REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

REVISIONES POR LA DIRECCIÓN

1. OBJETIVO

Establecer las acciones para la revisión gerencial del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de
evaluar su adecuación, eficacia y conveniencia.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades y documentos del Sistema de Gestión Integrado
implementado.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del Gerente la aplicación de este procedimiento con el apoyo del Coordinador SGI.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 DIRECTRICES GENERALES

- La revisión por la dirección se realiza una vez al año en fecha conveniente e involucrara la revisión
de la gestión correspondiente al año o fracción de año inmediatamente anterior.
- La programación de la revisión por la dirección la realiza el Coordinador SGI a través de una
comunicación interna dirigida al Gerente, la cual puede ser aceptada o rechazada, en cuyo caso se
propondrá una nueva programación.
- El Gerente realiza la convocatoria a la revisión por la dirección mediante comunicación interna, en
la cual cita al Gerente Técnico, al Subgerente y al Coordinador SGI.
- El Coordinador SGI se encarga de recopilar toda la información necesaria para la reunión.
- El Coordinador SGI es el responsable de verificar la aplicación de las acciones establecidas en
este documento
- Gerencia es la responsable de asignar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos
propuestos. Las revisiones por la dirección constituyen una fuente para la toma de acciones de
mejora.
- La revisión debe proporcionar una visión global del desempeño y del grado de madurez del
sistema de gestión integrado.
- Mediante el liderazgo la alta dirección debe estimular el intercambio de nuevas ideas con
discusiones abiertas y evaluación de la información emitida durante la revisión por la dirección.
- Las revisiones incluyen la determinación de la necesidad de tomar acciones.
- La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir como mínimo la siguiente
información:

Responsable de
Entrada Descripción suministrar
información
Adecuación de: Políticas, Evaluar si las políticas son convenientes y Coordinador SGI
objetivos, metas, programas y adecuadas para las actividades actuales. Coordinador HSE
planes. Presentar la Matriz de Identificación,
evaluación, valoración y determinación de
controles de riesgos y verificar si la política
sigue siendo apropiada a los riesgos de la
empresa y sus actividades.
Presentar la matriz de aspectos e impactos
ambientales, y verificar si la política sigue
siendo apropiada a los aspectos
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Responsable de
Entrada Descripción suministrar
información
ambientales de la empresa y sus
actividades.
Estado de cumplimiento de los
requisitos legales y otros
Presentar los cambios ocurridos en la
requisitos que la organización Coordinador SGI
normatividad aplicable. Presentar el registro
suscriba (Circunstancias Coordinador HSE
de cumplimiento de los requisitos legales.
cambiantes, evolución de los
requisitos legales).
Cambios ocurridos en la
organización y su entorno que Presentar las situaciones internas y/o
Coordinador SGI
afecten la gestión en seguridad externas que hayan generado cambios
Coordinador HSE
industrial, salud ocupacional y relacionados con HSE.
ambiente.
Evaluar si la estructura documental es
conveniente y adecuada para las
actividades actuales.
Establecer si es necesario crear o eliminar
documentos o tipos de documentos, y
Adecuación de los documentos. aprobar los requerimientos de cambios que Coordinador SGI
sean necesarios.
Presentar solicitudes de cambios o
actualización de los documentos, establecer
y aprobar los requerimientos de cambios
que sean necesarios y/o convenientes.
Presentar informe que incluya por lo menos
los resultados de la auditoria interna más
Resultados de auditorías internas
reciente en cuanto a las no conformidades Coordinador SGI
recientes.
encontradas y el estado de las acciones
tomadas para eliminar su causa.
Resultados del desempeño del
sistema de gestión integrado a
través de los indicadores de
gestión (Grado de cumplimiento
de: objetivos, metas, programas y
planes), eficacia de las
estrategias implementadas,
Presentar los resultados de los indicadores
capacidad del sistema para Coordinador SGI y
definidos para el sistema de gestión
satisfacer las necesidades demás Coordinadores.
integrado y su cumplimiento.
globales de la empresa,
programas y sistemas de
vigilancia epidemiológica
establecidos por la empresa,
ausentismo laboral por causas
asociadas SST y resultados de
las inspecciones.
Presentar los resultados de las acciones
tomadas frente a los planes de acción
Eficacia de las acciones tomadas
generados para la gestión del riesgo y Coordinador SGI y
para la gestión del riesgo y
oportunidades identificadas dentro de la demás Coordinadores.
oportunidades.
matriz de Riesgos y oportunidades para
cada uno de los procesos.
Pérdidas como daños a la Presentar información de los indicadores de Coordinador SGI
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Entrada
propiedad, máquinas y equipos
entre otros, relacionados con
seguridad y salud en el trabajo
Resultados de la participación y
consulta.
Resultados de las comparaciones
interlaboratorios.
Retroalimentación de los clientes
(incluyendo sus quejas)
organismos externos.
Desempeño de los proveedores.
Análisis Estadístico
accidentalidad
Análisis Estadístico
enfermedad profesional
Resultado de las inspecciones
Revisión del desempeño
ambiental
Estado de las investigaciones de
incidentes, acciones correctivas y
acciones preventivas.
Acciones de seguimiento de
revisiones por la dirección
previas.
Cambios que podrían afectar el
sistema de gestión integrado
(Requisitos legales y de otra
índole relacionados con el SG-
SSTA).
Responsable de
Descripción suministrar
información
pérdidas generadas asociadas a daños a la
propiedad, máquinas y equipos, generados
a partir de accidentes, incidentes o
cualquier otra eventualidad relacionados
con la seguridad y salud en el trabajo.
Presentar los resultados de las actividades
que han requerido la participación y
Coordinador SGI
consulta de los trabajadores y otras partes
interesadas.
Presentar los resultados obtenidos en el
Coordinador técnico
ejercicio interlaboratorios más reciente.
Presentar los resultados de evaluaciones
hechas al laboratorio por los clientes o por
otro tipo de organizaciones.
Presentar el análisis de los resultados
obtenidos en la evaluación de la Coordinador de
y
satisfacción del cliente más reciente. servicio al cliente
Presentar una descripción de las quejas
recibidas (si se han presentado), su estado
actual y mencionar las causas principales
de éstas y las soluciones dadas.
Presentar los resultados de la evaluación
Coordinador SGI
de proveedores más reciente.
de
Presentar (Estado de las investigaciones de
de accidentes y casi accidentes) Ausentismo Coordinador SGI/HSE
Laboral por causas asociadas a SST.
Presentar los resultados de las
Coordinador SGI/HSE
inspecciones realizadas.
Presentar un informe de las actividades
realizadas en el DGA "Departamento de Coordinador SGI/HSE
Gestión Ambiental".
Presentar un informe sobre las
investigaciones de incidentes, no
conformidades documentadas, las acciones
correctivas y preventivas, que indique
cuantas están documentadas a la fecha, Coordinador HSE
cuantas están abiertas, cuantas están
cerradas y si existe alguna tendencia
especial sobre el origen de los incidentes y
las no conformidades correspondientes.
Presentar un informe sobre el estado en
que se encuentran a la fecha las acciones
Gerente
derivadas de la revisión por la dirección
inmediatamente anterior.
Presentar y explicar las posibles situaciones
internas o externas que puedan afectar el Coordinador SGI
Sistema de Gestión Integrado.
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Responsable de
Entrada Descripción suministrar
información
(Resultados de la gestión de los aspectos
de sostenibilidad de la empresa relevantes
Desempeño de los procesos y en materia del sistema de gestión
Coordinador SGI/HSE
conformidad del servicio integrado) /Capacidad del sistema para
satisfacer las necesidades globales de la
empresa.
Presentar las recomendaciones para la
Recomendaciones para la
mejora que tengan preparadas los Asistentes a la reunión
mejora.
asistentes.
Mejora de la eficacia del sistema
Presentar las recomendaciones para la
de gestión integrado, sus
mejora en cada uno de los procesos y Coordinador SGI/HSE
procesos y estrategias
estrategias implementadas.
implementadas.
Coordinador Servicio al
Mejora del servicio en relación Presentar las recomendaciones para la
cliente /Coordinadora
con los requisitos del cliente mejora del servicio al cliente
SGI
Presentar un informe que contenga entre
otros los siguientes temas:
- Resultados de la evaluación y
calificación de personal.
Informes del personal directivo y
- Resultado de las evaluaciones de Coordinador técnico
de supervisión del laboratorio
supervisión.
- Resultados de las evaluaciones de
desempeño técnico.
- Problemas disciplinarios.
Presentar los resultados de evaluaciones
hechas al laboratorio por organismos
Evaluaciones de los laboratorios
acreditadores, certificadores, por clientes, Coordinador técnico
por organismos externos
por proveedores o por otro tipo de
organizaciones.
Presentar un informe del comportamiento
Cambios en el volumen y el tipo del volumen de trabajo a lo largo del
Coordinador técnico
de trabajo periodo evaluado; incluyendo cualquier
cambio en el tipo de trabajo.
Informar si los recursos asignados (los
recursos financieros, técnicos y el personal
Necesidad de recursos necesario para el mantenimiento y mejora Coordinador SGI/HSE
del Sistema de gestión integrado de la
empresa) fueron suficientes.
Presentar el cumplimiento del cronograma de
actividades establecidas para el sistema de
Plan de trabajo Anual SST Coordinador SGI/HSE
gestión de la seguridad y salud en el trabajo,
para calidad y ambiental.
Presentar informe del cumplimiento de los
requisitos legales aplicables en HSE y
Rendición de cuentas
actividades encaminadas a prevenir daños al Coordinador SGI/HSE
desempeño en HSE
medio ambiente, prevenir lesiones y
enfermedades en los trabajadores.
Resultados de la gestión de los
aspectos de sostenibilidad de la Presentar información de la gestión
Coordinador SGI/HSE
empresa relevantes en materia realizada en aspectos de sostenibilidad.
del SG-SSTA.
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Entrada
Identificación de los programas
de rehabilitación en la salud.
Otros temas de interés
Responsable de
Descripción suministrar
información
Presentar información de los programas de
Coordinador SGI/HSE
rehabilitación en la salud.
Presentar información sobre:
- Cumplimiento del plan de formación y
necesidades de formación del personal.
- Información relacionada con
desviaciones de las actividades de
Todos los asistentes
control de calidad en los laboratorios.
- Requerimientos de equipos e insumos.
- Cambios ocurridos en la normatividad
aplicable a los laboratorios.

- Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones tomadas
relacionadas con:

 El desempeño del sistema integrado de gestión.

 Mejora de la eficacia del sistema integrado de gestión y sus procesos.
 Mejora de los productos y servicios en relación con los requisitos del cliente.
 Posibles cambios de: políticas, objetivos y metas.
 Necesidades y asignación de recursos.

4.2 PROCEDIMIENTO GENERAL

- El Gerente cita al personal directivo mediante comunicación interna, especificando la fecha, la

hora, el lugar de la reunión y los temas a tratar.
- El Coordinador SGI recopila y prepara la información necesaria para cubrir los temas a tratar en la
reunión (Ver numeral 4.1).
- Presentar la información en la reunión y evaluarla para: determinar el grado de eficacia,
conveniencia y adecuación del sistema de gestión integrado; definir y agrupar las causas de los
aspectos que ocasionan deficiencias al sistema con el fin de orientar las acciones a tomar; definir
acciones a tomar y proponer acciones de mejora.
- Terminar la reunión concluyendo si el sistema de gestión integrado es eficaz, conveniente y
adecuado así: el sistema es eficaz si se han alcanzado los objetivos y metas; el sistema es
adecuado si las auditorías internas están cumpliendo su misión de diagnosticar el estado del
sistema (es decir si lo planificado en los procedimientos se cumple en la práctica); el sistema es
conveniente si está ayudando a mejorar la organización de las actividades. Registrar esta
información en el formato F-1311 Acta de reunión, en la sección “DESARROLLO DE LA AGENDA”.
- El Coordinador SGI diligencia el formato F-1311. La asignación de compromisos incluye:
Compromisos, responsable, recursos, fecha plazo, tiempo requerido en la actividad, cerrada (Si,
No) y observaciones, diligenciar las firmas respectivas en el formato para oficializar las decisiones
y compromisos.
- El funcionario responsable de cada compromiso asignado es responsable de informar al Gerente
cuando termine las acciones que le fueron asignadas.
- Se deben acordar y establecer plazos apropiados para la ejecución de las acciones que surjan.
- El Gerente realiza seguimiento a los compromisos asignados y verifica su cumplimiento;
registrando en el formato F-1311 en la sección Seguimiento de compromisos, cada uno de los
compromisos que fueron asignados, el cargo del responsable del seguimiento, la fecha en que
realiza el seguimiento y el estado del compromiso, especificando si queda cerrado o si continua en
proceso.
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5. FORMATOS ASOCIADOS

F-1311 “Acta de reunión”