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Microsoft Office Excel

2do Nivel
(Intermedio)
I. Uso de Funciones Complejas y Anidaciones

1. Repaso de Operaciones
2. Utilizar Funciones
3. Ejemplos de Funciones
4. Funciones más Comunes
5. Insertar Funciones con Autocompletar
6. Aplicando Funciones Lógicas
7. Usar Funciones de Búsqueda
8. Uso de Funciones de Texto
9. Utilizar Funciones de Fecha y Hora
10. Conociendo Funciones Estadísticas
11. Usando Funciones de Información

II. Herramientas para administración de datos

1. Administrador de Nombres
2. Ventana de Inspección
3. Auditoria de Datos: Rastrear Dependientes, Rastrear Precedentes y
quitar Flechas
4. Evaluar Formula
5. Mostrar Formulas
6. Esquemas
7. Subtotales

III. Herramientas para el manejo de Datos

1. Texto en columnas
2. Quitar Duplicados
3. Validación de Datos
4. Lista despegable
5. Cuadro combinado
IV. Crear Gráficas de Excel

1. Introducción
2. Ajustar gráficos con rapidez
3. Etiquetas de datos más enriquecidos
4. Tipos de gráficos
5. Minigráficos
6. Crear una plantilla de Grafico
I. Uso de Funciones Complejas y Anidaciones

1. Repaso de Operaciones

a. Operadores

Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones
con los datos.

Existen cuatro tipos de operadores:

Operadores Matemáticos:

Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del
tipo numérico.
Operadores de Relación:

Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipo
Verdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a
comparar pueden ser numéricos o de texto
Operador de Texto:

Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases.
Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero
el resultado de estas fórmulas son datos del tipo texto.

Operadores de Referencia:

Los operadores de referencia se utilizan en las fórmulas para indicar que se debe
hacer con las celdas o los rangos de celdas.

Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer
referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.

El punto y coma (o la coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que
se desean unir para una operación determinada.
El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea
realizar una operación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con
todas las celdas en conjunto.

b. Fórmulas

Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos
escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los
operadores.

Por ejemplo, para escribir tradicionalmente


una formula algebraica, lo haríamos así:

Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarquía de las operaciones, la


misma fórmula anterior la tendríamos que escribir de la siguiente manera:

De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee
utilizando para ello las fórmulas de Excel.

Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas
llegan a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso
de las “funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas.
Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u
operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir
de otros ya existentes.

Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicación, comparación,


entre otros, con los datos escritos en la hoja de cálculo. Una fórmula empieza
siempre con el signo igual (=).

Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarán automáticamente, sólo si


están referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numéricos.

Una fórmula está


compuesta por:
Existen operadores

A continuación se muestra
el ejemplo de una fórmula
que contiene algunos de
los elementos mencionados.

Cuando se usan paréntesis dentro de una


fórmula, Excel calcula primero las expresiones
dentro de ellos y luego usa esos resultados
para calcular el resto de la fórmula, como se
muestra a continuación.
Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de cálculo aparecerán
desplegados en la barra de fórmulas, dentro de la cual podrán editarse, si así se
desea.
Introducir fórmulas

1. Ubicar el cursor en la celda deseada


2. Escribir el signo igual (=)
3. Ingresar la referencia de la celda o un valor
4. Ingresar el operador deseado
5. Ingresar el siguiente valor o referencia
6. Presionar ENTER

La celda en la que se introduce la fórmula, muestra el valor resultante y no la


fórmula. Cuando se seleccione una celda que contenga una fórmula, ésta siempre
se mostrará en la barra de fórmulas. La siguiente imagen muestra una fórmula
escrita en la hoja de cálculo.
Descripción de errores

Automáticamente
cuando se comete
un error al escribir una
función aparece un
código de error y una
etiqueta inteligente con
la que puede desplegar
las opciones de
corrección.

Referencias absolutas y Relativas.

Cuando copiamos, el contenido de la fórmula se actualiza a medida que


copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitúas en las celdas C15 y D15 del
ejemplo mostrado en la barra de fórmulas, se observa que cada celda contiene
la fórmula de su columna correcta.

La referencia indica la posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la


siguiente hoja
En este caso, en la primera fórmula de la celda C15 hemos sumado la columna. En
la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las
celdas de al lado, observaremos en la celda D15 lo siguiente:
=D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel ha copiado la
fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la celda C15 y ahora la ha
convertido en D15.

Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y


las ha copiado hacia su derecha.

Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta
es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la
celda C15 no cambie nunca.
Referencias relativas en Excel
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha
referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula.
Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:

Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la


ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va
avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando


automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta


cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia
de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin
importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por
ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será
siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado,
la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que
tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser
$A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la
referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de
la siguiente manera:

Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se
mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se halla copiado la fórmula a filas
diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es
importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias
porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.
2. Utilizar Funciones
Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza
una operación que devuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir fórmulas más extensas. Los valores sobre los
cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.

A continuación
se presenta un
ejemplo de una
función y cómo
debe escribirse.

De las 329 funciones que ya existían en Excel, la versión 2007 a 2016 ha agregado
10 funciones más haciendo un total de 339 funciones, las cuales se clasifican ahora
en las siguientes categorías:
Insertar funciones
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel simplifica el uso de las funciones
en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar
la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y


podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón.

Excel proporciona un gran número de las funciones integradas para ejecutar


operaciones simples o complejas.

Usar funciones

1. Seleccione una celda en la hoja de cálculo.


2. Seleccione Fórmulas y, a continuación, una función en una categoría en
el grupo Biblioteca de funciones
3. Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango
de celdas.
4. De forma predeterminada, el valor resultante aparece en la celda
seleccionada y se muestra la fórmula en la barra de fórmulas.

Usar Insertar función

1. Seleccione una celda en la hoja de cálculo.


2. Seleccione Fórmulas > Insertar función.
3. Escriba el nombre de la función en el cuadro Buscar una función o
seleccione la categoría de la función.
4. Seleccione una función.
5. Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de
celdas.

Para insertar una función, escriba el signo igual = y el nombre probable de la


función en la celda. Se mostrará una lista. Seleccione una función de la lista.
3. Ejemplos de Funciones

Existen algunas funciones más utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad
o por su uso especializado en resultados.

• Suma
• Promedio
• Potencia
• Máximo o Mínimo
• Si condicional

Función =Suma(

Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de cálculo, razón por la
cual se proporciona con múltiples acceso y formas.

Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o en el botón:

de la cinta Fórmulas, biblioteca de funciones.

Función =PROMEDIO(

Está muy relacionada con la función suma, funciona exactamente igual que la
suma, pero no existe ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla
manualmente, o formularla por medio de la combinación de las funciones =suma(
, y =contar(. Cuando introducimos una función mediante el teclado, podemos
escribirla por completo o hacer lo siguiente:
1. Borra el contenido de la última fórmula
2. Escribe lo siguiente:

=PROMEDIO(

3. Selecciona con el mouse el rango de números.


4. Cierra el paréntesis
escribiéndolo a mano.
5. El resultado obtenido es
la media de los datos
numéricos.

Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR(

Estas funciones son de las primeras formas de encontrar información en una tabla
o grupo de datos ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de
datos ya sean números, fechas o resultados de funciones. Y Contar cuenta la
cantidad de datos sin importar su tipo.

La función =MIN( encuentra el valor mínimo


La función =MAX( encuentra el valor máximo dentro de un grupo
La función =CONTAR( regresa el número de datos seleccionados
4. Funciones más Comunes

Veamos en un ejemplo, los resultados que se


pueden obtener usando algunas de las
funciones más comúnmente utilizadas por la
mayoría de las personas que trabajan con
Excel. El siguiente cuadro muestra una relación
de personas a quienes se les ha programado la
fecha de su cita en una Clínica:

Las funciones como cualquier fórmula deben empezar con un signo igual, y el
resultado de la ésta aparecerá en la misma celda donde se escribe la función.

La Función SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:
=SUMA(B4:B11) Rpta: 35

Esta función considera solo las celdas con datos numéricos (ignora la celda B6)

La Función PROMEDIO
Promedio de edades de todos los pacientes:
=PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 8.75

No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico

La Función MAX
Edad máxima de un paciente:
=MAX(B4:B11) Rpta: 11

Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado


La Función MIN
Edad mínima de un paciente:

=MIN(B4:B11)Rpta: 3

Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé
porque no es un dato numérico)

La Función CONTAR
Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada

=CONTAR(C4:C11) Rpta: 5

Esta función cuenta cuántas celdas tienen datos numéricos (las fechas son
números)

La Función CONTARA
Cantidad Total de pacientes

=CONTARA(C4:C11) Rpta: 6

Esta función en cambio cuenta cuántas celdas en total están ocupadas sin
importar el tipo de datos

La Función ENTERO
Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:

=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 8

La función Entero trunca la parte decimal del resultado


La Función REDONDEAR
Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1) Rpta: 8.8

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 9

La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor
calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear
el resultado.
5. Insertar Funciones con Autocompletar

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura


y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un
= (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización,
Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica
de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o
con el desencadenador. A continuación, puede insertar un elemento de la lista en
la fórmula empleando un desencadenador de inserción.

1. Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de


visualización para iniciar Fórmula Autocompletar.
2. Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos
con la coincidencia más cercana resaltada.
3. Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia
de tabla.
4. La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción.
6. Aplicando Funciones Lógicas

Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al


resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.
Los valores lógicos son dos: VERDADERO y FALSO.

Estos valores se utilizaran en funciones como SI, O y NO (IF, OR, NO). Estas
funciones reciben entradas lógicas y proporcionan una salida lógica. Aparte de
poder introducir los valores VERDADERO y FALSO directamente, como
constantes, existen también las funciones VERDADERO() y FALSO(), que
devuelven el valor que su nombre indica. Por ejemplo, si escribimos
=VERDADERO() en la celda D4, quedará escrito “Verdadero”.
Función Si
La función SI permítenos testar una o varias pruebas lógicas y, en función de los
valores de estas pruebas, decidir, que poner en una celda. Por ejemplo, en la
Figura, si el salario es más de 800 es suficiente, por lo que en la tercera columna
ponderemos un “Si”, mientras que si no llega a ese valor pondremos “Non creo”.

La cuarta columna de la misma figura muestra el valor que falta para 800, pero
solo para aquellos empleados con un salario menor de 800.

La sintaxis de la función SI es la siguiente

=SI(condicion;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso]), donde el significado de los


argumentos es el siguiente:

− La Prueba lógica o condición: es el valor o expresión que se comprueba, y que


después de evaluarse puede ser verdadero o falso. Por ejemplo, 7>2 se evalúa a
FALSO, 4=4 se evalúa a VERDADERO, y la evaluación de B3>800 dependerá del
valor de la celda B3.
− Valor si verdadero: es el valor que se devuelve (en este caso, o que se muestra
en la celda) si la Prueba Lógica se evalúa como verdadero.

− Valor si falso: es el valor que se devuelve si la Prueba Lógica se evalúa a falso.

Tanto el Valor si verdadero como el Valor si falso pueden omitirse (el resultado
sería “” o la celda en blanco), o ser a su vez fórmulas. Así, en la a tercera columna
(“¿suficiente?”) de la Figura, tanto el Valor si verdadero como el Valor si falso son
constantes de texto, mientras que la cuarta columna (“¿Canto falta para 800?”),
el Valor si verdadero es la resta de 800 menos el valor de la celda
correspondiente.

La fórmula resaltada en la figura (celda C2), =SI(B2>800;”Si”;”Non creo”), hace lo


siguiente: Evalúa la condición o prueba lógica. Dado que el valor de la celda B2,
que es 852, es mayor que
800, esta evaluación produce como resultado el valor VERDADERO.

El valor que se escribe en la celda C2 es el indicado en la parte Valor si verdadero,


esto es, se escribe “Si”.

Esta fórmula se copió para los demás empleados, por lo que en la tercera fila
tenemos en la celda C3 la fórmula =SI(C2>800;”Si”;”Non creo”). En este caso:

Se evalúa la prueba lógica. Aquí se devuelve FALSO, ya que el valor de la celda


B3, 618, no es mayor que 800.

El valor que se escribe en la celda C3 es el que se indica en la parte Valor si falso,


esto es, “Non creo”.
Condiciones más complejas
Los ejemplos anteriores de uso de la función SI son relativamente sencillos. Excel
permite crear funciones más complejas, mediante el uso de:

− Sentencias SI anidadas
− Uso de tres operadores lógicos: Y, O, NO.

Sentencias SI anidadas
Supón que en la hoja de cálculo anterior no deseamos indicar “Si” o “Non creo”
para saber si el salario es suficiente o no, sino que queremos ser más precisos,
indicando lo siguiente:

− “Bajo” se el salario es menor de 600


− “Medio” si está entre 600 y 800, ambos inclusive
− “Alto” si es mayor de 800

Excel nos permite escribir fórmulas que realicen este tipo de operaciones. Para
ver cómo se puede hacer, veamos de una manera más formal cómo podemos
describir el criterio anterior.
Es decir, el proceso se desdobla en dos:

Primero, preguntar si es menor de 600, y en este caso escribir Baixo

Si no lo es, ya sabemos que es mayor o igual a 600. Entonces preguntamos si es


menor o igual a 800. Si esto es cierto estará entre 600 y 800, escribimos Medio,
y si es falso (será mayor de 800) escribimos Alto.

Esto se escribirá en una fórmula Excel de la siguiente forma (suponiendo que el


salario considerado está en la celda B2):

=SI(B2<600; “Baixo”; SI(B2<=800;”Medio”;”Alto”))

Es posible anidar hasta un total de 7 niveles de funciones SI en Excel.

Funciones (O, Y, NO)

Existen casos en los que la prueba lógica de la función SI no es sencilla, sino que
debe verificar más de una condición,
para ello hay más funciones lógicas
(que cumplen el papel de operadores
lógicos en los lenguajes informáticos), y
que son AND (Y), OR (O) y NOT (NO).

Los operadores lógicos, admiten


entradas lógicas (verdadero o falso) y
devuelven un resultado lógico. El
resultado está en función de la/las entrada/as y funciona de la siguiente forma:
Resumiendo, el operador NOT invierte la entrada, el OR devuelve VERDADERO
cuando alguna entrada es verdadera y FALSO solo en el caso en que todas las
entradas sean falsas, y el AND devuelve FALSO cuando alguna entrada es falsa y
VERDADERO solo en el caso en que todas las entradas sean verdaderas.
Considera la hoja de cálculo de la Figura, donde la columna “Salario Suficiente”
ahora indica algo más complejo: el salario será suficiente si se cumplen a la vez
las dos condiciones siguientes:

− El salario supera 800


− El empleado tiene menos de dos hijos/as.

Para controlar este tipo de situaciones, haremos uso de estos operadores


(funciones):

− O(valor_lógico1[;valor_lógico2;…])
− Y(valor_lógico1[;valor_lógico2;…])
− NO(valor_lógico)

Por supuesto, cada uno de los parámetros puede ser un valor lógico como
VERDADERO o FALSO, condiciones que se evalúan (como B2<600) o más
complejas, como el resultado de evaluar una función que devuelve un valor lógico.
Así, las siguientes fórmulas son válidas:

O(VERDADERO;FALSO)=VERDADERO

Y(VERDADERO; O(VERDADERO;FALSO)) = Y(VERDADERO;VERDADERO) =


VERDADERO Y(NO(VERDADERO);FALSO)=FALSO
La fórmula usada en la Figura 28 es =SI(Y(B2>800;C2<2);"Si"; "No"). Esto es, para
la fila del primer empleado se devuelve “Si” si se da a la vez que el salario (cela
B2) es mayor que 800, y el número de hijos (cela C2) es menor que 2, y se
devuelve “No” en caso contrario.
7. Usar Funciones de Búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar
con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones
específicas para realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna


información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un
restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles
por Excel para realizar búsquedas:
8. Uso de Funciones de Texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la
manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
9. Utilizar Funciones de Fecha y Hora

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al
número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a
partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que
contenga una fecha.
10. Conociendo Funciones Estadísticas
Las funciones Estadísticas sirven para realizar el análisis de los datos almacenados
en una hoja de cálculo. Permitiendo por ejemplo obtener el número de entradas
de datos o el valor promedio de los mismos. La estadística es una disciplina
matemática que estudia las formas de recopilar, resumir y sacar conclusiones de
los datos. Las funciones estadísticas de Excel permiten realizar el análisis
estadístico de información, ya que este requiere de fórmulas para obtener la
media, varianza mediana, desviación estándar y otras.
Las principales funciones estadísticas comúnmente utilizadas en Excel son:
PROMEDIO, CONTAR, FRECUENCIA, MAX, MEDIANA, MIN y MODA
11. Usando Funciones de Información

Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca
de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja,
,su formato, el tipo de valor que contiene una celda ó inclusive si la celda tiene el
valor de error.
Ejemplos
II. Herramientas para administración de datos

1. Administrador de Nombres

Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los
nombres definidos y los nombres de tabla del libro.

Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor
y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o
determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y
agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicación con facilidad.

Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en la ficha Fórmulas,


en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.

Este grupo de herramientas permite trabajar en Microsoft Excel utilizando


“nombres” que el usuario asigna a un grupo de “celdas”, de esta forma al realizar
cualquier calculo manual o mediante una “función” en lugar de indicar el nombre
de las celdas (por ejemplo, A1+B1) que intervienen en la formula se utilizara el
nombre que previamente se ha asignado a esas celdas.

La opción “Asignar nombre” es la que relaciona un nombre “inventado” a un


grupo de celdas.
La opción “Crear desde la selección” se utiliza para lo mismo que la opción
anterior pero en lugar de indicar a que celdas queremos asignar el nombre, este
se asigna automáticamente a las celdas que previamente hemos seleccionado.

“Administrador de nombres” se utiliza para mostrar una pantalla en la que se


muestran todos los nombres de celda creados, visualizando también a que grupo
de celdas pertenece cada uno.

Desde esta pantalla podemos, modificar las asignaciones, para determinar


correctamente a que celdas representa un nombre, podemos eliminar nombres
de celda que no utilizamos (ojo, si eliminamos un nombre de celda que está
usándose en algún cálculo, este cálculo mostrara un error).
2. Ventana de Inspección

La ventana de inspección de Excel nos ayuda a supervisar los valores de


determinadas celdas de manera que siempre tengamos a la vista su resultado aun
cuando estemos trabajando en múltiples hojas.

En la siguiente imagen podrás observar un reporte de ventas del año anterior.


Deseo poner especial atención a las ventas del Producto 3 cuyo resultado
depende de los datos de otra hoja.

Si deseo monitorear el valor de la celda D13 debo hacer lo siguiente. En la ficha


Fórmulas, dentro del grupo
Auditoría de fórmulas, debo
hacer clic en el botón Ventana
Inspección.
Se mostrará la ventana de inspección y debo hacer clic en el botón Agregar
inspección el cual me permitirá seleccionar las celdas que deseo inspeccionar:

Al pulsar el botón Agregar se insertará un nuevo elemento en la lista de celdas


inspeccionadas:
3. Herramientas de Auditoria

Excel ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser
de gran utilidad.

Para acceder a estas


herramientas se debe
seleccionar la pestaña
Formulas el grupo
Auditoria de Formulas
donde aparece una serie de
opciones como se puede
ver a continuación.

Ejemplo donde se pueden observar algunos casos donde se aplicaron


Herramientas de
Auditoria
Rastrear Dependientes, Rastrear Precedentes y Quitar Flechas
4. Evaluar Formula

Para continuar con el ejemplo, seleccionaré ahora la hoja “Diciembre-Producto 3”


y en la siguiente animación podrás observar que conforme introduzco nuevos
valores a las celdas de los últimos tres días del año.

La ventana de
inspección mostrará el
resultado actualizado
de la celda D13 (de la
hoja “Reporte
Ventas”) para cada
cambio que realice:
5. Mostrar Formulas

Mostrar todas las fórmulas que estamos usando

Cuando tenemos muchas fórmulas en una


hoja podemos a veces equivocarnos al
escribirlas o al copiarlas, lo que al final
provoque que no tengamos el resultado
que esperamos. A continuación, veremos
una forma que tiene Excel que muestra
todas las fórmulas que estamos usando.
Utilizaremos este ejemplo en el que se
multiplica la celda A por 2 y el resultado
obtenido aparece en la columna B.

Para ver las fórmulas que usamos nos dirigimos a la pestaña de fórmulas

Después pulsamos el botón de Mostrar fórmulas


Al hacerlo Excel automáticamente nos cambia todas las celdas en las que haya
una fórmula y nos la mostrará

De esta forma podremos


descubrir rápidamente si
hemos cometido algún
error en alguna de ellas.
Opciones para el cálculo
6. Esquemas y vistas
6.1 Introducción

Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos
todos los puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema
el índice de este curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y,
además, está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto,
es decir, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.

Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de
una estructura por niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones
ocurridas a lo largo del año en toda España con las precipitaciones mensuales de todas
las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. Pero si
únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una compra, con una
estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles suficientes para
hacer un esquema.

- En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema
sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

- Para crear esquemas automáticamente, debemos preparar la hoja con un formato


adecuado, como veremos más adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2013: Manual y Automática.

6.2. Creación automática de esquemas

La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente,


puesto que tarda mucho menos tiempo que si lo hacemos nosotros a mano.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2013 pueda crear el esquema de
forma automática:

- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezcladas.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos,


nunca entremezcladas.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características, nos


veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver un ejemplo de datos bien estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20,
D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 aparecen los totales de los subtotales.

En este ejemplo, podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas,


puesto que se han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y
se han calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos, vamos a realizar el esquema.


Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la sección Esquema encontraremos
el botón Agrupar. Al pulsarlo, elegiremos la opción Autoesquema del menú.

Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema, como podemos ver a
continuación:

En la imagen anterior, podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona
situada a la izquierda de las filas y otra línea sobre las
columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican
cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas, podemos ver que existen dos niveles:

- La tabla desplegada por completo

- y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas, tenemos tres niveles:

- La tabla desplegada completamente,

- por autonomías

- y sólo con España.

Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos

- y + de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer
trimestre, comprimiremos ese trimestre. Si hacemos lo mismo sobre los niveles de
cada autonomía, el esquema se nos quedaría como vemos en la imagen.
6.3. Creación manual de esquemas
La segunda opción es la de crear el esquema manualmente.

Para crear un esquema manualmente, debemos crear grupos de filas o de columnas


dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo, debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de
las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos
a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan
fórmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas, vamos al menú Agrupar de la


pestaña Datos y seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco más rápido, podemos utilizar las teclas para agrupar y
desagrupar.

Para agrupar una vez tengamos el grupo seleccionado,


presionamos Alt+Shift+Flecha derecha.

Para desagrupar una vez tengamos el grupo seleccionado,


presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.

6.4. Borrar y ocultar un esquema

Borrar un esquema.

Para borrar un esquema debemos acceder a la opción Desagrupar y seleccionar la


opción Borrar esquema.

Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente


deseamos pues, una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de
deshacer. Así pues, si no estamos seguros de querer eliminar el esquema, es mejor
ocultarlo.

Ocultar un esquema.

Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a


expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo. Para ocultar
un esquema, basta con presionar las teclas Ctrl+8 y, automáticamente, desaparecen
las marcas del esquema. Para volverlas a mostrar, volvemos a pulsar la combinación
de teclas Ctrl+8. Nota: La tecla 8 del teclado numérico no sirve, debe ser la de la fila
de números superior.
6.5. Ver una hoja en varias ventanas
Suele suceder, de forma muy común, que al estar realizando hojas de cálculo
vayamos ampliando cada vez más el campo de visión de la pantalla, llegando a
ocupar más de una página por hoja. Cuando se trata de estar cotejando datos, resulta
bastante incómodo tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un
lado al otro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2013 nos ofrece para minimizar el
problema y así trabajar de una manera más cómoda con los datos introducidos.

Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la


opción de ver la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y
pulsar el botón Nueva ventana. Si la ventana que teníamos estaba maximizada, no
nos daremos cuenta de que haya ocurrido algún cambio en la ventana pero, si nos
fijamos en la barra de título, podemos ver que ahora el nombre del documento
además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo
documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo, hacemos clic en Organizar todo y
seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cómo estén
situados los datos en la hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.


6.6. Dividir una hoja en paneles
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar


la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles, podemos hacer clic en el botón Dividir en


la pestaña Vista y, automáticamente, nos aparecen dos barras, una vertical y otra
horizontal, las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de
ventana a nuestro gusto.

Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es
utilizando las barras de división:

Tenemos dos disponibles:

- La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical

arriba del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está
encima de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón toma el aspecto ,
indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.
- La barra de división vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal

a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical
que está a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la
forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la
izquierda.

6.7. Inmovilizar paneles


Podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así
desplazarnos únicamente sobre ellos teniendo siempre disponible la vista de las
cabeceras, podemos utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se


encuentra en la pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera)
o la primera columna (para que ejerza la misma función), selecciona la opción
correspondiente.

En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones,


selecciona el rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles. La zona
seleccionada podrá desplazarse, mientras que el resto permanecerá inmovilizado.

Para desactivar la inmovilización de los paneles, vuelve a seleccionar esta opción y


haz clic sobre Movilizar paneles.
7. Subtotales
III. Herramientas para el manejo de Datos

1. Texto en columnas

Muchas veces cuando exportamos unos datos a Excel de un programa externo o


lo copiamos de una web, al pasar esa información en Excel nos pone toda la
información en una misma celda, con lo que nos podemos trabajar con ella ya que
la necesitamos separada.
Excel tiene una opción que te facilita este tipo de separaciones de datos.
Supongamos que pegamos dicha información en Excel y el resultamos es el
siguiente.

Para poder separar cada información en una columna con la que poder trabajar
debemos irnos en primer lugar señalar toda la información, para ello simplemente
haremos clic izquierdo en la primera celda con información y mantendremos
pulsado el botón del ratón y arrastraremos la selección hasta la última celda con
datos.
Después nos dirigiremos a la pestaña de
Datos.

En la sección de herramientas de datos haremos clic en el botón Texto en


columnas.

Se nos abrirá una nueva ventana, en ella debemos decirle a Excel como están
separada la información, en este caso está separada por comas por lo que
seleccionaremos la opción de Delimitados y pulsamos el botón siguiente.
En la siguiente ventana
elegiremos como
separadores la coma y
Excel nos ofrecerá una
vista previa de cómo
quedarán los datos en
la parte baja de la
venta. Si la información
se adapta a lo que
necesitamos pulsamos
el botón siguiente

En esta ventana nos permite elegir el formato de datos de cada columna para
adaptar el resultado a nuestras necesidades. En este ejemplo lo dejaremos todo
como esta y
pulsaremos el botón de
finalizar.

Excel nos separa cada


información de la tabla
en columnas.
Ya solo faltaría darle algún
formato a la tabla y
centrarla para que nos
quede bonita y poder
trabajar con ella según
nuestras necesidades.
2. Quitar Duplicados

Supongamos que nos han enviado una tabla en donde nos aparece la
información duplicada y queremos eliminar dicha información, Excel puede
ayudarnos a hacerlo. En la siguiente tabla podemos observar como la información
de los meses esta duplicada.

Luego procederemos a seleccionar la tabla, para ello simplemente haremos clic


izquierdo y lo mantendremos en la celda de mes y arrastraremos el ratón hasta el
3800 del mes de mayo.
Para eliminar esa información duplicada
tenemos que irnos a la pestaña de datos.

Después nos dirigiremos al botón de quitar duplicados.

Se nos abrirá una nueva ventana. En ella debemos elegir que información
queremos utilizar como referencia para proceder a eliminar la información
duplicada. En nuestro caso marcaremos solo la casilla del mes.
Esto nos eliminará todas las filas que tengan duplicadas el mismo texto. En este
caso los meses. Pulsamos el botón de aceptar y obtendremos el resultado.
3. Validación de Datos

Está herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas
que contengan la validación, es decir, solo permiten la escritura o selección de
datos válidos, por ejemplo no se permitirán números con decimales en celdas
donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas,
realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos


específicos a validar.

2. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que
llevarán la misma validación, selecciónelas todas.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el


botón Validación de datos.
4. En la ficha Configuración de la ventana Validación de datos, especifique
el criterio de validación para la celda o celdas seleccionadas.

5. Vaya a la ficha Mensaje de


entrada, escriba un título y un
mensaje que será mostrado al
posicionarse en la celda o celdas
con la validación
6. Vaya a la ficha Mensaje
de error, seleccione un estilo
para el mensaje de error, escriba
un título y el mensaje el cual
será mostrado al infringir la
regla de validación, y presione
Aceptar.

NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su


utilización para que el usuario sepa que deberá introducir en las celdas validadas,
así mismo sucede con el mensaje de error el cual también puede ser omitido,
aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe
la validación.

7. Se mostrará inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto


parecido a un comentario, solo necesitará introducir los datos solicitados en el
mensaje.
8. Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el
requerimiento de la validación, entonces se mostrará el cuadro de dialogo con el
mensaje de error y, algunos botones según el estilo seleccionado

NOTA Cabe mencionar que el estilo Grave es el más restrictivo de todos los
estilos, ya que por ningún motivo permitirá la entrada de los datos que no
cumplan con la regla de validación, mientras que los otros estilos
Advertencia e Información si lo permitirán.
4. Lista Desplegable

Las listas desplegables en Excel nos ayudan a garantizar que los usuarios elegirán
un solo valor de la lista en lugar de ingresar sus propios valores.

De esta manera, evitamos un problema de consistencia en los datos ya que, si


cada usuario ingresa un valor diferente, necesitaremos aplicar procesos de
transformación y limpieza de datos los cuales podrían ser altamente complejos.

Qué es una lista desplegable en Excel

Las listas desplegables son una


característica de la validación
de datos en Excel que, entre
muchas otras cosas, nos
permite convertir una celda de
nuestra hoja en una lista
desplegable. La siguiente
imagen muestra una lista desplegable ubicada en la celda B2

Cómo crear una lista desplegable en Excel

Para crear una lista desplegable debemos colocar la lista de elementos dentro de
un rango de celdas y posteriormente indicar dicho rango como el origen de datos
de la lista. A continuación, enlistaré los pasos exactos que debemos seguir:

1. Colocar la lista de elementos dentro de un rango de celdas. La siguiente


imagen muestra los datos en el rango E1:E5.
2. Seleccionar la celda donde necesitamos crear la lista
desplegable. En nuestro ejemplo, crearemos la lista en la
celda B2.

3. Hacer clic en Datos > Herramientas de datos > Validación


de datos.
4. Se mostrará el
cuadro de
diálogo Validación
de datos y deberás
elegir la
opción Lista.

5. En el recuadro Origen debemos indicar el rango donde se


encuentran los elementos de la lista. Para este ejemplo, los
datos están en el rango E1:E5.
Al hacer clic en el botón Aceptar, Excel habrá creado la lista desplegable. Al
momento de seleccionar la celda B2, y hacer clic en el botón de flecha, se
mostrará la lista desplegable.

Ahora que hemos creado la lista desplegable en la celda B2, cualquier usuario de
la hoja podrá seleccionar alguno de los valores de la lista o podrá dejarla en
blanco, pero no podrá ingresar un valor diferente.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber ingresado el texto
“Domingo” en la celda B2 y pulsar la tecla Entrar. Excel sabe que no podemos
ingresar un valor diferente a los elementos de la lista y por lo tanto muestra un
mensaje de error.

De esta manera, la lista desplegable nos ayuda a asegurar que los usuarios de la
hoja solamente ingresarán alguno de los elementos de la lista.

Elementos de la lista desplegable


Cuando tenemos muchos elementos a incluir en una lista desplegable, Excel
mostrará solamente los primeros elementos e incluirá una barra de
desplazamiento para que el usuario pueda moverse entre todos los elementos de
la lista.
Esta lista tiene como origen el rango E1:E12 que contiene los meses del año, pero
solo se muestran los primeros ocho meses y el resto lo podremos visualizar al
movernos hacia abajo en la lista.

Este es un comportamiento predeterminado de Excel y no podemos cambiar la


cantidad de elementos que se muestran al abrir la lista, pero a través de la barra
de desplazamiento podrás ver todos los elementos para seleccionar alguno de
ellos.
Ocultar los datos de origen
En muchas ocasiones, no queremos que los datos de origen de la lista desplegable
estén visibles en la hoja de cálculo, así que los podemos ocultar.

Solo debemos hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna que


contiene los datos y elegir la opción Ocultar. Es muy importante recordar que, los
datos de origen no pueden ser eliminados o de lo contrario la lista desplegable
dejará de funcionar.
Copiar la lista desplegable

Si copiamos y pegamos una celda que contiene una lista desplegable, entonces
la celda destino también tendrá la misma lista desplegable. Excel copiará la regla
de validación de datos a la nueva celda, pero cada una será independiente y podrá
tener un valor diferente.

Este comportamiento es muy útil cuando queremos copiar la misma lista


desplegable sobre una columna de datos. Con solo copiar la celda donde hemos
creado la lista desplegable, podemos pegarla sobre el resto de filas para tener el
mismo comportamiento en toda la columna.
Agregar nuevos elementos a la lista

Es inevitable que los datos sufran alguna modificación y que necesitemos


aumentar o disminuir los elementos de una lista desplegable. El primer paso será
agregar o eliminar los datos en la columna que contiene los elementos de la lista.

En la siguiente
imagen puedes
observar que he
agregado los
días sábado y
domingo al final
de la columna E.

Una vez que hemos modificado las celdas que contienen los elementos de la lista,
debemos actualizar el origen de la lista con el nuevo rango de celdas. Para hacer
este cambio debemos seleccionar la celda que contiene la lista desplegable y
pulsar el comando Datos > Validación de datos.
Cómo eliminar la lista desplegable
Cuando tenemos una celda con una lista desplegable, la tecla Suprimir eliminará
la selección realizada en la lista, pero no desaparecerá la lista de la celda. Si
quieres eliminar una lista desplegable, debes eliminar la regla de validación de
datos y para eso debes ir a Datos > Validación de datos y en las opciones para
Permitir deberás elegir la opción Cualquier valor.
También puedes
hacer clic en el botón
Borrar todos que se
encuentra en la
esquina inferior
izquierda del cuadro
de diálogo. Y si lo
prefieres, puedes
evitar abrir este
cuadro de diálogo y
eliminar la lista desde
la pestaña Inicio >
Editar > Borrar > Borrar todo. Con cualquiera de estos métodos se eliminará la
lista desplegable de la celda y podrás ingresar cualquier valor en ella
5. Cuadro combinado
Un cuadro combinado muestra una colección de uno o más elementos de entre
los cuales podemos elegir una opción. Un cuadro combinado es diferente a una
lista de validación de datos ya que nos permite conocer la opción que el usuario
ha seleccionado en el momento.

Antes de mostrar cómo agregar un cuadro combinado debes asegurar de


habilitar la ficha Programador. Dentro de la ficha Programador, dentro del grupo
Controles, se debe hacer clic sobre el botón Insertar y en la sección Controles de
formulario seleccionar la opción Cuadro combinado.

Ahora, utilizando el puntero del ratón, deberás dibujar sobre la hoja el Cuadro
combinado que necesitas. De inmediato observarás en pantalla el control de
formulario recién creado. Aún después de haber dibujado el control, puedes
modificar su tamaño arrastrando cualquiera de las esquinas hasta obtener el
tamaño deseado.
Para configurar las opciones del cuadro combinado debemos hacer clic en el
botón Propiedades que también forma parte del grupo Controles dentro de la
ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Formato de control.
En la opción Rango de entrada seleccionaremos las celdas que contienen los
valores de texto que se desplegarán dentro del cuadro combinado. Y en el cuadro
de texto Vincular con celda seleccionaremos una celda que mostrará el número
de la opción que se haya elegido. Al aceptar los cambios se creará el control con
el funcionamiento que necesitamos, observa su comportamiento.
Observa cómo la celda vinculada (C7) muestra el número del elemento de la lista
que ha sido seleccionado. Si se selecciona el primer elemento se mostrará el
número 1 y así sucesivamente hasta el final de la lista. La celda vinculada puede
ser de gran utilidad para tomar alguna decisión en base a la selección del usuario.
IV. Crear Gráficas de Excel

1. Introducción

Un gráfico en Excel es una representación de valores numéricos que mejora la


comprensión de los datos que se encuentran en nuestra hoja. Los gráficos son
una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente
cualquier tendencia en los datos.

La información de cada serie está almacenada en una columna diferente. La


línea azul representa los datos de la columna ingresos y la línea roja los datos de
la columna Egresos. Además, cada pequeño círculo sobre la línea representa el
valor de cada una de las celdas en los datos. Es así como un gráfico está vinculado
a la información contenida en una hoja de Excel y si modificamos los datos,
entonces el gráfico se actualizará automáticamente para reflejar los cambios.
Pasos para crear un gráfico en Excel

Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores
numéricos.
Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es
necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los
datos de las celdas adyacentes.

Una vez hecha la selección, clic en Insertar > Gráficos y hacer clic sobre el botón
del tipo de gráfico que desea insertar, seguidamente se mostrará un menú donde
permitirá seleccionar el gráfico deseado

Por ejemplo, para crear el gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé
el botón Gráfico de líneas y posteriormente seleccioné la opción Línea con
marcadores tal como se muestra en la siguiente imagen:
Con estos simples pasos se aprende cómo hacer gráficos en Excel. Tal vez la parte
más complicada del proceso es saber elegir el gráfico adecuado para nuestros
datos pero si se encuentra en esta situación, Excel tiene una nueva funcionalidad
que nos ayudará en el proceso de selección de un gráfico.

Gráficos recomendados en Excel


Cuando se tiene duda sobre el gráfico que se debe elegir para los datos, se puede
hacer uso del comando Gráficos recomendados de Excel el cual hará un análisis
rápido de los datos para hacer una recomendación. Para utilizar este comando se
debe hacer clic sobre una celda dentro del rango de datos y posteriormente ir a
Insertar > Gráficos > Gráficos recomendados y se mostrará un cuadro de diálogo
con las recomendaciones de Excel:
En el panel izquierdo hay un listado de los gráficos recomendados y al seleccionar
alguno de ello se mostrará una vista previa en el panel derecho. Una vez que se
haya elegido deberá pulsar el botón Aceptar para crear efectivamente el gráfico.

Selección de datos para crear un gráfico

En el ejemplo anterior se ha mencionado que es suficiente con seleccionar una


sola celda del rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona
perfectamente, siempre y cuando deseamos graficar todos los datos de las celdas
adyacentes. Si nuestros datos se componen de varias columnas de las cuales solo
queremos graficar una sola de ellas, entonces será necesario hacer la selección
explícita de todos los datos a graficar. La siguiente imagen muestra la selección
solo de la columna Mes y de la columna Ingresos:
Después de hacer la selección anterior hace clic en Insertar > Gráficos > Gráfico
de líneas > Línea con marcadores y el resultado será el siguiente:

Se puede observar que solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la


selección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera
columna será considerada como las categorías de los datos siempre y cuando
dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas categorías se ven reflejadas en
las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la columna Ingresos se
grafica la columna Egresos, entonces se debe seleccionar ambas columnas
utilizando la tecla Ctrl la cual permite elegir múltiples rangos que no son
adyacentes. Después de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y
seleccione la segunda columna así:
El resultado de la selección de datos anterior es una gráfica de la columna
Egresos:

Es así como la selección de datos adecuada nos permite graficar la información


deseada. Cabe recordar que si se desea graficar todo el rango de datos entonces
es suficiente con seleccionar una sola celda dentro del rango.
Ficha Herramientas de gráfico

Una vez creado el gráfico y hacemos clic sobre él se mostrará una ficha
contextual llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos
específicos para trabajar con los gráficos creados.

Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y Formato que contienen
comandos para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así como el comando
necesario para cambiar el tipo de gráfico. Como cualquier otra ficha contextual,
al momento de remover la selección del gráfico, la ficha Herramientas de gráfico
se ocultará.

Crear hojas de gráficos en Excel

De manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la hoja donde


se encuentran los datos y decimos que son gráficos incrustados los cuales flotan
sobre la hoja. Pero existe otra alternativa para los gráficos de Excel y es que
podemos colocarlos en su propia hoja donde no existirá nada más que el gráfico
mismo. Una razón para crear una hoja de gráfico es porque deseamos imprimir
los gráficos de manera independiente y ocupando la totalidad de la hoja. Además,
si tenemos múltiples gráficos en nuestro libro será buena idea colocar un gráfico
en una hoja diferente para ubicarlos rápidamente.
Para crear una hoja de gráfico realizar los siguientes pasos:

1. seleccionar el gráfico deseado


2. Clic en Herramientas de gráficos
3. Clic en Diseño
4. Clic en Ubicación
5. Clic en Mover gráfico. Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo
que permitirá crear una nueva hoja de gráfico permitiendo colocar el nombre que
se desee:

Al pulsar el botón Aceptar podrá notar que se inserta una nueva hoja en el libro y
lo único que existirá en dicha hoja será el gráfico de Excel. Si desea regresar al
gráfico incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando
de nuevo el comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción
Objeto en Hoja.1
2. Ajustar gráficos con rapidez
3. Etiquetas de datos más enriquecidos
4. Tipos de gráficos

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus
puntos fuertes y por eso mismo los señores de Microsoft no paran de
inventar nuevos tipos de gráficos. A continuación te explicamos cuales son
los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes crear.

1. GRÁFICOS DE COLUMNAS Y BARRAS


Los gráficos de columnas o barras son una representación muy sencilla de
una o varias series numéricas.

Columnas agrupadas
En las dos siguientes imágenes vemos un gráfico Excel de columnas
sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de Enero
a Julio (categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en
vertical aquellos meses con mayores valores y permite comparar muy
fácilmente con el resto de los meses.
Columnas agrupadas con varias series

En el siguiente gráfico hemos añadido una serie más (pongamos la del año
anterior) con la que poder comparar dentro de un mes la evolución año a
año. En este caso hemos mantenido los mismos meses.

Es muy importante en estos gráficos de Excel de columnas agrupadas que


no pongas muchas series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea
muy difícil de leer.
Columnas apiladas

Los gráficos con columnas apiladas puede ser una manera muy sencilla de
hacer una comparativa rápida. En este caso comparamos mes a mes la
suma de dos series de valores.

Columnas apiladas al 100%


Pero también podemos hacer una gráfica Excel con columnas apiladas al
100% de
manera que
veamos, para
cada mes,
qué serie
tiene mayor
peso relativo
sobre la
categoría
(mes).
Gráfico de barras
Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de
que el gráfico se muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin
entender de este gráfico y es que el último valor de las categorías aparece
en la parte de arriba en
vez de al revés… pero
gracias a Dios el orden
del eje se puede cambiar
mediante un par de clicks
así que tampoco es un
drama.

Gráfico de barras apiladas


El gráfico de barras
apiladas también es muy
útil, al igual que el de
columnas apiladas. Es
recomendable usarlo
cuando el texto de las
categorías es largo. Por
ejemplo, se usa mucho
con las respuestas a las
preguntas de una encuesta. Yo, particularmente, también lo uso mucho
cuando quiero mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la
parte superior y el último de los valores está en la parte inferior de la
gráfica.
Barras apiladas al 100%

Otro gráfico que


también resulta
muy útil es el de las
barras apiladas al
100% que funciona
exactamente que el
gráfico de Excel de
columnas pero que
a mi me parece que
explica mejor el
mismo contenido porque puedes ver cuanto a la derecha o a la izquierda
se encuentra un valor con un pequeño truquillo.

El truco para mejor este gráfico es crear una serie intermedia con un color
que resalte mucho.
2. GRÁFICO CIRCULAR (O DE QUESITOS)

Los gráficos circulares o también llamados de quesitos son unos gráficos


muy usados pues representan de manera muy sencilla la proporción de una
serie de valores respecto del total. Dominar este tipo de gráficos es
fundamental. Nos puede ayudar a representar de manera muy sencilla una
serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes tendríamos.

Como puedes ver, automáticamente los valores numéricos se han


convertido en porcentajes. Este tipo de gráfica con porcentajes es muy
fácil de entender y, en seguida visualizamos cuál es la parte que destaca
sobre el resto.
También podemos
modificar un poco
su formato para que
se aprecien mejor
todas sus
características o
destacar un valor.

Estos gráficos
circulares son de los
más utilizados en
Excel.

Gráfico de anillo en Excel


Una variable que
últimamente se
está poniendo más
de moda para
hacer reportes o
para valor
indicadores. Es un
gráfico sencillo de
hacer pero no tan
fácil de que sea útil.
Un ejemplo podría
ser el siguiente:

Es muy importante que los elementos de un gráfico en excel queden bien


definidos.
3. GRÁFICOS DE ÁREAS
Unos gráficos muy interesantes y que se usan muy poco como gráficos de
Excel. Realmente no es fácil usar este tipo de gráficos porque su aplicación
puede resultar un poco concreta en algunos casos.

Gráfico de áreas
Como puede verse en la
siguiente imagen este
gráfico de Excel nos
permite representar las
series como valores. Por
ejemplo, en este ejemplo,
podríamos comparar las horas dedicadas a una tarea en el Año 1 frente al
Año 2. También lo podemos usar para comparar ingresos o cualquier otra
comparativa.

Áreas apiladas
Este tipo de gráfico
Excel nos permite
acumular ciertos
valores de manera muy
gráfica. Es muy
frecuente usarlo para
ver volúmenes que se
usan de manera continua. Podría usarse para ver el volumen de agua
acumulado en diferentes pantanos por ejemplo. Como puedes ver, el
volumen de agua acumulado en este caso disminuye en los meses de Junio
y Julio. El gráfico de áreas en Excel es uno de los más utilizados, debido a
la gran claridad que aporta.
4. GRÁFICOS DE LÍNEAS
Líneas
Nos permite identificar tendencias de los valores a lo largo del tiempo. Este
gráfico Excel está muy indicado cuando en las categorías tenemos
cualquier referencia de tiempo como días, años, meses, horas, minutos…

Líneas con marcadores


Además, podremos añadir los marcadores de los valores con o sin etiqueta
de los valores. Dependiendo del número de series que tengamos
convendrá tener los valores aunque si sólo queremos ver las tendencias y
no los valores exactos de cada punto no será conveniente usar las
etiquetas para evitar que el gráfico esté demasiado recargado.
Varias líneas
En muchas ocasiones necesitaremos comparar dos o más series de valores
y ver sus tendencias. Para ello usaremos el gráfico de líneas sin usar los
marcadores.

Varias líneas apiladas


Este tipo de gráfico de Excel nos permite acumular los valores de dos
series y ver la tendencia conjunta. La línea superior es la suma de la línea
inferior y los valores de la superior. De esta manera conseguimos ver la
progresión de un conjunto de elementos.
5. GRÁFICOS DE DISPERSIÓN

Gráficos de puntos (o dispersión)

Estos gráficos son la representación gráfica de una serie de coordenadas.


Por ejemplo, pueden servirnos para ver la situación de una serie de
fábricas. En el eje de las x podemos tener el volumen de fabricación y en
el el eje de las y (vertical) el número de horas de mantenimiento requeridas.
Este tipo de gráfico está especialmente recomendado para comparar un
conjunto de datos con dos características diferentes.

Por ejemplo, también podríamos comparar el precio y el margen de un


conjunto de productos…
Gráficos de burbuja

Este gráfico de Excel es muy similar al anterior con la salvedad de que


podemos introducir una tercera variable que nos permitirá hacer una mejor
comparación.

Esta tercera variable está representada por el tamaño del punto como
puede verse en la siguiente imagen.
6. GRÁFICO COMBINADO
Los gráficos Excel combinados son mis favoritos. En estos gráficos
podemos tener dos de los gráficos anteriormente explicados en un único
gráfico. Normalmente se usan para representar variables que son
completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el
porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el coste de dicha
tarea. Como ves, no parecen características similares y por eso las usamos
con gráficos de diferente naturaleza.

Además, si queremos hacer una comparación de valores que no tienen un


orden de magnitud similar podremos usar el eje vertical de la izquierda
como eje secundario:
En la gráfica anterior hemos modificado los datos de la serie “Superficie”
para que esté expresada en porcentaje. Como el Volumen está medido en
unas unidades y la superficie en porcentaje parece indicado modificar el
tipo de gráfico para que sea más fácil de entender al tener dos ejes
diferentes.
7. GRÁFICO DE ARAÑA
El gráfico de araña en Excel es muy poco usado, yo diría que casi nunca se
usa excepto en alguna rara circunstancia. Por ejemplo, este tipo de gráfico
de Excel puede usarse cuando tengamos una serie de características que
queramos comparar.

Siguiendo con el ejemplo de los valores según los meses del año, el gráfico
de araña se vería de la siguiente manera en Excel:

Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar


visualmente unos valores. Por ejemplo, suele usarse para valorar a
diferentes resultados en una encuesta y su comparativa con el año anterior.
Es decir, no sirve para comparar los diferentes meses como vemos en el
ejemplo anterior.
NUEVOS GRÁFICOS EN EXCEL 2016
8. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Microsoft Excel 2016 ha decidido poner este nombre a dos tipos de
gráficos muy particulares usados, sobretodo, en estadística.

Histograma
El gráfico histograma está muy relacionado con los conjuntos de valores
de una única serie de datos histórica. Por ejemplo, se usa mucho para
comparar series pluviométricas (de lluvias) en una región a lo largo de un
año.

Como puedes ver, la separación entre las diferentes categorías de la


gráfica no existe. Además, este tipo de gráfico Excel nos permite agrupar
según: ancho del rango o número de rangos para poder hacer otro tipo de
valoraciones como los gráficos de frecuencia.
Gráfico de Pareto

Este diagrama muestra una distribución a modo de Histograma más una


línea que son los valores acumulados de la serie.

Como puede verse, la línea acaba en el 100%. Lo importante de esta línea


es mostrar el comportamiento de los valores mientras se va acumulando.
9. GRÁFICOS DE CASCADA
Este es un gráfico que cada vez se usa más. Aunque no se suele usar con
series de tiempo sino con elementos que se acumulan o se restan… por
ejemplo, en el mundo financiero se usa mucho o en la consultoría. Este
gráfico refleja como diferentes elementos se van acumulando sobre el total
y lo van disminuyendo otros elementos.

Las características tan peculiares de este gráfico en Excel hacen que tenga
este aspecto tan peculiar.
10. GRÁFICOS DE JERARQUÍA
Este tipo de gráfico de Excel es muy interesante pues te permite mostrar
aquellos valores que sobresalen del resto de una manera muy visual.
EL MAPA DE LOS GRÁFICOS
Estoy seguro de que después de ver más de 10 tipos de gráficos de Excel
diferentes te sientes un poco mareado, pero no te preocupes. Hemos
preparado el mapa de los gráficos para que puedas guiarte en tú aventura
con las gráficas para que siempre puedas apoyarte en ello a la hora de
hacer gráficos en Excel. Este mapa te servirá para saber qué tipo de gráfico
es mejor en cada situación. Guárdalo porque es el mapa que te llevará hacia
el gran tesoro: acertar con el tipo de gráfico de Excel que necesitas en cada
momento.
GRÁFICOS EN 3D
Casi todos los tipos de gráficos que hemos visto en esta guía pueden
hacerse en 3D, o al menos, dar aspecto de relieve a las diferentes formas.
Te aviso desde ahora, tengo una manía persecutoria contra los gráficos 3D.
No se muy bien de donde viene pero lo que sí que te puedo decir es que
no he visto gráficas más feas que las que son en 3D. Te garantizo que he
visto muchos gráficos y todavía no he visto un informe que tenga gráficos
en 3D hechos con Excel que no me hayan hecho tener pesadillas.

Ahora bien, otra cosa son los gráficos con relieve, esos sí que me gustan.
Y si los haces bien pueden tener un efecto muy chulo, muy moderno. Por
ejemplo, un gráfico de columnas como el que veíamos antes puede ser muy
sencillo de hacer y, en ocasiones, puede parecer poco trabajado. En la
siguiente imagen vamos a ver un gráfico hecho con relieve. Bueno, una
comparación del antes y el después y estoy seguro de que te gustará lo
que vas a ver.
No es que sean una obra de arte pero estoy seguro de que el gráfico de la
derecha te parece mucho más trabajado. Efectivamente, tiene unos pocos
cambios además de poner las columnas con relieve pero ya te digo que la
diferencia entre uno y otro pueden ser 30 segundos, no más.
5. Minigráficos

Los minigráficos de Excel son pequeños gráficos


que se crean en una celda. Para crearlos
usaremos los iconos correspondientes en la
cinta de opciones correspondiente a la pestaña
Insertar:

Tras seleccionar el tipo de


gráfico deseado, en el cuadro
de diálogo que se muestra

usaremos el icono de
Rango de datos para
seleccionar el rango de celdas
que contiene los datos a
representar, y el de Ubicación
para indicar la celda en que se
creará el minigráfico, para
después hacer click en el
botón Aceptar.
Cuando tengamos seleccionado un minigráfico se mostrará la pestaña Diseño,
desde cuya cinta de opciones podremos configurar diversos aspectos del mismo.
6. Crear una plantilla de Grafico

Pero además, si siempre haces los mismos gráficos y retoques, no hace falta que
estés todo el día haciéndolos. Excel te da la posibilidad de que guardes un modelo
de gráfico que hayas modificado tú como plantilla para que después puedas
reutilizarlo siempre que quieras, en el mismo libro en el que estás trabajando o
posteriormente en otro libro. Personalmente yo suelo crear un montón de
plantillas. Después me vienen muy bien como punto de partida para no tener que
modificar todo el gráfico.

Para crear una plantilla de un gráfico en Excel a partir de un gráfico ya creado


deberemos hacer click con el botón derecho sobre el gráfico y seleccionar la
opción de “Guardar como plantilla”.
Una vez hecho esto se abrirá una ventana para elegir el nombre del gráfico y
guardarlo.

Si queremos reutilizar dicha plantilla crearemos un gráfico cualquiera y después,


modificaremos el tipo de gráfico. De todos los tipos de gráficos seleccionaremos
la carpeta que pone “Plantillas” y seleccionaremos el gráfico que hayamos
guardado previamente.