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COMPRAS Y SUMINISTROS - 102607A_611

UNIDAD FASE 2

EXPRESIÓN DE OPINIONES Y JUICIOS

RESPONDER INTERROGANTES PLANTEADOS

PRESENTADO POR:

LUIS ISIDRO GAITAN BERMUDEZ CODIGO_79.839.348

GRUPO_102607_5

PRESENTADO A:

JORGE ENRIQUE LEON RODRIGUEZ

DIRECTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

CEAD JOSE ACEVEDO Y GOMEZ

BOGOTA DC., MARZO DE 2019


1. De cada tema de la unidad, el estudiante realiza un resumen, resaltando aquellos
aspectos relevantes.

RESUMEN

GESTION DE COMPRAS

Objetivo del proceso de Gestión de Compras dentro de una empresa es satisfacer la necesidad de
los clientes internos y externos, entregándoles oportunamente los bienes y servicios requeridos
para la producción o el desarrollo de las actividades, a precios competentes y con los niveles de
calidad requeridos.

Para ello es fundamental contar con el apoyo de los demás integrantes de la cadena de
abastecimiento, tanto de proveedores, productores y clientes y proveedores de servicios
logísticos (operadores logísticos).

El área de compras tiene que agregar valor dentro de la empresa en el mejoramiento de las
cadenas de abastecimiento para generar y aumentar la productividad de todos los integrantes y,
por consiguiente, el desarrollo de la compañía.

En primera instancia y bajo el punto de vista operacional, podríamos definir las


Funciones básicas de gestión de compras como:

 Revisión de requerimientos.
 Selección de proveedores.
 Ubicación de órdenes.
 Programación de entregas.
 Análisis de propuestas comerciales de proveedores.
 Manejo de negociaciones con proveedores.
 Seguimiento de órdenes de compra.
 Entrevista al personal de compras.
 Gestión de quejas de clientes
 Suministro de información para compras de capital.
 Desarrollo y entrenamiento de otros compradores.
 Administración de archivos de desempeño de los proveedores.
 Ampliación de nuevas fuentes.
 Establecimiento de programas de estandarización.

 Manejo de decisiones «Hacer o Comprar».


 Ejecución de análisis de materiales y productos.
 Realización de análisis y predicciones de tendencias de mercado y pronóstico de
ventas.

El control de calidad es esencial para el éxito de la instrumentación del Justo a tiempo.


Además, ya que el sistema no funcionará si ocurren fallas frecuentes y largas, se crea la
ineludible necesidad de maximizar el tiempo efectivo y minimizar los defectos. A su
vez, se requiere de un programa vigoroso de mantenimiento.

Compras globales y corporativas

Muchas industrias tienen cadenas de suministro, comienzan con el abastecimiento de


componentes y materias primas; sin embargo, pocas organizaciones tienen los procesos
de innovación a escala mundial, La estandarización es el sueño de la cadena de
suministro; pero la personalización masiva es una demanda de los mercados, que implica
realizar y adaptar la forma de hacer negocio en diferentes lugares del mundo, la
competencia global no implica únicamente tener presencia, sino adaptar los Productos y
procesos a las preferencias locales. La estandarización es el sueño de la cadena de
suministro; pero la personalización masiva es una demanda de los mercados, que implica
realizar y adaptar la forma de hacer negocio en diferentes lugares.
Selección, evaluación y certificación de proveedores

El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda


organización, debido a que es necesaria la adquisición de bienes y servicios tales
Como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, etc.; por lo que este proceso
debe ser enfocado a la búsqueda de calidad.

Es conocido en la mayoría de las organizaciones que el departamento de compras o


proveeduría es el encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores que mejor
se adecuen a las necesidades de la empresa.

La clave en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en


importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en
cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este será un
impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organización
misma.

La búsqueda y selección de proveedores puede darse por diferentes causas, ya sea porque
la organización inicia operaciones y no cuentan con proveedores, la organización ya
posee proveedores pero estos no le satisfacen sus necesidades y requieren de mejor
calidad, o se desea ampliar la cartera de proveedores para que la organización tenga un
parámetro de comparación y observar si se desea cambiar.

Como identificar los proveedores para la empresa

Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuyo propósito es


establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las
necesidades de las organizaciones para solicitarles información de la empresa.
Una vez se tiene la información de los proveedores, se procede a la selección de los más
adecuados, tomando en cuenta los criterios seleccionados para poder reducir la cantidad
de proveedores. Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si
esta falla la organización no se queda desabastecida.

Los criterios de selección de proveedores se pueden reunir en una matriz que integre las
distintas variables de decisión, así como la importancia dada a cada una por la compañía;
a fin de obtener una calificación ponderada de cada proveedor analizado. Este proceso
puede ser motivado por la necesidad de escoger un suplidor de un bien como materias
primas y materiales de empaque o de un servicio o por la ampliación de la base de
proveedores de la empresa

Proceso de evaluación de proveedores

Para la evaluación se deben de definir unos criterios los cuales estén enfocados a
identificar el cumplimiento y la calidad.
El propósito de evaluar y certificar proveedores es agilizar los procesos en la cadena de
abastecimiento, haciéndolos más eficientes para cada una de las partes; con miras a la
satisfacción de los consumidores finales, todos proveedores deben de ser avaluados de
acuerdo a lo que se establezco en el proceso, así mismo el resultado de la evaluación debe
ser comunicada a cada uno de los proveedores evaluados, el objetivo de la evaluación es
identificar los proveedores críticos y las fallas que estos presentaron durante los
abastecimientos.

Estos son algunos de los objetivos de la evaluación de proveedores dentro de la


organización:

 Convertir los proveedores menos competitivos en suplidores estratégicos


 de alta calificación.
 Obtener la media del portafolio de proveedores actuales.
 Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los proveedores.
 Mejorar el suministro de la compañía.
 Crear relaciones cálidas y fuertes.
 Disminuir los niveles de agotados.
 Incrementar el nivel de servicio.
 Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores.

Las variables de desempeño a tener en cuenta en la evaluación de proveedores son:

 Sistemas de calidad
 Fabricación
 Medio ambiente
 Aspectos comerciales
 Aspectos logísticos

Para determinar la capacidad y responsabilidad del proponente, deben analizar el desempeño


pasado; la capacidad instalada; las habilidades y destrezas de sus empleados; la integridad en las
prácticas de negocio; el tiempo que lleva ésta en la industria del mercado; las certificaciones y
licencias; los factores financieros.

2. Escoger una empresa de su entorno, mediante la información obtenida de la misma


detectar las posibles falencias que se presentan y pueden afectar un proceso normal
en una gestión de compras.

Empresa seleccionada: FUNDACIÓN COLOMBIANA PARA EL DESARROLLO

Actividad: Ejecución de proyectos sociales

Al trabajar esta organización con los proyectos sociales a nivel nacional le implica ejecutar un
gran volumen de compras de bienes y servicios, la mayoría de los proyectos dentro de sus
componentes de desarrollo rural y urbano los incentivos productivos son; materiales, semillas,
herramientas, abonos orgánicos y plántulas, los cuales se entregan directamente en las veredas y
municipios a los participantes de los proyectos, el proveedor debe realizar la logística hasta cada
uno de los puntos a los que se programaron para las entregas, todo este proceso lo ejecuta la
unidad de compras de la organización.
Aunque cuentan con un proceso de gestión de Compras estructurado al revisar el proceso se
encuentra algunas falencias que afectan la gestión normal y la satisfacción del cliente externo y
interno.

 Falta de planificación
 Riesgo de Incumplimiento de los proveedores
 Falta de cumplimiento de las políticas del procedimiento de compras
 Falencias en la gestión de proveedores

Falta de planificación: En la fundación no realizan una buena planificación para las solicitudes
adquisición, esta se radican en la unidad de compra sobre tiempo, es decir, un día antes o el
mismo día, esto no les permite a los funcionarios realizar un proceso de negociación eficiente
con los proveedores para conseguir propuestas favorables económicamente, también afecta la
trazabilidad en el proceso en los tiempo de entrega de los bienes y servicios.

A veces se pasa por alto los beneficios de una buena planificación inicial del proceso de
compras. Se debe dedicar tiempo al desarrollo de la estrategia de adquisiciones y contrataciones,
incluyendo las necesidades que se deben cumplir (por qué se adquiere el bien o servicio) y los
criterios específicos que se utilizarán al momento de tomar decisiones.

Riesgo de incumplimiento de los proveedores: Al no planificar los tiempos para la


adquisiciones implica poner en riesgo los tiempos de los proveedores a los cuales se les asignan
los procesos, como el tiempo es corto los proveedores a veces no alcanzan a recolectar todos los
productos y cuando se programa la entrega participantes quedan faltantes que afectan el
cumplimento de las dos partes.

Es de vital importancia que el proceso de compras se trate como una estrategia y no como una
táctica. La buena comunicación entre la alta dirección y el departamento de compras asegurará
que la estrategia de compras esté alineada con el objetivo corporativo.

Falta de cumplimiento de las políticas del procedimiento de compras: Aunque en la


organización existe una estructura en el proceso de gestión de compras y un sistema de gestión
de la calidad, se identifica que los directivos de los proyectos y demás áreas siempre tratan de
evadir las políticas de calidad de la organización y esto afecta las entradas al proceso de gestión
de compras.

Estas políticas representan un conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso respecto a
las condiciones de costo, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento y de
operación, como canjes y devoluciones.

Falencias en la gestión de proveedores: Cuenta con una base de datos de proveedores


registrados en la cual se pueden encontrar proveedores de diferentes actividades económicas,
pero la documentación legal y datos de los mismos esta desactualizada, esto afecta los tiempos
de respuesta de los oferentes cuando se invitan a cotizar ya han cambiado de dirección de
correo, de teléfono y los funcionarios encargados del proceso de compras tienen gastar tiempos
ubicándoles para que respondan las invitaciones a con tizar.

También se identifica que no aplican la evaluación de proveedores críticos de la organización.

Desarrollar el perfil del proveedor nos permite medir la capacidad en el manejo de información,
respuesta, disponibilidad de materiales y confiabilidad en los tiempos de entrega. Al trabajar bajo
parámetros desiguales, hay un alto grado de exposición al riesgo sobre la calidad de materiales
servicios que requieren nuestros clientes para la continuidad de las operaciones.

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