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ADMINISTRACIÓN EN UNA PÁGINA ENFOCADO A LA GESTIÓN DE VENTAS

INTRODUCCIÓN
El presente ensayo tiene como objetivo analizar el libro “Administración en una
página” de Riaz Khadem y Robert Lorber, donde se muestra a través de una
historia, la importancia del uso correcto de la información y cómo ésta puede ser la
herramienta más importante para una empresa; el análisis que se desarrolla en las
siguientes páginas va enfocado en la gestión de ventas.
Los autores proponen un modelo de análisis y manejo de la información que se
denomina “Administración en una página” el cual puede ser implementado por
todos los empleados, desde los cargos más altos hasta los más bajos, con el fin
de contribuir con el éxito de la empresa. Éste modelo se compone de tres tipos de
informes: el informe de enfoque, el informe de retroalimentación y el informe de
gestión. Estos tres tipos de informe son suficientes para identificar el estado actual
de la empresa o del cargo desempeñado dentro de ésta, la mejora continua de los
mismos y hacia donde se quiere llegar, permitiendo así el éxito de la compañía en
cada una de sus áreas, como gerencia, producción, ventas, entre otras; siendo el
área de gestión de ventas el enfoque principal de éste ensayo.
La historia se relata a través de un ejemplo simple de cómo se puede utilizar bien
los recursos en cuanto a la información que se puede manejar. Es un sistema
sencillo del manejo de la información con la que puede contar una empresa y
cómo se puede utilizar de la mejor manera para organizar cualquier compañía y
buscar el beneficio para ésta sin pasar por encima de la ética laboral.

DESARROLLO
El informe de enfoque ayuda a definir según cada cargo, persona y perspectivas lo
que significa el éxito, ya que, lo que para unos se considera éxito, para otros
puede no ser relevante. Para lograr una clara estructuración de dicho informe, se
entra a evaluar diferentes aspectos importantes, como son: “los cuatro pasos
sencillos: Paso 1: Conozca sus relaciones importantes:. Paso 2: Defina las áreas
de éxito desde varios puntos de vista. Paso 3: Identifique los factores críticos de
éxito para las áreas de éxito. Paso 4: Determine la fuente de los datos para cada
factor crítico de éxito.” En el paso 1 lo que se busca es identificar el entorno, para
tener claro quiénes son los clientes, proveedores, colaboradores y personas que
afectan el logro del éxito. El siguiente paso busca definir más a fondo los
diferentes aspectos que afectan el éxito, lo que junto significa la consecución del
mismo. El paso 3 es entrar aún más en detalle en cada uno de estos aspectos y el
cuarto paso, consiste en identificar de donde sale la información, ya que de ésta
depende el resultado final.
Si bien, tener clara la información permite vislumbrar un horizonte mucho más
claro, es necesario identificar en qué estado o posición se encuentra en el
momento y plantearse metas alcanzables pero ambiciosas, siendo éstas uno de
los aspectos más importantes y de mayor cuidado al momento de realizar el
informe, ya que, es la que permite medir el alcance del éxito posterior; debido a
esto, la estrategia que se usa para el planteamiento de las metas es hacerlo en
diversos niveles como sigue: una primer meta que es la mínima, la cual se
consigue con el mínimo esfuerzo; una segunda que es satisfactoria, indica lo cerca
que se está de alcanzar la tercer meta, que es la verdaderamente satisfactoria y
retadora; todas estas planteadas para ser logradas dentro de un corto plazo.
El segundo informe, permite supervisar el progreso en la trayectoria hacia el éxito,
identificando los factores que estén mejor, en un categoría de “buenas noticias” y
los factores que están debajo de las metas mínimas, se categorizan como “malas
noticias”, todo esto en comparación del estado actual contra el nivel mínimo
deseado, con ello es fácil ver en qué áreas se está alcanzando las metas y en
cuáles no. Cabe mencionar que este informe ayuda a identificar las fortalezas y
debilidades, permitiendo ver más fácilmente los aspectos positivos o logros para
no dejarlos desapercibidos y así reconocerlos con el fin de que sigan creciendo,
dado que obtuvieron el reconocimiento merecido, ya que como bien lo mencionan
en el libro “si pasas por alto el buen desempeño, este no podrá mantenerse”. Para
garantizar la viabilidad de este informe se hace necesario añadir dos aspectos
fundamentales que son, periodos consecutivos y tendencias; los periodos
consecutivos indican durante cuantos periodos el estado de los factores ha estado
en esa zona y la tendencia indica si va o no, en la dirección correcta, es decir,
hacia el logro de las metas.
El tercer y último informe, llamado informe de gestión, es la concatenación de los
informes, consiste en cuatro cuadrantes; el cuadrante superior, el cual es para las
excepciones positivas, el inferior para las negativas, el del lado derecho para los
subalternos directos y el del lado izquierdo para subalternos indirectos. En cada
cuadrante se destacan por buenos o deficientes desempeños, así las que sean
reportadas hasta el nivel jerárquico más alto y en periodos consecutivos, son las
que hay que atender para realizar medidas correctivas o dar el reconocimiento por
el buen desempeño que se ha llevado. De este modo no se pasa por
desapercibido ningún elemento destacable tanto positivo como negativo, se va
teniendo la retroalimentación de los niveles de satisfacción de nuestros factores de
éxito y se va mejorando cada día que es finalmente lo que se busca para continuar
a la vanguardia.
Este sistema de administración es implementado por el gerente, quien necesitaba
darle un vuelco a la organización, ya que esta estaba pasando por un momento de
crisis financiera en la que “Las ventas estaban decayendo, los inventarios se
estaban acumulando y las plantas se estaban cerrando, los principales
competidores de Xcorp estaban fortaleciendo su posición en el mercado.” Debido
a esto el recién elegido gerente, decide implementar dicha herramienta, la cual no
solo le ayudó a conocer la verdadera situación de la empresa, sino que le permitió
cambiar dicha situación, aumentando las ventas, rotando los inventarios y
fortaleciendo nuevamente sus relaciones con sus clientes y su posición en el
mercado. El sistema también es implementado por un trabajador del área de
producción de la empresa, quien finalmente tras la implementación logra ser
supervisor de su área, reduciendo desperdicios, reprocesos y mejorando otros
factores en su área de trabajo, ayudando al gerente a lograr los resultados
esperados, mediante el compromiso con su trabajo, el correcto uso de esta
herramienta, el enfoque correcto y su excelente actitud. Finalmente fue expandida
la herramienta en toda la empresa y los resultados fueron extraordinarios, tanto en
las vidas personales como laborales de los colaboradores de Xcorp.
Debido a la precisión de los datos de cada uno de los aspectos que componen los
informes, es que se puede lograr sintetizar la información de forma clara y
acertada, afectando positivamente cada área de la empresa, como es el área de
ventas, la cual se ve beneficiada con la implementación de dicho sistema, ya que,
al mejorar el proceso de producción de la mercancía, por ende mejora la calidad
del producto y finalmente la satisfacción del cliente final, además los informes no
solo ayudan a mejorar todo el entorno interno dentro de la organización, sino que
permite ir más allá, llegar a los clientes finales, identificar sus necesidades con
mayor exactitud, complacer sus deseos y fidelizarlos con estrategias que se
pueden identificar basados en la información que arroja dicha herramienta.
Un correcto uso de la información permite enfocarse en otros aspectos que
merecen atención y que muchas veces se descuida debido a la cantidad de
información que hay alrededor pero que finalmente no direccionan en el sentido
correcto, haciendo que puntos importantes carezcan del verdadero valor; en
ocasiones muchas empresas se enfrentan a problemas económicos, y en vez de
analizar la forma de contrarrestar estas dificultades de una forma enfocada,
concisa, clara, lo que hacen es centrarse en mitigar gastos, sin medir el impacto
negativo que esto puede traer en las ventas, quienes finalmente son las que
muestran los ingresos a la compañía, los gerentes están tan enfocados en
economizar y bajar gastos que descuidan la calidad de sus materias primas o
insumos, afectando la calidad de sus productos y la satisfacción de sus clientes,
finalmente esto se ve reflejado en las ventas de la empresa. Herramientas como
esta pueden evitar que los empresarios, gerentes, administradores y demás
cargos administrativos y gerenciales, caigan en ese tipo de errores y logren salir
de la mejor manera de los baches que trae consigo los mercados, cualquiera que
sea su sector.
Para darle un enfoque más profundo en el área de gestión de ventas, se puede
analizar desde lo que significa para ésta área el uso de una herramienta como la
administración en un página; si la empresa identifica cuales son los proveedores
que mayor calidad le proveen y así mismo los retroalimenta para que puedan
mejorar en la entrega de los productos, esto significa que al tener materia prima o
insumos con mayores estándares de calidad, el porcentaje de producto defectuoso
se reduce, debido a la óptima calidad de sus insumos. Así mismo si cada
empleado hace su propio informe y se enfoca en cuidar sus áreas de éxito y
alcanzar las metas, el resultado finalmente será el más positivo que se pueda
esperar. Al tener insumos de buena calidad y empleados comprometidos con los
procesos productivos, se presentarán menos desperdicios, menos tiempos
muertos y reprocesos, menos desechos y mantenimientos no planeados, y tantas
otras variables que afectan la calidad del producto final y el tiempo de entrega de
los mismos; se logra que el área de ventas crezca con mayor fuerza, mejorar los
tiempos de entrega hace que los clientes prefieran comprar en la empresa,
mejorar la calidad del producto hace que la empresa se posicione frente a su
competencia y todo esto crea una sinergia que inevitablemente se ve reflejado en
los números de los balances dentro de las compañías.
El enfoque anterior se muestra en una perspectiva de una empresa productiva, sin
embargo, esta herramienta puede ser usada también en empresas de servicios,
que sin bien, no tienen un sistema de producción de bienes tangibles, tienen un
sistema de producción de servicios, los cuales siguen la misma línea, proveedores
eficientes que son relaciones estratégicas para la prestación de un excelente
servicio, empleados enfocados en realizar un trabajo en la dirección correcta,
todos en función del éxito de la compañía, con las metas claras y ambiciosas; todo
esto finalmente se verá reflejado en la venta de los servicios, en el
posicionamiento de la marca y en el crecimiento de la empresa.

CONCLUSIONES
Se puede concluir que el sistema de la administración en una página, es una
herramienta transversal a todas las dependencias de una organización y su
correcto uso puede potenciar de manera exponencial el crecimiento de quien
decida implementarlo dentro de una empresa, sin embargo, no solo es útil para la
vida profesional o académica, sino para la vida personal, ya que, es un modelo
que no se limita a un sector o área en especifico, sino que permite su
implementación en cualquier aspecto o rol que se desempeñe, por su esquema
abierto según cada individuo, cargo, perspectiva, ayuda a que su uso sea sencillo
y eficaz.
El correcto uso de la información permite que haya un enfoque en lo
verdaderamente importante, para así tener clara la dirección y las metas que se
desean alcanzar, sintetizarla permite aclarar el panorama de lo que realmente está
pasando y cómo enfrentar los retos que trae consigo el querer mejorar. Es
importante resaltar que se busca reconocer los aspectos positivos, tanto como los
negativos, porque si bien los negativos ayudan a darse cuenta de las
oportunidades de mejora, los positivos indican lo que se ha logrado, lo bueno que
hay en la actualidad, los empleados que merecen ser destacados y reconocidos,
esto hace que se cree una sinergia de ganadores, de gente comprometida, de
empleados apasionados por lo que hacen y hace que la ética laboral salga a flote
en su máxima expresión, permitiendo así que las ausencias sean menores, que
las ventas sean mayores y que todo en la empresa funcione como debe funcionar,
sin decir que no haya errores, o aspectos por mejorar, pero sí es posible afirmar
que todo dentro de la empresa empieza a mejorar cuando un sistema como éste
es implementado eficientemente.
La mejora continua hace parte del ser humano desde el principio de los tiempos, y
es por esto que siempre se está en busca de mejorar lo que ya es bueno, es esto
lo que hace que cada día haya mejores productos, empresas y servicios
excelentes, con ideas claras sobre lo que se desea y herramientas como estas
permiten que sea mucho más fácil la consecución del éxito, mostrando lo que es
importante realmente, lo que requiere de atención y lo que no, lo que espera la
sociedad y lo que se le puede dar.
A modo académico este libro permite entender de una forma más clara,
información que a lo largo de la carrera se ha transmitido, pero que al tenerla en
unas líneas con una historia tan agradable y nada salido de la realidad, hace que
sea mucho más fácil digerirla y entenderla para posteriormente ponerla en
práctica.
En el ámbito profesional, crea una necesidad de implementarlo para mejorar los
resultados obtenidos hasta el día de hoy dentro de la empresa en la cual laboro,
para alcanzar metas mayores y hacer que mi trabajo trascienda, ayudando de
forma indirecta o por qué no, directa, al logro de las metas de la compañía.
Personalmente, el libro deja la invitación a aplicarlo a cada aspecto importante de
la vida, para identificar lo que me hace verdaderamente exitosa, las relaciones que
hacen que mis áreas de éxito se potencien y las metas que puedo trazarme y
alcanzar a lo largo de la vida, tanto a nivel personal como familiar, ya que
indudablemente estos actos repercuten en la vida de las personas que me rodean,
siendo las más afectadas, positivas o negativamente mis familiares más cercanos.

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