1. Lo primero que tenemos que hacer es identificar qué clase de
documento es. - Que el documento debe llegar correctamente marcado. - Verificar si esta dirija a la empresa o un funcionario en específico. - Verificar si el documento ya tiene un archivo o se debe crear uno nuevo. Si es un comunicación indirecta se deben tener en cuenta otras características como. - El asunto debe estar competente a la dependencia que va dirigida - Debe ir firmada - Debe tener la fecha actualizada entre otras.
2. Clasificar que clase de documento es el que se recibe por
ejemplo. - Documento oficial, como decretos del estado. - Documento personal, facturas de compras hasta memorandos
3. Apertura y revisión de los documentos. Es donde se verifica
que el documento cumplan con todos los requisitos que se requieren como son datos de procedencia, destinatario y firmas. En el caso que el documento no cumpla con los requisitos requeridos o no venga de forma anónima esta no se debe radicar y se debe empezar una investigación de esta. 4. La radicación del documento consiste en asignar un número consecutivo en el cual nos facilita tener control sobre el documento ya que con este número sabemos fecha, hora, datos de quien recibe y estar pendiente de respuesta dependiendo de este mismo consecutivo. Esta radicación no aplica para documentos anónimos
5. El registro de documentos. Esta operación va a facilitar la
clasificación y futuras búsquedas de documentos. - Identificar qué clase de serie documental pertenece el documento. - Donde se informa los datos del remitente y destinatario como funcionario encargado del trámite.
6. El reparto de documentos dentro de una empresa
normalmente lo desarrolla personal encargado llamado patinadores los cuales se encargan en horarios específicos de estar entregando los documentos, diligenciando planillas y formatos para así certificar la entrega de estos a sus destinatarios. Ya que estas pueden ser comunicaciones internas con llamadas de atención, circulares como también externas como negociaciones, cuentas de cobro y en todas sus clases son de suma importancia.
7. Cuando se debe hacer en los despachos de documentos de
una empresa normalmente se crean convenio con alguna empresa de envíos en específica, la cual se encarga de asegurar un buen manejo en el transporte de estos y su llegada a destino con cierto tiempo en específico. Sin embargo para esto hay que tener en cuenta un buen manejo de empaque de estos como por ejemplo: - Los contratos de empresas de telefonía móvil. Estos van organizados con ciertos estándares de números seriales adicional a esto una planilla interna con copia en parte exterior del empaque para fácil identificación
8. Los documentos que no son enviados sino por lo contrario
quedan para gestión de archivo en la empresa. Se rigen a otras normas como: - Documentación socio laboral: Varía su conservación de 6 años como el registro de visitas y 10 años los contratos laborales. - como conservación total y otros a destrucción de documentos ya que no aportan valor y por lo contrario un almacenamiento implicaría un costo. Todo depende de cada caso.