You are on page 1of 60

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Jika Anda ingin di kantor tentunya Anda
dituntut untuk profesional dalam bekerja . Anda
sebagai calon seorang staf kantor dan atau
calon sekretaris supaya bisa profesional dalam
bekerja , Anda harus mengetahui seluk beluk
perkantoran termasuk di dalam jenis- jenis
pekerjaan kantor

B. Tujuan
Modul ini disusnn dengan tujuan membantu
peserta didk dalam mempelajari konsep dasar
perkantoran

zSubarca14@gmail.com
2

C. Ruang Lingkup
Modul ini akan membantu peserta didik dalam
mempelajari Konsep Dasar Perkantoran

D. Saran Cara Penggunaan Modul


Petunjuk bagi peserta didik antara lain :
 Bacalah doa sebelum membaca modul ini
 Baca segala petunjuk pada modul ini dengan
baik
 Pahami tentang materi pembelajaran 1.1
 Kerjakan tugas jika mendapatkan tugas
 Sumber bahan belajar yang harus dicari
yaitu buku cetak dan lainnya
Petunjuk bagi guru antara lain :
a. Mengingatkan kembali pembelajaran
sebelumnya
b. Menyampaikan tujuan pembelajaran
zSubarca14@gmail.com
3

c. Membantu atau mengawasi peserta didik


dalam :
- Membaca modul
- Mempelajari materi pembelajaran
- Mengamati hasil pekerjaan setiap peserta
didik
- Mengerjakan LKS dan LTS
d. Melakukan evaluasi terhadap
pembelajaran yang sudah dilakukan serta
memberikan kunci jawaban yang benar

zSubarca14@gmail.com
4

zSubarca14@gmail.com
5

KEGIATAN
PEMBELAJARAN 1

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini Peserta didik


diharapkan mampu memahami dan
menerapkan konsep dasar Pekerjaan Kantor
B. Indikator Pencapaian Kompetensi

- Menjelaskan pengertian pekerjaan kantor


- Mendeskripksikan manfaat dari pekerjaan
kantor

zSubarca14@gmail.com
6

- Menyebutkan fungsi dan tujuan dari


pekerjaan kantor
- Menyebut ciri-ciri pekerjaan kantor
- Menjelaskan perkembangan pekerjaan
kantor

C. Uraian Materi

1. Pengertian Pekerjaan Kantor


Pernahkan kalian datang ke suatu Bank
menabung atau ke suatu kantor Pos untuk
mengirim Surat ? Kalau kalian perhatikan
misalnya di bank di sana ada pegawai yang
menerima tamu, ada pegawai yang meneriman
simpana uang , ada yang sedang mengetik di
computer , ada personal yang mengawasinya.
zSubarca14@gmail.com
7

Bank, Kantor Pos tersebu di atas disebut


dengan istilah kantor , kegiatan yang ada di
Bank dan Kantor Pos terbut disebut Pekerjaan
Kantor , sedangkan orang - orang yang
mengerjakan di kantor tesebut disebut Pegawai
Kantor . Selanjutnya tahukah kalian pengetian
dari Pekerjaan Kantor ? Peserta didk ada
beberapa ahli yang mengemukakan pengertian
pekerjaan kantor salah satunya George R. Terry
.

Menurut George R. Terry mengatakan


pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal
dengan cepat, guna menyediakan suatu

zSubarca14@gmail.com
8

landasan fakta bagi tindakan pengawasan


pimpinan.

Willian Leffingwell dan Edwin Robinson


menekankan Pengertian Pekerjaan Kantor
kepada warkat-warkat dari badan usaha,
pembuatan warkat-warkat, dan
pemeliharaannya untuk digunakan mencari
keterangan di kemudian hari.

Sedangkan menurut Geoffrey Mills dan


Oliver Standing Ford, menekankan kepada
fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu
pelayanan mengenai komunikasi dan warkat,
antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan, dan melindungi harta
kekayaan.

zSubarca14@gmail.com
9

Dari pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan


bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan
penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan
dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat
mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan
kertas,maupun pelayanan.

2. Fungsi Pekerjaan Kantor


Ketika Anda melakukan pekerjan dikantor ada
beberapa tujuan terhadap pekerjaan kantor yang
anda lakukan , diantaranya :
a. Menyediakan keterangan-keterangan
lagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat
membuat keputusan yang tepat.
b. Berperanan melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi dalam

zSubarca14@gmail.com
10

keseluruhannya, karena fungsinya sebagai


pusat ingatan dan sumber dokumen.

3. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor


Kalau Anda mengamati orang –orang sedang
yang bekerja di kantor akan berbeda dengan
orang orang di luar kantor (misalnya supir ,
polisi lalu lintas, sales marketing dan
sebagainya) : Berikut ini ciri pekerjaan di kantor
yang membedakan dengan pekerjaan lainya :
 Pekerjaan Kantor sebagai pekerjaan
pelayanan
Dalam uraian tentang peranan pekerjaan
kantor telah dinyatakan bahwa pekerjaan
kantor melayani pelaksanaan pekerjaan
operatif (tugas-tugas pokok organisasi)
dalam mencapai tujuan organisasi.
zSubarca14@gmail.com
11

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat


sebagai pelayanan terhadap semua bagian
pekerjaan operatif, maka pekerjaan kantor
akan merembet ke semua bagian organisasi.
Pekerjaan kantor akan terdapat dari kantor
pucuk pemimpin tertinggi sampai ke ruang
kerja satuan organisasi terbawah, dalam
pabrik atau bengkel pada instansi pusat atau
cabang-cabangnya di daerah.
 Ruang lingkup (volume) pekerjaan
kantor
Volume pekerjaan kantor ialah segala
kegiatan yang diselenggarakan oleh
pekerjaan kantor guna membantu pekerjaan
operatif dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.

zSubarca14@gmail.com
12

Dari perumusan pekerjaan kantor dapat


diketahui volume pekerjaan kantor sebagai
berikut :
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan
 Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor berfungsi melayani
berhasilnya tugas-tugas pokok organisasi
dengan jalan menyediakan berbagai
keterangan yang diperlukan. Keterangan-
keterangan itu memudahkan tercapainya
tujuan dan memungkinkan penyelesaian

zSubarca14@gmail.com
13

tugas pokok organisasi yang bersangkutan


secara lebih baik.
 Pekerjaan yang dihasilkan
Di awal disebutkan di kantor misalnyak di
bank ada pegawai yang meneriman tamu,
ada yang sedang melayani nasabah , ada
yang mengeti k dan sebagainya . George
Terry salah satu ahli Administrasi
Perkantoran telah mengadakan penyelidikan
pada perusahaan di Amerika Serikat untuk
mengetahui banyaknya waktu bekerja di
kantor yang dipakai untuk pelaksanaan
masing-masing kegiatan pekerjaan kantor.
Dari hasil penyelidikan tersebut adalah
sebagai berikut :
a. Typing
b. Calculating
zSubarca14@gmail.com
14

c. Checking
d. Filling
e. Telephoning
f. Duplicating
g. Mailing
Dari uraian tersebut diatas ternyata bahwa
wujud kenyataan dari pekerjaan kantor
banyak sekali macamnya. Oleh karena
adanya tujuh pokok kegiatan pekerjaan
kantor seperti tersebut di atas, maka sudah
barang tentu hasil pekerjaan kantor akan
berwujud “Pekerjaan kertas (paper workes),
pekerjaan pengetikan serta pengetikan”.
 Kecenderungan penggunaan tenaga
wanita

zSubarca14@gmail.com
15

Untuk pekerjaan kantor, diharapkan bagi


setiap karyawan memiliki syarat-syarat
sebagai berikut :
a. Syarat-syarat pengetahuan
Setiap karyawan pekerjaan kantor
harus memiliki syarat-syarat
pengetahuan sesuai dengan bidang
tugas pekerjaannya. Dengan syarat
ini mudah-mudahan karyawan yang
bersangkutan tidak mengalami
kesulitan dalam melaksanakan
pekerjaannya.
Misalnya seorang sekretaris pribadi
harus memiliki syarat-syarat :
- Berpengetahuan umum yang
luas

zSubarca14@gmail.com
16

- Berpengetahuan yang baik


tentang seluk-beluk
organisasinya
- Berpengetahuan tentang surat
menyurat
- Berpengetahuan tentang tata
kearsipan
- Berpengetahuan tentang bahasa
Indonesia dan bahasa inggris
- Berkehendak dan mengetahui
gaya bahasa pemimpinnya
b. Syarat keterampilan
Yaitu keterampilan melakukan tugas
dan pekerjaan sesuai dengan bidang
masing-masing, misalnya seorang
sekretaris harus memiliki
keterampilan :
zSubarca14@gmail.com
17

- Teknik surat-menyurat
- Teknik kearsipan
- Menggunakan bahasa Indonesia
dan bahasa inggris
- Mengetik
- Menulis cepat, melayani tamu,
telepon, persiapan rapat-rapat
c. Kepribadian
Setiap karyawan harus memiliki
syarat kepribadian sebagai berikut :
- Loyalitas
- Ketekunan/kerajinan
- Kesabaran
- Kerapian
- Dapat menyimpan rahasia

4. Macam-macam Pekerjaan Kantor


zSubarca14@gmail.com
18

Ketika Anda masuk ke kantor kalian bisa


melihat ternyata para pegwai kantornya tidak
melakukan pekerjaan yang tidak sama , ada yang
khusus menerima tamu, ada yang sibuk
mengetik di depan computer, ada yang memfoto
kopi dokumen dan sebagainnya. Nah, berikut
macam macam pekerjaan yang biasanya di
lakukan di kantor
 Mengetik
Hampir semua dokumen di kantor akan
dibuat atau dikerjakan dengan cara
mengetik baik dengan menggunakan
computer, laptop maupun mungkin d
dengan menggunakan mesin tik . Agar
mengetik dapat berjalan dengan bertepat
guna dan baik sehingga dapat menghemat
waktu, tenaga dan uang, maka ketika besok
zSubarca14@gmail.com
19

menjadi juru tik menggunakan cara-cara


yang baik.
 Nah berikut ini tips yang bisa Anda
gunakan agar bisa mengetik dengan baik
:
- Sistem sepuluh jari
- Keterampilan atau kecepatan
- Sistem irama
 Pekerjaan yang umumnya dilakasanakan
dengan mesin ketik yaitu :
- Surat-surat atau laporan-laporan
- Pembuatan daftar tabel/angka-angka
- Pekerjaan kecil seperti kuitansi,
weselpos, dll
- Pekerjaan mengetik sheet, sheet
berguna untuk menggandakan warkat

zSubarca14@gmail.com
20

Gambar 1 : Mengetik (Typing)

 Menyusun Surat
Ketika Anda menyusun surat dengan baik
dan benar harus mengerti dan memahami
benar-benar tentang bagian-bagian surat,
bentuk surat, bahasa dan isi surat. Tanpa
memahami hal-hal tersebut di atas surat
akan menjadi tidak baik, tidak akan dapat
memenuhi bentuk, isi maupun bahasa surat.

zSubarca14@gmail.com
21

Gambar 2 : Menyusun (Menyusun surat)


 Agenda
Di kantor ada pegawai yang tugasnya
menerima surat, mencatat surat tersbut dan
selanjutnya . Pekerjaan tersebut dalam dunia
perkantoraan dikenal dengan istilah agenda .
Jika Anda melakukan pekerjaan tersebut
disebut Agendaris . Berikut ini pekerjaan
seoran g agendaris :
- Penerimaan surat dan penomoran surat
zSubarca14@gmail.com
22

- Pembukaan sampul surat


- Pengagendaan surat masuk
- Pengagendaan surat keluar
- Buku agenda tunggal

Gambatr 3 : Contoh Buku Agenda


 Arsip
Jika Anda nantinya kalian PKL kalian
bisa memperhatikan ternyata surat –surat
yang di kantor tidak akan dibuang begitu
saja. Sebagian surat itu akan diberi tanda
atau kode kemudian akan disimpan pada
tempat tentu . Surat surat itu disebut dengan
Arsip . Pengertian dari Arsip ialah
zSubarca14@gmail.com
23

kumpulan warkat yang terjadi oleh karena


pekerjaan, transaksi, tindak tanduk
dokumentasi yang disimpan sehingga setiap
saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk
melaksanakan tindakan selanjutnya.
Macam-macam arsip :
a. Arsip aktip
Ialah arsip tempat meyimpan warkat yang
masih dalam proses penyelesaian, arsip
aktif sering dikeluarkan untuk keperluan
tertentu.
b. Arsip pasip
Ialah arsip tempat menyimpan warkat
yang jarang dipergunakan karena sudah
selesai diproses, tetapi kadang-kadang
masih diperlukan.
c. Arsip abadi
zSubarca14@gmail.com
24

Ialah tempat penyimpanan warkat penting


dan berlaku untuk selama-lamanya.

Gambar 3 : Filling ( Mengarsip surat)

 Ekspedisi
Kalian tentu pernah menerima surat
.Petugas yang mengantar surat tersebut
sebut Kurit . Pekerjaan disebut Ekspedisi .
Ekpedisi merupakan bagian pekerjaan
kantor yang bertugas mengirimkan warkat.
zSubarca14@gmail.com
25

Pada suatu instansi atau kantor yang besar


ekspedisi merupakan bagian tersendiri,
sedang pada instansi (kantor) yang masih
kecil ekspedisi biasanya disatukan dengan
bagian agenda dan arsip, sebab ekspedisi,
agenda dan arsip sangat erat hubungannya.
Tugas pokoknya ialah menerima surat
masuk dan mengirimkan semua surat keluar
secara terpusat. Bagian ekspedisi bertugas
mengurus surat-surat, dan harus
menyampaikan pada pihak lain.
 Reproduksi/ganda
Di kantor kantor biasanya kalau surat ingin
diperbanyak jumlahnya akan di perbanyak
dengan cara memfotkopi .Pekerjaan
memperbanyak dokumen dengan mesin
fotokopi tersebut tersebut disebut
zSubarca14@gmail.com
26

Reproduksi/ganda Adapun cara-cara


memperbanyak, sesuai dengan kemajuan
teknologi memepergunakan berbagai alat
dari yang paling sederhana sampai pada
yang modern yang diciptakan oleh manusia.
Berikut ini adalah jenis surat atau dokumen
yang sering direproduksi/digandakan :
 Pengumuman/Edaran
 Surat-surat Keputusan
 Instruksi
 Blangko/Formulir
Sedang alat-alat penggandaan antara lain :
 Bermacam-macam mesin ketik
 Mesin Stensil
 Mesin Foto kopi
 Mesin Scanner

zSubarca14@gmail.com
27

 Bermacam-macam alat Cetak

Gambar 4 : Contoh Buku Ekspedisi ( Buku untuk


mengantar Surat)

 Telepon
a. Dalam sehari hari Anda tidak lepas dari
namanaya Handphone atau telepon .
Tahukah Anda arti kata telepon? Drs.
The Liang Gie seorang ahli Administrasi
Perkantoran telepon (telephone) adalah

zSubarca14@gmail.com
28

“suatu cara dan alat pengiriman berita


jarak jauh untuk meneruskan perkataan
atau suara”. Dalam kehidupan sehari-hari
apabila satu pihak ingin berhubungan
dengan pihak lain dapat menggunakan
beberapa cara, cara itu ialah dengan lisan,
tulisan, ataupun isyarat.Penelepon
(telephoning) juga merupakan tugas
pekerjaan kantor yaitu kegiatan
menyampaikan keterangan secara lisan
dengan menggunakan alat telepon.
b. Agar bisa menelpon dengan baik berikut
cara-cara yang bisa Anda gunakan :
 Pertama-tama harus disebutkan
nama diri yang jelas, kemudian
sebutkan nama yang ingin diajak
bicara.
zSubarca14@gmail.com
29

 Hindarkanlah penggunaan kata


Halo.Hal ini untuk menghilangkan
kesan kurang hormat, terkecuali
untuk hubungan
kekeluargaan.Meskipun sukar
menghilangkan kata Halo dalam
percakapan lewat telepon, lebih baik
menggunakan kata-kata selamat
pagi, selamat siang atau selamat
malam.
 Bahasa yang dipergunakan dalam
percakapan telepon hendaknya :
Sopan, jangan menggunakan kata-
kata kasar, Bahasa yang sederhana
dan jelas, Singkat
c. Macam-macam pembicaraan dengan
telepon
zSubarca14@gmail.com
30

Anda mungkin pernah menelepon


Saudara Anda yang diluar pulau atau ke
luar negeri .Pembicaraan dengan telepon
yang terjadi dalam satu kata disebut
bertelepon local, apabila pembicaraan
terjadi antar kota disebut inter local, sering
disingkat dengan istilah “inlok”, sedang
pembicaraan yang terjadi di luar batas
Negara disebut Pembicaraan Inter
Nasional.

Gambar 5 : Menelepon (Telephoning)


zSubarca14@gmail.com
31

 Penerima tamu
Anda saya yakin sudah tidak asing dengan
kata kata Resepsionis . Nah, kata lain dari
resepsionis adalah Penerima Tamu .
Penerima Tamu adalah pekerja kantor yang
kegiatan melayani pengunjung agar
pengunjung mendapatkan kesan yang
memuaskan.
Jika Anda menjadi petugas penerima tamu ,
agar tamu memperoleh kesan yang
memuaskan, Anda :
 Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
 Berpakaian rapid an pantas
 Bersikap sopan dan tertib
 Berbahasa yang baik dan ramah
zSubarca14@gmail.com
32

Gambar 6 : Penerima Tamu (


Recepcionist)

5. Perkembangan Pekerjaan Kantor


a. Timbulnya berbagai organisasi
Akhir-akhir ini kalau kalian lihat berita di
TV atau baca berita di internet atau Koran
sering menampilkan berita tentang ISIS
sebagai organisasi terlarang Nah ISIS
walaupun sebagai organisasi terlarang adalah
contoh orgnisasi baru yang kita kenal. Contoh

zSubarca14@gmail.com
33

nyata organisasi di sekolah Anda adalah


OSIS, PRAMUKA, PMR dan sekolah kita
sendiri . Tahukan kalian pengertian
organisasi? Organisasi adalah sistem kerja
sama dari kelompok orang untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Organisasi ada
sejak adanya kerja sama kelompok orang,
sedang dalam zaman modern ini organisasi
yang paling sederhana adalah keluarga. Setiap
perkembangan organisasi selalu akan diikuti
oleh pekerjaan kantor.
Organisasi yang ada di tengah tengah
masyarakat kita adalah :
 Organisasi Pemerintah
 Organisasi Perniagaan
 Organisasi Sosial
 Organisasi Politik
zSubarca14@gmail.com
34

Dalam rangka mencapai tujuan, kelompok


organisasi itu juga membuat bagian yang
berbeda, demikian pula kegiatannya. Pada
zaman mutakhir pekerjaan kantor dituntut
untuk dapat dilayani dengan cepat, tepat dan
relative mahal.
a. Jenis-jenis kebutuhan manusia
Perkembangan jenis kebutuhan manusia
berpengaruh terhadap perkembangan
pekerjaan kantor. Zaman dulu segenap
kebutuhan dipenuhi keluarga yang
bersangkutan, sebagai contoh, komunikasi
waktu itu hanya dilakukan dengan berhadap-
hadap dan dengan isyarat.Tetapi sekarang
kebutuhan manusia tidak mungkin dapat
mereka penuhi sendiri sehingga sistem
komunikasi berkembang demikian pesatnya
zSubarca14@gmail.com
35

dan dengan menggunakan berbagai alat


komunikasi seakan-akan dunia ini sempit.
Alat-alat yang dimaksud antara lain radio,
televisi, dan telepon. Jadi, perkembangan
jenis-jenis kebutuhan manusia berakibat
kepada perkembangan pekerjaan kantor.
b. Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
Pada zaman dahulu pembagian kerja
masih sangat terbatas dan sederhana,
sehingga fungsi yang ada dalam masyarakat
masih harus dikerjakan oleh masing-masing
keluarga, misalnya : fungsi mendidik dan
memelihara anak, fungsi berburu, fungsi
tukang kayu dalam membuat tempat
berteduh.
Semakin berkembangnya jenis kebutuhan
manusia, maka tidak mungkin lagi manusia
zSubarca14@gmail.com
36

mencukupi sendiri kebutuhan itu, sehingga


perlu ada bantuan orang lain. Sejak adanya
bantuan orang lain ini kemudian timbullah
fungsi dalam masyarakat, misalnya : fungsi
bertani, berdagang, melakukan
pemerintahan, mendidik. Dan fungsi dalam
masyarakat ini makin berkembang sehingga
menimbulkan fungsi baru dalam
masyarakat.
Pertumbuhan terakhir seperti tampak
sekarang ini yaitu pekerjaan kantor
dilakukan dengan serba mesin otomatis.
a. Bentuk-bentuk organisasi baru yang
menyerupai kantor
Pekerjaan kantor walaupun bersifat
merembes ke mana-mana akan tetapi
sebagian besar kegiatan pekerjaan kantor
zSubarca14@gmail.com
37

dilaksanakan dalam sebuah gedung yang


disebut Kantor.
Menurut Paul Mahie kantor adalah kantor
tempat dalam suatu badan usaha dan
tempat melaksanakan kegiatan pekerjaan
kantor yang melakukannya dengan tangan
atau mesin.
Dari uraian tersebut jelas bahwa kegiatan
kantor demikian luasnya, baik pada
organisasi yang besar dan mampu
maupun organisasi yang belum banyak
kegiatan.
b. Pengelolaan yang makin teratur
Pelayanan pekerjaan kantor yang
berasas cepat, tepat dan murah
menghendaki pengelolaan pekerjaan
kantor yang lebih teratur. Apalagi dengan
zSubarca14@gmail.com
38

kemajuan teknologi masa kini dengan


perlengkapan kantor yang tiserba
otomatis, disamping pengelolaan yang
lebih teratur, dituntut keahlian tertentu
dari karyawan pekerjaan kantor.
Untuk mengelola pekerjaan kantor secara
teratur orang dapat menggunakan asas :
- Asas pemusatan (sentralisasi)
Asas pemusatan berarti semua
kegiatan pekerjaan kantor di
bebankan dan dilaksanakan oleh
sebuah satuan organisasi yang berdiri
sendiri di samping satuan organisasi
yang melaksanakan pekerjaan
operatif.
- Asas pemencaran (Desentralisasi)

zSubarca14@gmail.com
39

Berdasarkan asas ini masing-masing


satuan Organisasi merupakan bagian
dari seluruh organisasi.
c. Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan
kantor
Pada zaman kuno di Babylonia sudah
terdapat warkat yang merupakan
pelaksanaan pekerjaan kantor. Catatan itu
dibuat pada lempengan tanah liat yang
ditulis ketika masih basah dengan alat
keras yang ujungnya runcing berbentuk
segi tiga.Kemudian dibakar atau dijemur
di sinar matahari.Di Mesir digunakan
sebagai alat warkat adalah daun papyrus,
berabad-abad lamanya.
Diketemukan mesin tulis oleh 3 orang
Amerika yang bekerja sama masing-
zSubarca14@gmail.com
40

masing Christopher Latham Sholes,


Carlos Glidden dan Samuel W. Suole
dalam tahun 1808, mulailah digunakan
mesin ketik untuk pengganti pena, yang
ternyata dapat digunakan lebih cepat.
Perkembangan terakhir, pekerjaan
kantor dilakukan dengan alat serba mesin
dan serba otomatis, seperti computer.

D. Aktivitas Pembelajaran

zSubarca14@gmail.com
41

TT
Tang Wak Ketercap Alas D
Jenis Kegiatan
gal tu aian an Gu
ru

- Menjelaskan
pengertian
pekerjaan
kantor
- Mendeskrip
ksikan
manfaat dari
pekerjaan
kantor
- Menyebutka
n fungsi dan
tujuan dari

zSubarca14@gmail.com
42

pekerjaan
kantor
- Menyebut
ciri-ciri
pekerjaan
kantor
- Menjelaskan
perkembang
an pekerjaan
kantor

zSubarca14@gmail.com
43

E. Latihan Tugas

TES FORMATIF
1. Jelaskan pengertian dari pekerjaan kantor ?
2. Apa fungsi pekerjaan kantor ?
3. Sebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor ?
4. Uraikan apa yang dimaksud dengan Volume
Pekerjaan Kantor ?
5. Jelaskan bahwa ada kecenderungan penggunaan
tenaga wanita pada pekerjaan kantor ?
6. Mengetik merupakan sebagian dari kegiatan
pekerjaan kantor. Uraikan apa yang dimaksud
dengan mengetik yang baik !
7. Apa yang dimaksud dengan buku ekspedisi ?
8. Uraikan bagaimana berbicara dengan telepon
yang baik !
zSubarca14@gmail.com
44

9. Apa yang dimaksud dengan telepon local ?


Interlokal, dan Inter Nasional ?
10. Bagaimana cara menerima tamu dengan
baik ?
11. Uraikan apa saja yang mendorong
perkembangan pekerjaan kantor !

LEMBAR KERJA FORMATIF


1. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…….
2. …………………………………………………
…………………………………………………
zSubarca14@gmail.com
45

…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
……..
3. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………
4. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
zSubarca14@gmail.com
46

…………………………………………………
………
5. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………
6. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………..

zSubarca14@gmail.com
47

7. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………..
8. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
………..
9. …………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
zSubarca14@gmail.com
48

…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
……….
10. ……….……………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………
11. ………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………
…………………………………………………

zSubarca14@gmail.com
49

…………………………………………………
………..

zSubarca14@gmail.com
50

F. Rangkuman

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas


utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di
bidang tulis menulis,catat mencatat yang
berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun
pelayanan.. Fungsi dari pekerjaan kantor antara lain :
menyediakan keterangan-keterangan lagi pucuk
pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan
yang tepatm , berperanan melancarkan kehidupan
dan perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen. Ciri-ciri pekerjaan
kantor : Sebagai pekerjaan pelayanan, Ruang
lingkup (volume) pekerjaan kantor,
zSubarca14@gmail.com
51

Kedudukan/peranan pekerjaan kantor, Pekerjaan


yang dihasilkan, Kecenderungan penggunaan tenaga
wanita . Volume pekerjaan kantor ialah segala
kegiatan yang diselenggarakan oleh pekerjaan kantor
guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka
mencapai tujuan organisasi. Bahwa dalam pekerjaan
kantor penggunaan tenaga wanita sangat ada
kecenderungannya karena terdapat syarat yang harus
dimiliki oleh karyawan tersebut, diantaranya : syarat
pengetahuan, keterampilan, kepribadian . Pendorong
perkembangan pekerjaan kantor :timbulnya berbagai
organisasi, Jenis-jenis kebutuhan manusia,
timbulnya fungsi baru dalam masyarakat, tentuk-
bentuk organisasi baru yang menyerupai kantor,
pengelolaan yang makin teratur, mekanisasi dan
otomatisasi pekerjaan kantor

zSubarca14@gmail.com
52

G. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Jika Anda mampu menjawab 70 % dengan benar


soal-soal latihan di atas maka anda boleh
mempelajari modul berikutnya

H. Kunci Jawaban

KUNCI JAWABAN

1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang


tugas utama/pokokyang berkaitan dengan
pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat
yang berhubungan dengan pekerjaan
kertas,maupun pelayanan.
2. Fungsi dari pekerjaan kantor antara lain :

zSubarca14@gmail.com
53

 Menyediakan keterangan-keterangan lagi


pucuk pimpinan organisasi agar dapat
membuat keputusan yang tepat
 Berperanan melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi dalam
keseluruhannya, karena fungsinya sebagai
pusat ingatan dan sumber dokumen.
3. Ciri-ciri pekerjaan kantor :
 Sebagai pekerjaan pelayanan
 Ruang lingkup (volume) pekerjaan kantor
 Kedudukan/peranan pekerjaan kantor
 Pekerjaan yang dihasilkan
 Kecenderungan penggunaan tenaga wanita
4. Volume pekerjaan kantor ialah segala kegiatan
yang diselenggarakan oleh pekerjaan kantor
guna membantu pekerjaan operatif dalam rangka
mencapai tujuan organisasi.Dari perumusan
zSubarca14@gmail.com
54

pekerjaan kantor dapat diketahui volume


pekerjaan kantor sebagai berikut :
 Menghimpun
 Mencatat
 Mengolah
 Menggandakan
 Mengirim
 Menyimpan
5. Bahwa dalam pekerjaan kantor penggunaan
tenaga wanita sangat ada kecenderungannya
karena terdapat syarat yang harus dimiliki oleh
karyawan tersebut, diantaranya : syarat
pengetahuan, keterampilan, kepribadian
6. Mengetik secara baik merupakan cara yang
benar dalam melakukan pengetikan suatu
pekerjaan, bila pengetikan tersebut dapat
berjalan dengan baik maka terdapat beberapat
zSubarca14@gmail.com
55

cara, diantaranya : sistem sepuluh jari,


keterampilan atau kecepatan, sistem irama
7. Ekspedisi merupakan bagian pekerjaan kantor
yang bertugas mengirimkan warkat.
8. Menelepon dengan baik :
 Sopan, jangan menggunakan kata-kata kasar
 Bahasa yang sederhana dan jelas
 Singkat
9. Telepon local : Pembicaraan dengan telepon
yang terjadi dalam satu kata, Telepon Inter
Lokal : Apabila pembicaraan terjadi antar kota,
Pembicaraan Inter Nasional : Pembicaraan yang
terjadi di luar batas Negara
10. Cara menerima tamu dnegan baik :
 Mengetahui motivasi atau tujuan tamu
 Berpakaina rapi dan pantas
 Bersikap sopan dan tertib
zSubarca14@gmail.com
56

 Berbahasa yang baik dan ramah


11. Pendorong perkembangan pekerjaan kantor :
 Timbulnya berbagai organisasi
 Jenis-jenis kebutuhan manusia
 Timbulnya fungsi baru dalam masyarakat
 Bentuk-bentuk organisasi baru yang
menyerupai kantor
 Pengelolaan yang makin teratur
 Mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan kantor

zSubarca14@gmail.com
57

zSubarca14@gmail.com
58

Glossary atau daftar istilah

 Typing
Mengetik
 Calculating
Menghitung
 Checking
Memeriksa
 Filling
Menyiman Warkat
 Telephoning
Menelepon
 Duplicating
Menggandakan Dokumen
zSubarca14@gmail.com
59

zSubarca14@gmail.com
60

DAFTAR PUSTAKA

Gie, The Liang 2000. Administrasi Perkantoran.


Yokyakarta : Modern Liberty

Gie, The Liang, 2009. Pengertian Tata Ruang


Kantor.

Moekijat, 1995.Administrasi Perkantoran. Bandung


: Mandar Maju

Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor. Cetakan


Kedelapan. Bandung : Mandar Maju

zSubarca14@gmail.com