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“PARALELO CLASES DE DOCUMENTO”

CLASES DE DOCUMENTO DE DOCUMENTO


DOCUMENTOS ARCHIVO ELECTRÓNICO
Sus contenidos están Toda información generada
escritos en papel. enviada, recibida o
almacenada en algún medio
Es necesario elaborar electrónico.
índices y disponer de
grandes y cuidados lugares Elimina el extravío de
de almacenaje. documentos.
Es necesario depurar los Permite un rápido y fácil
archivos frecuentemente, acceso a la información.
con la consecuente pérdida Resguarda la información
de tiempo que eso genera. en múltiples formatos
Desgaste y riesgos de electrónicos
rotura o pérdida por la Controla el acceso a la
manipulación. información por niveles de
Pérdida de tiempo en la seguridad.
búsqueda de documentos, Firmas digitales.
Retraso en firmas y Mejora los tiempos de
autorizaciones, acceso para la búsqueda de
Muchas veces el trabajo se documentos mediante
tiene que hacer por búsqueda entre los
DIFERENCIAS duplicado, en caso de archivos.
necesitar más de una copia Índices de búsqueda de la
de cada documento, con lo información.
cual se genera una enorme Permite almacenar todo tipo
pérdida de tiempo. de documentos (tamaño,
Falta de seguridad y formato, color, etc.).
confiabilidad; el acceso de Resguarda la
muchas personas a los documentación.
archivos permite que se Optimiza el espacio físico
hagan cambios sin permiso convirtiendo pilas de papel
o que los datos guardados en un simple CD-ROM o
sean alterados. almacenado en una
máquina.
Protege la información
teniendo varios respaldos
de la información.
Agiliza y hace más eficiente
el servicio a clientes.
Ordena de manera lógica
los expedientes.
Permite una fácil
distribución de documentos
vía Internet o intranet.
Protege los documentos
contra la acción de agentes
externos y deterioro de los
mismos.
Reduce costos de
operación. Incrementa la
productividad.
Permite simultaneidad de
usuarios para el mismo
documento.
Diferentes sistemas
operativos pueden tener
acceso a los archivos
digitales.

Esta clase de documentos Empresas y particulares,


son los que más se utilizan instituciones educativas, de
en las empresas, algunos salud, bibliotecas, entre
ejemplos de ellos son los otros, están transformando
manuscritos como; sus recursos impresos o
memorandos, circulares, grabados en documentos
cartas, informes. electrónicos.

USOS Sirven como prueba o De esta forma, los protegen


testimonio como lo son los del paso del tiempo, los
contratos. comparten con mayor
cantidad de personas y
disponen de ellos de una
forma mucho más cómoda.
Hoy en día, los documentos
electrónicos se han
transformado, más que en
una moda, en una
necesidad.