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MANEJO Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

1. Lo primero que tenemos que hacer es identificar qué clase de


documento es.
- Que el documento debe llegar correctamente marcado.
- Verificar si esta dirija a la empresa o un funcionario en
específico.
- Verificar si el documento ya tiene un archivo o se debe
crear uno nuevo.
Si es un comunicación indirecta se deben tener en
cuenta otras características como.
- El asunto debe estar competente a la dependencia que
va dirigida
- Debe ir firmada
- Debe tener la fecha actualizada entre otras.

2. Clasificar que clase de documento es el que se recibe por


ejemplo.
- Documento oficial, como decretos del estado.
- Documento personal, facturas de compras hasta
memorandos

3. Apertura y revisión de los documentos. Es donde se verifica


que el documento cumplan con todos los requisitos que se
requieren como son datos de procedencia, destinatario y
firmas.
En el caso que el documento no cumpla con los requisitos
requeridos o no venga de forma anónima esta no se debe
radicar y se debe empezar una investigación de esta.
4. La radicación del documento consiste en asignar un número
consecutivo en el cual nos facilita tener control sobre el
documento ya que con este número sabemos fecha, hora,
datos de quien recibe y estar pendiente de respuesta
dependiendo de este mismo consecutivo.
Esta radicación no aplica para documentos anónimos

5. El registro de documentos. Esta operación va a facilitar la


clasificación y futuras búsquedas de documentos.
- Identificar qué clase de serie documental pertenece el
documento.
- Donde se informa los datos del remitente y destinatario
como funcionario encargado del trámite.

6. El reparto de documentos dentro de una empresa


normalmente lo desarrolla personal encargado llamado
patinadores los cuales se encargan en horarios específicos de
estar entregando los documentos, diligenciando planillas y
formatos para así certificar la entrega de estos a sus
destinatarios.
Ya que estas pueden ser comunicaciones internas con
llamadas de atención, circulares como también externas como
negociaciones, cuentas de cobro y en todas sus clases son de
suma importancia.

7. Cuando se debe hacer en los despachos de documentos de


una empresa normalmente se crean convenio con alguna
empresa de envíos en específica, la cual se encarga de
asegurar un buen manejo en el transporte de estos y su
llegada a destino con cierto tiempo en específico. Sin
embargo para esto hay que tener en cuenta un buen manejo
de empaque de estos como por ejemplo:
- Los contratos de empresas de telefonía móvil. Estos van
organizados con ciertos estándares de números seriales
adicional a esto una planilla interna con copia en parte
exterior del empaque para fácil identificación

8. Los documentos que no son enviados sino por lo contrario


quedan para gestión de archivo en la empresa. Se rigen a
otras normas como:
- Documentación socio laboral:
Varía su conservación de 6 años como el registro de
visitas y 10 años los contratos laborales.
- como conservación total y otros a destrucción de
documentos ya que no aportan valor y por lo contrario
un almacenamiento implicaría un costo. Todo depende
de cada caso.

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