Face Time vs.

 Desk Time 
Paco, 24th October, 2010        Ever lost a sale due to poor follow up? Are you as productive and as organized as you'd like to be?  Do you find it challenging to manage and prioritize all of your tasks? Wish you had more 'face time'  with prospects & customers and less 'desk time' playing catch up?    If you're ready to reduce the stress and chaos that results from poor planning, learn the secrets of  successful time management and eliminate at least two hours of your workload every day while  maintaining a healthy, enjoyable balance in your life.    If it's ever been a struggle to reach bigger goals or keep to your schedule, here's your opportunity to  map out a path that will serve you best and enable you to accelerate your productivity.    Time is Life  Each day comes with a package of 24 hours, distributed to all equally. It is up to us to make the most  of the 24 hours in each day that are given to all of us. There is so much to do and so little time is the  common complaint these days. Within these 24 hours we have to work, sleep, take care of our body  and mind, look after our families, pursue our hobbies, and keep our mothers‐in‐law in good humor.  We have to utilize these hours to grow, produce, and  progress by managing time properly. Managing the  fixed quota of 24 hours effectively leads to fulfilling  all our responsibilities and enhances our quality of  life personally and professionally. When managed  properly time yields the highest returns on energy  invested.    For sales professionals time is money. We do not get  paid in terms of the numbers of hours worked ‐ to  "punch a clock". They are paid to produce results ‐  sales results via sales numbers. So it's imperative  that sales professionals should manage their time  properly and make the most of it. Time management is a critical skill for professional happiness. On  it hinges our income, our home, all our dreams, and aspirations. Remember, you can't manage time;  all you can do is manage yourself with respect to time.     

Page 1 of 7 


Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010        First Things First  First things are those things you, personally, find of most worth. If you put first things first, you are  organizing and managing time and events according to the personal priorities you established.  Stephen Covey in his bestselling book First Things First (1994) explains the concept through the  analogy of "the clock and the compass,"; he asserts that identifying primary roles and principles  provides a "true north" and reference when deciding what activities are most important, so that  decisions are guided not merely by the "clock" of scheduling but by the "compass" of purpose and  values. Asserting that people have a need "to live, to love, to learn, to be successful and to leave a  legacy" they propose moving beyond imminently urgent.    Covey describes a framework for prioritizing work that is aimed at long‐term goals, at the expense of  tasks that appear to be urgent, but are in fact less important.    This is his 2x2 matrix: classifying tasks as urgent and non‐urgent on one axis, and important or non‐ important on the other axis. Important items are identified by focusing on a few key priorities and  roles which will vary from person to person, then  URGENT NOT URGENT identifying small goals for each role each week, in  order to maintain a holistic balance. The    explanation below is intentionally, not in      sequence. You will see the rationale by the  time you finish reading this essay.  1 2 

  Quad2: Important, but Not Urgent 



This is the most important quadrant. Quadrant  2 has items that are non‐urgent but important. These are the ones he believes we are likely to  neglect; but, should focus on to achieve effectiveness. This is where quality of work comes out. This  is where planning is. This quadrant if not handled well leads to urgency. Planning my travel is  important, and I need to do it in time, but if I don't do it in time, this will lead to increased costs and  the right choice of flights not being available. I know that activating my channel partners is  important for me to achieve my goals, but if I don’t plan the activities in time, it will lead to least  effectiveness or even worse, the task not happening at all.  I call this the Golden Quadrant.  'Top Priority' is a function of importance, and should be taken up well‐in‐time, otherwise it will  become 'crisis management'. So, although the activities here are important, and contribute to  achieving the goals and priorities ‐ they don't have to be done in urgency… ‘right now’. As a result, 
Page 2 of 7 


Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010      they can be scheduled in when you can give quality thought to them. A good example would be the  preparation of an important talk, or mentoring a key individual, preparing that report.    Quad1: Urgent & Important  'do it now'… represents things which are both urgent and important. This is called the quadrant of  "firefighting". The activities need to be dealt with immediately, and they're important as hell too.  Two types of activities land up in this quadrant. The first type of activities is those unexpected ones  that land on your lap. In our context, this pertains to log‐in days, client meetings in the face of  redemptions or switches, real deadlines etc. The other type of activities is those ones which were  originally in the 2nd quadrant, but got neglected unintentionally or due to procrastination and have  now landed up in this quadrant as the deadline is about to expire. If my job requires me to prepare  for the 'important' month‐end Meeting, I need to do it in ‘time’; quadrant 2 activity. If I keep it  pending till the evening before the D day, I will have to do it on an 'urgent' basis (while it continues  to be 'important'), and that will lead to shoddy work.    Quad3: Urgent, but Not Important  Activities in this quadrant account for distractions. They must be dealt with right now, but frankly,  are not important. For example, when you answer an unwanted phone call, ‐ you've had to interrupt  whatever you were doing to answer it. If it is not important, one should look at delegating it. These  are things that are urgent for someone else… artificial deadlines    Quad4: Not Urgent – Not Important  As rightly said these are activities which are of no serious consequence. Chit‐Chat, Mindless Talk,  Discussing about the movie I saw last night or discussing how much raise did my colleague got vis a  vis me, etc. But, at times this is important as this leads to let off some steam. Some meetings could  fall into this category ‐ they've been scheduled in advance, but if they achieve nothing, or you don't  contribute to them, then they have simply wasted time. Other examples could include driving time  and low quality relaxation or family time. High quality relaxation or family time would fall into  Quad2.     

Page 3 of 7 


Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010        Activity vs. Results  Look at the grid below. This gives you an idea of the activities pertaining to the various quadrants  and their effect in terms of results. 



IMPORTANT ACTIVITIES  • Crises  • Pressing problems  • Deadline‐driven projects 

ACTIVITIES  • Prevention  • Capability improvement  • Relationship building  • Recognizing new opportunities  • Planning  • Quality family time & recreation 


ACTIVITIES  • Interruptions, some callers  • Some mail, some reports  • Some meetings  • Proximate, pressing matters  • Popular activities 

ACTIVITIES  • Trivia, busy work  • Some mail  • Some phone calls  • Time wasters  • Poor Quality family time &      recreation  URGENT NOT URGENT

IMPORTANT RESULTS  • Stress  • Burn‐out  • Crisis management  • Always putting out fires 

RESULTS  • Vision, perspective  • Balance  • Discipline  • Control  • Few crises 


RESULTS  • Short term focus  • Crisis management  • Reputation – ‘Chameleon’  • See goals & plans as worthless  • Feel victimized, out of control  • Shallow or broken relationships 

RESULTS  • Total irresponsibility  • Poor job‐review  • Dependent on others or      institutions for basics 



Page 4 of 7 


Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010        …from the hot pan into the fire  The truth of this world is that while we may create these quadrants and plan to keep out the Quads  1 & 3 stuff, close our eyes to Quad 4 and thrive in Quad 2, but these are existing quadrants in our  life. I can’t stay away from the log‐in day (quad1), my boss report for his boss (quad3), mindless  chatter on why so‐n‐so should not head so‐n‐so project (quad4), and all of these activities keep me  away from meeting clients to strengthen relationships (quad2).  Covey asked his famous question "If So, what should / could I do…  you were to do one thing in your i. professional work that you know would Consciously strive to maximize Quadrant 2 time.  have enormously positive effects on Allocate time in your diary to carry out these tasks  the results, what would it be?" to a when you are at your best. Doing so can reduce the  group of shopping center managers. amount of time taken up by firefighting quadrant 1  Their unanimous response was to build activities, since many quadrant 1 activities could  helpful personal relationships with have been quadrant 2 if they had been done  teenagers (visitors of their center) and earlier.  owners of the shops inside this center. a. Stephen Covey advocates allocating time on  Quad2 activities. ‘Sharpen The Saw’ is a perfect  However as measurements had example of such an activity. As we replenish  shown, they spent less than 5% of their and rebuild ourselves with Quad2 activities, we  time on those activities. All their time build skills and tools to handle Quad1 activities  was consumed by Quadrant 1 (urgent better, which ends up freeing our time for our  and important). own pursuits. This pattern of behavior leads to  After this study the owners of the happy, healthy and fulfilled lives.  center decided to spend at least 1/3 of You can also seek to reduce time spent in Quadrant  their time in helping relationships with 3 by improving your systems and processes for  tenants. As a result they were able to dealing with distractions, and you can seek to  increase their income fourfold in about eliminate as much as possible of quadrant 4  a year and the number of crises activities, by either not spending time on these  diminished (Quadrant 1). things, or changing the nature of them to make  Covey writes that earlier they had had them more productive. For example, driving can be  the feeling that they were like quadrant 4 if the time is unproductive, but there  policemen and supervisors, but after are a number of ways of making this time more  they changed their approach, they felt productive by listening to an audio book, praying,  like problem solvers and helpers. learning new skills with an audio course, planning  etc.  Drucker says, "What would happen if Not filling the cup to the brim… This means that  this were not done? If the answer is when we schedule our work for the day, we really  'nothing' then the obvious conclusion is don’t know as to when we would receive ‘to‐be‐ to stop doing it." done‐right‐now’ kind of work, but, looking back,  we can surely estimate the recurrence cycle and average time spent, and this could be  accounted for in the schedule. Let’s say 2 hours daily, then in that case keep 2hrs ‘blank’  everyday. Similarly, evaluate kind of time and recurrence that you see of your quad 3 
Page 5 of 7 




Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010      activities, such as sudden meetings, boss’ reports… classically important for someone  else whose urgency has been thrusted upon you. By doing this, I usually have 4hours of  solid work that I plan for, the rest falls in place. I also keep in mind those tasks that I  need to delegate (including upward delegation) or negate completely. If the quads 1& 3  remain unoccupied for the day, then I use it to do quad 2 work.    Goal Planning   Many people have a daily to‐do list which they can prioritize and then work through. However, to  focus your time on that which is truly important, i.e., in line with your goals, you will need to:  i. Consciously become aware (and write down!) of what you are trying to achieve across  the key roles and different parts of your life. Some leaders may feel strange to set goals  for family life, but these goals may be more about finding quality time together than  achieving specific objectives. However, if you only set goals for the parts of your life  which are concerned with business or ministry, then these elements may squeeze out  time for other parts of your life.  ii. Write down three or four monthly plans of the progress you would like to achieve  towards these goals. This can inform your daily and weekly planning. Don't be over  ambitious, since that can, and in all likelihood will, lead to feelings of frustration, but  equally set at least one or two stretching challenges for some of the most important  goals.  

Finally, to emphasize, you should take full advantage of the Pareto Principle whilst Goal Planning.  "The point is to make time for what is important to you‐ your health, your family, your relationship,  etc." (Edel Jarboe)    Eight Tips for Great Time Management   Know what is important ‐ write down the key goals you are working towards. (This can  apply to all parts of your life.)  ii. Consciously plan your time : using three or four monthly and weekly plans   iii. Choose how you communicate : phone, memo, meeting or e‐mail.   iv. Write in your diary in pencil, then you won't feel bad about changing your plans.   v. Avoid being driven by your diary. Just because something has already been entered,  doesn't mean that you can't do something else with the time.   vi. Know when you are at your best, and schedule quadrant 2 activity for that time.   vii. Make the most of 10 minutes ‐ many tasks can be done in a "spare" 10 minutes,  including taking a relaxation break.  viii. Periodically review your time effectiveness against the quadrant map, and against your  goals.       
Page 6 of 7 


Face Time vs. Desk Time 
Paco, 24th October, 2010        Habit Bursting  Have you ever thought of introducing a good habit into your life, but never got around to doing it?  Habits are also called, building automaticity in activities; that is to say when your activities start  happening on their own.  Time Management is a habit, and habits don’t get formed by simply wanting to have a habit. In fact  the most important part of building a habit is breaking the existing one. That’s our comfort zone, and  we usually don’t want to break that; a part of us would always like to resist. The second part is about  building, and this requires consistency and discipline. While building new habits, one may face  failures, and that always gives way to the thought that the earlier habit was better, but then is when  one’s resilience comes into play.  Try building the habit with the 21‐Day Trial Program. It is a  Perfectionism self‐initiated program where you stick to your resolve for  This is the desire to be perfect in all things. 21‐days ‐ every day, in successive order. The 21‐Day Trial  It sounds quite admirable and no one would is not just limited to developing good habits ‐ it can also  deny that it's smart to set high standards for be used to break off bad habits, such as procrastination,  oneself. However, perfectionism becomes biting nails, smoking, playing too many games. The reason  dumb when the desire to be 100 percent why it is 21 days is because research has shown that it  perfect leads to zero accomplishment. takes 21 days to fully break or form a new habit. 21 days is  the time required for new neuropathways to be fully  It’s OK to fail, but it’s not OK to not start. formed in your brain. The ‘21‐day’ concept has its roots in  a book (Psycho Cybernetics) published in 1960 by Dr. Maxwell Maltz, a plastic surgeon who noticed  that amputees took, on average, 21 days to adjust to the loss of a limb and he argued that people  take 21 days to adjust to any major life changes. Well, ability to manage time by breaking off  regressive habits is surely a major life change.  Try them on in your life and see how it works out. Before you know it, 21‐days will be over and you  would have a new experience to take away from it! By then, you can always be free to continue the  activity or discontinue it and move on to developing other habits.    It’s OK to fail, but it’s not OK to not start. So, start your 21‐day trial. I’ll see you on the other side.      Acknowledgements  Stephen Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, Dr. Maxwell Maltz, Keith Rosen MCC, Doug  Dvorak, Celestine Chua, Edel Jarboe, Peter Drucker. 

Page 7 of 7 


Sign up to vote on this title
UsefulNot useful