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Empezando

Ingresando a SuiteCRM
SuiteCRM permite a los usuarios iniciar sesión con su nombre de usuario y
contraseña, proporcionados por el administrador del sistema.
Antes de iniciar sesión en SuiteCRM, puede seleccionar el idioma que desee
utilizar. Existen muchos idiomas predeterminados para SuiteCRM y también hay
paquetes de idiomas adicionales disponibles.

Una vez que haya elegido su idioma y haya introducido sus credenciales de
usuario, podrá hacer clic en el botón Iniciar sesión para acceder al CRM.
Recuperar contraseña
Si olvidó su contraseña de ingreso a SuiteCRM y no puede acceder a su cuenta,
puede utilizar la función de recuperación de contraseña para que el sistema le
envíe la misma a la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de
usuario. Haciendo clic en `¿Ha olvidado su contraseña?'.

Resumen
En este capítulo hemos visto cómo acceder a SuiteCRM utilizando el formulario de
inicio de sesión. También hemos explicado cómo recuperar una contraseña de
usuario en caso de que se pierda u olvide la misma.

En el siguiente capítulo cubriremos el Asistente para usuarios, que le permite


establecer sus preferencias cuando utilice SuiteCRM.
Asistente de usuario
El asistente de usuario lo guiará a través de las opciones de configuración
disponibles una vez que se haya logueado. Esto le permite seleccionar muchos
formatos para los datos que se mostrarán en SuiteCRM, y éstos son específicos
para su usuario.

Bienvenido a SuiteCRM
El primer paso que verá es una simple página de bienvenida que se mostrará una
vez que haya iniciado sesión. Haga clic en ''Siguiente'' en esta página para
avanzar para configurar sus preferencias de usuario.

Su información
En esta pantalla puede proporcionar información sobre usted mismo. Al
proporcionar esta información, otros usuarios pueden verla, como su nombre
completo, dirección de correo electrónico y datos de contacto. Los campos
marcados con una estrella roja (*) son campos obligatorios y, como tal, deben
rellenarse con datos válidos antes de poder progresar.
Una vez que haya completado toda la información de esta página, haga clic en
''Siguiente'' para avanzar al siguiente paso del asistente.

Su localización
En esta pantalla, puede especificar su configuración regional preferida.

Selección de la moneda
Seleccione la moneda que desee que se muestre para todos los campos de
moneda dentro de SuiteCRM. Las opciones de moneda se rellenan a partir de las
opciones agregadas por el Administrador del sistema. Si hay opciones de divisas
que necesita pero no las ve, póngase en contacto con su administrador del
sistema.
Formato de fecha
Seleccione el formato de fecha que desee que se muestre para todos los campos
de fecha dentro de SuiteCRM. Existen muchas opciones diferentes de formato de
fecha para seleccionar, todas las cuales son específicas para su usuario. Este
formato de fecha también se aplicará a los campos Fecha y hora.

Zona horaria
Seleccione la zona horaria que desee utilizar en SuiteCRM. Esto le permite
adaptar su uso de SuiteCRM específico a su ubicación global. Si viaja entre varios
países, puede cambiar el huso horario en cualquier momento en las preferencias
de usuario después de configurar el asistente, para permitirle ver registros en esa
zona horaria.
Formato de nombre
Seleccione el formato de nombre que desee que se muestre para todos los
campos de nombre dentro de SuiteCRM. Esto es aplicable a los diversos módulos
`Persona' dentro de SuiteCRM, y le permite establecer su formato de nombre
preferido dependiendo de su requerimiento.
Una vez que haya especificado todas sus preferencias de configuración regional,
haga clic en `Siguiente' para avanzar a la página final del asistente de usuario.

Último paso
El paso final del Asistente para usuarios le proporciona múltiples enlaces útiles
para aprender más y obtener más soporte del sitio web de SuiteCRM y del equipo
dedicado. Hay un botón ''Atrás'' si ha cometido algún error que desee modificar en
los pasos anteriores.
Al hacer clic en `Finalizar' se completará el Asistente para usuarios y se le
presentará el formulario de inicio de sesión de SuiteCRM.

Resumen
En este capítulo, avanzamos a través del Asistente para usuarios. Esto le permite
configurar sus preferencias cuando utilice SuiteCRM.

En el siguiente capítulo, cubriremos la administración de cuentas de usuario, que


discutirán cómo actualizar detalles de usuario, seleccionar temas, cambiar
contraseñas y más.
Gestión de la cuenta de
usuario
Hay muchas opciones de configuración disponibles para los usuarios una vez que
hayan ingresado al sistema. Puede ver y/0 modificar sus preferencias haciendo clic
en la opción ''Perfil'' que se despliega al posicionar el puntero del mouse sobre el
ícono de usuario en la parte superior derecha de la pantalla.

Pestaña perfil de usuario


Una vez que haya hecho clic para acceder a sus preferencias, se le llevará a la
pestaña ''Perfil de usuario'' que le ofrece una descripción general de sus
credenciales, como nombre de usuario, nombre, apellido, título, etc.
Pestaña contraseña
Al hacer clic en la pestaña ''Contraseña'', podrá cambiar la contraseña de su
cuenta de usuario. Para cambiar su contraseña, especifique una nueva y confirme
la misma. Se recomienda que las contraseñas sean seguras. El requisito mínimo
recomendado es un carácter en mayúsculas, un carácter en minúscula, un carácter
numérico y una longitud mínima de 8 caracteres.

Si ha olvidado su contraseña y no puede iniciar sesión, puede utilizar la función de


contraseña olvidada detallada en la sección Introducción de esta Guía del usuario.

Pestaña Avanzado
La pestaña Avanzado le proporciona las preferencias que ha definido durante el
proceso Asistente de usuario. Esto le da la posibilidad de cambiar cualquiera de
sus preferencias de usuario, si hubo algún error o si necesita modificarlos en una
fecha posterior.
Restablecer preferencias de usuario
Puede restablecer sus preferencias de usuario a la configuración predeterminada
del sistema haciendo clic en el botón ''Restablecer preferencias de usuario'' de su
perfil.

Al hacer clic en el botón le solicitará que confirme que desea restablecer sus
preferencias de usuario, con el siguiente mensaje: ''¿Está seguro de que desea
restablecer todas sus preferencias? Advertencia: Su sesión actual será finalizada.''.
Puede hacer clic en `Aceptar' o `Cancelar' para actuar apropiadamente. Si
selecciona ''Aceptar'', se cerrará sesión y tendrá que volver a iniciar sesión en la
aplicación de SuiteCRM.

Restablecimiento de la página principal de


un usuario
Puede restablecer su página de inicio a la configuración predeterminada del
sistema haciendo clic en el botón ''Restablecer página de inicio'' de su perfil. Esto
restablecerá las preferencias / diseños de dashlet y dashboard a las
predeterminadas del sistema.

Al hacer clic en el botón le solicitará que confirme que desea restablecer su página
de inicio con el siguiente mensaje: ''¿Está seguro de que desea reiniciar su Página
de Inicio?''. puede hacer clic en `Aceptar' o `Cancelar' para actuar apropiadamente.

Resumen
En este capítulo, cubrimos la administración de una cuenta de usuario. Esto le
permite administrar su información, modificar / restablecer las preferencias del
usuario y más.

En el próximo capítulo, cubriremos la Interfaz. La Interfaz es una parte integral de


SuiteCRM. Con el conocimiento de su Interfaz, puede progresar hasta aprender
más sobre la funcionalidad y los procesos de SuiteCRM.
Interfaz de usuario
Antes de avanzar en la comprensión de la estructura y funcionalidad de SuiteCRM,
cubriremos las áreas de la Interfaz de usuario para que conozca la terminología
utilizada al describir la navegación de SuiteCRM. Hay muchos elementos en la
Interfaz de usuario, por lo que los hemos dividido en varias secciones a
continuación.

Elementos de navegación
La capacidad de ver y navegar fácilmente las áreas del CRM es clave para mejorar
la productividad y la adopción por parte de los usuarios. SuiteCRM tiene una
interfaz de usuario clara que tiene varios elementos que cubriremos en esta
sección.

Menú de navegación superior


El menú de navegación superior es el principal que los usuarios usarán para
navegar los módulos del CRM para crear y administrar registros. Todos los
módulos del CRM están agrupados en seis diferentes categorías, las cuales
pueden ser configuradas por el Administrador del sistema en: Administrador →
Configurar agrupación de módulos.

Como dijimos, el menú de navegación superior tiene seis elementos. Estos son:

1. Home: este ícono nos permite volver a la Home Page de SuiteCRM desde
cualquier lugar.
2. Categorías: Estas categorías agrupan los diferentes módulos de
SuiteCRM.
3. Creación rápida: Esta opción permite la creación rápida de registros de
módulos clave dentro de SuiteCRM.
4. Búsqueda global: Permite a los usuarios buscar en SuiteCRM globalmente
diferentes registros y/o datos.
5. Notificacione: Muestra el número de notificaciones de escritorio que el
usuario aún no ha leído. Éstas pueden ser manejadas por el usuario. Para
obtener más información sobre las notificaciones de escritorio, consulte la
sección Notificaciones de escritorio de esta guía del usuario.
6. Menú usuario: Menú desplegable que permite a los usuarios acceder a los
empleados, su perfil, la página acerca de y un enlace para cerrar la sesión.

Para acceder a un módulo, puede hacer clic en la categoría que lo engloba y luego
seleccionar el módulo desesado.
Esto le llevará a la Vista de Lista de ese módulo, como la que vemos a
continuación. (Para obtener información detallada sobre las vistas, lea la sección
Vistas de esta guía del usuario.)

Al pasar el mouse sobre un nombre de módulo producirá un menú desplegable.


Este menú desplegable muestra las acciones y los registros recientemente vistos
para ese módulo.
Puede editar los registros mostrados en la sección Recientes del menú
desplegable haciendo clic en el icono de lápiz. Esto le dirigirá a la vista de edición
para ese registro.

También hay una estructura de navegación donde, en vez de mostrar pestañas


que agrupan módulos, se muestran todos los módulos disponibles. Los usuarios
pueden establecer esta opción en sus preferencias de usuario. Para obtener
detalles completos sobre cómo modificar las preferencias del usuario, consulte la
sección Administración de cuentas de usuario de esta guía del usuario.
Creación rápida
Puede hacer clic en el menú desplegable `Crear' del menú de navegación superior
para acceder a las opciones de creación rápida. Esta es una lista de módulos de
uso común con la capacidad de crear nuevos registros dentro de estos módulos
desde cualquier ubicación.

Barra lateral
La barra lateral es parte del Theme adaptable de SuiteCRM y es una opción
configurable por el usuario. La barra lateral se puede expandir y contraer haciendo
clic en el botón resaltado a continuación.
Acciones

Esto muestra las acciones para el módulo que está viendo actualmente. Por
ejemplo, si está viendo el módulo Cuentas, las acciones que se muestran son:
Crear cuenta, Ver cuentas, Importar cuentas. Esto le proporciona acceso con un
solo clic a las acciones del módulo.

Recientes

Esta sección muestra los últimos 10 registros que ha visto. Esto deja un rastro de
migas de pan* por lo que los registros vistos anteriormente se puede acceder
rápida y fácilmente a través de la barra lateral. También existe la opción de hacer
clic en el icono de lápiz, que lo llevará directamente a la vista Editar del registro.

Página de Inicio
La página de inicio es la primera página que se muestra luego de autenticarte. La
misma posee varios elementos que pueden ser utilizados y configurados como los
Dashlets, Dashboards y la Barra Lateral.
Dashlets
Los Dashlets son secciones configurables por el usuario que se muestran en la
página de inicio con el fin de brindar una vista rápida de tus registros y actividades
inmediatamente luego del login. Esto es particularmente útil para equipos de
ventas y soporte ya que reduce la cantidad de clicks requerida para ver y modificar
información.

Los dashlets pueden ser arrastrados y soltados dentro de la página de inicio.


Puedes agregar dashlets cliqueando el enlace de `Agregar Dashlets' en la página
de inicio.

Al cliquear en el enlace de `Agregar Dashlets' en la página de inicio se abrirá el


popup de Agregar Dashlets que permite a los usuarios seleccionar entre varios
dashlets preconfigurados.
Para agregar uno de los dashlets, simplemente cliquea en el link del dashlet. Esto
agregará el dashlet a la página de inicio del usuario. El popup no se cerrará, ya
que permite agregar multiples dashlets en la misma acción. Una vez que agregues
los dashlets deseados, puedes cerrar el popup.
Puedes modificar los dashlets cliqueando en el ícono del lápiz sobre el dashlet
deseado.

Al cliquear sobre el ícono del lápiz se mostrará una ventana emergente. Esta
ventana contendrá todas las opciones de configuración para el dashlet.
Una vez realizados los cambios deseados en la ventana emergente de
configuración del dashlet, puedes cliquear ''Guardar'' para aplicar los cambios, o
cancelar si deseas descartar los cambios.

algunos dashlets pueden requerir un refresco de la página de inicio para


implementar la nueva configuración. En ese caso se te notificará al guardar los
cambios.

Dashboards (Tableros)
Los Dashboards son nuevos en SuiteCRM. Los mismos son configurables por
usuario y pueden ser añadidos o removidos al igual que los dashlets. Para agregar
una pestaña de Dashboard, puedes cliquear en el link de ''Agregar Pestaña'' en la
página de inicio.

Al cliquear en el link de ''Agregar Pestaña'' en la página de inicio se abrirá la


ventana emergente de Agregar pestaña, la cual permite a los usuarios especificar
un nombre para la pestaña y además indicar cuántas columnas para dashlets
serán requeridas. Pueden configurarse entre una, dos o tres columnas.

Una vez especificados los detalles para la pestaña de Dashbord, puedes cliquear
en ''Guardar''. O bien, puedes cliquear en ''Cancelar'' para deshacer los cambios.
Una vez guardados los cambios, la pestaña del Dashboard será agregada y se
mostrará en la lista de pestañas de la página de inicio. Ya puedes entonces
agregar Dashlets a tu nueva pestaña de Dashboard.

Si deseas eliminar la pestaña de Dashboard, puedes hacerlo desde la opción


Editar Pestañas, cliqueando sobre el ícono `-'. Esto removerá la pestaña de
Dashboard de tu perfil únicamente. Nota: El cuadro de mando de Suite CRM es la
pestaña de Dashboard estándar, la cual no puede eliminarse. Sin embargo puedes
configurar los dashlets que se mostrarán en dicha pestaña.
Flujo de Actividad
El Flujo de Actividad es una excelente forma de mantener el seguimiento de las
interacciones de tus colegas con SuiteCRM. Por default el Flujo de Actividad
muestra novedades recientes para las Oportunidades, Contactos, Potenciales
Clientes y Casos. El feed deL Facebook y Twitter de tu organización también
puede incluirse en el dashlet del Flujo de Actividades si lo deseas y esto puede ser
configurado por el usuario Administrador.

También puedes realizar comentarios sobre una novedad dentro del Flujo de
Actividad cliqueando en el botón Responder a la derecha de cada entrada.

Además, tus entradas pueden ser eliminadas del Flujo de Actividad cliqueando en
el botón Eliminar.
Tu comentario aparecera debajo de la entrada original y también tendrá su marca
de tiempo.

El Flujo de Actividad es también una herramienta útil para la comunicación interna


de tu organización, es posible enviar un mensaje que será emitido hacia todos los
usuarios en tu red. Para esto ingresa tu mensaje en el campo de texto y luego haz
click en Enviar.

The Activity Stream is also a useful tool for internal messaging within your
organisation, it is possible to send a message that will be broadcast to all users in
your network. To do this type your message in the text field and click post.

Tus colegas verán este mensaje y tendrán la posibilidad de responderlo cliqueando


en el botón Responde a la derecha de la entrada.

Su respuesta aparecerá debajo de tu entrada, otra vez con una marca de tiempo.
Búsqueda
La búsqueda es un aspecto vital dentro del CRM ya que esta permite rápidamente
definir qué es lo que quieres ver. Muchos CRMs tendrán grandes sets de datos por
lo que es vital que tengas una forma de refinar tu búsuqeda. En las siguientes sub-
secciones cubriremos las diversas opciones de búsqueda disponibles.

Búsqueda Global
Puedes buscar entre todos los registros dentro del CRM utilizando la búsqueda
global, a través de la barra de búsqueda en el menu de navegación principal.

Una vez ingresado tu término para la búsqueda, puedes presionar la tecla Enter o
cliquear en el ícono de la lupa. Esto retornará los registros que coincidan con el
criterio de búsqueda y categorizara los mismos según los módulos disponibles.

Los módulos pueden ser incluídos dentro de la búsqueda global por el


Administrador del Sistema.

Búsqueda de Texto Completo


SuiteCRM tiene la opción de habilitar y deshabilitar la búsqueda de texto completo.
La búsqueda de texto completo usa el motor del framework de búsqueda Zend
Lucene. La búsqueda funciona de forma muy similar a la búsqueda global
estándar, excepto porque provee la funcionalidad de buscar texto en documentos y
otros archivos.

el Administrador del Sistema puede habilitar y deshabilitar la búsqueda de texto


completo cliqueando en el link para la configuración de AOD dentro del panel de
administración.
Esto mostrará la opción de AOD para habilitar o deshabilitar la búsqueda de texto
completo.

La búsqueda retorna los resultados de forma sutilmente distinta a la búsqueda


global. Los mismos son retornados en orden de puntaje. Los registros son
puntuados dependiendo de qué tan bien satisfacen el criterio de búsqueda
proveído - desde 0 a 100%.

Búsqueda Básica de Módulo


La búsqeda básica está disponible en todos los modulos dentro del CRM. La
búsqueda básica, de forma estándar, permite a los usuarios buscar por los
nombres de los registros.

La búsqueda básica además permite a los usuarios marcar la opción ''Mis


elementos''. Marcar esta opción hará que en la búsqueda solo se retornen los
registros que estén asignados a tí.
Una vez que el usuario ha realizado una búsqueda, la misma será guardada. Eso
significa que podrás navegar por otros registros y módulos, pero la búsqueda no
será descartada. Si deseas descartar tu búsqueda, puedes cliquear en el botón
''Limpiar'' y luego en ''Filtro''. Esto descartará lás búsquedas guardadas y retornará
el set de datos por defecto para ese módulo.

El Administrador del Sistema puede modificar dentro de Studio cuales campos se


habilitan para la búsqueda en la Búsqueda Básica.

Puedes agregar más columnas a la sección de resultados de búsqueda mediante


la opción ''Elegir columnas'' situada a la derecha del filtro de búsqueda.

Puedes arrastrar los campos de arriba hacia abajo para mostrarlos o dejarlos
ocultos.
Búsqueda Avanzada de Módulo
La búsqueda avanzada está disponible en todos los módulos dentro del CRM. La
misma provee una funcionalidad de búsqueda de módulo con mayor nivel de
detalle. De forma estándar, hay más campos disponibles para el usuario a través
de la búsqueda avanzada.
Las búsquedas avanzadas pueden tener varios campos y criterios específicos. Por
esta razon, puedes guardar tus criterios de búsqueda avanzada para reutilizarlos
rápidamente en el futuro.

Para cargar una búsqueda guardada, puedes seleccionarla desde el desplegable


''Mis Filtros''. Esto retornará los resultados que coincidan con los criterios
especificados en la búsqueda guardada.

el Administrador del Sistema puede modificar utilizando Studio qué campos se


habilitarán para la Búsqueda Avanzada.

Views
Dentro del CRM se te presentarán varias vistas. Las mismas están estructuradas
para presentarte información clave a través del proceso de gestión de registros.
Existen tres vistas principales:

 Vista de Lista
 Vista de Detalle
 Vista de Edición

Todas estas tienen propósitos específicos que son descriptos en las subsiguientes
secciones.

Vista de Lista
Esta es la vista que se presenta cuando navegas a cualquier módulo.
La Vista de Lista se encarga de varias acciones que puedes llevar a cabo para
manipular registros. Estas son:

 Buscar Registros – provee la posibilidad de realizar búsquedas básicas y


avanzadas (ver sección sobre Búsqueda en este capítulo)
 Ordenar Registros – cliquear en el nombre de una columna ordenará la
lista de registros según esta columna en forma ascendente o descendente,
si el ordenamiento está habilitado.
 Ver Registros – cliquear en cualquier dato que posea un hiperenlace te
llevará a la Vista de Detalle del registro.
 Editar Registros – cliquear en el ícono del lápiz te llevará a la Vista de
Edición del registro.
 Eliminar Registros – puedes seleccionar registros y luego seleccionar la
opción de Eliminar para eliminar registros del módulo.
 Actualización Masiva de Registros – puedes seleccionar registros y luego
seleccionar la opción de Actualización Masiva para actualizar información
en todos los registros seleccionados.
 Combinar Registros – puedes seleccionar registros y seleccionar la opción
de combinarlos. Esto dará inicio a los procesos de combinado de registros.
Puedes seleccionar un registro como primario y luego combinar la
información de los registros duplicados en el registro primario. Una vez
guardados los cambios, los registros duplicados serán eliminados y toda la
información e historial de estos será combinado en el registro primario.

Vista de Detalle
Esta es la vista que se presenta cuando ves un registro.
La Vista de Detalle se encarga de varias acciones que puedes utilizar para ver y
gestionar datos. Estas son específicas de la Vista de Detalle del módulo que estás
viendo. Hay acciones estándard en la Vista de Detalle para la mayoría de los
módulos. Estas son:

 Editar – permite editar el registro que estás viendo.


 Duplicar – permite duplicar el registro que estás viendo.
 Delete – permite eliminar el registro que estás viendo. Si un registro es
eliminado, se te redigirá a la Vista de Lista.
 Encontrar Duplicados – permite comenzar el proces de búsqueda de
duplicados.
 Historial de modificaciones – permite visualizar las modificaciones
realizadas en campos auditados.

para configurar campos como auditados para cualquier modificación para


encontrar duplicados, contacta al Administrador del Sistema.

Los campos con hipervínculos pueden ser cliqueados. Esto te llevará al detalle de
ese registro.

La Vista Detalle tiene pestañas en SuiteCRM. Esto implica que se requiere un


mínimo scrolling y la información se clasifica para cada módulo en la pestaña
correspondiente.

El Administrador del Sistema puede optar por mostrar la información en pestañas o


paneles. Puedes contactar al Administrador del Sistema para mayor información
sobre la gestión de las vistas y las disposiciones en las mismas.

Vista de Edición
Esta es la vista que se presenta cuando editas un registro.
La Vista de Edición permite modificar la información del registro que se muestra en
la vista. Esto permite a los usuarios actualizar los datos existentes, además de
agregar o eliminar datos. Una vez realizada alguna modificación en la Vista de
Edición, puedes cliquear en ''Guardar'' para aplicar los cambios o cliquear
''Cancelar'' para deshacerlos. Cliquear cualquiera de estas dos opciones te
redireccionará a la Vista de Detalle del registro que estés editando. Puedes
cliquear el botón de ''Ver registro de cambios''. Esto permite a los usuarios ver las
modificaciones en campos auditados, las cuales pueden ser útiles de revisar antes
de realizar nuevos cambios.

Gestión de Registros
Hemos cubierto las distintas vistas que se presentan por lo que pasaremos a
describir la gestión de registros. En esta sección cubriremos todas lás areas de la
gestión de registros para que puedas almacenar y manipular eficientemente la
información de clientes.

Creando Registros
Puedes crear registros dentro de los módulos desde distintas áreas de la Interfaz.
Debajo se detallan las mismas en capturas de pantalla.
Una vez cliqueado el botón de Crear, te llevará a la pantalla de creación. Esta es
esencialmente la Vista de Edición descripta anteriormente. La misma te permite
completar con datos el nuevo registro. Los campos con el asterisco rojo son
campos requeridos. La validación es efectuada para que el registro no pueda ser
guardado a menos que los campos requeridos posean datos válidos.
Cuando ya hayas completado los datos del nuevo registro, puedes guardar el
mismo lo cual creará el registro dentro del módulo en el CRM. Una vez guardado,
serás redireccionado a la Vista de Detalle del registro creado.

Editando Registros
Puedes editar registros dentro de los módulos desde distintas áreas de la Interfaz.
Debajo se detallan las mismas en capturas de pantalla.
Una vez cliqueado el botón de editar (o el lápiz), te llevará a la Vista de Edición.
Esto permite la edición o completado de datos para ese registro. Los campos con
el asterisco rojo son campos requeridos. La validación es efectuada para que el
registro no pueda ser guardado a menos que los campos requeridos posean datos
válidos.

Cuando ya hayas editado o completado los datos del registro, puedes guardar el
mismo lo cual actualizará el registro con la nueva información ingresada al editar.
Una vez guardado, serás redireccionado a la Vista de Detalle del registro editado

Eliminando Registros
Puedes eliminar registros dentro de los módulos tanto desde la Vista de Lista como
la Vista de Detalle. Debajo se detallan ambas en capturas de pantalla.

Método de eliminación de la Vista de Detalle

La eliminación de registros desde la Vista Detalle es un proceso simple. Solamente


necesitas cliquear el botón ''Eliminar''.

Cuando cliquees el botón ''Eliminar'' en un registro, se te solicitará confirmación


para la eliminación en una ventana emergente.
Cliquear la opción ''Cancelar'' te llevará otra vez a la Vista de Detalle del registro y
no lo eliminará. Cliquear la opción ''OK'' activará la eliminación del registro. Si
eliges eliminar el registro, el mismo será borrado y se te redirigirá a la Vista de
Lista del módulo.

Método de eliminación de la Vista de Lista

Para eliminar registros desde la Vista de Lista, puedes seleccionar registros


utilizando el checkbox que se encuentra del lado izquierdo de cada registro. Es
posible seleccionar de a un solo registro o utilizar las opciones de ''Seleccionar
esta página'' o ''Seleccionar Todo'', para seleccionar todos los registros de la
página o del módulo.

Una vez que los registros se encuentren seleccionados, puedes cliquear en el


botón ''Eliminar''. Cuando cliquees el botón ''Eliminar'', se te solicitará confirmación
para la eliminación en una ventana emergente, en la cual se indicará la cantidad
de registros que se eliminarán.
Actualización masiva de registros.

Puedes actualizar registros masivamente desde la Vista de Lista de cualquier


módulo. Para actualizar registros masivamente, selecciona los mismos en la Vista
de Lista utilizando los casilleros de selección y luego selecciona la opción
''Actualización Masiva'' desde el menú desplegable (al lado del botón de
''Eliminar'').

Cliquear la opción de actualización masiva mostrará una pantalla debajo de la


Vista de Lista. Allí se listarán todos los campos que pueden ser actualizados
masivamente.
Una vez completados los campos que deseas actualizar masivamente, puedes
cliquear la opción ''Actualizar'' o bien ''Cancelar''. Cancelar la actualización masiva
descartará los cambios y te redireccionará a la Vista de Lista del módulo.

Combinando Registros

Puedes combinar registros desde la Vista de Lista de cualquier módulo, o bien


desde la Vista de Detalle mediante el proceso de ''Encontrar Duplicados''.

Para combinar registros, debes marcar los registros en la Vista de Lista y luego
seleccionar la opción ''Combinar'' desde el menú desplegable (junto al botón de
eliminar).
Una vez cliqueada la opción ''Combinar'', se presentará la pantalla de combinado.
Esta mostrará el registro primario y los duplicados disponibles para ser
combinados con este.

Puedes seleccionar cuál registro usar como primario utilizando el botón


''Establecer como principal'' a la derecha de la vista de combinado. Puedes mover
datos desde los registros duplicados hacia el registro primario utilizando los
botones ''<<''. En este ejemplo, hemos movido el Nombre y el Apellido del registro
duplicado al registro primario.

Una vez realizados los cambios en la vista de combinado, puedes cliquear en


''Guardar Combinación'' o ''Cancelar''. Cliquear cancelar descartará los cambios en
el combinado y te redirigirá a la Vist de Lista de ese módulo. Cliquear ''Guardar
Combinación'' dara continuación al proceso de combinado en el cual se te
solicitará confirmación para borrar los registros duplicados.

Puedes cliquear ''Ok'' o ''Cancelar''. Cliquear Cancelar descartará los cambios del
combinado y te llevará a la Vista de Lista del módulo. Cliquear ''OK'' guardará la
combinación y te llevará a la Vista de Detalle del registro recién combinado.

Como se puede ver en el ejemplo, la combinación se completó exitosamente. El


Nombre y el Apellido fueron actualizados, mientras que el resto de los datos fueron
conservados.

Importando Registros

Es posible importar datos fácilmente utilizando el Asistente de Importación para


Usuarios de SuiteCRM. Verás varios consejos y recomendaciones mientras
realizas el proceso a través del Asistente de Importación, acerca de los requisitos
para la importación y pasos posteriores.
Características del Asistente de Importación de Usuario

El Asistente de Importación tiene varias características que te facilitan el mapeo de


datos hacia campos en el CRM y también para futuras importaciones. Estas son:

 Archivos .csv de ejemplo para una importación más fácil. — Usa los
archivos .csv de ejemplo disponibles como una plantilla para la importación
de archivos.
 Reutiliza las configuraciones de importaciones anteriores — Guarda las
propiedades de los archivos de importado, mapeos, indices de chequeo
para duplicados de importaciones realizadas para facilitar los procesos de
importado posteriores.
 Posibilidad de aceptar tanto el nombre de la base de datos como el de las
etiquetas de campos desplegables y de selección múltiple — Las etiquetas
de campos y los nombres de las bases de datos se aceptan y asignan
durante la importación, pero solo se muestran las etiquetas de campo para
facilitar su uso.
 Posibilidad de aceptar nombres de usuario y nombres completos en
campos de usuario durante la importación y exportación de datos —
Nombres completos de Usuarios mostrados en los campos de ''Asignado a''
y otros campos relacionados con el Usuario en el archivo .csv exportado
para una identificación más fácil de los registros de usuario.
 Auto-detección de propiedades del archivo para la importación — Carga tu
archivo de importación sin la necesidad de especificar propieaddes del
archivo como tabs, comas, comillas simples o dobles, formatos de fecha y
hora, haciendo el proceso más simple y rápido.
 Posibilidad de importar contactos desde fuentes externas como por ejemplo
Google — Posibilidad de importar contactos desde Google Contacts para
módulos afines tales como Contactos, Clientes Potenciales, Objetivos.
Relaciona registros de SuiteCRM a contactos en Google Contacts, y
comunicate con Google Contacts a través de SuiteCRM.

Pasos para importar datos

Siempre importa primero los datos de Cuentas y luego los de Contacto y demás
datos relacionados a Cuentas (como por ejemplo Reuniones, Llamadas, Notas)
para automáticamente crear una relación entre la Cuenta importada, los Contactos
y los registros de actividades relacionados a la Cuenta.

Sigue los pasos listados debajo para importar datos en ún módulo, como por
ejemplo Cuentas:

1. Selecciona Importar desde la lista desplegable de acciones del menú de


opciones del módulo.
2. Esto mostrará el Paso 1 del proceso de importado on un enlace a la
Plantilla del Archivo de Importación de ejemplo.
3. Sube tu archivo de importación a esta página usando el botón Examinar en
eñ campo Seleccionar Archivo.
4. Opcionalmente, puedes descargar la plantilla disponible, borrar los datos
existentes, e ingresar tus datos para luego subir el archivo a está página
mediante el botón Examinar.
5. Cliquea en Siguiente.
6. Esto mostrará el Paso 2 (Confirmar las propiedades del archivo de
importación).
7. En este momento ocurre la auto-detección de los datos a importar.
8. Cliquea Ver Propiedades del Archivo de Importado para verificar y modificar
los datos según sea necesario, en caso de notar irregularidades en la tabla
de Confirmación de las Propiedades del Archivo de Importación.
9. Cliquea en el botón de Ocultar Propiedades del Archivo de Importación para
colapsar el panel.
10. Cliquea en Siguiente.
11. Esto mostrará el Paso 3: Confirmar el Mapeo de Campos.
12. La tabla en esta página msotrará todos los campos en el módulo que
pueden ser mapeados a los datos en el archivo de importación. Si el
archivo contiene una fila de encabezado, las columnas en el archivo se
mapean a los campos coincidentes.
13. Chequea si el mapeo es correcto y haz las modificaciones necesarias.
14. Mapea todos los campos que figuren como requeridos (indicados por un
asterisco).
15. Cliquea en Siguiente.
16. Esto mosrtará el Paso 4: Chequeo de Posibles Duplicados.
17. Sigue las instrucciones de esta página.
18. El Paso 4 también ofrece la opción de guardar las propiedades del archivo
de importación actual, mapeos de campos, e índices de chequeo de
duplicados para importaciones futuras.
19. (Opcional) Guarda las configuraciones de la importación.
20. Cliquea Importar Ahora.
21. Cliquea sobre la pestaña Errores para chequear por errores en el
procesamiento. Sigue las instrucciones para solucionar problemas (en caso
de que existan) y cliquea Importar Otra Vez.
22. Esto mostrará el Paso 1 del proceso de importado.
23. Sigue los pasos en el Asistente hasta el Paso 5.
24. Si la importación fue exitosa, puedes ver los registros importados en el
Paso 5.
25. Cliquea Deshacer Importación si no estás satisfecho con los registros
importados.
26. O bien, cliquea Importar Otra Vez para importar más datos.
27. O bien, cliquea Salir para navegar a la Vista de Lista del módulo en el cual
has importado los registros.

Exportando Registros

Puedes exportar registros de SuiteCRM en formato .csv. Cuando exportes


registros desde el CRM, se te proveerá el archivo .csv para descargar cuando la
exportación haya terminado de ejecutarse. Puedes guardar y abrir este archivo en
aplicaciones tales como Libre Office Calc o Microsoft Office Excel.

El archivo .csv muestra la información en un formato tabulado con columnas y filas.


Cuando los datos son exportados desde el CRM, el ID de registro es incluído junto
con los otros campos que son especificados en la lista de exportación para ese
módulo. Puedes entonces utilizar el ID de registro como una referencia para
efectuar una importación del estilo ''Crear nuevos registros y actualizar registros
existentes'', según se detalla en la sección Importando Registros de la guía del
usuario.

Nota: cuando se exportan valor de listas desplegables, SuiteCRM exporta el ID


asociado a cada opción y no la etiqueta que se muestra en la misma. Por ejemplo,
si un desplegable tiene opciones llamadas Alto, Medio y Bajo con ID 1, 2 y 3
respectivamente, el .csv solo mostrará las opciones con los ID 1, 2 o 3 según
corresponda.

Pasos para exportar registros.

1. Selecciona los registros desde la Vista de Lista en la página de inicio del


módulo.
2. Selecciona Exportar desde el menú de acciones desplegable en la Vista de
Lista.
3. Para exportar todos los registros listados en la página, cliquea el enlace
Seleccionar localizado sobre la lista de ítems y selecciona alguna de las
opciones siguientes.
o Esta página. Para exportar todos los registros listados en la página,
selecciona esta opción.
o Todos los registros. Para exportar todos los registros en la lista
(inclusive si esta tiene más de una página de largo), selecciona esta
opción.
4. Esto muestra una ventana de diálogo de Abriendo .csv.
5. Selecciona Abrir para abrir el archivo de exportado en formato .csv o
selecciona Guardar en Disco para guardar el archivo .csv en tu
computadora local.
6. Cliquea OK para ejecutar la operación. Si eliges abrir el archivo, el mismo
se abrirá en el programa predeterminado por el sistema operativo para los
archivos con extensión .csv.
7. El archivo contiene todos los campos del módulo del cual se están
exportando los datos.

Edición en línea

La edición en línea brinda la posiblidad de cambiar valores ''al vuelo''. La edición


en línea ha sido implementada tanto en la Vista de Lista como la Vista de Detalle,
ofreciendo una ventaja a los usuarios que desean modificar los valores de los
campos rápidamente, reduciendo la cantidad de clicks y procesos que
normalmente llevaría editar el registro completo.

La Edición en Línea puede ser habilitada y deshabilitada para las Vistas de Lista y
Detalle. Esto puede ser configurado en la sección principal de Ajustes del Sistema
del CRM, por el Administrador del Sistema.
Edición en línea en la Vista de Lista
Puedes editar la información de los registros en la Vista de Lista de un módulo
haciendo click en un campo donde se muestra el ícono del lápiz.

Puedes cliquear en el ícono del lápiz o bien hacer doble click en el campo para
editar el valor.

Una vez realizados los cambios deseados en el valor del campo, puedes presionar
la tecla Enter o bien cliquear en el tilde para guardar los cambios. Si navegas fuera
del campo sin guardar los cambios, verás un mensaje de alerta notificandote que
hay cambios sin guardar en el campo que está siendo editado.
Puedes cliquear cancelar y continuar editando y guardando tus cambios, o bien
puedes cliquear en Aceptar lo cual descartará las modificaciones realizadas.

Edición en línea en la Vista de Detalle


De forma similar a la Vista de Lista, puedes editar la información de un registro en
la Vista de Detalle utilizando la edición en línea haciendo click en los campos
donde se muestre el ícono del lápiz.

Puedes cliquear en el ícono del lápiz o bien hacer doble click en el campo para
editar el valor.

Una vez realizados los cambios deseados en el valor del campo, puedes presionar
la tecla Enter o bien cliquear en el tilde para guardar los cambios. Si navegas fuera
del campo sin guardar los cambios, verás un mensaje de alerta notificandote que
hay cambios sin guardar en el campo que está siendo editado.
Puedes cliquear cancelar y continuar editando y guardando tus cambios, o bien
puedes cliquear en Aceptar lo cual descartará las modificaciones realizadas.

Notificaciones de Escritorio
Habilitando las Notificaciones de Escritorio
Puedes habilitar las notificaciones de escritorio desde la pestaña ''Avanzado'' de
las preferencias de usuario. Esto habilitará las notificaciones de escritorio solo para
ese navegador en la computadora que estés utilizando. Puedes optar por habilitar
las notificaciones de escritorio solo para esa sesión del navegador o habilitarlas
siempre.

Los usuarios deberán habilitar las notificaciones de escritorio en todos los


navegadores y computadoras si utilizan más de uno/a.
Una vez habilitadas las notificaciones de escritorio, los usuarios recibirán
notificaciones para todos los eventos de su calendario tales como:

 Reuniones – Reuniones a las que has sido invitado que tengan


configurados recordatorios emergentes.
 Llamadas – Llamadas a las que has sido invitado que tengan configurados
recordatorios emergentes.

Administrando las Notificaciones de Escritorio


Si no tienes ninguna notificación, el contador de notificaciones mostrará un cero
(`0') para indicarte que actualmente no hay notificaciones nuevas.
Si no cliqueas sobre una notificación de escritorio cuando esta se muestra en el
navegador, por ejemplo si te encuentras lejos del teclado, tus notificaciones serán
agregadas a la lista de notificaciones que se muestra como un contador en la barra
principal de navegación.

Puedes administrar tus notificaciones de escritorio haciendo click en el ícono, el


cual mostrará las notificaciones existentes.

Puedes hacer click sobre la notificacion la cual te llevará al registro relacionado a


la misma, o bien puedes hacer click sobre el ícono con la `X' pequeña para limpiar
la notificación de inmediato.

Resumen
En este capítulo, hemos cubierto todos los elementos de la interfaz de usuario de
SuiteCRM. Existen diversos elementos que puedes utilizar para optimizar tu
navegación y manejo de datos, e incrementar tu productividad.

En el siguiente capítulo, le daremos un vistazo a los módulos. Los módulos son


entidades de datos dentro de SuiteCRM los cuales pueden trabajar en forma
independiente, o bien estar relacionados a otros módulos. Cada módulo tiene una
función diferente pero muchos módulos trabajan en conjunto para estructurar y
automatizar los procesos del negocio del día a día.
Cuentas
El módulo de Cuentas es la base central desde la cual puedes crear una
asociación con la mayoría de los registros en SuiteCRM. Es posible crear
realaciones con Contactos; Clientes Potenciales Convertidos, Oportunidades, y
Actividades tales como Emails o Reuniones y Casos. Las Cuentas en SuiteCRM
tipicamente contienen toda la información específica de una companía con la que
tu organización tiene relación. En términos del mundo real una Cuenta
probablemente sea una entidad de negocio que califica como Prospecto de Venta,
Cliente, Proveedor o Revendedor y puede ser utilizado para mantener un
seguimiento de todas las interacciones que tienen lugar entre estas entidades y tu
organización.

Acciones de Cuentas
Puedes acceder a las acciones de las cuentas desde el menú desplegable del
módulo de Cuentas o a través de la Barra Lateral. Las acciones de Cuentas son
las siguientes:

 Crear Cuenta – Una vez cliqueada, un nuevo formulario se abre en la Vista


de Edición para permitirte crear un nuevo registro de Cuenta.
 Ver Cuentas – Una vez cliqueada, serás redireccionado a la Vista de Lista
del módulo de Cuentas. Esto te permite buscar y listar registros de Cuentas.
 Importar Cuentas – Te redirige al Asistente de Importación para el módulo
de Cuentas. Para más información, ve a la sección de Importando
Registros.

Para ver la lista completa de campos disponibles al crear una Cuenta, ve a la


sección de Lista de Campos de Cuentas.

Administrando Cuentas
 Para ordenar registros en la Vista de Lista de Cuentas, cliquea sobre el
título de cualquier columna que sea ordenable. Esto ordenará los registros
según los valores de ese campo en orden ascendente o descendente.
 Para buscar una Cuenta, ver la sección de Búsqueda de la Guía de
Usuario.
 Para actualizar algunas o todas las cuentas en la Vista de Lista, usa el
panel de Actualización Masiva según se describe en la sección de
Actualización Masiva de Registros de la Guía de Usuario.
 Para duplicar una Cuenta, puedes cliquear el botón Duplicar en la Vista de
Detalle y luego guardar el registro duplicado.
 Para combinar Cuentas duplicadas, selecciona los registros desde la Vista
de Lista de Cuentas, cliquea en el enlace de Combinar en el menú
desplegable de Acciones para comenzar el proceso de combinado. Para
más información sobre combinar duplicados, ver la sección de Combinado
de Registros de la Guía de Usuario.
 Para eliminar una o multiples Cuentas, puedes seleccionar múltiples
registros desde la Vista de Lista y cliquear Eliminar. También puedes
eliminar una Cuenta desde la Vista de Detalle utilizando el botón Eliminar
de la misma. Para mayor información sobre el eliminado de registros, ver la
sección Eliminando Registros de la Guía de Usuario.
 Para ver los detalles de una Cuenta, cliquea sobre el Nombre de la Cuenta
en la Vista de Lista. Esto abrirá la Vista de Detalle del registro.
 Para editar los detalles de una Cuenta, cliquea en el botón Editar en la Vista
de Lista o en la Vista de Detalle, haz los cambios necesarios, y cliquea en
Guardar.
 Para una guía detallada sobre la importación y exportación de Cuentas, ver
la sección Importando Registros y Exportando Registros de la Guía de
Usuario.
 Para mantener un seguimiento de los cambios realizados sobre campos
auditados en el registro de una Cuenta, puedes cliquear el botón Ver
Historial de Cambios en la Vista de Detalle o de Edición de la Cuenta.

Contactos
En SuiteCRM un Contacto es un individuo que está típicamente asociado con una
Cuenta (organización) u Oportunidad (prospecto calificado). Por ejemplo si Techco
es la Cuenta, entonces Juan Perez, Gerente de Ventas de Techco es un Contacto.
Este módulo contiene toda la información relacionada a estos individuos y además
provee una perspectiva para cualquier movimiento relacionada al registro de un
Contacto, por ejemplo si estuvo involucrado en una Reunión, inició un Caso o
envió un Email.

Acciones de Contactos
Se puede acceder a las acciones desde el menu desplegable del módulo o desde
la barra lateral. Las acciones disponibles son las siguientes:

 Crear Contacto – Una vez cliqueada, un nuevo formulario se abre en la


Vista de Edición para permitirte crear un nuevo registro de Contacto.
 Ver Contactos – Una vez cliqueada, serás redireccionado a la Vista de
Lista del módulo de Contactos. Esto te permite buscar y listar registros de
Contactos.
 Importar Contactos – Te redirige al Asistente de Importación para el
módulo de Contactos. Para más información, ve a la sección de Importando
Registros.

Para ver la lista completa de campos disponibles al crear una Contacto, ve a la


sección de Lista de Campos de Contactos.

Administrando Contactos
 Para ordenar registros en la Vista de Lista de Contactos, cliquea sobre el
título de cualquier columna que sea ordenable. Esto ordenará los registros
según los valores de ese campo en orden ascendente o descendente.
 Para buscar una Contacto, ver la sección de Búsqueda de la Guía de
Usuario.
 Para actualizar algunas o todas las cuentas en la Vista de Lista, usa el
panel de Actualización Masiva según se describe en la sección de
Actualización Masiva de Registros de la Guía de Usuario.
 Para duplicar una Contacto, puedes cliquear el botón Duplicar en la Vista
de Detalle y luego guardar el registro duplicado.
 Para combinar Contactos duplicadas, selecciona los registros desde la
Vista de Lista de Contactos, cliquea en el enlace de Combinar en el menú
desplegable de Acciones para comenzar el proceso de combinado. Para
más información sobre combinar duplicados, ver la sección de Combinado
de Registros de la Guía de Usuario.
 Para eliminar una o multiples Contactos, puedes seleccionar múltiples
registros desde la Vista de Lista y cliquear Eliminar. También puedes
eliminar una Contacto desde la Vista de Detalle utilizando el botón Eliminar
de la misma. Para mayor información sobre el eliminado de registros, ver la
sección Eliminando Registros de la Guía de Usuario.
 Para ver los detalles de una Contacto, cliquea sobre el Nombre de la
Contacto en la Vista de Lista. Esto abrirá la Vista de Detalle del registro.
 Para editar los detalles de una Contacto, cliquea en el botón Editar en la
Vista de Lista o en la Vista de Detalle, haz los cambios necesarios, y
cliquea en Guardar.
 Para una guía detallada sobre la importación y exportación de Contactos,
ver la sección Importando Registros y Exportando Registros de la Guía de
Usuario.
 Para mantener un seguimiento de los cambios realizados sobre campos
auditados en el registro de una Contacto, puedes cliquear el botón Ver
Historial de Cambios en la Vista de Detalle o de Edición de la Contacto.

Oportunidades
Una oportunidad es un prospect cualificado con una alta probabilidad de hacer
negocios con su compañia. Se ha establecido que tiene posibilidad de compra y a
entrado en el ciclo de ventas. Este módulo permite seguir las oportunidades a
través del proceso de ventas hasta que el acuerdo es cerrado como 'perdido' o
'ganado'.

Acciones de Oportunidades
Se puede acceder a las acciones desde el menu desplegable del módulo o desde
la barra lateral. Las acciones disponibles son las siguientes:

 Crear una Oportunidad – Una vez cliqueada, un nuevo formulario se abre


en la Vista de Edición para permitirte crear un nuevo registro de
Oporunidad.
 Ver Oportunidades - Una vez cliqueada, serás redireccionado a la Vista de
Lista del módulo de Oportunidades. Esto te permite buscar y listar registros
de Oportunidades.
 Importar Oportunidades - Te redirige al Asistente de Importación para el
módulo de oportunidades. Para más información, ve a la sección
de Importando Registros.

Gestionando Oportunidades
 Para ordenar registros en la Vista de Lista de oportunidades, cliquea sobre
el título de cualquier columna que sea ordenable. Esto ordenará los
registros según los valores de ese campo en orden ascendente o
descendente.
 Para buscar una oportunidad, ver la sección de Búsqueda de la Guía de
Usuario.
 Para actualizar algunas o todas las oportunidades en la Vista de Lista, usa
el panel de Actualización Masiva según se describe en la sección de
Actualización Masiva de Registros de la Guía de Usuario.
 Para duplicar una Oportunidad, puedes cliquear el botón Duplicar en la
Vista de Detalle y luego guardar el registro duplicado.
 Para combinar Oportunidades duplicadas, selecciona los registros desde la
Vista de Lista de oportunidades, cliquea en el enlace de Combinar en el
menú desplegable de Acciones para comenzar el proceso de combinado.
Para más información sobre combinar duplicados, ver la sección de
Combinado de Registros de la Guía de Usuario.
 Para eliminar una o multiples oportunidades, puedes seleccionar múltiples
registros desde la Vista de Lista y cliquear Eliminar. También puedes
eliminar una Oportunidad desde la Vista de Detalle utilizando el botón
Eliminar de la misma. Para mayor información sobre el eliminado de
registros, ver la sección Eliminando Registros de la Guía de Usuario.
 Para ver los detalles de una Oportunidad, cliquea sobre el Nombre de la
Oportunidad en la Vista de Lista. Esto abrirá la Vista de Detalle del registro.
 Para editar los detalles de una Oportunidad, cliquea en el botón Editar en la
Vista de Lista o en la Vista de Detalle, haz los cambios necesarios, y
cliquea en Guardar.
 Para una guía detallada sobre la importación y exportación de Contactos,
ver la sección Importando Registros y Exportando Registros de la Guía de
Usuario.
 Para mantener un seguimiento de los cambios realizados sobre campos
auditados en el registro de una Oportunidad, puedes cliquear el botón Ver
Historial de Cambios en la Vista de Detalle o de Edición de la Oportunidad.