You are on page 1of 22

Company

LOGO

PENGURUSAN SEMASA MESYUARAT


KANDUNGAN

1 Etika Berpakaian dan Tatasusila Mesyuarat

2 Pengesahan Minit Mesyuarat

3 Pembentangan Laporan Maklumbalas

4 Pembentangan Kertas Pertimbangan dan Makluman

5 Penyediaan Minit Mesyuarat

6 Kenyataan Media / Press Release

7 Panduan Umum
ETIKA BERPAKAIAN

Cara berpakaian melambangkan keperibadian pegawai dan staf serta nilai-


nilai dan etika kerja yang murni. Oleh itu, cara berpakaian dan pakaian yang
bersih, kemas dan bersesuaian adalah ditekankan untuk dijadikan amalan
kepada pegawai dan staf. Peraturan-peraturan berikut mengenai pakaian
semasa bermesyuarat hendaklah dipatuhi :

Pakaian Lelaki:
Bagi Pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional, “Lounge Suite”
atau “Bush jacket”, Seluar panjang dengan baju kemeja berlengan panjang
dan bertali leher; Pakaian baju melayu lengkap dengan bersamping dan
bersongkok warna gelap; Baju kemeja batik Malaysia.

Pakaian Wanita:
Pakaian yang sesuai dan kemas serta sopan dipakai selari dengan amalan
akhlak yang mulia. Pakaian yang dibenarkan adalah seperti Baju kurung,
Baju kebaya labuh dan longgar, Kemeja berlengan panjang dan berskirt
labuh, Sari yang tidak mendedahkan bahagia badan, Sut Punjabi lengkap
berselendang dan Kasut bertutup.
TATASUSILA MESYUARAT

Tatasusila Mesyuarat ialah suatu proses untuk meningkatkan tahap


keberkesanan mesyuarat, ialah dengan menggalakkan ahli memberi
sumbangan secara berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.

• Jangan tiba lewat.


• Elakkan duduk yang menunjukkan
kurang minat.
• Elakkan gangguan telefon
kecuali perkara yang terlalu
• Semak diri sama ada anda
penting.
memberi perhatian sepenuhnya
kepada mesyuarat.
• Tidak meninggalkan bilik
mesyuarat.
• Tanya pada diri mengenai perkara
yang dibincangkan, pencapaiannya
• Mendengar secara aktif dan
dan bagaimana anda boleh
berminat terhadap
membantu setiap ahli dalam
sumbangan ahli.
memberi sumbangan.
TATASUSILA MESYUARAT

• Cuba memberi sumbangan • Mencari perkara yang positif dan


dan mendengar secara mengelakkan dari perkara yang
yang boleh menggalakkan negatif.
ahli memberi sumbangan
yang berkesan. • Mencuba sedaya upaya menjadi
seorang ahli yang aktif seperti
• Memberi fokus / tumpuan yang anda harapkan daripada
sewajarnya supaya objektif ahli lain.
mesyuarat dicapai.
MINIT MESYUARAT

Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal


mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan
keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut
sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan
pelaporan semula diperbincangan akan datang.

Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan


diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.

Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan


dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

Penting sebagai laporan, rekod, rujukan, mengambil tindakan,


menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat dan
imej Jabatan / Agensi.
PETUA PENULISAN

 FAKTA; bukan tanggapan peribadi


CIRI-CIRI MINIT  PADAT; bukan bercerita
YANG BAIK
 TEPAT; bukan panjang berjela
 JELAS; bukan berkias dan berbunga-bunga
 Tulen
 Lengkap  BAHASA TULISAN; bukan bahasa lisan
 Tepat  BAHASA ISTILAH; bukan loghat tempatan
 Bebas dari keraguan
 PROFESIONAL; tunjukan kematangan
 Kupasan isu/perkara pokok
 Ringkasan perbincangan
 Keputusan
 Tindakan pihak terlibat
STRUKTUR MINIT

Perutusan Pengerusi

Pengesahan Minit Mesyuarat

Perkara-Perkara Berbangkit

Perbincangan

Perbincangan Kertas-Kertas Kerja

Hal-Hal Lain

Penutup / Penangguhan Mesyuarat


PERUTUSAN PENGERUSI

• Draf awal disediakan oleh Urus Setia mesyuarat.

• Perkara penting yang dibangkitkan oleh Pengerusi.

• Catatan sama ada semasa membincangkan


perkara berbangkit atau Kertas kerja atau di akhir
mesyuarat.

YB Datuk Seri Dr. S.Subramaniam


Menteri Kesihatan Malaysia Y.B. Senator Datuk Seri Panglima
Dr. Mohd Salleh Tun Said Keruak –
Menteri Komunikasi dan Multimedia
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

• Catatan minit mesyuarat yang lepas.

• Setiausaha membaca minit mesyuarat.

• Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir.

• Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika


terdapat kesalahan).

• Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh


pengerusi pada tempat yang salah.
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

 Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa


sebarang pindaan. Contohnya :
a. Minit mesyuarat Bil. 1/2018 yang telah diadakan
pada 22 Jun 2018 disahkan tanpa sebarang pindaan.
b. ...……….. disahkan dengan pindaan yang berikut :
(i) .........................
(ii) ..........................

 Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan


sokongan, pengerusi menandatangani minit pada
ruang yang disediakan.
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

• Catatan perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang


lepas.
• Status terkini sesuatu tindakan ke atas keputusan mesyuarat
lepas. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman)
• Perkara / isu berbangkit yang dibincangkan
• Semak dan catat muka surat perkara yang dibincangkan.
• Perenggan minit mesyuarat.
• Pihak yang dipertanggungjawabkan mengambil tindakan.
CONTOH PEMBENTANGAN MAKLUM BALAS

Agenda LAPORAN MAKLUM BALAS


3 MTMD JOHOR BIL. 1/2017

Hyperlink hendaklah dibuat pada slide ini


untuk “write up” laporan maklum balas
yang lengkap.
CONTOH PEMBENTANGAN MAKLUM BALAS

KEKOSONGAN DAN PENEMPATAN


1.5 PEGAWAI PERUBATAN

KEPUTUSAN STATUS
Langkah-langkah penyelesaian Kertas Cadangan Perlantikan Pakar
sedang diambil oleh AADK bagi Psikiatri dan Pegawai Perubatan
menangani kekangan berhubung isu Swasta secara locum dengan kadar
kekosongan jawatan Pegawai bayaran RM80.00 sejam bagi Pegawai
Perubatan di PUSPEN. Perubatan dan RM100.00 sejam bagi
Pakar telah dihantar ke Kementerian
Kewangan .

Permohonan Lawatan Berkala Pakar


Hyperlink hendaklah dibuat Psikiatri, Pegawai Perubatan dan
pada slide ini untuk perkhidmatan Jururawat telah
menunjukkan maklum balas / dihantar kepada pihak KKM.
data lengkap.
Tindakan : AADK
PERBINCANGAN KERTAS KERJA

Perkara yang perlu dicatatkan;

• Tajuk kertas kerja.


• Jenis kertas kerja.
• Pembentang kertas kerja.
• Pihak (Jabatan / Agensi) yang menyediakan kertas kerja.
• Tujuan utama.
• Isu-isu yang dibangkitkan.
• Pandangan / komen ahli mesyuarat ke atas isu.
• Rumusan Pengerusi
• Keputusan mesyuarat dan tindakan susulan yang perlu
diambil seterusnya.
CONTOH PEMBENTANGAN KERTAS PERTIMBANGAN

KERTAS PERTIMBANGAN
Agenda
4.2 Kaedah Rawatpulih Penagih Inhalan di
Klinik C&C 1Malaysia.

Hyperlink hendaklah dibuat pada slide ini


untuk pembentangan kertas pertimbangan
yang lengkap.
CONTOH PEMBENTANGAN KERTAS MAKLUMAN

KERTAS MAKLUMAN
Agenda
Pencapaian Pelaksanaan Perkhidmatan
5.1 Rawatan dan Pemulihan di Klinik C&C
1Malaysia, CCSC dan CCH

Hyperlink hendaklah dibuat pada slide ini


untuk pembentangan kertas makluman
yang lengkap.
HAL-HAL LAIN DAN PENUTUP

Hal-Hal Lain

• Merekod perkara lain yang tiada di dalam agenda mesyuarat.


• Berikan tajuk yang sesuai bagi setiap isu yang dibangkitkan.
• Isu-isu yang dibangkitkan.
• Pandangan / komen ahli mesyuarat ke atas isu.
• Rumusan Pengerusi
• Keputusan mesyuarat dan tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya.

Penutup / Penangguhan Mesyuarat

• Merekodkan bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.


• Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat.
• Catatan tarikh mesyuarat akan datang (sekiranya telah ditetapkan).
KENYATAAN MEDIA

Kenyataan Media (Press Release) merupakan suatu


kenyataan ringkas yang disediakan untuk
menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti,
perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lain-
lain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran
media.

Disediakan sebelum mesyuarat dengan mendapat


kelulusan Pengurusan Tertinggi AADK.

TIDAK memasukan perkara-perkara dasar yang telah


ditetapkan oleh pihak kerajaan dan Pengurusan
Tertinggi AADK.

Data yang tepat dan terkini berhubung pelaksanaan


program / aktiviti AADK.
PERATURAN UMUM

1. Minit mesyuarat hendaklah disediakan oleh Setiausaha MTMD


Daerah / Bahagian / Negeri mengikut garis panduan PKPA Bil. 2
Tahun 1991.

2. Setiausaha dan Urus Setia MTMD Daerah / Bahagian / Negeri


hendaklah mengedarkan Minit Mesyuarat kepada ahli-ahli
mesyuarat tidak lewat satu minggu selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

3. Urus Setia hendaklah memastikan tindakan yang diambil ke atas


keputusan mesyuarat dimaklumkan oleh ahli yang berkenaan
selewat-lewatnya 10 hari sebelum mesyuarat diadakan.
PERATURAN UMUM

4. Sekiranya pihak yang diberi tanggungjawab melaksanakan


keputusan mesyuarat bukan ahli, Urus Setia hendaklah
mengemukakan keratan minit mesyuarat kepada pihak berkenaan
untuk diambil tindakan lanjut.

5. Setiausaha dan Urus Setia MTMD Daerah / Bahagian hendaklah


memastikan satu salinan Minit Mesyuarat dihantar kepada
Pengarah AADK Negeri sementara salinan Minit Mesyuarat
MTMD Negeri dihantar kepada Ketua Pengarah AADK Ibu
Pejabat.
Company
LOGO