2018

EL GRUPO
INSTITUTO SUPERIOR TECNÓLOGICO
“SAN JOSÉ MARELLO”
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La caja chica Es un fondo o cantidad de dinero estipulada por la empresa para

solventar el pago de gastos menores, propios de las operaciones diarias que

conciernen a la compañía.

El fondo de caja chica es administrado y está en custodia de un representante de la

empresa.

En este trabajo conoceremos un poca mas acerca de la caja chica .

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Contenido
............................................................................................................................ 4
1.1. DEFINICION..................................................................................................................... 4
1.2. Mecanismos de controL ...................................................................................................5
1.3. Administración y uso de la caja chica .............................................................................5
1.4. Monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica ........................................... 6
1.5. UTILIZACIÓN FONDO DE CAJA CHICA. ..................................................................... 6
1.6. PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO. .....................................................7
1.7. PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE. .................................7
1.8. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA. ............................................................ 8
1.9. EL ARQUEO DE CAJA CHICA. ..................................................................................... 8
1.10. Caso Práctico ............................................................................................................... 11
..................................................................................................................... 1
.....................................................................................2

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1.1. DEFINICION:

La caja chica (también se le llama caja menor) es una suma de dinero en

efectivo relativamente pequeña, destinada para gastos diarios pequeños
o “del momento”, ya sea en una empresa, comercio, o dependencia
gubernamental, en la que se necesite utilizar efectivo para determinados
gastos (como en el caso de comercios en los que sirve para realizar
cambios de moneda), o en algunos comercios y empresas que necesitan
efectivo para realizar pequeños gastos tales como en los suministros de
oficinas, en donde se hacen gastos menores en artículos de papelería
como papel, plumas, lápices, copias, tinta etc. O gastos de suministros
diarios como lo podrían ser despachadores de agua, o café para uso de
los empleados, gastos de mantenimiento diario, como focos, o artículos
de limpieza (jabón, papel sanitario, gel antibacterial), gastos en los cuales
no se puede utilizar otra forma de pago, como cheques, pagos en cuenta
bancaria, pago electrónico u otros; o como en el pago de algunos
proveedores que no aceptan otra forma de pago más que efectivo, (como
algunos proveedores agropecuarios que surten algunas tiendas o
comercios), o en el pago de algunos servicios, como mantenimiento, en
los casos en los que la empresa o persona que hace el mantenimiento,
no acepta otra forma de pago.

La caja chica tiene un monto asignado, el cual depende de las

necesidades habituales que se utilicen en la empresa, comercio, o
dependencia, para el gasto diario que se crea se tenga que utilizar. La
persona que se encargue de la administración de una caja chica debe de
pedir un recibo, correspondiente a la cantidad que sea utilizada para
cualquier gasto por mínimo que este sea, para en su momento hacer la
reposición de la cantidad de efectivo de la caja chica a su cargo.

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1.2. MECANISMOS DE CONTROL

La Resolución Directoral Nº 026-80EF/77.15 describe como mecanismo de

control a las siguientes acciones:

 Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del fondo.

 El custodio del fondo será una persona independiente del cajero y de aquel
personal que maneje dinero o efectúe funciones contables.
 Se mantendrán debidamente archivadas las resoluciones directorales, o
similares, de aprobación o modificación del fondo.

1.3. ADMINISTRACIÓN Y USO DE LA CAJA CHICA

La Resolución Directoral Nº 01-2011EF-77.15 en el artículo 10º, respecto al

manejo de la caja chica señala que esta es un fondo en efectivo que puede ser
constituido con recursos públicos de cualquier fuente que financien el
presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores que
demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características,
no puedan ser debidamente programados.

Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de

servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias
desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la unidad
ejecutora.

Las unidades ejecutoras y municipalidades pueden constituir solo una caja

chica por fuente de financiamiento. Debe estar rodeada de condiciones que
impidan la sustracción o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen,
preferentemente, en caja de seguridad o en otro medio similar

La administración de la caja chica se sujeta a las Normas Generales de

Tesorería 06 y 07 aprobada por la Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.

El documento sustentatorio para la apertura de la caja chica es la resolución

del director general de administración, o de quien haga sus veces, en la que se
señale la dependencia a la que se asigna la caja chica, el responsable único
de su administración, los responsables a quienes se encomienda el manejo de
parte de dicha caja, el monto total de la caja chica, el monto máximo para cada

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 adquisición y los procedimientos y plazos para la rendición de cuentas
debidamente documentada, entre otros aspectos.

El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces el
monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas
que pudieran efectuarse en el mismo periodo. Los cheques o giros bancarios
se emiten a nombre del responsable de la administración de la caja chica o de
los responsables en las dependencias a favor de las cuales se asigne dicho
fondo.

1.4. MONTO MÁXIMO PARA CADA PAGO CON CARGO A LA CAJA CHICA

Según la Resolución Directoral Nº 0042011-EF/77.15, modifica el literal b. del

numeral 10.4 del artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 001-2011-
EF/77.15, quedando redactado de la siguiente manera:

El monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe exceder
del veinte por ciento (20 %) de una UIT, salvo los conceptos a que se refiere el
segundo párrafo del numeral 10.1 precedente.

Los casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos
mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de 90 % de
una UIT, deben estar contemplados en la directiva a que se contrae el literal f.
del artículo 10º de la Resolución Directoral Nº 001-2011-EF/77.15.

1.5. UTILIZACIÓN FONDO DE CAJA CHICA.

Cuando se entrega dinero de este fondo, quien lo recibe lleva un vale de caja
chica debidamente autorizado y este vale se incluye en lugar del dinero que se
ha entregado.

El siguiente es un modelo sencillo de vale de caja chica.

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1.6. PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA EFECTIVO.

La persona responsable del manejo del fondo, antes de aceptar un vale de caja
chica, debe revisar que todo está de acuerdo a la normativa.

a) Si todo está correcto, entrega el efectivo al solicitante por el valor indicado

en el comprobante.
b) Retiene el comprobante y lo sella de cancelado.
c) Si no está correcto, deberá indicarle al solicitante cual es la anomalía para
que sea corregida (elaborando nuevamente el comprobante, si es
necesario). Por ningún motivo deberá entregarle el efectivo al solicitante si
el comprobante no está correcto o tiene tachaduras, correcciones, etc.
d) Si todo está correcto paga al solicitante, la cantidad indicada en el vale de
caja chica, retiene dicho vale y lo sella de cancelado.

1.7. PROCEDIMIENTO USO CAJA CHICA CUENTA CORRIENTE.

El encargado del fondo, recibe la factura o comprobante de crédito fiscal u otro

documento que ampare la compra realizada, la cual debe tener el aval
correspondiente para que tenga la validez del caso.
a) Verifica que los documentos reflejen el gasto para lo cual es solicitado el
cheque, si todo está correcto, elabora el cheque por el valor autorizado.
b) Luego solicita firma de autorización del cheque al jefe de sala o del gerente
de producción.

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 c) Autorizado el cheque, indica al solicitante que le firme el Boucher en calidad
de recibido el cheque.
d) Una vez firmado el Boucher, entrega el cheque al solicitante.
e) Si el solicitante no le entrego factura, comprobante de crédito fiscal u otro
documento, deberá entregarle un recibo firmado por la persona autorizada,
especificando el tipo de gasto a efectuar y el valor a entregar.

1.8. REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El reembolso es bueno efectuarlo cuando se ha consumido un 50% a 60% del
total del fondo asignado, se hace de esta manera porque mientras se tramita el
reembolso del fondo, el encargado todavía tiene un monto con el cual puede
estar pendiente de solventar algún requerimiento de efectivo. El siguiente es
un modelo sencillo de reembolso de fondo de caja chica.

1.9. EL ARQUEO DE CAJA CHICA.

Como todo buen control, la caja chica, no es la excepción y en forma periódica
y sin previo aviso se realiza el respectivo control para verificar que los fondos
de la empresa están siendo manejados con absoluta responsabilidad. Como ya
se ha comentado con anterioridad el resultado de un arqueo puede generarnos
tres alternativas.

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a) Que dicho fondo se esté manejando de forma eficiente y en tal caso, el
saldo del efectivo más los documentos pagados es igual al fondo de
caja chica y no existe ni faltante, ni tampoco se da el sobrante.
b) Que el resultado final nos manifieste que la sumatoria del efectivo más
los documentos, es menor al saldo de la caja chica, generándose un
faltante.
c) Que la sumatoria del efectivo más los documentos, sea mayor al saldo
del fondo de caja chica. En este caso se nos da un sobrante.
A continuación se presenta un modelo sencillo de arqueo de caja chica.

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Se denomina caja chica de fondo fijo al monto que está destinado a abastecer
las solicitudes de pequeñas cantidades por los gastos “menudos” de una
Empresa.

Es un libro voluntario que no necesita legalizarlo.

Mediante un memorándum autorizado por el gerente se designa un monto

determinado.

Los gastos son destinados para los siguientes conceptos:

movilidad local, útiles de escritorio, botiquín, diarios y revistas, viáticos,

llamadas por teléfono, embalajes, correos, etc.

El importe de este libro es renovable, se liquida lo que se ha gastado y se

reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se
mantenga siempre con el monto fijado según el memorando, por eso se llama
fondo fijo.

Este fondo estará a cargo de un cajero, este fondo debe ser cuidado
celosamente en su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos
de la empresa.

Se hace el arqueo en cualquier momento y de manera sorpresiva, debe ser

arqueado ya sea por el Gerente, Administrador o Contador.

Se puede utilizar un libro contable o también los movimientos son controlados

en formatos especiales llamados Boucher, conjuntamente con los
comprobantes, sustentando su autenticidad.

La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el

nombre de centralización.

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1.10. CASO PRÁCTICO

La empresa FABIOLA S.A. Gira el cheque Nº 001 Banco de Crédito a la orden

de la cajera por S/. 1900.00 creando de esta manera un fondo fijo para la caja
chica y luego ha realizado las siguientes operaciones:
1. 04/01/2017 Compra útiles de escritorio por S/. 30.00.
2. 07/01/2017 se paga recibo de luz por S/. 60.00.
3. 09/01/2017 se paga intereses por S/. 35.00 según nota de cargo
CARSA.
4. 12/01/2017 compra cierta mercaderías por S/. 400.00 según factura Nº
450.
5. 14/01/2017 Según recibo interno se otorga para el refrigerio de personal
por S/. 60.00.
6. 25/01/2017 Paga la factura por compra de revistas por S/. 50.00.
7. 29/01/2017 Pago de comisiones a los vendedores particulares por S/.
320.00
Todas las operaciones más IGV

Se pide:

 Realizar caja chica.

 Contabilizar las operaciones.
 Reintegrar con cheque Nº 50 el fondo designado.

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 DESARROLLO

CAJA CHICA MES DE SETIEMBRE

MOVIMIENTOS EGRESOS
N° de Divicio
fecha detalle compra debe haber narias 65 63 67 60 62 40
1/09/2017 apertura de caja chica *** 1900.00 102
4/09/2017 compra de útiles de escritorio *** 30.00 6032 30.00
7/09/2017 pago de recibo de luz *** 60.00 6361 60.00

9/09/2017 pago de intereses a carsa *** 35.00 673 35.00

compra de ciertas
12/09/2017 mercaderías F/n°450 400.00 6011 400.00
14/09/2017 refrigerio de personal *** 60.00 625 60.00
25/09/2017 pago por compra de revistas *** 50.00 653 50.00
pago de comisiones a los
29/09/2017 vendedores *** 320.00 6212 320.00
31/09/2017 por reposición de caja chica *** 1126.90 955.00
SUB TOTAL 1126.90 50.00 60.00 35.00 430.00 380.00 171.90
SALDO PARA OCTUBRE 773.10
TOTALES 1900.00

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ASIENTOS CONTABLES
Cuenta denominación debe haber
10 efectivo y equivalente de efectivo
102 fondos fijos 1900.00
1041 cuentas corrientes operativas 1900.00
*registro de la creación de la caja chica
xxxxxx
60 Compras
6011 mercaderías manufacturadas 400.00
6032 suministros 30.00
62 gastos de personal directores y gerentes
6212 comisiones 60.00
625 atención al personal 320.00
63 gastos de servicios prestados
por terceros
6361 energía electica 60.00
65 otros gastos de gestión
653 suscripciones 50.00
67 gastos financieros
673 intereses por prestamos 35.00
40 tributos y aportes al sistema de pensiones y salud por pagar
4011 impuesto general a las ventas 171.90
10 efectivo y equivalente de efectivo
102 fondos fijos 1126.90
*por los gastos de la caja chica
xxxxxx
94 gastos administrativos 477.50
95 gastos de ventas 477.50
79 cargas imputables a cuentas de 955.00
costos y gastos
* por la transferencia de las cuentas
xxxxxx
10 efectivo y equivalente de efectivo
102 fondos fijos 1126.90
1041 cuentas corrientes operativas 1126.90
*por el giro del cheque n° 50 para reembolso
5108.80 5108.80

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 los fondos de la caja chica se utilizan para gastos menores.
 Como su nombre lo dice son fondos fijos para gastos ya establecidos.
 Es bueno llevar un registro de caja chica para sustentar los gastos y así poder
pedir un reembolso

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PÁGINA
 https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor
 https://www.sage.com/es-es/blog/diccionario-empresarial/caja-chica/
 https://www.ejemplode.com/46-contabilidad/3051-ejemplo_de_caja_chica.html
 http://www.educaconta.com/2010/12/fondo-de-caja-chica.html
 http://excelservicios.com/blog/control-caja-chica-diario/
 https://www.ideacontable.com.ve/ejercicio-de-caja-chica-resuelto-contabilidad-
intermedia/

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