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Tabla de contenido Plan de Comunicación

Control de cambio ................................................................................................................


1. Objetivo ....................................................................................................................
2. Alcance .....................................................................................................................
3. Términos y Definiciones ...........................................................................................
4. Responsabilidades ...................................................................................................
5. Descripción ...............................................................................................................
5.1. Que es comunicación .......................................................................................
5.2. Tipos de comunicación ......................................................................................
5.2.1. Estilo y Tiempo ...............................................................................................
5.2.2. Medios ............................................................................................................
5.2.3. Enfoque ..........................................................................................................
6. Matriz
7. Conclusiones ..............................................................................................................
Anexos (PROGRAMA) .......................................................................................................
PLAN DE COMUNICACIÓN

1. OBJETIVO

Generar estrategias que permitan que la información y la comunicación de la compañía


RECYCLA y de cada proceso, sean adecuadas a las necesidades específicas de la
organización, grupos de interés y partes interesadas apoyando el proceso de
fortalecimiento de competencias de los funcionarios y colaboradores.

2. ALCANCE

Implementar desde las estrategias para asegurar una comunicación efectiva a los clientes
internos y externos de la compañía RECYCLA, finalizando con dar a conocer los
diferentes medios de comunicación con los que cuenta la organización para interactuar
con las partes interesadas, los grupos de interés y sus colaboradores.

3. Términos y Definiciones

Estrategia: Conjunto de decisiones y acciones relativas a la elección de los medios y


articulación de los recursos con miras a lograr un objetivo, la estrategia se completa a
través de los planes.
Competencias: capacidad para responder exitosamente una demanda compleja o llevar
a cabo una actividad o tarea, según criterios de desempeño definidos por la empresa o
sector productivo.
Recíproca: cuando de un lado existe un sentimiento o acción y el otro lado corresponde
del mismo modo.
Emisor: Emisor es un aparato, institución o persona que emite o transmite una señal,
información o mensaje.
Receptor: Que recibe señales eléctricas, telegráficas, telefónicas o radiofónicas y las
convierte en sonidos o señales que se pueden oír o ver.
Jerárquico: Es un orden de elementos de acuerdo a su valor.se trata de la gradación de
personas, u objetos según criterios de clase, tipología, categoría u otro tópico que permita
desarrollar un sistema de clasificación.
Cohesión: Unión o relación estrecha entre personas o cosas.

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Medio de comunicación: Permite que haya interacción, diálogo o retroalimentación del
mensaje entre dos o más personas. Ejemplos: reuniones, comités, visitas guiadas, talleres
etc.
Parte Interesada: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o
éxito de una entidad.
Redes sociales: Es una plataforma en Internet cuyo propósito es facilitar la comunicación
y otros temas sociales en el sitio web.
Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad.
Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir
información.
Alta dirección: Persona o grupo de personas del máximo nivel jerárquico que dirigen y
controlan una entidad.

4. Responsabilidades

La comunicación en la compañía RECYCLA es un factor determinante para tener éxito;


una buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación y los
responsables de transmitir dicha comunicación son el líder de comunicaciones, gerente,
secretaria general o servicio al cliente. Yina Andrea Osorio

5. Descripción

5.1 Comunicación
La comunicación proviene de la compañía RECYCLA, y es dirigida a nuestros distintos
públicos. Éstos pueden ser internos como empleados y accionistas, o externos (clientes,
medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades, público
en general, etc.) y tiene que ver con la gestión de las percepciones, una eficaz y oportuna
difusión de la información, una imagen corporativa positiva y una relación positiva con
todas las partes interesadas.

5.2 Tipos de Comunicación


Comunicación interna: Es el eje transversal que orienta la difusión de políticas y la
información generada al interior de la compañía para una clara identificación de los
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objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se
enfoca el accionar de la organización. Se desarrolla en 3 pasos

 Descendente: de los superiores a los trabajadores, a través de instrucciones


orales, discursos, reuniones, llamadas telefónicas, memorándums, cartas,
informes, folletos, manuales…
 Ascendente: de los empleados a los directivos y responsables de área, mediante
encuestas, reuniones, entrevistas, formularios de sugerencias…

 Horizontal: la que tiene lugar entre colaboradores del mismo rango jerárquico con
la finalidad de mejorar la cohesión de los equipos, a través de reuniones,
llamadas, correos…

Comunicación externa: Esta dirigida a dar a conocer la actividad empresarial fuera de la


compañía y recopilar la retroalimentación procedente de otros actores de la sociedad. En
este caso, la comunicación está compuesta por las relaciones públicas, la publicidad, los
folletos informativos, los comunicados y notas de prensa, las publicaciones en la web
o redes sociales. Se conforma por 3 actores fundamentales:

 Personas: Al tratarse de una interacción humana, la comunicación vendrá


determinada por las circunstancias personales de los participantes (emociones,
relación entre ellos, cargos que ocupan, habilidades…).

 Entorno: tiene lugar en un escenario complejo donde existe una influencia


recíproca constante.

 Contenidos: los objetivos de los mensajes, los canales empleados o el emisor y


receptor de los mismos afectan también al resultado final del proceso
comunicativo.

5.2.1 Estilo

Comunicación interna

 Descendente: a través de instrucciones orales, discursos, reuniones, llamadas


telefónicas, memorándums, cartas, informes, folletos, manuales.

 Ascendente: mediante encuestas, reuniones, entrevistas, formularios de


sugerencias.

 Horizontal: a través de reuniones, llamadas, correos.

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Comunicación externa

 Realización de boletines de prensa, con la información oportuna de la compañía.


 Implementación y utilización efectiva de las diferentes herramientas (medios de
comunicación), para la entrega oportuna de la información.
 Prensa, radio, televisión.

5.2.2 Medios

Los medios de comunicación se constituyen por el conjunto de estrategias, métodos,


recursos e instrumentos utilizados por la compañía, para garantizar la divulgación y
circulación amplia y focalizada de la información y de su propósito hacia los diferentes
grupos de interés, partes interesadas y colaboradores internos, teniendo como eje la
comunicación efectiva. Se promueve el diseño e implementación de todos los
mecanismos que utiliza para la publicación, difusión y retroalimentación de la información
en todos los niveles de la organización y hacia las partes interesadas y grupos de interés
ya sea por medio de parlantes, televisores y correo electronico.

Enfoque

El plan de comunicación se diseña y se utiliza como un instrumento de poder y un recurso


de control sobre el medio. Se centra en la correspondencia entre las acciones
comunicativas y los objetivos que las impulsan, con el fin de que la comunicación sea
espontánea y natural para poder así brindar toda la información correspondiente de la
compañía y contar con los puntos de vista de las partes interesadas y grupos de interés.

6. Matriz o programa

Cuando A quién?
Que Como Quien Con que?
Fechas Cliente de la
Actividad Descripción Responsable Recursos
inicio y final act.

Reuniones, Manual de
Alta dirección Partes
Comunicar la circulares, Calidad
Recursos interesadas
política tabla de Correo
humanos recycla
anuncios electrónico
Reuniones, Manual de
Alta dirección Partes
Comunicar los circulares, Calidad
Recursos interesadas
objetivos tabla de Correo
humanos recycla
anuncios electrónico
Reuniones, Alta dirección Manual de Partes
Comunicar la
circulares, Recursos Calidad interesadas
misión
tabla de humanos Correo recycla
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anuncios electrónico
Reuniones, Manual de
Comunicar los Alta dirección Partes
circulares, Calidad
valores Recursos interesadas
tabla de Correo
corporativos humanos recycla
anuncios electrónico
Capacitaciones
Recursos Cartelera
Comunicar las Reuniones,
humanos correo RECYCLA
capacitaciones conferencias
Líder SIG electrónico

Capacitaciones
Comunicar el Tabla de Líder SIG Cartelera
manejo de anuncios Recursos correo RECYCLA
residuos capacitaciones humanos electrónico

Capacitaciones
Comunicar el Cartelera
Tabla de Líder SIG
manejo de correo
anuncios Recursos RECYCLA
residuos electrónico
capacitaciones humanos
peligrosos Lugar de
trabajo
Alta dirección
Correo Dependencia
Comunicar la Líder SIG
Cuando electrónico, a la que se le
asignación de Recursos
amerite comunicación asignen los
recursos humanos
verbal, actas. recursos
Modificación
de los
Comunicar Alta dirección Documento
contenidos,
responsabilidades Líder SIG impreso.
cambio de RECYCLA
y autoridades del Recursos Correo
funciones
SGC humanos electrónico
inducción y re
inducción
Documento
Comunicar los En el proceso Líder SIG impreso.
manuales de inducción y Recursos Correo RECYCLA
corporativos re inducción humanos electrónico
capacitaciones
Líder SIG Capacitaciones
Comunicar Cuando se
Recursos Carteleras
procesos y diseñe, RECYCLA
humanos Documentos
procedimientos modifique.
del sistema

7. Conclusiones
El plan de comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de la compañía, por
lo que es necesrio tener un buen manejo de este servicio para obtener una eficiencia y

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afinidad en los productos finales. Este plan proporciona los enlaces cruciales entre las
personas y la información que son necesarios para que la comunicación sea exitosa.
Incluye los procesos y las actividades necesarias para identificar, definir, combinar,
unificar y coordinar los distintos procesos e incluye los procesos necesarios para asegurar
la generación, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de toda
comunicación en tiempo y forma.

VERSIÓN FECHA IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABLE


LOS CAMBIOS

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