio de Hacienda y *Plan de Acción anual institucional *Contraloría
SGC SGC
Crédito Público *Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo *Entidades del Sector
*Entidades del sector *Guías, metodologías y directrices para la formulación y el *Consejo Nacional de
seguimiento a procesos de planeación regional, sectorial e Planeación
institucional. *Comunidad en General
*Informes de seguimiento a la gestión sectorial, regional e
institucional

ƒ Gestión en negociaciones internacionales: Su objeto es promover los intereses del


MAVDT en foros globales, regionales y binacionales en los temas de su competencia,
para contribuir al desarrollo de las políticas definidas por el gobierno nacional mediante
la preparación, coordinación y/o participación en las negociaciones y el seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por el país en las mismas.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 19 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Secretaría técnica de la
convención, asamblea u
órgano competente
*Gobiernos *Documento guía que refleja la posición del Ministerio en internacional según la
*Secretarías de los cada punto de la agenda de la reunión, según temas de Cualquier proceso del temática de la reunión.
AMUMA interés. SGC *Ministerio de relaciones
*Otros Organismos *Reunión de negociación internacional - Informe exteriores
*Otros ministerios
relacionados con la
temática

ƒ Gestión de calidad: Su objeto es Gestionar todas las actividades encaminadas a


implementar y administrar el Sistema de Gestión de Calidad, buscando su mejora
continua y la adopción de una cultura de calidad en la Entidad.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Política de calidad
*Objetivos de calidad
*Documentos actualizados
Todos los procesos del Todos los procesos del
*Listado maestro publicado
SGC SGC
*Directrices para el control de registros
*Informe consolidado de producto no conforme
*Acta de revisión por la Dirección

ƒ Gestión de información: Su objeto es Producir, administrar y oficializar información del


MAVDT, aplicando la normativa y los criterios y orientaciones establecidos por las
entidades rectoras en la materia.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 20 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Departamento
Administrativo de la
Función Publica
*Departamento
Administrativo de
Estadística DANE *Recomendaciones para actualizar Guías, protocolos y *Entidades estatales
*Promoción e *Ministerio de las manuales de gestión de información actualizados y *Sector privado
Todos los procesos del
Instrumentación Técnica Tecnologías de generados. *Organizaciones
SGC
*Gestión de proyectos Información y *Productos de información oficializados: Informes Gremiales
Comunicaciones- estadísticos, alfanuméricos y/o geográficos. *Academia.
Agenda de conectividad
*Departamento Nacional
de Planeación - COINFO
*Instituto Geográfico
Agustín Codazzi IGAC

- Gestión de comunicaciones: Incluye los subprocesos encargados de la comunicación sobre el


quehacer institucional, así como de la divulgación del conocimiento técnico generado por el Ministerio
y las entidades del sector.

ƒ Gestión de comunicaciones: Su objeto es Contribuir a la construcción de una imagen


institucional favorable a la opinión pública, a través de la divulgación de información
veraz, suficiente y oportuna sobre la gestión del Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial y dar a conocer a la comunidad en general y a los servidores
públicos las políticas, programas y planes que desarrolla la entidad a favor de la
población colombiana.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Comunicados de prensa y boletines de prensa
*Entidades Adscritas *Artículos noticiosos y de opinión
*Corporaciones *Notas para radio o televisión
Autónomas *Información para ruedas de prensa Cualquier proceso del *Medio de comunicación
Procesos del SGC
*Fondo Nacional del *Periódico ventana SGC *Comunidad en General
Ahorro *Administración de subportales Web
*Entes Territoriales *Videos informativos y promocionales
*Notas de radio informativos y promocionales

ƒ Divulgación de conocimiento técnico: Su objeto es Divulgar el conocimiento técnico


generado por el Ministerio y por entidades del sector temático misional a través de la
gestión y servicios de colecciones documentales para satisfacer la necesidad de
información especializada en las áreas misionales de este Ministerio

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 21 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Servicio de préstamo
*Documentos procesados
*Usuarios
*Colecciones bibliográficas enriquecidas
*Red de centro de
*Solicitudes de servicios de información documental
*Usuarios internos y documentación del SINA
atendidas
externos *Entidades con quienes
*Constancias de objeto contractuales
Todos los procesos del *Entidades adscritas y se tiene canje
*Concepto técnico de publicaciones Cualquier proceso del SG
SGC vinculadas interbibliotecario.
*Novedades bibliográficas
*Red de Centros de *Entidades responsables
*Catálogo Internet de las red de centros de documentación
Documentación del SINA del registro del depósito
del SINA
legal determinadas por la
*Biblioteca virtual poblada
ley
*Distribución de la memoria técnica editada
*Depósito legal

- Gestión de recursos:

Incluye los subprocesos encargados de la obtención de recursos financieros para el cumplimiento de la


misión institucional y su fortalecimiento, así como los necesarios para direccionar y programar su
ejecución.
ƒ Gestión y seguimiento de recursos con la banca multilateral: Su objeto es
Garantizar la consecución y negociación de recursos en condiciones favorables que
permitan al Ministerio el desarrollo e implementación de políticas e instrumentos de los
proyectos y programas de inversión financiados con recursos de la banca multilateral,
así como la ejecución de tales proyectos y programas de inversión en el marco legal
aplicable a la banca multilateral, bajo los parámetros y políticas establecidas por la
fuente de financiación.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 22 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Diagnóstico sobre prioridades de inversión y fuentes y usos


para financiación del ministerio
*Documento de estrategia financiera del ministerio con la
banca multilateral
*Documento de proyecto acordado con la banca multilateral
*Departamento Nacional *Contrato de empréstito suscrito con la banca multilateral *Fuentes de
de Planeación *Acuerdo de cooperación suscrito con la banca multilateral financiamiento
*Ministerio de Hacienda y *Reglamento operativo aprobado por la banca multilateral *Organismo multilateral
Crédito Público *Plan de acción o plan operativo anual del crédito *Departamento Nacional
*Todos los procesos del *Todos los procesos del
*Organismos *Plan de contrataciones y adquisiciones aprobado por la de Planeación
SGC SGC
Multilaterales banca multilateral *Contraloría General de
*Congreso de la *Informes de gestión y financieros remitidos a la banca la República
República multilateral *Ministerio de Hacienda
*Acción social *Informes de gestión remitidos al DNP y la CGR y Crédito Público
*Matriz de seguimiento a compromisos establecidos en
misiones de supervisión, seguimiento y/o evaluación del
programa
*Matriz actualizada de seguimiento al cumplimiento de
cláusulas contractuales

ƒ Gestión de recursos del presupuesto general de la Nación: Su objeto es Garantizar


la disponibilidad de recursos para el desarrollo de las funciones y actividades del
Ministerio a través de una interrelación permanente con el DNP y el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Ministerio de Hacienda
*Proyectos registrados BPIN
*Ministerio de Hacienda y y Crédito Público
Todos los procesos del *Propuesta de marco de gasto del sector Todos los procesos del
Crédito Público *Departamento Nacional
SGC *Proyecto de presupuesto inversión sectorial SGC
*Entidades del sector de Planeación
*Modificaciones la presupuesto
*Entidades del sector

ƒ Gestión de recursos con organismos internacionales: Su objeto es coordinar y


promover la cooperación Sectorial e internacional, técnica y financiera no reembolsable,
bajo la modalidad de ayuda oficial al desarrollo, que recibe y otorga el MAVDT y las
entidades adscritas y vinculadas al MAVDT para los temas: ambiental, agua potable,
saneamiento básico y hábitat, con el fin de contribuir al logro de objetivos misionales del
Ministerio.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 23 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Entidades Adscritas y
Vinculadas al MAVDT
*Gestión de recursos con *Fuentes cooperantes
*SINA
Organismos *Acción Social * Acta comisión mixta
Procesos misionales *Unidad de Parques
Internacionales *Ministerio de Relaciones *Actas de la comisiones mixtas bilaterales y de CTPD
Nacionales
*Procesos misionales Exteriores
*Países y fuentes
cooperantes

ƒ Gestión de fondos ambientales: Su objeto es Coordinar y orientar la definición y


ejecución de recursos asignados al Fondo de Compensación Ambiental - FCA y al
Fondo Nacional Ambiental – FONAM

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Gestión, seguimiento y *Informe de gestión del FCA


*Comité del FCA *Corporaciones
control del recurso *Corporaciones *Resoluciones de asignación de recursos
*Planeación y *Unidad de parques
financiero *Unidad de Parques *POAs aprobados
orientación estratégica nacionales naturales
*Planeación y orientación Nacionales Naturales *POAs modificados
*Consejo de gabinete *Entes de control
estratégica *Informes de ejecución del FONAM

ƒ Administración del Fondo de vivienda: Su objeto es Ejecutar las políticas del


Gobierno Nacional en materia de vivienda de interés social urbana y administrar los
recursos destinados en el Presupuesto General de la Nación para la asignación de los
(SFV) Subsidios familiares de vivienda.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Gestión de trámites
*Gestión de tecnología * Entidades Nacionales
de información * Entidades Territoriales
*Atención y servicio al * Entidades del Sistema
usuario Nacional de Vivienda
*Acto administrativo de distribución de recursos por
*Gestión, seguimiento y * Entidades Operadoras
departamento
control del recurso * Entidades Evaluadoras
financiero * Entidades Oferentes
*Gestión de proyectos * Comunidad en General
*Formulación de * Entidades de Control
instrumentos

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 24 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

11.1.2. PROCESOS MISIONALES

Incluyen todos los procesos y subprocesos que proporcionan los productos y servicios que desarrollan la
misión institucional de contribuir y promover acciones orientadas al desarrollo sostenible, a través de la
formulación, adopción e instrumentación técnica y normativa de políticas.

Estos son:

- Formulación de políticas:
Objetivo: Actividad Productos

Formular, adoptar y hacer Elaborar, concertar


seguimiento a las políticas y adoptar políticas
públicas del sector ambiente, del sector
vivienda, agua potable,
saneamiento básico y Realizar actividades -Políticas adoptadas*
desarrollo territorial de de relacionamiento
acuerdo con las prioridades institucional para
nacionales, la normativa la formulación y
vigente y los compromisos adopción
internacionales suscritos por
el país.

Alcance:

Inicia con el análisis y priorización de las iniciativas, la elaboración y concertación hasta la adopción y
seguimiento de las políticas de su competencia y su publicación en el portal Web del Ministerio.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Gobierno Nacional
*Sectores productivos y
*Sectores productivos y
de servicios
de servicios
*Sector académico
*Sector académico
*Divulgación de *Consejos, comisiones y *Documentos de política
*Consejos, comisiones y
conocimiento técnico comités consultivos, *Agenda de relacionamiento con los actores involucrados
comités consultivos,
*Instrumentación asesores, reguladores, *Solicitudes de instrumentos normativos, técnicos y de Todos los procesos del
asesores, reguladores,
normativa, etc. seguimiento (Documento de Política) SGC
etc.
*Promoción e *Entidades del SINA *Solicitudes para los demás procesos del SGC
*Entidades del SINA
instrumentación técnica *Sociedad Civil *Informes de seguimiento
*Sociedad Civil
*DNP, Ministerios y otras
*DNP, Ministerios y otras
entidades
entidades
*Organismos
internacionales

- Responsabilidad de la documentación del proceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este proceso, es responsable de la documentación que se relaciona con dichas
actividades. La secretaría técnica del Comité Directivo de Políticas es responsable exclusivamente de los
registros correspondientes a las decisiones de dicho Comité (actas).

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 25 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Instrumentación normativa:

Actividad Productos

Objetivo:
-Proyectos de Ley
Elaborar o expedir - Proyectos de decreto
Proyectar y expedir los
instrumentos normativos de
instrumentos normativos de - Resoluciones
carácter general del sector
acuerdo con las políticas que
Ambiente, Vivienda y
- Acuerdos (Fonvivienda)
orientan al sector de
Desarrollo Territorial. - Circulares externas
ambiente, vivienda y normativas
desarrollo territorial.

Alcance:

Inicia con la identificación de la necesidad de elaborar las normas que direccionen la implementación de
las políticas hasta la presentación a la instancia competente o expedición según sea el caso.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Gobierno Nacional
*Ministerios
*Organismos de control
*Gremios
*Formulación de políticas *Presidencia de la
*ONG´s *Proyectos de Ley
*Promoción e República
*SINA *Proyectos de decreto
instrumentación técnica Promoción e *Congreso
*Entidades adscritas y *Resoluciones
*Divulgación del Instrumentación Técnica *Comunidad en general y
vinculadas al MAVDT *Acuerdos (Fonvivienda)
conocimiento técnico entidades de derecho
*Sociedad civil *Circulares externas normativas
*Gestión documental público y privado
*Sector académico y
centros de investigación
*Organismos
internacionales

- Responsabilidad de la documentación del proceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este proceso, es responsable de la documentación que se relaciona con dichas
actividades.
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 26 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Promoción e instrumentación técnica:

Incluye los subprocesos necesarios para la formulación y aplicación de los instrumentos técnicos que
desarrollan e implementan las políticas y misión del Ministerio.

Se compone de 4 subprocesos, a saber:

ƒ Formulación de instrumentos:
Objetivo: Actividad Productos

Proporcionar y promover
la instrumentación -Instrumentos económicos, financieros
Desarrollar, entregar y
técnica a los actores del y tributarios
evaluar los instrumentos
sector, que viabilice la -Instrumentos documentales de
para la implementación de
implementación de las promoción y acompañamiento a la
políticas
políticas emitidas por implementación de políticas
Ministerio o en las que
tenga responsabilidad.

Alcance:
Desde la identificación de la necesidad de formular un instrumento hasta su entrega y evaluación

Toda área del Ministerio que llegaré a formular instrumentos, deberá seguir la caracterización y
procedimientos de este subproceso.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Gobierno Nacional
*Ministerios
*Organismos de control
*Gremios
*ONG´s
*Instrumentos económicos, financieros y tributarios Procesos misionales del
Gestión documental *SINA,
*Instrumentos documentales SGC
*Entidades adscritas y
vinculadas al MAVDT
*Sociedad civil
Sector académico y
centros de investigación.

- Responsabilidad de la documentación del subproceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este subproceso, es responsable de la documentación que se relaciona con
dichas actividades.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 27 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ƒ Promoción y acompañamiento en la implementación de políticas:

Objetivo: Actividad Productos

Promover la
implementación de las Preparar, coordinar,
políticas emitidas por el desarrollar y evaluar las
-Asistencia técnica y acompañamiento
Ministerio o en las que actividades de promoción,
en la implementación de políticas
tenga responsabilidad, y asistencia técnica y
-Promoción de políticas
proporcionar la acompañamiento en la
asistencia técnica y el implementación de políticas
acompañamiento a los
actores del sector para
su aplicación.

Alcance:
Inicia desde la identificación de la necesidad de promover o brindar asistencia técnica y termina con el
seguimiento a las actividades realizadas.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Corporaciones
autónomas regionales
*Asistencia técnica y acompañamiento en la implementación *Gobernaciones,
de políticas (Informes, actas o ayudas de memoria, lista de *Autoridades
asistencia, documentos, proyectos formulados, informes de ambientales urbanas
Procesos misionales del
Gestión de contratación comisión y resultados encuesta de satisfacción) *Alcaldías
SGC
*Áreas metropolitanas y
*Promoción de políticas (Programa, proyecto vida, afiches, demás entidades del
cartillas, videos, boletines de prensa, entre otros) orden nacional, regional
y local involucradas con
los procesos

- Responsabilidad de la documentación del subproceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este subproceso, es responsable de la documentación que se relaciona con
dichas actividades.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 28 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ƒ Gestión de trámites
Actividad Productos
Objetivo:
Evaluar las solicitudes,
Atender las solicitudes emitir, comunicar y
de los usuarios notificar los
relacionadas con pronunciamientos -Autorizaciones ambientales
trámites y emitir los -Certificaciones
pronunciamientos Realizar el seguimiento o -Seguimiento de autorizaciones ambientales
correspondientes, para la supervisión al -Subsidios de vivienda de interés social
que su desarrollo y cumplimiento de lo
operación se realice dispuesto en los
dentro del marco de las pronunciamientos
políticas y la normativa
vigente.

Alcance:
Desde la recepción de la solicitud, hasta la comunicación o notificación a los involucrados sobre el
pronunciamiento, o hasta el seguimiento a lo dispuesto en el pronunciamiento

PROVEEDORES PRODUCTO - SERVICIO CLIENTES


Internos Externos Internos Externos
*Autorizaciones ambientales
-Permiso de acceso a recursos genéticos
-Permiso de aprovechamiento forestal
-Permiso de importación, exportación y transito de residuos
peligrosos
-Permiso como proveedor de elementos de marcaje del
Sistema Nacional de Identificación y registro de especimenes
de fauna silvestre en condiciones ex situ
-Permiso de sustracción de áreas de reservas forestales
nacionales

*Usuarios
-Permisos para la importación y exportación de *Gestión, seguimiento y
*Otras autoridades
especímenes de la diversidad biológica NO contempladas en control del recurso
ambientales
los apéndices de la convención CITES Financiero
*Entidades Nacionales
-Permiso para la tala de especies con veda *Gestión jurídica
*Entidades Territoriales
*Usuarios -Permiso para la importación, producción o distribución de *Administración del
Todos los procesos del *Entidades del Sistema
*Otras autoridades combustibles en circunstancias especiales de abastecimiento fondo de vivienda
SGC Nacional de Vivienda
ambientales -Sello Ambiental Colombiano *Gestión de tecnologías
*Entidades Operadoras
*Certificaciones de información
*Entidades Evaluadoras
-Certificación de la función ecológica de la propiedad de los *Atención y servicio al
*Entidades Oferentes
resguardos indígenas usuario
*Comunidad en General
-Certificación de emisión por prueba dinámica,
*Entidades de Control
-Certificación para beneficios tributarios
-Carta de Aprobación Nacional para Proyectos de
Mecanismo de Desarrollo Limpio
-Carta de No Objeción para Proyectos de Mecanismo de
Desarrollo Limpio
*Seguimiento de autorizaciones ambientales
-Seguimiento a licencias ambientales
*Subsidios de vivienda
-Subsidio familiar de vivienda en áreas urbanas
-Subsidio familiar de vivienda por habilitación de títulos

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 29 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Responsabilidad de la documentación del subproceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este subproceso, es responsable de la documentación que se relaciona con
dichas actividades.

ƒ Gestión de proyectos

Actividad Productos
Objetivo:
Evaluar, viabilizar y hacer seguimiento Convocar a la presentación
a los proyectos de inversión de los de proyectos de inversión, -Convocatoria y publicación
sectores de ambiente, vivienda, evaluar su elegibilidad y -Conceptos de elegibilidad y
desarrollo territorial y agua potable y viabilidad, asignar recursos viabilidad de proyectos
saneamiento financiados o y efectuar o coordinar el -Pronunciamiento de
cofinanciados con recursos de la seguimiento y monitoreo
asignación de recursos a
Nación, créditos y cooperación sobre su ejecución, y, en los proyectos
internacional de acuerdo con los casos reglamentarios,
-Informes de seguimiento,
principios y objetivos de las políticas y efectuar la evaluación ex supervisión, e interventoría
programas del sector, de conformidad post sobre su sostenibilidad
con la reglamentación correspondiente y efectividad.
a cada fuente de recursos.

Alcance:
Desde la convocatoria a presentar proyectos de inversión hasta la liquidación o cierre del proyecto.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*DNP
*Ministerio de Hacienda y *Municipios,
Crédito Público *Gobernaciones,
*Fuentes de financiación *Asociaciones de
*Gestión de recursos con *Acto administrativo de convocatoria y publicación
*Municipios municipios,
el presupuesto general *Conceptos de viabilidad de proyectos *Gestión, seguimiento y
*Gobernaciones *Resguardos indígenas,
de la Nación *Acto administrativo de asignación de recursos a proyectos control del recurso
*Asociaciones de *Corporaciones
*Gestión de contratación *Informes de seguimiento Financiero
municipios autónomas regionales,
*Planeación y orientación *Actas de liquidación *Gestión de contratación
*Resguardos indígenas *Autoridades
estratégica *Concepto de cierre de proyecto
*Corporaciones ambientales urbanas
autónomas regionales *Beneficiarios del SFV
*Autoridades *Entes de control
ambientales urbanas

- Responsabilidad de la documentación del subproceso: Cada dependencia que deba elaborar uno o
varios de los productos de este subproceso, es responsable de la documentación que se relaciona con
dichas actividades.
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 30 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

11.1.3. PROCESOS DE APOYO

Incluyen todos aquellos procesos y subprocesos para la provisión de los recursos administrativos que son
necesarios para el desarrollo de los cuatro tipos de procesos del sistema bajo los cuales opera el
Ministerio.
Estos son:

- Gestión jurídica:

Incluye los subprocesos que apoyan al Ministerio y conceptúan sobre los asuntos relacionados con
procesos judiciales, extrajudiciales y administrativos. Los subprocesos que componen la Gestión
Jurídica son:

ƒ Conceptos jurídicos: Su objeto es dar respuesta oportuna a las solicitudes de


conceptos jurídicos presentados por los procesos misionales y de apoyo del Ministerio
de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y por personas naturales y jurídicas.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Conceptos jurídicos internos y externos
*Conceptos sobre proyectos de Ley
*Conceptos sobre decretos
Personas: naturales,
*Conceptos sobre resoluciones *Procuraduría
Procesos del SGC jurídicas (públicas y Procesos del SGC
*Conceptos jurídicos a Memorandos de entendimiento o *Entidades de Control
privadas)
Instrumentos Internacionales
*Elaboración y/o revisión de consultas a la Sala de Consulta y
Servicio Civil del Consejo de Estado.

ƒ Procesos disciplinarios: Su objeto es investigar y fallar en primera y segunda


instancia, de acuerdo con el procedimiento disciplinario establecido en la Ley 734 de
2002, las conductas constitutivas de falta disciplinaria, realizadas por los servidores y ex
servidores públicos del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Así
mismo, adelantar actividades orientadas a prevenir y garantizar el buen funcionamiento
de la gestión pública.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 31 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Autos
*Investigación disciplinaria
*Procuraduría
Investigado *Formulación de pliegos de cargos Cualquier proceso del
*Investigado
Quejoso *Fallo de primera instancia SGC
*Quejoso
*Decisión final del proceso disciplinario
*Fallo de segunda instancia

ƒ Procesos judiciales: Su objeto es asesorar y representar al Ministerio de Ambiente,


Vivienda y Desarrollo Territorial, FONVIVIENDA Y FONAM en todos los asuntos
relacionados con procesos judiciales, extrajudiciales y administrativos en que sea parte.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Acta de Conciliación *Gestión, seguimiento y
*Procuraduría General de *Informe de Gestión realizada control del recurso
Procesos misionales y de
la Nación *Mandamiento ejecutivo. financiero.
apoyo del SGC
*Despachos Judiciales *Acuerdo de pago *Procesos misionales y
*Representación judicial de apoyo del SGC

- Gestión administrativa, tecnológica y financiera:

Incluye los subprocesos que administran, directamente o por contratación, los recursos humanos,
tecnológicos, financieros, de infraestructura, etc., que apoyan el desarrollo de los procesos
estratégicos, misionales y de evaluación, y los propios procesos y subprocesos del nivel de apoyo.

ƒ Gestión de contratación: Su objeto es apoyar los procesos del Sistema de Gestión de


Calidad para el cumplimiento de las metas institucionales mediante la implementación
de procedimientos de contratación ágiles, eficientes y efectivos, utilizando los insumos
suministrados por las áreas misionales.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Contratos
*Convenios
*Ordenes de servicios
*Adiciones
Cualquier proceso del
Procesos del SGC *Prórrogas Cámara de comercio
SGC
*Otrosí
*Conceptos
*Resolución de incumplimiento
*Minuta de cesión

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 32 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ƒ Gestión del talento humano: Este subproceso cuenta dos etapas una relacionada con
el personal activo de la entidad y otra con el personal no activo:

- Gestión del talento humano – Personal activo: Su objeto es administrar los


servidores públicos del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial,
desde el momento de su ingreso a la entidad, pasando por su permanencia en la
misma, hasta su retiro, desarrollando estrategias administrativas y operativas que
permitan el adecuado y óptimo manejo del recurso humano.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Departamento
Administrativo de la
*Acta de Posesión Función Pública
*Novedades de vinculación *Empresas Prestadoras
*Inducción de Salud
*Evaluación del desempeño *Caja de Compensación
*Actos administrativos sobre incentivos a equipos de trabajo y *Administradoras de
personal *Procesos del SGC Fondos de Pensiones
Procesos del SGC Gobierno Nacional *Actos administrativos sobre retiro del servicio *Funcionarios *Administradora de
*Actos administrativos sobre novedades de personal *Contratistas Riesgos Profesionales
*Plan de Anual de Capacitación, Salud Ocupacional y *Fondo Nacional del
Bienestar Ahorro
*Certificaciones laborales *Instituto colombiano de
*Liquidación de nómina bienestar familiar
*Autorización y reconocimiento de comisiones al interior *ESAP
*SENA
*Exfuncionarios

- Gestión del talento humano – Personal no activo: Su objeto es


Reconocimiento y pago de las prestaciones, pensión, bono pensional y cuota
parte, causadas o que lleguen a causarse a favor de los ex funcionarios y
pensionados del INDERENA.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 33 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Exfuncionarios
*Pensionados
*Entidades
*Certificados laborares de pensionados
pensionadoras
*Nómina
*Empresas prestadoras
*Formularios de liquidación de EPS
*Gestión documental de salud
*Actos administrativos de:
*Gestión, seguimiento y *Bancos
*Reconocimiento de pensiones
control del recurso *Cooperativas
*Reconocimiento de cuota parte pensional
financiero *Fondos
*Reconocimiento Sustitución Pensional
*Entidades concurrentes
*Reconocimiento de Bono
*Familiares del
*Reconocimiento del Auxilio Funerario
pensionado
*Administradoras de
fondos de pensiones

ƒ Gestión de recursos físicos: Su objeto es administrar y mantener adecuadamente los


recursos físicos y optimizar la calidad y la oportunidad en la adquisición y suministro de
bienes, mediante la ejecución del plan de compras de funcionamiento, con el fin de
mantener la eficiencia en la prestación de servicios de apoyo a la gestión del Ministerio.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Clasificación del plan de compras
*Destinación y entrega de bienes
*Prestación de servicios administrativos
Cualquier procesos del *Carné Cualquier procesos del Entidad a la cual se
SGC *Servicio de fotocopiado SGC adjudican los bienes
*Suministro de elementos
*Listado actualizado del inventario
*Mantenimiento de bienes

ƒ Gestión, seguimiento y control del recurso financiero: Su objeto es gestionar,


controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los recursos apropiados al Ministerio,
Fonvivienda, FONAM y fondo cuenta, o transferidos a organismos de cooperación a
través de la suscripción de convenios, que permita conocer en forma oportuna y veraz
el nivel de ejecución y el cumplimiento de las tareas encomendadas, mediante el
registro de las operaciones y su presentación a través de informes intermedios y
emisión de estados financieros.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 34 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Entes de control
*DIAN
*Informes de Ejecución presupuestal.
*Gobierno Nacional
*Certificado de disponibilidad presupuestal - CDP
*CRAS
*Registro electrónico de la obligación
*Público en general
*Aprobación o rechazo del traslado presupuestal
*Organismos de
*Ministerio de Hacienda y *Aprobación o rechazo de la solicitud de autorización vigencia
Cooperación
Crédito Público futura
*Población vulnerable
*Proveedores *Giro de Reembolsos
*Tesorería Distrital
*Contratistas *Modificación del plan de pago
Procesos del SGC Procesos del SGC *Dirección del Tesoro
*Cajas de Compensación *Registro presupuestal
Nacional
Familiar *Traslado de recursos al organismo de cooperación
*Contaduría General de
*Organismos de *Orden de pago y giro
la Nación
Cooperación *Pago de subsidios
*Congreso de la
*Declaración y pago de impuestos
República
*Reintegro de Recursos
*Dirección de Planeación
*Boletín diario de tesorería
Nacional
*Estados financieros
*Organismos de crédito
Banca Multilateral

ƒ Gestión de tecnologías de información: Su objeto es Administrar e implementar el


desarrollo de tecnologías de información en el ministerio, apoyando la continuidad de
los servicios informáticos así como su disponibilidad y accesibilidad mediante su
implementación, mantenimiento y puesta en marcha.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Administración de Servicios de tecnología
*Soporte Informático y Tecnológico *Usuario
*Usuario
*Implementación de nuevos requerimientos de sistemas *Cajas de
*Cajas de Compensación
aplicativos Compensación
*SINA
*Asesoría técnica en la adquisición y mejoramiento de *SINA
servicios informáticos

ƒ Gestión documental: Su objeto es Implementar todas las actividades técnicas y


administrativas que permitan un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por el Ministerio, con el propósito de garantizar su
consulta, conservación, preservación y utilización desde el momento de la producción
documental hasta su destino final.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 35 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
* Entrega de Comunicaciones y Documentos
Instituciones y
Procesos del SGC * Archivo Procesos del SGC
particulares
* Préstamo de Documentos

- Atención y servicio al usuario: Su objeto es brindar de manera eficiente, oportuna y eficaz, atención
a todos los usuarios del Ministerio, para satisfacer sus necesidades de información general y de
trámites en relación con los temas de competencia de las diferentes áreas de la entidad.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Respuesta a solicitudes, peticiones y quejas
*Informe sobre tramite y atención de solicitudes, quejas y
*Otras entidades
Procesos del SGC Usuarios en general sugerencias Cualquier proceso del SG
*Usuarios en general
*Informe de percepción del usuario para la revisión por la
dirección

- Atención legislativa especializada: Su objeto es Asesorar y apoyar al Ministro, Viceministros,


Directores y en general a la organización, en temas legislativos y de atención al sector político,
mediante la concertación, articulación, análisis y consolidación de los conceptos e información
entregados por las dependencias competentes, para dar respuesta a:
• Las solicitudes efectuadas por los integrantes del Sector Político.
• Las iniciativas, ponencias de los proyectos de ley y actos legislativos de
competencia del MAVDT.
• Proposiciones a debate de control político.
• Derechos de petición correspondientes al GALT

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos

*Concepto de Proyecto de Ley o Acto Legislativo


*Respuesta consolidada del cuestionario para debates de
*Congreso de la *Congreso de la
control político
República República
*Respuesta consolidad de solicitudes formales e informales
*Sector político *Sector político
*Respuesta consolidada del derecho de petición de
integrantes del Sector político (Ley 5 de 1992)

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 36 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

11.1.4. PROCESO DE EVALUACIÓN

Está compuesto por los procedimientos aplicables para ejercer el control interno y apoyar los ejercicios de
evaluación y análisis del SGC y el MECI.

El proceso que lo desarrolla es:

- Apoyo, acompañamiento y evaluación para el control interno: Su objeto es Apoyar y asesorar los
Procesos a través de auditorías, acompañamiento y asesoría a sus diferentes procedimientos para
verificar el cumplimiento de las políticas internas del Ministerio y la normativa vigente que evidencie el
desarrollo del sistema de control interno enmarcado en el cumplimiento del SGC y del MECI.

PROVEEDORES CLIENTES
PRODUCTO - SERVICIO
Internos Externos Internos Externos
*Programas, planes e y informes de auditorías internas de
calidad
*Mapa de riesgos consolidado
*Entes externos
Procesos del SGC *Informes de auditoría especifica independiente Procesos del SGC Entes de control
*Entes de control
*Cronogramas para el reporte de informes
*Respuesta a requerimientos
*Planes de mejoramiento aprobado por la CGR

11.2. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS PARA TODO EL SISTEMA

Se describen a continuación los procedimientos que son de obligatoria ejecución por todos los procesos del
sistema sean estratégicos, misionales, de apoyo o evaluación e independientemente de que hagan parte
de alguno de éstos.

11.2.1. Auditorías internas de calidad

Las auditorías internas de calidad permiten medir el cumplimiento de los requisitos de calidad establecidos
en el marco del SGC. El procedimiento documentado Auditorías al SGC P-AC.104.07 identifica los
requisitos para la planificación de tales auditorías, así como las responsabilidades y las actividades
necesarias para su realización. Debe tenerse en cuenta que las auditorías internas de calidad no son
equivalentes ni reemplazan la auditoría independiente que debe ejecutar la Oficina de Control Interno y que
su objeto principal es el aseguramiento de la conformidad del sistema a la norma NTCGP 1000:2004 y por
tanto la conformidad de los procesos, productos y servicios con las definiciones dadas en el SGC.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 37 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

11.2.2. Control del producto no conforme

Todos los procesos misionales establecidos en el SGC deben asegurarse de que el producto o servicio que
no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
Los requisitos de dichos productos se encuentran establecidos en el documento “plan de calidad” ubicados
por procesos o subprocesos misionales en la siguiente dirección de intranet:
\\Minambiente4\sgc_min\Procesos_SGC\PROCESO_MISIONALES

El procedimiento documentado control de producto no conforme P-GC.104.03, identifica los controles, las
responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto o servicio no conforme.

Los procesos y subprocesos de orden estratégico, de apoyo y evaluación pueden hacer uso de este
procedimiento con miras a asegurar la calidad de sus productos y servicios y la mejora continua de su
actividad.

11.2.3. Acciones correctivas

Todos los procesos definidos en el SGC deben tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades
con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

El procedimiento documentado Acciones correctivas y preventivas P-AC.104.04, define los requisitos


necesarios para:

- Revisar las no conformidades (incluidas las quejas y reclamos de los clientes),


- Determinar las causas de las no conformidades,
- Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no
vuelvan a ocurrir,
- Determinar e implementar las acciones necesarias,
- Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
- Revisar las acciones correctivas tomadas.

Todos los procesos del sistema pueden solicitar a los demás a través de este procedimiento efectuar
acciones correctivas cuando lo encuentren pertinente o se vean afectados por la no conformidad en los
productos o servicios que reciben de los demás procesos con los que se encuentran relacionados como
clientes.

11.2.4. Acciones preventivas

Todos los procesos definidos en el SGC deben determinar acciones para eliminar las causas de no
conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 38 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

El procedimiento documentado Acciones correctivas y preventivas P-AC.104.04, define los requisitos


necesarios para:

- Determinar las no conformidades potenciales y sus causas,


- Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades,
- Determinar e implementar las acciones necesarias,
- Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
- Revisar las acciones preventivas tomadas.

Todos los procesos del sistema pueden solicitar a los demás a través de este procedimiento efectuar
acciones preventivas cuando lo encuentren pertinente o se vean afectados por la no conformidad en los
productos o servicios que reciben de los demás procesos con los que se encuentran relacionados como
clientes.

12. COMPLEMENTARIEDAD ENTRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL MODELO


ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

NTCGP 1000:2004 MECI 1000:2005


SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

SISTEMA DE CONTROL INTERNO


•Definición de procesos y
elementos del SGC Subsistema de
•Responsabilidad por la Control Estratégico
dirección
•Gestión de recursos

Subsistema de
•Realización del producto o Control de Gestión
prestación del servicio

•Medición, análisis y mejora Subsistema de Control


de Evaluación

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 39 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

SUBSISTEMAS
SUBSISTEMAS COMPONENTES ELEMENTOS
COMPONENTES ELEMENTOS
- Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
1.1 AMBIENTE DE CONTROL - Desarrollo del Talento Humano
- Estilo de Dirección
- Planes y programas
1. CONTROL 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO - Modelo de operación por procesos
ESTRATÉGICO - Estructura organizacional
- Contexto estratégico
1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS - Identificación, - análisis, - Valoración de riesgos
- Políticas de administración de riesgos

- Política de operación, - procedimientos, -


2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
controles, - Indicadores, - Manual de Procedim

2. CONTROL DE - Información Primaria, - Información secundaria,


2.2 INFORMACIÓN
GESTIÓN - Sistemas de Información

- Comunicación organizacional,
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA - Comunicación informativa
- Medios de Comunicación

-Autoevaluación del control,


3.1 AUTOEVALUACIÓN
- Autoevaluación de gestión

- Evaluación independiente al Sist. Cont Interno,


3. CONTROL DE 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
- Auditoría interna
EVALUACIÓN
- Plan de Mejoramiento Institucional
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO - Plan de Mejoramiento por Procesos
- Plan de Mejoramiento Individual

13. RELACIÓN ENTRE LOS PROCESOS Y LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

A continuación se relacionan los cuatro (4) objetivos de calidad definidos en el Ministerio con los procesos
y subprocesos documentados en el Sistema de Gestión de Calidad. Los números en las tablas indican los
objetivos a los que el proceso o subproceso le aporta.

1. Desarrollar, instrumentar e implementar las políticas en materia de ambiente, vivienda, desarrollo


territorial, agua potable y saneamiento básico, para orientar el desarrollo sostenible y el
mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos y la integridad del ambiente.

2. Ejecutar las funciones asignadas al ministerio de acuerdo con lo programado en los planes
estratégicos, para el cumplimiento de la misión y los derechos y necesidades de las partes
interesadas, bajo los principios de integridad de la gestión pública

3. Apoyar la implementación de políticas a través de la divulgación de los instrumentos técnicos, la


promoción, el acompañamiento y la asistencia técnica.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 40 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

4. Mejorar el desempeño de los funcionarios del Ministerio mediante los planes de bienestar,
capacitación y salud ocupacional para el desarrollo, instrumentación e implementación de las
políticas.

Procesos estratégicos
•Direccionamiento estratégico
1,2
•Planeación y orientación estratégica
2,4
•Gestión de calidad

•Gestión de información 1,2

•Gestión en Negociación Internacional 2,3

•Gestión de recursos

•Gestión y seguimiento de recursos con la Banca Multilateral 2

•Gestión de recursos del presupuesto general de la Nación 2

•Gestión de recursos con organismos internacionales 1,2

•Gestión de fondos ambientales 1,2

•Administración del fondo de Vivienda 1,2

•Gestión de comunicaciones
2,3
•Gestión de comunicaciones
3
•Divulgación de conocimiento técnico

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 41 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Procesos Misionales
•Formulación de políticas
1,2
•Instrumentación Normativa
1,2
•Promoción e instrumentación técnica
1,2
•Formulación de instrumentos
3
•Promoción y acompañamiento en la implementación de políticas

•Gestión de trámites
1,2

•Gestión de proyectos 1,2,3

Procesos de Apoyo
•Gestión jurídica
2
•Conceptos jurídicos
4
•Procesos disciplinarios

•Proceso jurídicos 2

•Gestión administrativa, tecnológica y financiera

•Gestión de contratación 2

4
•Gestión de talento humano
2
•Gestión de recursos físicos

•Gestión, seguimiento y control del recurso financiero 2

•Gestión de tecnologías de información 2

•Gestión documental 2

•Atención y servicio al usuario 2

•Atención legislativa especializada 2

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 42 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Procesos de Evaluación
•Apoyo, acompañamiento y evaluación para el control interno 2

14. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

El principal soporte del sistema de gestión de calidad lo constituye su documentación en tanto que
identifica los procesos que se ejecutan para el logro del propósito de la entidad expresado en su misión,
señala las interrelaciones entre éstos así como las responsabilidades colectivas e individuales en su
desarrollo.

Identificar y entender los procesos del ministerio son los objetivos básicos de la documentación del sistema
y, el mantenimiento de está contribuye a gestionar los procesos y sus productos y servicios.

La documentación del sistema sirve para:

- Lograr el correcto desempeño del SGC, es decir, de los procesos de la Entidad,


- Evaluar el sistema de gestión de calidad, la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos
- Ser punto de referencia y mantenimiento de las mejoras alcanzadas,
- Proporcionar evidencia sobre lo definido para los procesos y procedimientos a través de sus
registros,
- Lograr la comunicación adecuada dentro de la organización, es decir, el trabajo en equipo, las
interrelaciones efectivas proveedor – cliente y, en general, la gestión por procesos, y
- Facilitar las auditorias al sistema de gestión de calidad.

Los documentos que describen cada uno de los componentes conceptuales y operativos del sistema de
gestión de calidad del Ministerio son los siguientes:

- Caracterización de procesos: Este documento desagrega cada proceso en sus elementos


fundamentales identificando, de manera general, las actividades que componen el ciclo de calidad del
proceso, y para cada uno de ellas, sus entradas y proveedores, y sus salidas y clientes; señalando los
procedimientos, formatos y registros relacionados, los indicadores y herramientas para su medición, los
recursos que requiere para su operación y los riesgos para su ejecución.

- Procedimientos: Describen de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y concluir las actividades
secuencialmente establecidas para la ejecución de un proceso, parte de él o para la elaboración de un
producto o prestación de un servicio. Identifican el objeto, alcance, responsables y participantes; la
normativa que lo sustenta, las políticas para su operación, los riesgos que pudieran impedir su correcta
operación y las medidas de control para mitigar dichos riesgos.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 43 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Identificación de productos: Define cada uno de los productos que desarrolla el Ministerio como
resultado de sus procesos misionales. No obstante, los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación
pueden hacer identificación de sus productos como herramienta para el control y aseguramiento de su
calidad.

- Plan de calidad de productos: Señala para cada uno de los productos y servicios que desarrolla el
Ministerio como resultado de sus procesos misionales, las actividades y métodos bajo los cuales se
controlará que tales productos posean las características y cumplan los requisitos establecidos para ellos,
así como quién es el responsable de ejercer el control y con qué frecuencia, indicándole a dicho
responsable qué acción correctiva debe tomar en caso de que las características o requisitos no se
cumplan.

Los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación pueden también caracterizar sus productos como
herramienta para el control y aseguramiento de su calidad.

- Tratamiento del producto o servicio no conforme: Formato bajo el cual los responsables de la
liberación de productos, señalan el tratamiento que autoriza o determina dar a un producto que no
cumple las características o requisitos establecidos.

Todo producto de los procesos y subprocesos misionales que presente una no conformidad
relacionada con los requisitos establecidos en su plan de calidad, debe ser registrado por el
responsable del proceso en el formato tratamiento del producto o servicio no conforme y en ella
determinar el tratamiento que se le debe dar para continuar su producción o desecharla.

- Registros: Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados
obtenidos (formatos diligenciados, bases de datos, etc.). Todo registro del sistema está basado en un
formato definido o corresponde a un sistema de información claramente diferenciado y que se encuentra
en operación.

- Formatos: Son aquellas plantillas, fichas, tablas, listas, entre otros, que nos señalan qué información se
debe registrar y cómo debe ésta registrarse en el momento o después de realizar o ejecutar las
actividades. Son instrumento para recolectar las evidencias del SGC.

- Hoja de vida de indicadores: Describe los indicadores de gestión de calidad de los procesos, productos
y servicios, su fórmula, parámetros de control y frecuencia, y sirve de hoja de registro de las mediciones
efectuadas.

- Instructivos, guías, protocolos, etc.: Estos documentos apoyan el desarrollo de los procesos, sus
productos y servicios dando directrices generales o particulares a manera de norma técnica o similar de
manera que quien ejecuta las actividades cuente con herramientas que apoyen la calidad de su ejercicio.
En algunos casos los instructivos, guía, protocolos etc., son de carácter obligatorio adoptados por normas
internas.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 44 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Listado maestro de documentos: Registra los documentos internos que integran la documentación del
sistema de gestión de calidad por procesos o subprocesos, versión y ubicación en la red interna.

- Listado maestro de documentos externos: Registra los documentos externos que integran la
documentación del sistema de gestión de calidad por procesos o subprocesos.

- Listado maestro de registros: Documento control de registros que contiene las especificaciones acerca
del sitio de almacenamiento y mecanismo de recuperación de acuerdo con la ley general de archivo y con
los requisitos establecidos por la NTCGP 1000:2004 del sistema de gestión de calidad.

- Hallazgos y oportunidades de mejora: Formato en el cual se relacionan todos los hallazgos


identificados para un proceso o subproceso, independientemente de la fuente de origen (análisis interno,
autoevaluación, auditoría interna o independiente, reclamo del cliente); adicionalmente se registra la
siguiente información:
ƒ Análisis de las causas que originaron el hallazgo
ƒ Acciones que se deben adelantar para subsanar dicha situación
ƒ Fechas y responsables de ejecutar las acciones establecidas
ƒ Seguimiento al cumplimiento de las acciones.

- Identificación de riesgos: Señala los riesgos a que es vulnerable un proceso o subproceso identificando
sus causas y posibles consecuencias. Este documento es base fundamental para el manejo y control de
riesgos y por tanto para la elaboración del mapa de riesgos.

- Mapa de riesgos: Incluye la valoración de los riesgos identificados, señala los controles y acciones para
evitar la materialización del riesgo. Este documento, junto con la identificación de riesgos son la base para
la aplicación de la política de administración de riesgos.

- Manuales de procesos: Compendio de toda la documentación relacionada con un proceso en particular,


dentro del cual se encuentran todos o algunos de los documentos mencionados anteriormente, según
corresponda al nivel del proceso en el mapa del sistema.

Adicionalmente a lo enunciado, hacen parte de la documentación del sistema de gestión de calidad los
siguientes:

- Manual de funciones del Ministerio


- Resoluciones de conformación de comités y de grupos internos de trabajo, que asignen o
deleguen funciones.
- Documentos externos: Aquellos documentos que la entidad no genera, pero que utiliza o le son
obligatorios para el normal desempeño de las actividades en cada uno de los procesos y subprocesos.
Los documentos externos de carácter legal hacen parte del “normograma” del Modelo Estándar de
Control Interno –MECI, así como del listado maestro de documentos externos.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 45 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Los documentos que conforman el sistema de gestión de calidad y que hacen parte integral de este manual
se encuentran en la dirección \\Minambiente4\sgc_min de la red interna del Ministerio.

14.1. ELABORACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

La instancia de coordinación para la elaboración de nueva documentación descriptiva de procesos,


productos y servicios del sistema o para su actualización o mantenimiento es la Dirección de Planeación,
Información y Coordinación Regional.

El área responsable del proceso, producto o servicio es, a su vez, responsable de efectuar la
caracterización de éstos, documentarlos para el sistema, evaluar sus resultados y aplicar las medidas de
ajuste, corrección o modificación que generen valor, por efecto de procesos de autoevaluación, auditoría o
solicitud de sus clientes y, en igual sentido, cuando ello deba afectar los documentos del sistema, efectuar
la actualización de éstos y proceder a su aprobación por la instancia correspondiente (Responsable del
proceso, subcomité o comité de calidad).

- Aprobación: Antes de la divulgación de la documentación se procede a la aprobación de la


misma por parte de la alta dirección, el comité de calidad o del funcionario delegado con
responsabilidad del manejo y mantenimiento del SGC en el área responsable del proceso o en la
instancia de coordinación del sistema de gestión de calidad que corresponda según el proceso
sea común o individual. La Dirección de Planeación, Información y Coordinación Regional,
como representante de la Dirección tiene competencia para rechazar o aprobar las solicitudes
de documentación del sistema bajo la óptica de análisis general del mismo; por lo tanto un
documento puede ser improbado por esta instancia si no corresponde a los objetivos de mejora
continua o a la lógica general del sistema, ante lo cual solicitará al responsable correspondiente
realizar los ajustes pertinentes o informará sobre la no aprobación.

- Publicación y distribución: Una vez realizado el proceso de documentación es necesario


poner ésta a disposición para consulta de todo el personal del Ministerio. Esta publicación se
hace en la dirección \\Minambiente4\sgc_min de la red interna, que administra la Dirección de
Planeación, Información y Coordinación Regional quien también efectúa su inclusión o
actualización en el listado maestro de documentos.

Todas las copias que se tomen de la red interna (\\Minambiente4\sgc_min) se consideran ‘copia
no controlada’ y por tanto no requieren sello o indicación alguna a ese respecto.

- Revisiones y modificaciones de documentos: Las revisiones y modificaciones de la


documentación pueden ser dadas por:

ƒ Una nueva disposición en los procesos misionales del SGC.


ƒ Cambios y rotación de personal de la entidad y que estén involucrados en algunas
actividades de los procesos del SGC.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 46 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ƒ Cambios de la ubicación geográfica a un lugar que implica modificaciones del


ambiente de trabajo.
ƒ Innovación de procesos o servicios de la entidad.
ƒ Revisiones solicitadas por el cliente.
ƒ Revisiones generadas por novedades de auditoría, sobre todo actividades que
implican algún nuevo elemento en la cadena de valor de los procesos.
ƒ Nuevos requisitos legales o reglamentarios aplicables al servicio de la entidad.
ƒ Instrucciones emanadas de la revisión por la dirección o del análisis del sistema
que realice el representante de la Dirección.

14.2. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

14.2.1. Control de documentos

Los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad deben controlarse. El procedimiento
documentado Control de Documentos P-GC.104.01 define los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión;


b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones vigentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Ahora bien para la identificación y control de distribución de documentos externos se debe seguir lo
definido en el procedimiento Control de documentos externos P-GC.104.05.

14.2.2. Control de los registros

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de la calidad. Los
registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

El procedimiento documentado Control de Registros P-GC.104.02 define los controles necesarios para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de
los registros, acorde con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 47 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

14.3. NORMALIZACIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

Los documentos del sistema poseen normalización referida a su presentación general de forma tal que
sean identificables rápida y fácilmente como elementos que hacen parte de éste y se encuentran
codificados bajo el siguiente esquema:
Letras que identifican el tipo de documento, así:

Tipo de documento Abreviación

Manual de calidad MC

Procedimientos P

Instructivos de Trabajo - Guías de trabajo IT

Formatos F

Documentos D

Manuales M

Dos letras que identifican el proceso o el subproceso, como por ejemplo:


- FP: Formulación de políticas
- GF: Gestión, seguimiento y control del recurso financiero

El listado de identificadores de procesos y subproceso se incluye en el anexo No. 2.

Los dígitos que identifican la serie y sub-serie documental en el proceso de gestión documental del
ministerio para las tipologías propias del SGC como son formatos, registros, etc., así:

Serie y sub-serie
Tipo
documental
Manual de calidad 58.04

Procedimientos 104

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 48 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Instructivos de Trabajo -
43.01
Guías de trabajo
Formatos 103

Manual de documentación 58.05

Manuales 58

Y finalmente dos dígitos consecutivos dentro del proceso, que identifican unívocamente el documento en
particular.
Ejemplo:

a) Creación de un formato de la Dirección de Planeación, Información y Coordinación Regional


su código será así:

F - PE.103.09
- F: Formato

- PE: Planeación y orientación estratégica

- 103: Números de la serie documental “formatos”.

- 09: Consecutivo de formatos del subproceso “Plantación y orientación estratégica”

b) Si se trata del primer procedimiento que codifica la Dirección de Planeación, Información y


Coordinación Regional de un proceso especifico que se encuentra bajo su responsabilidad, su
código será así:

P- PE.104.01

- P: Procedimiento

- PE: Planeación y orientación estratégica

- 104: Serie documental establecida para los procedimientos del SGC

- 01: Consecutivo dentro del proceso al que aplica dicha procedimiento (Primer
procedimiento). Si fuese el segundo, sería 02

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 49 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Nota de transición: Teniendo en cuenta la modificación en las directrices sobre la codificación de la


documentación de SGC, establecida en la versión anterior de este manual, los cambios de codificación de
documentos, se ajustaran en la medida que los responsables soliciten modificaciones.

Tablas de equivalencia de codificación:

Para los formatos asociados a los procesos misionales certificados bajo el modelo de calidad ISO
9001:2008, se aplican las siguientes tablas de equivalencia de codificación:

Código Ministerio de Código Dirección de


Ambiente, Vivienda y Nombre del Formato Licencias, Permisos y
Desarrollo Territorial Trámites Ambientales
TR.103.01 Formato de Recursos de Reposición 2400.99 EVA.F.06
TR.103.02 Formato Concepto Técnico Definición del Estudio Ambiental 2400.99 EVA.F.24
Evaluación del Estudio de Impacto Ambiental en el sector de
TR.103.03 2400.99 EVA.F.27
Agroquímicos.
TR.103.04 Plantilla Auto convoca consulta previa 2400.99 EVA.F.29
TR.103.05 Plantilla Auto ordena audiencia pública 2400.99 EVA.F.31
TR.103.06 Plantilla Edicto Audiencia publica 2400.99 EVA.F.32
TR.103.07 Concepto técnico evaluación 2400.99 EVA.F.33
TR.103.08 Concepto técnico solicitud información adicional 2400.99 EVA.F.34
TR.103.09 Concepto técnico solicitud información adicional - Agroquímicos 2400.99 EVA.F.35
TR.103.10 Concepto técnico - rechazo EIA 2400.99 EVA.F.36
TR.103.11 Concepto técnico modificación de Licencia ambiental o PMA 2400.99 EVA.F.37
TR.103.12 Concepto técnico de evaluación de PMA 2400.99 EVA.F.38
TR.103.13 Concepto técnico licencia ambiental o Dictamen técnico Ambiental 2400.99 EVA.F.39
TR.103.14 Concepto técnico - negación de Dictamen Técnico Ambiental 2400.99 EVA.F.40
TR.103.15 Concepto técnico respuesta recurso de reposición 2400.99 EVA.F.41
TR.103.16 Plantilla Auto requiere información adicional 2400.99 EVA.F.42
TR.103.17 Plantilla Auto rechaza EIA y hace requerimientos 2400.99 EVA.F.43
TR.103.18 Plantilla Auto declara reunida la información 2400.99 EVA.F.44
TR.103.19 Plantilla Auto reconoce tercero interviniente en otorgamiento de LA 2400.99 EVA.F.45
TR.103.20 Plantilla Auto resuelve recurso de reposición 2400.99 EVA.F.46
Plantilla Resolución otorga - niega Licencia Ambiental -
TR.103.21 2400.99 EVA.F.47
Hidrocarburos
Plantilla Resolución otorga - niega Licencia Ambiental -
TR.103.22 2400.99 EVA.F.48
Infraestructura
TR.103.23 Plantilla Resolución expide Dictamen Técnico Ambiental 2400.99 EVA.F.49

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 50 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Código Ministerio de Código Dirección de


Ambiente, Vivienda y Nombre del Formato Licencias, Permisos y
Desarrollo Territorial Trámites Ambientales
TR.103.24 Plantilla Resolución niega Dictamen Técnico Ambiental 2400.99 EVA.F.50
TR.103.25 Plantilla Resolución otorga Licencia ambiental - Agroquímicos 2400.99 EVA.F.51
Plantilla Resolución modifica Licencia Ambiental, Plan de manejo
TR.103.26 2400.99 EVA.F.52
ambiental y Díctame Técnico Ambiental
TR.103.27 Plantilla Resolución establece Plan de Manejo Ambiental 2400.99 EVA.F.53
TR.103.28 Plantilla Resolución revocatoria directa 2400.99 EVA.F.54
TR.103.29 Plantilla Resolución resuelve recurso de reposición 2400.99 EVA.F.55
Formato de lista de chequeo para la evaluación de diagnóstico
TR.103.30 2400.99 EVA.F.56
ambiental de alternativas
Formato lista de chequeo para la evaluación de Estudios de
TR.103.31 Impacto Ambiental (EIA) y solicitudes de modificación de la 2400.99 EVA.F.57
licencia ambiental
Formato lista de chequeo para la evaluación del plan de manejo
TR.103.32 2400.99 EVA.F.58
ambiental (PMA) y modificación del establecimiento del PMA
TR.103.33 Formato Conflicto de Competencias 2400.99 EVA.F.63
TR.103.34 Verificación de documentos permiso Prueba Dinámica 2400.99 EVA.F.26
Formato verificación de documentos para trámite de permiso de
TR.103.35 2400.99 EVA.F.61
acceso a recurso genético
Verificación de documentos para trámites de evaluación de
TR.103.36 2400.99 EVA.F.12
solicitudes de certificación para beneficios tributarios (IVA)
Verificación de documentos para trámites de evaluación de
TR.103.37 2400.99 EVA.F.13
solicitudes de certificación para beneficios tributarios ( RENTA)
Verificación de documentos para tramite de permisos de estudio
TR.103.39 2400.99 EVA.F.15
con fines de investigación científica en diversidad biológica
Formato verificación de documentos para trámite de permiso
TR.103.40 2400.99 EVA.F.14
CITES Fauna

Formato Concepto Técnico de permisos de exportación,


TR.103.41 importación, o reexportación de especímenes de Fauna y Flora 2400.99 EVA.F.07
silvestre incluidas en CITES
TR.103.42 Formato saldo para zoocriaderos 2400.99 EVA.F.03
TR.103.43 Formato control de estampilla permisos CITEs fauna y flora 2400.99 EVA.F.18
Formato control de formularios permisos CITEs fauna, flora y No
TR.103.44 2400.99 EVA.F.18
Cites
Formato verificación de documentos para trámite de permiso
TR.103.45 2400.99 EVA.F.16
CITES Flora

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 51 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Código Ministerio de Código Dirección de


Ambiente, Vivienda y Nombre del Formato Licencias, Permisos y
Desarrollo Territorial Trámites Ambientales
TR.103.46 Formato Evaluación Técnica No Cites 2400.99 EVA.F.05
TR.103.47 Formato verificación No cites 2400.99 EVA.F.11
TR.103.49 Formato satisfacción en visita 2400.99 SEG F.04
TR.103.50 Concepto técnico de seguimiento 2400.99 SEG F.50
TR.103.51 Concepto técnico de pruebas 2400.99 SEG F.11
TR.103.52 Plantilla Auto por el cual se efectúan requerimientos 2400.99 SEG F.12
TR.103.53 Plantilla Auto por el cual se reconoce un tercero interviniente 2400.99 SEG F.13
TR.103.54 Plantilla Auto por el cual se resuelve un recurso de reposición 2400.99 SEG F.14
TR.103.55 Plantilla Auto decreta práctica de pruebas 2400.99 SEG F.15
TR.103.56 Plantilla Resolución que impone sanción administrativa 2400.99 SEG F.16
TR.103.57 Plantilla Resolución resuelve solicitud de revocación directa 2400.99 SEG F.17
TR.103.58 Plantilla Resolución resuelve recurso de reposición 2400.99 SEG F.18
TR.103.59 Plantilla Resolución impone medidas de manejo ambiental 2400.99 SEG F.19
TR.103.60 Plantilla Resolución autoriza la cesión de una Licencia Ambiental 2400.99 SEG F.20
TR.103.61 Plantilla Resolución abre investigación 2400.99 SEG F.21
Lista de chequeo para la revisión de informes de cumplimiento
TR.103.62 2400.99 SEG F.09
ambiental (ICA)
Verificación de permisos, concesiones y/o autorizaciones para uso
TR.103.63 2400.99 SEG F.09
y/o aprovechamiento de recursos naturales
Formato estado del permiso de vertimiento de los residuos
TR.103.64 2400.99 SEG F.09
líquidos
TR.103.65 Formato estado de la concesión de aguas 2400.99 SEG F.09
TR.103.66 Formato estado del permiso de aprovechamiento forestal 2400.99 SEG F.09
TR.103.67 Formato estado del permiso de ocupación de cauces 2400.99 SEG F.09
TR.103.68 Formato estado del permiso de emisiones atmosféricas 2400.99 SEG F.09
Formato estado del permiso, concesión o licencia de explotación
TR.103.69 2400.99 SEG F.09
de canteras
Formato estado del permiso de aprovechamiento de material de
TR.103.70 2400.99 SEG F.09
arrastre
TR.103.71 Formato estado del manejo y disposición de residuos sólidos 2400.99 SEG F.09
Análisis de las tendencias en la calidad del medio ambiente en
TR.103.72 2400.99 SEG F.09
donde se desarrolla el proyecto
Formato análisis de las tendencias en la calidad del medio en
TR.103.73 2400.99 SEG F.09
donde se desarrolla el proyecto (gráficas y análisis)

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 52 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Código Ministerio de Código Dirección de


Ambiente, Vivienda y Nombre del Formato Licencias, Permisos y
Desarrollo Territorial Trámites Ambientales
TR.103.74 Concepto técnico recursos de reposición 2400.99 SEG F.49
Concepto Técnico seguimiento a licencia ambiental o dictamen
TR.103.75 2400.99 SEG F.50
técnico ambiental

Código Dirección de
Código Ministerio de
Nombre del Formato Inversiones
Ambiente, Vivienda y
Estratégicas
Desarrollo Territorial
PY.103.01 Lista de chequeo para evaluación de proyectos 5100.EV.103.01
PY.103.02 Ficha de evaluación de proyectos 5100.EV.103.02
PY.103.03 Acta de comité técnico 5100.EV.103.03
PY.103.04 Control de entrega de fichas de evaluación 5100.EV.103.07
PY.103.05 Ficha de seguimiento 5100.SV.103.02
PY.103.06 Relación de contratos a ejecutar 5100.SV.103.03
PY.103.07 Control de inversión del convenio 5100.SV.103.04
PY.103.08 Recursos físicos y humanos disponibles 5100.SV.103.05
PY.103.09 Control de pólizas 5100.SV.103.06
PY.103.10 Control actas de obra 5100.SV.103.07
PY.103.11 Cumplimiento de condiciones del convenio 5100.SV.103.12
PY.103.12 Acta de obra 5100.SV.103.14
PY.103.13 Balance final de ejecución 5100.SV.103.15
PY.103.14 Acta de liquidación 5100.SV.103.16

Estas equivalencias deberán eliminarse en la medida que los sistemas certificados, se incluyan en el SGC
del Ministerio.

Versión

La versión de un documento identifica los cambios que ha sufrido ya sea por necesidades específicas o
por cambios en la normativa vigente, entre otros. La versión de los documentos del SGC del ministerio se
identifica por un número en la parte superior derecho, ejemplo:

- Versión 1.0
- Versión 2.0

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 53 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Para cambiar la versión de un documento debe diligenciarse el formato F-GC.103.03 Solicitudes


documentación y seguir las instrucciones consignadas en el procedimiento P-GC.104.01 Control de
documentos.

15. RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON LA NORMA
NTCGP-1000:2004

El siguiente diagrama muestra la relación y concordancia de los procesos que conforman el sistema de
gestión de calidad del Ministerio con los requisitos de la NTCGP 1000:2004, donde:

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O


4.1 REQUISITOS GENERALES PRESTACIÓN DEL SERVICIO
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN
4.2.1 Generalidades DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL
4.2.2 Manual de la calidad SERVICIO
4.2.3 Control de documentos 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
4.2.4 Control de los registros CLIENTE
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 7.2.1 Determinación de los requisitos
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN relacionados con el producto y/o servicio
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con
5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD el producto y/o servicio
5.4 PLANIFICACIÓN 7.2.3 Comunicación con el cliente
5.4.1 Objetivos de la calidad 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo
calidad 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y desarrollo
COMUNICACIÓN 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo
5.5.1 Responsabilidad y autoridad 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo
5.5.2 Representante de la dirección 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo
5.5.3 Comunicación interna 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 7.3.7 Control de los cambios del diseño y
5.6.1 Generalidades desarrollo
5.6.2 Información para la revisión 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
5.6.3 Resultados de la revisión 7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS servicios
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS 7.4.2 Información para la adquisición de bienes y
6.2 TALENTO HUMANO servicios
6.2.1 Generalidades 7.4.3 Verificación de los productos y/o servicios
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y adquiridos
formación 7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL
6.3 INFRAESTRUCTURA SERVICIO
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO 7.5.1 Control de la producción y de la prestación
del servicio

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 54 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

7.5.2 Validación de los procesos de la producción 8.2.2 Auditoría interna


y de la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o
7.5.4 Propiedad del cliente servicio
7.5.5 Preservación del producto y/o servicio 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE NO CONFORME
SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN 8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.5 MEJORA
8.1 GENERALIDADES 8.5.1 Mejora continua
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.5.2 Acción correctiva
8.2.1 Satisfacción del cliente 8.5.3 Acción preventiva

Procesos estratégicos
•Direccionamiento estratégico
4.1, 5, 6.1
•Gestión de recursos
8.2.3. 8.4, 8.5
•Gestión de comunicaciones

Procesos Misionales 5.4.1


•Formulación de políticas 7.3 7.1, 7.2, 7.4, 7.5
•Instrumentación Normativa 7.3 8.2.3. 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
•Promoción e instrumentación técnica
•Formulación de instrumentos 7.3
•Promoción y acompañamiento en la implementación de políticas
•Gestión de trámites
•Gestión de proyectos

Procesos de Apoyo 4.2, 5.4.1


•Gestión jurídica 6, 7.4
•Gestión administrativa, tecnológica y financiera 8.2.3. 8.4, 8.5
•Atención y servicio al usuario
•Atención legislativa especializada

Procesos de Evaluación
5.4.1
•Apoyo, acompañamiento y evaluación del control interno
8.2.2. 8.4, 8.5

15.1. EXCLUSIONES

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 55 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial no le es aplicable el requisito incluido en el


Numeral 7.6 “Control de los dispositivos de seguimiento y de medición” de la norma NTCGP
1000:2004 dado que, la conformidad de los productos o servicios se determina por la aplicación de criterios
legales y conceptuales y no se utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o medición.

16. RELACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CON EL MODELO
ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 2.1.5 Manual de procedimientos


1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 2.2 COMPONENTE INFORMACIÓN
1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos 2.2.1 Información primaria
1.1.2 Desarrollo del talento humano 2.2.2 Información secundaria
1.1.3 Estilo de dirección 2.2.3 Sistemas de información
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO 2.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
ESTRATEGICO 2.3.1 Comunicación organizacional
1.2.1 Planes y programas 2.3.2 Comunicación informativa
1.2.2 Modelo de operación por procesos 2.3.3 Medios de información
1.2.3 Estructura organizacional 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL EVALUACIÓN
RIESGO 3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
1.3.1 Contexto estratégico 3.1.1 Autoevaluación del control
1.3.2 Identificación de riesgos 3.1.2 Autoevaluación de la gestión
1.3.3 Análisis del riesgo 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
1.3.4 Valoración del riesgo 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno
1.3.5 Políticas de Administración del riesgo 3.2.2 Auditoría interna
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3.3 COMPONENTE PLANES DE
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL MEJORAMIENTO
2.1.1 Políticas de operación 3.3.1 Plan de mejoramiento institucional
2.1.2 Procedimientos 3.3.2 Planes de mejoramiento por procesos
2.1.3 Controles 3.3.3 Planea de mejoramiento individual
2.1.4 Indicadores

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 56 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Procesos estratégicos 1.3.1 – 1.3.2 – 1.3.3 – 1.3.4


2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.4 – 2.1.5
•Direccionamiento estratégico 2.2.1 – 2.2.2 – 2.2.3
1.2.1
3.1.1 – 3.1.2
•Planeación y orientación estratégica 3.3.2
1.2.2
•Gestión de calidad

•Gestión de información

•Gestión en Negociación Internacional

•Gestión de recursos

•Gestión y seguimiento de recursos con la Banca Multilateral

•Gestión de recursos del presupuesto general de la Nación

•Gestión de recursos con organismos internacionales

•Gestión de fondos ambientales

•Administración del fondo de Vivienda

•Gestión de comunicaciones
2.3.1 – 2.3.2 – 2.3.3
•Gestión de comunicaciones

•Divulgación de conocimiento técnico

1.3.1 – 1.3.2 – 1.3.3 – 1.3.4


2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.4 – 2.1.5
Procesos Misionales 2.2.1 – 2.2.2 – 2.2.3
3.1.1 – 3.1.2
•Formulación de políticas 3.3.2

•Instrumentación Normativa

•Promoción e instrumentación técnica

•Formulación de instrumentos

•Promoción y acompañamiento en la implementación de políticas

•Gestión de tramites

•Gestión de proyectos

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 57 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

Procesos de Apoyo 1.3.1 – 1.3.2 – 1.3.3 – 1.3.4


2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.4 – 2.1.5
•Gestión jurídica 2.2.1 – 2.2.2 – 2.2.3
3.1.1 – 3.1.2
•Conceptos jurídicos 3.3.2

•Procesos disciplinarios

•Proceso jurídicos

•Gestión administrativa, tecnológica y financiera

•Gestión de contratación
1.1.1 – 1.1.2
•Gestión de talento humano 1.2.3
3.3.3
•Gestión de recursos físicos

•Gestión, seguimiento y control del recurso financiero

•Gestión tecnológica

•Gestión documental

•Atención y servicio al usuario

•Atención legislativa especializada

1.3.1 – 1.3.2 – 1.3.3 – 1.3.4


2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 – 2.1.4 –
2.1.5
2.2.1 – 2.2.2 – 2.2.3
3.1.1 – 3.1.2
Procesos de Evaluación 3.2.1 - 3.2.2
3.3.1 -3.3.2

•Apoyo, acompañamiento y evaluación para el control interno

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 58 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

17. GLOSARIO

- Acción sobre producto no conforme:


- Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
específicos. Esta generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene características no
conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad acordados
- Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos
- Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

- Aseguramiento de la calidad: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas necesarias para


garantizar que un producto o un servicio responda a los requisitos de calidad establecidos para
mantener la confianza de los clientes

- Alcance del proceso: Identifica la actividad inicial y la actividad final del proceso. La definición del
alcance del proceso es muy importante para determinar las interacciones entre los procesos, de
manera que no haya traslape de actividades (una actividad que corresponda simultáneamente a dos
procesos) o “vacíos” entre los procesos (una actividad que se lleva a cabo pero no está incluida en
ningún proceso).

- Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

- Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio.

- Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

- Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de


la calidad.

- Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

- Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
esperados.

- Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

- Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos funcionales en


las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como “Enfoque basado
en los procesos”.

- Gestionar: Coordinar todos los recursos disponibles para conseguir determinados objetivos.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 59 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Indicador: Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la


ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.

- Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de


una entidad.

- Macroproceso: Reunión de procesos con características similares.

- Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño.

- Objetivo del proceso: Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar
en la ejecución del proceso; es decir, los resultados que cumplan con requisitos previamente
definidos.

- Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los


objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.

- Política de calidad: Intención(es) globales y orientación(es) relativas a la calidad tal como se


expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.

- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Pueden estar
documentados o no.

- Proceso: Conjunto de actividades relacionada mutuamente o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

- Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias,


fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos
necesarios y revisiones por la dirección.

- Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la
entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

- Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son
necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

- Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos
destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen
procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una
parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 60 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

- Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto (productor, distribuidor, minorista o


vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información).

- Proveedores internos: Se refiere a los otros procesos del SGC que le entregan sus salidas
(resultados) al proceso en ejecución o que se está describiendo. Los proveedores internos de un
proceso son otros procesos, y no dependencias o áreas funcionales.

- Proveedores externos: Se refiere a las entidades externas (públicas o privadas) o personas que
entregan algún insumo o materia prima requerida para el proceso.

- Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria

- Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para


reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

- Responsable del proceso: Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está el
proceso. No se refiere, necesariamente, a los ejecutores de las actividades, sino al funcionario a
quien la entidad identifica como líder o cabeza visible de ese proceso y quien debe asegurar que el
mismo se lleve a cabo según se ha establecido en el SGC y que se logren los resultados planificados.
El rol del responsable o líder del proceso es el de velar porque el proceso se ejecute de acuerdo con
las actividades planificadas, realizar la divulgación de las novedades que se presenten en el proceso,
tales como: actualización de documentación asociada al proceso, ampliación del alcance del proceso
y adicionalmente, el seguimiento de indicadores y control de los riesgos propios de cada proceso y se
identifiquen las acciones correctivas, preventivas y de mejora

- Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo
normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. (NTCGP1000:2004).
Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de
consecuencias y posibilidad de ocurrencia. (NTC 5254: 2004. Gestión del riesgo).

- Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos

- Sistema de gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la


política, definir los objetivos y alcanzarlos.

- Sistema de gestión de calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con
respecto a la calidad.

- Sistema de gestión de calidad para entidades públicas: Herramienta de gestión sistemática y


transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 61 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los
planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

- Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que
está bajo consideración

- Usuarios internos: Se refiere a los otros Procesos del SGC, que reciben las salidas (resultados) de
un proceso.

- Usuarios externos: Se refiere a los usuarios de la prestación del servicio o usuarios receptores del
producto de la entidad. Pueden ser ciudadanos, entidades comunitarias, otras entidades del Estado o
entidades privadas.

- Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

- Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 62 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

BIBLIOGRAFÍA

- Norma Técnica SGC 1000:2004. Departamento Administrativo de la Función Pública


- Red Universitaria de Extensión en Calidad. Guía de Diseño para Implementar el Sistema de Gestión de la
Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004., Bogotá, D.C.
Junio de 2007
- Departamento Administrativo de la Función Pública. Manual de implementación Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. USAID, DAFP, 2006
- Decreto 1599 de 2005

Nota de reconocimiento:

Algunos de los textos de este manual se han tomado literalmente de la bibliografía citada.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DEL
VERSIÓN ACTUAL
FECHA DOCUMENTO QUE MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN
DEL DOCUMENTO
MODIFICA
Ajuste en la ubicación dentro del mapa de procesos de
los siguientes procesos o subprocesos:

- Administración de recursos de la banca multilateral,


el cual se unificó con el de gestión de recurso con la
banca multilateral.
- Gestión de comunicaciones
- Atención al usuario
- Procesamiento y disponibilidad de la documentación
técnica.

01 de abril de Adicionalmente el nombre de este último fue


1.0 1.1
2009 modificado por: Divulgación de conocimiento técnico.

Así mismo se cambio el subproceso: “Apropiación de


recursos” por los subprocesos: Gestión de fondos
ambientales y Administración del fondo de vivienda.

Se modificó la ruta de la intranet para acceso a la


documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Se modificó el objetivo del proceso “Apoyo,


acompañamiento y evaluación para el control interno”,
de acuerdo con la solicitud de modificación realizada

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 63 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

por el responsable del proceso.

Se ajusto el anexo No. 2 Listado de identificadores de


procesos y subprocesos, de acuerdo a las
modificaciones del mapa de procesos relacionado con
el tema de fondos y de la banca multilateral.
Ajuste en los objetivos, proveedores, productos y
clientes de los todos los procesos o subprocesos del
sistema de gestión de calidad:

Eliminación del proceso de “Seguimiento de políticas”

Mayor claridad en el tema de las versiones y


codificación de la documentación.

Inclusión de tablas de equivalencias del SGC del


Ministerio con los de la Dirección de Licencias,
Permisos y Tramites Ambientales y con la Dirección de
Inversiones Estratégicas.
30 de octubre
1.1 2.0
de 2009 Ajuste de la política y objetivos de calidad.

Ajuste en la grafica de relación entre objetivos de


calidad y los procesos o subprocesos

Ajuste en la grafica de relación de los numerales de la


NTCGP 1000:2004 y los procesos o subprocesos del
SGC.

Ajuste del alcance del SGC, el mapa de procesos y


anexo No. 2 Listado de identificadores de procesos y
subprocesos, de acuerdo con la eliminación del
proceso misional “Seguimiento de políticas”

Elaboró: Sandra León, Johanna


Revisó: María Emilia Botero Aprobó: Octavio Villamarín Abril
Barreto y Ma. Emilia Botero
Cargo: Equipo SGC, Dirección Cargo: Asesora de la Dirección Cargo: Director de Planeación,
de Planeación, Información y de Planeación, Información y Información y Coordinación
Coordinación Regional Coordinación Regional Regional

Firma: Firma: Firma:

Fecha: 30 de octubre de 2009 Fecha: 06 de noviembre de 2009 Fecha: 10 de noviembre de 2009

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 64 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ANEXO 1. FUNCIONES DEL MINISTERIO

- Formular la política nacional en relación con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, y
establecer las reglas y criterios de ordenamiento ambiental de uso del territorio y de los mares
adyacentes, para asegurar el aprovechamiento sostenible de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente.

- Regular las condiciones generales para el saneamiento del medio ambiente, y el uso, manejo,
aprovechamiento, conservación, restauración y recuperación de los recursos naturales, a fin de impedir,
reprimir, eliminar o mitigar el impacto de actividades contaminantes, deteriorantes o destructivas del
entorno o del patrimonio natural;

- Preparar, con la asesoría del Departamento Nacional de Planeación, los planes, programas y proyectos
que en materia ambiental, o en relación con los recursos naturales renovables y el ordenamiento
ambiental del territorio, deban incorporarse a los proyectos del Plan Nacional de Desarrollo y del Plan
Nacional de Inversiones que el Gobierno someta a consideración del Congreso;

- Dirigir y coordinar el proceso de planificación y la ejecución armónica de las actividades en materia


ambiental, de las entidades integrantes del Sistema Nacional Ambiental (SINA);

- Establecer los criterios ambientales que deben ser incorporados en la formulación de las políticas
sectoriales y en los procesos de planificación de los demás ministerios y entidades, previa su consulta con
esos organismos;

- Formular, conjuntamente con el Ministerio de Salud, la política nacional de población; promover y


coordinar con éste programas de control al crecimiento demográfico y hacer evaluación y seguimiento de
las estadísticas demográficas nacionales;

- Formular, conjuntamente con el Ministerio de Desarrollo Económico la política nacional de asentamientos


humanos y expansión urbana, con el Ministerio de Agricultura, las políticas de colonización y con el
Ministerio de Comercio Exterior, las políticas de comercio exterior que afecten los recursos naturales
renovables y el medio ambiente.

- Evaluar los alcances y efectos económicos de los factores ambientales, su incorporación al valor de
mercado de bienes y servicios y su impacto sobre el desarrollo de la economía nacional y su sector
externo; su costo en los proyectos de mediana y grande infraestructura, así como el costo económico del
deterioro y de la conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables y realizar
investigaciones, análisis y estudios económicos y fiscales en relación con los recursos presupuestales y
financieros del sector de gestión ambiental y con los impuestos, tasas, contribuciones, derechos, multas e
incentivos con él relacionados;

- Adoptar, conjuntamente con el Ministerio de Educación Nacional, a partir de enero de 1995, los planes y
programas docentes y el pénsum que en los distintos niveles de la educación nacional se adelantarán en
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 65 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

relación con el medio ambiente y los recursos naturales renovables, promover con dicho Ministerio
programas de divulgación y educación no formal y reglamentar la prestación del servicio ambiental;

- Determinar las normas ambientales mínimas y las regulaciones de carácter general sobre medio ambiente
a las que deberán sujetarse los centros urbanos y asentamientos humanos y las actividades mineras,
industriales, de transporte y en general todo servicio o actividad que pueda generar directa o
indirectamente daños ambientales;

- Dictar regulaciones de carácter general tendientes a controlar y reducir las contaminaciones geosférica,
hídrica, del paisaje, sonora y atmosférica, en todo el territorio nacional;

- Expedir y actualizar el estatuto de zonificación de uso adecuado del territorio para su apropiado
ordenamiento y las regulaciones nacionales sobre uso del suelo en lo concerniente a sus aspectos
ambientales y fijar las pautas generales para el ordenamiento y manejo de cuencas hidrográficas y demás
áreas de manejo especial;

- Definir la ejecución de programas y proyectos que la Nación, o ésta en asocio con otras entidades
públicas, deba adelantar para el saneamiento del medio ambiente o en relación con el manejo,
aprovechamiento, conservación, recuperación o protección de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente;

- Definir y regular los instrumentos administrativos y mecanismos necesarios para la prevención y el control
de los factores de deterioro ambiental y determinar los criterios de evaluación, seguimiento y manejo
ambientales de las actividades económicas;

- Evaluar los estudios ambientales y expedir, negar o suspender la licencia ambiental correspondiente, en
los casos que se señalan en el Título VIII de la presente Ley;

- Ejercer discrecional y selectivamente, cuando las circunstancias lo ameriten, sobre los asuntos asignados
a las Corporaciones Autónomas Regionales, la evaluación y control preventivo, actual o posterior, de los
efectos de deterioro ambiental que puedan presentarse por la ejecución de actividades o proyectos de
desarrollo, así como por la exploración, explotación, transporte, beneficio y utilización de los recursos
naturales renovables y no renovables y ordenar la suspensión de los trabajos o actividades cuando a ello
hubiese lugar;

- Contratar, cuando sea necesario para el cumplimiento de sus funciones, la elaboración de estudios de
investigación y de seguimiento de procesos ecológicos y ambientales y la evaluación de estudios de
impacto ambiental;

- Reservar, alinderar y sustraer las áreas que integran el Sistema de Parques Nacionales Naturales y las
reservas forestales nacionales, y reglamentar su uso y funcionamiento;

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 66 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Administrar las áreas que integran el Sistema de Parques Nacionales Naturales, velar por la protección
del patrimonio natural y la diversidad biótica de la Nación, así como por la conservación de las áreas de
especial importancia ecosistémica;

- Coordinar, promover y orientar las acciones de investigación sobre el medio ambiente y los recursos
naturales renovables, establecer el Sistema de Información Ambiental y organizar el inventario de la
biodiversidad y de los recursos genéticos nacionales; promover la investigación de modelos alternativos
de desarrollo sostenible; ejercer la Secretaría Técnica y Administrativa del Consejo del Programa
Nacional de Ciencias del Medio Ambiente y el Hábitat;

- Regular, conforme a la ley, la obtención, uso, manejo, investigación, importación, exportación, así como la
distribución y el comercio de especies y estirpes genéticas de fauna y flora silvestres; regular la
importación, exportación y comercio de dicho material genético, establecer los mecanismos y
procedimientos de control y vigilancia, y disponer lo necesario para reclamar el pago o reconocimiento de
los derechos o regalías que se causen a favor de la Nación por el uso de material genético;

- Participar con el Ministerio de Relaciones Exteriores en la formulación de la política internacional en


materia ambiental y definir con éste los instrumentos y procedimientos de cooperación en la protección de
los ecosistemas de las zonas fronterizas; promover las relaciones con otros países en asuntos
ambientales y la cooperación multilateral para la protección de los recursos naturales y representar al
Gobierno Nacional en la ejecución de tratados y convenios internacionales sobre medio ambiente y
recursos naturales renovables;

- Adoptar las medidas necesarias para asegurar la protección de las especies de flora y fauna silvestres;
tomar las previsiones que sean del caso para defender especies en extinción o en peligro de serlo; y
expedir los certificados a que se refiere la Convención Internacional de Comercio de Especies de Fauna y
Flora Silvestre Amenazadas de Extinción (CITES);

- Regular la conservación, preservación, uso y manejo del medio ambiente y de los recursos naturales
renovables en las zonas marinas y costeras, y coordinar las actividades de las entidades encargadas de
la investigación protección y manejo del medio marino, de sus recursos vivos, y de las costas y playas; así
mismo, le corresponde regular las condiciones de conservación y manejo de ciénagas, pantanos, lagos,
lagunas y demás ecosistemas hídricos continentales;

- Establecer los límites máximos permisibles de emisión, descarga, transporte o depósito de substancias,
productos, compuestos o cualquier otra materia que pueda afectar el medio ambiente o los recursos
naturales renovables; del mismo modo, prohibir, restringir o regular la fabricación, distribución, uso,
disposición o vertimiento de sustancias causantes de degradación ambiental. Los límites máximos se
establecerán con base en estudios técnicos, sin perjuicio del principio de precaución;

- Expedir las regulaciones ambientales para la distribución y el uso de substancias químicas o biológicas
utilizadas en actividades agropecuarias;

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 67 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Adquirir para el Sistema de Parques Nacionales Naturales o para los casos expresamente definidos por la
presente Ley, bienes de propiedad privada y los patrimoniales de las entidades de derecho público;
adelantar ante la autoridad competente la expropiación de bienes por razones de utilidad pública o interés
social definidas por la ley, e imponer las servidumbres a que hubiese lugar;

- Llevar el registro de las entidades sin ánimo de lucro que se creen con el objeto de proteger o colaborar
en la protección del medio ambiente y de los recursos naturales renovables;

- Fijar el monto tarifario mínimo de las tasas por el uso y el aprovechamiento de los recursos naturales
renovables a las que se refieren el Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al
Medio Ambiente, Decreto - Ley 2811 de 1974, la presente Ley y las normas que los modifiquen o
adicionen;

- Determinar los factores de cálculo de que trata el artículo 19 del Código Nacional de Recursos Naturales
Renovables y de Protección al Medio Ambiente, Decreto - Ley 2811 de 1974, sobre cuya base han de
fijarse los montos y rangos tarifarios de las tasas creadas por la ley;

- Dirimir las discrepancias entre entidades integrantes del Sistema Nacional Ambiental, que se susciten con
motivo del ejercicio de sus funciones y establecer criterios o adoptar decisiones cuando surjan conflictos
entre ellas en relación con la aplicación de las normas o con las políticas relacionadas con el uso, manejo
y aprovechamiento de los recursos naturales renovables o del medio ambiente;

- Establecer mecanismos de concertación con el sector privado para ajustar las actividades de éste a las
metas ambientales previstas por el Gobierno; definir los casos en que haya lugar a la celebración de
convenios para la ejecución de planes de cumplimiento con empresas públicas o privadas para ajustar
tecnologías y mitigar o eliminar factores contaminantes y fijar las reglas para el cumplimiento de los
compromisos derivados de dichos convenios. Promover la formulación de planes de reconversión
industrial ligados a la implantación de tecnologías ambientalmente sanas y a la realización de actividades
de descontaminación, de reciclaje y de reutilización de residuos;

- Promover, en coordinación con las entidades competentes y afines, la realización de programas de


sustitución de los recursos naturales no renovables, para el desarrollo de tecnologías de generación de
energía no contaminantes ni degradantes;

- Definir, conjuntamente con las autoridades de turismo, las regulaciones y los programas turísticos que
puedan desarrollarse en áreas de reserva o de manejo especial; determinar las áreas o bienes naturales
protegidos que puedan tener utilización turística, las reglas a que se sujetarán los convenios y
concesiones del caso, y los usos compatibles con esos mismos bienes;

- Hacer evaluación, seguimiento y control de los factores de riesgo ecológico y de los que puedan incidir en
la ocurrencia de desastres naturales y coordinar con las demás autoridades las acciones tendientes a
prevenir la emergencia o a impedir la extensión de sus efectos;

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 68 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Aprobar los estatutos de las Corporaciones Autónomas Regionales y las reformas que los modifiquen o
adicionen y ejercer sobre ellas la debida inspección y vigilancia;

- Administrar el Fondo Nacional Ambiental (FONAM) y el Fondo Ambiental de la Amazonía;

- Vigilar que el estudio, exploración e investigación de nacionales o extranjeros con respecto a nuestros
recursos naturales renovables respete la soberanía nacional y los derechos de la Nación colombiana
sobre sus recursos genéticos;

- Dictar regulaciones para impedir la fabricación, importación, posesión y uso de armas químicas,
biológicas y nucleares, así como la introducción al territorio nacional de residuos nucleares y desechos
tóxicos o subproductos de los mismos;

- Fijar, con carácter prioritario, las políticas ambientales para la Amazonía Colombiana y el Chocó
Biogeográfico, de acuerdo con el interés nacional de preservar estos ecosistemas;

- Promover, en coordinación con el Ministerio de Gobierno, la realización de programas y proyectos de


gestión ambiental para la prevención de desastres, de manera que se realicen coordinadamente las
actividades de las entidades del Sistema Nacional Ambiental y las del Sistema Nacional para la
Prevención y Atención de Desastres, creado por la Ley 46 de 1988 y reglamentado mediante el Decreto -
Ley 919 de 1989;

- Fijar los cupos globales y determinar las especies para el aprovechamiento de bosques naturales y la
obtención de especímenes de flora y fauna silvestres, teniendo en cuenta la oferta y la capacidad de
renovación de dichos recursos, con base en los cuales las Corporaciones Autónomas Regionales
otorgarán los correspondientes permisos, concesiones y autorizaciones de aprovechamiento;

- Establecer técnicamente las metodologías de valoración de los costos económicos del deterioro y de la
conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables;

- Realizar investigaciones y estudios económicos conducentes a la identificación de prioridades de


inversión para la gestión ambiental como base para orientar el gasto público del sector;

- Fijar, de común acuerdo con el Ministerio de Agricultura y con base en la mejor evidencia científica e
información estadística disponibles, las especies y los volúmenes de pesca susceptibles de ser
aprovechados en las aguas continentales y en los mares adyacentes, con base en los cuales el Instituto
Nacional de Pesca y Acuicultura -INPA- expedirá los correspondientes permisos de aprovechamiento.

- Formular, dirigir y coordinar las políticas, regulación, planes y programas en materia habitacional integral,
de desarrollo territorial, agua potable, saneamiento básico, saneamiento ambiental, uso del suelo y
ordenamiento territorial.

- Determinar los mecanismos e instrumentos para orientar los procesos de ordenamiento territorial del
orden nacional, regional y local.
MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -
Página 69 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

- Velar porque en los procesos de ordenamiento territorial se apliquen criterios de sostenibilidad e


incorporen las áreas de manejo especial, reservas forestales y demás áreas protegidas.

- Preparar estudios y establecer determinantes y orientaciones técnicas en materia de población para ser
incorporadas en los procesos de planificación, ordenamiento y desarrollo territorial.

- Formular la política nacional sobre renovación urbana, calidad de vivienda, espacio público, equipamiento
y lo relacionado con la sostenibilidad ambiental del transporte urbano.

- Dictar las normas de carácter general para la implementación del proceso de descentralización en materia
habitacional.

- Regular los instrumentos administrativos para el seguimiento a las entidades públicas y privadas
encargadas de la producción habitacional.

- Orientar y dirigir en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores, las negociaciones


internacionales y los procesos de cooperación internacional, en materia habitacional, de agua potable,
saneamiento básico, saneamiento ambiental y desarrollo territorial.

- Identificar y reglamentar, cuando sea del caso, el monto de los subsidios que otorgará la Nación para
vivienda, agua potable y saneamiento básico y establecer los criterios para su asignación.

- Promover la gestión eficiente de los prestadores de servicios de agua potable y saneamiento básico.

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 70 de 71
Versión: 2.0
MANUAL DE CALIDAD
Última Actualización
Libertad y Orden 10/11/09
Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial
República de Colombia

ANEXO 2. LISTADO DE IDENTIFICADORES DE PROCESOS Y SUBPROCESO

Proceso o subprocesos Letras


Planeación y Orientación Estratégica PE
Gestión en negociaciones internacionales NI
Gestión de calidad GC
Gestión de información GI
Gestión de comunicaciones CM
Divulgación del conocimiento técnico CD
Gestión y seguimiento de recursos con la banca multilateral RB
Gestión de recursos del presupuesto general de la Nación RE
Gestión de recursos con organismos internacionales RI
Gestión de fondos ambientales GA
Administración del Fondo de vivienda AF
Formulación de políticas FP
Instrumentación normativa NM
Formulación de instrumentos EI
Promoción y acompañamiento en la implementación de políticas AT
Gestión de trámites TR
Gestión de proyectos PY
Conceptos jurídicos CJ
Procesos disciplinarios PD
Procesos judiciales PJ
Gestión de contratación CT
Gestión del talento humano TH
Gestión de recursos físicos RF
Gestión, seguimiento y control del recurso financiero GF
Gestión de tecnologías de información GT
Gestión documental GD
Atención al usuario AU
Atención legislativa especializada AL
Apoyo, acompañamiento y evaluación para el control interno AC

MC-GC.58.04.01 – Manual de Calidad -


Página 71 de 71