GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE No. 3

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Código del Programa de Formación: 122115 Versión: 100
• Nombre del Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la ejecución de procedimientos
administrativos propios de la unidad administrativa en las diferentes empresas del sector.
• Fase del Proyecto: EJECUCION
• Actividad de Proyecto: Elaborar un instructivo teniendo en cuenta la GTC 185, sobre la elaboración de
documentos comerciales en una unidad administrativa, diseñar una presentación de la empresa
identificando el modelo.
• Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente.
• Duración de la Guía: 15 HORAS

Actividad de Aprendizaje a desarrollar:

Reconocer la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su relación
estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le
precede.

2. PRESENTACION

Uno de los principales problemas que enfrentan quienes trabajan en los Archivos Municipales Colombianos, es el
relacionado con la falta de conocimientos teóricos y prácticos que les permitan adelantar la organización técnica de la
documentación producto de la gestión gubernamental.

Esta guía muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su
relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le
precede.

El aprendiz debe tener agilidad de destreza operativa y una habilidad analítica para comprender y acatar todas las
acciones a realizar.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Actividad Individual Lea el siguiente texto y conteste la pregunta.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente
claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende
archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados

GFPI-F-019 V3
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de archivos para aclarar sus especificidades.

De esta manera para usted que significa el siguiente enunciado, describa cada una de las palabras que lo integran.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

Realice la lectura de los “Principios Rectores de la Organización de Archivo” y conteste:

 ¿Qué es el principio de Procedencia?
 ¿Qué es el principio de orden original?

De acuerdo a la lectura “Diferencia entre Clasificación y Ordenación”

 Defina el concepto de Clasificación y Ordenación
 ¿Cuál es la diferencia entre clasificación y Ordenación?
 Elabore un folleto sobre los pasos metodológicos para la clasificación.

Realice el Taller N°1 “Agrupaciones documentales” dado por su instructor.

Realiza el Taller N° 2.1 “Identificación de Series y Subseries” Documentales
Realiza el Taller N° 2.2 “Aplicación del Principio de Orden Original”
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Según el Acuerdo 060/2001 responda el siguiente
cuestionario:

 ¿Cuál es el objetivo principal de este acuerdo?

 ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?
 ¿Qué entiende por correspondencia?
 Explique cuál es la diferencia entre
correspondencia y comunicaciones oficiales
 Dibuje y describa cuales son las funciones de la
unidad de correspondencia
 ¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin
firmar en la unidad de correspondencia ¿cuál
sería el procedimiento a realizar?
 ¿Qué sucede cuando recepcionamos un
documento que ha sido alterado por motivos de
lluvia ya que el mensajero de la empresa sufrió un
accidente y este se mojó en un 80% explique
procedimientos?
 Cuando recibimos un sobre confidencial cual es el
procedimiento a seguir
 Con sus palabras defina radicación.
 ¿Cuáles documentos no se radican pero si se
registran?
 ¿Cuáles documentos no se radican ni se registran?
 Que se debe hacer cuando se comete un error en
la radicación.
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 ¿Cuál es el control que las organizaciones tienen
para llevar al recibir documentos?
 Cual es procedimiento para recibir documentos
de carácter personal en la empresa, por ejemplo
la correspondencia de empleado.
 Realice un sello en el material que usted disponga
con las especificaciones técnicas de una
organización para radicar documentos.
 ¿Cómo registraría el envío de un fax o correo
electrónico en las planillas de control?
 Identifique en qué fase se encuentra el Acuerdo
060/2001 según el PGD.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
4 horas horas horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

Simulación de caso:
Con su GAES, realizara un simulacro de recepción de
documentos de la siguiente manera:

 Recibir veinticinco documentos, revisarlos

radicarlos y clasificarlos en radicables o no
radicables
 Recibir quince documentos contables.
 Radicar las comunicaciones oficiales recibidas
 Registrar las comunicaciones oficiales recibidas
 Diligenciar el control para recepción de los
documentos no radicables.
 Diligenciar el control de documentos radicables
internos
 Diligenciar el control de documentos, para los
documentos recibidos externos por medio
electrónico, o por fax.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas horas horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

Organice las unidades documentales resultantes de la
simulación en la Unidad de Correspondencia
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AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
2 horas horas horas
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)
Realizar diagramas de flujo del proceso de recibo de la
correspondencia.

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
2 horas horas horas
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Con su GAES, elabore una hoja de ruta de su empresa creada, en donde debe indicar los siguientes aspectos: a.
Objetivo, b. Alcance, c. Política de operación, d. Normatividad e. Desarrollo de los procesos (ingreso, radicación,
clasificación, distribución tanto internas como externas). En la misma ruta personalice los diferentes formatos con
la identidad corporativa de su organización, identificando las diferentes partes.

Ambiente Requerido:

Convencional

Material requerido:

Devolutivo: Televisor o video beam, Sillas y mesas, Tablero, Computador Consumible: Marcadores, Blocks hoja blanca
tamaño carta, Hojas blancas, hojas cuadriculadas carta, Tinta para tablero Guías, talleres, fotocopias

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Aplica de manera cuidadosa el Técnica: Cuestionario

procedimiento, manual o Instrumento: Observación Directa
 Los procesos de organización de automatizado, para la radicación
archivos son tres: clasificación, de los documentos por despachar,
ordenación y descripción.
utilizando la tecnología y el
Diferencie los conceptos
 Realice la lectura de los aplicativo disponible
“Principios Rectores de la
Organización de Archivo” y
conteste: ¿Qué es el principio
de Procedencia? ¿Qué es el
principio de orden original?
De acuerdo a la lectura
“Diferencia entre Clasificación y
Ordenación” Defina el concepto
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de Clasificación y Ordenación
¿Cuál es la diferencia entre
clasificación y Ordenación? Y
Elabore un folleto sobre los
pasos metodológicos para la
clasificación.
 Realizar los Talleres N°1, N° 2.1
y N° 2.2
Evidencias de desempeño: Aplica de manera rigurosa los Técnica: Trabajo grupal
 Según el Acuerdo 060/2001 procedimientos, manuales o Instrumento: Observación Directa
responda el cuestionario. automatizados y la normativa
Vigente para la recepción de los
 Simulación de caso: Con su
documentos
GAES, realizara un simulacro de
Aplica de manera rigurosa el
recepción de documentos.
manual de gestión documental, las
 Organice las unidades
normas de gestión de la Calidad y
documentales resultantes de la
la legislación vigente para el
simulación en la Unidad de
ingreso de los documentos.
Correspondencia.
Clasifica de manera cuidadosa la
 Realizar diagramas de flujo del
documentación recibida.
proceso de recibo de la
Radica de manera rigurosa los
correspondencia.
documentos para la organización,
internos y externos, Aplicando el
software, las normas y la
legislación vigente.
Analiza e interpreta de manera
coherente la información
contenida en los documentos
Recibidos, para el respectivo
registro.
Realiza de manera estricta el
recordatorio de correspondencia
recibida, a las dependencias
respectivas aplicando el manual de
gestión documental

Evidencias de producto: Utiliza de manera responsable los

Con su GAES, elabore una hoja de formatos, planillas y software para Técnica: Trabajo grupal
ruta de su empresa creada, en el registro y Control de los Instrumento: Observación Directa
documentos recibidos, teniendo en
donde debe indicar los siguientes
cuenta las normas de gestión de la
aspectos: a. Objetivo, b. Alcance, c. Calidad y la tecnología disponible
Política de operación, d.
Normatividad e. Desarrollo de los
procesos (ingreso, radicación,
clasificación, distribución tanto
internas como externas). En la
misma ruta personalice los
diferentes formatos con la identidad
corporativa de su organización,
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identificando las diferentes partes.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, , registro, conservación,
restauración, consulta y control.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite
o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo, una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación permanente. Ingresa
la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve para la
conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la
estructura jerárquica del fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones
físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la institución
archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información
(catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y utilizado
por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para ejercer sus
funciones y que pueden ser comunes y específicas.
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Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente
numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

GESTION OCUMENTAL, Fundamentación conceptual, Universidad de la Salle, 2009

Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de

conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización
en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.
Servicios de Archivo, Archivo General de La Nación, Bogotá, 2003
Correspondencia Comercial. Ed. McGraw Hill.

WEB GRAFIA
Guía para la digitalización y microfilmación
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.05.pdf
https://es.scribd.com/doc/30601247/MICROFILMACION-digitalizacion
7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) GRUPO GESTION INSTRUCTORES FORMACION

ADMINISTRATIVA TITULADA.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Claudia Patricia Cuartas Instructora Formación 22/09/201 Ajuste de criterios
Molina Titulada 8 de evaluación.