Clase Temas

Base de Datos – Formularios – Ordenar una lista – Autofiltros – Validación –

Subtotales – Trabajo Práctico 5

Asistente para gráficos – para realizar una gráfico – Trabajo Práctico 6

Insertar Comentarios – Configurar la página para imprimir – Trabajo Práctico 7

Informes de Tablas y Gráficos Dinámicos – Trabajo Práctico 8 –

Bases de Datos.
Listas: En Microsoft Excel puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos.
Cuando se ejecutan tareas en la Base de datos, como Búsquedas clasificaciones o datos
subtotales, Excel reconoce una lista como Base de Datos y utiliza los siguientes elementos
de la lista como base de datos:
A – Las columnas de la lista son los campos de la Base de datos.
B – Los Rótulos de las columnas de la lista son los nombre de los campos en la base de
datos.
C – Cada Fila de la lista es un registro de la Base de datos.

Formularios.
Una Vez Armada una Lista la manera más sencilla de Agregar información en ella es por
medio de los Formularios. Para poner en marcha los Formularios Basta con activar
cualquier celda del interior de una lista y desde el menú Datos – Formulario Excel2000 se
encargará de presentar el correspondiente formulario.
El cuadro de Formulario posee un conjunto
de Botones que permiten hacer algunas
tareas más aparte de agregar registros a la
base de datos.
El Botón criterios nos permite sobre cada
campo colocar un criterio de búsqueda y
volver al formulario para ver los que cumplan
con ese criterio.
El Botón eliminar borra el registro activo en
el formulario.
El botón restaurar recupera el registro
eliminado previamente.
Los botones Buscar anterior y buscar
siguiente desplazan los registros en esas
direcciones.
La barra de desplazamiento también nos
permite desplazar los registros.
El botón Nuevo agrega un nuevo registro
al final de la lista.

Ordenar una lista.

Para ordenar una lista es importante que los datos de cada registro tengan una relación.
Por ejemplo: Una Base de Datos con habitantes de un dos barrios distintos a los cuales

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hay que enviarles un Mailing. Seguramente se Ordenará la lista primero por Barrio Luego
por Calle y finalmente por número de casa.

Como ordenar una lista.

A – Posicionarse sobre alguna de las celdas de la lista.
B – Desde el Menú Datos – Ordenar, asignar los criterios del orden.

Esta es una lista que ha

sido cargada desde un
Formulario de Excel y está
sin Ordenar.

Luego de Haber posicionado el cursor

sobre una celda de la lista fuimos al menú
Datos – Ordenar..., y aparece el cuadro
siguiente.
En el cuadro de ordenar hemos
seleccionado los tres criterios de orden que
permite Excel2000.
También hemos seleccionado Si para la
opción de que la Lista tiene Fila de
Encabezamiento, por lo que aparecen los
nombres de los campos y no el de las
columnas.
Finalmente hemos seleccionado
ascendente para ordenar los datos de A-Z y de
0-9.

Finalmente obtenemos
el Orden deseado. Y vemos
que los Criterios tienen
prioridades desde el
primero hasta el tercero, o
sea que por ejemplo a
ordenado alfabéticamente

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Ascendente el barrio(primer criterio). Y dentro de cada Barrio las calles son ordenadas de
la misma manera.
Veamos También que el campo Calle prima sobre el campo Nro. Por Ejemplo: En el
Barrio Abellaneda, las calles fueron ordenadas Ascendente pero los números no, porque
son de distintas calles.

Autofiltros.
Aplicar autofiltros es una forma fácil y rápida de trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra solo registros que cumplen con el criterio que se
especifique para una columna Excel2000 incorpora dos comandos para aplicar filtros a las
listas.
Autofiltro: que incluye filtrar por selección para criterios simples.
Filtro Avanzado: para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar el filtrado no reorganiza las listas, el filtrado oculta
temporalmente las listas que no desee mostrar.
Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos, e
imprimir el contenido de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

Mostrar un subconjunto de filas en una lista mediante Filtros.

1 – Haga clic en la lista que desea filtrar.
2 - En el menú datos haga clic en la opción Autofiltro.
3 – Para presentar las filas que contienen solo un valor específico, hago clic en la flecha
de la columna que contiene los datos que quiere presentar.
4 – Haga clic en el valor.
5 – Para aplicar otra condición, basada en un valor de otra columna, repita los pasos 3 y
4 en esta.
Para filtrar la lista por dos valores de la misma, o para aplicar operadores de
comparación distintos a Es igual a, haga clic en la flecha de la columna y después en
Personalizar.

Para desactivar un Autofiltro se accede al menú Datos – Autofiltro de la misma manera

que se lo activa.

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Validación.
Cuando queremos
restringir el ingreso de datos
en una celda a determinados
valores, es cuando usamos la
opción Validación del menú
datos.
Desde el menú Datos -
Validación ... podemos definir
a una celda el control de su
ingreso y mostrar mensajes
personalizados para cuando
no se cumpla la Validación.

También podemos hacer que las celdas no permitan valores en blanco.

Podemos orientar
al usuario por medio
de un mensaje que
aparezca cuando
nos posicionemos en
las celdas que
contengan
Validación.
O inclusive emitir
un mensaje
personalizado de
error para cuando
sucede que el
usuario ingresa un
valor fuera de los
criterios
establecidos.

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Subtotales.

Siguiendo como ejemplo la

Lista de los Vendedores, a veces
necesitamos subtotal izar la lista
luego de determinado orden o
agrupamiento. Excel2000 nos
brinda una poderosa opción
automatizada de totalización
llamada Subtotales. Esta opción
agrupa las Herramientas de
Agrupar y Esquema más la
Función subtotal y realiza de
forma automática una lista con
subtotales de acuerdo a las
opciones que colocamos en el
cuadro Subtotales.
En él encontraremos que
nuestra lista de Vendedores ya
está previamente ordenada y
deseamos sacar un subtotal
agrupando los vendedores. Las
funciones de Excel que pueden
intervenir son puestas en una
opción llamada Usar Función. Y luego nos pide que definamos cual es el campo que
deseamos calcular.

Una Vez Ordenada la

Lista y Realizado el
Subtotal podemos ver la
siguiente ilustración
donde se han
incorporado Funciones
Subtotal() al término de
cada Vendedor y las
herramientas de Agrupar
y Esquema muestran los
niveles de datos que
permite ahora la planilla.

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Trabajo Práctico Nº 5
1 - Crear una Base de Datos con los siguientes campos, (en Excel una lista con las
siguientes columnas):

Producto Año Sucursal Unidades Importe Vendedor

Lácteos 1999 Este 16645 Martínez
Verduras 2000 Norte 24358 Sánchez
Carnes 2000 Sur 25789 Lugano
Carnes 1999 Oeste 26453 Lugano

2 - Sobre la misma cree un formulario y continúe cargando datos hasta los treinta y siete
registros con los datos que tiene de ejemplo y dejando en blanco la columna de importe.
3 – Ordene la lista por Producto, y extraiga los subtotales para cada tipo de producto,
sumando las columnas Unidades. Copie los resultados sólo de los subtotales a otra hoja.
4 – Borre todos los subtotales de la planilla original.
5 – Incorpore la siguiente Lista:

Producto Precio
Lácteos $15.00
Verduras $10.00
Carnes $25.00
6 – Resuelva la columna de Importe de acuerdo al precio que corresponda a cada
producto, Utilice la Función =Si( ).
7 – Resuelva los totales de Unidades e Importe, y cuente cuantas ventas se realizaron
cada año.
8 – Cuál fue el Vendedor que más vendió.
9 – Cuál es la sucursal que menos vendió.
10 – Si es posible Presente a su docente un Informe con todo los resultados.

Firma Docente Fecha Nota

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Asistente para Gráficos.
Los Gráficos son una representación ilustrada de los datos seleccionados de una
planilla.
Con ellos podemos evaluar y comparar más rápidamente las relaciones entre la
información.
Ellos siempre nos darán una imagen más acabada de lo que sucede con nuestra
información.
Por medio de los gráficos podemos resaltar una venta buena si queremos dando la
imagen de que es mucho mayor que las demás, o podemos disminuir un pequeño error en
la caída de nuestra empresa, sólo manejando los colores.
Existen distintos tipos de Gráficos:

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Página 10 de 22
 Muchos de los gráficos que mostramos aquí
tal vez no usemos nunca en el curso pero sirven
a modo informativo. Es importante que tipo de
Gráfico se Utilizará para tal o cual situación.

Definimos que los Gráficos pueden estar en

dos situaciones dentro del libro de trabajo, como
una Hoja particular del Libro, o como Objeto
dentro de una Hoja de Cálculo.
Aunque de todas Formas consideramos que
una Gráfico es un objeto formado por varios
elementos:
Marcadores de Datos, Área del Gráfico, Área
de Trazado y otros elementos gráficos.
Cada uno de los elementos que hacen a un
gráfico es completamente personalizable.
A la gran mayoría de los elementos de una
gráfico podemos aplicarle: Colores, Bordes,
Efectos de Relleno etc.

Pasos para realizar un Gráfico.

Para Realizar un Gráfico es

necesario tener claro cuales son los
datos que queremos representar.
Puesto que seguramente esos datos
y sus etiquetas serán seleccionadas
antes o durante la creación del
mismo.
1 – Para acceder al Asistente
para Gráficos lo haremos desde la
Barra de herramientas Estándar,
desde el botón Asistente para
Gráficos.
También podemos acceder por el
menú Insertar – Gráfico.
2 – Elegiremos el tipo de gráfico
que más se adecue a los datos que
seleccionaremos y que deseáramos
mostrar. Cada tipo de Gráfico posee
distintas subtipos para elegir.
También veremos que existe otra
ficha para los Tipos Personalizados.

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 3 – Luego de presionar el botón Siguiente Veremos el segundo paso de éste asistente,
donde podremos hacer la selección del Bloque de celdas, por si todavía no hemos
seleccionado ningún rango.

Aquí Vemos que ya existe

una vista previa del futuro
gráfico, y vemos que es muy
importante saber seleccionar,
como en este caso usamos una
selección de celdas
discontinuas.
Hay una dato muy importante
para tener en cuenta en este
segundo paso del Asistente y es
la configuración de las Series.
Veremos que existe una ficha
exclusiva para las Series y que
podremos invertirlas, ocultarlas,
o modificarlas a nuestro gusto.

4 – Presionamos el Botón
siguiente, siempre considerando
que podemos en cualquier paso
del Asistente volver al paso
anterior, por medio del botón
Atrás.

5 – Aquí podemos
personalizar casi por completo
nuestro gráfico y ultimar los
detalles de presentación de los
valores.
Las Fichas que se
encuentran detrás de Títulos sólo son opciones de visualización para el gráfico que
prácticamente ya está armado.
Y en ellas encontramos casi todas las opciones para mejorar la presentación de los
elementos que hacen al futuro gráfico.

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 6 – finalmente
veremos que el asistente
nos pide donde
queremos colocar el
nuevo gráfico, y si
seleccionamos En una
hoja nueva, la hoja
nueva se colocará
delante de la hoja activa.
Si elegimos Como objeto
en, tendremos que
decirle cual es la hoja
delante la cual se colocará. Finalizaremos la creación del gráfico con un clic sobre el botón
Finalizar.

Posteriormente podemos personalizar cada uno de los objetos del Gráfico mediante el
botón secundario del mouse sobre cualquiera de los elementos que lo conforman, y
eligiendo la opción que habla de su Formato.

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 Trabajo Práctico Nº 6
MEISON S.A.
Control de Ventas Domiciliarias
2º Cuatrimestre 1999
Ejemplar Manual de Office 2000 (Incluye CCD con Ejemplos y prácticos
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1 - Total: Es la suma de la cantidad de ejemplares vendida en el cuatrimestre.

2 – Monto en Pesos: El Total por el Precio de Venta.
3 – Comisión de Ventas: Monto en Pesos por el valor de la comisión.
4 – Ganancia de la empresa: la Diferencia entre Monto en pesos menos (Total por
Precio de costo más Comisión de Ventas)
5 – Las sumas de todos los totales deben coincidir con los del práctico.
6 – Mostrar en un Gráfico de columnas 3D cuál es el mes que más ejemplares se
vendió.
7 – Sumar al informe cuál es el Vendedor que menos ha vendido. Y el que más ha
vendido.
8 – Mostrar en un Gráfico Circular 3d cual es la distribución de los totales en dinero que
se ha movido en este proyecto.
9 – Mostrar al docente los resultados en pantalla o impresos.

Firma Docente Fecha Nota

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Insertar Comentarios.
Desde el Menú Insertar – Comentarios
podemos introducir una leyenda alusiva a
la celda que en ese momento esté activa.
Luego si posicionamos el mouse sobre
la celda podremos ver que aparece
automáticamente el comentario.
También sabremos cuales son las
celdas que poseen comentarios por una
mancha triangular de color rojo en la parte
superior derecha de la celda.
En el Menú Ver – Comentarios
podremos dejar visibles de manera
constante todos los comentarios a las
celdas. Y desde la Barra de Herramientas
Revisión existe un botón que realiza la
misma tarea.
Los comentarios llevan como
encabezado el nombre del Autor del libro,
que podremos cambiar desde el Menú
Archivo – Prioridades.

Configurar la página para imprimir.

Siempre que queremos imprimir una planilla queremos modificar alguna de las opciones
de impresión. Al cuadro configurar página se puede acceder desde muchos lugares, y sus
fichas son las que vemos a continuación.
Página: Desde ésta ficha generalmente podremos acomodar la hoja para que entre la
planilla que queremos imprimir, para eso usamos las opciones Orientación, Escala,
Tamaño del Papel etc.

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 Márgenes: en ésta ficha podemos colocar todos los márgenes y las opciones de centrar
la planilla a la hoja, ya sea vertical y horizontal.

Encabezado y Pie de Página.

Se usa esta ficha a la que se accede también por el Menú Ver - Encabezado y Pie de
página, para colocar en la parte superior o inferior de las hojas, números de páginas,
Fechas, Horas, nombres de Libros, de hojas, Títulos, subtítulos y cualquier elemento que
sea singular en toda la impresión.

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Hoja.

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Trabajo Práctico Nº 7
M E I S O N S . A .
Consultora y soluciones Informáticas.

Los Datos han venido en una Planilla Llamada Detalles de Ventas. Y la hemos recibido
con hojas con los nombre de los vendedores: Daniel, Jorge, Lorena y Carlos.
Estos clientes nos pide que resolvamos su problema de integración de datos y que le
presentemos un informe de las necesidades siguientes:

1 - Que podamos presentarles agrupado por meses cual es el Total de Ventas del Año
1996, del cual nos envían los datos.
2 - Quieren saber cuantas Categorías tienen en total.
3 - Que por cada Categoría nos muestren los Subtotales(cantidades) de Vendedores y
Propósitos
4 - El Total de Ventas por Vendedor, y luego por categorías
5 – Que presentemos los siguientes listados:
A – Sólo las Ventas que sucedieron después de la segunda quincena de Enero.
B – Que Filtremos y listemos las Ventas producidas de el Propósito Fotocopias
.
C – Las diez mejores ventas producidas en general.
D – un Listado General de todos los datos ordenados por Fecha.
6 – Que mientras podamos grafiquemos la mayor parte de la información.

Situación Interna de MAEISON S.A.

A nuestros Empleados: queremos decirles que las cosas en nuestra empresa han
mejorado y que habrá premios para la mejor presentación del Informe de estos clientes,
puesto que ellos son muy importantes para nosotros.
Les aconsejamos armar grupos de tres como máximo y mínimo, y que resuelvan esta
situación en tres horas como máximo. (Dos Clases, que pueden ser Prácticas).

Entregar el Informe al Docente para colocar la nota en el Informe presentado y en el

práctico.

Firma Docente Fecha Nota

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Informes de Tablas y Gráficos dinámicos.
La nueva versión de Excel2000 a facilitado al usuario la creación de las conocidas
Tablas Dinámicas que se hacían bastante complicadas en Excel 97. y le a agregado
bastantes cambios para que el usuario realmente pueda disfrutar de esta Herramienta.
Taimen ha incorporado los Gráficos Dinámicos a ellas por lo que finalmente, decimos que
hoy, una vez que tenemos los datos podemos armar cualquier resumen y sacar cualquier
conclusión por medio de estas Herramientas.

Desde la opción Informes de Tablas y Gráficos Dinámicos, del Menú Datos, accedemos
a una Asistente más simple que el de Gráficos. Sólo debemos tener en cuenta algunos
conceptos.

1 – Debemos tener una lista que permita ser utilizada como base de datos.
2 – Coloquemos el cursor sobre una celda de la lista.
3 – Ingresemos al Asistente por el Menú Datos – Informe de Tablas y Gráficos
Dinámicos.

En este paso del Asistente podemos elegir dónde estarán los datos que vamos a
analizar, y que tipo de informe presentaremos. Con la opción Fuente de Datos externos,
podremos armar tablas dinámicas desde Bases de Datos de Access, Word o cualquier
Archivo de Base de datos que compatibilice con Excel2000.

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 En el segundo paso el usuario puede elegir el rango o confiar en la selección hecha por
Excel de manera automática. Algunos usuarios suelen nombrar los bloques de celdas para
facilitar esta tarea.

Con el último paso que nos hace decidir donde colocaremos la tabla dinámica se
agregan dos botones:

Diseño: Este botón nos lleva a un cuadro donde podremos estructurar la tabla dinámica
como lo hacíamos en la versión 97 de Excel. Claro que es mucho más fácil desde la hoja
de cálculo donde veremos los resultados mientras arrastramos los datos.
Opciones: Botón para poder especificar algunas características de totalización y
visualización para la tabla. Opciones que podremos cambiar posteriormente.

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 Veremos que en la planilla se ha agregado una nueva hoja por que en nuestro ejemplo
hemos elegido la opción Hoja de Cálculo nueva. En esta hoja veremos cómo
estructuramos la nueva Tabla Dinámica.

En la siguiente
ilustración vemos como
Excel2000 espera a que
arrastremos los datos a la
nueva tabla.
Los componentes de
una Tabla Dinámica son:
Página, que actúa
como primer criterio de la
tabla.
Fila y Columna que se
Cruzarán para definir el
origen de los datos que
mostraremos.
Datos, que será el
componente más
importante y en el que
colocaremos los datos que
queremos analizar.
También veremos que aparece automáticamente la barra de herramienta tabla
dinámica, con la novedad que aparecen los campos de la lista o base de datos que
seleccionamos previamente. Sólo tendremos que arrastrar los campos a los componentes
de la tabla que creamos convenientes.
Así en nuestro ejemplo arrastraremos el campo Vendedor a Fila, el campo región a
columna, obteniendo el siguiente cruce, totales de los Vendedores por Región, si queremos
podemos arrastrar el campo tipo a página y las ventas a datos, con los que
conseguiremos los siguiente:

Una Tabla dinámica que muestra la Suma de Ventas de todo Tipo de productos, de
Vendedores por Región.
Cada campo contiene una lista que actúa como filtro y nos deja ver lo dinámico de la
tabla.

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Trabajo Práctico Nº 8.

M E I S O N S . A .
Consultora y soluciones Informáticas.

La conformidad de estos clientes, nos ha convertido en sus proveedores de soluciones

informáticas. Y sólo nos piden ahora que agreguemos a estos informes resúmenes de la
información.
Ellos Algo conocen pero no saben bien que herramienta utilizar pues nos piden que les
mejoremos con la herramienta de Tablas dinámicas algunos de los resultados que les
habíamos enviado anteriormente.
Y que posiblemente nos pidan a posterior algunas más.

Ahora como es nuestra política de Trabajo el Anticipar es parte de nuestra empresa. Por
lo que les pido que ustedes evalúen que posibles Tablas pueden armar con los datos que
tenemos de ellos.
Yo les Puedo sugerir algunas:

1 – Las hojas han venido separadas por Coordinador de Ventas y ese datos ellos no
nos pidieron, entonces sugiero que agreguen a una lista general quien es el Coordinador
de Ventas a quien pertenecen los vendedores. Y armemos la siguiente tabla dinámica.

Tabla 1 – Mostrar cuantas Ventas produce cada Coordinador de Ventas por categoría.
Tabla 2 – Mostrar la suma de Ventas de cada categoría por Propósito, individualmente
de cada Coordinador.
Tabla 3 – Mostrar los promedios de Ventas hechos en la categoría
Libros/Publicaciones.

Si ustedes encuentran armen al menos una con su gráfico para mostrar resultados
estadísticos que a nosotros se nos hayan escapado.

Si es posible realizar gráficos de cada una de ellas y presentar el informe de su grupo al

docente.

Firma Docente Fecha Nota

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