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YOLIMAR AMAYA
DIANA MARIA PALACIOS
GRUPO: A2AD
ELISEO FILIGRANA
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
1. Planeación
Concepto
Características
Objetivo de la planeación
Plan de acción
Plan operativo
Diagrama de Gantt
2. Organización
Concepto
Características
Diseño organizacional
Organigrama
Departamentalización
3. Dirección
Concepto
Características
Coordinación
Ejecución
Estilo de dirección
Liderazgo
Comunicación
Motivación
PLANEACIÓN
Definición de Planeación
La planeación es la acción de la elaboración de estrategias que
permiten alcanzar una meta ya establecida, para que esto se
puede llevar a cabo se requieren de varios elementos, primero se
debe comprender y analizar una cosa o situación en específica,
para luego pasar a la definir los objetivos que se quieren
alcanzar, de cierta forma, el planear algo define el lugar o
momento en donde se encuentra algo o alguien, plantea a donde
se quiere ir e indica paso a paso lo que se debe hacer para llegar hasta allí.
Gracias a la planificación las personas son capaces de alcanzar los objetivos que
se proponen, el tiempo que tome cumplir con dicho objetivo puede variar
dependiendo de cada persona, ya que se toman en consideración diferentes
elementos, como por ejemplo los recursos con los que un individuo cuenta para
cumplir con lo planeado además de las diversas situaciones que se pueden
presentar durante el camino hacia el objetivo.
Ésta es muy frecuente en ciertos escenarios de la vida diaria, sobre todo aquellos
que se encuentran relacionados con acontecimientos a largo plazo, un ejemplo de
ello se presenta en el entorno laboral, esto se debe a que la mayoría de las
organizaciones empresariales que se enfocan en la obtención de ganancias
posterior a cierto tiempo, éstas deben utilizar la planeación tomando en cuenta
factores como los gastos, las inversiones y su tiempo de recuperación, los créditos
bancarios y los posibles imprevistos que se puedan presentar en dicho periodo de
tiempo, todo eso debe estar incluido en dicha planeación, con el fin de organizar de
manera eficiente la producción de las organizaciones, además de evitar en lo
posible los posibles inconvenientes.
La planeación puede clasificarse de diferentes formas, según su especificación,
respecto a las expectativas según el tiempo y por su tamaño, algunos de los
principales tipos son:
La planeación táctica, son aquellas que se realizan en un corto tiempo,
generalmente para sobreponerse a un hecho inesperado.
Planeación estratégica, se llevan a cabo por parte del personal administrativo de las
organizaciones empresariales, con el fin de realizar un análisis a los elementos
externos e internos y su influencia en los objetivos de dicha organización.
Características de la Planeación
Unidad: Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a
pesar de tener cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en
sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse
para formar un solo plan general.
Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que
nunca terminan.
Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo
en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis, en la elaboración de planes
desarrollados.
Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles
jerárquicos superiores más bien la actividad de formular planes es obligatoria
para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.
La planeación comprende la definición de objetivos o metas de la
organización. El establecimiento de una estrategia general para alcanzar
estas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar
y coordinar actividades.
Es un instrumento que sirve de orientación para no desviar el curso de las
acciones, nos enseña a utilizar los recursos de manera racional y evalúa
anticipadamente cual debe ser la efectividad de las tareas para alcanzar los
objetivos propuestos.
Objetivo de la Planeación
La planeación empresarial tiene diferentes objetivos, mejorar la capacidad de la
organización para adaptarse a los cambios en el ambiente. Cambiar el
comportamiento de los empleados a través de su incorporación participativa en el
desarrollo y crecimiento de la organización. El objetivo de la estrategia empresarial,
a veces también llamada gestión estratégica de empresas, es la búsqueda
deliberada de un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de una
empresa y la acentúe de forma que ésta logre crecer y expandir su mercado
reduciendo la competencia. La estrategia articula todas las potencialidades de la
empresa, de forma que la acción coordinada y complementaria de todos sus
componentes contribuya al logro de objetivos definidos y alcanzables. Idealmente,
el análisis estratégico debería buscar las relaciones sistemáticas existentes entre
las elecciones que realizan la alta dirección y los resultados económicos que obtiene
la empresa.
Definición de Plan de acción
Un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más
importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta
manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía
que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un
proyecto.
Dentro de una empresa, un plan de acción puede involucrar a distintos
departamentos y áreas. El plan establece quiénes serán los responsables que se
encargarán de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye
algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables
puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto.
En cualquier empresa que se quieran lograr alcanzar unos resultados concretos se
hace necesario no sólo organizar unos planes de acción generales sino también
otros muchos más específicos que se establezcan por departamentos como, por
ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera.
El plan de acción propone una forma de alcanzar los objetivos estratégicos que ya
fueron establecidos con anterioridad. Supone el paso previo a la ejecución efectiva
de una idea o propuesta.
En concreto podemos determinar que todo plan de acción debe conformarse por los
siguientes apartados, de cara a lograr alcanzar los objetivos o fines establecidos:
estrategias a seguir, los programas que se pueden emplear, las acciones inmediatas
que se pueden llevar a cabo, los recursos necesarios para cometer las mismas, la
fecha de inicio y finalización de aquellas y también quién se encargará de ejercer
como responsable.
Estos planes no sólo deben incluir qué cosas quieren hacerse y cómo; también
deben considerar las posibles restricciones, las consecuencias de las acciones y las
futuras revisiones que puedan ser necesarias.
No menos importante es determinar el hecho de que una vez que se ha configurado
el citado plan es determinante el implementar el mismo. Y para ello hay que tener
en cuenta una serie de criterios o elementos que serán fundamentales a la hora de
que aquel sea realmente efectivo y consiga satisfacer las necesidades marcadas.
Así, más concretamente, entre aquellos se encontraría la motivación, los procesos
de control, la evaluación directiva y la compensación.
Los expertos en la materia, además de todo lo subrayado, también están de acuerdo
en afirmar el hecho de que cuando se decide poner en marcha uno de estos
mencionados planes de acción es vital revisarlo con cierta frecuencia. Más
exactamente determinan que lo ideal para ir viendo los resultados y la efectividad
es ir revisándolo semanalmente o como mucho cada quince días.
El control del plan de acción tiene que realizarse tanto durante su desarrollo como
al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad
de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo a lo esperado. En
cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar
si los objetivos planeados han sido cumplidos.
Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya
que necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección
correcta.
Definición de Plan Operativo
Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de una organización
(ya sea una empresa, una institución o una oficina gubernamental) establecen los
objetivos que desean cumplir y estipulan los pasos a seguir.
Estos objetivos se plasman sobre un documento similar al que se conoce como plan
de acción, el cual prioriza las iniciativas más importantes para alcanzar distintos
objetivos y metas. Ambos tipos de planes consisten en una guía importante para
saber hacia dónde se está trabajando, conociendo el marco en el cual deberá
desarrollarse cada proyecto en particular.
Por lo general, un plan operativo tiene una duración de un año. Por eso, suele ser
mencionado como plan operativo anual (POA). El POA pone por escrito las
estrategias que han ideado los directivos para cumplir con los objetivos y que
suponen las directrices a seguir por los empleados y subordinados en el trabajo
cotidiano. Cabe mencionar, que al igual que los otros, el plan operativo permite el
seguimiento de las acciones para juzgar su eficacia; en caso de que los objetivos
estén lejos de ser satisfechos, el directivo tiene la posibilidad de proponer nuevas
medidas.
El POA también presenta los detalles sobre cómo conseguir lo planeado en el plan
estratégico. Así, si el objetivo estratégico de una empresa es, por ejemplo, obtener
una facturación de 100.000 dólares antes de 2012, el POA establecerá cada objetivo
anual: 25.000 dólares en 2009, 25.000 dólares en 2010, 25.000 dólares en 2011 y
25.000 dólares en 2012. Por otra parte, mencionará cuánto debería aportar al año
cada área de la compañía para alcanzar dichas metas.
Todos los planes (de acción, operativo, estratégico, etc.) de una empresa deben
estar coordinados y ser coherentes entre sí.
Así mismo deberán plasmarse las necesidades de la empresa en cuanto a
infraestructura necesaria para llevar a cabo las metas y para el normal
funcionamiento de la compañía, es decir todos aquellos aspectos relacionados con
la actividad ordinaria de la compañía y que puedan afectar a su efectividad y traer
consecuencias (en caso de no ser atendidos) para el cumplimiento de los objetivos
planteados en el plan operativo.
Normalmente, suelen detallarse la forma en la que la compañía prestará su servicio,
características del local donde se encuentra la sede de la misma, los requerimientos
de instalación y manutención de maquinarias, equipamiento y suministros
necesarios para la actividad, las estrategias de compra-venta y almacenaje de los
productos o servicio ofrecido, la cantidad y calidad de los proveedores con los que
se contará para poner en marcha la empresa, entre muchos otros aspectos relativos
a la actividad.
Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cuáles
serán los pasos a realizar por la compañía y las acciones que deberán desempeñar
quienes participan en la actividad de producción y venta de servicios, así como
también los objetivos que se desean alcanzar al finalizar una determinada etapa. El
mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:
o Planificación: conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá
contarse y desarrollar un plan de acción;
o Programación de las diversas actividades: consiguiendo que cada parte que
intervendrá en el proceso, tenga noción de cuáles son sus responsabilidades;
o Seguimiento y evaluación: analizar el desempeño de las diferentes agentes
que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los
recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.
Por último, cabe mencionar que para que un plan operativo sea eficiente, todas las
partes deben cumplir con cinco normas: ser efectivos (hacer exactamente lo que se
espera de ellos), ser eficientes (realizar correctamente su labor), ser responsables
(realizar la labor con plena consciencia), ser oportunos (hacer su trabajo en el
tiempo en el que se le ha pedido) y ser rentables (aprovechando al máximo los
recursos que se les han dado, es decir con una rentabilidad óptima)
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta muy usada en la administración para
exponer gráficamente, mediante un gráfico de barras horizontales, los plazos en los
que se espera realizar una serie de actividades y procesos. Fue ideado por el
ingeniero Henry Laurence Gantt, alrededor de 1910. La finalidad del diagrama de
Gantt es explicar gráficamente la relación de tiempo y desarrollo de procesos
relacionados, así como de mostrar el desarrollo de las distintas fases de un
procedimiento.
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica complementaria de otras
herramientas, principalmente de los cronogramas, que son listas de trabajo en las
que se organizan los procesos y procedimientos, y los tiempos en que se espera se
desarrollen.
Por lo general, estas herramientas abarcan datos específicos, y complementarse
con otros diagramas para cada actividad.
El diagrama de Gantt es una herramienta en la que podemos exponer una serie de
actividades, sin embargo, por su característica de apoyo gráfico, las actividades
deben exponerse en forma breve y concisa. Para cada actividad puede hacerse un
diagrama en el que se pongan los tiempos de cada procedimiento, y, si es
necesario, un diagrama de las tareas de cada procedimiento. Esto es útil, ya que
cada grupo encargado de un procedimiento puede tener y consultar cuantas veces
no necesite, su propio diagrama de Gantt.
Recomendaciones para hacer un buen diagrama de Gantt:
Procuremos ordenar las tareas en la secuencia de tiempo que mejor se acomode,
agrupando algunas tareas comunes que se desarrollen simultáneamente.
El diagrama debe ocuparse de las actividades que corresponden a un mismo grupo
o equipo de trabajo.
Cada diagrama debe exponer las actividades en forma breve.
Si el diagrama consiste en varias actividades complejas, es recomendable hacer un
diagrama para cada uno de los procesos o tareas de cada actividad.
ORGANIZACIÓN
Definición de Organización
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas.
En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas,
tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática
para cumplir con sus objetivos.
Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que
se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada
para lograr su misión. Las organizaciones funcionan
mediante normas que han sido establecidas para el
cumplimiento de los propósitos.
Así mismo es fundamental que para que esas
organizaciones puedan realizar las tareas que se le
han encomendado y para que puedan lograr los fines
que se han marcado, es necesario que cuenten con
una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los
humanos, los tecnológicos, los económicos, los
inmuebles, los naturales o los intangibles.
Características de Organización
1. Objetivos concretos
Las organizaciones tienen metas u objetivos hacia los cuales se dirige la actividad
de la organización, y estos nunca deben ser perdidos de vista.
2. Division del trabajo
La idea en toda organización es potenciar las capacidades y trabajar
mancomunadamente, para ello es preciso definir roles y responsabilidades para
cada integrante de la organización.
3. Perduran en el tiempo
En general las organizaciones se proyectan con una visión que va más allá de un
objetivo puntual, ya que hay acciones que deben sostenerse en el tiempo para crear
conciencia y provocar un cambio de fondo.
4. Dinámicas
Si bien las organizaciones perduran en el tiempo, a menudo requieren ajustes para
adaptarse a una realidad cambiante, como la que caracteriza a estos tiempos.
5. Diversos niveles de complejidad
Las organizaciones pueden tener una estructura relativamente simple (por ejemplo:
una salita de primeros auxilios), o una estructura muy compleja, con muchos
empleados, sucursales en distintos lugares, contadores, abogados, etc. (por
ejemplo, un banco).
6. Son sistemas sociales
En toda organización cada persona asume un rol específico asociado a la actividad
que se compromete a desempeñar. Esto significa que deben existir algunas
personas que determinen previamente cuáles van a ser las tareas que se realizarán
y cuáles serán los mecanismos de control, así como quiénes serán los encargados
de efectuarlo. En las organizaciones es fundamental que se respeten siempre
ciertos principios de convivencia humana.
7. Pueden adoptar personería jurídica
Aunque las organizaciones pueden surgir de manera más bien informal y
mantenerse así por tiempo indeterminado, es recomendable que obtengan lo que
se llama personería jurídica. Así, quedan bien delimitados sus derechos y
obligaciones como institución frente a todos los ciudadanos y puede ser
representada judicial y extrajudicialmente.
La personería jurídica se tramita en el Ministerio de Justicia, y las organizaciones
pueden inscribirse bajo diferentes categorías (asociación civil, fundación,
organización no gubernamental u ONG, sociedad anónima, etc.).
Diseño Organizacional
El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas,
responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones. Se
pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de una
organización e un organigrama. Un organigrama es una representación de la
estructura interna de una organización, donde se indica
la forma en que se interrelacionan diversas tareas o
funciones.
Las decisiones de diseño organizacional con frecuencia
se relacionan con el diagnóstico de múltiples
factores, entre ellos la cultura, el poder, los
comportamientos políticos y el diseño de los puestos de
una organización. El diseño organizacional representa los resultados de un proceso
de toma de decisiones que incluye fuerzas ambientales, factores tecnológicos y
elecciones estratégicas. Específicamente, debe:
Facilitar el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las
demandas de los clientes, proveedores y dependencia reguladoras.
Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos,
departamentos y divisiones.
Crear los niveles de integración (coordinación) deseados entre trabajos, equipos,
departamentos y divisiones construyendo procedimientos para una rápida
respuesta a cambios en el ambiente.
Factores Claves en el Diseño Organizacional
Todo diseño organizacional (con mayor descentralización y delegación de autoridad
a los empleados) soluciona algunos problemas, pero al mismo tiempo crea otros.
Cada diseño organizacional presenta algunos inconvenientes, la clave radica en
seleccionar un diseño
organizacional que los minimice. Es posible identificar algunas variables para cada
uno de los tres factores primarios: ambientales, estratégicos y tecnológicos, que
afectan las decisiones de diseño organizacional. Otros factores (por ejemplo,
proveedores, consumidores y nuevos competidores) pueden afectar también el
diseño organizacional.
Factores Ambientales
Los factores ambientales que gerentes y empleados necesitan evaluar son: 1) las
características de los ambientes presentes y posiblemente futuros, y 2) la forma en
que estas características afectan la capacidad de la organización para funcionar con
eficacia.
Tal vez la mejor forma de entender el impacto del ambiente sobre el diseño
organizacional es observar los diversos factores que comprende el ambiente. Los
cuatro factores que
consideramos más importantes son: proveedores, distribuidores, competidores y
consumidores.
Factores Estratégicos
Muchos factores estratégicos afectan las decisiones de diseño organizacional. Nos
enfocamos en uno de los marcos de estrategias competitivas más conocidos, que
fue desarrollado por Michael Porter, de Harvard University. De acuerdo a sus
planteamientos, las organizaciones necesitan distinguirse y colocarse en posición
diferente de sus competidores con el fin de construir y sostener una ventaja
competitiva. Las organizaciones han tratado de construir una ventaja competitiva en
diversas formas, pero tres estrategias parecen esenciales para crear esa ventaja:
bajo costo, diferenciación y enfoque:
Bajo costo: Una estrategia de bajo costo se basa en la capacidad de la organización
para proporcionar un producto o servicio a un costo inferior que sus rivales. Una
empresa que elige una estrategia de bajo costo trata de obtener una ventaja
significativa en costos sobre otros competidores y beneficiar a los consumidores con
los ahorros, para ganar participación en el
mercado. Este tipo de estrategia se encamina a vender un producto estandarizado
que resulte atractivo para el cliente “promedio” en un mercado amplio.
Diferenciación: Una estrategia de diferenciación se basa en proporcionar a los
clientes algo que sea exclusivo y distinga a los productos o servicios de la
organización de los de la competencia. Una organización que escoge una estrategia
de diferenciación suele usar un diseño de organización por producto, por el cual
cada producto tiene sus propios departamentos de manufactura, comercialización
e investigación y desarrollo.
Enfoque: Una estrategia de enfoque se diseña para ayudar a que la organización
establezca como meta un nicho específico en una industria, a diferencia tanto de la
estrategia de bajo costo como de la de diferenciación, que están diseñadas para
apuntar a mercados de toda la industria. Una organización que escoge una
estrategia enfocada puede utilizar cualquiera de
varios diseños de organización que van desde el funcional hasta el de producto y el
de red, para satisfacer las preferencias de sus consumidores. La elección de diseño
organizacional refleja el nicho de un grupo particular de compradores, un mercado
regional o clientes con gustos, preferencias o necesidades especiales. La idea
básica es especializarse en formas que otras organizaciones sean incapaces de
igualar con efectividad. La mayor desventaja que enfrenta la organización que usa
una estrategia de enfoque es el riesgo de que el nicho fundamental del mercado se
desplace en forma gradual hacia características
de un mercado más amplio.
Factores Estratégicos
La tecnología es el proceso por el cual una organización convierte insumos en
productos. Aunque hay literalmente cientos de tecnologías, nos concentraremos en
la forma en que la tecnología en general se incluye en el diseño de una organización.
La coordinación de equipos y departamentos, la delegación de autoridad y
responsabilidad, y la necesidad de mecanismos formales de integración, están
todos influidos por la medida en que las unidades deben comunicarse entre sí para
alcanzar sus metas.
Organizaciones Mecánicas y Orgánicas
Una organización mecánica está diseñada para que los individuos y funciones se
conduzcan en formas predecibles. Esta organización se caracteriza por fundarse en
reglas y disposiciones formales, la centralización de la toma de decisiones,
responsabilidades de puesto estrictamente definidas y una rígida jerarquía de
autoridad. Se recalca el seguimiento de procedimientos y reglas.
En contraste, una organización orgánica se caracteriza por un uso bajo a moderado
de reglas y disposiciones formales, toma de decisiones descentralizada y
compartida, responsabilidades de puesto ampliamente definidas y una estructura
flexible de autoridad con menos niveles
en la estructura. El grado de especialización de los puestos es bajo; en su lugar, se
requiere un amplio conocimiento de muchos diferentes puestos. Se espera el
autocontrol y se recalca la coordinación entre empleados. En tiempos recientes,
mas organizaciones se están moviendo hacia un enfoque de administración
orgánico para promover la eficiencia gerencial y mejorar la
satisfacción del personal.
Diseños Tradicionales de Organización
Diseño Funcional: Incluye la creación de puestos, equipos y departamentos con
base en las actividades especializadas. El agrupamiento funcional de los empleados
es la forma de más amplio uso y aceptación de dividir por departamentos. Este
diseño presenta ventajas y desventajas. En el lado positivo permite la identificación
y asignación clara de responsabilidades y los empleados lo comprenden con
facilidad. Las personas que realizan tareas similares y se enfrentan a problemas
parecidos trabajan juntas, con lo que incrementan las posibilidades de interacción y
respaldo correspondido. Una desventaja es que el diseño funcional fomenta un
punto de vista limitado que
centra la atención en un grupo de tareas más estrecho. Los empleados tienden a
perder de vista la organización como un conjunto.
Diseño de Lugar: Significa establecer en forma geográfica las unidades principales
de una organización, al mismo tiempo que se conservan aspectos importantes del
diseño funcional. Todos los grupos funcionales de un área geográfica se encuentran
en una sola ubicación. Este diseño tiene varias ventajas potenciales. Cada
departamento o división se halla en contacto directo con los clientes de su localidad
y se adapta con mayor facilidad a sus demandas. Una rápida respuesta es una gran
ventaja de las organizaciones que usan el diseño de lugar. Es evidente que
organizarse de acuerdo al lugar incrementa los problemas de control y coordinación.
Si las unidades regionales
cuentan con procedimientos distintos de personal, compras y distribución, la
administración pasará dificultades para alcanzar la integración.
Diseño de Producto: Significa establecer unidades autocontenidas, cada una capaz
de desarrollar, producir y comercializar sus propios bienes o servicios. La mayoría
de las organizaciones que producen múltiples bienes o servicios, utilizan alguna
forma de diseño del producto. Esto reduce la sobrecarga de información que
tendrían que enfrentar los administradores con un diseño organizacional sólo
funcional.
Diseño Multidivisional: En este las tareas se organizan por divisiones sobre la base
del producto o de los mercados geográficos en que se venden los bienes o servicios.
Diseños Contemporáneos de Organización
Diseño Multinacional: Estas empresas de negocios múltiples se llaman
organizaciones multinacionales porque producen y venden productos o servicios en
dos o más países. Este diseño trata de mantener la coordinación entre productos,
funciones y áreas geográficas. Una complicación adicional que los administradores
deben enfrentar es que frecuentemente están separados por
cultura y lengua. Un balance perfecto requiere un diseño complejo. Por tanto, la
mayoría de los diseños multinacionales se concentran en la importancia relativa de
que se le debe dar a los diseños organizacionales de lugar y producto.
Diseño de Red: Se enfoca en compartir la autoridad, responsabilidad y recursos
entre la gente, departamentos u otras organizaciones que deben cooperar y
comunicarse frecuentemente para alcanzar metas comunes. Se deben aplicar
varios diseños (funcional, por producto o lugar) en una organización de red
conforme cambian metas y tareas.
Organización Virtual: Busca coordinar y vincular a la gente de muchas ubicaciones
diferentes para que se comuniquen y tomen decisiones en tiempo real. Tal
organización está formada por redes de organizaciones en evolución constante. Los
usuarios de computadores personales avanzadas pueden aprovechar fácilmente las
bases de datos de la compañía y trabajar en forma conjunta como si estuvieran en
el mismo salón.
Organigrama
Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de
una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación gráfica
de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o
informático.
Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y
cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales
de la organización.
Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y
competencias vigentes.
De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o
esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No
tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de
comprender y sencilla de utilizar.
Pueden mencionarse tres tipos de organigrama. Los organigramas generales son
aquellos que ofrecen una visión simplificada de la organización, ya que sólo exhiben
la información más importante. Los organigramas analíticos, en cambio, muestran
datos más detallados y son más específicos. Por último, los organigramas
suplementarios son un complemento de los analíticos.
No obstante, aunque esta es una clasificación generalizada de los tipos de
organigramas existentes en base a lo que son las funciones que se realizan en cada
área, no podemos pasar por alto tampoco el hecho de que existe otra tipología que
gira en torno a lo que es la estructura de aquellos. Partiendo de esta premisa nos
encontramos con los siguientes tipos:
Organigrama horizontal. Se caracteriza por el hecho de que
en él lo que son las jerarquías se muestran de izquierda a
derecha.
DIRECCIÓN
Definición de Dirección
En efecto: si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para tener éxito.
De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos, si
no se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente, y coincide
temporalmente, con una buena dirección. Tanto serán todas las demás técnicas
útiles e interesantes, en cuanto nos permitan dirigir y realizar mejor.
Está en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos.
Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no está solamente interesada
en los objetivos de la empresa, tiene también sus propios objetivos. Para poder
encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador
se da cuenta pronto de que debe pensar en términos de los resultados relacionados
con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas
razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los
objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y
tiene que integrarlos.
Características de Dirección
Estilo Autocrático:
El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el
jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado
y suele generar ambientes de trabajo tensos.
Estilo Paternalista:
Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus
problemas.
Estilo Democrático:
Estilo Burocrático:
Estilo Institucional:
Liderazgo
Tipos de Liderazgo
Los tipos de liderazgo derivan en diversas opiniones, que van desde considerar que
son pocos, hasta una gran variedad de divisiones del mismo, en función de los
enfoques o formas de la autoridad, así como otros establecen que el liderazgo es
uno solo, amoldándose su clasificación en función de las personas que lo ejercen,
presentándose los casos donde no necesariamente aquellos que dirigen sean
líderes.
Los resultados positivos en este tipo de liderazgo, solo son posibles cuando existe
mucha capacidad en los integrantes del equipo, de lo contrario no sería viable.
Liderazgo Empresarial
En cuanto al concepto general de liderazgo para una empresa, sus líderes deben
poseer la habilidad de unificar los distintos tipos de liderazgo, (autoritario,
participativo, liberal y otros), para fluir con ellos acorde al momento que lo requiera,
teniendo la capacidad de poder evaluar las necesidades en cada situación, tanto
del área, como de los subordinados a la misma, sin apartarse en ningún momento
de las metas fijadas por la empresa, para lo cual se requiere del llamado, “carisma”.
Comunicación.
Integrar a los trabajadores a los objetivos, metas y normas de la
empresa. Para ello la comunicación debe propiciar la motivación
del trabajador en los logros de la Empresa y crear un
sentimiento de pertenencia del individuo a la entidad.
Establecer un clima socio psicológico favorable en la empresa.
Esto está vinculado en buena medida al tipo de comunicación
que se establece entre trabajadores y directivos y entre trabajadores, donde la
claridad, honestidad, colaboración y personalización estén presentes. Esto motiva
al trabajador e incrementa su productividad y ayuda a los trabajadores de nuevo
ingreso a integrarse lo más rápido posible, sin conflictos a la empresa.
Fomentar la participación del personal. Para ello los trabajadores deberán estar
informados de lo que se deberá hacer, las normas y regulaciones existentes, así
como las expectativas de lo que se espera de ellos. La claridad del trabajador de
los objetivos asignados, le ayudará a participar en la realización de los objetivos de
la empresa, involucrándose en ellos.
Disminuir los índices de rotación del personal a partir de que la empresa sea un
lugar que satisfaga las expectativas de los trabajadores, no solo en relación con el
reconocimiento de su desempeño sino en la posibilidad que le ofrece de realizar
aportes.
Contribuir a elevar la calificación del personal, en lo que juega un papel importante
la comunicación informal en la medida que favorezca el proceso de transferencia de
las mejores experiencias.
Crear una imagen exterior de la empresa, coherente con la identidad corporativa,
que favorezca su posicionamiento adecuado en el mercado.
Lograr una adaptación permanente a los cambios del entorno, mediante el
conocimiento actualizado del sector de competencia de manera tal que le permita
conocer lo más exactamente las necesidades, deseos y comportamiento de sus
clientes actuales y potenciales, los movimientos de sus competidores y del resto de
los factores del entorno que facilitan u obstaculizan la actividad empresarial, a fin de
elaborar y desplegar una estrategia adecuada que le asegure el éxito.
La comunicación empresarial, en consecuencia, provee el medio para la toma y
ejecución de decisiones, la obtención de retroalimentación y la corrección de los
objetivos organizacionales en dependencia de las exigencias de la situación.
Motivación
La motivación es un término de deseos e impulsos que una persona siente para
realizar una actividad o cumplir un objetivo, es una
combinación de procesos que nos llevan a actuar de una
manera determinada. La motivación en las empresas es
un factor de suma importancia, ya que permite conducir
al trabajador a interesarse más y a tratar de alcanzar sus
objetivos y los de su empresa, en la actualidad es un
elemento muy importante en la administración, por lo
tanto es importante conocerlo, y aún más dominarlo, solo
así la organización estará en circunstancias de formar
una cultura organizacional sólida y confidencial.
En la administración se encuentran enfoques y teorías todas basadas en la
motivación, y necesidades de las personas en la organización.
Principalmente se hablará de la pirámide de Maslow, más conocida como la teoría
de la motivación de las necesidades humanas, el cual dice y explica en su teoría
como se satisfacen las necesidades más básicas es decir la parte inferior de la
pirámide (fisiológica, seguridad, afiliación) las personas desarrollan necesidades y
deseos más elevados el cual es la parte superior de la pirámide (reconocimiento y
autorrealización), es decir que cada vez que cumplen con una necesidad
inmediatamente la atención de la persona se centra en otra necesidad; Cuando una
persona íntegra sus necesidades inferiores, aunque sea de un modo referente,
comienza a sentir necesidades superiores que son las que crean la motivación para
satisfacerlas.
Con la anterior teoría se puede observar que las personas en una organización van
satisfaciendo las necesidades del nivel inferior pero que gracias a las motivaciones
y apoyos que reciban en su ambiente de trabajo aspirara a satisfacer también las
necesidades del nivel superior y de esta manera tendrá un crecimiento personal y
laboral.
La motivación es un término de deseos e impulsos que una persona siente para
realizar una actividad o cumplir un objetivo, es una combinación de procesos que
nos llevan a actuar de una manera determinada. La motivación en las empresas es
un factor de suma importancia, ya que permite conducir al trabajador a interesarse
más y a tratar de alcanzar sus objetivos y los de su empresa, en la actualidad es un
elemento muy importante en la administración, por lo tanto es importante conocerlo,
y aún más dominarlo, solo así la organización estará en circunstancias de formar
una cultura organizacional sólida y confidencial.
En la administración se encuentran enfoques y teorías todas basadas en la
motivación, y necesidades de las personas en la organización.
Principalmente se hablará de la pirámide de Maslow, más conocida como la teoría
de la motivación de las necesidades humanas, el cual dice y explica en su teoría
como se satisfacen las necesidades más básicas es decir la parte inferior de la
pirámide (fisiológica, seguridad, afiliación) las personas desarrollan necesidades y
deseos más elevados el cual es la parte superior de la pirámide (reconocimiento y
autorrealización), es decir que cada vez que cumplen con una necesidad
inmediatamente la atención de la persona se centra en otra necesidad; Cuando una
persona íntegra sus necesidades inferiores, aunque sea de un modo referente,
comienza a sentir necesidades superiores que son las que crean la motivación para
satisfacerlas.
Con la anterior teoría se puede observar que las personas en una organización van
satisfaciendo las necesidades del nivel inferior pero que gracias a las motivaciones
y apoyos que reciban en su ambiente de trabajo aspirara a satisfacer también las
necesidades del nivel superior y de esta manera tendrá un crecimiento personal y
laboral.
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BIBLIOGRAFIA