You are on page 1of 14

Jurnal Informasi dan Komunikasi

Administrasi Perkantoran
Volume 2, No 2, Februari 2018
Online: http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap

PENERAPAN SISTEM OTOMATISASI ADMNISTRASI UNTUK


MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA DI BIDANG
PENDAPATANDINAS PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA

Arif Tri Atmaja1, Djoko Santoso2, Patni Ninghardjanti3


Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Email: arifatmaja3@gmail.com

Abstract
The purpose of research is to know the implementation of automation system
administration, in improving the effectiveness and efficiency of work in the income
of the Department of Trade on Surakarta. The Object of this study are employees
the Department of Trade on Surakarta. In this study uses research action
responsive or responsive action research. In the collection of data research action
is a kind of research that can use the quantitative, qualitative or a
combination analysis. In this study uses data analysis of a sort of descriptive set
of comparative or doing a comparison. From the results of research can be
concluded that there is increasing the effectiveness and efficiency of work by
applying automation system administration on employees of income, the
Department of Trade on Surakarta. This is reflected from a number of indicators
namely, quality of work, work productivity, adaptability, job satisfaction, the
economic and procedures. In addition, there is an increase in completion time of
registration of 80 %, in the first cycle took 150 minutes and in the second cycle
takes only 30 minutes. The procedure also recorded an increase of 37, 5 % where
the first cycle need eight steps, in trim the second cycle to 5. The error did happen
and, in the first cycle there’s five error items , and in second cycle there’s two
error items It showed an increase in precision of employees, where there is a
mistake as much as 3 error items or an increase in the precision of 60 %, so it can
be said that the work performed by staff more effective and efficient.

Keywords : System, Automation, Effectivity, Efficiency

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
2 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

I. PENDAHULUAN informasi kepada dan dari orang


Setiap organisasi yang berada kantor. Menurut
menginginkan tujuannya tercapai Sedarmayanti (2001: 66) bahwa
dengan baik, dituntut untuk dapat otomatisasi adalah cara
menyelesaikan tugas-tugasnya pelaksanaan prosedur dan tata
secara efektif dan efisien. kerja secara otomatis, dengan
Dikatakan efektif apabila sasaran pemanfaatan yang menyeluruh
yang dicapai sesuai dengan dan seefisien mungkin atau mesin,
kebijakan dan rencana program sehingga bahan dan sumber
yang telah ditentukan sebelumnya. yang ada dapat dimanfaatkan.
Sedangkan efisien jika segala Melalui otomatisasi kantor fungsi-
fasilitas yang diperlukan dalam fungsi kantor menjadi lebih efektif
mencapai tujuan relatif lebih kecil dan efisien. Dengan demikian,
daripada hasil yang dicapai. Agar proses pekerjaan kantor akan lebih
tujuan dari suatu organisasi dapat mudah apabila dikerjakan dengan
tercapai, maka setiap organisasi mesin atau sistem yang jelas.
harus mempunyai sistem dan Dinas Perdagangan
prosedur yang baik dalam merupakan salah satu organisasi
mengelola dan mengawasi yang berada di bawah naungan
semua kegiatan yang ada Pemerintah Kota Surakarta.
diorganisasi tersebut. Adapun Seluruh kegiatan administrasi,
kantor merupakan pusat seluruh perizinan, penarikan retribusi,
kegiatan pegawai dalam kebersihan pasar Kota Surakarta di
melaksanakan kegiatannya. kelola oleh Dinas Perdagangan.
Administrasi kantor yang baik Salah satu Bidang yang memiliki
tentunya akan dapat memberikan aktivtias paling padat adalah
informasi yang cepat dan tepat Bidang Pendapatan. Kegiatan
serta dapat melancarkan aktivitas pencatatan retribusi seluruh pasar
kantor dan sistem administrasi di kelola pada Bidang ini.
kantor yang baik akan Berdasarkan studi
memudahkan pelaksanaan pendahuluan, peneliti menemukan
pekerjaan pokok dalam bahwa para pegawai masih
mencapai tujuan kantor tersebut. menggunakan cara manual dalam
Otomatisasi kantor merupakan melakukan pencatatan rekapitulasi
sebuah rencana untuk pendapatan harian dari seluruh
menggabungkan teknologi tinggi pasar di Kota Surakarta. Hal ini
melalui perbaikan proses tentu saja kurang mendukung dari
pelaksanaan pekerjaan demi tercapainya efektivitas dan
meningkatkan produktivitas efisiensi kerja. Setiap harinya
pekerjaan. Penggunaan mesin Bidang Pendapatan kedatangan
penting untuk menjalankan tugas pegawai lapangan dari seluruh
fisik yang biasa dilakukan oleh pasar di Kota Surakarta.
semua sistem elektronik formal Pencatatan dilakukan secara
dan informal terutama yang manual menggunakan kertas yang
berkaitan dengan komunikasi cukup besar, padahal di setiap

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
3 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

meja pegawai terdapat unit Dilihat dari segi penyimpanan,


komputer. Akan tetapi komputer dengan menggunakan sistem
tersebut tidak digunakan manual ini memerlukan tempat
sebagaimana mestinya. Masih yang cukup banyak dalam hal
banyak yang mengeluhkan tidak kearsipan. Selain itu juga kurang
adanya sistem yang jelas dalam tahan lama apabila di simpan dan
rekapitulasi pendapatan harian diambil setiap harinya selama
pasar. Sehingga menyebabkan bulan. Oleh karena itu diperlukan
komputer yang ada, tidak suatu sistem yang baik agar dapat
digunakan dan para pegawai lebih meningkatkan efektivitas dan
memilih untuk menggunakan cara efisiensi kerja di Bidang
manual. Pencatatan secara manual Pendapatan Dinas Perdagangan
ini tentunya akan sering Kota Surakarta. Tujuan penelitan
menimbulkan kesalahan, karena ini adalah untuk mengetahui
human error dibandingkan penerapan sistem otomatisasi
menggunakan unit komputer yang administrasi, dalam meningkatkan
telah disediakan. Selain sering efektivitas dan efisiensi kerja di
menimbulkan kesalahan, Bidang Pendapatan Dinas
penggunaan sistem manual Perdagangan Kota Surakarta.
memakan waktu yang cukup Sistem merupakan kumpulan
banyak. Dimana dengan elemen-elemen yang saling berkait
menggunakan sistem manual ini, dan bekerja sama untuk memroses
pegawai menyelesaikan input masukan (input) yang ditujukan
setoran tiap wilayah dalam waktu kepada sistem tersebut dan
kurang lebih 2,5 jam. Pegawai mengolah masukan tersebut
Seksi Pendataan dan Dokumentasi sampai menghasilkan keluaran
melakukan input setelah setoran (output) yang diinginkan
harian terkumpul menjadi satu (Kristanto 2008:2). Pengertian
wilayah, yang biasanya terkumpul sistem menurut Widjajanto (2008 :
setelah waktu istirahat. Hal 2) adalah “sesuatu yang memiliki
tersebut akan berbeda ketika akhir bagian-bagian yang saling
bulan, karena dalam akhir bulan berinteraksi untuk mencapai tujuan
akan memakan waktu satu hari tertentu melalui tiga tahapan yaitu
kerja untuk menyelesaikkan input, proses dan output”. Lain
pencatatan tersebut. Dalam akhir halnya menurut Azhar Susanto
bulan selain memasukkan data (2013 : 3) “Sistem adalah
hasil retribusi, pegawai juga harus kumpulan atau group dari sub
memeriksa kembali data yang sistem atau bagian atau komponen
sudah mereka masukkan selama apapun baik phisik maupun non
satu bulan. Hal ini tentunya akan phisik yang saling berhubungan
membuat pegawai bekerja dua satu sama lain dan bekerja sama
kali, dan memerlukan ketelitian secara harmonis untuk mencapai
yang tinggi karena apabila hasil satu tujuan tertentu”.
yang di input salah maka akan Dari beberapa pendapat di atas
membuat data tersebut berbeda dapat disimpulkan bahwa sistem
dengan yang ada dilapangan. merupakan kumpulan beberapa

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
4 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

unsur yang saling terkait dan “Otomatisasi adalah cara


bekerja sama untuk mencapai pelaksanaan prosedur dan tata
tujuan yang telah ditetapkan. kerja secara otomatis, dengan
Dalam hal ini sistem berperan pemanfaatan yang menyeluruh
penting dalam aktivitas atau dan seefisien mungkin atau mesin,
kegiatan kantor. Sistem sehingga bahan dan sumber yang
admnistrasi dibutuhkan dalam ada dapat dimanfaatkan”.
sebuah kantor untuk mendukung Tujuan utama yang umum ada
setiap pekerjaan yang dilakukan. tiga macam (Hall, 2001:18), yaitu
Adapun tujuan sistem menurut untuk mendukung fungsi
Azhar Susanto (2013: 23) tujuan kepengurusan manajemen, untuk
sistem merupakan target atau mendukung pengambilan
sasaran akhir yang ingin dicapai keputusan manajemen, dan untuk
oleh suatu sistem. Agar supaya mendukung kegiatan operasi
target tersebut bisa tercapai, maka perusahaan. Dalam bukunya
target atau sasaran tersebut harus “Dasar-dasar pengetahuan tentang
diketahui terlebih dahulu ciri-ciri Manajemen Perkantoran”,
atau kriterianya. Upaya mencapai Sedarmayanti (2001: 67)
suatu sasaran tanpa mengetahui mengemukakan tujuan otomatisasi,
ciri-ciri atau kriteria dari sasaran yakni pemanfaatan yang seefisien
tersebut kemungkinan besar mungkin atas, uang, tenaga kerja,
sasaran tersebut tidak akan material, waktu dan mesin atau
pernah tercapai. Ciri-ciri atau alat-alat kerja, Pemeliharaan
kriteria dapat juga digunakan kecepatan dan ketepatan prosedur
sebagai tolak ukur dalam menilai kerja, dan Meningkatkan produksi.
suatu keberhasilan suatu sistem Dengan Otomatisasi Kantor
dan menjadi dasar dilakukannya pegawai perusahaan dapat
suatu pengendalian. memproses lebih banyak dokumen,
Dari pendapat di atas dapat lebih cepat dan lebih baik. Sistem
diambil makna bahwa setiap Otomatisasi Kantor merupakan
sesuatu yang dilakukan memiliki suatu aplikasi teknologi informasi
tujuan. Seperti halnya sistem, yang yang digunakan untuk membantu
memiliki tujuan. Adapun tujuan pekerjaan pegawai dalam hal
dari sistem itu sendiri yaitu, agar komunikasi dan koordinasi.
target yang telah ditetapkan bisa Dengan Otomatisasi Kantor maka
tercapai. Selain itu sistem dapat proses kerja akan tersusun dengan
membantu pengambilan keputusan rangkaian prosedur yang rapi,
pada perusahaan serta memudahkan proses pekerjaan,
menyediakan informasi yang layak dan hasil pekerjaan akan
bagi pihak luar maupun dalam terselesaikan dengan cepat, baik,
perusahaan. dan optimal sehingga akan tercapai
Otomatisasi dapat digunakan kinerja yang baik.
untuk kantor yang memerlukan Menurut pendapat Siagian
pelayanan yang cepat dan memiliki (2001:24) memberikan definisi
volume kerja yang cukup banyak. efektivitas sebagai berikut
Menurut Sedarmayanti (2001: 66): Efektivitas adalah pemanfaatan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
5 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

sumber daya, sarana dan prasarana a. Kualitas kerja yang meliputi


dalam jumlah tertentu yang secara ketelitian, ketepatan,
sadar ditetapkan sebelumnya untuk keterampilan dan kebersihan.
menghasilkan sejumlah barang b. Kuantitas kerja yang meliputi
atas jasa kegiatan yang jumlah output, baik output
dijalankannya. Efektivitas rutin maupun output ekstra.
menunjukkan keberhasilan dari c. Ketepatan waktu, apakah
segi tercapai tidaknya sasaran yang dalam pekerjaan itu telah
telah ditetapkan. Jika hasil sesuai dengan waktu standart
kegiatan semakin mendekati yang telah ditentukan lebih
sasaran,berarti makin tinggi cepat atau malah lebih lambat.
efektivitasnya. Pengertian d. Sasaran, bahwa apa yang telah
efektivitas kerja menurut Susanto dikerjakan telah sesuai dengan
(2004:41) menyatakan bahwa sasaran.
Efektivitas artinya informasi
harus sesuai dengan kebutuhan Sementara itu, Sharma dalam
pemakai dalam mendukung suatu Tangkilisan (2005:64) memberikan
proses bisnis,termasuk di dalam kriteria atau ukuran efektivitas
informasi tersebut harus disajikan organisasi yang menyangkut faktor
dalam waktu yang tepat,format internal organisasi dan faktor
yang tepat sehingga dapat eksternal organisasi antara lain:
dipahami,konsisten denga format a. Produktivitas organisasi atau
sebelumnya,isinya sesuai dengan output;
kebutuhan saat ini dan lengkap b. Efektivitas organisasi dalam
atau sesuai dengan kebutuhan dan bentuk keberhasilannya
ketentuan. menyesuaikan diri dengan
Dari beberapa pendapat di atas perubahan-perubahan di dalam
dapat diambil satu pengertian dan di luar organisasi;
bahwa efektivitas merupakan c. Tidak adanya ketegangan di
kegiatan pemanfaatan segala dalam organisasi atau
sesuatu yang dimiliki perusahaan hambatan-hambatan konflik
dalam menjalankan aktivitas diantara bagian-bagian
perusahaannya untuk mencapai organisasi.
tujuan yang telah ditetapkan.
Apabila di hubungkan dengan Sedangkan Steers dalam
penelitian ini, maka efektivitas Tangkilisan (2005:64)
yang dimaksud adalah kemampuan mengemukakan lima kriteria
pegawai Dinas Perdagangan dalam pengukuran efektivitas
Bidang Pendapatan dalam organisasi yaitu:
melaksanakan segenap tugas yang a. Produktivitas;
diberikan dengan segala fasilitas b. Kemampuan adaptasi atau
yang ada didalam kantor. Menurut fleksibilitas;
Yazid (2009:49), dalam melihat c. Kepuasan kerja;
efektivitas kerja seseorang d. Kemampuan berlaba;
pimpinan perlu memperhatikan: e. Pencarian sumber daya.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
6 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Dari beberapa alat ukur di atas a. Segi Usaha


dapat disimpulkan bahwa Suatu kegiatan dapat
efektivitas kerja seorang pegawai dikatakan efisien kalau suatu
dapat diukur. Banyak kriteria hasil tertentu tercapai
dalam menentukan penilaian dengan usaha yang minimal.
kinerja seseorang, tergantung Suatu kegiatan dapat
kebutuhan pada perusahaan itu dikatakan efisien kalau
sendiri. Untuk itu, alat ukur yang sesuatu hasil dapat
digunakan untuk menentukan dikembalika pada 5 unsur
efektivitas kerja di kantor Dinas yang dapat juga disebut
Perdagangan Kota Surakarta yaitu, sumber-sumber kerja :
kualitas kerja, produktivitas kerja, 1) Pikiran
kemampuan adaptasi dan kepuasan 2) Tenaga
kerja. 3) Waktu
Membahas mengenai efisiensi 4) Ruang
kerja, setiap kantor pasti memiliki 5) Benda, termasuk uang
tujuan yang sama yaitu
memperoleh hasil semaksimal b. Segi Hasil
mungkin dengan usaha yang Suatu kegiatan dapat
seminimal mungkin. Usaha di sini disebut efisien kalau dengan
dikaitkan dengan tenaga, waktu, suatu usaha tertentu
pikiran, ruang, benda dan uang. memberikan hasil yang
Hal ini sejalan dengan pendapat sebanyak-banyaknya, baik
Sedarmayanti (2001:112) yang yang mengenai mutunya
mengatakan bahwa Efisiensi ataupun jumlah satuan hasil
merupakan pelaksanaan cara-cara itu.
tertentu dengan tanpa mengurangi Perbandingan terbaik
tujuannya merupakan cara yang antara usaha kerja dan
termudah mengerjakannya, hasilnya dalam setiap
termurah biayanya, tersingkat pekerjaan terutama ditentukan
waktunya, teringan bebannya, oleh bagaimana pekerjaan itu
terpendek jaraknya. Pendapat lain dilakukan. Jadi efisiensi kerja
mengatakan Menurut Hardjana pada umumnya merupakan
(2003:46) “Efisiensi kerja perwujudan dari cara-cara
diartikan sebagai kemampuan bekerja yang efisien. Seperti
suatu unit usaha untuk mencapai halnya yang dikemukakan
tujuan yang diinginkan, efisiensi oleh The Liang Gie
selalu dikaitkan dengan tujuan (2000:173) bahwa, dengan
organisasi yang harus dicapai tidak mengabaikan faktor
perusahaan”. Menurut. The Liang lainnya yang ikut
Gie (2000:171-172) berpendapat mempengaruhi sesuatu kerja,
suatu asas dasar tentang maka perbandingan terbaik
perbandingan terbaik antara suatu antara usaha dengan hasilnya
usaha dengan hasilnya. dalam bekerja itu terutama
Perbandingan ini dapat dilihat dari ditentukan oleh caranya
2 segi: melakukan aktivitas yang

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
7 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

bersangkutan. Dari beberapa


pendapat di atas dapat Dalam menentukan efisiensi
disimpulkan bahwa efisiensi kerja pada kantor Dinas
adalah suatu aktivitas untuk Perdagangan Kota Surakarta,
memperoleh hasil yang peneliti menggunakan beberapa
maksimal dengan usaha yang indikator yang sesuai dengan
minimal. Menurut Durotul permasalahan pada kantor tersebut
Yatimah (2009:81), hal-hal yaitu, ekonomis, dan terdapat
atau faktor-faktor yang prosedur kerja yang praktis
mempengaruhi efisensi kerja dan dapat dilaksanakan.
pegawai sebagai berikut:
1) Bekerja secara penuh.
2) Setia kepada pimpinan II. METODE PENELITIAN
dan perusahaan. Tempat penelitian ini
3) Itikad baik dan kemauan beralamat di Dinas Perdagangan
bekerja. Kota Surakarta Bagian
4) Tanggung jawab yang Pendapatan yang beralamat di
penuh dari sekretaris Komplek Balaikota, Jalan Jenderal
untuk melaksanakan Sudirman 2 Surakarta 57133.
tugas. Adapun penelitian akan dilakukan
5) Saling percaya antar selama 6 bulan terhitung mulai
sesama pegawai. Januari hingga Juni 2017. Adapun
6) Jujur dalam bekerja. Objek penelitian ini adalah
pegawai Dinas Perdagangan Kota
Surakarta, Bagian Pendapatan
7) Mengakui bahwa Seksi Pendataan dan
atasannya adalah Dokumentasi yang berjumlah 4
pimpinan yang harus orang.
dipatuhinya.

Adapun untuk menentukan


efisiensi pada sebuah kantor
diperlukan indikator penilaian
yang dapat mengukur pegawai
dalam aktivitasnya. Menurut
Sedarmayanti (2001:114) efisiensi
kerja dapat tercapai apabila:
a. Berhasil guna atau efektif Gambar 1. Kerangka berpikir
b. Ekonomis
c. Pelaksanaan kerja yang dapat Pada penelitian ini
dipertanggungjawabkan menggunakan penelitian tindakan
d. Pembagian kerja yang nyata responsif atau responsive action
f. Rasionalitas wewenang dan research. Dimana peneliti
tanggung jawab mendiagnosis situasi atau
g. Prosedur kerja yang praktis melakukan analisis kebutuhan
dan dapat dilaksanakan kemudian melakkan tindakan.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
8 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Dalam hal ini peneliti menganalisis otomatisasi dalam hal ini adalah
kebutuhan akan suatu sistem di sistem excel untuk meningkatkan
Bidang Pendapatan Dinas efektivitas dan efisiensi kerja di
Perdagangan Kota Surakarta, Bidang Pendapatan, Dinas
kemudian peneliti melakukan Perdagangan Kota Surakarta.
tindakan dengan membuat sistem Penelitian ini menggunakan
sederhana dengan menggunakan perbandingan antara hasil siklus I
form excel. Dalam pengumpulan dan siklus II untuk mengetahui
data penelitian tindakan hasil dari penelitian yang
merupakan suatu jenis penelitian dilakukan. Data penelitian yang
yang dapat dilakuan secara telah dijelaskan, dapat
kuantitatif, kualitatif atau dikemukakan temuan studi yang
gabungan antara keduanya. Pada berhubungan dengan kajian teori
penelitian ini menggunakan untuk menjawab rumusan masalah
analisis data secara deskriptif dalam penelitian mengenai
komparatif atau melakukan penerapan sistem otomatisasi
perbandingan. Menurut Nazir administrasi mampu meningkatkan
(2005: 58) dalam Arina (2014), efektivitas dan efisiensi kerja di
penelitian komparatif adalah Bidang Pendapatan Dinas
sejenis penelitian deskriptif yang Perdagangan Kota Surakarta.
ingin mencari jawaban secara Berdasarkan hasil pelaksanaan
mendasar tentang sebab-akibat, tindakan siklus I dan siklus II
dengan menganalisis faktor-faktor dapat dinyatakan bahwa terjadi
penyebab terjadinya ataupun peningkatakn efektivitas dan
munculnya suatu fenomena efisiensi kerja di Bidang
tertentu. Teknik analisis data Pendapatan, Dinas Perdagangan
deskriptif komparatif pada Kota Surakarta. Adapun
penelitian ini dengan pembahasan dari penelitian ini
membandingkan antara hasil data dapat dijelaskan sebagai berikut :
pada siklus I dan siklus II yang 1. Kualitas Kerja
akan dilakukan. Adapun kerangka Seorang pegawai harus
berpikir dari penelitian ini sebagai memiliki kualitas kerja yang
berikut. Adapun kerangka berpikir baik. Hal tersebut dapat
dalam penelitian ini dapat dilihat dilihat dari ketelitian,
pada gambar di bawah ini. ketepatan dan kebersihan
pekerjaan. Dengan memenuhi
III. HASIL DAN PEMBAHASAN kriteria tersebut maka pegawai
Kompleksnya aktivitas harus akan bekerja secara efektif
diimbangi dengan sistem yang sehingga dapat mencapai
jelas, sehing tercipta efektivitas tujuan yang telah ditetapkan
dan efisiensi kerja di Bidang oleh kantor. Hal ini terjadi
Pendapatan, Dinas Perdagangan pada pegawai Seksi Pendataan
Kota Surakarta. Masih dan Dokumentasi, bidang
digunakannya sistem manual pada pendapatan. Dengan
pencatatan retribusi memicu diterapkannya sistem excel
peneliti untuk menerapkan sistem pegawai lebih teliti, tepat

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
9 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

dan bersih dalam Pendataan dan Dokumentasi,


melakukan Bidang Pendapatan.
pencatatan 3. Kemampuan Adaptasi
dibandingkan dengan Kemampuan adaptasi yang
menggunakan sistem manual. dimiliki seorang pegawai,
Sehingga dapat dikatakan akan berpengaruh pada hasil
terjadi peningkatakan pekerjaan tersebut. Selain itu
efektivitas kerja dengan sistem yang digunakan harus
menggunakan sistem excel mendukung dalam pekerjaan
dilihat dari kualitas kerja pegawai. Dengan adanya
pegawai Seksi Pendataan dan kemampuan adaptasi yang
Dokumentasi, Bidang baik dari seorang pegawai
Pendapatan, Dinas terhadap sistem yang ada
Perdagangan. tentunya akan berimbas
2. Produktivitas Kerja dengan efektivitas kerja
Kemampuan seseorang dalam mereka. Pegawai Seksi
menyelesaikan pekerjaan Pendataan dan Dokumentasi,
harus didukung dengan sistem Bidang Pendapatan memiliki
kerja yang baik. Dengan kemampuan untuk adaptasi
adanya sistem yang baik, dengan lingkungan, teknologi
pegawai akan memiliki dan pekerjaan yang baik. Hal
produktivitas yang baik pula. ini bertujuan agar lebih efektif
Dengan produktivitas yang dan pekerjaan yang dilakukan
baik tentunya pekerjaan sesuai dengan tujuan kantor
seorang pegawai menjadi yang telah ditetapkan. Adapun
lebih efektif. Adapun pegawai saat menggunakan sistem
Seksi Pendataan dan excel ini pada siklus kedua,
Dokumentasi, Bidang pegawai memiliki
Pendapatan setelah melakukan kemampuan adaptasi yang
siklus kedua atau saat baik. Dimana pegawai tidak
menggunakan sistem excel, membutuhkan waktu lama
pegawai sudah memiliki untuk belajar mengenai cara
produktivitas yang baik. penggunaan sistem tersebut.
Pegawai merasa lebih mudah Selain itu juga dengan sistem
dalam melakukan pencatatan excel ini mereka mampu
retribusi dengan mengupdate kemampuan,
menggunakan excel, karena sehingga mampu bekerja lebih
tinggal memencet tombol efektif. Dengan kemampuan
maka angka akan masuk dan adapatasi yang baik, ini
hasil akan keluar tanpa harus menunjukkan bahwa dengan
menghitung kembali. Hal ini menggunakan sistem excel
menunjukkan bahwa dengan dapat meningkatan efektivitas
menggunakan sistem excel kerja pada pegawai Seksi
terjadi peningkatan efektivitas Pendataan dan Dokumentasi,
kerja pada pegawai Seksi Bidang Pendapatan.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
10 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

4. Kepuasan Kerja Suatu pekerjaan dapat


Dengan adanya dukungan dari dikatakan efisien apabila
kantor, pegawai akan nyaman menggunakan tenaga yang
dengan pekerjaan yang ada sedikit sehingga mendapatkan
sehingga pegawai mampu hasil yang banyak, tidak
mencapai kepuasan kerja banyak memakan waktu tetapi
masing masing. Dalam hal ini bekerja secara
bentuk dukungan dari kantor maksimal, menggunakan
adanya sistem pencatatan yang ruang yang seminimal
cepat, praktis, efektif dan mungkin untuk menghasilkan
efisien. Suatu sistem dapat sesuatu yang maksimal dan
dikatakan efektif apabila menggunakan biaya yang
pegawai merasa puas dengan sedikit untuk menghasilkan
hasil pekerjannya setelah sesuatu yang maksimal.
melakukan siklus kedua atau Dalam penelitian ini Pegawai
saat menggunakan sistem Seksi Pendataan dan
excel, pegawai Seksi Dokumentasi merasa sistem
Pendataan dan Dokumentasi, excel lebih ekonomis apabila
Bidang Pendapatan. Pegawai diterapkan dalam dunia kerja
merasa lebih puas dibandingkan dengan
dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.
menggunakan sistem manual. Karena pegawai tidak
Dengan menggunakan memerlukan tenaga yang
excel, pegawai banyak, selain itu pegawai
melakukan pekerjaan juga tidak memerlukan
lebih cepat, material yang kompleks
perhitungnnya lebih akurat, sehingg dalam hal
sehingga tidak perlu penyimpanan akan lebih
menghitung lagi setiap angka mudah dan waktu yang yang
yang masuk karena sudah diiperlukan untuk melakukan
otomatis terhitung oleh sistem. lebih singkat. Secara
Hal ini menunjukkan bahwa keseluruhan sistem excel yang
dengan menggunakan sistem diterapkan pada siklus kedua
excel pegawai merasa lebih lebih efisien dibandingkan
puas sehingga pekerjaan lebih dengan sistem manual apabila
efektif. diterapkan di Seksi Pendataan
5. Tingkat Ekonomis dan Dokumentasi, Bidang
Suatu sistem dikatakan Pendapatan, Dinas
ekonomis tidak hanya dilihat Perdagangan Kota Surakarta.
segi biaya, tapi juga tenaga, 6. Prosedur Kerja
pikiran, material, penggunaan Menurut Sedarmayanti
ruangan, dan waktu yang (2001:114) efisiensi kerja
digunakan. Semakin mudah, dapat tercapai apabila
dan cepat suatu sistem prosedur kerja yang praktis
tentunya semakin efisien pula dan dapat dilaksanakan,
pekerjaan dapat dilakukan. maksudnya yaitu pelaksanaan

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
11 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

kerja yang dapat kesalahan yang terjadi pada setiap


dipertanggungjawabkan serta pencatatan pada siklus I dan II.
pelayanan kerja memuaskan Berdasarkan hasil pengamatan
tersebut haruslah merupakan dan wawancara terhadap
kegiatan operasional yang pelaksanaan penerapan sistem
dapat dilaksanakan dengan otomatisasi dari sistem manual
lancar. pada pelaksanaan siklus pertama
Adapun prosedur kerja yang beralih ke sistem excel pada
digunakan oleh pegawai Seksi pelaksanaan siklus kedua dalam
Pendataan dan Dokumentasi upaya peningkatan efektivitas dan
pada siklus kedua dengan efisiensi kerja di Seksi Pendataan
menggunakan sistem excel ini dan Dokumentasi Bidang
lebih praktis dibandingkan Pendapatan.
dengan menggunakan cara Diperoleh hasil mengenai
manual. Dimana pegawai penggunaan sistem manual
melakukan pencatatan dengan sistem excel yaitu
retribusi pasar mulai dari sebagai berikut :
mencatatkan setoran harian
tiap pasar, yang secara Tabel 1. Hasil Perbandingan Siklus
otomatis pencatatan bulanan I dan II
dan tahunan akan langsung Siklus Hasil
No. Indikator Siklus I
dapat dilihat. Pegawai tidak II (%)
perlu lagi mengisi pencatatan 1 Waktu 150 30 80
bulanan dan tahunan, karena Penyelesaian menit menit
dengan memasukkan data (menit)
pada pencatatan harian semua 2 Prosedur 8 5 37,5
kerja langkah langkah
akan otomatis terisi. Hal ini
menunjukkan bahwa prosedur 3 Kesalahan 5 item 2 item 60
(item)
kerja yang dilakukan menjadi
lebih singkat dengan
menggunakan sistem excel Berdasarkan tabel di atas,
sehingga terjadi peningkatan dapat dilihat adanya peningkatan
efisiensi kerja pegawai Seksi efektivitas dan efisiensi kerja
Pendataan dan Dokumentasi, setelah penerapan sistem excel di
Bidang Pendapatan, Dinas Bidang Pendapatan, Dinas
perdagangan Kota Surakarta. Perdagangan Kota Surakarta.
Peningkatan disini dapat
Untuk memperkuat hasil dijelaskan bahwa semakin kecil
penelitian, peneliti juga angka yang diperoleh, semakin
mengumpulkan data angka untuk besar adanya peningkatan.
membandingkan antara siklus I Hal tersebut terefleksi dari
dan siklus II. Data ini beberapa indikator sebagai berikut:
membandingkan antara waktu a. Adanya peningkatan waktu
penyelesaian pencatatan dalam penyelesaian pencatatan
sehari, prosedur kerja atau langkah sebesar 80%, pada siklus I
kerja yang dilakukan dan memerlukan waktu 150 menit

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
12 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

sedangkan pada siklus II


hanya memerlukan waktu 30
menit.
b. Pada prosedur kerja juga
mengalami peningkatan
sebesar 37,5 % dimana pada
siklus I memerlukan 8
langkah, di pangkas pada Gambar 4. Grafik Perbandingan
siklus II menjadi 5 langkah. Kesalahan pada Siklus 1 dan 2
c. Kesalahan yang terjadi juga
semakin berkurang, dimana Dari grafik tersebut
pada siklus I ada 5 item menunjukkan bahwa setelah
kesalahan, sedangkan pada diterapkannya sistem otomatisasi
siklus II hanya 2 item yang berupa excel membawa
kesalahan, hal ini berati dampak positif selama pelaksanaan
adanya peningkatan ketelitian kerja berlangsung, antara lain :
pegawai, dengan kata lain juga a. Pada gambar 4.1 dapat dilihat
ada peningkatan efektivitas bahwa berkurangnya waktu
dan efisiensi sebesar 60%. yang dibutuhkan dalam
Adanya peningkatan menyelesaikan pekerjaan,
efektivitas dan efisiensi kerja dimana pada siklus 1 pegawai
dengan menggunakan sistem membutuhkan waktu 150
otomatisasi, juga dapat dilihat pada menit sedangankan pada
grafik berikut : siklus 2 pegawai hanya perlu
waktu 30 menit dalam
melakukan pekerjaan. Hal ini
berati ada peningkatan
penyelesaian kerja pencatatan
retribusi. Dimana waktu yang
digunakan para pegawai untuk
Gambar 2. Grafik Perbandingan melakukan pencatatan lebih
singkat 120 menit atau dengan
Waktu Penyelesaian pada kata lain ada peningkatan
Siklus 1 dan 2 sebesar 80% dari penyelesaian
kerja oleh pegawai Seksi
Pendataan dan Dokumentasi
Bidang Pendapatan.
b. Prosedur kerja juga semakin
singkat, hal ini terlihat pada
grafik 4.2 dimana ada
pengurangan langkah atau
Gambar 3. Grafik Perbandingan prosedur kerja di Bidang
Prosedur Kerja pada Siklus 1 dan 2 Pendapatan. Semula
pencatatan membutuhkan 8
langkah pada siklus 1,
berkurang menjadi 5 langkah

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
13 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

pada siklus 2. Hal ini pegawai di Bidang Pendapatan


menunjukkan bahwa ada Dinas Perdagangan Kota
peningkatan dalam prosedur Surakarta.
kerja pegawai. Dengan adanya
sistem otomatisasi, terjadi IV. KESIMPULAN
peningkatan sebesar 37,5 % Berdasarkan data yang telah
atau pegawai pegawai lebih dikumpulkan dan analisis yang
hemat 3 langkah dalam telah dilakukan dapat ditarik
melakukan pencatatan kesimpulan dari masalah
dibandingkan dengan belum penerapan sistem otomatisasi
menggunakan sistem administrasi untuk meningkatakan
otomatisasi. efektivitas dan efisiensi kerja di
c. Dilihat dari grafik 4.3 juga ada Bidang Pendapatan Dinas
pengurangan kesalahan yang Perdagangan Kota Surakarta.
dilakukan oleh pegawai Seksi Terdapat peningkatan
Pendataan dan Dokumentasi efektivitas dan efisiensi kerja
Bidang Pendapatan. Semula dengan menerapkan sistem
pegawai pada umumnya otomatisasi administrasi pada
melakukan 5 kesalahan pada pegawai Bidang Pendapatan,
siklus 1, kemudian berkurang Dinas Perdagangan Kota
menjadi 2 kesalahan pada Surakarta. Hal tersebut terefleksi
siklus 2. Hal ini menunjukan dari beberapa indikator yaitu,
adanya peningkatan ketelitian kualitas kerja, produktivitas kerja,
dari pegawai, dimana terjadi kemampuan adaptasi, kepuasan
penurunan kesalahan sebanyak kerja, tingat ekonomis dan
3 kesalahan, sehingga dapat prosedur kerja.
dikatakan pekerjaan yang Selain itu peneliti juga
dilakukan oleh pegawai lebih mengumpulkan data berupa angka
efektif dan efisien. untuk memperkuat hasil penelitian.
Adapun data yang telah
Dengan menggunakan dikumpulkan juga menunjukkan
berbagai alat ukur efektivitas dan bahwa terdapat peningkatan
efisiensi kerja yang sudah efektivitas dan efisiensi kerja
dijelaskan di atas, dapat dengan menerapkan sistem
dikemukakan bahwa penerapan otomatisasi dalam hal ini sistem
sistem yang dilakukan peneliti di excel pada pegawai Bidang
lapangan menunjukkan adanya Pendapatan, Dinas Perdagangan
peningkatan efektivitas dan Kota Surakarta. Hal tersebut
efisiensi kerja pegawai di Bidang terefleksi dari beberapa indikator
Pendapatan Dinas Perdagangan di bawah ini :
Kota Surakarta. Hal ini mampu 1. Adanya peningkatan waktu
menjawab rumusan masalah dan penyelesaian pencatatan
membuktikan hipotesis penelitian sebesar 80%, pada siklus I
yaitu penerapan sistem otomatisasi memerlukan waktu 150 menit
administrasi dapat meningkatkan sedangkan pada siklus II
efektivitas dan efisiensi kerja

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349
14 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

hanya memerlukan waktu 30 Pengetahuan tentang


menit. Manajemen Perkantoran. Ed.
2. Pada prosedur kerja juga Revisi II. Bandung: CV.
mengalami peningkatan Mandar Maju.
sebesar 37,5 % dimana pada Siagian, Sondang P. 2001.
siklus I memerlukan 8 Organisasi dan Prilaku
langkah, di pangkas pada Administrasi. Jakarta:
siklus II menjadi 5 langkah. Gunung Agung.
3. Kesalahan yang terjadi juga Susanto, Azhar. 2013. Sistem
semakin berkurang, dimana Informasi Akuntansi.
pada siklus I ada 5 item Bandung: Lingga Jaya.
kesalahan, sedangkan pada Susanto. 2004. Sistem Informasi
siklus II hanya 2 item Manajemen Konsep dan
kesalahan. Hal ini menunjukan Pengembangan. Bandung:
adanya peningkatan ketelitian Lingga Jaya.
dari pegawai, dimana terjadi Sutanta, Edhy. 2003. Sistem
penurunan kesalahan sebanyak Informasi Manajemen.
3 kesalahan atau ada Yogyakarta: Graha Ilmu.
peningkatan ketelitian sebesar Tangkilisan, Nogi Hessel.
60%, sehingga dapat 2005. Manajemen Publik.
dikatakan pekerjaan yang Jakarta : PT. Gramedia
dilakukan oleh pegawai lebih Widiasarana Indonesia.
efektif dan efisien. Widjajanto, Nugroho. 2008.
Sistem Informasi Akuntiansi.
V. DAFTAR PUSTAKA Jakarta: Erlangga, PT Gelora
Afandi, M. Yazid. 2009. Fiqih Aksara Pratama.
Muamalah dan Yatimah, Durotul. 2009.
Implementasinya dalam Kesekretarisan Modern dan
Lembaga Keuangan Syari’ah. Administrasi Perkantoran.
Yogyakarta: Logung Pustaka. Bandung: Pustaka Setia.
Gie, The Liang 2000. Administrasi
Perkantoran Modern.
Yogyakarta : Liberty.
Hall, James A. 2001. Sistem
Informasi Akuntansi, Edisi
Ketiga. Jakarta: Salemba
Empat.
Hardjana, M. Agus. 2003.
Komunikasi Intrapersonal
dan Interpersonal.
Yogyakarta: Kanisius.
Kristanto, Andri. 2008.
Perancangan Sistem
Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran


e-ISSN 2614-0349