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DIRECCIÓN DE INSTITUTOS
TECNOLÓGICOS

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE
TIJUANA

Departamento de Ingenieria

4to Semestre
Ingenieria Industrial

Administracion de Operaciones
Materia

Administracion de Almacenes
Titulo

Unidad V

Tobaldo Cardenas Miguel Angel (09210359)


Nombre y Numero de Control

Tijuana B.C., a 06 de Diciembre de 2010

ÍNDICE

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Administración de Almacenes

Introducción
5.1 Funciones del Almacén
5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios
5.1.1.2 Recepción
5.1.1.3 Organización
5.1.1.4 Despacho
5.1.2 Mantenimiento Registros
5.2 Localización Distribución de Almacenes
5.3 Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén

5.4 Sistemas Informáticos de Administración de


Inventarios Conclusión y Bibliografía

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INTRODUCCIÓN

A continuación se muestran de manera general los siguientes temas, funciones


del almacén, manejo físico de inventarios, recepción, organización, despacho,
mantenimiento registros, localización distribución de almacenes, selección de
mobiliario y equipo de almacén, sistemas informáticos de administración de
inventarios, para conocer un poco acerca de su funcionamiento y manejo y
comprender donde y cuando pueden ser aplicados y de qué forma pueden
trabajarse.

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5.1 Funciones del Almacén


Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén


depende de la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de
materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor
de esta información

Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se


deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún
daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios
defectuosos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros de
deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata del os artículos.
Función de los Almacenes:

Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de
facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de
consumidores y clientes, se presentan prácticamente en cualquier organización, y en
particular, en las empresas industriales, sean éstas pequeñas, medianas o grandes.

Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son
comunes a todo tipo de almacenes:
1. Recepción de materiales en el almacén.
2. Registro de entradas y salidas del almacén.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y de almacén.
5. Despacho de materiales.
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios
y de contabilidad.

Función de las Existencias:


Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:

1.Retraso en el abastecimiento de materiales.

2.abastecimiento parcial

3. Compra o producción en totales económicos.

4.Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

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5.1.1.1 Manejo Físico de Inventarios

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la


existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos
sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una


estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y
para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo


fisca de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario
se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre
otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:
1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE
y las existencias físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en
valores monetarios.
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre
del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:


1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

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5.1.1.2 Recepción Inventarios

La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador


común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro
departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento
será el mismo.
Importancia: La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital
importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las
excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La
recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de
los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Proceso

1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en


orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió
el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad
por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo,
marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier
reclamo resultante sobre envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía
también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la
inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas
condiciones se le debe rechazar.

La sección de recepción e inspección de materiales.

Éste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados,


inspeccionar el contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos
a los almacenes.

Funciones de recepción e inspección. El departamento de recepción e inspección


normalmente realiza las siguientes funciones:
1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de
compra y la boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y
devoluciones a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.

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5.1.1.3 Organización Inventarios

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las


empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de
artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos
nombres, marcas, tamaños, etc.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los
materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este
concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

1. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin


omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los
artículos proporcionando una idea general de la colección.
2. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para
un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.
3. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se
contara con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con
respecto de su composición y características. La especificación facilita las
compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del
material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el
trabajo de ingeniería del producto, etc.
4. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus
diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas
sobre el uso de los materiales.
5. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas
y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones
entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de
tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos
diferentes entre innecesariamente en existencias.

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En una gran mayoría de las empresas industriales, el almacén de productos


terminados se encuentra bajo la dirección del departamento de ventas; los
almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de producción, y las
refacciones y herramientas balo la jefatura de mantenimiento.

La administración moderna ha hecho desparecer esta división por su falta de


integración en todo el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se
puede pensar que un director de ventas y otro de producción no saben administrar
ni controlar los almacenes. Como tampoco tienen el tiempo para hacerlo si sus
actividades específicas están encaminadas a su especialidad.

El sistema logístico de abastecimiento, al almacenamiento, producción y


distribución ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral
a las operaciones productivas de la empresa industrial.

En esta dirección maneja las necesidades del mercado, a las capacidades de la


planta, a las existencias de cada almacén y los medios de distribución ya si lleva
un control completo de la inversión en los inventarios, con un mínimo de riesgo de
faltantes.

En la organización moderna de las empresas se ha centralizado a la


responsabilidad del abastecimiento yd e la administración de todos los almacenes
en una sola persona. Este se reporta directamente con el director general. Y en al
estructura orgánica se encuentra en el mismo nivel que el director de ventas, de
manufactura, el administrativo y el de finanzas. Bajo su dirección esta: la oficina de
control de inventarios, el departamento de compras y todos los almacenes
centralizados y centralizados de la compañía. Dependen de este director los
encargados o jefes de cada almacena si como los jefes de las secciones de
recepción, empaque y embarque.

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5.1.1.4 Despacho de Inventarios

El despacho es el acto de enviar una determinada mercancía a un destino final, tiene


inmersas una serie de actividades tales como: seleccionar el vehículo, embalajes,
ubicación en muelle de carga, personal y equipos de cargue, ubicación de la
mercancía,deseguridadfacturasyentregayremisiones,altransportadordocumentos. de viaje e instrucciones de ruta, sellos

Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en


realidad es la realización de la entrega planeada en una venta y la forma como
nuestro producto sale de nuestro poder a ubicarse en las manos del cliente.

Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto


sea ágil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda
una organización.

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área


de entrega debe:
Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una
factura o una factura remisión
Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con
el documento de salida.
Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación

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5.1.2 Mantenimiento de Registros de Inventarios

Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un


sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para
establecer el costo de la mercancía vendida. Existen básicamente dos sistemas para
llevar a cabo los registros de inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo.
Sistema periódico de inventarios: con el sistema de inventario periódico el costo de
los artículos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza
un conteo físico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico
existente se puede realizar una o dos veces durante el año, no obstante, la
mayoría de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este
sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.

Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan


registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos
vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercancía disponible
en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por
parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina
cada vez que se realiza una venta.

El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no


elimina la necesidad de realizar un recuento físico del inventario. Las Cuentas físicas
del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por año a nivel
general o por muestreo para verificar la precisión de los registros computarizados y
establecer la denominada contracción del inventario, que son las diferencias en las
existencias ocasionadas por robo, daños, perdida u obsolescencia de las mercancías.

Métodos de valuación de inventarios.

Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los


costos de los artículos individuales se deben determinar mediante un método de
valuación de inventarios. Existen tres métodos principales para la valuación de
inventarios que han sido generalmente aceptados en las prácticas contables de
diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado.

PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario
que se adquirió con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el
inventario final está compuesto por las ultimas unidades compradas. En
economías en donde los precios aumentan continuamente, PEPS, generalmente
muestra la mayor utilidad bruta.

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5.2 Localización y Distribución de Almacenes


Principios:

1. La ubicación ideal de una planta, fábrica o almacén será aquella en donde


se logren costos de producción y distribución mínimos y donde los precios y
volúmenes de venta conduzcan a la maximización de beneficios.
2. La localización de la empresa, nunca debe afectar el normal desarrollo de
las actividades empresariales.
3. Generalmente a mayor cercanía del mercado, mayor la capacidad de la
empresa de influir sobre las decisiones de compra de las personas del
entorno debido al impacto social de la misma. Aclaración: En muchas
ocasiones, las empresas se identifican con zonas o sectores geográficos, lo
que hace más fácil la comercialización de sus productos en dichas zonas.
4. La decisión de localización debe balancear criterios de eficiencia y
competencia, buscando crear ventajas sobre los competidores.
ESTUDIO DE LOCALIZACIÓN:

El estudio de localización debe evaluar posibles opciones de localización, teniendo


en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa.

Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansión y diversificación del


negocio y además la adaptabilidad de la posición. Es decir, debe tener en cuenta
las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logística para tratar de
predecir el valor del sitio en el futuro.
Localización: Una excelente localización de la empresa, puede generar mejoras en la
eficiencia en términos de: Costos de transporte, facilidad en la obtención de
materias primas, utilización eficiente de canales de distribución, cercanía al cliente
y a sus necesidades.

FACTORES A TENER EN CUENTA CUANDO SE TOMA UNA DECISIÓN DE LOCALIZACIÓN:

Aunque no son los únicos algunos criterios que deben ser tenidos en cuenta para
tomar una decisión de localización:
a) Medio y costo del transporte: En función del peso, volumen y costo de
transferencia de las materias primas y productos terminados.
b) Insumos o servicios: Se analiza si la materia es fácilmente transportable o
no, teniendo en cuenta la durabilidad y el tipo de bien producido.
c) Estructura física: Existencia de carreteras, servicios adecuados,
comunicaciones para fines industriales etc.

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d) Disponibilidad de la mano de obra: El área en algunas ocasiones no cuenta


con mano de obra calificada, lo que obliga a las empresas a obtener
recursos de zonas distantes aumentando los costos.
e) Posibilidades de eliminación de desperdicios: De acuerdo a criterios
ambientales.
f) Aspectos legales: Tributación, facilidad administrativa, costos legalización etc.
g) Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad
física, evitar posibles robos etc.
h) Cercanía al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y
en mejores condiciones al mercado que se ataca.
i) Aceptación social: Este punto muchas veces no es identificado y genera
problemas. Es importante que la localización de la empresa o negocio no
perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que
obliguen a la empresa a asumir costos adicionales.
j) Acceso a información: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la
necesidad de información empresarial.

La localización puede afectar la cantidad de clientes, contactos, búsqueda de


oportunidades de negocio etc.

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5.3 Selección de Mobiliario y Equipo de Almacén

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los


materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que
involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de
almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:
1.Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

2.Tipos de materiales que serán almacenados.


3.Tipos de materiales que serán almacenados.

4. Número de artículos guardados.

5.Velocidad de atención necesaria.

6.Tipo de embalaje.
Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por


embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de
material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si
fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un
recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación,
almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a
través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de
madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas
convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional
para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento.

2. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:


a. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de
materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de
materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
d. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de
pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina,
como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semi-
acabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las
cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones
deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede
construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

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4. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos


tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden
ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales
que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye
el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para
piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como
tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en
rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero

6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para


aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una
sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de
almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en
u
la practica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la tilización de las
plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el eq ipo ideal para moverlos. La
configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las
plataformas.

7. Contenedores flexible: Es una de las técnicas más recientes de


almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido
resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varía según su
uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de
líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento
puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema


de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor
aprovechamiento vertical de los almacenes.

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5.4. Sistemas Informáticos Administración de Inventarios

En la actualidad los el control del inventario se hace de manera rápida, con


poca mano de obra, los archivos son electrónicos, pudiendo guardar copias
adicionales.
Aun cuando os programas o sistemas informáticos que sirven para controlar los

inventarios son paquetes computacionales que resultan una inversión, a la larga


es redituable, ya que como s e menciono disminuye el pago de salarios por
manejo de personal, y la rapidez y seguridad en los registros.

Hoy día existen tecnologías que permiten automatizar los procesos operativos casi
en su totalidad. Entre estas tecnologías podemos mencionar:

MRPERP (Enterprise(MaterialRequiremResourcentsPlanning)Planning)apoyaesunalossoluciónprocesosal
procesobásicos funcionalesproductivo. de una empresa. Usa una base de datos centralizada para ayudar el
flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa.

CRM (Costumer Relationship Management) es un programa que gestiona


las relaciones de la empresa con sus clientes y clientes potenciales.

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CONCLUSIÓN

Mediante la realización de esta investigación, queda por entendido que el manejo y


control de los almacenes así como de los invitatorios los cuales son de vital importancia
para el desarrollo de una buena producción. Así también queda por entendido las

funciones y las responsabilidades que conlleva el manejo de los almacenes por otra
parte es importante mencionar que para que se logre un buen manejo y control de
dichos almacenes e inventarios es necesario llevar a cabo una buena organización y
planeación de los mismos por ello se deben manejar con todo seguridad y eficacia.

BIBLIOGRAFÍA:

R.B, de Holanda Roberto, Administración de Operaciones. Temas selectos, edit.


Trillas, México 2002.

http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml#equi

http://html.rincondelvago.com/aprovechamiento-de-los-almacenes.html

http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/22/localizacion.htm

http://tatzuinventarios.blogspot.com/

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