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MAPA DE PROCESOS Y

FLUJOS
DOCUMENTALES DE LOS
PROCESOS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión Preliminar

MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO


SOSTENBLE

Servicios Postales Nacionales S.A. / 4-72


Febrero – Abril de 2018
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN. ................................................................................................................................. 5
2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................... 6
3. MARCO REGULATORIO...................................................................................................................... 9
3.1. MARCO LEGAL ............................................................................................................................. 9
3.2. MARCO NORMATIVO................................................................................................................... 9
4. TÉRMINOS BÁSICOS ........................................................................................................................ 10
5. PRIMERA PARTE............................................................................................................................... 12
MAPAS DE PROCESOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE
AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE .............................................................................................. 12
5.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO....................................................................................................... 12
5.1.1. MAPAS DE PROCESOS .......................................................................................................... 12
5.1.2. MAPA FUNCIONAL .................................................................................................................. 13
5.2. ANTECEDENTES........................................................................................................................ 14
5.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 14
5.3.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 14
5.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................ 14
5.4. MAPAS DE PROCESOS ............................................................................................................. 15
5.4.1. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN ............................................................................................................................ 15
5.4.2. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN ..................................... 16
5.4.3. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE ......................... 16
5.4.4. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN .................................. 16
5.4.5. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA ............................... 16
5.4.6. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL ........................... 16
5.4.7. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .... 16
5.4.8. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE VALORACIÓN ...................................... 17
6. SEGUNDA PARTE. ............................................................................................................................ 18
FLUJOS DOCUMENTALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE
AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE .............................................................................................. 18
6.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO....................................................................................................... 18
6.2. ANTECEDENTES........................................................................................................................ 18
6.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 18
6.3.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 19
6.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................................ 19

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6.4. FLUJOS DOCUMENTALES ........................................................................................................ 19
6.4.1. FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACIÓN ......................................................................... 19
6.4.2. FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCIÓN ........................................................................ 24
6.4.3. FLUJO DOCUMENTAL DE GESTIÓN Y TRÁMITE ............................................................ 29
6.4.4. FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACIÓN ..................................................................... 34
6.4.5. FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA .................................................................. 41
6.4.6. FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICIÓN .............................................................................. 47
6.4.7. FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ...................................... 54
6.4.8. FLUJO DOCUMENTAL DE VALORACIÓN ......................................................................... 55
7. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 60

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Índice de Tablas

Tabla 1. Procesos de la Gestión Documental - Fuente: Ibiscom (Ibiscom, 2017).......................................... 8


Tabla 2. Ficha técnica del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia ...... 22
Tabla 3. Ficha técnica flujo documental del proceso de planeación de la documentación – Fuente:
Elaboración propia ....................................................................................................................................... 24
Tabla 4. Ficha técnica del proceso de producción – Fuente: Elaboración propia ........................................ 27
Tabla 5. Ficha técnica flujo documental producción – Fuente: Elaboración propia ..................................... 28
Tabla 6. Ficha técnica del proceso gestión y trámite - Fuente: Elaboración Propia..................................... 32
Tabla 7. Ficha técnica flujo documental gestión y trámite – Fuente: Elaboración propia ............................. 34
Tabla 8.Ficha técnica del proceso de organización - Fuente: Elaboración propia ....................................... 39
Tabla 9. Ficha técnica flujo documental proceso de organización - Fuente: Elaboración propia ................. 41
Tabla 10. Ficha técnica proceso de transferencia - Fuente: Elaboración propia ......................................... 45
Tabla 11. Ficha técnica flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria y Secundaria) – Fuente:
Elaboración propia. ...................................................................................................................................... 47
Tabla 12. Ficha técnica del proceso Disposición – Fuente: Elaboración propia .......................................... 52
Tabla 13. Ficha técnica flujo documental Disposición - Fuente: Elaboración propia ................................... 53
Tabla 14.Ficha técnica del proceso de valoración de documentos - Fuente: Elaboración propia................ 57
Tabla 15. Ficha técnica del diagrama documental del proceso de valoración - Fuente: Elaboración propia59

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Índice de gráficas

Gráfica 1. Diagrama de un procedimiento - Fuente: Webyempresas.com .................................................. 12


Gráfica 2. Esquema Mapa Funcional – Fuente: https://es.slideshare.net/ninachele/analisis-funcional-o-
mapa-funcional-julio-nancy-salgado-2014-37371616 .................................................................................. 13
Gráfica 3. Diagrama flujo documental proceso de Planeación de la documentación – Fuente: Elaboración
propia........................................................................................................................................................... 21
Gráfica 4. Diagrama flujo documental proceso de Producción – Fuente: Elaboración propia ..................... 26
Gráfica 5. Diagrama flujo documental proceso Gestión y Trámite – Fuente: Elaboración propia ................ 31
Gráfica 6. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Archivo de gestión) – Fuente:
Elaboración propia ....................................................................................................................................... 36
Gráfica 7. Diagrama flujo del proceso de Organización (Archivo Central) - Fuente: Elaboración propia ..... 37
Gráfica 8. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Consulta y Préstamo) - Fuente:
Elaboración propia ....................................................................................................................................... 38
Gráfica 9. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria) – Fuente: Elaboración
propia........................................................................................................................................................... 43
Gráfica 10. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Secundaria) – Fuente: Elaboración
propia........................................................................................................................................................... 44
Gráfica 11. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Conservación Total) - Fuente:
Elaboración propia ....................................................................................................................................... 49
Gráfica 12. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Eliminación) - Fuente: Elaboración
propia........................................................................................................................................................... 50
Gráfica 13. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Selección) - Fuente: Elaboración propia
.................................................................................................................................................................... 51
Gráfica 14. Diagrama flujo documental del proceso de Valoración – Fuente: Elaboración propia............... 56

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1. INTRODUCCIÓN.

La expedición del Decreto 2609 de 2012, compilado posteriormente en el Decreto 1080 de 2015, dio vida a
los instrumentos archivísticos –un total de 9– dentro de los cuales se encuentra “Mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad”.

La definición o la descripción aportada por el Archivo General de la Nación nos aclara que como tal no son
instrumentos propios del orden archivístico, textualmente cita: “Aunque no son instrumentos específicos de
la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás
instrumentos archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las
funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.” En ese sentido, este
instrumento no es más que el establecimiento de un puente entre las funciones y los procesos, en el sentido
más amplio que permite la interpretación indicada por el ente rector.

Ahora bien, dentro del marco de ejecución del contrato interadministrativo 569 de 2017 suscrito entre
Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 (SPN 4-72) y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
(MADS), se estableció que para la elaboración de este instrumento no archivístico se desarrolle a partir de
los ocho (8) procesos de la Gestión Documental descritos en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9, los
cuales son: 1) Planeación, 2) Producción, 3) Gestión y trámite, 4) Organización, 5) Transferencia, 6)
Disposición de documentos, 7) Preservación a largo plazo, 8) Valoración. En ese sentido, la elaboración de
los mapas de procesos y flujos documentales debe estar asociada a estos ocho procesos y la manera como
éstos se han implementado en el MADS, implementación que está documentada en el respectivo Programa
de Gestión Documental (PGD), procedimientos y demás documentos aprobados a través del Sistema de
Calidad del Ministerio.

A partir de esta directriz, se presenta al Ministerio el siguiente documento con su anexo, en los cuales se
establecieron los mapas de procesos y flujos documentales del proceso de Gestión Documental del MADS,
el cual está dividido en tres grandes secciones: la primera describe los aspectos generales que se tuvieron
en cuenta como la definición de los ocho procesos de gestión documental a partir de la definición del ente
rector, Archivo General de la Nación; la regulación normativa presente en su elaboración, así como la puesta
en común de términos empleados a lo largo del documento. Esta sección abarca los capítulos 2, 3 y 4 del
documento. La segunda sección consta de la justificación en la realización de los mapas de procesos
asociados a los ocho procesos de la Gestión Documental aplicados al Ministerio, con sus respetivos
objetivos y descripción; que se encuentra en el capítulo 5 y la tercera sección (capítulo 6) indica el proceso
de elaboración de los flujos documentales, con su respectiva ficha y flujo asociado a los procesos de la
Gestión Documental enfocados en su implementación en el Ministerio. El documento está acompañado de
la respectiva bibliografía que se tomó como base para la fundamentación teórica de cada una de las
secciones, junto con el anexo alusivo al mapa de procesos enfocado a los ocho 8 procesos de la gestión
documental del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

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2. GENERALIDADES SOBRE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos de Gestión Documental se encuentran establecidos en el artículo 2.8.2.5.9 del Decreto 1080
de 2015, están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración; se
fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia,
medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano,
entre otros, se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren ser
desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.

A modo de ejemplo y desde la perspectiva ilustrativa del mismo, se presenta el siguiente cuadro:

Proceso Objetivo Elementos

Conjunto de actividades encaminadas a la Tener un subproceso para administrar la


planeación, generación y valoración de los solicitud, evaluación y aprobación de tipos
documentos de la entidad, en cumplimiento documentales y sus formas.
con el contexto administrativo, legal, Contar con un procedimiento para
Planeación funcional y técnico. Comprende la creación y actualizar la TRD y demás instrumentos
diseño de formas, formularios y documentos, archivísticos acorde con la dinámica de la
análisis de procesos, análisis diplomático y entidad.
su registro en el sistema de gestión Control centralizado de las tipologías para
documental. garantizar su adecuada generación.
Producir los documentos como parte de la
ejecución de procesos organizacionales
Incluir información contextual, en forma de
metadato a los documentos digitales. Esta
información debe ser registrada por el
responsable de su generación
Actividades destinadas al estudio de los Controlar el ingreso oportuno de los
documentos en la forma de producción o documentos en los expedientes adecuados
Producción ingreso, formato y estructura, finalidad, área en el momento de su creación
competente para el trámite, proceso en que Controlar la producción de los documentos
actúa y los resultados esperados. en la Organización y del uso de las
respectivas plantillas o formas
Controlar cada etapa del ciclo de vida
conforme a lo definido en la TRD
Administrar el paso de los documentos
acorde con su organización a los diferentes
archivos
Conjunto de actuaciones necesarias para el Implementar un sistema de distribución de
Gestión y trámite
registro, la vinculación a un trámite, la los documentos que ingresan a la

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Proceso Objetivo Elementos

distribución incluidas las actuaciones o Organización de manera que sus


delegaciones, la descripción (metadatos), la destinarios puedan darle tramite.
disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y Facilitar la distribución de los documentos
seguimiento a los trámites que surte el que deben fluir entre las diferentes
documento hasta la resolución de los áreas de la entidad.
asuntos. Manejar esquemas operativos que
garanticen la ejecución de los trámites y el
control de tiempos de respuesta o de
generación de acciones.
Contar con mecanismos que faciliten la
consulta de los documentos según se
requiera
Contar con políticas que reglamenten el
acceso a los documentos de archivo.
Asegurar la capacidad de las herramientas
usadas para localizar, recuperar, y
consultar cualquier documento o
información en el menor tiempo posible,
independientemente del medio en el cual
haya sido creado o la fecha de creación.
Identificar los documentos que se utilizarán
en los diferentes procesos y registrarlos en
la TRD y CCD.
Contar con un repositorio documental
clasificado según la estructura documental
definida y registrada en los instrumentos
archivísticos.
Conjunto de operaciones técnicas para Facilitar la actualización de los diferentes
declarar el documento en el sistema de expedientes que obedecen a la
Organización gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en organización establecida en la estructura
el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo documental.
adecuadamente. Incluir mecanismos para identificar,
organizar y conservar los documentos
siguiendo estándares archivísticos y
tecnológicos que faciliten su consulta y
recuperación en el menor tiempo posible y
oportunamente.
Facilitar el manejo de expedientes
electrónicos.

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Proceso Objetivo Elementos

Conjunto de operaciones adoptadas por la


entidad para transferir los documentos
Tener procedimientos y mecanismos que
durante las fases de archivo, verificando la
permitan registrar las transferencias de los
estructura, la validación del formato de
Transferencia documentos acorde con las edades de los
generación, la migración, refreshing,
expedientes en los archivos de gestión y
emulación o conversión, los metadatos
central.
técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.
Selección de los documentos en cualquier Mantener controles que faciliten la
etapa del archivo, con miras a su selección de los documentos que deben
Disposición de conservación temporal, permanente o a su ser transferidos o mantenidos acorde con
documentos eliminación, de acuerdo con lo establecido las diferentes etapas de archivo.
en las tablas de retención documental o en Mantener controles de fecha inicial y final
las tablas de valoración documental. de actualización de cada expediente.
Conjunto de acciones y estándares
Tener definidos los medios y estándares
aplicados a los documentos durante su
Preservación a que se van a usar para garantizar la
gestión para garantizar su preservación en el
largo plazo preservación de los documentos físicos
tiempo, independientemente de su medio y
como digitales.
forma de registro o almacenamiento.
Proceso permanente y continuo, que inicia Facilitar la actualización de las tipologías
desde la planificación de los documentos y documentales, series, subseries derivados
por medio del cual se determinan sus valores de los cambios en la gestión de la entidad.
primarios y secundarios, con el fin de
Valoración Manejar un proceso permanente de
establecer su permanencia en las diferentes
valoración de los documentos y contar con
fases del archivo y determinar su destino
facilidades para disponer del destino final
final (eliminación o conservación temporal o
de los mismos.
definitiva).
Tabla 1. Procesos de la Gestión Documental - Fuente: Ibiscom (Ibiscom, 2017)

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3. MARCO REGULATORIO

3.1. MARCO LEGAL

Decreto 2609 de 2012 – “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado.” Artículo 8, Literal h

Decreto 1080 de 2015 – “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”
Libro II, parte VIII, Título II, Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la Gestión Documental.

3.2. MARCO NORMATIVO

NTC ISO 15489-1:2010: Información y documentación. Gestión de Documentos.

ISO 26122: Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos.

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4. TÉRMINOS BÁSICOS

ARCHIVO CENTRAL- AC : En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general

ARCHIVO DE GESTIÓN - AG: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza
para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN: es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de
Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA, de regir la política
archivística en nuestro país y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva

COMUNICACIÓN OFICIAL: Toda aquella recibida o producida en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada,


y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida
por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID: Herramienta archivística utilizada para llevar
control de la documentación – Inventarios Documentales- de un área o entidad.

FLUJOS DOCUMENTALES: Son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos
archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y
los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.

MAPAS DE PROCESOS: Instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque no
son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales para
la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las
relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión (Archivo
General de la Nación, 2018).

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SOLICITUDES Y DENUNCIAS – PQRSD: Toda persona tiene


derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y

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a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD : Es un documento estratégico de la gestión documental,


en el cual se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo la implementación y el
mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de
programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD está armonizado con los otros sistemas
administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance y cumplimiento a la
aplicación de la normatividad vigente en la materia.

QUERY: en base de datos es una búsqueda o pedido de datos almacenados en una base de datos.
Sinónimo de consulta.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos


y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total,
acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el
adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual
se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,
originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión,
hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. (Instituto Amazónico de
Investigaciones Científicas SINCHI, sf)

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD: Instrumento que permite la clasificación documental de la


entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final
resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD: Las Tablas de Valoración Documental son el listado de
asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición
final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

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5. PRIMERA PARTE.
MAPAS DE PROCESOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE
AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

5.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO

5.1.1. MAPAS DE PROCESOS

Un proceso, es un concepto muy amplio y utilizado en diversos campos de estudio, desde la biología hasta
la ingeniería. En esta entrada se han redactado 2 definiciones: (Web y Empresas, 2017)

a) Sucesión e interrelación de pasos, tareas y decisiones, con valor agregado, que se vinculan entre
sí para transformar un insumo en un producto o servicio.
b) Son los pasos que se realizan de forma secuencial para conseguir elaborar productos o servicios a
partir de determinados insumos.

Gráfica 1. Diagrama de un procedimiento - Fuente: Webyempresas.com

La norma ISO 9001:2015 tiene las siguientes definiciones para proceso y procedimiento:

» Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados.

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» Un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando
se tiene un proceso que tiene que ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, se
tiene un procedimiento.

5.1.2. MAPA FUNCIONAL

Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de
manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás.

Las funciones administrativas según Fayol se reparten jerárquicamente en toda la empresa. La capacidad
de las personas de los niveles inferiores constituye la capacidad profesional y la capacidad esencial de la
directiva constituye la capacidad administrativa, respecto se asciende en la escala jerárquica dentro de la
organización, aumentan las funciones administrativas, y en la parte baja predominan las funciones técnicas
(Web y Empresas, 2017).

Gráfica 2. Esquema Mapa Funcional – Fuente: https://es.slideshare.net/ninachele/analisis-funcional-o-mapa-funcional-julio-nancy-salgado-


2014-37371616

Mapa funcional, o árbol funcional, es la representación gráfica de los resultados del análisis funcional. Su
forma en "árbol" (dispuesto horizontalmente) refleja la metodología seguida para su elaboración en la que,
una vez definido el propósito clave, este se desagrega sucesivamente en las funciones constitutivas.

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5.2. ANTECEDENTES

Los mapas de procesos por definición del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado no es
instrumento archivístico, pero tiene como finalidad permitir describir la relación que existe entre procesos y
funciones.

A partir de esta premisa tendremos que establecer dos niveles de funciones y contrastar cada uno de ellos
contra el Sistema de Gestión de la Calidad.

Lo primero es relacionar las funciones generales del Ministerio con los niveles de los procesos para
establecer que funciones macro pertenecen a cada nivel; estratégico, misional, de apoyo y las de control y
seguimiento.

Lo segundo es a través del resultado anterior establecer relaciones entre los procedimientos de los diferentes
niveles con las funciones de cada unidad orgánica del Ministerio de Ambiente.

Los mapas documentales en el marco del contrato suscrito entre Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible y Servicios Postales Nacionales 4-72, se ciñe a los procesos de la gestión documental.

5.3. OBJETIVOS

5.3.1. OBJETIVO GENERAL

Proveer al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de una herramienta que le permita


describir la relación entre las Funciones y los Procesos.

5.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar la relación que existe entre procedimientos y funciones por áreas.


Clasificar las funciones en concordancia con los tipos de procesos.
Desplegar la producción documental producto de la relación función/procedimiento

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5.4. MAPAS DE PROCESOS

Los mapas de procesos son instrumentos establecidos en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012. Aunque
no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad estos son herramientas esenciales
para la construcción de los demás instrumentos archivísticos. Estas son utilizadas para la descripción de las
relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión (Archivo
General de la Nación, 2018).

Siendo los mapas una herramienta que permite describir la forma de relación entre las funciones y los
procesos, es importante tener claro que es común tener un conjunto de funciones sin procedimientos
asociados, pero generando en algunos casos documentación que evidencia el quehacer del Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Las funciones de cualquier entidad están orientadas a satisfacer una necesidad, y en este nivel son un
conjunto reducido en número pero grande en complejidad. Una vez desagregadas las funciones en una
estructura orgánica estas crecen y se especializan.

Una vez apropiados los conceptos de Funciones y Procesos, nos remitimos a la realidad del Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible en el sentido de ver el comportamiento de funciones versus
procedimientos.

Para el ejercicio, los conceptos expuestos se llevan a un mayor nivel de detalle que el que exige o plantea
el instrumento archivístico, para este caso, Función – Proceso. Lo anterior se evidencia en la presencia de
los productos de esta relación y que el caso de la Gestión Documental son las Series y/o subseries, además
de ciertos elementos de carácter ejecutivo como son los manuales, guías e instructivos.

El libro Excel que acompaña este documento (Mapa de Procesos) permite la revisión de los macro procesos
misionales, estratégicos y de apoyo. Al seleccionar cualquier proceso de gestión documental se despliegan
los procedimientos asociados y para cada uno de ellos, la o las funciones que desarrollan y muestra las
series/subseries asociadas, para los procesos de la gestión documental en los cuales no se genere
producto se tendrán como resultado los Manuales, Guías e Instructivos que se desprenden de esta
relación, de igual forma se muestran los actos administrativos que generan las funciones y las normas que
dan vida a las series/subseries.

5.4.1. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

El Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, establece relación puntual con el proceso a través del MANUAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL y una relación recurrente con el MANUAL ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Es importante aclarar que para este proceso de la gestión documental, el nivel de proceso es de apoyo, lo
anterior debido a que tanto la función como el proceso están clasificados dentro de este nivel y su producción
no se enmarca dentro de los restantes niveles como puede ocurrir con alguno(s) de los restantes procesos
de la gestión documental.

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5.4.2. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN

La producción documental se caracteriza por generación de documentación ya sea recibida o generada,


pero sin el asocio a ningún proceso específico del MADS.

Se establece una relación con el MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL y la ADMINISTRACIÓN DE


COMUNICACIONES OFICIALES.

5.4.3. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE

El mayor producto se genera en este proceso en razón a que es aquí donde la documentación se asocia a
los procedimientos del MADS.

Por tal razón aquí se encuentran todos los niveles de procesos: estratégico, misional, de apoyo y de control
y seguimiento.

Aquí es importante realizar un esfuerzo para procedimentar todas las operaciones asociadas a las funciones.

5.4.4. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

La relación la establecen las acciones que se describen en el INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACION


DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEL MADS, el INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN, el
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL y procedimientos de ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL y
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

5.4.5. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

Los procedimientos que se establecen para el proceso están dados por el MANUAL DE GESTIÓN
DOCUMENTAL de manera general y se especifican en procedimientos para TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES PRIMARIAS y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES SECUNDARIAS.

5.4.6. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL

La relación establecida aquí es genérica y se plasma en el MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que


termina ejecutándose a través de la aplicación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental, dependiendo del estado de los documentos.

5.4.7. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

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Dado que este proceso de la gestión documental –incorporado en el Sistema Integrado de Conservación
SIC del MADS- es un conjunto de normas aplicables a los documentos, no existe una relación tangible que
se puede describir en las actuales condiciones de desarrollo.

5.4.8. MAPA DE PROCESOS PARA EL PROCESO DE VALORACIÓN

Se cuenta con líneas de acción de orden general, pero que no se aterrizan a procesos específicos dentro
del Mapa de Procesos del MADS.

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6. SEGUNDA PARTE.
FLUJOS DOCUMENTALES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MINISTERIO
DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

6.1. ACERCAMIENTO TEÓRICO

A través de búsquedas sobre específicamente el concepto de Flujos Documentales tenemos las siguientes
definiciones:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un
símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del
proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. (AITECO, s.f.)

Es una asignación de documentos en secuencia del sistema que pertenecen directamente a una operación. El flujo
de documentos le ofrece un resumen de los documentos en secuencia y de su status. (SAP Knowledge Warehouse,
2003)

De lo anterior se puede extraer que un flujo documental es un diagrama de flujo que permite ver en un paso
a paso la creación de las series/subseries.

6.2. ANTECEDENTES

Los flujos documentales como tal, han permanecido en la sombra hasta la promulgación del decreto
2609/2012, dado que se encuentra inmerso en los flujos de los procesos, en los cuales se les materializa
como “evidencias”.

Con la aparición de las herramientas informáticas, las cuales en sus inicios se encargaban de dar la
ubicación y una breve descripción de los documentos –de manera dispersa, sin aplicar el concepto de
expediente y mucho menos los de serie, subserie-, se intenta tener control sobre los mismos, luego se busca
determinar que sistemas de información son apoyo a la gestión y que producción documental tienen.

Con el análisis de los procesos y la incorporación de la gestión de los mismos, aparecen los flujos de
procesos que llevan inmersos los flujos de documentos. Las Tablas de Retención Documental agrupan por
función la documentación en serie, subseries; pero se requiere contar con un instrumento que permita
recolectar de los procedimientos la documentación anexa. Este es el origen del Instrumento denominado
Flujos Documentales y Mapas de Procesos.

6.3. OBJETIVOS

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6.3.1. OBJETIVO GENERAL

Formular los flujos documentales de los procesos de gestión documental del Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible.

6.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mostrar en cada proceso de la gestión documental los documentos generados.


Desplegar los responsables de la generación de cada documento en cada uno de los procesos.
Establecer un marco general de flujos documentales para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible.

6.4. FLUJOS DOCUMENTALES

Se presentan a continuación los diagramas de los flujos documentales de los procesos de la gestión
documental para el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS). Estos diagramas están basados
en los procedimientos y demás documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio a fin de tener
el acercamiento a su diagramación.

Cada uno cuenta con una introducción a lo que se enmarca como el flujo, el diagrama del flujo
correspondiente, la ficha del proceso como referencia que permite entender el contexto y la ficha técnica del
flujo documental.

6.4.1. FLUJO DOCUMENTAL DE PLANEACIÓN

Introducción

En el “Manual Administración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión” (M-E-SIG-01), se establece


la secuencia de actividades orientadas a la planeación de documento.
En el diagrama de flujo de documentos propuesto recoge en gran medida estas mismas, asociándoles una
evidencia.

Descripción del Flujo

Inicia con la necesidad puntual de una dependencia, la cual está sujeta a que las responsabilidades y
competencias vinculadas con la gestión documental se encuentren definidas y asignadas, como lo expresa
la norma NTC ISO 15489-1:2010 en el numeral 6.3.

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En concordancia con el numeral 7.1 de la mencionada norma, los documentos se crean, reciben y utilizan
durante las actividades propias; esto conlleva a que no se produzcan documentación innecesaria. Dentro de
los principios que debe cubrir un plan de gestión de documentos –bajo esta misma norma- están:

a. Determinar los documentos que deben incluirse en cada proceso y la información que es necesario
incluir en dichos documentos.
b. Se decida la forma y la estructura en que los documentos se deben crear e incorporar al sistema, y
las tecnologías que deben usarse.
c. Se determinen los metadatos que deben crearse junto al documento.
f. Se evalúen los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que testimonien las
actividades realizadas.
g. Se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del tiempo con objeto
de satisfacer las necesidades de la organización.
h. Se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la política de la
organización.
k. Se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficiencia, eficacia o calidad de los
procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor creación o gestión de
los documentos.

Concuerda esto con el hecho de establecer la viabilidad del documento cuya creación es solicitada.

Posteriormente, se identifica las actividades de Creación, post evaluación y el registro en el sistema de


gestión de la calidad.

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Flujo Documental Proceso de Planeación de la documentación

Area Competente SGC Grupo Gestión Documental

Inicio

Análisis
Documento diplomático
Necesidad / Diseño
Viable Si
Oportunidad forma/
formulario/
documento

PROCESO
VALORACIÓN

Creación

No
Forma /
Formulario /
Formato
Proceso Planeación de la Documentación

Registro en
SGC

Formato
Fin Registrado

SGC: Sistema de Gestión de Calidad

Gráfica 3. Diagrama flujo documental proceso de Planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

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Ficha de proceso
Versió
Proceso Revisión
n
Planeación documental 1
Misión del proceso
Planear, generar y valorar los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal,
funcional y técnico.
Actividades que conforman el proceso
 Análisis de la necesidad en el proceso
 Registrar el
 Valoración del proceso
formato
 Crear forma/formulario para el documento
Responsable(s) del proceso
Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental y MADSIG.
Entradas del proceso Salidas del proceso
Forma/formato
para el documento.
Necesidad puntual de evidenciar funciones.
Registro del
formato
Procesos relacionados
Valoración documental.
Recursos
Herramienta software que corresponda a la necesidad
específica. Puede ser Word, Writer o cualquier elemento de
una suite ofimática o de desarrollo, o pieza de software (incluye
Acceso a intranet
ficheros ofimáticos, formatos, formularios físicos o electrónicos)
que corresponda con el momento de la planeación.
Unidades de conservación
Acceso a internet
Documentos aplicables

Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01

Tabla 2. Ficha técnica del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

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Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Planeación de la documentación
Columnas
Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos
los íconos que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa
Descripción área o dependencia tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la
cabecera de la columna tiene relación con el color del ícono de documento y
representa su custodio final.
Responsables Gestión documental, Áreas competentes, Sistema de Gestión de la Calidad
Íconos
Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso

 No representa una
Da inicio/fin al
Inicio/fin actividad formal del N/A
diagrama (proceso)
proceso.

Conjunto de  Es un proceso que Análisis, Creación


actividades que tienen hace parte de un del Documento,
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande. Registro en el
para cumplir un  Busca cumplir un Sistema de Gestión
propósito. objetivo (documento) de la Calidad.

 Se compone de
Conjunto de
subprocesos.
actividades que tienen
 Se obtiene un
Proceso una secuencia lógica Valorar el documento
resultado
para cumplir un
(documento)
propósito.

 Produce dos
resultados en
Actividad que evalúa
función del resultado
Condicional una condición ¿Es viable?
de la evaluación.
especifica.
 Se evalúa como una
pregunta

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Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso
 Se considera un sub
proceso
 Puede ser el
resultado final de un
proceso o la entrada
necesaria para
Resultado o punto de Formato de
Documento empezar uno.
partida de un proceso documento
 Puede ser realizado
o utilizado por
cualquier
responsable
Tabla 3. Ficha técnica flujo documental del proceso de planeación de la documentación – Fuente: Elaboración propia

6.4.2. FLUJO DOCUMENTAL DE PRODUCCIÓN

Introducción

La producción documental refleja las actividades de cualquier entidad. La producción en sí tiene dos (2)
componentes, el primero hace referencia a toda la documentación que recepciona el Ministerio de Ambiente
y Desarrollo Sostenible (MADS) y que en razón de sus funciones debe gestionar y la segunda con la
documentación que por acción de la recepción debe generarse como respuesta y que es recibida por
cualquiera de los canales dispuestos para tal fin por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible –
MADS..

Sin importar el canal de recepción, toda documentación debe ser radicada, como lo indica el “Manual de
Gestión Documental” (M-A-DOC-01), teniendo como directriz “Todas las comunicaciones oficiales
producidas y generadas por los procesos internos de las diferentes dependencias del Ministerio de Ambiente
y Desarrollo Sostenible en desarrollo de sus funciones”, como se menciona en el numeral 9.3 del
mencionado manual.

Descripción del Flujo

Inicia con el recibo, ya sea por el área competente previa radicación en la Ventanilla Única de
Correspondencia o por el área de Gestión Documental o por la Dependencia que a cargo tenga la
administración de la Ventanilla Única de Correspondencia, cuando ésta ingresa a la entidad producto de una
solicitud o trámite por parte del ciudadano o cualquier parte interesada.

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Se procede a la radicación de la comunicación oficial y su direccionamiento al área de competencia del
asunto. En este momento se dispara el proceso de Gestión y Trámite para permitir solución o respuesta al
trámite.

Una vez generada la respuesta, ésta junto con sus antecedentes si son requeridos se remiten al interesado
previa radicación y enviados a través del o de los medio(s) especificado(s) por la misma.

El flujo diagramado reúne los elementos mencionados en la definición del proceso de producción
documental: “forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
proceso en que actúa y los resultados esperados”

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Flujo Documental Proceso de Producción

GGD / UCGA Área Competente

Inicio

Comunicación
Oficial de
Solicitud

Radicación y PROCESO GESTIÓN


Direccionamiento Y TRÁMITE

Comunicación
Radicación,
Oficial de
Verificación
Respuesta
Entrega
Proceso Producción

Fin

GGD: Grupo de Gestión Documental


UCGA: Unidad Coordinadora para el Gobierno Abierto

Gráfica 4. Diagrama flujo documental proceso de Producción – Fuente: Elaboración propia

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Producción documental 1
Misión del proceso
Estudiar los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área
competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.
Actividades que conforman el proceso
 Recibo
 Producción de comunicaciones
 Solicitud de información
oficiales
 Creación de formato
 Radicación de comunicaciones
 Digitalización de documento
oficiales
 Radicación de documento
Responsable(s) del proceso
Todas las dependencias del MADS. Gestión documental.
Entradas del proceso Salidas del proceso
Propuestas de creación, modificación o recibo de documentos
por parte de las dependencias del Ministerio de Ambiente y Registros, Documentos actualizados.
Desarrollo Sostenible (MADS).
Procesos relacionados
Todos los procesos en los cuales se crean documentos. En general, todos los procesos de gestión
documental.
Recursos
Herramienta software que se ajuste al tipo de documento
Procedimientos o normatividad vigente Acceso a intranet
Unidades de conservación
Acceso a internet
Documentos aplicables
Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01
Tabla 4. Ficha técnica del proceso de producción – Fuente: Elaboración propia

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Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Producción
Columnas

Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos
que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia
Descripción
tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene
relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Dependencias competentes


Íconos
Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso

 No representa una
Da inicio/fin al
Inicio/fin actividad formal del N/A
diagrama (proceso)
proceso.

Conjunto de  Es un proceso que


actividades que tienen hace parte de un
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande. Radicación
para cumplir un  Busca cumplir un
propósito. objetivo (documento)

 Se compone de
Conjunto de
subprocesos.
actividades que tienen Devolución,
 Se obtiene un
Proceso una secuencia lógica Notificación de
resultado
para cumplir un radicación
(documento)
propósito.

 Puede ser el
resultado final de un
proceso o la entrada Imagen digital,
necesaria para radicado,
Resultado o punto de
Documento empezar uno. Comunicación oficial,
partida de un proceso
 Puede ser realizado notificación de la
o utilizado por radicación
cualquier
responsable
Tabla 5. Ficha técnica flujo documental producción – Fuente: Elaboración propia

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6.4.3. FLUJO DOCUMENTAL DE GESTIÓN Y TRÁMITE

Introducción

A partir de la definición podemos establecer actividades y las evidencias que se generan.

Se mencionan las siguientes actividades:

1. Registro
2. Vinculación a trámite
3. Distribución {Actuaciones o Delegaciones}
4. Descripción
5. Disponibilidad
6. Recuperación
7. Acceso para Consulta
8. Control y seguimiento

En el diagrama de flujo de documentos propuesto se recogen estas mismas, asociándoles una evidencia.

Descripción del Flujo

Inicia con el registro en el sistema SIGDMA, -recoge de todos los canales dispuestos por el Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible-, que genera como evidencia la comunicación entrante (Comunicación
oficial). Aquí se realiza una descripción inicial de la documentación recibida (PQRSD), con efectos de
garantizar su disponibilidad, recuperación y acceso para consulta.

Junto al registro se genera una segunda evidencia que tiene que ver con la notificación al interesado de
acuerdo al canal utilizado, para la comunicación registrada (Comunicación Oficial) en la Ventanilla Única de
Radicación, la evidencia no es explícita como en los restantes canales en los que existe un mensaje de
respuesta.

A continuación y como parte de la misma tarea se incorpora la comunicación oficial a un trámite


(Clasificación y Tipificación), asignando inicialmente una oficina como responsable.

Posteriormente, se realiza la distribución –ya sea electrónica o en físico cuando así se requiera-,
evidenciando ésta con planillas de distribución interna de correspondencia. La comunicación oficial se
conforma como evidencia para la oficina receptora.

Página 29 de 60
La oficina destinataria de esta asignación valida su competencia en el tema, haciendo la devolución cuando
así no fuera. A continuación verifica si su ámbito le permite responder directamente y completamente la
solicitud (comunicación oficial), o si por el contrario requiere la colaboración de otras áreas o traslado a otras
Entidades para atender lo que no fuere de competencia del Ministerio. En esta tarea se realiza una
descripción más profunda de la documentación recibida con el fin de garantizar su inclusión en un
expediente, su disponibilidad, recuperación y acceso para consulta.

En caso de que la comunicación oficial aborde temas adicionales fuera de la competencia del Ministerio, se
genera comunicación oficial haciendo traslado de los temas que no sean de manejo del Ministerio. Aquí se
genera como evidencia la comunicación oficial enviada por el Ministerio.

Cuando la dependencia competente necesitare de otras dependencias genera comunicación oficial interna
solicitando pronunciamiento sobre el (los) tema(s) de competencia de ella(s). Se hará de manera implícita
seguimiento a la solicitud de colaboración cuando existan términos para la resolución.

Recibida la respuesta colaborativa se realiza la compilación de la misma o se hace referencia a la misma en


la comunicación que se genera como respuesta al interesado.

Se efectúa a continuación la radicación en el sistema SIGDMA, para su remisión al interesado de acuerdo


al canal solicitado por el peticionario. Implícitamente aquí la comunicación oficial es la evidencia que se
incorpora en el expediente correspondiente.

Toda la documentación resultante del proceso a partir de la asignación al área de competencia será
responsabilidad de la misma.

Las notificaciones de envío exitoso o fallido hacen parte de la tarea implícita de seguimiento. Cuando la
entrega no fuera exitosa, regresará para entrega nuevamente al área de competencia del asunto, para que
se realicen los ajustes que garanticen la entrega exitosa. Unidades administrativas y Unidad de
Correspondencia del Grupo de Gestión Documental, realizan esta tarea de acuerdo al proceso
Administración de PQRSD (P-A-DOC-02)

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Flujo Documental Proceso Gestión y Trámite

Unidad Coordinadora para el Unidad Administrativa


Grupo Gestión Documental SIGDMA Unidad Administrativa Competente Entidad Externa
Gobierno Abierto Colaborativa

INICIO

Radicar y digitalizar las comunicaciones oficiales

Documento Análogo, E-mail, Msg, Registro


SIGDMA, SMS, Registro Chat

Notificar las radicaciones de las PQRSD

Audio de
llamada,
Comunicación oficial con SIGDMA -
Historial de
el adhesivo, Correo Auditoría
Chat, SIGDMA -
electrónico,
Auditoría
PQRSD con el adhesivo

No

TipifIcar y
Clasificar
Asignar
PQRSD
PQRSD

Entregar
fisico Competencia?
PQRSD

Si
Asigna
responsable,
F-A-DOC-14
genera
respuesta

Requiere
colaboración

Si

Interna Si Memorando

No Comunicación
No Oficial

Recibo,
Asignación,
Generación
No Respuesta

Comunicación
Comunicación
Oficial -
Respuesta
Respuesta

Radicación
para envío
Envío de
acuerdo a
Canal

Notificación Registro
Aviso de fijación
SIPOST SIGDMA

Entrega
exitosa
Proceso Gestión y Trámite

Si

Fin

SIGDMA:Sistema Integrado de Gestión Documental Ministerio de Ambiente

Gráfica 5. Diagrama flujo documental proceso Gestión y Trámite – Fuente: Elaboración propia

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Gestión y trámite 1
Misión del proceso
Registrar la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a
los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
Actividades que conforman el proceso
 Radicar comunicaciones
 Recibo de asignación de respuesta
 Notificar radicaciones
 Radicar para enviar respuesta
 Clasificar PQRSD
 Envió de Comunicación oficial acuerdo al canal
 Tipificar y asignar PQRSD
de comunicación que corresponda.
 Entregar PQRSD
 Asignar responsable de respuesta
Responsable(s) del proceso
Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental. Unidad Coordinadora para
Gobierno Abierto. Entidad externa colaborativa,
Entradas del proceso Salidas del proceso
Comunicación oficial. (PQRSD.) Notificación SIPOST. Aviso de fijación. Registro
SIGDMA.
Procesos relacionados

Organización documental. Producción documental.

Recursos
Herramienta software que corresponda a la necesidad
específica. Acceso a intranet
Unidades de conservación
Acceso a internet
Documentos aplicables

Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01

Tabla 6. Ficha técnica del proceso gestión y trámite - Fuente: Elaboración Propia
Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Gestión y trámite
Columnas
Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos
que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia
Descripción
tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene
relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.
Responsables Gestión documental, Áreas competentes, Entidades externas
Íconos

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Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso

 No representa una
Da inicio al diagrama
Inicio/fin actividad formal del N/A
(proceso)
proceso.

Radicar
comunicaciones
oficiales (PQRSD).
Notificar
radicaciones.
Clasificar PQRSD.
Conjunto de  Es un proceso que Tipificar y asignar
actividades que tienen hace parte de un PQRSD. Entregar
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande. físico PQRSD.
para cumplir un  Busca cumplir un Asignar responsable
propósito. objetivo (documento) de respuesta. Recibir
asignación.
Radicación para
envió. Envióde la
comunicación oficvial
de acuerdo a canal
correspondiente.

 Se compone de
Conjunto de
subprocesos.
actividades que tienen
Proceso una secuencia lógica  Se obtiene un NA
para cumplir un resultado
(documento)
propósito.

 Produce dos
resultados en ¿Es competencia de
función del resultado la unidad
Actividad que evalúa
de la evaluación. administrativa?
Condicional una condición
 Se evalúa como una ¿Requiere
especifica.
pregunta colaboración interna
 Se considera un sub o externa?
proceso
 Puede ser el
resultado final de un
proceso o la entrada PQRSD,
necesaria para comunicación oficial,
Resultado o punto de
Documento empezar uno. Respuesta,
partida de un proceso
 Puede ser realizado Notificación, aviso de
o utilizado por fijación, registro.
cualquier
responsable

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Tabla 7. Ficha técnica flujo documental gestión y trámite – Fuente: Elaboración propia

6.4.4. FLUJO DOCUMENTAL DE ORGANIZACIÓN

Introducción

Con base en los procedimientos “Consulta y préstamo de documentos” (P-A-DOC-08), “Organización de archivo
central” (P-A-DOC-07) y “Organización de archivos de gestión “(P-A-DOC-06) y el Programa de Gestión
Documental –PGD– se estructura el proceso de organización documental.

La organización de los archivos de gestión es un subproceso asignado a todas las áreas que reciben o
producen documentación; el archivo central es responsabilidad del Grupo de Gestión Documental y la
responsabilidad de Administrar, organizar y controlar los archivos de gestión es de cada dependencia en
cabeza del Jefe de la Dependencia y dicha actividades se asigna a la Secretaria del área Persona designada
por este; el proceso comienza con los documentos transferidos desde las dependencias.

La consulta y préstamo de documentos aplica tanto para los que se encuentran en gestión como para
aquellos que están en archivo central. Sin importar si es gestión o central se debe diligenciar el formato
correspondiente, en el caso de los documentos que estan en archivo central se diligecia la Plantilla de
Préstamo. Para lo que se encuentran en gestión, cada área llevará este control de estos con una herramienta
implementada por cada una de ellas.

Descripción del Flujo

Este proceso cuenta con tres(3) flujos documentales, los cuales se describen a continuación:

- En lo que respecta a la organización en archivos de gestión y archivo central, se inicia con una fase
de identificación, se realiza almacenamiento y finalmente se obtiene un registro de la actividad. Son
importantes las fases de verificación, confrontando la documentación con los inventarios y
actualizándolos de ser necesario.

- Por otro lado, como resultado de la organización de los documentos, dando cumplimiento a la
normatividad vigente y teniendo en cuenta las necesidades de las diferentes áreas internas y
externas, la consulta y préstamo de documentos es un subproceso definido dentro del alcance de
las áreas que se encargan de producir, recibir o almacenar documentación.

Este proceso permite la revisión de archivos siempre y cuando el solicitante tenga el nivel de acceso
requerido y el formato de solicitud correctamente diligenciado. Como resultado de la consulta se
debe llevar un registro de consulta y préstamo con el fin de tener una estadística clara y la
trazabilidad del préstamo para su devolución y evitar la pérdida documental.

Se pueden identificar cuatro fases:

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a) Solicitud. El interesado realiza el requerimiento y el área responsable lo recibe.
b) Aprobación. Con base en criterios establecidos en el procedimiento se aprueba o no el
requerimiento.
c) Préstamo. Se realiza ubica el expediente para realizar el respectivo préstamo. Condición: no
se prestan documentos sueltos, siempre se entrega al interesado la carpeta en donde se
encuentra el documento ó información requerida
d) Devolución. El área encargada recibe el expediente y realiza el registro correspondiente en
el formato de seguimiento.

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Flujo Documental Proceso Organización – Archivo de Gestión

Unidad Administrativa

Inicio

Documento

Expediente
No Crear
creado

Si

Insertar
documentos

Ubicar en
unidad de
conservación

Retirar
Duplicado Si copia mal
estado

No

Foliar
documentos

Formato de
hoja de
control

FUiD

Ubicar en
mobiliario
Proceso Organización

Fin

Gráfica 6. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Archivo de gestión) – Fuente: Elaboración propia

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Flujo Documental Proceso de Organización – Grupo Gestión Documental/Archivo Central

Gestión Documental / Archivo Central

Inicio

Clasificar
unidades
transferidas

Asignar
ubicación
topográfica

Ubicar
unidades

FUID

Lo relacionado con la
Ajuste
ubicación corresponde al No
inventario
inventario

Si

Inventario
actualizado

Archivar soportes
Proceso Organización

de transferencia

Fin

Gráfica 7. Diagrama flujo del proceso de Organización (Archivo Central) - Fuente: Elaboración propia

Página 37 de 60
Flujo Documental Proceso Organización - Préstamo y Consulta

Interesado Dependencia responsable (AG)/ Archivo Central (AC)

Inicio

No

Solicitud de
consulta(Formato o
TRD/FUID Ubicación (AG
comunicación Verificación Si
oficial) o AC)

Nivel de acceso

Localizar
Si
documento

Ficha préstamo de
Dejar tarjeta Retirar
expedientes
de afuera expediente

Expediente
solicitado

Formato de
Devolver el
Recibir devolución
expediente

No
Registro de
préstamo y consulta
Proceso Organización

Fin

Gráfica 8. Diagrama flujo documental del proceso de Organización (Consulta y Préstamo) - Fuente: Elaboración propia

Página 38 de 60
Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Organización 1
Misión del proceso
Declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.
Actividades que conforman los procesos
 Ubicar unidades
 Solicitud de documentos
 Confrontar con inventario
 Verificación de solicitud
 Ajustar inventario
 Ubicación del documento
 Archivar soportes de
 Retirar documento
transferencia
 Diligenciar ficha de préstamo
 Crear expediente
 Recibir documento
 Insertar documentos
 Diligenciar formato de devolución
 Ubicar en unidad de
 Devolver expediente
conservación
 Diligenciar formato de registro
 Retirar copia en mal estado
 Clasificar unidades transferidas
 Foliar documentos
 Asignar ubicación topográfica
 Ubicar en mobiliario
Responsable(s) del proceso
Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental.
Entradas del proceso Salidas del proceso
Solicitud de consulta o préstamo. TRD. Documentos producidos o Registro de préstamo y consulta
recibidos. Unidades transferidas. documental.
Procesos relacionados
Organización documental. Disposición documental.
Recursos
Herramienta software que corresponda a la necesidad específica.
Acceso a intranet
Unidades de conservación
Acceso a internet
Documentos aplicables
Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01
Tabla de Retención Documental - TRD
Consulta y préstamo de documentos P-A-DOC-08
Organización de archivos de gestión P-A-DOC-06
Organización de archivo central P-A-DOC-07
Formato Consulta de Documentos F-A-DOC-06

Tabla 8.Ficha técnica del proceso de organización - Fuente: Elaboración propia

Página 39 de 60
Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Organización
Columnas
Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos
los íconos que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa
Descripción área o dependencia tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la
cabecera de la columna tiene relación con el color del ícono de documento y
representa su custodio final.
Responsables Gestión documental, Áreas competentes
Íconos
Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso

 No representa una
Da inicio al diagrama
Inicio/fin actividad formal del N/A
(proceso)
Inicio proceso.

Ubicar el documento
(archivo central o
archivo de gestión).
Localizar físicamente
Conjunto de  Es un proceso que
el documento. Dejar
actividades que tienen hace parte de un
tarjeta (testigo).
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande.
Recibir el documento.
para cumplir un  Busca cumplir un Crear expediente.
propósito. objetivo (documento) Insertar documentos.
Retirar copias en mal
estado.
Foliar documentos.
Retirar documento.
Devolver el
expediente o
documento. Ubicar en
unidades de
 Se compone de conservación. Ubicar
Conjunto de
subprocesos. en mobiliario.
actividades que tienen
Proceso una secuencia lógica  Se obtiene un Clasificar unidades
resultado transferidas. Asignar
para cumplir un
(documento) ubicación topográfica.
propósito.
Ubicar unidades de
almacenamiento
(carpetas de yute).
Ajustar inventario.
Archivar soportes de
transferencia.

Página 40 de 60
Actividades del
Ícono Nombre Descripción Características
proceso
Verificar si el formato
de solicitud está
correctamente
 Produce dos diligenciado. ¿El
resultados en solicitante tiene el
función del resultado nivel de acceso
Actividad que evalúa
de la evaluación. necesario para la
Condicional una condición
 Se evalúa como una consulta?¿Expediente
especifica.
pregunta creado?¿Documento
 Se considera un sub duplicado?¿ Lo
proceso relacionado con la
ubicación
corresponde al
inventario?
Solicitud de consulta,
 Puede ser el TRD, FUID, Ficha de
resultado final de un préstamo, Folio
proceso o la entrada solicitado, formato de
necesaria para devolución, registro
Resultado o punto de
Documento empezar uno. de préstamo y
partida de un proceso
 Puede ser realizado consulta. Documento.
o utilizado por Formato de hoja de
cualquier control. FUID.
responsable Inventario
actualizado.

 No representa una
Fin Finaliza el diagrama
Inicio/fin actividad formal del N/A
(Proceso)
proceso.

Tabla 9. Ficha técnica flujo documental proceso de organización - Fuente: Elaboración propia

6.4.5. FLUJO DOCUMENTAL DE TRANSFERENCIA

Introducción

Con base en el PGD, TRD y los procedimientos de transferencias primarias (P-A-DOC-04) y transferencias
secundarias (P-A-DOC-05) se estructura el proceso de transferencia a continuación descrito.

Debido a las diferencias presentadas en los dos (2) tipos de transferencias se elaboraron dos(2) diagramas
diferentes, juntos forman un único proceso que se encarga de aplicar los lineamientos para transferir
documentos durante las diferentes fases de archivo, de acuerdo a lo dispuesto en la TRD o TVD según
corresponda.

Página 41 de 60
Descripción del Flujo

Los dos (2) flujos comparten características. Por ser procesos similares se parte de la TRD y el cronograma
de transferencia, con el fin de identificar las series y subseries susceptibles a transferencia.

Se realiza un inventario documental el cual es confrontado en diferentes etapas del proceso por el área que
realiza la transferencia o por el área que recibe la misma. Una vez materializado el traslado, se debe crear
el acta de transferencia en conformidad con las partes involucradas.

La transferencia secundaria tiene actividades específicas como la limpieza documental, donde se revisa si
la documentación tiene biodeterioro para tomar las acciones correspondientes, además de efectuar el debido
traslado al Archivo Histórico según las indicaciones dadas por el Archivo General de la Nación (AGN).

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Flujo Documental Proceso Transferencia - Primaria

Gestión Documental Dependencia Competente

Inicio

Cronograma de Verificación tiempo de


transferencias retención de
expedientes

Matriz de
expedientes

Vacia

No

Acopio,
inventario,
aprobación

No
Formato Unico de
Informacion Documental

Si Confrontación

Si

FUID

Comunicación
oficial (acta)
Proceso Transferencia

FIN

Gráfica 9. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria) – Fuente: Elaboración propia.

Página 43 de 60
Flujo Documental de Transferencia - Secundaria

Comité Institucional de Gestión y


Gestión Documental AGN
Desempeño

Inicio

Identificación
archivos para No
transferencia

Revisar en Comunicación
TRD/TVD oficial(Inventario Aprobación
inventario documental) transferencia
central

Localizar y
organizar Si
expedientes

Biodeterioro Si

Limpieza
documental

No
FUID/inventario de
documento con
No afectación DOC 07
formato único de
inventario documental

FUID
transferencia
secundaria

Preparación No
física

Confrontación con
inventario

Si

Comunicación
oficial (Oficio, Verificación
Si Traslado físico
FUID) documental

FUID firmado, acta de


entrada secundaria,
registro de transferencia
Proceso Transferencia

Fin

Gráfica 10. Diagrama flujo documental del proceso de Transferencia (Secundaria) – Fuente: Elaboración propia.

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Transferencia (Primaria y Secundaria) 1
Misión del proceso
Transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de
formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Actividades que conforman el proceso
 Localizar y organizar expedientes
 Verificación de tiempo de retención
 Limpieza documental
 Acopio e inventario
 Preparación física
 Identificación de archivos para trasferencia
 Confrontación con inventario
 Revisar en TRD/TVD inventario central
 Verificación documental
 Aprobar transferencia
 Traslado físico
Responsable(s) del proceso

Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento de Gestión documental y MADSIG.

Entradas del proceso Salidas del proceso


Documentación a transferir por parte de las
dependencias de MADS. Cronograma de transferencia. Inventario de documentación. Acta de transferencia.
TRD. TVD.
Procesos relacionados

Planeación documental. Organización documental. Disposición documental.

Recursos
Herramienta software que corresponda a la necesidad
específica. Acceso a intranet
Unidades de conservación
Acceso a internet
Documentos aplicables
Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01
Tabla de retención documental.
Transferencias documentales primarias P-A-DOC-04
Transferencias documentales secundarias P-A-DOC-06
Tabla 10. Ficha técnica proceso de transferencia - Fuente: Elaboración propia

Ficha Técnica Flujo Documental


Proceso Transferencia
Columnas

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Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos que
se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia tienen a
Descripción
cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene relación con el
color del ícono de documento y representa su custodio final.

Responsables Gestión documental, Áreas competentes


Íconos

Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso

 No representa una
Da inicio al diagrama
Inicio/fin actividad formal del N/A
(proceso)
Inicio proceso.

Verificación del tiempo de


Conjunto de  Es un proceso que
retención. Acopio de
actividades que tienen hace parte de un
inventario y aprobación,
Subproceso una secuencia lógica proceso más grande.
Identificación de archivos
para cumplir un  Busca cumplir un
para transferencia,
propósito. objetivo (documento) preparación física.

 Se compone de
Conjunto de Revisar en TRD/TVD
subprocesos.
actividades que tienen inventario central. Localizar
Proceso una secuencia lógica  Se obtiene un y organizar expedientes.
resultado
para cumplir un Preparación física. Limpieza
(documento)
propósito. documental. Traslado físico.

 Produce dos ¿Matriz de expedientes


resultados en vacía?1
función del resultado ¿Confrontación2?¿Inventario
Actividad que evalúa
de la evaluación. correcto? ¿Aprobación de
Condicional una condición
 Se evalúa como una transferencia?¿Documentos
especifica.
pregunta con biodeterioro?¿Esta
 Se considera un sub correcta la información
proceso consignada?
Cronograma de
 Puede ser el
resultado final de un transferencias, FUID, FUID
Resultado o punto de
Documento proceso o la entrada aprobado, Actas de entrega,
partida de un proceso
necesaria para FUID/inventario de
empezar uno. documento con afectación

1 Vacía: hace referencia a la no existencia de expedientes para el proceso de transferencia (Primaria ó Secundaria)
2 Confrontación: corresponde a validar que la selección fisica y la que arroja la consulta presenten relación 1:1.

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Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso
 Puede ser realizado DOC 07 formato único de
o utilizado por inventario documental,
cualquier Comunicación oficial (Oficio,
responsable
FUID).

 No representa una
Fin Finaliza el diagrama
Inicio/fin actividad formal del N/A
(Proceso)
proceso.

Tabla 11. Ficha técnica flujo documental del proceso de Transferencia (Primaria y Secundaria) – Fuente: Elaboración propia.

6.4.6. FLUJO DOCUMENTAL DE DISPOSICIÓN

Introducción

La disposición final de los documentos es la decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración
Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y medio técnico.

La Conservación total es la disposición final que se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, aquellos documentos que lo tienen por disposición legal o aquellos que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas del Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Puede estar
acompañada de técnicas reprográficas (planteadas en el programa específico de reprografía) -como la
digitalización o la microfilmación –con la finalidad de evitar el deterioro de los medios por uso.

La Selección Documental se aplica a aquellas series y/o subserie documentales que no ameritan
conservarse totalmente, pero que poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras
series y/o subserie documentales. Una vez que se efectué la selección, implícitamente se está determinando
eliminación sobre la documentación no seleccionada. Es aconsejable que para la documentación
seleccionada se le acompañe de alguna técnica reprográfica.

La Eliminación Documental “La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos,
deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y
deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité
Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no
existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez éste podrá

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solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.”
(AGN – Artículo 15, Acuerdo 04 de 2013)

Descripción del Flujo


Inicia con la verificación de los tiempos de retención de expedientes a través de una consulta a los
inventarios documentales cruzando estos con las TRD para efectos de determinar su disposición.

Esta consulta arroja un listado –matriz de expedientes- a cuyos registros –de no estar vacío- se les aplicará
la decisión consignada en la TRD en la parte correspondiente a “Disposición Final”

En este momento se trifurca el flujo. El primero para “Conservación Total”, el segundo es la “Selección” y el
tercero corresponde a “Eliminación”.

Flujo Conservación Total


La documentación que en la consulta resulte con decisión de Conservación Total se le aplica el Proceso de
Transferencia Secundaria. De tener asociada una técnica reprográfica se dejará la evidencia. Para el caso
de microfilmación existirá el acta. Para el caso de digitalización y solo cuando sea certificada con fines
probatorios existirá un documento que soporte tal acción.

Flujo Eliminación
Validada la existencia de documentación sujeta a esta decisión, se procede a elaborar comunicación –
Propuesta de Eliminación-, que se acompaña del FUID de los expedientes sujetos a esta acción. Se remite
un comunicado al Grupo de Comunicaciones para que se publique el listado de expedientes –FUID de
expedientes para eliminación-. Producto de esta acción pueden recibirse comunicaciones de diverso tipo
respecto a la propuesta de eliminación de los expedientes. La atención y resolución de estos se dará en el
proceso de Gestión y Trámite. De no poder ser resueltas inmediatamente la documentación objetada regresa
al proceso de Valoración. Con la documentación no objetada, se emite el Acta de eliminación y se procede
a su destrucción de acuerdo con lo establecido para estos casos. Al final se genera un Acta producto de
esto último.

Flujo Selección
Básicamente, este flujo hace uso de los expuestos previamente. Una vez se determinen qué expedientes
son sujetos a selección para ser conservados totalmente, se aplican los criterios y se tendrán expedientes
que se incorporan al proceso de Transferencia –secundaria- y otros al sub-proceso de eliminación.

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Flujo Documental Proceso Disposición - Conservación Total

Grupo de Gestión Documental

Inicio

Verificación Tiempo de Retención


por Expediente

Matriz de
Expedientes

Vacia

No

Acta de
Microfilmación Si Microfilmación

Si
No

PROCESO
TRANSFERENCIA –
(Secundaria)
Proceso Disposición

Fin

Gráfica 11. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Conservación Total) - Fuente: Elaboración propia

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Flujo Documental Proceso Disposición - Eliminación

Grupo de Gestión Comité Institucional de Desarrollo


Grupo de Comunicaciones
Documental Administrativo

Inicio

Verificación
Tiempo de
Retención por
Expediente

Matriz de
Expedientes

Comunicación
oficial
Vacia (Propuesta
eliminación)
No

FUID

Comunicación Oficial
(Solicitud Publicación
Inventario de
Eliminación)

PROCESO Observaciones Publicación en


VALORACIÓN
No
atendidas Página WEB
Si Si

Acta de
eliminación

Acta de
destrucción
física
Proceso Disposición

Fin

Gráfica 12. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Eliminación) - Fuente: Elaboración propia

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Flujo Documental Proceso Disposición - Selección

Grupo de Gestión Documental

Inicio

Verificación Tiempo
de Retención por
Expediente

Matriz de
Expedientes

Vacia

No

Criterios de
selección

Si PROCESO
Documentos de
TRANSFERENCIA Si
Conservación Total
(Secundaria)

No

Subproceso
Eliminación
Proceso Disposición

Fin

Gráfica 13. Diagrama flujo documental del proceso de Disposición (Selección) - Fuente: Elaboración propia

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Disposición de documentos 1
Misión del proceso
Seleccionar los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal,
permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental
o en las tablas de valoración documental.
Actividades que conforman el proceso
 Identificación documental
 Proceso de Transferencia  Microfilmación
 Consulta a inventario documental  Digitalización
 Destrucción de documentos
Responsable(s) del proceso
Gestión Documental. Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Grupo de Comunicaciones.
Entradas del proceso Salidas del proceso

Documentos recibidos o creados por parte de las dependencias del MADS. Tabla de Formatos de control
Retención Documental. Inventario Documental diligenciados.

Procesos relacionados
Transferencia de documentos. Valoración documental.
Recursos
Sistemas informáticos asociados a Gestión Documental Protocolos para eliminación
Procedimientos o normatividad vigente de documentos
Acceso a internet
Documentos aplicables
TRD (Tabla de Retención Documental)
TVD (Tabla de Valoración Documental)
Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01
Tabla 12. Ficha técnica del proceso Disposición – Fuente: Elaboración propia
Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Disposición de Documentos
Columnas
Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los íconos
que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o dependencia
Descripción
tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera de la columna tiene
relación con el color del ícono de documento y representa su custodio final.
Responsables Gestión documental, Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Grupo de Comunicaciones
Íconos

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Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso

Da inicio/fin al  No representa una


Inicio/fin diagrama actividad formal del N/A
(proceso) proceso.

Conjunto de
 Es un proceso que hace
actividades que
parte de un proceso más
tienen una Eliminación, Verificación
Subproceso grande.
secuencia lógica tiempos de retención
 Busca cumplir un objetivo
para cumplir un
(documento)
propósito.

Conjunto de
 Se compone de
actividades que
subprocesos. Transferencia
tienen una
Proceso  Se obtiene un resultado (Transferencia
secuencia lógica
(documento) Secundaria), Valoración
para cumplir un
propósito.
 Produce dos resultados
en función del resultado
Actividad que
de la evaluación.
evalúa una
Condicional  Se evalúa como una ¿Vacía?3
condición
pregunta
especifica.
 Se considera un sub
proceso
 Puede ser el resultado
final de un proceso o la
Resultado o punto entrada necesaria para
Evidencia, Resultado
Documento de partida de un empezar uno.
esperado
proceso  Puede ser realizado o
utilizado por cualquier
responsable

 Es una tarea en la cual


Resultado de una
Matriz de se espera obtener un set Selección de Expedientes
consulta o query
resultados o conjunto de datos o a aplicar proceso
específica
información
Tabla 13. Ficha técnica flujo documental Disposición - Fuente: Elaboración propia

3 Vacía: hace referencia a la no existencia de expedientes para el proceso de transferencia (Primaria ó Secundaria)

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6.4.7. FLUJO DOCUMENTAL DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Introducción

La primera definición que enmarca la preservación sin el complemento a largo plazo, es “Conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos.” (EcuRed, s.f.)

Según el Instituto de Información Científica y Tecnológica de Cuba, “existen dos corrientes diferentes sobre
la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la
denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los
documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los documentos
deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman
parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se
ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación
funcional de los documentos deteriorados.

La corriente o teoría anglosajona, habla de la conservación de documentos y la divide en otras dos


disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y
durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración
de los documentos deteriorados. La corriente latina, en la que se contempla una única disciplina llamada
Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La primera, también denominada
Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la
reparación y recuperación funcional de los documentos deteriorados.” (EcuRed, s.f.)

La ley 594 de 2000, en su Título XI – Conservación de Documentos artículos 46 y 47, nos habla de la
obligación de la implementación de un sistema integrado de conservación, de la calidad de los soportes que
garanticen la durabilidad y calidad de la información contenida en ellos. En el artículo 48 menciona que el
Archivo General de la Nación dará pautas e indicarán normas técnicas generales sobre conservación de
documentos incluyendo los nuevos soportes de los mismos.

Puede a partir de lo anteriormente expuesto decirse que el proceso de Preservación a Largo Plazo del que
habla el Decreto 2609/2012, artículo 9 hace referencia al concepto de Conservación Documental y que por
tanto tenemos acciones operativas sobre documentos y la aplicación de estándares reconocidos
internacionalmente que guían estas acciones y que estan contempladas en el Plan de Preservación a Largo
Plazo que es componente del Sistema Integrado de Conservación – SIC del MADS.

Descripción del Flujo

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El decreto 2609 de 2012, define la Preservación a Largo plazo como “Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”.

De lo anterior se desprende que la documentación asociada a la preservación es entonces un conjunto de


procedimientos de índole operativo dirigidas a proteger o resguardar la documentación de daños que se
pueden generar por factores diversos.

En razón a lo enunciado arriba, este proceso no genera por sí un flujo documental, puede si tener
procedimientos que generan registros temporales.

6.4.8. FLUJO DOCUMENTAL DE VALORACIÓN

Introducción

Con base en el PGD y el procedimiento para la “Elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención
Documental” (P-A-DOC-03) se estructura el flujo documental de Valoración teniendo a su vez sustento en
la Circular 003 del 2015 emitida por el AGN.

En el diagrama de flujo presentado se indican los ciclos para realizar una correcta valoración documental
primaria y secundaria partiendo de una identificación documental, análisis de la misma con el ánimo de
determinar su disposición final.

Descripción del Flujo

La necesidad de identificar las diferentes cualidades de un documento producido o recibido en función de


ser evidencia documental da paso a la valoración, por medio de la cual, se identifican los valores primarios
y/o secundarios del documento y su disposición final.

Este proceso da como resultado la propuesta de Tabla de Retención Documental (TRD), la cual se da por
de medio de tres 3 fases:

a) Recopilación de información: Recopilación de documentos, manuales, procedimientos,


normatividad, fuentes para la historia institucional, etc.
b) Identificación y clasificación: Series y sub series documentales para cada dependencia.
c) Análisis: Se analiza las series y sub series documentales identificando valores primarios y/o
secundarios obteniendo un criterio de disposición.

De igual manera, la propuesta de TRD debe ser aceptada y aprobada por el Comité Institucional de Gestión
y Desempeño del Ministerio y convalidada ante el AGN.

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Flujo Documental Proceso Valoración

Gestión Documental Área o Dependencia Administrativa Comité Institucional de Gestión y Desempeño AGN

Inicio

Encuestas
diligenciadas/
Normatividad Aplicable y
normograma/
fuentes de la Historia
reseña
Institucional
institucional

Identificación y
NO
clasificación

Cuadro de Identificación valor


Valoración
Clasificación administrativo/legal/fiscal/
primaria
contable/jurídico

Valoración Valor histórico / Cultural /


Si
secundaria Patrimonial/ Científico

TRD No

Aprobación

Comunicación oficial (Reseña Institucional. Compilación de la


Normatividad. Introducción de la TRD. TRD. Acta de Comité Evaluación y
institucional de Desarrollo Administrativo. Acto administrativo.) convalidación

Observaciones

Comunicación oficial (acto


Revisión y ajuste administrativo de
técnico AGN convalidación)

Fin
Proceso Valoración

Gráfica 14. Diagrama flujo documental del proceso de Valoración – Fuente: Elaboración propia

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Ficha de proceso
Proceso Versión Revisión
Valoración documental 1
Misión del proceso
Planificar los documentos y determinar sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación, selección, o
conservación definitiva).
Actividades que conforman el proceso
 Valoración primaria
 Normatividad Aplicable y fuentes de la Historia
 Valoración secundaria
Institucional
 Aprobación propuesta TRD
 Identificación y clasificación
 Evaluación y convalidación por parte del
 Identificación valor
AGN
administrativo/legal/fiscal/contable/jurídico
 Revisión y ajuste técnico AGN
 Valoración histórica, cultural, patrimonial o científica.
Responsable(s) del proceso
Cualquier dependencia del MADS con el acompañamiento del Grupo de Gestión documental, Comité Institucional
de Gestión y Desempeño y AGN.
Entradas del proceso Salidas del proceso
Necesidad de valorar las cualidades documentales primarias
Tablas de Retención Documental
y secundarias
Procesos relacionados

Planeación documental. Organización documental. Disposición.

Recursos

Herramienta software que corresponda a la necesidad


Acceso a intranet
específica.
Acceso a internet

Documentos aplicables

Manual de gestión documental del MADS M-A -DOC-01


Tabla de retención documental.
Elaboración y/o actualización de la Tabla de Retención Documental P-A-DOC-03

Tabla 14.Ficha técnica del proceso de valoración de documentos - Fuente: Elaboración propia

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Ficha Técnica Flujo Documental
Proceso Valoración de la documentación
Columnas
Los títulos de las columnas representan los responsables de las actividades. Todos los
íconos que se encuentren dentro de una columna son las actividades que esa área o
Descripción dependencia tienen a cargo dentro del desarrollo del proceso. El color de la cabecera
de la columna tiene relación con el color del ícono de documento y representa su
custodio final.
Responsables Gestión documental, Áreas competentes
Íconos
Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso

 No representa
Da inicio al diagrama una actividad
Inicio/fin N/A
Inicio (proceso) formal del
proceso.

 Es un proceso Identificación valor


Conjunto de que hace parte de administrativo/legal/fiscal/
actividades que un proceso más Contable/jurídico.
Subproceso tienen una secuencia grande. Valoración primaria. Valoración
lógica para cumplir  Busca cumplir un secundaria.
un propósito. objetivo Revisión y ajuste técnico AGN.
(documento)

 Se compone de
Conjunto de
subprocesos.
. actividades que Normatividad Aplicable y fuentes
 Se obtiene un
Proceso tienen una secuencia de la Historia Institucional.
resultado
lógica para cumplir Identificación y clasificación,
un propósito. (documento)
Evaluación y convalidación por
parte del AGN.
 Produce dos
resultados en
función del
¿Tiene algún valor histórico,
Actividad que evalúa resultado de la
cultural o patrimonial (valores
Condicional una condición evaluación.
secundarios)? ¿Es aprobada la
especifica.  Se evalúa como
propuesta de TRD?
una pregunta
 Se considera un
sub proceso

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Ícono Nombre Descripción Características Actividades del proceso
Encuestas
diligenciadas/nomograma/reseña
institucional. Cuadro de
 Puede ser el Clasificación. TRD.
resultado final de Comunicación oficial (TRD).
un proceso o la Observaciones AGN.
entrada necesaria Comunicación oficial (acto
Resultado o punto para empezar administrativo de convalidación).
Documento de partida de un uno.
Comunicación oficial (Reseña
proceso  Puede ser
realizado o Institucional. Compilación de la
utilizado por Normatividad. Introducción de la
cualquier TRD. TRD. Acta de Comité
responsable institucional de Desarrollo
Administrativo. Acto
administrativo.)

 No representa
Finaliza el diagrama una actividad
Fin Inicio/fin N/A
(Proceso) formal del
proceso.
Tabla 15. Ficha técnica del diagrama documental del proceso de valoración - Fuente: Elaboración propia

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7. BIBLIOGRAFÍA

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administrativas/#Definicion_de_una_funcion_administrativa

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