Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Todas las empresas que prestan algún servicio o venden algún producto, operan con una
cadena de abastecimiento que consta de una serie de actividades en el que participan
también otras organizaciones externas, las cuales tienen un objetivo en común y es elaborar
un producto terminado, y distribuirlo eficientemente hasta el consumidor final, de manera
que este quede satisfecho y luego se pueda crear una relación fructífera con él.

Una cadena de abastecimiento requiere de eficiencia en tiempo, costos y suministro

adecuado de materiales. Toda empresa debe manejar un ciclo de pedido que es donde se
explican las etapas y/o procesos que se le hace saber al cliente al momento de realizar un
pedido. Es por eso que es necesario que la empresa trabaje en la implementación de
tácticas de mejoramiento en relación a los procedimientos que se llevan a cabo desde que
se realiza la visita al cliente hasta la entrega del producto final, debido a que si una parte
de este engranaje falla todo el sistema se ve afectado y se corre el riesgo de perder un
cliente y dárselo a la competencia.

Los ciclos a tener en cuenta a la hora de realizar un pedido son:

 Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información acerca
de un producto que necesita el cliente y es entregada por el asesor o vendedor.
 Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la
empresa se debe realizar una comprobación de esa orden verificando toda la
información y condiciones del pedido, se consultará la existencia en inventario
teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar si se puede responder
con el pedido y quedará como pedido pendiente.
 Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique con
varios ciclos para tener información veraz al momento de procesar un pedido,
además el departamento de ventas deberá tener acceso a esta información en
tiempo real.
 Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar,
determinando cuales tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para
después facturar y al instante actualizar la base de datos.
 Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido, se
debe hacer un informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe a
bodega, verificar el producto y corregir errores (si los hay) y llevarlo a alistamiento.
 Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y
revisados. Se organizarán las facturas, se coordinará el transporte, cargar los
pedidos, El pedido es despachado y entregado al cliente, el cliente firmara la factura
dejando anotado si hubo alguna novedad en el recibo del pedido.
 Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del
producto y sus declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago. Se
recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto.
 Cobro: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto. La
comercializadora PIO PIO y MAS PIO es una empresa con variedad de clientes, los
cuales requieren puntualidad, eficacia, eficiencia, despacho exacto, deben ser
conscientes que sin clientes no hay pedido, sin pedido no hay producción, sin
producción no hay operarios y sin operarios no hay empresa, por tal motivo es muy
importante la buena relación empresa – clientes – empresa.
En el área de logística de la productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO se
evidencian una serie de errores, los cuales son causados inicialmente por una falta de
comunicación y coordinación entre las áreas involucradas.

El área logística de una empresa es el pilar para que las importaciones y exportaciones
sean todo un éxito. Falta de veracidad en los inventarios. Se evidencia claramente que hay
inconsistencia en el inventario, no implementan un software que actualice automáticamente
al ingresar y despachar mercancía, ocasionando errores en los despachos e incumplimiento
en los mismos. Manejar un buen stock, no necesariamente tener cantidad y cantidad a fin
de que se pierda, pero si un número significativo y variedad en productos para poder cumplir
a cabalidad con los pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si no hay la cantidad
por lo menos contar con la variedad suficiente, lo importante acá no es vender sino no
perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de despachar una ruta, lo ideal es
que manejen la misma zona, al planificar los pedidos del día tienen que tener en cuenta la
hora en que se van a entregar los productos.

Se podría tener en cuenta las siguientes soluciones que son útiles para el mejoramiento
del área logística.

 Analizar la oferta – demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es

más elevada que la que se produce.
 Organizar las rutas de acuerdo a la cantidad de clientes por zonas.
 Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a cabalidad
o si hay necesidad de requerir más empleados.
 Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada
vez que se ingresa y despacha mercancía.
 Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de
evitar incumplimientos.
 Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto
 Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales,
servicio al cliente.