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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

P CAL 03 – VERSIÓN 3 – VIGENTE DESDE EL 21 DE MARZO DE 2013

1. OBJETIVO

Establecer y describir las directrices para efectuar auditorías internas con el fin de determinar la eficacia,
implementación y conformidad de los sistemas de gestión frente a los requisitos.

2. ALCANCE

Aplica a todas las auditorías realizadas en Silvotecnia, las cuales pueden ejecutarse a todos los procesos,
independientemente del alcance del certificado, e incluye las auditorías de segunda parte a proveedores,
contratistas u otros grupos de interés que impacten la conformidad de los sistemas de gestión.

3. RESPONSABLE

Director de Calidad

4. DEFINICIONES

AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar evidencias
objetivas del cumplimiento de los criterios establecidos para cada uno de los procesos del sistema de gestión.
Denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, las cuáles se realizan por la misma organización
para confirmar la eficacia y obtener información sobre la mejora del sistema de gestión.

AUDITADO: Organización, proceso o persona que es auditada.

AUDITOR: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.

CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente
a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es


pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ


CARGO Director de Calidad Director de Control y Seguimiento Gerente General
Nombre JERSAIN PARRA SIERRA ADRIANA LUCIA OROZCO NATALIA QUEVEDO

FIRMA
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HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria, recopilada frente


a los criterios de la auditoría. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad, conducir a la
identificación de oportunidades de mejora o el registro de buenas prácticas.

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA: Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos y hallazgos de la
misma.

EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, el quipo debe contar con un líder,
este equipo puede incluir auditores en formación.

PROGRAMA DE LA AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico

PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye


generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los
procesos, así como el período de tiempo cubierto.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Un requisito


especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento. Expresión en el contenido de un
documento formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y para los
que no se permite ninguna desviación
5. CONTENIDO

5.1.PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

La auditoría se caracteriza por depender de varios principios, estos ayudan hacer de la auditoria una
herramienta eficaz y fiable, la cual proporcione información con la cual la organización pueda tomar
decisiones para mejorar.
La adhesión a esos principios es un requisito previo para asegurar que las conclusiones de la auditoria
son pertinentes, suficientes, independientes y objetivas.

Los principios de la auditoría son seis:

a) INTEGRIDAD: El fundamento de la profesionalidad, los auditores deberán:


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- Desempeñar su trabajo con honestidad, diligencia, responsabilidad e imparcialidad.


- Demostrar su competencia al desempeñar la auditoría.

b) PRESENTACIÓN IMPARCIAL: Es la obligación de informar con veracidad y exactitud.


- La comunicación deberá ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa

c) DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.


- Como profesionales el auditor debe tener la capacidad de hacer juicios razonados en
todas las situaciones, de acuerdo con la importancia de la tarea desempeñada y la
confianza depositada por el cliente.
d) CONFIDENCIALIDAD: Seguridad de la información.
- Los auditores deben proceder con discreción en el uso y la protección de la información
adquirida en el curso de sus tareas.
- La información de la auditoria no deberá usarse inapropiadamente para el beneficio
personal de auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que perjudique el interés
legítimo del auditado.

e) INDEPENDENCIA: La base de la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones


de la misma.
- Los auditores deberán actuar libre de sesgo y conflictos de interés durante sus tareas,
por tal motivo un auditor no deberá auditar procesos donde no pueda mantener la
independencia y objetividad.
f) ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA: Es el enfoque racional para alcanzar conclusiones de la
auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.
- La evidencia de la auditoria deberá ser verificable.
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5.2. FLUJOGRAMA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS

1. Elaborar y Aprobar el Programa de Auditorías


R GER 03 Cronograma de Anual
2. Selección del Equipo 3. Asignación de Tareas al de Silvotecnia
de Auditores Equipo Auditor
Director de R CAL 12 Programa de Auditoría
Calidad
No Aprobado por Gerencia R OPE 01 Acta de Reunión
Gerente
? General Correo Electrónico
Aprobado por Gerencia
Miembros del R CAL 04 Plan de Auditoria
4. Preparación Plan de Auditoria Equipo Auditor Interna

R CAL 10 Lista de Verificación


5. Preparación Documentos de Trabajo

5.3.3.
6. Reunión de Apertura R OPE 01 Acta de Reunión

R CAL 04 Plan de Auditoria


Equipo de
7. Ejecución de la Auditoria Interna Interna
Auditores
R CAL 10 Lista de Verificación
8. Generación de Hallazgos de la Auditoría Auditados
R OPE 01 Acta de Reunión
9. Reunión de Cierre

10. Realización Informe de Auditoria R CAL 11 Informe de Auditoría


Equipo de
R CAL 08 Informe Acciones de
Auditores
11. Finalización Ciclo de Auditoria Mejora

Presentación de Informe y Aprobación


Director de
Calidad R CAL 12 Programa de Auditoría
No Aprobado por Gerencia
Gerente R CAL 08 Informe de
Mejoramiento
Aprobado por ? General
Gerencia R CAL 10 Lista de Verificación
5.3.4.
Auditados
Seguimiento al Programa de Auditoría R OPE 01 Acta de Reunión
R CAL 14 Evaluación de Auditores
Equipo de
Evaluación del Auditor Seguimiento Programa Auditores
de Auditoría
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5.3. GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA


5.3.1. Generalidades

 Anualmente, la Dirección de Calidad y la Gerencia General planifican y programan las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento al sistema de gestión de calidad. Esta
programación se consigna en R GER 03 Cronograma Anual de Silvotecnia, en el que se incluyen las auditorías internas y/o externas necesarias. De acuerdo a este cronograma, la
dirección de calidad realiza el R CAL 12 Programa de Auditoría.
 El Director de Calidad debe garantizar y evidenciar la selección de la independencia de los auditores con el auditado, los auditores no pueden auditar su propio proceso, si por algún
motivo un auditor es asignado a su mismo proceso o actividad de interés, debe declararse impedido.
 Los hallazgos de la auditoria y las conclusiones deben referenciar las evidencias de la auditoria.
 El Director de Calidad debe garantizar y definir claramente los criterios de selección de auditores de acuerdo al tipo de auditor y el proceso a auditar.
 En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la auditoria, debe nombrar formalmente un delegado.
 El equipo auditor se conformará de acuerdo a las necesidades de la auditoría programada; el equipo auditor se podrá modificar en caso de ser requerido bajo circunstancias de
ausencia de los auditores programados.
 Se realizaran dos auditorías internas en el año, una auditoría básica a los procesos y una de seguimiento con base a los resultados de la auditoria inmediatamente anterior, con el fin de
madurar su gestión y eficacia.
 La persona que se desempeñe como auditor interno puede ser de la organización o externa, pero en todos los casos debe cumplir con la competencia establecida para éste rol.
 La auditoría interna se realiza teniendo en cuenta: Resultados de Indicadores, Reclamaciones de los Clientes, Resultados de Auditoria anteriores, Producto No Conforme, Solicitud
Dueños de Proceso y Gerencia General.

5.3.2. Responsabilidades Equipo de Auditores Internos

 Elaborar el plan de auditorías. R CAL 04 Plan de Auditoria Interna


 Elaborar hoja de listas de verificación. R CAL 10 Listas de Verificación
 Desarrollar las auditorias de acuerdo a lo planificado.
 Redactar informe de auditorías. R CAL 11 Informe de Auditoria
 Revisión de análisis de causas, establecimiento del plan y aprobación de la acción, según las No conformidades derivadas de la auditoría.
 Asistir a capacitación, cuando se requiera, para mejorar sus competencias.
 El Director de Calidad enviara R CAL 14 Evaluación de Auditores a los dueños de procesos.
 Una vez finalizado el ciclo de auditorías, el Director de Calidad, recopila los informes generales de cada proceso y elabora el informe consolidado para la Revisión por la Dirección.
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5.3.3. Realización de la Auditoria Interna de Calidad


ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El Director de Calidad, anualmente elabora el Programa de Auditoría, en el que se


definen los objetivos, procedimientos del programa, criterios de auditoría, métodos,
1. Elaborar y Aprobar el Programa de equipo auditor, recursos. El alcance debe ser coherente con el programa de auditoria R CAL 12 Programa de
Director de Calidad
Auditorías. y con los objetivos, debe incluir detalles como la ubicación de los proyectos y los Auditoria de Calidad
procesos que se van a auditar

El programa es presentado a la Gerencia General para su aprobación.

El Director de Calidad debe seleccionar un Equipo Auditor, identificando los


conocimientos y habilidades necesarios, en cada uno de los miembros del equipo,
para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría interna. Se debe
brindar formación al equipo conformado, mínimo una vez al año.

Criterio para la
selección de Auditor interno Auditor externo
auditores

Educación Propia de su cargo Profesional

2. Seleccionar el Equipo Auditor Curso de Auditor Líder R OPE 01 Acta de


Director de Calidad
NTC ISO 9001:2008 Reunión
Cursos
Complementarios de
Curso de Auditor
Formación acuerdo a los
Interno certificado
requisitos de norma u
otras aplicables según
los criterios y alcance
de la auditoría.
Mínimo cinco meses Mínimo tres procesos
Experiencia de labores en de auditoría
Silvotecnia. demostrables
Persona Persona observadora,
Características observadora, diplomática y con
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personales diplomática y con adecuado pensamiento


adecuado analítico. Estos
pensamiento atributos son
analítico. Estos subjetivos y se evalúan
atributos son a criterio del auditor
subjetivos y se principal.
evalúan a criterio
del auditor
principal.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO


El Director de Calidad, teniendo en cuenta el principio de independencia y la
R CAL 04 Plan de
competencia de cada uno de los miembros del equipo auditor, asigna la
Auditoria Interna
3. Asignación de Tareas al Equipo Auditor responsabilidad de auditar un proceso determinado. Director de Calidad
El Director de calidad deberá realizar reuniones informativas con el equipo, para
Correo electrónico
distribuir las asignaciones de trabajo y comunicar los posibles cambios.

El Auditor debe elaborar un Plan de Auditoria que especifique el alcance y los


objetivos de la misma, los criterios y cualquier documento de referencia, la ubicación,
las fechas, el horario, la duración, el auditado, las actividades a realizar hora a hora,
las acciones de seguimiento. R CAL 04 Plan de
4. Preparación del Plan de Auditoria Equipo Auditor
El Plan de auditoria previamente aprobado por el Director de Calidad, se debe Auditoria Interna
entregar al auditado mínimo 5 días hábiles antes de la auditoria.
Cualquier objeción por parte del auditado se resolverá entre el Director de Calidad el
Auditor y el Auditado.

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están al alcance de los auditores
desde el momento de la comunicación, y/o con 15 días hábiles de antelación a la
auditoría.
R CAL 10 Listas de
Con base en la información contenida en el Plan de Auditoría, el Equipo Auditor
5. Preparación Documentos de Trabajo Equipo Auditor Verificación
prepara la auditoria con las siguientes características:

1. Preparar una lista de preguntas o de aspectos a evaluar durante el


desarrollo de la auditoría, para esto se debe tener en cuenta los criterios de
auditoria, las características estructurales y de funcionamiento del
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auditado, así como el correcto uso del lenguaje que se requiera.

2. Conocer la documentación: El equipo auditor debe prepararse con el Mapa


de procesos, Manual de Calidad, Caracterización de procesos,
procedimientos, instructivos, guías y Requisitos aplicables al proceso y
demás documentos de referencia que estén asociados a su auditado.

3. Preparar la logística de la auditoria: El equipo auditor debe preparar la


documentación que sea necesaria llevar en el momento de la auditoria, así
como tener en cuenta los tiempos de desplazamientos.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
R CAL 04 Plan de
El Auditor debe realizar la Reunión de Apertura en la cual participan todos los Auditoria Interna
involucrados, auditados y auditores, donde se informa sobre el objetivo, alcance de la
6. Reunión de Apertura Equipo Auditor
auditoría, se presenta el equipo auditor y se confirma el acuerdo de todas las partes R OPE 01 Acta de
para realizar las actividades planificadas para la auditoria. Reunión.

De acuerdo con lo establecido en el R CAL 04 Plan de Auditoria Interna, se ejecuta la


auditoría. Durante la auditoria se recopilara y verificara la información pertinente a
R CAL 10 Listas de
los objetivos, alcance y criterios del proceso auditado. Solo la información que es
7. Ejecución de la Auditoria Interna Equipo Auditor Verificación
verificable se aceptara como evidencia de la auditoría. La evidencia que conduce a
hallazgos debe registrarse. Los métodos para la recolección de la información
incluyen entrevistas, observaciones, revisión de documentación y sus registros.

La evidencia de la auditoría deberá evaluarse frente a los criterios, para determinar


los hallazgos. Los hallazgos deben registrarse y la evidencia que los soporta. Las no
R CAL 10 Listas de
conformidades deben revisarse con el auditado para reconocer que la evidencia es
8. Generación de Hallazgos de la Auditoría Equipo Auditor Verificación
suficiente y que es comprendida y aceptada por el auditado.
El equipo auditor debe reunirse, si es necesario, para revisar la evidencia y levantar no
conformidades.

R CAL 04 Plan de
En la reunión de cierre se presentan los hallazgos y conclusiones de la auditoria, en Auditoria Interna
9. Reunión de Cierre Equipo Auditor
esta deben estar el auditor y el auditado, si el auditado así lo desea puede invitar a los
responsables de actividades o procesos que fueron auditados. R CAL 10 Listas de
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En la reunión de cierre se debe: Verificación

 Aclarar la evidencia de la auditoria R OPE 01 Acta de


 Presentar hallazgos y conclusiones Reunión.
 Tratar las actividades posteriores a la auditoria como las acciones
correctivas.
 En el caso de la auditoria interna se pueden presentar recomendaciones
para la mejora, están no son de obligatorio cumplimiento por parte del
auditado.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El informe final de auditoria debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso


y claro de la auditoria, este deberá incluir:

 Objetivos y Alcance de la Auditoria


 Auditado y Equipo Auditor
 Fecha y ubicación donde se realizó la auditoria
 Criterios de Auditoria
 Los hallazgos de la Auditoria y las evidencias relacionadas
 Criterio: Numeral de la Norma NTC ISO 9001:2008, requisito de ley,
R CAL 11 Informe de
procedimiento o documento contra el que se encontró No Conformidad
Auditoría
 Hallazgo: Explicación del suceso hallado (cómo, dónde, cuándo, quiénes son
10. Realización Informe de Auditoria Equipo Auditor
los responsables y quienes los afectados, etc.)
R CAL 08 Informe
 Caso puntual: aquel que demuestra el incumplimiento, soportado con
Acciones de Mejora
evidencias objetivas.
 Declaración del grado de cumplimiento de los criterios de la Auditoría.
 Resumen del proceso de Auditoría, incluyendo obstáculos, grado de
cumplimiento de los objetivos de la Auditoría, áreas dentro del alcance de la
auditoria no cubiertas, resumen de conclusiones y principales hallazgos,
opiniones del auditado, oportunidades de mejora para el proceso de
auditoría y buenas practicas identificadas.
 Conclusiones de la Auditoría
 Planes de seguimiento, si fueron acordados.
 Declaración de la confidencialidad de los contenidos.
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

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El informe de auditoría debe entregarse al Director de Calidad máximo 10 días hábiles


después de haber realizado la auditoría. Este informe será revisado antes de la
distribución a los auditados, dicha distribución está a cargo del Director de Calidad.

Este informe es entregado a la Gerencia General para informarla sobre el estado


general del Sistema de Gestión de la Calidad y para la aceptación de los hallazgos
como fuentes para la mejora. La firma de la Gerencia en el Informe de Auditoría es
señal de su aceptación
Una vez aprobado el Informe de Auditoría por la Gerencia, el Auditor principal y/o la
Dirección de Calidad convoca al Equipo de Auditores, a la misma Gerencia y a las
personas que se consideren necesarias para exponer el resultado de la Auditoría y
generar las estrategias a implementar para dar solución a las No Conformidades
detectadas.

La auditoría finaliza cuando se hayan realizado todas las actividades planificadas. Las
buenas prácticas identificadas y las lecciones aprendidas durante la auditoria, Equipo Auditor R CAL 08 Informe
11. Finalización de la Auditoria
deberán incorporarse al proceso de mejora continua del Sistema de Gestión de la Director de Calidad Acciones de Mejora
Calidad.

5.3.4. Seguimiento al Programa de Auditoría


ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El auditado deberá realizar la evaluación del auditor, para determinar si este cuenta
con los conocimientos y habilidades necesarias para el cumplimiento de los objetos
de la auditoria.
R CAL 14 Evaluación de
Evaluación del Auditor Si un miembro del equipo no cumple con los criterios como auditor, deberá aumentar Director de Calidad
Auditores
sus conocimientos y/o habilidades por medio de:

 Educación/Formación/Experiencia, esta combinación permitirá el desarrollo


de conocimientos y habilidades en dicha disciplina.

El Director de Calidad como responsable de la gestión del programa de auditoria


interna deberá seguir su implementación y desarrollo, por medio de: R OPE 01 Acta de
Seguimiento Programa de Auditoría Director de Calidad
Reunión
 La evaluación de la conformidad del programa, con respecto a la planeación
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 Evaluar el desempeño de los miembros del equipo auditor


 Evaluar la capacidad de los auditores para implementar el plan de auditoria
 Evaluar los métodos empleados para la realización de la auditoria
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6. MODIFICACIONES.
21 de Marzo 2013: Se modifica contenido y estructura del procedimiento para ajustarlo a la nueva NTC ISO 19011:2012
Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión.
7. FORMATOS RELACIONADOS.
R GER 03 Cronograma Anual de Silvotecnia
R OPE 01 Acta de Reunión
R CAL 04 Plan de Auditoria Interna
R CAL 08 Informe Acciones de Mejora
R CAL 10 Lista de Verificación
R CAL 11 Informe de Auditoria
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