Auditoría y Control Interno

TAREA SEMANA 7

NOMBRE: Evaluación de sistemas de control interno en las organizaciones

RECURSOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA TAREA:

1. Contenidos de la semana 7

INSTRUCCIONES:

Lea atentamente el siguiente caso y realice lo solicitado al final.

Usted es el auditor externo que se encuentra realizando una evaluación del sistema de control
interno para la empresa OXM (supermercado), pero con un alcance solo al proceso de
compras.

En la revisión de este proceso, usted identifica 3 grandes subprocesos, que son: emisión de
órdenes de compra, recepción de mercaderías y pago proveedores.

En su recorrido por este proceso, usted pudo evidenciar lo siguiente:

1. Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las
ventas de la semana y, según su experiencia, entrega al jefe de la sección un “pedido
sugerido”, que el mismo jefe ingresa al módulo de órdenes de compra del sistema. El
jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores, ya que son ellos, en
definitiva, los que viven cada día con sus productos. Estos reponedores son internos y
externos, y en este último caso (externos), además son vendedores de sus productos,
es decir, ganan comisión por cada venta al supermercado; no así por las que se hagan
en caja de sus productos a los clientes finales.

2. La orden de compra una vez generada en el sistema, queda cargada a la espera de ser
recibida y, luego, es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico. El jefe
de sección confirma la recepción de la orden de compra con el comando “confirmación
de lectura” que le entrega el Outlook.

3. Al momento de la recepción, el recepcionista solicita al proveedor su orden de compra.

En caso de que este no la traiga, el recepcionista imprime una copia desde el sistema
de órdenes de compra. Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la
genera en el minuto, dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le
da más agilidad al proceso. Las órdenes de compra se ajustan, en definitiva, a lo que se
está recibiendo, de esta forma se evita estar pidiendo notas de crédito o débito a los
proveedores, pues finalmente la mercadería se venderá igual.

4. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el

proveedor, efectúan el conteo entre los dos y, posteriormente, pone un timbre y firma
la copia de la factura para que se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de sus
facturas. De vez en cuando, dependiendo del movimiento en la recepción, él mismo
ingresa y ordena físicamente las mercaderías en la bodega, para lo cual pide ayuda a
algún reponedor que se encuentre en las bodegas. Por la complejidad de la operación
 diaria, los jefes de sección están preocupados de la atención de público y no desvían su
atención a la recepción. El recepcionista lleva 15 años trabajando en dicho puesto, por
lo tanto, tiene experiencia suficiente y se maneja prácticamente solo.

5. Una vez que se termina la jornada de recepción, a eso de las 16:00 horas, el
recepcionista ingresa las facturas al módulo de proveedores, para actualizar los stocks
y generar los pagos a los proveedores. Para el ingreso, el recepcionista digita el RUT
del proveedor, el detalle de todos y cada uno de los productos recibidos en la factura y
el monto bruto de la misma, también ingresa la fecha de pago según el documento.
Por cada factura ingresada al módulo de proveedores, se genera un registro contable
que carga existencias e IVA y abona Proveedores por RUT.

6. Los pagos a proveedores se procesan los jueves en la mañana. Ese día, un

administrativo contable de compras ingresa al sistema de proveedores y pincha todas
las facturas que aparezcan pendientes de pago, según lo ingresado por el
recepcionista.

7. Posteriormente, genera cheques a través de una impresora especialmente reservada

para estos efectos. Al generar los cheques, se genera un registro contable que carga
Proveedores por RUT y abona una de las 3 cuentas de banco que maneja el
supermercado, específicamente la cuenta 3 de pago proveedores.

8. Los cheques son firmados solo por el administrador del local los días jueves en la tarde,
y se ha acordado hacerlo entre las 21:00 y 22:00 horas, porque a esa hora tiene más
tiempo disponible.

9. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y los
comprobantes de egreso que tienen el cheque con prepicado. Firma el cheque y el
comprobante.

10. El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere mucho tiempo.
Además, las facturas son custodiadas por el administrativo contable en una bodega de
documentos y todas tienen el timbre de recepción.

11. Los pagos se efectúan los días viernes de cada semana, entre las 10:00 y 12:00 horas,
momento en el cual los proveedores llegan a la oficina y el administrativo contable les
hace entrega del documento. El proveedor firma “recepción conforme” en el
comprobante de egreso y, posteriormente, se archiva en correlativo por N° de egreso.
Conforme a estos datos se pide:

 Elabore un flujograma del proceso de compras, según el detalle del recorrido que se
detalló anteriormente.

Este flujograma fue realizado con el programa recomendado en el foro.

https://www.lucidchart.com/pages/es/ejemplos/diagrama-de-flujo
 Identifique, mediante un listado, los controles internos existentes que haya
identificado en el proceso.

1. Emisión ordenes de compra

a. Inventario de productos en compra, es un control puesto que puede
confirmar los productos con stock cero.
b. Pedido sugerido revisado por jefe de sección, es un control ya que da el
visto bueno a lo que realizo el reponedor.
c. El jefe de sección confirma la recepción de la orden de compra.

2. Recepción
a. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías”
directamente con el proveedor, efectúan el conteo entre los dos y,
posteriormente, pone un timbre y firma la copia de la factura para que se
la lleve el proveedor, en la mayoría de los casos la recepción se revisa por
el cliente y el proveedor para dar conformidad a ambas partes.

3. Pagos.
a. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los
cheques y los comprobantes de egreso que tienen el cheque con
prepicado. Firma el cheque y el comprobante, esta actividad puede ser
tomada como control puesto que se asumo que la nomina le sirve para
verificar los cheques y comprobantes de egreso.
b. Los cheques son firmados solo por el administrador, se puede tomar como
control puesto que es una función específica y cualquier pago que se
realice solo podrá ser aprobado por una persona de confianza reduciendo
los fraudes.
c. El proveedor firma “recepción conforme” en el comprobante de egreso y,
posteriormente, se archiva en correlativo por N° de egreso, mantener un
registro de los egresos es un control, ya que a veces el proveedor insiste
en que un pago no se ha realizado, en ese caso con el comprobante de
egreso y la firma son pruebas suficientes del pago.
 Realice con los datos obtenidos en las etapas anteriores, un análisis preliminar de los
procesos, evidenciando sus consideraciones respecto a falta de seguridad en el
proceso, controles no cumplidos, etc.

1. un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las ventas de la semana En

esta situación, no se duda de las capacidades del trabajador aun así sería bueno que las
cifras se complementaran con la cantidad de ventas que el sistema muestra en cierto
periodo para luego realizar el pedido.
2. Resalta que el reponedor externo otorgue una cifra de los productos que se deban pedir
por los cuales el gana comisión por venta, el control se debe realizar a los productos para
que estos no ocupen mas espacio que el contratado en la góndola.
3. “Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera en el minuto,
dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le da más agilidad al
proceso”, a este proceso le falta un control puesto que está realizando una orden de
compra sin siquiera saber si el producto falta en las góndolas, y lo que es peor se salta el
visto bueno del jefe de sección. lo otro que cabe la duda es según el procedimiento, de la
orden de compra nace la factura, por lo que cada factura está asociada a una orden de
compra, esa factura que se decepciono derechamente es un fraude o no pertenece al
local.
4. En el punto 5 del enunciado, al ingresar las facturas al sistema, lo que falta es que otra
persona se asegure que lo ingresado concuerda en todos los datos, proveedor, rut,
productos, monto de factura.
5. En el punto 6, “el administrativo contable de compras ingresa al sistema de proveedores
y pincha todas las facturas que aparezcan pendientes de pago”, lo que significa que nadie
asegura que los datos ingresados por el recepcionistas son reales, puede ocurrir el caso
que a un proveedor se le pague 2 veces.
6. En el punto 10, “El administrador no revisa las facturas una a una”, el timbre de recepción
no es suficiente, puesto que puede recibir facturas de cualquier cosa sin tener oc, debiese
haber una revisión de una segunda persona.
  Determine a qué partes del proceso de compras aplicaría pruebas de cumplimiento,
cuáles serían esas pruebas, y explique el porqué de esta determinación. Para ello,
utilice el formato de registro presentado en los contenidos de semana 7.

Pruebas de cumplimiento: Área compras

Se
Evaluación
Referencia confiara
Descripción del control teórica Prueba de cumplimiento
papel de en el
existente efectivo
trabajo control
Si no Si no Tipo descripción
Reponedor inventario de productos en Si Inspección fisica se verificara en el
compra lugar si se cumple
con el inventario.
Jefe de sección Pedido sugerido revisado por Si Observación e Se conversa con el
jefe de sección indagación jefe de sección y se
verifica como revisa
el pedido sugerido.
recepcionista Recepción de mercaderías si Observación e Se verifica que
entre recepcionista y indagación ambas partes
proveedor queden conformes,
y que se recepcione
solo las
mercaderías que
contienen una
factura con su
respectiva oc.
administrador El administrador del local si Observación e Se verifica que la
recibe una nómina en indagación nomina y los
papel con la lista de los cheques tengan
cheques y los relación con los
montos de las
comprobantes de egreso
facturas.
administrador Los cheques son firmados si Observación e Se observa si los
solo por el administrador indagación cheques en su
totalidad son
firmados y
timbrados por el
administrador
(puesto que su
firma puede ser
falsificada)