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Código: CA-DE-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión: 05


DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Fecha actualización:
29/03/2017

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO


DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICO
OBJETIVO ALCANCE
Inicia con la formulación de los planes estratégicos, el plan de
Planificar el desarrollo integral del Municipio y el Mantenimiento del desarrollo, Planes de acción y proyectos y con la identificación de
SIGI, en el corto, mediano y largo plazo, mediante la formulación, los riesgos y finaliza con el seguimiento y evaluación de productos
ejecución, seguimiento y evaluación de los planes estratégicos, Plan y resultados de la gestión de los mismos.
de Desarrollo, proyectos de inversión, planes de Acción y la gestión
de los riesgos, con eficiencia, eficacia y cumplimiento de los requisitos Unidades administrativas que lo ejecutan: En todas las
normativos y técnicos Unidades administrativas adscritas a la Administración Municipal
de Itagüí

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos


4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Requisitos Generales
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
CONTEXTO 4.2.2 Manual de la calidad
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS 5.4 PLANIFICACIÓN
PROCESOS NTCGP- 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
ISO 4.4.1 ibídem 1000 5.5.3 Comunicación interna
9001:2015 4.4.2 ibídem 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5. LIDERAZGO 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 7.2.3 Comunicación con el cliente
5.1.1 Generalidades 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
5.1.2 Enfoque al cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
5.2 POLÍTICA 8.4 ANÁLISIS DE DATOS
5.2.1 Establecimiento de la política de calidad 8.5 MEJORA
5.2.2 Comunicación de la política de calidad MECI 1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 1000 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos

Revisado por: Secretario General – Representante de la Dirección para el SIGI Aprobado por: Director Administrativo de Planeación
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Norma Requisitos Norma Requisitos


EN LA ORGANIZACIÓN 1.2.3. Estructura Organizacional
6. PLANIFICACIÓN 1.2.4. Indicadores de Gestión
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y 1.2.5. Políticas de Operación
OPORTUNIDADES 1.3.1 Políticas de Administración de Riesgos
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN
1.3.2 Identificación de Riesgos
PARA LOGRARLOS
6.3 PLANIFICACIÓN DE CAMBIOS 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
7.1 RECURSOS 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
7.1.1 Generalidades 2.3.1 Plan de Mejoramiento
7.3 TOMA DE CONCIENCIA Eje Transversal de Información y Comunicación
7.4 COMUNICACIÓN
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA Gestión de la Calidad
8.2.1 Comunicación con el cliente Eficiencia administrativa
9.1.1 Generalidades SISTEDA
Moralización y transparencia en la Administración
9.1.3 Análisis y evaluación Pública
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
10. MEJORA

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: (CICLO PHVA)

Usuarios y/o Partes


Proveedores Insumos Actividades Salidas
Interesadas

Proceso Identificación de Proceso


Contexto Estratégico de Analizar el contexto estratégico de
Direccionamiento P oportunidades y riesgos Direccionamiento
la Entidad la entidad, identificando
Estratégico para el proceso Estratégico
oportunidades y riesgos para el

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Usuarios y/o Partes


Proveedores Insumos Actividades Salidas
Interesadas
proceso

Identificación de
Necesidades y
Proceso Identificar las necesidades y necesidades y Proceso
expectativas de los
Direccionamiento P expectativas de los usuarios y expectativas de los Direccionamiento
usuarios y partes
Estratégico partes interesadas en el proceso usuarios y partes Estratégico
interesadas en el proceso
interesadas en el proceso
Comunidad
Actores del
desarrollo. Necesidades,
propuestas, expectativas
Alta Dirección
y potencialidades de la Identificación y
Proceso Identificar necesidades,
comunidad consolidación de
Direccionamiento expectativas, problemas y
necesidades, Alta Dirección
estratégico potencialidades de la comunidad y
Plataforma Estratégica expectativas, problemas y Procesos del SIGI
del territorio frente a la misión y
Congreso de la de la Entidad potencialidades de la
competencias del ente territorial.
Republica, Normatividad legal comunidad y del territorio
Autoridades aplicable al Ente P
Nacionales y Territorial (Municipio)
Departamentales
y Regionales
Alcalde
Documento con
Departamento Programa de gobierno. Identificar propuesta programática y propuesta programática Alta Dirección
Nacional de
Planes de desarrollo metodológica de la vigencia articulada a la
Planeación Procesos del SIGI
nacional y Departamental administrativa. metodología del gobierno
Gobernación de nacional.
Antioquia

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Usuarios y/o Partes


Proveedores Insumos Actividades Salidas
Interesadas

Alta Dirección Establecer política, metodologías e


Directrices, metodologías
Proceso de Directrices para la gestión instrumentos para la identificación y Todos los procesos
y cronogramas para
Direccionamiento del riesgo por procesos tratamiento de los riesgos por
gestión de riesgos
del SIGI
Estratégico proceso

Proceso
Direccionamiento Metodologías y
Estructura Organizacional. Definir metodología y criterios a Unidades
Estratégico procedimientos definidos
Política y directrices del utilizar para la construcción de Administrativas Alta
Entidades del para la construcción de Dirección
orden nacional y políticas planes Programas y
orden Nacional y políticas planes
departamental. proyectos. Procesos del SIGI
Departamental Programas y proyectos.
competentes

Misión, Visión y Objetivos


Constitución Institucionales para la
Política de Misión Constitucional de vigencia Unidades
Colombia los Municipios (art. 311 Definir la Plataforma estratégica
Estructura Administrativa Administrativas Alta
Entidades del CP). para la vigencia, estructura Dirección
orden Nacional, Normatividad aplicable administrativa y los equipos de Coordinador, Equipo de
Metodologías sugeridas trabajo estableciendo trabajo, Proceso
Departamental y
Plataforma estratégica de responsabilidades y autoridades. responsabilidades y Direccionamiento
Municipal.
la Entidad autoridades definidos Estratégico
Proceso para la formulación del
Direccionamiento Plan de Desarrollo.
Estratégico
Coordinador y Propuesta metodológica Políticas Coordinador y equipo
Equipo del equipo formulador formulador.
Definir ámbitos de actuación y Planes.
formulador Necesidades, expectativas, Jefes y equipos de
escalas de planificación. Programas
Comunidad y problemas y trabajo por unidad
partes potencialidades de la Proyectos administrativa

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Interesadas
Interesadas comunidad y partes Líneas base
interesadas

Coordinador de la Cronograma y Jefes de Unidades


formulación Definir cronograma y actividades actividades para la Administrativas Alta
Propuesta metodológica
para la formulación y ejecución de elaboración y ejecución Dirección
Equipo del equipo formulador.
los Planes, Programas y Proyectos. de los Planes, Programas
formulador y Proyectos. Procesos del SIGI

Documentación Aplicable
al proceso.
Proceso
Direccionamiento Necesidades, Definir los recursos humanos,
Necesidades de
estratégico. expectativas, problemas y Recursos (Financieros,
físicos, financieros y tecnológicos
potencialidades de la Humanos, físicos, de Procesos del SIGI
Comunidad y para la ejecución de los planes
comunidad y partes infraestructura, servicios,
partes programas y proyectos.
interesadas. entre otros).
Interesadas
Planes, programas y
proyectos definidos.
Proceso
Direccionamiento Estadísticas e indicadores. Coordinador y equipo
estratégico. Nivelar conceptualmente los Equipos capacitados, con formulador.
Estudios territoriales,
equipos de trabajo para la definición unidad de criterio
Entidades del sectoriales y/o Equipos de trabajo
de los planes programas y conceptual y
orden Nacional, poblacionales. por unidad
proyectos metodológico
Departamental y Información Municipal administrativa
Municipal
Cambios en: Plan y cronograma de Procesos del SIGI
Proceso Planificar la actualización, actualización general del
Plan de Desarrollo, Alta Dirección
Direccionamiento mantenimiento y Mejoramiento SIGI
Plataforma Estratégica, (Cuando se

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Interesadas
Estratégico Planta de Cargos, continuo del SIGI requiera)
normatividad aplicable a
Alta Dirección Cronograma de
la entidad, normas
Asesorías para el
ICONTEC Técnicas de calidad
mantenimiento y
Congreso de la implementadas.
mejoramiento del SIGI
República y Necesidades y directrices
entidades de la internas
Rama Ejecutiva Directrices para la
del poder público administración del SIGI.

Departamento
Administrativo de
la Función
Pública
Congreso de la
República Información, Procesos del SIGI
Establecer política, metodologías e Política, Directrices,
Normatividad y Servidores públicos y
Presidencia de la instrumentos para la administración metodologías,
Directrices para la Particulares que
Republica de los riesgos de los procesos y de procedimiento y matrices
Gestión de los Riesgos ejercen funciones
Corrupción para gestión de los
Departamento de los procesos y de públicas en la
riesgos
Nacional de Corrupción. entidad
Planeación
Departamento
Administrativo de
Planeación
(Mpal)
Información de los Procesos del SIGI
Departamento procesos Establecer la metodología para la Fichas de Indicadores
Nacional de construcción de Indicadores que Alta Dirección
Planes programas y

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Interesadas
Planeación proyectos asociados a los permitan medir la Eficacia,
procesos. Eficiencia y Efectividad de los
Departamento
procesos
Administrativo de Información y
la Función requerimientos del
Pública Modelo estándar de
control Interno y del SIGI
SIGI

Requerimientos de las
ICONTEC Normas técnicas de
calidad implementadas Consolidación de
Congreso y Planificar la revisión por la dirección Informes y Citación a la Líderes de procesos
Presidencia de la Información de los del SIGI Revisión por la Dirección Alta Dirección
Republica procesos de la Entidad
y Mantenimiento al SIGI
Procesos del SIGI Información
Documentada del SIGI

Bienes y datos de Establecer las directrices necesarias


Usuarios y partes propiedad de los
interesadas para la protección de los bienes y Procesos que
Usuarios y partes datos de propiedad del cliente Procedimiento para
interesadas la requieran y retengan
Entidades P solicitados o recibidos para la Propiedad del cliente bienes y datos de
Gubernamentales Requerimientos Legales, prestación de los servicios a cargo propiedad del cliente
ICONTEC reglamentarios y/o de la Entidad
normativos

Planes de trabajo.
Comunidad, H Definición y Estructuración técnica y Documento con el Jefes y equipos de
Actores del Propuesta programática conceptual de las Políticas, Planes, anteproyecto Plan trabajo de Unidades

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Interesadas
desarrollo y articulada a la Programas y Proyectos Programa o Proyectos) Administrativa.
partes metodología del gobierno Procesos del SIGI
interesadas. nacional.
Alta Dirección
Alcalde. Capacitaciones y mesas
temáticas.
Coordinador del
equipo Estudios territoriales,
formulador. sectoriales y/o
poblacionales.
Proceso
Direccionamiento Formatos y manuales
estratégico para a ejecución técnica
de la metodología.
Procesos del SIGI

Concejo Municipal
Presentación de Políticas,
Planes Programas y
Documento con el Gestión para la aprobación de: proyectos ante las Consejo Municipal de
anteproyecto de la − Políticas territoriales, sectoriales instancias o autoridades Planeación.
Equipo Politica, Plan, Programa o y/o poblacionales. competentes para su
formulador. Proyecto. − Plan de desarrollo, planes aprobación. Entidades o
estratégicos. Acto Administrativo de autoridades del
Información financiera − Programas y Proyectos Aprobación de Políticas, orden Municipal,
Planes Programas y Regional,
proyectos Departamental y
Nacional.
Concejo Evidencias de publicación
Políticas territoriales, Comunidad en
Municipal Publicación y Socialización de y Socialización de
sectoriales y/o general
Consejo poblacionales. H Políticas, Planes, Programas y Políticas, Planes,
Proyectos. Actores del
Municipal de Programas y Proyectos a
desarrollo.
Planeación. través de medios y

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Entidades o Plan de Desarrollo canales idóneos de
autoridades del Planes estratégicos acuerdo al público Líderes de Procesos
orden Municipal, objetivo (Piezas gráficas, del SIGI.
Programas y Proyectos
Regional, Medios masivos de
Servidores públicos y
Departamental y comunicación, pagina
particulares que
Nacional. Web, carteleras,
ejercen funcione
fotografías, actasde
públicas.
reuniones, controles de
asistencia, entre otros).
Políticas territoriales, Jefes de Unidades
Departamento sectoriales y/o administrativas
administrativo de poblacionales.
planeación.
Plan de desarrollo. Seguimiento a la Proceso
Ejecución y monitoreo a la ejecución
Proceso ejecución de Políticas, Direccionamiento
Planes estratégicos. y aplicación de Políticas, Planes,
Direccionamiento Planes, Programa y Estratégico
Programa y Proyectos.
Estratégico Programas y proyectos Proyectos
Unidades Información Líderes de procesos
administrativas. Documentada del
proceso Alta Dirección

Proceso Gestión Información de planes,


del Desarrollo programas y proyectos de Proceso
Territorial ordenamiento territorial. Conformar y Realizar seguimiento al Direccionamiento
expediente municipal (monitoreo y Expediente Municipal estratégico
Congreso de la Normatividad vigente
evaluación de planes, programas y Informes de seguimiento
República aplicable Alta Dirección
proyectos de ordenamiento al Expediente municipal
Departamento Directrices del territorial) Proceso Gestión del
Nacional de Departamento Nacional Desarrollo Territorial
Planeación de Planeación
Comunidad Necesidades de la Formulación del Plan Corregimental Plan Corregimental Comunidad

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Alta Dirección comunidad. Proceso
Concejo Compromiso e Direccionamiento
Municipal información del Plan de Estratégico
Desarrollo. Procesos del SIGI
Alta Dirección
Congreso y
presidencia de la
Republica Normatividad Legal Procesos del SIGI
Departamento Aplicable Unidades
Formular y Realizar seguimiento a la Administrativas
Administrativo de Guía para la construcción Plan Anticorrupción y de
ejecución del Plan Anticorrupción y Servidores públicos y
la Función del Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano
de atención al Ciudadano particulares que
Pública de atención al Ciudadano
ejercen funciones
Unidades Información de la entidad publicas
Administrativas
SIGI
Información
Documentada del SIGI
Comité MECI-
Proceso Requisitos legales y Información CALIDAD
Actualizar y Controlar la Información
Direccionamiento reglamentarios Documentada
Documentada del SIGI Todos los Procesos
Estratégico Plan de mantenimiento y Actualizada y Controlada
del SIGI
mejoramiento del Sistema
Integrado de Gestión.
Congreso y Normatividad Legal
presidencia de la Aplicable Procesos del SIGI
Elaborar mapas de Riesgos Por Mapas de riesgos Por
Republica Guía para la Gestión de Proceso
procesos, de corrupción e procesos, de corrupción e
Departamento los Riesgos institucionales. institucionales. Direccionamiento
Administrativo de Guía para la construcción Estratégico
la Función del Plan Anticorrupción y

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Pública de atención al Ciudadano
Alcalde Política para
Procesos del SIGI administración de los
Riesgos
Información de la entidad
Información de los
procesos
ICONTEC Planes programas y
Diseñar e implementar Indicadores Líderes de Procesos
Congreso y proyectos asociados a los
para la Medición de la Eficacia, mantenimiento y
Presidencia de la procesos. Eficiencia y Efectividad de los mejoramiento del SIGI
SIGI
Republica Información y procesos Alta Dirección
Procesos del SIGI requerimientos del
Modelo estándar de
control Interno y del SIGI
Necesidades de los Plan de trabajo para el
Coordinar las actividades de Coordinación del
Líderes de procesos mantenimiento y
mantenimiento y mejoramiento del SIGI
Procesos Solicitudes de los líderes mejoramiento del SIGI
SIGI. Líderes de Procesos
de procesos ejecutado
Información de los
Procesos del SIGI procesos Acta de Revisión por la
Requerimientos de Dirección
ICONTEC
Información de Entrada Realizar la revisión por la dirección Registros de la revisión Alta Dirección
Congreso y para la Revisión por la por la dirección
Presidencia de la Dirección de las Normas (presentación, control de
Republica de Calidad asistencia, fotografías)
Implementadas
Comunidad y Riesgos identificados H Socializar la metodología para la Mapa de riesgos de la Procesos del SIGI
Procesos del administración de riesgos

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SIGI. Contexto Estratégico de (Identificación y control a los riesgos Entidad
la Entidad de los procesos)
Jefes de Unidades
administrativas
Políticas territoriales, Informes de seguimiento
Proceso Alta Dirección
sectoriales y/o y evaluación de Plan de
Direccionamiento poblacionales. Seguimiento y evaluación a la Desarrollo, Planes de Control Interno de
Estratégico ejecución del Plan de Desarrollo Acción Gestión
Plan de desarrollo Programas y
Jefes de Planes de Acción Programas y Proyectos. Órganos de control
Planes de Acción Proyectos.
Unidades Concejo Municipal
Metodología de Oportunidades de
Administrativas
seguimiento y evaluación Mejoramiento Proceso evaluación y
Mejoramiento
Continuo
Proceso
Informes de ejecución de Cambios que pueden Direccionamiento
Proceso los procesos del SIGI y V
Análisis del informe o acta de afectar el SIGI Estratégico
Direccionamiento de revisión de las
Revisión por la Dirección Oportunidades de Proceso evaluación y
Estratégico entradas de la Revisión
por la Dirección Mejoramiento Mejoramiento
Continuo
Organismos de
Proceso Seguimiento a los control.
Mapas de Riesgos de Riesgos
Direccionamiento Control Interno de
procesos y de Corrupción
Estratégico Analizar y actualizar los riesgos del Matriz de riesgos Gestión
Política y Procedimiento proceso actualizada.
Proceso de Procesos
para la gestión de los
Evaluación y Oportunidades de Direccionamiento
riesgos
Control Mejoramiento Estratégico y
Evaluación y Control
Proceso Fichas de Indicadores Analizar y actualizar los indicadores Seguimiento a los riesgos Procesos

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Direccionamiento Información del Proceso del proceso Estadísticas actualizadas Direccionamiento
estratégico Oportunidades de Estratégico y
Mejoramiento Evaluación y Control

Oficina de Control
Interno de Proceso Evaluación y
Gestión Informe de Auditorías de Mejoramiento
Control Interno Continuo
Órganos de Oportunidades de
Control Informes de Auditorías Análisis de hallazgos de Auditorías Mejoramiento Control Interno de
Externas Internas y Externas Gestión
Ente certificador Planes de Mejoramiento
Informe de Auditorías de Órganos de Control
Proceso Calidad.
Evaluación y Ente certificador
Control
Proceso Evidencias de aplicación
Evaluación y de las acciones del plan Proceso Evaluación y
Mejoramiento Seguimiento a la eficacia de las de mejoramiento y Mapa Control
Planes de Mejoramiento
Continuo acciones del plan de mejoramiento de Riesgos del proceso Control Interno de
Mapa de Riesgos del proceso y del Mapa de Riesgos Oportunidades Gestión
Proceso de
Direccionamiento Mejoramiento Órganos de Control
Estratégico (correctivas, preventivas)
Oportunidades de A
Proceso mejoramiento del análisis
Actualización de estadísticas e Estadísticas e Proceso
Direccionamiento de Seguimiento y
indicadores. indicadores actualizados Direccionamiento
Estratégico evaluación a la ejecución
del proceso e Indicadores Estratégico
Proceso
Evaluación y Proceso Evaluación y
Oportunidades de Mejoramiento
Mejoramiento Actualización de los mapas de
mejoramiento del análisis Mapas de Riesgos Continuo.
Continuo Riesgos con las acciones
de: Actualizados
preventivas detectadas
Seguimiento y evaluación

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Interesadas
a la ejecución del proceso
Revisión por la Dirección
Indicadores
Mapas de Riesgos
Informes de Auditorías
Internas y externas
Oportunidades de
mejoramiento del análisis
de Seguimiento y
evaluación a la ejecución Actualización o ajuste de políticas y Políticas y Planes
del proceso e Indicadores planes. Actualizados o ajustados
Informes de Auditorías
Internas y externas
Oportunidades de
mejoramiento del análisis
de:
Seguimiento y evaluación
a la ejecución del proceso Aplicación de acciones para el Acciones correctivas.
Revisión por la Dirección mejoramiento del proceso Acciones preventivas.
(correctivas, de mejora) Plan de Mejoramiento
Indicadores
Mapas de Riesgos
Informes de Auditorías
Internas y externas

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4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)


Elaborando y haciendo seguimiento periódico a los Políticas, Planes,
Atender de manera oportuna y Efectiva las necesidades y
Programas y Proyectos para atender las necesidades y expectativas
solicitudes de la comunidad y partes Interesadas
de la comunidad.
Aplicando estrategias de trabajo focalizado con la comunidad para la
Promover espacios de participación comunitaria, permitiendo el
identificación de sus necesidades reales de la comunidad para la
acceso a la información y la retroalimentación oportuna y confiable
planificación de la viabilización de la atención de las mismas.
Mejorar continuamente los procesos de la administración Realizando actividades de Mantenimiento y mejoramiento del SIGI y
municipal, fortaleciendo la gestión integral del Talento Humano, la de la información documentada
protección del Medio ambiente y la prestación de los servicios a Revisando periódicamente la eficacia del SIGI.
la comunidad. Estableciendo políticas de administración del riesgo en la Entidad

5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL:

Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
Director del Cronograma de formulación del
Verificando el cumplimiento de las actividades
La formulación y Seguimiento Departamento plan de desarrollo.
contenidas en Procedimiento para la
del Plan de Desarrollo. Administrativo de Informes de Seguimiento al Plan
elaboración y seguimiento al Plan de Desarrollo
Planeación de Desarrollo.
Director del Planes de acción por
La formulación y Seguimiento a Verificando el cumplimiento de las actividades
Departamento Secretaría.
la Ejecución de los Planes de contenidas en el Procedimiento para la
Administrativo de Formato de Seguimiento a los
Acción. elaboración y seguimiento de Planes de Acción
Planeación Planes de Acción.
Información confiable y Manteniendo actualizada la base de datos de Director del
actualizada de los proyectos los proyectos registrados y viabilizados en el Departamento Base de datos de proyectos
para la ejecución del plan de Banco de proyectos para la vigencia Administrativo de registrados y viabilizados
desarrollo. correspondiente. Planeación
La pertinencia, eficacia, Realizando periódicamente la Revisión del SIGI Coordinador de Acta de Revisión del SIGI por la

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Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
eficiencia y efectividad del SIGI de acuerdo a los requerimientos de las normas Calidad Alta Dirección
de Calidad Implementadas y a las necesidades
de la entidad
Director del
Departamento
La eficacia, eficiencia y Realizando Seguimiento periódico a los Administrativo de Seguimiento en la Ficha de
efectividad del Proceso indicadores de Gestión del proceso Planeación Indicadores del Proceso
Coordinador de
Calidad
Director del
Departamento
Verificando la identificación, Valoración,
La gestión de los riesgos del Administrativo de Seguimiento al Mapa de
tratamiento y el seguimiento y control de los
proceso Planeación Riesgos por procesos
riesgos por procesos
Coordinador de
Calidad
Aplicación de acciones de Plan de Mejoramiento del
Verificando la implementación de acciones de Coordinador de
mejoramiento de revisión por la proceso, Registro de acciones
mejoramiento al Proceso Calidad
dirección del SIGI correctivas y preventivas.
Líder de
programa del
Formulación del Plan Metodología para la formulación del Plan DAP
Actas de reunión
Corregimental Corregimental Subdirección
Ordenamiento
Territorial
Oficina de Control
Verificando la identificación, valoración, Interno de
Seguimiento a Mapas de
La gestión de los riesgos tratamiento y el seguimiento y control de los Gestión y
Riesgos por proceso
riesgos por proceso Coordinador de
Calidad
Reporte y publicación de Aplicación y uso adecuado de los medios y Oficina de Control Reportes en páginas web y
información sobre los riesgos canales para la comunicación de la información Interno de mediante software especiales,

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Fecha actualización:
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Registro/Información
Qué se controla Cómo se controla Responsable
Documentada
de la Entidad sobre los riesgos de la Entidad Gestión comunicaciones escritas a las
diferentes Entidades
Disminución de la autonomía en
Fortaleciendo la Unidad Administrativa por la Subsecretario de
la toma de decisiones y en el Estructura organizacional actual
actualización de la estructura organizacional Cultura
uso del recurso
Documentos de Estudios
Ejecución de los Convenios de Posibilitando los ajustes y disponibilidad
Subsecretaria de Previos, Necesidades de
Asociación y/o Contratos. necesaria para cumplir con la ejecución del
Cultura Contratación, oficios y correos
proceso.
de solicitudes.
Cumplimiento de las Evaluando la Gestión y las responsabilidades Subsecretario de Evaluación de desempeño,
responsabilidades operativas del cargo Cultura manual de funciones

6. INDICADORES: (Ver Ficha Técnica de Indicadores)

Frecuencia Unidad Administrativa


Indicador Formula Meta
de Revisión Responsable
Actualización de actividades
de los componentes que Departamento
Nº de acciones cumplidas/Nº de acciones
alimentan el Plan 100% Trimestral Administrativo de
programadas*100
Anticorrupción y Atención al Planeación
ciudadano
% de cumplimiento de los indicadores del Plan de Departamento
Seguimiento a los Indicadores
Desarrollo/% de los indicadores programados del Plan 100% Trimestral Administrativo de
del Plan de Desarrollo
de Desarrollo Planeación
N° de actividades realizadas en la implementación de
Avance en la implementación
la fase de alistamiento para la revisión y ajuste del Departamento
de la fase de alistamiento
POT/ N° de actividades proyectadas en la 100% Trimestral Administrativo de
para la revisión y ajuste del
implementación de la fase de alistamiento para la Planeación
POT
revisión y ajuste del POT.

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Frecuencia Unidad Administrativa


Indicador Formula Meta
de Revisión Responsable
N° de acciones de alistamiento ejecutadas/N° acciones Departamento
de alistamiento programadas*100 Administrativo de
Plan Corregimental formulado N° de acciones metodológicas para planificación urbana 100% Trimestral Planeación
y modelación implementadas/N° de actividades
programadas*100
Asesoría y apoyo para la Departamento
N° de asesorías realizadas/N° de asesorías
presentación de perfiles de 100% Semestral Administrativo de
solicitadas*100
los proyectos Planeación
Formular y/o Implementar
N° de Planes Planteados / N° de Planes Formulados Secretaría de
Planes que Fortalezcan el 3 Semestral
y/o Implementados Educación y Cultura
Sector Cultural
Desarrollar 1 Investigación N° de Investigaciones Planeadas/ N° de Secretaría de
1 Semestral
Artístico Cultural. Investigaciones Realizadas Educación y Cultura
Seguimiento y control de los N° de Riesgos Materializados / N° de riesgos Coordinación de
10% Semestral
riesgos identificados X100 Calidad
Cumplimiento de
N° de compromisos cumplidos/N° de Compromisos Coordinación de
Compromisos de la Revisión 100% Semestral
suscritos x 100 Calidad
por la Dirección
Planes para el fortalecimiento Secretaría de
N° de Planes Implementados 3 Semestral
del Sector Cultural Educación y Cultura
Investigación Artística Secretaría de
N° de Investigaciones Realizadas 1 Semestral
Cultural. Educación y Cultura

7. GESTIÓN DEL RIESGO: (consultar Mapa de Riesgos)

Frecuencia de Unidad Administrativa


Riesgo Acciones
Revisión Responsable
Incumplimiento de las metas Presentar informes periódicos de ejecución del Plan de Departamento
Semestral
contenidas en el Plan de Desarrollo a la Alta Dirección Administrativo de

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Código: CA-DE-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017

Frecuencia de Unidad Administrativa


Riesgo Acciones
Revisión Responsable
Desarrollo Planeación

Emitir viabilidad técnica sin el


Departamento
cumplimiento de los requisitos
Unificación de criterios en los comités técnicos Trimestral Administrativo de
para obtener un beneficio
Planeación
particular
Rendir a los órganos de control Departamento
Autocontrol, reuniones en Comités técnicos primarios
información errada o Trimestral Administrativo de
soportado mediante actas
incompleta Planeación
No hacer la Revisión o ajuste Departamento
del POT, (debida y Revisar o ajustar el POT en la etapa de alistamiento Semestral Administrativo de
oportunamente) Planeación
Ineficacia de las Acciones
Seguimiento periódico a las matrices de Riesgos por Líderes de Procesos
implementadas para el Trimestral
procesos Control Interno de Gestión
tratamiento de los riesgos
No lograr las metas Ajustes a la planeación de acuerdo a los recursos Secretaría de Educación y
Trimestral
planificadas asignados. Cultura
Ajustes a la planeación de acuerdo a los recursos Secretaría de Educación y
No satisfacer la demanda Trimestral
asignados. Cultura
Notificar a los responsables de la información y Verificar
que la información esté disponible antes a la realización
No Analizar toda la de la Revisión por la Dirección
información de entrada para Semestral Coordinación de Calidad
la Revisión por la Dirección Capacitar al personal en Código Único Disciplinario y
delitos contra la Administración Pública y Estrategias
anticorrupción
No cumplir con los
Notificar a los responsables de la información y Verificar
requerimientos normativos
que la información esté disponible y completa antes a la Anual Coordinador de Calidad
para la Revisión por la
realización de la Revisión por la Dirección
Dirección

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Código: CA-DE-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017

Frecuencia de Unidad Administrativa


Riesgo Acciones
Revisión Responsable
Secretaría de Educación y
No lograr las metas Informar a la alta dirección del porcentaje de cumplimiento
Trimestral Cultura (Subsecretaria de
planificadas del Plan de acción y los Indicadores.
Cultura)
Secretaría de Educación y
Retrasos en la ejecución de
Informar a la Alta Dirección los niveles de ejecución. Trimestral Cultura (Subsecretaria de
los procesos.
Cultura)
Verificar los objetos contractuales, las actividades y los
resultados propuestos en los estudios previos; mediante el
Secretaría de Educación y
seguimiento a la ejecución de éstos, a partir de los
Favorecimiento a terceros. Trimestral Cultura (Subsecretaria de
informes del Contratista y de los Supervisores dando
Cultura)
cumplimiento a los controles establecidos por la Alta
Gerencia y los Entes de Control.
Retrasos y/o incumplimiento Secretaría de Educación y
Elaborar oportunamente los Estudios Previos y verificar de
en la ejecución de los Trimestral Cultura (Subsecretaria de
la misma manera la disponibilidad presupuestal.
procesos. Cultura)

8. INFORMACIÓN DOCUMENTADA:

Código Nombre Código Nombre


Procedimiento para la elaboración y Procedimiento para el Manejo de la Propiedad del
PR-DE-01 PR-DE-06
seguimiento al plan de desarrollo Cliente
Procedimiento para la elaboración y
PR-DE-02 PR-DE-09 Procedimiento para el desarrollo cultural
seguimiento de planes de acción
Procedimiento para la implementación y seguimiento
PR-DE-03 Procedimiento para la elaboración de proyectos PR-DE-10
del PEMP
PR-DE-04 Procedimiento para la Revisión por la Dirección PR-DE-11 Procedimiento para la Formulación y Ajuste del POT
PR-DE-05 Procedimiento para la Gestión de los riesgos PR-DE-13 Procedimiento para la Gestión Cultural Municipal

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Código: CA-DE-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017

9. RECURSOS:
Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra
Director Administrativo de Planeación; Secretarios de Despacho,
Humanos Subsecretarios, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares Gestión del Talento Humano
Administrativos.
Proceso Gestión del Recursos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios, Oficinas
Físico y Logístico
Físicos dotadas de equipos de cómputo, software, red interna, aplicaciones, Internet,
Proceso Sistemas de
sistemas de información y comunicación y Papelería en general.
Información
No requiere condiciones ambientales o locativas especiales, basta con
disponer de condiciones normales o adecuadas en cuanto a temperatura, Proceso Gestión del Recursos
Ambiente de Trabajo ambiente, ruido, iluminación ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales, Físico y Logístico
trabajo en equipo, que permitan el desarrollo normal de las actividades del Gestión del Talento Humano
proceso.

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio


01 31/07/2013 Creación del documento.
Se actualizan los requisitos del MECI 1000, conforme a la actualización del mismo. Se adecuan las
actividades relacionadas con el SIGI, enfocadas al mantenimiento y mejoramiento del mismo. Se modifican
02 15/12/2014
los parámetros de seguimiento y medición del proceso, de acuerdo a los cambios en los Indicadores del
proceso y en la Matriz de riesgos del mismo. Se incluye el Procedimiento para la Gestión Cultural Municipal
Se actualizan los indicadores y riesgos, se eliminan los procedimientos FO-DE-07, FO-DE-08, FO-DE-12
03 04/02/2016 (Control de Documentos Internos y Externos y Control de Registros) y las actividades, entradas, salidas y
puntos de control relacionada con estos
04 06/10/2016 Se actualiza: Indicadores, Riesgos y requisitos de la Norma ISO 9001:2015
Se incluyeron actividades nuevas y se actualizaron los proveedores y Cliente/partes interesadas, con base
en la Identificación de necesidades y expectativas de las partes interesadas y el análisis del contexto
05 30/03/2017
Estratégico de la Entidad, Se actualiza el aporte estratégico del proceso de acuerdo al cambio en la política y
en los objetivos de calidad. Se actualizaron los indicadores y los riesgos y se actualizó la terminología acorde

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Código: CA-DE-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión: 05
Fecha actualización:
30/03/2017

a la NTC ISO 9001:2015.

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