You are on page 1of 13

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

KLINIK RAHMATUL SYIFA SIDOWARAS BAROKAH

1. STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN


A. Pengelolaan Sediaan Farmasi
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan
farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Dalam pengelolaan obat yang
baik, idealnya dilakukan atas dasar yang diperoleh dari tahap akhir pengelolaan,
yaitu penggunaan obat periode sebelumnya. Tujuan perencanaan untuk pengadaan
obat adalah mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan
kesehatan yang sesuai kebutuhan, menghindari terjadinya kekosongan obat atau
penumpukan obat.
Perencanaan di Klinik RS Sidowaras Barokah menggunakan metode kombinasi
antara metode konsumsi dan epidemiologi. Yaitu berdasarkan pola konsumsi
sebelumnya dan pola perkembangan penyakit yang terjadi berdasarkan musim dan
cuaca. Faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan, yaitu kondisi keuangan,
jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan, jarak klinik dengan pemasok atau
distributor, kondisi sosial politik, kondisi penyimpanan, serta tanggal kedaluarsa.
2. Pengadaan
Pengadaan obat di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan secara terencana,
pemesanan terbatas, spekulasi, intuisi, konsinyasi dan just in time. Pengadaan sediaan
farmasi dan alat kesehatan di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan melalui
Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang dipilih. PBF yang dipilih yaitu sole distributor
dan subdistributor. Pengadaan obat BPJS dilakukan dengan pembuatan SP kepada
PBF maupun kepada Apotek Jejaring yang bekerjasama dengan Klinik.
3. Penerimaan
Alur penerimaan barang yaitu menerima faktur dari PBF kemudian
mencocokan salinan faktur dengan Surat Pesanan, mencocokan faktur dengan
barang yang datang, meliputi nama barang, jumlah barang, no. batch, tanggal
kedaluarsa (minimal 2 tahun). Kemudian faktur ditanda tangani oleh apoteker
dengan nama terang, no.SIPA dan stempel apotek. Dan dilakukan entry data barang
yang dating. Entry data masih dilakuan secara manual menggunakan buku. Faktur
dari PBF terdiri dari beberapa rangkap (setiap PBF memiliki jumlah yang berbeda),
apotek akan menerima satu faktur copy saat penerimaan barang. Faktur yang di
terima di entry kedalam buku. Pencatatan meliputi tanggal terima, nama PBF,
tanggal faktur, nama barang, nomor registrasi maupun batch, jumlah, tanggal ED,
harga satuan, potongan harga, dan jumlah harga.
4. Penyimpanan
Metode-metode penyimpanan obat di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan
secara kombinasi. Yaitu kombinasi antara farmakologi dan alfabetis, obat di simpan
dalam golongan untuk terapi penyakit tertentu, kemudian di susun sesuai dengan
alfabetis. Penyimpanan narkotika disimpan dalam lemari khusus dan psikotropika
disimpan dalam lemari khusus dengan dua pintu. Obat OTC diletakkan di etalase
bagian depan dan disusun berdasarkan farmakologi dan alfabetis. Untuk obat
dengan penyimpanan khusus di simpan dalam suhu dingin.
Penyimpanan narkotika, psikotropika, dan prekursor yang dilakukan di Klinik
RS Sidowaras Barokah sesuai dengan PMK No. 3 tahun 2015 tentang peredaran,
penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan narkotika. Ketentuan dari penyimpanan
narkotika yaitu menggunakan lemari khusus dan diletakan di tempat aman dan
tidak terlihat oleh umum, kunci lemari khusus tersebut harus dikuasai oleh
Apoteker penanggung jawab atau Apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang
dikuasakan.
5. Pemusnahan
Pemusnahan obat OTC dan OWA yang kedaluarsa ataupun kemasan rusak di
lakukan di Klinik RS Sidowaras Barokah. Pemusnahan obat narkotika dilakukan di
Dinkes setempat. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 5 (lima) tahun
dapat dimusnahkan. Pemusnahan resep di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan
oleh Apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di Klinik yang
memiliki surat ijin kerja dengan cara dibakar yang dibuktikan dengan Berita Acara
Pemusnahan Resep dan selanjutnya dilaporkan kepada dinas kesehatan
setempat.Resep di kumpulkan dan di bendel tiap hari per tanggal dan di bedakan
menjadi 2 sift, yaitu sift pagi dan sift siang. Untuk resep yang mengandung
narkotika, psikotropika dan prekusor di pisahkan dengan resep obat yang lain.
Setelah resep terkumpul kemudian resep akan di musnahkan. Sebelum di
musnahkan resep di timbang berapa berat resep yang akan di musnahkan. Untuk
resep narkotika dihitung jumlah lembar resepnya. Setelah di timbang resep di
masukan ke alat pemotong. Untuk pemusnahan resep narkotika, psikotropika dan
resep obat yang lain di musnahkan dengan cara yang sama.
Pengelolaan Resep, Obat Rusak, Kedaluarsa dan Pemusnahannya
Obat dikatakan rusak apabila telah mengalami perubahan baik secara fisika
maupun kimia yang dapat mengakibatkan perubahan khasiat, mutu, maupun
kemurniannya sehingga tidak memenuhi syarat baku. Obat rusak dapat terjadi
karena proses pengiriman atau penyimpanan. Apabila obat rusak karena proses
pengiriman, maka PBF dapat mengganti obat tersebut dengan obat yang lebih baik
kualitasnya. Untuk obat-obat yang rusak karena pengiriman ataupun mendekati
kedaluarsa, dapat ditarik oleh PBF berdasarkan perjanjian sebelumnya dengan
Apotek. Apabila obat rusak karena penyimpanan, maka cara penyimpanan harus
ditinjau kembali apakah sudah sesuai dengan sifat fisika dan kimia dari masing-
masing obat.
Pada pemusnahan resep harus dibuatkan berita acara pemusnahan dan
ditandatangani oleh APA dan seorang petugas klinik yang ikut memusnahkan.
Berita acara tersebut dibuat rangkap empat dan ditujukan untuk Kepala Dinkes
Kabupaten Banyumas, Kepala BPOM, Kepala Dinkes Kabupaten Banyumas, dan
sebagai arsip klinik.
6. Pengendalian
Sistem pengendalian barang di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan secara
manual yang dicocokkan dengan stok fisik, kartu stok, dengan cara stok opname.
Pengendalian barang ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan,
kekurangan, kekosongan, kerusakan, kedaluarsa, kehilangan serta pengembalian
pesanan. Pengendalian persediaan untuk barang-barang yang mendekati ED yaitu
retur ke PBF. Penggantian retur bisa berupa penggatian barang dengan ED lebih
panjang, atau pemotongan untuk pembelian berikutnya.
7. Pencatatan dan Pelaporan
Manajemen administrasi yang dilakukan di Klinik RS Sidowaras Barokah
dilakukan secara manual. Semua transaksi yang terjadi (pembelian, penjualan,
penerimaan, pengeluaran kas) secara langsung di-entry ke dalam buku. Laporan-
laporan yang dibutuhkan antara lain laporan pembelian, laporan penjualan, laporan
persediaan barang/obat, laporan pemakaian psikotropika dan laporan pemakaian
narkotika. Untuk pencatatan narkotika dan psikotropika dilakukan secara manual
dalam kartu stelling. Pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dilakukan setiap
bulan. Laporan narkotika ini di laporakan secara elekronik atau secara online pada
SIPNAP.

B. Pelayanan Farmasi Klinik


Kegiatan pelayanan farmasi klinik, meliputi :
1. Pengkajian Resep
Ketika ada pasien datang membawa resep Umum maupun BPJS, maka hal yang
dilakukan adalah melihat kelengkapan resep terkait dengan kelengkapan
administratif, farmasetis dan klinis.
2. Dispensing
Dispensing terdiri dari penyiapan, penyerahan dan pemberian informasi obat kepada
pasien. Meliputi;
1. Menyiapkan Obat sesuai dengan permintaan Resep:
- menghitung kebutuhan jumlah obat sesuai dengan Resep;
- mengambil obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan dengan memperhatikan
nama obat, tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat.
2. Melakukan peracikan obat bila dalam resep terdapat permintaan obat racikan
3. Pemberian etiket dengan informasi yang dituliskan:
- Nama pasien
- Nama obat, kandungan obat
- Aturan pakai / penggunaan obat
- Peringatan terutama pada obat yang memiliki efek samping yang sering terjadi
- Tangal kedaluarsa
- Paraf apoteker yang menyerahkan obat
- menempelkan label “kocok dahulu” pada sediaan bentuk suspensi atau emulsi.
Sebelum obat diserahkan kepada pasien dilakukan pengecekan kembali oleh
apoteker mengenai penulisan nama pasien pada etiket, cara penggunaan serta jenis
dan jumlah Obat (kesesuaian antara penulisan etiket dengan Resep). Langkah-
langkah dalam penyerahan obat adalah sbb:
a. Memanggil nama pasien
b. Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien
c. Memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien atau keluarganya
d. Menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat
e. Memberikan informasi seperti, nama obat, indikasi obat, aturan pakai obat, cara
penggunaan obat, efek samping yang mungkin timbul, cara penyimpanan obat,
terapi non farmakologi terkait makanan dan minuman yang disarankan atau
dihindari
f. Membuat salinan resep jika memang dibutuhkan
g. Menyimpan resep pada tempatnya
h. Apoteker membuat catatan pengobatan pasien
3. Pelayanan Informasi Obat
Kegiatan Pelayanan Informasi Obat yang dilakukan meliputi:
1) Menjawab pertanyaan baik lisan maupun tulisan yang di sampaikan oleh pasien
2) Membuat dan menyebarkan buletin/brosur/leaflet, pemberdayaan masyarakat
(penyuluhan)
3) Memberikan informasi dan edukasi kepada pasien terkait dengan obat serta
penyakit yang di derita pasien
4) Pelayanan Informasi Obat didokumentasikan untuk membantu penelusuran
kembali dalam waktu yang relatif singkat dengan menggunakan Formulir.
4. Konseling
Konseling merupakan proses interaktif antara Apoteker dengan pasien/keluarga
untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman, kesadaran dan kepatuhan sehingga
terjadi perubahan perilaku dalam penggunaan Obat dan menyelesaikan masalah
yang dihadapi pasien. Untuk mengawali konseling, Apoteker menggunakan three
prime questions. Apoteker harus melakukan verifikasi bahwa pasien atau keluarga
pasien sudah memahami Obat yang digunakan.
Di Klinik RS Sidowaras Barokah dilakukan konseling dengan kriteria
pasien/keluarga pasien sebagai berikut:
1. Pasien kondisi khusus (pediatri, geriatri, gangguan fungsi hati dan/atau ginjal,
ibu hamil dan menyusui).
2. Pasien dengan terapi jangka panjang/penyakit kronis (misalnya: TB, DM, AIDS,
epilepsi).
3. Pasien yang menggunakan Obat dengan instruksi khusus (penggunaan
kortikosteroid dengan tappering down/off).
4. Pasien yang menggunakan Obat dengan indeks terapi sempit (digoksin, fenitoin,
teofilin).
5. Pasien dengan polifarmasi; pasien menerima beberapa Obat untuk indikasi
penyakit yang sama. Dalam kelompok ini juga termasuk pemberian lebih dari
satu Obat untuk penyakit yang diketahui dapat disembuhkan dengan satu jenis
Obat.
6. Pasien dengan tingkat kepatuhan rendah.
Adapun Tahapan kegiatan konseling:
1. Membuka komunikasi antara Apoteker dengan pasien dengan mengucapkan
salam
2. Menilai pemahaman pasien tentang penggunaan Obat melalui Three Prime
Questions,yaitu:
- Apa yang disampaikan dokter tentang Obat Anda?
- Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang cara pemakaian Obat Anda?
- Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang hasil yang diharapkan setelah Anda
menerima terapi Obat tersebut?
3. Menggali informasi lebih lanjut dengan memberi kesempatan kepada pasien
untuk mengeksplorasi masalah penggunaan Obat
4. Memberikan penjelasan kepada pasien untuk menyelesaikan masalah
penggunaan Obat
5. Melakukan verifikasi akhir untuk memastikan pemahaman pasien apoteker
mendokumentasikan konseling dengan meminta tanda tangan pasien sebagai
bukti bahwa pasien memahami informasi yang diberikan.
5. Home pharmacy care
Apoteker sebagai pemberi layanan diharapkan juga dapat melakukan Pelayanan
Kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan
pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Jenis Pelayanan Kefarmasian di
rumah yang dilakukan oleh Apoteker, meliputi :
1. Penilaian/pencarian (assessment) masalah yang berhubungan dengan pengobatan
2. Identifikasi kepatuhan pasien
3. Pendampingan pengelolaan Obat dan/atau alat kesehatan di rumah, misalnya
cara pemakaian Obat asma, penyimpanan insulin
4. Konsultasi masalah Obat atau kesehatan secara umum
5. Monitoring pelaksanaan, efektifitas dan keamanan penggunaan Obat
berdasarkan catatan pengobatan pasien.
6. Dokumentasi pelaksanaan Pelayanan Kefarmasian di rumah dengan
menggunakan Formulir.
6. Pemantauan Terapi Obat
Merupakan proses yang memastikan bahwa seorang pasien mendapatkan terapi
Obat yang efektif dan terjangkau dengan memaksimalkan efikasi dan
meminimalkan efek samping. Kriteria pasien:
a. Anak-anak dan lanjut usia, ibu hamil dan menyusui.
b. Menerima obat lebih dari 5 (lima) jenis.
c. Adanya multidiagnosis.
d. Pasien dengan gangguan fungsi ginjal atau hati.
e. Menerima obat dengan indeks terapi sempit.
f. Menerima obat yang sering diketahui menyebabkan reaksi obat yang
merugikan.
Kegiatan:
1. Memilih pasien yang memenuhi kriteria.
2. Mengambil data yang dibutuhkan yaitu riwayat pengobatan pasien yang terdiri
dari riwayat penyakit, riwayat penggunaan obat dan riwayat alergi; melalui
wawancara dengan pasien atau keluarga pasien,
3. Melakukan identifikasi masalah terkait obat. Masalah terkait obat antara lain
adalah adanya indikasi tetapi tidak diterapi, pemberian obat tanpa indikasi,
pemilihan obat yang tidak tepat, dosis terlalu tinggi, dosis terlalu rendah,
terjadinya reaksi obat yang tidak diinginkan atau terjadinya interaksi obat
4. Memberikan rekomendasi atau rencana tindak lanjut yang berisi rencana
pemantauan dengan tujuan memastikan pencapaian efek terapi dan
meminimalkan efek yang tidak dikehendaki
5. Hasil identifikasi masalah terkait obat dan rekomendasi yang telah dibuat oleh
Apoteker harus dikomunikasikan dengan tenaga kesehatan terkait untuk
mengoptimalkan tujuan terapi.
6. Melakukan dokumentasi pelaksanaan pemantauan terapi obat dengan
menggunakan Formulir

7. Monitoring Efek Samping Obat


Merupakan kegiatan pemantauan setiap respon terhadap Obat yang merugikan
atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis normal yang digunakan pada pasien.
Hasil identifikasi masalah terkait obat dan rekomendasi yang telah di buat oleh
Apoteker didokumentasikan dengan mengisi lembar pelaksanaan pemantauan terapi
obat. Untuk MESO dilakukan jika dari hasil wawancara dengan pasien ada indikasi
terjadinya efek samping obat.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KLINIK RAHMATUL SYIFA SIDOWARAS BAROKAH

A. SOP Pelayanan Resep Umum maupun BPJS


1. Apoteker menerima resep
2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmasetika, dan klinis
3. Bila ada obat yang akan diganti (merk lain) mintakan persetujuan pasien terlebih
dahulu
4. Hitunglah nominal harga dan mintalah persetujuan pasien (khusus resep umum)
5. Siapkan obat sesuai dengan resep
6. Obat yang sudah disiapkan dimasukkan ke dalam plastik obat
7. Beri etiket sesuai dengan penandaan di resep lengkap dengan indikasi obat
8. Teliti kembali resep sebelum diserahkan ke pasien
9. Pada saat menyerahkan, wajib memberikan informasi minimal mengenai kegunaan
dan aturan pakai, serta efek samping obat yang mungkin terjadi.

Pasien datang

Sapa Pasien dengan ramah, tanyakan apa


yang bisa dibantu

Menerima resep dari pasien, dilakukan skrining resep, apabila data di resep
ada yang kurang lengkap langsung ditanyakan ke pasien (Nama, alamat, usia,
dll)

Menghitung harga dan minta persetujuan pasien akan nominal


harga

Bila pasien setuju, ambilkan obat yang


dibutuhkan

Serahkan obat kepada pasien disertai informasi


yang diperlukan meliputi dosis, aturan pakai, efek
samping yang mungkin timbul, dll

Ucapkan terima kasih dan doakan


cepat sembuh
B. SOP Pelayanan Resep yang Mengandung Obat Psikotropika maupun Narkotika
1. Apoteker menerima resep
2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmasetika, dan klinis
3. Bila ada obat yang akan diganti (merk lain) mintakan persetujuan pasien terlebih
dahulu
4. Hitunglah nominal harga dan mintalah persetujuan pasien
5. Siapkan obat sesuai dengan resep
6. Obat yang sudah disiapkan dimasukkan ke dalam plastik obat
7. Beri etiket sesuai dengan penandaan di resep lengkap dengan indikasi obat
8. Teliti kembali resep sebelum diserahkan ke pasien
9. Pada saat menyerahkan, wajib memberikan informasi minimal mengenai kegunaan
dan aturan pakai, informasi yang memastikan pasien jika gejala atau tanda dari
penyakit yang diindikasikan telah hilang, maka disarankan untuk menghentikan
pengobatan obat tersebut, karena dapat mengakibatkan ketergantungan.

C. SOP Meracik Obat


1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik.
2. Buatlah instruksi meracik meliputi no resep, nama pasien, jumlah dan cara
pencampuran.
3. Siapkan etiket dan wadah obat lalu sertakan bersama obat dan instruksinya untuk
diracik.
4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan atau masker.
5. Siapkan obat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya.
6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka siapkan lebih dahulu.
7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah dengan hati-hati.
8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya.
9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan beri etiket, kemudian serahkan
kepada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan.
10. Bersihkan peralatan dan meja racik setelah meracik selesai.
11. Cucilah tangan sampai bersih.
D. SOP MENIMBANG
1. Bersihkan timbangan.
2. Setarakan timbangan terlebih dahulu sebelum mulai menimbang.
3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep.
4. Ambil anak timbangan sesuai dengan berat yang diminta dan letakkan pada piring
timbangan sebelah kiri (timbangan dalam keadaan off).
5. Bahan baku yang dikehendaki diletakkan secukupnya pada piring timbangan
sebelah kanan (timbangan dalam keadaan off).
6. Buka atau on-kan timbangan kemudian dilihat apakah timbangan sudah seimbang
atau belum.
7. Bahan ditambah atau dikurangi sampai diperoleh timbangan yang seimbang yang
ditunjukkan oleh letak jarum pada posisi nol (pada saat menambah atau mengurangi
bahan, timbangan dalam keadaan off).
8. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama sesuai nama yang tertera
pada botol persediaan bahan.
9. Cek ulang anak timbangan apakah berat yang diminta sudah sesuai dengan resep
kemudian dikemSumberkan ke tempatnya.
10. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian
dikemkembalikan ke tempatnya.

E. SOP Konseling
1. Membuka komunikasi antara Apoteker dengan pasien dengan mengucapkan salam
2. Menilai pemahaman pasien tentang penggunaan Obat melalui Three Prime
Questions,yaitu:
- Apa yang disampaikan dokter tentang Obat Anda?
- Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang cara pemakaian Obat Anda?
- Apa yang dijelaskan oleh dokter tentang hasil yang diharapkan setelah Anda
menerima terapi Obat tersebut?
3. Menggali informasi lebih lanjut dengan memberi kesempatan kepada pasien untuk
mengeksplorasi masalah penggunaan Obat
4. Memberikan penjelasan kepada pasien untuk menyelesaikan masalah penggunaan
Obat.
5. Melakukan verifikasi akhir untuk memastikan pemahaman pasien apoteker
mendokumentasikan konseling dengan meminta tanda tangan pasien sebagai bukti
bahwa pasien memahami informasi yang diberikan.
F. SOP Penerimaan Obat
1. Tanyakan asal PBF
2. Menerima barang dan faktur dari PBF
3. Mencocokan kesesuaian faktur dengan surat pesanan
4. Mencocokan faktur dengan barang, meliputi nama barang, jumlah barang, no. batch,
ED dan kondisi barang apakah rusak/tidak.
5. Pengesahan faktur, meliputi tanda tangan apoteker, nama terang, tanggal terima, dan
cap apotek.
6. Barang dicatat di buku pembelian.

Tanyakan asal PBF

- Cek kesesuaian faktur dengan surat pesanan


- Cek kesesuaian faktur dengan barang (nama barang, bentuk sediaan, jumlah, batch, ED)
- Cek kondisi fisik barang (tidak rusak, pecah, segel utuh, dll)

Sesuai dan tidak rusak Tidak sesuai atau rusak

Faktur ditandatangani, dilengkapi nama apoteker, Retur ke pengirim


nomor SIPA, tanggal dan jam pengiriman, serta atau ke Sales, minta
dibubuhi stempel apotek, ambil 1 lembar copy bukti retur
faktur sebagai arsip apotek

Barang dicatat di
buku pembelian

barang diberi harga dan di simpan di


etalase atau lemari stok

G. SOP Pemesanan Obat


1. Pemesanan obat dilakukan pada PBF yang resmi
2. Pemesanan obnat menggunakan Surat Pesanan (SP) rangkap 2 lembar yang asli
diberikan kepada Sales sedangkan salinan disimpan Klinik sebagai arsip
3. Untuk pemesanan obat-obat narkotika psikotropika menggunakan SP khusus
4. Jumlah dan jenis obat yang dipesan harus disesuaikan dengan kebutuhan
5. SP ditandatangani oleh Apoteker dan diberi stampel klinik.
H. SOP Pengaturan Suhu Ruangan
1. Petugas memeriksa temperatur di ruangan secara harian dan mencatat temperatur
pada waktu yang berbeda.
2. Mengkalibrasi thermometer yang digunakan untuk mengukur temperatur secara
periodik.
3. Memelihara pendingin udara secara periodik
4. Menjaga sediaan farmasi dengan suhu ruangan dibawah 25oC atau pada kondisi
tertentu untuk obat-obat tertentu, serta terlindung dengan baik dari cahaya dan
kelembapan.

I. SOP Pembuangan Limbah