Organización de eventos

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Estructura de acreditación previa al ingreso de participantes a un evento en el

Centro de Convenciones y Exposiciones de Hong Kong.
La organización de eventos1 es el proceso de diseño, planificación y producción de
congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos destacar
la realización de presupuestos, la selección y reserva del espacio en el que se
desarrollará el acto, la tramitación de permisos y/o autorizaciones, la supervisión
de las tareas, la coordinación logística interna o los servicios gastronómicos,
entre otros.

El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo.

Actualmente existen diferentes instituciones especializadas en la formación de los
futuros profesionales del sector, en algunos casos universitarias, que imparten
esta materia.2

Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade su
servicio profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento según
el estilo emitido, Equipo de Decoración, Equipos de Montaje de sonido y tarimas,
Wedding y Event Planner, Repostero, salones de Fiestas y entre otros que dan
harmonía a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran resultados
extraordinarios.

Índice
1 Pasos para la planificación
1.1 Producción
1.2 Montaje
1.3 Ejecución
1.4 Desmontaje
1.5 Evaluación de resultados
1.6 Post-evento
2 Checklist
3 Ranking ICCA de los países y ciudades con mayor cantidad de eventos
4 Bibliografía
5 Véase también
6 Referencias
7 Enlaces externos
Pasos para la planificación
Diseño de Pautas

Lo primero es poder plantear junto con todo el equipo de organizadores o

proveedores de la misma, las pautas necesarias para la realización de cada proceso
creativo que es de suma importancia para dar inicio a la primera etapa de
elaboración, se dividen labores y se hacen planos de los parametros que el evento
necesita.

Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo
principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Un buen sistema organización de eventos es el SISOE, que facilita la planeación y

ejecución de los mismos, en todos los procesos que el evento necesite. Producir
consiste en disponer una serie de factores que pueden ser controlados, proyectados
y ordenados con antelación, mediante procedimientos puntuales.
En la producción del evento se deben seguir los siguientes pasos:

Definir el objetivo del evento

Nombrar un comité organizador
Establecer fechas
Determinar el número de asistentes al evento
Seleccionar el lugar de realización
Elaborar un cronograma de las actividades
Realizar una estimación de los recursos
Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
Promoción del evento
Selección del personal
Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios3
Montaje
El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo y los recursos técnicos,
humanos y materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Por otro, constituye la bases estéticas, estructurales y funcionales sobre las que
se desarrolla el evento.

Preparar la puesta en escena es fundamental en la organización.4

Existen diversas modalidades de montaje a la hora de realizar un evento. La

elección de una u otra depende de las características y las necesidades del acto
particular. Estas modalidades son las siguientes:

-Montaje auditorio

-Montaje tipo escuela

-Mesa ejecutiva

-Mesa rusa

-Montaje en forma de U

-Mesa imperial

-Montaje tipo banquete o mesas redondas

-Montaje tipo cóctel5

Ejecución
Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas

Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en
el evento.

Evaluación de resultados
Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los
objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de
resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con
ellos.

Se debe realizar una evaluación del proceso de creación y del desarrollo. Esta
evaluación permitirá a los organizadores ser conscientes del funcionamiento del
evento en cuestión y se podrá tomar como punto de partida para futuros actos
mediante la redacción de un informe final que incluya datos tanto cualitativos como
cuantitativos.

Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan
a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del
mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0,
etc.,.

Checklist
Lista de acciones a seguir en la planificación de un evento6

Los eventos requieren mucho trabajo de planificación y es mejor estar seguros de

tenerlo todo bajo control antes de ponerse a trabajar. 9 elementos que influyen en
la organización de eventos y su relación entre sí.

Segmento de clientes: el target o público al que pretendes dirigirte.

Propuesta de valor: que es exactamente lo que le vas a ofrecer al público? Aquí
deberías empezar a esbozar tu evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo
tendrá lugar.
Distribución: canales de venta de entradas para tu evento.
Relación con los clientes (marketing). Tendrás que enumerar las actividades de
marketing y comunicación que mejor encajen para informar y persuadir a tu target.
Fuente de ingresos. Es importante diseñar una estrategia de precios así como
identificar todas las fuentes de ingresos.
Actividades clave. La organización de eventos es, en gran parte, el arte de saber
coordinar muchas y variadas actividades: booking de artistas o ponentes, producción
técnica del evento. Es necesario que identifiques cada una de ellas y, si tienes
equipo, que designes personas responsables de cada tarea.
Recursos clave. Comenzar de cero un evento es muy complicado. En este apartado es
recomendable que enumeres todos los activos con los que cuentas antes de empezar:
presupuesto inicial, si tienes base de datos, la fortaleza de tu marca, tu equipo
Alianzas. Puede que cuentes con el apoyo de otras empresas o personas para la
organización de eventos. Enuméralos y tenlos bien presentes, porque nunca sabes
cómo te pueden ayudar.
Estructura de costos. Tan importante es saber los ingresos que puedes generar, como
los costes a los que vas a tener que hacer frente: salarios, coste de producción,
alquileres varios.[2]
Ranking ICCA de los países y ciudades con mayor cantidad de eventos
La Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, según sus siglas en
inglés) que constituye una de las asociaciones vinculadas a la industria de los
eventos más prestigiosas del mundo, elabora anualmente un ranking que cuantifica
eventos organizados por asociaciones internacionales, que tengan lugar en
diferentes sedes y que hayan rotado por un número mínimo de tres países.

Ranking 2008
Por países7
Puesto País # Eventos
1 EE. UU. 507
2 Alemania 402
3 España 347
4 Francia 334
5 Reino Unido 322
Por ciudades7
Puesto Ciudad # Eventos
1 París 139
2 Viena 139
3 Barcelona 136
 4 Singapur 118
5 Berlín 100
Bibliografía
DAVID SEEKING & JOHN FARREL (1999). CÓMO ORGANIZAR EFICAZMENTE CONFERENCIAS Y
REUNIONES. CIUDAD: MADRID. ISBN 84-95428-06-7.
MESALLES, LLUÍS (2003). EVENTOS, REUNIONES Y BANQUETES. Organización, gestión y
comercialización de los servicios contratados en un emelec campeón. CIUDAD:
BARCELONA. ISBN 84-7584-494-4.
COLTER, DAN (2008). EVENTO, RETÓRICA Y METÁFORA. Publicado en: Reflexión Académica
en Diseño y Comunicación. XVI Jornadas de Reflexión Académica en Diseño y
Comunicación. Facultad de Diseño y Comunicación. Universidad de Palermo. Año IX
Volumen 9. Pág. 111. CIUDAD: BUENOS AIRES. ISBN 1668-1673.
U.S. Department of Labor. Bureau of Labor Statistics Occupational. Outlook
Handbook. Meeting and Convention Planners. [3]
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2004). ABCDEVENTOS. El diccionario de los eventos. NOBUKO.
987-1135-34-3.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2008). CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO. LECTORUM UGERMAN.
ISBN 978-987-1547-03-6.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, PROBLEMAS E IMPREVISTOS,
SOLUCIONES Y SUGERENCIAS. LECTORUM UGERMAN. ISBN 978-987-1547-07-4.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2010). ORGANIZACIÓN DE BODAS. GUÍA PRÁCTICA PARA
PROFESIONALES Y NOVIOS. NOBUKO. ISBN 978-987-584-307-3.
JIJENA SÁNCHEZ, ROSARIO (2007). MARKETING PARA EVENTOS. ORIENTADO A PROVEEDORES Y
ORGANIZADORES. Co-autor Gerardo Woscoboinik. UGERMAN. ISBN 978-987-9468-25-8.
Véase también
Congreso (reunión)
Centro de convenciones
Feria
Banquete
Referencias
«Significado RAE».
«La organización de eventos». Protocolo IMEP. 7 de agosto de 2017. Consultado el 3
de abril de 2018.
Maribel Lárez Salazar (28 de abril de 2010). Los eventos y sus etapas. Consultado
el 3 de abril de 2018.
«La Importancia de Hacer un Buen Montaje en tu Evento». Echoe Entertainment. 16 de
junio de 2014. Consultado el 3 de abril de 2018.
«EVENTOS EMPRESARIALES Y TIPO DE MONTAJES». Consultado el 3 de abril de 2018.
Checklist para Eventos
Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) [1]
Enlaces externos
ICCA: International Congress & Convention Association.
IAPCO: International Association of Professional Congress Organisers.
OPC España: Federación española de empresas profesionales organizadoras de
congresos.
COCAL: Confederación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América
Latina.
AMPROFEC: Asociación Mexicana de Profesionales de Ferias, Exposiciones y
Convenciones.
AEVEA: Asociación de Agencias de Eventos Españolas Asociadas.
Organizador de ferias y eventos