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EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS

CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN
LOS GOBIERNOS LOCALES

JULIO 2006

José Luis Montalvo Mejía


ÍNDICE

PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 03
1. Qué son los Sistemas Administrativos 03
2. Qué es el Sistema de Abastecimiento 03
1. Concepto 03
2. Finalidad 04
3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento 04
3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de
Abastecimiento en los Gobiernos Locales 09
1. Los Subsistemas de Abastecimiento 09
2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos
Locales 13
a. Denominación y Organización 13
b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento 13
c. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento 14
3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento 16

PARTE II
GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 18
1. El proceso de contrataciones y adquisiciones 18
A. Fases de los procesos de adquisición o contratación 19
B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones 20
2. Tipos de procesos de selección 24
3. Montos para la determinación de los procesos de selección 28
4. Etapas del proceso de selección y plazos por tipo de selección 30
5. Convocatoria de los procesos de selección 31

CONSULTAS FRECUENTES 33
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

PARTE I
LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. Qué son los Sistemas Administrativos


Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización de recursos en
las entidades de la administración pública y promueven la eficiencia en el uso de
dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestión
que actúan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas de la administración pública peruana figuran los


siguientes:
- adquisiciones y contrataciones
- personal
- inversión pública
- presupuesto
- contabilidad
- tesorería
- otros.

2. Qué es el Sistema de Abastecimiento

1. Concepto
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al
racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales;
así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la
continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes
de la administración pública.

Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056 1, en el marco de


actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de
1
Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978

4
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Administración Pública2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas


instancias.

2. Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la
administración pública.

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento


Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública
peruana son las siguientes:

a) Constitución Política del Perú

Artículo 76
“Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos
públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como
también la adquisición o la enajenación de bienes.

La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la


Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el
procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.”

Artículo 194
“Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local.
Tienen autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme
a ley.”

Artículo 195
2
Entidad creada por el artículo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgánica del INAP" del
11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administración Publica.
En 1995 se dispone su desactivación y liquidación por Ley N 26507.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

“Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local, y la


prestación de los servicios públicos de su responsabilidad, en armonía con las
políticas y planes nacionales y regionales de desarrollo.
Son competentes para:
1. Aprobar su organización interna y su presupuesto.
2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.
3. Administrar sus bienes y rentas.
(…)”

b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)

Artículo 1
“Institúyase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento (…)”

Artículo 2
“Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento,
recuperación de bienes y disposición final”.

c) Resolución Jefatural 118- 80- INAP/DNA. Aprueba las Normas Generales


del Sistema de Abastecimiento3
SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén
Central, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible
hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes

3
Resolución Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generales
de Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposición Final del Decreto
Supremo N°039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposición Final
del Decreto Supremo N°013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este último, por el art. 3º
del Decreto Supremo Nº 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo,
en la práctica, al no existir otra metodología normada por el Estado, resulta pertinente
que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios técnicos, en lo que sea
aplicable.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

(orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén:


NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos
de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.

Ingresados “conforme” los bienes, se codifican según los Catálogos Nacionales


vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa
documentadamente al Kárdex, para que haga lo propio ante la Oficina de
Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. Nº 335-90-
INAP/DNA).

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA.
Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos
para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un
documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobación y
autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga
sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración en las
municipalidades.

SA 06. Austeridad del abastecimiento


“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración de
bienes y servicios, se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes de
austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento,
en concordancia por la política gubernamental. La austeridad no significa “dejar
de gastar”, sino más bien, “hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos
o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone”.

La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la


equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado
de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinación, para
obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La austeridad es condición básica del abastecimiento. Su aplicación, observancia


y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pública,
cualquiera sea su denominación, estructura, ubicación, directivos, etc.

Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y


atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y Gerencia
Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de
austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:

- la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o


mixtura de los mismos.
- la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser
mínimo su requerimiento anual.
- imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las
dependencias de la entidad, la relación e información básica de los bienes y
servicios programables.
- establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse,
en función a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de
personal que labora, etc.
- los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar
la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el ámbito de
competencia.
- periódicamente, la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la
evaluación y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su
perfeccionamiento.”

d) Ley de Bases de la Descentralización: Ley 27783

Artículo 10
“[...] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos, y los sistemas
administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorería, contaduría, crédito
público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por
su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los
niveles de gobierno”.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

e) Ley Orgánica de Municipalidades: Ley 27972

Artículo VIII
“Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera
general y de conformidad con la Constitución Política del Perú, regulan las
actividades y funcionamiento del Sector Público; así como a las normas técnicas
referidas a los servicios y bienes públicos, y a los sistemas administrativos del
estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio”.

Artículo 34. Contrataciones y adquisiciones locales


“Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan
a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto público y preferentemente con las
empresas calificadas constituidas en su jurisdicción, y a falta de ellas con
empresas de otras jurisdicciones.

Los procesos de contratación y adquisición se rigen por los principios de


moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía,
vigencia tecnológica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que
los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida,
en forma oportuna y a precios o costos adecuados”.

f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

• Decreto Supremo 083-2004-PCM


Aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

• Decreto Supremo 084-2004-PCM


Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

• Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones


del Estado – CONSUCODE / PRE

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Regula el procedimiento de elaboración y el contenido de los Planes Anuales de


Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Público bajo
el ámbito de aplicación de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del
Estado, así como la oportunidad y mecanismos para su remisión al
CONSUCODE.

g. Otras leyes complementarias

- Ley de Presupuesto del Sector Público, para el Año Fiscal 2006, Ley 28652
- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411
- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la
República, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422
- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444
- R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de
bienes cuya propiedad está acreditada
- Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN
- D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos
Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la


Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales

1. Los Subsistemas de Abastecimiento


Los Subsistemas de Abastecimiento4 son:

a) Subsistema de Información y Control


A través de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y
conserva información sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y
condiciones de venta; seguridad; garantía que ofrecen; acciones de seguimiento y
control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias,
para tomar la decisión más conveniente en condiciones óptimas para la
municipalidad.
4
VALCÁRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Págs. 65-68

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Está constituido por los Procesos Técnicos de:


- Programación: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
- Catalogación: Catalogación Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y
otras catalogaciones5
- Registro Nacional de Proveedores
- Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso
Técnico.

b) Subsistema de Negociación/Obtención
A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para
negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los
bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Está
conformado por los Procesos Técnicos de:
- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía - AMC,
Adquisición Directa - AD, Concurso Público - CP y Licitación Pública - LP.
- Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes
para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se había perdido
por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia
tecnológica, etc.

c) Subsistema de Utilización/Preservación
A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso,
conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción
integral, para una adecuada utilización y preservación.

Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de:


- Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad
compra la materia prima - o a todo costo.
- Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.

5
La RM Nº 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisión Multisectorial para analizar las
conclusiones sobre Catalogación de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisión creada por
DS Nº 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogación de Bienes y Servicios
Único.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- Seguridad integral: para personas y bienes.


- Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo
inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.
- Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al
Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 168 del Reglamento
General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal,
aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y demás
Directivas de la SBN.

2. Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos


Locales

La Oficina de Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de gerenciar y


administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de
la administración y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo
mecánico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Está a
cargo de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administración y
Finanzas o de la Gerencia de Administración.

a) Denominación y Organización
El área encargada del abastecimiento en una municipalidad –dependiendo del
tamaño de ésta- generalmente tiene jerarquía de subgerencia con el denominativo
o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. También se le denomina
Subgerencia de Logística o Jefatura de Logística, como en la Municipalidad
Provincial de Puno (ver gráfico Nº 01).

Gráfico Nº 01: Ubicación de la Subgerencia Logística o Abastecimiento en el


Organigrama de la Municipalidad Provincial de Puno

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

ALCALDE

Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logística y


además con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable
es que ésta última esté dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logística,.
El diseño organizacional variará en función del tamaño de la institución, número
de personal que labora en el área y cantidad de dependencias a las que debe
atender, jerarquía de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados
en párrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas.

Proponemos un diseño o estructura básica que se muestra en grafico Nº 02

Gráfico Nº 02: Modelo de Organización de los Subsistemas de


Abastecimientos

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Gerencia de Administración

Sub Gerencia de
Abastecimiento

Contrataciones Servicios Control


y Almacén Generales Patrimonial
Adquisiciones

b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento


Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logística
de las municipalidades peruanas son:

1. Dirigir, programar y ejecutar la administración del Sistema Administrativo de


Abastecimiento conforme a los lineamientos y políticas de la municipalidad,
normas presupuestarias, técnicas de control sobre adquisiciones y otras
normas pertinentes.
2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la
municipalidad.
3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.
4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su
aprobación, en coordinación con las Gerencias de Planeamiento y
Presupuesto y de Administración y Finanzas.
5. Prestar asistencia a los Comités Especiales de Adquisiciones de bienes y
servicios en los procesos de selección.
6. Participar en la conformación de los Comités Especiales para las
licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas de mayor y
menor cuantía.
7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.
8. Reportar información mensual a nivel de compromiso, de las órdenes de
compra y de servicios, a la Gerencia de Administración y Finanzas.

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los


bienes muebles.
10. Cautelar y mantener al día el margesí de bienes patrimoniales de la
municipalidad.
11. Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los
respectivos títulos de propiedad y estén inscritos en los registros públicos
12. Supervisar las acciones de tasación, valuación, actualización o ajuste del
valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacén.
13. Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes
Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia,
incineración o destrucción, según el caso, de los bienes muebles.
14. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el
ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.
15. Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles,
inmuebles e infraestructura municipal y la prestación de servicios para tal
fin.
16. Supervisar la ejecución del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de la maquinaria, equipo mecánico y flota vehicular.
17. Otras que le encargue el Gerente de Administración.

c) Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinación de necesidades.
- consolidación de necesidades.
- formulación del plan de adquisiciones.
- ejecución de la programación.
- evaluación de la programación.

Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

- identificación de bienes no codificados.


- actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes

Registro de proveedores
A partir del Texto Único Ordenado – TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de
proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a través
del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

Contrataciones y Adquisiciones
Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su
reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.
Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.

Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recolección o selección.
- reparación o reconstrucción.
- utilización.

Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la
municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo
estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.
Seguridad

16
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones


que pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios
naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos.

Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la
ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de
custodia.

Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se
cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la
entrega de los bienes o servicios solicitados.

Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a
detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a
las diferentes dependencias de la municipalidad.

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

1. Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.

2. Elaboración del Presupuesto Valorado


Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes, servicios y
obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA.

3. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación
del PIA, es decir, a más tardar el 31 de enero de cada año. No se podrá ejecutar
ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC,
siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición.

4. Ejecución de los procesos de selección


Consiste en la realización de los procesos de selección de acuerdo al objeto del
proceso. Los procesos de selección se rigen por el artículo 11 de la Ley Anual de
Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77 del Reglamento, así como por el
numeral 2.3., inciso g, del TUO.

5. Ingreso al Almacén Institucional


Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos
procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y
custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control
Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las
Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de
conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias
Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad).

6. Valorización de las existencias de almacén


Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo
Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

7. Inventario Físico
En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.

8. Ajuste del valor monetario


Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

9. Presentación a la Oficina de Contabilidad


Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.
PARTE II

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

GESTIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

1. EL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

La gestión del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades


es de especial importancia.

La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades


(en este caso las municipalidades) es que la selección del proveedor se efectuará,
de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en
términos legales, “proceso de selección”.

Ello quiere decir que la selección del proveedor no se produce de manera libre o
subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de selección que debe
conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto Único
Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento.

Es necesario señalar que pese a que la similitud de los términos puede originar
confusión, debemos diferenciar entre el proceso de adquisición o contratación y el
proceso de selección.

El proceso de adquisición o contratación es el conjunto ordenado y concatenado


de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisición o
contratación del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecución del contrato
respectivo a través del cual se pactó la venta o arrendamiento del bien, la
prestación del servicio o la ejecución de la obra.

Por su parte, el proceso de selección es el “concurso” que permite elegir, de


manera objetiva, al proveedor que se encargará de vender o dar en
arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.

El proceso de selección se inserta en el proceso de adquisición o contratación, es


una fase de él. Otras fases de dicho proceso son: la ejecución de los actos
preparatorios del proceso de selección, tales como el Plan Anual, la formulación

19
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

del requerimiento, el estudio o indagación de mercado, la aprobación del


expediente de contratación, la designación del Comité Especial, la elaboración y
aprobación de bases y demás. Asimismo, forman parte del proceso de adquisición
o contratación los actos de ejecución contractual luego de la culminación del
proceso de selección.

A. Fases de los procesos de adquisición o contratación

Los procesos de adquisición o contratación que realizan las entidades tienen tres
grandes fases, detalladas a continuación y señaladas en el cuadro Nº 01:

a) Preparación de la selección
Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisición o
contratación hasta la convocatoria del proceso de selección. Dentro de esta fase
encontramos, además de la aprobación de la adquisición o contratación, las
siguientes actuaciones de carácter administrativo: designación del comité
especial, elaboración y aprobación de las bases, entre otras.

b) Selección
Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de selección hasta la
celebración / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el
proceso de selección.

c) Ejecución contractual
Es la fase que va desde la celebración hasta la liquidación del contrato. En esta
fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestación
del servicio o la ejecución de la obra.

Cuadro Nº 01: Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

20
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

FASES
Preparación de la Selección Proceso de Selección6 Ejecución Contractual
1. Convocatoria y Registro de
1. Plan Estratégico Institucional 1 Celebración del contrato
participantes
2. Presentación de consultas, 2. Ejecución de las
2. Plan Operativo Institucional absolución y aclaración de prestaciones derivadas del
las bases contrato
3. Formulación de
3. Determinación de
observaciones a las Bases e 3. Adicionales y reducciones
necesidades
integración de éstas
4. Presentación y entrega de 4. Ampliaciones o
4. Presupuesto Institucional
propuestas reducciones de plazo
5. Plan Anual de Adquisiciones 5. Evaluación y calificación
5. Subcontratación
y Contrataciones de propuestas
6. Aprobación del expediente 6. Otorgamiento de la Buena
6. Intervención económica
de contratación Pro
7. Designación del Comité 7. Citación para la
7. Resolución
Especial Celebración del contrato
8. Elaboración del Proyecto de
8. Celebración del contrato 8. Aplicación de penalidades
Bases Administrativas
9. Aprobación de las Bases 9. Conformidad de entrega o
Administrativas de prestación de servicio
10. Liquidación de obra o de
consultoría de obra

Las instancias que tienen relación y competencias en estos procesos son:

- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE


- Contraloría General de la República
- Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces.
- Comités especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios.

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del estado


Los procesos de contratación y adquisición están regulados por ley 26850 y su
reglamento y se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia de
otros principios generales del derecho administrativo y del derecho común.

1. Principio de moralidad
Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por
la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.

2. Principio de libre competencia


6
Según el artículo 97º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

21
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirán regulaciones


o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia,
pluralidad y participación de postores potenciales.

3. Principio de imparcialidad
Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables
de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarán en estricta
aplicación de la ley y el reglamento, así como en atención a criterios técnicos que
permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.

4. Principio de eficiencia
Los bienes y servicios o la ejecución de obras que se adquieran o contraten
deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega y
deberán efectuarse en las mejores condiciones para su uso final.

5. Principio de transparencia
Toda adquisición o contratación deberá realizarse sobre la base de criterios y
calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores
tendrán acceso durante el proceso de selección a la documentación de las
adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el
reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados
deben ser de conocimiento público.

6. Principio de economía
En toda adquisición o contratación se aplicarán los criterios de simplicidad,
austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los
procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos,
debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades
costosas e innecesarias.

7. Principio de vigencia tecnológica


Los bienes, servicios o ejecución de obras deben reunir las condiciones de
calidad y modernidad tecnológica necesarias para cumplir con efectividad los
fines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son

22
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duración,


con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los
avances científicos y tecnológicos.

8. Principio de trato justo e igualitario


Todo postor de bienes, servicios o ejecución de obras debe tener participación y
acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los
demás, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas,
salvo las excepciones de ley.

Los principios señalados tienen como finalidad garantizar que las entidades del
sector público obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma
oportuna y a precios o costos adecuados. Servirán también como criterio
interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación
de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parámetros
para la actuación de los funcionarios y de las dependencias responsables y para
suplir los vacíos de la mencionada Ley y su Reglamento.

Los principios, entonces, no son meras declaraciones programáticas que


establecen parámetros morales de conducta a los que resultaría recomendable
que se ajusten los agentes públicos y privados que intervienen en los procesos de
adquisición o contratación. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el
texto de la norma, su aplicación se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la
elaboración de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades públicas
con competencia para ello, como en la interpretación o integración del TUO de la
Ley 26850 y del Reglamento.

Podemos citar un ejemplo respecto de la función interpretativa de los


mencionados principios. Un proceso de selección se ha declarado desierto porque
las especificaciones no pueden ser cumplidas por los proveedores del mercado.
De conformidad con el artículo 32 del TUO de la ley, la entidad debe formular un
informe que evalúe las causas que motivaron dicha declaratoria. Sin embargo, no
indica explícitamente quien debe hacerlo: si el Comité Especial o el área usuaria.

23
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Dado que la formulación del requerimiento y el perfil de la contratación no


competen al Comité Especial, no podría dicho órgano colegiado hacer la
evaluación definitiva, dado que las especificaciones fueron solicitadas por un área
usuaria. De modo tal que no sería eficiente que tal labor recaiga en el Comité
Especial, pero sí lo es que la realice el área usuaria, dado que ella,
coordinadamente con el órgano de adquisiciones, perfila las condiciones mejores
para el uso final de lo que se requiere.

Supuesto distinto del caso anterior es cuando la razón de la declaratoria de


desierto es la rigurosidad de los factores de evaluación.

En este supuesto corresponde al Comité Especial elaborar el informe, toda vez


que la elaboración de las Bases sí es de su competencia.

Por otro lado, un caso en el que se aprecia la función integradora de los principios
es el siguiente: en el calendario de un proceso de selección se dispone un plazo
para la presentación de observaciones, su respectiva absolución, así como la
integración de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de
selección lo más pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. Así
las cosas, culmina el plazo de presentación de observaciones, sin que ningún
adquiriente de Bases haya presentado su disconformidad. Puede el Comité
Especial, con aprobación de la Entidad, adelantar la integración de Bases y con
ello, la presentación de propuestas, ahorrando así un tiempo útil a fin de evitar el
desabastecimiento inminente.

La norma no indica nada sobre el particular, ni genérica ni específicamente. Sin


embargo, vemos que el principio de economía, dispuesto en el artículo 3 numeral
6 del TUO de la ley, establece que puede aplicarse el criterio de simplicidad en las
etapas de los procesos de selección.

De igual modo, el principio de eficiencia (artículo 3 numeral 4 del TUO de la ley)


indica que debe considerarse el plazo de ejecución. Por dichas razones, en el
caso planteado, es posible adelantar las etapas de los procesos de selección.

24
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

2. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIÓN

En el gráfico Nº 03 se aprecian los tipos de procesos de selección 7.

Gráfico Nº 03: Tipos de Procesos de Selección

Internaciona
l Nacional

1
Veamos a continuación cada uno de ellos.

1. Licitación Pública 2
Se convoca para la adquisición de bienes, así como para la contratación de obras,
La Municipalidad
dentro de los márgenes
ingresa alque establecen las normas presupuestarias.
SEACE

3
La Licitación Pública para la ejecución de obras se desdoblará en:
a) Licitación Pública Nacional para la ejecución de obras por empresas
constituidas y con instalaciones en el país.
b) Licitación 4Pública Internacional cuando las características técnicas de las
obras requieran de participación internacional.

La licitación pública se aplicará, por ejemplo, cuando se tenga prevista la


adquisición de cinco camiones de limpieza pública por un valor total de quinientos
mil nuevos soles o la rehabilitación de un puente por un valor de un millón
doscientos mil nuevos soles.

2. Concurso Público
Se convoca para la contratación de servicios, dentro de los márgenes
establecidos por las normas presupuestarias.

Este tipo de selección se aplicará, por ejemplo, para el arrendamiento de un local


de propiedad de una asociación civil por un valor de doscientos cincuenta mil

7
Según el artículo 14º de la Ley Nº 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artículo
77º del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

25
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

nuevos soles anuales o la contratación del servicio de vigilancia y seguridad por


un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.

3. Adjudicación Directa
Se convoca para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución
de obras, dentro de los márgenes establecidos por las normas presupuestarias.

La Adjudicación Directa puede ser pública o selectiva.

La Adjudicación Directa Pública se convoca cuando el monto de la adquisición


o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo
establecido para la Adjudicación Directa en las normas presupuestarias.

La Adjudicación Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la


adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del
límite máximo establecido para la Adjudicación Directa por las normas
presupuestarias.

La Adjudicación Directa Selectiva no requiere de publicación. Se efectúa por


invitación, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores.

Por excepción, el Titular o la máxima autoridad administrativa de la entidad, o


aquel funcionario o funcionaria en quien éstos hubieran delegado tal función,
mediante documento sustentatorio, podrá exonerar al proceso de selección del
requisito de presentación de tres proveedores.

Esta exoneración puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la


adquisición o contratación no sea posible contar con un mínimo de tres (3)
proveedores y que los bienes, servicios o ejecución de obras a adquirir o contratar
estén destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se
realiza el proceso.

A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, las


convocatorias respectivas serán notificadas a la Comisión de Promoción de la

26
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Pequeña y Microempresa: PROMPYME, la que se encargará de difundirlas entre


las pequeñas y microempresas.

El tipo de selección de Adjudicación Directa Pública se aplicará por ejemplo para


la adquisición de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil
nuevos soles, contratación de una consultoría tributaria externa por un valor de
ciento diez mil nuevos soles anuales, reparación de veredas por un valor de
quinientos ochenta mil nuevos soles.

El tipo de selección de Adjudicación Directa Selectiva se aplicará para la


construcción de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles,
adquisición de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.

4. Adjudicación de Menor Cuantía


Se convoca para:
a) la adquisición o contratación de bienes, servicios u obras, cuyos montos
sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las
normas presupuestarias para las licitaciones públicas o concursos públicos,
según corresponda. Las adjudicaciones de menor cuantía destinadas a la
adquisición de bienes y servicios así como a la contratación de obras,
serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en el segundo párrafo
del artículo 96 del Reglamento.
b) los procesos declarados desiertos; y
c) la contratación de expertos independientes para que integren los Comités
Especiales.

Específicamente se aplica cuando:


 se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial
es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.
 se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo
valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles.
 se desea ordenar la ejecución de una obra cuyo valor referencial es inferior
a ciento quince mil nuevos soles.

27
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de cuatro


mil doscientos nuevos soles anuales, adquisición de útiles de oficina por un
valor de treinta mil nuevos soles.

A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocará una adjudicación de


menor cuantía cuando la entidad apruebe la exoneración del proceso de
selección que correspondería convocar, de conformidad con el artículo 19 del
TUO de la Ley. En este caso, según el artículo 148 del Reglamento, la
adquisición o contratación se realizará mediante acciones inmediatas.

Ejemplo: la ejecución, por situación de emergencia, de un muro de contención,


por un valor de un millón de nuevos soles.

Cuadro Nº 02: Tipos de Procesos de Selección y sus Objetos de Contrato


Licitaciones Públicas Concursos Públicos
Objeto del Contrato Objeto del Contrato
• Adquisición de bienes • Arrendamiento de bienes
• Ejecución de obras • Contratación de servicios
• Contratación de servicios de consultoría
Adjudicación Directa Pública Adjudicación Directa Selectiva
Objeto del Contrato Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento de bienes • Adquisición y arrendamiento de bienes
• Contratación de servicios • Contratación de servicios
• Contratación de servicios de consultoría • Contratación de servicios de consultorías
• Ejecución de obras • Ejecución de obras

Adjudicación de Menor Cuantía


Objeto del Contrato
• Adquisición y arrendamiento de bienes, contratación de servicios, contratación de
servicios de consultoría de obra, ejecución de obras

El valor referencial para las Licitaciones Públicas, Concurso Público y Adjudicación


Directa se determina según lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto.

28
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor


Cuantía, deben concordarse dichas Leyes con lo señalado en el Texto Único Ordenado
-TUO- de la Ley y su Reglamento.

3. MONTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

La determinación de los Procesos de Selección para efectuar las Licitaciones


Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades
del Sector Público incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos
siguientes, de acuerdo al artículo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector
Público para el Año Fiscal 2006, Ley Nº 28652:

a) La Contratación de Obras:
 Licitación Pública: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150
000.00.
 Adjudicación Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00.

Cuando el monto del valor referencial de una obra pública sea igual o mayor a
S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la
supervisión y control de obras.

b) La Adquisición de Bienes y de Suministros:


 Licitación Pública, si el valor referencial es igual o superior a S/. 450
000.00.
 Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 450 000.00.
Esto también se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.

c) La Contratación de Servicios y de Consultoría, tales como prestaciones de


empresas de servicios, compañías de seguros, contratos de arrendamiento no
financieros y del personal contratado directamente por locación de servicios,
así como investigaciones, proyectos, estudios, diseños, supervisiones,

29
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

inspecciones, gerencias, gestiones, auditorías, asesorías y peritajes de


acuerdo a:

 Concurso Público, si el valor referencial es igual o superior a S/. 200


000.00.
 Adjudicación Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 200 000.00.

La contratación de auditorías externas se realiza de conformidad con las


normas que rigen el Sistema Nacional de Control.

4. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y PLAZOS POR TIPO DE


SELECCIÓN

Etapas del Proceso en Licitaciones Públicas y Concursos Públicos


El calendario de las licitaciones públicas y concursos públicos contendrá las
etapas establecidas en el artículo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro Nº 01).

En las licitaciones públicas y concursos públicos entre la convocatoria y la


presentación de propuestas existirá un plazo no menor a veinte (20) días y se
computa a partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria en el
SEACE.

El plazo entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no


podrá ser menor de cinco (5) días.

Etapas del Proceso en Adjudicaciones Directas


El calendario de las adjudicaciones directas contendrá las etapas establecidas en
el artículo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado, fusionándose en una sola las etapas de presentación y absolución de
consultas, y de formulación de observaciones a las Bases, absolución de

30
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

observaciones e integración de éstas, las cuales se desarrollarán


simultáneamente.
Entre la convocatoria y la fecha de presentación de las propuestas existirá un
plazo no menor de diez (10) días.
El plazo entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no
podrá ser menor de tres (3) días.

Etapas del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y


servicios

Las etapas de la Adjudicación de Menor Cuantía para la adquisición o


contratación de bienes y servicios son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes;
2) Presentación y Evaluación de Propuestas;
3) Otorgamiento de la Buena Pro.

Etapas del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía para la consultoría de


obras o ejecución de obras
Las etapas de la Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de
consultoría o ejecución de obras son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes;
2) Presentación de Consultas, absolución e integración de las Bases;
3) Presentación de Propuestas;
4) Evaluación de Propuestas;
5) Otorgamiento de la Buena Pro.

Entre la convocatoria y la fecha de presentación de propuestas debe existir un


plazo no menor de seis (6) días.

5. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Requisitos
La convocatoria de todo proceso de selección deberá contener obligatoriamente
lo siguiente:

31
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

1) La identificación, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca


2) La identificación del proceso de selección
3) La indicación de la modalidad de selección, de ser el caso
4) La descripción básica del objeto del proceso
5) El valor referencial
6) El lugar y la forma en que se realizará la inscripción o registro de participantes
7) El costo del derecho de participación
8) El calendario del proceso de selección.

Convocatoria a Licitación Pública, Concurso Público y Adjudicación Directa


Pública
La convocatoria de las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones
directas públicas se realizará a través de su publicación en el Sistema Electrónico
de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE.
La Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa: PROMPYME tendrá
acceso permanente a la información de los procesos de selección registrados en
el SEACE para su análisis y difusión entre las micro y pequeñas empresas.

Convocatoria a Adjudicación Directa Selectiva


La convocatoria a un proceso de Adjudicación Directa Selectiva se realiza
mediante invitación cursada a no menos de tres (3) proveedores y con la
respectiva notificación a la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro
Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores
económicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cuales
se determinarán mediante Decreto Supremo 8.

Convocatoria a Adjudicación de Menor Cuantía


La convocatoria se realiza mediante invitación que puede ser a uno o más
proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, al monto, y a la
complejidad, envergadura o sofisticación de la adquisición o contratación.

La convocatoria de los procesos de selección para la adquisición de bienes o


contratación de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a
8
De acuerdo al artículo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

32
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratación de la


ejecución de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez
Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarán a la Comisión de
Promoción de la Pequeña y Micro Empresa: ROMPYME siempre que el objeto del
proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva por
parte de las MYPES.

CONSULTAS FRECUENTES

Consulta
¿Cuál es el procedimiento para la modificación del plan anual de
adquisiciones y contrataciones?

Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente


aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deberá de revisarse previamente la
asignación presupuestal que posibilite tal modificación.

Se modificará el Plan cuando:


1. Se tenga que incluir o excluir procesos de selección.
2. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en más de
veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan y ello cambie el tipo de
proceso de selección.

La aprobación y difusión de las modificaciones del Plan Anual se hará de la forma


prevista en los Artículos 25° y 26° del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones del Estado aprobado por el D.S. 084-2004-PCM, que señala que
deberá ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde.

Las modificaciones deberán de ser publicados en el SEACE, en un plazo no


mayor de (05) días hábiles después de aprobada la modificación, a través del
Internet. De no contar con acceso a Internet, deberán de remitirla por medios

33
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

magnéticos (disquete, otros) al Consejo Superior de Contrataciones y


Adquisiciones del Estado: CONSUCODE.

Consulta
¿Los procesos de bienes, servicios y obras de menor cuantía,
obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases
del proceso en el indicado sistema?

Si. Los procesos de Menor Cuantía tienen particularidades, que hay tomar en
cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de selección.
En principio, las Adjudicaciones de Menor Cuantía –que pueden ser programadas-
serán incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Hay que tener en cuenta que la Adjudicación de Menor Cuantía, se convoca


para:
a) La adquisición o contratación de bienes, servicios y obras, cuyos montos
sean inferiores a la décima parte del límite mínimo establecido por las
normas presupuestarias para las licitaciones públicas o concursos públicos,
según corresponda. Las adjudicaciones de menor cuantía, destinadas a la
adquisición de bienes y servicios así como para la contratación de obras,
serán notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en el segundo párrafo
del Artículo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones
del Estado.
b) Los procesos declarados desiertos y
c) La contratación de expertos independientes para que integren los Comités
Especiales

Etapas del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y


servicios
Las etapas son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes
2) Presentación y Evaluación de Propuestas
3) Otorgamiento de la Buena Pro.

34
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Etapas del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía para la consultoría


de obras o ejecución de obras
Las etapas de la Adjudicación de Menor Cuantía para la contratación de
consultoría o ejecución de obras son las siguientes:
1) Convocatoria y registro de participantes
2) Presentación de Consultas, absolución e integración de las Bases
3) Presentación de Propuestas
4) Evaluación de Propuestas
5) Otorgamiento de la Buena Pro.
Como se realiza el proceso de Menor Cuantía
La convocatoria se realiza mediante invitación que puede ser a uno o más
proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, al monto, y a la
complejidad, envergadura o sofisticación de la adquisición o contratación.

La convocatoria de los procesos de selección para la adquisición de bienes o


contratación de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a
cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratación de la
ejecución de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez
Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarán a la Comisión de
Promoción de la Pequeña y Micro Empresa–PROMPYME siempre que el objeto
del proceso corresponda a sectores económicos donde exista oferta competitiva
por parte de las MYPES.

Consulta
¿Por qué para adquirir un producto de gran valor se envía una convocatoria
a PROMPYME y CONSUCODE?

La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, señala que las


adquisiciones de Bienes y Servicios que superen 1 (una) Unidad Impositiva
Tributaria: UIT (3,300 nuevos soles para el presente año 2006) deberán ser
realizadas a través de un proceso de menor cuantía, el que deberá de ingresarse
en el SEASE (pagina del CONSUCODE en el que se publican todos los procesos
de selección: Menor Cuantía, Concursos Públicos, Adjudicación Directa Selectiva,
Adjudicación Directa Pública, Licitación Pública, etc.

35
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Asimismo deberá de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por


la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en
los procesos convocados por las Instituciones Publicas.

Consulta
¿Cuáles son las funciones que cumple el comité especial de adjudicaciones
directas selectivas, y quienes pueden conformarlo?

• El Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece


específicamente las funciones de los Comités Especiales y quiénes pueden
integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse
un Comité Especial específico, pero lo recomendable es la designación de un
Comité Especial Permanente que es permitido para adjudicaciones directas (sean
adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas públicas), conforme
dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en
su articulo 44 (ver también artículo 77 de la misma norma).

* Las funciones de éste Comité Especial Permanente son las mismas que
cualquier Comité Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del
proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las
propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o
proponer las modificaciones de las características técnicas y el valor referencial,
todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el
consentimiento de la buena pro. El Comité Especial no podrá modificar de oficio
las Bases aprobadas.

• El Comité Especial Permanente puede estar integrado por 3 ó 5 personas. En


cualquiera de los casos, uno de los integrantes deberá pertenecer
necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones

36
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de
los integrantes deberá ser del área usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio
materia del proceso de selección). Uno de los miembros, cualquiera de ellos,
debe tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo,
si se va a adquirir maquinarias de construcción, uno de los integrantes del Comité
debe conocer explícitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, será
necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene técnicos
especialistas en el objeto de la convocatoria, sería recomendable contratar un
independiente especialista externo para que forme parte del Comité o lo asesore.
Ello está permitido. Véase el reglamento mencionado, artículo 49).

Consulta
¿Cómo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones: PAAC?

La remisión de información al CONSUCODE y la información contenida en el Plan


Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a través de uno de los
mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades técnicas con que cuente la
municipalidad:

a) Las municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet,


podrán remitir la información por medio impreso, de acuerdo con formato
especialmente diseñado para el efecto.

b) Las municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su


localidad deberán elaborar y remitir el Plan Anual a través del Programa
especialmente diseñado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su
disposición en la página electrónica del CONSUCODE
http://www.consucode.gob.pe.

En este caso, la información del Plan Anual podrá ser remitida a través de
cualquiera de las siguientes formas:

37
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

1. Ingresando el Plan Anual directamente al Sistema Electrónico sobre


Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. Esta es la opción
recomendada si la municipalidad posee acceso a una línea dedicada.

2. Ingresando la información a una hoja electrónica, descargada previamente


desde la página web de CONSUCODE http:\\www.consucode.gob.pe, y
enviándola en forma electrónica vía el Sistema Electrónico sobre
Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir
las instrucciones del respectivo formato. Excepcionalmente, en caso de
imposibilidad o limitaciones para realizar el envío de la hoja electrónica a
través de la Internet, la municipalidad podrá remitirla por medio magnético
(disquete de 3½"), sin perjuicio de acompañar el documento respectivo que
acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el
Titular del Pliego o la máxima autoridad administrativa de la Entidad o el
funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad.

A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la municipalidad debe


tramitar ante el CONSUCODE la creación de un usuario para el acceso al
Sistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal
efecto, la Entidad deberá remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo
electrónico de la persona responsable de interactuar con el Sistema. En
respuesta, CONSUCODE notificará al correo electrónico indicado el usuario y
contraseña inicial para la persona designada. La solicitud de creación de usuario
deberá estar refrendada por el Titular del Pliego Presupuestario, por la máxima
autoridad administrativa de la municipalidad o por el funcionario designado de
conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Específicas de la Directiva,
según corresponda.

La remisión de la información regulada por la Directiva 9 respectiva será de


responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la máxima autoridad
administrativa de la Entidad, según corresponda, es este caso el Alcalde.

9
DIRECTIVA Nº 005-2003/CONSUCODE/PRE

38
Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

La información del Plan Anual presentada por las Entidades al CONSUCODE


tiene carácter de declaración jurada y está sujeta a las responsabilidades legales.
La simple presentación no implica la convalidación o conformidad de la
información reportada que no se ciña a la Directiva correspondiente.

En caso de detectarse omisión en la presentación de la información o defectos en


su contenido, el infractor asumirá la responsabilidad que le asiste, conforme a la
normativa vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la
Contraloría General de la República.

Consulta
¿Cómo y cuando se podría modificar el presupuesto de cada
municipalidad? ¿Por qué a veces el presupuesto designado para una obra
se acaba antes de la culminación? ¿En ese caso podría modificarse o que
se podría hacerse?

El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesión de consejo previo


informe del gerente de planificación y presupuesto –o de quien haga sus veces-
con el sustento respectivo.
En relación a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo
de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el
presupuesto inicial. Para ampliarlo tiene que haber un informe técnico del
responsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el
expediente no se contemplan obras complementarias y esto hace que el
presupuesto se amplíe. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el
informe respectivo. La ruta es la siguiente: 1. Oficina de Planificación y
Presupuesto 2. Comisión de Regidores de Planificación y Presupuesto para su
dictamen 3. Sesión de Concejo para su aprobación.

Consulta
¿Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la
compra de los programas de complementación alimentaria?

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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

Sí es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artículo 27


del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Este artículo señala que el Plan Anual de Adquisiciones podrá ser modificado de
conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramaciones de
las metas institucionales. Señala, en su inciso primero, que el PAAC se modificará
cuando se tengan que incluir o excluir procesos de selección, lo que quiere decir
que sí es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de
complementación alimentaria.

Una vez incluido, el Plan Anual modificado deberá ser aprobado por el alcalde,
para que se pueda pasar a realizar el proceso de selección. De lo contrario, no es
procedente.

Consulta
La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con un
contrato

No. La adjudicación de menor cuantía de bienes y servicios debe contar con una
orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno.
Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garantía de
fiel cumplimiento.

Consulta
¿Cómo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicación de menor
cuantía?

Según el Artículo 197º del Reglamento los contratos se perfeccionan con la


suscripción del documento que los contiene. Sin embargo, tratándose de
adjudicaciones de menor cuantía, distintas a las convocadas para la ejecución de
obras, el contrato se podrá perfeccionar con la recepción de la orden de compra o
de servicio.

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