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Material de

estudio
Dirección de canales presenciales
Enero de 2019
Este material de estudio contendrá los tips claves para la prestación
de los servicios registrales en sede, teniendo en cuenta las buenas
prácticas que facilitan y aseguran la calidad de la información que
se transmite al empresario.

Abordaremos

Inscripción de documentos
{ Nombramientos
Reformas de capital
Otras reformas
Generalidades
Mi nombre es Camarita Bogotá y en
esta oportunidad los acompañaré en el
repaso y la generación de tips claves
para inscripción de documentos
(Nombramientos, reformas de capital,
otras reformas). Y las generalidades de
la operación de nuestras sedes CCB.

Mi nombre es Pepe Inquietudes


y en compañía de Camarita,
diseñamos un documento con
los tips claves que permitirán un
mejor servicio.

Comencemos…
Inscripción de documentos
Nombramientos
Es el acto mediante el cual, el órgano competente de una sociedad o ESAL de
acuerdo con los estatutos o con la Ley y cumpliendo los requisitos legales y
estatutarios para ese fin, designa a las personas que se harán cargo del ejercicio
de funciones necesarias para el correcto funcionamiento de la sociedad o ESAL,
tales como la representación legal, la administración y la revisoría fiscal.

Los actos posibles a


registrar en nombramientos
a inscribir son

Administradores de la sociedad o Revisores Fiscales


ESAL

Representantes Miembros de Persona Jurídica Persona Natural


Liquidador Junta directiva
legales

* También pueden inscribirse otros órganos de administración como el


Consejo de Administración, Comité de Administración, o el que esté creado
estatutariamente con otra denominación.
Inscripción de documentos
Nombramientos
¿Qué debo tener en Recuerda que siempre
cuenta para radicar que el documento
un documento con principal sea una
algún escritura pública, debes
nombramiento? revisar el acta para
Para recibir el acto de nombramiento en caja, verificar que no existan
debes tener en cuenta lo siguiente: actos adicionales a
registrar.
1. Validar que el formulario de localización de
usuarios cuente con los requerimientos
mínimos exigidos. Debes indicarle al usuario
que debe diligenciarlo con los datos de la
persona que conozca del trámite en curso.
2. Verificar en el documento entregado por el
cliente, el número de la matrícula/inscripción
para las ESAL o número de NIT, para afectar
correctamente la matrícula/ inscripción para
las ESAL; con el fin de evitar reprocesos o
dificultades para el cliente.
3. Leer el contenido del acta verificando los
actos sujetos a registro, es importante tener
en cuenta que se pueden tratar puntos que
no estén indicados en el orden del día
Inscripción de documentos
Nombramientos
¡Recuerda! Es importante que
verifiques la matrícula o inscripción
que se va a afectar, la cual debe
corresponder en donde se solicita
el registro

Muchas gracias.
Seguido de esto,
¿Qué hago?

Una vez validado el acto que se va ha


registrar; ingresas a SIREP, y luego al
servicio ”inscripción de documentos”,
con el número de matrícula/
inscripción para las ESAL o NIT.
Inscripción de documentos
Nombramientos
Ya he ingresado
Debes validar en la parte superior, que el nombre de a SIREP con el
la sociedad o ESAL corresponda al que se número de
encuentra en el documento. Seguido de esto, matrícula/
ingresas el acto que haga referencia en el inscripción para
contenido del acta. las ESAL.
¿cómo continuo?
Para este caso, será nombramiento de
Representante legal (En caso que hubiese más
actos, se deben buscar en el aplicativo y adicionar
al acto inicialmente registrado).

Después de esto, ¿Qué


debo hacer?

Posteriormente, continua diligenciando los


datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento)
Inscripción de documentos
Nombramientos

Es decir, ¿debo
diligenciar estos
campos?

Exacto. ¡Muy bien!


Inscripción de documentos
Nombramientos

Selecciona la opción siguiente para


generar una cotización.
Éste es el momento en el que puedes
confirmar nuevamente los datos de la
matricula que se va ha afectar.

¡Si, así es! Únicamente nos hace ¡Súper!... ¡Puedo confirmar los
falta recibir el recaudo para datos del cliente antes de
entregarle al cliente el recibo afectarla directamente!
de pago para que el pueda
continuar con su proceso.
Inscripción de documentos
Nombramientos
1. Debes ingresar nuevamente por el servicio de
inscripción de documentos.
2. Seleccionar “orden de pago”.
3. Ingresar los datos de la
matrícula/inscripción para las ESAL y el
número de orden generado
anteriormente.
4. Debes realizar la
validación en certihuella.
5. Efectuar el pago de acuerdo a
con los medios de pago
establecidos.
6. Finalmente puedes validar el nombre de la
empresa en el recibo de pago antes de
entregárselo al cliente, con el fin de confirmar
para que el continúe con su trámite.
Inscripción de documentos
Nombramientos

Me recuerdas, por favor,


¿Cuáles son los pasos?

Por supuesto. El cliente puede consultar


el estado de su trámite a través de la
línea de respuesta inmediata, página
Web (opción “trámites y consultas”) ó
finalmente acercándose a la sede.
Además de lo anterior, informar los ¡Muchas gracias
tiempos de respuesta que la CCB tiene Camarita!, eres muy
por cada uno de los trámites. amable.

Recuerda que si se trata de un


nombramiento debes solicitar copia
legible del documento de identidad de
la(s) persona(s) que esté nombrando, a
menos que en el documento se indique
el número de identificación y la
respectiva fecha de expedición”.
Ahora compartiremos con
ustedes los aspectos claves
para asegurar la calidad en
servicio de inscripción de
documentos, puntualmente
para las reformas de capital.
Inscripción de documentos
Reforma de capital
Antes de definir que es una reforma de capital debemos entender qué es capital
societario. El capital societario, es un rubro fijado de manera precisa, el cual podrá
aumentarse o disminuirse en virtud de la correspondiente reforma estatutaria, aprobada y
formalizada conforme a la ley, lo que constituiría una reforma de capital.

Las reformas de capital, deben


protocolizarse y registrarse de
manera diferente
dependiendo el tipo de
sociedad y de la casuística
especial en cada caso.

Sociedades por acciones (Capital) Sociedades de Personas

Sociedades Sociedades por Sociedades Sociedades Sociedades


Sociedades en acciones Empresas
anónimas comandita por unipersonales en comandita Limitadas colectivas
simplificadas simple
acciones
* Estas sociedades tienen capital autorizado, suscrito y * Estas sociedades tienen capital social.
pagado.
Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Explícame por favor
Ten presente, las
¿Qué debo tener en
recomendaciones de los tips
cuenta para radicar básicos de la inscripción de
un documento con nombramientos, para la
una reforma de capital recepción de documentos
en una sociedad por (Localización de usuarios,
verificación de NIT)
acciones?

Recuerda que el aumento en una


sociedad de acciones, se puede
generar para el capital autorizado,
Siendo así, ¿Qué debo suscrito y pagado. Estos aumentos son
tener en cuenta para actos independientes, y se pueden
radicar el aumento de efectuar en un mismo momento
capital autorizado? (asamblea, reunión, junta, etc.)

Los aumentos de capital autorizado son reformas


que a menos de que la sociedad se hubiese
constituido por escritura pública, pueden realizarse
en documento privado.

Para lo cual, debes leer el orden día del documento


y proceder a ingresar los datos a SIREP.
Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Debes validar en la parte superior, que el
nombre de la sociedad corresponda al que se Ya he ingresado
encuentra en el documento. Seguido de esto, a SIREP ¿Cúal es
ingresas el acto que haga referencia en el el paso a seguir?
contenido de este.

Después de esto, ¿Qué


debo hacer?

Posteriormente, continua diligenciando los


datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento).
Inscripción de documentos
Reforma de capital autorizado
Selecciona la opción siguiente para
generar una cotización.
Éste es el momento en el que puedes
confirmar nuevamente los datos de
la matrícula/inscripción para las ESAL
que se va ha afectar.

¡Súper!... ¡Puedo confirmar los


datos del cliente antes de
afectar la matrícula/inscripción
para las ESAL directamente!
¡Si, así es! Únicamente nos hace
falta recibir el recaudo para
entregarle al cliente el recibo
de pago para que el pueda
continuar con su proceso.

¡Muchas gracias Camarita!. Es


decir, ¿Debo proceder de
igual forma para el aumento
de capital suscrito y pagado?
¡No!, recuerda que aunque se
pueden registrar los actos al
mismo tiempo, no se hacen de
la misma forma.
Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito
Sin embargo, ten
Entonces, ¿Cómo
presente que bajo
debo hacer el
ninguna
aumento de capital
El aumento de capital suscrito, se circunstancia
suscrito?
puede dar por diferentes alternativas: podemos
• Emisión de acciones: se debe abstenernos de
adjuntar la certificación del recibir el documento
contador o revisor fiscal. al empresario
• Capitalización, únicamente con el
Para el caso de la documento (acta o documento
emisión, si el privado).
empresario no
adjunta la
certificación
¿cómo procedo?

Revisas el punto de acta, y con


base en ello continuas con el
proceso de liquidación del
documento, que a continuación
lo veremos….
Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito: Emisión de acciones
Recuerda las
Perfecto, es claro. recomendaciones de
Ahora ¿cómo la inscripción de
procedo a liquidar nombramientos, con los
el acto? tips básicos para la
recepción de
documentos.

Posteriormente se debe validar la


Después de haber certificación de capital adjunta, ó el
calculado el documento para verificar la
monto, ¿Debo composición final del capital suscrito.
ingresar el acto a Con este valor debemos calcular la
SIREP, como lo he diferencia entre el valor registrado en
venido haciendo SIREP y el nuevo valor, el cual será el
en los anteriores principal rubro para el cobro.
actos? Existen casos especiales que incluyen
prima de colocación de acciones, la
cual debes tener en cuenta
adicionalmente al momento de hacer la
liquidación.

¡Así es, Pepe!, se nota que


has consultado nuestro
material de tips.
Inscripción de documentos
Reforma de capital suscrito: capitalización
Pepe, de lo que
hemos visto hasta
¡No Camarita! Hasta
ahora, ¿Tienes alguna
el momento todo
duda?
esta muy claro.
¿Continuemos?

Esa es la actitud
Pepe. Continuamos
con el aumento de
capital suscrito por Después de esto,
capitalización. ¿ingreso el acto a SIREP?

Debes tener en cuenta los tips básicos


de inscripción de nombramientos;
adicionalmente el cálculo de la
diferencia como en el anterior caso,
solo que en los datos del documento Es decir, hemos visto:
son los mismos del acta. Aumento de capital
autorizado, Aumento de
capital suscrito (Emisión y
¡Si!... Cómo lo has venido capitalización).
haciendo. Ahora,
continuemos con el
aumento de capital
pagado.
Inscripción de documentos
Recuerda que estos actos,
pueden ser liquidados en Reformas de capital pagado
conjunto y en estos casos, lo
único que requieres en SIREP es
dar clic en “Doc o matrícula
adicional”.

El aumento de capital pagado,


es un acto muy sencillo, ya que
no implica realizar un cálculo
adicional, además de estar
exento de impuesto de ¡Súper!... Entonces solamente
registro. debo validar el acto en el
documento del empresario y
seguir a la liquidación como lo
he venido haciendo, ¿cierto?

¡Si, así es!.


Entendido, es igual de
fácil al acto que vimos en
inscripción de
documentos
(nombramientos).
Inscripción de documentos
Reformas de capital social

Camarita, ¿Cómo
debo radicar el Debes validar el contenido del
aumento de capital documento (Escritura o Acta
en las sociedades de protocolizada) y leer el punto
personas? enunciado, seguido continuar
con el proceso como en los
demás actos, es decir, ingreso a
SIREP, liquidación y pago.

Muchas gracias.

Ten presente que al ser una reforma


de capital, debes calcular la
diferencia del aumento.
Existen casos especiales como por
ejemplo aporte de bienes inmuebles,
que hacen que el acto sea exento de
impuesto de registro.
Para estos casos, si tienes alguna
duda adicional busca ayuda con el
abogado de sede.
Inscripción de documentos
Reformas de capital

¡Muy Fácil Camarita!. Las


indicaciones son:
El cliente puede consultar el estado
de su trámite a través de la línea de
respuesta inmediata, página Web
(opción “trámites y consultas”) ó
finalmente acercándose a la sede.
Además de lo anterior, informar los
tiempos de respuesta que la CCB
tiene por cada uno de los trámites.

¡Perfecto Pepe!

Gracias Camarita. ¡Los


Por último tendré en cuenta!
concluiremos con
tips generales para
el éxito del proceso.
Iniciaremos ahora con los aspectos
claves para el servicio de
inscripción de documentos,
puntualmente para otras reformas.
Inscripción de documentos
Otras reformas
Se entiende por reforma estatutaria cualquier modificación,
variación o alteración que se introduzca al contrato social, más
exactamente a los estatutos sociales, que no contraríe normas de
orden público, ni que esté en contra de la naturaleza jurídica del
tipo societario escogido.
Las reformas estatuarias, pueden
generarse mediante escritura
pública ó documento privado,
dependiendo del documento con
el que se constituyó la sociedad o
ESAL.

Algunos de los actos más representativos son:


• Adjudicación de cuotas o aportes
• Cambio de naturaleza
• Cambio de domicilio
• Disminución de capital
• Disolución/liquidación de sociedades
• Modificación de facultades de representante
legal/ Objeto social/ Razón social/ Vigencia.
• Otras reformas
• Transformación.
Inscripción de documentos
Otras reformas
Además, ten presente, las
¿Qué debo tener recomendaciones de los
en cuenta para tips básicos de inscripción
recibir este tipo de documentos
de actos en (nombramientos), para la
sede? recepción de documentos
(Localización de usuarios,
verificación de NIT)
Si es una escritura pública, debes
validar que sea la segunda copia, la
cual se encuentra dirigida a la CCB.
Muchas gracias, En caso de ser acta o documento
Camarita. privado, se recibe conforme a la
solicitud del cliente.

Sin embargo, ten en cuenta que se pueden


presentar reformas a través de sentencias
judiciales o actos administrativos, los cuales
deben ser radicados por correspondencia,
para el caso de nuestras sedes, deben ser
recibidos por la secretaría, con el fin de no
afectar los tiempos de respuesta.
Inscripción de documentos
Otras reformas

¡Fácil!.. Recuerda siempre las generalidades


He recibido el
que hemos visto en las dos semanas
documento del
anteriores, es decir, debes validar el
cliente ¿Cuál es
contenido del documento para que logres
el paso a seguir?
identificar la reforma que será sujeta a
registro.

¡Súper!, pero de acuerdo


con lo que acabas de
decir, ¿hay actos que no
¡Así es!, no todos los actos son sujetos a son sujetos a registro?
registro, hay actos que corresponden
únicamente a la administración de la
sociedad o ESAL, que no son de
información pública para terceros.
Recuerda siempre, si tienes alguna duda
respecto a un acto que no sea familiar,
debes acercarte al abogado de sede o
subdirector quien te ayudará.
Inscripción de documentos
Otras reformas

¡Muchas gracias Camarita!,


Ahora en SIREP, ¿Debo seguir
Así es Pepe, ¡Eres un los mismos pasos de los actos
auxiliar ejemplar!... que hemos visto en semanas
Entonces, cuéntame pasadas?
¿Cómo se deben ingresar
estos actos a SIREP?

Claro Camarita.
Debo ingresar a SIREP con el número de
matrícula/inscripción para las ESAL o NIT,
validar en la parte superior, que el nombre
Después de esto, de la sociedad o ESAL corresponda al que
¿Qué debes hacer? se encuentra en el documento. Seguido
de esto, ingreso el acto que haga
referencia en el contenido de este.

¡Muy bien, Pepe!


Tienes muy claro el Posteriormente, continuo diligenciando los
proceso en SIREP datos del documento, según corresponda
(Tipo de documento, número del documento,
origen del documento, municipio de
procedencia y fecha del documento).
Inscripción de documentos
Otras reformas

¡Súper!... Únicamente nos hace


Luego, Selecciono la opción
falta recibir el recaudo para
siguiente para generar una
entregarle al cliente el recibo
cotización.
de pago para que el pueda
Éste es el momento en el que
continuar con su proceso.
confirmo los datos de la
matrícula/inscripción para las ESAL
que se va ha afectar.

¡Así es Pepe! Por


último concluiremos
con tips generales Perfecto. Después del pago, Debo
para el éxito del informarle al cliente las formas con las
proceso. que puede consultar el estado de su
trámite:
A través de la línea de respuesta
inmediata, página Web (opción
“trámites y consultas”) ó finalmente
acercándose a la sede. Además de lo
anterior, informar los tiempos de
respuesta que la CCB tiene por cada
uno de los trámites.
Finalmente, señalaremos los
factores claves para la justificación
adecuada de gastos
administrativos, la gestión de
recuperación de formularios de las
salidas no conformes, el proceso
de depósito de estados financieros,
y finalmente recomendaciones
para brindar Información oportuna
y precisa a nuestros empresarios.
Gastos administrativos
Los gastos administrativos son resultado de certificados que no cumplen con las necesidades del
empresario, principalmente por errores atribuibles a algún proceso de la CCB y requieren ser
generados y reimpresos sin costo para el empresario.

¿Qué son
Gastos Las causas definidas para la reimpresión de certificados bajo la modalidad de gastos
administrativos son:
administrativos? • Fallas técnicas: Fallas de electricidad, falla impresora, atasco de papel, además de
toda falla que se derive de equipos y aplicativos.
• Errores de digitación: Certificado corregido por error en su contenido.
Únicamente, el director o subdirector debe autorizar la reimpresión de certificados por
estas causas.

¿Cuáles son las


causas para la
reimpresión de un Fácil Pepe, para la generación de un gasto
certificado? administrativo se debe:
• Diligenciar de manera completa y correcta
el formato “Certificados reimpresos por no
conformidad”, teniendo en cuenta los datos
básicos del formato, los datos del
¿Qué se requiere certificados rechazados y la autorización de
para la generación reimpresión y la firma del cajero/recaudador.
de un gasto • Dirigirse al Director o Subdirector, quien
administrativo?
firmará el formato y autorizará la
reexpedición del certificado con el soporte
que justifique la reimpresión.
Gestión Salidas No conformes
Las salidas no conformes son productos o servicios resultantes de un proceso que no cumple
con las características de calidad definidas en la matriz de salidas no conformes, la cual se
encuentra en las caracterizaciones de los procesos y se controla con el fin de cumplir con
las necesidades y expectativas de los clientes.

Para los servicios de Inscripción de documentos,


constitución de sociedades y ESAL, las salidas no
conformes son identificadas por el abogado que
estudia el documento.

Para los servicios de matrículas, reliquidaciones y


renovaciones, son identificados por el auxiliar de
registro encargado, quien con la nueva
actualización debe realizar el registro en el
sistema de información de gestión.

¿Ahora se realiza
el proceso de
registro y gestión a
través del sistema ¡Así es Pepe! De acuerdo con el “Lineamiento de
de información de salidas no conformes”, el cual se encuentra
gestión? publicado en el sistema de información de
gestión. El proceso tiene 3 etapas: Registro de la
SNC, tratamiento y cierre. Toda la gestión se lleva
acabo en la herramienta.
Depósito de estados financieros

¿Qué es el depósito El depósito de estados financieros, es


de estados un requisito de ley consagrado en el
financieros? artículo 41 de la Ley 222 de 1995, el
cual señala que todas las sociedades
comerciales, sin importar el tipo social,
antigüedad o tamaño, deben
depositar una copia de sus estados
financieros de propósito general en la
¿Qué documentos Cámara de Comercio de su domicilio
se deben depositar social.
y cuál es el plazo
para cumplir con
esta obligación?

El representante legal de la sociedad correspondiente


deberá depositar en la Cámara de Comercio: (I) Los
estados financieros de propósito general, (II) Las notas
correspondientes y (III) El dictamen del revisor fiscal, si lo
hubiere.

El plazo para cumplir con esta obligación es de un (1) mes


contado a partir de la fecha en que el máximo órgano
social apruebe los estados financieros del respectivo
ejercicio social.
Depósito de estados financieros
Camarita, no me
queda claro. ¿Me Ten presente que durante el proceso de
puedes explicar por registro en SIREP del depósito de estados
favor? financieros, es necesario incluir el número
folios, cuyo conteo se realiza incluyendo el
anverso y reverso de cada hoja. Es decir, en
una hoja de uso dúplex serán 2 folios.
Muchas gracias
Camarita.

Claro que si Pepe.


Veámoslo en el

1 siguiente ejemplo

1
2
Entrega de información completa y oportuna
Me alegra Pepe, que estés Hasta el
aprovechando todo este material. Sin momento
embargo, recuerda que no solamente Camarita, ¡He
debemos aprender conocimiento aprendido
técnico, hay herramientas conductuales mucho!
que debemos reforzar constantemente.

¡Súper!, porque
aprendemos contenido
técnico y práctico para
¡Así es! El éxito de nuestra labor el éxito de nuestra labor.
consiste en entregarle todo
nuestro conocimiento al cliente,
escuchando la necesidad e
indagando a profundidad los
requerimientos; esto permite
asegurar la comprensión de toda
la información que el cliente Gracias Camarita, escucharé las
requiere de forma efectiva. necesidades del cliente para brindar la
información completa y evitar que el
cliente deba desplazarse nuevamente
a nuestras sedes, por falta de
información de los requisitos para
cada trámite.
Factores claves
Te agradezco.
Todo esto contribuye al
mejoramiento continuo
de nuestro servicio.

• Recuerda verificar siempre la jurisdicción de la sociedad o


• ESAL antes de ingresar el documento.
• De acuerdo con la circular 002 de la SIC, se deben recibir
copias simples de todos los documentos.
• Al momento de realizar el pago, siempre debes solicitar el
documento de identificación en original de la persona que
radica.
• Si estamos atendiendo alguna matrícula/inscripción para las
ESAL inactiva debemos actuar de acuerdo con el
procedimiento establecido.
• Debes ingresar la fecha correcta del documento, ya que en
algunos casos se genera mora en el impuesto de registro.
• Si el empresario requiere que revisión previa de su
documento, debes remitirlo a la página web de la CCB
¡Pepe! recuerda nuevamente,
siempre que tengas alguna duda ó
inquietud acerca de los trámites
antes de recibirlos debes dirigirte al
subdirector o al abogado de sede
quien te ayudará con el fin de
brindar una respuesta precisa al
cliente.

¡Pepe! Muchas gracias


Con mucho gusto. Camarita.
Espero verte en una
próxima
oportunidad.