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Sistema de Administración Empresarial

Aspel-SAE
Versión 4.0

Guía Curso Avanzado


Usuario
Elaborada por: Soporte Técnico
Aspel de México, S.A. de C.V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C.P. 10400
México, D.F.

Mayo/2006.

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TEMARIO
1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................1
1.1 Definición ....................................................................................................................................................................1
1.2 Objetivo del Curso ....................................................................................................................................................1
2. METÓDOS DE COSTEO ................................................................................................................................................2
2.1 Definición ....................................................................................................................................................................2
2.2 Costo Estándar...........................................................................................................................................................2
2.3 Costo Promedio .........................................................................................................................................................4
2.4 Costo U.E.P.S (LIFO)..................................................................................................................................................8
2.5 Costo P.E.P.S (FIFO)................................................................................................................................................ 10
2.6 Costo Identificado.................................................................................................................................................. 13
3. CÁLCULO DE IMPUESTOS......................................................................................................................................... 15
3.1 Definición ................................................................................................................................................................. 15
4. MANEJO DE DESCUENTOS....................................................................................................................................... 18
4.1 Definición ................................................................................................................................................................. 18
4.2 Descuento Comercial ............................................................................................................................................ 18
4.3 Políticas de Oferta ................................................................................................................................................. 18
4.4 Descuento Financiero............................................................................................................................................ 18
5. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS ................................................................................................................. 20
5.1 Definición ................................................................................................................................................................. 20
6. APLICACIÓN DE INTERESES MORATORIOS ......................................................................................................... 22
6.1 Definición ................................................................................................................................................................. 22
7. VENTAS/COMPRAS A PLAZOS ................................................................................................................................ 26
7.1 Definición ................................................................................................................................................................. 26
8. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO.......................................................................................................................... 29
8.1 Definición ................................................................................................................................................................. 29
9. UTILERIAS...................................................................................................................................................................... 31
9.1 Definición ................................................................................................................................................................. 31
9.2 Control de Archivos ............................................................................................................................................... 31
9.3 Respaldo de Archivos ............................................................................................................................................ 34
9.3.1 Generación de Respaldo .............................................................................................................................. 34
9.3.2 Reinstalación de Respaldo........................................................................................................................... 35
9.3.3 Reinstalación de Respaldo........................................................................................................................... 36
9.4 Actualización de Archivos .................................................................................................................................... 37
9.5 Corte Anual.............................................................................................................................................................. 38
10. BASE DE DATOS ABIERTA ......................................................................................................................................... 39
10.5 Manejo En MS-SQL®.......................................................................................................................................... 46
10.6 Tablas del Sistema............................................................................................................................................. 53
10.7 Vinculación de Tablas ....................................................................................................................................... 56
10.8 Consultas ............................................................................................................................................................. 58
11. DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS.......................................................................................................................... 67
11.1 Definición............................................................................................................................................................. 67
12. INTERFASES.................................................................................................................................................................. 68
12.1 Definición............................................................................................................................................................. 68
12.2 Interfase Banco................................................................................................................................................... 68
12.3 Interfase COI....................................................................................................................................................... 69
13. ANEXO DE EDITORES ................................................................................................................................................ 80
13.1 Definición............................................................................................................................................................. 80
13.2 Ciclos del Sistema.............................................................................................................................................. 80
13.3 Compras y Facturas........................................................................................................................................... 80
13.4 Ciclo de Partida .................................................................................................................................................. 80
13.5 Ciclo de Serie ...................................................................................................................................................... 80
13.6 Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar..................................................................................................... 80
14. EXPORTACION DE INFORMACION........................................................................................................................ 87
14.1 Copiado Especial ................................................................................................................................................ 87
14.2 Exportación ......................................................................................................................................................... 89
15. ESTADÍSTICAS.............................................................................................................................................................. 91
15.1 Estadísticas.......................................................................................................................................................... 91
15.2 Personalización de Consultas........................................................................................................................103
16. FUNCIONES CRM......................................................................................................................................................107
16.1 Definición...........................................................................................................................................................107
16.2 ¿Qué es un CRM Customer Relationship Management ? ......................................................................107
16.3 Aspectos a considerar para una óptima implantación de un Módulo CRM.......................................107
16.4 ¿Para qué sirve la implantación de un CRM? ............................................................................................108
16.5 Administración de Contactos .......................................................................................................................108
16.6 Registro de una Campaña..............................................................................................................................110
16.7 Administración de Clientes ...........................................................................................................................117
16.8 Bitácora de Movimientos ...............................................................................................................................122
16.9 Expediente del Cliente....................................................................................................................................123
17. ASPEL-AL ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA.................................................................................................................125
17.1 Generales ...........................................................................................................................................................125

SIMBOLOGÍA

t Tips de uso.
† Tipo de reporte.
 Ruta de acceso.
1 Advertencia.
¡ Práctica

Requisitos:

; Operación básica del sistema operativo MS-Windows® 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior.
; Haber asistido al curso previo.
; Conocimientos básicos de redes.
; Conocimientos de bases de datos.
; Conocimientos de MS-Excel®.

Nombre del participante:


Centro de capacitación:
Nombre del asesor:
Correo electrónico:
Fecha:
1. INTRODUCCIÓN

1.1 Definición

El sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows® es un sistema diseñado y enfocado para servir como una herramienta
tecnológica que permita alcanzar a la empresa la automatización de los procesos administrativos derivados de la
relación comercial que sostiene con sus Clientes y Proveedores, y que en conjunto con un correcto análisis de los
procesos del negocio permitirá optimizar el uso de los recursos, eficientar las operaciones a todos los niveles de
la empresa y finalmente con el uso oportuno de la información mantenerla competitiva en el ambiente dinámico
que predomina en la micro, pequeña y mediana empresa.

Gracias a su diseño amigable se vuelve un sistema fácil de usar que permite a través de sus diferentes módulos y
procesos mantener la información actualizada en todo momento, tener un control preciso sobre la misma,
optimizando en todo momento el uso de los recursos de la empresa. Además de tener la garantía de que incluye
y contempla siempre lo más actual en lo que a temas fiscales y tecnológicos se refiere, ayudando a las empresas
a mantenerse a la vanguardia.

1.2 Objetivo del Curso

Este curso tiene como principal objetivo la capacitación del personal administrativo de la empresa para conocer a
detalle los cálculos del sistema tales como el manejo de los diferentes tipos de costeo de acuerdo a la legislación
vigente, el prorrateo de gastos indirectos y las operaciones en general con moneda extranjera. Se entenderá de
manera profunda procesos tales como la aplicación de intereses moratorios, el registro de compras y ventas a
plazos y la aplicación y utilidad de las Políticas de Oferta en el módulo de Facturas y vendedores. Además este
curso resulta de gran utilidad para aquellas empresas que cuentan con otro sistema de la línea Aspel como los
son Aspel-BANCO 3.0 o Aspel-COI 5.0 conociendo su configuración y operación, y aprovechar las ventajas que
representa para la simplificación de operaciones ya que se evita la doble captura, y se mantiene integrada la
información con las diferentes áreas como Contabilidad, Crédito y Cobranza y Pagos evitando errores en la
recaptura desde otro sistema.

Además proporcionará al administrador del sistema Aspel-SAE 4.0 de los conocimientos necesarios para
mantener la integridad de la base de datos, mediante procesos sencillos de mantenimiento como lo son el
desbloqueo de documentos y el Control de archivos. Se detalla además el procedimiento para que de acuerdo a
las necesidades de información y los recursos humanos y tecnológicos de la empresa se pueda convertir y
manejar la base de datos en un formato diferente al nativo Paradox, como son MS-SQL, DBase, entre otros.
Dotará de los conocimientos mínimos necesarios para realizar la edición y la generación de nuevos reportes para
ajustar el sistema a las necesidades de información especificas de la empresa. Para ello utilizará sentencias SQL
para la manipulación y el análisis de la información siendo indispensable conocer la estructura básica de la base
de datos. Se analizará a detalle la estructura y la operación de una de las nuevas características de la versión 4.0
que es la inclusión de un módulo con funciones de CRM (Customer Relationship Management) que permite
enfocar las estrategias comerciales de la empresa para mantener y generar fidelidad en los clientes, así como la
captación de nuevos prospectos. Y finalmente se estudiará otra manera más para la explotación y uso de los
datos mediante las Estadísticas predefinidas en el sistema, así como la creación de nuevas que permitan a las
personas con poder de decisión dentro de la organización tener una mejor interpretación mediante gráficas y
poder así planear las estrategias de la empresa.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 1


2. METÓDOS DE COSTEO

2.1 Definición

Ruta de Acceso: „Inventarios / Archivos / Inventarios y servicios y/o con el icono

Debido a la fluctuación de los precios, el inventario puede conformarse por artículos “idénticos” adquiridos a
distintos costos en diferentes fechas. A efecto de determinar la utilidad por la comercialización de los productos
existen diferentes métodos de valuación de inventarios. Dependiendo del nivel de rotación de inventarios y
algunos otros factores como son: estacionalidad, caducidad, formas de almacenaje, políticas de reposición,
necesidad de controlar el rendimiento de materiales, la situación de la empresa o incluso factores externos a la
como la inflación o deflación, etc., es indispensable elegir un método de costeo que permita de acuerdo a la
naturaleza del producto determinar los costos lo más preciso posible y que además sea un método aprobado por
las leyes para ser empleados y contablemente aceptado. Por ejemplo en una empresa que tiene una baja rotación
de inventarios, o los materiales empleados tuvieran un costo elevado y características que permitieran identificar
cada unidad de manera específica (número de serie) no resultaría difícil llevar a cabo el etiquetamiento de los
materiales con su costo especifico –es decir identificar cada producto de acuerdo al documento de compra- y
llevar un registro y control de los costos de dichos productos, aunque por el contrario, esto podría resultar
inoperable y provocaría incurrir en costos innecesarios además de prestarse a objeciones debido a la facilidad con
que pueden asignarse costos arbitrarios si la rotación de inventarios fuese elevada.

Es responsabilidad de la empresa elegir y adoptar algún método de costeo de productos y requisiciones de


materiales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario para materiales. Algunos de
los métodos de costeo que se emplean más frecuentemente para la valuación de inventarios, avalados por la ley,
y que están disponibles en Aspel-SAE 4.0 son:

UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas)

PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas)

Promedio

Estándar

Identificado

Figura 2.1-1 Tipos de Costeo.

,Es importante mencionar que el método de costeo seleccionado deberá utilizarse para todo el año fiscal que se
trate ya que así lo establece la ley, por lo que NO es recomendable modificar el tipo de costeo de los productos
una vez que ya se hayan registrado movimientos al inventario, y en ese sentido resulta relevante seguir la regla
básica en la asignación de los Perfiles de usuarios en Aspel-SAE 4.0: “otorgar lo menos posible necesario para que
cada usuario pueda desempeñar sus labores cotidianas y evitar así un mal uso de la información”.

A continuación se describirá el funcionamiento de cada método de costeo y se ejemplificarán para una mejor
comprensión de su aplicación.

2.2 Costo Estándar

Es la cantidad que, según la empresa, debería costar un producto o la operación de un proceso durante cierto
período, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y de otros factores. El manejo de costeo
estándar es muy sencillo, únicamente se debe de tener en cuenta, que NO REALIZA NINGUNA OPERACIÓN al
momento de realizar movimientos de entrada y salida al almacén.

Notas del asistente:

2 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Las principales ventajas son:
• Pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la gestión. Cuando las normas son
realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de
manera más efectiva.
• Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos
concentrando la atención en las áreas que están fuera de control.
• Son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas
requiere una planificación cuidadosa en áreas como la estructura de la organización, asignación de
responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación.
• Son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se
segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las
tasas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente.
• Pueden dar como resultado una reducción en el trabajo de oficina.

Limitaciones de los costos estándar:


• El grado de rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse de manera específica.
• Con frecuencia, las normas tienden a adquirir rigidez aun en períodos relativamente cortos. Mientras que
las condiciones del mercado cambian constantemente, las revisiones de las normas pueden ocurrir a
intervalos poco frecuentes. Estas revisiones crean problemas especiales relacionados con el inventario.
• Otra limitación es la inflación, que obliga a cambiar constantemente estos estándares.

Por ejemplo, si en el catálogo de inventarios, al dar de alta un artículo con un costo promedio de $500.00 y un
último costo de $0.00, se realizan operaciones de compra o venta, se mantendrá estático el campo de costo
promedio, es decir, no se verá afectado bajo ninguna circunstancia y el campo último costo sí será actualizado de
acuerdo al costo establecido en las recepciones realizadas.

Figura 2.2-1 Método de costeo estándar.

Al utilizar este tipo de costeo, en el kárdex del producto siempre aparecerá la misma cantidad en el costo, como
se muestra en la ventana siguiente:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 3


Figura 2.2-2 Kárdex del producto con costo estándar.
,Para los casos en que el costo sugerido en una compra es de cero (0.00), entonces tendrá ese mismo costo
promedio en el catálogo de inventarios, es decir, el primer movimiento será el que determine el costo del
producto, a menos que se modifique manualmente.

2.3 Costo Promedio

La determinación del costo a través de este método, se basa en la siguiente fórmula:

(Existencia * Ultimo costo promedio) ± (Cantidad del mov. * Costo mov.)


CP =
(Existencia ± Cantidad del mov.)

(±) En caso de ser movimiento de entrada es +, y en caso de ser movimiento de salida es -.

Donde:

C.P. = Costo promedio resultante de la operación de entrada o salida afectada por


cualquier concepto.
Existencia = Son las existencias actuales antes del movimiento realizado.
Ultimo Costo = Ultimo costo promedio registrado en el catálogo de inventarios antes del
promedio movimiento.
Cantidad del = Cantidad de entrada del movimiento.
mov.
Costo mov. = Costo con el cual se realizó la entrada al almacén.

Para los movimientos siguientes, se visualizará el cálculo del costo promedio en base a entradas.

Por ejemplo, se realizan dos movimientos de entrada, con los respectivos costos unitarios.

 *** Ejemplo / Práctica ***


a) Dar de alta en Aspel-SAE el producto con los siguientes datos.

Clave W
Descripción Ejemplo de Costeo Promedio
Costeo Promedio

Notas del asistente:

4 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


b) Realizar la siguiente compra (el proveedor puede ser cualquiera).

Movimiento # 1
Articulo W
Existencias 0.00
Ult. costo prom. 0.00
Cant. de entrada 5.00
Costo unit. entrada $50.00

c) Analizar el siguiente cálculo:


Cálculo del costo promedio; Para determinar el costo promedio, ya teniendo los datos anteriores, se procede al
cálculo del mismo, basándose en la fórmula antes mencionada.

Sustitución:
(0 * 0.00) + (5 * 50.00)
CP =
(0 + 5)

(0 * 0.00) + (250)
CP =
(0 + 5)

250
CP =
5

CP = 50.00

Dentro del detalle del producto en la pestaña de registro y acumulados se puede observar que para este primer
movimiento el último costo es igual al costo promedio con un monto de $50.00.

Figura 2.3-1 Afectación de los costos.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 5


d) Realizar la siguiente compra:

Movimiento # 2
Articulo W
Existencias 5.00
Ult. Costo Prom. 50.00
Cant. de entrada 3
Costo unit. entrada 60.00

e) Analizar el siguiente cálculo:

Sustitución:
(5 * 50.00) + (3 * 60.00)
CP =
(5 + 3)
(250.00) + (180.00)
CP =
(8)
430.00
CP =
8
CP = 53.75

f) Se debe revisar el detalle de producto:

Figura 2.3-2 Afectación de los costos.

g) Realizar las siguiente venta:

Movimiento # 3
Articulo W
Existencias 8.00
Ult. costo prom. 60.00
Cant. de salida 5
Costo unit. salida 53.75
Notas del asistente:

6 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


h) Analizar el siguiente cálculo:

Sustitución:
(8 * 53.75) - (5 * 53.75)
CP =
(8 - 5)
(430.00) - (268.75)
CP =
(3)
161.25
CP =
3
CP = 53.75

i) Se debe revisar el detalle de producto:

Figura 2.3-3 Afectación de los costos.

j) Se debe revisar el Kárdex de producto:

Figura 2.3-4 Afectación de los costos.


Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 7


2.4 Costo U.E.P.S (LIFO)
En el método de costeo de Últimas Entradas Primeras Salidas, las “emisiones” de materiales durante un
determinado periodo de tiempo se valúan según el costo de la última compra, luego el costo de la penúltima
compra y así sucesivamente, por eso se dice que al igual que el método P.E.P.S. se basa principalmente en el
manejo de capas, las cuales van a ir disminuyendo o aumentando con respecto a los movimientos de entrada y
salida. Viendo esto, se podría comparar con una torre de discos.

Este método es análogo a una torre de discos donde los últimos que se colocan, son los primeros que deben salir.

Ä U.E.P.S. Ã
Capa 5 Venta $
Capa 4 Venta $
Capa 3 Compra $
Capa 2 Compra $
Capa 1 Compra $

 *** Práctica / Ejemplo ***

a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto:

Clave X
Descripción Ejemplo de MC UEPS
Costeo ~ U.E.P.S

b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 respectivamente,
quedando de la siguiente forma:

3ª. Capa 10 Piezas $ 60.00


2ª. Capa 10 Piezas $ 40.00
1ª. Capa 10 Piezas $ 20.00
c) Analizar el siguiente cálculo:

Movimiento # 1 Movimiento # 2 Movimiento # 3


Sustitución: Sustitución: Sustitución:
(0 * 0.00) + (10 * 20.00) (10 * 20.00) + (10 * 40.00) (20 *30.00) + (10 * 60.00)
CP = CP = CP =
(0 + 10) (10 + 10) (20 +10 )
(0.00) + (200.00) (200.00) + (400.00) (600.00) + (600.00)
CP = CP = CP =
(10) (20) (30)
200.00 600.00 1200.00
CP = CP = CP =
10 20 30

CP = 20.00 CP = 30.00 CP = 40

d) Si se registra una salida (venta) de 12 unidades, estas se descontarán de la capa superior, si las existencias no
fueran suficientes se tomarían las unidades faltantes de la siguiente capa disponible hacia debajo de la torre
y así sucesivamente, quedando las capas de la siguiente forma:

3ª. Capa 0 Piezas $60.00


2ª. Capa 8 Piezas $40.00
1ª. Capa 10 Piezas $20.00

Notas del asistente:

8 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Y basándose en esto se seguirá calculando el último costo y costo promedio.

e) Analizar el siguiente cálculo:

Movimiento # 4
Sustitución:
(30 * 40.00) - (12 * 56.66)$
CP =
(30 – 12)
(1200.00) - (679.92)
CP =
(18)
520.08
CP =
18

CP = 28.89

f) Verificar el cálculo en el detalle del


producto:

Figura 2.4-1 Cálculo del CP bajo U.E.P.S.

Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se
determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sido
retirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuación:
10 de $60.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 600.00 + 80.00 = 680.00. y este monto se divide entre el
número de piezas que saldrán 680.00 / 12 = 56.66.

g) Verificar los movimientos realizados en la consulta del Kárdex.

Figura 2.4-2 Kardex del producto.


h) El costo operado se obtiene de la siguiente manera:

Costo operado = (10 unidades de la capa 3* Costo 60)+(2 unidades de la capa 2*Costo 40)
Costo operado = (10*60)+ (2*40) = 600+80 = 680
Finalmente el costo unitario se obtiene de dividir el costo operado entre el número de unidades, y se puede
consultar haciendo doble clic u oprimiendo x sobre el movimiento al inventario.

Costo unitario = Costo operado / unidades del movimiento


Costo unitario = 680 / 12 = 56.66667

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 9


Figura 2.4-3 Costo unitario del movimiento de salida.

2.5 Costo P.E.P.S (FIFO)

El método denominado Primeras Entradas Primeras Salidas consiste en que los costos unitarios de los primeros
materiales comprados que están todavía en inventario, serán los que se utilizarán en primera instancia para
valuar los materiales consumidos. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar las unidades de la
primer compra, los materiales se valuarán usando los costos unitarios de la segunda compra durante el período y
así sucesivamente.

Cuando se emplea el método P.E.P.S., el costo de los primeros materiales que entran (comprados) será el costo
asignado a los primeros materiales que salen (vendidos). Bajo el método P.E.P.S., cualquier material en existencia
se valúa según los últimos costos.
Este método es análogo a una fila de personas, donde el primero que llega es el primero que es atendido.

Capa 5 Venta $
Capa 4 Venta $
Capa 3 Compra $
Capa 2 Compra $
Capa 1 Compra / Venta $
Ä P.E.P.S. Ã

Para efectos de este ejemplo/practica se realizarán exactamente los mismos movimientos que con el método
anterior y así apreciar la diferencia en el costo al realizar el cálculo bajo el método de costeo PEPS.

 *** Práctica / Ejemplo ***

a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto:

Clave Y
Descripción Ejemplo de MC PEPS
Costeo ~ P.E.P.S

Notas del asistente:

10 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 pesos respectivamente,
quedando de la siguiente forma:

3ª. Capa 10 Piezas $ 60.00


2ª. Capa 10 Piezas $ 40.00
1ª. Capa 10 Piezas $ 20.00

c) Analizar el siguiente cálculo:

Movimiento # 1 Movimiento # 2 Movimiento # 3


Sustitución: Sustitución: Sustitución:
(0 * 0.00) + (10 * 20.00) (10 * 20.00) + (10 * 40.00) (20 *30.00) + (10 * 60.00)
CP = CP = CP =
(0 + 10) (10 + 10) (20 +10 )
(0.00) + (200.00) (200.00) + (400.00) (600.00) + (600.00)
CP = CP = CP =
(10) (20) (30)
200.00 600.00 1200.00
CP = CP = CP =
10 20 30

CP = 20.00 CP = 30.00 CP = 40

Hasta aquí las capas formadas y su costo son exactamente igual que en el método anterior.

d) Si se hace una salida por la cantidad de 12 artículos, estos se tomarán del último al primer movimiento
realizado, quedando las capas de la siguiente forma:

3ª. Capa 10 Piezas $60.00


2ª. Capa 8 Piezas $40.00
1ª. Capa 0 Piezas $20.00

Y basándose en esto se seguirá calculando el último costo y el costo promedio.

e) Analizar el siguiente cálculo:

Movimiento # 4
Sustitución:

(30 * 40.00) - (12 * 23.33)$


CP =
(30 - 12)
(1200.00) - (279.96)
CP =
(18)
920.04
CP =
18

CP = 51.11

f) Verificar el cálculo en el detalle del producto:

.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 11


Figura 2.5-1 Costo promedio mediante
g) Verificar el Kárdex del producto:

Figura 2.5-2 Kárdex del porducto.


Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se
determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sido
retirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuación:
10 de $20.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 200.00 + 80.00 = 280.00. y este monto se divide entre las
piezas que saldrán 280.00 / 12 = 23.33

h) En la siguiente imagen se puede apreciar los costos generados por el movimiento de salida:

Notas del asistente: Figura 2.5-3 Costo unitario del movimiento de salida.

12 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


i) Considere la siguiente comparación tomando en cuenta que se realizaron exactamente los mismos
movimientos para cada uno de los dos métodos:

Costos
Método de Costeo UEPS PEPS
Costo unitario de salida x 12 Pzs 56.66 23.33
Costo Promedio Final 28.89 51.11

Resulta importante mencionar que de acuerdo al método de costeo no necesariamente coincide con el flujo real
de los de materiales; es decir, el uso del método PEPS no significa necesariamente que los materiales más
antiguos son los que se usan retiran primero y viceversa en el caso del método UEPS.

2.6 Costo Identificado

De acuerdo a la reforma fiscal 2005 publicada en el Diario Oficial de la Federación del 1 de Diciembre de 2004 y
las modificaciones realizadas a la LISR, y específicamente en el artículo 46-G se establecen los métodos de
valuación de inventarios autorizados. Uno de ellos es el mencionado en la Fracción III y establece como
obligación del contribuyente utilizarlo cuando el costo unitario de sus productos es superior a $50,000 y además
puede ser identificado por medio de un número de serie. Si bien el método de costeo es un concepto nuevo en
cuanto a la LISR se refiere es importante mencionar que los métodos de costeo tienen su fundamento en el
Boletín C-4 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Su funcionamiento en Aspel-SAE 4.0 se define a continuación.

 *** Práctica / Ejemplo ***

a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto, donde además se activa el manejo de Números de serie:

Clave Z
Descripción Ejemplo de costeo identificado
Costeo ~ Identificado
Num.Serie Si

b) Se realiza una compra de 2 unidades a un costo unitario de $52,000, con los números de serie
NP800432762925 y NP800456172436. Al analizar el cálculo se puede observar de la siguiente manera:

Movimiento # 1
Sustitución:
(0 * 0.00) + (2 * 52,000.00)
CP =
(0 + 2)
(0.00) + (104,000)
CP =
(2)
104,000.00
CP =
2

CP = 52,000.00

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 13


Figura 2.6-1 Costo promedio utilizando Costo Identificado.
c) Si captura una venta de una unidad con precio unitario de 75,000 quedando registrado el siguiente
movimiento dentro del kárdex del producto:

d) Analizar el siguiente cálculo:

Movimiento # 2
Sustitución:

(2 * 52,000.00) - (1 * 52,000)
CP =
(2 - 1)
(104,000.00) - (52,000.00)
CP =
(1)
52,000.00
CP =
1

CP = 52,000.00

El manejo del método de costeo identificado tiene el mismo funcionamiento que le método de costo promedio
con la diferencia de que en esta versión de Aspel-SAE 4.0 se puede consultar desde el detalle del movimiento al
inventario el Número de serie implicado en cada uno de ellos e imprimirlo desde el módulo de movimientos al
inventario.

e) Al verificar el Kárdex del producto:

Figura 2.6-2 Kárdex del producto.


Notas del asistente:

14 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


3. CÁLCULO DE IMPUESTOS
3.1 Definición
Rutas de Acceso: Utilerías / Configuración / Inventarios / Impuestos
„Inventarios / Catálogo de esquema de impuestos

El sistema maneja diferentes esquemas de impuestos, los cuales se definen en Leyenda y Porcentaje dentro de
los Parámetros del Sistema.

Figura 3.1-1 Definición de la Leyenda y Porcentaje para los Impuestos.

Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro de los parámetros del
sistema, ya que de ello dependen algunos cálculos internos del sistema.
Dentro del Módulo de Inventarios, en el menú Archivos / Catálogo de esquemas de impuestos, se definen los
porcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El sistema Aspel-SAE 4.0 puede manejar cuatro
Impuestos:
• I.E.P.S. Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios.
• Estatal Impuesto Estatal.
• I.V.B.S.S. Impuesto al Valor de Bienes y Servicios Suntuarios.
• I.V.A. Impuesto al Valor Agregado.

Los nombres y porcentajes de los impuestos pueden ser distintos de acuerdo a la zona geográfica donde el
sistema pueda ser utilizado.

Figura 3.1-2 Definición de los Esquemas de Impuestos.


Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 15


Los Impuestos pueden aplicarse directamente sobre el precio base de los productos definido como precio público
en el detalle de cada producto o sobre el acumulado que se forma después de aplicar alguno de los impuestos
anteriores.
En caso de elegir la aplicación sobre acumulado, la precedencia respetada es en orden descendente empezando
por el Impuesto 1, por lo que en caso de que al impuesto 2 se aplicará sobre el acumulado 1, se estaría realmente
aplicando al resultado de aplicar el Impuesto 1 al precio público, y así sucesivamente.

 *** Práctica / Ejemplo # 1 ***

a) Se da de alta un esquema de impuestos personalizado, como se muestra a continuación:

Impuesto % Aplicación sobre:


I.E.P.S. 20.00 Precio base
Estatal 0.00 Precio base
I.V.B.S.S 10.00 Precio Base
I.V.A 15.00 Precio Base

b) Se da de alta un producto P001 que maneja el esquema de Impuestos antes mencionado.

c) Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ¿Cuál sería el monto total a
pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?

Debido a que todos los impuestos se aplican sobre el precio base tendríamos que:

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1500 = 150.00


Impuesto 2 Estatal = 0% * $1500 = 0.00
Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = 150.00
Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1500 = 225.00

d) Se comparan los cálculos contra el sistema, oprimiendo la tecla e.


No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + Impuestos


Total = $1500 + $525 = $2025

Figura 3.1-3. Subtotal del


 *** Practica / Ejemplo # 2 *** Documento con Impuestos sobre
Precio Base.
a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, con lo siguiente:

Impuesto % Aplicación sobre:


I.E.P.S. 20.00 Precio base
Estatal 0.00 Precio base
I.V.B.S.S 10.00 Acumulado 2
I.V.A 15.00 Acumulado 3
b) Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ¿Cuál sería el monto total a
pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?
Notas del asistente:

16 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendríamos que:
Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario
Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1500 = $ 150.00


Subtotal después de Impuesto 1 = $ 1650.00

Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = $ 150.00


Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1650.00

Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1650 = $ 247.50


Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1897.50

c) Se comparan los cálculos contra el sistema, oprimiendo la tecla e.


No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + Impuestos


Total = $1500 + $547.50 = $2047.50

Figura 3.1-4. Subtotal del


 *** Practica / Ejemplo # 3 *** Documento con Impuestos sobre
Precio Base.
a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, de acuerdo a lo siguiente:

Impuesto % Aplicación sobre:


I.E.P.S. 20.00 Precio base
Estatal 5.00 Acumulado 1
I.V.B.S.S 10.00 Acumulado 2
I.V.A 15.00 Acumulado 3

b) Suponiendo una Compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. ¿Cuál sería el monto total a
pagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?

Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el precio base tendríamos que, hacer el siguiente desglose:

Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario


Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1,500

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1,500 = $ 150.00


Subtotal después de Impuesto 1 = $ 1,650.00

Impuesto 3 Estatal = 5% * $1650 = $ 82.50


Subtotal después de Impuesto 2 = $ 1,732.50

Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1,732.50 = $ 173.25


Subtotal después de Impuesto 3 = $ 1,905.75
Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1.905.75 = $ 285.86
Subtotal después de Impuesto 4 = $ 2191.61

c) Se comparan los cálculos contra el sistema, oprimiendo la tecla


e. No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + Impuestos Figura 3.1-5. Subtotal del


Total = $1,500 + $691.61 = $2,191.61 Documento con Impuestos sobre
Precio Base.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 17


4. MANEJO DE DESCUENTOS

4.1 Definición
Dentro del sistema Aspel-SAE se tiene la posibilidad de manejar dos tipos de descuentos: descuento comercial y
descuento financiero.

4.2 Descuento Comercial


Debe manejarse cuando se desea aplicar directamente algún descuento sobre el costo directo de los productos
(Para las compras o para las ventas) al realizar el asiento contable mediante la póliza de compras o ventas
respectivamente.
El descuento comercial se puede definir en el detalle de cada cliente o proveedor. Indicando el porcentaje que se
utilizará al momento de elaborar los documentos, aunque puede modificarse en el encabezado al generar el
documento.
El descuento comercial definido en los parámetros del sistema es el que se sugerirá como descuento al dar de
alta algún cliente.

Figura 4.2-1 % de descuento asignado al cliente.

, Es importante mencionar que las políticas de oferta definidas dentro del módulo de Facturas y Vendedores /
Políticas / Catálogo de políticas serán aplicadas como descuento comercial, es decir, se afecta el costo de los
productos (ya sean materias primas en una compra o productos terminados en una venta) directamente en los
documentos.

4.3 Políticas de Oferta


Existen algunas características de las Políticas de Oferta que es importante conocer:
• Las Políticas de Oferta se aplican en el orden en que fueron agregadas en el Catálogo.
• Al aplicar una política de oferta se compara contra el precio mínimo establecido en el detalle del
producto, si el precio final después de aplicar la política de oferta es menor que el precio mínimo la
política no se aplica sin importar si ésta es acumulativa o sustitutiva.
• En caso de existir una política sustitutiva, ésta reemplaza cualquier política de descuento que se hubiese
aplicado con anterioridad, aplicándose sólo la política sustitutiva y las subsecuentes a ésta.
• Las políticas acumulativas no sustituyen ningún descuento previo, incluyendo el descuento comercial
otorgado al cliente.

4.4 Descuento Financiero


El descuento financiero es aquél que no se afecta directamente sobre el costo de la compra o la venta, y se
considera contablemente como un gasto financiero, según sea el caso. Es por ello que antes de capturar

Notas del asistente:

18 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


documentos se debe decidir el tipo de descuentos que se manejarán, o en caso de manejar ambos, se debe
considerar todo los descrito para ambos tipos de descuento.

Las consideraciones importantes sobre el manejo de descuento financiero son:

• Se define en la cabecera de cada documento.

• En la generación de las pólizas de ventas y compras de la Interfase con Aspel-COI se podrá ver de
manera desglosada el monto por el descuento financiero, en un movimiento de cargo a la cuenta de
Descuento financiero en el caso de una venta o un abono a la cuenta de Descuento financiero en el caso
de una compra. Las cuentas de descuento financiero para ventas y compras se definen en Utilerías/
Configuración/ Cuentas contables.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 19


5. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS

5.1 Definición
Los gastos indirectos son todos aquellos gastos que estuvieron implicados en la compra de la mercancía. Éstos se
capturan de manera general por documento al agregar una recepción y sirven para determinar dos montos
principalmente:
• El costo total de la mercancía
• El monto total de la CxP.

Como se mencionó en el Curso Intermedio, la aplicación de estos puede hacerse al momento de grabar la compra
de tres formas dependiendo como se haya definido en al configuración:
• Automática
• Manal
• Nunca

Cualquiera de las tres opciones, se debe recordar que es solo para afectar o no la cuenta por pagar, sin embargo
cualquier monto que sea capturado en la ventana de gastos indirectos afectará el costo final de los productos
que se están ingresando.

El prorrateo de gastos indirectos se realiza en base a la cantidad por el costo unitario (subtotal de cada partida)
menos los montos correspondientes por el descuento comercial y el descuento financiero, más el importe de los
impuestos, lo cual para el ejemplo daría un subtotal de $524.97

 *** Ejemplo / Practica ***

a) Dar de alta en Aspel-SAE los productos A y B.

b) Realizar una compra como sigue:


Cantidad Articulo Precio Unitario Total de la partida
7 A 150.00 1,050.00
5 B 130.00 650.00

El total del documento es de: 1,700.00

c) En los indirectos capturar 75.00, como se muestra a continuación:

Figura 5.1-1 Captura de gastos indirectos

d) Una vez capturados los indirectos analicemos la ventana de totales:

Notas del asistente:

20 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 5.1-2 Ventana de subtotales.

Como se puede ver el IVA es de $255.00, lo que quiere decir que se está calculando sobre el total del documento
sin los gastos indirectos. Esto no implica que no se pague impuestos por los gastos indirectos, lo que sucede es
que un gasto indirecto es un costo adicional que afectará de forma directa el costo del producto el cual ya
incluye los correspondientes impuestos que genere y deben ser agregados en su totalidad.

e) Al guardar el documento y revisar el costo unitario de cada producto (es recomendable realizar la
verificación desde el kárdex), encontraremos lo siguiente:
Para el producto A, el costo es de 156.62 Para el producto B, el costo es de 135.74

Diferencia = 6.62 Diferencia = 5.74

f) Cómo se llegó a estos montos, para dar respuesta analicemos el siguiente cálculo:

El procedimiento que hace el sistema es lo que conocemos como una regla de tres, la cual se explica a
continuación.

Total Partida ? Indirectos por partida Indirectos por


¹º = =
producto
Subtotal Total de indirectos Numero de productos

Para Producto A
1050.00 a
¹º a= 46.32
1700.00 75.00

46.32 6.62 Este es el costo unitario que se adicionará al costo de cada producto A.
=
7
Para Producto B
130.00 b
¹º b= 28.67
1700.00 75.00

28.67
= 5.74 Este es el costo unitario que se adicionará al costo de cada producto B.
5
NOTA: Al decir cada producto se puede mencionar que hablamos de cada partida ya que se puede capturar
partidas diferentes de un mismo producto a diferentes costos o incluso al mismo costo.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 21


6. APLICACIÓN DE INTERESES MORATORIOS

6.1 Definición
Cuando se desea calcular interés debido al retraso en el pago por parte de algún cliente, el sistema permite
calcular dicho interés a partir de la fecha de vencimiento del documento y de acuerdo a ciertos criterios que se
pueden establecer para realizar el proceso.
El sistema realiza el cálculo de los intereses moratorios, de acuerdo a la fecha de vencimiento de los documentos
en relación al rango de fechas a considerar. Las tres opciones que permite el sistema son:
La fecha de vencimiento se encuentra:
• Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calculará los intereses a partir de la fecha de
vencimiento hasta la fecha indicada en la ventana de la aplicación.
• Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calculará los intereses por todo el período señalado.
• Después del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningún interés moratorio, debido a que
los documentos aún no están vencidos.

Ahora bien, en caso de que sea cualquiera de las dos primeras situaciones mencionadas el sistema calcula los
intereses en base a la siguiente fórmula:

Interés = Saldo insoluto * Días transcurridos * (Tasa de interés señalada * 100 / 30)∑

Saldo insoluto: es el resultado de sumar todos los cargos y restar los abonos en un periodo determinado.

Si se realizaron pagos parciales dentro del período de cálculo de intereses, el sistema aplicará los intereses
correspondientes a los días antes del pago y posteriormente se aplicarán los intereses correspondientes a los días
restantes, tomando en cuenta la aplicación del anticipo o los abonos que se hubiesen generado.

Dentro del Módulo de Clientes y CxC en el menú Herramientas, tenemos dos opciones para la aplicación de
intereses moratorios: Aplicación manual y aplicación automática.

Aplicación Manual. El proceso de intereses moratorios se realiza por un cliente a la vez. Al indicar todos los
parámetros al ejecutar el proceso se presenta una ventana previa donde se muestra un listado de todos los
documentos que cumplieron con los filtros. Para aplicar efectivamente los movimientos debemos seleccionar
uno a uno y presionar x para su aplicación definitiva, entonces el sistema presenta una ventana de
confirmación de aplicación del movimiento.

Aplicación Automática. El proceso de intereses moratorios se puede realizar por varios clientes a la vez con una
misma tasa de intereses y las mismas fechas para todos los clientes. En este caso el sistema ya no presenta una
ventana previa con los movimientos que cumplieron con los filtros, simplemente presenta la ventana de
confirmación.

 *** Práctica / Ejemplo ***


a) Dar de alta 5 facturas con las siguientes fechas de vencimiento a cualquier cliente:

No de Documento Fecha de Elaboración Fecha de Vencimiento Saldo


Factura 1 1/Abril/2005 16/Mayo/2005 1150.00
Factura 2 15/Abril/2005 30/Mayo/2005 920.00
Factura 3 30/Abril/2005 14/Junio/2005 805.00
Factura 4 1/Mayo/2005 15/Junio/2005 1150.00
Factura 5 15/Mayo/2005 29/Junio/2005 920.00

∑ El resultado de esta operación debe llevar por lo menos 10 decimales, para que el cálculo sea exacto (considere los redondeos
finales).
Notas del asistente:

22 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 6.1-1 Documentos a procesar.

Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarán abonos a las Facturas 2 y 3, como
se muestra a continuación:

Figura 6.1-2 Aplicación de un abono por $460 a la Factura 2.

Figura 6.1-3 Aplicación de un abono por $402.50 a la Factura 3.

Una vez aplicados los abonos se tendría que los montos de los documentos antes de realizar el proceso de
intereses moratorios quedarían de la siguiente forma:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 23


No de Documento Fecha de Elaboración Fecha de Vencimiento Saldo
Factura 1 1/Abril/2005 16/Mayo/2005 1150.00
Factura 2 15/Abril/2005 30/Mayo/2005 460.00
Factura 3 30/Abril/2005 14/Junio/2005 402.50
Factura 4 1/Mayo/2005 15/Junio/2005 1150.00
Factura 5 15/Mayo/2005 29/Junio/2005 920.00

Para la aplicación de los Intereses moratorios, debemos acceder al módulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, en
la opción: Intereses moratorios (Aplicación Manual) en el menú Herramientas. Los filtros que se indicarán son los
siguientes:

Tasa de
interés.

Figura 6.1-4 Aplicación Manual


de intereses moratorios.

Días a calcular: 37 días comprendidos entre el 20 de Mayo y 25 de Junio del 2005.

Figura 6.1-5 Periodo para aplicación de intereses.

Haciendo el conteo de la siguiente forma:


Mayo Junio
D L M M J V S D L M M J V S
1 2 13 14 15 16
3 4 5 6 7 8 9 17 18 19 20 21 2 23
10 11 12 24 25 26 27 28 29 30
31 32 33 34 35 36 37

Notas del asistente:

24 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Al aceptar la ventana el sistema mostraría los siguientes movimientos con el cálculo correspondiente a los
intereses moratorios de cada documento de acuerdo a los días del rango y la fecha de vencimiento de las
facturas.

Figura 6.1-5 Periodo para aplicación de intereses.

Cálculo de Intereses Moratorios


• Antes del período estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios tomando el total de días del
rango.
• Dentro del período estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los días de la fecha
de días de la fecha de vencimiento a la fecha final del rango.

Factura 1
Intereses = (1150 * 37) * (0.10/30) = $ 141.83

Factura 2
Intereses = (460 * 26)* (0.10/30) = $39.87

Factura 3
Intereses = (402.50 * 11)* (0.10/30) = $14.76

Factura 4
Intereses = (1150 * 10)* (0.10/30) = $38.33

Factura 5
Intereses = (920 * 6) * (0.10/30) = $18.40

Finalmente al consultar el detalle del saldo de cada documento podríamos ver el movimiento generado por el
concepto 6 “Int. Moratorios”y esto a su vez afectaría el monto total de la Cuenta por cobrar y el saldo general
del cliente.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 25


7. VENTAS/COMPRAS A PLAZOS

7.1 Definición
Como ya se vio en los cursos previos al realizar compras o ventas a plazos, el monto del documento se puede
dividir entre el numero de pagos y que pueden ser determinados por plazos de, 30,60 ó 90 días, o indicando el
número de pagos y su periodicidad, dependiendo los días y condiciones de crédito otorgados al cliente, incluso
considerando un interés aplicable a los cargos que se vayan a realizar, siendo esto ultimo el tema en el que nos
enfocaremos.

Después del registro de una Compra se presenta una ventana que nos sugiere la fecha de pago en función a los
días de crédito que la empresa tenga con el Proveedor, como se muestra a continuación:

Figura 7.1-1 Compras a plazos.

Después del registro de una Factura se presenta una ventana para seleccionar la forma de pago, y entre ellas
aparece la de Pago a plazos:

Figura 7.1-2 Ventas a plazos.


Ya sean compras o ventas, se mostrará una ventana como la de la derecha:

Figura 7.1-3 Registro de una venta a plazos.


Notas del asistente:

26 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Cuando se aplica algún interés, para dicho cálculo el sistema utiliza la siguiente fórmula:

r
R= A
1-(1+r) -n
Donde:
R = Monto del pago por período
A = Monto del documento - enganche
r= Tasa de Interés expresada de acuerdo a la periodicidad en el año, es decir, sin los plazos son:

Mensual 360 / 30 = 12
Quincenal 360 / 15 = 24
Semanal 360 / 7 = 52
N días 360 / # de días, ejemplo 360/14 = 25.71

n = Número de períodos

 *** Ejemplo / Práctica ***

a) Se hace una venta a plazos de cualquier producto con los siguientes datos:

Monto: 12,800.00 + IVA, dando como resultado 14,720.00


Enganche: 1,500.00
# Pagos: 6
Tasa de interés: 3.2%
Plazos: Semanal

b) Con estos datos determine a cual seria el momento de cada uno de los 6 pagos.

Sustitución:
R=?
A = 14720.00 – 1500.00
A = 13220.00
r = 3.2 / 52
r = 0.000615385
n=6

0.000615385
R= 13220
1-(1+ 0.000615385) -6

0.000615385
R= 13220
1-(1.000615385) -6

0.000615385
R= 13220
1- 0.996315632

0.000615385
R= 13220
0.003684368

R= 13220 0.167025825

R= 2208.081407

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 27


c) Realizar la sustitución de la información en Aspel-SAE.

Total del
documento
con
impuestos.

# de pagos. Monto del


enganche

Periodicidad % de interés
en los plazos.
Monto de los
pagos

Figura 7.1-4 cálculo de “R”.

Notas del asistente:

28 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


8. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO

8.1 Definición
El proceso de Ajuste cambiario tiene como finalidad calcular la diferencia provocada por las fluctuaciones
cambiarias. Cuando existe un cambio entre la paridad de dos monedas se provoca una pérdida o ganancia
cambiaria la cual se considera contablemente como un producto o gasto financiero, según sea el caso.
Recordemos que el proceso de ajuste cambiario se puede registrar tanto en operaciones con los clientes como
con los Proveedores.

La opción para realizar este proceso puede accederse desde el menú Herramientas/ Proceso de ajuste cambiario,
dentro del módulo de Clientes y/o Proveedores únicamente si dentro de Utilerías/ Configuración/ Parámetros
generales se tiene activo el parámetro de “Multimoneda”

Cuando hablamos de una CxC.- Al grabar una factura se genera la CxC la cual fue generada a X tipo de cambio
y se registra el pago de dicha factura a un tipo de cambio Y.

Si X>Y se registra una ganancia cambiaria.


Si X=Y no se registra pérdida o ganancia alguna.
Si X<Y se registra una pérdida cambiaria.

Cuando hablamos de una CxP.- Al grabar una compra se genera la CxP la cual fue generada a X tipo de cambio
y se registra el pago de la Recepción a un tipo de cambio Y.

Si X>Y se registra una pérdida cambiaria.


Si X=Y no se registra pérdida o ganancia alguna.
Si X<Y se registra una ganancia cambiaria.

 *** Ejemplo / Práctica ***

a) Se genera una Factura ‘X’ de cualquier producto al cliente 1 con los siguientes datos:
Moneda: 2 (dólares)
TC: 11.20
Monto 100.00 USD

b) Se consulta el saldo del cliente en moneda nacional y extranjera, el cual deberá estar de la siguiente manera:

$ Moneda extranjera (dólares) $ Moneda base


100.00 1,120.00

c) Realizar el pago del documento, desde el modulo de Clientes y


CxC en la opción recepción de pagos.

Monto a pagar: 100.00 USD


TC: 10.95

Al revisar el saldo en moneda base se notara que existe en ese


documento un saldo de $25.00, como si el cliente debiera esta
cantidad, pero es el resultado de la fluctuación en el tipo de cambio
diario.

d) Se ejecuta el proceso de ajuste cambiario sobre el documento


generado desde el modulo de Clientes y CxC.

Al revisar el detalle se podrá ver que se generó un movimiento por el


concepto pérdida cambiaria por $25.00. Figura 8.1-1 Proceso de Ajuste
Notas del asistente: cambiario.

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 29


Consideraciones en la ventana de Ajuste cambiario:
• El proceso de Ajuste cambiario se puede realizar cuando los documentos ya fueron saldados ó cuando
aún no han sido saldados.
• Se deben indicar las fechas en base a la fecha de elaboración de los documentos, tanto el cargo como el
abono en caso de que se haya pagado la factura.
• Si sólo se desea sobre un documento saldado de deberá activar la casilla e indicar el documento
correspondiente.
• El tipo de cambio para realizar el proceso de Ajuste cambiario se toma del Catálogo de monedas.
• Se puede realizar el proceso de ajuste cambiario sobre documentos de alguna moneda en específico.

Recordemos que el movimiento generado por el proceso de ajuste cambiario podrá visualizarse sólo en moneda
base, debido a que la fluctuación fue provocada sólo por una diferencia en la paridad entre la moneda base y la
moneda extranjera.

NOTA: Es importante verificar las fechas con que se realiza el proceso de Ajuste cambiario. Se recomienda
realizarlo al final del mes, para determinar así los productos o gastos financieros, debido a que no se almacena un
histórico de tipos de cambio dentro del catálogo de monedas, por lo que no es posible conocer el tipo de cambio
con que se ejecutó el proceso si es que éste se modificó posteriormente, y se desea realizar el proceso
nuevamente.

Notas del asistente:

30 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


9. UTILERIAS

9.1 Definición
Las utilerías son un conjunto de herramientas que están disponibles en los sistemas para proveer al
administrador del sistema de ciertas necesidades como son: la seguridad, la generación de respaldos, la
exportación/importación de información, etc.

El sistema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utilerías:


• Control de Archivos
• Traducción
• Respaldos
• Actualización de Archivos
• Configuración
• Datos de la Empresa
• Modificar Empresa
• Perfiles de usuario
• Interfase COI (Tema de curso avanzado)
• Corte Anual
• Hoja de Cálculo y Calculadora (Permite abrir algún archivo de Excel® e invoca la calculadora de
Windows®)
• Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Común Aspel.

A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de aquellas que no se han abarcado en los cursos
anteriores.

9.2 Control de Archivos


Ruta de Acceso: Utilerías / Control de Archivos

Este proceso ayuda al administrador a saber en qué condiciones se encuentra la base de datos; y permite
reestablecer el funcionamiento del sistema en caso de haber sufrido una interrupción eléctrica, que la
información de los catálogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema señale alguna anomalía por
mencionar algunos.

Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos es muy recomendable generar un respaldo de la
base de datos.

a) d)

b) e)

c) f)

g)

h)

i)

Notas del asistente: Figura 9.2-1 Ventana de control de archivos.

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 31


a) Catálogos.- El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox® y
esta compuesto por archivos de datos o tablas.

b) Índices del sistema.- Los índices contienen información acerca de la organización de los registros en el
archivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar más rápidamente la información
capturada, por ejemplo en las búsquedas fonéticas, en la elaboración de consultas o emisión de reportes.

La estructura de los archivos de Paradox®, es la siguiente:

DB Tablas.
PX Índice de datos primarios.
XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios.

c) Datos del archivo seleccionado.- Esta opción presenta una serie de datos los cuales se describen a
continuación.
• Nombre del archivo.
• Tipo (formato de base de datos en que se encuentra).
• Fecha (Última modificación).
• Hora (Última modificación).
• Tamaño del archivo (en Bytes).
• Estatus.
• Registros Calculados (Se refiere al número de registros que están grabados en el archivo).
• Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el
número de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de
registros grabados en el archivo).
• Ruta de datos.

d) Por medio de esta función se podrá conocer datos generales del archivo seleccionado, es
decir actualizar la información descrita anteriormente, SIN alterar el contenido del archivo.

Figura 9.2-2 Diagnóstico de un archivo de datos.

Al dar clic en el botón de verificar el sistema correrá un proceso donde actualizara la información.

e) Esta opción permite recuperar la mayor cantidad posible de registros que se encuentren
dañados o en “blanco” y está disponible para la gran mayoría de archivos de la base de datos. Antes de
ejecutarse envía un mensaje de aceptación y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vez
terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo

Notas del asistente:

32 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


como recuperado y el total de registros. En caso de que haya registros dañados se tendrá la opción de
imprimir un reporte indicando el falló detectado

f) Al ejecutar esta opción se crea el archivo vacío que se haya seleccionado del lado izquierdo,
el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo
crea, si detecta que ya existe el archivo, envía un mensaje indicando que ya existe y solicita la confirmación
para continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecerá como creado.

g) Esta opción es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que permite corregir
situaciones provocadas por la interrupción de energía o fallos en búsquedas fonéticas. Solamente se ejecuta
sobre archivos de índice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan el orden de la
información.

h) Esta opción permite crear de manera automática los archivos necesarios para trabajar con el
sistema de una manera fácil y rápida, únicamente proporcionando parámetros básicos como: Si se desea que
se instale el catálogo estándar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las que
trabajará el sistema, etc. Esta forma de instalación asegura que el sistema esté listo para trabajar de
inmediato. En caso de que algún archivo exista previamente en el directorio de datos el sistema NO
sustituye ni crea dicho archivo.

i) Se utiliza esta opción para indicar al sistema que la base de datos estará en un tipo diferente
a Paradox®. Esta opción exportará toda la base de datos al tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando
las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan y permitirá operar el sistema
actualizando la información en el formato seleccionado.

Los formatos disponibles son:

• Paradox®
• D’base®
• MSSQL Server®
• DB2®
• Oracle®, entre otros.

La forma de realizar esta conversión es la siguiente, al dar clic aparecerá una pantalla como la siguiente:

Tipo de base
de datos.

Ruta o Alias.

Figura 9.2-3 Ventana de Avanzado.

Alias.- Es el sobrenombre que tendrá la configuración para acceder a la base de datos seleccionada, o la ruta
donde se encuentran los archivos de base de datos.

Una vez que se definió el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botón “OK”.

El sistema enviara el siguiente mensaje: “¿desea Exportar su Información?”, como se muestra a continuación:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 33


Figura 9.2-4 Confirmación para la exportación.

Si selecciona “SI”, realizará una copia de la información que se tiene actualmente, creando un nuevo archivo o
tabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma información pero en
su correspondiente Tipo, por ejemplo: Sí se realizara el proceso de avanzado de Paradox® a D’base® se tendrán
entonces dos archivos, CCMMAAEE.db (Paradox®) y CCMMAAEE.dbf (d’base®). Todos los archivos que utiliza el
sistema tendrán la estructura y nombre de acuerdo al último tipo de formato seleccionado.

Si selecciona “No” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no existen se deben Crear,
ejecutando la opción .

Si por el contrario se le indica que “Si” y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo
seleccionado, enviará el siguiente mensaje:

Figura 9.2-5 Confirmación para la sustitución del archivo.

Si elige “Si”, se sustituye el archivo por el que contiene la información actual, sí elige “No” únicamente cambia el
“Tipo” de formato y leerá los datos que ya existen.

j) Este proceso muestra las mismas opciones que la opción anterior, y se utiliza para exportara
los archivos de la base de datos que actualmente se está utilizando (formato Paradox®) a otro tipo, SIN
cambiar el formato de la base de datos “real” sobre la que el sistema realiza las actualizaciones; para cumplir
este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.

9.3 Respaldo de Archivos


En la actualidad la información que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muy
importante para la toma de decisiones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la
información en un sistema administrativo, contable o de cualquier índole, requiere que cuente con herramientas
capaces de cumplir con esta tarea, Aspel-SAE permite realizar estos procesos por medio de la opción respaldo de
archivos.

9.3.1 Generación de Respaldo


Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Generación de Respaldo o desde el Administrador de Períodos

con el icono .

Notas del asistente:

34 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Esta opción sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como
son: Disquetes, CD’s, Memory Stick, disco duro, etc.
El asistente crea un archivo .ZIP3 con el nombre que se proporcione. Esta operación permite contar con un
resguardo de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente,
pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.

Los campos con los que cuenta esta opción se describen a continuación:

• Ruta de instalación. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0


• Ruta de datos.- Ruta donde se encuentran la base de datos.
• Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
• Directorio destino. Se indica la ruta donde se depositará la información de la empresa. Por razones de
seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que están los datos
originales.
• Nombre del archivo. Nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido
con extensión zip.
• Proteger con contraseña. Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contraseña se deberá
activar esta opción, escribir la contraseña y Confirmarla.

El sistema permite respaldar por categorías de archivos.

• Extensión de archivos. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión.
• Máscara para nombre de archivo. Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de
acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?); este manejo también se
aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos
específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

Figura 9.3.1- 1 Respaldo de Archivos.

9.3.2 Reinstalación de Respaldo

Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Reinstalación de respaldo .

3
ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 35


Con esta opción se podrá reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos de
información que maneja esta opción son:

• Ruta de instalación. Ruta donde se encuentra instalado Aspel-SAE 4.0


• Ruta de datos. Ruta donde se encuentran las bases de datos.
• Ruta de archivos comunes. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
• Directorio origen. Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con
extensión .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que no contenga información de la base de datos se mostrara
el siguiente mensaje:

Figura 9.3.2-1 Confirmación para la sustitución del archivo.

• Contraseña. Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, se deberá escribir, de lo contrario no se podrá


realizar el proceso de reinstalación.

• ¿Qué quieres restaurar? Es posible seleccionar los datos que se necesitarán restaurar. Al seleccionar el
respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarán en la parte de
los datos que se quieren restaurar.

Figura 9.3.2-2 Reinstalación de respaldo.

9.3.3 Reinstalación de Respaldo


 Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo.

La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa, pero se recomienda que se
realicen por lo menos una vez al día, con esto se garantiza que la información siempre estará disponible bajo casi
cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al
sistema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana.

Notas del asistente:

36 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 9.3.3-1 Recordatorio.
9.4 Actualización de Archivos
 Ruta de Acceso: Utilerías/ Actualización de Archivos

Esta opción permite integrar los movimientos de los diferentes módulos cuando en la configuración del sistema
se indicó que se trabajarían los módulos de manera independiente, es decir, sin una integración de la
información, por ejemplo, para que cuando se grabará una factura no se afectará el inventario o las cuentas por
pagar del cliente al que se vendió, entonces por medio de este procedimiento podrían generarse esos
movimientos que no se generaron debido a la configuración del sistema. Otras situaciones en las que resultaría
útil es por tener activo el parámetro de facturar sin existencias, fallas de energía, problemas en el tráfico de la
red, etc.

Facturas a Cuentas por Cobrar


Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolución de facturas, que no se crearon en el alta de
documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y
cuentas por cobrar. Si los documentos fueron cancelados ya no serán contemplados en este proceso de
actualización debido a que en una cancelación de documentos la afectación se realiza en línea.

Facturas a Inventarios
Genera los movimientos en inventarios de salida: (51) Ventas, y de entrada (2) Devolución de Venta. Si los
documentos fueron cancelados ya no serán contemplados en este proceso de actualización debido a que en una
cancelación de documentos la afectación se realiza en línea.

Compras a Cuentas por Pagar


Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimientos de (1) Compras o (8)
Devolución de Compra realizados en el módulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no serán
contemplados en este proceso de actualización debido a que en una cancelación de documentos la afectación se
realiza en línea.

Compras a Inventarios
Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras y (52)
Devolución de compra realizados en el módulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no serán
contemplados en este proceso de actualización debido a que en una cancelación de documentos la afectación se
realiza en línea.

Actualización de Pendientes
El sistema realiza un “barrido” de los archivos de Facturas y Compras para actualizar en inventarios en el detalle
de cada producto los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y órdenes respectivamente.

Actualización de Ventas Anuales


Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el módulo de facturas.

Actualización de Compras Anuales


Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los movimientos registrados en el módulo de
compras.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 37


, Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se harán
las actualizaciones pertinentes como se muestra.
9.5 Corte Anual
 Ruta de acceso: Utilerías / Corte anual

Este proceso se recomienda hacer en el último día del ejercicio o en los primeros días del año siguiente, su
finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e
inventarios.

Nota: Antes de ejecutar este proceso se debe obtener un respaldo de la información, así como una impresión de
los reportes de acumulados.

En caso de seleccionar la opción de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anuales
ya sea de ventas y/o compras; según sea el caso.

Si se elige la opción de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad sé inicializan
en cero en el detalle de cada producto.

Notas del asistente:

38 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


10. BASE DE DATOS ABIERTA

10.1 Definición
Para lograr una comprensión de los próximos temas es indispensable conocer algunos conceptos referentes a las
bases de datos, así como su estructura y forma de operación dado que el propósito básico de cualquier sistema
es: recibir, almacenar y procesar la información, en primer lugar se definirá que es base de datos.

Base de Datos.- Es una colección de archivos interrelacionados, que son creados con un SMBD. El contenido de
una base de datos engloba la información concerniente a una organización, de tal manera que los datos estén
disponibles para los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia o al menos
minimizarla. Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software SMBD
y los datos a manejar, así como el personal encargado del manejo del sistema.

La Base de Datos en sí, bien puede estar formada por uno o varios archivos dependiendo del Sistema Manejador
de Base de Datos. (SMBD). Un SMBD es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada
una de las cuales es responsable de una tarea específica.
El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vez
conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular información de la base de datos.
Todas las peticiones de acceso a la base, se manejan centralizadamente por medio del SMBD, por lo que este
paquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos.

Toda la línea de los sistemas Aspel maneja la base de datos en formato Paradox® de forma predeterminada, con
opción a que se pueda manejar en alguna otra plataforma de base de datos distinta que sea soportada por el
sistema. Por ejemplo, se podrá cambiar a tipo D’base® sin necesidad de tener que hacer configuraciones
adicionales, solo bastará con que se asigne la lectura de un driver distinto y hacer las exportaciones de datos
correspondientes, a diferencia de otras plataformas que necesariamente requieren que se realicen
configuraciones en los parámetros del BDE, los orígenes de datos ODBC, etc.

ODBC, es el acrónimo para Open Data Base Conectivity, [Conectividad de Base De Datos Abierta], el cual es un
estándar universal de acceso a datos de Microsoft®.

Existen dos formas de manejar la base de datos en otras plataformas:

• Nativamente.
• Por medio de orígenes de datos ODBC.

En ambas situaciones para poder tener acceso desde los sistemas se tiene que hacer uso del BDE (Borland
Database Engine), Las plataformas más usadas que pueden ser soportadas de forma nativa son:
• Paradox®
• Db2®
• D’Base®
• MS-SQL Server®
• Oracle®
Y por medio de Orígenes de datos:
• MS Access
• MS SQL Server

En general se puede hacer uso del Driver que instale el respectivo SMBD y generar el DSN para poder hacer la
conexión con el sistema, lo cual no es del todo recomendable ya que bajo este esquema el Driver puede
presentar anomalías en el funcionamiento del sistema debido a la forma en que éste puede administrar los
recursos del sistema y de cómo estas dispuestas la librerías necesarias.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 39


10.2 Conversión y Avanzado

Conversión.- El proceso de Conversión permite exportar o convertir la base de datos a otros formatos, tales
como Paradox®, D’Base®, SQL Server®, Microsoft Access®, por mencionar algunos, obteniendo así una copia de
los archivos, sin modificar el contenido propio de los datos. En otras palabras, la conversión únicamente genera
archivos con el formato elegido, sin ser éstos los que actualice el sistema en su operación posterior a la
conversión.

Avanzado.- Mediante ésta opción se puede cambiar el formato en que el sistema manejará los datos. Se pueden
seleccionar diferentes formatos de manejadores de bases de datos, como lo son: Paradox®, D’Base®, SQL
Server®, etc. Al poder manejar los archivos de datos en diferentes formatos se puede proporcionar mayor
potencialidad al sistema, ya que se permite explotar la información administrativa al máximo mediante
aplicaciones o controles externos propios para la empresa utilizando la información generada desde el sistema. A
diferencia de la conversión, mediante ésta opción, el sistema si podrá leer y actualizar la información en todo
momento.

Figura 10.2-1 Dialogo de Avanzado.

; Exportar información.- En caso de marcar la casilla Exportar la información no sólo se cambiará el formato en
que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar
dentro de la ventana de Utilerías Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el
formato, sino que el sistema creará los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la
información, creándose así otros archivos con la información real y el cual será considerado a partir del proceso
de Avanzado. Es importante mencionar que para la versión 4.0 de Aspel-SAE el formato en el cual se intentará
leer la base de datos se guarda directamente en el archivo empresaw.sae ubicado en el Directorio de Archivos
Comunes en la subcarpeta Sistemas Aspel\SAE4.00.

10.3 Manejo de Base de Datos Abierta


Para definir acertadamente el formato recomendado para el manejo de la base de datos es necesario evaluar los
siguientes puntos.

• Requerimientos adicionales o extras de información.


• Conocimiento del manejo de base de datos con algún manejador externo.
• Mantenimiento de bases de datos mediante utilerías externas.
• Es necesario un control de acceso a la base de datos.
• Se conoce el manejo de Reporteador externo.
• Verificar la versión de los drivers soportados.

Dentro del Sistema existen dos puntos importantes que hay que diferenciar para el manejo de diferentes
formatos de bases de datos: Conversión y Avanzado. Como ya se mencionó, la opción Avanzado es la que nos
permite el cambio de Driver para el manejo de la base de datos.

Formato: Se refiere al driver utilizado para el manejo de la base de datos.

Ruta o alías: Se refiere a la ruta de los archivos de la base de datos o al alías asociado previamente a la base de
datos, desde el BDE Administrator.
Notas del asistente:

40 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


A continuación se analizarán y detallaran el cambio a dos formatos de bases de datos comúnmente utilizados:
Microsoft Access®, y MS SQL®.

10.4 Manejo en MS Access®


Para trabajar la base de datos en formato Microsoft Access® debemos recordar que esta se trabajara por medio
de ODBC y se deberá seguir el siguiente procedimiento:#

1. En Windows® se debe accesar a Orígenes de Datos ODBC (32 bits), que se regularmente se encuentra en
el Panel de Control, dentro de Herramientas administrativas (dependiendo de la versión de Windows®).

Figura 10.4-1 Panel de control/ Herramientas Administrativas.


2. En la carpeta DSN de Usuario/Sistema, se elige el Driver Microsoft Access Driver3 (*.mdb), y se oprime
el botón , el cual mostrara la versión del driver que se esta utilizando.

Figura 10.4-2 Administrador de ODBC. Figura 10.4-3 Creación de nuevo ODBC.

#
Para este tema se esta haciendo uso de Microsoft Access XP y Windows 2003 Server, por lo cuaL algunas de las ventanas
pueden variar de acuerdo a la versión y configuración del sistema operativo y la suite de Ms-Office.
3
El driver de Access de la versión 97 utiliza el motor Microsoft Jet 3.5, mientras que la versión 2000 en adelante utiliza el
motor Microsoft Jet 4.0.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 41


DSN, quiere decir Data Source Name y este puede ser de usuario, para que solamente el usuario que entra a la
sesión haga uso de el, o de sistema para que este disponible para cualquier usuario que inicie una sesión.

Figura 10.4-4 Configuración del ODBC para MS Access.

3. Se agrega el nombre del origen de datos y una descripción (opcional). Hasta este punto se pueden tener
dos opciones:

Se hace uso de esta opción cuando do ya se tiene un archivo de MS Access® (*.mdb) y se quiere que
la base de datos del sistema vaya a estar en ese archivo.

Cuando se va a crear por primera vez el archivo que va contener todas las tablas del sistema.
En ambos casos siempre se hace referencia en alguna ruta especifica un solo archivo archivo (*.mdb).

Figura 10.4-5 Selección de archivo. Figura 10.4-6 Creación de archivo.

Si eligió crear el archivo al dar aceptar aparecerá un mensaje como el siguiente:

Figura 10.4-7 Configuración del ODBC para

4. En el caso en que se deseará restringir el acceso a la base de datos debemos asignar Usuario y
contraseña desde el botón Avanzadas, apareciendo el siguiente dialogo.
Notas del asistente:

42 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 10.4-8 Asignar nombre de usuario y contraseña para acceso a la base de datos.

5. Posteriormente se deberá configurar el BDE accesando al Panel de Control y abrir BDE Administrator,
seleccionar en la pestaña de Configuration/ Drivers/ ODBC, y con el menú emergente seleccionar New
para agregar el Alias de la base de datos.

Figura 10.4-9 Alta del Alías en el BDE Administrator.

6. Posteriormente en el dialogo de Nuevo Driver ODBC , se debe indicar el nombre del Driver el cual mas
adelante se le hará mención como el “Alias”, seleccionar el nombre del ODBC, que para este caso debe
ser alguno que haga referencia a Access (*.mdb) y por ultimo seleccionar el DNS que se creó
previamente el cual debe aparecer en la lista de fuentes de datos (Data Sources). Al dar Aceptar en este
diálogo se agregara el Driver en cuestión, al árbol del BDE y ahora se deberá proceder a configurar
algunos parámetros necesarios para poder usarlo con el sistema.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 43


Figura 10.4-10 Selección de la Fuente de Datos
7. Ahora se deberá seleccionar el Driver que se acaba de dar de alta y agregar en los parámetros los
siguientes datos:

DATABASE NAME Nombre del archivo de Access con su extensión *.mdb


ODBC DSN Nombre del DSN que se dio de alta en los Orígenes de datos ODBC.
USER NAME Si se estableció seguridad para accesar a la base de datos, se deberá indicar sólo
el nombre del usuario, ya que la contraseña la pedirá momento de entrar al
sistema.

Figura 10.4-11 Parámetros que se deben configurar en el Driver.

8. Una vez que se han escrito correctamente los parámetros se deberán salvar los cambios, para lo cual, en
el menú Object/Apply o con las teclas t + $, se pondrán salvar estos cambios. En algunas ocasiones
en función del sistema operativo se deberá reiniciar el equipo para que estos cambios tengan efecto.
Nótese que al generar cambios en alguno de los parámetros, el nombre del Driver presenta en la parte
izquierda un triangulo en color verde, en señal de que se está en modo de edición.

Notas del asistente:

44 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 10.4 -12 Aplicación de cambios
en los parámetros del Driver.

9. El siguiente paso consiste en configurar dentro del sistema Aspel el Driver que se utilizará para el
almacenamiento, lectura y procesamiento de la información que se ingrese en el sistema. Esto se hace
de la siguiente forma:

Desde el sistema, dentro Utilerías/Control de Archivos, se debe ejecutar el proceso de Avanzado, e indicar el Tipo
que en este caso deberá ser nombre que asignamos al alías dentro de los orígenes de datos ODBC, o de otra
forma es el nombre del DSN que se dio de alta.

Figura 10.4-13 Proceso de conversión por comando Avanzado.

Al aceptar solicitará un nombre de usuario y contraseña el cual deberá ser escrito correctamente, en caso de no
haber asignado un Usuario y Contraseña a la base de datos, bastará con Aceptar la ventana de inicio de sesión.

Figura 10.4-14 Inicio de sesión.


Al entrar al archivo de Access, que es el contendrá todas las tablas del sistema se visualizar de la siguiente forma:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 45


Figura 10.4-15 Tablas del sistema en un solo archivo .mdb.

10.5 Manejo En MS-SQL®

Microsoft SQL Server es un SMDB, de los mas importantes y usados en la actualidad por grandes empresas, pues
brinda varias características que permiten crear y administrar aplicaciones de base de datos entre las cuales
encontramos los sistemas Aspel que cuentan con la posibilidad de interactuar en línea con este Servidor. Lo cual
permitirá establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos,
instrucciones Transact-SQL multilingüe y otras características que permitirán explotar la información de los
sistemas la máximo.

Antes de realizar la conversión de la Base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos:

• Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server.


• Tener instalado MS SQL-Server en alguna de las siguientes plataformas: Windows NT®, Windows XP®,
Windows 2000 ® o Windows 2003®.
• Definir los perfiles de usuarios en Windows® y MS-SQL®, los cuales accederán a la base de datos desde
las terminales.

Para manejar la Base de datos en MS-SQL® debemos seguir el siguiente procedimiento:

1. En el Servidor MS-SQL® se deberá crear de forma manual la base de datos, entrando a SQL Server
Enterprise Manager.
2. Una vez dentro, debemos seleccionar el servidor que usaremos para los sistemas Aspel y ubicarnos en la
carpeta llamada DataBases (Bases de Datos),para que con el menú contextual o Acción/Nueva base de
datos podamos crear la base de datos.

Notas del asistente:

46 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 10.5-1 Creación de la Base de Datos desde SQL Server Enterprise Manager.

3. Dentro de las propiedades al generar la Base de datos, indicamos el nombre y la ruta deseados, dejando
las demás propiedades con el valor predeterminado.

Figura 10.5-2 Propiedades de la Base de datos en SQL.

4. El siguiente paso es dar de alta a los Usuarios que tendrán acceso a la base de datos específica dentro de
SQL-Server® Enterprise Manager/ Seguridad/ Inicios de sesión (Logins)/Acción/Nuevo Inicio de sesión

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 47


Figura 10.5-3 Alta de Nuevo inicio de sesión.

Dentro de esta ventana se deberán indicar varios parámetros:


• Nombre del usuario.
• Forma de autenticación (Windows o SQL Server)

Autenticación Windows®
Para utilizar este tipo de autenticación en Windows® Server es necesario que los usuarios posean una cuenta en
la máquina del servidor u otro dominio reconocido por el servidor. Se puede crear una cuenta de un usuario
genérico para acceder al directorio confidencial, o bien un grupo con permisos de acceso al directorio, grupo al
que luego se añaden uno a uno los usuarios autorizados.

Para uso de Dominios, el modelo de dominio NT es flexible y soporta una amplia gama de configuraciones de red,
desde un solo dominio en una ubicación a dominios multi-maestros que hay en todo el mundo. Asimismo, la
plataforma NT sienta las bases para una seguridad integrada para la familia BackOffice de servicios de aplicación,
incluyendo Microsoft Exchange, Microsoft Systems Management Server y SQL Server, por lo que se podría decir
que la existencia de un Dominio no implica problemas para la configuración del sistema Aspel.

Autenticación SQL Server®


La autenticación de SQL Server se basa en una conexión de seguridad no confiable entre el servidor y el cliente.
En este modo, SQL Server debe pasar un nombre de inicio de sesión y una contraseña válidos (independientes del
inicio de sesión de Windows) a SQL Server. Se debe tener en cuenta que este método es menos seguro que la
autenticación de Windows. Este método no exige una longitud mínima para la contraseña.
• Base de datos a la que se otorgará el acceso.
• En la carpeta Acceso a Base de Datos (DataBases Access), se deben especificar las bases de datos a las
que tendrá acceso y los permisos que tendrá el usuario en cuestión a las bases de datos, marcando las
casillas correspondientes, que para efectos de 4esta configuración solo será necesario marcar las
siguientes casillas:
; Public
; Db_owner

Como se muestra a continuación:

Notas del asistente:

48 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 10.5-4 Asignación de permisos a los usuraos de SQL.

De forma predeterminada con esto no debe haber ningún problema para configurar el sistema Aspel con SQL
Server, pero si por razones de seguridad para la empresa fuera necesario establecer permisos mas específicos
esto se puede hacer, pero implica un conocimiento avanzado sobre la Administración de SQL Server®.

5. A continuación se debe hacer la configuración del BDE Administrator. Recordemos que esta una
aplicación que es instalada por los sistemas Aspel para poder tener acceso a las diferentes bases de
datos y es el acrónimo de (Borland DataBase Engine). Una vez que ya se tiene abierto el BDE se deberá
seleccionar la pestaña de Databases.

Figura 10.5-5 Agregar Base de datos desde el BDE Administrator.


Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 49


En seguida el sistema solicita el nombre del Driver para generar el nuevo Alias para la Base de datos, donde
debemos seleccionar MS-SQL®.

Figura 10.5-6. Selección del Driver para la Base de datos.

Una vez que se da de alta el nuevo Alias, de forma predeterminada aparecerá el nombre MSSQL y un numero
consecutivo, es decir, MSSQL?, tal como se ve en la imagen.
En esta parte se deberá configurar algunos parámetros como son:

Parámetro Dato
DATABASE NAME Nombre de la base de datos
SCHEMACACHEDIR Ruta del NETDIR (Aspelcache)
SERVER NAME Nombre del servidor SQL3
USER NAME usuario

Figura 10.5-7 Configuración de la Base de Datos en el BDE.

3
Dado que SQl Server® funciona por medio de un servicio, en esta parte se debe escribir el nombre correcto del servidor SQL
Server®, el cual en muchas ocasiones puede coincidir con el nombre la maquina que funge como servidor.
Notas del asistente:

50 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Una vez que se han escrito los parámetros correctamente se deberán salvar los cambios en el menú
Object/Apply o con el menú contextual. Recordemos que el sistema solicitará que se reinicie el equipo para que
los cambios sean registrados lo cual será indispensable o no, dependiendo del sistema operativo.

Figura 10.5-8 Configuración de la Base de Datos en el BDE.


Antes de continuar, se podrá realizar una prueba de Comunicación entre el BDE y el servidor SQL, seleccionando
el Alias y por medio del menú Object/Open, donde solicitará el nombre y contraseña del Usuario para
Autenticación por SQL Server.

Figura 10.5- 9 Autenticación por SQL Server.

Esta pantalla aparecerá cada vez que se ingrese al sistema.


Al agregar la base de datos el sistema reconoce automáticamente el Nombre del Servidor, el Schema Cache Dir
para los Archivos temporales, así como el Usuario que nosotros ingresemos al realizar la Autentificación.

Si todos los datos están correctos el icono del Alias en el cual se está realizando la prueba de conexión, deberá
aparecer encerrado con un cuadro en color verde.

Figura 10.5-10 Base de datos con conexión activa al Servidor


de SQL Server dentro del BDE Administrator.

6. Finalmente, desde le sistema Aspel se deberá ingresar a Utilerías / Control de Archivos y ejecutar el
proceso de Avanzado, seleccionar en Tipo MSSQL, y en ruta o alías el objeto que se registro y se creó
dentro del BDE.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 51


Figura 10.5-11 Conversión de la Base de Datos.

Al aceptar solicitara un nombre de usuario y contraseña el cual deberá ser escrito correctamente.

Como ya se vio en el tema de Control de archivo del curso anterior al indicar que si se hace un copiado de la
información si es que existe, si se indica que no solo se cambia la lectura del Driver.

Para corroborar el correcto funcionamiento podríamos ingresar a Enterprise Manager de SQL Server®, y verificar
que las Tablas ya deben estar, con la información de la base de datos original si es que se realizo la importación
como lo muestra la siguiente imagen.

Figura 10.5-12 Tablas creadas en SQL Server.

Estaciones de Trabajo
Adicionalmente también se deben configurar las estaciones de trabajos donde estarán los sistemas.
• Se debe tener instalado SQL Server® en la terminal, ya sea como cliente o como Servidor.
• Hacer el registro del Servidor SQL en el equipo que fungirá como cliente por medio del asistente en cada
uno de las terminales.
• Hacer la configuración del BDE en cada una de las terminales.
• Ejecutar el proceso de Avanzado en cada estación de trabajo, indicando que no se desea realizar la
exportación al momento en que es solicitado, dado que las tablas ya fueron creadas en el servidor y
posiblemente ya se tenga información.
Notas del asistente:

52 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Operaciones con Base de Datos Abierta
Una de las ventajas de manejar la base de datos abierta, es que se tiene la potencialidad de poder realizar
operaciones u obtener reportes adicionales con ayuda de alguna aplicación externa al sistema. Ésta parte está
orientada a mostrar el funcionamiento interno de algunos procesos del sistema y la correspondiente afectación
en la base de datos.

Esta sección exige por parte del asistente un nivel de conocimientos especializados en algunas áreas de la
informática y/o sistemas computacionales, sin embargo se explicarán paso a paso los procesos que se ejecuten,
para que puedan ser de aplicación general por casi cualquier tipo de usuario.

10.6 Tablas del Sistema

Para comprender el funcionamiento del sistema a nivel de archivos y poder realizar operaciones sobre los datos,
es importante conocer las tablas del sistema, así como sus estructuras, los tipos de datos y nombre de todos y
cada uno de los campos. A continuación se muestra una lista de cada uno de los archivos o tablas de ASPEL-SAE
4.0, con una breve descripción de que es lo que almacenan en estricto orden alfabético.

No Tabla Descripción
1 ACOMPxx Acumulado de compras
2 ACO0Pxx CC* Acumulado de compras
3 ACTCATxx Catálogo de actividades
4 ACTC0Txx CC* Catálogo de actividades
5 AFACTxx Acumulados de Ventas
6 AFA0Txx CC* Acumulados de ventas
7 BITAxx Catálogo de Actividades
8 BI0Axx CC* Catálogo de Actividades
9 CAMPxx Catálogo de Campañas
10 CA0Pxx CC* Catálogo de campañas
11 CITASxx Catálogo de citas
12 CI0ASxx CC* Catálogo de citas
13 CLIExx Catálogo de clientes
14 CL0xx CC* Catálogo de clientes
15 CLIECFDxx Catálogo de clientes que se les genera CFD’s
16 CLIEC0Fxx CC* logo de clientes que se les genera CFD’s
17 CLINxx Catálogo de líneas de inventarios
18 CL0Nxx CC* Catálogo de líneas de inventarios
19 CNSESTxx Catálogo de estadísticas
20 CNSE0Txx CC* Catálogo de estadísticas
21 CONCxx Catálogo de conceptos de CxC
22 CO0Cxx CC* Catálogo de CxC
23 CONDxx Condiciones de movimientos al inventario
24 CO0Dxx CC* Condiciones de movimientos al inventario
25 CONMxx Condiciones de movimientos al inventario
26 CO0Mxx CC* Condiciones de movimientos al inventario
27 CONPxx Conceptos de CxP

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 53


28 CO0Pxx CC* Conceptos de CxP
29 COLORxx Catálogo de colores
30 COL0Rxx CC* Catálogo de colores
31 COM0Y1 Partidas de compras
32 COMPxx Encabezados de compras
33 COM0xx CC* de compras
34 CONDBITAxx Condiciones de bitácora
35 CONDBI0Axx CC* Condiciones de bitácora
36 CONDCRMxx Condiciones de administración de clientes.
37 CONDC0Mxx CC* Condiciones de administración de clientes.
38 CONDFCxx Condiciones de facturas y compras.
39 CONTACxx Contactaos de clientes.
40 CONT0Cxx CC* Contactos de clientes.
41 CONTACxx Contactaos de proveedores.
42 CONT0Pxx CC* Contactaos de proveedores.
43 CTAESQxx Cuentas contables del esquema de impuestos.
45 CTAE0Qxx CC* Cuentas contables del esquema de impuestos.
46 CUENxx Catálogo de cuentas por cobrar.
47 CU0Nxx CC* Catálogo de cuentas por cobrar.
48 DESEDOxx Descripción de actividades.
49 DESE0Oxx CC* Descripción de actividades.
50 EDCLCAxx Actividades de clientes por campaña.
51 EDCL0Axx CC* Actividades de clientes por campaña.
52 EDOCAMxx Estado de las campañas.
53 EDOC0Mxx CC* Estado de las campañas.
54 FA0TY1 Partidas de ventas.
55 FACTxx Encabezados de ventas.
56 FA0Txx CC* Ventas.
57 FILTxx Filtro necesario de fechas.
58 FIL0xx CC* Filtros de fechas.
59 FolC0Cxx CC* Folios de CxC.
60 FolC0Pxx CC* Folios de CxP.
61 GUICAMxx Guías de campañas.
62 GUIC0Mxx CC* Guías de campañas.
63 HNUMSERxx Histórico de números de serie.
64 HNUMS0Rxx CC* Histórico de números de serie.
65 IMPUxx Catálogo de esquemas de impuestos.
67 IM0Uxx CC* Catálogo de esquemas de impuestos.
68 INFCLIxx Información del cliente “MOSTR”.
69 INFC0Ixx CC* Información del cliente “MOSTR”.
70 INTCOIxx Interfaz con COI.
71 INTC0Ixx CC* Interfaz con COI.
72 INVExx Catálogo de inventarios.

Notas del asistente:

54 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


73 IN0Exx CC* Catálogo de inventarios.
74 KITSxx Catálogo de KIT’s
75 KI0Sxx CC* Catálogo de KIT’s
76 LNKOLKCxx Contactos en Outlook® para clientes.
77 LNKOL0Cxx CC* Contactos en Outlook® para clientes.
78 LNKOLKPxx Contactos en Outlook® para proveedores.
79 LNKOL0Pxx CC* Contactos en Outlook® para proveedores.
80 LTPDxx Catálogo de Lotes y pedimentos.
81 LT0Dxx CC* Catálogo de Lotes y pedimentos.
82 MINVxx Movimientos al inventario.
83 MI0Vxx CC* Movimientos al inventario.
84 MONEDxx Catálogo de monedas.
85 MON0Dxx CC* Catálogo de monedas.
86 MULTxx Multialmacenes.
87 MU0T.xx CC* Multialmacenes.
88 NUMSERxx Catálogo de números de serie.
89 NUMS0Rxx CC* Catálogo de números de serie.
90 OCLIxx Observaciones de clientes.
91 OC0Ixx CC* Observaciones del cliente.
92 OCOMxx Observaciones de compras.
93 OC0Mxx CC* Observaciones de compras.
94 OCXCxx Observaciones de CxC.
95 OC0Cxx CC* Observaciones de CxC.
96 OCXPxx Observaciones de CxP.
97 OC0Pxx CC* Observaciones de CxP.
98 OFACxx Observaciones de facturas.
99 OF0Cxx CC* Observaciones de facturas.
100 OINVxx Observaciones de inventarios.
101 OI0Vxx CC* Observaciones de inventarios.
102 OLTPDxx Observaciones de Lotes y pedimentos.
103 OLT0Dxx CC* Observaciones de Lotes y pedimentos.
104 OMINxx Observaciones de movimientos al inventario.
105 OM0Nxx CC* Observaciones de movimientos al inventario.
106 OPRVxx Observaciones de proveedores.
107 OP0Vxx CC* Observaciones de proveedores.
108 PAGAxx Catálogo de CxP.
109 PA0xx CC* Catálogo de CxP.
110 PERIODOSxx Tabla de periodos.
111 PERIOD0Sxx CC* tabla de periodos.
112 POLIxx Catálogo de políticas de ventas.
113 PO0Ixx CC* Catálogo de políticas de ventas.
114 PROVxx Catálogo de proveedores.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 55


115 PR0Vxx CC* Catálogo de proveedores.
116 RESCATxx Catálogo de resultados.
117 RESC0Txx CC* Catálogo de resultados.
118 TALLAxx Catálogo de tallas.
119 TAL0Axx CC* Catálogo de tallas.
120 VENDxx Catálogo de vendedores.
121 VE0Dxx CC* Catálogo de vendedores.
122 ZONAxx Catálogo de zonas.
123 ZO0Axx CC* Catálogo de zonas.

* Hace referencia a la Cifra de Control.

Para llevar un control más eficiente de la cantidad de registros que se lleva por cada tabla, los sistemas Aspel
manejan unas tablas denominadas Cifra de Control, las cuales se encargan de llevar la cantidad de registros que
contienen las tablas, Folios, Tipos de documento, etc.

Campo.- Es la unidad más pequeña a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el punto de vista del
programador representa una característica de un individuo u objeto.
Registro.- Colección de campos de iguales o de diferentes tipos.

10.7 Vinculación de Tablas

Para efectos de abrir la base de datos con una herramienta que permita hacer diferentes procesos con los datos y
que sea de uso común para cualquier usuario, haremos uso de MS-Access® por medio una vinculación de tablas,
esto quiere decir que en un archivo de MS-Access®, vamos a mandar llamar las tablas de forma vinculada para
que cualquier afectación que se haga en cualquiera de las tablas se vea directamente reflejada en los datos del
sistema.

Existen otros SMBD que permiten abrir la información dependiendo en que formato se encuentren los datos, por
ejemplo:

• Sí la base esta en Paradox® se podrá abrir con MS-Access®, Data Base Desktop 32® (DBD32).
• Si la base esta D’base se podrá abrir con DBD32®, MS-Access®, Visual FoxPro®.

Para poder empezar a abrir las tablas se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Accesar a MS-Access® y Generar una base de datos nueva, de preferencia en el directorio donde están
los datos (aun que puede estar en cualquier otra parte), con el nombre database.mdb.
2. Menú Archivo/Obtener datos externos Vincular tablas o con el menú contextual.

Existen dos formas de extraer datos desde MS-Access®, una es Importarlos y la otra es Vinculándolos; la primera
sólo genera una copia con los datos del archivo original en una tabla, mientras que la segunda genera un vinculo
dinámico, el cual es un espejo, en donde los datos que se ven, son una lectura de los datos del archivo original,
por lo cual al hacer algún cambio se verán reflejados inmediatamente en la tabla original.

3. Al seleccionar Vincular tablas, aparecerá un cuadro de diálogo donde solicitará la ruta de los archivos
que se van a vincular y para poder encontrarlos de una forma mas rápida y fácil, en la lista desplegable

Notas del asistente:

56 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


del Tipo de Archivo se debe seleccionar el formato de base de datos, que en este caso será Paradox®,
para que el directorio que seleccionemos solo muestre archivos de se tipo

Figura 10.7-1 Selección de archivos para vincular.

4. Por ultimo solo se debe oprimir el botón , apareciendo el siguiente mensaje.

Al generarse el vínculo se mostrará la tabla con su correspondiente nombre. Para diferenciar una tabla normal
con una que se encuentra vinculada se asigna un icono el cual contiene un prefijo haciendo referencia a su tipo,
que para el caso de Paradox® será o para D’Base® será .

Este proceso se deberá hacer con cuantas tablas se desee vincular. Una vez que se tienen vinculadas todas las
tablas se podrá abrir para consultar la información que contengan.

Cada una de las tablas contiene su propia estructura (Layout) la cual con
cualquier manejador de base de datos puede ser consultada, por ejemplo en
MS-Access®, al seleccionar cualquier tabla y oprimir el botón , mostrará
la estructura de la tabla.

La estructura de las tablas incluye básicamente:


• Nombre del campo.
• Tipo de dato.
• Llave primaria.
• Validaciones especificas de cada campo.

t Cualquier información sobre el Layout sólo es informativa, ya que no se


debe cambiar la estructura de las tablas, debido a la programación del sistema.
Cualquier SMBD actual deberá poder manejar por lo menos los siguientes
elementos:
Figura 10.7-2 Estructura de • Tablas
una tabla visualizada desde • Consultas, Vistas o Querys
MS-Access.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 57


10.8 Consultas
Las consultas serán las que nos permitirán explotar y manipular la información de una forma extraordinaria,
haciendo uso de SQL proveniente del acrónimo Structure Query Lenguaje (Lenguaje estructurado de Consultas).
Este lenguaje contiene una sintaxis universal en la mayor parte de su diccionario, por lo cual su aprendizaje y
aplicación viene acompañado de muchos beneficios.

Existen básicamente dos tipos de instrucciones SQL:

DDL.- Del acrónimo Definition Data Lenguaje, definición de datos que permiten crear y definir nuevas bases de
datos, campos e índices.

DML.- Del acrónimo Data Manipulation Language que permiten generar consultas para ordenar, filtrar y extraer
datos de la base de datos.

Para efectos de este curso solo veremos los comandos DML:


Comando Descripción
SELECT Utilizado para consultar registros de la base de datos que satisfagan un criterio determinado.
INSERT Utilizado para cargar bloques de registros en la base de datos en una única operación.
UPDATE Utilizado para modificar los valores de los campos y registros especificados.
DELETE Utilizado para eliminar registros de una tabla de una base de datos.
Existen también una serie de cláusulas las cuales nos permitirán poder condicionar o filtrar la información que
estamos consultando manipulando.

Cláusula Descripción
FROM Utilizada para especificar la tabla de la cual se van a seleccionar los registros.
WHERE Utilizada para especificar las condiciones que deben reunir los registros que se van a
seleccionar.
GROUP BY Utilizada para separar los registros seleccionados en grupos específicos.
HAVING Utilizada para expresar la condición que debe satisfacer cada grupo
ORDER BY Utilizada para ordenar los registros seleccionados de acuerdo con un orden específico
Ascendente o Descendente (ASC/DESC)

Al utilizar condiciones o cláusulas necesariamente se deben utilizar operadores los cuales se encargarán de
evaluar en base aciertos criterios la cláusula específica, los cuales se clasificarán en:
• Lógicos
• Comparación.

Lógicos:
Operador Uso
AND Es el "y" lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad sólo si ambas son
ciertas.
OR Es el "o" lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad si alguna de las dos es
cierta.
NOT Negación lógica. Devuelve el valor contrario de la expresión.

Comparación:
Operador Uso
< Menor que
> Mayor que

Notas del asistente:

58 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


<> Distinto de
<= Menor ó Igual que
>= Mayor ó Igual que
= Igual que
BETWEEN Utilizado para especificar un intervalo de valores
LIKE Utilizado para comparar de un modelo, solo para cadenas de texto.
In Utilizado para especificar registros de una base de datos.

Las funciones de agregado se usan dentro de una cláusula SELECT en grupos de registros para devolver un único
valor que se aplica a un grupo de registros.

Función Descripción
AVG Utilizada para calcular el promedio de los valores de un campo determinado.
COUNT Utilizada para devolver el número de registros de la selección.
SUM Utilizada para devolver la suma de todos los valores de un campo determinado
MAX Utilizada para devolver el valor más alto de un campo especificado
MIN Utilizada para devolver el valor más bajo de un campo especificado

Instrucciones de Consulta
Son aquéllas instrucciones SQL que nos permiten seleccionar un conjunto de registros estableciendo filtros.

SELECT
Selecciona los registros de una tabla.
Sintaxis:
SELECT * FROM Tabla
SELECT Tabla.Campo1, Tabla.Campo2, Tabla.Campo3,… FROM Tabla

Ejemplos:
SELECT * FROM CLIE01

\* Selecciona todos los registros de la tabla del Catálogo de clientes.

SELECT CLIE01.NUM_REG, CLIE01.CCLIE, CLIE01.NOMBRE, CLIE01.LIM_CRED,


CLIE01.SALDO
FROM CLIE01

\* Selecciona explícitamente los campos: CLIE01.NUM_REG, CLIE01.CCLIE, CLIE01.NOMBRE, CLIE01.LIM_CRED,


CLIE01.SALDO del Catálogo de clientes, en vez de mandar llamar todas las columnas con el comodín (*), se
recomienda que en lo sumo posible se use el nombre de la tabla y nombre del campo separados por un punto (.)
ya que es posible que al escribir una consulta donde se haga referencia a dos tablas y en ambas tablas exista un
campo con el mismo nombre se pueda saber a cual se hace referencia.

AS
Es una funcionalidad del lenguaje que permite establecer un alias a un campo u operación es decir, llamar a un
campo por un nombre distinto del que tiene establecido en su estructura.
Sintaxis:
SELECT (Tabla.Campo1) AS Alias FROM Tabla

Ejemplo:
SELECT (CLIE01.LIM_CRED) AS LIMITE_CREDITO FROM CLIE01

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 59


\* El campo CLIE01.LIM_CRED se le puede llamar completamente LIMITE_CREDITO.

Predicado en Consultas
Estas consultas son aquellas donde se le indicara una serie de cláusulas para que la información sea filtrada por
criterios específicos.

SELECT [TOP] / UPDATE / DISCTICT / DISTINCTROW


FROM Tabla
WHERE Campo [OPERADOR] Criterio
HAVING
BETWEEN Criterio1 AND Criterio2
ORDER BY Campo ASC/DESC

TOP
Selecciona los primeros N registros de una tabla.
Sintaxis:
SELECT TOP [N] * FROM Tabla

Ejemplo:
SELECT TOP 10 * FROM CLIE01

\* Devuelve los primeros 10 registros del Catálogo de clientes.

WHERE
Se utiliza para indicar criterios de selección en relación a un o más campos, haciendo uso de operadores lógicos y
aritméticos.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo [Operador] Criterio

Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE Status = ‘A’

\* Devuelve todos los registros del Catálogo de clientes que tengan estatus Activo “A”.

ORDER BY
Este comando ordena los registros por el campo indicado en un orden especifico, que de forma predeterminada
es Ascendente ASC o puede ser Descendente con al indicación DESC.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
ORDER BY Campo ASC/DESC

Ejemplos:
SELECT * FROM CLIE01
ORDER BY NOMBRE ASC

\* Devuelve el Catálogo de clientes ordenado alfabéticamente.

SELECT * FROM CLIE01


WHERE Saldo = 10000
ORDER BY Nombre DESC

\* Devuelve el Catálogo de clientes donde STATUS sea Activo “A”, ordenado alfabéticamente, en orden
descendente. En este caso se utilizo el operador =, sin embargo se pueden hacer evaluaciones mas especificas
con los operadores <,>, <>, <=, >=, etc.

Notas del asistente:

60 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


SELECT * FROM CLIE01
WHERE SALDO >= 15000
ORDER BY CCLIE ASC

\* Devuelve el Catálogo de clientes donde el saldo sea mayor o igual a 15,000, ordenado de forma
ascendentemente por la clave. Se pueden hacer búsquedas mas especificas anidándolas por medio de AND.

SELECT * FROM CLIE01


WHERE SALDO >= 15000 AND SALDO <= 50000
ORDER BY CCLIE ASC

\* Devuelve el Catálogo de clientes donde el saldo sea mayor o igual a 15,000 y menor o igual a 50,000, se puede
usar AND para concatenar evaluaciones de campos diferentes. Esta consulta también se puedo haber escrito con
el operador BETWEEN.

BETWEEN
Extrae un rango específico de datos provenientes de algún campo de una tabla.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo BETWEEN dato_Inicial AND Dato_Final

Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE SALDO BETWEEN 15000 AND 50000
ORDER BY CCLIE ASC

LIKE
Este operador se utiliza cuando se va a comparar algún dato con otro, cuando estos son exclusivamente cadenas
de caracteres, para datos numéricos se debe usar operadores aritméticos.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
WHERE Campo LIKE Cadena

Ejemplo:
SELECT * FROM CLIE01
WHERE Nombre LIKE “importadora”

\* Selecciona todos los registros de la tabla del Catálogo de clientes, donde el nombre sea como ‘importadora’.

Con este operador debido a que su manejo es con cadenas, es posible usar comodines antes y/o después del
criterio de búsqueda. Supongamos que dentro del Catálogo de clientes se quiere encontrar a todos aquellos
clientes que tengan dentro del nombre la palabra ‘import’.

SELECT * FROM CC110501


WHERE Nombre LIKE “*import*”

Se deduce entonces que se pueden hacer una búsqueda haciendo uso del comodín antes y después del criterio d
búsqueda.

\* Devuelve todos los registros que en el campo Nombre tengan la palabra “import” en cualquier parte de la
cadena.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 61


DISTINCT
Omite los registros que contienen datos duplicados en los campos seleccionados. Para que los valores de cada
campo listado en la instrucción SELECT se incluyan en la consulta deben ser únicos.
Sintaxis:
SELECT DISTINCT Campos FROM Tabla

Ejemplos:
SELECT DISTINCT CVE_DOC FROM FA0TY1

\* Esta tabla almacena las partidas de las ventas y por lo tanto, al ejecutar esta consulta se detectarían aquellos
documentos que solo tengan una partida.

DISTINCTROW
Omite datos que se basan en registros completamente duplicados, no sólo en campos duplicados.; a diferencia
del predicado anterior que sólo se fijaba en el contenido de los campos seleccionados, éste lo hace en el
contenido del registro completo independientemente de los campos indicados en la cláusula SELECT.
Sintaxis:
SELECT DISTINCTROW Campos FROM Tabla

Esta situación muy difícilmente se va a dar en los sistemas Aspel ya que las tablas contienen campos llaves que
nunca permitirán un campo duplicado, además de que contienen muchos campos.

Funciones de Agregado
Estas funciones permiten agrupar información ya sea por igualdad en los datos de los campos o por la aplicación
de alguna función aritmética. Al ser usadas implica que se deben aplicar a cada uno de los campos que se
invoquen en la consulta, por lo tanto se va hacer omisión del comodín (*).
Algunas de ellas solo son aplicables a campos que tengan algún tipo de datos numérico.

GROUP BY
Combina los registros con valores idénticos, en la lista de campos especificados, en un único registro. Para cada
registro se crea un valor sumario sí se incluyera una función SQL agregada, como por ejemplo Sum o Count, en la
instrucción SELECT.
Sintaxis:
SELECT campos FROM tabla WHERE criterios GROUP BY campos del grupo

Ejemplo:
SELECT FA0TY1.CVE_DOC
FROM FA0TY1
GROUP BY FA0TY1.CVE_DOC

\* Devuelve una lista agrupada de los documentos generados en las partidas, que se podría comparar con la lista
de los encabezados para saber que existen los mismos documentos en un archivo y otro.

GROUP BY es opcional. Los valores de resumen se omiten si no existe una función SQL agregada en la
instrucción SELECT. Los valores Null en los campos GROUP BY se agrupan y no se omiten. No obstante, los
valores Null no se evalúan en ninguna de las funciones SQL agregadas.
Se utiliza la cláusula WHERE para excluir aquellas filas que no se desean agrupar, y la cláusula HAVING para
filtrar los registros una vez agrupados.

AVG
Calcula la media (promedio) de un grupo de registros. La media calculada por Avg es la media aritmética (la
suma de los valores dividido por el número de valores). La función Avg no incluye ningún campo Null en el
cálculo y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT AVG (CampoX) AS Alias FROM Tabla

Notas del asistente:

62 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Ejemplo:
SELECT AVG(CLIE01.SALDO) AS PROM_SALDO
FROM CLIE01

\* Devuelve la media o promedio del saldo de los clientes.

COUNT
Calcula el número de registros devueltos por una consulta y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT COUNT (CampoX) AS Alias FROM Tabla

Ejemplo:
SELECT COUNT (CLIE01.CCLIE) AS NUM_CLIENTES
FROM CLIE01
WHERE CLIE01.STATUS = "S"

\* Devuelve el numero de clientes que tiene estatus de Suspendido.

MIN / MAX
Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta,
y forzosamente utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT MAX (CampoX) AS Alias FROM Tabla
SELECT MIN (CampoX) AS Alias FROM Tabla

Ejemplo:
SELECT MAX (CLIE01.SALDO) AS Max_SALDO
FROM CLIE01

\* Devuelve el registro de clientes que tenga el mayor saldo y se puede hacer lo contrario usando la función MIN.

SUM
Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo específico de una consulta y forzosamente
utiliza un alias para el campo.
Sintaxis:
SELECT SUM (campoX) AS Alias FROM tabla

Ejemplo:
SELECT SUM(CLIE01.SALDO) AS TOTAL_SALDO
FROM CLIE01

\* Devuelve la suma del saldo de todos los clientes, en un campo llamado TOTAL_SALDO.

Así como las funciones AVG, SUM, MIN y MAX, también existen algunas otras funciones de tipo estadístico.

HAVING
Especifica qué registros agrupados se muestran en una instrucción SELECT con una cláusula GROUP BY. HAVING
es similar a WHERE, que determina los registros que se seleccionan. Después de que los registros se agrupen con
GROUP BY, HAVING determina qué registros se muestran.
Sintaxis:
SELECT campos
FROM tabla
WHERE criterios
GROUP BY campos
HAVING FUNCION(criteriosdegrupo)

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 63


Ejemplo:
SELECT FA0TY1.TIP_DOC, FA0TY1.CVE_DOC, COUNT(FA0TY1.CVE_ART) AS DOCTOS
FROM FA0TY1
GROUP BY FA0TY1.TIP_DOC, FA0TY1.CVE_DOC
HAVING COUNT(FA0TY1.TIP_DOC) = "F"

\* Toma del archivo de partidas, aquellos registros que son facturas, agrupando el tipo de documento en la
función de agregado, la clave de los documentos, posteriormente con otra función cuenta el numero de partidas,
permitiendo conocer cuantas partidas realmente tiene el archivo de partidas por documento de factura, para
poder ser comparado con el de encabezados.

Operadores Especiales
IN
Es ocasiones es necesario la recuperación de información que se encuentra contenida en una tabla que no se
encuentra en la base de datos que ejecutará la consulta o que en ese momento no se encuentra abierta, esta
situación la podemos solventar con la palabra reservada IN.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM Tabla
IN Valores/Tabla/Ruta “Tipo”

Ejemplos:
SELECT * FROM CLIENTES IN
"C:\Aspel\DAC\Sistemas Aspel\SAE4.0\Ejemplos" "Paradox 4.x;"

\* Se abre el Catálogo de clientes del mes de diciembre especificando la ruta y el tipo de base de datos.

SELECT * FROM CLIENTES WHERE Nombre In ('Gruas', 'Importadora',


'Construcciones')

\* Busca los registros que contengan en el campo nombre cualquiera de las coincidencias indicadas.

Esta cláusula, tiene en si, varios usos por ejemplo se puede hacer una combinación con el operador NOT,
trayendo todo lo que no coincida con algún predicado especifico.
Existe un operador equivalente llamado EXIST.

A continuación se hará una consulta donde se combinarán todos los comandos vistos hasta ahora.
SELECT FACT01.CVE_DOC, FACT01.NUM_REG, FACT01.TIP_DOC
FROM FACT01
WHERE (((FACT01.CVE_DOC) In (SELECT [CVE_DOC] FROM [FACT01] As Tmp GROUP BY
[CVE_DOC] HAVING Count(*)>1 )))
ORDER BY FACT01.CVE_DOC, FACT01.TIP_DOC

\* Recordando que DISTINCT manda solo campos especificados donde la información contenida es distinta, esto
es para hacer mas especifica la búsqueda, devolviendo los campos FACT01.CVE_DOC, FACT01.NUM_REG y
FACT01.TIP_DOC, cuando CVE_DOC esta duplicado, evaluándolo contra una agrupación del mismo campo
CVE_DOC de la misma tabla, es por ello que se utiliza un alias para la tabla y donde la aplicación de la función
COUNT sea mayor a uno, es decir que encontró mas de un registro duplicado.

Cabe mencionar que esta consulta si va a mandar duplicados debido a que CVE_DOC puede tener el mismo valor
para TIP_DOC, es decir, por ejemplo el documento 1 puede existir para Facturas, remisiones, cotizaciones y
devoluciones. Se puede hacer más grande la consulta para que valide ambos campos, en este caso no mandaría
duplicados pues Aspel-SAE esta a prueba de duplicados.

Notas del asistente:

64 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Instrucciones de Acción
Son aquéllas instrucciones SQL que nos permiten modificar un conjunto de registros estableciendo predicados.

UPDATE
Crea una consulta de actualización que cambia los valores de los campos de una tabla especificada basándose en
un criterio específico.
Sintaxis
UPDATE tabla
SET Campo1, Campo2,… CampoN
WHERE Criterios

Ejemplo:
UPDATE CLIE01
SET DIAS_CRE = DIAS_CRE + 15
WHERE SALDO <= 10000

\* Esta consulta actualiza el los días de crédito, incrementándoles 15 días, solo a aquellos clientes que su saldo
sea menor a 10,000.00.

DELETE
Crea una consulta que elimina los registros de una o más de las tablas listadas en la cláusula FROM que
satisfagan la cláusula WHERE. Esta consulta elimina los registros completos, no es posible eliminar el contenido
de algún campo en concreto.
Sintaxis:
DELETE FROM Tabla
WHERE criterio

Ejemplo:
DELETE FROM MINV01
WHERE NUM_ALM > 50

\* Esta consulta borra los registros de la tabla MINV01 donde el numero de almacén sea mayor a 50.

Por ultimo veremos sentencias que permiten relacionar tablas unas con otras. Para esto se debe entender que un
modelo relacional trabaja a base de campos llave los cuales generan las tuplas, que son los registros que
devuelve la consulta, es decir se puede extraer información de diferentes tablas donde ciertos registros sean
coincidentes o no en base a una tabla u otra.
JOIN
Las vinculaciones entre tablas se realizan mediante la cláusula INNER que combina registros de dos tablas
siempre que haya concordancia de valores en un campo común.
Sintaxis:
SELECT Campos FROM tb1 INNER JOIN tb2 ON tb1.campo1 Operador tb2.campo2

Ejemplo:
SELECT FACT01.CVE_CLPV, SUM(FACT01.CAN_TOT) AS TOTAL_DOCTO, CLIE01.CAMLIBRE4,
(CAMLIBRE4 - TOTAL_DOCTO) AS COMPARATIVO
FROM CLIE01 INNER JOIN FACT01 ON CLIE01.CCLIE = FACT01.CVE_CLPV
GROUP BY FACT01.CVE_CLPV, CLIE01.CAMLIBRE4

\* Suponiendo que un cliente se le establece una Cuota de compras en un lapso de tiempo determinado y se
desea saber cuanto a comprado y compararlo con el monto establecido el cual se captura en un campo libre del
usuario, en este caso CAMLIBRE4.

En esta consulta se mandan llamar dos tablas FACT01 y CLIE01, en las cuales el campo común es el de CLIENTE,
para lo cual se utiliza la sentencia INNER JOIN, uniéndolas por el campo común utilizando la evaluación ON

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 65


CLIE01.CCLIE = FACT01.CVE_CLPV, ambos campos aunque tengan nombre diferente, pero la información que
almacenan es la misma.

Posteriormente se agregan predicados donde los montos de los documentos se suman para ser comparados con
el monto capturado en el campo libre, determinando la diferencia en el campo COMPARATIVO.

Por ultimo, solo bastaría que se agregue un el campo de la fecha para que esta pueda ser evaluado por algún
rango en especifico utilizando la sentencia BETWEEN.

Sobre este tipo de consultas se puede aplicar cualquier tipo de funciones de predicado o agregado que hasta
ahora se han visto. También existen otras posibilidades en lo que a unión de tablas se refiere las cuales se
solventan sustituyendo la palabra INNER por LEFT y RIGHT. LEFT toma todos los registros de la tabla de la
izquierda aunque no tengan ningún registro en la tabla de la izquierda. RIGHT realiza la misma operación pero al
contrario, toma todos los registros de la tabla de la derecha aunque no tenga ningún registro en la tabla de la
izquierda.

Para obtener más información sobre el lenguaje SQL se pueden visitar las siguientes ligas:
http://www.desarrolloweb.com/manuales/9/
http://www.asptutor.com/sql/
http://www.programatium.com/sql.htm
http://office.microsoft.com/es-hn/assistance/CH062526883082.aspx

Notas del asistente:

66 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


11. DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS

11.1 Definición
Los Documentos de Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones, del módulo de Facturas, son
contenidos en un solo archivo denominado FACT01.DBF ó FACT01.DB, dependiendo el formato (DBase• o
PARADOX• respectivamente). Éste archivo sólo contiene las cabeceras de dichos documentos, ya que las partidas
se encuentran en otro archivo cuyo nombre es FA0TY1.DBF o FA0TY1.DB, dependiendo el formato de la base de
datos (D’Base® o PARADOX® respectivamente). De igual manera ocurre con los documentos del Módulo de
Compras, las Recepciones, Órdenes de compra y Devoluciones son contenidas dentro de un solo archivo
denominado COMP01.DBF o COMP01.DB, dependiendo el formato (DBase• o PARADOX• respectivamente), el
cual sólo contiene las cabeceras de los documentos. El archivo que contiene las partidas de dichos documentos
es llamado COM0Y1.DBF o COM0Y1.DB, dependiendo el formato de la base de datos (DBase• o PARADOX•
respectivamente).

Dentro de los archivos de cabeceras de los documentos de ambos Módulos, existe un campo denominado BLOQ,
el cual puede tomar 4 valores dependiendo de la situación, los cuales se muestran en la Tabla 2.

BLOQ (Valor) Descripción


-1 Cuando el documento se genero y no se tienen pendientes por surtir.
0 Cuando el documento se generó y aún tiene apartados ó pendientes por surtir.
1 Cuando el documento manejaba apartados o pendientes por surtir y ya fue saldado.
2 Cuando al generar el documento hubo problemas de energía y se bloqueo.

Cuando un documento queda totalmente enlazado, las banderas de todos los documentos implicados serán 1,
debido a que ya no tienen pendientes por surtir. En caso de que hubiese una devolución sobre una factura, la
bandera de la factura se actualiza como 0, debido a que aún quedan apartados. El proceso de vencimiento de
apartados no actualiza el campo de todos los documentos, debido a que sólo recorre documentos “Pedido”. El
desbloqueo de Documentos recorre el tipo de Documentos indicado, validando si es un 2 el valor de la bandera
BLOQ y cambiándolo por un 0. Respecto a las Compras funciona de manera similar. Cuando se genera una Orden
la bandera de dicho documento es –1. Si se realiza una Recepción parcial enlazada a esa orden la bandera BLOQ
quedaría con status 0. Si se realiza una Recepción completa la bandera de los documentos implicados se
colocaría como 1. es por ello que es importante antes de realizar operación alguna con la bandera de Bloqueo
contemplar si los documentos estaban enlazados o no, si manejaban o no apartados, y/o si tenían algún
pendiente por surtir.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 67


12. INTERFASES

12.1 Definición

La línea de productos Aspel, conforman una suite en donde cada uno de los sistemas que la integran, fueron
diseñados para realizar una tarea especifica, lo cual implica que los costos sean muy bajos en comparación de
algún ERP o macrosistema, sin embargo en ocasiones se necesita un sistema el cual de forma modular pueda
integrar la mayor parte de funciones que de forma independiente Aspel ofrece en su línea de productos.

Debido a esto, los sistemas de la línea Aspel cuentan con al capacidad de poder trabajar integradamente
mediante lo que se denomina las “interfases”.

Las interfases consisten en configurar algunos parámetros dentro de los sistemas para que estos sean capaces de
comunicarse entre ellos, de modo que la información que de forma independiente se genera en cada uno de
ellos, trabaje como si se tratara de un solo sistema.
A continuación se presenta un diagrama de interfases mediante el cual se puede tener una visión sobre, qué
sistema interactúa con cual y en que sentido.

Figura 12.1-1 Diagrama de interfases.

12.2 Interfase Banco


 Ruta de Acceso: Proveedores y CxP / Herramientas / Interfase BANCO

Si se cuenta con Aspel-BANCO 3.0, esta opción permitirá integrar información generada en Aspel-SAE hacia
Aspel-BANCO, SAE genera un archivo con la información de los pagos pendientes, los cuales al ser leídos por
Aspel-BANCO se pueden convertir en movimientos programados en el Agenda de movimientos y que finalmente
pueden llegar a ser cheques, con la finalidad de programar los pagos sobre los saldos pendientes.

Es recomendable que los movimientos que se hayan hecho en multimoneda, se apliquen a cuentas bancarias que
manejen la misma moneda, ya que el archivo que se genera para la Interfase no realiza ninguna conversión a
otras monedas, por ejemplo si se genera un movimiento que maneja dólares, debe ser asignarlo a una cuenta en
Banco que maneje dólares.

Notas del asistente:

68 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Al enviar la información a Aspel-BANCO se esta enviando información relacionada con el RFC del proveedor y el
monto de IVA por concepto del pago al proveedor. El IVA para este caso, es calculado sobre el monto del pago a
realizar y resulta ser la parte proporcional que corresponde al IVA aplicado en la compra.

Figura 12.2-1 Interfase con Aspel-Banco 3.0.

La interfase entre ambos sistemas es aun más dinámica, pero esta se analiza en el curso de Aspel-BANCO 3.0, ya
que se debe respetar el flujo de información tal como se ve en el diagrama de interfases.

12.3 Interfase COI


La información que recibe Aspel-COI son los asientos de los movimientos de Compras, Ventas, Movimientos al
Inventario, CxC, CxP y devoluciones de compras y ventas. La forma en que Aspel-COI procesa información es a
través de pólizas, para lo cual la interfase de SAE-COI se requiere conocer las cuentas contables de Aspel-COI que
deberán ser afectadas al momento de generar las pólizas.

Figura 12.3-1 Interfase Aspel-SAE-COI.


En esta versión tendrás disponible la actualización en línea, es decir, al momento de generar las pólizas ya no
sólo se podrán registrar vía archivo, si no que ahora también podrán afectar directamente la base de datos.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 69


12.3.1 Definición de Cuentas Contables

 Ruta de acceso: Utilerías / Interfase COI


La captura de cuentas contables maestras es el primer paso. Todas las cuentas que se indiquen deben ser al nivel
de detalle, para que se puedan cargar o abonar los movimientos correspondientes, estos datos se obtienen de
ASPEL-COI, para ello se debe hacer lo siguiente:
Mediante este botón aparecerá una ventana en la cual se podrá capturar las cuentas contables.
Esta ventana muestra clasificadas las cuentas contables que se podrán capturar, permitiendo identificar y
encontrar rápidamente cualquier cuenta que se vaya a capturar.

Figura 12.3.1-1 Alta/Modificación de cuentas contables.

Para dar de alta o modificar una cuenta simplemente se debe oprimir x, apareciendo el siguiente dialogo:

Figura 12.3.1-2 Edición de cuentas contables.


En esta ventana se debe definir el numero de cuenta contable correspondiente al concepto que se esta editando
en el sistema.
Estas cuentas también se pueden definir desde: Utilerías / Configuración / icono Cuantas Contables, mostrando
la siguiente ventana:

Figura 12.3.1 -3 Alta de cuentas contables desde la configuración.


Notas del asistente:

70 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Existen otras pestañas donde se dan de alta las cuentas contables para Zonas, CxC, CxP, Impuesto 4,
Movimientos la Inventario y las líneas de productos, que a continuación se enunciaran:
Zonas.-

Ruta de Acceso: „ CxC o CxP / archivo / Zonas y/o con el icono

Figura 12.3.1- 4 Definición de cuenta contable en zonas (3er nivel).


, Se debe recordar que el catálogo de zonas se maneja a tres niveles, en los cuales en cada uno de ellos se podrá
definir una cuenta contable, esto dependiendo a que nivel de detalle se desee tener la información en Aspel-COI.

CxC y CxP
Ruta de Acceso: „ Clientes y/o Proveedores / Archivo / Catálogo de conceptos de CxC y/o CxP y/o con los

iconos /

Figura 12.3.1-5 Definición de cuenta contable en los conceptos de CxC y CxP.

Impuesto 4.

Ruta de Acceso: „ Inventarios / Archivo / Catálogo de esquemas de impuestos / icono

En esta parte se puede definir para cada tasa para el impuesto 4 (regularmente I.V.A) dependiendo del manejo
que se tenga en cada empresa, una cuenta contable diferente.
Para que el sistema tome una nueva tasa para el impuesto 4, en cualquiera de los esquemas de impuestos, se
debe indicar en el impuesto 4 (I.V.A), una distinta a al que se tiene de forma predetermina que es el 15%, al
momento de grabar el esquema de impuestos aparecerà una ventana que solicita la cuenta contable, como se
muestra a continuación:

Figura 12.3.1-6 Definición de una tasa nueva para IVA.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 71


En caso de que no se definiera en ese momento, se podrá hacer mediante el icono indicado, apareciendo la
siguiente ventana:

Figura 12.3.1-7 Definición de cuenta contable para las diferentes tasas de IVA.

Al dar x en cualquiera de las tasas aparecerá la misma ventana que se mencionó antes, para poder definir la
cuenta contable que se asignará a la correspondiente tasa de IVA.

Movimientos la Inventario.-

Ruta de Acceso: „ Inventarios / Archivos / Conceptos de movimientos la inventario y/o con el icono

Figura12.3.1-8 Definición de cuenta contable para un concepto.

Líneas de Productos.-
Ruta de Acceso: „ Inventarios / Archivos / Catálogo de línea de productos.

Figura 12.3.1-9 Definición de cuenta contable a las líneas de productos.

Notas del asistente:

72 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


 ***Práctica***
Configurar las siguientes cuentas contables y verificar que existan en el Aspel-COI:

Ventas 4100-001-000
Descuento financiero en ventas 7500-004-000
Impuesto por pagar 2170-001-000
Clientes 1150-001-000
Devolución de ventas 4200-001-000
Almacén 1160-003-000
Descuento financiero en compras 100-004-000
Impuesto por acreditar 1190-005-000
Devolución de compras 1160-003-000
Proveedores 2110-001-000
Bancos 1120-001-000
Venta de servicios 4100-001-000
Compra de servicios 7750-001-000
Diferencia costo compras 5000-000-000

12.3.2 Generación de Pólizas


Una vez que se han definido las cuentas contables, se deberá generar la póliza para que esta sea registrada y
contabilizada en Aspel-COI 5.0.

Con este botón aparecerá una ventana en la cual se deberá especificar el tipo de póliza que se
va a generar, así como, indicarle algunos parámetros para darle los toques finales, es decir, dependiendo el tipo
de póliza, se podrá generar la interfase de SAE a COI a mayor detalle: cliente por cliente o proveedor, por
documento, por moneda, por impuestos, etc.

Se podrán genera las siguientes pólizas:


• Ventas
• Devolución por ventas
• Compras
• Devolución por compras
• Cuentas por cobrar.
• Cuentas por pagar.
• Movimientos al inventario.

En todas las pólizas, de deberá indicar lo siguiente:


• Nombre del archivo.- Se indica nombre y la ruta del archivo que se generará.
• Concepto de la póliza: Se debe indicar el concepto del encabezado de la póliza.
• Fechas.- se debe indicar fechas, que correspondan a un periodo de COI existente.

1 2.3.2.1 Póliza de Ventas


En esta póliza se define lo siguiente:
Clasificación del cliente: Si en este campo se indica algún dato, la póliza podrá incluir únicamente los montos de
los clientes que pertenecen a la clasificación indicada.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 73


Periodo COI.- se debe indicar el periodo que se va a afectar.

Figura 12.3.2.1-1 Generación de póliza de ventas.

Detalle de la póliza por…

; Impuestos.- Al activar esta casilla, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2 o 3)
utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) también se mostrará
su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)".
Nota: Por cada porcentaje o tasa manejado para el cálculo del IVA, se puede definir una cuenta.

Figura 12.3.2.1-2 Póliza con detalle. Figura 12.3.2.1-3 Póliza sin detalle.

; Moneda.- Al seleccionar esta casilla, se mostrará en el concepto del movimiento la clave de la moneda
utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si se tiene activado los campos detalle del cliente por zona o
clave, se adicionará en esta partida la información que corresponda a estos campos.
Si no se activa este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".
Nota.- El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.

; Documento.-Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el número de
documento que los originó, desglosando en la póliza documento por documento, se adiciona también la fecha y
hora en la que se efectuó dicho documento.

Notas del asistente:

74 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 12.3.2.1-4 Póliza con detalle. Figura 12.3.2.1-5 Póliza sin detalle.

Clientes:
Para identificar fácilmente la póliza y obtener información mas detallada del movimiento, se podrá incluir como
parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona del cliente o en su defecto nada. Si no se activa
este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será "Ventas de clientes".Si adicionalmente, se
tiene activado el campo moneda, también se mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

En esta póliza se afectan las siguientes cuentas contables:


Ventas de Clientes o Ventas Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos
de clientes Mostrador incluidos).
Ventas de productos Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente
cálculo: Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento
otorgado al cliente.
Bancos Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.
Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no
inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas.
En esta cuenta se contabilizan también los montos por concepto de
costo por Flete.
Total de impuesto 1,2,3 Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los
impuestos 1,2,y,3 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se
solicita la póliza Detallada por impuestos, el sistema desglosa y
acumula los montos de los impuestos por tasa.
Total de impuestos por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al IVA
aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o
detalle de impuestos mediante la activación del campo "Impuestos",
explicado más adelante.
Impuesto por pagar flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete
aplicado en la factura.
Total de retención Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se
efectuó la factura. Para más información consulta el tema: Alta de
clientes.
Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas.

12.3.2.2 Póliza de Devoluciones Sobre Ventas


Esta póliza retoma los mismos aspectos que la póliza de ventas, pero los aplica a las devoluciones realizadas. En
ella se invertirán los conceptos de cargo y abono de las diferentes cuentas; por ejemplo: el descuento financiero
en la póliza de venta se toma como un cargo y en la de devolución de venta, se indica como un abono.

12.3.2.3 Póliza de Compras


Al generar este tipo de pólizas, el campo Clasificación desaparece, sin embargo se tendrá una casilla mediante la
cual se podrá definir en el detalle la línea de productos de la que se desee generar la póliza.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 75


Figura 12.3.2.3-1 Generación de póliza de ventas.

Esta póliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en:
Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos
incluidos.
Total Descuento financiero Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en
las recepciones de mercancía.
Almacén Señala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario
sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos
financieros. Si pides el detalle por línea de producto, la leyenda para el
concepto del movimiento será "Línea".
Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no cuantificables adquiridos.
Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros.
Total de impuestos por Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados en la
acreditar recepción de compras (impuesto 1, 2, 3, 4 e IVA). Puedes solicitar el
desglose o detalle de impuestos mediante la activación del campo
"Impuestos", explicado más adelante. Nota: por cada tasa diferente de
impuesto manejado, se registrará una partida especificando la tasa
aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento.
Impuesto del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete
aplicado en la factura.
Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de
compras.

12.3.2.4 Póliza de Devoluciones de Compras


Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la póliza de compras, pero tomando en cuenta sólo las
devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la póliza de compra representaban un abono se presentarán
como cargos y viceversa. También se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del
inventario que afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacén.

Notas del asistente:

76 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


12.3.2.5 Póliza de Cuentas por Cobrar
Esta póliza muestra el total acumulado de los distintos conceptos del catálogo de Cuentas por cobrar, en los que
se haya especificado una cuenta contable (módulo de Clientes y CXC, menú Archivos, opción Conceptos de CXC)
o desde la ventana principal del listado de pólizas generadas en SAE/botón cuentas contables. La diferencia entre
cargos y abonos afectarán la cuenta contable maestra de Clientes.

Figura 12.3.2.5-1 Generación de póliza de CxC.

Número de concepto.-Se debe indicar el número de concepto para el que se generará la póliza.

Periodo COI.- Se debe indicar un período contable existente en Aspel-COI.

Detalle de la póliza por…


; Clave .- Para identificar fácilmente la póliza y/o obtener información más detallada del movimiento, se podrá
incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de cliente", la clave del cliente, y la moneda con la que
se realizó el movimiento. Si no se activa esta casilla, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento será
"concepto "Cuenta general de cliente". Si adicionalmente, se tiene activado la casilla moneda, también se
mostrará la moneda utilizada en el movimiento.

; Moneda.- Al seleccionar este campo se desglosarán los saldos por el tipo de moneda utilizada en el
movimiento de venta.

, El sistema siempre realizará la conversión a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los
movimientos.

Esta póliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en:
Factura Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos
incluidos).
Cuenta general de cliente Muestra por movimiento la cantidad o venta cargada al cliente. Por
cada operación de ventas se visualizará un movimiento. Si se selecciono
el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del
movimiento se visualizará la clave del cliente y/o la moneda
involucrada en la venta.
Retención x flete Acumula los montos de la retención asignada al cliente del cual se
efectuó la factura.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 77


Adicionalmente se listarán los movimientos de las distintas formas de pagos aplicadas al documento, como
pueden ser, efectivo, cheque, etc.

12.3.2.6 Póliza de Cuentas por Pagar


Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en
los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectará a la cuenta
contable maestra de proveedores. Los campos que maneja son los mismos que en CxC y en cuanto a las
afectaciones también son de la misma forma, sustituyendo la cuenta de Factura por la de Compra, la de clientes
por Proveedores y la asignada ala retención por flete por concepto de compras.

12.3.2.7 Póliza de Movimientos al Inventario


Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catálogo de conceptos de movimientos al inventario que
tenga asignada una cuenta contable.

Es la única póliza que puede emitirse tanto para un almacén en particular como para un sólo concepto. Las
diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarán a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-
compras y almacén.
La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda
una fuerte relación con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo
(dependiendo del método de costeo del producto).

Figura 12.3.2.7-1 Generación de póliza de Movs. al Inventario.

Número de concepto.- Se Indica el número de concepto para el que se desea generar la póliza.

Almacén.- Se especifica el número de almacén del cual se tomarán los movimientos al inventario para su
contabilización.

Periodo COI.- Se indica el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarán los movimientos incluidos en el archivo
de póliza a generar.

Detalle de la póliza por…


; Almacén.- Al activar esta casilla se mostrará en lugar del concepto "Cuenta general de almacén" el número del
almacén involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la información de un almacén en particular, si no
que sólo muestra la clave del almacén del cual se llevó el registro u movimiento.

; Línea de producto.-Si se activa el detalle por línea de producto, se adicionará a esta información la línea de
producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento.
Notas del asistente:

78 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Esta póliza afecta las siguientes cuentas contables. Las definas en:
Ventas Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos
incluidos).
Cuenta general de almacén Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el
proveedor. Por cada operación de compras se visualizará un
movimiento. Si se selecciona el desglose por detalle con clave o
moneda, como concepto del movimiento se visualizará la clave del
proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.

Adicionalmente se listarán los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles
para el módulo de Cuentas x Pagar.

Los archivos que se generan aunque tengan la extensión .pol o .p01, no corresponden a pólizas modelo
tradicionales. A diferencia de las versiones anteriores estos son archivos con una estructura .xml para que la
interfase sea generada en línea. Por este motivo las pólizas generadas desde Aspel-SAE 4.0 sólo podrán ser leídas
en la versión Aspel-COI 5.0 y no en anteriores.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 79


13. ANEXO DE EDITORES

13.1 Definición
Los sistemas Aspel cuentan con la posibilidad de generar nuevos reportes a través de formatos. Los formatos son
un conjunto de instrucciones que permiten generar reportes mediante un intérprete que se encuentra dentro de
cada sistema.

Los formatos se pueden editar desde un editor de texto simple, por ejemplo el Bloc de notas o el Edit.com, ya que
estos al guardarse con extensión .fto serán reconocidos por los sistemas.

13.2 Ciclos del Sistema


A diferencia de los comandos que sólo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema sólo
reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo se necesita de los comandos: Inicia y Termina.

Dentro de Aspel-SAE se manejan diferentes módulos, donde cada uno de ellos cuenta con sus ciclos relacionados,
así como sus propios formatos y datos.

Los ciclos tienen prioridad unos sobre otros. Por ejemplo para una factura se comienza con el ciclo de Inicia
Factura seguido del ciclo de Inicia partida y seria opcional el ciclo e Inicia Serie, de igual forma para cerrar los
ciclos se comienza por el ciclo de Termina Serie, Termina Partida y por último el ciclo de Factura.

El sistema se posiciona en el primer documento que encuentre y ejecuta las instrucciones que se le hayan
indicado, luego pasa al siguiente documento y repite el proceso hasta llegar al último documento.

13.3 Compras y Facturas


a) Factura, Remisión, Pedido, Cotización y Devolución

Los ciclos de Inicia y Termina se utilizan en los formatos que toman información del módulo de Facturas y estos
son: Factura, Remisión, Pedido, Cotización y Devolución. Por ejemplo, en el ciclo Inicia abrirá la consulta de
documento seleccionado y recorrerá una a una las cabezas de sus documentos y ejecutará las instrucciones u
operaciones indicadas.

b) Recepción, Orden y Devolución

Estos ciclos utilizan información del módulo de Compras y son: Recepción, Orden y Devolución. Al igual que en el
archivo de facturación, el ciclo recorrerá una a una las cabezas de los documento y ejecutará las operaciones
indicadas, hasta terminar el ciclo de acuerdo al ciclo seleccionado.

13.4 Ciclo de Partida


El ciclo de partida tiene como finalidad indicarle al sistema que una vez que se ubique dentro de un documento
en particular, lo vaya recorriendo pero ahora partida por partida, es decir, tomará la primera partida del
documento, y ejecutará los cálculos e instrucciones definidas y pasará a la siguiente partida del documento,
repitiendo el ciclo hasta llegar a la última.

13.5 Ciclo de Serie


Este ciclo debe ir incluido dentro del ciclo de Partida y su función es efectuar los procesos indicados, para cada
uno de los números de serie que correspondan al producto de la partida.

13.6 Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar


Para los módulos de Clientes y Proveedores existen dos ciclos que son: CLI_PRO y DOCTO. Estos dos ciclos serán
útiles para la obtener información de los catálogos de Clientes y Proveedores, además de la generación de
estados de cuenta.

Son dos ciclos los que le corresponden:

Notas del asistente:

80 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


a) Cli_Pro
Este ciclo lee cada uno de los registros de clientes o proveedores, ejecuta las instrucciones definidas y pasa al
siguiente registro hasta que termina el ciclo. Si se desea emitir un reporte vía formato solicitando un rango de
clientes o proveedores (definido externamente en emisión de documentos, tanto en el módulo de cuentas por
cobrar como en el de cuentas por pagar), se debe de utilizar el ciclo CLI_PRO dentro del formato; si no se emplea
este ciclo, el formato únicamente leerá el primer registro indicado.

b) Docto
Este ciclo revisa todos los documentos asociados a un cliente o proveedor. Puede definírsele dentro del ciclo
CLI_PRO, con lo que se reportan todas las cuentas de cada cliente o proveedor registrados en el archivo o
pertenecientes al rango definido al momento de generar el reporte. Si no se define este ciclo, sólo se considera el
primer movimiento asociado al cliente o proveedor.

Movimientos al Inventario
Dentro del módulo de Inventarios existen dos ciclos, que son:

a) Movimiento
Primero se debe definir este ciclo por ser más general. Su función consiste en ir recorriendo el archivo de
movimientos al inventario desde el primer movimiento definido dentro del archivo, ejecutar las instrucciones
para el movimiento y pasar al siguiente movimiento hasta llegar al final del archivo.

b) Filtro
Este segundo ciclo es un auxiliar del anterior y permite controlar el cambio del producto.

Ambos ciclos permiten emitir los documentos ordenados por producto y dentro de cada producto sus
movimientos.

Formatos con los que Cuenta el Sistema


La siguiente tabla muestra los formatos que pueden utilizar y bien modificar en el módulo que le corresponde,
para adaptarlos a las necesidades de la empresa.
Algunos de ellos son específicos para la impresión en Láser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales
algunos están diseñados para imprimir en las Formas de impresión Aspel.

Módulo de Clientes y CXC


Archivo FTO Destino Contenido del formato
CCDOCTOW Hoja en Blanco Este formato proporciona los datos de fecha de aplicación y
vencimiento, los impuestos, el importe y saldo de los
documentos.
Ruta: Módulo de Clientes y CXC, menú Reportes, opción
Emisión de documentos.
CCOBRO Hoja en Blanco Este formato proporciona por hoja los cargos y abonos de los
clientes, Proporcionando número de factura, concepto, fecha
de aplicación y monto.
Ruta: Módulo de Clientes y CXC, menú Reportes, opción
Emisión de documentos.

Módulo de Proveedores y CXP


Archivo FTO Destino Contenido del formato
CPDOCTOW Hoja en Blanco Formato de impresión de documentos de cuentas por pagar.
Ruta: Módulo de Proveedores y CXP, menú Reportes, opción
Emisión de documentos.
CPDOCTOW Hoja en Blanco Este formato proporciona por hoja los cargos y abonos de
los clientes, Proporcionando número de factura, concepto,
fecha de aplicación y monto.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 81


Ruta: Módulo de Clientes y CXC, menú Reportes, opción
Emisión de documentos.

Módulo de Facturas y Vendedores


Archivo FTO Destino Contenido del formato
FAC_RESW Hoja en Blanco Formato para impresión del resumen de facturas.
FACRESWM Hoja en Blanco Emisión de documentos de facturas / El archivo con
terminación “M” es para el manejo multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
FACMOSTW Factura ½ Carta Formato para impresión de facturas en papel media carta.
FACMSTWM ASPEL / Matriz Está diseñado para ajustarse a formas impresas
compatibles con la línea ASPEL y para ser emitido en
impresoras de matriz. Emisión de documentos de facturas o
facturación en línea / El archivo con terminación “M” es para
el manejo multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
FACTURA2 Hoja en Blanco Formato para la emisión de facturas. Emisión de
documentos de facturas o facturación en línea.
FACTURA2M Hoja en Blanco El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
FACTURAL Facturas ASPEL Formato para impresión de facturas. Emisión de documentos
de facturas o facturación en línea. Diseñado para ajustarse a
formas compatibles con la línea ASPEL y para ser emitido en
impresoras láser.
FACTURLM Laser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
FACTURAW Facturas ASPEL Formato para impresión de facturas. Emisión de documentos
de facturas o facturación en línea. Diseñado para ajustarse a
formas compatibles con la línea ASPEL y para ser emitido en
impresoras de matriz.
FACTURWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
REMISCW Hoja en Blanco Formato para la emisión de remisiones con costo. Emisión
de documentos de facturas o remisiones en línea.
REMISCWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
REMISIO2 Hoja en Blanco Formato para la emisión de remisiones. Emisión de
documentos de facturas o remisiones en línea.
REMISI2M Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
REMISIOL Forma Múltiple Formato para la emisión de remisiones. Diseñado para

Notas del asistente:

82 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


ajustarse a formas compatibles con la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras láser. Emisión de documentos de
facturas o remisiones en línea.
REMISILM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
REMISILM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
REMISIOW Forma Múltiple Formato para la emisión de remisiones. Diseñado para
ajustarse a formas compatibles con la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz. Emisión de documentos de
facturas o remisiones en línea.
REMISIWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
COTIZA2W Hoja en Blanco Formato para la emisión de cotizaciones. Emisión de
documentos de cotizaciones en línea.
COTIZ2WM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
COTIZALW Forma Múltiple Formato para la emisión de cotizaciones. Emisión de
documentos de cotizaciones en línea. Está diseñado para
ajustarse a formas impresas compatibles con la línea ASPEL
y para ser emitido en impresoras láser.
COTIZLWM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y vendedores, menú reportes,
opción emisión de documentos.
COTIZAW Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
COTIZAWM Forma Múltiple Formato para la emisión de cotizaciones. Emisión de
documentos de cotizaciones en línea. Está diseñado para
ajustarse a formas impresas compatibles con la línea ASPEL
y para ser emitido en impresoras de matriz.
PEDIDO2W Hoja en Blanco Formato para la impresión de pedidos. Emisión de
documentos de los documentos en línea.
PEDID2WM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
PEDIDOLW Forma Múltiple Formato para la impresión de pedidos. Emisión de
documentos de pedidos en línea. Está diseñado para
ajustarse a las formas preimpresas compatibles con la línea
Aspel y para ser emitido en impresores láser.
PEDIDLWM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y vendedores, menú reportes,
opción, emisión de documentos.
PEDIDOW Forma Múltiple Formato para la impresión de pedidos. Emisión de

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 83


documentos de pedidos en línea. Está diseñado para
ajustarse a formas impresas compatibles con la línea ASPEL
y para ser emitido en impresoras de matriz.
PEDIDOWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
DVENTA2W Hoja en Blanco Formato para la emisión de devoluciones de ventas. Emisión
de documentos de devoluciones sobre ventas en línea.
DVENT2WM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.
DVENTALW Nota de Crédito Formato para la emisión de devoluciones de ventas. Emisión
de documentos de devoluciones sobre ventas en línea. Está
diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles con
la línea ASPEL y para ser emitido en impresoras láser.
DVENTALW Nota de Crédito Formato para la emisión de devoluciones de ventas. Emisión
de documentos de devoluciones sobre ventas en línea. Está
diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles con
la línea ASPEL y para ser emitido en impresoras láser.
DVENTLWM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
DVENTAW Nota de Crédito Formato para la emisión de devoluciones de ventas. Emisión
de documentos de devoluciones sobre ventas en línea. Está
diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles con
la línea ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz.
DVENTAWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Facturas y Vendedores,
menú Reportes, opción Emisión de documentos.

Módulo de Inventarios
Archivo FTO Destino Contenido del formato
MARBETES Marbetes Aspel Formato para la impresión de marbetes, diseñado para
Matriz ajustarse a formas impresas de la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz. Ruta: Reportes / Etiquetas
/ Por formato.
MARBETEW Marbetes Aspel Formato para la impresión de marbetes con existencias y
Matriz folio, diseñado para ajustarse a formas impresas de la línea
ASPEL y para ser emitido en impresoras de matriz. Ruta:
Reportes / Etiquetas / Por formato.
MINVEW Forma Múltiple Formato para Impresión de Movimientos al Inventario vía
Matriz Batch. Emisión de documentos de inventarios. Está diseñado
para ajustarse a formas impresas de la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz.

Módulo de Compras
Archivo FTO Destino Contenido del formato
RCO_RESW Hoja en Blanco Formato para la emisión del resumen de compras. Emisión
de documentos de compras.
RCOMPRA2 Hoja en Blanco Formato para la emisión de recepciones de órdenes de

Notas del asistente:

84 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


compra. Emisión de documentos de Compras.
RCOMPR2M Hoja en Blanco El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.
RCOMPRAD Hoja en Blanco Formato para la emisión de recepciones directas. Emisión de
documentos de Compras.
RCOMPRMD Hoja en Blanco El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.
RCOMPRAL Forma Múltiple Formato de emisión de recepciones de compra. Emisión de
Láser documentos de Compras. Diseñado para ajustarse a las
formas impresas ASPEL y para ser emitido en impresora
láser.
RCOMPRLM El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
RCOMPRMW Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
ORDEN2WM El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción emisión
de documentos.
ORDENLW Forma Múltiple Formato para impresión de órdenes de compra. Diseñado
para ajustarse a formas compatibles a la línea ASPEL y para
ser emitido en impresoras láser. Emisión de documentos de
compras.
ORDENLWM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda. Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes,
opción Emisión de documentos.
ORDENW Forma Múltiple Formato para impresión de órdenes de compra. Diseñado
para ajustarse a formas compatibles a la línea ASPEL y para
ser emitido en impresoras de matriz. Emisión de
documentos de Compras.
ORDENWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.
DCOMPRA2 Hoja en Blanco Formato de impresión de devoluciones de compras. Emisión
de documentos de compras.
DCOMPR2M El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.
DCOMPRAL Forma Múltiple Formato de impresión de devoluciones de compras. Emisión
de documentos de Compras. Esta diseñado para ajustarse a
formas impresas compatibles a la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras láser.
DCOMPRLM Láser El archivo con terminación “M” es para el manejo

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 85


multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.
DCOMPRAW Forma Múltiple Formato de impresión de devoluciones de compras. Emisión
de documentos de compras. Está diseñado para ajustarse a
formas impresas compatibles a la línea ASPEL y para ser
emitido en impresoras de matriz.
DCOMPRWM Matriz El archivo con terminación “M” es para el manejo
multimoneda.
Ruta: Módulo de Compras, menú Reportes, opción Emisión
de documentos.

 *** Práctica ***

a) Realizar un formato de etiquetas que contenga la siguiente información: Descripción, Clave, Público, Oferta.

b) Elaborar un formato de remisión el cual solicite la hora del reporte.

c) Elaborar un formato utilizando la ideología de la comparación de campos y condicionantes.

Notas del asistente:

86 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


14. EXPORTACION DE INFORMACION

14.1 Copiado Especial

 Ruta de Acceso: Desde cualquier consulta dar un clic en el icono .

La opción Copiado Especial es de gran utilidad cuando se requiera utilizar periódicamente información generada
por Aspel-SAE en una hoja de cálculo y se necesite tener actualizada al momento de generar un reporte o
cualquier otro documento.

Procedimiento para hacer un Copiado Especial


1. Elegir la estadística y/o consulta de la que se desee tener un copiado, por Ejemplo: Clientes, como se muestra
en la siguiente ventana:

Figura 14.1-1 Consulta de clientes.

2. Abrir la hoja de cálculo y situarse en la celda donde se hará dicho pegado.


3. En el menú Edición / Pegado especial / Pegar con Vínculos. Como se observa en la pantalla.

Figura 14.1-2 Pegado especial en MS Excel®.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 87


Al dar clic en el menú, Excel® mandará un cuadro de dialogo como el siguiente:

Figura 14.1-3 Exportación de consultas.

En este dialogo se puede generar el pegado de forma dinámica o estática, es decir, el pegado se puede hacer de
forma simple o si se elige la opción “Pegar con vínculos”, se genera una liga donde la información que se pegue
en la hoja de cálculo, se vera directamente afectada cuando en el sistema se le hagan modificaciones, por
ejemplo: los saldos de los clientes son variables y esta infamación se puede actualizar en Excel® de forma
automática.

Una vez que se ha pegado la información con cualquiera de las dos opciones se mostrara en la hoja de cálculo
con la información. Por ultimo se puede guardar el archivo de Excel®, por ejemplo clientes.xls

Al momento de abrir el archivo, si se eligió pegado con vínculos, el sistema mandará un mensaje que indica:

• Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí.


• Para mantener la información anterior, haga clic en No.

Otra forma de actualizar los vínculos es, en Excel®, el menú Edición / Vínculos

Figura 14.1-4 Exportación de consultas.

En esta ventana se tendrá que actualizar los vínculos de forma manual con el botón de .

Si se seleccionó “Si”, actualizará sólo el número de registros copiados la primera vez. Si el número de registros
son “8” y se agrega un registro al principio o intermedio aparecerá, pero el último registro de la consulta No.

En caso de haber dado de alta otro(s) registro(s) y necesita que estos aparezcan en la hoja de cálculo, tendrá que
abrir el documento de Excel® donde se guardó el archivo (cliente.xls) el pegado especial y seleccionando todos
los registros mas el número de registros que se agregaran y por último seleccione el pegado especial
nuevamente.

Notas del asistente:

88 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


En el caso anterior se tiene otra opción, que es volver hacer un nuevo pegado especial en un documento en
blanco. Si selecciona (en Excel®) mas de los registros que se agregaron en sus consultas de SAE al hacer el pegado
especial los registros sobrantes se llenaran con símbolos como estos (#¡REF!), (#N/A). Apareciendo la siguiente
ventana.

 ***Practica***
Hacer el copiado especial de Clientes, Proveedores e inventario.

14.2 Exportación

 Ruta de Acceso: Desde cualquier consulta dar clic en el icono .

La opción Exportación es muy útil cuando se desee utilizar en otras aplicaciones de Windows los datos de las
consultas que genera el sistema o de las consultas que se personalicen.

Pudiendo exportar las consultas de: Clientes, Proveedores, Vendedores, Facturas, Compras, Inventarios,
Multialmacén, Movimientos al Inventario; así como estadísticas.

Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 14.2-1 Exportación de consultas.

Sus campos:
Formato de Exportación.- Se indica el tipo de formato en el que se hará la exportación. Los formatos que se tiene
disponibles son:
ASCII delimitado: Permite visualizar la información desde el Edit de MS-Dos o bien el Bloc de Notas de Windows,
con opción de manipular desde otros programas.
Lotus®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo.
Excel®: Se puede explotar esta información en esta hoja de cálculo.
Paradox®: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos.
Internet (HTML) Genera un archivo con terminación HTML, mismo que se podrá visualizar al momento de
ejecutar el archivo dentro del subdirectorio donde se guardo; desplegando la información en una hoja de
Internet.
D’Base®: El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de cálculo o programa que
maneje el formato D’base.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 89


Con Encabezado / con Totales.- Mediante estas casillas se indica al sistema que envíe la información con
encabezados, con totales, con ambos o con ninguno.

Delimitador / Separador.- Al exportar la información, ésta se encontrará enmarcada por delimitadores (indican
hasta dónde llega cada campo) y separadores (evita que se confunda un dato con otro).
Entre los delimitadores y separadores más comunes se encuentran las comillas y comas.De esta manera la
información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación.

Nombre del archivo a generar / Ruta de localización: Es importante anotar el nombre que llevará el archivo
generado, así como la ruta donde éste se guardará; de lo contrario el sistema no permitirá continuar con el
procedimiento de exportación.

Envío E-mail.- Permite el envío del archivo que se genera no importa su formato, por correo electrónico de forma
adjunta.

Se cuenta con campos adicionales, los cuales permiten indicar el destinatario de correo, el asunto y un pequeño
mensaje para ser enviado.

Las siguientes ventanas son ejemplos de algunas exportaciones hechas en ASCII con encabezado y sin
encabezado.

CON ENCABEZADO

SIN ENCABEZADO

Figura 13.2-2 Archivos tipo ASCII.

 ***Practica***
Realizar la exportación de inventarios a formato HTML y visualizarlo en el navegador.
Realizar la exportación de Clientes a formato ASCII y visualizarlo en el bloc de notas.

Notas del asistente:

90 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


15. ESTADÍSTICAS

15.1 Estadísticas

 Rutas de acceso: „ Estadísticas y/o con el icono


Cualquier modulo / Ver / Personalización de estadísticas.

Este módulo permite organizar y crear nuevas estadísticas con los datos de los diferentes módulos del sistema,
reflejando la información y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeño de la empresa.

15.1.1 Administrador de Estadísticas.

Ruta de Acceso: Archivos / Administrador de estadísticas y/o con el icono

Esté catálogo tiene la finalidad de organizar, agregar, modificar y consultar información de las estadísticas
predeterminadas y personalizadas, el cual ofrece varias opciones que permiten manejar toda aquella información
cuantitativa concerniente a la empresa y cuyo análisis ayude a tener significados precisos y tomar prevenciones
para el futuro.

Figura 15.1-1 Administrador de estadísticas.


Este administrador clasifica las estadísticas de acuerdo a los diferentes módulos. A continuación se hace mención
de los diferentes tipos de estadísticas que se pueden generar.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 91


15.1.2 Tipos de estadísticas

Con estas estadísticas se obtiene la información de ventas mensuales y los montos


devueltos.

• Productos más vendidos vs. dev. de venta.- Es una estadística que te permite observar los
productos que más se venden en tu empresa y las unidades devueltas de dichos productos.
• Ventas vs. dev. de venta mensuales.- Con esta estadística obtienes la información de tus
ventas mensuales y los montos devueltos.

Al ejecutar estas estadísticas presentara la siguiente venta de filtro:

Figura 15.1.2-1 Filtro de estadísticas de ventas.

Estas estadísticas permiten conocer ciertas características correspondientes a los


clientes.

• Clientes más importantes.- Con esta estadística se podrá ubicar aquellos clientes que
representan un mayor ingreso para la empresa.

Al ejecutar estas estadísticas presentara la siguiente venta de filtro:

Notas del asistente: Figura 15.1.2-2 Filtro de estadísticas de Clientes y CxC.

92 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Estas estadísticas permiten conocer ciertas características correspondientes a los
proveedores.

• Proveedores mas importantes.- En esta opción se podrá detectar quiénes son los principales
proveedores, además de analizar sus descuentos o su manejo.

Al ejecutar estas estadísticas presentara la misma ventana de filtro para clientes pero haciendo referencia a
Proveedores.

Esta estadística permite conocer cuales es el comportamiento de las compras, así


como los montos devueltos.
• Compras vs. dev de compras mensuales.- Con esta estadística puedes identificar cuál es el
comportamiento mensual del monto de las compras, así como el monto de las compras
devueltas.
• Productos más comprados vs. dev. de compra.- A través de la estadística desplegada se
identificará cuáles son los productos que la empresa compra con mayor frecuencia, así como
las unidades devueltas de los productos más comprados.

Al ejecutar estas estadísticas presentara la siguiente ventana de filtro:

Figura 15.1.2-3 Filtro de estadísticas de Compras.

Este tipo de estadísticas permiten conocer los resultados de las ejecuciones de las
campañas.

• Clientes exitosos vs fracasos en campaña. -En esta estadística se podrá reflejar el total de
los clientes que hayan aceptado o no las campañas dadas de alta y con estos datos tomar en
cuenta el éxito o fracaso de las mismas y llevar a cabo los cambios o adecuaciones pertinentes.
• Efectividad de la campaña.- La estadística refleja el efecto de aceptación que se produce con
las campañas en relación con los clientes y con esto analizar los resultados para llevar a cabo
las modificaciones o adecuaciones pertinentes, en cuanto al manejo de las campañas.

El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 93


Figura 15.1.2-4 Filtro de estadísticas de efectividad de las campañas.

Permite conocer las actividades que realizaron los usuarios con respecto a las
funcionalidades CRM incluidas en el sistema.
• Actividades por campaña.- Con esta estadística puedes identificar cuál es el comportamiento
de la bitácora en las actividades de las campañas realizadas a los clientes.

El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el de Administración de Clientes.

Estas estadísticas permiten conocer la dinámica que existió en relación a los


movimientos de los inventarios.

• Compras vs dev. de compras.- permite ver qué productos le generan una mayor ganancia a la
empresa.
• Existencias vs ventas.- Esta estadística sirve para analizar la rotación de los productos, es
decir, cuántas existencias se tienen y cuál ha sido el costo para la empresa por la venta de los
productos. Para este tipo de comparativo se recomienda acumular por producto, línea o
periodo.
• Utilidad de venta.- Te permite ver qué productos le generan una mayor utilidad a la empresa,
además muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el total de devoluciones (en
unidades y/o costos), relacionándolos con el campo que se indique en el filtro (periodos,
productos, línea de producto, etc).
• Ventas vs Compras.- Muestra el total de compras (unidades y/o costos) y el total de ventas
(unidades y/o costos) efectuadas en periodos determinados para cada producto o línea de
producto incluido en el inventario.
• Ventas vs Devolución de ventas.- Muestra el total de ventas (en unidades y/o costos) y el
total de devoluciones (en unidades y/o costos), relacionándolos con el campo que se indique en
el filtro (periodos, productos, línea de producto, etc).

El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:

Notas del asistente:

94 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 15.1.2-5 Filtro para movimientos al inventario.

Permite conocer información correspondiente a los inventarios, tal como costos por
productos, tipos de productos, línea, existencia, entre otros.
• Costos del inv. por producto.- La estadística refleja los totales de los costos por existencias,
en listados por productos existentes en el inventario de los artículos manejados en el sistema y
según los resultados mostrados se puedan llevar a cabo las modificaciones o adecuaciones
pertinentes, en cuanto al manejo de los productos, servicios y/o kit’s.
• Costo del inv. por línea.- Refleja los totales de los costos por existencias, en listados por la
clasificación de líneas manejadas en los artículos del sistema y según los resultados mostrados
se pueden llevar a cabo las modificaciones pertinentes, en cuanto al manejo de los productos,
servicios y/o kit’s.

El filtro que muestra el sistema al ejecutar estas estadísticas es como el que se muestra a continuación:

Figura 15.1.2-6 Filtro para inventarios.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 95


15.1.3 Ventas Anuales

Ruta de Acceso: „Estadísticas / Archivo / Acumulados de ventas y/o con el icono .

Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser
obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadística mostrara el siguiente
filtro:

Figura 15.1.3-1 Filtro de ventas anuales.


Los datos que muestra esta estadística son los que se muestran a continuación:

Figura 15.1.3-2 Ventas anuales.

15.1.4 Compras Anuales

Ruta de Acceso: „Estadísticas / Archivo / Acumulados de ventas y/o con el icono .

Esta estadística concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser
obtenida únicamente como un acumulado mensual o anual. Al ejecutar esta estadística mostrara el siguiente
filtro:

Figura 15.1.4-1 Filtro de compras anuales.

Notas del asistente:

96 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Los datos que muestra esta estadística son los que se muestran a continuación:

Figura 15.1.4-2 Compras anuales.

Sus campos:
(Aplica tanto para acumulado de ventas como de compras)
Acumular.- Se indica el tipo de documento del cual se desea realizar el acumulado de la estadística.

~ Mensual.- Con esta opción se realiza un acumulado desglosado por cada mes que este en el rango de fechas.
~ Anual.- Con esta opción se realiza un acumulado desglosado por cada año que este en el rango de fechas.

Desde / Hasta.- Se indica un rango de fechas sobre el cual se desea realizar la estadística.

Titulo.- Se indica el titulo que llevara la estadística.

15.1.5 Operaciones Generales con Estadísticas


Una vez que se tiene la información en la pantalla, se pueden realizar varias operaciones con esta información,
desde un simple agrupamiento por algún campo en especifico, hasta poderosos gráficos que ayudaran a tener
una mejor perspectiva de la información que se esta leyendo. Algunas de las operaciones más importantes se
enuncian a continuación:

; Exportar información a otros formatos.


; Copiado especial.
; Imprimir.
… Graficarlas.
… Configurar totales.
… Definir vistas.
… Infoweb.
, Solo se dará la explicación de aquellos temas que no estén marcados, dado que los otros ya fueron cubiertos
en este curso o en alguno previo.

15.1.6 Gráficos

 Ruta de Acceso: Cualquier Estadística / Icono

Las gráficas que emite el sistema es una útil herramienta que permite presentar la tabulación de los resultados
estadísticos en una variedad de formas gráficas, pudiendo manipular la presentación de éstas para un mejor
entendimiento de las mismas.
Al generar la gráfica previamente requiere que se configure el tipo de gráfico, con las siguientes opciones:
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 97


Figura 15.1.6-1 Compras anuales.
Sus Campos:
~2D / ~ 3D.- La opción 2D ó 3D permite elegir la presentación en 2 ó en 3 dimensiones.

Lista de gráficas.- Las gráficas que se listan a continuación se pueden presentar en (2D) y (3D), según se desea
que se adapten los datos que se van a graficar. El sistema permite visualizar un preliminar de los estilos de
gráficas y con esto ver cual se adapta mejor para la presentación de los datos, esto mediante el botón “Aceptar”.
A continuación se describe las gráficas que se manejan en el sistema:
• Barra verticales: Esta gráfica, expone las categorías en el eje X, mientras que los valores toman el eje Y,
de esta manera representar las barras con los datos.
• Barra horizontales: Equivale a la gráfica de Barra verticales, pero las categorías toman el lugar del eje Y,
mientras que los valores toman el eje X. Estas gráficas son ideales para comparar los datos como en el
caso de una competencia.
• Línea: Ésta es muy oportuna para mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo determinado.
Enfatiza rangos de cambio y flujo, más que las cantidades involucradas. Cuando se selecciona 2D
aparecerá línea, y listón para las 3D.
• Área: Enfatiza la diferencia entre los datos durante un periodo de tiempo. Los valores están graficados
en el eje vertical de las Y, mientras que las categorías están en el eje horizontal X.
• Puntos: Esta gráfica muestra sólo el punto más alto alcanzado por cada uno de los datos de la
estadística.
• Pastel: Sirven para mostrar la proporción de cada valor en relación con los demás. Cada rebanada
representa cada uno de los valores de los datos graficados.
• Línea rápida: Esté estilo de gráfica permite mostrar tendencias o cambios previsibles en un periodo
determinado. Enfatiza rangos de cambio y flujo, más que las cantidades involucradas. Cuando se
selecciona 2D ó 3 D aparecerá línea, es decir que en este tipo de gráfica no se presenta la apariencia
tridimensional.

Etiqueta.- Este campo permite seleccionar de las opciones de los campos agrupados que cuenta la estadística.
Esta etiqueta se mostrará como título del eje X.

Valor; Barra, Pastel.- El titulo de este campo depende del estilo de gráfica y permite seleccionar de los campos
acumulados disponibles. Esta etiqueta se mostrará como título del eje Y.

Ordenado por: {~Ascendente / ~Descendente} Selecciona el campo del cual se realizará la presentación de los
datos en la gráfica. Seleccionado el campo para ordenar de mayor a menor o viceversa, esto mediante las
opciones de Ascendente o Descendente.

Color.- Dentro de esta opción se muestra un botón de Color y recuadro coloreado, los cuales despliegan la paleta
de colores y de está seleccionar el indicado para dibujar los datos graficados.
; Colorea c/u, permite visualizar cada valor de la gráfica en colores diferentes lo cual ayudará a visualizar de un
dato a otro.
Notas del asistente:

98 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Una vez que se han elegido los parámetros para la gráfica, esta será visualizada en una ventana, como se muestra
a continuación:

Figura 15.1.6-2 Gràfico.

Comandos de los gráficos:


Es posible copiar al portapapeles el grafico para pegarlo en alguna
Copiar al Portapapeles aplicación que soporte OLE.

Mediante este icono se podrá imprimir el gráfico.


Imprimir
Actualiza la grafica con respecto a los cambios efectuados.
Actualizar Grafico
Las consultas pueden ser almacenas o consultadas en un archivo con
Guardar grafico. extensión (.tee). También mediante el icono se podrá guardar el
gráfico.
Permite hacer un hacer un acercamiento del grafico.
Acercar
Permite hacer un hacer un alejamiento del grafico.
Alejar
Permite regresar el gráfico a su estado original una vez que se le aplico
Restaurar cualquiera de los dos comandos antes mencionados.
Permite hacer el salto de valores cuando estos no se pueden mostrar
completos en la grafica, ya sea hacia adelante o atrás.
Estas barras de desplazamiento permiten girar y mover la gráfica, para
Rotación /
que se pueda tener diferentes apreciaciones.
Elevación
Este icono presentará un sub menú, el cual
Comandos presentará las siguientes opciones, de las
cuales la mayoría corresponden a los iconos ya
explicados, pero destacaremos el siguiente
comando:
Configuración de gráficos.- Esta opción del
graficador define 2 aspectos que afectan a la
presentación general de la gráfica que se está modificando, que son:
Datos.- Configura los parámetros antes vistos.
Presentación.- A continuación se muestran las opciones que se pueden
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 99


configurar.

Figura 15.1.6-3 Configuración de ejes.


Sus Campos:
; Enseñar ejes.- Despliega la escala de los ejes, líneas, etiquetas y título en el eje.

~ Ejes.- Al seleccionar uno de los ejes que se muestran, se activan y aplican las opciones para llevar a cabo la
configuración del título y etiqueta que se disponen para el despliegue de lo editado en el titulo.

; Visible.- Al activar esta casilla permitirá que los títulos configurados sean mostrados en la gráfica.

Título.- Se debe indicar el titulo del eje seleccionado.

Ángulo.- Se indica la inclinación que se mostrará del eje seleccionado.

Tamaño.- Se indica la distancia del margen que existirá entre el título y el borde de la ventana donde se muestra
la gráfica.

Máscara.- Permite editar el tipo de formato numérico con el que se desea se presente los datos del título.

El ángulo y tamaño aplican igual que el de los títulos.

Figura 15.1.6-4 Configuración de Titulo.


Sus Campos:
Encabezado y Pie de página.- Se selecciona lo relacionado a presentar en un texto la parte superior o inferior de
la gráfica.

Notas del asistente:

100 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


; Visible.- Se indica si será visible o no el texto del titulo.
Alineación.- Se tiene tres formas de alineación: ~ Izquierda, ~ Centro, ~ Derecha).

Fuente.- Este botón despliega la ventana estándar para configuración de las fuentes (tipografías).

Color.- Esta opción muestra la paleta de colores estándar para configuración de colores.

Figura 15.1.6-5 Configuración de la leyenda.

Sus Campos:
; Visible.- Esta casilla permite que se muestre el recuadro que contendrá los datos que se están representando
gráficamente.

; Ajustar gráfica.- Esta casilla proporciona y adapta la leyenda a la gráfica de modo que este justificada al
margen de la gráfica.

; Invertir.- Permite mostrar los datos presentados en la leyenda pero en listados de orden inverso.

Posición.- Indica en donde se encontrara el cuadro de leyendas, teniendo las siguientes opciones: ~Arriba,
~Abajo, ~ Derecha e ~ Izquierda.

Líneas divisorias.- Permite definir líneas divisorias en el cuadro de leyendas al marcar la casilla ;Visible,
permitiendo tener las siguientes opciones: ~ Sólida, ~ Punto, ~ Guión, ~ Guión-punto.

Figura 15.1.6-6 Configuración del Panel.


Sus Campos:
; Usar degradado.- Esta casilla permite activar las opciones disponibles para poder personalizar los lienzos, con
la opción de degradado, que conforman a la ventana donde se presenta la gráfica.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 101


Inicio/Final.- Se seleccionan los colores que se utilizarán para formar el degradado.

Dirección.- Se selecciona la dirección del degradado, contando con las siguientes opciones: “Abajo-arriba”,
“Arriba-abajo”, “Derecha-Izquierda” e “Izquierda-derecha”.

Angulo Externo/Interno.- Permite tener una perspectiva en los bordes externos / Internos de la ventana que
presenta la gráfica y este puede tener o no el efecto ~ Hundido / ~ Levantado.

Figura 15.1.6-7 Configuración de las paredes.


Sus Campos:
; Ver paredes.- Esta casilla permitirá activar las opciones para personalizar lo relacionado a las paredes o bordes
del plano donde se está representando la gráfica.

Color.- Muestra los colores disponibles para presentar la pared o bordes del plano de la gráfica.

Ancho.- Indica el número de puntos para el ancho deseado de la pared.

Bordes.- Se indica el estilo de la línea que mostrará el borde de la pared del plano donde se esta presentando la
gráfica, estas opciones estarán activadas si se activo la casilla de “Visible”, teniendo las siguientes opciones:
~Sólido, ~Guión, ~ Punto.

Figura15.1.6-8 Configuración de la escala.

Sus Campos:
Automático.- Al activar esta casilla se ajusta la escala del eje basándose en los valores máximos y mínimos de los
datos que se están graficando y sin activar la casilla, se ajusta manualmente la escala del eje basándose en los
valores que se captures.

Notas del asistente:

102 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Mínimo / Máximo.- Indica el valor mínimo / máximo de inicio para la escala.

15.2 Personalización de Consultas


Ruta de acceso: Cualquier módulo / Ver / Personalización de consultas.

Dentro de la ventana principal de la personalización de consultas se pueden observar 13 consultas predefinidas


por el sistema, así como las que se vayan generando por los usuarios. Pudiéndose guardar, borrar o modificar, así
como exportarlos a otras aplicaciones de Windows.

Figura 15.2-1 Listado de Consultas.


Permite agregar más consultas personalizadas, las cuales puede utilizar los campos que necesite dependiendo del
modulo que se seleccione. Al dar clic en Agregar o Modificar, mostrara la siguiente ventana:

Figura 15.2-2 Personalización de consultas.

Para poder personalizar las consultas, el sistema cuenta con un conjunto de herramientas que de forma muy
sencilla permitirán realizar esta tarea.

Figura 15.2-3 Barra de Herramientas para personalización de consultas.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 103


A continuación se explicaran cada uno de los comandos.

Guardar Consulta.- Al hacer esto aparecerá una ventana como la siguiente, solicitando que se le de un
nombre para guardar la consulta.

Figura 15.2-4 Barra de Herramientas para personalización de consultas.

Archivo Maestro.- Al seleccionar cualquiera de los archivos que tiene el


sistema, mostrará las tablas que se encuentren relacionadas.

Configurar el filtro.- Al accionar este comando el sistema mostrará un filtro para que la consulta pueda ir con
ciertos criterios. El filtro que aparece está estrechamente relacionado con el archivo que se haya seleccionado, es
decir no siempre será la misma ventana. Para este caso se mostrara el filtro de Clientes.

Figura 15.2-5 Barra de Herramientas para personalización de consultas.

En algunas ocasiones las opciones del filtro no serán suficientes, para lo cual se cuenta con la opción
de poder generar una consulta en lenguaje SQL para poder hacer más poderosos los criterios del filtro.

Ejecutar filtro.- Al activar este comando en la consulta, al momento de visualizarla presentará un filtro para
que antes de visualizar la consulta puedan ser modificados los parámetros del filtro. El filtro mostrado dependerá
del archivo en el que se base la consulta personalizada.

Preliminar.- esta opción permite generar un vista previa de la consulta que se este editando, sin necesidad
de guardarla.

Notas del asistente:

104 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Formato Numérico.- Este comando solo opera cuando de campos numéricos se trate y permite mostrar una
ventana en la cual se mostrará una serie de formatos o mascaras para la salida de datos numéricos.

Figura 15.2-6 Selección de mascara de salida.

Formato de Fechas.- Al igual que el formato numérico, este comando establece la mascara de salida de
campos tipo fechas, mostrando las siguientes opciones de salida.

Figura 15.2-7 Selección de mascara de salida.

Formulas.- El sistema permite realizar operaciones con los campos, para lo cual el sistema presenta una
ventana con los operadores que es capaz de manejar.

Figura 15.2-8 Definición de formulas.

Acumulados.- Mediante esta opción se habilitara a los campos numéricos para que al momento de barrer los
registros, al pie de la venta se muestre el total de la suma los registros que se han recorrido.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 105


Figura 15.2-9 Total de campos numéricos.

Para que esta función pueda ser utilizada se debe activar en la consulta el icono .

Alineación.- Cuando son campos de tipo Alfanumericos, es posible indicarle cual será la alineación
con la que presentará la información; Izquierda, centrada o derecha, respectivamente.

Ventanas.- Cuando un archivo tiene relacionadas varias tablas, estas podrán ser acomodadas ya sea en
forma de cascada o Mosaico, respectivamente.

Características de las consultas:


• El sistema tiene 20 columnas para poder generar una consulta.
• El ancho de columnas se define con arrastrar los bordes de cada una al momento de estar diseñando la
consulta.
• Todas las consultas que tiene el sistema de forma predeterminada se identificaran porque dicen
“Predefinida”.
• Las consulta generadas por el usuario tendrán la leyenda “De usuario”.
• Las 13 consultas las pueden ver todos los usuarios, pero las consultas que se vayan agregando en el
sistema solo las podrá ver el usuario que las dio de alta, es decir, si el usuario 1 dio de alta una consulta
nueva, los demás usuarios definidos en los perfiles no la podrán ver.

• El archivo de configuración puede ser regenerado oprimiendo el icono

*** Practica ***

Realizar la siguiente consulta personalizada:

, Es indispensable el Mouse.
1. Dar clic en agregar / Modificar
2. Seleccionar el archivo base (por ejemplo. clientes). EN ocasiones el sistema pueda mandar mas de una
tabla, esto depende de cuantos archivos estén relacionados con el seleccionado.
3. Ubicar el campo que se requiere.
4. Arrastrar el campo a la intersección (Campo / # de Columna).
5. Este procedimiento se deberá repetir hasta concluir con los que sean necesarios.

Notas del asistente:

106 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


16. FUNCIONES CRM

16.1 Definición
Con la finalidad de proporcionar elementos que ayuden a la empresa a desarrollar una mejor Administración de
Relaciones con sus Clientes, Aspel-SAE 4.0 incluye en el módulo de Clientes nuevas funciones que no son mas
que herramientas con las que se pueden llevar a cabo actividades encaminadas a fortalecer el trabajo de
captación de nuevos clientes, así como la retención y crecimiento de negocio con los clientes ya existentes.

16.2 ¿Qué es un CRM Customer Relationship Management ?


CRM es básicamente la respuesta de la tecnología a la creciente necesidad de las empresas de fortalecer las
relaciones con sus clientes, buscando dar respuesta a preguntas como: ¿Tengo buena relación o no con mis
clientes y como puedo mejorarla?, ¿Cuánto me está costando perder clientes antiguos y cuánto me cuesta
captar clientes nuevos?, ¿Estoy reteniendo a mis clientes?, ¿Cuál es el costo y cuál el valor de cada cliente?,
¿Cómo puedo mejorar mis productos y servicios para atender las necesidades de mis clientes?.

CRM es una tecnología de información reciente, enfocada al trato personalizado y preferencial al cliente.
Significa entender mejor sus necesidades y establecer una relación "uno a uno" para atraer nuevos clientes o
retener los ya existentes. Sin embargo, para poder atraer y retener a los clientes hay que entender primero sus
preferencias, necesidades, sus negocios y, en general, entender por qué compran.

Las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management CRM) son las
soluciones tecnológicas para conseguir desarrollar "la estrategia de negocio centrada en anticipar, conocer y
satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los clientes".

16.3 Aspectos a considerar para una óptima implantación de un Módulo CRM

Es muy importante destacar que para alcanzar el éxito en la implantación de un Módulo de CRM se han de tener
en cuenta los cuatro pilares básicos en una empresa: la estrategia, los recursos humanos, los procesos y la
tecnología. Estos conceptos se desarrollan a continuación:

Estrategia: Obviamente, la implantación de herramientas CRM debe estar alineado con la estrategia corporativa
y estar en consonancia de las necesidades tácticas y operativas de la misma. El proceso correcto es que CRM sea
la respuesta a los requerimientos de la estrategia en cuanto a la relaciones con los clientes y nunca, que se
implante sin que sea demasiado coherente con ella.

Recursos Humanos: La implantación de la tecnología no es suficiente. Al final, los resultados llegarán con el
correcto uso que hagan de ella las personas. Se ha de gestionar el cambio en la cultura de la organización
buscando el total enfoque al cliente por parte de todos sus integrantes. En este contexto, elementos como la
cultura, la formación y la comunicación interna son las herramientas clave.

Procesos: Es necesaria la redefinición de los procesos para optimizar las relaciones con los clientes, consiguiendo
procesos más eficientes y eficaces (mapeo de procesos). Al final, cualquier implantación de tecnología redunda
en los procesos de negocio, haciéndolos más rentables y flexibles.

Tecnología: También es importante destacar que hay soluciones CRM al alcance de organizaciones de todos los
tamaños y sectores aunque claramente la solución necesaria en cada caso será diferente en función de sus
necesidades y recursos.

Una parte importante para la correcta implementación de CRM consiste en almacenar en una sola base de datos
toda la información que dispongamos sobre el cliente y sobre todo de las operaciones que tengamos con ellos
como las ventas directas, campañas, mercadeo, centro de llamadas, frecuencias de compras, etc. Por ello se
adaptó Aspel-SAE 4.0 para que desde el módulo de Clientes se pueda consultar un “Expediente del Cliente” con
toda la información indispensable para la definición de estrategias, considerando que la fuente de datos es

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 107


accesible en todo momento y está actualizada de acuerdo a todos los datos capturados en los diferentes
módulos de Aspel-SAE 4.0.

16.4 ¿Para qué sirve la implantación de un CRM?

Se podrían englobar los objetivos de un CRM en los siguientes puntos:

• La captación de nuevos clientes.


• La rentabilidad.
• Fidelidad.

A su vez, podríamos mencionar algunas razones y estadísticas para confirmar la eficiencia que puede
proporcionar a la empresa la exitosa implantación de un módulo de CRM como parte de la solución de tecnología
de la información.

• Si se conocen las preferencias de compra de un cliente, se tiene más del 70% de posibilidades de venta
con productos nuevos dirigidos.
• El servicio que se da al cliente representa 70% de la influencia de compra, el producto solo el 30%.
• Las ventas a un cliente existente son 1 a 5 veces más que un cliente nuevo.
• El costo de captar a un cliente nuevo en vez de revender a uno existente es 5 veces mayor.
• Realizar procesos reproductibles de ventas disminuye los costos significativamente.
• Un cliente insatisfecho se encarga de difundir lo malo de su compra.
• Campañas publicitarias dirigidas.

Por último y antes de dar comienzo a la revisión de los sub-módulos que dotan a Aspel-SAE 4.0 de funciones de
un CRM, es importante destacar que Internet, sin lugar a dudas, ha sido la tecnología que más impacto ha tenido
sobre las soluciones de CRM, por ello se ha incluido un sub-módulo de Administración de contactos, que permite
agilizar el contacto con los clientes mediante el envío correo electrónico utilizando el Administrador de correo
Outlook ®. A continuación, se mencionan algunos puntos relevantes de la contribución de Internet las funciones
de CRM:

• Importante disminución de los costos de interacción.


• Bidireccionalidad de la comunicación
• Mayor eficacia y eficiencia de las acciones de comunicación.
• Inteligencia de clientes.
• Públicos muy segmentados.
• Personalización y marketing 1 a 1
• Mejora de la atención al cliente.
• Mejora de los procesos comerciales

16.5 Administración de Contactos

La versión 4.0 de Aspel-SAE permite registrar y administrar los datos de un número ilimitado de contactos de los
clientes mismos que se pueden compartir e interactuar con la lista de contactos de Microsoft Outlook ®
permitiendo ser un complemento en su administración y facilitar su contacto vía correo electrónico. La
información que se puede registrar para cada contacto es: nombre, datos de localización (dirección, teléfono, e-
mail) y tipo de contacto para identificar el área al cual pertenecen (Compras, Ventas, Administración, Cobranza).

El registro de los contactos se puede realizar de tres formas diferentes:

Notas del asistente:

108 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


1. En el momento de dar de alta un nuevo cliente ya que al finalizar de registrar los datos del cliente, el
sistema preguntará si se desean agregar los datos de sus contactos.

Figura 16.5-1 Alta de contactos.


2. Cuando se modifican los datos de un cliente.

3. A través de la opción Contactos del Menú Archivos. En este caso, se despliega una ventana en la que se
presentan todos los contactos registrados en el sistema, teniendo disponibles todas las funciones
necesarias para su administración:

a. Alta, cambios o baja de contactos.


b. Agrupación de la información por Cliente y/o Tipo de Contacto, misma que se realiza
“arrastrando” el encabezado de cada columna al área de agrupamiento.
c. Ordenamiento ascendente o descendente de la información, dando clic en el encabezado de la
columna.
d. Búsquedas y Filtros.
e. Exportación y copiado especial.
f. Preparación y transmisión de la información a Internet (Infoweb)
g. Exportación de la información a Dispositivos móviles (Información Móvil)

Alta, cambio y Interfaz con Infoweb e


baja Outlook® Infomóvil Filtro Ordenar

Búsqueda

Zona de
agrupamiento

Figura 16.5-2 Configuración de contactos en Aspel-SAE.


Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 109


Es importante mencionar que Aspel-SAE 4.0 cuenta con una interfaz con Microsoft® Outlook® 2000 (o versión
superior), que permite mantener actualizada la lista de contactos de ambas herramientas. Para establecer la
interfaz con esta aplicación, se debe habilitar la opción “Utilizar interfaz con Outlook” que se localiza en el menú
Utilerías /Configuración /Aplicaciones Asociadas. Asimismo, se debe indicar en Perfiles del usuario la carpeta de
Outlook que se usará.

Figura 16.5-3 Perfil para trabajar los contactos.

Cuando se utiliza la interfaz con Outlook, el alta y modificación de contactos la manejará esta aplicación a partir
de dicha configuración, manteniéndose ambas bases de datos actualizadas. Adicionalmente Aspel-SAE permite

agregar a Outlook los contactos que se habían registrado antes de establecer la interfase o viceversa, traer

los contactos de Microsoft Outlook hacia Aspel-SAE mediante el icono .

Figura 16.5-4,5 Contactos de Aspel-SAE en Outlook®.

16.6 Registro de una Campaña

Una campaña es una serie de actividades encaminadas a lograr un objetivo comercial (ventas, cobranza,
publicidad, acercamiento y atención al cliente) y de la que posteriormente pueden ser analizados sus resultados
para determinar el comportamiento de los clientes y planear estrategias que ayuden a generar mayor
rendimiento para la empresa, ya sea para mejorar las relaciones con los clientes que ya se cuenta o la captación
de nuevos.

Cuando la organización ya ha definido una campaña y ha generado el plan de actividades a seguir para los
clientes objetivo, puede registrarla en el sistema. Las campañas se dan de alta en la opción Archivos / Campañas.
Al acceder a esta opción, se presenta una ventana en la que se listan todas las campañas que se encuentran
registradas en el sistema, agrupadas por el “Tipo" que se les asignó y mostrando los datos genéricos de las
mismas (nombre, descripción, fecha de inicio y fin, y el estado de la campaña):

Notas del asistente:

110 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 16.6-1 Catálogo de Campañas.
Una campaña puede tener diferentes estatus en función del inicio de actividades y pueden ser:

o “Activa”. Campaña que se dio de alta pero que no ha iniciado su desarrollo.


o “En proceso” . Campaña que se está llevando a cabo.
o “Inactiva”. Campaña que ya finalizó y que se ha cerrado.

Al dar clic en el icono para Agregar una campaña, el sistema presenta un Asistente que guiara al usuario en la
elaboración de la misma. Es recomendable que antes de dar de alta la campaña en el sistema se defina el
“diagrama de flujo” o “árbol de actividades” que comprenderá la campaña para tener bien definido el resultado al
que se pretende llegar. Los pasos que comprende el registro de una campaña son los siguientes:

a) Paso 1. Definición de datos de la campaña.

Figura 16.6-2 Definición de una campaña.

• Tipo de la campaña. Clasificación que facilita la organización y seguimiento de las campañas. Los
tipos de campaña que incluye el sistema son de Venta, de Cobranza, de Publicidad, de Seguimiento
al cliente, Telemarketing y Otras. No es posible agregar tipos de campañas.
• Criterios de selección de clientes
a. Usar criterios de selección. Al marcar esta opción, se indica al sistema que los clientes que
se van a incluir en la campaña deben cumplir con los filtros que se especifiquen más
adelante.
b. Todos los clientes. La campaña incluye todos los clientes registrados en el sistema.
c. Sin clientes. Se va a definir una campaña que por el momento no incluye ningún cliente.
(Posteriormente se podrán agregar clientes a esta campaña).
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 111


Paso 2. Definición de los criterios de selección de clientes

Sólo si en el paso 1 se eligió “Usar criterios de selección” se mostrará la siguiente ventana, en la cual se indicará
mediante filtros el grupo de clientes a los que va dirigida la campaña. La selección se puede realizar:
‰ Por sus datos generales: Clave de cliente, clasificación, zona, vendedor o estatus.
‰ Por su historial comercial: Monto de ventas acumuladas, saldo, descuento, fecha de última compra o
pago.
‰ Por las ventas realizadas: en un rango de fechas, en una moneda específica, de un determinado
almacén y/o de un monto específico.
‰ Por los productos o servicios adquiridos seleccionados por clave, línea y tipo de producto (kit o
grupo de productos) e incluso por cantidad comprada.
‰ Por criterios de cuentas por cobrar: número y folios de documentos, por conceptos de cuentas por
cobrar, por fecha de aplicación o vencimiento de documentos y por monto.

Figura 16.6-3 Definición de parámetros.

Paso 3. Redacción de la guía para la campaña.

En este paso se redacta el guión de apoyo para el personal de la empresa que trabajara la campaña.

Figura 16.6-4 Definición del script.


Notas del asistente:

112 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Paso 4. Definición de actividades de la campaña.

Este paso consiste en definir cada una de las acciones que se deberán realizar para la consecución de la campaña.
El objetivo es plasmar el flujo de actividades y resultados que guiarán al personal de la empresa en la ejecución y
seguimiento de la campaña. La lógica que se debe tener al momento de modelarlas es: Toda actividad tiene uno
o varios resultados. A su vez, cada uno de esos resultados implica generar nuevas actividades que permitan darles
seguimiento, estas actividades tendrán nuevos resultados y así sucesivamente, hasta que se agoten las
posibilidades de acción y se tenga un resultado final, ya sea positivo o negativo con respecto a las expectativas
de la campaña.

Desarrollo del Flujo Actividades-Resultados de las Campañas

Resultado 1.1.1 Actividad Terminal


EXITO

Actividad 1.1
p/seguimiento del Resultado 1.1.2 Actividad Terminal
Resultado 1 FRACASO

Resultado 1.1.3 Actividad 1.1.3.1 p/ .....


seg. resultado 1.1.3
Resultado 1

Resultado 1.2.1 Actividad Terminal


Actividad 1.2 FRACASO
p/seguimiento del
ACTIVIDAD Resultado 1
Resultado 1.2.2 Actividad Terminal
EXITO

Resultado 2.1.1 Actividad Terminal


Actividad 2.1 FRACASO
Resultado 2 p/seguimiento del
Resultado 2
Resultado 2.1.2 Actividad 2.1.2.1 p/ .....
seg. Resultado 2.1.2

Actividad Resultados de la Nuevas Actividades Nuevos Resultados Nuevas Actividades


Inicial actividad para dar / Actividades ..........
Inicial seguimiento a los terminales
resultados

Como se puede observar del diagrama, los principales elementos para la definición del flujo de acción son los
Resultados y las Actividades consecuentes. El sistema cuenta con un catálogo tanto de actividades como de
resultados, los cuales pueden ser personalizados (agregar) de acuerdo con las necesidades de la empresa. Estos
catálogos se pueden acceder a través de la barra de herramientas de la ventana principal de campañas:

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 113


Catálogo de Actividades Catálogo de Resultados

La forma de registrar la secuencia de actividades y resultados es la siguiente:

Figura 16.6-5 Definición de actividades y resultados.


Al dar clic en el botón de Alta, se presenta una ventana en la que se indica la actividad inicial:

Figura 16.6-6 Asignación de actividades.


Notas del asistente:

114 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


• Actividad. Se elige del catálogo la actividad deseada. Si no existe, se puede dar de alta en ese momento
utilizando el botón Nueva act.
• Prioridad. Se indica el nivel de prioridad de la actividad
• Descripción de la actividad.

Una vez establecida la actividad, se deben indicar los posibles resultados que se pueden presentar al llevarla a
cabo así como la actividad causante, y así sucesivamente hasta llegar de manera cíclica hasta un terminal éxito o
terminal fracaso, lo cual determinará el fin de al campaña.

Figura 16.6-7 Asignación de resultados.


• Resultado. Se elige del catálogo de Resultados. Si no existe, se puede dar de alta en ese momento.
• En # días. Se indica el número de días en que se estima obtener el resultado de la actividad
• Actividad resultante. Se elige del catálogo de Actividades la acción que se debe llevar a cabo para dar
seguimiento al resultado en cuestión
• Se registrará?. Al activar esta casilla, se indica que el resultado se registrará en la bitácora de
movimientos del cliente.

Al finalizar de registrar la actividad inicial y sus posibles resultados, se debe entonces dar de alta las nuevas
actividades resultantes (en el ejemplo, las correspondientes a “Actualización de datos” y “Contacto telefónico
cliente”) lo que se realiza de la misma forma descrita con anterioridad. Por ejemplo:

Notas del asistente: Figura 16.6-8 Alta de actividades faltantes.

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 115


En el ejemplo si el resultado es la actualización de datos, que a su vez es el objetivo de la campaña, la actividad
resultante es “Terminal: Éxito”, misma que marca el fin de la campaña si el flujo de información permitió llegar
hasta la actividad “Actualización de datos”. Ahora se debe continuar con el flujo correspondiente a “Contacto
telefónico cliente” hasta terminarlo. Al finalizar el alta de actividades de la campaña se muestra una ventana
como la siguiente:

Figura 16.6-9 Actividades asignadas.

Paso 5. Revisión y guardado de la campaña.

En el último paso durante el registro de una campaña se muestran los clientes que cumplen con los criterios
indicados en el paso 2, y nos permite verificar que la definición de los filtros haya sido la correcta.

Figura 16.6-10 Lista de prospectos.

• No modificar la lista de clientes automáticamente. Al marcar esta casilla se esta indicando al sistema
que la campaña sólo incluirá a los clientes que cumplieron con las condiciones del filtro al momento de

Notas del asistente:

116 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


dar de alta la campaña. En caso contrario, el sistema irá agregando nuevos clientes conforme vayan
cumpliendo las especificaciones del filtro durante la operación del sistema. Por ejemplo, si se define un
filtro en el cual sólo se incluían los clientes con ventas mayores a $5,000 hasta la fecha de generación de
la campaña, y si un cliente posterior a la fecha de definición de la campaña realiza una compra que
excede dicho límite, el sistema lo detectará como cliente prospecto y lo agregará a la campaña en
cuestión.
• Avanzado. El sistema permite al usuario crear sentencias SQL para la selección de los clientes. De esta
forma, si las opciones del filtro no satisfizo las necesidades del usuario, él puede crear sus propios
criterios de selección.

Una vez que se ha completado el registro de la campaña, el personal encargado de realizarla tendrá una guía del
desarrollo de la misma, y podrá darse el seguimiento actividad por actividad hasta alcanzar el objetivo. El detalle
en el seguimiento estará en función de la definición del diagrama de flujo o árbol de actividades definidas en el
paso 4 durante el registro de la campaña. La ejecución y seguimiento podrá realizarse desde la sección
Administración de clientes que se describe a continuación.

16.7 Administración de Clientes

Desde esta opción que se puede llevar a cabo el seguimiento de las campañas, tal como el registro de Citas, el
monitoreo en el desarrollo de la misma, el análisis de su evolución, y su efectividad en los resultados que pueden
concluirse como la revisión de las ventas realizadas (facturas y remisiones), las que se encuentran en proceso
(como pedidos y cotizaciones).

Herramientas Filtros y
de atención y agrupamiento de
seguimiento información

Figura 16.7-1 Administrador de clientes.

Herramientas de atención y seguimiento

La ventana de Administración de clientes provee a las personas encargadas de llevar a cabo la campaña de una
serie de herramientas y funciones con los que se busca incrementar la efectividad en la ejecución de las
diferentes actividades y agilizar el seguimiento sin necesidad de estar cambiando de opción y/o módulo en el
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 117


sistema. Por ejemplo, desde esta consulta es posible capturar cualquier tipo de documento del módulo de
Facturas y vendedores como son Cotizaciones y Pedidos sin necesidad de cambiarse de módulo. Dentro de esas
herramientas se encuentra:

• Filtros, criterios de agrupación y ordenamiento de la información. Es importante hacer notar que en todas
las consultas que se presentan para la Administración de clientes, se cuenta con filtros por fecha y por
Vendedor (Vendedor asignado en el detalle de cada cliente). También se tiene la posibilidad de agrupar por
diversos criterios como la clave del cliente, la campaña o la actividad. Si además consideramos los
ordenamientos ascendentes y descendentes que se pueden aplicar por cada columna, el resultado son
múltiples opciones para el monitoreo y el análisis de la información que vaya resultando de la ejecución de
la misma y la evaluación del desempeño de los ejecutivos de la empresa designados para dicha tarea.

• Barra de herramientas

Muestra el expediente del cliente

Agregar cliente

Modificar cliente

Alta de documentos de venta (facturas, remisiones, pedidos y cotizaciones) y


registro de pagos
Abre el catálogo de contactos

Envío de e-mail

Envío de e-mail masivo (Se explica más adelante)

Muestra el catálogo de campañas


Permite realizar cambios a la lista de clientes (agregar o eliminar clientes)
Trabajo en campañas. (Se explica más adelante)

• Envío de e-mail masivo. Esta opción permite generar correos para muchos destinatarios, en los que además
se pueden anexar reportes o documentos de MS-Word® con información generada desde Aspel-SAE.

Figura 16.7-2 Envío de correo masivo.


Notas del asistente:

118 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


o Medios. Se pueden elegir dos opciones de envío: correo electrónico e impresora.
ƒ Si se elige únicamente Correo Electrónico se muestran como posibles destinatarios
únicamente los clientes que tienen dirección electrónica.
ƒ Si se elige únicamente Impresora se muestran todos los clientes como posibles
destinatarios y la salida es a impresora.
ƒ Se elige correo electrónico e impresora. Se envía correo electrónico a los clientes que
cuenta con una dirección electrónica y se imprime para quienes no la tienen.

o “Para”. Al dar clic se presenta la lista de destinatarios a los que se puede enviar el correo.

Figura 16.7-3 Destinatarios de correo.

El listado de destinatarios disponibles dependerá de:


ƒ El medio seleccionado
ƒ La elección que se realice entre ver sólo clientes que están en la consulta o ver todos los
clientes del catálogo del sistema
ƒ El Tipo de contacto que se indique.

o Reporte. Con esta opción se puede anexar al e-mail el Estado de cuenta general del cliente, o su
Estado de cuenta detallado, un comunicado, el lanzamiento de un nuevo producto con su ficha
técnica, los productos en oferta, etc.

o Plantilla. Al elegir esta opción se puede generar un documento de Word® personalizándolo con los
datos de Aspel-SAE:

Figura 16.7-4 Agregado de campos.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 119


16.7.1 Seguimiento

1. Desarrollo de campañas. En esta ventana se muestran las diferentes categorías de campañas que se
manejan en el sistema. Al elegir cualquiera de ellas, se muestran todas las campañas registradas con ese
tipo:

Figura 16.7.1-1 Clientes de campañas.

• El campo “Fecha” que se presenta en la ventana, puede presentarse de diferentes colores: el color negro
indica una actividad a realizarse en el futuro; en azul se presentan las fechas que corresponden al día actual;
y en rojo las correspondientes a las actividades que tienen vencida su fecha de realización.
• La opción “Trabajo en campañas” que se activa con el botón de la barra de herramientas, presenta las
funciones que permiten llevar el registro de la evolución de las actividades de cada cliente.

o Inicia campaña. Al elegir esta opción, se da por iniciada la campaña, con lo que se activa para todos
los clientes la primer actividad de la campaña, actualizando las fechas, prioridades y comentarios.

Figura 16.7.1-2 Clientes de campañas.

o Seguimiento de campaña. Esta es la función que las personas responsables de la ejecución de la


campaña deberán utilizar para desarrollar cada una de las actividades establecidas en la misma, las
cuales se van presentando de manera secuencial para cada cliente.

Notas del asistente:

120 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Figura 16.7.1-3 Seguimiento de campaña.

ƒ Comentario. Se puede indicar algún comentario con respecto al desempeño de esta


actividad.
ƒ Resultado / Actividad siguiente. Se presenta la lista de resultados que se esperan al realizar
la “Actividad actual”, así como las actividades siguientes que se derivan de ellos, debiendo
seleccionar alguna mediante un doble clic o con ayuda del botón Cambiar.
ƒ Fecha sugerida para sig. actividad. Se presenta una fecha que se calcula con base en las
duraciones asignadas a las actividades en el momento de registrar la campaña. Es posible
modificarla durante el seguimiento.
ƒ Cambiar. Al dar clic se asume que el resultado de la “Actividad actual” fue el que se
encuentra marcado con la barra cursor y que ya puede cambiar a la “Actividad siguiente”.
ƒ Seleccionar actividad. Al utilizarla, se presenta una lista con las actividades que conforman
la campaña. Sirve para “saltarse” el flujo de actividades y que el seguimiento del cliente en
cuestión continúe a partir de la actividad seleccionada
ƒ Regresar. Al dar clic en este botón se regresa al Administrador de clientes.

o Cambio masivo de actividad. Permite cambiar el resultado / siguiente actividad en el que se


encuentra un grupo de clientes de acuerdo a la selección.
o Cierra campaña. Una vez finalizado el seguimiento de las actividades, se debe cerrar la campaña.
Con ello, cambia su estatus a “Inactiva”, lo que facilita la administración de todas las campañas.
o Estadística de la campaña. Se presenta una ventana con el número total de clientes en la campaña,
total de clientes no iniciados, total de clientes en proceso y total que finalizaron la campaña con
éxito o fracaso.

2. Actividades generales.
• Citas. Se pueden registrar citas entre los ejecutivos de la empresa y los clientes. Estando posicionados en
la ventana de Citas, dar clic al botón secundario del mouse. Con ello, se despliega un menú flotante con
las opciones de alta, cambio y baja de citas. En caso de contar con la interfase con Outlook®, la ventana
para la captura de la cita será como se muestra a continuación:

Figura 16.7.1-4 Alta de contacto.


Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 121


Las citas que se registren en Aspel-SAE se podrán sincronizar con Outlook® para que pueda darse el
seguimiento desde la aplicación. Finalmente, es posible que, al momento de estar accediendo a Aspel-
SAE, se notifique al usuario de las citas que tiene programadas para ese día indicando el usuario de
Aspel-SAE al que corresponde. Esto se realiza desde el menú Utilerías /Configuración /Aplicaciones
Asociadas, opción “Mostrar citas al inicio”.

• Actividades pendientes. Esta opción es útil cuando al realizar una campaña surge alguna actividad
adicional a realizar con un determinado cliente. Para registrar este pendiente, se debe dar clic al botón
secundario del mouse. De igual forma se pueden registrar actividades pendientes desde la Bitácora de
movimientos.
• Ventas. Se presenta la relación de facturas y remisiones registradas en el sistema.
• Pedidos y cotizaciones. Se presenta la relación de pedidos y cotizaciones registrados en el sistema.
• Estado de mis clientes. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los
clientes que se incluyen en las campañas de la empresa.
• Estado de mis prospectos. Esta consulta presenta la actividad en la que se encuentran cada uno de los
clientes potenciales que se incluyen en las campañas de la empresa. (Se considera cliente potencial
aquél que no tenga registrada ninguna factura).

16.8 Bitácora de Movimientos

Esta consulta muestra todas aquellas actividades comerciales y de seguimiento que cada uno de los usuarios de
Aspel-SAE va realizando y que afectan a los clientes. Los movimientos que quedan registrados en la bitácora son
los siguientes:
• Documentos de Venta: Facturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Devoluciones
• Movimientos de Cuentas por cobrar.
• Modificaciones de los datos de venta de los clientes: Días y límite de crédito, %descuento, días de
revisión y pago.
• Actividades de Campañas que fueron configuradas para registrarse en la bitácora.
• Actividades pendientes.

Los movimientos de venta, cuentas por cobrar y de modificación de datos de venta, quedan asociados
automáticamente a una campaña que se identifica como “INTERNA”. Una Actividad pendiente también puede
quedar asociada a la campaña “INTERNA” si al momento de registrarla no se le relaciona con una campaña en
particular.

Figura 16.8-1 Bitácora de movimientos.

Notas del asistente:

122 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


16.9 Expediente del Cliente
Aspel-SAE 4.0 integra por cada cliente un expediente desde el que se puede consultar rápidamente:

1. Información que antes se podía acceder en el mismo módulo de Clientes y cuentas por cobrar, pero a
través de opciones separadas de menú:

• Información del cliente: Datos generales (RFC, dirección, teléfonos, crédito, etc.), datos de venta
(días de crédito, límite de crédito, % de descuento, etc.), datos históricos (ventas anuales, último
pago, ultima venta), datos adicionales (observaciones, campos libres). Asimismo, los datos
correspondientes a los Comprobantes Fiscales Digitales (mecanismo de emisión y envío de
documentos).

Figura 16.9-1 Expediente del cliente.


• Información de saldos: Estado de cuenta, antigüedad de saldos, pronóstico de cobranza, resumen de
movimientos.

Figura 16.9-2 Información de saldos.


2. Información que sólo se podía consultar accediendo al módulo de Facturas y vendedores:
• Información de ventas: Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones (se puede ver el
detalle de cada documento). Productos apartados y productos más vendidos

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 123


Figura 16.9-3 Información d ventas.

3. Información nueva que facilita el análisis de la situación comercial de los clientes así como de las
actividades de atención y seguimiento que se han desarrollado en la empresa:

• Bitácora de movimientos. Presenta las actividades asociadas a las campañas en las que se ha
incluido al cliente.

Figura 16.9-4 Bitácora de movimientos.

• Citas y contactos. Se presenta la información relacionada con las citas que se han tenido con el
cliente, así como la lista de personas de contacto de la empresa.

Figura 16.9-5 Agenda.

Notas del asistente:

124 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Toda la información que comprende el Expediente del Cliente permite realizar un análisis muy completo del
desarrollo de las relaciones comerciales con cada cliente, mostrando detalladamente los momentos de venta,
cobranza y mercadotecnia que se han tenido con él, así como los productos y servicios adquiridos.

17. ASPEL-AL ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA

17.1 Generales
 Ruta: Ayuda / ASPEL en Internet /Verificación en línea de última versión y/o tecla á/ (todos los)
Programas/Aspel/Actualización en línea y con el icono .

Al hablar de actualizaciones se puede estar hablando de dos cosas totalmente distintas, por ello en esta parte se
aclararán ambas, dado que en Aspel se tiene el término Actualización, el cual en si mismo contiene dos
vertientes:
Actualización a una versión superior, por ejemplo: Aspel-SAE 3.0 Î 4.0, dicha actualización generalmente
implica un costo de acuerdo a las políticas comerciales vigentes.

Actualización en Línea (Aspel-AL), la cual con el fin de mantener los sistemas Aspel de versiones vigentes en
condiciones adecuadas de trabajo, permite bajar de Internet de forma segura una serie de archivos los cuales
permiten al sistema trabajar de forma optima.

El mecanismo de Actualización en línea es muy simple, ya que con sólo unos cuantos clic’s y sin necesidad de
Navegar en varias páginas se podrá obtener la actualización de los archivos que lo requieren, con lo que
disminuye considerablemente el tiempo de conexión a Internet, además es flexible ya que el proceso se puede
ejecutar tantas veces como se requiera. Es definitivamente una herramienta que asegurará siempre estar
trabajando con las últimas mejoras de cada versión. Esta modalidad de actualización está disponible únicamente
para las versiones vigentes de los sistemas de la línea.

Sistemas
Instalados.

Versión
actual del
instalable.

Ruta del
archivo de
versión.

Figura 17.1-1 Actualización en Línea Aspel.

Esta ventana es el panel que permite bajar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, el cual a
continuación se explicará su forma de uso.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 125


Para realizar el proceso de actualización basta elegir el producto y posteriormente oprimir el botón: buscar
actualizaciones o pulsar e, también se puede ejecutar dando doble clic sobre el logotipo del sistema. En ese
momento Aspel-AL comenzará a buscar en el servidor de descarga las actualizaciones.

t Es importante mencionar que el sistema Aspel-AL está preparado para actualizarse a sí mismo, esto es si
existe una mejora para esta aplicación, se realizará la actualización, de esta manera se asegura una operación
óptima.
Aspel-AL verifica si existe una actualización disponible para el sistema indicado, si encontrare alguna
actualización disponible el sistema lo notificará como se muestra a continuación:

Figura 17.1-2 Información sobre una actualización

Si no se tiene registrada la razón social de la empresa uno del sistema, el sistema nadara una ventana como la
siguiente indicando que no será posible realizar la actualización hasta que se tenga registrada una empresa.

Figura 17.1-2 Aviso de restricción para actualizar el sistema.

Si la actualización se lleva acabo directamente desde el sistema, como este se está ejecutando Aspel-AL
solicitará que se cierre la sesión que se tiene en ese momento, tal como los muestra el siguiente mensaje:

Figura 17.1-4 Notificación de la existencia de una sesión abierta del sistema Aspel
Este mensaje se muestra debido a que durante el proceso de actualización varios archivos que en ese momento
se están utilizando, por lo tanto es necesario que se cierre el programa.
Notas del asistente:

126 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


Si durante el proceso de actualización se elige la opción Cancelar se podrá ejecutar nuevamente ASPEL-AL el cual
indicara que se tiene una actualización pendiente por concluir, como lo muestra el siguiente mensaje:

Figura 17.1-5 Reanudación de una actualización interrumpida.

Esto indica que una actualización fue suspendida y que es posible reanudarla, para ello, deberá seleccionar SI y
con esto quedara concluida la actualización.

Los siguientes símbolos indican el proceso que se está realizando, antes, durante y al final la actualización.

Indica que se está verificando las modificaciones disponibles

Señala que no necesita actualización


Indica que requiere actualización

Proceso de descarga de actualización

Señala que la actualización no fue exitosa

Indicación de que ya fue descargada la actualización


Proceso actual de respaldo
Actualizando

Indica que la actualización fue exitosa

Una vez que el proceso ha concluido se puede verificar la actualización del sistema consultando los datos del
“Reinstalable No.” Y “Fecha de versión” que aparecen en la ventana de Aspel-AL, ya que después de la sustitución
y actualización de archivos estos datos se modificarán. De esta forma contará con las últimas mejoras realizadas
a su Sistema Aspel.

Figura 17.1-6 Confirmación para la instalación de la nueva actualización.

Para poder contar con las Actualizaciones mas recientes, este proceso se tendrá que llevar acabo regularmente
pero por otra parte si en donde se instaló el sistema se cuenta con una conexión activa a Internet, de forma
automática al accesar al sistema, mediante una pantalla emergente el sistema avisara que ya se tiene una
actualización disponible para el sistema en cuestión, dado que una de las funcionalidades de Aspel-Al es estar
monitoreando que existan actualizaciones para los sistemas y esto solo es posible si se cuenta con la conexión
activa a Internet.
Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 127


La ventana emergente es como se muestra a continuación:

Figura 17.1-3 Mensaje emergente indicador de que


se ha encontrado una actualización para el sistema.

Este mensaje, permite actualizar el sistema ese momento, recordar mañana y/o ocultarlo.

Bajo esta forma de actualización Aspel de México S.A. de C.V. mantendrá a los usuarios informados de las
últimas actualizaciones de los sistemas.

ASPEL es una maca registrada de ASPEL DE MÉXICO S.A. DE C.V.


Asimismo ASPEL DE MÉXICO S.A. DE C.V. se reserva el derecho de revisar periódicamente este
documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario.
Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas
por sus respectivas compañías.
Cualquier comentario o duda con respecto a este documento se puede hacer llegar a:
cursos@aspel.com.mx

Notas del asistente:

128 Guía Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0