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NIVEL AVANZADO

Representaciones
ISRAMCA, C.A.
Adiestramiento Gerencial,
Administrativo, Secretarial
Microsoft Excel es una aplicación para manejar grandes informaciones
en hojas de cálculo. A través de este Curso el usuario será capaz de
efectuar Funciones Financiera, de Auditoria, Herramientas de Análisis, Diseño y Diagramación:
Base de Datos, Tareas Avanzadas, Macros Automáticas y otras
Herramientas de Excel. Especialista Informática
Milady Arévalo

Actualización:

Enero 2017

Prohibida la reproducción parcial o total de este Libro Derechos Reservados


Curso Nivel Avanzado

Requisitos para realizar este curso:

Tener conocimientos básicos del sistema operativo Windows XP, Windows 7 u 8, o


Usuarios con experiencia previa en Excel Intermedio.

Dirigido a: Usuarios con necesidades de dominio avanzado de Excel, para aplicar


y desarrollar a través de técnicas avanzadas, criterios para proporcionar
información y reportes de manera rápida y efectiva, explorar las funcionalidades
avanzadas para el diseño de fórmulas complejas, financieras y tablas dinámicas.
Para ejecutivas y ejecutivos, es una herramienta de gran poder para realizar
cálculos financieros y estadísticos, ya que en cualquier organización es un pre-
requisito que se exige a sus empleados.

A todas las personas que necesiten utilizar esta hoja de cálculo como herramienta
habitual diaria tanto para su trabajo como él hogar.
Para estudiantes de todo tipo, ya que podrán presentar sus trabajos finales de una
forma más profesional.

Objetivos del curso:

Este Curso provee un nivel avanzado en el uso de la herramienta, los usuarios


serán capaces de efectuar: Bases de Datos, funciones Financieras, Auditoria,
Tareas Avanzadas, Herramientas de Análisis y propiedades avanzadas de Excel,
Macros automáticas.

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Curso Nivel Avanzado

INDICE DE CONTENIDO
Pág
HERRAMIENTAS DE DATOS ..................................................................................................... 5
1. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL .................................................................................... 5
VALIDACIÓN DE UN NÚMERO ENTERO:................................................................................................................................. 8
VALIDACIÓN DE UNA LISTA: ............................................................................................................................................... 9
VALIDACIÓN DE FECHA: .................................................................................................................................................... 9
VALIDACIÓN PERSONALIZADA POR MEDIO DE UNA FÓRMULA.................................................................................................. 10

2. FUNCION DESREF ........................................................................................................... 12


EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN DESREF .................................................................................................................................. 14
CREAR LA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL ............................................................................................................................. 15

3. FUNCIÓN SI.ERROR ........................................................................................................ 18


4. FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA...................................................................... 19
5. FUNCIÓN EXCEL BUSCARV: BUSCA DE MANERA VERTICAL .............................................. 19
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN DE EXCEL BUSCARV ................................................................................................................... 19
ESTRUCTURA DE LA FUNCIÓN DE EXCEL BUSCARV ............................................................................................................. 19

6. FUNCIÓN EXCEL BUSCARH: BUSCA DE MANERA HORIZONTAL ........................................ 25


7. BUSCARV CON FUNCION SI, SOBRE 2 TABLAS DE DATOS................................................ 27
8. FUNCIÓN INDICE ............................................................................................................ 29
9. FUNCIÓN COINCIDIR ...................................................................................................... 30
10. ¿CÓMO BUSCAR A PARTIR DE DOS VARIABLES EN EXCEL? .............................................. 32
11. CONSOLIDACIÓN ........................................................................................................... 36
12. SUBTOTALES Y ESQUEMATIZACION................................................................................ 47
ELABORACIÓN DE SUBTOTALES ......................................................................................................................................... 47
ELABORACIÓN DE SUBTOTALES ANIDADOS .......................................................................................................................... 49
USO DE VARIAS FUNCIONES DE RESUMEN ........................................................................................................................... 49

13. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS ......................................................................................... 51


14. ESCENARIOS .................................................................................................................. 51
CREAR UN ESCENARIO: ................................................................................................................................................... 51
CREACIÓN DE UN INFORME TIPO RESUMEN......................................................................................................................... 56
EVALUANDO ESCENARIOS CON EXCEL ................................................................................................................................ 56
EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS EN EXCEL .................................................................................................................... 57
PROBAR LOS ESCENARIOS CREADOS .................................................................................................................................. 59

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CREAR BOTÓN DE ESCENARIO EN LA BARRA DE TAREAS .......................................................................................................... 61

15. BUSCAR OBJETIVO ......................................................................................................... 61


EL COMANDO BUSCAR OBJETIVO ...................................................................................................................................... 62

16. SOLVER, MUCHO MÁS QUE UN COMPLEMENTO DE ANÁLISIS DE HIPÓTESIS. .................. 67


UTILIZANDO EXCEL SOLVER .............................................................................................................................................. 67
EJEMPLO DE USO DE SOLVER............................................................................................................................................ 67

17. TABLA DE DATOS FINANCIEROS ..................................................................................... 76


TABLA DE DATOS DE UNA VARIABLE................................................................................................................................... 76
TABLA DE DATOS DE DOS VARIABLES.................................................................................................................................. 79

18. TABLAS DINAMICAS EXCEL ............................................................................................. 82


CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA ................................................................................... 83
CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL ............................................................................................................................. 83
PARTES DE UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL ........................................................................................................................ 86
DAR FORMATO A UNA TABLA DINÁMICA............................................................................................................................. 87
CREACIÓN DE TABLAS DINÁMICAS .................................................................................................................................... 88

CAMPOS CALCULADOS EN TABLA DINÁMICA ........................................................................ 93


CAMPO CALCULADO OTRO EJEMPLO ................................................................................................................................. 96
CREACIÓN DEL CAMPO CALCULADO ................................................................................................................................... 98
AGRUPAR ELEMENTOS NUMÉRICOS DE UNA TABLA DINÁMICA............................................................................................. 100
AGRUPAR ELEMENTOS SELECCIONADOS DE UNA TABLA DINÁMICA ......................................................................................... 101
AGRUPAR POR FECHAS EN UNA TABLA DINÁMICA ............................................................................................................. 103
DESAGRUPAR ELEMENTOS AGRUPADOS DE UNA TABLA DINÁMICA ......................................................................................... 106
SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................................. 106

19. GRAFICOS DINAMICOS................................................................................................. 108


20. SPARKLINES, EL PODER DE UN GRÁFICO EN TAN SOLO UNA CELDA............................... 110
21. FUNCIONES DE BASE DE DATOS ................................................................................... 112
FUNCIÓN EXCEL BDSUMA........................................................................................................................................... 114
SINTAXIS ................................................................................................................................................................... 114
BDCONTAR EN EXCEL ................................................................................................................................................ 115
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN BDCONTAR ........................................................................................................................... 115
EJEMPLO DE LA FUNCIÓN BDCONTAR ........................................................................................................................... 116
MÚLTIPLES CRITERIOS PARA UNA MISMA COLUMNA ........................................................................................................... 118

22. BASE DE DATOS ........................................................................................................... 120


BASE CONCEPTUAL ...................................................................................................................................................... 120
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS ................................................................................................................................. 121
AGREGAR, ELIMINAR O RESTAURAR REGISTROS.................................................................................................................. 123
CREACIÓN DE COPIA DE LA BASE ..................................................................................................................................... 123

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23. FORMULARIO CON BASE DE DATOS EXISTENTE ............................................................ 124


24. COMO HACER UN RANKING EN EXCEL .......................................................................... 127
RANKING EN ORDEN ASCENDENTE .................................................................................................................................. 131

25. MACROS AUTOMATICAS.............................................................................................. 134


GRABAR UNA MACRO................................................................................................................................................... 134
EJECUTAR LA MACRO ................................................................................................................................................... 135
EJECUTAR DESDE LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO ................................................................................................................ 136
ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTÓN ................................................................................................................................ 137
ELIMINAR UNA MACRO ................................................................................................................................................. 139
SEGURIDAD DE MACROS ............................................................................................................................................... 140

26. RESOLUCIÓN DE ERRORES............................................................................................ 141


ERROR #¡NULO! ....................................................................................................................................................... 141
ERROR #¡NUM! ........................................................................................................................................................ 141
ERROR #¡REF! ........................................................................................................................................................... 142
ERROR #¡VALOR! ...................................................................................................................................................... 142

27. TECLAS DE ACCESO RÁPIDO ......................................................................................... 143


TECLAS PARA MOVERSE Y DESPLAZARSE POR UNA HOJA DE CÁLCULO O UN LIBRO.................................................................... 143
TECLAS PARA MOVERSE POR UNA HOJA DE CÁLCULO CON EL MODO FIN ACTIVADO ................................................................. 143
TECLAS PARA VER O IMPRIMIR UN DOCUMENTO ............................................................................................................... 144
TECLAS DE DIRECCIÓN DESPLAZARSE POR LA PÁGINA CUANDO ESTÁ AMPLIADA ...................................................................... 144
TECLAS PARA TRABAJAR CON HOJAS DE CÁLCULO, GRÁFICOS Y MACROS ................................................................................ 145
TECLAS PARA INTRODUCIR DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO .............................................................................................. 145
TECLAS DE DIRECCIÓN DESPLAZARSE UN CARÁCTER HACIA ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA O DERECHA ............................................... 145
TECLAS PARA TRABAJAR EN LAS CELDAS O LA BARRA DE FÓRMULAS...................................................................................... 146
TECLAS PARA APLICAR FORMATO A LOS DATOS ................................................................................................................. 146
TECLAS PARA MODIFICAR DATOS ................................................................................................................................... 147
TECLAS PARA INSERTAR, ELIMINAR Y COPIAR UNA SELECCIÓN.............................................................................................. 148
TECLAS PARA MOVERSE DENTRO DE UNA SELECCIÓN ........................................................................................................... 148
TECLAS PARA SELECCIONAR CELDAS, COLUMNAS O FILAS ..................................................................................................... 148
TECLAS PARA AMPLIAR LA SELECCIÓN CON EL MODO FIN ACTIVADO ..................................................................................... 149
TECLAS PARA SELECCIONAR CELDAS CON CARACTERÍSTICAS ESPECIALES ................................................................................. 150
TECLAS PARA SELECCIONAR UNA HOJA DE GRÁFICOS.......................................................................................................... 150
TECLAS PARA SELECCIONAR UN GRÁFICO INCRUSTADO ....................................................................................................... 151
TECLAS PARA SELECCIONAR ELEMENTOS DE GRÁFICOS ....................................................................................................... 151

28. TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS ................................................ 151
TECLAS PARA TRABAJAR CON UN FORMULARIO ................................................................................................................ 151
TECLAS PARA UTILIZAR AUTOFILTRO ................................................................................................................................ 152
TECLAS PARA ESQUEMATIZAR DATOS ............................................................................................................................... 152

29. TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA DINÁMICA O GRAFICO DINÁMICO... 152

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TECLAS PARA LOS CAMPOS DE PÁGINA QUE SE MUESTRAN EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA O DE GRÁFICO DINÁMICO ............... 153
TECLAS PARA DISEÑAR UN INFORME DE TABLA O DE GRÁFICO DINÁMICO................................................................................. 153

HERRAMIENTAS DE DATOS

1. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Para prevenir y minimizar que los datos sean introducidos correctamente en una
hoja de cálculo, puede especificar qué tipo de datos serán válidos para
determinadas celdas o para rangos de celdas. Podemos especificar que sean sólo
texto, números, fechas, listas y otros.

Si tenemos un grupo de datos de entrada y queremos que los usuarios de un


archivo en particular carguen los datos bajo un formato o un rango establecido los
podemos “forzar” a través del comando Validación de datos a que registren solo
los datos de acuerdo a lo que predefinas, a continuación te explicamos cómo
emplear este útil comando:

¿Cómo aplicarlo?

Por ejemplo si queremos que los datos de entrada estén limitados a un rango de
fechas, “En una base de datos de un grupo de profesionales se requiere que el
campo donde se carga la “Fecha de ingreso a la compañía” no sea anterior al año
1995 y no sea superior al día en el cual se estén cargando los datos”; lo primero
que debemos hacer es seleccionar el rango de celdas donde vamos a limitar los
datos de entrada, para este ejemplo de F3 a F8.

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Luego vas a la Cinta de opciones escoges la ficha Datos y en la sección


Herramienta de datos seleccionas el comando Validación de datos (tal como se ve
en la imagen anexa):

Una vez seleccionado el comando se va a mostrar un cuadro de dialogo en el que


por defecto se encuentra en la pestaña Configuración, dentro de Criterio de
validación en “Permitir:” de la lista desplegable en vas a escoger Fecha, tal como
se ve en la siguiente imagen:

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En “Datos:” vas a dejar el campo por defecto que tiene la lista: “entre” que en
efecto es el que se ajusta a las limitantes que vamos a definir, para la Fecha
inicial vas a colocar la siguiente fecha: 01/01/1995 y para Fecha Final vas a
colocar la función HOY ya que la fecha de ingreso no debe ser superior a la
fecha en el momento en que se carguen los datos, por ultimo presionas el
botón Aceptar, veamos lo anteriormente explicado mediante la imagen anexa:

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Listo! Una vez hayas configurado todo de esta manera ya delimitaste los datos
de entrada de ese rango de datos, si hacemos una prueba colocando una fecha
o un valor distinto al preconfigurado automáticamente Excel nos arrojara un
aviso indicándonos que los datos que estamos tratando de ingresar no son
válidos:

Esta forma de emplear el comando de Validación de datos es muy útil para los
casos en los cuales delimitamos los valores de entrada de una base de datos
por lo cual aprovechar este recurso te facilita en gran manera el manejo de
bases de datos.

Ejemplos:

Validación de un número entero:


Entre 10 a 100

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Validación de una lista:

Primero escribir la lista, después por la opción de lista, seleccionar en Origen


donde se encuentra la lista y aceptar

En la celda donde se colocó la validación aparece una lista desplegable con la


lista indicada.

Validación de fecha:
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Validación personalizada por medio de una fórmula

En el cuadro Permitir, haga clic en


Personalizada. En el cuadro Fórmula,
escriba una fórmula que calcule un valor
lógico (VERDADERO para las entradas
válidas o FALSO para las no válidas).

Mensaje de Entrada

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Mensaje de Salida

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2. FUNCION DESREF

La función DESREF en Excel nos devuelve una referencia a un rango de celdas


que ha sido desplazado respecto a otra referencia que hemos especificado
¿Suena complicado? Vaya que es complicado explicar, pero la función DESREF
es uno de esos tesoros escondidos de Excel.

La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número


especificado de filas y columnas de una referencia dada, es la que permite buscar
la información con base a una posición. También se utiliza esta función en
combinación con otras funciones.

SINTAXIS: DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

ref (obligatorio): Referencia en la que se basa la desviación o rango donde se


iniciará el desplazamiento.

filas (obligatorio): El número de filas a moverse. Si el valor es positivo se


moverá hacia abajo y si es negativo se moverá hacia arriba de la celda superior
izquierda del resultado.

columnas (obligatorio): El número de columnas a moverse. Si el valor es


positivo se moverá hacia la derecha y si es negativo se moverá a la izquierda de
la celda superior izquierda del resultado.

alto (opcional): El número de


filas que deseamos que nos
devuelva como resultado o el
número de filas (alto) que se
desea que tenga la referencia
devuelta.

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ancho (opcional): El número de columnas que deseamos que nos devuelva


como resultado o el número de columnas (ancho) que se desea que tenga la
referencia devuelta.

Sintaxis de la función DESREF

De esta manera, para indicar a la función DESREF que necesitamos


desplazarnos 5 filas hacia abajo y 3 columnas a la derecha a partir de la celda
A1 utilizaremos la siguiente fórmula:
=DESREF(A1, 5, 3)

Algo muy importante que debo decir sobre la función DESREF en Excel es que si
el primer argumento de la función es una referencia a una sola celda entonces
la función nos devolverá de manera la referencia a una sola celda. Observa la
siguiente imagen:

Ya que la función DESREF nos devuelve la referencia a la celda C4 es posible


mostrar su valor en la celda C7. Ahora considera lo siguiente, si en lugar de
especificar una sola celda como el primer argumento de la función
proporcionamos un rango, entonces nos daremos cuenta que la función
DESREF devuelve una referencia a un rango y no podremos mostrar su
resultado sino que obtendremos un error:

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El error no está en la función DESREF sino al intentar desplegar su resultado en


la celda C7 cuando en realidad nos está devolviendo una referencia a un rango.
Para este ejemplo específico la función DESREF devuelve la referencia C3:C4 y
lo puedo demostrar utilizando la función SUMA sobre el resultado de la función
DESREF:

Observa que no he cambiado la función DESREF sino que solamente apliqué la


función SUMA al rango de celdas devuelto por la función. En este ejemplo la
función SUMA hace la operación SUMA(C3:C4) que es precisamente el
resultado mostrado en la celda C7. Por esta razón es que frecuentemente
observarás que la función DESREF es utilizada en junto con otras funciones.

Ejemplos de la función DESREF

Ya hemos visto varios ejemplos de la función DESREF en Excel, solo mostraré


algunos ejemplos adicionales para dejar más claro el uso de la función. En el

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siguiente ejemplo coloco en el segundo argumento de la función un número


negativo que hará un desplazamiento de filas hacia arriba:

Veamos otro ejemplo con validación:

Crear la lista desplegable en Excel

El beneficio de actualizar una lista desplegable en Excel de forma automática


garantiza que los datos o valores que siga ingresando o modificando en las
celdas de los datos, se visualizará inmediatamente en la celda donde se
encuentre la lista, esto evita que no se tenga que actualizar de forma manual la
información.

Ahora que ya tenemos la fórmula que nos devolverá el rango de celdas


adecuado podemos iniciar con la creación de la lista desplegable. Selecciona el
comando Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. Se mostrará el
cuadro de diálogo Validación de datos y en la pestaña Configuración selecciona
la opción Lista y en el cuadro de texto origen pega la fórmula que acabamos de
construir en los pasos anteriores:

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Para actualizar los valores de la lista desplegable será suficiente con agregar un
nuevo elemento en la columna A para que sea incluido automáticamente
dentro de la lista desplegable.

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Lo mismo sucederá si eliminamos algún elemento de la columna A ya que será


excluido de la lista desplegable. La única condición es que todos los valores de
la columna A sean contiguos, es decir, que no existan celdas en blanco entre
ellos.
Si el valor tiene que moverse una posición a la izquierda sería un número
negativo, y si se mueve a la derecha sería un número positivo.

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En nuestro ejemplo práctico la fórmula aplicada fue:


=COINCIDIR(L10;$E$7:$E$24;0) Para buscar la posición de la venta más alta

=K.ESIMO.MAYOR($E$7:$E$24;G10) Para encontrar la compra más alta

=DESREF($E$6;H10;-3) Para mostrar la información en base a la posición

3. Función SI.ERROR

La Función Si.Error que permite personalizar los errores de Excel que aparecen en
las diferentes fórmulas, se pueden tratar con la función Si.Error, ya que esta
función permite parametrizar el comportamiento en Excel en el caso que una
formula presente un error.

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4. FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

A veces uno necesita buscar un tipo de información en una tabla o lista, si esta
posee demasiado contenido se hace necesario tener una herramienta para tal fin.
EXCEL posee varias formas de búsqueda: Tenemos las funciones: BUSCARV,
BUSCARH, INDICE y COINCIDIR.

5. Función Excel BUSCARV: Busca de manera Vertical

Busca un valor en una lista con rótulos de fila. Utilice BUSCARV cuando la lista
tenga rótulos de fila en la columna del extremo izquierdo y desee buscar un valor
de otra columna, basándose en el rótulo de la fila. Debe ordenar la lista antes de
usar BUSCARV.

Sintaxis de la función de Excel BUSCARV

Viéndola desde un punto de vista más simple la función BUSCARV se puede


traducir en:

=BUSCARV(¿Qué criterio referencial deseas buscar?;¿Dónde buscas ese criterio


referencial?;¿El valor de qué columna quieres que te muestre?;¿Quieres que el
valor sea exacto o aproximado?).

Estructura de la función de Excel BUSCARV


La Función BUSCARV tiene 4 argumentos: Primero el dato que queremos buscar
(que debe estar en la primera columna donde deseamos buscar); Segundo es el
Rango de los datos donde vamos a buscar el dato; Tercero es el número de la
columna de la variable que queremos que Excel nos devuelva, y el Cuarto toma el

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valor verdadero o falso dependiendo si estamos haciendo una coincidencia exacta


o aproximada.

Valor_buscado: se entiende como el criterio que se va a buscar en la primera


columna de la matriz de tabla. Valor buscado puede ser un valor o una
referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera
columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

Debemos recordar que el valor del primer argumento de la función será buscado
siempre en la primera columna de la tabla de datos. No es posible buscar en una
columna diferente que no sea la primera columna.

Matriz_buscar_en: Dos o más columnas de datos. Usa una referencia a un rango o


un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son
los valores que busca valor buscado.

• Es importante resaltar que al momento de seleccionar la matriz donde


buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primera
columna.

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Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y
minúsculas del texto son equivalentes.

El segundo argumento de la función indica la totalidad del rango que contiene los
datos. En este rango es importante asegurase de incluir la columna que vamos a
necesitar como resultado.

Sila tabla tiene encabezados, lo más recomendable es excluirlos del rango para
evitar que la función considere a los títulos dentro de la búsqueda. El tercer
argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado:

Indicador_columnas: Es el valor del número de columna de matriz_buscar_en


desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento
indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas
es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así
sucesivamente. Si indicador_columnas es:

• Si es inferior a 1, la función Excel BUSCARV devuelve al valor de error


#VALUE!

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• Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, función Excel


BUSCARV devuelve el error #REF!

Ordenado: Es el valor lógico que especifica si la función Excel BUSCARV va a


buscar una coincidencia exacta o aproximada:

• Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o


aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el
siguiente valor más alto inferior a valor buscado.

• Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar


clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario,
es posible que la función Excel BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para
obtener más información.

• Si es FALSO, la función Excel BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta.


En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de
matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de
matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se
encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

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En esta imagen puedes ver que la función BUSCARV encuentra el valor “BR” en la
primera columna pero nos devolverá el valor de la tercera columna tal como lo
indicamos en los argumentos de la función. Si la función BUSCARV no encuentra el
valor en la columna uno, devolverá el error #N/A.

Para mejor comprensión de la función Excel BUSCARV veamos el siguiente


ejemplo:

¡En Práctica! Función Excel BUSCARV

Se quieren obtener los valores que están


asociados a cada fruta, para ello
utilizaremos la función Excel BUSCARV.
En la imagen anexa se muestra la tabla
de donde se desean obtener los datos.

Para obtener los datos deseados


insertamos en una celda de nuestra
preferencia la función Excel BUSCARV:

=BUSCARV(E3;$B$3:$C$12;2;FALSO)

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E3: Representa el valor buscado que en este caso es el nombre de la fruta.

$B$3:$C$12: Representa la matriz donde se van a buscar los datos.

2: Representa el indicador de columnas de donde se va a extraer la información

FALSO: Representa de qué forma se quieren los datos y en efecto se desean de


manera exacta.

De forma visual la función Excel BUSCARV aplicada se representa de la siguiente


manera:

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6. Función Excel BUSCARH: Busca de manera Horizontal

La función BUSCARH: busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz
de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de
comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos
y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número
especificado de filas. Previamente se debe ordenar la lista antes de usar
BUSCARH.

Sintaxis

=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.


Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en: es una tabla de información en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Nota:
• Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser
texto, números o valores lógicos.
• Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del
argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2;
-1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que
BUSCARH no devuelva el valor correcto.
• El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_filas: es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá


devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la
segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor

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que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor


que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error
#¡REF!

Ordenado: es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por
la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el
argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará
el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

¡En Práctica! Función Excel BUSCARV

=BUSCARH($D6;$D$16:$G$18;2;FALSO)

$D6 Represena el valor buscado que seria los años de antiguedad del empleado
$D$6:$D$16 Representa el rango de datos donde se buscaria la información de
manera Horizontal.
Numero 2: representa el numero de Filas donde se encuentra la información.
Falso: Para encontrar la coincidencia exacta.

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7. BUSCARV CON FUNCION SI, SOBRE 2 TABLAS DE DATOS

Analizaremos el caso de una institución financiera que ha establecido una nueva


regla para otorgar créditos a sus clientes. La empresa otorgará dos tipos de
créditos de acuerdo al plazo ya sea de 24 meses o de 36 meses. Dependiendo del
plazo acordado y el monto del mismo se cobrará una comisión al cliente.

El plazo del crédito es la variable que determina la tabla de comisiones que


debemos utilizar. En base a dicho valor es que tomaremos la decisión sobre cuál
tabla utilizar y para ello utilizaremos la función SI.

El plazo del crédito es la variable que determina la tabla de comisiones que


debemos utilizar. En base a dicho valor es que tomaremos la decisión sobre cuál
tabla utilizar y para ello utilizaremos la función SI.

Para obtener el valor de la comisión debemos utilizar la tabla ubicada en el rango


A5:A9: UtIlizaremos funcion Logica SI.

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Esta fórmula evaluará el valor de la celda B13 y en caso de ser igual a 24 regresará
el rango de la tabla de 24 meses, de lo contrario regresará el rango de la tabla de
36 meses. Ahora incluyamos esta fórmula como el segundo argumento de la
función BUSCARV:

La función SI proveerá el rango de la tabla adecuada donde se deberá buscar el


valor de la celda C13 por la función BUSCARV. Observa que esta función obtiene el
valor adecuado.

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Reemplazar BuscarV por Indice y Coincidir

La correcta combinación de las funciones Indice y la función Coincidir nos arroja


como resultado la no implementación de la función BuscarV cuando se trata de
consultar registros, ya que el potencial de estas dos funciones mencionadas, en
algunos casos supera a la función BuscarV de Excel. Con la función BuscarV no se
puede consultar o extraer información que se encuentren en columnas a la
izquierda del campo que se esté consultando como referencia, con las funciones
Indice y Coincidir de Excel si se puede lograr esto

INDICE y COINCIDIR, Unidas estas funciones devuelven un valor basado en el


rótulo de una fila o de una columna. El Asistente para búsquedas utiliza INDICE y
COINCIDIR en las fórmulas que crea.

8. Función INDICE

INDICE: devuelve una referencia a una celda en la intersección entre una fila y una
columna determinadas dentro de un rango.

La función INDICE():

Sintaxis 2
=INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área)

Ref: selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolverá la


intersección de núm_fila y núm_columna.
Núm_fila: es el número de la fila en el argumento ref desde la cual se devolverá
una referencia.

Núm_columna: es el número de la columna en el argumento ref desde la cual se


devolverá una referencia.

Núm_área: selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolverá la


intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área seleccionada o

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introducida se numera con 1, la segunda con 2 y así sucesivamente. Si se omite


núm_área, INDICE usa área 1.

La referencia devuelta por INDICE es la intersección entre núm_fila y


núm_columna.
Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la
referencia de toda la fila o columna, según corresponda.

La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Por otro lado, la
función COINCIDIR combinada con la función BUSCARV es una excelente
alternativa cuando deseamos hacer una búsqueda sobre una tabla y elegir la
columna que necesitamos como resultado a partir de una lista desplegable.

9. Función COINCIDIR

Busca un Valor y devuelve su posición relativa dentro de un rango de Búsqueda


basándose en el valor que desea localizar, es decir de un elemento en una matriz
que coincida con un orden especificado, y no el valor en sí. Utilice COINCIDIR en
lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un
elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

Esta función tiene tres argumentos y solo dos de ellos son obligatorios.

Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Valor_buscado: es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla.


• Puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda
a un número, a un texto o a un valor lógico.
Matriz_buscada: es un rango múltiple de celdas que contienen posibles valores a
buscar, puede ser una matriz o una referencia matricial

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Tipo_de_coincidencia: es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir


Microsoft Excel el valor_buscado con los valores de matriz_buscada.

• Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es


inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento
matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-
Z; FALSO; VERDADERO.
• Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es
exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
• Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es
mayor o igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada deben
colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1; 0; -1; -2;...
y así sucesivamente.
• Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.

Las funciones INDICE y COINCIDIR pueden usarse combinadas para encontrar un


valor en una lista basándose en el rótulo de una fila o de una columna, o en
ambos.

El INDICE trae la información, COINCIDIR trae la posición del criterio buscado. Se


está buscando el número telefónico que se encuentra en la columna A y el criterio
de búsqueda es José Úbeda que se encuentra en la columna C

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Se obtiene el siguiente resultado:

10. ¿CÓMO BUSCAR A PARTIR DE DOS VARIABLES EN EXCEL?

Supongamos que tenemos como punto de inicio una tabla de datos organizada
como la de la figura adjunta, es decir una tabla no organizada como una base de
datos sino cómo un sumario de datos por categorías. La primera fila y la primera
columna describen el contenido de cada fila y columna respectivamente. Nuestro
objetivo será conocer cuál es el valor intersección entre dos variables, por
ejemplo, cuál es el valor de alcanzado en Julio en América, para esta forma buscar
a partir de dos variables en Excel.

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Para conocer el valor intersección de dos variables emplearemos la función Excel


ÍNDICE para localizar entre el área de datos la fila y columna de nuestro interés.
Para conocer cuál es la fila y columna de nuestro interés emplearemos la función
Excel COINCIDIR.

En la celda donde deseemos realizar nuestra búsqueda aplicaremos la siguiente


fórmula:

Fórmula para Buscar a partir de dos Variables

=INDICE(Rango_donde_se_hará_la_búsqueda;
COINCIDIR(Valor_Columna_a_Buscar;Rango_Primera_Columna;0);
COINCIDIR(Valor_Fila_a_Buscar;Rango_Primera_Fila;0)

En esta fórmula:

• Rango_donde_se hará_la_búsqueda, es igual al rango donde deseamos


realizar nuestra búsqueda a partir de dos variables, excluyendo la primera
fila y la primera columna que empleamos para identificar nuestros datos.
• Valor_Columna_a_Buscar, es la variable que deseamos buscar en una
columna específica. Puede ser una referencia a una celda, un valor
numérico o de texto.
• Rango_Primera_Columna, es el rango donde se encuentra la columna que
etiqueta nuestros datos.
• Valor_Fila_a_Buscar, es la variable que deseamos buscar en una fila
específica. Puede ser una referencia a una celda, un valor numérico o de
texto.
• Rango_Primera_Fila, es el rango donde se encuentra la fila que etiqueta
nuestros datos.

En nuestro ejemplo práctico la fórmula aplicada fue:

=INDICE($B$2:$F$13;COINCIDIR(“Julio”;$A$2:$A$13;0);COINCIDIR(“América”;$B$
1:$F$1;0))

Donde:

El Rango_donde_se hará_la_búsqueda, es igual al rango $B$2:$F$13, tal como la


zona sombreada en verde en la imagen anexa.

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El Valor_Columna_a_buscar, es el valor de texto “Julio”, conforme


la Primera_Columna, en nuestro caso es igual al rango $A$2:$A$13, tal como la
zona sombreada en verde en la imagen anexa.

El Valor_Fila_a_buscar, es el valor de texto “América”, conforme


el Rango_Primera_Fila, en nuestro caso es igual al rango $B$1:$F$1, tal como la
zona sombreada en verde en la imagen anexa.

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Una vez aplicada esta fórmula podremos realizar búsquedas de dos variables en
Excel con tan solo cambiar los argumentos de los valores de fila y columna a
buscar.

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11. CONSOLIDACIÓN

Consolidación de Datos, Unir Tablas Eficientemente


Consolidar es un comando que da como resultado un resumen de datos.

La Consolidación NO puede hacerse en la misma Hoja. Debe usar otra Hoja u otro
Libro para copiar los datos que va a Consolidar.

Análisis de Ventas

Supongamos que nos encontramos en una fábrica de Bicicletas, la cual tiene 3


líneas diferentes de productos denominados así: Playera, Doméstica y Carrera,
cada línea de bicicletas maneja la misma variedad de colores.

Para el mes de Julio y a fin de mejorar el desempeño de la compañía en el


segundo semestre, queremos analizar el total de unidades vendidas mes a mes en
la primera mitad del año, dependiendo del color de los productos, el problema
radica en que la información solicitada llega en diferentes archivos que debemos
unificar en uno solo.

Solución
Lo primero es abrir el archivo donde se encuentra los datos a consolidar, a
continuación se muestran las tablas para cada línea de producto:

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Nuestro objetivo: unir o consolidar los datos de las tres tablas presentadas arriba
en una única tabla

Consolidación de Datos

En una hoja nueva nos ubicamos en la celda activa donde queremos que aparezca
la tabla de consolidados, nos dirigimos a la pestaña Datos y en el grupo
Herramientas de Datos presionamos el botón Consolidar.

Automáticamente aparece el siguiente cuadro de dialogo:

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Y ahora agregamos uno a uno los rangos donde se encuentran las tablas, para ello
damos clic izquierdo en la caja de texto de Referencia y nos dirigimos a la primera
hoja, allí seleccionamos toda la tabla, incluyendo las etiquetas de columna.

En la caja de texto Referencia, se muestra el nombre de la hoja y el rango donde


se encuentra la tabla, para finalizar presionamos el botón agregar.

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Podemos apreciar que las tres tablas han sido agregadas exitosamente a la caja de
texto Todas las Referencias, ahora vamos a elegir con que función vamos a
consolidar los datos.

Funciones

Existen 11 funciones que podemos implementar en la consolidación de datos:

SUMA: Suma los productos de las tres líneas por cada color.
CUENTA: Calcula el número de entradas para cada mes y por color
PROMEDIO: Calcula el promedio entre las tres líneas por cada color.
MAX: Arroja el valor máximo para cada color en cada mes.
MIN: Arroja el valor mínimo para cada color en cada mes.
PRODUCTO: Multiplica los valores entre sí, dependiendo el color y el mes.
CONTAR NÚMEROS: Cuenta las celdas con Números.
DESVEST: Desviación Estandar de una Muestra.
DESVESTP: Desviación Estandar Poblacional.

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VAR: Varianza de una muestra.


VARP: Varianza Poblacional.

La función que debemos elegir, depende completamente de nuestras


necesidades, sin embargo, para este caso la más adecuada es la función Suma.

Nota: ¡IMPORTANTE!

Si dejamos las opciones Fila Superior y Columna Izquierda habilitadas, se copiará


en la tabla de consolidado estas etiquetas, Además, la opción Crear Vínculos con
los Datos de Origen, permite que las tablas queden vinculadas es decir, si hay
algún cambio en alguna de las tablas esto se verá reflejado en la tabla de
consolidados automáticamente, por lo anterior, es recomendable habilitar las tres
opciones.

Por último, presionamos el botón aceptar.


Y posterior a ello se crea la siguiente tabla:

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Como podemos ver en las etiquetas de fila y columna aparecen botones para
revisar en detalle la consolidación de los datos, para mostrarnos como se calculó
la tabla.

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Si se quiere hacer un análisis más profundo podemos implementar gráficos y


filtros todo depende del escenario en el que nos encontremos, además, con esta
tabla existe la posibilidad de encontrar conclusiones significativas, como el color
más vendido, el color menos vendido, el mes con menores ventas, etc.

La herramienta Consolidar es altamente recomendada, imaginemos el tiempo que


podemos llegar a ahorrar si en lugar de 3 archivos son 10 o más.

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Para el siguiente ejemplo: Suponga que tiene en la Hoja 1, cuatro tablas


representando las ventas por vendedores del mes de enero y quiere resumir: El
Total, Máximo y Mínimo por vendedor.

Seleccione los nombres de la primera tabla que se encuentra en la Hoja 1 y que va


a Consolidar y cópiela 3 veces en la Hoja 2, de arriba hacia abajo.

Se copia 3 veces para calcular el Total, Máximo y Mínimo.


En la primera tabla de la Hoja 2, seleccione las celdas que contendrán las
cantidades y haga clic en Menú Datos, Herramientas de Datos - opción Consolidar

En el cuadro de diálogo, seleccione la Función Suma.

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Coloque el cursor en la sección


Referencia y luego seleccione en la
primera tabla de la Hoja 1, el primer
rango de datos para consolidar,
Agregue y continúe el mismo
procedimiento con las tablas
restantes:

En la Hoja 2 aparecerá la nueva tabla con la


información consolidada, según los parámetros
predeterminados. Al activar la casilla de verificación
Crear vínculos con los datos de origen, en el cuadro
de diálogo Consolidar, todos los rangos de datos,
hojas o libros seleccionados en la consolidación,
quedarán vinculados y se actualizará
automáticamente la tabla de destino.

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Realice el mismo procedimiento para calcular el Máximo y el Mínimo. Cambié en


la Función Suma por Máx o Mín.
Las tablas de la Hoja 2 mostrarán los resultados de la Consolidación: Totales,
Mínimo y Máximo.

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12. SUBTOTALES Y ESQUEMATIZACION

Elaboración de subtotales

Los subtotales constituyen una manera fácil y rápida para resumir datos en una
lista de Excel.
Ejemplo: si tiene una lista de información de ventas que incluye fecha, número de
cuenta, producto, unidad, precio y ganancia. Puede especificar si desea ver
subtotales por cuenta, o subtotales por producto, etc. con el comando Subtotales
de Excel, no necesita crear las fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta la fila (o
filas) con el subtotal y esquematiza los datos de manera automática. Usted puede
formatear los datos resultantes, graficarlos e imprimirlos con facilidad.
Pasos:
1. Ordene la lista con relación al resumen que desea en los subtotales.
2. Sitúe el cursor dentro de la base de datos en cualquier celda que posea
datos.
3. En la cinta de opciones, seleccione la ficha Datos, en la herramienta
Esquema, seleccione el ícono Subtotal.

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4. En el cuadro de diálogo Subtotal seleccionar:


a. Para cambio en: El campo por donde ordenó la base de datos.
b. Usar función: Elija entre las funciones que nos brinda Excel.
c. Agregar subtotal a: marcar la casilla de verificación por el campo
donde se desea totalizar. Para crear subtotales para más de una
columna, por ejemplo: seleccione columnas adicionales en la lista
Agregar subtotal a.
5. Haga clic en Aceptar. Excel crea los subtotales; un total principal aparece en
la parte inferior de la lista.

NOTA: Para eliminar rápidamente los subtotales de su lista, seleccione una


celda dentro de la tabla. Después elija Datos, opción Subtotales, clic en el
botón Quitar todos.

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Elaboración de subtotales anidados

Si desea subtotales adicionales dentro de cada grupo (un subtotal anidado), usted
puede crear varios grupos de subtotales. Por ejemplo, puede totalizar todas las
cuentas e incluir también subtotales para cada producto dentro de una cuenta.

Pasos:
1. Ordene la lista por las dos o más columnas que desea que contengan
subtotales.
2. Proceda a entrar en Subtotal de la forma que se indicó en el paso anterior, en
la caja de diálogo en la lista desplegable Para cada cambio en: seleccione el
campo.
3. Clic en aceptar, para aceptar subtotales para su primera columna ordenada.
4. Proceda a entrar de nuevo.
5. En la lista desplegable Para cada cambio en, seleccione la columna para el
segundo grupo de subtotales. Después desmarque la casilla de verificación
Reemplazar subtotales actuales.
6. Clic en aceptar.

Uso de varias funciones de resumen

Además de la función SUMA (utilizada para crear subtotales en las listas de Excel),
otros tipos de funciones de Excel resultan útiles también. Por ejemplo: quizá
desee utilizar la función CONTAR para resumir el número de los elementos de la
lista, PROMEDIO para obtener un promedio de los valores de la lista y MAX para
conocer el valor más grande de una lista.
Pasos:
1. Proceda a entrar en Subtotal de la forma que se indicó en el paso anterior.
2. Seleccione otra función en la lista en Usar función: Suma, Cuenta, Promedio,
Máximo, Mínimo, entre otras.

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Si está utilizando un subtotal anidado acuérdese


de desmarcar la casilla de verificación
Reemplaza subtotales actuales y después haga
clic en Aceptar. Excel inserta una fila de
subtotal adicional con el nuevo cálculo.

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13. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS

Herramientas utilizadas para la búsqueda óptima y análisis de resultados.

14. ESCENARIOS

Los Escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados


herramientas de análisis.
Un Escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede
sustituir automáticamente en la hoja de cálculo.
Puede utilizar los Escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de
cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo
y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.

Seleccione Escenarios desde el Menú Herramientas, opción Escenarios.

Crear un escenario:

• Haga clic en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en la


flecha descendente del botón Análisis Y si.
• En el menú desplegable, haga clic sobre la opción Administración de escenarios.
• Se activa el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

En la ventana Administrador de escenarios se indicará si existen o no escenarios


definidos, para crear un escenario presione el botón Agregar.

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Crear escenarios:

Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con
exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos
ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis.

En la siguiente tabla guarde un Escenario original seleccionando las Cantidades,


que posteriormente va a cambiar.

Seleccione el rango de celdas B2:B5, haga clic en Menú Herramientas, opción


Escenarios. En el Administrador de Escenarios haga clic en Agrega.

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En Nombre del escenario: coloque el nombre que le va a asignar a su escenario, en


este caso Cantidad Original. Y acepte.

La siguiente ventana mostrará los valores de las celdas previamente


seleccionadas. Acepte.

Se regresará a la ventana Administrador de escenarios. Mostrando su nuevo


Escenario.

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Cambie los datos de la Columna Cantidad y guarde los nuevos datos en un Nuevo
Escenario. En el Administrador de escenarios haga clic en Agregar.

Coloque el nombre a su nuevo Escenario, en este caso Cantidad Nuevo. Acepte.

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En la siguiente ventana podrá observar sus dos Escenarios.

Seleccione Cantidad Original y haga clic en Mostrar, verá como las cantidades de
la columna Cantidad regresan a sus valores originales.

• Agregar Crea nuevos escenarios.


• Eliminar Elimina los escenarios seleccionados.
• Modificar Permite modificar algunas características del escenario.
• Combinar Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros
libros.
• Resumen Crea un informe tipo resumen o tipo tabla dinámica de los
escenarios creados.

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Creación de un Informe tipo resumen

1. Cree todos los escenarios que necesitará para el informe, repitiendo los pasos
anteriores 3, 4 y 5.
2. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botón Resumen.

En seguida se mostrará el resumen del escenario a manera de autoesquema

Evaluando Escenarios con Excel


Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto
de celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un máximo de 32 variables,
pero podemos crear tantos escenarios como sea necesario.
Para este ejemplo utilizaré el caso de un préstamo personal en donde me interesa
conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo
la función PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha
función de la siguiente manera:

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El Administrador de Escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cómo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago.


Para iniciar con la creación de escenarios debo pulsar el botón Análisis Y si que se
encuentra en la ficha Datos y dentro de las opciones mostradas seleccionar
Administrador de escenarios.

Al seleccionar esta opción se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de


escenarios y lo primero que debemos hacer es pulsar el botón Agregar para
mostrar el cuadro de diálogo Agregar escenario.

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En este cuadro de diálogo comenzaré por asignar un nombre a mi escenario, que


en este caso será 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo
seleccionar aquellas celdas que afectan el resultado de la fórmula PAGO, que es el
rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botón Aceptar se mostrará un nuevo cuadro de
diálogo llamado Valores del escenario que me permitirá ingresar los valores
específicos del escenario recién creado. Es posible cambiar todos los valores, pero
para este ejemplo solamente modificaré el plazo que tendrá el valor 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimiré el botón Agregar y Excel


mostrará de nueva cuenta el cuadro de diálogo Agregar escenario y volveré a
repetir estos mismos pasos para crear nuevos escenarios para los plazos de 18, 36
y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el último escenario debes pulsar el

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botón Aceptar para regresar al Administrador de escenarios donde podrás ver una
lista de todos los escenarios creados:

Probar los Escenarios creados

Ya con los escenarios creados será suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir
el botón Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la fórmula
PAGO. Observa cómo va cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al
escenario elegido:

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Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada
escenario, sin embargo se podrían crear escenarios donde cambie tanto el plazo
como la tasa de interés. Las combinaciones posibles son muchas y solamente
estarán restringidas a tus necesidades de análisis.

Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno
de ellos y podría llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que
realizar un análisis de dos variables te recomiendo considerar la opción de Tablas
de datos ya que evitará la creación manual de escenarios.

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Crear botón de escenario en la barra de tareas


Haga clic en personalizar barra de tareas, mas comandos y comandos que no
están en la cinta de opciones. Seleccionar escenario y pulsar el botón agregar.

15. BUSCAR OBJETIVO

Excel 2010 incluye varias herramientas de análisis de datos y Buscar objetivo es


una técnica utilizada para encontrar fácilmente el número que cumple las
condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.

Esta herramienta te ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula


hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es
decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor
de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar

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diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo,
supongamos que tenemos el siguiente problema.

Tengo un número que multiplicado por otro número X me deberá dar el resultado
mostrado. Aunque este es un problema muy fácil de resolver matemáticamente
será de utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo. Empezaré por
definir una fórmula importante. En la celda C3 colocaré la fórmula que se deberá
cumplir para obtener el resultado deseado, es decir,

=B1*B2 deberá dar como resultado 439482.

Por ahora el resultado en C3 será cero, porque no hay valor en la celda B2 sin
embargo, al momento de ir buscando el valor adecuado para B2, el valor de la
celda C3 llegará a ser el mismo que B3 cuando se haya encontrado el valor
correcto.

El comando Buscar objetivo

Ahora deberás hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Análisis Y si donde se


desplegará un menú de opciones y deberás elegir Buscar objetivo.

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De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Buscar objetivo donde deberás


llenar los siguientes cuadros de texto.

Definir la celda: Es la celda que contiene la fórmula

Con el valor: Este es el número que deseamos como resultado de la fórmula.

Para cambiar la celda: La celda que será modificada hasta tener el resultado
deseado.

Una vez que se han establecido los parámetros debes hacer clic en el botón
Aceptar y Excel comenzará a realzar los cálculos necesarios. Cuando haya
encontrado un resultado adecuado se mostrará el cuadro de dialogo Estado de la
búsqueda de objetivo.

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Este cuadro de diálogo simplemente notifica que se ha llegado al objetivo


modificando la celda especificada. Al cerrar el cuadro de diálogo podrás observar
el resultado. Para nuestro ejemplo Excel fue haciendo diversas pruebas hasta
llegar al resultado de 520.0970 que es el número que multiplicado por 845 nos
dará el resultado esperado.

Veamos otro ejemplo de Buscar Objetivo:

Una Empresa tiene como meta en el 1er trimestre de llegar en ventas a Bs.
6.000.000, pero la meta no se cumplió.
Vamos a definir para el 2do. Trimestre que debemos llegar a la meta de 6.500.000
en ventas.

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Copiar la misma tabla en desde la celda G2 para realizar el ejercicio

Vamos a sumir que las ventas del producto 1, 3, 4 y 5 están dentro del rango de
ventas y se mantienen, las que deben variar son las del producto 2, que son las
mínimas ventas del trimestre 1.

Vamos a utilizar la Herramienta de Buscar Objetivo: Datos + Análisis y Si + Buscar


Objetivo

1) La celda que va a ser objetivo tiene que tener una formula, en este caso sería
la celda J11, debemos posicionarnos allí. =SUMA(J5:J9)
2) La celda con el valor, es el valor al que queremos llegar en la meta, debemos
escribirlo de forma manual: 6.500.000
3) Para cambiar la celda, es la celda que debe variar en este caso producto 2
seleccionamos la celda H6

Pulsamos Aceptar y veamos cómo nos calcula la cantidad de unidades que deben
ser vendidas para llegar a la meta.

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El resultado sería el siguiente:

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16. SOLVER, MUCHO MÁS QUE UN COMPLEMENTO DE ANÁLISIS


DE HIPÓTESIS.

Aquellos usuarios que tradicionalmente han empleado versiones anteriores de


Excel con seguridad conocen el gran complemento Solver, un excelente aliado
para el modelado analítico de ciertos problemas de negocio. Básicamente esta
herramienta de análisis nos permite puede buscar cual es el valor óptimo para
una fórmula en una celda, denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo.

Microsoft Excel 2010 incluye una nueva y mejorada versión de Solver, que nos
permitirá llevar a cabo análisis de hipótesis con funcionalidades de consulta de
soluciones de prueba reutilización de modelos de restricción. La nueva versión de
Solver también incorporó nuevas opciones de optimización global, nuevos
informes de linealidad y viabilidad.

Utilizando excel solver

Si tienes la necesidad de realizar un pronóstico que involucra más de una variable,


puedes utilizar Solver en Excel. Este complemento ayudará a analizar escenarios
de negocio multivariable y de optimización.

Ejemplo de uso de solver

Se tiene un presupuesto asignado para comprar equipos informáticos de Bs.


45.000,00, el proveedor no venden sino piezas completas, y para lo cual tengo una
cantidad mínima para la compra de los siguientes artículos:

Monitores: 7
Mouse: 15
Regletas: 25

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Se requiere buscar la compra óptima de dichos artículos, sin pasarse del


presupuesto asignado y con las restricciones de los artículos
Debemos tomar en cuenta lo siguiente:
• El total del presupuesto de Bs. 45.000,00
• No venden sino piezas completas
• Mínimo de compras de artículo como restricciones:
7 Monitores
15 Mouse
25 Regletas

Realizaremos la siguiente tabla colocando los artículos, precio de cada uno


cantidad de unidades y el total a invertir.

Las unidades serían las que colocaría solver al encontrar una respuesta óptima al
planteamiento.

El total sería una formula del precio por la cantidad de unidades

Total del Presupuesto debe darnos igual o cercano al presupuesto asignado, con la
suma total de cada artículo.

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• En Establecer Objetivo especificaremos la celda D7 que es nuestra celda


Objetivo allí estará el valor que queremos alcanzar del presupuesto asignado.

• Con un Valor de prepuesto asignado 45.000

• Las celdas cambiantes serían las unidades que puedo comprar

• Y las restricciones que son las mínimas cantidades

En este ejemplo queremos saber cuántas unidades de cada artículo podemos


comprar sin alterar el presupuesto, así como cumplir con las restricciones del
mínimo de producto.

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Los datos ya están listos para utilizar Solver, así que debes ir a la ficha Datos y
hacer clic en el comando Solver donde se mostrará el cuadro de diálogo
Parámetros de Solver.

Todo está listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botón Resolver y
Excel comenzará a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor máximo para la compra de unidades y el presupuesto asignado.
Al término del cálculo se mostrará el cuadro de diálogo Resultados de Solver.

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solver ya consiguió el mejor resultado al planteamiento, ahora fácilmente podrías


cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el cálculo con Solver
para observar el comportamiento de la compra.

Otra de las opciones que tenemos con solver es guardar el escenario del resultado
obtenido y tildar la opción de restaurar valores originales, para ver diferentes
escenarios que podemos plantear.

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Otro Ejercicio y Ejemplo muy práctico para entender esta herramienta tan
poderosa como lo es Solver.

Tengo un establecimiento de venta de pizzas que ofrece dos tipos de pizza


tradicionales, Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35) además de la pizza especial
Suprema ($45). No sabemos cuál es el potencial de ingresos del establecimiento y
tampoco el énfasis que se debería de dar a cada tipo de pizza para maximizar las
ventas.

Antes de realizar el análisis debemos considerar las siguientes condiciones. Dada


nuestra capacidad de producción solamente podemos elaborar 150 pizzas al día.
Otra condición es que no podemos exceder de 90 pizzas tradicionales (Pepperoni
y Vegetariana) y además, al no haber muchos vegetarianos en el área, estimamos
vender un máximo de 25 pizzas vegetarianas al día. Otra condición a considerar es
que solamente podemos comprar los ingredientes necesarios para producir 60
pizzas Suprema por día.

Con esta información elaboraré la siguiente hoja de Excel:

Observa que en los datos están representadas todas las reglas de negocio del
establecimiento. Para cada tipo de pizza he colocado el total de pizzas a vender
(por ahora en cero), el subtotal de cada una, así como el total de ventas que está

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formado por la suma de los subtotales. Además bajo el título Restricciones he


colocado las condiciones previamente mencionadas.

Algo muy importante es establecer las equivalencias para las restricciones. Por
ejemplo, una restricción es que el total de pizzas no puede exceder de 150, pero
Excel no necesariamente sabe lo que significa “Total de pizzas”, así que he
destinado una celda para especificar que el total de pizzas es la suma de las celdas
B2+B6+B10. Lo mismo sucede para explicar lo que significa Pizzas Tradicionales.

Los datos ya están listos para utilizar Solver, así que debes ir a la ficha Datos y
hacer clic en el comando Solver donde se mostrará el cuadro de diálogo
Parámetros de Solver.

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En nuestro ejemplo lo que queremos maximizar son las ventas totales por lo que
en el cuadro de texto Establecer objetivo está especificada la celda $E$1 y por
supuesto seleccioné la opción Máx. El otro parámetro importante son las celdas
de variables que en nuestro ejemplo son las pizzas a vender para cada uno de los
diferentes tipos.

Finalmente observa cómo en el cuadro de restricciones están reflejadas las


condiciones de venta del establecimiento. Pon especial atención a la manera en
que se han utilizado las equivalencias que son las celdas $E$10 y $E$11.

Todo está listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botón Resolver y
Excel comenzará a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor máximo para las ventas totales. Al término del cálculo se
mostrará el cuadro de diálogo Resultados de Solver.

Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja de Excel.

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Excel ha hecho los cálculos para saber que, con las restricciones establecidas,
tendremos un valor máximo de venta total de $5,525. Ahora fácilmente podrías
cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el cálculo con Solver
para observar el comportamiento en las ventas.

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17. TABLA DE DATOS FINANCIEROS

Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos
permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el
resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina
posibles resultados.

Tabla de datos de una variable

El ejemplo más sencillo de una tabla de datos es aquél que utiliza una variable
para realizar los cálculos. Supongamos el siguiente escenario:

En este ejemplo se está realizando una proyección de ventas para el año 2011
basándose en las ventas del año 2010 y esperando una tasa de crecimiento del
2.5%. Lo que desea saber es cuál sería la proyección de ventas para el 2011 si la
tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este análisis colocaremos las tasas
de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:

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Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se
muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo
Herramientas de datos pulsar el botón Análisis Y si para posteriormente
seleccionar la opción Tabla de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Tabla de datos y en la caja de texto Celda de


entrada (columna) se debe seleccionar la celda B2 que es la celda que contiene el
porcentaje de crecimiento.

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Al hacer clic en el botón Aceptar se llenarán las celdas contiguas a las tasas de
crecimiento con el valor de la proyección de ventas correspondiente a cada una de
las tasas.

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Excel ha creado la tabla de datos en el rango B5:B13 y de esta manera puedo


analizar las diferentes proyecciones de ventas para una tasa de crecimiento
diferente. Una vez que he terminado de analizar la información, si intento eliminar
alguna de las celdas pertenecientes al rango de la tabla de datos, Excel desplegará
un mensaje advirtiendo que no se puede cambiar parte de una tabla de datos. Si
deseas eliminar la tabla de datos deberás primero seleccionar el rango completo
antes de oprimir la tecla suprimir.

Tabla de datos de dos variables

En el artículo anterior se mostró los beneficios de las tablas de datos como una
opción de Análisis Y si. En esta ocasión revisaremos un ejemplo clásico sobre el
uso de una tabla de datos para realizar un análisis de dos variables.

El escenario es el siguiente. Supongamos que quiero solicitar un préstamo


personal a un banco, estoy haciendo una investigación con varios bancos y cada
uno de ellos me ha dado una tasa de interés diferente así como diversos plazos de
pago. El primero de los casos es el siguiente:

En lugar de hacer el cálculo para cada opción de tasa de interés y plazo,


acomodaremos los datos adecuadamente para formar una tabla de datos. En las
filas especificaremos las diferentes tasas de interés y en las columnas los posibles
plazos.

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Para crear la tabla de datos de dos variables seleccionaremos el rango B4:G11 y


debo ir a la ficha Datos y pulsar el botón Análisis Y si para seleccionar la opción
Tabla de datos. Dentro del cuadro de diálogo deberemos elegir cada una de las
celdas de entrada para la tabla de datos de la siguiente manera:

Al hacer clic en el botón Aceptar se generará la tabla de datos correspondiente:

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En esta tabla de datos podemos observar lo que esperábamos, entre mayor es el


plazo los pagos mensuales se reducen y entre mayor es la tasa de interés el pago
mensual se incrementa. Con esta información puedo analizar y elegir
adecuadamente la opción que más se acomoda a mis posibilidades de pago
mensual.

Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el análisis de nuestra
información, la única desventaja es que solamente se puede hacer el análisis de
dos variables como máximo. En caso de que te encuentres en una situación que
requiera de un análisis de tres o más variables recomiendamos utilizar los
Escenarios o también utilizar Excel Solver.

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18. TABLAS DINAMICAS EXCEL

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy


poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
información de acuerdo a tus necesidades.

Utiliza Tablas dinámicas de Excel y veras fácilmente las tendencias, modelos y


comparaciones.

Las tablas dinámicas permiten tomar decisiones fundamentadas sobre datos


críticos de una organización.

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes


volúmenes de datos. Utiliza una tabla dinámica para analizar detenidamente datos
numéricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los datos.

Una tabla dinámica está especialmente diseñada para los siguientes casos:

• Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y


cómodas para el usuario.
• Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizados.
• Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los
detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
• Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los
datos de origen.
• Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le
interesa.
• Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con
comentarios.

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Es recomendable utilizar una tabla dinámica cuando desees comparar totales


relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de números para sumar y deseas
realizar comparaciones distintas con cada número.

Cómo crear una tabla dinámica


Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel


Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la n
ueva tabla dinámica

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás


ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla


dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón
Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte


derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área


correspondiente. Colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo
Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla


dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

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Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y
sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar
tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la
información.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de


la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla
dinámica.

Filtro de informe: Los campos


que coloquemos en esta área
crearán filtros para la tabla
dinámica a través de los cuales
podrás restringir la información
que ves en pantalla. Estos filtros
son adicionales a los que se
pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
Etiquetas de columna: Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.

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Etiquetas de fila: Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
Valores: Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y
que serán totalizados para cada columna y fila.

Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que hemos creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinámica y es una ficha contextual, por
lo que deberemos seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.

Diseño: Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla


dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.

Opciones de estilo de tabla dinámica: Las opciones de este grupo permiten


restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra
justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces
se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinámica: Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la


tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.

En el siguiente ejemplo te indicaremos paso a paso como desarrollar una tabla


dinámica:

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Creación de Tablas Dinámicas

Las tablas dinámicas en Excel


reciben su nombre por su
capacidad de cambiar
dinámicamente la información
agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En
esta ocasión veremos un
ejemplo claro de cómo crearlas.

Partiremos de la siguiente tabla


con los datos de una serie de
ponentes, con las distintas
ciudades, sueldo percibido y horas trabajadas.

En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes
preguntas:

¿Cuantas conferencias se han dado en Mérida?, ¿Cuánto ha ganado Ramona


Torres y Luis López? ¿Cuál es el número de horas que Frank Ortiz ha dado en PZO?
¿Cuál es el sueldo promedio de cada ponente? ¿Y el sueldo medio por ciudad? Y
así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.

Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos
dicho, es la solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada,
laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas
fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el
caso concreto que estoy usando. Por contra, la solución mediante tablas
dinámicas, como su propio nombre indica, es eso dinámica, con apenas unos
cambios rápidos podremos responder a varias preguntas distintas.
Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho
utilizando tablas dinámicas.

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¿Cuantas conferencias se han dado en Mérida?


Lo primero que haremos será (ahora y siempre) seleccionar el rango de datos que
queremos usar para la tabla dinámica. En este caso sería el rango A1:D16. Es
buena práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] +
el botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más
valores, las tablas dinámicas sigan valiéndonos. Una vez seleccionado el rango, en
nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos vamos al menú Insertar, opción Tabla
dinámica.

En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de
datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la
tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y
menús para generar nuestra tabla dinámica.

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Elegiremos el campo región (la columna de las ciudades) y, para saber cuántas
conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función
que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente. Pare ello
Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al
área Valores

Vemos que en el área Valores, pone Cuenta de


Ponentes, en un desplegable.
En este caso lo dejaremos como está porque lo
que queremos es que cuente el número de
ponentes, pero ahí podríamos elegir otras
funciones como la función SUMA, PROMEDIO,
etc.
Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:

En la que se ve el número de ponencias por


cada ciudad y el total.

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Como quiera que en el ejercicio nos piden sólo las de


Mérida, elegiríamos esa ciudad del desplegable
rotulado como Etiquetas de Fila.

El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en


la que sólo aparece el dato de Mérida:
De este modo, en un instante podemos obtener la
información por las ciudades que queramos.

En este ejemplo, hemos visto claramente porque se llaman tablas dinámicas,


porque son tablas que se modifican muy fácilmente en función de lo que nos
interese.

¿Cuánto han ganado Ramona Torres y Luis López?

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En el ejemplo a continuación se busca totalizar los productos vendidos (Columna


Producto Vs Columna Cantidad) en un periodo determinado, para realizar esta
operación debes seguir los siguientes pasos:

En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haces clic en Tabla dinámica y, a


continuación, en Tabla dinámica.

Luego de esto Excel mostrara un cuadro de dialogo en donde vas a seleccionar el


rango de los datos que deseas comparar, sin embargo con anterioridad puedes
seleccionar los datos, en cualquiera de los casos de es correcto, en la imagen
anexa se detalla este procedimiento.

Una vez realizado este paso Excel abre una nueva hoja en el libro y en esta se
presenta un submenú del lado derecho de la hoja (Lista de campos de tabla
dinámica) en donde vas hacer clic en los campos que representan las columnas
(Seleccionar campos para agregar al informe) después de realizar este
procedimiento en el lado izquierdo de la hoja en efecto se va a reflejar la Tabla

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Dinámica con el total que representa cada producto y un total general de todos
los productos.

En la imagen anexa se muestra en detalle el procedimiento.

Campos calculados en tabla dinámica


Las tablas dinámicas nos permiten hacer uso de campos calculados los cuales son
columnas que obtienen su valor de la operación realizada entre algunas de las
otras columnas existentes en la tabla dinámica.

Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las


ventas de nuestros productos para el año pasado.

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Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico
de ventas para el próximo año y el cual hemos estimado que tendrá un
crecimiento del 4%. Esta nueva columna la podemos agregar como un campo
calculado a la tabla dinámica de la siguiente manera.

Dentro del título Herramientas de tabla dinámica selecciona la ficha Opciones y


posteriormente el botón Cálculos el cual desplegará varias opciones y deberás
seleccionar Campos, elementos y conjuntos para finalmente seleccionar la opción
Campo calculado.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo calculado en donde pod remos


especificar un Nombre para nuestro campo.

Además del nombre del campo debemos especificar la Fórmula que Excel utilizará
para realizar el cálculo de la nueva columna. Puede observar un recuadro donde
aparecen enlistados todos los Campos de la tabla dinámica de manera que al
seleccionar alguno de ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su
nombre en la fórmula. Una vez que hayas terminado de configurar el nuevo
campo calculado pulsa el botón Aceptar y Excel insertará el campo.

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Al actualizar los datos de la tabla dinámica los campos calculados reflejarán


automáticamente los nuevos cálculos. Recuerda que un campo calculado es una
nueva columna que ha sido creada realizando operaciones con los campos
existentes de una tabla dinámica.

Campo Calculado otro ejemplo


En este artículo vamos a crear una Tabla Dinámica partiendo de una base de
datos. En la tabla dispondremos de los costos de diferentes departamentos de la
empresa para el año 2010 y la previsión para 2011. Crearemos un campo
calculado que nos permita observar el incremento de cada departamento en
estos años.

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En Excel 2010 vamos al menú Insertar y luego Tabla Dinámica. Siguiendo unos
sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinámica como la que se muestra en la
siguiente imagen:

Disponemos de los costos del año 2010 y la previsión para 2011 por cada uno de
los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de página
en la parte superior de la tabla dinámica.

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Ahora deseamos disponer de una columna más que nos indique la variación
porcentual experimentada por los costos entre los años 2010 y 2011. Este objetivo
se podría lograr por varios métodos:

1. Escribiendo en la celda D5 la fórmula: =C5/B5-1. Esta fórmula nos da el


incremento en tanto por uno. Para verlo en porcentaje basta pulsar sobre el
icono de porcentaje (%).
2. Establecer la fórmula anterior pero vinculando sobre las celdas C5 y B5. En
este caso veremos que la fórmula utiliza la función
IMPORTARDATOSDINAMICOS. Esta forma de trabajar tiene la ventaja de
que esta función apunta a la tabla dinámica y por tanto no perdemos el
vínculo dinámico con la base de datos.
3. Crear un campo calculado.

Creación del campo calculado

En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinámica veremos arriba una nueva
opción denominada:

Herramientas de tabla dinámica

Al pulsar sobre ella se abren un nuevo menú sobre el que pulsaremos sobre
Formulas.

Aparece una ventana denominada Insertar campo calculado en el que crearemos


la fórmula:

=’2011’/’2010′-1

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La fórmula se crea introduciendo los campos (columnas) de la tabla dinámica. En


este caso calculamos el porcentaje de variación por la clásica fórmula:

Valor Final / Valor Inicial -1

Expresión que es igual a la siguiente:

(Valor Final – Valor Inicial) / Valor Inicial

En nuestro caso los costos del año 2010 son los valores iniciales y las previsiones
para 2011 son los valores finales.

Esto genera una nueva columna que


denominamos Var. % que recoge la
variación porcentual de los costos entre
los años 2010 y 2011. Inicialmente los
valores que nos dan están en tanto por
uno y hemos de ser nosotros los que
debemos dar formato a esos valores
como Porcentaje de dos decimales.

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Los campos calculados son muy útiles al trabajar con tablas dinámicas y tienen la
ventaja de que no perdemos el vínculo dinámico con la base de datos.

Agrupar elementos numéricos de una tabla dinámica


En el siguiente ejemplo verás una tabla dinámica que tiene la información de
varios pedidos de compra que se han hecho a una empresa.

Lo que deseamos hacer es analizar la información en grupos de 10. Para hacer


este tipo de agrupación debo hacer clic derecho sobre cualquiera de los
elementos de la columna que contiene los números de pedido y seleccionar la
opción Agrupar.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Agrupar el cual me permitirá indicar el número


inicial y final así como el tamaño de la agrupación que deseo. El pulsar el botón
Aceptar podremos observar la información agrupada de acuerdo a la e
specificación hecha:

Agrupar elementos seleccionados de una tabla dinámica


Es posible agrupar solamente algunos elementos de nuestra tabla dinámica de
acuerdo a alguna selección que realicemos. Para ello debemos seleccionar los
elementos mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL.

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Posteriormente en la ficha Opciones dentro del grupo Agrupar pulsamos el botón


Agrupar selección y obtendremos el siguiente resultado:

En esta paso sucedieron dos cosas. La primera es que todos los elementos
seleccionados se agruparon dentro de un solo grupo llamado Grupo1. La segunda
cosa que sucedió es que se creó un nuevo campo llamado Vendedor2 que puedes

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observar en la lista de campos. En la siguiente imagen puedes observar que he


hecho otra selección y agrupación para tener un grupo de mujeres y otro de
hombres en la tabla dinámica.

Agrupar por fechas en una tabla dinámica


Cuando tienes un dato de tipo fecha en una tabla dinámica es posible agrupar la
información por cualquiera de las siguientes unidades de tiempo: Años,
trimestres, meses, días, horas, minutos y segundos. Supongamos la siguiente tabla

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dinámica donde tenemos la fecha y monto de las facturas que hemos cobrado
durante un año.

Necesito agrupar la información por mes, así que debo hacer clic derecho sobre
cualquier celda con una fecha y selección la opción Agrupar. Se mostrará el cuadro
de diálogo Agrupar permitiéndome seleccionar la opción deseada:

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Al pulsar el botón Aceptar obtendremos el resultado deseado:

Es importante que consideres que para este ejemplo he supuesto que todos los
datos son del mismo año. En caso de que tu tabla dinámica tuviera información de
diversos años, sería necesario incluir también el año para que Excel haga la
diferencia los meses de los diferentes años.

Para agrupar por fechas una tabla dinámica debemos hacer clic derecho en
cualquier celda de la columna de fechas y seleccionar la opción de menú Agrupar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Agrupar.

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En este cuadro de diálogo debes seleccionar las opciones Meses y Años de manera
que la tabla dinámica haga una clara distinción entre los meses de 2011 y 2012. Al
pulsar el botón Aceptar tendremos los datos agrupados por fecha.

Desagrupar elementos agrupados de una tabla dinámica


Para desagrupar los elementos que tengamos agrupados en nuestra tabla
dinámica debemos seleccionar dicho grupo e ir a la ficha Opciones y dentro del
grupo Agrupar pulsar el botón Desagrupar.

Segmentación de datos en tablas dinámicas

La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel


2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de ellas. De esta manera
podemos filtrar fácilmente la información por más de una columna.

A) En primer lugar debemos hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar hacer clic
sobre el comando Insertar Segmentación de datos

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b) Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos

c) En este cuadro deberemos seleccionar los campos que deseamos utilizar como
filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo
seleccionado.

d) Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.

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e) Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones


seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información hacer clic en el botón
Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podremos agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla


dinámica, lo cual permitirá hacer un buen análisis de la información.

19. GRAFICOS DINAMICOS

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Con este tipo de gráfico se visualiza mejor los resultados de los datos
de una tabla dinámica.

Pasos:
Para crear un gráfico dinámico hacer clic sobre
cualquier celda de la tabla dinámica que
servirá como base del gráfico y
posteriormente hacer clic sobre el comando
Gráfico dinámico que se encuentra dentro del

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grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el


tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo.

Después se trabaja como un gráfico normal, identificando las etiquetas.

Al aplicarle un filtro a la tabla dinámica inmediatamente se ve reflejado en el


gráfico.

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20. SPARKLINES, EL PODER DE UN GRÁFICO EN TAN SOLO UNA


CELDA

Los sparklines, también conocidos como minigráficos, son pequeños gráficos de


alta resolución integrados en un contexto de palabras, números o imágenes. El
término fue acuñado por primera vez por Edward Tufte, quién los definía como
pequeñas, intensas y simples gráficas del tamaño de una palabra con resolución
tipográfica. Mientras que el gráfico típico esta hecho para mostrar muchos más
datos los sparklines están diseñados para ser breves, fáciles de recordar y
analizados en función del contexto donde están siendo insertados, mostrando tan
solo la forma general de la variación, típicamente en el tiempo, de alguna
medición.

Microsoft Excel 2010 introdujo como funcionalidad la posibilidad de crear


sparklines en una celda, lo que resulta una poderosa herramienta que podemos
emplear en la creación de dashboards, tableros de control, reportes de gestión,
etc. permitiéndonos mostrar tendencias en una serie de valores, como aumentos
o reducciones periódicos, o simplemente para resaltar valores mínimos y
máximos.

Para crearlos simplemente seleccionamos la celda donde queramos ubicar


nuestro sparkline o minigráfico, vamos a la pestaña Insertar, vamos hasta el grupo
Minigráficos y seleccionamos el tipo de minigráfico que deseamos crear,
contando luego con una interesante variedad de opciones para personalizar.

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21. FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Una base de datos es una colección de datos organizados en registros (filas) y en


campos (columnas). Un registro contiene toda la información perteneciente a un
elemento (ítem), por ejemplo: los datos de un alumno. Un campo contiene un
dato perteneciente al elemento, por ejemplo: su nombre, edad, domicilio, cursos,
etc.

Una base de datos es toda la colección de registros, por ejemplo: cuadro de


presupuestos de Excel.

CONDICIONES

Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes
condiciones:

1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna
de otra información

2. La primera fila, está destinada a los títulos o nombres de los campos

3. Un título o un nombre de un campo puede contener hasta 255 caracteres.

4. No es válido introducir espacios en blanco al empezar un dato en una celda

5. Cada columna debe usar el mismo formato

6. Excel diferencia los caracteres en minúsculas o mayúsculas, cuando efectúa


ordenamientos

7. Se puede usar fórmulas para calcular valores de campo.

8. No puede haber columna o filas en blanco entre los datos

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Por ejemplo tenemos el mismo presupuesto de gastos, esta vez administraremos


mediante funciones de base de datos:

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información
que está organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un
rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas
funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que
cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro
que cumpla con ciertas condiciones.

Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan
la misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).

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Función Excel BDSUMA

Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las
condiciones especificadas.

Sintaxis

BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

•base_de_datos (obligatorio): Rango de celdas que compone la base de


datos. La primera fila del rango contiene los títulos de cada columna
• nombre_de_campo (obligatorio): La columna con los valores a sumar.
• criterios (obligatorio): Rango de celdas que contiene los criterios a cumplir.
Ejemplos

BDSUMA(I2:L24, “Salario”, B3:D4) = Obtiene la suma de la columna “Salario” que


cumplen con los criterios establecidas en B3:D4

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BDCONTAR en Excel

La función BDCONTAR en Excel cuenta los registros dentro de una columna


numérica que permanecen después de aplicar un grupo de criterios sobre los
datos. La función se puede utilizar sobre cualquier rango de celdas siempre y
cuando se incluya un nombre para cada columna.

Sintaxis de la función BDCONTAR


La función BDCONTAR tiene tres argumentos obligatorios:

• Base_de_Datos (obligatorio): El rango de celdas que compone la base de


datos en donde haremos la consulta. La primera fila del rango contiene los
nombres de cada columna.
• Nombre_de_campo (obligatorio): La columna, que contiene datos
numéricos y sobre la cual se hará la cuenta de registros. Es posible escribir
el nombre de la columna o el número que represente la posición de la
columna dentro del rango.

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• Criterios (obligatorio): El rango de celdas donde están especificadas las


condiciones que deben cumplirse. El rango de criterios debe tener en la
primera fila el nombre de la columna a la cual se aplicará el criterio.

Ejemplo de la función BDCONTAR


En la siguiente imagen podrás observar una base de datos en el rango A4:D9 que
contiene información de productos. Deseo saber la cantidad de registros de la
tabla que tienen un IDProducto mayor a 25032.

La condición a cumplir está indicada en el rango A1:A2 el cual tiene un título de


columna idéntico al título de la tabla donde están los datos. La función que he
colocado en la celda G2 es la siguiente:

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:A2)

El primer argumento es precisamente el rango de celdas que contiene los datos. El


segundo argumento es el nombre de la columna que tiene los datos numéricos
que serán contados. El tercer argumento especifica las celdas donde se encuentra
la condición que se debe cumplir. La función DBCONTAR de la celda G1 devuelve

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el resultado correcto porque solamente existen dos registros que tienen un


IDProducto mayor a 25032 que son las filas 8 y 9.

Criterios para varias columnas

En el ejemplo anterior solamente usé un criterio para la columna IDProducto, sin


embargo es posible indicar a la función BDCONTAR un criterio para más de una
columna. En el siguiente ejemplo obtendré la cuenta de los registros que tienen
un IDPRODUCTO diferente a 25032 y que además tengan una cantidad de 5:

La diferencia más importante con el primer ejemplo es que he ampliado el rango


de criterios para incluir la celda B2.

=BDCONTAR(A4:D9, "IDProducto", A1:B2)

Solamente la fila 6 cumple con la condición de tener un IDProducto diferente a


25032 y además tener una cantidad igual a 5. Como te puedes dar cuenta, es
posible indicar un criterio para cada columna y la función BDCONTAR contará los
registros que cumplan con todas la condiciones. En el siguiente ejemplo puedes
observar que he indicado un criterio adicional para la columna Costo Total:

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El único cambio es de nuevo el tercer argumento de la función BDCONTAR para


indicar el rango correcto donde se encuentran todos los criterios a cumplir. Bajo
estas condiciones, son las filas 8 y 9 que cumplen con todos los criterios.

Múltiples criterios para una misma columna


También es posible indicar a la función BDCONTAR varios criterios para una misma
columna y lo único que debemos hacer es colocar el nuevo criterio en una nueva
fila dentro del rango de criterios. Observa el siguiente ejemplo:

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La función BDCONTAR contará los registros que tengan una cantidad igual a 2 e
igual a 5 que incluye a los registros en las filas 6, 7, y 8. Ahora observa el siguiente
ejemplo:

En este caso la función BDCONTAR contará los registros que tienen una cantidad
igual a 2 y además los registros que tienen una cantidad igual a 5 que además
tienen un costo unitario mayor a 5. En este ejemplo solo las filas 6 y 7 cumplen
con los criterios especificados. Así que ahora ya sabes que al trabajar con bases de
datos, la función BDCONTAR nos ayudará a contar aquellos registros que cumplan
con los criterios que especifiquemos.

Nota importante: Si tus datos no tienen un título de columna como lo requiere la


función BDCONTAR, entonces puedes utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO y
podrás obtener resultados similares.

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22. BASE DE DATOS

Base conceptual

Una base de datos es un conjunto de información que está relacionada con un


tema y que tiene una finalidad particular, que están lógicamente enlazados y
ordenados por campos claves. Siendo una herramienta útil.

Por ejemplo: una lista de teléfonos de todos los proveedores de una empresa, la
cual va a contener el número de teléfono, nombre, dirección, etc. Otro ejemplo:
mantener un registro del inventario de insumos de una empresa.

Teniendo una base de datos es muy fácil recuperar cualquier información que se
necesite en la forma que se desee. Se puede imprimir una lista de todos los
vendedores, cuyas ventas sean mayores de un monto definido en Bolívares en el
mes de diciembre, o imprimir listas separadas de números telefónicos privados y
de negocios, entre otros.

La base de datos está compuesta por bloques de datos conocidos como Registros,
que están relacionados entre sí y éste a su vez está compuesto por campos. Cada
registro va estar en una fila y no puede contener más de una fila.

En cada fila, los elementos individuales son almacenados en campos, cada uno de
ellos constituye una columna en la hoja de cálculo.

Cuando la información está organizada en una lista, se puede ordenar, filtrar y


totalizar los datos.

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Registro
Un registro es un objeto que está compuesto por un conjunto de campos que
están relacionados entre sí para formar una unidad. Estos campos que forman un
registro pueden contener información del mismo tipo o de diferente naturaleza.

Campo
Es la parte más pequeña de una tabla de datos, donde va estar la información de
los diferentes ítems.

Ejemplo:
CODIGO COSTO FECHA NOMBRE

Creación de una base de Datos

1. Escriba los nombres de campo en una sola fila (Nombre, Dirección, Teléfono,
etc.) aparece como encabezados de columna en su base de datos.

2. Seleccione todos los nombres de campo y aplíqueles un estilo (negrita, cursiva,


etc). Con ello se destaca los nombres de campo entre los registros de la base
de datos.

3. Cuando se utiliza por primera vez el formulario se tiene que


incorporar el ícono en la barra de acceso rápido, para ello se
procede de la siguiente forma:

a) Clic en el menú archivo, seleccionar el comando de


opciones.

b) Seleccione Barra de herramientas de acceso rápido, en el


panel izquierdo.

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c) En la opción Comandos disponible en: abra la lista desplegable y seleccione


Comandos que no están en la cinta de opciones. Busque el comando
Formulario y clic en el botón agregar y aceptar.

d) Ya se encuentra en la barra de acceso


rápido de Office.

4. Clic en el ícono de formulario.

5. Ya se puede comenzar a
escribir los registros de la base de
datos, una vez finalizado se
procede a cerrar.

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Agregar, eliminar o restaurar registros

Una vez finalizada la base de datos, para agregar más registros o eliminarlos o
restaurarlos se tiene que utilizar la ficha de Datos.

1. Se procede de igual forma que cuando se creó la base de datos.


2. Se presenta en pantalla el formulario con toda la data correspondiente de un
registro y las opciones de agregar un nuevo registro, eliminar o restaurar.

NOTA: Cuando se quiere buscar registros según una determinada condición,


se dice que se establece un criterio.

1. Haga clic en el botón Criterios y escriba en el campo el criterio a buscar


tal cual como se encuentre escrito en la base de datos.
2. Clic en el botón buscar siguiente.

Creación de copia de la base

Es recomendable trabajar con una copia de la base de datos original.

Pasos:
1. Se ubica el puntero del mouse
sobre la etiqueta a copiar, botón
derecho del mouse (menú
contextual), se elige la opción de
mover o copiar…
2. En la lista desplegable Al libro:
(dejarlo en el mismo).
3. En el cuadro de lista Antes de la
hoja: (seleccione hoja 2)
4. Clic en la casilla de verificación Crear una copia.
5. Clic en Aceptar.

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23. FORMULARIO CON BASE DE DATOS EXISTENTE

Podemos realizar un formulario también con una Base de Datos existente, para
ello debemos colocarnos dentro de la tabla de la base de datos en cualquier sitio y
hacemos clic en el botón de formulario.

SEMANA PRODUCTO ZONA VENDEDOR VENTAS


4 Whisky Este Luis Castillo 1.617,00
4 Ron Centro Luis Castillo 909,00
2 Ron Este Juan Duarte 2.248,00
2 Vinos Sur Daniela Sosa 3.571,00
2 Whisky Centro Julio Perez 1.729,00
1 Vinos Este Luis Castillo 3.584,00
1 Whisky Este Daniela Sosa 3.682,00
1 Vinos Centro Daniela Sosa 3.453,00
1 Whisky Este Luis Castillo 1.157,00
1 Whisky Centro Daniela Sosa 1.354,00
1 Ron Sur Juan Duarte 1.862,00
1 Ron Este Juan Duarte 1.013,00
1 Vinos Sur Luis Castillo 1.415,00
2 Ron Centro Julio Perez 713,00
2 Whisky Este Luis Castillo 753,00
2 Whisky Sur Daniela Sosa 888,00
1 Whisky Sur Daniela Sosa 308,00
4 Ron Sur Luis Castillo 3.842,00
4 Whisky Centro Luis Castillo 3.311,00
2 Ron Sur Luis Castillo 3.896,00
4 Ron Centro Julio Perez 108,00
4 Vinos Este Julio Perez 1.865,00
1 Ron Centro Juan Duarte 2.942,00
4 Vinos Este Julio Perez 544,00
1 Ron Centro Julio Perez 3.505,00
2 Ron Centro Juan Duarte 458,00
4 Whisky Centro Juan Duarte 3.432,00
2 Whisky Sur Juan Duarte 3.716,00
1 Ron Este Juan Duarte 2.137,00

Automáticamente nos trae la tabla de formulario, primero aparece la hoja donde


estamos y luego aparece el primer dato o registro de la tabla de base de datos, en
el ejemplo vemos los encabezados o títulos de la tabla por ejemplo semana,
producto, zona, vendedor y ventas.

Botón Nuevo o Eliminar: Podemos agregar más registros haciendo clic en botón
nuevo o eliminar el que estamos editando.

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Botón Buscar Anterior o Siguiente: A medida que pulsemos la opción buscar


siguiente nos trae cada registro, en el formulario podemos visualizar la cantidad
de registros y el número de registro donde estamos.

Botón Criterios: Nos permite hacer una búsqueda en la base de datos cumpliendo
con una condición, pudiéramos buscar por producto y por zona.

Nos traería todos los registros que cumplen con esta condición, pulsaríamos
buscar siguiente o anterior para ver los registros.

En el caso de las ventas se puede buscar el criterio que sea >=3000

Para hacer la búsqueda exacta debemos escribir el texto como esta en la base de
datos de lo contrario no arrojara ningún resultado, sin embargo podemos utilizar
el comodín del símbolo de interrogación ? para buscar un nombre sino sabemos
si tiene mayúscula o si tiene tilde.

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De esta manera nos traerá el registro del nombre de Luis con tilde y sin tilde, el
otro comodín que podemos utilizar es el del asterisco * delante o detrás de la
palabra para buscar un nombre que no sabemos si es Daniel o Daniela, el traerá
todo los registros que comience con Daniel.

La Interrogación se utiliza para un carácter y el asterisco para una serie de


caracteres cuando hay más de una palabra que existe.

Para una base de datos grande resulta muy útil utilizar este formulario para hacer
búsquedas específicas o agregar nuevos elementos a la base de datos.

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24. COMO HACER UN RANKING EN EXCEL

MS Excel ofrece varias alternativas para jerarquizar valores de una lista de datos,
una de ellas es mediante la función JERARQUIA no obstante esta función es
limitada cuando requieres un Ranking en Excel un poco más complejo. Mediante
el uso de fórmulas podemos lograr organizar los datos para proporcionar un
análisis mucho más profundo y significativo de los datos.

A continuación te explicamos en detalle cómo hacer un Ranking en Excel de


valores únicos en orden descendente y orden ascendente.

¡En Practica!

En una lista tenemos los puntos de un grupo de 10 nadadores, dichos puntos van
a ser necesarios para definir la clasificación a una segunda ronda de competición,
es necesario entonces emplear una forma que nos permita jerarquizar los
resultados, la lista con la que vamos a trabajar es la mostrada en la siguiente
imagen:

El resultado requerido es que se devuelva el nombre del nadador que tenga más
puntos así como también hay que tomar en cuenta que los valores deben estar en
orden descendente y deben ser resultados únicos.

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En tal sentido vas a seguir los siguientes pasos para lograr realizar el ranking
solicitado:

Paso 1

Vas a necesitar crear una columna adicional donde vas a insertar la función
JERARQUIA y vas a agregarle el factor de corrección para evitar que los valores
repetidos afecten el ranking y esto conlleve a que solo haya valores únicos, el
resultado de aplicar la formula con los criterios antes mencionados es tal como lo
mostrado en la siguiente imagen:

En la columna “Jerarquía” se empleó la siguiente fórmula para obtener valores


únicos de acuerdo a los datos de la columna “Puntos”:

=JERARQUIA(C3;$C$3:$C$12;0)+CONTAR.SI($C$3:C3;C3)-1

La fórmula arroja como resultado un ranking de acuerdo al nadador que tenga


más puntos; por ejemplo “Fernando” que tiene 13,63 puntos se le asignó la
primera posición y David que tiene 7,06 puntos se le asignó el séptimo puesto.

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Paso 2

Insertas una columna adicional que vas a denominar “Nombre” y es donde vas a
insertar la fórmula que va a traer el nombre del nadador que tenga la mejor
posición de acuerdo a los puntos que posea.

La fórmula que vamos a emplear para lograr el resultado consta de las siguientes
funciones: DESREF, COINCIDIR, K.ESIMO.MENOR y FILA.

Cada una de las funciones va a cumplir una labor en específico de acuerdo a lo


solicitado.

Mediante DESREF y empleando como argumento “fila” de la función utilizamos


COINCIDIR en conjunto con K.ESIMO.MENOR y FILA obtenemos el nombre del
nadador con mayor puntaje y mejor jerarquía con respecto al resto de los
nadadores.

La fórmula resultante que empleamos es la mostrada a continuación:

=DESREF(B$3;COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR(E$3:E$12;FILA()-
FILA(E$3)+1);E$3:E$12;0)-1;0)

Aplicando esta fórmula a todo el conjunto de datos obtenemos los siguientes


resultados:

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Tal como se ve en la imagen anexa en la columna “Nombre” aparecen los nombres


de los nadadores ordenados de acuerdo a su ranking, como por ejemplo el caso de
“Fernando” quien posee ranking 1 y aparece en la primera posición de la lista, de
igual forma el caso de “David” que tiene ranking 7 y aparece en la séptima
ubicación.

Paso 3

Por ultimo para tener la tabla completa vamos a traer los puntos que tuvo cada
nadador y los vamos a cargar del lado de los nombres, para ello vamos a emplear
la función BUSCARV con los argumentos que habitualmente empleamos
quedando para este caso de la siguiente manera:

=BUSCARV(H3;$B$3:$C$12;2;FALSO)

Resultados

La tabla con los resultados finales queda conforme a lo mostrado en la siguiente


imagen:

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Ranking en orden ascendente

Se preguntaran ¿Es posible crear también una formula con un Ranking en


Excel a la inversa es decir, en orden ascendente? En efecto si, ingresando a la
función JERARQUIA y combinándola con la función CONTAR.SI podemos lograr
que el ranking sea en orden ascendente nuevamente mediante el uso de algunas
fórmulas.

Vamos a continuar trabajando sobre la tabla que veníamos utilizando:

Para lograr que el ranking sea en orden ascendente primero insertamos una
columna adicional donde vamos a obtener los valores de la jerarquía, para luego
insertar la fórmula que vemos a continuación:

=CONTAR($C$16:$C$25)-
(JERARQUIA(C16;$C$16:$C$25;0)+CONTAR.SI($C$16:C16;C16))+2

El resultado que vamos a alcanzar con la formula anterior es que de acuerdo a los
puntos que tenga cada nadador se va a arrojar un valor en orden descendente, los
resultados de aplicar la formula los podemos apreciar mediante la siguiente
imagen:

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Los valores del ranking tal como se ve en la imagen ahora han cambiado por
ejemplo para el caso del nadador “Fernando” la jerarquía da como valor 10 (Diez)
y para el nadador “David” la jerarquía da como resultado 4 (Cuatro).

Solo resta crear una columna donde vamos a tener los nombres de los nadadores
de acuerdo a su posición en el ranking, para ello vamos a emplear la fórmula que
utilizamos para el primer ejemplo:

=DESREF(B$16;COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR(E$16:E$25;FILA()-
FILA(E$16)+1);E$16:E$25;0)-1;0)

Dicha fórmula permite ordenar Mediante la función DESREF y en combinación


con COINCIDIR, K.ESIMO.MENOR y FILA el nombre del nadador con el valor
jerarquía más bajo con respecto al resto de los nadadores.

Los resultados de emplear la formula lo observamos mediante la siguiente


imagen:

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Tal como se ve el orden de los nombres de los nadadores cambio ya que el valor
del ranking para este caso es en orden ascendente y los nombres son ordenados
de acuerdo al que tenga menor puntos en adelante.

Existen opciones adicionales para hacer un Ranking en Excel no


obstante las formulas presentadas en este artículo son una muy buena opción a la
hora de elaborar una jerarquía dentro de un grupo de datos.

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25. MACROS AUTOMATICAS

Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas,


grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada
uno de los pasos que realizará al momento de su ejecución. Una vez creada una
macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un
gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto.

Una macro es un conjunto de instrucciones que sirve para automatizar procesos.


Por ejemplo: si realizamos frecuentemente la acción de aplicarle negrita, cambio
de fuentes y centrado. En lugar de hacer estas acciones manualmente se puede
elaborar una macro e invocarla para que se ejecute estos tres procesos en forma
automática.

Grabar una macro

Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno
de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitirá tener una macro más
limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo
siguiente:

Pasos:
Clic ficha Programador, grupo Código,
comando Grabar macro.
En el cuadro de texto Grabar macro, en
Nombre de la macro, escriba el nombre
que le desea dar a la macro. Si desea
asignarle una tecla en Método abreviado:
escriba una letra (que no esté asignada a
un CTRL), en la lista desplegable Guardar
macro en: Este libro y en Descripción:
escriba lo que hace la macro. Clic en
Aceptar. En la barra de estado aparece un

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mensaje que dice grabando.


1. Inicie la creación de la macro, ejecutando todos los pasos que se haría en
forma normal.

2. Al finalizar los pasos haga clic en el botón Detener grabación. En este


momento ya está creada la macro.

G b d

Ejecutar la macro

Las macros se pueden ejecutar por varios


métodos, antes que nada ubicar el cursor
donde se desea aplicar la macro:

Ejecutar por el Método abreviado: el


asignado al ser creada la macro, activándola
con la tecla CTRL simultáneamente con la
tecla asignada.

Ejecutar por el Cuadro de diálogo Nombre


de la macro

Por ficha Programador, grupo Código,


comando Macros.

En el cuadro de Nombre de la macro: seleccione la macro que va a ejecutar.

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Oprima el botón Ejecutar y


automáticamente se ejecutará la macro.

Ejecutar desde la Barra de Acceso Rápido

Después de grabar una macro, se puede asignar un botón en la barra de


herramientas de acceso rápido.

Por ficha Archivo, comando Opciones, elegir en el panel izquierdo la opción


Personalizar.

En Comandos disponible en: abrir la lista desplegable y seleccionar Macros, buscar


el nombre de la macro y seleccionarla, después presionar el comando Agregar >>

Seleccione la macro y se puede asignar al ícono un dibujo, presionando el


comando Modificar…, seleccionar el ícono de su agrado, presionar aceptar dos
veces.

Listo ya aparece el ícono de la macro en la barra de acceso directo.

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Asignar una macro a un botón

Vaya al botón Office y, haga


clic en Opciones de Excel.

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1. En la ventana mostrada seleccione la opción Personalizar y¸ en el cuadro


Comandos disponibles en seleccione la opción Macros y en el listado de
macros mostradas seleccione la que desee agregar un botón a la barra de
herramientas de acceso rápido, por ultimo presione Agregar y en seguida
Aceptar.

NOTA: Puede cambiar la imagen del botón asignado a la macro y el nombre del
mismo, presionando el botón Modificar.

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2. Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botón se mostrará en la barra de


herramientas de acceso rápido y solo necesitará presionarlo para ejecutar las
acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro

1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.


2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.
3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que
desee eliminar y, presione el botón Eliminar.

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Seguridad de macros

En Microsoft Office Excel, puede cambiar


la configuración de seguridad de macros
para controlar qué macros se ejecutan y
en qué circunstancias al abrir un libro.
Por ejemplo, puede permitir la ejecución
de macros en función de si están
firmadas digitalmente por un
programador de confianza.

Por ficha Programador, grupo Código, seleccionar Seguridad de macros

Seleccionar la opción aplicar y aceptar.

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26. RESOLUCIÓN DE ERRORES

Los errores son los mensajes que aparecen dentro de una celda antecedidos
del símbolo #. A continuación analizaremos cada uno de los errores en Excel
y la manera de solucionar el problema.

Error #¡NULO!
Este error es poco común, pero generalmente es consecuencia de haber
especificado incorrectamente un rango. Una fórmula que regresará este tipo
de error es la siguiente: =SUMA(A1:A5 B1:B5)
El error se produce porque olvidamos colocar el separador (,) entre los
rangos especificados.
Solución: Asegúrate de que has especificado correctamente los rangos
dentro de la fórmula.

Error #¡NUM!
Hay ocasiones en que los cálculos en Excel son muy exhaustivos y las
fórmulas llegan a calcular valores mucho más grandes que las capacidades de
Excel y es cuando obtienes un error de este tipo.
Solución: Verifica que no estás llamando repetitivamente a las funciones y
que generen un número demasiado grande.

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Error #¡REF!
Este es uno de los errores más comunes de Excel y sucede cuando una celda
trata de referenciar otra celda que no puede ser encontrada porque se ha
eliminado. Por ejemplo, escribe la siguiente fórmula: =SUMA(D3:D5,
E3:E5,F3:F5)
Posteriormente elimina la columna E. Inmediatamente se mostrará este tipo
de error.
Solución: Verifica que los rangos a los que hace referencia la fórmula aún
existan o de lo contrario realiza los ajustes necesarios.

Error #¡VALOR!
Es generado por utilizar argumentos de tipo texto cuando en realidad la
función espera valores numéricos. Considera la siguiente función:
=SUMA("a", "b")
La función SUMA regresará este tipo de error porque los argumentos no nos
numéricos.
Solución: Verifica que los tipos de datos de los argumentos son los
adecuados, en especial los argumentos que esperan un valor numérico.

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27. TECLAS DE ACCESO RÁPIDO

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la
derecha

• CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual


• INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
• CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
• CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la
intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la
esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la
celda A1
• AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
• RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
• ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha ALT+RE PÁG Desplazarse una
pantalla hacia la izquierda CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
• CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
• CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana CTRL+MAYÚS+F6 o
CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior F6 Mover al siguiente panel de un
libro que se ha dividido
• MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
• CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
• F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
• MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
• MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
• TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida

Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado

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• FIN Activar o desactivar el modo Fin

• FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna

• FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la


intersección de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la
esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda
A1

• FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco;
esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclas de
desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando
Opciones)

Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada

• BLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL

• INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana

• FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana

• FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo

• FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia
la derecha

Teclas para ver o imprimir un documento

• CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir

Teclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliada

• RE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida

• CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera página cuando está


reducida

• CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última página cuando está reducida

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Curso Nivel Avanzado

Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros

• MAYÚS+F11 o ALT+MAYÚS+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo

• F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual

• ALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo Macro

• ALT+F11 Mostrar/ocultar el Editor de Visual Basic

• CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0

• CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro

• CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

• MAYÚS+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro

• MAYÚS+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

• ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

• ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda

• CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual


MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección TAB
Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección MAYÚS+TAB
Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección ESC Cancelar una
entrada de celda
• RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la
selección SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la
selección CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea

Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha

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Curso Nivel Avanzado

• INICIO Ir al comienzo de la línea


• F4 o CTRL+Y Repetir la última acción
• MAYÚS+F2 Modificar un comentario de celda
• CTRL+MAYÚS+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna
• CTRL+J Rellenar hacia abajo CTRL+D Rellenar hacia la derecha CTRL+F3 Definir un nombre

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

• RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter


anterior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas
• ENTRAR Completar una entrada de celda
• CTRL+MAYÚS+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial
• ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
• CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una
fórmula CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una
función, después de escribir un nombre de función en una fórmula
• CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo
• ENTRAR (en una celda con hipervínculo) Activar un hipervínculo
• F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea
• F3 Pegar un nombre definido en una fórmula
• MAYÚS+F3 Pegar una función en una fórmula
• F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas
del libro activo MAYÚS+F9 Calcular la hoja activa
• = (signo igual) Iniciar una fórmula
• ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma CTRL+; (punto y coma) Introducir la
fecha CTRL+MAYÚS+: (dos puntos) Introducir la hora
• CTRL+MAYÚS+” (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la
celda o en la barra de fórmulas
• CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas
• CTRL+’ (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o
en la barra de fórmulas
• ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar

Teclas para aplicar formato a los datos

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Curso Nivel Avanzado

Presione Para
• ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo
Formato de celdas CTRL+E Aplicar el formato de número General

• CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos
aparecen en rojo)

• CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el


formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha
con el día, mes y año

• CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.

• CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y


signo menos (–)

• para los valores negativos CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde CTRL+MAYÚS+_ Quitar los
contornos

• CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de
tachado CTRL+9 Ocultar filas

• CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas

• CTRL+0 (cero) Ocultar columnas

• CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas

Teclas para modificar datos

• F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea

• ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas

• RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter


precedente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma

• F3 Pegar un nombre definido en una fórmula

• ENTRAR Completar una entrada de celda

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Curso Nivel Avanzado

• CTRL+MAYÚS+ Introducir una fórmula como fórmula matricial

• ENTRAR Completar una entrada de celda

• CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una


fórmula CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una
función, después de escribir un nombre de función en una fórmula

• F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

• CTRL+C Copiar la selección CTRL+X Cortar la selección CTRL+V Pegar la selección


• SUPR Borrar el contenido de la selección
• CTRL+GUIÓN Eliminar celdas CTRL+Z Deshacer la última acción CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS
Insertar celdas vacías

Teclas para moverse dentro de una selección

• ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la


dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando
Opciones)
• MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse
en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando
Opciones)
• TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si
sólo se ha seleccionado una columna
• MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia
arriba si sólo se ha seleccionado una columna
• CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de
la selección
• CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes
• CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no
adyacentes

Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas

• CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la


región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

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Curso Nivel Avanzado

• MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna


• CTRL+MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en
blanco de la misma columna que la celda activa
• MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
• CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
• CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)
• CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la fila CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de
cálculo
• MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias
celdas
• MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo
• MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba
• CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las
celdas de una hoja
• CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
• CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar
• F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección
• MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para
moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas
de dirección para seleccionar el siguiente rango
• BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior
izquierda de la ventana
• BLOQ DESP, MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

• FIN Activar o desactivar el modo Fin

• FIN, MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en
blanco de la misma columna que la celda activa

• FIN, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)

• FIN, MAYÚS+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla
no estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para
transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)

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Curso Nivel Avanzado

Teclas para seleccionar celdas con características especiales

• CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la


región actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)

• CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa

• CTRL+MAYÚS+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios

• CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de
esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.

• CTRL+MAYÚS+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la
celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda
activa.

• CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia
directa en fórmulas de la selección

• CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia
directa o indirecta en fórmulas de la selección

• CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa a la celda activa

• CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan
referencia directa o indirecta a la celda activa

• ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual

Teclas para seleccionar una hoja de gráficos

• CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea
• CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea

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Curso Nivel Avanzado

Teclas para seleccionar un gráfico incrustado

• Nota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada.

• Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.

• Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Dibujo.

• Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos de la barra
de herramientas Dibujo.

• Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.

• Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos
hasta que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.

• Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico.

Teclas para seleccionar elementos de gráficos

• FLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anterior FLECHA ARRIBA Seleccionar el


grupo de elementos siguiente FLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del
grupo FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo

28. TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS

Teclas para trabajar con un formulario

• ALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comando
Seleccionar un campo o un botón de comando
• FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo
del anterior registro TAB Ir al siguiente campo modificable del registro MAYÚS+TAB Ir al
anterior campo modificable del registro ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro
MAYÚS+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior AV PÁG Ir al mismo campo 10
registros más adelante CTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registro
• RE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrás
• CTRL+RE PÁG Ir al primer registro

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Curso Nivel Avanzado

• INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo MAYÚS+FIN Ampliar una selección hasta
el final de un campo MAYÚS+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campo
• FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la
derecha dentro de un campo
• MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierda
• MAYÚS+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha

Teclas para utilizar Autofiltro

• Teclas de dirección para seleccionar la celda que contenga el rótulo de columna y, a


continuación, presione ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista de Autofiltro de la columna
actual
• FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro FLECHA ARRIBA
Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro ALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista
de Autofiltro de la columna actual INICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista
de Autofiltro FIN Seleccionar el último elemento de la lista de Autofiltro
• ENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro

Teclas para esquematizar datos

• ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnas ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA


Desagrupar filas o columnas CTRL+8 Mostrar u ocultar símbolos de esquema
• CTRL+9 Ocultar filas seleccionadas
• CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadas
• CTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas
• CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas seleccionadas

29. TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA


DINÁMICA O GRAFICO DINÁMICO

• Teclas para el Asistente para tablas y gráficos dinámicos


• FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botón de campo anterior o siguiente de la
lista
• FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botón de campo situado a la
izquierda o a la derecha en una lista de botones de campo con varias columnas
• ALT+C Desplazar el campo seleccionado al área de columna

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• ALT+D Desplazar el campo seleccionado al área de datos


• ALT+L Mostrar el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica ALT+P Desplazar el campo
seleccionado al área de página ALT+R Desplazar el campo seleccionado al área de fila

Teclas para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico

• CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinámica completo


• Teclas de dirección para seleccionar la celda que contiene el campo y, después,
ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un informe de tabla dinámica
• Teclas de dirección para seleccionar el campo de página de un informe de gráfico dinámico
y, después,
• ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo de página actual en un informe de
gráfico dinámico
• FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista
• FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista
• INICIO Seleccionar el primer elemento visible de la lista FIN Seleccionar el último elemento
visible de la lista ENTRAR Mostrar el elemento seleccionado
• BARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificación de la lista

Teclas para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico

• Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.


• Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Tabla
dinámica.
• Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el menú situado
a la izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, para pasar del menú
principal al submenú.
• Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA para
seleccionar el área a la que desee mover el campo seleccionado.
• Teclas para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinámicas
• ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados
• ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla dinámica
seleccionados.

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Curso Nivel Avanzado

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