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MANUAL DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Departamento Nacional de Planeación


Bogotá, 2018

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TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I INTRODUCCIÓN
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO DEL MANUAL
3. ALCANCE
4. REFERENCIAS NORMATIVAS
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

CAPÍTULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD


1. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
2. PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y PLATAFORMA ESTRATÉGICA
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
4. PARTES INTERESADAS

CAPÍTULO III SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- ESTRUCTURA GENERAL


1. ESTRUCTURA Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
2. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
3. POLÍTICA Y PROPÓSITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
5. COMUNICACIÓN

CAPÍTULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


1. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
2. PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO
4. EVALUACIÓN Y MEJORA

ANEXOS
Anexo 1. Normograma y Otros Documentos de Origen Externo
Anexo 2. Glosario de Términos y Definiciones
Anexo 3. Despliegue de Políticas y Objetivos Integrales
Anexo 4. Despliegue del Modelo de Operación por Procesos
Anexo 5. Listado Maestro de Documentos
Anexo 6 Herramientas de seguimiento y medición

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CAPITULO I INTRODUCCIÓN

Temas
Introducción
Objetivo del Manual
Alcance
Referencias Normativas
Términos y Definiciones

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1 INTRODUCCIÓN

El Departamento Nacional de Planeación (DNP) ha estructurado e implementado el Sistema Integrado de


Gestión (SIG) para mejorar los resultados hacia sus partes interesadas y fortalecer la eficiencia institucional.
Para lograrlo, con el compromiso de la Alta Dirección, orienta el desarrollo de sus actividades bajo un modelo
que parte de la plataforma estratégica de la entidad, se despliega a través de la gestión por procesos para
generar productos y servicios confiables y emplea las capacidades humanas y tecnológicas, integradas en
equipos eficientes, para asumir cada actividad o proyecto con la importancia y compromiso necesarios para
desarrollar las políticas y estrategias.

Para garantizar el sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión, el DNP cumple los requisitos del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG),las Normas Internacionales vigentes ISO 9001, ISO 14001, ISO
27001, OHSAS 18001 y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Igualmente, el DNP se
rige por la normativa nacional aplicable a cada uno de los sistemas previamente mencionados.

El Manual del Sistema Integrado de Gestión contiene el enfoque de los elementos transversales para la
planeación, implementación y mejora institucional y se convierte en una herramienta de consulta para las
personas involucradas a todos los niveles de la entidad.

El Manual del Sistema Integrado de Gestión se administra y controla de acuerdo con lo establecido en el
“Lineamiento para la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión” del
DNP. Su estructura está diseñada por cuatro (4) capítulos que describen: introducción, presentación de la
Entidad, estructura general del Sistema Integrado de Gestión y la gestión por procesos del SIG.

La revisión del Manual del Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad del representante de la Alta
Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, quien verifica que lo definido sea consistente con la realidad
del DNP y cumpla con los requisitos legales y técnicos, así como con las actualizaciones respectivas
derivadas del mejoramiento continuo y los cambios propios derivados por la dinámica de la entidad.

La aprobación de este manual es responsabilidad de la alta dirección del DNP, la cual está constituida por:
Director(a) General, Subdirector(a) General Territorial, Subdirector(a) General Sectorial y Secretario(a)
General, quienes validan su contenido.

2 OBJETIVO DEL MANUAL

Integrar, en un documento de fácil consulta, los elementos que definen y componen el Sistema Integrado de
Gestión del Departamento Nacional de Planeación, con base en los estándares del Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (MIPG), las Normas Internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2013,
OHSAS 18001:2007 y el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo establecido en la
normatividad aplicable. Esto con el propósito de que se convierta en un elemento clave para la inducción,
capacitación, desarrollo y mejoramiento del accionar de los servidores públicos y demás colaboradores del
DNP.

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3 ALCANCE

El Manual del SIG ha sido desarrollado con fundamento en la plataforma estratégica, formaliza el compromiso
de la entidad en la búsqueda permanente de la satisfacción de sus partes interesadas, elaborando productos
y prestando servicios de calidad, a partir de su estructura por procesos y el uso eficiente de recursos,
conforme a lo establecido en las normas legales aplicables que los regulan.

Este documento está dirigido a todos los servidores públicos y colaboradores en el Departamento de
Planeación Nacional, así como a sus clientes y partes interesadas.

4 REFERENCIAS NORMATIVAS
Las referencias normativas aplicables al Manual del SIG se presentan en el Anexo 1 “Normograma y Otros
Documentos de Origen Externo”

5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones utilizados en el presente manual y sus anexos están previstos por los establecidos
en el Anexo 2 “Glosario de Términos y Definiciones”.

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CAPITULO II PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD Y SU PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Temas
Presentación de la Entidad
Planeación Institucional y Plataforma Estratégica
Estructura organizacional
Partes Interesadas

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1 PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD

El DNP es la entidad nacional de planeación que pertenece a la Rama Ejecutiva del poder público y depende
de la Presidencia de la República. En su calidad de departamento administrativo, el DNP tiene como objetivos
fundamentales la coordinación y diseño de políticas públicas y del presupuesto de los recursos de inversión,
la articulación entre la planeación de las entidades del Gobierno nacional y los demás niveles de gobierno;
la preparación, el seguimiento de la ejecución y la evaluación de resultados de las políticas, planes,
programas y proyectos del sector público; así como realizar en forma permanente el seguimiento de la
economía nacional e internacional y proponer los estudios, planes, programas y proyectos para avanzar en
el desarrollo económico, social, institucional y ambiental; y promover la convergencia regional del país.

El DNP es una entidad eminentemente técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica del país
en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas
públicas colombianas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de las mismas en planes,
programas y proyectos del Gobierno.

2 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Y PLATAFORMA ESTRATÉGICA

La estructura de planeación del DNP está constituida por los siguientes niveles y elementos:

Plataforma Estratégica
•Misión
•Visión
•Propósito Superior
•Objetivos Institucionales
•Grandes Apuestas

Nivel Táctico
•Política y Propósitos Sistema Integrado de Gestión
•Modelo de Operacion
•Programas y Proyectos de Inversión
•Productos y Servicios
•Plan de Acción

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En este capítulo se presentan los elementos de la Plataforma Estratégica, mientras en el capítulo III se
presentan los elementos del nivel táctico.

2.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA

La plataforma estratégica es la estructura conceptual sobre la cual se define y orienta la entidad, sus
elementos son el resultado del ejercicio de planeación estratégica, el cual se realiza cada cuatro años1, y se
revisa anualmente. La planeación se realiza a partir del contexto del DNP, las proyecciones del país al
mediano y largo plazo, las líneas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo, las funciones del DNP y
sus capacidades para satisfacer necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Los elementos específicos de la plataforma estratégica se presentan a continuación:

MISIÓN

Liderar, coordinar y articular la planeación de mediano y largo plazo para el desarrollo sostenible
e incluyente del país.

VISIÓN

Ser reconocida como la entidad técnica que lidera y coordina la agenda de desarrollo del país,
con perspectiva de mediano y largo plazo.

PROPÓSITO SUPERIOR

"Somos el referente técnico con visión integral para la toma de decisiones estratégicas de política
e inversión que promueven bienestar y prosperidad general".

OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Asesorar al presidente y entidades del Gobierno nacional y apoyar a otras entidades del Estado
en la construcción e implementación de políticas sectoriales, territoriales y poblacionales.
2. Coordinar la implementación del programa de gobierno para asegurar el cumplimiento de sus
prioridades y la articulación con visión de largo plazo.
3. Fortalecer la gestión y articulación interna del DNP.
4. Incidir en la formación de opinión pública cualificada y en la toma de decisiones de los sectores
público y privado.
5. Liderar la asignación y promover el uso efectivo de los recursos de inversión pública.
6. Promover el desarrollo y el ordenamiento territorial, y la descentralización.
7. Promover la efectividad de las políticas y proyectos de inversión pública a partir de su seguimiento
y evaluación.

1
La planeación estratégica se realiza de acuerdo con la periodicidad establecida para el Plan Nacional de Desarrollo
(PND).

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GRANDES APUESTAS

1. Contribuir al aumento de la productividad de forma sostenible e incluyente.


2. Diseñar e implementar estrategias que mejoren la calidad de la inversión pública.
3. Consolidar un modelo de planeación de país con enfoque territorial y su incorporación en las
agendas sectoriales.
4. Impulsar la descentralización y el desarrollo regional.
5. Diseñar e implementar mecanismos para garantizar el goce efectivo de derechos que promuevan
la Equidad y la Movilidad Social.
6. Fortalecer los procesos internos para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
7. Promover ajustes de las políticas, planes, programas y proyectos de inversión pública a partir de
los resultados de su seguimiento y evaluación.
8. Generar información, análisis y espacios de discusión sobre políticas, proyectos y otros temas de
la realidad nacional.

3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional del Departamento Nacional de Planeación está reflejada en el organigrama, que
podrá ser consultado en la página web de la entidad.

4 PARTES INTERESADAS

Las partes interesadas del DNP, con sus necesidades y expectativas constituyen los grupos de valor a los
cuales se dirigen todas las actividades de la entidad. Éstas se presentan a continuación:

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CAPITULO III SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- ESTRUCTURA GENERAL

Temas
Estructura y Alcance del Sistema Integrado de Gestión
Compromiso de la Alta Dirección
Política y Propósitos del Sistema Integrado de Gestión
Responsabilidad y Autoridad
Comunicación

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1 ESTRUCTURA Y ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1.1 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

El Sistema Integrado de Gestión SIG es el conjunto de elementos interrelacionados, que interactúan de


manera unificada y armonizada para establecer la orientación del DNP y el modelo operativo que garantice
el logro de los objetivos, considerando los diferentes modelos referenciales que aplican a la entidad.

Los elementos que componen la estructura general del Sistema Integrado de Gestión son la plataforma
estratégica, el modelo de operación por procesos, los productos y servicios institucionales, los recursos
humanos, técnicos, económicos y de infraestructura necesarios para el desarrollo de las funciones. Estos
elementos interactúan en diferentes niveles, considerando la aplicación de requisitos o directrices de los
modelos de gestión aplicables al DNP, de manera unificada e integral.

Los modelos que aplican al SIG son:

• Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)2: “es un marco de referencia para dirigir, planear,
ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con
el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y
problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio”.

• Sistema de Gestión de Calidad (SGC)3: es un modelo de requisitos orientados a demostrar la capacidad


de suministrar Productos o servicios que satisfagan requisitos de los clientes, legales y reglamentarios
aplicables, aumentando la satisfacción de los clientes y mejorando continuamente al desempeño de la
entidad.

• Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST) establecido bajo dos modelos:
o Decreto 1072/15- Libro 2- Título 4- Capítulo 6: establece los requisitos para identificar peligros,
evaluar y valorar riesgos y establecer controles para la mejora continua del sistema de gestión a
través del cumplimiento de la normatividad sobre riesgos laborales.
o OHSAS 18001: establece los requisitos mínimos de las mejores prácticas en gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo (SST), destinados a permitir que una organización controle sus riesgos para
la SST y mejore su desempeño de la SST.

• Sistema de Gestión Ambiental (SGA)4: establece un marco de referencia para proteger el ambiente y
responder a condiciones cambiantes en equilibrio con necesidades socioeconómicas.

2
Decreto 1499 de 2017, ARTÍCULO 2.2.22.3.2 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.
3
ISO 9001:2015
4
ISO 14001:2015

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• Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)5: Especifica los requisitos para establecer,
implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la
Seguridad de la Información documentado dentro del contexto de los riesgos globales del negocio de la
organización. Especifica los requisitos para la implementación de controles de seguridad adaptados a
las necesidades de las organizaciones individuales o a partes de ellas.

• Sistema de Control Interno (SCI)6: Proporciona una estructura que especifica los elementos necesarios
para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno en las organizaciones obligadas por la Ley 87
de 1993, “el cual estará integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos,
la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios,
normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro
de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad”.

De manera gráfica, la estructura del SIG se presenta a continuación:

1.2 ALCANCE

El Sistema Integrado de Gestión, implementado en todas las dependencias del Departamento Nacional de
Planeación, cubre todos los productos y servicios e infraestructura física y tecnológica del DNP, así como
todas las funciones definidas en la normatividad aplicable y la misión institucional. El SIG cumple con los
requisitos establecidos con base en los estándares del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG),
de las Normas Internacionales ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 27001:2013, OHSAS 18001:2007 y el

5
ISO 27001:2013
6
Decreto 648 de 2017, Artículo 2.2.21.3.1. “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,
Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”

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Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo establecido en la normatividad colombiana, de


acuerdo con los requisitos particulares para cada modelo, incluidos en el Anexo 4. “Despliegue del Modelo
de Operación por Procesos”.
El alcance del Sistema Integrado de Gestión es:

Preparación, seguimiento de la ejecución y evaluación de resultados de las políticas, planes


generales, programas y proyectos del sector público, de mediano y largo plazo, para el desarrollo
sostenible e incluyente del país.

Exclusiones contempladas frente a los modelos referenciales:

Se excluye el siguiente numeral de la norma ISO 9001:2015: Numeral 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones:
El Departamento Nacional de Planeación no utiliza equipos de seguimiento y medición para proporcionar
evidencia de la conformidad de sus productos y/o servicios. Los mecanismos de evaluación se realizan a
través de herramientas administrativas.

2 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

La Alta Dirección del Departamento Nacional de Planeación adquirió el compromiso de estructurar y


mantener un sistema de gestión, que facilite la mejora de eficiencia institucional y el aumento en la
satisfacción y percepción de sus partes interesadas. De igual forma, la Alta Dirección del DNP proporciona
los recursos necesarios que permiten el cumplimiento de su misión institucional y dirige y controla la gestión
sobre los procesos y programas de la entidad, de manera que los elementos de la plataforma estratégica se
logren en beneficio de todas las partes interesadas.

Lo anterior, se traduce en el cumplimiento primordial de las siguientes actividades:


- Orientar la interpretación y aplicación adecuada e integral de los principios y requisitos incluidos en
las normas, marcos de referencia y modelos aplicables al DNP
- Gestionar integralmente los riesgos a los que está expuesta la gestión del DNP, a partir de su
plataforma estratégica y los niveles táctico y operativo, garantizando un nivel de aseguramiento
razonable en la entidad
- Promover la difusión y entendimiento de las políticas integrales y los objetivos de calidad, en el marco
de la plataforma estratégica
- Estimular el desarrollo de las competencias de los servidores públicos y/o particulares que ejercen
funciones públicas de manera que su gestión sea eficaz, eficiente y efectiva, y pueda mejorar
continuamente.
- Legitimar y adoptar el Manual del Sistema Integrado de Gestión y demás documentos del Sistema
Integrado de Gestión como referentes para el ejercicio de los procesos de la Entidad.
- Realizar la revisión periódica del desempeño del Sistema Integrado de Gestión para tomar las

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decisiones y acciones institucionales necesarias que fortalezcan su desempeño y resultados


- Participar y/o facilitar las reuniones y demás actividades que se requieren para el mejoramiento del
Sistema Integrado de Gestión del Departamento.

Con su disposición la Alta Dirección promueve que todos los colaboradores del DNP participen activamente
en el mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, como principal forma de mejorar la
gestión bajo estándares reconocidos internacionalmente y en el ámbito del Estado.

3 POLÍTICA Y PROPÓSITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

3.1 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


La política del Sistema Integrado de Gestión del DNP está definida por la Alta Dirección, como una expresión
que lo determina y orienta en el marco de la plataforma estratégica así:

El Departamento Nacional de Planeación está comprometido con el desarrollo sostenible e incluyente


del país, a través del ciclo de planeación, cuyos productos y servicios atienden las necesidades de la
nación y consideran las características de los territorios. Esto lo logra y consolida a partir de un
Sistema Integrado de Gestión, que articula la capacidad técnica y compromiso de su talento humano,
información confiable, recursos tecnológicos, financieros y de infraestructura, en un ambiente de
trabajo seguro y responsable con el medio ambiente, que contribuyen al mejoramiento continuo de la
gestión institucional.

3.2 PROPÓSITOS DE LA POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN


Los pilares específicos u objetivos que desarrollan la Política del Sistema Integrado de Gestión son los
siguientes:
1. Planificamos y desarrollamos nuestras actividades, garantizando la integridad e integralidad de
nuestro sistema de gestión.
2. Gestionamos integralmente nuestros riesgos con enfoque preventivo, a partir de la plataforma
estratégica, aplicando controles efectivos de forma que contribuyan al logro de los objetivos
institucionales.
3. Generamos productos y servicios confiables, oportunos y útiles para el desarrollo social, económico
y ambiental del país.
4. Gestionamos nuestros procesos garantizando la eficacia, eficiencia y sinergia entre los mismos.
5. Gestionamos el tratamiento y acceso a la información institucional, el manejo adecuado de los datos
abiertos y personales, protegiendo su confiabilidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad.
6. Valoramos y protegemos el Talento Humano de nuestra entidad, garantizando su competencia y
bienestar, gestionando el conocimiento y promoviendo su integridad.
7. Orientamos la atención a nuestras partes interesadas bajo principios de legalidad, transparencia,

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buen gobierno y lucha contra la corrupción.


8. Ejercemos el adecuado control para garantizar la defensa jurídica de los intereses de la entidad.
9. Gestionamos nuestras actividades y recursos en un ambiente de trabajo saludable, seguro, de
manera responsable con las personas y con el medio ambiente.
10. Evaluamos periódicamente nuestro desempeño, como base para el mejoramiento continuo y la
satisfacción de nuestras partes interesadas.

El despliegue de la planificación del Sistema Integrado de Gestión del Departamento Nacional de Planeación
se puede observar en el Anexo 3 “Despliegue de la Política y Objetivos Integrales”, que consiste en la
relación entre objetivos institucionales, política integral y pilares, los cuales, a su vez, se asocian con los
procesos que tienen una relación directa con su cumplimiento.

4 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La Alta Dirección del DNP en el marco de la normatividad aplicable, que define la estructura y funciones de
la entidad, ha establecido la estructura funcional del Sistema Integrado de Gestión. Esta permite visualizar
la manera como han sido definidos los niveles de responsabilidad y autoridad e igualmente ha identificado
en sus procesos la autoridad y liderazgo de la ejecución de los mismos, así:

Alta Dirección

Comité Institucional de
Gestión y Desempeño

Representante de la Coordinador de
Dirección Auditorias Intenas

Administrador Sistema
Auditores Internos
Integrado de Gestión

Autoridad del
Proceso

Líder del Proceso

Representante Equipo Funcionarios,


Gestores Integrales Contratistas y Pasantes

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Alta Dirección: Es la máxima autoridad en el sistema. Está conformada por el/la Director(a) General del
Departamento, el/la Subdirector(a) General Territorial, el/la Subdirector(a) General Sectorial y el/la
Secretario(a) General, quienes aseguran la orientación y estructura estratégica y táctica del Sistema
Integrado de Gestión, la definición y comunicación de las responsabilidades y autoridades requeridas, y
realizan las revisiones al desempeño del Sistema Integrado de Gestión y aseguran la disponibilidad de
recursos.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño: Está conformado por el/la Director(a) General del DNP o
su delegado, quien lo presidirá, el/la Secretario(a) General; el/la Subdirector(a) de Gestión y Desarrollo del
Talento Humano, el/la Subdirector(a) Administrativo, el/la Subdirector(a) Financiero, el/la Jefe de la Oficina
de Tecnologías y Sistemas de Información, y el/la Coordinador(a) del Grupo Planeación, o quien haga sus
veces, quien será el Secretario Técnico, quienes orientan la implementación y evaluación del Sistema
Integrado de Gestión.

Representante de la Alta Dirección: Para facilitar el direccionamiento del Sistema, la Alta Dirección del
DNP, delega al Secretario General como su representante, que independientemente de otras
responsabilidades, está encargado de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos
necesarios del Sistema Integrado de Gestión, informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema,
y asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de las partes interesadas en todos los
niveles de la entidad. Adicionalmente, es responsabilidad del representante de la Alta Dirección el trato con
partes externas, certificadoras o de control, sobre asuntos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión

Administrador del Sistema Integrado de Gestión: Es el apoyo operativo del Representante de la Alta
Dirección que está en cabeza del Grupo de Planeación del DNP. Su labor se resume en asesorar
metodológicamente a las dependencias en las herramientas transversales para la planeación, evaluación y
mejora del Sistema Integrado de Gestión, incluyendo la planeación de los procesos, productos y servicios,
la construcción de las matrices de riesgo, la formulación de indicadores de gestión, la formulación de
acciones preventivas, correctivas y de mejora; la elaboración, actualización y publicación de documentos y
el balance de acciones de mejora; facilitar la medición y seguimiento del sistema, a través de encuestas,
indicadores y otras herramientas de seguimiento; y divulgar a través de los canales institucionales los
aspectos estratégicos y funcionales del Sistema Integrado de Gestión.

Autoridad del proceso: Es la máxima autoridad del proceso encargada de la toma de decisiones del mismo
y de gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades. Es el responsable de la aprobación
del proceso y de los productos y servicios derivados del mismo.

Líder de Proceso: Es el conductor operativo de un proceso, encargado de su actualización y socialización


cuando se requieran cambios. También será responsable de velar por la ejecución de las actividades,
métodos y documentos que rigen su proceso, así como de su seguimiento, medición, análisis y mejora.

Representantes Equipo Gestores Integrales: Es el facilitador designado en cada dependencia, que actúa
como enlace directo entre el Administrador del Sistema, los jefes y demás integrantes de la dependencia a

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la cual pertenecen. Se encargan de difundir todo lo relacionado con el sistema; realizar los requerimientos
al Administrador, y mantener actualizados los reportes de indicadores, riesgos, acciones de mejora, entre
otros.

Servidores Públicos y demás colaboradores: Son los encargados de mantener y mejorar el Sistema
Integrado de Gestión, con el cumplimiento de sus funciones y obligaciones, según corresponda.

Coordinador de Auditorías Internas: Es el responsable de programar y coordinar la ejecución de las


auditorías internas en la entidad. Esta coordinación está en cabeza de la Oficina de Control Interno, que
actúa con independencia acorde con el ejercicio de auditoría.

Auditores Internos: Son profesionales que laboran en diversas áreas de la entidad, que han sido
debidamente capacitados y entrenados para apoyar la realización de las auditorías internas del sistema
integrado de gestión bajo las directrices de la oficina de Control Interno.

5. COMUNICACIÓN
Para la divulgación del Sistema Integrado de Gestión del DNP, la entidad dispone las siguientes
estrategias y elementos de comunicación:

Semana de la Excelencia –Anual.


Mecanismos de Campañas en fondo de escritorio.
Divulgación Artículos en la página de inicio de la Intranet – La Rebeca.
Correos de comunicaciones internas masivas
Comunicación y presentación de temas específicos:
Reuniones de Estrategias.
Socialización Planes de Trabajo.
Metodologías para aplicar (documentación, riesgos, seguimiento).

Proporcionar conocimientos y competencia necesaria para el desarrollo de las


actividades que mantienen el Sistema:
Capacitaciones y Normas, estándares y marcos de referencia
Talleres Formulación y seguimiento de acciones preventivas correctivas y de mejora.
Gestión por procesos (documentación seguimiento e indicadores).
Control de los productos y/o servicios.

Distribución de medios Plegables, cartillas e insertos en medios publicitarios con información del Sistema.
impresos y entregables Elementos de oficina o accesorios que mantienen presente el Sistema en la mente
publicitarios de los funcionarios, contratistas y pasantes.

Herramientas de Correo electrónico del Sistema Integrado de Gestión: gpcalidad@dnp.gov.co:


comunicación canaliza los requerimientos internos y externos hacia el Administrador del Sistema.

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CAPITULO IV GESTIÓN POR PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Temas
Modelo de operación por procesos
Productos y/o Servicios
Gestión Integral del Riesgo
Evaluación y Mejora

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1 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

El Departamento Nacional de Planeación ha determinado los procesos que le permiten cumplir su función en
el Modelo de Operación por Procesos, de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Planeación y
Mantenimiento del Modelo de Operación” GI-PM el cual representa de manera gráfica y armonizada la
misión y las demás labores que se ejecutan en la Entidad. En el Anexo 4 “Despliegue del Modelo de
Operación por Procesos”, se presenta para cada macroproceso y proceso la relación con los requisitos de
los modelos referenciales aplicables en cada caso.

El modelo de operación por procesos se muestra a continuación:

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El DNP ha jerarquizado sus actividades en: Modelo de operación por procesos, Macroprocesos, Procesos,
y Subprocesos. El modelo de operación comprende cuatro niveles de Macroprocesos, estratégicos,
misionales, de apoyo y de evaluación. Cada macroproceso agrupa un número de procesos mutuamente
relacionados. En los casos que un proceso requiera especificar detalladamente una o más actividades,
podrá contener subprocesos.

Nivel Descripción Macroproceso


Incluye los procesos asociados con la formulación y
revisión del direccionamiento estratégico de la
Entidad, y el esquema de planeación táctica que
Estratégico

garantiza la integridad e integralidad del sistema, a


Gestión Integral Institucional
través de su modelo de Operación por Procesos y
los productos y servicios institucionales, generando
herramientas transversales para la planeación y
administración del Sistema Integrado de Gestión
Prospectiva Estratégica
Financiamiento Público
Reúne todas las actividades orientadas al
Misional

cumplimiento de las funciones específicas de la Gestión, Coordinación y Asistencia


Entidad, que establecen la Constitución y la Ley de Técnica
acuerdo con su nivel y naturaleza jurídica. Seguimiento y Evaluación de
Políticas, Planes, Programas y
Proyectos
Gestión de Talento Humano
Gestión Administrativa
Gestión Financiera
Se compone de todos aquellos procesos de soporte Gestión de Tecnología de
Apoyo

administrativo que proporcionan los recursos Información y Comunicaciones


humanos, físicos, financieros y tecnológicos,
necesarios para el cumplimiento de la misión Gestión de Comunicación y atención
institucional al ciudadano
Gestión Contractual
Gestión Jurídica
Agrupa los procesos que permiten hacer
seguimiento sobre el desempeño de la entidad, a
Evaluación

través de mecanismos de autocontrol,


autoevaluación, evaluación independiente; Evaluación y Mejora Institucional
generando las acciones de mejora, innovación y
conocimiento, que aumenten el desempeño de la
entidad

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La estructura documental asociada al modelo de operación se presenta en el documento “Lineamiento para


la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión” DS-L01.

2 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

La planificación de la realización de los productos o prestación de servicios del DNP, así como las
actividades de verificación, validación y seguimiento para garantizar los resultados, se fundamentan de
manera prioritaria en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa aplicable a cada
producto y/o servicio y en las necesidades de los clientes.

La conformidad de los productos y/o servicios se verifica según el mecanismo de seguimiento y medición
definido en la Matriz de productos y servicios, el seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, los
resultados de las encuestas de satisfacción del cliente, y las auditorías realizadas tanto internas como
aquellas realizadas por los entes de control.

Los productos y servicios del DNP, los clientes a quienes se dirigen y las características de los mismos que
constituyen la promesa de valor de la entidad, se generan y documentan de acuerdo con lo establecido en
el documento “Lineamientos para la planeación y desarrollo de productos y servicios del DNP” PM-
L02

3. GESTION INTEGRAL DE RIESGOS

3.1 Objetivos de la gestión integral de riesgos en el DNP

• Establecer un modelo unificado para la gestión del riesgo que sea aplicable de manera transversal para
identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar o
impedir el logro de los objetivos institucionales.
• Incluir en el modelo, como elemento transversal de integración, la metodología para la gestión de los
riesgos: Estratégicos, Operativos, de Corrupción, de Salud y Seguridad en el Trabajo, de Gestión
Ambiental y de Seguridad de la Información.
• Lograr la reducción progresiva del nivel de exposición y severidad de los riesgos significativos para la
entidad a los niveles estratégico, táctico y operativo, a través del enfoque preventivo, el fortalecimiento de
controles, la ejecución de acciones de tratamiento, el monitoreo continuo a los eventos de materialización
y la comunicación y retroalimentación a todos los servidores del DNP, que oriente la apropiación del
modelo en todos los niveles y procesos de la entidad.

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3.2 Fases del Modelo de Gestión Integral de Riesgos en DNP

Fase Criterios
Establecimiento del Definición de política, roles, responsabilidades y criterios para la gestión integral
contexto del riesgo.

Identificación del Ubicación, descripción del riesgo, causas, consecuencias y definición del tipo de
riesgo riesgo.

Valoración de probabilidad de ocurrencia y de impacto.


Análisis del riesgo
Determinación del nivel de riesgo residual según niveles de mapa de riesgo.

Identificación de controles asociados a las causas de riesgo, valoración de


controles y de grupo de controles.
Evaluación del
Determinación de riesgo residual, en función de la valoración del grupo de
riesgo
controles.
Ubicación en el mapa de riesgos

Determinación de la opción de tratamiento de acuerdo con los criterios definidos


Tratamiento del
riesgo Descripción de las acciones de tratamiento, asociación con procesos
responsables.

Monitoreo periódico de riesgos y eventos de materialización.


Monitoreo y revisión de riesgos y acciones para tratamiento (cuatrimestral para
Monitoreo y revisión riesgos de corrupción, semestral para riesgos importantes e inaceptables).
Revisión por la Dirección.
Evaluación por Control Interno, según programa de auditoria.

Comunicación y Publicación de matrices y mapa de riesgos, campañas de promoción de cultura


consulta de gestión del riesgo y de avances y resultados en la gestión.

El modelo de gestión integral de riesgos está definido en el proceso “Gestión Integral de Riesgos”. GI-AR
y en el documento “Lineamientos Gestión Integral de Riesgos”. AR-L02

4. EVALUACIÓN Y MEJORA

El DNP ha establecido mecanismos de evaluación orientados a conocer y analizar de manera permanente


los avances en la gestión y los logros de los resultados y metas propuestas. Dentro de estos mecanismos
se incluyen:

• Evaluación del Desempeño Institucional: Comprende todos los mecanismos de autoevaluación como

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el Seguimiento a la gestión por parte de todos los responsables, la determinación de la percepción


de las partes interesadas y la evaluación consolidada del desempeño institucional, la cual reúne
todos los resultados del Sistema Integrado de Gestión. Los mecanismos se aplican de acuerdo con
lo establecido en el proceso de “Evaluación del Desempeño Institucional” EM-RD

• Auditorías Internas: Comprende la evaluación independiente a la estructuración y aplicación de las


disposiciones internas del DNP, para cumplir el marco normativo y los requisitos de los modelos de
gestión asumidos e implementados en el DNP a través del modelo de operación. Estas se desarrollan
de acuerdo con lo establecido en el proceso de “Auditoría”. EM-EV.

Como resultado del análisis y conclusiones de los diferentes mecanismos, se generan las acciones de mejora
necesarias para fortalecer y aumentar el desempeño, así como las acciones de innovación y de gestión del
conocimiento que generan nuevas capacidades institucionales y retroalimentan en conjunto el ciclo de
Planeación Institucional, de acuerdo con lo establecido en el proceso “Administración de la Mejora”
EM-AP y “Lineamiento para la Planeación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de las Auditorías
Internas, Evaluaciones, Seguimientos, Asesorías y Acompañamientos” EV-L02.

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APROBACIÓN MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: 2018 01 02

REVISÓ:
Jenny Fabiola Páez Vargas
Secretaría General DNP– Representante de la Alta (Firma )
Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad

APROBÓ:
Javier Ignacio Pérez Burgos
(Firma )
Subdirector General Territorial (E) -DNP

APROBÓ:
Alejandra Corchuelo Marmolejo (Firma )
Subdirector General Sectorial DNP

APROBÓ:
Luis Fernando Mejía Alzate
Director General DNP (Firma )

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ANEXOS

Anexo 1 – Normograma y otros documentos de Origen Externo

Anexo 2 - Glosario de términos y Definiciones

Anexo 3 – Despliegue política y objetivos integrales

Anexo 4 – Despliegue del Modelo de operación por procesos

Anexo 5 - Listado Maestro de Documentos

Anexo 6 - Herramientas de seguimiento y medición

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