You are on page 1of 22

N California

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™
Table of Contents

Cell Phones 

Card 200  Card 300  Cards 400 (Android) 410 (iphone) 

Card 600  Card 700 
Card 500 
This Complimentary Toolkit is Provided by:
James T. Schaefer, CPA/CFF MS-Tax
Schaefer & Company, CPA — Practice Limited to Family Law Forensic Accounting
Jim@SchaeferCPA.com www.SchaeferCPA.com 909-455-5766
S
 
© 2018 All Rights Reserved Version 2018-7a
Services:  Limited to Family Law Forensic Accoun ng including  
ESI Discovery*, Social Media and Preserva on Issues*. 

James T. Schaefer, CPA


Masters Degree—Taxa on (2002) 

ESI  Cer fied in Financial Forensics (2008) 


Arkfeld eDiscovery Advanced Specialist (2017) 
X1 Cer fied Social Examiner (2017) 
Cer fied Social Media Intelligence Analyst (2018) 
 

Schaefer & Company, CPA — Practice Limited to Family Law Forensic Accounting
Jim@SchaeferCPA.com www.SchaeferCPA.com 909-455-5766
© 2018 All Rights Reserved

*These services are offered teaming up with your paralegal staff. 
Toolkit #100 
California Side 1 of 1 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Introduction
This set of cards is based upon the following assump ons: 

A. Counsel is responsible for making sure that electronically stored informa on is preserved by: 
 Issuing preserva on le ers. 
 Following‐up every 60 to 90 days to confirm preserva on techniques are in place. 
 
B. Most clients do not have the computer skills to effec vely preserve electronically stored  
informa on without assistance.  Paralegals with proper training and supervision can help bridge 
the gap by backing up phones and laptops when the par es visit counsel’s office. 

See also The State Bar of California Standing Commi ee 
on Professional Responsibility and Conduct 
Formal Opinion 2015‐193. 

©2018     
Document Chain of Custody 

If you will be receiving archive and/or backup up data files from your  
clients (e.g. on flash drives),  please consider acquiring a supply of  
evidence bags with chain of custody forms a ached thereto.   
My sugges on: Search Amazon for Evidence Bags Small.  (100 for approx. $40) 
Toolkit #110 
California
 
FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™
The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Prepare an ESI Target Preservation List

Preserva on List

For each case, counsel should (or retain a consultant to) develop a  

target preserva on list (e.g., email, texts, Quicken, etc.)   

Then create a preserva on plan based upon that list.   

Be prepared to update the preserva on plan as new issues arise. 
This card set deals with preserva on of  
electronically stored informa on (“ESI”). 
 
Authen ca on of ESI is beyond the scope of this card set. 
Toolkit #200 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Email may be hosted “in the cloud” (e.g., Gmail), or may be hosted on a company server owned by the 
par es. 
 
Suggested backup: Dropmyemail.com at a annual cost of approximately $50 for business archive ac‐
count.  (see side 2 of this card) 
 
Poten al problems: If you are changing your email password periodically for security purposes, you 
must update the se ngs in Dropmyemail.com. 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #200 
California Side 2of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

.com 

There is a free trial period 
Available. 
 
Business / archive service for approximately 
$50 per year is suggested. 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #300 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Files from laptop computers, desktops, etc. should be archived.  This is o en mes achieved 
by backing up to online services. 
 
Suggested online backup service: IDrive.com at a cost of approx. $60 per year.  See side 2 
of this card.  See review on YouTube.com at:   
h ps://www.youtube.com/watch?v=JTSOLUR4ZR0 
and side 2 of this card. 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #300 
California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

During setup, the file 
folders to be backup 
up are selected. 
Generally, you would 
select data files, but 
not program or sys‐
tem files. 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #400 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Android 

Android Cell Phones:


Cell phones are diverse and so are their backup/archive alterna ves: 
 Google. Go to Se ngs > Privacy, and make sure that "Back up my se ngs" and "Automa c restore" 
are checked. Go to Se ngs > Accounts and sync, open your Gmail account, and check all op ons.  
 MyBackup Pro for Android. The $5 app backs up everything‐‐SMS, photos, apps, call log, contacts, 
system se ngs, bookmarks, and more‐‐to your SD card or its online server at no extra charge. 
 Droid Transfer ($25).  See side 2 of this card for capabili es. 
 
See card 410 for iPhones.

©2018    Version 1.0 
Toolkit #400 
California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Another (be er) Solu on for Android Smart Phones — DroidTransfer.com 


$25  (see side 4 for iPhones) 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #410 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Apple’s iPhone: Two Backup Methods for iPhones (generally free)

Go to this Apple website for instruc ons on how to backup using iCloud or iTunes: 
h ps://support.apple.com/en‐us/ht204136 
See side 2 for Touch Copy — for some a be er solu on.

©2018    Version 1.0 
Toolkit #410 
California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

For iPhones — TouchCopy.com   $39 to purchase 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #500 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Facebook (social media site)


Facebook has over 2 billion ac ve users.  For the most part, users post pictures, make comments, and 
interact with friends. 
It is generally customary to preserve the electronic evidence found on facebook. 
There are two primary methods to backing up your Facebook data: 
 Download to your computer (see side 2) 
 Backup to the cloud (see side 2). 
 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #500  California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

METHOD ONE: DOWNLOAD TO YOUR COMPUTER

To download a copy of your Facebook data: 


1.  Go to the top right of Facebook and click . 

2.  Click Se ngs. 


  Method Two:
3.  Click Your Facebook Informa on. 
Backup using the IDrive 
4.  Go to Download Your Informa on and click View. 
Securely backup all pho‐
5.  To add or remove categories of data from your request, click the boxes on the right 
side of Facebook.  tos and videos from 
6.  Select other op ons, including:  mul ple Facebook 
 The format of your download request.  accounts to IDrive.  (see 
 The quality of photos, videos and other media.  card 300). 
  A specific date range of informa on.  
However, every me you 
8. Click Create File to confirm the download request.  backup facebook on 
To download a copy of data you requested (a few days later when ready):  IDrive, you must enter 
your user name and 
1.  Go to the Available Files sec on of the Download Your Informa on tool. 
password. 
2.  Click Download and enter your password. 
  ©2018    Version 1.0 
 
Toolkit #600 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Twi er (social media site)


 Twi er has over 69 million ac ve users in the United States.
 Twi er is a social messaging site where users communicates by sending short messages known as
“tweets”.
 See side 2 for the Twi er archive func on.

©2018    Version 1.0 
Toolkit #600 
California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

©2018    Version 1.0 
Toolkit #700 
California Side 1 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Backups for Desktop Applica ons of QuickBooks and/or Quicken:


1.  QuickBooks and Quicken have an integrated backup func on that is accessed under the “file” menu.  
This func on generally backups up to a personal computer. 
2.  See card 200 for backing up a personal computer.  For example, if using IDrive, set the file loca on of 
the QuickBooks/Quicken backup file for archiving by IDrive. 
3.  See YouTube for QuickBooks backup training:  h ps://www.youtube.com/watch?v=zQH3jpDCX5w 
 

©2018    Version 1.0 
Toolkit #700 
California Side 2 of 2 

FAMILY LAW EDUCATION TOOLKIT™


The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Recommenda on:

QuickBooks so ware contains a u lity that converts Quicken data files 

to QuickBooks format.  The greater capabili es of QuickBooks can be 

an important reason to make such a conversion. 

©2018    Version 1.0 
If social media is important to your case, retain consultants who are trained in the use of  
X‐1 Social Discovery so ware.  X‐1 so ware can be programed to monitor social media sites.   
(Since so ware cost is approx. $2,000 per year and not user‐friendly,  
you may wish to hire a consultant.) 
California
FAMILY LAW EDUCATION CARDSTM

#1: The Essen al Card Deck™ 
#2: ESI Baseline Toolkit™ 
#3: The Marital Residence — Forensic Accoun ng Issues™ 
#4: Income Available for Support — Forensic Accoun ng Issues™ 
#5: Strategic Tax Concepts for Family Law Counsel (A er 2017 Tax Reform)™ 

ESI 
#6: Spousal Support Buyout Calculator Toolkit™ 
#7: The Paralegal’s Guide to Preserving Electronic Evidence™

Our Services are Limited to Family Law Forensic Accoun ng Throughout California 
1254 Harvard Ave., Claremont, CA 91711‐3896 
909‐455‐5766 
www.SchaeferCPA.com