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Proceso de compras

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos

Son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van

Relacionando aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que

Productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos

Que son característicos de dichos productos o servicio que

Comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un

producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el

producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se

compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar

cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede

llamar índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda

organización se deben establecer y de forma definida la metodología

y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los

proveedores para realizar las compras y que la metodología sea

transmitida al proveedor. Las especificaciones para el proceso de

compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por

ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos

requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de

la organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende

vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así

brindarlo de una mejor forma. Para los programas de compras se

emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar

el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un

producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un

tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores,


adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el

momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y

con ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla

con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir

inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa

mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en

comercialización, en caso de las características entre ellos encajan

materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se

pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización

en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista

destacada en donde se encuentran seleccionados los proveedores

capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las

necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos

organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la

organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las

funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los

productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las

empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya

características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente

también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha

evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los

proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración

pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar

esta evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor,

este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no

conformidades de cada uno de los proveedores entre la cantidad de

pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre ubicado en un


lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un

Proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y

Beneficio de ciertos proveedores que son los que trabajaran con

Dicha organización, pero también es importante tener en cuenta que

Toda empresa en proceso de selección de proveedores, la selección

Debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente se

Realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si

Continúan o no en el listado de proveedores, para futuras

adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los

Proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser

Incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta

Información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el

proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de

compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,

asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido

entregados por los proveedores previamente seleccionados deben

seguir supervisión previa como la verificados y/o inspeccionados

antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se

debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,

realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros

aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar

lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico

dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide,

puede considerarse como puntos considerados negativos en la

eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa.

Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido,

Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de


Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y

convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen

alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los

clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de

su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen

criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a

estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual

puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y

grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el

producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas,

preventivas y mejora): La medición del proceso de compras nos

permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello

la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de

toda empresa, resaltando que tener riesgos asociados a la compra

hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y

preventivas que podemos adelantar.


INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las


características específicas del
Requisitos legales, y normas
producto o servicio a vender,
internacionales, donde acoplan las
aspectos
características estándares que debe
cuantitativos/cualitativos
tener cada producto.
pertenecientes a dicho producto a
vender, producto a comprar, cantidad,
criticidad entre otros
Documento cargado con las
Catálogos de los equipos, necesarios
metodologías del proceso de compra
para obtener el producto o/y servicio
y subcontrataciones.
a realizar.
Documentos nutridos de los datos y
resultados de la selección y
Hojas de seguridad, Hojas de utilidad
evaluación de proveedores que hacen
de la materia prima o insumos, con las
parte de la empresa y los que están
cuales se obtendrá el producto o/y
en el proceso evaluativo.
servicio.
Documento donde se describe tanto
el producto como el plazo solicitado,
así como otros condicionantes Orden de compra, facturas y Registros
(presupuestos, plazos de entrega, de lo comprado
características del producto etc.)

Documento que contengan la


realización de los pedidos, como el
proceso de la aprobación del pedido.

Los datos del pedido, los requisitos


que describen claramente el
producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad, para
la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo,
el plazo solicitado, otros datos como
el presupuesto, condiciones de
entrega, requisitos para la aprobación
del producto.
Documentos de las órdenes de
compra/subcontratación con la
finalidad de asegurar que los
productos y servicios cumplen con los
requisitos especificados.