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MANUAL DE

CONTRATACIÓN
CONTENIDO

INTRODUCIÓN 4

OBJETIVO 5

OBJETIVO GENERAL 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES 6

1. CAPÍTULO I. POLÍTICAS Y NORMAS 8


1.1 SECCIÓN 1. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN
1.2 SECCIÓN 2. FINES DE LA CONTRATACIÓN.
1.3 SECCIÓN 3. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN.
1.4 SECCIÓN 4. DERECHOS Y DEBERES.
1.4.1 De los funcionarios de CRUZ BLANCA EPS
1.4.2 De los Prestadores y Proveedores:
1.5 SECCIÓN 5. INHABILIDADES PARA CONTRATAR.
1.5.1. Son inhábiles para participar en cualquier proceso de contratación con CRUZ BLANCA EPS
1.5.2 Inhabilidades sobrevinientes para contratar con CRUZ BLANCA EPS.

2. CAPÍTULO II. ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 12


2.1 SECCIÓN 1. DELEGACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
2.2 SECCIÓN 2. SUSPENSIÓN O DISMINUCIÓN DE ATRIBUCIONES
2.3 SECCIÓN 3. ENTES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
2.3.1 Comité Nacional de Contratación
2.3.1.1 Miembros del Comité Nacional de Contratación:
2.3.1.2 Responsabilidades del Comité Nacional de Contratación:
2.3.1.3 Funcionamiento del Comit é Nacional de Contratación
2.3.1.4 Aprobación de Propuestas mediante reuniones presenciales.
2.3.1.5 Aprobación de propuestas a través de correo electrónico
2.3.2 Comité Nacional de Red.
2.3.2.1 Miembros del Comité Nacional de Red:
2.3.2.2 Responsabilidades del Comité Nacional de Red:
2.3.2.3 Funcionamiento del Comité Nacional de Red
2.3.3 Vicepresidencia Técnica de Salud, Vicepresidencia Administrativa y Financiera, y Secretaría General
2.3.4 Directores y/o Gerentes Regionales

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Manual de contratación

3. CAPÍTULO III. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN 20


3.1 SECCIÓN 1. ETAPA DE PLANEACIÓN
3.1.1 Principales consideraciones
3.1.2 Responsables
3.1.3 Alcance
3.1.4 Entrega del Plan de Necesidades
3.1.5 Valoración del Plan de Necesidades
3.2 SECCIÓN 2. ETAPA DE SELECCIÓN
3.2.1 Formas de selección
1. Contratación directa.
2. Invitación privada.
3. Invitación Pública.
4. Contratación por selección de Proveedores o Prestadores.
3.2.2 Tipología contractual
3.2.3 Garantías que constituirse
3.2.4 Contenido mínimo de los Contratos
3.3 SECCIÓN 3. ETAPA CONTRACTUAL
3.3.1 Modificaciones y novedades contractuales
1. Modificaciones contractuales.
2. Novedades contractuales
3.3.2 Supervisión del Contrato
3.4 SECCIÓN 4. ETAPA DE LIQUIDACIÓN

4. CAPÍTULO IV. DISPOSICIONES FINALES 27


4.1 SECCIÓN 1. DIGITALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS CONTRATOS
4.2 SECCIÓN 2. CRITERIOS QUE APLICAR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
4.3 SECCIÓN 3. REMISIÓN A OTRAS NORMAS
4.4 SECCIÓN 4. VIGENCIA
4.5 SECCIÓN 5. ANEXOS

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INTRODUCIÓN

Conscientes en la necesidad de contar con los instrumentos que agilicen los trámites y unifiquen criterios para el manejo del
proceso de contratación de CRUZ BLANCA EPS S.A. (en lo sucesivo en forma indistinta “CRUZ BLANCA EPS”, la “Empresa”, la
“Compañía” o la “Organización”), en todos sus niveles y áreas, la Secretaría General a través de la Dirección de Contratación ha
decidido implementar el presente Manual de Contratación (en lo sucesivo el “Manual”) el cual contiene los diferentes lineamientos
de obligatorio cumplimiento en los procesos de legalización de vínculos jurídicos.
Las disposiciones en él contenidas constituyen la materialización de los principios corporativos en materia de contratación
adoptados por CRUZ BLANCA EPS, los cuales deberán ser observados por todas aquellas personas que den aplicación al
Manual.
El Manual de contratación de CRUZ BLANCA EPS está conformado por cinco capítulos, en los cuales se señalan los pasos para
adelantar el proceso de contratación de acuerdo con la normativa vigente, así como los actores que intervienen en el desarrollo
del mismo.
En el primer capítulo del Manual se presentan las generalidades de esta herramienta de gestión, haciendo alusión a sus objetivos,
su alcance, los responsables, los términos y definiciones; el segundo capítulo contiene las políticas y normas que rigen la
contratación en todas sus etapas; en el tercer capítulo se detallan las atribuciones y competencias en cada una de las etapas
del proceso de contratación; en el capítulo cuarto se concretan las diferentes etapas de la contratación, el procedimiento para
cada una de las modalidades de selección de contratistas y los pasos a seguir en cada caso; el quinto capítulo contiene algunos
elementos generales sobre los criterios a aplicar en el proceso de contratación, la remisión a otras normas y la vigencia del
Manual. Por último, se establece un acápite de anexos con los formatos de apoyo para el desarrollo del proceso de contratación.

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Manual de contratación

OBJETIVO


OBJETIVO GENERAL

Contar con un instructivo de obligatorio cumplimiento que describa, unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas,
requisitos mínimos y responsabilidades que rigen la contratación de CRUZ BLANCA EPS. Con ello se busca garantizar la
transparencia, eficacia, eficiencia, celeridad y selección objetiva en la adquisición de bienes y servicios destinados a la satisfacción
de las necesidades de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los procedimientos contractuales
que requiera CRUZ BLANCA EPS para el desarrollo de su gestión, procurando un mejoramiento continuo en el cumplimiento de
los objetivos institucionales, y un adecuado control y seguimiento a las diferentes etapas del proceso de contratación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Definir, normalizar y unificar las políticas de contratación de bienes y servicios de CRUZ BLANCA EPS.
• Lograr el cumplimiento oportuno del proceso de vinculación contractual, con el fin de hacer más eficientes los procesos
gerenciales operativos y de apoyo.
• Asegurar la transparencia, necesidad y eficiencia en la contratación de bienes y servicios de CRUZ BLANCA EPS.

ENTE DE
FECHA DE
TIPO NÚMERO REGULACIÓN O EPIGRAFE U ARTICULOS ESPECIFICOS
EXPEDICIÓN
CONTROL
5/6/2016 Ministerio de Salud Por medio del cual se expide el Decreto Único
Decreto 780
y Protección Social Reglamentario del Sector Salud y Protección Social
Ley 1438 1/19/2011 Congreso de la Por medio de la cual se reforma el Sistema General
República de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Por la cual se hacen algunas modificaciones en el
Congreso de la
Ley 1122 1/9/2007 Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
República
dictan otras disposiciones.
3/27/1971 Presidencia de la Por el cual se expide el Código de Comercio
Decreto 410 República
Ley 84 26/05/1873 Congreso de los Código Civil de los Estados Unidos de Colombia
Estados Unidos de
Colombia

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TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES

Para los efectos de este Manual, los siguientes términos serán entendidos, en singular o en plural, de conformidad con la
definición establecida a continuación para cada uno de ellos.
“Contratos” se refiere a los Contratos administrativos y/o Contratos asistenciales celebrados por CRUZ BLANCA EPS. Su uso
comprende igualmente los convenios celebrados por la Compañía.

“Contratos administrativos” son aquellos que CRUZ BLANCA EPS celebra para dar funcionamiento a la entidad y sin los
cuales no es posible adelantar la operación del régimen de salud que administra.
“Contratos asistenciales” son aquellos que CRUZ BLANCA EPS celebra para cumplir con la prestación efectiva de los servicios
de salud contenidos en el Plan Obligatorio de Salud del régimen que administra. Dentro de esta clasificación se incluyen los
Contratos que se celebren para la adquisición de medicamentos e insumos médico quirúrgicos y los de transporte terrestre
especial.

“Formato de solicitud” es el documento a través del cual el solicitante de la celebración de un Contrato administrativo
especifica las características del bien o servicio objeto de la contratación, precisando las condiciones bajo las que será celebrado
el Contrato tales como su término de duración, tipo de contrato a celebrar, valor de los bienes o servicios, forma de pago al
Proveedor, condiciones de entrega o prestación del servicio, entre otros.

“Invitación pública” es el procedimiento mediante el cual se invita a presentar ofertas a un número indeterminado de
proponentes.

“Invitación privada” es el procedimiento mediante el cual se invita a presentar ofertas a uno o varios proponentes determinados,
con capacidad de celebrar y ejecutar un contrato.

“Oferta” es el documento mediante el cual el Prestador o Proveedor presenta de manera formal el ofrecimiento de los bienes
y/o servicios solicitados por el Ordenador del gasto, con indicación de las condiciones bajo las cuales se propone ejecutar los
Contratos. Se usa indistintamente bajo las expresiones de “Oferta”, “Propuesta” o “Cotización”.

“Ordenador de gasto” quien tiene la facultad de autorizar, ordenar y delegar la celebración de Contratos que comprometan
a CRUZ BLANCA EPS con terceros, hasta el límite de sus atribuciones. Únicamente el representante legal de CRUZ BLANCA
EPS se encuentra facultado para ordenar el gasto relacionado con los Contratos y aprobar la suscripción de los mismos. Ante sus
faltas o ausencias temporales o transitorias, asumirá tales facultades el representante legal suplente.

“Plan de Necesidades” corresponde a la justificación para la celebración del Contrato. Contiene la identificación de la
necesidad a satisfacer con la contratación, el marco comparativo resultado de estudio de mercado para la obtención de la
Propuesta más favorable, el objeto a contratar, la exposición de las razones por las cuales se debe realizar la contratación y las
demás condiciones que se deben tener en cuenta para la celebración del respectivo Contrato.

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Manual de contratación

“Prestador” se refiere a la persona natural o jurídica, o a la forma asociativa autorizada por las leyes vigentes (consorcio, unión
temporal, alianza estratégica, etc.), con quien CRUZ BLANCA EPS ha celebrado uno o varios Contratos asistenciales.
“Proveedor”: se refiere a la persona natural o jurídica, o a la forma asociativa autorizada por las leyes vigentes (consorcio, unión
temporal, alianza estratégica, etc.), con quien CRUZ BLANCA EPS ha celebrado uno o varios Contratos administrativos.

“Proveedor/Prestador único” es aquel que dentro del mercado de oferentes proporciona un tipo único de productos y/o
servicios.

“Supervisor” toda persona a quien se encomienda el acompañamiento, vigilancia y control de la ejecución de un Contrato que
celebre CRUZ BLANCA EPS, cuyas atribuciones, calidades y requisitos se encuentran establecidos en el manual de supervisión
de Contratos de CRUZ BLANCA EPS.

“Términos de referencia” es el documento a través del cual el solicitante de la celebración de un Contrato asistencial
especifica las características del bien o servicio objeto de la contratación, precisando las condiciones bajo las que será celebrado
el contrato tales como su término de duración, modalidad de la contratación, valor de los bienes o servicios, forma de pago al
Prestador, sedes de prestación del servicio, entre otros.

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1. CAPÍTULO I. POLÍTICAS Y NORMAS

1.1 SECCIÓN 1. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN

Son principios de la contratación en CRUZ BLANCA EPS los siguientes:

Buena Fe. Las partes deben proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado
expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre o la equidad.
Eficiencia. El proceso de contratación debe estar enfocado en la maximización de los recursos, de tal manera que los objetivos
planteados se logren con la menor inversión de recursos financieros y humanos posible.
Eficacia. La contratación debe propender por la satisfacción de la necesidad generada y fuente del proceso de contratación.
Celeridad. Cada una de las etapas del proceso debe realizarse con prontitud y rapidez con el impulso oficioso de los funcionarios
y/o colaboradores intervinientes en el procedimiento contractual, suprimiendo trámites innecesarios.
Transparencia. La contratación debe realizarse con objetividad, reglas claras y oportunidad, para que los interesados conozcan
los documentos, conceptos y decisiones que se adopten en relación con la celebración, ejecución, terminación y/o liquidación de
los Contratos.
Responsabilidad. Los funcionarios y demás personas que intervengan en la planificación, celebración, ejecución y liquidación
de los Contratos, tienen la obligación de proteger los derechos de CRUZ BLANCA EPS, los derechos y obligaciones del Prestador
o Proveedor, los derechos de la sociedad y los derechos del medio ambiente que puedan verse afectados por el desarrollo del
contrato.

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Manual de contratación

Selección objetiva. Todo el proceso de contratación debe garantizar una red de Proveedores y Prestadores de servicios
acorde con las necesidades de la prestación de servicios para los afiliados a CRUZ BLANCA EPS, y asegurar que la escogencia
de las propuestas sean las más favorables para ésta.
Igualdad. Los interesados en celebrar Contratos gozarán de las mismas oportunidades y condiciones establecidas por CRUZ
BLANCA EPS para la adquisición de bienes y servicios.
Formalidad del contrato. Todos los Contratos celebrados por la Empresa deben constar en documentos escritos. Se encuentra
prohibida toda posibilidad de contratación verbal.
Principio de publicidad. Mediante este principio se garantiza que los actos contractuales sean públicos, salvo reserva legal
y/o reglamentaria excepcional y debidamente motivada y, por consiguiente, puedan ser conocidos por los actores contractuales,
así como por los diversos estamentos de CRUZ BLANCA EPS y terceros interesados en los mismos.
Disminución Riesgo Jurídico. La contratación de productos, bienes o servicios debe ajustarse sin excepción a las
disposiciones legales vigentes.

1.2 SECCIÓN 2. FINES DE LA CONTRATACIÓN.

En todas las etapas de la contratación los funcionarios y/o colaboradores de CRUZ BLANCA EPS tendrán en consideración que,
al celebrar Contratos y con la ejecución de los mismos, la Empresa busca el cumplimiento de sus fines, la continua y eficiente
prestación de los servicios de salud que ofrece, la efectividad de los derechos e intereses de los afiliados, y la protección de los
recursos públicos que en razón a su naturaleza maneja.

1.3 SECCIÓN 3. NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN.

Todo proceso de contratación deberá ser sustentado por el área que solicite la celebración del respectivo Contrato. Para tal
fin, el área encargada realizará la planeación de la contratación mediante la evaluación de las necesidades advertidas y su
satisfacción mediante la contratación, y presentará el análisis realizado ante el ente que aprueba la contratación. Cuando se trate
de Contratos asistenciales, el Comité Nacional de Red decidirá sobre la aprobación de la celebración del Contrato. La evaluación
de la necesidad deberá contener una justificación sobre el objeto a contratar, el costo del mismo, el valor agregado y el análisis
del beneficio que reportará para CRUZ BLANCA EPS.

1.4 SECCIÓN 4. DERECHOS Y DEBERES.

1.4.1 De los funcionarios de CRUZ BLANCA EPS

Para la consecución de los fines de que trata el numeral anterior, quienes intervengan en el proceso de contratación en nombre
de CRUZ BLANCA EPS cumplirán, dentro del ámbito de sus respectivas facultades, funciones y competencias, con los siguientes
lineamientos:

a. Prestar su colaboración para que el Supervisor del Contrato pueda exigir formalmente al Prestador o Proveedor la
ejecución idónea y oportuna del Contrato.

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b. Actuar de tal modo que, por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de
las obligaciones a cargo de CRUZ BLANCA EPS. Con este fin, en el menor tiempo posible corregirán los desajustes
que pudieren presentarse en el Contrato, y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o
solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
c. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y/o hacer efectivas las
garantías a que hubiere lugar.
d. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los perjuicios que sufra CRUZ BLANCA EPS con
ocasión del Contrato celebrado.

1.4.2 De los Prestadores y Proveedores:

a. Recibir oportunamente el pago pactado. Este se realizará de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato
y a la programación de pagos efectuada por la Vicepresidencia Administrativa y Financiera de CRUZ BLANCA EPS.
b. Acatar las recomendaciones que imparta CRUZ BLANCA EPS a través del Supervisor del respectivo Contrato.
c. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones injustificadas en la ejecución
del Contrato.
d. Garantizar la calidad e idoneidad de los bienes y servicios contratados.
e. Informar sobre cualquier inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses en los que pueden estar incursos en el
momento de perfeccionar el Contrato, o los que sobrevengan durante la ejecución contractual.
f. Guardar la confidencialidad de la información suministrada para la ejecución del Contrato, la cual no podrá ser divulgada
a terceros, ni a personas que no sean previamente autorizadas por CRUZ BLANCA EPS. Esta obligación incluye el
cuidado en el manejo de bases de datos que le sean suministradas.
g. Constituir las garantías que se pacten contractualmente y mantenerlas vigentes durante todo el término de duración del
Contrato, sin necesidad de requerimientos sobre el particular.
h. Dar cumplimiento a la totalidad de las disposiciones establecidas en este Manual que les sean aplicables.

1.5 SECCIÓN 5. INHABILIDADES PARA CONTRATAR.

1.5.1. Son inhábiles para participar en cualquier proceso de contratación con CRUZ BLANCA EPS

a. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar conforme a la Legislación Colombiana o por decisión de
autoridad competente.
b. A quienes CRUZ BLANCA EPS haya dado por terminado el Contrato, como consecuencia del incumplimiento de las
obligaciones del Prestador o Proveedor.
c. A quienes CRUZ BLANCA EPS haya decidido no renovar o prorrogar el Contrato por causas imputables al Proveedor
o Prestador.
d. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir un Contrato adjudicado a través de Invitación Pública o Invitación
Privada.
e. Los funcionarios de CRUZ BLANCA EPS y/o sus administradores, directamente o interpuesta persona, o a través de
personas jurídicas, consorcios o uniones temporales en las cuales tengan participación o ejerzan como administradores.

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Manual de contratación

f. Quienes hayan sido miembros de la Asamblea General de Accionistas o Junta Directiva de CRUZ BLANCA EPS, por
el término de un (1) año contado a partir de la fecha de inscripción en el registro mercantil del acta que designa al
nuevo miembro en su lugar, o de la renuncia retiro del órgano correspondiente.
g. Quienes hayan sido funcionarios, empleados y/o administradores de CRUZ BLANCA EPS, por el término de un (1)
año contado a partir de la fecha en que se haya hecho efectiva su desvinculación de la Organización.

PARÁGRAFO ÚNICO. Las inhabilidades a que se refiere los numerales 5.1.2 y 5.1.3 se extenderán por un término de cinco
(5) años contados a partir de la fecha de terminación, no renovación o prórroga del Contrato; la prevista en el numeral 5.1.4, se
extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la de expiración del plazo para la firma del Contrato.

1.5.2 Inhabilidades sobrevinientes para contratar con CRUZ BLANCA EPS.

a. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el Prestador o Proveedor, éste cederá el Contrato previa
autorización escrita de CRUZ BLANCA EPS. Si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución, se dará por terminado
el Contrato y se procederá a su liquidación.
b. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una Invitación Pública o una Invitación
Privada, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.
c. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá
su participación a un tercero, previa autorización escrita de CRUZ BLANCA EPS. En ningún caso podrá haber cesión
del Contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

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2. CAPÍTULO II. ATRIBUCIONES Y COMPETENCIAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

2.1 SECCIÓN 1. DELEGACIÓN DE LA CONTRATACIÓN


El Comité Nacional de Contratación, el Comité Nacional de Red la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, la Vicepresidencia
Técnica de Salud, y las Direcciones o Gerencias Regionales no podrán delegar total o parcialmente la competencia para
recomendar la celebración de Contratos, y/o la realización de invitaciones públicas o privadas.

2.2 SECCIÓN 2. SUSPENSIÓN O DISMINUCIÓN DE ATRIBUCIONES

El Gerente General de CRUZ BLANCA EPS podrá suspender o disminuir las atribuciones y competencias de los Responsables
del proceso de contratación, en los siguientes casos:
a. Extralimitación de atribuciones.
b. Delegación no justificada de atribuciones en otros empleados. c. Fraccionamiento o atomización de compras.
d. Desvío de información o de registros contables correspondientes a las compras. e. Necesidad de centralizar el
ordenamiento del gasto.
La alteración de la información en el proceso de selección de Prestadores y/o Proveedores será considerada como falta
grave e incumplimiento a las normas y procedimientos de contratación, y se sancionará conforme al Reglamento
Interno de Trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo.

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Manual de contratación

2.3 SECCIÓN 3. ENTES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

2.3.1 Comité Nacional de Contratación


El Comité Nacional de Contratación es un equipo interdisciplinario conformado por funcionarios de CRUZ BLANCA EPS que tiene
la responsabilidad de orientar los procesos de contratación que lleven a la selección de las propuestas más favorables para los
intereses de CRUZ BLANCA EPS.

2.3.1.1 . Miembros del Comité Nacional de Contratación:

1. Con voz y voto

a. Gerencia General
b. Vicepresidencia Administrativa y Financiera
c. Secretaría General
d. Vicepresidencia Técnica de Salud

2. Con voz y sin voto

a. Dirección de Contratación
b. Dirección de Evaluación y Control

3. Invitados

Al Comité Nacional de Contratación se invitarán a los funcionarios y/o colaboradores responsables del bien o servicio
a contratar.

2.3.1.2 . Responsabilidades del Comité Nacional de Contratación:

1. Asesorar al Gerente General en los procesos de contratación y selección de Proveedores y Prestadores para CRUZ
BLANCA EPS.
2. Aprobar la celebración de los Contratos administrativos cuya cuantía sea superior a mil doscientos (1200) salarios
mínimos mensuales legales vigentes, y aquellos Contratos asistenciales que sean remitidos por el Comité Nacional de
Red.
3. Aprobar los términos de las Invitaciones públicas o Invitaciones privadas para la celebración de Contratos administrativos
cuya cuantía sea superior a mil doscientos (1200) salarios mínimos mensuales legales vigentes que requiera efectuar
CRUZ BLANCA EPS, cuando las mismas no sean aprobadas de manera directa por la Junta Directiva.
4. Recomendar la terminación y liquidación de Contratos administrativos cuya cuantía sea superior a MIL DOSCIENTOS
(1200) salarios mínimos mensuales legales vigentes, y aquellos Contratos asistenciales que sean remitidos por el
Comité Nacional de Red.
Para todas las propuestas, el Comité Nacional de Contratación deberá contar con la información técnica, jurídica y
financiera específica de cada propuesta.

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2.3.1.3 . Funcionamiento del Comit é Nacional de Contratación

El proceso, la delegación de competencias, quórum, empate, decisiones, reuniones, actas y otros que se consideren necesarios
para el correcto y eficiente funcionamiento del Comité Nacional de Contratación se ajustarán a los parámetros que se señalan a
continuación:

1. El Comité Nacional de Contratación tomará decisiones en el lugar o por el medio que para tal efecto disponga la Dirección
de Contratación, de manera ordinaria y extraordinaria, siempre que se cumplan con los requisitos de convocatoria y
quórum. Cuando se trate de toma de decisiones a través de medios electrónicos, el medio dispuesto para tal fin debe
garantizar que todos los miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, permitiendo la
participación oportuna y activa de cada uno de ellos.

2. Las sesiones del Comité Nacional de Contratación se realizarán ordinariamente cada seis meses siempre y cuando exista
necesidad de poner a consideración del mismo algún caso que deba ser resuelto por éste, y de manera extraordinaria en
cualquier momento, previa convocatoria del Gerente General, de cualquiera de las Vicepresidencias de la Empresa o de la
Dirección de Contratación. Cualquier citación o modificación al horario será comunicada por la Dirección de Contratación
a través de correo electrónico.

3. Cuando se trate de una reunión extraordinaria la, convocatoria deberá hacerse con por lo menos veinticuatro (24) horas
de antelación a la fecha de la sesión.

4. El Director de Contratación actuará como secretario en cada sesión del Comité Nacional de Contratación, teniendo
dentro de sus principales funciones:

a. Efectuar la citación a los miembros del Comité Nacional de Contratación


b. Dar lectura al orden del día y verificar su cumplimiento
c. Verificar el cumplimiento del quórum
d. Elaborar, publicar y mantener bajo su custodia las actas de las sesiones que tengan lugar.

2.3.1.4 . Aprobación de Propuestas mediante reuniones presenciales.

1. Reuniones: El Comité Nacional de Contratación se reunirá en el lugar que para tal efecto informe la Dirección de
Contratación, siempre y cuando se cumplan con los requisitos de convocatoria y quórum.

2. Quórum deliberatorio y decisorio: Para la instalación del Comité Nacional de Contratación se requiere la presencia de
por lo menos tres (3) de los miembros con voz y voto. La toma de decisiones en el Comité Nacional de Contratación
requerirá del voto de por lo menos tres (3) de sus miembros con voz y voto. En caso de empate se hará una segunda
ronda de votación y si persiste el empate no se recomendará la contratación.

3. Delegación: La asistencia al Comité Nacional de Contratación no podrá ser delegada.

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Manual de contratación

4. Actas: De cada sesión se suscribirá un acta en la cual constará cada una de las decisiones que adopte el Comité
Nacional de Contratación, en las que se pueden presentar una de las siguientes situaciones:

a. Recomendación del Comité Nacional de Contratación: En este evento la oferta se encuentra ajustada a los aspectos
técnicos, económicos, jurídicos y financieros exigidos por CRUZ BLANCA EPS, y se dará lugar al proceso de
elaboración, suscripción y legalización del contrato.
b. Rechazo del Comité Nacional de Contratación: La oferta no cumple con los requerimientos técnicos, económicos,
jurídicos y financieros exigidos por CRUZ BLANCA EPS.
c. Ampliación: En este caso es necesario complementar, aclarar o adicionar la información de la propuesta, para ser
sometida nuevamente a consideración del Comité Nacional de Contratación.

2.3.1.5 . Aprobación de propuestas a través de correo electrónico

1. Envío de propuestas: La Vicepresidencia, Dirección o Gerencia que solicite la celebración del Contrato deberá
enviar la(s) Propuesta(s), con la documentación requerida, a la cuenta de correo electrónico que para tal fin disponga
la Dirección de Contratación, quien dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción del correo remitirá las
propuestas, por este mismo medio, a cada uno de los miembros del Comité Nacional de Contratación, advirtiendo
a éstos que cuentan con un término de tres (3) días adicionales para manifestar su decisión al Gerente General.

La manifestación de los miembros del Comité Nacional de Contratación deberá surtirse dentro del término
establecido para tal fin, en respuesta a la misma cuenta de correo electrónico de la cual fue remitida la propuesta
por la Dirección de Contratación.

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Una vez transcurridos los tres (3) días con los que el Comité Nacional de Contratación cuenta para manifestarse
sobre la(s) Propuesta(s), la Dirección de Contratación verificará que se cumplan con los siguientes:

2. Quórum deliberatorio: Para efectos de la toma de decisiones se requiere que todos los miembros del comité con
voz y voto confirmen la recepción del correo electrónico enviado por la Dirección de Contratación con la Propuesta,
bien sea por medios automáticos programados para tal fin o con el pronunciamiento expreso al respecto.

3. Quórum decisorio: La toma de decisiones del Comité Nacional de Contratación requerirá del voto, en el mismo
sentido, de por lo menos tres (3) de sus miembros con voz y voto. En caso de empate se hará una segunda ronda de
votación con la participación de los mismos miembros que inicialmente manifestaron su posición, quienes contarán
con un término de un (1) día contado a partir de la recepción del correo para remitir su voto. Si persiste el empate
no se recomendará la contratación.

4. Ampliación de propuestas: En el evento en que la decisión de los miembros del Comité Nacional de Contratación
sea solicitar la ampliación de la(s) Propuesta(s), se remitirá dicha solicitud a la Vicepresidencia, Dirección o Gerencia
solicitante para que ésta, en un plazo máximo de dos (2) día siguientes a la recepción del correo electrónico, remita
la respectiva ampliación a la Dirección de Contratación, la cual deberá ser socializada a los miembros que hicieron
la solicitud de ampliación para que en un término máximo de dos (2) días manifiesten su decisión.
Si la ampliación de la(s) Propuesta(s) no es remitida en el término establecido, se entenderá que se desistió de la
solicitud de contratación y se notificará de ello a todos los miembros del Comité Nacional de Contratación.

5. Ausencia de pronunciamiento y claridad en el voto: La falta de pronunciamiento expreso de cualquiera de los


miembros del Comité Nacional de Contratación en ningún caso se entenderá como voto favorable, ni contará para
efectos de conformar el quórum decisorio. Así mismo, el voto que emita cualquiera de los miembros del Comité
Nacional de Contratación deberá ser claro en el sentido de indicar expresamente si recomienda o no la contratación.

6. Actas: Una vez surtido el proceso de votación, la Dirección de Contratación elaborará un acta en la que dejará
constancia de la totalidad del trámite surtido y de la decisión adoptada por el Comité Nacional de Contratación.

7. Solicitud de reunión presencial: Si alguno de los miembros del Comité Nacional de Contratación solicita, en
cualquier momento, que el Comité se realice en la modalidad presencial, la Dirección de Contratación deberá
proceder a notificar a los demás miembros del Comité de dicha solicitud, y a realizar la citación para la celebración
de la reunión presencial conforme el procedimiento establecido para tales efectos.

2.3.2 Comité Nacional de Red.

El Comité de Nacional Red es un equipo interdisciplinario conformado por funcionarios de CRUZ BLANCA EPS que tiene la
responsabilidad de orientar los procesos de contratación en salud que lleven a la selección de las propuestas más favorables
para los intereses de CRUZ BLANCA EPS y sus afiliados.

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Manual de contratación

2.3.2.1 . Miembros del Comité Nacional de Red:

1. Con voz y voto

1. Gerencia General
2. Vicepresidencia Técnica de Salud
3. Dirección de Evaluación y Control
4. Vicepresidencia Administrativa y Financiera

2. Con voz y sin voto

a. Dirección Nacional de Red y Autorizaciones


b. Dirección de Contratación
c. Dirección o Gerencia de la Regional que solicita la celebración del Contrato

3. Invitados

Al Comité Nacional de Red se podrá invitar, por solicitud de la Dirección de Contratación, a los funcionarios y/o colaboradores
que se requieran según la naturaleza del tema a tratar.

2.3.2.2 . Responsabilidades del Comité Nacional de Red:

El Comité Nacional de Red tendrá como función general asesorar al Gerente General en los procesos de contratación asistenciales
que se adelanten por CRUZ BLANCA EPS y en particular las siguientes:

1. Aprobar la celebración de Contratos asistenciales con nuevos prestadores.


2. Aprobar la modificación de los Contratos asistenciales en el caso de aumento de tarifas y/o
adición de servicios.
3. Aprobar la renovación de los Contratos asistenciales en caso de aumento de tarifas.
4. Aprobar la terminación y liquidación de contratos.
5. Analizar suficiencia de red para cada regional.

2.3.2.3 . Funcionamiento del Comité Nacional de Red

Los aspectos relacionados con la delegación de competencias, quórum, empate, decisiones, reuniones, actas y otros que se
consideren necesarios para el correcto y eficiente funcionamiento del Comité Nacional de Red, se ajustarán a los parámetros
que se señalan a continuación:

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1. Convocatoria. El Comité Nacional de Red sesionará ordinariamente cada treinta (30) días, y de manera extraordinaria en
cualquier momento, previa solicitud de cualquiera de sus miembros con voz y voto. Cualquier modificación al horario será
comunicada por la Dirección de Contratación a través de correo electrónico.

2. Cuando se trate de una reunión extraordinaria, la convocatoria deberá hacerse con al menos veinte cuatro (24) horas de
antelación a la fecha de la sesión.

3. Reuniones. El Comité Nacional de Red se reunirá en el lugar que para tal efecto informe la Dirección de Contratación en
reuniones ordinarias y extraordinarias, siempre y cuando las reuniones sean presenciales y se cumplan con los requisitos de
convocatoria y quórum.

4. Quórum deliberatorio. Para la instalación del Comité Nacional de Red se requiere la presencia de tres (3) de sus miembros
con voz y voto.

5. Quórum decisorio: La toma de decisiones en el Comité Nacional de Red requerirá del voto en el mismo sentido de tres (3) de
sus miembros. En caso de empate se hará una segunda ronda de votación y si persiste el empate se negará la contratación.

6. Moderación del Comité. En cada sesión del Comité de Red el Director de Contratación actuará como moderador, teniendo
dentro de sus principales funciones:

a. Dar lectura al orden del día y verificar su cumplimiento


b. Verificar quórums
c. Elaborar el acta de la reunión

7. Delegación. Por regla general, la asistencia al Comité Nacional de Red no podrá ser delegada. Excepcionalmente, por motivos
de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá delegar en el funcionario con nivel directivo.

8. Elaboración del acta. De cada sesión se suscribirá un acta en la cual constará cada una de las decisiones que se adopten,
adjuntando copia de las propuestas. La elaboración del acta estará a cargo del Director de Contratación.

2.3.3 Vicepresidencia Técnica de Salud, Vicepresidencia Administrativa y Financiera, y Secretaría General

La Vicepresidencia Técnica de Salud, la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, y la Secretaría General tendrán la


responsabilidad, según su ámbito de competencia, de solicitar el inicio de los procesos de contratación, y de verificar la selección
de la Propuesta más favorable para los intereses y buen nombre de CRUZ BLANCA EPS. Para tal fin, tendrán las siguientes
atribuciones:
1. Adelantar la etapa de planeación frente a las necesidades de contratación de CRUZ BLANCA EPS.
2. Valorar y aprobar los planes de necesidad, para su presentación ante el Comité Nacional de Contratación o el Comité
Nacional de Red.

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Manual de contratación

3. Justificar ante el Comité Nacional de Contratación o ante el Comité Nacional de Red la necesidad de la suscripción de
los Contratos que requiera.
4. Solicitar y autorizar la suscripción de los Contratos que se requieran, dando cumplimiento a los principios, procedimientos,
manuales y políticas establecidas por CRUZ BLANCA EPS.
5. Expresar su decisión, mediante el voto correspondiente, en las sesiones que celebre el Comité Nacional de Contratación
o el Comité Nacional de Red, según el caso, para definir la forma de selección en los procesos contractuales que, por
su cuantía, implicaciones o necesidad del servicio, sean presentados para su definición.
6. Recomendar las adiciones, aclaraciones, cesiones, prórrogas, renovaciones y demás modificaciones que puedan alterar
las condiciones iniciales de los Contratos, y que no sean de competencia del Comité Nacional de Red.
7. Solicitar al Comité competente la autorización para la terminación de los Contratos administrativos o Contratos
asistenciales, en todos los casos que así se requiera.
8. Recomendar la terminación y liquidación de Contratos.
9. Dar su visto bueno para la terminación y liquidación de los Contratos.

2.3.4 Directores y/o Gerentes Regionales

Cada regional de CRUZ BLANCA EPS estará representada por un Gerente Regional o, en su defecto, por un Director Regional,
quien tendrá a su cargo la identificación de las necesidades de contratación asistencial mediante la elaboración de estudios
previos de conveniencia y factibilidad que soporten las respectivas condiciones contractuales, las cuales serán presentadas ante
el Comité Nacional competente para la adopción de la decisión que corresponda. Son responsabilidades de los Directores y/o
Gerentes Regionales:

1. Identificar las necesidades de contratación.


2. Garantizar la recolección de la documentación e información definida por el proceso de contratación, para la presentación
del plan de necesidades (Incluye diligenciamiento de formatos).
3. Poner en conocimiento de la Vicepresidencia Técnica de Salud o Vicepresidencia Administrativa y Financiera las
necesidades de contratación identificadas.
4. Sugerir la modalidad de contratación en los procesos contractuales.
5. Las demás que establecidas en el respectivo proceso de contratación.

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3. CAPÍTULO III. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

La contratación de bienes o servicios en CRUZ BLANCA EPS se rige principalmente por las normas contenidas en el Código Civil
y el Código de Comercio, sin perjuicio de las normas especiales que regulan la prestación de servicios de Seguridad Social en
Salud, y se enmarca en las etapas de planeación, selección, ejecución y liquidación de los Contratos.
En el presente Manual se describe cada una de las etapas enunciadas.

3.1 SECCIÓN 1. ETAPA DE PLANEACIÓN

Los Contratos tienen como finalidad suplir una necesidad específica; por consiguiente, los Comités Nacional de Contratación y
Nacional de Red deben contar con los elementos de juicio necesarios para establecer la mejor forma de atender dicho propósito.
En este sentido, los análisis, procedimientos, instrucciones y datos que entreguen los encargados de la vinculación contractual
deben dar respuesta a todos los requerimientos y necesidades institucionales, en cumplimiento de la misión, visión y objetivos
estratégicos de CRUZ BLANCA EPS.
Todo trámite contractual deberá contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, estableciendo previamente
las necesidades de la Empresa, las condiciones, los riesgos, plazo y valor de la contratación.

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Manual de contratación

3.1.1 Principales consideraciones

En la etapa de planeación deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

1. Las necesidades de CRUZ BLANCA EPS, así como el uso racional y eficiente de los recursos.
2. La conveniencia, oportunidad y costo – efectividad de la contratación.
3. El tiempo que se requiere para adelantar en forma adecuada el proceso precontractual, es decir, la oportunidad con
que se presenta la solicitud de contratación y se gestiona la recolección de la información y/o documentación necesaria
para cerrar exitosamente el proceso de contratación.
4. La importancia que reviste el adecuado agotamiento de esta etapa comoquiera que se constituye en la base fundamental
del proceso de contratación, siendo esencial para la satisfacción oportuna de los requerimientos de la Empresa, en
cumplimiento de su objeto social.

3.1.2 Responsables

Los Responsables de la etapa de planeación son las distintas Gerencias Regionales, las Direcciones Nacionales, la Secretaría
General y/o las Vicepresidencias Técnica de Salud o Administrativa y Financiera, de conformidad con las necesidades identificadas
por las distintas áreas de CRUZ BLANCA EPS.
Cuando ante el Comité Nacional de Contratación o el Comité Nacional de Red se solicite la aprobación de un Contrato, otrosí o
renovación del mismo, los miembros del respectivo Comité entenderán que se ha surtido la etapa de planeación conforme a lo
aquí descrito y elegirán, dentro de las opciones presentadas, el Prestador o Proveedor más idóneo. La evaluación y calificación
de las Cotizaciones se realizará conforme a criterios objetivos.

3.1.3 Alcance

La etapa de planeación surge a partir de la identificación de una necesidad, y termina con la presentación, ante el Comité
competente, de la solicitud de celebración del Contrato.

3.1.4 Entrega del Plan de Necesidades

Las Gerencias Regionales o las Direcciones Nacionales elaborarán el Plan de Necesidades, y lo presentarán para valoración a
la Secretaría General y/o las Vicepresidencias Técnica de Salud o Administrativa y Financiera, según corresponda.

3.1.5 Valoración del Plan de Necesidades

La Secretaría General, la Vicepresidencia Técnica de Salud o la Vicepresidencia Administrativa y Financiera respectiva debe
consolidar y valorar los Planes de Necesidades. La valoración puede hacerse con base en los precios de las últimas compras
realizadas o en los precios del mercado. En ambos casos se debe considerar también el comportamiento esperado de los precios
para el año siguiente, según el tipo del bien o servicio de que se trate.

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3.2 SECCIÓN 2. ETAPA DE SELECCIÓN

Consecuente con los principios de la contratación y teniendo en cuenta los recursos públicos que maneja CRUZ BLANCA EPS,
en los procesos de selección se promoverá la participación amplia, transparente y ética de los interesados en participar en todos
los procesos contractuales de la Empresa, por lo cual se adoptan las modalidades de selección descritas en el presente Manual.
El objetivo de esta etapa es la selección de la oferta más favorable para CRUZ BLANCA EPS, la cual se determinará de
conformidad con el análisis financiero, económico y técnico que efectúe el Comité competente, teniendo en cuenta aspectos
cualitativos y cuantitativos del bien o servicio a contratar.

Los Contratos que de acuerdo con el presente Manual puedan suscribirse con la presentación de una sola Oferta serán
evaluados por el Comité correspondiente, teniendo en consideración aspectos asociados a la capacidad para desarrollar el
objeto contractual, propuesta técnica, idoneidad y valor de la Propuesta, la cual se debe ajustar a los precios del mercado y a los
requerimientos mínimos de la Empresa.

Para la selección del Prestador o Proveedor, el Comité correspondiente deberá contar con la información que le permita realizar
el análisis objetivo de las propuestas; en consecuencia, la documentación completa deberá ser aportada por el solicitante del
Contrato, de conformidad con la lista de chequeo establecida por la Dirección de Contratación.

3.2.1 Formas de selección

En todo proceso contractual debe precisarse la modalidad de selección empleada para cada caso en particular, las cuales son:

1. Contratación directa.
2. Invitación privada.
3. Invitación pública.
4. Contratación por selección de Proveedores o Prestadores.

1. Contratación directa.

Esta modalidad aplica por regla general en los casos en los que exista un Prestador o Proveedor único en el mercado del bien o
servicio objeto de la contratación, y en particular en los siguientes casos:
a. Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona natural o jurídica puede ejecutar, o de la adquisición
de bienes, equipos o elementos que sólo determinado Proveedor pueda suministrar.
b. Cuando se trate de contratar servicios profesionales, o de contratos que se celebren para el desarrollo directo de actividades
científicas, artísticas o tecnológicas, que sólo puedan encomendarse a determinados artistas o expertos.
c. Cuando a pesar de haberse realizado la Invitación privada o pública de ofertas, no se haya presentado Propuesta alguna
o ninguna de las Ofertas se haya ajustado a los términos de referencia y/o las necesidades de la Empresa.
d. Cuando se trate de la contratación de elementos cuyos precios estén fijados o regulados por la autoridad competente.
e. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios que solo puedan encomendarse a determinadas personas por su
especial conocimiento sobre los mismos.
f. En casos de necesidad del servicio.

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Manual de contratación

g. Cuando la cuantía de los contratos a suscribir no supere los treinta (30) SMMLV, cualquiera sea la tipología contractual, y
siempre que no exista Contrato previamente suscrito o solicitud de contratación en trámite con objeto y contratista idéntico.
h. Cuando por urgencia manifiesta, o por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, se requiera la vinculación contractual con
un Prestador sin cumplir con el proceso de selección completo. En tal evento deberá justificarse la modalidad de selección
elegida, acompañada de prueba sumaria que demuestre tal hecho.

En estos eventos, el solicitante del Contrato deberá pedir una sola Cotización y dejar constancia en el Plan de Necesidades de
la circunstancia que da lugar a la modalidad de contratación.

2. Invitación privada.

Esta modalidad aplicará cuando así lo decida alguno de los Comités, de conformidad con lo establecido en el presente Manual.
Para tal fin, el área encargada de la necesidad, mediante estudios de mercado, ubicará a los posibles oferentes y les remitirá de
manera directa la invitación o las condiciones definidas para presentar Ofertas o Propuestas, debiéndose obtener mínimo tres
(3) Propuestas.

Con base en las Ofertas obtenidas, el área encargada de la planeación someterá a consideración del Comité competente las
distintas Cotizaciones para que defina con quien se suscribirá el contrato.

En todo caso, el área responsable de la planeación velará que todos los oferentes cuenten con las mismas condiciones para la
presentación de sus Ofertas.

3. Invitación Pública.

Los procesos de contratación que se harán mediante la invitación pública serán definidos por el Gerente General o por el Comité
Nacional de Contratación.

Con base en lo anterior, CRUZ BLANCA EPS invitará públicamente a todos los interesados en participar en el proceso de
contratación respectivo, a través de su página web o cualquier otro mecanismo idóneo (correos físicos, electrónicos, publicación
en medios de comunicación, etc…), quienes podrán acceder a condiciones definidas y presentar sus Propuestas.

4. Contratación por selección de Proveedores o Prestadores.

El proceso de contratación por selección de Proveedores o Prestadores se efectuará de manera residual, en caso de no aplicarse
ninguna de las formas de selección señaladas anteriormente.

Para tal fin, el solicitante del contrato procederá a presentar ante el Comité correspondiente por lo menos tres (3) Cotizaciones u
Ofertas, que permitan comparar los bienes o servicios requeridos y sus condiciones técnicas, jurídicas y económicas, y de esta
manera establecer el contratista seleccionado.

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3.2.2 Tipología contractual

Los Contratos que celebre CRUZ BLANCA EPS se tipifican de la siguiente manera:

1. Contratos asistenciales. Son aquellos que CRUZ BLANCA EPS celebra para cumplir con la prestación efectiva de
los servicios de salud, dispositivos médicos y medicamentos contenidos en el de cada régimen que administra, y
excepcionalmente aquellos excluidos de este.
2. Contratos administrativos. Son aquellos que CRUZ BLANCA EPS celebra para dar funcionamiento a la Empresa, y sin
los cuales no es posible adelantar la operación de los regímenes de salud que administra.

3.2.3 Garantías que constituirse

La contratación de bienes o servicios debe contar con una garantía que ampare los riesgos propios del Contrato celebrado. Las
garantías tendrán por objeto respaldar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Prestador o Proveedor, la calidad de los
bienes o servicios contratados, el cumplimiento de las y la responsabilidad del Prestador o Proveedor durante la celebración,
ejecución y/o liquidación de los Contratos, sin perjuicio de los restantes riesgos que deban ser amparados de conformidad con
lo que se pacte en el Contrato.
Igualmente se podrá exigir una póliza de garantía de seriedad de la Oferta cuando las condiciones de la contratación así lo
ameriten, o por solicitud o recomendación del solicitante de la contratación o de Comité competente.

En los casos anteriormente señalados, los amparos a cubrir, las vigencias y los montos de las garantías a constituirse, serán
establecidos por la Dirección de Contratación.
Cuando en el Contrato se acuerde el pago anticipado o el pago de un anticipo, deberá ampararse con una póliza de garantía
del pago anticipado y/o póliza de uso correcto y buen manejo del anticipo, según el caso. Los porcentajes de los amparos serán
definidos por la Dirección de Contratación, de acuerdo con la naturaleza y la cuantía del Contrato.
Las garantías establecidas en el Contrato podrán ser modificadas o retiradas si el supervisor del mismo cuenta con información
técnica soportada para tal fin, previa autorización de la Vicepresidencia del área que solicitó la celebración del Contrato o de la
Secretaría General y Jurídica, según corresponda.

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Manual de contratación

3.2.4 Contenido mínimo de los Contratos

Los Contratos que en calidad de contratante celebre CRUZ BLANCA EPS deben justificarse en el contexto de su pertinencia
en materia administrativa y asistencial, el proceso de evaluación, calificación, análisis y la recomendación por parte del Comité
respectivo, si hay lugar a dicha recomendación, de acuerdo con su competencia.
Los Contratos deben contener como mínimo la siguiente información: identificación de las partes, objeto, obligaciones específicas,
monto o los mecanismos que permitan determinar el valor total del mismo, mecanismos y forma de pago, término de duración,
garantías, supervisor asignado, así como las causales y mecanismos para la terminación y liquidación.
En el caso de Contratos para la prestación de servicios de salud, deberá especificarse adicionalmente: información general de
la población objeto con los datos sobre su ubicación geográfica y perfil demográfico, servicios contratados, tarifas que deben ser
aplicadas a las unidades de pago, proceso y operación del sistema de referencia y contra referencia, periodicidad en la entrega
de información de prestaciones de servicios de salud – RIPS, periodicidad y forma como se adelantará el programa de auditoría
para el mejoramiento de la calidad y la revisoría de cuentas y demás requisitos exigidos para cada caso en particular por la
normatividad vigente.

3.3 SECCIÓN 3. ETAPA CONTRACTUAL

Es aquella etapa comprendida entre la celebración del Contrato y la terminación del mismo.

Los Contratos, por regla general, se perfeccionan por el simple acuerdo de voluntades. Sin embargo, a efectos de organización
y control y sin importar la cuantía, el acuerdo de voluntades debe constar por escrito, formalidad indispensable que debe ser
cumplida con el fin de determinar los alcances, objeto, formas de cumplimiento, obligaciones de las partes, cuantías y demás
aspectos determinantes de la relación jurídica.

La Dirección de Contratación será la encargada de elaborar las minutas de los contratos a celebrar, previa remisión de los
documentos correspondientes por parte del solicitante del contrato. Además,
efectuará la recolección de las firmas de las partes, verificará la constitución de las garantías pactadas, y calificará las garantías
que sean constituidas y entregadas por los Prestadores o Proveedores.

Será requisito indispensable, para proceder al pago de los valores pactados en los Contratos administrativos, la aprobación de
las pólizas por parte de la Dirección de Contratación. La Dirección de Tesorería validará, previo al pago inicial de cada Contrato,
la aprobación de las garantías correspondientes. En el caso de los Contratos asistenciales, la Dirección de Contratación realizará
los requerimientos al Prestador para que proceda a la constitución oportuna de las garantías. En caso que el Prestador se
abstenga de dar cumplimiento a dicha obligación, podrán hacerse efectivas las sanciones que se consideren pertinentes.

3.3.1 Modificaciones y novedades contractuales

Cualquier modificación de valor, duración y/o alcance deberá ser aprobada por el Comité correspondiente, salvo los casos de
renovación de contratos de prestación de servicios que conserven las mismas condiciones económicas y tarifas.

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1. Modificaciones contractuales.

Las modificaciones contractuales obedecen al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo
Contrato, y se manifiestan básicamente en las formas de adición, ampliación, aclaración, cesión o prórroga, las cuales se harán
constar en otrosí.
Los acuerdos plasmados en el clausulado del Contrato obedecen a su esencia y su naturaleza, conforme a las normas civiles
y comerciales. Sólo podrá ser objeto de modificación el clausulado que no altere de manera sustancial el contrato, conllevando
por ejemplo a una novación.
Las modificaciones aludidas no son excluyentes unas de otras y pueden ser concomitantes en un mismo momento respecto de
un mismo Contrato.

2. Novedades contractuales

Son consideradas novedades contractuales, entre otras, el incremento del valor estimado del Contrato, la suspensión y la
terminación del Contrato por razones distintas al vencimiento del plazo pactado.

3.3.2 Supervisión del Contrato

En todo Contrato celebrado por CRUZ BLANCA EPS se designará un supervisor, quien se encargará de efectuar la auditoría,
control, vigilancia y verificación de las condiciones de ejecución del mismo, con el fin de determinar la satisfacción de los objetivos
perseguidos con la contratación y velar por la protección de los intereses de la Empresa.

Para tal fin, el Supervisor debe realizar un seguimiento eficaz, oportuno e imparcial sobre el cumplimiento del Contrato, ciñéndose
para tal efecto a las condiciones contractualmente pactadas y a las normas vigentes que regulan la materia.
Esta función estará a cargo del solicitante del Contrato o de quien para tal efecto defina la Gerencia General, las Vicepresidencias
Técnica de Salud o Administrativa y Financiera, o la Dirección Nacional correspondiente. La designación del Supervisor se hará
constar en el respectivo Contrato. El Supervisor debe cumplir con sus funciones desde el momento mismo en que se dé inicio a
la etapa de contratación y hasta la liquidación del Contrato.
Las obligaciones a cargo del Supervisor de los Contratos se encuentran desarrolladas de manera específica en el Manual de
supervisión de Contratos de CRUZ CLANCA EPS.

3.4 Sección 4. Etapa de liquidación

La liquidación del Contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas mediante el reconocimiento de saldos a favor de
alguna de las partes o la declaratoria de paz y salvo, según el caso, de acuerdo con los tiempos establecidos en la normatividad
vigente. La liquidación del Contrato implica la extinción definitiva del vínculo contractual dada por el acuerdo.

En esta etapa las partes deben hacer una revisión total de las obligaciones pactadas y ejecutadas, de los bienes entregados
o los servicios prestados a la Empresa, y de los pagos efectuados. Aquí se hacen los reconocimientos, revisiones o ajustes
económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo.

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Manual de contratación

4. CAPÍTULO IV. DISPOSICIONES FINALES

4.1 SECCIÓN 1. DIGITALIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS CONTRATOS

La Dirección de Contratación será el área encargada de la conservación y digitalización de los Contratos que se legalicen en
CRUZ BLANCA EPS, así como de efectuar la publicidad de los mismos una vez se efectúe la legalización correspondiente.

4.2 SECCIÓN 2. CRITERIOS QUE APLICAR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

Los funcionarios de CRUZ BLANCA EPS responsables del proceso de contratación, además de lo definido en el presente
Manual, tendrán en cuenta lo siguiente:

1. Los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Carta Política.


2. Definir claramente la etapa preparatoria, las contractuales y las post contractuales.
3. Es indispensable desarrollar la etapa de planeación de contratación en la que se determine previamente cuáles son las
necesidades de CRUZ BLANCA EPS, así como disponer de los estudios previos requeridos en cada proceso.
4. Deberán asegurar los principios de igualdad de participación en los procesos que adelante CRUZ BLANCA EPS, excepto que
se exijan condiciones particulares para la ejecución de un determinado contrato.
5. La incorporación de criterios de evaluación y factores de ponderación, así como la definición de términos razonables que
permitan conocer y controvertir las decisiones adoptadas.
6. Necesidad de socializar las decisiones del proceso a las personas interesadas.

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4.3 SECCIÓN 3. REMISIÓN A OTRAS NORMAS

En lo que no se regule expresamente en el presente manual y en cuanto fuere compatible, se aplicarán las leyes civiles,
comerciales y los principios generales de la contratación entre particulares.

4.4 SECCIÓN 4. VIGENCIA

El presente Manual de contratación de CRUZ BLANCA EPS rige a partir de la fecha de su aprobación.

4.5 SECCIÓN 5. ANEXOS

Son anexos del presente Manual:


1. Manual de supervisión.
2. Formato de justificación de contratación.
3. Formato de solicitud de elaboración de contrato/otrosí Contratos administrativos, con su respectivo instructivo.
4. Formato de Términos de Referencia elaboración de contrato/otrosí u Contratos asistenciales con su respectivo
instructivo.
5. Lista de chequeo – Contratos Administrativos.
6. Lista de chequeo – Contratos Asistenciales.
7. Formato de solicitud de terminación de contratos.

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ÍNDICE DE MODIFICACIONES
Versión Numeral Modificado Fecha de Descripción
Modificación
1 N.A 1/20/2016 Emisión del documento
2 N.A 8/6/2016 Ajuste documento inicial
Capítulo I: Secciones 6 y 7/21/2017 Términos y definiciones, Documentos relacionados,
7; Capítulo II: secciones 4 Derechos y deberes, Inhabilidades para contratar,
1
y 5; Capítulo III: sección 3; Entes que intervienen en el proceso de contratación,
Capítulo IV: Sección 3. Etapa contractual.
CONTRATOS MANUAL DE
CONTRATACIÓN