You are on page 1of 39

GUIA DE UTILIZAÇÃO

SIGO – Sistema de Informação e Gestão


da Oferta Educativa e Formativa

http://sigo.gepe.min-edu.pt/areareservada

− Portaria nº 474/2010, de 8 de Julho−



Formações certificadas não inseridas no Catálogo Nacional de
Qualificações

ANQ, Abril de 2011

V.1.0.
2 de 39
Índice
I. Nota preliminar ......................................................................................................................... 5
A. Utilizadores registados – deveres e recomendações ........................................................... 5
B. Política de Privacidade e Segurança ..................................................................................... 6
II. Introdução ................................................................................................................................ 7
III. Identificação ............................................................................................................................ 8
IV. Recursos humanos ................................................................................................................ 10
A. Adicionar novo elemento à equipa e definir as respectivas funções................................. 10
B. Definir novas funções para um elemento pertencente à equipa....................................... 11
C. Editar ficha individual de um elemento pertencente à equipa .......................................... 11
D. Editar informação da ficha de funções de um elemento pertencente à equipa................ 11
V. Outra formação profissional: módulos ................................................................................. 12
A. Adicionar módulos.............................................................................................................. 12
B. Pesquisar módulos registados ............................................................................................ 13
C. Editar ou eliminar módulos registados............................................................................... 13
VI. Outra formação profissional: cursos .................................................................................... 15
A. Adicionar cursos ................................................................................................................. 15
B. Registar o plano de formação de um curso........................................................................ 16
C. Pesquisar cursos registados................................................................................................ 18
D. Editar ou eliminar cursos registados .................................................................................. 18
E. Eliminar módulos associados a cursos registados .............................................................. 18
VII. Acções de formação ............................................................................................................. 20
A. Adicionar os dados base de uma acção.............................................................................. 21
B. Confirmar os dados da entidade e seu responsável........................................................... 22
C. Registar o plano de formação da acção.............................................................................. 23
D. Submeter uma acção.......................................................................................................... 24
E. Adicionar formandos a uma acção ..................................................................................... 24
F. Alterar ou consultar o estado / percurso de uma acção..................................................... 24
VIII. Formandos e inscrições....................................................................................................... 25
A. Adicionar nova inscrição de formando não existente na plataforma ................................ 25
B. Adicionar nova inscrição de formando existente na plataforma ....................................... 27
C. Adicionar um formando a uma acção de formação ........................................................... 27
IX. Gestão de inscrições.............................................................................................................. 29
A. Adicionar um formando inscrito a uma acção de formação .............................................. 30
B. Editar a ficha individual de um formando .......................................................................... 30
C. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando não associado a uma acção....... 31
D. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando associado a uma acção ............. 31
E. Proceder à avaliação e certificação de um formando ........................................................ 31
X. Utilizadores............................................................................................................................. 33
A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos ...................................................... 33
B. Editar um utilizador já existente e redefinir respectivos acessos ...................................... 33
XI. Alterar ou recuperar senha................................................................................................... 34
XI. Serviços de apoio................................................................................................................... 35
Anexo 1 – Percurso de uma acção e respectivos estados .......................................................... 36
Anexo 2 – Ícones utilizados na plataforma e seu significado ..................................................... 37
Anexo 3 – Informação acerca do registo do documento de identificação ................................. 38

3 de 39
4 de 39
I. Nota preliminar

A área reservada do Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa


(SIGO) constitui-se como uma ferramenta de apoio ao registo da actividade das
Entidades que desenvolvam ofertas educativas e formativas para adultos i.e.
operadores do Sistema Nacional de Qualificações de acordo com o Decreto-Lei nº
396/2007.

Este guia visa, portanto, prestar apoio e esclarecimentos quanto à utilização do SIGO
na gestão do registo das actividades destas entidades nas suas diversas etapas de
intervenção no que às formações previstas na Portaria nº 474/2010 de 8 de Julho, diz
respeito.

No sentido de melhorar a monitorização e acompanhamento da oferta educativa e


formativa de adultos, este sistema constitui-se como um instrumento de informação e
gestão fundamental, tanto para as entidades promotoras/formadoras, como para os
organismos centrais e estruturas regionais do Ministério do Trabalho e da
Solidariedade Social e do Ministério da Educação.

A. Utilizadores registados – deveres e recomendações:

O acesso à área reservada é efectuado através das credenciais de acesso originalmente


atribuídas pela entidade gestora da plataforma – GEPE - Gabinete de Estatística e
Planeamento da Educação –, as quais permitem a criação de novos utilizadores.

A partir do momento em que uma entidade é detentora das credenciais de acesso,


passa a ser integralmente responsável por todas as actividades que ocorram sob a sua
utilização, bem como por manter a confidencialidade das mesmas.

Em caso de suspeita de uso não autorizado de credenciais de acesso ou de qualquer


outra quebra de segurança, recomenda-se que informem imediatamente a ANQ ou o
GEPE. Para evitar a utilização não autorizada por terceiros, recomenda-se, ainda, que
no final de cada sessão se efectue saída da conta (logout) e se feche a janela do
navegador (browser).

A ANQ, em articulação com o GEPE, reserva-se o direito de suspender ou cancelar uma


conta de utilizador, caso verifique que a informação fornecida é falsa, incorrecta,
desactualizada, inadequada ou incompleta.

A suspensão ou cancelamento de uma determinada conta apenas ocorrerá após


notificação ao respectivo utilizador.

A actualização dos dados constantes do SIGO deve ser garantida no prazo máximo de
dez dias após o final de cada mês.

5 de 39
B. Política de Privacidade e Segurança:

Os dados constantes do Sistema serão respeitados ao abrigo do previsto na Lei de


Protecção de Dados Pessoais – Lei nº 67/98, de 26 de Outubro.

Com vista a garantir a qualidade e integridade da informação fornecida, foram


implementadas as medidas necessárias, tanto a nível tecnológico como organizacional,
de forma a assegurar que a informação seja segura, precisa, actualizada e completa.

De igual modo, os dados registados nos servidores estão sempre protegidos pelas
credenciais de acesso (login e password) que identificam o respectivo utilizador, para
maior segurança.

6 de 39
II. Introdução

Neste guia apenas abordaremos os aspectos que se prendem exclusivamente com o


registo das formações certificadas não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações,
pelo que, ao contrário de outros guias já disponibilizados, não iremos percorrer todos
os itens do menu dado a informação relativa aos mesmos ser idêntica ou não se aplicar
neste caso.

Apenas faremos referência a itens já abordados noutros guias quando os mesmos


tiverem pertinência para o registo das formações certificadas não inseridas no
Catálogo Nacional de Qualificações.

7 de 39
III. Identificação

Aqui estão registados os dados de identificação da entidade formadora. Devem estes


dados ser confirmados.

É também nesta área que se poderá fazer o upload do logótipo da entidade para que o
mesmo possa posteriormente sair automaticamente aquando da emissão dos
certificados. Para tal, basta clicar em “Procurar” para descarregar o logótipo
directamente do computador.

Dados de identificação da entidade: upload do logótipo

O logótipo deverá obedecer aos requisitos indicados e ficará localizado no canto


superior direito do certificado.

Se se pretender substituir um logótipo já carregado, basta repetir o procedimento


descrito acima.

8 de 39
Caso pretendam eliminar um logótipo já carregado, deverão clicar em “Apagar”.

Dados de identificação da entidade: remoção do logótipo

9 de 39
IV. Recursos humanos

O elemento que exercer a função de responsável deverá constar do item “Equipa”.

Antes de se adicionar um responsável à equipa, caso não se encontre já registado,


deverá o mesmo ser localizado na bolsa de recursos humanos através do item
“Pesquisar”. A pesquisa pode ser efectuada através de diferentes variáveis
isoladamente ou cruzando critérios (nome, parte de nome, nº de identificação fiscal,
data de nascimento).

Pesquisar recursos humanos

Se o elemento a adicionar estiver já registado (aparecerá na lista de resultados) basta


aceder a “Adicionar à Equipa” (coluna do lado direito da lista).

 Procedimentos passo a passo

A. Adicionar novo elemento à equipa e definir as respectivas funções:

1) Aceder a “Pesquisar” e localizar o elemento a adicionar através de uma das


variáveis disponíveis no formulário (nome, parte de nome, nº de identificação
fiscal, data de nascimento) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis
para evitar erros no registo.
2) Caso a pesquisa não devolva resultados devem seguir os passos a partir de 3);
caso o sistema verifique a existência do elemento os procedimentos devem ser
os descritos a partir de 9).
3) “Adicionar Recurso Humano”.
4) Preencher todos os campos da ficha individual.
5) Efectuar o upload do Curriculum Vitæ1, clicando em “Procurar” para
descarregar o respectivo ficheiro directamente do computador.
6) Gravar e voltar.
7) Efectuar o procedimento descrito em 1).
8) Clicar em “Adicionar à Equipa” (última coluna do lado direito da linha de
resultados).
9) Preencher todos os campos base obrigatórios da ficha de funções.
10) Gravar e voltar.

1
O CV, seja qual for o tipo de ficheiro a carregar no sistema, não poderá ultrapassar 1MB.

10 de 39
Ao gravar, o elemento fica automaticamente agregado à equipa da entidade
formadora.

11) “Adicionar Função”.


12) Preencher todos os campos.
13) Gravar e voltar.

B. Definir novas funções para um elemento pertencente à equipa:

1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao


elemento da equipa para o qual se pretende definir novas funções.
2) “Adicionar Função”.
3) Preencher todos os campos3.
4) Gravar e voltar.

C. Editar ficha individual de um elemento pertencente à equipa:

1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao


elemento da equipa pretendido.
2) “Editar Recurso Humano” clicando no ícone (lápis).
3) Alterar os campos pretendidos.
4) Gravar e voltar.

D. Editar informação da ficha de funções de um elemento pertencente à equipa:

1) Aceder ao item “Equipa” e clicar no ícone (chave inglesa) correspondente ao


elemento da equipa para o qual se pretende editar funções.
2) Clicar no ícone (lápis) da tabela das funções.
3) Alterar a informação pretendida.
4) Gravar e voltar.

A informação acerca do período de tempo (determinado pelas datas de início e de


cessação de funções) registada para o responsável, é decisiva para que se possa ou não
adicionar uma acção de formação.

Nota importante: É indispensável e obrigatório que as entidades tenham os dados


das equipas permanentemente actualizados.

11 de 39
V. Outra formação profissional: módulos

Para registar uma acção de formação certificada não inserida no Catálogo Nacional de
Qualificações há determinados procedimentos prévios a seguir. O 1º passa,
obrigatoriamente, pelo registo de módulos de formação e o 2º pelo registo do curso.

Menu: “Outra formação profissional”  “Módulos”

Um módulo de formação é visto como equivalente a uma UFCD do Catálogo Nacional


de Qualificações.

 Procedimentos passo a passo


A. Adicionar módulos:

1) Seleccionar o item “Módulos” constante do item do menu do lado esquerdo e


accionar “Adicionar módulo”.
2) Preencher todos os campos obrigatórios2 (indicados com asterisco). O código a
atribuir ao módulo a registar poderá e é desejável que seja o mesmo utilizado
na entidade, caso disponham de um sistema de codificação.
3) Determinar a duração (em horas e números inteiros) que o módulo terá e o
tipo de avaliação a que será sujeito. Estão disponíveis três tipos de avaliação:
sem avaliação, qualitativa e quantitativa.
4) Gravar e voltar.

Adicionar módulos

2
O campo “Área de formação” prevê um menu de opções pré-definidas, de acordo com a Classificação Nacional de Áreas de
Educação e Formação contemplada na Portaria nº 256/2005, de 16 de Março. A “Área de formação” seleccionada deve ter por
base os conteúdos previstos para cada módulo.

12 de 39
Uma vez gravado o módulo, os campos relativos ao código, à designação e à área de
formação não poderão ser alterados, mas caso a duração ou os conteúdos do módulo
se alterem, o campo descrição estará editável para o efeito, como se descreve em C..

B. Pesquisar módulos registados:

Os módulos já adicionados podem ser pesquisáveis através dos diferentes campos


disponíveis, podendo recorrer-se ao cruzamento de diferentes variáveis, facilitando
desta forma a localização do resultado pretendido.

No formulário de pesquisa de módulos é possível procurar, consultar e gerir os


diferentes módulos registados e seus respectivos estados (activo  ou não activo ).

Pesquisar módulos

O estado activo  ou não activo  é determinado pela entidade e este último estado
serve para indicar que determinado módulo deixou de ser ministrado (porque os seus
conteúdos se encontram desactualizados, porque deixou de fazer sentido no contexto
do plano de formação da entidade, entre outros motivos).

C. Editar ou eliminar módulos registados:

1) Seleccionar o item “Módulos” constante do item do menu do lado esquerdo.


2) “Pesquisar” o módulo através de uma das variáveis disponíveis no
formulário podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização.
3) Assim que for localizado o módulo pretendido, clicar no ícone (lápis) para
aceder ao registo. Como já referimos anteriormente, apenas a duração ou os
conteúdos podem ser alterados, ficando os restantes campos inactivos.

13 de 39
4) Se se pretender eliminar o módulo da bolsa, basta clicar no ícone
(borracha), mas apenas se o mesmo não se encontrar associado a nenhum
curso já concluído ou ainda a decorrer.

Editar módulos

14 de 39
VI. Outra formação profissional: cursos

Com esta funcionalidade permite-se às entidades sistematizar e gerir cursos das acções
de formação que oferecem. Um curso é fundamentalmente uma tipificação de nomes
de cursos, descrição sucinta de objectivos do mesmo e de algumas características
gerais de avaliação.

Menu: “Outra formação profissional”  “Cursos”

Para um curso terá sempre de ser definido um plano de formação, i.e., deve ser-lhe
associado um ou mais módulos de formação. Esse plano de formação pode ser
definido previamente ao registo da acção de formação (cf. B., página 16) ou apenas ser
determinado aquando da inserção da acção de formação (cf. VII. Acções de formação).

 Procedimentos passo a passo


A. Adicionar cursos:

1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item “Outra formação profissional”


do menu do lado esquerdo e accionar “Adicionar curso”.
2) Preencher todos os campos obrigatórios3 (indicados com asterisco). O código a
atribuir ao curso a registar poderá e é desejável que seja o mesmo utilizado na
entidade, caso disponham de um sistema de codificação.
3) Determinar se o curso “Exige nota final”  e/ou se “Exige validação curricular
completa” (), caso aplicável.
4) Gravar e voltar.

Uma vez gravado o curso, os campos relativos ao código, à designação e à área de


formação não poderão ser alterados, mas caso o tipo de avaliação ou os conteúdos do
curso se alterem, o campo descrição estará editável para o efeito, como se descreve
em D. (cf. página 18).

3
O campo “Área de formação” prevê um menu de opções pré-definidas, de acordo com a Classificação Nacional de Áreas de
Educação e Formação contemplada na Portaria nº 256/2005, de 16 de Março. A “Área de formação” seleccionada deve ter por
base os conteúdos previstos para cada curso, muito embora o mesmo possa conter módulos que pertençam a áreas diversas.
Poderá, a título de exemplo, existir um curso de armazenagem e conservação de produtos perecíveis, o qual será classificado na
área “541 - Indústrias alimentares” e o mesmo curso conter módulos de higiene e segurança no trabalho, estes últimos
classificados na área de “862 - Segurança e higiene no trabalho”.

15 de 39
Adicionar cursos

Se um curso for parametrizado para exigir nota final, tal significa que os módulos a ele
associados deverão ter avaliação quantitativa e deverá no fim ser apurada uma média.

Caso o curso seja parametrizado para exigir validação curricular completa, tal significa
que só se considerará a acção de formação concluída se todos os módulos que fazem
parte do curso forem concluídos com aproveitamento.

Os parâmetros acima indicados podem ser cumulativos.

Todavia, o curso pode não exigir nenhum dos parâmetros descritos.

B. Registar o plano de formação de um curso:

A partir do momento em que se grava um curso, (cf. A., página 15), é possível editá-lo,
ficando disponível um novo separador: Plano de formação.

Registar o plano de formação de um curso

16 de 39
Neste separador poderão ser adicionados os módulos previamente registados e que
farão parte do curso, como se descreve de seguida.

1) No separador Plano de formação seleccionar “Adicionar módulo”. Apenas


aparecerão os módulos que já foram previamente registados. Quando a lista
começar a ficar demasiado extensa, os módulos poderão ser localizados através
dos campos disponíveis no formulário de pesquisa.

Adicionar módulos ao curso

2) Seleccionar os módulos colocando o visto na quadrícula respectiva () e clicar


em “Adicionar módulos ao plano”. Ao adicionar o módulo ao plano de
formação do curso, o mesmo desaparece da lista anteriormente apresentada.
Podem ser seleccionados e adicionados mais do que um módulo em
simultâneo.
3) Para adicionar mais módulos ao plano de formação ao curso, basta repetir o
procedimento descrito em 2). Para localização de um módulo específico ou de
módulos de uma dada área de formação ou com determinadas características
(duração, tipo de avaliação), podem ser utilizados os campos do formulário e
“Pesquisar”. À medida que a bolsa de módulos registados for aumentando,
a listagem poderá tornar-se demasiado extensa para ser apresentada no ecrã,
pelo que utilizar a funcionalidade de pesquisa através do cruzamento de
variáveis disponíveis no formulário será uma necessidade.

Os módulos podem ser adicionados ao curso logo à partida, como já explicámos, ou


podem ser adicionados ao curso já na acção de formação (cf. VII. Acções de
formação).

Todavia, a vantagem de se adicionarem módulos a cursos à partida, prende-se com a


frequência com que os mesmos são ministrados, podendo assim as entidades dispor
de cursos com módulos pré-definidos.

17 de 39
Desta forma, quando for registada a acção de formação a plataforma importará
automaticamente o plano de formação associado ao curso ao invés de se estar a
adicionar módulos a um curso cada vez que se quer registar uma acção de formação.

C. Pesquisar cursos registados:

Os cursos já adicionados podem ser pesquisáveis através dos diferentes campos


disponíveis, podendo recorrer-se ao cruzamento de diferentes variáveis, facilitando
desta forma a localização do resultado pretendido.

No formulário de pesquisa de cursos é possível procurar, consultar e gerir os diferentes


cursos registados e seus respectivos estados (activo  ou não activo ).

Pesquisar cursos

O estado activo  ou não activo  é determinado pela entidade e este último estado
serve para indicar que determinado curso deixou de ser ministrado (porque os seus
conteúdos se encontram desactualizados, porque deixou de fazer sentido no contexto
do plano de formação da entidade, entre outros motivos).

D. Editar ou eliminar cursos registados:

1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item do menu do lado esquerdo.


2) “Pesquisar” o curso através de uma das variáveis disponíveis no formulário
podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização.
3) Assim que for localizado o curso pretendido, clicar no ícone (lápis) para
aceder ao registo. Como já referimos anteriormente, apenas os objectivos e o
tipo de avaliação podem ser alterados, ficando os restantes campos inactivos.
4) Se se pretender eliminar o curso, basta clicar no ícone (borracha), mas
apenas se o mesmo não se encontrar associado a nenhuma acção de formação
já concluída ou ainda a decorrer.

E. Eliminar módulos associados a cursos registados:

1) Seleccionar o item “Cursos” constante do item do menu do lado esquerdo.


2) “Pesquisar” o curso através de uma das variáveis disponíveis no formulário
podendo estas variáveis ser cruzadas para facilitar a sua localização.

18 de 39
3) Assim que for localizado o curso pretendido, clicar no ícone (lápis) para
aceder ao registo.
4) Aceder ao separador Plano de formação e clicar no ícone (cruz)
correspondente ao módulo que se pretende desassociar do curso.

Eliminar módulos associados a cursos registados

Este procedimento não eliminará o módulo da bolsa criada, mas apenas o retirará do
plano de formação do curso em causa.

19 de 39
VII. Acções de formação

Através dos diferentes campos disponíveis no formulário de pesquisa de acções de


formação é possível procurar, consultar e gerir as diferentes acções existentes na
entidade e seus respectivos estados.

Pesquisar e gerir acções de formação

A pesquisa foi pensada para limitar a procura de uma ou mais acções de formação com
base no cruzamento de diferentes variáveis, facilitando desta forma a localização do
resultado pretendido. É de referir que determinados campos do formulário vão sendo
disponibilizados à medida que se efectua o respectivo preenchimento.

Adicionar nova acção

É também nesta área que é possível o registo de novas acções de formação


accionando “Adicionar Acção”.

20 de 39
O “Adicionar Acção” levar-nos-á a um novo ecrã onde ficarão disponíveis os vários
tipos de acções que podem ser registados pela entidade.

Seleccionar o tipo de acção de formação a registar

O registo de informação de uma acção de formação certificada não inserida no


Catálogo Nacional de Qualificações encontra-se distribuído por diferentes separadores
que vão aparecendo à medida que se vai preenchendo os dados.

Separadores de uma acção

Apenas será possível gravar a acção de formação se o responsável estiver definido tal
como descrito em IV. Recursos humanos.

 Procedimentos passo a passo

A. Adicionar os dados base de uma acção:

1) Preencher os campos obrigatórios constantes do separador Curso. Apenas


aparecerão as áreas de formação relacionadas com os cursos registados e que
foram parametrizadas anteriormente.
2) Caso a formação decorra numa entidade externa, assinalar a quadrícula
correspondente () e preencher os dados específicos da entidade.

Após a gravação ( ) dos dados base da acção, o sistema gera automaticamente o


respectivo código administrativo e mostra os separadores seguintes, os quais devem
ser percorridos para preenchimento dos dados específicos da acção em causa.

21 de 39
Registar os dados base da acção

B. Confirmar os dados da entidade e seu responsável:

No separador Entidade devem ser confirmados os dados da entidade formadora e do


responsável, os quais serão preenchidos automaticamente pela plataforma.

Confirmar os dados da entidade e seu responsável

22 de 39
C. Registar o plano de formação da acção:

Se o curso tiver módulos previamente associados, o sistema mostrará o plano de


formação, pré-definido, ao qual podem ser retirados módulos e/ou serem
acrescentados outros.

Plano de formação com módulos pré-definidos

Caso o curso não tenha módulos, os mesmos podem ser adicionados nesta fase. Para
tal, deverão ser seguidos os procedimentos abaixo.

1) Seleccionar “Adicionar módulo”. Apenas aparecerão os módulos que já


foram previamente registados. Quando a lista começar a ficar demasiado
extensa, os módulos poderão ser localizados através dos campos disponíveis no
formulário de pesquisa.

Plano de formação sem módulos pré-definidos

23 de 39
2) Seleccionar os módulos colocando o visto na quadrícula respectiva () e clicar
em “Adicionar módulos ao plano”. Ao adicionar o módulo ao plano de
formação do curso, o mesmo desaparece da lista anteriormente apresentada.
Podem ser seleccionados e adicionados mais do que um módulo em
simultâneo.
3) Para adicionar mais módulos ao plano de formação ao curso, basta repetir o
procedimento descrito em 2). Para localização de um módulo específico ou de
módulos de uma dada área de formação ou com determinadas características
(duração, tipo de avaliação), podem ser utilizados os campos do formulário e
“Pesquisar”. À medida que a bolsa de módulos registados for aumentando,
a listagem poderá tornar-se demasiado extensa para ser apresentada no ecrã,
pelo que utilizar a funcionalidade de pesquisa através do cruzamento de
variáveis disponíveis no formulário será uma necessidade.

D. Submeter uma acção:

No separador Estados clicar em “Submeter Acção de Formação”. Apenas após este


procedimento, é que é mostrado o separador Formandos e poderão ser adicionados
formandos à acção.

E. Adicionar formandos a uma acção:

Para adicionar formandos a uma acção, deverão ser observados os passos descritos no
capítulo seguinte (VIII. Formandos e inscrições).

F. Alterar ou consultar o estado / percurso de uma acção:

É no separador Estados que vão sendo registadas todas as fases por que passa uma
acção de formação, desde a submissão até à sua conclusão.

É ainda nesta área que se poderá submeter uma acção de formação ( ), tal como
indicado em D., colocar uma acção em funcionamento ( ), cancelar uma acção ( ) ou
concluir uma acção ( ).

Gostaríamos de sublinhar que não será possível colocar uma acção no estado
“Concluída” sem que todos os formandos nela inscritos tenham os respectivos
processos encerrados (no estado “Certificado”).

Salientamos, ainda, que a conclusão de uma acção veda o acesso à mesma, pelo que se
pressupõe que todos os formandos participantes foram nela integrados e os
respectivos processos concluídos.

24 de 39
VIII. Formandos e inscrições

Nesta área aplica-se o conceito de ficha única para registo dos formandos, a qual
poderá ser mobilizada para diferentes percursos de qualificação/frequência de
diferentes modalidades de educação-formação, em diferentes períodos de tempo e
em diferentes entidades (i.e., não há necessidade de preencher novamente a ficha
individual para um formando que já se encontre registado no sistema, evitando-se
assim a repetição e, por vezes, a diferença nos dados base).

O 1º passo antes de se proceder à inscrição de qualquer formando é verificar se o


mesmo já se encontra registado no sistema. Para tal é possível e desejável utilizar
diferentes critérios para pesquisar um formando, podendo estes ser utilizados
separadamente ou de forma combinada (nome, parte de nome, nº de identificação,
etc.).

Os resultados devolvidos permitem verificar se o formando se encontra registado no


sistema e se o seu estado actual permite ou não uma nova inscrição.

Tendo em conta a existência da ficha individual, é possível, tal como indicado


anteriormente, “Pesquisar” os formandos por nº SIGO, nº de identificação, nome
ou parte de nome e data de nascimento ou cruzando estas variáveis.

Se o formando estiver já registado (aparecerá na lista de resultados) basta aceder a


“Inscrições” (coluna do lado direito da lista).

Pesquisar formandos

 Procedimentos passo a passo

A. Adicionar nova inscrição de formando não existente na plataforma:

1) Pesquisar o adulto através de uma das variáveis disponíveis no formulário (nº


SIGO, nº de identificação, data de nascimento, nome completo ou parte do
nome) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis para evitar erros no
registo.
2) Caso a pesquisa não devolva resultados devem “Adicionar Formando”.

25 de 39
Pesquisar formandos: sem resultados

3) Preencher todos os campos da ficha individual4.


4) Gravar e voltar.
5) Clicar em “Inscrições” (última coluna do lado direito da linha de resultados).

Consultar inscrições de um formando

6) Adicionar “Nova Inscrição” ( ).

Consultar ou registar inscrições de um formando

7) Seleccionar a modalidade de entre as opções apresentadas.


8) Preencher todos os campos obrigatórios da ficha de inscrição. Por defeito, o
sistema apresenta a data actual, pelo que a mesma deverá alterada para que se
situe entre a data de início e fim da acção e seja possível, posteriormente, a
associação do formando à acção pretendida.
9) Gravar e voltar.

4
Lembramos que todos os dados da ficha individual dos candidatos são passíveis de alteração enquanto o respectivo processo
estiver activo, à excepção do nº de identificação. Para mais informações acerca do registo do nº de identificação, deve ser
consultado o anexo 3 deste guia.

26 de 39
B. Adicionar nova inscrição de formando existente na plataforma:

1) Pesquisar o adulto através de uma das variáveis disponíveis no formulário (nº


SIGO, nº de identificação, data de nascimento, nome completo ou parte do
nome) podendo e sendo desejável cruzar estas variáveis para evitar erros no
registo de um processo.
2) Clicar em “Inscrições” (última coluna do lado direito da linha de resultados).
3) Adicionar “Nova Inscrição”.
4) Seleccionar a modalidade de entre as opções apresentadas.
5) Preencher todos os campos obrigatórios da ficha de inscrição. Por defeito, o
sistema apresenta a data actual, pelo que a mesma deverá alterada para que se
situe entre a data de início e fim da acção e seja possível a associação do
formando à acção pretendida.
6) Gravar e voltar.

Ao gravar, o formando fica automaticamente inscrito na entidade. O preenchimento


de informação mais específica no que diz respeito à inscrição efectuada pode ser feito
de imediato ou posteriormente, devendo o formando, neste último caso, ser
pesquisado tal como se explica no capítulo seguinte (IX. Gestão de inscrições).

O registo de informação de uma inscrição encontra-se distribuído por diferentes


separadores que vão aparecendo à medida que se vai preenchendo os dados.

Separadores da inscrição de um formando

1) No separador Situação profissional preencher os campos obrigatórios e gravar


( ).
2) O separador Outros dados apenas deverá ser preenchido caso exista algum
protocolo ou se o formando for portador de deficiência, servindo esta
informação exclusivamente para fins estatísticos.

C. Adicionar um formando a uma acção de formação:

1) Verificar se a data de inscrição do formando se situa entre a data de início e fim


da acção para que seja possível a associação do mesmo à acção pretendida.
2) No separador Plano de Formação, clicar em “Adicionar Acção de Formação”.
3) Apenas aparecerão as acções de formação que se situem temporalmente no
período a que diz respeito a data de inscrição registada, que se enquadrem na
tipologia em causa e que estejam no estado “Submetida” ou “Em
Funcionamento”.
4) Clicar em (última coluna do lado direito) correspondente à acção de
formação que se pretende seleccionar.
5) Seleccionar os módulos que o formando irá desenvolver ().
6) Gravar e voltar.

27 de 39
Ao gravar, o formando fica automaticamente associado à acção de formação
seleccionada.

O separador Certificação só ficará disponível quando a acção estiver no estado “Em


funcionamento”. É nesta área que será possível indicar quais os módulos que o
formando concluiu com aproveitamento e posteriormente finalizar a respectiva
avaliação. Para proceder a esse registo deverão aceder ao item “Gestão de inscrições”
(cf. IX. Gestão de inscrições).

28 de 39
IX. Gestão de inscrições

Aqui se pesquisam formandos previamente inscritos e se associam as respectivas


inscrições às acções existentes, tal como descrito em VIII. Formandos e inscrições.

Esta área permite, por um lado, a localização de um determinado formando, mesmo


que não se saiba à partida a acção na qual o mesmo se encontra inserido, ou, por
outro, associar um determinado formando a uma acção.

Está disponível a pesquisa simples (que aparece por defeito) e a pesquisa avançada.

A pesquisa simples contempla os campos mais importantes e é através desta que se


pode localizar um formando específico para o mobilizar para uma determinada acção
de formação ou consultar e gerir o seu processo na acção.

Pesquisar e gerir inscrições: pesquisa simples

A pesquisa avançada foi pensada para localizar um ou mais formandos com base no
cruzamento de diferentes variáveis, designadamente modalidade, qualificação, data,
entre outras.

Pesquisar e gerir inscrições: pesquisa avançada

Para mobilizar uma inscrição de um determinado formando para uma acção, o


primeiro passo é localizá-lo na lista de adultos que foram previamente inscritos na
entidade. Por conseguinte, deve ser efectuada uma pesquisa que deverá ter em conta
as variáveis disponíveis no formulário, de modo a localizar mais facilmente um dado
formando.

29 de 39
Pesquisar e gerir inscrições: resultados

A partir do momento em que o formando é localizado na lista de resultados, o


procedimento para aceder ao respectivo processo, quer para editar informação
relativa aos dados pessoais e/ou de inscrição, quer para registar acções, deve ter em
conta os passos que a seguir se descrevem.

 Procedimentos passo a passo

A. Adicionar um formando inscrito a uma acção de formação:

1) Verificar se a data de inscrição do formando se situa entre a data de início e fim


da acção para que seja possível a associação do mesmo à acção pretendida.
2) No separador Plano de Formação, clicar em “Adicionar Acção de Formação”.
3) Apenas aparecerão as acções de formação que se situem temporalmente no
período a que diz respeito a data de inscrição registada, que se enquadrem na
tipologia em causa e que estejam no estado “Submetida” ou “Em
Funcionamento”.
4) Clicar em (última coluna do lado direito) correspondente à acção de
formação que se pretende seleccionar.
5) Seleccionar os módulos que o candidato irá desenvolver ().
6) Gravar e voltar.

Ao gravar, o formando fica automaticamente associado à acção de formação


seleccionada.

Caso seja necessário proceder a alguma alteração na ficha de inscrição de um


formando ou mesmo eliminá-la, devem ser tidos em conta os procedimentos
seguintes, de acordo com cada situação específica.

B. Editar a ficha individual de um formando:

1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (última coluna


do lado direito) para aceder ao respectivo processo.
2) Uma vez no processo, é possível “Editar Formando” localizado do lado
direito por cima dos separadores da inscrição do formando.

30 de 39
C. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando não associado a uma
acção:

1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (última coluna


do lado direito) para aceder ao respectivo processo.
2) Editar dados da inscrição ou eliminar ficha clicando em “Apagar inscrição”.
3) Gravar ou confirmar.

D. Editar ou eliminar a ficha de inscrição de um formando associado a uma acção:

1) Na linha correspondente ao formando pretendido, clicar em (última coluna


do lado direito) para aceder ao respectivo processo.
2) Uma vez no processo, é possível “Limpar acção” localizado do lado direito
por cima dos separadores da inscrição do formando.
3) Confirmar.
4) Editar dados da inscrição ou eliminar ficha clicando em “Apagar inscrição”.
5) Gravar ou confirmar.
6) Repetir os procedimentos descritos em A. (cf. página 30)

E. Proceder à avaliação e certificação de um formando:

O separador Certificação só ficará disponível quando a acção estiver no estado “Em


funcionamento”. É nesta área que será possível indicar quais os módulos que o
formando concluiu com aproveitamento, registar a nota se for caso disso, e
posteriormente finalizar a respectiva avaliação.

Se o formando tiver avaliação com aproveitamento, terá direito ao correspondente


certificado dos módulos que tiver concluído, pelo que no separador Certificação que
consta do respectivo processo, deverão ser assinalados os módulos concluídos,
respectivas notas, se aplicável, e finalizar a certificação. O sistema emitirá o
correspondente certificado de formação profissional.

A data da certificação corresponde, regra geral, à data de fim da acção, a não ser que o
formando certifique alguns módulos e desista antes da acção terminar. Neste último
caso, a data da certificação a registar deverá ser aquela em que o formando formalizou
a sua desistência. O sistema emitirá o correspondente certificado de formação
profissional apenas com os módulos concluídos até essa data, salvo se o curso exigir
validação curricular completa (cf. página 16), se não tiver tido aproveitamento ou nota
positiva (no caso dos cursos que tenham avaliação quantitativa).

Salientamos que a plataforma emite sempre uma mensagem de alerta para que se
confirme o resultado da certificação e respectiva data de conclusão. Caso o resultado
apresentado não corresponda ao esperado, não deve ser confirmada a mensagem,
clicando em “Voltar”, de forma a que possa ser revista a informação inserida
previamente.

31 de 39
Alerta de certificação

Uma vez confirmada a mensagem de alerta ( “Gravar”), o procedimento é


irreversível, pelo que se deve ter a máxima atenção neste registo.

Lembramos que os registos das formações efectuadas ao abrigo Portaria nº 474/2010,


de 8 de Julho dizem exclusivamente respeito a formação certificada não inserida no
Catálogo Nacional de Qualificações realizada com aproveitamento.

Caso algum formando registado não se enquadre neste cenário, deverá o mesmo ser
retirado da acção, devendo ser seguidos os procedimentos descritos em C. ou D. (cf.
página 31), consoante a situação aplicável.

32 de 39
X. Utilizadores

Esta secção é de acesso exclusivo àqueles que possuem perfil de administrador, ou


àqueles a quem estes derem essa permissão. Através das suas credenciais de acesso,
o(s) administrador(es) têm a possibilidade de criar novos utilizadores e definir a que
itens do menu estes poderão ter acesso.

Ao criar um novo utilizador deve-se verificar se o nome a atribuir se encontra


disponível, já que este deve ser único no sistema, da mesma forma que ao criarmos
uma conta de e-mail de hotmail, por exemplo, a mesma não pode ser repetida. Por
esta mesma razão, uma vez gravado, o nome atribuído ao utilizador não pode ser
alterado. O utilizador criado deve estar sempre associado a um elemento da equipa.

Após a criação do utilizador deve-se passar à definição dos acessos, i.e., devem ser
seleccionados os itens do menu nos quais o utilizador em questão poderá entrar.

 Procedimentos passo a passo

A. Criar um novo utilizador e definir respectivos acessos:

1) Aceder ao item “Utilizadores” do menu.


2) Adicionar utilizador ( ).
3) Preencher o nome de utilizador pretendido e verificar a disponibilidade do
mesmo ( ).
4) Preencher os campos obrigatórios (o utilizador deve ficar associado ao
elemento da equipa correspondente, disponível na lista).
5) Gravar e voltar.
6) Na linha correspondente ao utilizador clicar no ícone (boneco verde com
chave inglesa).
7) Seleccionar o(s) acesso(s) que se pretende atribuir ao utilizador em questão.
8) Gravar e voltar.

B. Editar um utilizador já existente e redefinir respectivos acessos:

1) Aceder ao item “Utilizadores” do menu.


2) Clicar no ícone (lápis).
3) Editar informação pretendida.
4) Gravar e voltar.
5) Na linha correspondente ao utilizador clicar no ícone (boneco verde com
chave inglesa).
6) Editar informação pretendida.
7) Gravar e voltar.

Sempre que um utilizador deixe de fazer parte da equipa da entidade, o seu acesso
deve ser desactivado, bastando para tal seguir os passos indicados em B. e aceder à
conta de utilizador, clicando no ícone (lápis) e desmarcar o campo “activo” ().
33 de 39
XI. Alterar ou recuperar senha

Cada utilizador terá a possibilidade de alterar, a qualquer momento, a sua password de


acesso, mas não o seu perfil de utilizador. Este último apenas poderá ser alterado pelo
utilizador da entidade com perfil de administrador, tal como indicado em X.
Utilizadores.

Existe também a funcionalidade “Recuperar Senha”, disponível na página de entrada


da área reservada. O sistema cria automaticamente uma nova senha que é enviada
para a morada de e-mail especificada na conta do utilizador. Aconselhamos a efectuar
a alteração de senha após o 1º registo com a nova.

Recuperar Senha

34 de 39
XI. Serviços de apoio

 Centro de Atendimento Novas Oportunidades ANQ, I.P.


Serviço que funciona via telefone, de segunda a sexta-feira, das 10.00 às 18.00 horas.
Visa prestar esclarecimentos de carácter técnico-pedagógico, nomeadamente no que
diz respeito aos registos na plataforma SIGO.

Telefone – 707 24 2004


E-mail – modalidades.sigo@anq.gov.pt
URL – http://www.anq.gov.pt

 GEPE – Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação – equipa SIGO


Entidade que administra a componente tecnológica da plataforma SIGO, à qual devem
ser reportados problemas exclusivamente de ordem técnica que impossibilitem o
funcionamento da plataforma SIGO, para posterior resolução.

E-mail – sigo@gepe.min-edu.pt
URL – http://www.gepe.min-edu.pt

35 de 39
Anexo 1 – Percurso de uma acção e respectivos estados

ESTADO  SIGNIFICADO
5
Intenção  Registo da acção com os dados base
67
Submetida  Submissão da acção
A acção encontra-se a decorrer (estado despoletado pela
Em funcionamento7 
entidade)
Concluída  A avaliação dos formandos foi terminada: fim da acção
A acção pode ser cancelada a qualquer momento se não
se verificarem as condições necessárias à sua realização e
Cancelada 
desde que a mesma não se encontre no estado “Em
funcionamento”

5
Neste estado é possível apagar a acção.
6
Neste estado é possível cancelar a acção.
7
Este estado permite adicionar formandos à acção.

36 de 39
Anexo 2 – Ícones utilizados na plataforma e seu significado
Estão disponíveis nos respectivos ecrãs um conjunto de ícones que permitem executar
directamente as acções que se identificam de seguida:

- edita informação

- elimina informação

- adiciona registos

- ordena os dados da coluna

- regressa à página anterior

- grava informação / finaliza certificação

- apaga informação

- regista/edita morada

- edita funções dos elementos da equipa

- define acessos dos utilizadores

- pesquisa

- consulta um registo

- avança para a página seguinte da listagem

- avança para a última página da listagem

- retrocede para a 1ª página da listagem

- retrocede para a página anterior da listagem

5 Go
Page: of 6 - avança ou retrocede para uma página concreta da listagem

- documentos associados à formação

- calcula resumo de indicadores por estado, no momento

- exporta para uma folha de cálculo os resultados de uma pesquisa com uma ou várias variáveis

- selecciona uma acção de formação

- submete uma acção de formação

- coloca uma acção de formação em funcionamento

- cancela uma acção de formação

- conclui uma acção de formação

37 de 39
Anexo 3 – Informação acerca do registo do documento de identificação

 Nº de identificação civil: este tipo de documento (exclusivo a cidadãos nacionais) é


comum ao antigo bilhete de identidade de cidadão nacional e ao actual cartão de
cidadão.

Preencher campo do documento nº de identificação civil: bilhete de identidade

Os detentores do bilhete de identidade de cidadão nacional apenas preenchem o 1º


campo do nº de identificação, devendo o 2º campo ser mantido em branco.

Dos campos numéricos que fazem parte do bilhete de identidade de cidadão nacional
apenas deve ser registado o campo indicado com Nº, devendo ser ignorado o dígito de
controlo, já que o mesmo não faz parte daquele campo.

Informação inscrita no verso do bilhete de identidade de cidadão nacional

Campo do nº de identificação Campo do dígito de controlo


Campos numéricos

38 de 39
Preencher campo do documento nº de identificação civil: cartão de cidadão

Para os formandos que sejam detentores do actual cartão de cidadão, dever-se-á


preencher os dois campos correspondentes ao nº de identificação (1º campo)
acrescidos dos 4 dígitos (2º campo) que compõem o nº do documento. O
preenchimento do nº mantém-se como até aqui, sendo colocados, automaticamente,
pelo sistema os zeros à esquerda que compõem o nº do cartão de cidadão (se
aplicável).

Informação inscrita na frente do cartão do cidadão

 Nº de identificação militar: este tipo de documento (exclusivo a cidadãos nacionais)


restringe-se aos membros do corpo permanente do Exército, da Marinha, da Força
Aérea e da Guarda Nacional Republicana, embora se privilegie sempre a identificação
civil, de modo a evitar inscrições em duplicado.

 Passaporte: este tipo de documento deverá ser registado para os cidadãos


estrangeiros com visto legal de entrada em território nacional e que aguardam pela
autorização de residência (cf. ponto seguinte) por parte das autoridades competentes.

 Autorização de residência: este tipo de documento, que designámos por


autorização de residência, destina-se a abarcar todos os diferentes tipos existentes, os
quais atestam a legalidade da permanência dos cidadãos estrangeiros em território
nacional, nomeadamente:

• Autorização de residência temporária


• Autorização de residência permanente
• Estatuto de residente de longa duração
• Cartão de residente de familiar da União Europeia
• Certificado de registo de cidadão da União Europeia
• Título de refugiado
• Cartão do Ministério dos Negócios Estrangeiros (aplicável apenas aos
funcionários dos consulados e embaixadas com representação em
Portugal)

39 de 39