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Elaboración de un diagrama de Gantt básico mediante el uso de Microsoft

Project

1 Personalizar el menú.
El personalizar la barra de herramientas de acceso rápido permite acceder a ciertos
comandos útiles de una manera sencilla. Para ello se presiona la flecha de opciones en la
barra de acceso rápido, tal y como se muestra en la Figura 1 y se selecciona la opción de
interés.

En “Más comandos” (ver Figura 1) la opción de “Zoom a proyecto completo” es bastante


útil para tener a mano.

Figura 1. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

2 Fechas de Inicio
Un aspecto básico en todo proyecto es definir la fecha de inicio. Para ello se accede
“Proyecto” -> “Información del proyecto” (ver Figura 2).

o Fecha de comienzo: Indica cuando se va a iniciar el proyecto.


o Fecha actual: Indica la fecha en la cual se está generando el cronograma.
o Fecha de estado: Se utiliza para generar un informe sobre el progreso del
proyecto en un día determinado.
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Notas del curso de comunicación técnica, IC-0403
Elaborado por: Eduardo Acuña Espinoza
o Programar a partir de: Se puede programar desde el inicio, o desde el final
(para definir una fecha de inicio).
o Calendario: Se utiliza el estándar y después se personaliza.

Figura 2. Definición de la fecha de inicio de un proyecto

3 Definición de feriados
En todo calendario de trabajo se deben definir los feriados o días que por alguna u otra
razón se van a dar libres. Para ello se accede a “Proyecto” -> “Cambiar tiempo de trabajo”
(ver Figura 3).

Para definir el feriado simplemente se selecciona el día en el calendario y en la pestaña


“Excepciones” se coloca el nombre respectivo (ver Figura 4).

o En “Detalles” (botón señalado en verde en la Figura 4) se puede ver el patrón


de repetición del feriado.
 Diario: Patrón de repetición cada cierta cantidad de días (naturales)
 Semanal: Definir algún día de la semana como feriado.
 Mensual: Definir algún día del mes como feriado.
 Anual: Definir algún día del año como feriado.

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o Es importante definir el “Intervalo de Repetición” en la parte inferior de la
ventana de detalles, para que la frecuencia de repetición del feriado que se
está definiendo (diario, semanal, mensual o anual) se repita una cierta
cantidad de veces, o hasta una fecha en específico.

Figura 3. Definición de feriados en el proyecto, paso 1

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Figura 4. Definición de feriados en el proyecto, paso 2

4 Horarios de trabajo
El siguiente paso en la creación de un cronograma es definir el horario de trabajo. Para ello,
se accede a la misma ventana que en el paso anterior (ver Figura 3), pero en lugar de
mantenernos en la pestaña de “Excepciones” seleccionamos “Semanas Laborales” ->
“Detalles”.

 Se seleccionan los días con horarios iguales (Lunes a Viernes), y se presiona


“Establecer día en estos periodos laborales específicos”. Por ejemplo:
o Lunes a Viernes de 6 a 12 y de 13 a 17
o Sábado de 6 a 12.

Otro detalle importante a la hora de definir los horarios, es las equivalencias de hora, día,
semana y mes que debe hacer Project. Se le debe indicar, cuantas horas efectivas tiene un
día o una semana, o cuantos días efectivos tiene un mes. Para ellos en la misma ventana en
que se ha venido trabajando (ver Figura 3) se selecciona la pestaña de “Opciones” ubicada

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en la parte inferior. En la ventana emergente (ver Figura 5 ), se indican las conversiones
respectivas.

 Va a regir la hora de comienzo y fin establecida anteriormente en el calendario, sin


embargo es recomendable tener concordancia con lo que se indicó anteriormente.
 Horas por día: De 6 am a 5 pm menos 1 hora de almuerzo -> 1d = 10 h
 Horas por semana: De Lunes a Viernes más medio Sábado -> 56 h
 Días por mes: 4 semanas -> 22 días (4x5 de semana más 4 medios Sábados )

Figura 5. Procedimiento para indicar equivalencias de tiempos efectivos

Una vez establecidas estas conversiones se puede indicar la duración de las actividades en
horas, días o semanas (como se verá más adelante) teniendo certeza de la equivalencia
entre estas.

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El último punto a considerar cuando se define el horario es verificar la hora de inicio del
proyecto. Anteriormente se definió la fecha de inicio (ver Figura 2), sin embargo el
programa no modifica automáticamente la hora de inicio para que se adapte a la
establecida en la Figura 5.

Para hacer esta modificación se tiene que cambiar temporalmente el formato de la fecha,
para que indique la hora de inicio y fin de las actividades. Para ello se accede a “Archivo” ->
“Opciones” -> “General” -> “Formato de fecha”, y se selecciona una que muestre la hora
(ver Figura 6)

Figura 6. Cambio temporal para mostrar hora de inicio y fin de actividades

Por último se accede a “Proyecto” -> “Información del proyecto”, tal como se indicó en la
Figura 2, y se modifica la hora en la fecha de comienzo, tal como se muestra en la Figura 7.
Después de modificar la hora, se puede colocar nuevamente el formato de fecha anterior,
para no saturar la pantalla del proyecto con información tan detallada.

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Figura 7. Modificación de la fecha de inicio de un proyecto

5 Autoprogramar tareas
Que las tareas se programen automáticamente es mucho más sencillo, ya que su fecha de
inicio y fin se adapta a los vínculos impuestos con las otras actividades (esto se verá más
adelante). Para modificar el “Modo de tarea” se cambia la opción en la barra inferior de la
pantalla principal, como se muestra en la Figura 8.

Figura 8. Procedimiento para imponer auto programación de tareas

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Este procedimiento funciona para las nuevas tareas que van a ser insertadas. Sin embargo,
si ya se cuenta con alguna tarea, el modificar el “Modo de tarea” de manual a automático
se debe hacer para cada caso (ver Figura 9).

Figura 9. Modificar "Modo de tarea" para una actividad existente

6 Definición de actividades
Para definir nuevas tareas, solamente se van escribiendo una a una en la hoja de la pantalla
principal. Al inicio la duración de las actividades presenta un signo de pregunta, ya que es
una duración estimada de Project. Al introducir la duración real, el signo de pregunta
desaparece.

Para insertar una tarea nueva entre dos actividades existentes, se pueden seguir distintos
procedimientos:

 Se seleccionan las tareas inferiores a la ubicación de la nueva tarea, y manteniendo


el botón izquierdo de mouse presionado se arrastra hacia abajo.
 Se seleccionan las tareas y con la combinación [Ctrl]+[x] -> [Ctrl]+[v] se cortan y
pegan respectivamente en la nueva posición.
 Se selecciona la tarea inferior a la que se desea insertar la nueva tarea y se accede a
“Tarea” -> “Tarea” -> “Tarea” (ver Figura 10).

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Figura 10. Inserción de una nueva tarea

Por último, se mencionan las abreviaturas que se pueden utilizar para indicar las duraciones
respectivas de las actividades.

 12 h = 12 horas
 12 d = 12 días
 12 sem = 12 semanas
 12 ms = 12 meses

7 Definición de hitos
Los hitos son puntos de importancia en el cronograma de trabajo que se utilizan para llevar
un control del avance. Siempre se tienen dos hitos obligatorios: Inicio y Fin, sin embargo
dependiendo de la magnitud del proyecto se pueden incluir más, por ejemplo: fin de obra
gris, fin de la colocación del techo, fin de acabados… Dentro del cronograma de trabajo se
representan con actividades de duración cero.

Para insertar un hito se puede insertar una actividad y colocarle una duración cero (el
símbolo cambiará a un rombo gris, como se indica en la Figura 11), o se puede acceder a
“Tarea” -> “Hito”, con una ruta similar a la mostrada en la Figura 10.

Figura 11. Representación del hito de inicio de un proyecto

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8 Tareas resumen
Las tareas resumen son simplemente una tarea que está compuesta por un serie de
subtareas. En el diagrama de Gantt se representa como un paréntesis gris, que envuelve las
tareas que la componen (ver Figura 12).

Es recomendable tener una tarea resumen que abarque toda la extensión del proyecto,
para visualizar de una manera más sencilla la fecha de inicio, de fin y la duración del mismo.
Para insertar esta primero se deben seleccionar todas las subtareas que formarán parte de
la envolvente. Luego se accede a “Tarea” -> “Resumen”, en una ruta similar a la utilizada
para insertar una tarea común y un hito. El resultado se muestra en la Figura 12.

En la Figura 12 también se muestra el caso de una tarea resumen para actividades


específicas (cuadro en verde), ya que la “Limpieza del terreno” se divide en el “Desmonte
de la capa general” y el “Corte de árboles”. Para crear estos casos se utilizan los
modificadores de jerarquía mostrados en la Figura 13, con los cuales se puede modificar el
nivel de una actividad, para que pertenezca a otra.

Figura 12. Representación de tareas resumen

Figura 13. Modificadores de jerarquía utilizados para definir tareas resumen

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9 Vínculos entre actividades
Todo proceso está compuesto por una serie de actividades que se van desarrollando en una
secuencia específica. Para esto Project creó los vínculos, que le indica al programa el orden
en que se van a llevar a cabo las actividades.

Existen distintas maneras de vincular dos actividades, sin embargo el resultado siempre va
a ser el mismo y se representa con una flecha de conexión entre las acciones enlazadas.

o En la columna de predecesor se indica el número de actividad que precede


esa actividad (ver punto A de la Figura 14).
o Se seleccionan las dos actividades a vincular de interés y se le da clic al botón

vincular (ver punto B de la Figura 14)


o Se presiona el clic izquierdo sobre la primera actividad, y manteniéndolo
presionado se arrastra hasta la segunda actividad y se suelta.

Figura 14. Vínculo entre actividades

Es importante mencionar que las tareas resumen no van vinculadas, porque dependen de
la duración y vinculación de las subtareas que las componen.

Project permite crear 4 tipos de vínculo, sin embargo, en la gran mayoría de los casos se
utiliza la opción predeterminada de “Fin a comienzo” presentada en la Figura 14. Para

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definir el tipo de vínculo solamente se da doble clic a este, y se selecciona una opción en la
ventana desplegada (ver Figura 15).

Figura 15. Selección del tipo de vínculo entre actividades

Tipos de vínculo:
o Fin – Comienzo: La tarea B no puede empezar hasta que se haya acabado la
tarea A. La gran mayoría de los casos, se utiliza este tipo de vínculo.

Ejemplo: Se debe completar las excavaciones (tarea A) antes de iniciar con el vertido de las
fundaciones (tarea B).

o Comienzo – comienzo: La tarea B no puede empezar hasta que empiece la


tarea A. No es necesario que empiecen al mismo tiempo: la tarea B puede
empezar en cualquier momento después de que empiece la tarea A.

Ejemplo: Para ahorrar tiempo, se desea nivelar el cemento en un extremo de los cimientos
mientras aún se esté vertiendo en el otro extremo, pero la tarea Nivelar cemento (tarea B)
no puede empezar mientras no empiece también la tarea Verter cemento (tarea A).

o Fin – Fin: La tarea B no puede acabar hasta que haya acabado la tarea A. No
es necesario que acaben al mismo tiempo: la tarea B puede acabar en
cualquier momento después de que acabe la tarea A.

Ejemplo: El equipo está instalando el cableado del edificio y lo inspecciona al mismo tiempo.
Hasta que no acabe la tarea agregar cableado (tarea A), no podrá acabar la tarea Inspeccionar
instalación eléctrica (tarea B).

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o Comienzo – Fin: La tarea B no puede terminar hasta empiece la tarea A. La
tarea B puede terminar en cualquier momento después de que empiece la
tarea.

Ejemplo: Las cerchas del techo para el edificio se construyen en otro lugar. No puede acabar
la tarea Montar techo (tarea B) hasta que empiece la tarea Entrega de cerchas (tarea A).

10 Traslapes entre actividades


En muchos casos se tienen actividades entre las cuales puede existir un traslape. Por
ejemplo, en los cimientos de un edificio se puede iniciar a colocar el sello de concreto pobre
antes de terminar la totalidad de las excavaciones. Igualmente se podría iniciar con el colado
de estos antes de que esté totalmente colocada la armadura.

Para definir el traslape entre actividades se ingresa a la ventana mostrada en la Figura 15 y


en el cuadro “Retardo” se indica la magnitud el traslape. Esta se puede ingresar en tiempo
(1 día, 5 días…) o en porcentaje (50%), como se muestra en la Figura 16.

Figura 16. Indicación de la magnitud del traslape entre actividades

Se puede hacer tanto un traslape (magnitud negativa), como un desfase (magnitud


positiva). A continuación se da un ejemplo práctico de cada uno.

o Desfase: No se puede desencofrar las vigas hasta que el concreto que las
compone haya adquirido la resistencia necesaria para auto-soportarse.
o Negativo: El ejemplo de los cimientos mencionado anteriormente.

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11 Restricciones en actividades
En ciertas ocasiones, para tener un cronograma más adaptado a la realidad, se tienen que
imponer ciertas restricciones en las tareas. Por ejemplo, en una empresa constructora
pequeña, se podría dar el caso que se alquile cierto equipo, y que la empresa que lo alquila
no lo tenga disponible hasta cierta fecha. Por ende, no importa que tan adelantado se vaya
con el cronograma, esa actividad no podrá iniciar hasta la fecha que arribe el equipo.

Para definir la restricción se da clic derecho sobre la tarea de interés, y en la ventana


emergente se presiona “Información”. Luego se va a la pestaña “Avanzado” y se define el
tipo de restricción (ver Figura 17).

Figura 17. Definición de restricciones para actividades

12 Ruta crítica
El concepto de ruta crítica se verá más a detalle en los cursos de construcción de la carrera,
sin embargo a rasgos de generales se podría definir como la secuencia de actividades que
definen la duración del proyecto. Es decir, si alguna de esas actividades se atrasa, el
proyecto se atrasa.

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Project hace el cálculo de la ruta crítica de manera automática, accediendo a “Formato” ->
“Tareas Críticas” (ver Figura 18). Las tareas dentro del a ruta crítica se mostrarán en rojo, y
son a las cuales se les debe prestar especial atención.

Figura 18. Proceso para definición de ruta crítica

Por políticas o restricciones del lugar donde se esté trabajando se puede definir que una
tarea es crítica si tiene una holgura menor o igual a un número de días determinado. Project
también da esta opción, al acceder a “Archivo” -> “Opciones” -> “Avanzado”. Y en la parte
inferior de la ventana, se modifica la holgura (ver Figura 19).

Figura 19. Definición de la holgura para definir tareas críticas

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13 Exportar el cronograma
El último paso que se verá es la manera de exportar el cronograma creado. Lo primero que
se debe hacer es seleccionar el tamaño del documento y la orientación, accediendo a
“Archivo” -> “Imprimir”.

Figura 20. Definición del tamaño de la hoja para imprimir o exportar el documento

Luego se puede exportar a formato PDF, con el tamaño definido anteriormente accediendo
a “Archivo” -> “Exportar”.

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