You are on page 1of 29

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Penulis : Tim Penyusun Modul


Editor :

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ................................................. 1

1
Manajemen Perkantoran Modern
A. Deskripsi Singkat ................................................. 1
B. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) ................................................. 1
C. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) ................................................. 1
D. Pokok Bahasan ................................................. 2
BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN ................................................. 3
A. Kantor ................................................. 3
B. Manajemen Perkantoran ................................................. 4
C. Prinsip Manajemen Perkantoran ................................................. 5
D. Manajemen Perkantoran Modern 6
E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran
Modern ................................................. 7
F. Latihan ................................................. 8
BAB III IMPLEMENTASI PERKANTORAN
MODERN ................................................. 9
A. Tehnik Korespondensi ................................................. 9
B. Tata Cara Pengarsipan ................................................. 14
C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat ................................................. 18
D. Penulisan laporan ................................................. 20
E. Latihan ................................................. 21
BAB IV PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN ................................................. 22
A. Pengertian Teknologi Informasi ................................................. 22
B. Peran Teknologi Informasi ................................................. 23
C. Latihan ................................................. 26
Daftar Pustaka

BAB I
PENDAHULUAN

2
Manajemen Perkantoran Modern
A. Latar Belakang

Pendidikan dan pelatihan merupakan amanat yang telah diatur dalam undang-undang
No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dan peraturan pemerintah (PP) No. 11 Tahun
2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Dalam Peraturan Pemerintah tersebut diatur
tentang pendidikan dan pelatihan jabatan pegawai negeri sipil (PNS). Pendidikan dan pelatihan
(Diklat) memiliki tujuan untuk meningkatkan kompetensi yang disesuaikan dengan tugas dan
fungsinya, di tempat tugas masing-masing.
Salah satu kegiatan diklat yang kemudian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
kompetensi pegawai adalah diklat Administrasi Perkantoran Modern tingkat Dasar melalui
metode e-Learning yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Hukum dan HAM.
Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan organisasi. Lingkup pekerjaan kantor terdapat dua jenis pekerjaan, yakni pekerjaan tulis-
penulis dan bukan tulis-menulis. Seiring dengan berkembangnya kemajuan jaman dan
teknologi terutama teknologi informasi, maka pekerjaan kantor perlu dikelola secara modern,
oleh karena itu dalam diklat ini Anda diberikan mata pelajaran pengetahuan manajemen
perkantoran modern.
Memanfaatkan Teknologi informasi dalam pekerjaan kantor seperti komputer
elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi
dan efesiensi biaya. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan
teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan,
antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut. Jika
menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang disebut
sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami kegagalan
dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.
Modul Manajemen Perkantoran Modern berbasis IT ini dimaksudkan untuk
memberikan gambaran singkat peserta diklat Administrasi Perkantoran Modern berbasis IT,
sehingga dapat lebih meningkatkan pengetahuan dalam mengikuti mata diklat berikutnya.

B. Deskripsi Singkat

3
Manajemen Perkantoran Modern
Mata pelatihan ini membekali peserta dengan kemampuan memahami manajemen
perkantoran modern yang berbasis IT yang meliputi pengertian dan prinsip-prinsip
manajemen perkantoran modern, pelaksanaan perkantoran modern, dan teknik-teknik
perkantoran modern yang berbasis IT. Pembelajaran disajikan dengan metode e-
Learning, dengan cara mengunduh modul belajar mandiri, diskusi, chatting dan
pemutaran video. Keberhasilan pembelajaran dinilai dari kemampuan peserta dalam
menyelesaikan sesi pembelajaran dan mampu menjawab soal-soal yang diberikan.

C. Manfaat Modul
Modul disusun untuk memberi kemudahan belajar pada peserta pelatihan sehingga
peserta mempunyai pemahaman yang baik secara konsep maupun praktis.

D. Tujuan Pembelajaran
1. Hasil Belajar
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu memahami
manajemen perkantoran modern berbasis IT dengan baik dan benar.
2. Indikator Hasil Belajar
Peserta pelatihan diharapkan dapat :
a. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran
modern;
b. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern;
c. Menjelaskan teknik-teknik perkantoran modern yang berbasis IT.

E. Mater Pokok dan Sub Materi Pokok


1. Pengertian Dan Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
a. Kantor;
b. Manajemen Perkantoran;
c. Prinsip Manajemen Perkantoran;
d. Manajemen Perkantoran Modern;
e. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern.
2. Implementasi Perkantoran Modern
a. Teknik Korespondensi;

4
Manajemen Perkantoran Modern
b. Tatacara Pengarsipan;
c. Tatacara Penyelenggaraan Rapat;
d. Penulisan Laporan
3. Peran Teknologi Informasi (TI) dalam Manajemen Perkantoran Modern yang Berbasis IT
a. Pengertian Teknologi Informasi;
b. Peran Teknologi Informasi.

BAB II
PENGERTIAN DAN PRINSIP MANAJEMEN
PERKANTORAN MODERN

A. Kantor

5
Manajemen Perkantoran Modern
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja.Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti
dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau
dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan
administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara
statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu:
1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk
melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology,
procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-
information.
4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat
dalam suatu badan usaha untuk melaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan
dengan tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W.
Howard & Edward Masonbrink mengemukakan: kantor adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima,
mengumpulkan,mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat

6
Manajemen Perkantoran Modern
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.

B. Manajemen Perkantoran

Kata manajemen berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti mengendalikan,
terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latinmanus yang berarti
"tangan".Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement,
yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-
orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun, kadang-kadang istilah
administrasi dengan manajemen sering tidak dibedakan karena merupakan suatu proses untuk
mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ricky W. Griffin manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan
secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Dari pengertian kantor dan manajemen atas maka kegiatan perkantoran perlu
direncanakan, diorganisasikan, digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau
dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat
mencapai tujuannya.

Menurut George Terry, Manajemen Perkantoran adalah ”Controlling and organizing


of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predeterminedobjective.
It deals with the life cycle of business information and retention if of permanent value, or
destruction if obsolete” (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan,
penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau
usang).

7
Manajemen Perkantoran Modern
Menurut The Liang Gie, Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib sesuatu hal.

Dengan demikian, pengertian manajemen perkantoran yaitu, penyelenggaraan semua


kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.

Namun demikian, cakupan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkatoran,


manajemen perkantoran juga menyangkut segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan
kantor yakni pegawai, prosedur dan metode, biaya perkantoran dan lain-lain.

C. Prinsip Manajemen Perkantoran

Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen.
Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk
sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran adalah
seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan kegiatan
perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun
organisasi.Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini
menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari:

1. Pengadaan
2. Pengembangan
3. Kompensasi
4. Intregrasi
5. Pemeliharaan
6. Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan manajemen


secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah perkantoran,
sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan mempunyai dampak
yang sangat luas.Manajemen perkantoran atau manajemen personalia adalah merupakan suatu
pengakuan terhadap pentingnya smber daya manusia di dalam perkantoran atau tenaga kerja
dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi dan kegiatan untuk mencapai
tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil

8
Manajemen Perkantoran Modern
guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan tujuan memberikan kepada organisasi
suatu satuan kerja yang efektif.

D. Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan


(mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Sesuatu hal yang dimaksud adalah pekerjaan perkantoran. Agar pekerjaan kantor sesuai dengan
tuntutan zaman dan sesuai dengan teknologi yang berkembang, pekerjaan kantor harus
disesuaikan dengan perkembangan teknologi tersebut. Kata ‘modern’ dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia adalah ”terbaru”, ”mutakhir”, ”terkini”, ”sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dengan demikian, pengertian manajemen
perkantoran modern yakni penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian denganpelaksanaan
pekerjaan kantor yang modern. Istilah modern yang berkenaan dengan tempat dan proses
penanganan data/informasi yang modern, antara lainnya dicirikan dengan:
1. Pegawai yang melaksanakan penanganan data/informasi adalah pegawai yang
mempunyai jiwa profesional, jujur, adil dan tidak diskriminatif serta memiliki cara
berpikir sesuai dengan tuntutan zaman.
2. Sistem, prosedur, dan tata kerja perkantoran yang jelas, sehingga setiap pegawai
mempunyai uraian tugas (job description). Tugas apakah yang harus dilakukan oleh
pegawai tersebut, kepada siapa ia harus bertanggung jawab, bagaimana alur
pekerjaannya, apakah yang harus dihasilkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
pekerjaannya.
3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan
termasuk mebeler yang tepat. Alat perkantoran dalam pengolahan data/informasi serba
dikomputerkan (computerized).
4. Mendayagunakan biaya yang akuntabel dan transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan
manusiawi.
Dalam hal biaya, biaya yang dipergunakan untuk kegiatan perkantoran harus
menghasilkan keluaran (output) yang jelas, dan output tersebut harus mempunyai fungsi
(outcome). Dalam kantor modern yang kegiatan perkantorannya menggunakan sistem

9
Manajemen Perkantoran Modern
komputer, kantor tersebut akan mendapat keuntungan dalam memproses data/informasi dalam
hal kecepatan, kecermatan, keandalan, dan kemutakhiran. Dengan demikian, dengan semakin
modernnya suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat diakses, sehingga
semakin dapat dimanfaatkan untuk organisasi lain, namun pekerjaan kantor yang
menggunakan teknologi modern perlu mewaspadai adanya informasi yang masuk yang dapat
mengacaukan kegiatan pengelolaan informasi.

E. Prinsip- Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Menurut Komarudin (1981) Manejemen Perkantoran Modern memiliki sembilan prinsip


yaitu:

1. Manajer yang membuat rencana, menyusun organisasi, melakukan pengawasan


terhadap segaian besar pekerjaan kantor serta memimpin bawahan. Top manajer bukan
semata-mata penyelia.
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan baik, menghindari dari gerakan yang
tidak perlu, keterlambatan dan kesukaran dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Mesin dan perlengkapan kantor yang otomatis, digunakan apabila hasilnya ekonomis.
4. Menerapkan kajian gerak dan waktu kerja, penyederhanaan kerja dan pengukuran
beban kerja.
5. Sistem dan prosedur pekerjaan kantor senantiasa disempurnakan.
6. Sistem kearsipan/warkat selalu disempurnakan termasuk sistem pemeliharaan dan
penghapusan arsip.
7. Hubungan kepegawaian dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat,
nasihat kepegawaian dan petunjuk pelaksanaan.
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor selalu dikembangkan.
9. Kesadaran kerja, kebersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor selalu dikembangkan.

F. Latihan
1. Jelaskan pengertian Kantor!
2. Jelaskan pengertian manajemen menurut The Liang Gie!
3. Sebutkan proses manajemen perkantoran menurut Edwin B. Filippo!

10
Manajemen Perkantoran Modern
BAB III
IMPLEMENTASI PERKANTORAN MODERN

A. Tehnik Korespondensi

1. Pengertian Surat-Menyurat

Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis
yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita yang berwujud pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti

11
Manajemen Perkantoran Modern
perjanjian, keputusan, tanda bukti dan sebagainya. Menurut pendapat Wursanto dalam
bukunya Teknologi Perkantoran I, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai
cara, antara lain:

a. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya
b. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain
dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
c. Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu pengirim dan
penerima. Apabila terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak
yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat
atau koresponden. Secara sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan
pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan, dan sebagainya.

2. Tujuan dan Fungsi Surat-Menyurat

a. Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu mempunyai
suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin berbeda. Apakah untuk
mencari informasi, memberi informasi, memesan barang, memberi perintah, atau hanya

12
Manajemen Perkantoran Modern
memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis surat,
yaitu sebagai berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain


2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.

Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus menguasai pengetahuan
dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus
informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan
tercapai.

Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis surat dengan baik
adalah :

1. Memahami prosedur surat-menyurat


2. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
3. Memahami teknik penulisan surat yang baik
4. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
5. Memahami posisi penulis dan penerima surat

b. Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai berikut :

1. Tanda bukti tertulis otentik

surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh: surat perjanjian, surat
kuasa, dan sebagainya.

2. Pedoman

13
Manajemen Perkantoran Modern
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak. Misalnya surat
perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

3. Alat pengingat atau berfikir

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.

Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.

c. Penggolongan Surat

Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang
dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat
dibedakan berdasarkan :

1. Menurut wujud surat

a) Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya
dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
b) Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo
dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar
pejabat kantor.
c) Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang
dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d) Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya
boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e) Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok
singkat permasalahan.

14
Manajemen Perkantoran Modern
f) Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti
keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu
identitas, dan sebagainya.

2. Menurut sifat isinya

a) Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
b) Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.

3. Menurut keamanan isinya

a) Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan
organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena akan
menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c) Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya
boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau
mengambil keputusan.

4. Menurut proses penyelesaiannya


Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat
digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

a) Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian
secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b) Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian
dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
c) Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian
yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau
prioritas utama.

15
Manajemen Perkantoran Modern
5. Menurut kegiatan

a) Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri
b) Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.

6. Menurut sasaran yang dituju

a) Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b) Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.

d. Bentuk Surat

Ada tujuh bentuk surat yang kita kenal, yaitu:


a) Bentuk resmi
b) Bentuk Full Block,
c) Bentuk Indent,
d) Bentuk Modified Block,
e) Bentuk Semi Block,
f) Bentuk Simplified, dan
g) Bentuk Hanging Paragraph

Dari sekian macam bentuk surat, yang sering kita temukan dalam praktik surat-
menyurat di Indonesia ada lima macam yaitu Bentuk Resmi sampai dengan Bentuk Semi Block,
sedangkan dua bentuk terakhir yaitu Bentuk Simplified dan Bentuk Hanging Paragraph jarang
kita temukan. Dengan memperhatikan prinsip-prinsip efektivitas yang didasarkan atas
keterpaduan faktor-faktor kemudahan, kehematan, dan keserasian, berdasarkan surat
keputusan menteri Negara pendayagunaan aparatur Negara No. 71/1993 tanggal 2 september
1993 telah ditetapkan bahwa bentuk setengah lurus (bentuk semi block) merupakan bentuk
resmi semua surat-surat keluar instansi pemerintah. Untuk surat-surat intern dapat di gunakan
nota dinas atau memo. Bentuk Semi Block secara teknis mempunyai beberapa kebaikan
dibanding dengan bentuk resmi yang masih digunakan selama ini. Mengingat bentuknya lurus,

16
Manajemen Perkantoran Modern
maka akan lebih memudahkan bagi juru ketik dalam pembuatan surat tersebut, terlebih-lebih
bila diketik dengan komputer.

B. Tata Cara Pengarsipan

Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan bahwa
tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari tujuan
tersebut arsip mempunyai jangkauan yang amat luas baik sebagai alat untuk membantu daya
ingat maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemeritahan dan pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. Untuk dapat menyajikan informasi, membuat keputusan, dan merumuskan
kebijakan haruslah ada sistem prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Jaringan informasi
dalam Manajemen Informasi Sistem dalam bidang kearsipan perlu dikembangkan, baik dari
peralatan, sistem, dan prosedur kerja yang modern di bidang kearsipan dan pegawai yang
handal di bidang kearsipan perlu disiapkan. Dalam praktik sehari-hari kadang dalam instansi
pemerintah maupun swasta kurang memperhatikan kemampuan pegawai yang mengelola arsip,
masih dianggap bahwa pegawai yang cukup dengan pendidikan.

1. Pengertian Arsip

Menurut UU No.43 tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di
dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan
organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga
dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi
demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan
yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip
yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal,

17
Manajemen Perkantoran Modern
ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat
beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan.

Penilaian layak simpan dalam pengelolaan arsip secara internasional ditentukan dengan
metode ALFRED, yaitu;

A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.

L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.

F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.

R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip
tersebut.

E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang
dikandung arsip tersebut.

D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung pada arsip
tersebut.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah
ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan
(filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeriharaan dan
perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

2. Tujuan Pengelolaan Arsip

Dalam setiap kegiatan termasuk kegiatan dibidang kearsipan, sudah barang tentu
memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta Arsip Nasional RI (ANRI), sebagai
penyelenggara kearsipan nasional, sedangkan di tingkat daerah dilaksanakan oleh
Lembaga Kearsipan;

18
Manajemen Perkantoran Modern
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.

3. Peralatan Perngarsipan

Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip tersimpan,
sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;

a. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian
pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis,
baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.

b. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan
desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali
system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).
c. Komputer.
Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. System ini
telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena
ini menggabungkan system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

19
Manajemen Perkantoran Modern
4. Pola Kerja Kearsipan.

Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau organisasi
yang menganut sistem sentralisasi (suatu organisasi yang menganut penanganan berkas dan
kearsipannya dalam satu bagian) biasa dipergunakan pada lembaga pemerintah atau BUMN,
tetapi system desentaralisasi (pola penanganan berkas dan kearsipannya dilakukan oleh
masing-masing bagian) biasa dilakukan oleh sekretaris perusahaan swasta. Kedua pola ini
mempunyai cara kerja yang berbeda dalam proses penyimpanan dan pencarian arsipnya.

a. Pola Sentralisasi.
Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip di
sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar
klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode
penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan oleh
kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks
berdasarkan kartu kendali tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian


pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan tentang
arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak
dibuat kartu indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu
menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan

20
Manajemen Perkantoran Modern
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta
tandatangan peminjaman arsip.
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

b. Pola Desentralisasi.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga
tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih
efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas
tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai
dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku agenda
surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis
harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai system yang dipakai.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip
ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian
langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat
bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan
instruksi.

C. Tata cara Penyelenggaraan Rapat


1. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi

21
Manajemen Perkantoran Modern
Untuk rapat-rapat kecil di dalam atau antarkantor biasanya tidakmemerlukan suatu persiapan
dan pelaksanaan yang sulit. Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya harus dilaksanakan
dengan sebaikbaiknya. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedurnya biasanya tidak terlalu
terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalahterjadi diskusi-diskusi
di mana terjadinya saling tukar pendapat,keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-
saran diberikan.Dalam hal ini, tetap perlu ada notulis yang mencatat hasil rapat (notulen) dan
nantinya dibagikan kepada peserta rapat.

2. Rapat Yang Bersifat Resmi


Untuk rapat yang resmi persiapan yang dilakukan, yaitu:
a. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalammempersiapkan rapat
adalah ruangan tempat rapat akandiselenggarakan. Apabila tidak memiliki ruang rapat, Anda
harusmencari atau membuat surat peminjaman dan perlu dipastikanruangan tersebut dapat
digunakan pada waktu diperlukan.Hal ini harus dilakukan sebelum sebelum surat
undangandikirim keluar kepada peserta rapat.
b. Mempersiapkan rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraanrapat umumnya
meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
1) Membuat daftar acara
2) Membuat undangan
3) Mempersiapkan bahan rapat
4) Mempersiapkan peralatan rapat
5) Membuat catatan rapat
6) Mengirimkan catatan hasil rapat
7) Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut dari rapat

c. Membuat Daftar Acara


Apabila hal yang akan dibicarakan dalam pertemuan yang akandiselenggarakan telah
ada, maka acara di dalam suatu pertemuanharus dibuat dan disusun secara sistematis, dengan
cara membuatsuatu pokok-pokok acara dalam garis besar. Acara rapat umumnyadisebut
sebagai ”agenda rapat”, di bawah ini adalah contoh acararapat.

d. Membuat Undangan

22
Manajemen Perkantoran Modern
Dalam undangan rapat yang dikonsep dengan isinya antara lainmenyebutkan hari,
tanggal, waktu, dan acara rapat. Kode surat sesuaidengan tata persuratan dinas. Daftarnama,
instansi, alamat dan nomor telepon dari para anggota rapatdimaksud perlu dicatat. Daftar
tersebut berguna dalam membuatundangan dan mengirimkannya.

e. Mempersiapkan Bahan Rapat


Bersamaan dengan waktu mempersiapkan undangan kepadapara peserta rapat, Anda
juga harus mempersiapkan bahan yangdipergunakan dalam rapat atau pertemuan
dimaksud.Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat padawaktu itu, hasil rapat
yang lalu, bahan rapat dari para peserta rapatyang akan dibahas, dll.

f. Mempersiapkan Peralatan Rapat


Di dalam penyelenggaraan suatu rapat biasanya dibutuhkan alatalatyang diperlukan
untuk tulis menulis. Anda harus membuat suatudaftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan
ini. Alat-alat yangbiasanya diperlukan dalam hal ini adalah papan tulis, spidol, Flip-
chart,Overhead projector atau slide projector, LCD, Tape Recorder untukmerekam jalannya
rapat jika perlu. Alat-alat kelengkapan menulisseperti misalnya penjepit kertas, klip kertas,
stapler dengan isinya,gunting, cutter, peruncing pensil, spidol, penghapus dan lain-lain.Segala
sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkanoleh Anda dan telah tersedia pada
waktu rapat dimulai.Selain hal tersebut, perlu ada persiapan konsumsinya,
perludipertimbangkan apakah peserta rapat dapat diberikan makanankecil atau makanan besar.
Umumnya apabila rapat dari pagi dansampai melebihi waktu istirahat dapat diberikan makanan
besar,namun demikian perlu dipertimbangkan dari sisi anggaran.

g. Membuat Notulen
Selama rapat atau pertemuan berlangsung, apabila Anda diberibertanggung jawab
untuk membuat catatan, catatlah berjalannya rapattermasuk konsep hasil rapat umumnya
catatan rapat disebut notulen.Notulis dapat terdiri dari beberapa orang. Dalam notulen antara
lainberisi hari, tanggal, waktu, tempat rapat, topik/acara rapat, pesertayang hadir, jalannya
rapat, dan hasil rapat dan ditandatangani olehnotulis dan diketahui oleh atasan/pejabat
berwenang di lingkunganorganisasi Anda.

h. Mengirimkan Hasil Rapat

23
Manajemen Perkantoran Modern
Setelah rapat selesai, maka Anda dapat mengirimkan hasil rapatberupa notulen yang
telah diketik dengan rapi dan ditandatangani olehnotulen dan diketahui pimpinan Anda, untuk
hal tertentu hasil rapatdapat diberitahukan melalui pesawat telepon kepada anggota rapat.

i. Melakukan Pekerjaan-Pekerjaan tindak lanjut


Untuk rapat yang bersifat periodik, Anda dapat mengikutsertakanlembaran isian atau
slip yang meminta keterangan dari para anggotamengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri
pertemuan yang akandatang. Berdasarkan jawaban dari slip tersebut, Anda harus telahmembuat
daftar dari para peserta yang akan menghadiri pertemuanyang akan datang atau dalam
membuat undangan yang akan datang,dalam undangan terdapat kalimat yang mengingatkan
bahwa rapattersebut adalah rapat lanjutan mengenai masalah/topik tertentu.

D. Penulisan laporan
1. Pengertian Laporan

Sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi, laporan merupakan salah satu
alat yang resmi dalam sistem administrasi yang bersangkutan. Laporan dalam bahasa Inggris
disebut ”report” yang berasal dari bahasa Latin yang disebut ”portare” yang berarti membawa
atau mengangkut. Imbuhan prefix ”re” berarti kembali. Maknanya bahwa seseorang ditugaskan
untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu harus membawa hasil fakta-fakta penelitian
tersebut berupa informasi. Dalam bahasa Inggris dewasa ini, perkataan laporan telah
mengandung pengertian bahwa apa yang dibawa atau diangkut kembali adalah informasi
faktawi. (A.E. Dorbyshere, 1971). Menurut Charles E. Redfield, laporan adalah segenap
hubungan dalam oraganisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain
disebut sebagai komunikasi administrasi.
Laporan merupakan salah satu unsur penting dari komunikasi administrasi.
Menggunakan rumus 4 W dan 1 H, laporan adalah penyampaian informasi dengan maksud
memberikan gambaran tentang apa (what) yang telah terjadi dalam suatu unit, di mana (where),
kapan (when) dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who) yang bertanggung jawab serta
bagaimana (how) mengatasi akibat kejadian yang ditimbulkan. Dari uraian-uraian ini, kita
dapat menyimpulkan laporan sebagai alat komunikasi, dari bawahan kepada atasan sesuai
dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di antara mereka, yang berisikan keterangan,

24
Manajemen Perkantoran Modern
informasi, ide-ide yang dikumpulkan, diolah, dan disajikan secara tertulis sebagai tahap akhir
dari serangkaian kegiatan pengamatan, penelitian, dan studi tentang suatu perihal atau masalah
tertentu

2. Fungsi Laporan

Apabila dirinci, fungsi laporan antara lain:


a. sebagai salah satu alat pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada
atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya.
b. sebagai salah satu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pejabat yang menerima,
laporan itu merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan
fungsi dan tugas-tugasnya.
c. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, komuniksasi dan
koordinasi yang setepat-tepatnya.
d. sebagai salah satu alat untuk mengadakan perencanaan, pengendalian, penilaian,
pengambilan keputusan.
e. sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar menukar pengamalan.
3. Macam Laporan

Terdapat berbagai macam laporan administrasi atau manajerial,terutama kalau ditinjau


dari pokok persoalannya. Namun, untuk menyederhanakan pembahasan dan memudahkan
pemahaman dalam modul ini secara garis besar terdapat dua macam laporan, yaitu:
a. Yang berbentuk tesis, artikel dan paper ilmiah yang ditujukan kepada sponsor,
masyarakat akademik dan masyarakat luas.
b. Laporan administrasi (tata laksana) atau laporan manajerial, yangakan dibicarakan dalam
modul ini, merupakan hasil penelitian atau kajian penyelenggara administrasi dan
manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administrastor/manajer.

4. Syarat-syarat pembuatan laporan

Agar penggunaan laporan dapat bermanfaat, setiap laporan harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan objektif
b. Laporan harus jelas dan cermat

25
Manajemen Perkantoran Modern
c. Laporan harus langsung mengenai sasaran
d. Laporan harus lengkap
e. laporan yang harus lengkap sanggup memenuhi kriteria di bawah ini:
f. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan
g. Uraian yang tidak memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah atau
pertanyaan baru
h. Disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.
i. Laporan harus tegas dan konsisten
j. Laporan harus tepat pada waktunya
k. Laporan harus tepat penerimanya
Dengan melihat syarat-syarat laporan di atas maka penyusun laporanperlu memiliki
persyaratan-persyaratan sebagai berikut :
a. Harus menguasai masalah yang dilaporkan
b. Harus mempunyai minat/kesanggupan, objektif, teliti, di samping ia harus pula
analistis, kooperatif dan ”open-minded”
c. Harus menggunakan bahasa tertulis yang baik
d. Dapat menggunakan kata dan istilah yang sederhana, jelas dan mudah
dimengerti.
E. Latihan
1. Jelaslan fungsi surat!
2. Sebutkan alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan!
3. Apa sajakah yang diperlukan dalam persiapan rapat?
4. Sebut dan jelaskan pentingnya penulisan laporan !

26
Manajemen Perkantoran Modern
BAB IV
PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN
MODERN

A. Pengertian Teknologi Informasi


Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi.
Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses
penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas sebarannya
dan lebih lama penyimpanannya. Dalam kaitan dengan proses penanganan informasi pada
kantor yang modern umumnya sudah sedikit menggunakan kertas dengan adanya adanya
kemajuan teknolologi, dalam bidang informasi kita kenal teknologi informasi.
Peranan kertas masih tetap penting sebagai media tukar menukar informasi dalam
organisasi, apalagi yang berkaitan dengan hukum yang mengharuskan perlu adanya hardcopy.
Teknologi informasi dapat diartikan sebagai perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan
penyebaran informasi baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan suatu
alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak
jauh (telecomunications).

27
Manajemen Perkantoran Modern
Teknologiinformasiadalah teknologipengolahan,teknologi penyimpanan,dan
teknologikomunikasi.Dimanaketiga hal tersebutdapat diwujudkan dengan
perangkatkeras, perangkatlunak dan jaringankomputer(Luhukay, I995,p8-9).
Sedangkanyang berhubungandengan ketrampilan seseorangdalam menggunakanalat-
alat teknologi informasi, dan kemampuan sesorang dalam mengembangkan sistem.
Teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat, pertukaran informasi dalam
berbagai bentuk akan banyak dilakukan melalui posel (pos elektrik) internet sehingga makin
cepat dan biaya yang semakin terjangkau. Internet semakin mendapat tempat di perkantoran
ketika saat ini orang mulai menggunakan laptop.
Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan
telekomunikasi.
5. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan
kapasitas yang besar dan sangat cepat.
6. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksidari peralatan
elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri ataskomponen-komponen yang rumit,yang
umumnya disebut circuit yangterintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi
koordinasi danpengolahan data.
7. Telekomunikasi adalah alat untuk menyampaikan informasi melaluitransmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.

B. Peran Teknologi Informasi

Dengan adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai


pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan dengan sistem kertas yang terutama
mengandalkan sistem manual diganti dengan sistem elektronika mikro yang bergantung pada
telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan elektronika mikro antara lain otomatisasi
perkantoran, pengendalian proses industri, alat transfer uang, alat pengukur dibidang ilmu dan
pengetahuan dan lain-lain. Penggunaan internet memungkinkan pertukaran informasi secara
cepat melalui layanan posel (pos elektronik). Dengan memiliki website setiap organisasi
dengan mudah berhubungan dengan organisasi lainnya.
Dalam pelaksaan pekerjaan kantor saat ini didukung dengan penggunaan internet.
Manfaat menggukan internet ialah:
1. Tukar menukar informasi dapat dilakukan dengan mudah.

28
Manajemen Perkantoran Modern
2. Perkembangan yang berkaitan dengan masalah-masalah substansi organisasi dapat
diketahui dengan cepat.
3. Informasi yang diperlukan dapat langsung cepat diambil (copy/download).
4. Mengurangi penggunaan kertas.
5. Dapat melakukan komunikasi jarang jauh antar sesama anggota.

Pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum antara lain investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan
persoalan-persoalan misalnya adanya kebosanan,pekerjaan perkantoran akan banyak
mengalami perubahan. Pekerjaanpekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih
oleh mesin, prosesdan pengiriman informasi akan semakin cepat, komunikasi
bisnisinternasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap pegawai kantor
a. Dapat mendorong untuk pegawai untuk belajar keterampilan mengenai berbagai
teknologi informasi.
b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin.
c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.
e. Adanya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik,
programmer dan rekayasa software.
f. Adanya kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.
g. Pekerjaan akan menjadi lebih sedikit.

C. Latihan

1. Jelaskan keuntungan menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan


perkantoran!
2. Apa tujuan menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran modern?

29
Manajemen Perkantoran Modern