Studiu de caz nr 1

Modalitati de utilizarea a tehnologiilor informatice pt fundamentarea bugetelor multinuale intr-o institutie publica.

Studiul de caz nr 1
 Orice investitie atat in domeniul privat cat si in cel public presupune anumite activitati bine structurate, cu anumite legaturi de precedenta, unde este necesar sa se stie cat mai in detaliu durata lor si resursele consumate in timpul acestora; modalitatea folosita in gestionarea acestor investitii este Managementul pe baza de proiect cu tot ceea ce implica el.  Parcurgand etapele fundamentarii bugetelor multianule vom identifica tehnologiile informatice utilizate.  Astfel, cu sprijinul programului GRASP, finanţat de către Guvernul Statelor Unite ale Americii prin Agenţia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaţională,  În procesul de planificare a investiţiilor, se vor realiza urmatoarele activitati:

toate aceste activitati, etape pot fi descrise prin intermediul managementului de proiect, care poate fi realizat prin Project Manager sau Primavera.  Se va descriu grafic etapele prin metoda drumului critic – in foaie  In functie de timpul pe care il are primaria la dispozitie se face o estimare a duratei fiecarei activitati, in functie de care se stabilesc rezervele de timp, etc.  Ulterior se va schita graficul Gantt al proiectului bugetului multianual.  In cadrul fiecarei etape din cadrul proiectarii bugetului multianual pot fi folosite diverse metode o La consultarea cetateaneasca se folosesc portalurile, call-center, e-referendum, etc o Analiza si prioritizarea proiectelor de investitii - fuzzy o Pentru a se studia efectele investitiilor se fac simulari manageriale

Consultarea cu consiliul local x 3

Fundamentarea bugetelor anuale presupune prognozarea a tuturor resurselor pe o durata mai mare de an, prognozarea factorilor care afecteaza bugetul. A aparut astfel necesitatea identifiarii unor metode capabile, in conditii asistate pe calculator, sa permita managementului organizatiilor exercitarea atributului de previziune in conditii de eficienta economica. Fundamentarea bugetelor multianuale, presupune un proiect de investitii, pentru ca numai printr-un proiect care se deruleaza pe mai multi ani institutia publica este nevoita sa fundamenteze bugete pe mai multi ani. Astfel putem spune ca in cazul bugetelor multianuale ne ajutta si managementul prin proiecte. Prognozara este o etapa foarte importanta in fundamentarea bugetelor mutlianaulae. In cazul prognozarii putem folosi diferite produse software, a caror functionare depinde de fenomenul de extrapolare care presupune, ca plecand de la o evolutie anterioara cunoscuta a unor indicatori economici si luand in considerarefaptul ca in viitorul apropiat nu se vor modifica factorii care au influentat aceasta evoutie sa fie prognozata cu o oareceare acuratete. Astfel in cadrul nostru, institutia publica poate sa preia date din anul curent, precedent, date care se refera la aceeasi factori care urmeaza sa influenteze bugetul pe urmatorii ani. Pe langa programele de prognozare, managerul public pentru a fundamenta bugetele multianuale mai are nevoie si de soft-uri bazate pe managementul de proiecte. Si putem enumera urmatoarele: project manager, open plan sau primavera. \ Asfel bugetul este asociat cu anumite activitati activitati care au o anumita durata o anumita alocare de resursse. Cele mai bune metode pentru analiza activitatilor din cadrul unui proiect este analiza drumului critic cu algoritmul ford simplificat De asemnea putem vorbi si despre Teoria Lantului Critic si Teoria restricitiilor. In cadrul fiecarui proiect se foloseseste graficul Pert. Exemplificare: Sa presupunem ca Primaria Targoviste are in vedere derularea construirea unui bazin de inot proiect realizabil in trei ani. 1. Mai intai se stabileste membrii proiectului si salariile tarifare corespunzatoare acestora. Nr crt 1 2 3 4 5 Denumire Manager de proiect Inginer proiectant Expert Sef de santier Muncitori caificati Cod Mp Ip Ex SS MC Salariu tarifar ( ORAR EURO) 8 12 6 10 5

6

Muncitori necalificati

MN

3

2. Identificarea activitatilor compoenete ale proiectului. Cod Denumire activitate activitate Etapa de analiza 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Total Evidentierea grupurilor de interes Analizarea posibilelor amplasamente Gasirea amplasamentului final Analizarea legislatiei Intocmirea studiului de fezabilitate Alcatuirea echipei de proiectanti Prezentarea documentatiei si a proiectului beneficiarului Modificarea proiectului Acceptarea proiectului derularea proiectului Alocarea resurselor Construiea a primei parti din proiect Consruirea celei de-a doua parti Finalizarea proiectului Receptia Modificari in urma evaluarii facute de beneficiar Darea in folosinta 40 de zile 120 de zile 200 de zile 120 de zile 5 zile 30 zile 30 zile 740 de zile 9 10 11 12 13 14 15 Durata zile Activitati care o preced

5 zile 30 de zile 5 zile 30 de zile 30 de zile 30 de zile 2 zile 30 zile 5 zile

2 3 3 3 6 7 8

C stabilirea gradului de utilizare a timpului de munca de catre membrii echipei pentru ficare activitate componenta Cod Denumire activitate activitate Etapa de analiza Mp Ip Ex SS M C M N

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Total

Evidentierea grupurilor de interes Analizarea posibilelor amplasamente Gasirea amplasamentului final Analizarea legislatiei Intocmirea studiului de fezabilitate Alcatuirea echipei Prezentarea documentatiei si a proiectului beneficiarului Modificarea proiectului Acceptarea proiectului derularea proiectului Alocarea resurselor Construiea a primei parti din proiect Consruirea celei de-a doua parti Finalizarea proiectului Receptia Modificari in urma evaluarii facute de beneficiar Darea in folosinta

25 % 25 25 20 100 50

50% 20 25 50 50 20 100 50 25 25

50 50 50 20 20 20 25 25 50 20 50 50 50 60 60 60 20 20

D Reprezentarea grafica prin tehnica Gantt Se analizeaza drumul critic – graficul pert E se determina volumul de munca corespunzator Exemplificarea pentru managerul de proiect Nr Denumire crt activitate 1 Evidentierea grupurilor de interes Durata zile 5 Durata ore 40 Grad de utilizare 25 % Volum munca ore 10 ore

\

 Studiul de caz ne indruma atentia spre analiza prestarii serviciilor in conditiile de piata concurentiala. prestatorul de servicii publice poate sa traga concluzii legate de masurile pe care trebuie sa le ia pentru a-si maximiza durata de viata (pentru a obtine profit). . Pentru a putea face o prognoza buna volumul datelor trebuie sa fie satisfacator de mare. P. In functie de estimarile acestora vom face mai multe variante de evolutie a activitatii sistemului.  De asemena vom lua in considerare factorii de influenta pentru a constata daca se pastreaza trendul sau nu. care va fac legatura in acele microraioane care nu dispun de o legatura directa cu liniile existente. etc). – obiectivul este de a ne incadra intre t0 si t1. logaritmica..E. inaintea punerii in practica a unor masuri  In acest sens vom folosi datele legate de activitatea serviciului (indicatori) din anii anteriori. Asta inseamna ca se aplica graficul. Drept urmare trebuie sa urmarim durata de viata a acestuia si modul in care se presteaza pentru a obtine profitabilitate. C.  In urma acestor comparatii legate de variabile. Politicile publice in domeniu)  Trebuie sa luam in considerare influenta fiecarui factor – comentam evolutia posibila a fiecarui factor  Vom apela la experti in fiecare domeniu vizat de variabile pentru a putea dimensiona modul in care acestea vor evolua (vor fi constante.  Durata de viata a serviciului depinde de foarte multi factori. vor evolua dupa o functie parabolica.  In principal vorbim despre o functie y=f(tarif.  Prin urmare este necesar sa folosim un sistem de prognozare a desfasurarii activitatii unui prestator de servicii pentru a se studia ce rezultate se obtin.  Trebuie luat in cosiderare faptul toate aceste variabile pot fi ele insele rezultatele unor altor functii (vorbim despre functii in lant)  Ne vom folosi de anumite analize speciale in studiu serviciului existent: analiza costbeneficiu Concluzionam si tot studiul il particularizam pe un anumit serviciu public Consiliul local al municipiului Targoviste doreste sa infiinteze o noua ruta de transport calatori. mai exact de maximizare a t1. numar de consumatori. pe care le vom compara.Studiu de caz nr 2 Conceptualizati determinarea duratei de viata unui serviciu care nu este prestat in conditiile de monopol ( transpot public etc )  Din ce in ce mai mult ne orientam spre o economie in care serviciile publice se presteaza intr-un sistem concurential. unii sunt de natura a influenta pozitiv evolutia serviciului si altii de a influena negativ. Conc.

Prin urmare este gurvernat de princiiile economie de piata. Astfel departamentul IT recurge la acele programe de prognozare care au la baza extrapolarea. concurenta. de precizat ca indifferent de indicator. densitatea populatiei. in care unul sau mai multi indicatori pot fi constanti sau nu. De asemenea se tine cont si de faptul ca acesta este un serviciu efectuat in conditii de concurenta. Departamentul IT va trebui sa simuleze mai multe variante. profit ). prin urmare trend=ul este de scade Densitatea = constanta Tariff = creste cu 10 % pe an Concurenta = din ce in ce mai acerba. densitatea creste. . populatie. Este si previzionare si management pe baza de proiect. se vor analiza comparativ pe de o parte valorile parametrilor la momentele initial si final iar pe de alta parte realizabilitatea actiunilor planuite a sa intreprinde. I n varianta doi – se spune ca populatia creste . STUDIUL DE CAZ NR. se constata o crestere a CA. drept urare aceasta este cea mai potrivita a se urma. daca in toate variante serviciul se mentine in aria de profitabilitate putem spune ca durata de viata a lui va fi indelungata.Astfel inainte de a incepe. Din aceaste analize rezulta ca o anumita varianta de actiune detine cea mai mare probabilitate de a se realizat. consiliul apeleaza la departamentul IT caruia ii cere sa simuleze durata de viata a respectivului serviciu. Se pleaca de la o functie y=( tariff. tariff constant etc I n varianta trei – toate raman constante Se face o analiza comparativa a variantelor. periodicitate. dar in acelasi timp o crestere masiva a imigrarii . Prin urmare acestia au nevoie de a avea un volum mare de date recente cu privire la indicatorii care influenteaza in general transportul in comun. Pentru a facilita o evaluare cat mai corecta a sanselor si riscurilor celor trei variante. Populatia – se constata la nivelul orasului o usoara crestere a natalitatii. 3 Utilizarea eficienta a resurselor financiare necesare derularii unui proces investitional folosind tehnologiile IT. Toate acestea sunt factori care influenteaza serviciul de transport public urban.

• • • • • • • • • • Luam in considerare orice proces investitional (construire primarie) Acesta se va desfasura pe un anumit interval de timp. Pentru a vedea ce resurse vom avea in perioada in care ne propunem sa derulam procesul investitional va trebui sa folosim metode de prognoza a veniturilor care alimenteaza bugetul insitutiei De asemena trebuie sa planificam cum vom intercorela cheltuielile ocazionate de derularea procesului investitional cu cheltuielile curente. Dupa ce avem toate aceste aspecte stabilite. Este foarte important ca inainte de a stabili aceste termene sa vedem ce resurse avem. p70 si ceva – . defalcate pe unitatea de timp vom putea trece la stabilirea activitatilor implicate in procesul investitional Putem exemplifica cu un simplu studiu de caz de constructie a unui bazin acoperit de catre turism Activitati: o Stabilirea echipei responsabila cu coordonarea proiectului o Analiza situatiei existente o Studiu de impact a noului bazin o Stabilirea amplasamentului noului bazin o Alegerea firmei care va realiza bazinul – achizitii electronice + Fuzzy o Demararea proiectului o Monitorizarea o Marketingul asupra noii investitii o Receptia bazinului si evaluarea finala o Darea in folosinta a bazinului Stabilim resursele si responsabilii precum si termenele de inceput si de sfarsit a fiecarei activitati si folosim Microsoft Project sau Primavera Studiu de caz nr 4 Comentati necesitatea integrarii sistemelor informatice in cadrul unei institutii publice !  Definirea sistemelor informatice integrate – cap 3. dupa ce avem resursele asigurate. Vom aplica masuri de previzionare atat a veniturilor cat si a cheltuielilor – ca in studiul de caz 22 numai ca aplicam si pt cheltuieli. Pentru a vedea in ce masura este viabil proiectul nostru de investitii vom utiliza un soft de simulare manageriala. va avea anumite activitati care au anumite termene si care implica anumite resurse.

o Ar fi interesant sa ne facem chestii integrate pe platforme internet o Necesitatea schimbului informatizat de date (EDI) o Trebuie sa ne aliniem la standardele europene – sa povestim despre stategia de egoverment i2010. • asigurarea concordantei cu legislatia economica .  Analizam la nivel MICRO o Spunem de ce avem nevoie la nivel micro sa folosim sistemele integrate73 si 76 o Rezumam ce avem la studiul de caz nr 11. un sistem informatic integrat performant este caracterizat printr-o serie de elemente: • arhitectura flexibila – permite adaugarea oricaror apicatii ulterioare. care nu erau legate intre ele. Se poate aprecia ca. care necesita un volum mare de munca. • transparenta complexitatii solutiei informatice. • deschiderea spre Internet. aratand cat de necesare sunt aplicatiile informatice in cadrul oricarei institutii publice. in vederea operarii facile de catre utilizator. cu siveco si ne axam pe avantaje Se constata din ce in ce mai mult nevoia de aplicatii informatice destinate administratiei publice. nu poate decat sa incline balanta favorabil. Scriem despre caracteristicile sist info integrat – 73  Analizam la nivel MACRO cum sta treaba o Scriem despre e-readiness o Scriem despre G2G o Scriem ca la noi taxele si impozitele nu se colecteaza deloc integrat si apoi o sa existe ghiseu unic. azi putem vorbi deja de SISTEME INFORMATICE INTEGRATE. datorita faptului ca aceasta a inceput sa presteze servicii din ce in ce mai complexe. • exienta unor politiic de securitate etc. Daca aplicatiile informatice in cadrul administratiei publice nu ar exista aceasta incetul cu incetul s=ar transforma intr-un haos birocratic. . • integrarea cu alte produse informatice. Pentru a arata necesitatea sistemelor informatice in cadrul institutiilor publice. Tot ce am enumerat mai sus. am hotarat sa prezint anumite aspecte la nivel macro cat si micro Daca in urma cu cativa ani se vorbea de aplicatii soft de sine statatoare. intr=un sistem consumator de resurse si nu intr=unul performant.

La nivel macro constatam urmatoarele: Pentru a caracteriza cel mai bine ceea ce se intampla la nivel macro in Romania ne vom studia starea numita de catre specialisti in IT . cetatenii fiind constienti de eficientizarea activitatii acesteia. Prin urmare orice institutie publica din Romania este nevoita sa recurga la aceste aplicatii pentru ca activitatea ei sa poate fi competitiva in conditiile actuale. ajuta si la schimbarea opiniei asupra institutiei vizate. Un alt lucru util ar fi schimbul informatizat de date intre administratii la nivel local. si in caz ca nu vor gasi informatiile. Schimb care ajuta la eficientizarea si eficacizarea activitatii. In cadrul portalului cetateanul putand regasii tot ce este nevoie. cu scorul de 5. vor avea posibiliatea sa intrebe si sa li sa raspunda. Orice schimb de date se face in conditii de maxima securitate (Electronic data interchange) . Dupa cum se observa se recunoaste ca aplicatiile informatice. acest lucru inca nu a devenit realitate.E-READNESS . prin urmare de clientii sai. scrie presa internationala. De asemenea portalul.44 puncte in 2006. o reprezinta banii – si anume colectarea taxelor si impozitelor care se face defectuos. divizia de informatii de afaceri a Economist Group. In prezent in Romania doar cateva colectivitati dispun de asa ceva si putem spune ca si acestea sunt in faza incipienta. Cu toate ca s-a incercat sa se introduca un birou online unic de colectarea a taxelor. international.capacitatea unei economii de a utiliza internetul ca motor crestere Romania a urcat patru pozitii. fata de 4. prin urmare si servicii publice vor fi mai competente cetatenii devenind CLIENTI nu CONTRIBUABILI. pentru 69 dintre cele mai puternice economii. Clasamentul este realizat de compania de analize Economist Intelligence Unit (EIU). pana pe locul 45. internetul duc la cresterea economiei. regional. in functie de cat de bine este facut. Un alt argument pentru a opta pentru sistemele integrate informatice. Necesitatea acestor portaluri este data de nevoia acuta de apropiere a administratiei de cetateni. In urma infiintarii acestui birou. duc la imbunatatirea servicilor.32 din 10. mult mai bine repartizati. Un alt argument este necesitatea colectivitatilor locale de a-si creea portaluri. banii vor fi mult mai bine gestionati.

institutie publica sa aibe la baza un astfel de sistem. Creşterea investiţiilor în cercetarea privind TIC cu 80%. 2. Este orientat pe indentificarea si planificarea resurselor necesare in vederea satisfacerii nevoilor clientilor. Este un sistem informatic multi=modular proiectat in vederea eficientizarii activiatii organizationale.De asemenea ca membrii ai Uniunii europene trebuie sa participam la strategia europeana i2010. în UE se investesc doar 80 de Euro pe locuitor faţă de 350 în Japonia şi 400 în SUA. Iata de ce Primaria Muncipiului Bucuresti a recurs la un sistem integrat format din: componenta managementului financiar – contabil. managementul bugetelor. o strategie pe cinci ani menită să conducă la dezvoltarea economiei digitale.Crearea unei pieţe unice şi competitive pentru societatea informaţională. De exemplu Primaria Municipiului Bucuresti pentru a indeplinii cerintele si asteptarile tot mai complexe ale cetatenilor a trebuit sa recurga la un sistem integrat infomatic. destinate gestionarii resurselor de orice natura din cadrul institutiei. Iata de ce este nevoie ca orice firma. . In general fiecare primarie si firma ar trebui sa se conduca dupa sistemul ERP In esenta sitemul ERP reprezinta un ansamblu intercorelat de subsisteme informatiee. în acest domeniu. LA NIVEL MICRO: schimbarile profunde intervenite in Romania in ultimii 15 ani. plecând de la constatarea că. aceasta presupune: 1. au condus la necesitatea eficientizarii activitatii oricarei administratii locale. Beneficiile unui sistem ERP : » informatii online / in timp real pentru toate ariile functionale ale unei organizatii » standardizarea datelor si acuratete la nivel de intreprindere » aplicatiile includ "cele mai bune practici" din industria respectiva » eficienta pe care o inregistreaza compania » analizele si rapoartele ce pot fi folosite la planificari pe termen lung Avantaje » Informatia este introdusa in sistem o singura data » Obliga la folosirea "celor mai bune practici" din organizatie » Permite personalizari » Furnizeaza functionalitati pentru interactiunea cu alte module » Furnizeaza instrumente de raportare manageriala diversificate. 3. Promovarea unei societăţi informaţionale.

Exemplificare: Societatea comerciala Mechell Targoviste urmeaza ca pe viitor sa puna in aplicare un sistem de calitate a mediului 14001. a investitiilor. s-au prezentat un numar de cinci firme CRITERII DECIZIONALE . societatea comerciala trebuie sa organizeze un proces de selectie a firmei care va presta serviciul. La intrarea in efectivitate a unui contract de prestari servicii privind aplicarea unui sistem e calitate. consider ca sunt destule argumente pentru a demonstra necesitatea sistemelor inforamtice la nivelul admnistratiei publice. Prin cele prezentate. . In urma anuntului dat de Mechell Targoviste. In urma analizei s=a constatat ca acesta ar fi cel mai potrivit sistem de calitate. Studiu de caz nr 5 Solutie it pnetru selectarea firmei care urmeaza sa implementeze procedurile de management al calitatii la o societate comerciala PRIVATA care are contract de delegare a gestiunii unui serviciu public cu autoritatea administratiei publice locale. care de multe ori prin activitatea sa a poluat atmosfera orasului Targoviste. managementul contractelor. De constatat ca pentru firma noastra ca valoarea contractului nu constitutuie cel mai important criteriu.managementul salarizari personalului. Astfel managementul trebuie sa decida care sunt criteriile de selectie a firmei. a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar. a stocurilor etc. avand in vedere si obiectul de activitate a firmei.

managementul companiei a decis sa recurga la utilizarea algoritmului din teoria multimilor fuzzy. experienta similara 4.dimensiunea firmei 5 – numarul de specialisti Matricea punctajelor aferente alternativelor decizionale Criteriu 1. in cadrul departamentului IT. Specialistii au hotarat urmatoarele date de intrare: N – numarul alternativelor decizionale M – numarul criteriilor decizionale T ( M ) – natura criteriilor luate in considerare. valoarea contractului 3. dimensiunea firmei 5. durata implementarii proiectului 2.1 – durata implementarii proiectului 2 – valoarea contractului 3 – experienta similara 4 . Nr crt Denumire criteriu 1 Durata implementarii proiectului 2 Valoarea contractului 3 Experienta similara 4 Dimensiunea firmei Natura criteriu Minim Minim Maxim Maxim . numarul de specialisti Firma 1 50 35000 5 Intern 25 Firma 2 40 30000 7 Reg 20 Firma 3 55 25000 10 Loc 15 Firma 4 50 35000 5 Reg 20 Firma 5 40 25000 8 loc 20 Pentru a putea face selectia. pentru a decide varianta optima.

5 5.5 Numarul de specialisti Maxim Coeficientii de apartenenta Nr crt Denumire criteriu 1 2 3 4 5 Durata implementarii proiectului Valoarea contractului Experienta similara Dimensiunea firmei Numarul de specialisti Coeficientul de apatenenta 5 3.5 4 3.5 Matricea consecintelor absolute Datorita faptului ca aceasta matrice cuprinde doar valori numerice vom puncta urmatoarele criterii: 4 Dimensiunea firmei Firma 2 – 4p Firma 3 – 3P Firma 4 – 4p Firma 5 – 3P Firma 1 – 5p MATRICEA ABSOLUTA .

268 0. experienta similara 4.166 A3 A4 A5 0.200 0. numarul de specialisti Firma 1 50 35000 5 5 25 Firma 2 40 30000 7 4 20 Firma 3 55 25000 10 3 15 Firma 4 50 35000 5 4 20 Firma 5 40 25000 8 3 20 MATRICEA RELATIVA Crij = caij/suma Caij Cciterii A1 A2 C1 0.142 0.200 0.228 0.268 0.200 0. dimensiunea firmei 5.210 0.215 0.250 0.295 0.233 C5 0.210 0.157 0.200 C3 0.150 0.200 ETAPA A 2 MATRICEA AJUTATOARE .233 C2 0.263 0.Criteriu 1.157 0.142 0.285 0. valoarea contractului 3. durata implementarii proiectului 2.166 C4 0.215 0.

clienti . .intindere teritoriala .cifrica de afaceri .numar specialisti .ETAPA 3 Cciterii C1 A1 A2 C2 C3 C4 C5 A3 A4 A5 CALCULUL FUNCTIILOR CARACTERISTICE ETAPA 4 STABILIREA ALTERNATIVEI OPTIMALE STUDIU DE CAZ 6 REZOVAT STUDIUL DE CAZ 7 CRITERII – experienta firmei.esecurile inregistrate .

o Motivatia interna – prin intermediul internetului se concentrare a activitatilor desfasurate in interiorul organizatiei. aplicatii care au incercat sa faca rezolvarea noilor probleme mult mai usor. de comunicare cu celelalte institutii publice si cu stakeholderii. G2G.Internetul confera platforma ideala pentru dezvoltarea unui sistem integrat in zona IP. cu stackeholderii si cu cetatenii a devenit prea mare pentru a fi gestionat in sistem clasic o Problemele care trebuie sa fie rezolvate sunt mult prea complexe o Se schimba abordarea pe care IP trebuie sa o aiba institiutia publica fata de cetatean. in ultimul deceniul s=a contatat o crestere a problemelor cetatenilor. posibilitatea descarcarii de formulare virtuale o G2C. Acesta nu mai este contribuabil este client. o Din ce in ce mai mult apare nevoia de transparenta in cadrul activitatilor institutiilor publice.  Ce mijloace folosim? o Portalul – despre el gasim in studiul de caz 19 o Info – chiosk-uri o Call-center (un sistem fff bun de crm – cand suna clientul sa stii tot istoricul lui) si sa se raspunda la telefon  o Manag. G2S. G2B – a se vedea cursul 1 de la internet – colesca o Totul se reduce la o primarie virtuala ideala – este mult pana acolo  o Consecintele folosirii internetului – cursul 3 – colesca . inlocuind astfel treptat modalitatile de rezolvare traditionale existente pana atunci. S-a pus intrebarea?  De ce trebuie sa rationalizam procedurile de comunicare si sa le integram pe platforme internet o Volumul de date tranzactionat intr-o IP in relatia cu cetatenii. acestea devenind mult mai complexe.STUDII DE CAZ NR 8 Prezentati modalitatile de rationalizare a proceselor traditionale de comunicatie institutie publica – cetatean prin integrarea lor pe platforme internet. taxe. Daca acum cativa ani institutia publica facea fata problemelor stringente ale societatii. acestea regasindu-se toate pe platfora unica – internetul. Drept urmare administratia publica a trebuit sa recurga la aplicatiilor informatice. Doc – cu aplicatie in relatia cu clientul (gasesti repede docu) o CRM o Servicii electronice – plati. cu celelalte institutii publice. existand deja legislatia adoptata in acest sens  La ce foloseste trecerea la sistemul modern prin internet? o Motivatia externa .

La care se adauga: . Totodată o industrie informatică deschisă ar oferi locuri de muncă şi dezvoltare socială la nivel local. catalizând inovaţia locală.existenta forumurilor . in sala de sedinta a consiliului – exemplu de ingeniozitate si de asigurarea a transparentei cu costuri ffffffffffffff scazute Studiul de caz nr 11 .se rezolva ca studiul nr 8. nu doar de dragul de a se face .  Concluzii – de studiat contextul general o Benchmarking-ul (evaluarea performantelor sistemului) – citeste in documentatia despre… o Capacitatea de integrare a internetului (e-readiness)  Gradul de conectivitate si infrastructura existenta  Digital divide  Mediul de afaceri care poate sa ofera solutii IT (oferire de solutii si consultanta)  Mentalitatea utilizatorilor – cetateni si functionari publici  Promovarea tehnologiilor – marketing  Trainingul corelat cu managementul schimbarii STUDIU DE CAZ NR 9 Exemplificati modalitatile principale de perfectionare a activitatilor dintr=o primarie utilizand tehnologii informatice si de comunicatie.o Etc.aplicatiile sa fie facute pentru a se face treaba cum trebuie.transparenta in procesul de selectare a firmelor care asigura implementarea solutiilor . numa ca explici cum ajuta la transparenta. .in unele orase (nu de la noi din tara – olanda) s-a implementat sistemul cu camera web (afisata pe portal) – in biroul primarului. Studiul de caz nr 10 Folosirea în administraţie a unor servicii bazate pe tehnologiile informatice şi formatele de date deschise ar duce la o guvernare transparentă. eficientă şi mult mai ieftină.

Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice. previziune si prognoza. Aprovizionarii  Spunem de ce ar mai fi nevoie. G2E si G2G  In cadrul ERP-ului trebuie sa existe – si exemplificam la nivelul SIVECO in PMB: o Management Financiar – Contabil o Managementul bugetelor o Managementul HR + Salarizare o Managementul mijloacelor fixe o M. 8.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal). Materiale şi Umane. Investitiilor o M. 5. 4.Cresterea performnatelelor manageriale a unei institutii publice prin implementarea solutiilor software de gestiune integrata.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru. . Permite personalului de conducere adoptarea strategiilor pentru lansarea eficienta a produselor si serviciilor pe piata.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare. 3.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.  Ca sa raspundem cerintei studiului de caz – cresterea performantelor manageriale – spunem SIVECO BUSSINES ANALYZER reprezinta puntea care permite managementului sa evalueze si sa controleze activitatea pe care o subordoneaza . urmarire control. 7.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice. 2. conform a ceea ce a spus IONITA 1.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei. G2B.  Intr-un fel. Contractelor o M. putem spune ca prin intermediul ERP se face o particularizare a G2C. 6. Stocurilor o M.  Definitie soft de gestiune integrata – un sistem integrat si intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiuniii organizatiei  Spunem de ce avem nevoie de ERP – zicem din cap 3 – pag 76  Spunem ca prin intermediul ERP se gestioneaza practic intreaga activitate din cadrul organizatiei o resursele necesarea si relatia cu furnizorii (SCM) o relatia cu clientii organizatiei – cetatenii – CRM o Enterprise Date Interchange – schimbul de date din interiorul organizatiilor pubice. sa planifice si sa formuleze politici si strategii: Asista procesul decizional in activitatile de planificare.

• Asigurarea securitaţii datelor şi partajarea accesului la informaţii. Studiu de caz nr 12 Perfectionarea procesului decizional dintr-o institutie publica prin sisteme interactive de asistarea a deciziilor. Situatiile manageriale in cadrul unei organizatii pot fi rezolvate cu ajutor: . in zilele noastre. completă şi in timp util a factorilor de decizie din executiv si deliberativ. • Acces rapid la informaţii şi un transfer optim al acestora între compartimente. Pentru ca o echipa manageriala. prin constituirea şi utilizarea în comun a colecţiilor de informaţii de interes general. Aceste produse folosesc un aparat economico-matematic.0  Mai bagam si ce a zis ionita da le prezentam ca si avantaje Realizarea unui S. sa fie competitiva in conditiile actuale de concurenta este necesar ca deciziile sale sa fie asistate de calculator prin folosirea de produse informatice dedicate. • să asigure informarea corectă. • să răspundă cerinţelor definite de oricare din compartimente.I. atat ca entitate cand si subdiviziune administrativa Simularea scenariilor de tip what if. Ob derivate • Eliminarea redundantelor. simulari previziuni ale dinamicii indicatorilor economico – financiari pentru planificarea strategica si tactica. care: • să gestioneze in mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în primărie. • Asigurarea suportului informational pentru creşterea calităţii deciziilor.M.P.determinarea deciziei in conditii multicriteriale de certitudine – . cu folosirea unor algoritmi cu grad mare de detaliere. sau in cadrul relatiei primarie-cetatean. Important la aceste sisteme este acela ca poate sa avertizeze managerul despre posibilele manifestari negative in functionarea subsistemului condus cu un orizont de timp acceptabil inainte de aparitie a acestora. • Codificarea unitară a informaţiilor din documentele care circula in primarie.Permite un control eficient al costurilor Permite indentificarea tendintelor importante ale pietei in vederea planificarii propriei politici de piata Efectuarea in timp real a analizelor complexe asupra activitatii institutiei beneficiare. • Responsabilităţi precise în furnizarea. administrarea şi asigurarea calităţii şi integrităţii informaţiilor.

in cele ce urmeaza vom exemplifica modul cum se realizeaza perfectionarea procesului decizional folosind SIAD-URILE pe situatii concrete intalnite intr-o institutie publica: a) sisteme manageriale de fundamentare a deciziilor in conditii multicriteriale de certitudine pot fi optimizate prin folosirea aplicatiilor software care au la baza tehnica derivata din TEORIA MULTIMILOR FUZZY Situatie concreta – O primarie doreste sa construiasca un nou sediu. nr de angajati. La licitatie s=au prezentat 10 firme. varianta optimala.Etc. Astfel departajarea firmelor incepe prin trasarea urmatoarelor criterii: valoarea contracturlui.Optimizarea proceselor de conducere prin costuri . expertul introduce datele in calculator si se alege metoda dorita ( pesimista. Expertul poate alege sa foloseasca varianta pesimista.Optimizarea unicriteriala a deciziilor . experienta in domeniu.metode pentru exercitarea atributului de previziune . poate da varianta optima. b) SITUATIE CONCRETA Aceste aplicatii pot fi folosite in urmatoarele cazuri: . optimala etc ) situatii manageriale care presupune proceselor de conducere prin costuri antecalculate posibilitatea implementarii unei metode de conducere prin costuri si de management al calitatii. expertul cu ajutorul unor calcule matematice si unor etape bine definite. serviciu sau sistem se poate face prin INGINERIA VALORII.metode asociate atributelor de organizare coordonare . etc Dupa stabilirea criteriilor .. . Pentru ca primaria sa poate alege varianta optima aceasta foloseste un program software bazat pe teoria multimilor fuzzy. varianta proportionala. in vederea identificarii costurilor supraevaluate ale unui produs. ( daca vrei se explica mai in detaliu ) O alta situatie concreta este atunci cand se doreste o mai buna alegere a unor candidati pentru un eventual post – si aici se foloseste teoria multimilor fuzzy – se stabilesc niste criterii.simularea managementului organizatiei.

cum sunt cele de reproiectare. aceasta nu cunoaste intodeauna costurile reale ale acesteia. Daca se poate se poate explica etapele – dar e greu. populatie somera Densitatea populatie Populatie tanara Populatie matura Natalitate / mortalitate etc . cu ajutorul modelului. retehnologizare. pe baza unor informatii de pornire. dezvoltare a unor lucrari. Stabileste un castigator individual sau colectiv in functie de criteriile manageriale - - Situatie concreta – simularea scenariilor de evolutie a populatiei intr-un anumit judet.Dimensionarea ec a costurilor antecalculate necesare reproiectarii sistemului de management al unei organizatii optimizarea repartizarii personalului unei institutii pe posturi in functie de cerintele acestora  Indentificarea costurilor antecalculate supradimensionate realizarii unui sistem informatic Dupa cum se cunoaste perfectarea contractelor de  Institutiile publice. cu mai mai multe variante decizionale se alege una dintre variante sau alternative decizionale presupune existenta unui scenariu de derulare a jocului. in cazul organizatiilor se face pe baza de licitatii ( alegerea variantei optime fiind facuta cu ajutorul programelor software care au la baza TEORIA MULTIMILOR FUZZY )  Cu toate ca institutia respectiva doreste sa deruleze investitia. se foloseste numai pentru situatii manageriale tipice care se produc cu o anumita periodicitate se bazeaza pe construirea unui model din variabilele manageriale implicate ce reproduc mecanismul decizional aferent situatiei manageriale se proiecteaza. Se dau variabilele – populatie x sute de mii Populatie urbana – y Populatie rurala – z Populatie ocupata. iar ingineria valorii find o metoda care ar elimina acest risc. modernizare.  c) - simularea managementului organizatiei.

care pot influenta ata pozitiv cat si negativ firma. sau isi ofeteaza serviciile pe o anumita piata se pune pb cunoasterii acesteia. introduce datele – programul putand da niste date care pot fi analizate si care vor arata cum va fi evolutia populatie in urmatorii ani. a evolutiei factorilor . care presupune ca plecand la o evolutie anterioara putem prognoza viitorul. Exemplificarea – prognozarea cifrei de afaceri a unei organizatii. in procesul de fundamentare a deciziilor situatii concrete – pentru organizatiile cu activitate de productie sau de prestari servicii – sunt utilizate pentru: ex – determinarea marimii loturilor de fabricatie.d) Optimizarea unicriteriala a deciziilor produsele informatice specifice metodelor din aceasta categorie au la baza functionarii lor modele economico=matematice liniare care se rezolva cu ajutorul algoritmului simplex primal – sunt suport ajutator pentru exercitarea functiilor de organizare si coordonare. care permit conducerii sa exercite atributul de previziune in conditii de eficienta economica La baza acestor aplicatii softwares se afla fenomenul de extrapolare. d) metode pentru exercitarea atributului de previziune utilizare – pentru organizatiile care isi desfac produsele. Alt exemplu – evolutia economica a unei arii geografice – se aleg variabilele si se introduc in sistem. A aparut astfel necesitatea identificarii unor metode capabile in conditii asistate de calculator. . stabilirea sortimentului optim de fabricatie de asemnea in situatii complexe aceste pachete de programe pot fi utilizate premergator folosirii unor metode moderne. Prognoza evolutiei pietei unui serviciu publice . sau studentul depinde unde este facut simularea manageriala. ce vor fi supuse ulterior proceselor de determinare a deciziilor in conditii multicriteriale de certitudine.Indicatori specifici Expertul. prin stabilirea a mai multor alternative decizionale dupa mai mutle criterii decizionale abordat separat.

etc in care este analizat drumul critic.Cea mai folosita este metoda scenariilor multiple in care se fac mai multe variante de evolutie si se alegea aceea care cea mai realizabila. pentru a analiza datele si informatiile despre operatiile companiei. acesta fiind asistat de programe speciale precum – Microsoft Project. Aceste modele joaca un rol foarte mare in luarea deciziilor deoareceele evidentiaza arii unde procesele de business necesita imbunatatire Utilizand solutiile de data mining firmele isi pot marii profitabiliatea interactionariicu clientii lor. Mai nou exista o metoda si anume teoria lanturlui critic.. pentru a da mult mai bune decizii.E metode asociate atributelor de organizare coordonare Acestea se refera la Managementul de proiect.. se fac diagramele gantt si pert. pentru a da acces. Astfel orice organizatie in prezent care deruleaza un proiect.. care analizeaza si modul de alocare a resurselor Utilizare – o IP vrea sa deruleze un proiect pentru construirea ... ceea ce ar duce la un avantaj competitiv pe piata. . si in functie de aceasta echipa mangeriala actioneaza pt potentarea oportunitatilor si diminuarea riscurilor. implementarea unui sistem informatic etc Bussiness inteligence – se refera la acele aplicatii si tehnologii care sunt folosie pentru a strande informatii. pot imbunatatii managementul .. pot detecta fraude. Aplicatiile Bussiness intelligence pot da oportunitatea organizatiilor de a da decizii mult mai bine fundamentate.. Bussiness inteligence ajuta companiile sa aibe informatii comprehensive despre factorii care actioneaza asupra afacerii lor . Ajuta la intelegerea locului firmei pe piata in comparatiei cu cele ale competitorilor. in general. astfel intreaga firma putandu-se adapta mult mai usor la eventualele schimbari. Produsele software din acesta clasa folosesc o serie de concepte specifice domeniului cercetarii operationale . De asemenea permite o mai buna colaborare intre departamente si le coordoneaza activitatea. Data mining: descopera modele din interiorul datelor utilizand tehnici predictive.. il gestioneaza prin managementul de proiecte.. Ajuta la formarea un baze de date consistente care ajuta la gasirea unor solutii cat mai rapide si bine fundamentate. Primavera. si in special a metodei analizei drumului critic..

. o Astia din minister sunt raspanditi in diferite zone geografice si tb sa fie instruiti unitar o Ca sa vina toti intr-un loc sau ca sa se duca instructorii la ei costa enorm – de aia punem e-learning.. de completat Studiu de caz nr 13 Dimensionarea economica a costurilor antecalculate necesare proiectarii sistemului de management al unei institutii publice..7... Data warehouse – . Cartea 4... Studiul de caz nr. Modelele descoperite utlizand solutiile de data mining ajuta sa i-a decizii mai buna in scurt timp......... 14 Exemplificam pe Ministerul finantelor publice sau pe operatorii de servicii publice o Se va exemplificarea pregatirea personalului atat din structura centrala cat si din structura directiilor de finante publice la nivel teritorial... La fel ne pot costa echipamentele si toate alea o Prin e-learning se face economisire de timp o Putem dezvolta e-learning prin intermediul introducerii posibilitatii pregatirii managerilor si a persoanelor din zona de conducere a institutiei publice prin simulatoarele de decizii....3 Studiu de caz 14 Exemplificati avantajele perfectionarii pregatirii profesionale a personalului unei institutii din administratia publica centrala prin intermediul metodelor de training asistate pe calculator.. .... – vezi capitolul 4.. o Se constituie clase virtuale in care membrii acesteia interactioneaza in cadrul forumurilor si a chat-urilor.activitatilorcu risc mare etc.

modalitatea folosita in gestionarea acestor investitii este Managementul pe baza de proiect cu tot ceea ce implica el.  Managementul pe baza de proiect foloseste atat la procesul general de stabilirea planului investitional pe o anumita perioada (vezi studiul de caz nr 1) cat si la punerea in practica a unei investitii concrete. Prognozarea vis-a-vis de investitii 5. Stabilim echipa de lucru pentru fundamentarea procesului investitional 2. De preferat sa se calculeze la sfarsit ROI ( Return of investment) pentru a se observa ca reducerea costurilor de administrare clasice si beneficiile directe cat si cele indirecte sunt mult peste costul total al programuli software care perminte invatarea electronica. cu anumite legaturi de precedenta. Analiza situatiei existente (investitii in derulare.Beneficiile cele mai importante: Costuru cu transportul reduse. Studiu de caz nr 15 Conducerea proceselor investitionale ale unei primarii utilizand managementul pe baza de proiect  Orice investitie atat in domeniul privat cat si in cel public presupune anumite activitati bine structurate. inlocuirea cursurilor tinute in salile repective in sitemul clasic cu instructori si cursanti cu cele noi pe web a permis reducerea cheltuielilor cu deplasarea persoanelor. acesul electronic la cele mai noi cursuri permite instruirea mai repede si mai eficienta si mai mult. implementarea programului investitional 6. Cresterea productivitatii persoanelor. analizarea efectelor investitiilor . swot) 4. unde este necesar sa se stie cat mai in detaliu durata lor si resursele consumate in timpul acestora.  Stabilim etapele procesului investitional in general in cadrul unei primarii: 1. Stabilim planul investitional 3.

daca s-au inregistrat progrese sau nu. precum si persoanele care vor fi implicate direct si indirect in ducerea la capat a proiectului. . care au fost elementele care au ridicat probleme pentru a se da o „reteta” de evitare a acestora pe viitor.7. sunt realizate. Etapa 4 : se prognozeaza rezulatele ( cu ajutorul functiei de prognoza) Se va face referire la modul in care se face prognoza Y=F(factorul 1. analize diagnostic. Aceste subsisteme trebuie sa se adapteze la noile realitati existente. Etapa 1 . Cunoasterea situatiei actuale ajuta la orientarea atentiei catre problemele stringente ale insittutiei. factorul2.odata ce stabilim echipa de lucru trebuie sa stabilim si planul invetitional adica sa stabilim parti de proiect ce revin fiecarui membru a echipei de lucru. Practic se vor stabili activitatile de proiect si se vor asigna responsabilii Etapa 3 – inainte de a aplica planul investitional – orice proiect pleaca de la o situatie data. informational si organizational. toate integrate pentru a ajunge la rezultatul scontat. Etapa 7 = se face o evaluare de final a procesului investitional. precizandu-se care au fost progresele inregistrate. Astfel vor fi realizate analize SWOT. cu punctele sale slabe si forte precum si caile de imbunatatire a acestora. aceasta fiind singura metoda prin care se asigura succesul proiectului. Etapa 6 = se constata daca in urma proiectului derulat a aparut o imbunatatire a situatiei precedente. prin care se va evidentia situatie existente. Etapa 2. factorul 3) Etapa 5: ajungem la etapa unde are loc implementarea programului investional cu tot ce implica el – modificari la nivelul aparatului decizional. evaluarea finala Etapele prezentate mai sus sunt conduse. Studiu de caz 16 Optimizarea repartizarii personalului unei institutii publice pe posturi in functie de cerintele acestora. sunt ordonate in urma aplicarii managementului de proiect.Astfel in etapa de stabilire a echipei de lucru – conform managementului prin proiecte se stabilesc responsabili de proiect.

Pentru aceasta specialistii IT au pus la dispozitie o serie de instrumente care permit simularea activitatilor si constatarea efectelor posibile. Algoritmul rezultat din teoria multimilor fuzzy. este indicat sa se simuleze modul de lucru si evolutia organizatiei dupa ce se fac aceste modificari. Astfel. inainte de a face redistribuiri pe posturi. drept urmare acest proces trebuie sa fie lasat in grija unor specialisti care stiu sa adopte deciziile cele mai potrivite bazandu-se pe intrumente manageriale potrivite. Simularile manageriale Intr-o organizatie este foarte important ca inainte de a se lua anumite masuri sa se poata masura efectele acestora. avand la dispozitie cel putin trei solutii de asa natura: • algoritmul rezultat din tehoria multimilor fuzzy • simulari manageriale • ingineria valorii aplicata in cadrul organizatiei. In continuare vom exemplifica : Directia de sanatate Dambovita doreste sa faca o redistribuire a personalului pe posturi. Deoarece ne aflam intr-o situatie in care exista un nr mare de alternative decizionale dar limitat. inainte de a fi prea tarziu. De asemenea acestor criterii de ocupare a posturilor ( criterii decizionale ) le putem da anumite grade de importanta. Desi pare surprinzator solutia pentru o mai buna repartizare a angajatiilor intr-o institutie publica poate fi oferita prin instrumentarul IT. Astfel ia in considerare drept alternative decizionale – angajatii existenti si urmatoarele criterii decizionale: • Experienta avuta in domeniu • Cunostintele specifice • Esecurile pe care le-a inregistrat in postul ocupat pana in prezent • Capacitatea de adaptare in domeniu 2.Este destul de dificil sa se faca o repartizare justa si corecta a locurilor de munca intr-o institutie. Prin . alternativele decizionale fiind reprezentate de catre salariati si avem in fata un anumit nr de criterii decizionale ( criteriile de ocupare a posturilor ) putem sa folosim un instrument IT foarte cunoscut si anume algoritumul derivat din teoria multimilor fuzzy. 1.

aceste simulari se va afla modul in care angajatii vor reactiona la noile situatii cu care se vor confrunta. In functie de importanta fiecarei functii ( prin raportare la celelalte functii ) expertul calculeaza variantele. Se reuseste o redimensionare a tuturor posturilor. Simularile manageriale sunt interesant a fi folostie si pentru a fi pregatiti angajatii pentru noile posturi pe care vor lucra. In felul acesta pe de o parte acestia vor fi testati. Inca o data se dovedeste importanta din ce in ce mai mare a programelor software in adoptarea unor decizii de reala importanta a organizatiei. si dupa anumite calcule reiese care functii au mai mare importanta si prin urmare o mai mare atentie asupra posturilor care o indeplinesc –. Prin urmare se constata ca managerul. punandu=se accent pe acele posturi care aduc + valoare firmei. Se redimensioneaza de fapt intregul sistem managerial ( in special cel organizatoric ). 3. pentru a se sti daca sunt cu adevarat pregatiti sa faca fata noilor provocari si in acelasi timp vor fi si antrenati pentru nou. Ingineria valorii – presupunem ca si costuri antecalculate. are trei alternative pentru a optimiza repartizarea resurselor umane. daca vor avea succes sau din contra. costurile reale ale repartizarii existente a posturilor Consideram un numar de functii care sunt indeplinite de posturile a caror activitate dorim sa o optimizam. cu ajutorul calculatorului. Studiu de caz nr 17 Comentati componenetele strategiei de informatizare a unei institutii publice IONITA . iar in cazul functiilor inutile – se vor elimina posturile respective reusind astfel sa optimizam repartizarea personalului pe posturile care indeplinesc functiile cele mai importante. reducand costurile pe care acestea le genereaza.

Astfel. Obiectivele strategice Informatizarea administraţiei centrale şi locale.  Implementarea cărţii electronice de identitate. algoritmizate si controlate. procesul de informatizare a unei institutii publice nu trebuie sa fie unul aleator ci trebuie sa fie obiectul unei strategii foarte bine gandite si minutios puse in practica. utilizând tehnici de tehnologie a informaţiilor pentru utilizatorii finali ai serviciilor administratiei centrale.  Portalul pentru servicii cãtre diversi agenti economici.  Implementarea managementului documentelor si a fluxurilor de lucru. Informatizarea serviciilor. In prezent in cadrul zonei private trendul principal are legatura cu un amplu proces de informatizare. Acest trend trebuie sa fie adoptat si de catre institutiile publice pentu ca acestea sa isi reorienteze activitatea pe principii de eficacitate si. Perfecţionarea cadrului legal care sã facã posibile astfel de acţiuni.  Portalul pentru servicii de angajare a fortei de muncã. cât si pentru implementarea proiectelor. acestea trebuie sa fie deschise spre schimbare. urmarindu-se amplificarea eficienţei operationale în cadrul acestor organisme. instrumentarul IT oferind aceasta posibilitate.  Promovarea semnăturii digitale. Dezvoltarea unor structuri organizationale suplimentare corespunzãtoare.  Realizarea unui sistem unitar al registrelor de stare civilã.Este foarte important ca o institutie publica sa urmeze trendul general al organizatiilor private. Pentru punerea in practica a acestei strategii o institutie publica trebuie sa aiba in vedere o serie de obiective – principale si derivate. de ce nu. Pentru punerea in practica a acestor obiective vom lua in considerare urmatoarele optiuni strategice: • • • Proiectarea unor sisteme informationale si de telecomunicatii la nivelul institutiilor publice. chiar daca aceasta inseamna uneori masuri radicale. in care activitatile care anterior se desfasurau in sistem clasic se transforma total devenind un sir de procese informatizate. atât pentru elaborarea strategiei. ceea ce implicã adesea integrarea serviciilor prestate de administratia centrala si locala. care sã cuprindã un mare numãr de unitãti ale administratiei centrale Iata care sunt si caile de actiune:  Promovarea portalurilor de informaţii şi servicii:  Portalul unic de reglementãri juridice. In continuare le vom enumera. Aceasta strategie trebuie sa fie una integrata in strategia globala a institutiei si nu trebuie uitat un aspect fundamental: aplicatiile IT si informatizarea institutiei publice este un mijloc si nu un obiectiv in sine. .  Dezvoltarea sistemelor de procurare electronică (e-procurement). avand ca beneficiari cetãtenii si agentii economici. Asigurarea accesului la informatii. Pentru a avea cu adevarat succes. de eficienta.

conform strategiei I 2010 sa isi informatizeze administratie publica. Tocmai de aceasta s-au inregistrari mari progrese in ceea ce priveste starea de e-readiness. putem face o analiza swot a fluxului de lucru. si accesul cetatenilor si a ogranizatiilor private la aceste servicii precum si incurajarea folosirii serviciilor internet de catre cetateni in viata de zi cu zi. Acestea sunt de natura materiala. Ele iau nastere atat in interiorul organizatiei cat si in afara acesteia. putem imbunatatii si in cele din urma. umana. Pub in cadrul careie s-au facut mari progrese. financiara si informationala. Studiu de caz nr 18 Evidentiati unitatea analizei circuitelor si fluxurilor informationale dintr-o primarie. odata cu integrarea in UE.  Circuitul informational reprezinta traseul pe care il parcurge o informatie de la sursa la destinatie.  Fluxurile informationale reprezinta ansamblu informatiilor pe care parcurg circuitele informationale  Utilitatea analizei o In general analizei nu I se da importanta cuvenita ci se trece peste ea o Ea este fffffffffff importanta deoarece prin ea vedem cum se petrec lucrurile. Romania s-a obligat. Este foarte importat ca sa se faca o corecta echilibrare a acestora. astfel incat sa se acorde importanta cuvenita in special resurei umane care trebuie pregatita atat pentru acceparea noilor tehnici si proceduri informatice cat si pentru utilizarea lor. Mai mult decat atat.RESURSE Pentru punerea in practica a acestor cai de actiune vor trebui atrase resurse. De mentionat ca tara noastra are in derulare o strategie de informatizare a adm. conform masuratorilor efectuate in anul in curs. TERMENE Se vor lua in considerare faptul ca pentru fiecare proiect in parte sunt necesare termene de realizare si termene de evaluare intermediara pentru a se studia daca proiectul urmeaza calea dorita. seriviciile publie. avand asta la baza vom face proiectarea noului sistem .

preia solicitarile de la registratura Depratamentul Administratie Publica . procese. care poate circula in cadrul unei primarii virtuale prin intermediul sistemului de management al documentelor. competentele si responsabilitatile pe care le au) Dpdv al cetateanului – ce se intampla in front-office  Exista un portal pe care se gasesc: o Posibilitatea de identificare a utilizatorului prin intermediul semnaturii electronice – de aici se porneste la o pagina personalizata a utilizatorului . conform legislatiei  Trecerea fluxului de munca fizic in sistem electronic inseamna trecerea la managementul documentelor – totul se petrece virtual. etc.  Accesul la documente poate fi facut pe mai multe cai (user+parola.Departamentul/serviciul competent pentru solutionarea probelmelor cetateanului Seful departamentului competent – avizeaza solutia gasita la solicitarea cetateanului Depratamentul Administratie Publica .trimite solutiile la solicitarile cetateanului la registratura REGISTRATURA primirea solicitarilor de la cetateni trimiterea solutiilor cetatenilor Respingerea solicitarii initiale Cetateanul  Se incepe cu prezentarea schitei – vom pune cum e fluxul actual – avantaje si dezavantaje  sPunem ce sa se faca – Cum se intampla lucrurile: Dpdv al functionarului – ce se petrece in back-ofiice  Fluxurile de munca se petrec intr-un anumit fel fizic – exista anumite etape.  Functionarii acceseaza strict documentele de care au nevoie – in baza drepturilor de utilizare date (in functie de sarcinile. autorizatii. semnatura electronica)  Tot cu semnatura elecronica se poate certifica emiterea unei decizii.

Si mai mult rezolvarea acestora trebuie sa se faca intr-un timp cat mai scurt. De aceea se considera ca este nevoie de o apropiere a administratiei de cetatean. de a efectua plati ale texelor si impozitelor o Are un istoric al cererilor. astfel administratia publica confruntandu-se cu noi probleme de rezolvat. doc. Ei trebuie sa raspunda cat mai repede. Prezentati un punct de vedere personal referitor la actiunile necesare realizarii unui portal in cadrul unei primarii Societatea romaneasca a evoluat si implicit si nevoile acesteia. . reclamatiilor. alte probleme vor astepta pe agenda publica. si pt a consolida informatiile generale despre cetatean va completa informatiile necesare in CRM Back-ofiice Functionarii sunt anuntati in timp real despre o anumita problema care apare pe portal. platilor si a stadiului de rezolvare a anumitor probleme. AVANTAJE o Responsabilizare o Viteza crescuta de accesara a unui document (chiar de catre mai multi utilizatori odata) o Privire de ansamblu asupra fluxului o Cresterea substantiala a vitezei de lucru a functionarilor publici o Cresterea eficientei si eficacitatii o Viteza mare de raspuns la solicitarile cetateanului o Usurinta in cautarea anumitor tipuri de documente  Prezentam schita noului sistem Studiul de caz numarul 19. reclamatii.o Cetateanul are posibilitatea de a face cereri. al. sufocand treptat aparatul administrativ public. aducerea administratiei la el acasa. o Informatii despre existente call-center o Cand cetatenii acceseaza call-centerul sau cand se duc la ghiseul de informatii functionarul da informatiile necesare pe care le scoate din sist. Daca acest lucru nu se realizeaza. de manag.

de regulă. completa şi transmite toată documentaţia necesară obţinerii serviciului public. . stiri. Este inclusă aici şi posibilitatea existentei unui mecanism care sa-I permita cetateanului sa monitorizeze permanent stadiul in care se afla documentatia propusa. forumuri. Primul nivel este acela cand administratia publica informeaza cetatenii despre un anumit serviciu si procedura şi procedura aferentă furnizării acestuia.  Studiu privind elementele care ar trebui sa fie continute in cadrul portalului Elementele unui portal sunt: spatiu web (achizitionarea unui domeniu reprezentativ pentru institutia publica – ex: www. începând de la descărcarea şi transmiterea documentelor necesare şi finalizând cu momentul livrării serviciilor. tara noastra a crescut situandu-se pe locul 45 din 69. Nivelul 3 . Nivelul 2 – Interacţiunea simplă(“one-way”): include posibilitatea ca utilizatorul (cetăţeanul sau agentul economic) să poată downloada de pe site-ul instituţiei publice formulare electronice prin care să demareze procedura de obţinere a serviciului public online. Prin urmare portalul ar trebui sa corespunda nivelului 4. pe utilizarea semnăturii digitale.Interacţiunea dublă(“two-way”): se referă la posibilitatea ca beneficiarul serviciului să poată descărca. Si la nivel local se constata ca edilii oraselor au inceput sa puna accent pe aceasta metoda ingenioasa de aduce administratia in casa clientului. nivel care ii permite cetateanului sa monitorizeze stadiul de rezolvare a problemei sale.Acest lucru se poate realiza cu ajutorul portarulilor  Analiza stadiului actual al relatiei cu cetatenii si mediul de afaceri – in prezent situatia s-a mai imbunatatit fata de acum cativa ani. cei doi actori care interactioneaza prin intermediul portalului: admistratia publica si cetatenii.  Dezvoltarea portalului pe cele 4 niveluri – se studiaza starea actuala si se stabileste cum ar trebui sa fie dezvoltat portalul Se cunoaste faptul ca exista 4 niveluri de dezvoltarea a serviciilor online.pmtgv. pagina personala.  Se studiaza resursele interne – materiale. financiare si umane. e-mail. De asemenea si portalul este guvernat de acesta. Starea de e-readiness masoara gradul de implicare a serviciilor online in activitatea unei tari. mai mult cat de mult ajuta acesta la dezvoltarea societatii respective. Pentru ca un portal sa poata satisface nevoile cetatenilor acesta trebuie sa fie de cel putin nivel 3. noutati legislative. majoritatea se afla la nivelul 2. Nivelul 4 – Prelucrare electronică integrală: presupune ca întreg ciclul de furnizare a serviciului public.ro). Totusi serviciile in Romania. să se desfăşoare online. existand mai ales la nivel central portaluri dedicate unor anumite ramuri. servicii online. chaturi. Acest proces implică existenţa unui sistem de autentificare a utilizatorilor bazat.  Studiu de e-readiness – conform ultimelor masuratori.

 Ce mijloace folosim? Ca instrumente pentru sistemele electronice de informare a cetatenilor avem: o Portalul – cu toate elementele sale. Acesta nu mai este contribuabil este client.Pentru ca un portal sa functioneze coresct acesta trebuie sa beneficieze de cele mai bune resurse . el avand rolul de a apropria administratie de cetatean. de a gasi raspunsuri. info-chiosch) in functie de gradul de informatizare a institutiei – se va face astfel incat portalul sa suporte integrarea cu alte aplicatii care se vor crea. functionari publici de cariera. de ai rezolva problemele rapid.  Se studiaza aplicatiile care vor fi integrate cu portalul (CRM. Pot fi oferite anumite avantaje persoanelor care utilizeaza portalul Studiul de caz nr 20 Modalitati de utilizare in cadrul unei institutii publice a sistemelor electronice de informare a cetatenilor. de a fi informat cu tot ceea ce se intampla in colectivitatea in care traieste si nu numai.  Se proiecteaza si testeaza portalul  Se instruiesc persoanele care vor utiliza portalul  Se face un marketing al acestuia si al facilitatilor oferite prin intermediul sau. o Info – chiosk-uri . call center.  De ce trebuie sa folosim sistemele informatice de comunicare cu cetatenii o Volumul de date tranzactionat intr-o IP in relatia cu cetatenii. cu celelalte institutii publice. o Se fundamenteaza bugetul necesar o Se studiaza dk in cadrul inst pub exista personal pregatit pt crearea portalului sau activitatea se externalizeaza – o subetapa aici este selectarea firmei care va realiza portalul – fuzzy o Se studiaza gradul de pregatire a functionarilor publici – se va vedea in ce masura acestia pot utiliza un soft de asa natura si capacitatea de actualizare a informatiilor (pe site sa fie informatii la zi – ca sarcina a functionarilor) o In cadrul resurselor umane vom avea: administratorii portalului ( specialisti IT). o Din ce in ce mai mult apare nevoia de transparenta in cadrul activitatilor institutiilor publice. cu stackeholderii si cu cetatenii a devenit prea mare pentru a fi gestionat in sistem clasic o Problemele care trebuie sa fie rezolvate sunt mult prea complexe o Se schimba abordarea pe care IP trebuie sa o aiba institiutia publica fata de cetatean. inalti functionari.

o Etc. taxe. care trebuie sa fie bine intretinuta. Exista un sistem international de evaluare numit BENCHMARKING prin care se analizeaza performantele unei institurii in functie de un nivel considerat mediu. motivul este simplu daca altii au reusit inaintea noastra nu mai este necesar sa reinventam roata – de ce sa nu invatam din experienta lor.. o In procesul de implementare a unui sistem electronic de informare a cetatenilor ttrebuie sa luam in considerare un indicator esential: capacitatea de integrare a internetului (e-readiness).  Concluzii – o Benchmarking-ul (evaluarea performantelor sistemului) – dupa ce se aplica toate aceste instrumente electronice de informare a cetatenilor. Vorbim cu preponderenta despre documente in format digital dar si in format clasic. Asigura o mai buna administrare a documentelor. functionarul public avand acces la baza de date. G2B – reprezinta o incoronare a relatiilor administratiei publice cu clientii sai. in apicarea sistemelor electronice de informare a cetatenilor este interesant de luat in considerare rezultatul benchmarkingului. Doc – cu aplicatie in relatia cu clientul (gasesti repede docu) – paote fi integrat cu fluxurile de lucru ( in momentul in care un document intra un sistem acesta va urma un cirucuit informational predefinit. posibilitatea descarcarii de formulare virtuale o G2C. In momentul in care cetateanul solicita un serviciu functionarul este in masura sa ii raspunda promt si la obiect. o Servicii electronice – plati. o CRM – este o aplicatie care a fost folosita initial doar in cadrul organizatiilor private. Practic prin intermediul CRM-ului se centralizeaza toate informatiile cunoscute despre cetatean. De asemenea odata cu managementul documentelor se creeaza o baza de data. o Totul se reduce la o primarie virtuala ideala – este mult pana acolo  o Consecintele folosirii internetului – consecinte politice. o Manag.o Call-center (un sistem fff bun de crm – cand suna clientul sa stii tot istoricul lui) si sa se raspunda la telefon  . numerotandu-le. In urma unui bun management al documentelor functionarul public apeleaza la metode de data minig care ajuta la gasirea a celor mai greu accesibile documente. avand la baza cubul informational. Este din ce in ce mai important sa fie extinsa aplicare acestor instrumente informatice si in cadrul unei institutii publice.Call –centerul un serviciu public care raspunde la problemele legate fata de institutia publica a cetatenilor. acesta putand mult mai usor identificate ulterior. clasandu-le pe grupe. in felul acesta vom observa daca masurile luate au fost cele corecte sau nu. G2S. trebuie facuta si o evaluare a modului de aplicare a lor. cetateanul trebuie sa fie privit nu ca un simplu contribuabil ci ca un client. sociale. Aceasta poate fi masurata printr=o serie de elemente:  Gradul de conectivitate si infrastructura existenta . Element al portalului care ajuta la imbunatatirea relatiei administratiei – cetatean. in felul acesta evitandu-se distorsiunile de flux de lucru ). G2G. deoarece. aceasta din urma intrand in sitem prin intermediul scanarii. culturale.

caile de actiune. • Acces rapid la informaţii şi un transfer optim al acestora între compartimente. Datorita faptului ca realizarea strategiei de informatizare presupune o munca laborioasa unde sunt cuprinse diferite proiecte. • Imbunătăţirea calităţii serviciilor oferite publicului. • Soluţii flexibile.     Digital divide Mediul de afaceri care poate sa ofera solutii IT (oferire de solutii si consultanta) Mentalitatea utilizatorilor – cetateni si functionari publici Promovarea tehnologiilor – marketing Trainingul corelat cu managementul schimbarii  Explicam cum poate fi facuta comunicarea cu cetatenii – CRM+Man. deschise. Cerinte functionale ale sistemului informatic: • Sistem informatic la cheie. • Asigurarea securitaţii datelor şi partajarea accesului la informaţii. • Asigurarea suportului informational pentru creşterea calităţii deciziilor. • Codificarea unitară a informaţiilor din documentele care circula in primarie.Doc+Call center integrate Studiu de caz nr 21 Utilizarea managementulul pe baza de proiect pentru fundamentarea corecta a componentelor strategiei de informatizare a unei institutii publcie. administrarea şi asigurarea calităţii şi integrităţii informaţiilor. • Responsabilităţi precise în furnizarea. • Implementarea rapidă şi şcolarizarea personalului utilizator . sau in cadrul relatiei primarie-cetatean. Prin strategia de informatizare a unei institutii publice putem intelege realizarea unui sistem informatic integrat de management. Obiectivul fundamental – realizarea unui sistem electronic pentru informatizara institutiei publice Obiective derivate – • Eliminarea redundantelor. • Aplicaţii informatice dezvoltate pe baza cerinţelor primăriei. Componentele strategiei de informatizare sunt : obiectivele fundamentale si derivate. prin constituirea şi utilizarea în comun a colecţiilor de informaţii de interes general. integrate şi compatibile cu tehnologiile Internet. (ERP) Si putem particulariza in cadrul unei primarii. activitati complexe. resursele si termenele. putem apela la Managementul pe baza de proiecte . cu un unic integrator.

module Analiza situatiei actuale Fundamentarea obiectivelor Proiectarea sistemului Crearea Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare.10. Materiale şi Umane.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei. (se va exemplifica pe etapele din capitolul 5) Studiu de caz nr 22 . < crm.6. Crearea Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal).<gis-uri> Crearea . eservices> 11 . Crearea . Evaluarea intermediara Modificari la cereea beneficiarului Punerea in functiune Evaluarea finala Vezi relatiile de precedenta.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.7. call center.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice. Activiati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Precedenta 0 1 2 3 3 3 6 3 Crearea Subsistem Informatic pentru 10 Managementul Relaţiilor Publice.9 3 5. • 12 13 14 15 8.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru Creaarea Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică. Crearea .11 12 13 14 Se mentioneaza faptul ca pt fiecare proiect in parte se poate face o structurare a etapelor si activitatilor tot in project manager.

ceea ce inseamna ca nu trebuie sa aibe . taxele. venituri nefiscale. De asemenea se va cunoaste limita cheltuielilor curente sau investitionale care se pot efectua. subventii. Credite externe. sa se poata face o fundamentare corecta a veniturilor care vor fi atrase in anul care urmeaza deoarece in functie de acestea se vor putea duce la capat proiectele investitionale planificate din anii precedenti si care se afla in derulare. alte imprumuturi) Fiecare factor din cadrul functiei are o evolutie proprie. Va trebui sa se combine acesti factori de influenta si sa se ia in considerare diverse evolutii. parabolica. Toate aceste posibilitati vor trebui sa fie luate in considerare in momentul in care se va face prognoza veniturilor. in functie de alti factori de influenta. De asemenea trebuie sa luam in considerare faptul ca o institutie publica cum este Primaria trebuie sa inceapa sa lucreze pe principii economice. Probleme indentificarii exacte a expresiei y= f( x1. se selecteaza din fucntia ramasa a cea care aproximeaza cel mai bine valorile calculate fata de valorile reale. Astfel factorii pot avea o evolutie liniara.9 si abatere medie patratica cat mai apropiata de zero. diferenta dintre cele doua ne da abaterea nivelulul calculat . care ar trebui sa fie la un nivel cat mai mic. In urma prognozarii vom avea functia reala y si functia calculata y*.  In cele ce urmeaza vom exemplifica factorii de influenta a veniturilor atrase la bugetul local prin functia urmatoare: o Y=f(Imp fiscale.  Pentru a se face o fundamentare corecta a acestor investitii va trebui sa se ia in considerare trendul din ultimii ani al veniturilor pentru a se putea face o extrapolare. Se pot concepe diverse scenarii de evolutie a variabilelor. venituri de capital(valorificare de bunuri ale statului). Astfel vor rezulta mai multe tipuri de evolutii posibile ale factorilor. Folosirea acestei solutii IT presupune efectuarea anterioara a unei analize economice detaliate pentru identificarea cu precizie a factorilor care influenteaza cel mai bine nivelul indicatorilor economici a caror evolutie se extrapoleaza.Comentati modelul economico-matematic al unei solutii IT de prognoza a veniturilor ce vor fi atrase la bugetul local al unei primarii in cursul unui an fiscal  Este foarte important ca in cadrul unei organizatii publice.xn) folosind aceste produse informatice se rezolva astfel: 1 se simuleaza relatia dintre variabila dependenta si variabila independenta prin toate functiile pachetului de programe. etc. 2.x2…. Se cunoaste faptul ca o prognoza buna se axeaza pe datele anterioare. 3. cum este o primarie. care trebuie sa fie in numar mare si realiste. logaritmica. Cu toate acestea extrapolarea este doar orientativa deoarece este incorect a se considera ca veniturile vor evolua in acelasi ritm. se selecteaza acele functii care indica acel coeficient de corelatie intre variabilele dependente si cele independente de minim 0.

pierderi. o In cadrul departamentului de resurse umane vom face un studiu de e-readiness. drept urmare zona de actiune normala a tuturor serviciilor sale trebuie sa se incadreze intre punctele T0 si T1 din urmatorul grafic. avantajul ar fi acela al comunicarii dintre ANFP si orice institutie publica.  Definirea sistemelor informatice integrate particularizare pe ERP – Dezvoltarea si implementarea sitemelor integrate prin intermediul calculatorului constituie o solutie moderna si eficienta care trebuie sa fie luata cat mai mult in calcul in proiectarea sistemului de management in cadrul unei institutii publice. . Aceste lucru este foarte important datorita faptului ca resursa umana este unica creatoare de valoare si drept urmare cea mai importanta din cadrul organizatiei. – Un sistem informatic integrat presupune: o Arhitectura flexibila o Integrarea cu alte produse informatice o Transparenta complexitatii solutie informatice pentru operare facila o Deschiderea pe piata virtuala oferita de internet. Studiul de caz nr 23 Prezentati avantajele implementarii unui sistem ERP la nivelul unei functiiuni dintr-o institutie publica. Una dinre cele mai cunoscute sisteme informatice cunoscute este ERP ( ETERPRISE RESOURCE PLANNING ) Un ERP reprezinta . in pb legate de funcitonari . La nivelul functiunii de resurse umane.un sistem informatic multimodular. oferit de catre ERP –RECRUTAREA ON-LINE. prezentand doar avantajele aplicarea acestuia strict in acest domeniu.  Inainte de a pune in aplicare un sistem ERP in cadrul unei organizatii trebuie mai intai sa analizam care este starea lucrurilor in ceea ce priveste gradul de acceptare si integrare a solutiilor informatice. o Concordanta cu legislatia in vigoare o Existenta unei politici de securitate. Acesta este important pentru a vedea daca utilizatorii sistemului vor putea pune in practica unul dintre principalele avantaje in domeniul resurselor umane.un asamblu intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiunii a tuturor resurselor din organizatie .Proiectat in vederea eficientizarii diverselor activiati In cele ce urmeaza vom particulariza aplicarea unui sistem ERP in cadrul functiiunii de resurse umane din organizatie.un sistem informatic orientat pe identificarea si planificarea resurselor necesare in vederea satisfacerii cerintelor clientilor organizatiei . Aceasta prezinta avantajele economisirii de bani si de timp – este eficienta si in acelasi timp eficace o Un alt avantaj este reprezentat de catre sistemul EDI ( ELECTRONIC DATA INTERCHANGE ) care facce parte din sistemul G2G. – sistemul informatic integrat trebuie sa fie proiectat centrat pe axa informatie – proces decizional – proces de executie. si este parte componenta a sistemului ERP.

prin arhiva electornica usureaza activitatile angajatilor. datorita caracterului integrator al ERP-ului. Componeta de management a resurselor umane in cadrul ERP ofera suport informatic pentru realizarea tututor proceselor din domeniu resurselor umane si a managementului de personal. Functionalitatile acestui modul se refera la:  Managementului datelor de personal al angajatilor.  Mentinearea istoricului activitatii ficcarui salariat. in diferite proiecte ale organizatiei. Aplicaţia urmăreşte următoarele procese: • • • • • • • Recrutarea şi selecţia personalului. rezolvarea unor litigii. Exemplu de ERP este cel oferit de SIVECO acestea avand doua module legate de resurse umane si salarizare: Managementul Resurselor Umane modelează procesul de afaceri atât financiar cât şi operaţional. Realizarea unei metodologii de evaluare a eficienţei salariaţilor bazate pe indicatori cantitativi şi calitativi. Rapoarte ante şi post calcul . Managementul Salarizării personalului realizează gestiunea şi calculul salariilor şi oferă: • • • • • Gestiunea salariaţilor în cadrul structurii organizatorice a companiei Gestiunea avansurilor. constandu=se o crestere a productivitatii.o o o o publici ex: formarea profesionala. evidenta generala a functionarilor publici etc. estimarea bugetelor de instruire 0  Inscrierea automata. Instruirea şi dezvoltarea carierelor angajaţilor Urmărirea carierei individuale. acest aspect de toate celelalte elemente de training online sunt cunoscute sub denumire de E-LEARNING De asemenea sistemul ERP – prin Managementul documentelor. cu acces imediat la date existente in fisiere istorice  Posibiltatea de simulare a mai multor variante de modificari salariale in vedrea alocarii corespunzatoare a sumelor din buget  Elaborarea graficelor evenimentelor profesionale ( precizarea cursurilor. deducerilor şi reţinerilor Urmărirea activităţii salariaţilor Generarea notelor contabile asociate. Raportare statistică a diferiţilor indicatori. Odata cu instalarea unui sistem ERP – Instituitia are acces la diferite programe de formare online a functionarilor sai. primelor. Evidenţa salariaţilor cu numeroase detalii personale şi profesionale. a cheltuielilor salariale si altor tipuri de cheltuieli generate de activitatea angajatilor.si a stimulentelor  Urmarirea eficientei activitatii angajatilor si a progreselor inregistrate de acestia. Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor salariaţilor. oferind suportul informaţional pentru desfăşurarea tuturor activităţilor specifice resurselor umane din orice organizaţie.. sporurilor.

prelucrarea si administrarea documentelor in format electronic . competentele si responsabilitatile pe care le au) Dpdv al cetateanului – ce se intampla in front-office . Studiul de caz nr 24 Un system de management al documentelor si fluxurilor de lucru reprezinta un system informatic utilizat pentru introducerea . o Informatii despre existente call-center .avantaje  Exista un portal pe care se gasesc: o Posibilitatea de identificare a utilizatorului prin intermediul semnaturii electronice – de aici se porneste la o pagina personalizata a utilizatorului – daca portalul este de nivel 4 – utilizatorul este total in avantaj. procese. Studiu de caz 24 Exemplificati avantajele utilizarii managementului documentelor si al fluxurilor de lucru precum si a semnaturii digitale in procesul de eficientizare a comunicarii dinre o IP si cetateni.o Evaluarea se va face pe baza rapoartelor de audit rezultate din folosirea intregului sistem ERP (in conformitate cu dr de acces) dintr-o anumita perioada. autorizatii. semnatura electronica)  Tot cu semnatura elecronica se poate certifica emiterea unei decizii. acesta putand sa-si rezolve problema fara sa se mai deplaseze la insittutie o Cetateanul are posibilitatea de a face cereri. de a efectua plati ale texelor si impozitelor o Are un istoric al cererilor.  Functionarii acceseaza strict documentele de care au nevoie – in baza drepturilor de utilizare date (in functie de sarcinile. stocarea . Cum se intampla lucrurile: Dpdv al functionarului – ce se petrece in back-ofiice  Fluxurile de munca se petrec intr-un anumit fel fizic – exista anumite etape. reclamatii. Semnatura digitala continuta de cardul electronic ID va fi principalul mijloc de acces garantat la informatiile si serviciile online furnizate de agentiile publice si private si poate asigura valabilitatea legala a documentelor transmise electronic.  Accesul la documente poate fi facut pe mai multe cai (user+parola. conform legislatiei  Trecerea fluxului de munca fizic in sistem electronic inseamna trecerea la managementul documentelor – totul se petrece virtual. reclamatiilor. etc. platilor si a stadiului de rezolvare a anumitor probleme. care poate circula in cadrul unei primarii virtuale prin intermediul sistemului de management al documentelor.

posibilitatea fraudei . E-procurement reprezinta un ansamblu de aplicatii Internet care asigura interactiunea intre participantii la procedurile de pe piata licitatiilor organizate de BRM. E-business reprezinta sistemele traditionale plus web . atesta ca este de acord cu documentul digital. Studiul de caz nr 25 Comentati utilitatea platformelor e-commerce. E-learning consta intr-un ansamblu de metode . AVANTAJE o Responsabilizare o Viteza crescuta de accesara a unui document (chiar de catre mai multi utilizatori odata) o Privire de ansamblu asupra fluxului o Cresterea substantiala a vitezei de lucru a functionarilor publici o Cresterea eficientei si eficacitatii o Viteza mare de raspuns la solicitarile cetateanului o Usurinta in cautarea anumitor tipuri de documente A se vedea studiul privind managementul documentelor.o Cand cetatenii acceseaza call-centerul sau cand se duc la ghiseul de informatii functionarul da informatiile necesare pe care le scoate din sist. e-procurement si ebussiness in contextul perfectionarii unui operator presatator /furnizor de servicii publice. si pt a consolida informatiile generale despre cetatean va completa informatiile necesare in CRM o De asemenea cetateanul cu ajutorul semnaturii electronice. iar . Semnatura electronica creaza o responsabilitate a functionarului fata de cetatean Se exemplifica foarte clar pe ce am facut noi in proiect – cele doua scheme. Comertul electronic sau e-commerce reprezinta automatizarea tranzactiilor comerciale utilizand sisteme de calcul si tehnologii de comunicatii. razboiul informatiilor . instrumente si proceduri prin care se asigura furnizarea de programe de invatare sau training folosind mijloace electronice precum si evaluarea gradului de asimilare a cunostintelor de catre cursanti . e-learning . de manag. primejdiile care pot aparea intru asemenea serviciu sunt : fluxul virusilor . al.tehnici . Sistemul este conform normelor europene si legislatiei nationale in domeniul achizitiilor. doc.

Este inclusă aici şi posibilitatea existentei unui mechanism care sa-I permita cetateanului sa monitorizeze permanent stadiul in care se afla documentatia propusa. pe utilizarea semnăturii digitale. Studiul de caz 26 Particularizati continutul etapelor metodologice de realizarea unui sistem informatic intr-o institutie publica la niveulul uuei activitati din cadrul acesteia.Interacţiunea dublă(“two-way”): se referă la posibilitatea ca beneficiarul serviciului să poată descărca. extinderea se face in mod haotic . Pentru ca aceste procese sa decurga mai usor este nevoie de niste programe de training si pentru salariatii primariei necesare pentru procesu de schimbare . consistenta cromatica etc. Nivelul 4 – Prelucrare electronică integrală: presupune ca întreg ciclul de furnizare a serviciului public. consistenta navigarii .strategiile principale sunt: contactul cu utilizatorii . completa şi transmite toată documentaţia necesară obţinerii serviciului public.Apa nova – sa oficializeze plata online a fact -sa completeze cereri de bransare -reclamatii online .pag personala cu istoricul platilor Call-Center-ul Apa Nova Ploiesti este cel mai bine dezvoltat. să se desfăşoare online. Nivelul 2 – Interacţiunea simplă(“one-way”): include posibilitatea ca utilizatorul (cetăţeanul sau agentul economic) să poată downloada de pe site-ul instituţiei publice formulare electronice prin care să demareze procedura de obţinere a serviciului public online. Acest proces implică existenţa unui sistem de autentificare a utilizatorilor bazat. . Ex. Implementarea unui system de Banchmarking care sa permit pe de-o parte evaluarea performantelor folosind cele 4 nivele de performanta ale metodologiei sip e de alta parte identificarea de bune practici . Nivelul 3 . începând de la descărcarea şi transmiterea documentelor necesare şi finalizând cu momentul livrării serviciilor. iar ca un ex doar 25-30% din primarii din mediul rural au acces la internet . Aceasta capacitate este descrisa prin conceptul de E-readiness – Suntem pregatiti sa folosim serviciul online? Exista discrepante ff mari intre zonele cu infrastructura bine dezv si zonele rurale . Cele 4 nivele de performanta sunt: Nivelul 1 – Disponiblitatea informaţiilor: presupune accesibilitatea online a informaţiilor legate de serviciul public şi procedura aferentă furnizării acestuia. Furnizarea acestor servicii pe aceste platforme de internet in cadrul unei primarii tine in primul rand de gradul de integrare a internetului in procesul de dezvoltare economica si sociala . de regulă. Implementarea acestor tipuri de servicii de ex plata impozitelor online tine in primul rand de modul in care beneficiarul percepe si intelege aceste servicii .

4. In aceasta subetapa se analizeaza organizarea structurala si procesuala a institutiei. lucru necesar pentru a vedea modul cum se va mula viitorul program informatic.Integrarea acestora prin soluţii software integrate ( ex: ERP).Identificarea cerintelor generale si concretizarea lor in proiectelor informatice majore.  Dupa ce se analizeaza organizarea institutiei atat logica cat si fizica se trece la formularea de variante de solutii pentru aplicarea programului ( customizare) o Analiza detaliata  Aici se analizeaza documentele care se vor trece din sitemul clasic in cel automatizat <vezi carte >  Analiza fluxurilor informationale – aici se analizeaza circuitele informationale atat interne cat si externe. si anume Sistemul Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane. Asta inseamna ca trebuie sa luam in considerare urmatoarele etape: 1. aparitia unui cadastru virtual. eficientizarea si eficacizarae muncii de urbanism. crestera vitezei de raspuns in acordarea de autorizatii). proprietate. 7.  Evidentierea cerintelor functionale – se specifica modul de lucru a in viitor program  Evaluarea critica a sistemului informational – analiza actuale = criptarea si decriptarea informatiilor o Proiectarea sistemului o Implementarea sistemului plus scolarizare o Exploatarea si mentinerea in functiune – de citit in carte plus ionita plus gis .  ETAPE: o Analiza preliminara  Identificarea problemelor care se gestioneaza cu BDU – necunoasterea la timp a informatiilor integrate legate de regimul cadastral.  Stabilirea ob fundamental (crearea unei baze de date cu toate datele necesare desfasurarii in bune conditii a activitatii de urbanism) si ob derivate (existenta unei baze de date urbane ce contine evidenta proprietatii. 5. 2.Elaborarea strategiei în domeniul informatic.Proiectarea şi realizarea aplicaţiilor 6. Vom mentiona faptul ca inainte de a vorbi despre o aplicatie software la nivel de functiune trebuie sa avem o perspectiva generala in ceea ce priveste procesul general de informatizare a institutiei publice.  Vom exemplifica in continuare pe exemplul unui sistem informatic care gestioneaza activitatea de urbanism si de gestiune a teritoriului si evidenta proprietatii.Planificarea acţiunilor specifice.Detalierea sistemelor informatice ce urmează a fi dezvoltate.se face matricea obiectivelor sistemului informatic  Analiza modului de organizare structurala si procesuala a institutie publice. Training si implementarea sistemului. 3.

experienta firmei C3 .durata de implementare C2 . Acelasi cu 12 Studiu de caz nr 28 Explicati o situatie manageriala rezolvabila prin intermediul unui sistem interactiv de asistare a deciziilor.pretul sistemului informatic C1 .numarul de beneficiari multumiti C4 Alternative decizionale C1 A1 A2 10000 15000 C2 7 5 C3 5 6 C4 3 1 .Studiu de caz 27 Evidentiati implicatiile utilizarii sistemelor interactive de asistarea a deciziilor unui sistem interactiv de asistare a deciziilor. Identificarea solutiei optimale in conditii multicriteriale de certitudine . O primarie doreste implementarea unui sistem informatic pt imbunatatirea sistemului informational si trebuie sa aleaga din mai multe variante. Criteriile de selectie sunt: .

5 1 C2 1.3 0.26 0.22 0.16 0.2 C3 0.06 Calculul functiilor caracteristice Stabilirea alternativei optimale La fel ca cinci sase si sapte.1 0 0.5 0.6 0 C3 0.44 C2 0.4 0.46 0.33 0.33 0.26 C4 0.33 Matricea ajutatoare C1 A1 A2 A3 0 0.53 0 C4 2.A3 20000 45000 3 15 4 15 2 6 Matricea consecintelor relative C1 A1 A2 A3 0. .33 0.

Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane. 4.  Utilizarea bazelor de date distribuite teritorial la institutiile publice din subordinea consiliului local cu posibilitatea replicării analitice la un sediu central.. Materiale şi Umane.Studiu de caz 29 Evidentiati structura si continutul modulelor componente ale unui sistem informatic integrat prin managementul unei primarii. 7. 5. Materiale şi Umane. investitii etc. 1.  Conducerea tuturor activităţilor din primarie (economice.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei 1. . juridice. Funcţiuni generale  Gestionarea furnizorilor. in special in domeniul resurselor financiare.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice. urbanism si amenajarea teritoriului. 8.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru. 2.  Fundamentarea bugetului local şi urmărirea automata a execuţiei bugetare.  Extinderea subsistemului la activităţile comerciale.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.  Asigurarea confidenţialităţii şi securităţii informaţiilor printr-un sistem de drepturi şi parole de acces.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice. servicii publice. 3. de planificare şi prognoză.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare. evidenta patrimoniului.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal). tehnice. 6.

Gestiunea patrimoniului public. realizarea infrastructurii urbane a transportului urban ca ghid practic in dezvoltarea eficientă a ariilor urbane (PUG.  definirea informaţiilor. Gestiunea costurilor. PUZ. Gestiunea resurselor umane şi calculul salariilor.  Managementul urban.         Gestionarea clienţilor. metodologiilor şi a cadrului legal.  realizarea programelor de investiţii . Gestiunea aprovizionării. surselor.coordonarea cheltuielilor de capital realizate de organizaţiile publice in cadrul unui buget local destinat dezvoltării unei anumite arii urbane. sintezelor. Gestiunea financiară. urbanism. 2.  actualizarea Bazei de Date Urbane. Gestiunea stocurilor. fişelor etc. ce presupune înregistrarea situaţiei existente şi se realizează prin:  inventarierea informaţiilor (constituirea Bazei de Date Urbane).Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane. rapoartelor.acţiuni de coordonare realizate intre programele de investiţii şi regulamentele şi standardele privind necesitatea protecţiei mediului. Funcţiuni generale  Gestiunea propriu-zisă. Gestiunea şi prognoza indicatorilor economico-financiari. . PUD). Contabilitatea sintetică şi analitică.  folosirea mijloacelor moderne (echipamente şi programe) pentru obtinerea documentaţiilor de cadastru.activităţi legate de realizarea unui plan privind politica urbana care să permită folosirea terenului. care include:  dezvoltarea spaţială .  imbunătăţirea mediului .

Accesul la documentul original se va face doar dacă este absolut necesar.  Realizarea programelor de investitii . posibilitatea de listare a copiilor după aceste documente. simultan. prin scanare. in timpul procesului de scanare.  Accesul rapid. Constituirea.  Furnizarea documentatiilor de cadastru si urbanism folosind tehnologii informatice moderne. direct in orice moment şi la orice document din baza de date. actualizarea si gestionarea bazei de date urbane. cât şi o protecţie bună a documentelor originale. realizarea infrastructurii urbane a transportului local ca ghid practic in dezvoltarea eficienta a ariilor urbane. in vederea protejării acestuia impotriva uzurii si distrugerii Restul la ionita Studiu de caz nr 30 Prezentati un punct de vedere personal referitor la implicatiile utilizarii tehnologiilor informatice in cadrul unei institutii publice. Funcţiuni generale  Trecerea documentelor existente pe suport electronic. pe baza drepturilor de acces acordate.actiuni de coordonare realizate intre programele de investitii si regulamentele si standardele privind necesitatea protectiei mediului.coordonarea cheltuielilor de capital realizate de institutiile din subordinea consiliului local in cadrul unui buget local destinat dezvoltarii unei anumite arii urbane. Evidenta patrimoniului. .  Îmbunatatirea mediului .Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice. cu echipament performant care să asigure o cât mai bună calitate a imaginii scanate.  Accesarea documentelor solicitate direct pe suport electronic. 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful