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1. Introducción
2. ¿Que Es Excel?
3. Barra De Menú
4. Uso de una planilla de cálculos
5. Los libros de cuentas de Excel
6. Trabajo con la ventana de Excel 2000
7. Barra de herramientas estándar
8. Barra de herramientas de formato
9. Barra de fórmulas
10. Imprimir
11. Insertar celdas, filas, columnas
12. Introducción de datos
13. Vistas de diseño
14. Conclusión

INTRODUCCION
Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener
dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a
menudo que algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de los
principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre
un grupo y otro) las herramientas necesarias para lograr una mayor productividad.
Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas de cálculo,
ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para
garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en
hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e intuitiva.
Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de Office. Proporciona a los
profesionales las herramientas que necesitan para administrar información de negocios y para los usuarios en
general les ayuda a aprovechar al máximo la información

¿Que Es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es
el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas,
pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos
simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias
hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes
o en una hoja de gráfico.

Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en
casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las
características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

Barra De Menú

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo:
Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivos que
vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una
serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento que ha
sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el
cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los
documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las
Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de
cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora, dependiendo de la manera
que se defina en ese cuadro de dialogo.

Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, son las
encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten deshacer o
rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen
un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una
región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente.
Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el
caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y
Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por
alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido
para que realice el desplazamiento.

Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de Herramientas. En este
menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el área de trabajo de
Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción
Barra de Herramientas existe un submenú, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales
aparecen con una marca de verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y
activar la marca de verificación. Podemos, además, visualizar los encabezados o pies de páginas previamente
definidos. También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de
Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el
Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Páginas que
se desee mostrar.
Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados elementos como:
Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de este menú también podemos,
definir comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de
los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos,
además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al documento o escoger entre un estilo entre una
galería de estilos de documentos.
Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección
Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de protección de documentos,
Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para Búsquedas y otras actividades Además
del las opciones de configuración y de personalización del Excel,
Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la información de
las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los
elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un formulario de datos en un cuadro
de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de
datos. Además, permite validar, es decir, define qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de
celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y
establece límites para las entradas válidas.

Uso de una planilla de cálculos


Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente
calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico
los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos,
permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales
elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000
van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la
BC, etc.; y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto,
números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la
fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante
letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda),
luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5,
D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.

Los libros de cuentas de Excel


Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se
denominan bases de datos, los archivos de MicrosoftPowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que
éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se compone de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de
esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de
estas planillas se denomina hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre
la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de cálculos
Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como
gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de
información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y
elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al
igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro.
En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las
ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.
Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y
desplegamos el submenú Enviar a.
Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el
menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido
y Personalizar.

Trabajo con la ventana de Excel 2000


Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95
o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de título del
Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de título del
Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de
título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control, elegimos la opción
Restaurar.
Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un tamaño medio,
o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este método ya fue explicado) sobre la
barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacer utilizando
el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los
bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la opción Tamaño. Esto también
sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra de tareas, o
bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la
opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la
opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 2000. De cualquier manera, si
los libros abiertos no están guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de información.

Sobre gustos no hay nada escrito


Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú Formato y
elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:

Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar.
Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción,
Científica, Texto, Especial o Personalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango,
medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos
seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios
efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo. Casi
todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el
rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan
o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos la opción
Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de
página, y Hoja.

Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de
diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también
pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo
y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de
página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el
comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior,
Inferior, Derecho e Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic en el
encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente. Haga clic en
Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central
o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número
de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página,
escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las
casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela
en la casilla de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y
arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el
extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda
introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el
botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada
página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página,
seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir
columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de
título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará
de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja
de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de
diálogo.

Barra de herramientas estándar


La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de
menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú Ver,
luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción Estándar. Está compuesta por los
siguientes botones:

Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de inmediato se
creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botón y ubique la
posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted
especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al
documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del
menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar,
para terminar presione el Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del comando
Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del comando
Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar
del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga
clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los
que desee dar formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir
varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic en las acciones
que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la
flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a
agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla
ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número
menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si
anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número
mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se
establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para crear un
gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias geográficas, como
abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo,
arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la presentación del
documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar sus
tareas.

8. Barra de herramientas de formato


Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes del
documento. Está compuesta por los siguientes botones:

Botón Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un nombre
de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Tamaño de fuente,
escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la
impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en negrita, haga
clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en cursiva, haga
clic en para quitar este formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga clic en para
quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el borde
derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el borde
izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única celda. La celda
resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda.
La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda del rango
original seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del país
seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows, puede aparecer el botón Estilo de
moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el
comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas
seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas
seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas, imágenes u otros
objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de
relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.

Barra de fórmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda
activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico, escriba los datos y, a
continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar directamente los
datos en ella.

Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el
nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una
celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y
seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicación que usted
especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al
documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de un comando o
un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del punto de inserción.

En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación
aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener
funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar
simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel
siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los
operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante),
una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el
signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por
ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la
suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a
continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se
indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente
(por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los
operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la
fórmula que se calculará en primer lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > = Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra,
introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda
dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace
referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el
valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las
celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la
función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula para calcular el
valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios
rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de
error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el
mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función
comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función
separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=)
delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de
fórmulas facilitará ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la
flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula.
Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones
adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.
Gráficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean
y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También
puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que contienen los
datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico,
incluya en la selección las celdas que los contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede presentarlos.
Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando
agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear éste.

Imprimir
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el menú
Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el
botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Página y su orientación, además de la
resolución de la impresora y calidad de Impresión. Proporcione el intervalo de las páginas que desee imprimir, si
selecciona Todo, será impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la página actual, haga clic en el
botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede
especificar un intervalo de páginas específico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que
quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para imprimir
rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el botón Imprimir de la barra de
herramientas Estándar.

Insertar celdas, filas, columnas


Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian
celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas
vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Celdas. Haga
clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la
que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la
Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea
insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en
Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en
que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga
clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en
que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el
menú Insertar, haga clic en Columnas.

Introducción de datos
Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos.
Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y
cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de cálculo en la cual se almacenan los datos. Si desea
crear una hoja de cálculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la
barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o
presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y
presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo
9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o
p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si
hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula.
Presione ENTRAR.

Vistas de diseño
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que estamos editando,
estas son:

Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista Normal
resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a la vista Normal, haga
clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.

Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que es una vista de
modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden moverse los saltos
de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente
la escala de la hoja de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la página.

Conclusión
Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de
datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos
en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas
que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de
trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o
comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.
Partes: 1, 2
1. Fórmulas de Excel
2. Ingresar fórmulas en Excel
3. Editar fórmulas en Excel
4. Partes de una fórmula de Excel
5. 10 atajos de teclado útiles
6. Fórmulas y funciones de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad
con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de
nuestra información.
Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas
que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para
saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel.

Fórmulas de Excel
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas
nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.
Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
¿Qué son las fórmulas de Excel?
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus
necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las
mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará
el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el
signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda
solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.
Partes de una fórmula de Excel
Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
 Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro
de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como "Marzo".
 Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar
referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

 Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos
como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

 Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de
una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Constantes y referencias de celda


Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la
ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo
puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el
mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes
al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.
Referencias de celda en fórmulas
Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el
siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente
fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:
La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula
con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas
referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.
Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en
la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la
fórmula de la celda D2 también será actualizado.

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.
De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras
fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.
Referencias absolutas y relativas
Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en Excel. Las referencias son como
direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su
valor para utilizarlo en los cálculos.
Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias relativas, así que hoy
dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre ambos tipos de referencias.
Referencias relativas en Excel
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la columna y la
fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra
celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias relativas. Comenzaremos por
aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la
fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es
multiplicado por 2.
=A1*2
Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra y un número sin caracteres o
espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1
y el resultado de dicha fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas hacia otra celda. Como lo he
mencionado antes, este tipo de referencias guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así
que, al momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera
automática.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerda que cada
resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la
celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.
Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia abajo, la referencia aumenta
la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y
por lo tanto la fila de la referencia también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la fila de la referencia. Ahora
considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de copiarla hacia la derecha
estaremos aumentando la columna por lo que la formula copiada deberá aumentar también su columna. La
siguiente imagen muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su columna. Por esta razón, cada
celda de la fila 7 sumará el rango superior de su misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento de copiar la fórmula a otras
celdas. El cambio será relativo a la cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.
Referencias absolutas en Excel
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las modifique al
momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila de la
referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la colocaré también en la celda B1 y
la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen muestra el resultado de dicha acción:
En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la columna B y eso se debe a que la
referencia permaneció fija aún después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las
referencias absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga referencia a una misma celda
sin importar a dónde las copiemos. Cuando combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas,
tenemos una combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.
Referencias absolutas y relativas en Excel
Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como referencias relativas. Cada una
de ellas se comportará de la manera en que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias absolutas y relativas para
obtener el precio de una lista de productosen la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios en dólares y el tipo de
cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando
la siguiente fórmula:
=B2*E2
Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las filas inferiores devuelven cero.
Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó
ambas referencias, inclusive la que hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por esta razón
obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar que la copiemos a otra ubicación,
entonces es necesario hacer que dicha referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el momento en que ingresamos
esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los
productos.

Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de cambio y obtendrás los nuevos
precios automáticamente sin la necesidad de modificar las fórmulas.
Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa está en que la primera de ellas
utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra
celda.
Precedencia de operadores aritméticos
Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula,
por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos
en un orden predeterminado.
Precedencia de operadores
Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y
calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas
las operaciones es el siguiente:
 Porcentaje [%]
 Exponenciación [^]
 Multiplicación [*] y división [/]
 Suma [+] y resta [-]
Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula:
=5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado:
=5+12-3
El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se
realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de paréntesis con operadores aritméticos


Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de
operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente
fórmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual
será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:
=8*4-6/2
Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y
divisiones para obtener el resultado:
=32-3
Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel efectivamente obtiene este
resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta
al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido.
Comparar valores en Excel
Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparación. A través de
estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos
comparando.
Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO
de acuerdo a como se haya evaluado la expresión.
El operador Igual a (=)
Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador Igual a (=). Observa el siguiente
ejemplo:
La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y la columna B.
Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En la
imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera que podamos diferenciar
el operador Igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo podemos quitar los
paréntesis y la fórmula funcionará correctamente.
El operador Mayor que (>)
El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo funciona este
operador en los datos de ejemplo:

Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una
comparaciónMayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en
los resultados al utilizar este operador:

El operador Menor que (<)


El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión sea menor que el valor de la
derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual para tener una
comparaciónMenor que o igual a (<=). Observa los resultados:

El operador Diferente de (<>)


El último operador de comparación es el operador Diferente de (<>). Este operador nos ayuda a saber si los
valores comparados son diferentes, en cuyo caso obtendremos un valor VERDADERO.
Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor FALSO como es el caso de la celda
C4 del ejemplo. Es importante familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de
gran utilidad al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

Ingresar fórmulas en Excel


Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el símbolo igual (=) de manera que
indiquemos a Excel que la celda contendrá una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de
utilizar diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.
Ingresar una fórmula manualmente
La manera más simple de introducir una fórmula en Excel es capturando todo el texto que la compone
directamente en la celda o en la barra de fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas
para movernos entre el texto así como realizar cualquier edición con el teclado.

Ingresar fórmulas con el ratón


Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una manera más rápida y menos
susceptible a errores. Con este método utilizamos el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de una
fórmula.
Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada vez que necesitamos introducir una
referencia a una celda debemos seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar fórmulas con las flechas del teclado


Este método es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de utilizar el ratón para seleccionar las
celdas utilizamos las flechas del teclado para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear
una referencia en nuestra fórmula.

Utilizar autocompletar para ingresar una función


Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la fórmula podemos hacer uso de la
funcionalidad de Autocompletar la cual hace más sencillo introducir el nombre de la función.
En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón para introducir las referencias de
las celdas dentro de la fórmula.
Insertar nombres de rango en fórmulas
En Excel podemos tener celdas o rangos de celdas con nombres asociados y podemos utilizar dichos nombres en
nuestras fórmulas. En el siguiente ejemplo el rango de celdas B2:B7 tiene el nombre Ventas y el rango C2:C7 el
nombre Gastos. Podemos ingresar estos nombres en nuestras fórmulas de la siguiente manera:

La condición para utilizar un nombre de rango en nuestras fórmulas es que debemos conocer previamente el
nombre al menos saber la letra inicial para obtener la lista de nombres disponibles. Si no conocemos el nombre
del rango ni la letra inicial del nombre podemos pulsar la tecla F3 para desplegar el cuadro de
diálogoPegar nombre el cual nos dejará seleccionar el nombre de una lista.

Nota: Si no existen nombres previamente definidos, al oprimir la tecla F3 no sucederá nada.

Editar fórmulas en Excel


Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la necesidad de realizar alguna
modificación. Para editar una fórmula podemos seguir cualquier de las siguientes opciones:
 Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de fórmulas.
 Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la celda.
 Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la celda.

Fórmulas de Excel
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas
nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras.
Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
¿Qué son las fórmulas de Excel?
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos
cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus
necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las
mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto
introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo
igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda
solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel


Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:
 Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro
de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como "Marzo".

 Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar
referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

 Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos
como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

 Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de
una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.
Asignar nombres a celdas o rangos
Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero
también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.
Asignar un nombre a un rango de celdas
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma
posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la
que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra
de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de
diálogoNombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.
Utilizar un nombre en una fórmula
Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo
Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para
facilitar tu trabajo
Insertar funciones
El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya
que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus
argumentos.
Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente
todo con el puntero del ratón.
Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función
Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar
función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual
se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al
pulsar el botón Autosuma.

Seleccionar la categoría de la función de Excel


De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que
hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla
rápidamente. Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción
Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La
otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que
buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.
Seleccionar la función
Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o
también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de
diálogoArgumentos de Función.
Ingresar los argumentos de la función
Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los
argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón
Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel. Una ventaja del cuadro de diálogoArgumentos de
función es que provee una descripción de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de
manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.
Trucos para la Autosuma en Excel
En esta ocasión te daré dos consejos para aplicar la Autosuma fácil y rápidamente en tus hojas de Excel. El
primero de los trucos es el siguiente.
Obtener la suma de una columna
Selecciona la celda justo debajo de la columna que deseas sumar:

Oprime la combinación de teclas ALT + = y Excel seleccionará y sumará correctamente los valores numércios de
la columna:
Sumar todas las columnas y filas
Antes de mostrarte el siguiente truco debo resaltar un comportamiento extraño de Excel. Tomaré la misma tabla
de datos de ejemplo y comenzaré a sumar las filas hasta llegar a la tercera fila en donde Excel realmente no sabrá
qué hacer:

Observa cómo despues de haber sumado dos filas y llegar a la tercera fila Excel intenta sumar la columna en
lugar de la fila. El segundo truco que te mostraré ayuda a resolver la confusión de Excel y a sumar rápidamente
tanto filas como columnas. Para aplicar el truco debes seleccionar todas las celdas de valores numércios e incluir
una fila y una columna adicionales donde se colocará los resultados:

Después de seleccionar las celdas oprime el botón de suma ó el atajo de teclado que acabamos de revisar ALT +
= y Excel sumará automáticamente tanto columnas como filas y colocará los resultados en las celdas vacías:
Ambos métodos te ayudarán a realizar las sumas de tus datos adecuada y rápidamente. Aprende otros métodos
abreviados de teclado en el artículo

10 atajos de teclado útiles


En esta ocasión compartiré contigo algunos atajos de teclado que encuento útiles al momento de trabajar con
Excel:
 Abrir cuadro de diálogo Formato de celdas: CTRL + 1
 Reptir la última acción: F4
 Editar el comentario de una celda: MAYÚS + F2
 Autosumar las celdas seleccionadas: ALT + "="
 Insertar una nueva hoja: MAYÚS + F11
 Editar la celda actual: F2
 Ocultar fila actual: CTRL + 9
 Ocultar columna actual: CTRL + 0
 Mostrar las filas ocultas de un rango: CTRL + MAYÚS + 9
 Mostrar las columnas ocultas de un rango: CTRL + MAYÚS + 0
Funciones de tiempo en Excel
Excel provee de tres funciones que nos ayudan a trabajar con información de tiempo. Estas funciones son de
gran utilidad para extraer información específica de hora, minuto y segundo de una celda que contiene un dato
de tipo Hora.
Cada función, de acuerdo a su nombre, extrae una parte específica de una hora con tan solo especificar la celda
que contiene el dato que deseamos analizar. Por ejemplo, supongamos que la celda A 1 tiene la siguiente
información:

La función HORA en Excel


Para obtener solamente la hora de esta celda puedo utilizar la función HORA de la siguiente manera:

Observa que Excel regresa el valor 17 porque las horas son siempre especificadas en el formato de 24-horas.
La función MINUTO en Excel
Para extraer la información de los minutos utilizamos la función MINUTO:
La función SEGUNDO en Excel
Y finalmente para obtener los segundos de la celda A1 utilizamos la función SEGUNDO:

Ya lo sabes, cuando necesites extraer información específica sobre una hora puedes hacer uso de las funciones
de tiempo para facilitar cualquier cálculo posterior
La función REDONDEAR en Excel
La función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un número a una cantidad de
decimales especificados. La cantidad de decimales especificados puede ser un número positivo, negativo o cero.
Sintaxis de la función REDONDEAR
La función REDONDEAR tiene dos argumentos obligatorios:

 Número (obligatorio): El número que va a ser redondeado.


 Núm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea redondear.
Ejemplos de la función REDONDEAR
En la celda A1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función REDONDEAR con diferentes valores para el
segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.

Cuando el segundo argumento de la función REDONDEAR es mayor a cero entonces el número se redondea
a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondeará
hacia el número entero más próximo. Por el contrario, si especificamos un número negativo, entonces
la función REDONDEAR hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal.
Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.
Debes recordar que la función REDONDEAR hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del número 5,
de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos:
REDONDEAR(4.845,2) = 4.85
REDONDEAR(4.844,2) = 4.84
Redondear en Excel
Las funciones REDONDEAR, REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS son de gran utilidad al momento de
redondear números en Excel. Estas funciones pertenecen a la categoría Matemáticas y Trigonométricas.
Función REDONDEAR en Excel
Utilizamos la función REDONDEAR para trabajar con los decimales de cualquier número. A diferencia de
cuando se aplica un formato a la celda para desplegar más o menos decimales, la función REDONDEAR
efectivamente modifica el valor almacenado por Excel. La sintaxis de la función redondear es la siguiente:
REDONDEAR(número, núm_decimales)
La función solamente requiere de dos argumentos, el primero de ellos el número que deseamos redondear y en
segundo lugar la cantidad de decimales que necesitamos. Considera las siguientes ejemplos:
 =REDONDEAR(3.1416, 0). Regresará el valor 3, ya que estamos indicando cero como la cantidad de
decimales que necesitamos.
 =REDONDEAR(3.1416, 3). Regresará el valor 3.142 al haber especificado 3 decimales.
Función REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS
Estas funciones tienen los mismos argumentos que la función REDONDEAR y la diferencia es que
REDONDEAR.MAS siempre redondea el número especificado hacia arriba y la función REDONDEAR.MENOS
hace el redondeo hacia abajo. En la siguiente imagen puedes observar la diferencia que existe entre cada una de
las tres funciones al aplicar el redondeo al valor de la contante matemática PI.

Cada función aplica un redondeo diferente aun cuando se ha solicitado la misma cantidad de decimales. Observa
cómo el resultado de la función REDONDEAR a veces concuerda con el resultado de REDONDERAR.MAS y a
veces concuerda con el resultado de REDONDEAR.MENOS.
La próxima vez que necesites redondear en Excel sabrás que existen tres funciones que pueden ayudarte a
obtener el resultado deseado.
La función SUMAR.SI en Excel
La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado
criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.
Sintaxis de la función SUMAR.SI
La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.
 Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
 Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
 Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas
especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se
sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos
especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que
contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos
casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
Ejemplos de la función SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que
contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo
contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y
suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas
lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el
resultado de esta nueva fórmula.
Ventas de un vendedor
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja
especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una
lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El
tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y
excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico.
Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

Fórmulas y funciones de Excel


Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad
con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de
nuestra información.
Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas
que utilicen más de una función para lograr su objetivo. A continuación encontrarás una serie de artículos para
saber más sobre este tema de las fórmulas y funciones de Excel.
 Fórmulas de Excel
 Constantes y referencias de celda
 Referencias absolutas y relativas
 Precedencia de operadores aritméticos
 Comparar valores en Excel
 Ingresar fórmulas en Excel
 Asignar nombres a celdas o rangos
 Insertar funciones
 Trucos para la autosuma en Excel
 Funciones de tiempo en Excel
Funciones de texto
 La función EXTRAE (vídeo)
 La función CONCATENAR (vídeo)
 La función ENCONTRAR (vídeo)
 La función CARACTER
Funciones de fecha y hora
 La función DIAS.LAB (vídeo)
 La función DIAS.LAB.INTL (vídeo)
 La función DIA.SEM
Funciones lógicas
 La función SI (vídeo)
 La función O
 La función Y (vídeo)
Funciones matemáticas y trigonométricas
 La función REDONDEAR
 La función SUMAR.SI
 La función RESIDUO
 La función COMBINAT
 La función ALEATORIO.ENTRE
Funciones de información
 La función ESBLANCO
 La función ES.NOD
 La función ES.ERROR
 La función ESERR
Funciones de búsqueda y referencia
 La función BUSCARV (vídeo)
 La función COINCIDIR
 La función BUSCAR
Con el material cubierto en estos artículos podrás familiarizarte rápidamente con las fórmulas y funciones
de Excel, pero si deseas ver algunos vídeos sobre este mismo tema, consulta la siguiente página: Video tutorial
de funciones en Excel 2010.
Excel tiene cerca de 400 funciones listas para ayudarte a trabajar con tu información, así que toma tu tiempo y
comienza a familiarizarte con cada una de ellas. Una vez que comiences a dominar varias funciones podrás
crear fórmulas avanzadas que te ayudarán a ser más eficiente en el uso de Excel.